JP2008107912A - Business management apparatus, business management method and business management program - Google Patents

Business management apparatus, business management method and business management program Download PDF

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JP2008107912A JP2006287744A JP2006287744A JP2008107912A JP 2008107912 A JP2008107912 A JP 2008107912A JP 2006287744 A JP2006287744 A JP 2006287744A JP 2006287744 A JP2006287744 A JP 2006287744A JP 2008107912 A JP2008107912 A JP 2008107912A
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進 白石
Koichiro Kodama
幸一郎 児玉
Masahiro Domae
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Ricoh Co Ltd
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Ricoh Co Ltd
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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a business management apparatus, a business management method and a business management program for efficiently and accurately performing approval on a work flow and surely managing the voucher for the approval. <P>SOLUTION: An applicant prepares an application and requests approval of the application on a client terminal 10. Then, the client terminal 10 transmits an approval request including data concerned with the contents of the application and a specified attached document file to a work flow management server 20. An approver executes confirmation processing in a client terminal 15. When an approval instruction is included in a confirmation result note received from the client terminal 15, a work flow management means 212 of a control part 21 in the work flow management server 20 allows a time stamp acquisition means 213 to acquire a time stamp and embeds the time stamp in the attached document file. Further, the control part 21 executes approval time registration processing. <P>COPYRIGHT: (C)2008,JPO&INPIT

Description

本発明は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムに関する。   The present invention relates to a business management apparatus, a business management method, and a business management program for efficiently and accurately performing approval on a workflow and reliably managing vouchers for the approval.

今日、企業内等におけるワークフローについては、ネットワークを利用した電子化が進められている。例えば、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる処理をペーパーレスで実行できるようにする個人立替経費精算システムもが検討されている（例えば、特許文献１参照。）。この文献記載の技術によれば、精算申請者が入力した精算申請情報は、サーバに転送され、さらに会計システムが稼働するホストで処理され、銀行のファームバンクシステムに送られて、申請者の預金口座に該当金額が振り込まれる。このとき上司によって電子承認がなされて、電子データが承認ステータスに変わる。また経理等の小払区担当がサーバやホストのデータをサンプル抽出してチェックする。領収書が必要な場合、申請入力時にシステムが自動判定して専用台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して上司の承認を受け、経理の小払区担当に提出し、小払区担当から電子承認データをサーバに送信することにより、領収書データを承認ステータスに変更する。   Today, in-house workflows are being digitized using networks. For example, in the payment process of personal advance payment, a personal payment expense settlement system is being studied that enables paperless processing from data entry by the settlement application to settlement, accounting processing, and farm banking processing (for example, , See Patent Document 1). According to the technique described in this document, the settlement application information entered by the settlement applicant is transferred to the server, further processed by the host on which the accounting system operates, and sent to the bank's farm bank system for saving the applicant's deposit. The appropriate amount is transferred to the account. At this time, electronic approval is made by the supervisor, and the electronic data changes to an approval status. In addition, the person in charge of accounting, etc., samples and checks server and host data. When a receipt is required, the system automatically determines when the application is entered and prints out a special mount. The applicant attaches the receipt to the manager, approves the manager, and submits it to the accounting department. The receipt data is changed to an approval status by sending electronic approval data from the person in charge of the small payment ward to the server.

また、このようなワークフロー上の処理を的確に行なうために、電子文書の真正性を担保するための技術も検討されている（例えば、特許文献２参照。）。この文献記載の技術によれば、印刷媒体の記載情報をクライアント装置より受け付けてハッシュ値を生成すると共に管理レコードを管理データベースに格納する。印刷媒体のイメージデータをクライアント装置より受信し当該イメージデータから抽出した記載情報に基づくハッシュ値を生成すると共にイメージレコードをイメージデータベースに格納する。更に、クライアント装置から修正情報を受信すると共に修正レコードを管理データベースに格納する。また、クライアント装置から真正性確認要求を受信するなどして管理データベースにおいて該当管理レコード等を特定し、特定した管理レコード等を最終のタイムスタンプの新旧順で列挙しクライアント装置に出力する。
特開２００２−２７９１４６号公報（第１頁） 特開２００６−６５３８１号公報（第１頁） In addition, a technique for ensuring the authenticity of an electronic document has been studied in order to accurately perform such processing on the workflow (see, for example, Patent Document 2). According to the technique described in this document, the description information of the print medium is received from the client device to generate a hash value, and the management record is stored in the management database. The image data of the print medium is received from the client device, a hash value is generated based on the description information extracted from the image data, and the image record is stored in the image database. Further, the correction information is received from the client device and the correction record is stored in the management database. Also, the management record is identified in the management database by receiving an authenticity confirmation request from the client device, and the identified management records are enumerated in order of the oldest and newest time stamps and output to the client device.
JP 2002-279146 A (first page) JP 2006-65381 A (first page)

特許文献１に記載の技術を用いることにより、各部門の業務の効率化や迅速化による総合的な合理化を図ることができる。この場合においても、このとき精算申請者の入力に従って領収書の要／不要の自動判定が行われ、領収書が必要であれば、端末は所定の領収書貼付用の証憑確認用台紙を出力する。そして、精算申請者は、該当する領収書をその台紙に貼付し、決済権限をもつ例えばその精算申請者の上司に証憑確認用台紙を提出することになる。このように、経理部門でも、電子承認／電子ワークフロー化が進んでいる。しかし、その際、領収書・請求書・請求明細書等の紙媒体の「経理証憑」の電子添付の取り扱いについて、実用的な方法が確立されていない。   By using the technique described in Patent Document 1, it is possible to achieve comprehensive rationalization by improving the efficiency and speed of operations in each department. Even in this case, an automatic determination is made as to whether the receipt is necessary or not according to the input from the checkout applicant, and if the receipt is necessary, the terminal outputs a voucher confirmation mount for attaching a predetermined receipt. . Then, the settlement application applicant attaches the corresponding receipt to the mount, and submits a voucher confirmation mount to the manager of the settlement application who has the settlement authority, for example. In this way, accounting departments are also making electronic approvals / electronic workflows. However, at that time, a practical method has not been established for handling electronic attachment of “accounting vouchers” for paper media such as receipts, invoices and billing specifications.

一方、２００５年４月に「電子帳簿保存法」が改正され、相手から受け取った紙媒体による「経理証憑」のスキャナ読込による電子保管も一定条件の下で認められるようになった。この電子帳簿保存法では、紙媒体の経理証憑のスキャナ読込による電子保管の１つの条件として、電子文書（電子ファイル）へのタイムスタンプが前提となっている。特許文献２に記載の技術を用いることにより、このようなタイムスタンプを管理することができ
る。また、インターネット上でもタイムスタンプの発行サービスを行なっている。 On the other hand, the “Electronic Bookkeeping Law” was amended in April 2005, and electronic storage by scanning the “Accounting Certificate” using paper media received from the other party was also permitted under certain conditions. In this electronic book storage method, a time stamp on an electronic document (electronic file) is premised as one condition for electronic storage by reading a paper medium accounting certificate. By using the technique described in Patent Document 2, such a time stamp can be managed. In addition, a time stamp issuance service is available on the Internet.

しかし、ワークフローでの操作に加えて、別途、タイムスタンプを取得する操作を行なうことを煩雑であり、現実的でない。また、このようなタイムスタンプには有効期限がある。このような有効期限と経理証憑の保存期間との関係において、適切なタイムスタンプの管理を行なう必要がある。   However, in addition to the operation in the workflow, separately performing an operation for obtaining a time stamp is complicated and not practical. Also, such a time stamp has an expiration date. It is necessary to manage an appropriate time stamp in relation to the expiration date and the storage period of the accounting certificate.

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供することにある。   The present invention has been made in order to solve the above-mentioned problems, and its purpose is to efficiently and accurately perform approval on the workflow, and to manage the voucher for that purpose. It is to provide a method and business management program.

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。   In order to solve the above-described problems, the invention described in claim 1 includes an approval data storage means for recording application contents and approval time for each management identifier of the application, and a voucher data storage for recording voucher image data relating to the application. And a control means connected to the applicant terminal and the approver terminal, and a business management apparatus for managing a workflow, wherein the control means receives application content data and voucher image data from the applicant terminal. And the application content is recorded in the approval data storage means, the acquired voucher image data is recorded in the voucher data storage means in association with the management identifier, and the approver terminal On the other hand, the workflow management means for providing the application content data and the voucher image data, and the work that has obtained the approval data from the approver terminal. A time authentication unit that acquires time authentication data based on an instruction from the row management unit and records it in the voucher data storage unit in association with the voucher image data, and the workflow management unit includes: The gist is to record the acquired time information as the approval time in the approval data storage means.

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の業務管理装置において、申請者識別子に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。   The invention described in claim 2 is the business management apparatus according to claim 1, further comprising authority data storage means for recording data relating to the approver identifier with respect to the applicant identifier, wherein the workflow management means includes the application From the applicant terminal, obtain the applicant identifier of the applicant, use the authority data storage means to identify the approver identifier corresponding to the applicant identifier, and when providing the application content data and voucher image data, The gist is to provide to the approver terminal specified based on the approver identifier.

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の業務管理装置において、申請種別に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。   The invention described in claim 3 is the business management apparatus according to claim 1 or 2, further comprising authority data storage means for recording data relating to the approver identifier for the application type, wherein the workflow management means includes the The application type of the application is acquired from the applicant terminal, the approver identifier corresponding to the application type is specified using the authority data storage means, and when the application content data and voucher image data are provided, the approver The gist is to provide to the approver terminal specified based on the identifier.

請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記時刻認証手段は、取得した時刻認証データを前記証憑イメージと一体化させた時刻認証ファイルを生成して、前記証憑データ記憶手段に記録することを要旨とする。   According to a fourth aspect of the present invention, in the business management apparatus according to any one of the first to third aspects, the time authentication unit includes a time authentication file in which the acquired time authentication data is integrated with the voucher image. Is generated and recorded in the voucher data storage means.

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記制御手段が、前記時刻認証データの有効期限を取得し、現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを要旨とする。   According to a fifth aspect of the present invention, in the business management device according to any one of the first to fourth aspects, the control unit obtains an expiration date of the time authentication data, and a current date is determined from the expiration date. If it is included within a predetermined period, the gist further includes an authentication update means for obtaining the voucher image data recorded in the voucher data storage means and reacquiring time authentication data.

請求項６に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承
認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。 The invention according to claim 6 is an approval data storage means for recording the application contents and approval time for each application management identifier, a voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application, an applicant terminal and an approver A business management method for managing a workflow using a business management device having a control means connected to a terminal, wherein the control means receives application content data and voucher image data from the applicant terminal. If acquired, the management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means, the acquired voucher image data is recorded in the voucher data storage means in association with the management identifier, and the approver terminal , Providing the application content data and voucher image data, and obtaining the approval data from the approver terminal, obtaining the time authentication data, In association with voucher image data recorded on the voucher data storage means, and be required to record the authorization data storage means the time information acquired as approval time.

請求項７に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、前記制御手段を、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを要旨とする。   The invention according to claim 7 is an approval data storage means for recording application contents and approval time, a voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application, an applicant terminal and an approver for each management identifier of the application. A business management program for managing a workflow using a business management device comprising control means connected to a terminal, wherein the control means sends application content data and voucher image data from the applicant terminal. If acquired, the management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means, the acquired voucher image data is recorded in the voucher data storage means in association with the management identifier, and the approver terminal , Workflow management means for providing the application content data and voucher image data, and a work piece obtained from the approver terminal. Based on an instruction from the row management means, time authentication data is acquired and associated with the voucher image data to be recorded in the voucher data storage means, and the workflow management means includes the time authentication means. The gist is to make the function to record the acquired time information as the approval time in the approval data storage means.

（作用）
本発明によれば、制御手段が、承認者端末から承認データを取得した場合、時刻認証データを取得し、証憑イメージデータと関連付けて証憑データ記憶手段に記録する。そして、時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として承認データ記憶手段に記録する。これにより、証憑データの時刻認証と、ワークフロー上での承認時刻を一致させて管理することができる。従って、証憑の存在の確実性を向上させることができる。 (Function)
According to the present invention, when the control unit acquires the approval data from the approver terminal, the control unit acquires time authentication data and records it in the voucher data storage unit in association with the voucher image data. Then, the time information acquired by the time authentication unit is recorded in the approval data storage unit as the approval time. Thereby, time authentication of voucher data and approval time on the workflow can be matched and managed. Therefore, the certainty of existence of the voucher can be improved.

本発明によれば、申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請者毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。   According to the present invention, the approver identifier corresponding to the approver identifier is specified, and when the application content data and the voucher image data are provided, the approver identifier is provided to the approver terminal specified based on the approver identifier. Thereby, it is possible to cope with a case where approval authority is distributed for each applicant.

本発明によれば、申請種別に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請種別毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。   According to the present invention, the approver identifier corresponding to the application type is specified, and when the application content data and the voucher image data are provided, it is provided to the approver terminal specified based on the approver identifier. Thereby, it is possible to cope with a case where approval authority is distributed for each application type.

本発明によれば、現在日付が有効期限から所定期間内に含まれる場合には、証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する。これにより、証憑の保存期間が、時刻認証データの有効期限よりも長い場合にも、証憑の存在の確実性を維持させることができる。   According to the present invention, when the current date is included in the predetermined period from the expiration date, the voucher image data recorded in the voucher data storage unit is acquired, and the time authentication data is acquired again. Thus, even when the voucher storage period is longer than the expiration date of the time authentication data, the certainty of the voucher can be maintained.

本発明によれば、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供する
ことができる。 According to the present invention, it is possible to provide a business management device, a business management method, and a business management program for efficiently and accurately performing approval on a workflow and reliably managing vouchers for the approval.

以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図６を用いて説明する。本実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合に、この申請に関する証憑を管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムとして説明する。   Hereinafter, an embodiment embodying the present invention will be described with reference to FIGS. This embodiment will be described as a business management device, a business management method, and a business management program for managing vouchers related to an application when a company employee makes an expense application on a workflow.

本実施形態では、ネットワークに接続されたクライアント端末（１０、１５）、ワークフロー管理サーバ２０を用いる。更に、ワークフロー管理サーバ２０には、インターネットを介して、時刻情報を提供するタイムスタンプ局３０が接続される。   In this embodiment, the client terminals (10, 15) connected to the network and the workflow management server 20 are used. Furthermore, a time stamp station 30 that provides time information is connected to the workflow management server 20 via the Internet.

クライアント端末１０は申請者が利用するコンピュータ端末であり、申請書類を作成する場合に用いられる。申請書類を作成する場合、スキャナ装置を用いて、申請内容を証明するための証憑のイメージデータを作成し、この申請書に添付する。一方、クライアント端末１５は承認者が利用するコンピュータ端末であり、申請内容や証憑のイメージデータを確認して承認を行なうために用いられる。クライアント端末（１０、１５）は、それぞれ制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、入力手段（キーボードやポインティングデバイス）、出力手段（ディスプレイ）、通信手段等を備える。更に、クライアント端末（１０、１５）は、ブラウザや通信に関するプログラムを格納しており、これらプログラムを用いることにより、後述するワークフローへの登録や承認のための処理を行なう。   The client terminal 10 is a computer terminal used by the applicant and is used when creating an application document. When creating an application document, a scanner device is used to create image data of a voucher for certifying the application contents and attach it to this application form. On the other hand, the client terminal 15 is a computer terminal used by an approver, and is used for confirming and approving application contents and image data of a voucher. Each of the client terminals (10, 15) includes a control means (CPU), storage means (RAM, ROM, etc.), input means (keyboard or pointing device), output means (display), communication means, and the like. Further, the client terminal (10, 15) stores a program related to the browser and communication, and performs processing for registration and approval in a workflow, which will be described later, by using these programs.

各クライアント端末（１０、１５）は、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ２０に接続される。このワークフロー管理サーバ２０は、ワークフローを管理するコンピュータシステムである。このワークフロー管理サーバ２０は、制御部２１を備える。そして、制御部２１は、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段等を備える。この制御部２１は、各種申請のワークフローを管理するとともに、申請書に添付された証憑データの管理を行なう。このため、ユーザ認証手段２１１、ワークフロー管理手段２１２、時刻認証手段してのタイムスタンプ取得手段２１３、認証更新手段としてのタイムスタンプ更新手段２１４として機能する。   Each client terminal (10, 15) is connected to the workflow management server 20 via a network. The workflow management server 20 is a computer system that manages workflows. The workflow management server 20 includes a control unit 21. The control unit 21 includes control means (CPU), storage means (RAM, ROM, etc.), communication means, and the like. The control unit 21 manages the workflow of various applications and manages voucher data attached to the application form. Therefore, it functions as a user authentication unit 211, a workflow management unit 212, a time stamp acquisition unit 213 as a time authentication unit, and a time stamp update unit 214 as an authentication update unit.

このワークフロー管理サーバ２０は、承認データ記憶手段としての管理データ記憶部２２、証憑データ記憶手段としての証憑データ記憶部２３、権限データ記憶手段としてのマスタデータ記憶部２４を備える。   The workflow management server 20 includes a management data storage unit 22 as an approval data storage unit, a voucher data storage unit 23 as a voucher data storage unit, and a master data storage unit 24 as an authority data storage unit.

管理データ記憶部２２には、図２に示すように、各申請の申請内容データを管理するための管理レコード２２０が格納されている。この管理レコード２２０は、申請によって登録され、ワークフローによって更新される。管理レコード２２０は、管理ＩＤ、部署ＩＤ、申請者ＩＤ、申請種別、申請内容、申請日時、承認者ＩＤ、承認日時、更新要否フラグ、更新日時に関するデータを含んで構成される。   As shown in FIG. 2, the management data storage unit 22 stores a management record 220 for managing the application content data of each application. The management record 220 is registered by application and updated by the workflow. The management record 220 includes data relating to a management ID, a department ID, an applicant ID, an application type, an application content, an application date / time, an approver ID, an approval date / time, an update necessity flag, and an update date / time.

管理ＩＤデータ領域には、各申請を個別に特定するために割り振られた識別子に関するデータが記録される。この管理ＩＤは、申請が行なわれた場合に割り振られる。
部署ＩＤデータ領域には、申請が行なわれた部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。 In the management ID data area, data relating to an identifier assigned to individually identify each application is recorded. This management ID is assigned when an application is made.
In the department ID data area, data relating to an identifier for identifying the department where the application has been made is recorded.

申請者ＩＤデータ領域には、申請を行なった社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。
申請種別データ領域には、この申請の種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。後述するマスタデータ記憶部２４を用いることにより、申請者ＩＤ及び申請種
別に基づいてワークフロー上の承認者を決定することができる。 In the applicant ID data area, data relating to an identifier for identifying the employee who applied for the application is recorded.
In the application type data area, data relating to an identifier for specifying the type of application is recorded. By using a master data storage unit 24 to be described later, an approver on the workflow can be determined based on the applicant ID and the application type.

申請内容、申請日時データ領域には、この申請についての具体的内容や、申請が行なわれた日時に関するデータが記録される。
承認者ＩＤデータ領域には、この申請についての承認を行なう社員（承認者）を特定するための識別子に関するデータが記録される。 In the application content and application date / time data area, data regarding the specific content of the application and the date and time when the application was made is recorded.
In the approver ID data area, data relating to an identifier for specifying an employee (approver) who approves the application is recorded.

承認日時データ領域には、この申請についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
更新要否フラグデータ領域には、タイムスタンプの更新が必要な証憑の申請を特定するためのデータが記録される。 In the approval date / time data area, data related to the date / time at which the application was approved is recorded.
In the update necessity flag data area, data for specifying a voucher application that requires time stamp update is recorded.

更新日時データ領域には、この更新についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
証憑データ記憶部２３には、図２に示すように、申請内容を証明するための証憑イメージデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部２３には、オリジナル証憑データ２３１及び承認証憑データ２３２が記録される。オリジナル証憑データ２３１は申請が行なわれた場合に登録され、承認証憑データ２３２は、タイムスタンプが記録された場合に登録される。 In the update date / time data area, data relating to the date / time when the approval for the update is performed is recorded.
As shown in FIG. 2, voucher image data for proving the application contents is recorded in the voucher data storage unit 23. In the present embodiment, the original voucher data 231 and the approved voucher data 232 are recorded in the voucher data storage unit 23. Original voucher data 231 is registered when an application is made, and approval voucher data 232 is registered when a time stamp is recorded.

オリジナル証憑データ２３１は、管理ＩＤデータと添付文書ファイルとを含んで構成される。
管理ＩＤデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。この管理ＩＤを用いることによって、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０と関連付けられる。 The original voucher data 231 includes management ID data and an attached document file.
In the management ID data area, data relating to an identifier for specifying an application relating to the voucher is recorded. By using this management ID, it is associated with the management record 220 recorded in the management data storage unit 22.

添付文書ファイルデータ領域には、スキャナ装置を用いて、紙媒体の証憑を読み取り、生成したイメージデータが記録される。本実施形態では、添付文書ファイルには、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式を用いる。   In the attached document file data area, image data generated by reading a voucher on a paper medium using a scanner device is recorded. In the present embodiment, a PDF (Portable Document Format) format is used for the attached document file.

一方、承認証憑データ２３２は、管理ＩＤデータ、時刻認証された添付文書ファイル、及び時刻情報に関するデータを含んで構成される。
管理ＩＤデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。 On the other hand, the approval voucher data 232 includes management ID data, a time-authenticated attached document file, and data related to time information.
In the management ID data area, data relating to an identifier for specifying an application relating to the voucher is recorded.

添付文書ファイルには、タイムスタンプ局３０による時刻認証されたタイムスタンプ（時刻認証データ）が埋め込まれた添付文書ファイル（時刻認証ファイル）が記録される。
時刻情報データ領域には、時刻認証が行なわれた時刻に関するデータが記録される。 In the attached document file, an attached document file (time authentication file) in which a time stamp (time authentication data) whose time has been authenticated by the time stamp authority 30 is embedded is recorded.
In the time information data area, data relating to the time at which time authentication is performed is recorded.

マスタデータ記憶部２４には、図３に示すように、ワークフローを実現するためのマスタデータ２４０が記録される。このマスタデータ２４０は、ワークフローを利用する社員が登録された場合に記録される。マスタデータ２４０は、部署ＩＤに対して、社員ＩＤ、パスワード、申請種別、承認者ＩＤに関するデータを含んで構成される。   As shown in FIG. 3, master data 240 for realizing the workflow is recorded in the master data storage unit 24. This master data 240 is recorded when an employee who uses the workflow is registered. The master data 240 includes data on employee ID, password, application type, and approver ID with respect to the department ID.

部署ＩＤデータ領域には、企業内においてワークフローを利用する部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
社員ＩＤデータ領域には、ワークフローを利用する部署に所属する社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。 In the department ID data area, data relating to an identifier for identifying a department that uses the workflow in the company is recorded.
In the employee ID data area, data relating to an identifier for identifying an employee belonging to a department that uses the workflow is recorded.

申請種別データ領域には、この部署において行なわれる可能性がある申請の種類を特定
するための識別子に関するデータが記録される。
承認者ＩＤデータ領域には、この部署において、この申請種別の申請をワークフロー上で承認する権限を有する社員（承認者）を特定するための社員ＩＤに関するデータが記録される。 In the application type data area, data relating to an identifier for specifying the type of application that may be performed in this department is recorded.
In the approver ID data area, data relating to an employee ID for identifying an employee (approver) having the authority to approve an application of this application type on the workflow in this department is recorded.

次に、以上のように構成されたシステムを用いて、業務管理処理を行なう手順を説明する。ここでは、申請・承認処理（図４、５）、更新処理（図６）の順番で説明する。
（申請・承認処理）
まず、申請者は、クライアント端末１０を用いてログイン処理を実行する（ステップＳ１−１）。この場合、申請を行なう社員（申請者）は、クライアント端末１０のブラウザを用いて、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ２０にアクセスする。アクセスを受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１のユーザ認証手段２１１は、ログイン画面データをクライアント端末１０に送信する。 Next, a procedure for performing business management processing using the system configured as described above will be described. Here, the application / approval process (FIGS. 4 and 5) and the update process (FIG. 6) will be described in this order.
(Application / approval processing)
First, an applicant performs a login process using the client terminal 10 (step S1-1). In this case, the employee (applicant) who performs the application accesses the workflow management server 20 via the network using the browser of the client terminal 10. The user authentication unit 211 of the control unit 21 of the workflow management server 20 that has received the access transmits login screen data to the client terminal 10.

このデータを受信したクライアント端末１０は、ディスプレイにログイン画面を出力する。この場合、申請者は、ログイン画面において、ユーザ認証情報（ここでは、ユーザＩＤやパスワード）を入力する。そして、入力を完了し、選択アイコンがクリックされた場合、クライアント端末１０は、ワークフロー管理サーバ２０にログイン要求を送信する。このログイン要求には、ログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含める。   The client terminal 10 that has received this data outputs a login screen on the display. In this case, the applicant inputs user authentication information (here, user ID and password) on the login screen. When the input is completed and the selection icon is clicked, the client terminal 10 transmits a login request to the workflow management server 20. This login request includes user authentication information input on the login screen.

ログイン要求を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、制御部２１のユーザ認証手段２１１が、マスタデータ記憶部２４において、受信したユーザ認証情報の登録の有無を確認する。ユーザ認証ができない場合には、ユーザ認証手段２１１はログインを拒否する。   The control unit 21 of the workflow management server 20 that has received the login request executes user authentication processing (step S1-2). Specifically, the user authentication unit 211 of the control unit 21 confirms whether or not the received user authentication information is registered in the master data storage unit 24. If user authentication is not possible, the user authentication unit 211 rejects login.

ユーザ認証を完了した場合、制御部２１のユーザ認証手段２１１は、メニュー画面データを、ネットワークを介してクライアント端末１０に送信する。そして、クライアント端末１０は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。このメニュー画面は、申請者がこのシステムを利用して行なう処理を選択するための画面である。ここでは、経理申請を行なう。そこで、申請者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて経理に関する申請書作成画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請書作成アイコンをクリックする。この場合、クライアント端末１０は、申請書作成要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。   When the user authentication is completed, the user authentication unit 211 of the control unit 21 transmits the menu screen data to the client terminal 10 via the network. Then, the client terminal 10 outputs a menu screen on the display. This menu screen is a screen for the applicant to select processing to be performed using this system. Here, an accounting application is made. Therefore, the applicant uses the menu screen output on the display to make an output request for an application creation screen for accounting. Specifically, click the application form creation icon on the menu screen. In this case, the client terminal 10 transmits an application form creation request to the workflow management server 20.

この要求を受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、申請書作成画面の送信処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、申請書作成画面データをクライアント端末１０に送信する。   Upon receiving this request, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes transmission processing of the application form creation screen (step S1-3). Specifically, the workflow management unit 212 of the control unit 21 transmits application form creation screen data to the client terminal 10.

そして、クライアント端末１０において申請書作成処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、クライアント端末１０は、ディスプレイに申請書作成画面を出力する。この申請書作成画面には、申請内容設定欄や、添付文書設定欄が設けられている。ここで、申請者は、各設定欄を用いて、申請内容や添付文書を設定する。本実施形態では、スキャナ装置を用いて、この申請に関する証憑のイメージデータを作成し、添付文書設定欄において、このイメージデータを指定する。   Then, an application form creation process is executed in the client terminal 10 (step S1-4). Specifically, the client terminal 10 outputs an application form creation screen on the display. This application form creation screen includes an application content setting field and an attached document setting field. Here, the applicant sets application contents and attached documents using each setting column. In the present embodiment, image data of a voucher relating to this application is created using a scanner device, and this image data is designated in the attached document setting field.

次に、クライアント端末１０は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ１−５）。入力を完了し、申請書作成画面上の送信アイコンがクリックされた場合、クライアント端末１０は、承認依頼をワークフロー管理サーバ２０に送信する。この承認依頼には、申請書作成画面において設定された申請内容に関するデータや、指定された添付文書ファイルを含める。   Next, the client terminal 10 executes an approval request process (step S1-5). When the input is completed and the transmission icon on the application creation screen is clicked, the client terminal 10 transmits an approval request to the workflow management server 20. This approval request includes data related to the application contents set on the application creation screen and the specified attached document file.

承認依頼を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、登録処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、この承認依頼に対して、管理ＩＤを付与する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、この管理ＩＤを含めた管理レコード２２０を生成し、管理データ記憶部２２に登録する。次に、ワークフロー管理手段２１２は、ユーザ認証手段２１１においてユーザ認証された社員ＩＤに基づいて、マスタデータ記憶部２４を用いて部署ＩＤを特定する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、特定された部署ＩＤを、この管理レコード２２０に記録する。更に、ワークフロー管理手段２１２は、ユーザ認証された社員ＩＤを申請者ＩＤとして、申請日時とともに管理レコード２２０に記録する。   The control unit 21 of the workflow management server 20 that has received the approval request executes a registration process (step S1-6). Specifically, the workflow management unit 212 of the control unit 21 assigns a management ID to this approval request. The workflow management unit 212 generates a management record 220 including this management ID and registers it in the management data storage unit 22. Next, the workflow management unit 212 identifies the department ID using the master data storage unit 24 based on the employee ID authenticated by the user authentication unit 211. The workflow management unit 212 records the identified department ID in the management record 220. Furthermore, the workflow management unit 212 records the user ID authenticated by the user as the applicant ID in the management record 220 together with the application date and time.

さらに、ワークフロー管理手段２１２は、承認依頼に含まれる申請内容を、管理レコード２２０に記録する。また、この承認依頼に添付文書ファイルが含まれる場合には、ワークフロー管理手段２１２は、付与した管理ＩＤとともに、添付文書ファイルを含むオリジナル証憑データ２３１を証憑データ記憶部２３に登録する。   Further, the workflow management unit 212 records the application content included in the approval request in the management record 220. When the attached document file is included in the approval request, the workflow management unit 212 registers the original voucher data 231 including the attached document file in the voucher data storage unit 23 together with the assigned management ID.

そして、ワークフロー管理手段２１２は、申請種別及び申請者ＩＤに基づいて、マスタデータ記憶部２４を用いて、この申請の承認を行なう社員ＩＤを特定する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、特定した社員ＩＤを承認者ＩＤとして管理レコード２２０に記録する。   Based on the application type and the applicant ID, the workflow management unit 212 uses the master data storage unit 24 to identify the employee ID that approves the application. The workflow management unit 212 records the identified employee ID in the management record 220 as an approver ID.

次に、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、ワークフロー管理手段２１２は、マスタデータ記憶部２４を用いて、この承認者の社員ＩＤに基づいてメールアドレスを特定する。そして、申請があったことを伝えるメッセージを送信する。   Next, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes an approval request process (step S1-7). Specifically, the workflow management unit 212 uses the master data storage unit 24 to specify an email address based on the employee ID of the approver. Then, it sends a message telling that there was an application.

図５に示すように、このメッセージを受信した承認者は、クライアント端末１５を用いて、ログイン処理を実行する（ステップＳ２−１）。この場合も、クライアント端末１５は、ワークフロー管理サーバ２０から、ログイン画面データを取得する。そして、クライアント端末１５は、このログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含めたログイン要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。   As shown in FIG. 5, the approver who has received this message executes a login process using the client terminal 15 (step S2-1). Also in this case, the client terminal 15 acquires login screen data from the workflow management server 20. Then, the client terminal 15 transmits a login request including the user authentication information input on the login screen to the workflow management server 20.

ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、制御部２１のユーザ認証手段２１１が、受信したユーザ認証情報の登録の有無を、マスタデータ記憶部２４を用いて確認する。   The control unit 21 of the workflow management server 20 executes user authentication processing (step S2-2). Specifically, the user authentication unit 211 of the control unit 21 uses the master data storage unit 24 to check whether the received user authentication information is registered.

ユーザ認証を完了した場合、ユーザ認証手段２１１は、メニュー画面データをクライアント端末１５に送信する。そして、クライアント端末１５は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。   When the user authentication is completed, the user authentication unit 211 transmits the menu screen data to the client terminal 15. Then, the client terminal 15 outputs a menu screen on the display.

ここでは、申請内容の確認を行なうため、承認者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて申請承認画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請内容確認アイコンをクリックする。この場合には、クライアント端末１５は、申請内容確認要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。   Here, in order to confirm the contents of the application, the approver makes an output request for the application approval screen using the menu screen output on the display. Specifically, the application content confirmation icon is clicked on the menu screen. In this case, the client terminal 15 transmits an application content confirmation request to the workflow management server 20.

この要求を受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、申請内容確認画面の送信処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、管理データ記憶部２２から、ユーザ認証された社員ＩＤが承認者ＩＤとして記録された管理レコード２２０を抽出する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、まだ承認日時が記録されていない管理レコード２２０、又は更新要否フラグが記録されてい
て承認日時が記録されていない管理レコード２２０を特定する。次に、ワークフロー管理手段２１２は、各管理レコード２２０を特定するための管理ＩＤを含めた未承認申請リストを生成し、この未承認申請リストをクライアント端末１５に送信する。 Upon receiving this request, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes transmission processing of the application content confirmation screen (step S2-3). Specifically, the workflow management unit 212 of the control unit 21 extracts a management record 220 in which a user-authenticated employee ID is recorded as an approver ID from the management data storage unit 22. Then, the workflow management unit 212 identifies the management record 220 in which the approval date / time is not yet recorded, or the management record 220 in which the update necessity flag is recorded and the approval date / time is not recorded. Next, the workflow management unit 212 generates an unapproved application list including a management ID for specifying each management record 220, and transmits this unapproved application list to the client terminal 15.

この場合、クライアント端末１５は、ディスプレイに未承認申請リストを出力する。ここで、承認者は、未承認申請リストを用いて、確認を行なう申請を特定し、これに対応したアイコンをクリックする。この場合、クライアント端末１５は、管理ＩＤに関するデータをワークフロー管理サーバ２０に送信する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、クライアント端末１５から、未承認申請リストにおいて選択された管理ＩＤを取得する。   In this case, the client terminal 15 outputs an unapproved application list on the display. Here, the approver specifies an application to be confirmed using the unapproved application list, and clicks an icon corresponding to the application. In this case, the client terminal 15 transmits data related to the management ID to the workflow management server 20. The workflow management unit 212 acquires the management ID selected in the unapproved application list from the client terminal 15.

次に、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、管理データ記憶部２２から、この管理ＩＤに関する管理レコード２２０を取得するとともに、証憑データ記憶部２３からオリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルを取得する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、これらを含めた申請内容確認画面データを生成し、クライアント端末１５に送信する。   Next, the workflow management unit 212 of the control unit 21 acquires the management record 220 related to the management ID from the management data storage unit 22 and acquires the attached document file of the original voucher data 231 from the voucher data storage unit 23. Then, the workflow management unit 212 generates application content confirmation screen data including these and transmits them to the client terminal 15.

そして、クライアント端末１５において確認処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、クライアント端末１５は、ディスプレイに申請内容確認画面を出力する。この申請内容確認画面には、この申請についての申請内容や添付文書の表示欄が設けられている。ここで、承認者は、各表示欄を用いて、申請内容や添付文書を確認する。更に、申請内容確認画面には、承認する場合にクリックするための承認アイコンや、承認を保留するための保留アイコンが表示される。   Then, confirmation processing is executed in the client terminal 15 (step S2-4). Specifically, the client terminal 15 outputs an application content confirmation screen on the display. This application content confirmation screen includes a display field for application content and attached documents for this application. Here, the approver confirms the application content and the attached document using each display field. Furthermore, an approval icon for clicking when approving and a hold icon for holding approval are displayed on the application content confirmation screen.

そして、ディスプレイ上の申請内容確認画面において承認アイコンが選択された場合（ステップＳ２−５において「ＹＥＳ」の場合）には、クライアント端末１５は、承認指示処理を実行する（ステップＳ２−６）。具体的には、クライアント端末１５は承認指示を含む確認結果通知をワークフロー管理サーバ２０に送信する。なお、ディスプレイ上の申請内容確認画面において保留アイコンが選択された場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）には、クライアント端末１５は、保留指示処理を実行する（ステップＳ２−７）。具体的には、クライアント端末１５は保留指示を含めた確認結果通知をワークフロー管理サーバ２０に送信する。   When the approval icon is selected on the application content confirmation screen on the display (in the case of “YES” in step S2-5), the client terminal 15 executes an approval instruction process (step S2-6). Specifically, the client terminal 15 transmits a confirmation result notification including an approval instruction to the workflow management server 20. When the hold icon is selected on the application content confirmation screen on the display (in the case of “NO” in step S2-5), the client terminal 15 executes a hold instruction process (step S2-7). Specifically, the client terminal 15 transmits a confirmation result notification including a hold instruction to the workflow management server 20.

確認結果通知を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認指示の確認処理を実行する（ステップＳ２−８）。確認結果通知に承認指示が含まれない場合（ステップＳ２−８において「ＮＯ」の場合）には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、この申請に関する承認処理を終了する。   The control unit 21 of the workflow management server 20 that has received the confirmation result notification executes confirmation processing of the approval instruction (step S2-8). If an approval instruction is not included in the confirmation result notification (in the case of “NO” in step S2-8), the workflow management unit 212 of the control unit 21 ends the approval process for this application.

一方、確認結果通知に承認指示が含まれる場合（ステップＳ２−８において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ取得処理を実行する（ステップＳ２−９）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、タイムスタンプ取得手段２１３に対して、オリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルを指定して、タイムスタンプの取得を指示する。この場合、タイムスタンプ取得手段２１３は、添付文書ファイルのハッシュ値を生成し、タイムスタンプ生成要求をタイムスタンプ局３０に送信する。そして、タイムスタンプ局３０においては、ハッシュ値に時刻情報を結合し、更に、タイムスタンプ局３０の秘密鍵で暗号化したタイムスタンプトークンを生成する。そして、タイムスタンプ取得手段２１３は、この時刻情報とタイムスタンプトークンとを、タイムスタンプ局３０から取得する。なお、このタイムスタンプトークンは、タイムスタンプ局３０においても、所定の期限（有効期間）までは保管される。   On the other hand, when the confirmation result notification includes an approval instruction (in the case of “YES” in step S2-8), the control unit 21 of the workflow management server 20 executes time stamp acquisition processing (step S2-9). . Specifically, the workflow management unit 212 of the control unit 21 instructs the time stamp acquisition unit 213 to specify the attached document file of the original voucher data 231 and acquire the time stamp. In this case, the time stamp acquisition unit 213 generates a hash value of the attached document file and transmits a time stamp generation request to the time stamp station 30. Then, the time stamp authority 30 combines the time information with the hash value, and further generates a time stamp token encrypted with the secret key of the time stamp authority 30. Then, the time stamp acquisition unit 213 acquires the time information and the time stamp token from the time stamp station 30. The time stamp token is also stored in the time stamp authority 30 until a predetermined time limit (valid period).

そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプセット処理を実
行する（ステップＳ２−１０）。制御部２１のタイムスタンプ取得手段２１３は、取得したタイムスタンプを、添付文書と関連付けて、承認証憑データ２３２として証憑データ記憶部２３に記録する。更に、タイムスタンプ取得手段２１３は、取得した時刻情報を承認証憑データ２３２に記録する。 And the control part 21 of the workflow management server 20 performs a time stamp set process (step S2-10). The time stamp acquisition unit 213 of the control unit 21 records the acquired time stamp in the voucher data storage unit 23 as the approval voucher data 232 in association with the attached document. Further, the time stamp acquisition unit 213 records the acquired time information in the approval voucher data 232.

次に、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認時刻の登録処理を実行する（ステップＳ２−１１）。具体的には、タイムスタンプ取得手段２１３は、タイムスタンプ局３０から取得した時刻情報をワークフロー管理手段２１２に供給する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、この時刻情報を、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０の承認日時として記録する。   Next, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes an approval time registration process (step S2-11). Specifically, the time stamp acquisition unit 213 supplies time information acquired from the time stamp station 30 to the workflow management unit 212. The workflow management unit 212 records this time information as the approval date and time of the management record 220 recorded in the management data storage unit 22.

（タイムスタンプ更新処理）
次に、タイムスタンプ更新処理について、図６を用いて説明する。
まず、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、期限管理処理を実行する（ステップＳ３−１）。ここでは、制御部２１のタイムスタンプ更新手段２１４は、タイムスタンプの有効期限が近くなってきたタイムスタンプの管理ＩＤを特定する。具体的には、承認証憑データ２３２の時刻情報と現在日付を比較して、有効期限までの残存期間が所定期間以下になった管理ＩＤを検索する。 (Time stamp update process)
Next, the time stamp update process will be described with reference to FIG.
First, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes time limit management processing (step S3-1). Here, the time stamp updating means 214 of the control unit 21 specifies the management ID of the time stamp whose time limit is near. Specifically, the time information of the approval voucher data 232 is compared with the current date, and a management ID whose remaining period until the expiration date is equal to or shorter than a predetermined period is searched.

有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在していない場合（ステップＳ３−２において「ＮＯ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ更新処理を終了する。一方、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在している場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ３−３）。具体的には、制御部２１のタイムスタンプ更新手段２１４は、この管理ＩＤを用いて、管理データ記憶部２２から管理レコード２２０を取得する。そして、タイムスタンプ更新手段２１４は、管理レコード２２０に更新要否フラグを記録する。更に、この管理レコード２２０に含まれる部署ＩＤ、及び申請種別を用いて、承認者ＩＤを特定し、承認者ＩＤを更新記録する。   If there is no management ID for the time stamp whose expiration date is approaching (“NO” in step S3-2), the control unit 21 of the workflow management server 20 ends the time stamp update process. On the other hand, when the management ID of the time stamp whose expiration date is approaching exists (in the case of “YES” in step S3-2), the control unit 21 of the workflow management server 20 executes the approval request process (step S3-2). S3-3). Specifically, the time stamp update unit 214 of the control unit 21 acquires the management record 220 from the management data storage unit 22 using this management ID. Then, the time stamp update unit 214 records an update necessity flag in the management record 220. Further, the approver ID is specified using the department ID and the application type included in the management record 220, and the approver ID is updated and recorded.

以下、申請・承認時と同様に処理が行なわれる。なお、このように更新要否フラグが記録されている管理レコード２２０については、ステップＳ２−１１においては、ワークフロー管理手段２１２は、タイムスタンプ局３０から取得した時刻情報を、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０の承認日時として記録する。   Thereafter, processing is performed in the same manner as at the time of application / approval. As for the management record 220 in which the update necessity flag is recorded in this way, in step S2-11, the workflow management unit 212 stores the time information acquired from the time stamp station 30 in the management data storage unit 22. Recorded as the approval date and time of the recorded management record 220.

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、確認結果通知に承認指示が含まれる場合（ステップＳ２−８において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ取得処理を実行する（ステップＳ２−９）。そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプセット処理を実行する（ステップＳ２−１０）。これにより、真正性を担保した証憑をワークフローにおいて管理することができる。利用者にとっては、時刻認証されたタイムスタンプを取得するための操作を別途、行なう必要はなく、既存のワークフロー上の処理を行なうだけでよい。従って、利用者の利便性を図ることができる。 As described above, according to the present embodiment, the following effects can be obtained.
In the above embodiment, when an approval instruction is included in the confirmation result notification (“YES” in step S2-8), the control unit 21 of the workflow management server 20 executes time stamp acquisition processing (step S2-9). And the control part 21 of the workflow management server 20 performs a time stamp set process (step S2-10). Thereby, the voucher which guaranteed authenticity can be managed in a workflow. For the user, there is no need to perform a separate operation for acquiring the time-stamped time stamp, and it is only necessary to perform processing on the existing workflow. Therefore, convenience for the user can be achieved.

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認時刻の登録処理を実行する（ステップＳ２−１１）。これにより、証憑のタイムスタンプと承認時刻とを一致させて、承認時の証憑の存在の信頼性を向上させることができる。   In the above-described embodiment, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes an approval time registration process (step S2-11). Thereby, the time stamp of the voucher and the approval time can be matched, and the reliability of the existence of the voucher at the time of approval can be improved.

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、期限管理処理を
実行する（ステップＳ３−１）。そして、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在している場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ３−３）。これにより、タイムスタンプの有効期限と、証憑の保存期限との違いを補い、真正性を維持することができる。 In the above embodiment, the control unit 21 of the workflow management server 20 executes a time limit management process (step S3-1). When there is a management ID of a time stamp whose expiration date is approaching (in the case of “YES” in step S3-2), the control unit 21 of the workflow management server 20 executes an approval request process (step S3-2). S3-3). Thereby, the difference between the expiration date of the time stamp and the storage time limit of the voucher can be compensated, and the authenticity can be maintained.

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合を想定したが、これに限定されるものではない。 In addition, you may change the said embodiment into the following aspects.
In the above embodiment, it is assumed that a company employee makes an expense application on the workflow, but the present invention is not limited to this.

○ 上記実施形態では、証憑データ記憶部２３には、申請内容を証明するための証憑についてのデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部２３には、オリジナル証憑データ２３１及び承認証憑データ２３２が記録される。タイムスタンプの保存方法はこれに限定されるものではなく、添付文書とは別に、タイムスタンプを管理することも可能である。この場合、オリジナル証憑データ２３１と承認証憑データ２３２とを別個に保存する必要がなくなる。   In the above embodiment, the voucher data storage unit 23 records data on vouchers for certifying the application contents. In the present embodiment, the original voucher data 231 and the approved voucher data 232 are recorded in the voucher data storage unit 23. The method of storing the time stamp is not limited to this, and the time stamp can be managed separately from the attached document. In this case, it is not necessary to store the original voucher data 231 and the approval voucher data 232 separately.

○ 上記実施形態では、タイムスタンプ更新処理において、オリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルに改めてタイムスタンプを埋め込んだ。添付文書ファイルにおいて、タイムスタンプを累積蓄積できる場合には、承認証憑データ２３２の添付文書ファイルにタイムスタンプを重畳させることも可能である。   In the above embodiment, in the time stamp update process, the time stamp is newly embedded in the attached document file of the original voucher data 231. When the time stamp can be accumulated in the attached document file, the time stamp can be superimposed on the attached document file of the approval voucher data 232.

本発明の一実施形態のシステムの概略図。1 is a schematic diagram of a system according to an embodiment of the present invention. 管理データ記憶部及び証憑データ記憶部に記録されたデータの説明図。Explanatory drawing of the data recorded on the management data storage part and the voucher data storage part. マスタデータ記憶部に記録されたデータの説明図。Explanatory drawing of the data recorded on the master data storage part. 本実施形態の処理手順の説明図。Explanatory drawing of the process sequence of this embodiment. 本実施形態の処理手順の説明図。Explanatory drawing of the process sequence of this embodiment. 本実施形態の処理手順の説明図。Explanatory drawing of the process sequence of this embodiment.

符号の説明Explanation of symbols

１０、１５…クライアント端末、２０…ワークフロー管理サーバ、２１…制御部、２１１…ユーザ認証手段、２１２…ワークフロー管理手段、２１３…タイムスタンプ取得手段、２１４…タイムスタンプ更新手段、２２…管理データ記憶部、２３…証憑データ記憶部、２４…マスタデータ記憶部、３０…タイムスタンプ局。   DESCRIPTION OF SYMBOLS 10,15 ... Client terminal, 20 ... Workflow management server, 21 ... Control part, 211 ... User authentication means, 212 ... Workflow management means, 213 ... Time stamp acquisition means, 214 ... Time stamp update means, 22 ... Management data storage part , 23 ... Voucher data storage unit, 24 ... Master data storage unit, 30 ... Time stamp station.

Claims (7)

申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理装置。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A control unit connected to the applicant terminal and the approver terminal, and a business management device for managing the workflow,
The control means is
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Workflow management means for providing the application content data and voucher image data to the approver terminal;
A time authentication unit that acquires time authentication data based on an instruction from the workflow management unit that acquired the approval data from the approver terminal, and records the time authentication data in the voucher data storage unit in association with the voucher image data;
The workflow management unit records time information acquired by the time authentication unit in the approval data storage unit as an approval time. 申請者識別子に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項１に記載の業務管理装置。 Further comprising authority data storage means for recording data on the approver identifier with respect to the applicant identifier,
The workflow management means acquires the applicant identifier of the applicant from the applicant terminal,
Using the authority data storage means, identify an approver identifier corresponding to this applicant identifier,
The business management apparatus according to claim 1, wherein when the application content data and the voucher image data are provided, the application content data and the voucher image data are provided to an approver terminal specified based on the approver identifier. 申請種別に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項１又は２に記載の業務管理装置。 It further comprises authority data storage means for recording data relating to the approver identifier for the application type,
The workflow management means acquires the application type of the application from the applicant terminal,
Using the authority data storage means, identify the approver identifier corresponding to this application type,
3. The business management apparatus according to claim 1, wherein when the application content data and the voucher image data are provided, the application content data and the voucher image data are provided to an approver terminal specified based on the approver identifier. 前記時刻認証手段は、取得した時刻認証データを前記証憑イメージと一体化させた時刻認証ファイルを生成して、前記証憑データ記憶手段に記録することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の業務管理装置。   4. The time authentication unit generates a time authentication file in which the acquired time authentication data is integrated with the voucher image, and records the time authentication file in the voucher data storage unit. Business management device described in one. 前記制御手段が、
前記時刻認証データの有効期限を取得し、
現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の業務管理装置。 The control means is
Obtaining an expiration date of the time authentication data;
In the case where the current date is included within a predetermined period from the expiration date, it further comprises authentication update means for acquiring voucher image data recorded in the voucher data storage means and reacquiring time authentication data. The business management apparatus according to any one of claims 1 to 4. 申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、
前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理方法。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A business management method for managing a workflow using a business management device including a control means connected to an applicant terminal and an approver terminal,
The control means is
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Provide the application content data and voucher image data to the approver terminal,
When obtaining approval data from the approver terminal, obtain time authentication data, record it in the voucher data storage means in association with the voucher image data,
A business management method, wherein the acquired time information is recorded in the approval data storage means as an approval time. 申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、
前記制御手段を、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを特徴とする業務管理プログラム。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A business management program for managing a workflow using a business management device having a control means connected to an applicant terminal and an approver terminal,
The control means;
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Workflow management means for providing the application content data and voucher image data to the approver terminal;
Based on an instruction from the workflow management unit that acquired the approval data from the approver terminal, acquire time authentication data, and associate it with the voucher image data to function as a time authentication unit that records in the voucher data storage unit,
The work management program causes the time information acquired by the time authentication unit to be recorded in the approval data storage unit as an approval time.
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