JP4431300B2 - 電子文書回覧システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータネットワーク上において電子文書を回覧するシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
会社内における事務処理は、書類を順次関係者に回覧し、所定の承認者による承認を得た後、回覧済みの書類を保管することによって行われるのが常である。そして、会社内での文書の回覧は、一般に、紙媒体の文書を、回覧済や承認のサインや印鑑等をその文書に残しながら、順次回覧者に回し、回覧が終了した時点で、その文書を保管することによって行われていた。しかしながら、紙媒体の文書の回覧においては、文書自体が直接各回覧者に回されるので、回覧者が不在の場合に回覧文書が机上に置かれたまま紛失してしまうおそれがあり、また、関係者以外は閲覧禁止とされた回覧文書が容易に不特定の者に閲覧されるおそれもあり、また、雑な取り扱いがなされると、文書が回覧途中で破損したりすることもある。さらには、回覧終了後の紙媒体の文書は、保管スペースがかなり必要とされ、また経年変化し易い等、保管上の問題を有していた。
【０００３】
また、経理や顧客管理、あるいは商品販売管理等、社内の各種事務処理の効率化を図るべく各種事務処理ソフトウェアが市販されており、サーバ・クライアントシステムを利用した、分散処理によるデータ入力およびデータ処理が可能となっている。しかし、この場合、入力すべきデータが記載された書類が予め社内に回覧され、所定の確認および承認を受けた後、システムへのデータ入力がなされていた。
【０００４】
さらには、近年、電子ファイリングシステムを用いて、社内文書を電子データ化することによって、業務処理の効率化を図るとともに、その保管を容易にすることが可能となっており、また、社内においてＬＡＮを構築し、電子メールをやり取りすることが普及しつつある。
したがって、電子メールを利用して社内における文書の回覧を行うとともに、電子ファイリングシステムや、サーバ・クライアントシステムを利用した各種事務処理ソフトウェアを使用して、社内文書をすべて電子データ化することも考えられる。
【０００５】
しかしながら、電子メールは、一般の個人ユーザ間における情報交換の手段としては適しているが、社内における文書回覧への応用には適していない。というのは、社内における文書の回覧においては、文書の種類によって回覧範囲や回覧順序が異なる場合があり、また、社内でのポストの違いに応じて、同一の回覧文書に対して回覧処理権限が相違するが（例えば、一般社員および課長は回覧の確認が可能であるが、部長は回覧の承認が可能であり、また回覧保管担当者は回覧終了後の文書の保管が可能である）、電子メールの送信範囲や送信順序を自動的に管理し、電子メールに対する処理権限を自動的に付与することはできないからである。
【０００６】
こうして、社内文書の電子データ化のための手段は、これまでに種々開発され、導入されてきているにもかかわらず、依然として、社内文書の回覧は紙媒体によらなくてはならず、よって、社内におけるすべての文書の電子データ化は未だに実現していない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、本発明の課題は、社内において、紙媒体の回覧に代わり、ＬＡＮ等のコンピュータネットワークを利用して電子文書（当該電子文書に添付が必要な資料であって電子化されたものも含む）による回覧を行うことができるシステムを提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先又は次の回覧先以降の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントに対して前記回覧管理情報格納部から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、前記クライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、前記回覧管理サーバの回覧管理情報格納部から受信したデータに基づき、前記回覧管理サーバの回覧制御部から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【０００９】
上記課題を解決するため、また、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信し、前記回覧管理情報格納部に記録されたデータに基づき、前記クライアントに対してその回覧参加者に許可された前記電子文書に対する回覧処理権限を付与する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、電子文書毎に、前記回覧管理サーバの回覧制御部によって処理権限を付与された回覧処理のみを実行可能になっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、その次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照して本発明の好ましい実施例について説明する。図１は、本発明の１実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図であり、図２は、図１のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。図１に示されるように、本発明の電子文書回覧システムは、回覧管理サーバ１と、回覧管理サーバ１に通信回線３を介して接続され、回覧管理サーバ１とデータの送受信を行う複数のクライアント２ａ〜２ｄとを備えている。そして、回覧管理サーバ１の管理の下にクライアント２ａ〜２ｄ間において電子文書を回覧するようになっている。
【００１１】
図２に示されるように、回覧管理サーバ１は、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部４と、電子文書が格納された電子文書格納部５と、回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部６とを有している。
【００１２】
この実施例では、回覧参加者は、図３（Ａ）に示されるように、社長、部長、課長、社員▲１▼〜▲５▼、並びに保管担当者（回覧終了後の電子文書を指定された保管先に保管する者）および実行担当者（条件が満たされた（回覧の承認が終了した）電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する者）からなっている。また、回覧参加者には、それぞれを識別するために、参加者コードが付与される。
【００１３】
また、この実施例では、システムは、所定の回覧順序に従って、回覧参加者１名毎に順次回覧する「連続回覧」と、回覧の承認者までの回覧参加者に同時に回覧する「同時・連続複合回覧」と、予め登録されたグループに同時に回覧した後、「連続回覧」を行う「グループ・連続複合回覧」の３種類の回覧方法を実行することができるようになっている。
この実施例では、「グループ・連続複合回覧」を実行する場合の回覧参加者のグループ分けが、図３（Ｂ）に示されるようになされている。図３（Ｂ）からわかるように、社員▲１▼〜▲５▼がグループＡに登録され、社員▲１▼〜▲２▼がグループＢに登録されている。
【００１４】
この実施例では、回覧処理権限は、次の８種類からなっている。
（１）「確認」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく確認する。
（２）「承認」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく承認する。
（３）「実行」：条件が満たされた電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する。
（４）「承認・実行」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を承認し、条件が満たされていれば電子文書の実行処理を行い、指定された保管先に保管する。
（５）「返却」：直前の回覧参加者または指定された回覧参加者に電子文書を返却する。
（６）「送付」：指定された回覧参加者に電子文書を送付する。
（７）「保管」：作成中の電子文書、または回覧が終了した電子文書を保管する。
（８）「閲覧」：保管された他の参加者が作成した電子文書を表示し、閲覧する。
本発明のシステムにおいては、回覧される電子文書は、その電子文書に対する「承認」権限を付与された少なくとも１名の回覧参加者による承認がなければ回覧処理が終了したものとはみなされないようになっている。
回覧処理権限の種類は、この実施例に限定されるものではなく、システムが予定している回覧処理の種類に応じて予め決定され得る。例えば、電子文書を作成する「作成」権限や、電子文書の内容を変更、削除する「変更」権限等を回覧処理権限に含めることもできる。
また、この実施例においては、回覧処理権限は、回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化されて、回覧管理情報格納部６および回覧順序情報格納部７に記録され得るようになっている。このように、回覧処理権限を回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化したことによって、例えば、回覧参加者が新たに生じた場合に、新たな回覧参加者は、自分自身で「回覧処理権限設定書」を作成し、それを既に登録された回覧参加者に回覧し、所定の承認を得た後、それを回覧管理情報格納部６および回覧順序情報格納部７に記録させることで、自己の回覧処理に関する情報を自分自身で作成し、システムに登録することが可能となる。また、既に登録された回覧参加者についても、自己の回覧処理に関する既に登録された情報を、自分自身で（他の回覧参加者への回覧、承認者による承認を得た後）更新することが可能となる。
【００１５】
図４〜図１０には、回覧管理情報格納部６に記録されたデータの例が示してある。図４は、社長（参加者コード１００１）に関するデータであり、図５は、部長（参加者コード１００２）に関するデータであり、図６は、課長（参加者コード１００３）に関するデータであり、図７は、社員▲１▼（参加者コード１００４）に関するデータであり、図８は、社員▲２▼〜▲５▼（参加者コード１００５〜１００８）に関するデータであり、図９は、保管担当者（参加者コード１９０１）に関するデータであり、図１０は、実行担当者（参加者コード１９０２）に関するデータである。
図４〜図１０に示されるように、この実施例では、回覧管理情報格納部６には、回覧参加者毎の、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類、所属する回覧グループ名および次の回覧先、並びに回覧の承認者、実行者および保管先に関するデータが記録されている。
【００１６】
例えば、図４からわかるように、社長について、電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「承認」、「承認・実行」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は２名（社長自身と部長）であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録され、また、図６からわかるように、課長について、同じく電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は２名（社長および部長）であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録されている。
【００１７】
図１１には、回覧管理情報格納部６に記録されたデータ（図４〜図１０参照）に基づいて形成され得る、電子文書「取引先等登録票」の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表が示されている。
【００１８】
電子文書格納部５に格納される電子文書には、本願発明のシステムによって提供される既成フォーマットを有する既成フォーマット電子文書、ユーザによって市販のワープロソフトや表計算ソフト等を使用して定義されたユーザ定義電子文書、および各種アプリケーションソフト（例えば、経理ソフトや業務管理ソフト等）のデータ入力画面を文書化することによって作成されたプログラム電子文書が含まれる。
【００１９】
ユーザ定義電子文書は、回覧作成者が、既成フォーマット電子文書にない文書を作成した後、回覧参加者に予め回覧し、確認および承認を得た後、新たな既成フォーマット電子文書として電子文書格納部５に追加登録したものである。このように、ユーザ定義電子文書を、電子文書格納部５に格納可能、回覧可能としたことによって、社内の任意の書類（紙媒体の文書）を電子データ化し、回覧、保管することができる。
【００２０】
また、プログラム電子文書が回覧される場合には、そのプログラム電子文書に関係するアプリケーションソフトのデータ入力画面が、その画面を通じて入力されたデータとともに各回覧参加者に順次回覧され、プログラム電子文書の回覧終了後、電子文書格納部５に保管される。それによって、従来のように、入力すべきデータが記載された書類を予め社内に回覧し、所定の確認および承認を受けた後、アプリケーションソフトを使用してシステムへのデータ入力を行うことなく、プログラム電子文書を直接回覧した後、それを電子文書格納部５に保管することによって、アプリケーションソフトによるデータ入力を行うことができる。そして、「閲覧」権限を付与された回覧参加者は、電子文書格納部５に格納されたプログラム電子文書を閲覧することによって、アプリケーションソフトによって入力されたデータを容易に見ることができる。
【００２１】
回覧管理サーバ１は、また、電子文書格納部５に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部７と、電子文書格納部５に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部８とを有している。
図１２には、この実施例における回覧順序情報格納部７に記録されたデータが示してあり、（Ａ）〜（Ｃ）はそれぞれ、電子文書「取引先等登録票」を社員(3)が作成した場合の、「連続回覧」の回覧順序に関するデータ、「同時・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータ、および「グループ・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータを示している。
図１２からわかるように、電子文書「取引先等登録票」の「連続回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)による確認、そして課長による確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「同時・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)および課長に同時に回覧され、確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「グループ・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(2)、社員(4)および社員(5)から構成されるグループに同時回覧され、確認を受けた後、社員(1)による確認、そして課長による確認を受け、その後、部長による承認、そして社長による承認を受けた後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
【００２２】
回覧履歴記録部８には、少なくとも、回覧処理を終了した参加者名と、その回覧処理を修了した日時のデータが記録されるようになっている。
【００２３】
図１３〜図１５は、電子文書「取引先等登録票」を社員▲３▼が作成した場合の、電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの、それぞれ、「連続回覧」、「同時・連続複合回覧」および「グループ・連続複合回覧」のフロー図である。なお、図１３〜図１５において、「確認」、「承認」、「承認・実行」等々の回覧処理権限のうち、影付きの項目が、当該回覧参加者に付与された回覧処理権限を表している。
【００２４】
回覧管理サーバ１は、さらに、クライアント２ａ〜２ｄから回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが参加者識別情報格納部４に記録されているかどうかを調べ、記録されていなければクライアント２ａ〜２ｄとの接続を拒絶するが、記録されていればクライアント２ａ〜２ｄとの接続を許可する回覧許否判定部９と、接続を許可されたクライアント２ａ〜２ｄに対して回覧管理情報格納部６から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、クライアント２ａ〜２ｄから回覧開始要求を受けたとき、回覧順序情報格納部７記録された、次の回覧先に関するデータを調べ、当該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を電子文書格納部４から読み出してクライアント２ａ〜２ｄに対して送信する回覧制御部１０とを有している。
【００２５】
クライアント２ａ〜２ｄは、回覧管理サーバ１の回覧管理情報格納部６から受信したデータに基づき、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっている。さらに、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０は、クライアント２ａ〜２ｄから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部８に記録し、回覧文書格納部５に格納された電子文書の内容を受信した電子文書の内容によって更新するようになっている。
【００２６】
次に、本発明による電子文書回覧システムの動作方法について説明する。まず最初、回覧参加者は、適当なクライアント、例えば、図１のクライアント２ａから回覧管理サーバ１にアクセスする。クライアント２ａが回覧管理サーバ１に接続されると、クライアント２ａのディスプレイには、回覧参加者のＩＤおよびパスワードを入力する画面が表示される。この画面を通じて、ＩＤおよびパスワードが入力されると、回覧管理サーバ１において、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが予め登録されたものであるかどうかが判定される。ＩＤおよびパスワードの組み合わせが登録されたものである場合には、その回覧参加者に関連する回覧文書の一覧表がクライアント２ａのディスプレイ上に表示される。
【００２７】
回覧参加者が、この一覧表から１つの回覧文書を選択すると、クライアント２ａのディスプレイ上には、図１６に示されるような画面が表示される。図１６において、領域２０は、回覧処理部であり、各種回覧処理を実行するためのボタン２２が配置され、また、文書名表示欄２３、回覧方法表示欄２４および回覧履歴表示欄２５を含む、回覧処理に必要な情報を表示する各種表示欄が設けられている。また、領域２１は、文書部であり、回覧参加者によって選択された回覧文書の内容が表示されるようになっている。
【００２８】
この場合、そのクライアント２ａに対して権限が付与されていない回覧処理に関しては、図１６に示されたディスプレイ画面において、対応する回覧処理ボタンが表示されないか、あるいは表示されていても操作すること（押すこと）ができないようになっている。
【００２９】
そして、クライアント２ａにおいて、回覧参加者が回覧文書の回覧処理を完了すると、クライアント２ａから回覧管理サーバ１の回覧制御部１０に対して、回覧終了通知がその回覧文書とともに送信される。この回覧終了通知は、回覧の終了に相当する回覧処理、「保留」、「確認」、「承認」、「承認・実行」または「実行」等のボタンが押された時点で、回覧文書とともに送信される。
こうして、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０は、その回覧文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部８に記録し、受信した回覧文書の内容が回覧文書格納部５に格納された電子文書の内容から変更されたときにその受信した回覧文書の内容を格納された電子文書の内容と置き換える。
【００３０】
以上、本発明の好ましい実施例について説明してきたが、本発明の構成は、この実施例に限定されるものではなく、種々の変形例を考えることができる。例えば、上述の実施例では、回覧管理サーバとの接続が許可された時点で、各クライアントに対して回覧処理権限に関するデータが送信され、各クライアントは受信したこのデータに基づいて、回覧処理が可能となっているが、かかる構成とする代わりに、各クライアントに関する回覧処理権限に関するデータが常に回覧管理サーバ側に保持されていて、各クライアントが回覧処理を実行するたびに、回覧管理サーバに対して回覧処理権限を問い合わせるような構成とすることもできる。
【００３１】
また、社内文書には、上述のような確認や承認等を得るために回覧が必要な文書と、その必要がない文書とが存在する。そして、これら確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書についても、当然、文書の電子データ化が必要である。この場合には、本発明の別の実施例による電子回覧システムによれば、電子メールに対して、そのメールを送付すべき回覧参加者のみを対象に特化された書式や機能が付加され、この電子メールに特殊な書式や機能をもたせることによって、確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書の、効率的な、電子文書化、送付および保管等が実現される。
【００３２】
すなわち、この実施例によれば、電子メールにおいて、ワープロソフトや表計算ソフトによって作成された文書を貼り付けるためのフレームを有する書式や、添付ファイルを一覧形式で表示することができるファイル添付機能を有する書式等、電子文書作成時の目的に合わせた書式の選択が可能とされる。
【００３３】
また、会合開催案内やアンケート等、返信確認が必要な文書については、電子メールの送信者によって、返信確認が必要な文書毎に、返信確認項目（出欠、食事の要否およびアンケート集計項目等）、およびそれに対応する返信選択肢（返信確認項目が「出欠」の場合には、「出席」または「欠席」、返信確認項目が「食事の要否」の場合には、「要」または「否」、返信確認項目が「アンケート集計項目」の場合には、「項目に関する選択肢」）が設定され、電子メールのデータの一部としてその電子メールに組み込まれた後、送信（配布）すべき回覧参加者に送信される。それと同時に、送信者が使用するクライアントの記憶装置の特定の場所に、その電子メールのデータの一部として組み込まれた返信確認項目と、それに対応する返信内容を記録するためのスペースとから構成される、送信先一覧データが記録される。
電子メールが各回覧参加者のクライアントによって受信されると、クライアントによって、電子メールの返信項目毎に、対応する返信内容が選択され、または入力され、電子メール送信者のクライアントに返信される。
【００３４】
電子メール送信者のクライアントが、送信先の各クライアントからの返信メールを受信したとき、電子メール送信者のクライアントの記憶装置に記録された送信先一覧データにおける返信内容を記録するスペースに他の各クライアントから返信されてきたデータが自動的に記録される。
また、この実施例によれば、回覧管理サーバに、さらに公開文書データ格納部が備えられ、回覧参加者がクライアントから公開文書データ格納部に格納された電子文書を自由に閲覧することができるようになっている。
【００３５】
以上説明したように、本発明による電子文書回覧システムによれば、社内のＬＡＮ等を利用して、電子文書を、社内でのポストの相違に応じた回覧処理権限をこれに付与しつつ自動回覧することができ、従来の紙媒体による回覧の際の押印（確認印、承認印）を不要とし、電子承認を可能とすることができる。
また、本発明による電子文書回覧システムによれば、任意の文書を電子化して自動回覧することができるので、社内のすべての文書の電子データ化を実現することができる。さらには、経理、顧客管理や商品販売管理等のアプリケーションソフトのデータ入力画面を電子文書化し、その画面を通じて入力されたデータとともに、プログラム電子文書として他の電子文書と同様に回覧し、所定の承認を得た後、アプリケーションソフトのデータとして自動的に取り込まれるようプログラムすると同時に、保管することができるので、従来のようにアプリケーションソフトによるデータ入力に先だって所要の書類を回覧し、承認を得る必要がなく、よってデータ入力作業を従来より効率的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の１実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図である。
【図２】図１のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。
【図３】（Ａ）は回覧参加者の一覧表であり、（Ｂ）は回覧参加者のグループ分けを示した表である。
【図４】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図５】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図６】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図７】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図８】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図９】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１０】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１１】図４〜図１０に示したデータの例に基づいて作成された、電子文書の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表である。
【図１２】回覧順序情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１３】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「連続回覧」の例のフロー図である。
【図１４】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「同時・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図１５】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「グループ・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図１６】回覧処理時に、クライアントのディスプレイ上に表示される画面の例を示した図である。
【符号の説明】
１ 回覧管理サーバ
２ａ〜２ｄ クライアント
３ 通信回線
４ 参加者識別情報格納部
５ 電子文書格納部
６ 回覧管理情報格納部
７ 回覧順序情報格納部
８ 回覧履歴記録部
９ 回覧許否判定部
１０ 回覧制御部
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータネットワーク上において電子文書を回覧するシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
会社内における事務処理は、書類を順次関係者に回覧し、所定の承認者による承認を得た後、回覧済みの書類を保管することによって行われるのが常である。そして、会社内での文書の回覧は、一般に、紙媒体の文書を、回覧済や承認のサインや印鑑等をその文書に残しながら、順次回覧者に回し、回覧が終了した時点で、その文書を保管することによって行われていた。しかしながら、紙媒体の文書の回覧においては、文書自体が直接各回覧者に回されるので、回覧者が不在の場合に回覧文書が机上に置かれたまま紛失してしまうおそれがあり、また、関係者以外は閲覧禁止とされた回覧文書が容易に不特定の者に閲覧されるおそれもあり、また、雑な取り扱いがなされると、文書が回覧途中で破損したりすることもある。さらには、回覧終了後の紙媒体の文書は、保管スペースがかなり必要とされ、また経年変化し易い等、保管上の問題を有していた。
【０００３】
また、経理や顧客管理、あるいは商品販売管理等、社内の各種事務処理の効率化を図るべく各種事務処理ソフトウェアが市販されており、サーバ・クライアントシステムを利用した、分散処理によるデータ入力およびデータ処理が可能となっている。しかし、この場合、入力すべきデータが記載された書類が予め社内に回覧され、所定の確認および承認を受けた後、システムへのデータ入力がなされていた。
【０００４】
さらには、近年、電子ファイリングシステムを用いて、社内文書を電子データ化することによって、業務処理の効率化を図るとともに、その保管を容易にすることが可能となっており、また、社内においてＬＡＮを構築し、電子メールをやり取りすることが普及しつつある。
したがって、電子メールを利用して社内における文書の回覧を行うとともに、電子ファイリングシステムや、サーバ・クライアントシステムを利用した各種事務処理ソフトウェアを使用して、社内文書をすべて電子データ化することも考えられる。
【０００５】
しかしながら、電子メールは、一般の個人ユーザ間における情報交換の手段としては適しているが、社内における文書回覧への応用には適していない。というのは、社内における文書の回覧においては、文書の種類によって回覧範囲や回覧順序が異なる場合があり、また、社内でのポストの違いに応じて、同一の回覧文書に対して回覧処理権限が相違するが（例えば、一般社員および課長は回覧の確認が可能であるが、部長は回覧の承認が可能であり、また回覧保管担当者は回覧終了後の文書の保管が可能である）、電子メールの送信範囲や送信順序を自動的に管理し、電子メールに対する処理権限を自動的に付与することはできないからである。
【０００６】
こうして、社内文書の電子データ化のための手段は、これまでに種々開発され、導入されてきているにもかかわらず、依然として、社内文書の回覧は紙媒体によらなくてはならず、よって、社内におけるすべての文書の電子データ化は未だに実現していない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、本発明の課題は、社内において、紙媒体の回覧に代わり、ＬＡＮ等のコンピュータネットワークを利用して電子文書（当該電子文書に添付が必要な資料であって電子化されたものも含む）による回覧を行うことができるシステムを提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先又は次の回覧先以降の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントに対して前記回覧管理情報格納部から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、前記クライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、前記回覧管理サーバの回覧管理情報格納部から受信したデータに基づき、前記回覧管理サーバの回覧制御部から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【０００９】
上記課題を解決するため、また、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信し、前記回覧管理情報格納部に記録されたデータに基づき、前記クライアントに対してその回覧参加者に許可された前記電子文書に対する回覧処理権限を付与する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、電子文書毎に、前記回覧管理サーバの回覧制御部によって処理権限を付与された回覧処理のみを実行可能になっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、その次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照して本発明の好ましい実施例について説明する。図１は、本発明の１実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図であり、図２は、図１のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。図１に示されるように、本発明の電子文書回覧システムは、回覧管理サーバ１と、回覧管理サーバ１に通信回線３を介して接続され、回覧管理サーバ１とデータの送受信を行う複数のクライアント２ａ〜２ｄとを備えている。そして、回覧管理サーバ１の管理の下にクライアント２ａ〜２ｄ間において電子文書を回覧するようになっている。
【００１１】
図２に示されるように、回覧管理サーバ１は、回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部４と、電子文書が格納された電子文書格納部５と、回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部６とを有している。
【００１２】
この実施例では、回覧参加者は、図３（Ａ）に示されるように、社長、部長、課長、社員▲１▼〜▲５▼、並びに保管担当者（回覧終了後の電子文書を指定された保管先に保管する者）および実行担当者（条件が満たされた（回覧の承認が終了した）電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する者）からなっている。また、回覧参加者には、それぞれを識別するために、参加者コードが付与される。
【００１３】
また、この実施例では、システムは、所定の回覧順序に従って、回覧参加者１名毎に順次回覧する「連続回覧」と、回覧の承認者までの回覧参加者に同時に回覧する「同時・連続複合回覧」と、予め登録されたグループに同時に回覧した後、「連続回覧」を行う「グループ・連続複合回覧」の３種類の回覧方法を実行することができるようになっている。
この実施例では、「グループ・連続複合回覧」を実行する場合の回覧参加者のグループ分けが、図３（Ｂ）に示されるようになされている。図３（Ｂ）からわかるように、社員▲１▼〜▲５▼がグループＡに登録され、社員▲１▼〜▲２▼がグループＢに登録されている。
【００１４】
この実施例では、回覧処理権限は、次の８種類からなっている。
（１）「確認」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく確認する。
（２）「承認」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく承認する。
（３）「実行」：条件が満たされた電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する。
（４）「承認・実行」：作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を承認し、条件が満たされていれば電子文書の実行処理を行い、指定された保管先に保管する。
（５）「返却」：直前の回覧参加者または指定された回覧参加者に電子文書を返却する。
（６）「送付」：指定された回覧参加者に電子文書を送付する。
（７）「保管」：作成中の電子文書、または回覧が終了した電子文書を保管する。
（８）「閲覧」：保管された他の参加者が作成した電子文書を表示し、閲覧する。
本発明のシステムにおいては、回覧される電子文書は、その電子文書に対する「承認」権限を付与された少なくとも１名の回覧参加者による承認がなければ回覧処理が終了したものとはみなされないようになっている。
回覧処理権限の種類は、この実施例に限定されるものではなく、システムが予定している回覧処理の種類に応じて予め決定され得る。例えば、電子文書を作成する「作成」権限や、電子文書の内容を変更、削除する「変更」権限等を回覧処理権限に含めることもできる。
また、この実施例においては、回覧処理権限は、回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化されて、回覧管理情報格納部６および回覧順序情報格納部７に記録され得るようになっている。このように、回覧処理権限を回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化したことによって、例えば、回覧参加者が新たに生じた場合に、新たな回覧参加者は、自分自身で「回覧処理権限設定書」を作成し、それを既に登録された回覧参加者に回覧し、所定の承認を得た後、それを回覧管理情報格納部６および回覧順序情報格納部７に記録させることで、自己の回覧処理に関する情報を自分自身で作成し、システムに登録することが可能となる。また、既に登録された回覧参加者についても、自己の回覧処理に関する既に登録された情報を、自分自身で（他の回覧参加者への回覧、承認者による承認を得た後）更新することが可能となる。
【００１５】
図４〜図１０には、回覧管理情報格納部６に記録されたデータの例が示してある。図４は、社長（参加者コード１００１）に関するデータであり、図５は、部長（参加者コード１００２）に関するデータであり、図６は、課長（参加者コード１００３）に関するデータであり、図７は、社員▲１▼（参加者コード１００４）に関するデータであり、図８は、社員▲２▼〜▲５▼（参加者コード１００５〜１００８）に関するデータであり、図９は、保管担当者（参加者コード１９０１）に関するデータであり、図１０は、実行担当者（参加者コード１９０２）に関するデータである。
図４〜図１０に示されるように、この実施例では、回覧管理情報格納部６には、回覧参加者毎の、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類、所属する回覧グループ名および次の回覧先、並びに回覧の承認者、実行者および保管先に関するデータが記録されている。
【００１６】
例えば、図４からわかるように、社長について、電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「承認」、「承認・実行」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は２名（社長自身と部長）であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録され、また、図６からわかるように、課長について、同じく電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は２名（社長および部長）であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録されている。
【００１７】
図１１には、回覧管理情報格納部６に記録されたデータ（図４〜図１０参照）に基づいて形成され得る、電子文書「取引先等登録票」の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表が示されている。
【００１８】
電子文書格納部５に格納される電子文書には、本願発明のシステムによって提供される既成フォーマットを有する既成フォーマット電子文書、ユーザによって市販のワープロソフトや表計算ソフト等を使用して定義されたユーザ定義電子文書、および各種アプリケーションソフト（例えば、経理ソフトや業務管理ソフト等）のデータ入力画面を文書化することによって作成されたプログラム電子文書が含まれる。
【００１９】
ユーザ定義電子文書は、回覧作成者が、既成フォーマット電子文書にない文書を作成した後、回覧参加者に予め回覧し、確認および承認を得た後、新たな既成フォーマット電子文書として電子文書格納部５に追加登録したものである。このように、ユーザ定義電子文書を、電子文書格納部５に格納可能、回覧可能としたことによって、社内の任意の書類（紙媒体の文書）を電子データ化し、回覧、保管することができる。
【００２０】
また、プログラム電子文書が回覧される場合には、そのプログラム電子文書に関係するアプリケーションソフトのデータ入力画面が、その画面を通じて入力されたデータとともに各回覧参加者に順次回覧され、プログラム電子文書の回覧終了後、電子文書格納部５に保管される。それによって、従来のように、入力すべきデータが記載された書類を予め社内に回覧し、所定の確認および承認を受けた後、アプリケーションソフトを使用してシステムへのデータ入力を行うことなく、プログラム電子文書を直接回覧した後、それを電子文書格納部５に保管することによって、アプリケーションソフトによるデータ入力を行うことができる。そして、「閲覧」権限を付与された回覧参加者は、電子文書格納部５に格納されたプログラム電子文書を閲覧することによって、アプリケーションソフトによって入力されたデータを容易に見ることができる。
【００２１】
回覧管理サーバ１は、また、電子文書格納部５に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部７と、電子文書格納部５に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部８とを有している。
図１２には、この実施例における回覧順序情報格納部７に記録されたデータが示してあり、（Ａ）〜（Ｃ）はそれぞれ、電子文書「取引先等登録票」を社員(3)が作成した場合の、「連続回覧」の回覧順序に関するデータ、「同時・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータ、および「グループ・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータを示している。
図１２からわかるように、電子文書「取引先等登録票」の「連続回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)による確認、そして課長による確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「同時・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)および課長に同時に回覧され、確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「グループ・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(2)、社員(4)および社員(5)から構成されるグループに同時回覧され、確認を受けた後、社員(1)による確認、そして課長による確認を受け、その後、部長による承認、そして社長による承認を受けた後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
【００２２】
回覧履歴記録部８には、少なくとも、回覧処理を終了した参加者名と、その回覧処理を修了した日時のデータが記録されるようになっている。
【００２３】
図１３〜図１５は、電子文書「取引先等登録票」を社員▲３▼が作成した場合の、電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの、それぞれ、「連続回覧」、「同時・連続複合回覧」および「グループ・連続複合回覧」のフロー図である。なお、図１３〜図１５において、「確認」、「承認」、「承認・実行」等々の回覧処理権限のうち、影付きの項目が、当該回覧参加者に付与された回覧処理権限を表している。
【００２４】
回覧管理サーバ１は、さらに、クライアント２ａ〜２ｄから回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが参加者識別情報格納部４に記録されているかどうかを調べ、記録されていなければクライアント２ａ〜２ｄとの接続を拒絶するが、記録されていればクライアント２ａ〜２ｄとの接続を許可する回覧許否判定部９と、接続を許可されたクライアント２ａ〜２ｄに対して回覧管理情報格納部６から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、クライアント２ａ〜２ｄから回覧開始要求を受けたとき、回覧順序情報格納部７記録された、次の回覧先に関するデータを調べ、当該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を電子文書格納部４から読み出してクライアント２ａ〜２ｄに対して送信する回覧制御部１０とを有している。
【００２５】
クライアント２ａ〜２ｄは、回覧管理サーバ１の回覧管理情報格納部６から受信したデータに基づき、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっている。さらに、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０は、クライアント２ａ〜２ｄから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部８に記録し、回覧文書格納部５に格納された電子文書の内容を受信した電子文書の内容によって更新するようになっている。
【００２６】
次に、本発明による電子文書回覧システムの動作方法について説明する。まず最初、回覧参加者は、適当なクライアント、例えば、図１のクライアント２ａから回覧管理サーバ１にアクセスする。クライアント２ａが回覧管理サーバ１に接続されると、クライアント２ａのディスプレイには、回覧参加者のＩＤおよびパスワードを入力する画面が表示される。この画面を通じて、ＩＤおよびパスワードが入力されると、回覧管理サーバ１において、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが予め登録されたものであるかどうかが判定される。ＩＤおよびパスワードの組み合わせが登録されたものである場合には、その回覧参加者に関連する回覧文書の一覧表がクライアント２ａのディスプレイ上に表示される。
【００２７】
回覧参加者が、この一覧表から１つの回覧文書を選択すると、クライアント２ａのディスプレイ上には、図１６に示されるような画面が表示される。図１６において、領域２０は、回覧処理部であり、各種回覧処理を実行するためのボタン２２が配置され、また、文書名表示欄２３、回覧方法表示欄２４および回覧履歴表示欄２５を含む、回覧処理に必要な情報を表示する各種表示欄が設けられている。また、領域２１は、文書部であり、回覧参加者によって選択された回覧文書の内容が表示されるようになっている。
【００２８】
この場合、そのクライアント２ａに対して権限が付与されていない回覧処理に関しては、図１６に示されたディスプレイ画面において、対応する回覧処理ボタンが表示されないか、あるいは表示されていても操作すること（押すこと）ができないようになっている。
【００２９】
そして、クライアント２ａにおいて、回覧参加者が回覧文書の回覧処理を完了すると、クライアント２ａから回覧管理サーバ１の回覧制御部１０に対して、回覧終了通知がその回覧文書とともに送信される。この回覧終了通知は、回覧の終了に相当する回覧処理、「保留」、「確認」、「承認」、「承認・実行」または「実行」等のボタンが押された時点で、回覧文書とともに送信される。
こうして、回覧管理サーバ１の回覧制御部１０は、その回覧文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部８に記録し、受信した回覧文書の内容が回覧文書格納部５に格納された電子文書の内容から変更されたときにその受信した回覧文書の内容を格納された電子文書の内容と置き換える。
【００３０】
以上、本発明の好ましい実施例について説明してきたが、本発明の構成は、この実施例に限定されるものではなく、種々の変形例を考えることができる。例えば、上述の実施例では、回覧管理サーバとの接続が許可された時点で、各クライアントに対して回覧処理権限に関するデータが送信され、各クライアントは受信したこのデータに基づいて、回覧処理が可能となっているが、かかる構成とする代わりに、各クライアントに関する回覧処理権限に関するデータが常に回覧管理サーバ側に保持されていて、各クライアントが回覧処理を実行するたびに、回覧管理サーバに対して回覧処理権限を問い合わせるような構成とすることもできる。
【００３１】
また、社内文書には、上述のような確認や承認等を得るために回覧が必要な文書と、その必要がない文書とが存在する。そして、これら確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書についても、当然、文書の電子データ化が必要である。この場合には、本発明の別の実施例による電子回覧システムによれば、電子メールに対して、そのメールを送付すべき回覧参加者のみを対象に特化された書式や機能が付加され、この電子メールに特殊な書式や機能をもたせることによって、確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書の、効率的な、電子文書化、送付および保管等が実現される。
【００３２】
すなわち、この実施例によれば、電子メールにおいて、ワープロソフトや表計算ソフトによって作成された文書を貼り付けるためのフレームを有する書式や、添付ファイルを一覧形式で表示することができるファイル添付機能を有する書式等、電子文書作成時の目的に合わせた書式の選択が可能とされる。
【００３３】
また、会合開催案内やアンケート等、返信確認が必要な文書については、電子メールの送信者によって、返信確認が必要な文書毎に、返信確認項目（出欠、食事の要否およびアンケート集計項目等）、およびそれに対応する返信選択肢（返信確認項目が「出欠」の場合には、「出席」または「欠席」、返信確認項目が「食事の要否」の場合には、「要」または「否」、返信確認項目が「アンケート集計項目」の場合には、「項目に関する選択肢」）が設定され、電子メールのデータの一部としてその電子メールに組み込まれた後、送信（配布）すべき回覧参加者に送信される。それと同時に、送信者が使用するクライアントの記憶装置の特定の場所に、その電子メールのデータの一部として組み込まれた返信確認項目と、それに対応する返信内容を記録するためのスペースとから構成される、送信先一覧データが記録される。
電子メールが各回覧参加者のクライアントによって受信されると、クライアントによって、電子メールの返信項目毎に、対応する返信内容が選択され、または入力され、電子メール送信者のクライアントに返信される。
【００３４】
電子メール送信者のクライアントが、送信先の各クライアントからの返信メールを受信したとき、電子メール送信者のクライアントの記憶装置に記録された送信先一覧データにおける返信内容を記録するスペースに他の各クライアントから返信されてきたデータが自動的に記録される。
また、この実施例によれば、回覧管理サーバに、さらに公開文書データ格納部が備えられ、回覧参加者がクライアントから公開文書データ格納部に格納された電子文書を自由に閲覧することができるようになっている。
【００３５】
以上説明したように、本発明による電子文書回覧システムによれば、社内のＬＡＮ等を利用して、電子文書を、社内でのポストの相違に応じた回覧処理権限をこれに付与しつつ自動回覧することができ、従来の紙媒体による回覧の際の押印（確認印、承認印）を不要とし、電子承認を可能とすることができる。
また、本発明による電子文書回覧システムによれば、任意の文書を電子化して自動回覧することができるので、社内のすべての文書の電子データ化を実現することができる。さらには、経理、顧客管理や商品販売管理等のアプリケーションソフトのデータ入力画面を電子文書化し、その画面を通じて入力されたデータとともに、プログラム電子文書として他の電子文書と同様に回覧し、所定の承認を得た後、アプリケーションソフトのデータとして自動的に取り込まれるようプログラムすると同時に、保管することができるので、従来のようにアプリケーションソフトによるデータ入力に先だって所要の書類を回覧し、承認を得る必要がなく、よってデータ入力作業を従来より効率的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の１実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図である。
【図２】図１のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。
【図３】（Ａ）は回覧参加者の一覧表であり、（Ｂ）は回覧参加者のグループ分けを示した表である。
【図４】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図５】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図６】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図７】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図８】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図９】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１０】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１１】図４〜図１０に示したデータの例に基づいて作成された、電子文書の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表である。
【図１２】回覧順序情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図１３】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「連続回覧」の例のフロー図である。
【図１４】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「同時・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図１５】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「グループ・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図１６】回覧処理時に、クライアントのディスプレイ上に表示される画面の例を示した図である。
【符号の説明】
１ 回覧管理サーバ
２ａ〜２ｄ クライアント
３ 通信回線
４ 参加者識別情報格納部
５ 電子文書格納部
６ 回覧管理情報格納部
７ 回覧順序情報格納部
８ 回覧履歴記録部
９ 回覧許否判定部
１０ 回覧制御部
Claims (2)
- 回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、
前記回覧管理サーバは、
回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、
電子文書が格納された電子文書格納部と、
前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先又は次の回覧先以降の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、
前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、
前記接続を許可されたクライアントに対して前記回覧管理情報格納部から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、前記クライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信する回覧制御部と、を有し、
前記クライアントは、前記回覧管理サーバの回覧管理情報格納部から受信したデータに基づき、前記回覧管理サーバの回覧制御部から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっており、
前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システム。 - 回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、
前記回覧管理サーバは、
回覧参加者のＩＤおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、
電子文書が格納された電子文書格納部と、
前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、
前記クライアントから前記回覧参加者のＩＤおよびパスワードを受信したとき、そのＩＤおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、
前記接続を許可されたクライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信し、前記回覧管理情報格納部に記録されたデータに基づき、前記クライアントに対してその回覧参加者に許可された前記電子文書に対する回覧処理権限を付与する回覧制御部と、を有し、
前記クライアントは、電子文書毎に、前記回覧管理サーバの回覧制御部によって処理権限を付与された回覧処理のみを実行可能になっており、
前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、その次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システム。
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