JP4308228B2 - Approval support system, approval support method, and approval support program - Google Patents
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Description
本発明は、決裁業務と文書管理業務において、電子文書とともに紙文書を用いての承認処理を支援するための承認支援システム、方法及びプログラムに関する。 The present invention relates to an approval support system, method, and program for supporting approval processing using a paper document together with an electronic document in an approval operation and a document management operation.
従来、企業等においては、各種書類の決裁を行なう場合、起案者が所定の形式で決裁文書を作成する。そして、起案者の上長等の決裁を受けてから事務処理を進めている。この場合、起案文書の修正を行いながら承認や決裁を受ける場合もある。一般的に、起案者は、決裁文書を紙に印字し、必要に応じて紙の添付資料とともに紙文書として決裁者に手渡しによって回覧され、捺印による決裁を受けるという形式で行われることが多い。しかし、決裁文書の回付に時間がかかり、また、決裁文書の管理等が煩雑であった。 2. Description of the Related Art Conventionally, in corporations and the like, when drafting various documents, a drafter creates a settlement document in a predetermined format. Then, after receiving the approval of the drafter's superior, etc., paperwork is proceeding. In this case, approval and approval may be obtained while correcting the draft document. In general, the drafter often prints the approval document on paper, circulates it as a paper document with a paper attachment if necessary, and circulates it by hand to the authorizer, and receives approval by seal. However, it took time to circulate the approval document, and the management of the approval document was complicated.
このため、伝票の添付資料を電子化し、組織内のＬＡＮなどのネットワークを利用して回付することによって、添付資料の回覧中の紛失、伝票決裁の遅れなどの問題を解決するための電子決裁システムが検討されている（例えば、特許文献１を参照。）。この文献記載の技術では、端末装置は入力された伝票データ及び添付資料の画像データをサーバへ送信する。伝票登録部は、決裁欄データベースを参照して受信した伝票データの決裁ルートを決定し、伝票データとともに伝票データベースに登録する。また受信した添付資料を伝票データと対応づけて添付資料データベースを介して添付資料画像データベースに登録する。伝票決裁部及び会計部門決裁部は、端末装置等からの要求に従って決裁すべき伝票の一覧表を作成して端末装置等へ送信し、要求に従って伝票データベース、添付資料データベース及び添付資料画像データベースを参照して伝票データ及び添付資料を端末装置等へ送信する。 For this reason, electronic approval is used to solve problems such as lost attachment circulation and slippage delay by digitizing the attached material of the slip and circulating it using a network such as a LAN within the organization. A system has been studied (see, for example, Patent Document 1). In the technique described in this document, the terminal device transmits the input slip data and the image data of the attached material to the server. The slip registration unit determines a settlement route for the received slip data with reference to the settlement column database, and registers it in the slip database together with the slip data. The received attached material is associated with the slip data and registered in the attached material image database via the attached material database. The slip approval department and the accounting department approval section create a list of slips to be approved according to the request from the terminal device, etc., and send it to the terminal device, etc. Then, the slip data and the attached material are transmitted to the terminal device or the like.
また、すべての文書が電子化されることはなく、紙文書が依然として残っていることもある。このような環境下の文書決裁業務と文書管理業務において、電子文書と紙文書とを別途に決裁及び管理するための文書業務支援装置も検討されている（例えば、特許文献２を参照。）。この文献記載の技術では、電子文書と紙文書のいずれにも識別子を割り当て文書データベースに登録する。そして、電子文書では識別子を承認者及び決裁者が選択可能なものとし、紙文書では識別子を文書に付加する。ここで、承認者及び決裁者が識別子を選択して承認及び決裁を行なうことにより、電子文書と紙文書の承認進捗状況を管理する。さらに、外部文書の収受と起票文書の作成、文書の施行と保管について識別子により文書データベースを利用して処理することにより文書業務全般に渡って電子文書と紙文書を統合処理する。 Also, not all documents are digitized and paper documents may still remain. In such document approval work and document management work in such an environment, a document work support apparatus for separately making a decision and managing an electronic document and a paper document has been studied (for example, see Patent Document 2). In the technique described in this document, identifiers are assigned to both electronic documents and paper documents and registered in the document database. In the electronic document, the identifier can be selected by the approver and the approver, and in the paper document, the identifier is added to the document. Here, when the approver and the approver select the identifier and perform approval and approval, the approval progress of the electronic document and the paper document is managed. Furthermore, the processing of the collection of external documents, the creation of draft documents, the enforcement and storage of documents are performed using the document database by identifiers, whereby the electronic document and the paper document are integrated over the entire document operation.
更に、決裁内容が途中で変更される場合もある。この場合に、自動的に仮承認を処理待ちに戻す決裁フロー管理システムも検討されている（例えば、特許文献３を参照。）。この文献記載の技術では、文書変更を受付けると、次の決裁作業以降について、決裁状態が仮承認のものがあれば、処理待ちに更新する。
起案に対して証憑等の現物を用いて確認することにより、手続の確認を期待することができる。一方、紙文書を確認しながら、この紙文書に関わる電子データを取得するための
入力等の作業は煩雑である。また、電子文書と紙文書とを同時に発送した場合にも、一体として回付されるとは限らない。具体的には、現物（紙文書）の配送には時間を要する上、ネットワークシステムの状況によっては、電子文書の回付が遅れる場合もある。
Confirmation of the procedure can be expected by confirming the draft using actual items such as vouchers. On the other hand, while confirming a paper document, an operation such as input for acquiring electronic data related to the paper document is complicated. Further, even when an electronic document and a paper document are sent out at the same time, they are not necessarily circulated as a unit. Specifically, it takes time to deliver the actual product (paper document), and the circulation of the electronic document may be delayed depending on the situation of the network system.
また、電子文書が修正された場合、電子文書と並行して回付されている紙文書との間に齟齬が生じることがある。この場合、誤った承認処理が行なわれる可能性がある。
更に、複数の紙文書が回付された場合、紙文書を重ねて読み飛ばしてしまう場合もある。
Moreover, when an electronic document is corrected, a wrinkle may occur between the electronic document and a paper document circulated in parallel. In this case, an incorrect approval process may be performed.
Furthermore, when a plurality of paper documents are circulated, the paper documents may be overlapped and skipped.
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、伝票等の紙文書を利用しながら、効率的かつ確実に承認処理を支援するための承認支援システム、承認支援方法及び承認支援プログラムを提供することにある。 The present invention has been made to solve the above-described problems, and an approval support system, an approval support method, and an approval support for efficiently and surely supporting an approval process while using a paper document such as a slip. To provide a program.
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、印印刷手段を備えた起案者端末、及びコードシンボル読取手段を備えた承認者端末に接続された制御手段と、起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムであって、前記制御手段が、起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録手段と、承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、前記コードシンボル読取手段を用いて帳票に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、前記第１時刻情報
における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理手段として機能することを要旨とする。
In order to solve the above-mentioned problems, the invention described in claim 1 includes a drafter terminal having a stamp printing unit, a control unit connected to an approver terminal having a code symbol reading unit, and a draft document code. An application data storage means for recording a draft document record including data relating to a drafter code, draft content, first time information about the registration time when the draft document was registered , and status, and association with the drafter code And an approver data storage unit that records the approver code, wherein the control unit records a draft document record for the draft document drafted at the drafter terminal in the application data storage unit. , generates code symbols for identifying a second time information and drafting document code for printing time this draft document is printed, the code When print data for printing a form with a symbol is generated and the approver code is obtained from the draft document registration unit to be printed by the printing unit and the approver terminal, the approver data storage unit is used to The draft document record of the drafter code associated with the approver code is specified, the second time information and the draft document code are acquired from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and the draft document First time information is identified from the application data storage means using a code, and the first time information
The registration time in the second time information and the printing time in the second time information are collated, and if the printing time is later than the registration time, it functions as a collation processing means for recording a flag for approving the draft document. And
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の承認支援システムにおいて、前記制御手段が、承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理手段として更に機能することを要旨とする。
Invention according to
請求項３に記載の発明は、印刷手段を備えた起案者端末、及びコードシンボル読取手段を備えた承認者端末に接続された制御手段と、起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムを用いて承認処理を支援する方法であって、前記制御手段が、起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録段階と、承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、前記コードシンボル読取手段を用いて帳票
に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、前記第１時刻情報における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理段階とを実行することを要旨とする。
The invention described in claim 3 is a drafter terminal having a printing unit, a control unit connected to an approver terminal having a code symbol reading unit, a draft document code, a drafter code, a draft content, and a draft document. Application data storage means for recording a draft document record configured to include data relating to the first time information and status regarding the registration time at which the license is registered, and approver data in which the approver code is recorded in association with the drafter code A method for supporting an approval process using an approval support system provided with a storage means, wherein the control means records a draft document record for the draft document drafted in the drafter terminal in the application data storage means, It generates code symbols for identifying the second time information about the printing time this draft document is printed and the drafting document code, this code Generate print data for printing a form with a symbol and print it in the drafting means, and when an approver code is obtained from the approver terminal, the approver data storage means The draft document record of the drafter code associated with the approver code is specified, the second time information and the draft document code are acquired from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and the draft document The first time information is identified from the application data storage means using a code, the registration time in the first time information is compared with the printing time in the second time information, and the printing time is later than the registration time In this case, the gist is to execute a verification processing step of recording a flag for approving the draft document.
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の承認支援方法において、前記制御手段が、承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理段階を更に実行することを要旨とする。 According to a fourth aspect of the present invention, in the approval support method according to the third aspect , when the control unit records a flag to be approved, the approval date and time is managed in association with the draft document code of the draft document. When the data symbol is read from the approver terminal and received from the approver terminal , the approver terminal searches the unapproved draft document for the approver code, and the unapproved draft document remains. In the draft document record identified when the approver code is acquired from the, the draft document record related to the approved draft document and the unapproved draft document with the flag to approve the draft document is identified, and the registration date and time of the identified draft document record or identifying the latest update date and time of the approval date, comparing the latest update date and time of the approved draft document, the latest update date and time of the unapproved draft document , Distance between them is searched for the following unapproved draft documents predetermined period, when extracting the unapproved draft document further summarized in that to perform the confirmation process step of outputting an alarm to the approver terminal.
請求項５に記載の発明は、印刷手段を備えた起案者端末、及びコードシンボル読取手段を備えた承認者端末に接続された制御手段と、起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムを用いて承認処理を支援するプログラムであって、前記制御手段を、起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録手段と、承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、前記コードシンボル読取手段を用いて帳票に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、前記第１時刻情報における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理手段として機能させることを要旨とする。 The invention described in claim 5 includes a drafter terminal having a printing unit, a control unit connected to an approver terminal having a code symbol reading unit, a draft document code, a drafter code, a draft content, and a draft document. Application data storage means for recording a draft document record configured to include data relating to the first time information and status regarding the registration time at which the license is registered, and approver data in which the approver code is recorded in association with the drafter code A program for supporting an approval process using an approval support system provided with a storage means, wherein the control means records a draft document record for the draft document drafted in the drafter terminal in the application data storage means, It generates code symbols for identifying the second time information about the printing time this draft document is printed and the drafting document code, this When print data for printing a form with a code symbol is generated and the approver code is obtained from the draft document registration unit to be printed by the printing unit and the approver terminal, the approver data storage unit is used. The draft document record of the drafter code associated with the approver code is specified, the second time information and the draft document code are acquired from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and the draft The first time information is identified from the application data storage means using a document code, the registration time in the first time information is compared with the printing time in the second time information, and the printing time is determined from the registration time. When it is late , the gist is to make it function as a verification processing means for recording a flag for approving the draft document.
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の承認支援プログラムにおいて、前記制御手段を、承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理手段として更に機能させることを要旨とする。 According to a sixth aspect of the present invention, in the approval support program according to the fifth aspect , in the case where the control unit records a flag for approval, the approval date and time is managed in association with the draft document code of the draft document. When the data symbol is read from the approver terminal and received from the approver terminal , the approver terminal searches the unapproved draft document for the approver code, and the unapproved draft document remains. In the draft document record identified when the approver code is acquired from the, the draft document record related to the approved draft document and the unapproved draft document with the flag to approve the draft document is identified, and the registration date and time of the identified draft document record or to identify the latest update date and time of the approval date and time, and the latest update date and time of the already approved draft document, and the latest update date and time of the unapproved draft document In comparison, when an unapproved drafting document whose interval between them is equal to or less than a predetermined period is searched and an unapproved drafting document is extracted, it further functions as a confirmation processing means for outputting an alarm to the approver terminal. To do.
（作用）
請求項１、３、５に記載の発明によれば、承認者端末から取得した承認者コードを用いて起案文書レコードを特定し、申請データ記憶手段に記録された第１時刻情報と、帳票に印字されたコードシンボルから取得した第２時刻情報とを照合して、照合結果に基づいて起案文書を承認するフラグを記録する。これにより、帳票（紙起案文書）と起案文書レコード（電子起案文書）との整合性を確認することができる。
(Function)
According to the inventions described in claims 1, 3 , and 5 , the draft document record is specified using the approver code acquired from the approver terminal, and the first time information recorded in the application data storage unit and the form The second time information acquired from the printed code symbol is collated, and a flag for approving the draft document is recorded based on the collation result. Thereby, it is possible to confirm the consistency between the form (paper drafting document) and the drafting document record (electronic drafting document).
本発明によれば、第１時刻情報は起案文書が登録された登録時刻に関する情報であり、第２時刻情報は起案文書が印刷された印刷時刻に関する情報であり、印刷時刻が登録時刻より遅い場合には、起案文書を承認するフラグを記録する。これにより、帳票と起案文書レコードとの整合性を確認することができる。 According to the present invention, the first time information is information related to the registration time when the draft document is registered, and the second time information is information related to the print time when the draft document is printed, and the print time is later than the registration time. Records a flag for approving the draft document. Thereby, the consistency between the form and the draft document record can be confirmed.
請求項２、４又は６に記載の発明によれば、制御手段は、承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索す
る。そして、今回の承認処理を行なった既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの第１時刻情報を特定する。次に、既承認起案文書の第１時刻情報と未承認起案文書の第１時刻情報とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、未承認起案文書を抽出した場合には、承認者端末にアラームを出力する。これにより、帳票の確認忘れを抑制することができる。
According to the invention described in
本発明によれば、起案文書等の紙文書を利用しながら、効率的かつ確実に承認処理を支援するための承認支援システム、承認支援方法及び承認支援プログラムを提供することができる。 According to the present invention, it is possible to provide an approval support system, an approval support method, and an approval support program for supporting an approval process efficiently and reliably while using a paper document such as a draft document.
以下、本発明を具体化した実施形態を図１〜図９に従って説明する。本実施形態では、企業内の社員が起案者として起票した起案文書（経理伝票）を承認者が行なう承認処理を支援する場合に用いる承認支援システム、承認支援方法及び承認支援プログラムとして説明する。 DESCRIPTION OF EMBODIMENTS Hereinafter, embodiments embodying the present invention will be described with reference to FIGS. In the present embodiment, a description will be given as an approval support system, an approval support method, and an approval support program used when supporting approval processing performed by an approver for a draft document (accounting slip) drafted by a company employee as a drafter.
本実施形態では、図１に示すように、承認支援システムとしての承認支援サーバ２０が承認支援処理を実行する。この承認支援サーバ２０には、ネットワークを介して起案者端末１０、承認者端末（起案部門承認者端末３０及び経理部門承認者端末４０）が接続されている。
In this embodiment, as shown in FIG. 1, the
起案者端末１０は、伝票を起票する社員が使用するコンピュータ端末である。起案部門承認者端末３０は、この起案者が属する部門（起案部門）において承認権限を有する承認者（例えば、起案者の上長）が使用するコンピュータ端末である。経理部門承認者端末４０は、経理部門における承認権限を有する承認者（決裁者）が使用するコンピュータ端末である。
The
この起案者端末１０、起案部門承認者端末３０及び経理部門承認者端末４０は、各利用者が承認支援サーバ２０にアクセスする場合に用いられる。起案者端末１０、起案部門承認者端末３０及び経理部門承認者端末４０は、ネットワークを介してデータを送信する機能や、受信したデータを表示する機能等を有する。このため、この起案者端末１０、起案部門承認者端末３０及び経理部門承認者端末４０は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭの他、キーボード、マウス等の入力手段、ディスプレイ等の出力手段、通信手段等を有する。
The
更に、起案部門承認者端末３０や経理部門承認者端末４０は、コードシンボル（本実施形態ではバーコード）を読み取るコードシンボル読取手段（バーコードリーダ）を備える。このバーコードリーダを用いることにより、後述するように、紙起案文書である帳票（本実施形態では、証憑台紙）に印刷されたバーコードを読み取って、各種情報をデコードすることができる。
Furthermore, the drafting
承認支援サーバ２０は、起案者端末１０、起案部門承認者端末３０及び経理部門承認者端末４０から受信したデータに基づいて伝票を管理する各種データ処理を行なうコンピュータシステムである。承認支援サーバ２０は、承認者データ記憶手段としての権限データ記憶部２２、申請データ記憶手段としての伝票データ記憶部２３、承認管理データ記憶部２４及びこれらを制御する制御部２１を備える。
The
この制御部２１は、承認支援処理を行なうための各種データの管理処理等を行なう制御手段として機能する。この制御部２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有し、後述する処理（起案文書登録段階、照合処理段階、確認処理段階の各処理等）を行なう。そのための承認管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、図２に示すようにユーザ認証手段２１０、伝票登録手段２１１、伝票照会手段２１２、照合処理手段２１３、バーコードデータ取得手段２１４、確認処理手段２１５として機能する。
The
ここで、ユーザ認証手段２１０は、承認支援サーバ２０にアクセスした利用者の認証処理を実行する。これにより、各利用者を特定するとともに、利用者の権限を取得する。
伝票登録手段２１１は、起案文書登録手段として機能し、起案者によって起票された伝票の登録処理を実行する。
Here, the
The
伝票照会手段２１２は、利用者のコンピュータ端末から伝票コードや検索条件（日付や部門コード）を取得して、合致する伝票の検索処理や、一覧照会リストの提供処理を実行する。また、伝票照会手段２１２において検索した伝票レコードについて、伝票登録手段２１１を利用して修正することも可能である。
The
照合処理手段２１３は、承認対象の紙起案文書と電子起案文書との照合処理を実行する。
バーコードデータ取得手段２１４は、起案部門承認者端末３０や経理部門承認者端末４０のバーコードリーダから各種情報（ここでは、伝票コード及び登録日時）の取得処理を実行する。
確認処理手段２１５は、承認対象の伝票の承認処理漏れの有無を確認するための処理を
実行する。
The
The barcode
The
権限データ記憶部２２には、図３に示すように、決裁ルートを決定するための権限テーブル２２０に関するデータが記録される。この権限テーブル２２０は、権限委譲や権限分担により各組織において、承認処理を行なう権限者を決定した場合に登録される。そして、後述するように、この権限テーブルに記録された承認者コードに基づいて、各伝票が回付される。権限テーブル２２０においては、起案者が属する部門の起案部門コード毎に、起案を行なう起案者コード（社員コード）や、起案部門や経理部門において申請伝票の承認処理を行なう権限者の承認者コード（権限者の社員コード）が記録されている。
As shown in FIG. 3, the authority
この起案部門コードデータ領域には、各起案部門を特定するための識別子に関するデータが記録される。
起案者コードデータ領域には、各部門に属する社員（本実施形態では起案者）を特定するための社員コードに関するデータが記録される。例えば、社員番号を用いることが可能である。
In the drafting department code data area, data relating to an identifier for identifying each drafting department is recorded.
In the drafter code data area, data related to an employee code for identifying an employee (in this embodiment, a drafter) belonging to each department is recorded. For example, an employee number can be used.
なお、承認処理の権限において所定の条件が設定されている場合には、この条件毎に承認者を特定するための承認者コードが設定されて記録される。例えば、伝票の金額に応じて異なる権限者を設定する場合には、条件に関連付けて権限者を特定する承認者コードが記録される。 In the case where a predetermined condition is set in the authority of the approval process, an approver code for specifying an approver is set and recorded for each condition. For example, when different authorized persons are set according to the amount of the slip, an approver code for specifying the authorized person in association with the condition is recorded.
伝票データ記憶部２３には、図４に示すように、担当者が起票した電子起案文書に関する伝票レコード２３０が記録される。この伝票レコード２３０は、起案者が伝票の登録申請（起票）を行なったときに登録される。そして、承認処理が行なわれる度にデータ更新が行なわれる。この伝票レコード２３０は、伝票コード、起案部門コード、起案者コード、起案内容、登録日時、ステータスに関するデータを含んで構成される。
As shown in FIG. 4, a
伝票コードデータ領域には、各伝票を特定するための識別子に関するデータが記録される。
起案部門コードデータ領域、起案者コードデータ領域には、この伝票を起票した起案部門の部門コードや、起案者の社員コードを特定するための識別子に関するデータが記録される。
Data relating to an identifier for identifying each slip is recorded in the slip code data area.
In the drafting department code data area and the drafter code data area, data related to an identifier for identifying the department code of the drafting department that drafted the slip and the employee code of the drafter is recorded.
起案内容データ領域には、この伝票の内容に関するデータが記録される。例えば、支払伝票の場合には支払いの目的、支払期限や支払金額等に関する情報が記録される。
登録日時データ領域には、この伝票が起票された日時に関するデータ（第１時刻情報）が記録される。ここでは、登録日時として年月日時分秒を用いる。
In the drafting content data area, data relating to the content of the slip is recorded. For example, in the case of a payment slip, information related to the purpose of payment, due date, payment amount, etc. is recorded.
In the registration date / time data area, data (first time information) related to the date / time when the slip is issued is recorded. Here, year / month / day / hour / minute / second are used as the registration date / time.
ステータスデータ領域には、この伝票の進捗状況に関するフラグに関するデータが記録される。本実施形態では、「未承認」、「起案部門承認済」、「経理部門承認済」等を示すフラグを用いる。「未承認」フラグは、起案〜起案部門における承認前までのステータスを示す。この「未承認」フラグが記録された伝票レコード２３０については、起案者が修正することができる。この場合には、修正した日時が登録日時として更新記録される。
In the status data area, data related to a flag relating to the progress of the slip is recorded. In the present embodiment, flags indicating “unapproved”, “draft department approved”, “accounting department approved”, and the like are used. The “unapproved” flag indicates a status from drafting to drafting department before approval. The drafter can correct the
「起案部門承認済」フラグは、起案部門で承認後〜経理部門における承認前までのステータスを示す。「経理部門承認済」フラグは、経理部門において承認済みのステータスを示す。支払伝票については、この「経理部門承認済」フラグの登録により、出納処理が行なわれる。 The “draft department approved” flag indicates a status from after approval in the drafting department to before approval in the accounting department. The “accounting department approved” flag indicates the status of approval in the accounting department. With respect to the payment slip, an accounting process is performed by registering the “accounting department approved” flag.
承認管理データ記憶部２４には、図５に示すように、承認待ちの伝票に関する承認管理
レコード２４０が記録される。この承認管理レコード２４０は、担当者が起票処理を行なった場合や、決裁ルートにおいて先の権限者が承認処理を行なったときに次の承認処理が必要な場合に登録される。そして、承認処理が行なわれる場合に、承認日時が追加記録される。この承認管理レコード２４０は、伝票コード、承認者コード、承認日時に関するデータを含んで構成される。
In the approval management
伝票コードデータ領域には、伝票を特定するための識別子に関するデータが記録される。
承認者コードデータ領域には、この伝票の承認処理を行なう権限者の社員コードに関するデータが記録される。
In the slip code data area, data relating to an identifier for specifying a slip is recorded.
In the approver code data area, data related to the employee code of the authorized person who performs the approval process of the slip is recorded.
承認日時データ領域には、この伝票について承認処理が行なわれた日時に関するデータが記録される。承認管理レコード２４０が生成されたときの承認日時データ領域は、初期的には空欄になっており、承認処理が行なわれた場合にその日時が記録される。
In the approval date / time data area, data related to the date / time when the approval process was performed for this slip is recorded. The approval date / time data area when the
更に、承認支援サーバ２０は、社員マスタ、組織マスタを登録したマスタデータ記憶部（図示せず）を備える。社員マスタは、社員コードに対して、連絡先としての電子メールアドレス、ユーザ認証を行なう場合のパスワード、この社員の権限に関するデータが記録される。組織マスタは、社員の所属部署や担当部署を特定するためのデータが記録される。
Furthermore, the
次に、本実施形態の承認支援を行なう場合の処理について説明する。この処理では、起案処理、承認処理、決裁処理が行なわれる。なお、承認処理と決裁処理とは、承認の権限者が異なるだけであり、処理自体は共通している。このため、ここでは、起案部門の承認処理を用いて説明する。 Next, processing when performing approval support according to the present embodiment will be described. In this processing, drafting processing, approval processing, and final approval processing are performed. It should be noted that the approval process and the approval process differ only in the authorization authority, and the process itself is common. For this reason, here, description will be made using the approval process of the drafting department.
（起案処理）
まず、図６を用いて、起案処理を説明する。
この場合、起案者端末１０のブラウザプログラムを起動し、承認支援サーバ２０にアクセスする。この場合、承認支援サーバ２０は、ネットワークを介して起案者端末１０にログイン画面データを送信する。そして、このログイン画面データを受信した起案者端末１０のディスプレイには、ログイン画面が表示される。このログイン画面は、社員コード及びログインパスワードの入力欄を備える。
(Draft process)
First, the drafting process will be described with reference to FIG.
In this case, the browser program of the
ログイン画面の各入力欄に対して社員コード及びログインパスワードの入力後、送信ボタンを選択した場合、起案者端末１０は、ログイン要求を承認支援サーバ２０に送信する。このログイン要求には、入力された社員コード及びログインパスワードに関するデータを含める。
When the send button is selected after inputting the employee code and the login password in each input field of the login screen, the
ログイン要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、制御部２１のユーザ認証手段２１０は、マスタデータ記憶部の社員マスタを用いて、ログイン要求に含まれる社員コード及びログインパスワードの登録を確認する。そして、ユーザ認証ができた場合、ユーザ認証手段２１０は、この社員の権限に対応したメニュー画面データを起案者端末１０に提供する。ここでは、起案の権限を有する社員に対して、起案処理を実行するための選択ボタンを含むメニュー画面データを提供する場合を想定する。
The
起案者端末１０のディスプレイに出力されたメニュー画面上の起案処理実行ボタンが選択された場合、起案者端末１０は起案処理要求を承認支援サーバ２０に送信する。この起案処理要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、伝票の登録のための処理を実
行する（ステップＳ１−２）。具体的には、制御部２１の伝票登録手段２１１は、起案画面データを起案者端末１０に提供する。
When the drafting process execution button on the menu screen output on the display of the
起案者は、起案者端末１０のディスプレイに出力された起案画面を用いて、その起票の目的や金額等の各項目について起案内容を入力する。そして、起案画面上の入力完了ボタンを選択した場合、起案者端末１０は伝票登録要求を承認支援サーバ２０に送信する。この伝票登録要求には、起案画面において入力された起案内容に関するデータを含める。
The drafter uses the drafting screen output on the display of the
この伝票登録要求を受信した制御部２１の伝票登録手段２１１は、この要求に対して伝票コードを付与する。そして、伝票登録手段２１１は、この伝票コードとともに、受信した起案内容を含む伝票レコード２３０を伝票データ記憶部２３に記録する。更に、伝票登録手段２１１は、ユーザ認証処理によって特定された社員コードを取得して、この伝票レコード２３０の起案者コードデータ領域に記録する。また、社員コードに基づいて、マスタデータ記憶部から、この社員の所属する部門を特定して、この部門コードを伝票レコード２３０に追加記録する。更に、伝票登録手段２１１は、伝票登録要求を受信した日時をシステムタイマから取得して、この伝票レコード２３０の登録日時データ領域に記録する。
The
次に、承認支援サーバ２０の制御部２１は、電子回付処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、まず、伝票登録手段２１１は、権限データ記憶部２２において、この起案者コードに関連付けられた起案部門承認者コードを特定する。この場合、伝票レコード２３０の起案内容と、権限テーブル２２０の条件とを照合して、起案内容に合致する起案部門承認者コードを選択する。そして、この伝票登録手段２１１は、伝票コード及び承認者コードを含む承認管理レコード２４０を生成して、承認管理データ記憶部２４に登録する。なお、この段階では、承認日時データ領域は空欄にしておく。
Next, the
更に、伝票登録手段２１１は、マスタデータ記憶部の社員マスタを参照して、承認者の電子メールアドレスを取得し、承認待ちの伝票があることを通知するための電子メールを送信する。
Further, the
次に、承認支援サーバ２０の制御部２１は、伝票印刷処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、制御部２１の伝票登録手段２１１は、この起案について証憑台紙を作成するための印刷データを生成する。この場合には、伝票コード及び登録日時を、それぞれコード化して生成したコードシンボル（バーコード画像）を生成する。そして、伝票登録手段２１１は、この承認管理レコード２４０に関する起案内容や、バーコード画像を含む印刷データを生成し、起案者端末１０に送信する。
Next, the
起案者端末１０は、受信した印刷データに基づいて証憑台紙の印刷処理を行なう。具体的には、起案者端末１０に接続された印刷手段（例えば、プリンタ）等により、図７に示す証憑台紙５００を印刷する。この証憑台紙５００には、内容印字欄５１０、バーコード印字欄５２０、証憑貼付欄５３０を含む。内容印字欄５１０には、この伝票に関して登録された起案内容が印字される。ここでは、起案者の氏名や金額、起票目的等に関する情報が印字される。
The
バーコード印字欄５２０には、伝票コードをコード化したバーコード５２１と、第２時刻情報をコード化したバーコード５２２とが印字される。本実施形態では、登録日時を第２時刻情報として用いる。更に、各バーコード（５２１，５２２）に対応して、その内容（ここでは伝票コード，登録日時）が印字される。
In the
一方、証憑貼付欄５３０は、この伝票に関する貼付資料を貼り付けるための領域である
。たとえば、支払伝票の場合には請求書、立替払の場合には領収書等を貼り付ける。そして、証憑台紙５００の作成を完了した場合、起案者は証憑台紙５００を所定の上長に回付する。
On the other hand, the
なお、作成した伝票については、後で修正することも可能である。伝票照会手段２１２において検索した伝票レコードについて、伝票登録手段２１１を利用して修正することも可能である。この場合には、起案者端末１０のディスプレイに出力されたメニュー画面上の伝票照会実行ボタンを利用する。この伝票照会実行ボタンが選択された場合、起案者端末１０は起案処理要求を承認支援サーバ２０に送信する。この起案処理要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、伝票を検索するための処理を実行する。具体的には、制御部２１の伝票登録手段２１１は、伝票照会画面データを起案者端末１０に提供する。そして、起案者端末１０のディスプレイに出力された伝票照会画面を用いて、伝票レコードに含まれる項目について検索条件（例えば、伝票コード）を入力して、照会要求を承認支援サーバ２０に送信する。
The created slip can be corrected later. The slip record searched by the slip inquiry means 212 can be corrected using the slip registration means 211. In this case, the slip inquiry execution button on the menu screen output on the display of the
この照会要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、入力された検索条件に基づいて伝票を検索し、特定した伝票レコードの一覧表示画面データを生成し、起案者端末１０のディスプレイに出力させる。
Upon receiving this inquiry request, the
更に、伝票の修正を行なう場合には、この一覧表示画面において、修正対象の伝票を特定し、起案処理と同様に、修正した伝票についての処理（ステップＳ１−１〜Ｓ１−４）を実行する。この場合には、伝票登録手段２１１は、修正された伝票登録要求を受信した日時をシステムタイマから取得して、この伝票レコード２３０の登録日時データ領域に記録する。
Further, when the slip is to be corrected, the slip to be corrected is specified on the list display screen, and the processing for the corrected slip (steps S1-1 to S1-4) is executed in the same manner as the drafting process. . In this case, the
（承認処理）
次に、伝票の回付を受けた起案部門の権限者の承認者端末における承認処理を、図８、９を用いて説明する。
(Approval process)
Next, the approval process in the approver terminal of the authorized person of the drafting department who received the circulation of the slip will be described with reference to FIGS.
ここでも、まず、承認者は、起案部門承認者端末３０を用いてログイン処理を実行する。この場合、上述の処理と同様に、起案部門承認者端末３０のディスプレイに出力されたログイン画面において社員コード及びログインパスワードを入力して、ログイン要求を承認支援サーバ２０に送信する。
Also here, first, the approver performs a login process using the drafting
そして、ログイン要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する。そして、ユーザ認証ができた場合、ユーザ認証手段２１０は、この社員に対応したメニュー画面データを起案部門承認者端末３０に提供する。ここでは、起案部門において承認処理の権限を有する社員に対して、承認処理を実行するための選択ボタンを含むメニュー画面データを提供する場合を想定する。
And the
起案部門承認者端末３０において、メニュー画面上の承認処理実行ボタンが選択された場合、起案部門承認者端末３０は、承認処理要求を承認支援サーバ２０に送信する。この承認処理要求を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、権限者コードの取得処理を実行する（ステップＳ２−１）。具体的には、制御部２１の照合処理手段２１３は、ログイン時のユーザ認証において特定された社員コードを権限者コードとして取得する。
When the approval process execution button on the menu screen is selected on the drafting
そして、照合処理手段２１３は、この権限者に関する未承認伝票の取得処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、照合処理手段２１３は、承認管理データ記憶部２４において、この権限者コードを含む承認管理レコード２４０であって、承認日時の記録されていないレコードを検索する。そして、抽出した承認管理レコード２４０に関する伝票
レコード２３０を取得して、一覧表示させた承認一覧画面データを生成する。照合処理手段２１３は、承認一覧画面データを起案部門承認者端末３０に提供し、起案部門承認者端末３０のディスプレイに出力させる。
And the collation process means 213 performs the acquisition process of the unapproved slip regarding this authorized person (step S2-2). Specifically, the
次に、承認者は回付された証憑台紙５００の内容を確認する。そして、問題がない場合には、証憑台紙５００上のバーコード（５２１，５２２）を、起案部門承認者端末３０に接続されたバーコードリーダを用いて読み取る。この場合、起案部門承認者端末３０は、承認依頼を承認支援サーバ２０に送信する。この承認依頼には、読み取ったバーコードをデコードした伝票コード及び登録日に関するバーコードデータを含める。
Next, the approver confirms the contents of the circulated
そして、承認支援サーバ２０の制御部２１は、バーコード取得処理を実行する（ステップＳ２−３）。ここでは、制御部２１のバーコードデータ取得手段２１４が、起案部門承認者端末３０から承認依頼のバーコードデータを取得する。そして、バーコードデータ取得手段２１４は、伝票コードと登録日時とを識別し、先ず、伝票コードを照合処理手段２１３に提供する。
And the
この場合、照合処理手段２１３は、ステップＳ２−２において取得した承認管理レコード２４０において、承認依頼の伝票コードを含むレコードを検索する（ステップＳ２−４）。ここで、バーコードデータ取得手段２１４から取得した伝票コードを含む承認管理レコード２４０の登録が無い場合（ステップＳ２−４において「ＮＯ」の場合）、照合処理手段２１３は、アラーム処理を実行する（ステップＳ２−５）。具体的には、この証憑台紙５００については承認処理を行なうことができないことを、起案部門承認者端末３０のディスプレイに出力する。
In this case, the
一方、バーコードデータ取得手段２１４から取得した伝票コードを含む承認管理レコード２４０の登録がある場合（ステップＳ２−４において「ＹＥＳ」の場合）、制御部２１は、この伝票の登録日時の取得処理を実行する（ステップＳ２−６）。具体的には、制御部２１の照合処理手段２１３は、バーコード５２１から読み取った伝票コードに基づいて、伝票データ記憶部２３から伝票レコード２３０を特定し、登録日時を取得する。次に、照合処理手段２１３は、バーコード５２２から読み取った登録日時をバーコードデータ取得手段２１４から取得する。
On the other hand, when the
そして、制御部２１は、伝票レコード２３０の登録日時と、バーコード５２２から取得した日時とを比較する（ステップＳ２−７）。両者が一致した場合（ステップＳ２−７において「ＹＥＳ」の場合）、照合処理手段２１３は承認登録処理を実行する（ステップＳ２−８）。具体的には、照合処理手段２１３は、この承認管理レコード２４０に、システムタイマから取得した現在日時を承認日時として追加記録する。
Then, the
次に、照合処理手段２１３は、伝票データ記憶部２３に記録された伝票レコード２３０のステータスを変更する。ここでは、伝票レコード２３０に「起案部門承認済」フラグを記録する。なお、経理部門承認者端末４０における承認処理の場合には、「経理部門承認済」フラグを記録する。
Next, the
更に、照合処理手段２１３は、権限データ記憶部２２に記録された権限テーブル２２０に基づいて、次の承認処理の権限者の社員コード（権限者コード）を特定する。そして、この伝票の伝票コードに対して、この権限者コードを関連付けた承認管理レコード２４０を生成し、承認管理データ記憶部２４に登録する。この場合も、承認日時データ領域は空欄にしておく。
Furthermore, the collation processing means 213 specifies the employee code (authority person code) of the authorized person for the next approval process based on the authorization table 220 recorded in the authorization
一方、伝票レコード２３０の登録日時とバーコード５２２から取得した日時が一致しな
い場合（ステップＳ２−７において「ＮＯ」の場合）、照合処理手段２１３は、アラーム処理を実行する（ステップＳ２−５）。具体的には、照合処理手段２１３は、この証憑台紙５００については承認処理を行なうことができないことを起案部門承認者端末３０に出力する。この場合、権限者は、伝票データ記憶部２３に登録されている内容と、証憑台紙５００の印字内容とに齟齬があることを把握することができる。
On the other hand, when the registration date / time of the
そして、照合処理手段２１３は、伝票データ記憶部２３に記録された伝票レコード２３０を用いて起案者を特定し、この起案者の電子メールアドレスを社員マスタから取得する。そして、照合処理手段２１３は、起案者に承認処理のエラー通知を送信する。なお、この場合には承認登録処理は行われない。
Then, the
承認者は、すべての証憑台紙５００についての処理を完了するまで、順次、証憑台紙５００のバーコード（５２１，５２２）の読取処理を継続する（ステップＳ２−９において「ＮＯ」）。
The approver sequentially reads the barcodes (521, 522) of the
一方、すべての証憑台紙５００についての処理を完了した場合には、起案部門承認者端末３０のディスプレイに出力された承認一覧画面上の完了ボタンを選択する（ステップＳ２−９において「ＹＥＳ」）。この場合、起案部門承認者端末３０は、承認支援サーバ２０に対して完了通知を送信する。
On the other hand, when the processing for all the voucher mounts 500 is completed, the completion button on the approval list screen output on the display of the drafting
この完了通知を受信した承認支援サーバ２０の制御部２１は、承認漏れ確認処理を実行する。この承認漏れ確認処理を、図９を用いて説明する。
（承認漏れ確認処理）
まず、制御部２１は、残っている未承認伝票の検索処理を実行する（ステップＳ３−１）。具体的には、制御部２１の確認処理手段２１５は、この権限者について、承認日時が空欄の承認管理レコード２４０を検索して、まだ承認処理が行なわれていない伝票（未承認伝票）を検索する。未承認伝票が残っていない場合（ステップＳ３−２において「ＮＯ」の場合）、制御部２１は、この権限者についての承認処理を終了する。
The
(Approval omission confirmation process)
First, the
一方、未承認伝票が残っている場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）、今回、承認処理を行なった案件で同時期に先処理が行なわれた未承認伝票の検索処理を行なう（ステップＳ３−３）。具体的には、制御部２１の確認処理手段２１５は、今回の承認処理を行なった既承認伝票（既承認起案文書）及び未承認伝票に関する伝票レコード２３０を特定する。更に、確認処理手段２１５は、２回目以降の承認処理の場合（例えば、既に起案部門の承認処理を完了し、今回は経理部門の承認処理の場合）には、先の承認管理レコード２４０を特定する。そして、確認処理手段２１５は、特定した伝票レコード２３０の登録日時や、承認管理レコード２４０の承認日時の内、最新の更新日時を特定する。次に、確認処理手段２１５は、既承認伝票の最新更新日時と未承認伝票の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間（例えば、１日間）以下の未承認伝票を検索する。このような未承認伝票が残っていない場合（ステップＳ３−４において「ＮＯ」の場合）、制御部２１は、この権限者についての承認処理を終了する。
On the other hand, if an unapproved voucher remains (in the case of “YES” in step S3-2), a search process for an unapproved voucher that has been pre-processed at the same time in the case for which approval processing has been performed this time is performed ( Step S3-3). Specifically, the confirmation processing means 215 of the
一方、同時期に先処理された未承認の承認管理レコード２４０が残っている場合（ステップＳ３−４において「ＹＥＳ」の場合）には、確認処理手段２１５は、起案部門承認者端末３０のディスプレイに確認画面の出力処理を実行する（ステップＳ３−５）。この確認画面を見た権限者は、回付された証憑台紙５００において、バーコードを読み取り損ねている証憑台紙５００がないかどうかを確認する。バーコードを読み取り損ねている証憑台紙５００を発見した場合には、この証憑台紙５００のバーコードを読み取る。この場合（ステップＳ３−６において「ＮＯ」の場合）、図８に示すステップＳ２−３に戻る。
On the other hand, when the unapproved
一方、バーコードを読み取り損ねている証憑台紙５００がない場合には、確認画面上の完了ボタンを選択する。この場合（ステップＳ３−６において「ＹＥＳ」の場合）、制御部２１は、この権限者についての承認処理を終了する。以上の承認処理を、最終的に決裁されるまで繰り返す。
On the other hand, if there is no
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、バーコード印字欄５２０には、伝票コードをコード化したバーコード５２１と、登録日時をコード化したバーコード５２２とが印字される。更に、各バーコード（５２１，５２２）に対応して、その内容（ここでは伝票コード，登録日時）が印字される。そして、承認処理においては、承認支援サーバ２０の制御部２１は、バーコード取得処理を実行する（ステップＳ２−３）。ここでは、制御部２１のバーコードデータ取得手段２１４が、起案部門承認者端末３０から承認依頼のバーコードデータを取得する。バーコードデータ取得手段２１４から取得した伝票コードを含む承認管理レコード２４０の登録がある場合（ステップＳ２−４において「ＹＥＳ」の場合）、制御部２１は、この伝票の登録日時の取得処理を実行する。これにより、紙起案文書を確認しながら、効率的に電子起案文書を特定することができる。
As described above, according to the present embodiment, the following effects can be obtained.
In the above-described embodiment, the
更に、バーコードデータ取得手段２１４から取得した伝票コードを含む承認管理レコード２４０の登録が無い場合（ステップＳ２−４において「ＮＯ」の場合）、照合処理手段２１３は、アラーム処理を実行する（ステップＳ２−５）。これにより、例えば、他の権限者の伝票や、既に承認処理が行なわれた伝票等のように、誤った紙起案文書が回付されている場合には、誤った承認処理を抑制することができる。
Further, when there is no registration of the
更に、制御部２１は、伝票レコード２３０の登録日時と、バーコード５２２から取得した日時とを比較する（ステップＳ２−７）。両者が一致した場合（ステップＳ２−７において「ＹＥＳ」の場合）、照合処理手段２１３は承認登録処理を実行する（ステップＳ２−８）。これにより、紙起案文書の回付後に電子起案文書が修正・変更された場合において、起案文書の整合性を確認することにより、印刷後に修正や変更が行なわれた起案文書による誤処理を抑制することができる。
Further, the
・ 上記実施形態では、制御部２１は、承認漏れ確認処理を実行する。具体的には、今回、承認処理を行なった案件で同時期に先処理が行なわれた未承認伝票の検索処理を行なう（ステップＳ３−３）。同時期に先処理された未承認の承認管理レコード２４０が残っている場合（ステップＳ３−４において「ＹＥＳ」の場合）には、確認処理手段２１５は、起案部門承認者端末３０のディスプレイに確認画面の出力処理を実行する（ステップＳ３−５）。紙起案文書の場合、回付に時間を要する。一方、承認者においても、紙起案文書を読み飛ばしてしまう場合がある。同時期に起票等の先処理が行なわれた起案文書を一つのグループとして扱い、管理することにより、承認忘れを抑制することができる。
In the above embodiment, the
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、企業内の社員が起案者として起票した起案文書（経理伝票）を承認者が行なう承認処理を支援する場合に用いる場合を想定したが、起案文書はこれに限定されるものではない。
In addition, you may change the said embodiment into the following aspects.
In the above embodiment, it is assumed that a draft document (accounting slip) drafted by a company employee as a drafter is used to support the approval process performed by the approver, but the draft document is limited to this. It is not a thing.
○ 上記実施形態では、今回の承認処理を行なった案件で同時期に先処理が行なわれた未承認伝票の検索処理を行なう（ステップＳ３−３）。これに加えて、先処理が同一者によって行なわれた未承認伝票の検索処理を行なってもよい。具体的には、確認処理手段２１５は、既承認伝票の最新更新日時と未承認伝票の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間（例えば、１日間）以下の未承認伝票を検索する場合、先処理を行なった社員コードが一致することも条件とする。同一者が先処理を行なった伝票は、通常、同時に回
付されるため、より確実に承認忘れを防止することができる。
In the above embodiment, a search process for unapproved slips that have been pre-processed at the same time in the case where the current approval process has been performed is performed (step S3-3). In addition to this, an unapproved slip search process in which the previous process is performed by the same person may be performed. Specifically, the
○ 上記実施形態では、制御部２１の伝票登録手段２１１は、この起案について証憑台紙を作成するための印刷データを生成する。この場合には、伝票コード及び登録日時を、それぞれコード化して生成したコードシンボル（バーコード画像）を生成する。紙起案文書を識別するためのコードシンボルはバーコードに限定されるものではない。紙起案文書を個別に特定できるものであれば、２次元コードや、紙起案文書に添付されたリライタブルＩＣタグを用いることも可能である。
In the above embodiment, the
○ 上記実施形態では、伝票コード及び登録日時を、それぞれコード化して生成したコードシンボル（バーコード画像）を生成する。そして、制御部２１は、伝票レコード２３０の登録日時と、バーコード５２２から取得した日時とを比較する（ステップＳ２−７）。両者が一致した場合（ステップＳ２−７において「ＹＥＳ」の場合）、照合処理手段２１３は承認登録処理を実行する（ステップＳ２−８）。ここで、照合に用いる時刻情報は、登録日時に限定されるものではなく、例えば印刷時刻であってもよい。この場合には、伝票レコード２３０の第１時刻情報や、バーコード５２２の第２時刻情報として印刷日時に関するデータを用いる。これにより、印刷日時を用いて、起案文書のバージョンを確認することができ、誤処理を抑制することができる。
In the above embodiment, a code symbol (barcode image) generated by coding the slip code and the registration date is generated. Then, the
○ 上記実施形態では、制御部２１の伝票登録手段２１１は、この起案について証憑台紙を作成するための印刷データを生成する。この場合には、伝票コード及び登録日時を、それぞれコード化して生成したコードシンボル（バーコード画像）を生成する。そして、承認処理において、制御部２１は、伝票レコード２３０の登録日時と、バーコード５２２から取得した日時とを比較し、両者が一致した場合（ステップＳ２−７において「ＹＥＳ」の場合）、照合処理手段２１３は承認登録処理を実行する（ステップＳ２−８）。これに代えて、第１時刻情報と第２時刻情報とを異なる処理時刻を用いてもよい。例えば、伝票レコード２３０の登録日時とは別に、印刷日時のコードシンボル（バーコード画像）を生成して、紙起案文書に印字させるようにしてもよい。この場合には、ステップＳ２−７において、伝票レコード２３０の登録日時と、バーコード５２２から取得した印刷日時とを比較し、印刷日時が登録日時より後の場合、照合処理手段２１３は承認登録処理を実行する（ステップＳ２−８）。これにより、異なる時刻情報を用いて起案文書の整合性を確認することができる。
In the above embodiment, the
１０…起案者端末、２０…承認支援サーバ、２１…制御部、２１０…ユーザ認証手段、２１１…伝票登録手段、２１２…伝票照会手段、２１３…照合処理手段、２１４…バーコードデータ取得手段、２１５…確認処理手段、２２…権限データ記憶部、２３…伝票データ記憶部、２４…承認管理データ記憶部、３０…起案部門承認者端末、４０…経理部門承認者端末。
DESCRIPTION OF
Claims (6)
起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、
起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムであって、
前記制御手段が、
起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、
この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録手段と、
承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、
前記コードシンボル読取手段を用いて帳票に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、
前記第１時刻情報における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理手段
として機能することを特徴とする承認支援システム。 Control means connected to the drafter terminal provided with printing means, and the approver terminal provided with code symbol reading means;
An application data storage means in which a draft document record configured to include data relating to a draft document code, drafter code, draft content, first time information about registration time when the draft document is registered , and status,
An approval support system including an approver data storage unit that records an approver code in association with a drafter code,
The control means is
A draft document record for the draft document drafted at the drafter terminal is recorded in the application data storage means;
Generating a code symbol for specifying the second time information about the printing time when the drafting document was printed and the drafting document code, generating print data for printing a form with the code symbol, Drafting document registration means to be printed in the printing means;
When obtaining the approver code from the approver terminal, identify the draft document record of the drafter code associated with the approver code using the approver data storage means,
Obtaining the second time information and the draft document code from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and specifying the first time information from the application data storage means using the draft document code;
Collation processing means for collating the registration time in the first time information with the printing time in the second time information and recording a flag for approving the draft document if the printing time is later than the registration time An approval support system characterized by functioning.
承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、 When recording the flag to be approved, record the approval date and time in the approval management data storage unit in association with the draft document code of the draft document,
前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、 If a notification of completion of reading the code symbol is received from the approver terminal, search for an unapproved draft document regarding the approver code,
未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特 If an unapproved draft document remains, the special approver code is obtained when the approver code is obtained from the approver terminal.
定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、In the specified draft document record, identify the draft document record related to the approved draft document and the unapproved draft document in which the flag to approve the draft document is recorded, and update the latest within the registration date or approval date of the identified draft document record Identify the date and time,
前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、 Compare the latest update date and time of the already approved draft document with the latest update date and time of the unapproved draft document, and search for an unapproved draft document whose interval is a predetermined period or less,
未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理手段として更に機能する請求項１に記載の承認支援システム。 The approval support system according to claim 1, further functioning as a confirmation processing unit that outputs an alarm to the approver terminal when an unapproved draft document is extracted.
起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、 An application data storage means in which a draft document record configured to include data relating to a draft document code, drafter code, draft content, first time information about registration time when the draft document is registered, and status,
起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムを用いて承認処理を支援する方法であって、 A method of supporting an approval process using an approval support system provided with an approver data storage means that records an approver code in association with a drafter code,
前記制御手段が、 The control means is
起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、 A draft document record for the draft document drafted at the drafter terminal is recorded in the application data storage means;
この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録段階と、 Generating a code symbol for specifying the second time information about the printing time when the drafting document was printed and the drafting document code, generating print data for printing a form with the code symbol, A draft document registration stage to be printed by the printing means;
承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、 When obtaining the approver code from the approver terminal, identify the draft document record of the drafter code associated with the approver code using the approver data storage means,
前記コードシンボル読取手段を用いて帳票に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、 Obtaining the second time information and the draft document code from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and specifying the first time information from the application data storage means using the draft document code;
前記第１時刻情報における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理段階と A collation processing step of collating a registration time in the first time information with a printing time in the second time information and recording a flag for approving the draft document if the printing time is later than the registration time;
を実行することを特徴とする承認支援方法。The approval support method characterized by performing this.
承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、 When recording the flag to be approved, record the approval date and time in the approval management data storage unit in association with the draft document code of the draft document,
前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、 If a notification of completion of reading the code symbol is received from the approver terminal, search for an unapproved draft document regarding the approver code,
未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、 If unapproved draft documents remain, drafts related to the approved draft documents and unapproved draft documents in which the flag to approve the draft document is recorded in the draft document record specified when the approver code is acquired from the approver terminal. Specify the document record, specify the latest update date / time within the registration date / approval date / time of the specified draft document record,
前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、 Compare the latest update date and time of the already approved draft document with the latest update date and time of the unapproved draft document, and search for an unapproved draft document whose interval is a predetermined period or less,
未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理段階を更に実行することを特徴とする請求項３に記載の承認支援方法。 4. The approval support method according to claim 3, further comprising executing a confirmation processing step of outputting an alarm to the approver terminal when an unapproved draft document is extracted.
起案文書コード、起案者コード、起案内容、起案文書が登録された登録時刻についての第１時刻情報、ステータスに関するデータを含んで構成される起案文書レコードが記録される申請データ記憶手段と、 An application data storage means in which a draft document record configured to include data relating to a draft document code, drafter code, draft content, first time information about registration time when the draft document is registered, and status,
起案者コードに関連付けて承認者コードを記録した承認者データ記憶手段とを設けた承認支援システムを用いて承認処理を支援するプログラムであって、 A program that supports an approval process using an approval support system provided with an approver data storage means that records an approver code in association with a drafter code,
前記制御手段を、 The control means;
起案者端末において起案された起案文書について起案文書レコードを前記申請データ記憶手段に記録し、 A draft document record for the draft document drafted at the drafter terminal is recorded in the application data storage means;
この起案文書が印刷された印刷時刻についての第２時刻情報と起案文書コードとを特定するためのコードシンボルを生成し、このコードシンボルを付した帳票を印字するための印刷データを生成し、前記印刷手段において印刷させる起案文書登録手段と、 Generating a code symbol for specifying the second time information about the printing time when the drafting document was printed and the drafting document code, generating print data for printing a form with the code symbol, Drafting document registration means to be printed in the printing means;
承認者端末から承認者コードを取得した場合、前記承認者データ記憶手段を用いて前記承認者コードに関連付けられた起案者コードの起案文書レコードを特定し、 When obtaining the approver code from the approver terminal, identify the draft document record of the drafter code associated with the approver code using the approver data storage means,
前記コードシンボル読取手段を用いて帳票に印字されたコードシンボルから第２時刻情報と起案文書コードとを取得し、この起案文書コードを用いて前記申請データ記憶手段から第１時刻情報を特定し、 Obtaining the second time information and the draft document code from the code symbol printed on the form using the code symbol reading means, and specifying the first time information from the application data storage means using the draft document code;
前記第１時刻情報における登録時刻と前記第２時刻情報における印刷時刻とを照合して、前記印刷時刻が前記登録時刻より遅い場合には、前記起案文書を承認するフラグを記録する照合処理手段として機能させることを特徴とする承認支援プログラム。 Collation processing means for collating the registration time in the first time information with the printing time in the second time information and recording a flag for approving the draft document if the printing time is later than the registration time An approval support program characterized by functioning.
承認するフラグを記録する場合には、前記起案文書の起案文書コードに関連付けて承認日時を承認管理データ記憶部に記録し、 When recording the flag to be approved, record the approval date and time in the approval management data storage unit in association with the draft document code of the draft document,
前記承認者端末からコードシンボルの読み取りの完了通知を受信した場合、承認者コードに関して未承認起案文書を検索し、 If a notification of completion of reading the code symbol is received from the approver terminal, search for an unapproved draft document regarding the approver code,
未承認起案文書が残っている場合、前記承認者端末から承認者コードを取得した時に特定した起案文書レコードにおいて、起案文書を承認するフラグが記録された既承認起案文書及び未承認起案文書に関する起案文書レコードを特定し、特定した起案文書レコードの登録日時又は承認日時の内で最新更新日時を特定し、 If unapproved draft documents remain, drafts related to the approved draft documents and unapproved draft documents in which the flag to approve the draft document is recorded in the draft document record specified when the approver code is acquired from the approver terminal. Specify the document record, specify the latest update date / time within the registration date / approval date / time of the specified draft document record,
前記既承認起案文書の最新更新日時と、前記未承認起案文書の最新更新日時とを比較し、両者の間隔が所定期間以下の未承認起案文書を検索し、 Compare the latest update date and time of the already approved draft document with the latest update date and time of the unapproved draft document, and search for an unapproved draft document whose interval is a predetermined period or less,
未承認起案文書を抽出した場合には、前記承認者端末にアラームを出力する確認処理手段として更に機能させる請求項５に記載の承認支援プログラム。 6. The approval support program according to claim 5, wherein when an unapproved draft document is extracted, the approval support program further functions as a confirmation processing unit that outputs an alarm to the approver terminal.
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