JP2008107912A - Business management apparatus, business management method and business management program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムに関する。 The present invention relates to a business management apparatus, a business management method, and a business management program for efficiently and accurately performing approval on a workflow and reliably managing vouchers for the approval.
今日、企業内等におけるワークフローについては、ネットワークを利用した電子化が進められている。例えば、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる処理をペーパーレスで実行できるようにする個人立替経費精算システムもが検討されている(例えば、特許文献1参照。)。この文献記載の技術によれば、精算申請者が入力した精算申請情報は、サーバに転送され、さらに会計システムが稼働するホストで処理され、銀行のファームバンクシステムに送られて、申請者の預金口座に該当金額が振り込まれる。このとき上司によって電子承認がなされて、電子データが承認ステータスに変わる。また経理等の小払区担当がサーバやホストのデータをサンプル抽出してチェックする。領収書が必要な場合、申請入力時にシステムが自動判定して専用台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して上司の承認を受け、経理の小払区担当に提出し、小払区担当から電子承認データをサーバに送信することにより、領収書データを承認ステータスに変更する。 Today, in-house workflows are being digitized using networks. For example, in the payment process of personal advance payment, a personal payment expense settlement system is being studied that enables paperless processing from data entry by the settlement application to settlement, accounting processing, and farm banking processing (for example, , See Patent Document 1). According to the technique described in this document, the settlement application information entered by the settlement applicant is transferred to the server, further processed by the host on which the accounting system operates, and sent to the bank's farm bank system for saving the applicant's deposit. The appropriate amount is transferred to the account. At this time, electronic approval is made by the supervisor, and the electronic data changes to an approval status. In addition, the person in charge of accounting, etc., samples and checks server and host data. When a receipt is required, the system automatically determines when the application is entered and prints out a special mount. The applicant attaches the receipt to the manager, approves the manager, and submits it to the accounting department. The receipt data is changed to an approval status by sending electronic approval data from the person in charge of the small payment ward to the server.
また、このようなワークフロー上の処理を的確に行なうために、電子文書の真正性を担保するための技術も検討されている(例えば、特許文献2参照。)。この文献記載の技術によれば、印刷媒体の記載情報をクライアント装置より受け付けてハッシュ値を生成すると共に管理レコードを管理データベースに格納する。印刷媒体のイメージデータをクライアント装置より受信し当該イメージデータから抽出した記載情報に基づくハッシュ値を生成すると共にイメージレコードをイメージデータベースに格納する。更に、クライアント装置から修正情報を受信すると共に修正レコードを管理データベースに格納する。また、クライアント装置から真正性確認要求を受信するなどして管理データベースにおいて該当管理レコード等を特定し、特定した管理レコード等を最終のタイムスタンプの新旧順で列挙しクライアント装置に出力する。
特許文献1に記載の技術を用いることにより、各部門の業務の効率化や迅速化による総合的な合理化を図ることができる。この場合においても、このとき精算申請者の入力に従って領収書の要/不要の自動判定が行われ、領収書が必要であれば、端末は所定の領収書貼付用の証憑確認用台紙を出力する。そして、精算申請者は、該当する領収書をその台紙に貼付し、決済権限をもつ例えばその精算申請者の上司に証憑確認用台紙を提出することになる。このように、経理部門でも、電子承認/電子ワークフロー化が進んでいる。しかし、その際、領収書・請求書・請求明細書等の紙媒体の「経理証憑」の電子添付の取り扱いについて、実用的な方法が確立されていない。 By using the technique described in Patent Document 1, it is possible to achieve comprehensive rationalization by improving the efficiency and speed of operations in each department. Even in this case, an automatic determination is made as to whether the receipt is necessary or not according to the input from the checkout applicant, and if the receipt is necessary, the terminal outputs a voucher confirmation mount for attaching a predetermined receipt. . Then, the settlement application applicant attaches the corresponding receipt to the mount, and submits a voucher confirmation mount to the manager of the settlement application who has the settlement authority, for example. In this way, accounting departments are also making electronic approvals / electronic workflows. However, at that time, a practical method has not been established for handling electronic attachment of “accounting vouchers” for paper media such as receipts, invoices and billing specifications.
一方、2005年4月に「電子帳簿保存法」が改正され、相手から受け取った紙媒体による「経理証憑」のスキャナ読込による電子保管も一定条件の下で認められるようになった。この電子帳簿保存法では、紙媒体の経理証憑のスキャナ読込による電子保管の1つの条件として、電子文書(電子ファイル)へのタイムスタンプが前提となっている。特許文献2に記載の技術を用いることにより、このようなタイムスタンプを管理することができ
る。また、インターネット上でもタイムスタンプの発行サービスを行なっている。
On the other hand, the “Electronic Bookkeeping Law” was amended in April 2005, and electronic storage by scanning the “Accounting Certificate” using paper media received from the other party was also permitted under certain conditions. In this electronic book storage method, a time stamp on an electronic document (electronic file) is premised as one condition for electronic storage by reading a paper medium accounting certificate. By using the technique described in Patent Document 2, such a time stamp can be managed. In addition, a time stamp issuance service is available on the Internet.
しかし、ワークフローでの操作に加えて、別途、タイムスタンプを取得する操作を行なうことを煩雑であり、現実的でない。また、このようなタイムスタンプには有効期限がある。このような有効期限と経理証憑の保存期間との関係において、適切なタイムスタンプの管理を行なう必要がある。 However, in addition to the operation in the workflow, separately performing an operation for obtaining a time stamp is complicated and not practical. Also, such a time stamp has an expiration date. It is necessary to manage an appropriate time stamp in relation to the expiration date and the storage period of the accounting certificate.
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供することにある。 The present invention has been made in order to solve the above-mentioned problems, and its purpose is to efficiently and accurately perform approval on the workflow, and to manage the voucher for that purpose. It is to provide a method and business management program.
上記問題点を解決するために、請求項1に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。 In order to solve the above-described problems, the invention described in claim 1 includes an approval data storage means for recording application contents and approval time for each management identifier of the application, and a voucher data storage for recording voucher image data relating to the application. And a control means connected to the applicant terminal and the approver terminal, and a business management apparatus for managing a workflow, wherein the control means receives application content data and voucher image data from the applicant terminal. And the application content is recorded in the approval data storage means, the acquired voucher image data is recorded in the voucher data storage means in association with the management identifier, and the approver terminal On the other hand, the workflow management means for providing the application content data and the voucher image data, and the work that has obtained the approval data from the approver terminal. A time authentication unit that acquires time authentication data based on an instruction from the row management unit and records it in the voucher data storage unit in association with the voucher image data, and the workflow management unit includes: The gist is to record the acquired time information as the approval time in the approval data storage means.
請求項2に記載の発明は、請求項1に記載の業務管理装置において、申請者識別子に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。 The invention described in claim 2 is the business management apparatus according to claim 1, further comprising authority data storage means for recording data relating to the approver identifier with respect to the applicant identifier, wherein the workflow management means includes the application From the applicant terminal, obtain the applicant identifier of the applicant, use the authority data storage means to identify the approver identifier corresponding to the applicant identifier, and when providing the application content data and voucher image data, The gist is to provide to the approver terminal specified based on the approver identifier.
請求項3に記載の発明は、請求項1又は2に記載の業務管理装置において、申請種別に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。 The invention described in claim 3 is the business management apparatus according to claim 1 or 2, further comprising authority data storage means for recording data relating to the approver identifier for the application type, wherein the workflow management means includes the The application type of the application is acquired from the applicant terminal, the approver identifier corresponding to the application type is specified using the authority data storage means, and when the application content data and voucher image data are provided, the approver The gist is to provide to the approver terminal specified based on the identifier.
請求項4に記載の発明は、請求項1〜3のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記時刻認証手段は、取得した時刻認証データを前記証憑イメージと一体化させた時刻認証ファイルを生成して、前記証憑データ記憶手段に記録することを要旨とする。 According to a fourth aspect of the present invention, in the business management apparatus according to any one of the first to third aspects, the time authentication unit includes a time authentication file in which the acquired time authentication data is integrated with the voucher image. Is generated and recorded in the voucher data storage means.
請求項5に記載の発明は、請求項1〜4のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記制御手段が、前記時刻認証データの有効期限を取得し、現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを要旨とする。 According to a fifth aspect of the present invention, in the business management device according to any one of the first to fourth aspects, the control unit obtains an expiration date of the time authentication data, and a current date is determined from the expiration date. If it is included within a predetermined period, the gist further includes an authentication update means for obtaining the voucher image data recorded in the voucher data storage means and reacquiring time authentication data.
請求項6に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承
認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。
The invention according to
請求項7に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、前記制御手段を、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを要旨とする。 The invention according to claim 7 is an approval data storage means for recording application contents and approval time, a voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application, an applicant terminal and an approver for each management identifier of the application. A business management program for managing a workflow using a business management device comprising control means connected to a terminal, wherein the control means sends application content data and voucher image data from the applicant terminal. If acquired, the management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means, the acquired voucher image data is recorded in the voucher data storage means in association with the management identifier, and the approver terminal , Workflow management means for providing the application content data and voucher image data, and a work piece obtained from the approver terminal. Based on an instruction from the row management means, time authentication data is acquired and associated with the voucher image data to be recorded in the voucher data storage means, and the workflow management means includes the time authentication means. The gist is to make the function to record the acquired time information as the approval time in the approval data storage means.
(作用)
本発明によれば、制御手段が、承認者端末から承認データを取得した場合、時刻認証データを取得し、証憑イメージデータと関連付けて証憑データ記憶手段に記録する。そして、時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として承認データ記憶手段に記録する。これにより、証憑データの時刻認証と、ワークフロー上での承認時刻を一致させて管理することができる。従って、証憑の存在の確実性を向上させることができる。
(Function)
According to the present invention, when the control unit acquires the approval data from the approver terminal, the control unit acquires time authentication data and records it in the voucher data storage unit in association with the voucher image data. Then, the time information acquired by the time authentication unit is recorded in the approval data storage unit as the approval time. Thereby, time authentication of voucher data and approval time on the workflow can be matched and managed. Therefore, the certainty of existence of the voucher can be improved.
本発明によれば、申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請者毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。 According to the present invention, the approver identifier corresponding to the approver identifier is specified, and when the application content data and the voucher image data are provided, the approver identifier is provided to the approver terminal specified based on the approver identifier. Thereby, it is possible to cope with a case where approval authority is distributed for each applicant.
本発明によれば、申請種別に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請種別毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。 According to the present invention, the approver identifier corresponding to the application type is specified, and when the application content data and the voucher image data are provided, it is provided to the approver terminal specified based on the approver identifier. Thereby, it is possible to cope with a case where approval authority is distributed for each application type.
本発明によれば、現在日付が有効期限から所定期間内に含まれる場合には、証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する。これにより、証憑の保存期間が、時刻認証データの有効期限よりも長い場合にも、証憑の存在の確実性を維持させることができる。 According to the present invention, when the current date is included in the predetermined period from the expiration date, the voucher image data recorded in the voucher data storage unit is acquired, and the time authentication data is acquired again. Thus, even when the voucher storage period is longer than the expiration date of the time authentication data, the certainty of the voucher can be maintained.
本発明によれば、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供する
ことができる。
According to the present invention, it is possible to provide a business management device, a business management method, and a business management program for efficiently and accurately performing approval on a workflow and reliably managing vouchers for the approval.
以下、本発明を具体化した一実施形態を、図1〜図6を用いて説明する。本実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合に、この申請に関する証憑を管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムとして説明する。 Hereinafter, an embodiment embodying the present invention will be described with reference to FIGS. This embodiment will be described as a business management device, a business management method, and a business management program for managing vouchers related to an application when a company employee makes an expense application on a workflow.
本実施形態では、ネットワークに接続されたクライアント端末(10、15)、ワークフロー管理サーバ20を用いる。更に、ワークフロー管理サーバ20には、インターネットを介して、時刻情報を提供するタイムスタンプ局30が接続される。
In this embodiment, the client terminals (10, 15) connected to the network and the
クライアント端末10は申請者が利用するコンピュータ端末であり、申請書類を作成する場合に用いられる。申請書類を作成する場合、スキャナ装置を用いて、申請内容を証明するための証憑のイメージデータを作成し、この申請書に添付する。一方、クライアント端末15は承認者が利用するコンピュータ端末であり、申請内容や証憑のイメージデータを確認して承認を行なうために用いられる。クライアント端末(10、15)は、それぞれ制御手段(CPU)、記憶手段(RAM、ROM等)、入力手段(キーボードやポインティングデバイス)、出力手段(ディスプレイ)、通信手段等を備える。更に、クライアント端末(10、15)は、ブラウザや通信に関するプログラムを格納しており、これらプログラムを用いることにより、後述するワークフローへの登録や承認のための処理を行なう。
The
各クライアント端末(10、15)は、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ20に接続される。このワークフロー管理サーバ20は、ワークフローを管理するコンピュータシステムである。このワークフロー管理サーバ20は、制御部21を備える。そして、制御部21は、制御手段(CPU)、記憶手段(RAM、ROM等)、通信手段等を備える。この制御部21は、各種申請のワークフローを管理するとともに、申請書に添付された証憑データの管理を行なう。このため、ユーザ認証手段211、ワークフロー管理手段212、時刻認証手段してのタイムスタンプ取得手段213、認証更新手段としてのタイムスタンプ更新手段214として機能する。
Each client terminal (10, 15) is connected to the
このワークフロー管理サーバ20は、承認データ記憶手段としての管理データ記憶部22、証憑データ記憶手段としての証憑データ記憶部23、権限データ記憶手段としてのマスタデータ記憶部24を備える。
The
管理データ記憶部22には、図2に示すように、各申請の申請内容データを管理するための管理レコード220が格納されている。この管理レコード220は、申請によって登録され、ワークフローによって更新される。管理レコード220は、管理ID、部署ID、申請者ID、申請種別、申請内容、申請日時、承認者ID、承認日時、更新要否フラグ、更新日時に関するデータを含んで構成される。
As shown in FIG. 2, the management
管理IDデータ領域には、各申請を個別に特定するために割り振られた識別子に関するデータが記録される。この管理IDは、申請が行なわれた場合に割り振られる。
部署IDデータ領域には、申請が行なわれた部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
In the management ID data area, data relating to an identifier assigned to individually identify each application is recorded. This management ID is assigned when an application is made.
In the department ID data area, data relating to an identifier for identifying the department where the application has been made is recorded.
申請者IDデータ領域には、申請を行なった社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。
申請種別データ領域には、この申請の種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。後述するマスタデータ記憶部24を用いることにより、申請者ID及び申請種
別に基づいてワークフロー上の承認者を決定することができる。
In the applicant ID data area, data relating to an identifier for identifying the employee who applied for the application is recorded.
In the application type data area, data relating to an identifier for specifying the type of application is recorded. By using a master
申請内容、申請日時データ領域には、この申請についての具体的内容や、申請が行なわれた日時に関するデータが記録される。
承認者IDデータ領域には、この申請についての承認を行なう社員(承認者)を特定するための識別子に関するデータが記録される。
In the application content and application date / time data area, data regarding the specific content of the application and the date and time when the application was made is recorded.
In the approver ID data area, data relating to an identifier for specifying an employee (approver) who approves the application is recorded.
承認日時データ領域には、この申請についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
更新要否フラグデータ領域には、タイムスタンプの更新が必要な証憑の申請を特定するためのデータが記録される。
In the approval date / time data area, data related to the date / time at which the application was approved is recorded.
In the update necessity flag data area, data for specifying a voucher application that requires time stamp update is recorded.
更新日時データ領域には、この更新についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
証憑データ記憶部23には、図2に示すように、申請内容を証明するための証憑イメージデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部23には、オリジナル証憑データ231及び承認証憑データ232が記録される。オリジナル証憑データ231は申請が行なわれた場合に登録され、承認証憑データ232は、タイムスタンプが記録された場合に登録される。
In the update date / time data area, data relating to the date / time when the approval for the update is performed is recorded.
As shown in FIG. 2, voucher image data for proving the application contents is recorded in the voucher
オリジナル証憑データ231は、管理IDデータと添付文書ファイルとを含んで構成される。
管理IDデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。この管理IDを用いることによって、管理データ記憶部22に記録された管理レコード220と関連付けられる。
The
In the management ID data area, data relating to an identifier for specifying an application relating to the voucher is recorded. By using this management ID, it is associated with the
添付文書ファイルデータ領域には、スキャナ装置を用いて、紙媒体の証憑を読み取り、生成したイメージデータが記録される。本実施形態では、添付文書ファイルには、PDF(Portable Document Format)形式を用いる。 In the attached document file data area, image data generated by reading a voucher on a paper medium using a scanner device is recorded. In the present embodiment, a PDF (Portable Document Format) format is used for the attached document file.
一方、承認証憑データ232は、管理IDデータ、時刻認証された添付文書ファイル、及び時刻情報に関するデータを含んで構成される。
管理IDデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。
On the other hand, the
In the management ID data area, data relating to an identifier for specifying an application relating to the voucher is recorded.
添付文書ファイルには、タイムスタンプ局30による時刻認証されたタイムスタンプ(時刻認証データ)が埋め込まれた添付文書ファイル(時刻認証ファイル)が記録される。
時刻情報データ領域には、時刻認証が行なわれた時刻に関するデータが記録される。
In the attached document file, an attached document file (time authentication file) in which a time stamp (time authentication data) whose time has been authenticated by the
In the time information data area, data relating to the time at which time authentication is performed is recorded.
マスタデータ記憶部24には、図3に示すように、ワークフローを実現するためのマスタデータ240が記録される。このマスタデータ240は、ワークフローを利用する社員が登録された場合に記録される。マスタデータ240は、部署IDに対して、社員ID、パスワード、申請種別、承認者IDに関するデータを含んで構成される。
As shown in FIG. 3,
部署IDデータ領域には、企業内においてワークフローを利用する部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
社員IDデータ領域には、ワークフローを利用する部署に所属する社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。
In the department ID data area, data relating to an identifier for identifying a department that uses the workflow in the company is recorded.
In the employee ID data area, data relating to an identifier for identifying an employee belonging to a department that uses the workflow is recorded.
申請種別データ領域には、この部署において行なわれる可能性がある申請の種類を特定
するための識別子に関するデータが記録される。
承認者IDデータ領域には、この部署において、この申請種別の申請をワークフロー上で承認する権限を有する社員(承認者)を特定するための社員IDに関するデータが記録される。
In the application type data area, data relating to an identifier for specifying the type of application that may be performed in this department is recorded.
In the approver ID data area, data relating to an employee ID for identifying an employee (approver) having the authority to approve an application of this application type on the workflow in this department is recorded.
次に、以上のように構成されたシステムを用いて、業務管理処理を行なう手順を説明する。ここでは、申請・承認処理(図4、5)、更新処理(図6)の順番で説明する。
(申請・承認処理)
まず、申請者は、クライアント端末10を用いてログイン処理を実行する(ステップS1−1)。この場合、申請を行なう社員(申請者)は、クライアント端末10のブラウザを用いて、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ20にアクセスする。アクセスを受けたワークフロー管理サーバ20の制御部21のユーザ認証手段211は、ログイン画面データをクライアント端末10に送信する。
Next, a procedure for performing business management processing using the system configured as described above will be described. Here, the application / approval process (FIGS. 4 and 5) and the update process (FIG. 6) will be described in this order.
(Application / approval processing)
First, an applicant performs a login process using the client terminal 10 (step S1-1). In this case, the employee (applicant) who performs the application accesses the
このデータを受信したクライアント端末10は、ディスプレイにログイン画面を出力する。この場合、申請者は、ログイン画面において、ユーザ認証情報(ここでは、ユーザIDやパスワード)を入力する。そして、入力を完了し、選択アイコンがクリックされた場合、クライアント端末10は、ワークフロー管理サーバ20にログイン要求を送信する。このログイン要求には、ログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含める。
The
ログイン要求を受信したワークフロー管理サーバ20の制御部21は、ユーザ認証処理を実行する(ステップS1−2)。具体的には、制御部21のユーザ認証手段211が、マスタデータ記憶部24において、受信したユーザ認証情報の登録の有無を確認する。ユーザ認証ができない場合には、ユーザ認証手段211はログインを拒否する。
The
ユーザ認証を完了した場合、制御部21のユーザ認証手段211は、メニュー画面データを、ネットワークを介してクライアント端末10に送信する。そして、クライアント端末10は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。このメニュー画面は、申請者がこのシステムを利用して行なう処理を選択するための画面である。ここでは、経理申請を行なう。そこで、申請者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて経理に関する申請書作成画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請書作成アイコンをクリックする。この場合、クライアント端末10は、申請書作成要求をワークフロー管理サーバ20に送信する。
When the user authentication is completed, the
この要求を受けたワークフロー管理サーバ20の制御部21は、申請書作成画面の送信処理を実行する(ステップS1−3)。具体的には、制御部21のワークフロー管理手段212は、申請書作成画面データをクライアント端末10に送信する。
Upon receiving this request, the
そして、クライアント端末10において申請書作成処理を実行する(ステップS1−4)。具体的には、クライアント端末10は、ディスプレイに申請書作成画面を出力する。この申請書作成画面には、申請内容設定欄や、添付文書設定欄が設けられている。ここで、申請者は、各設定欄を用いて、申請内容や添付文書を設定する。本実施形態では、スキャナ装置を用いて、この申請に関する証憑のイメージデータを作成し、添付文書設定欄において、このイメージデータを指定する。
Then, an application form creation process is executed in the client terminal 10 (step S1-4). Specifically, the
次に、クライアント端末10は、承認依頼処理を実行する(ステップS1−5)。入力を完了し、申請書作成画面上の送信アイコンがクリックされた場合、クライアント端末10は、承認依頼をワークフロー管理サーバ20に送信する。この承認依頼には、申請書作成画面において設定された申請内容に関するデータや、指定された添付文書ファイルを含める。
Next, the
承認依頼を受信したワークフロー管理サーバ20の制御部21は、登録処理を実行する(ステップS1−6)。具体的には、制御部21のワークフロー管理手段212は、この承認依頼に対して、管理IDを付与する。そして、ワークフロー管理手段212は、この管理IDを含めた管理レコード220を生成し、管理データ記憶部22に登録する。次に、ワークフロー管理手段212は、ユーザ認証手段211においてユーザ認証された社員IDに基づいて、マスタデータ記憶部24を用いて部署IDを特定する。そして、ワークフロー管理手段212は、特定された部署IDを、この管理レコード220に記録する。更に、ワークフロー管理手段212は、ユーザ認証された社員IDを申請者IDとして、申請日時とともに管理レコード220に記録する。
The
さらに、ワークフロー管理手段212は、承認依頼に含まれる申請内容を、管理レコード220に記録する。また、この承認依頼に添付文書ファイルが含まれる場合には、ワークフロー管理手段212は、付与した管理IDとともに、添付文書ファイルを含むオリジナル証憑データ231を証憑データ記憶部23に登録する。
Further, the
そして、ワークフロー管理手段212は、申請種別及び申請者IDに基づいて、マスタデータ記憶部24を用いて、この申請の承認を行なう社員IDを特定する。そして、ワークフロー管理手段212は、特定した社員IDを承認者IDとして管理レコード220に記録する。
Based on the application type and the applicant ID, the
次に、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認依頼処理を実行する(ステップS1−7)。具体的には、ワークフロー管理手段212は、マスタデータ記憶部24を用いて、この承認者の社員IDに基づいてメールアドレスを特定する。そして、申請があったことを伝えるメッセージを送信する。
Next, the
図5に示すように、このメッセージを受信した承認者は、クライアント端末15を用いて、ログイン処理を実行する(ステップS2−1)。この場合も、クライアント端末15は、ワークフロー管理サーバ20から、ログイン画面データを取得する。そして、クライアント端末15は、このログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含めたログイン要求をワークフロー管理サーバ20に送信する。
As shown in FIG. 5, the approver who has received this message executes a login process using the client terminal 15 (step S2-1). Also in this case, the
ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、ユーザ認証処理を実行する(ステップS2−2)。具体的には、制御部21のユーザ認証手段211が、受信したユーザ認証情報の登録の有無を、マスタデータ記憶部24を用いて確認する。
The
ユーザ認証を完了した場合、ユーザ認証手段211は、メニュー画面データをクライアント端末15に送信する。そして、クライアント端末15は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。
When the user authentication is completed, the
ここでは、申請内容の確認を行なうため、承認者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて申請承認画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請内容確認アイコンをクリックする。この場合には、クライアント端末15は、申請内容確認要求をワークフロー管理サーバ20に送信する。
Here, in order to confirm the contents of the application, the approver makes an output request for the application approval screen using the menu screen output on the display. Specifically, the application content confirmation icon is clicked on the menu screen. In this case, the
この要求を受けたワークフロー管理サーバ20の制御部21は、申請内容確認画面の送信処理を実行する(ステップS2−3)。具体的には、制御部21のワークフロー管理手段212は、管理データ記憶部22から、ユーザ認証された社員IDが承認者IDとして記録された管理レコード220を抽出する。そして、ワークフロー管理手段212は、まだ承認日時が記録されていない管理レコード220、又は更新要否フラグが記録されてい
て承認日時が記録されていない管理レコード220を特定する。次に、ワークフロー管理手段212は、各管理レコード220を特定するための管理IDを含めた未承認申請リストを生成し、この未承認申請リストをクライアント端末15に送信する。
Upon receiving this request, the
この場合、クライアント端末15は、ディスプレイに未承認申請リストを出力する。ここで、承認者は、未承認申請リストを用いて、確認を行なう申請を特定し、これに対応したアイコンをクリックする。この場合、クライアント端末15は、管理IDに関するデータをワークフロー管理サーバ20に送信する。そして、ワークフロー管理手段212は、クライアント端末15から、未承認申請リストにおいて選択された管理IDを取得する。
In this case, the
次に、制御部21のワークフロー管理手段212は、管理データ記憶部22から、この管理IDに関する管理レコード220を取得するとともに、証憑データ記憶部23からオリジナル証憑データ231の添付文書ファイルを取得する。そして、ワークフロー管理手段212は、これらを含めた申請内容確認画面データを生成し、クライアント端末15に送信する。
Next, the
そして、クライアント端末15において確認処理を実行する(ステップS2−4)。具体的には、クライアント端末15は、ディスプレイに申請内容確認画面を出力する。この申請内容確認画面には、この申請についての申請内容や添付文書の表示欄が設けられている。ここで、承認者は、各表示欄を用いて、申請内容や添付文書を確認する。更に、申請内容確認画面には、承認する場合にクリックするための承認アイコンや、承認を保留するための保留アイコンが表示される。
Then, confirmation processing is executed in the client terminal 15 (step S2-4). Specifically, the
そして、ディスプレイ上の申請内容確認画面において承認アイコンが選択された場合(ステップS2−5において「YES」の場合)には、クライアント端末15は、承認指示処理を実行する(ステップS2−6)。具体的には、クライアント端末15は承認指示を含む確認結果通知をワークフロー管理サーバ20に送信する。なお、ディスプレイ上の申請内容確認画面において保留アイコンが選択された場合(ステップS2−5において「NO」の場合)には、クライアント端末15は、保留指示処理を実行する(ステップS2−7)。具体的には、クライアント端末15は保留指示を含めた確認結果通知をワークフロー管理サーバ20に送信する。
When the approval icon is selected on the application content confirmation screen on the display (in the case of “YES” in step S2-5), the
確認結果通知を受信したワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認指示の確認処理を実行する(ステップS2−8)。確認結果通知に承認指示が含まれない場合(ステップS2−8において「NO」の場合)には、制御部21のワークフロー管理手段212は、この申請に関する承認処理を終了する。
The
一方、確認結果通知に承認指示が含まれる場合(ステップS2−8において「YES」の場合)には、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、タイムスタンプ取得処理を実行する(ステップS2−9)。具体的には、制御部21のワークフロー管理手段212は、タイムスタンプ取得手段213に対して、オリジナル証憑データ231の添付文書ファイルを指定して、タイムスタンプの取得を指示する。この場合、タイムスタンプ取得手段213は、添付文書ファイルのハッシュ値を生成し、タイムスタンプ生成要求をタイムスタンプ局30に送信する。そして、タイムスタンプ局30においては、ハッシュ値に時刻情報を結合し、更に、タイムスタンプ局30の秘密鍵で暗号化したタイムスタンプトークンを生成する。そして、タイムスタンプ取得手段213は、この時刻情報とタイムスタンプトークンとを、タイムスタンプ局30から取得する。なお、このタイムスタンプトークンは、タイムスタンプ局30においても、所定の期限(有効期間)までは保管される。
On the other hand, when the confirmation result notification includes an approval instruction (in the case of “YES” in step S2-8), the
そして、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、タイムスタンプセット処理を実
行する(ステップS2−10)。制御部21のタイムスタンプ取得手段213は、取得したタイムスタンプを、添付文書と関連付けて、承認証憑データ232として証憑データ記憶部23に記録する。更に、タイムスタンプ取得手段213は、取得した時刻情報を承認証憑データ232に記録する。
And the
次に、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認時刻の登録処理を実行する(ステップS2−11)。具体的には、タイムスタンプ取得手段213は、タイムスタンプ局30から取得した時刻情報をワークフロー管理手段212に供給する。そして、ワークフロー管理手段212は、この時刻情報を、管理データ記憶部22に記録された管理レコード220の承認日時として記録する。
Next, the
(タイムスタンプ更新処理)
次に、タイムスタンプ更新処理について、図6を用いて説明する。
まず、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、期限管理処理を実行する(ステップS3−1)。ここでは、制御部21のタイムスタンプ更新手段214は、タイムスタンプの有効期限が近くなってきたタイムスタンプの管理IDを特定する。具体的には、承認証憑データ232の時刻情報と現在日付を比較して、有効期限までの残存期間が所定期間以下になった管理IDを検索する。
(Time stamp update process)
Next, the time stamp update process will be described with reference to FIG.
First, the
有効期限が近づいているタイムスタンプの管理IDが存在していない場合(ステップS3−2において「NO」の場合)、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、タイムスタンプ更新処理を終了する。一方、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理IDが存在している場合(ステップS3−2において「YES」の場合)、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認依頼処理を実行する(ステップS3−3)。具体的には、制御部21のタイムスタンプ更新手段214は、この管理IDを用いて、管理データ記憶部22から管理レコード220を取得する。そして、タイムスタンプ更新手段214は、管理レコード220に更新要否フラグを記録する。更に、この管理レコード220に含まれる部署ID、及び申請種別を用いて、承認者IDを特定し、承認者IDを更新記録する。
If there is no management ID for the time stamp whose expiration date is approaching (“NO” in step S3-2), the
以下、申請・承認時と同様に処理が行なわれる。なお、このように更新要否フラグが記録されている管理レコード220については、ステップS2−11においては、ワークフロー管理手段212は、タイムスタンプ局30から取得した時刻情報を、管理データ記憶部22に記録された管理レコード220の承認日時として記録する。
Thereafter, processing is performed in the same manner as at the time of application / approval. As for the
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、確認結果通知に承認指示が含まれる場合(ステップS2−8において「YES」の場合)には、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、タイムスタンプ取得処理を実行する(ステップS2−9)。そして、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、タイムスタンプセット処理を実行する(ステップS2−10)。これにより、真正性を担保した証憑をワークフローにおいて管理することができる。利用者にとっては、時刻認証されたタイムスタンプを取得するための操作を別途、行なう必要はなく、既存のワークフロー上の処理を行なうだけでよい。従って、利用者の利便性を図ることができる。
As described above, according to the present embodiment, the following effects can be obtained.
In the above embodiment, when an approval instruction is included in the confirmation result notification (“YES” in step S2-8), the
・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認時刻の登録処理を実行する(ステップS2−11)。これにより、証憑のタイムスタンプと承認時刻とを一致させて、承認時の証憑の存在の信頼性を向上させることができる。
In the above-described embodiment, the
・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、期限管理処理を
実行する(ステップS3−1)。そして、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理IDが存在している場合(ステップS3−2において「YES」の場合)、ワークフロー管理サーバ20の制御部21は、承認依頼処理を実行する(ステップS3−3)。これにより、タイムスタンプの有効期限と、証憑の保存期限との違いを補い、真正性を維持することができる。
In the above embodiment, the
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合を想定したが、これに限定されるものではない。
In addition, you may change the said embodiment into the following aspects.
In the above embodiment, it is assumed that a company employee makes an expense application on the workflow, but the present invention is not limited to this.
○ 上記実施形態では、証憑データ記憶部23には、申請内容を証明するための証憑についてのデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部23には、オリジナル証憑データ231及び承認証憑データ232が記録される。タイムスタンプの保存方法はこれに限定されるものではなく、添付文書とは別に、タイムスタンプを管理することも可能である。この場合、オリジナル証憑データ231と承認証憑データ232とを別個に保存する必要がなくなる。
In the above embodiment, the voucher
○ 上記実施形態では、タイムスタンプ更新処理において、オリジナル証憑データ231の添付文書ファイルに改めてタイムスタンプを埋め込んだ。添付文書ファイルにおいて、タイムスタンプを累積蓄積できる場合には、承認証憑データ232の添付文書ファイルにタイムスタンプを重畳させることも可能である。
In the above embodiment, in the time stamp update process, the time stamp is newly embedded in the attached document file of the
10、15…クライアント端末、20…ワークフロー管理サーバ、21…制御部、211…ユーザ認証手段、212…ワークフロー管理手段、213…タイムスタンプ取得手段、214…タイムスタンプ更新手段、22…管理データ記憶部、23…証憑データ記憶部、24…マスタデータ記憶部、30…タイムスタンプ局。
DESCRIPTION OF
Claims (7)
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理装置。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A control unit connected to the applicant terminal and the approver terminal, and a business management device for managing the workflow,
The control means is
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Workflow management means for providing the application content data and voucher image data to the approver terminal;
A time authentication unit that acquires time authentication data based on an instruction from the workflow management unit that acquired the approval data from the approver terminal, and records the time authentication data in the voucher data storage unit in association with the voucher image data;
The workflow management unit records time information acquired by the time authentication unit in the approval data storage unit as an approval time.
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項1に記載の業務管理装置。 Further comprising authority data storage means for recording data on the approver identifier with respect to the applicant identifier,
The workflow management means acquires the applicant identifier of the applicant from the applicant terminal,
Using the authority data storage means, identify an approver identifier corresponding to this applicant identifier,
The business management apparatus according to claim 1, wherein when the application content data and the voucher image data are provided, the application content data and the voucher image data are provided to an approver terminal specified based on the approver identifier.
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項1又は2に記載の業務管理装置。 It further comprises authority data storage means for recording data relating to the approver identifier for the application type,
The workflow management means acquires the application type of the application from the applicant terminal,
Using the authority data storage means, identify the approver identifier corresponding to this application type,
3. The business management apparatus according to claim 1, wherein when the application content data and the voucher image data are provided, the application content data and the voucher image data are provided to an approver terminal specified based on the approver identifier.
前記時刻認証データの有効期限を取得し、
現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを特徴とする請求項1〜4のいずれか一つに記載の業務管理装置。 The control means is
Obtaining an expiration date of the time authentication data;
In the case where the current date is included within a predetermined period from the expiration date, it further comprises authentication update means for acquiring voucher image data recorded in the voucher data storage means and reacquiring time authentication data. The business management apparatus according to any one of claims 1 to 4.
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、
前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理方法。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A business management method for managing a workflow using a business management device including a control means connected to an applicant terminal and an approver terminal,
The control means is
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Provide the application content data and voucher image data to the approver terminal,
When obtaining approval data from the approver terminal, obtain time authentication data, record it in the voucher data storage means in association with the voucher image data,
A business management method, wherein the acquired time information is recorded in the approval data storage means as an approval time.
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、
前記制御手段を、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを特徴とする業務管理プログラム。 Approval data storage means for recording application contents and approval time for each application management identifier;
Voucher data storage means for recording voucher image data relating to the application;
A business management program for managing a workflow using a business management device having a control means connected to an applicant terminal and an approver terminal,
The control means;
When obtaining application content data and voucher image data from the applicant terminal, a management identifier is assigned and the application content is recorded in the approval data storage means,
In association with the management identifier, record the acquired voucher image data in the voucher data storage means,
Workflow management means for providing the application content data and voucher image data to the approver terminal;
Based on an instruction from the workflow management unit that acquired the approval data from the approver terminal, acquire time authentication data, and associate it with the voucher image data to function as a time authentication unit that records in the voucher data storage unit,
The work management program causes the time information acquired by the time authentication unit to be recorded in the approval data storage unit as an approval time.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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