JP4262725B2

JP4262725B2 - 電子メール返信期限通知システム

Info

Publication number: JP4262725B2
Application number: JP2006076369A
Authority: JP
Inventors: 智美芦田
Original assignee: Ｓｋｙ株式会社
Priority date: 2006-03-20
Filing date: 2006-03-20
Publication date: 2009-05-13
Anticipated expiration: 2026-03-20
Also published as: JP2007249915A

Description

本発明は、発信元から送信された返信期限付きの電子メールについて、その受信者に当該電子メールの返信期限が近づいていることを通知する、電子メール返信期限通知システムに関する。

企業の業務等において、受信者に対する書類の提出依頼やアンケート依頼などを、返信期限付きの電子メールで通知することが行われている。しかしこのような返信期限付きの電子メールを受信した際に、受信者がすぐに返信をせずに後回しにしておくと、返信期限を失念し、返信し忘れることがある。

このようなことを回避するために、下記特許文献１、特許文献２では、電子メールを送信する際に返信期限を設定しておき、その期限が近づいたら、受信者に通知するシステムが開示されている。

特開２００５−２７５７５８号公報特開平１０−１１７２０９号公報

しかし上述の各発明では、発信元が一方的に返信期限を設定し、その返信期限が近づいたら受信者に通知を行う構成となっている。その為、実際に通知を行うタイミングに、受信者がその通知を見られる状態にあるか分からず、通知がなされた後、返信期限が到来するまで、出張や外出などによりその通知を見られない場合もあり得る。そうすると受信者は、返信期限を過ぎた後にその通知を見ることとなり、せっかく行った返信期限の通知が無意味となってしまう。つまり返信期限を知らせる通知は、その通知を受信者が見られるからこそ有益なものであるのに、従来は単に返信期限付き電子メールに記載された、発信元が一方的に設定した返信期限のみで通知を行っているので、受信者のスケジュールなどが一切考慮されることなく処理されている。

そこで本発明者は、返信期限付きの電子メールに記載された返信期限と、受信者のスケジュールを参照することによって、実際に受信者が通知を見られるタイミングで返信期限の通知を行う電子メール返信期限通知システムを発明した。

請求項１の発明は、返信期限付き電子メールの受信者に対して、返信期限が近づいていることの確認通知を送信する電子メール返信期限通知システムであって、前記電子メール返信期限通知システムは、前記返信期限付き電子メールの発信元、受信者に関する情報と、前記返信期限付き電子メールに対する返信メールの受信日時、発信元、受信者に関する情報とを記憶する電子メール管理記憶部と、発信元が送信した前記返信期限付き電子メールを受信する返信期限付き電子メール受信部と、前記受信した返信期限付き電子メールをその受信者に送信する返信期限付き電子メール送信部と、前記受信した返信期限付き電子メールから返信期限の情報を抽出する返信期限抽出部と、前記返信期限付き電子メールの受信者の、前記抽出した返信期限以前の所定日数分のスケジュールをスケジュール管理サーバから取得するスケジュール参照部と、前記返信期限付き電子メールの受信者により過去に返信が多く行われている時間帯を、前記電子メール管理記憶部に記憶する情報に基づいて判定し、前記スケジュール参照部が取得したスケジュールにおいて、返信不可でない予定であって、前記判定した時間帯のうち予め定められた基準日時を判定することにより、前記返信期限付き電子メールの確認通知を送信する日時を設定し、設定した日時と前記確認通知の受信者の情報とを確認通知記憶部に記憶する確認通知設定部と、前記確認通知記憶部に記憶した日時が到来すると前記受信者に対して前記確認通知を送信する確認通知送信部と、前記返信メールの発信元が送信した返信メールを受信する返信メール受信部と、前記受信した返信メールをその受信者に送信する返信メール送信部と、を有する電子メール返信期限通知システムである。

本発明によって、従来のように返信期限付き電子メールの発信元が一方的に設定した返信期限のみに基づいて通知が行われるのではなく、更に、その受信者のスケジュールを考慮した上での通知が行われることとなる。従って、受信者がその通知を見る可能性が従来よりも高まり、実効性のあるシステムとなる。
また、返信期限付き電子メールに対する返信メールをいつ行ったか、などの情報を記憶しておくことにより、返信期限付き電子メールが受信者に送信された場合に、その受信者がいつ返信メールを送信する可能性が高いかを判定することが出来る。その可能性が高い時間帯も考慮した上で、返信期限付き電子メールの確認通知を受信者に送信することで、より返信の可能性が高まることとなる。

請求項２の発明において、前記確認通知設定部は、前記返信期限付き電子メールの受信者により過去に返信が最も多く行われている時間帯を、前記電子メール管理記憶部に記憶する情報に基づいて判定し、前記スケジュール参照部が取得したスケジュールにおいて、予め定められた勤務時間であり、且つ返信不可でない予定のうち、前記判定した時間帯で最も遅い日時を判定することにより、前記返信期限付き電子メールの確認通知を送信する日時を設定し、設定した日時と前記確認通知の受信者の情報とを確認通知記憶部に記憶する、電子メール返信期限通知システムである。

上述の発明において、更に受信者の勤務時間を考慮するように構成することも出来る。

請求項３の発明において、前記確認通知設定部は、前記返信期限付き電子メールの受信者の電子メールアドレスと同一の電子メールアドレスを有する返信メールを、前記電子メール管理記憶部に記憶する前記返信メールの発信元の電子メールアドレスから検索し、前記検索した返信メールの受信日時を抽出し、予め定められた時間帯毎にその返信メールがどの時間帯で返信されたかをカウントすることにより、過去に最も返信が多く行われている時間帯を判定する、電子メール返信期限通知システムである。

上述の発明において、どの時間帯に最も返信メールが多く行われているかは、本発明のように処理することで判定できる。

請求項４の発明において、前記電子メール返信期限通知システムは、更に、前記返信期限付き電子メールの受信者の前記返信期限付き電子メールに対する返信率を、前記電子メール管理記憶部に記憶する返信メールに関する情報に基づいて算出することにより、前記返信期限付き電子メールの発信元に対して、その返信期限付き電子メールに対する返信の可能性、或いは返信されない可能性を通知する部、を有する電子メール返信期限通知システムである。

返信期限付き電子メールの受信者が、返信期限付き電子メールに対する返信メールを行ったか否かが記憶されているので、その受信者の返信率を算出することにより、返信する（返信しない）可能性を算出することが出来る。それを返信期限付き電子メールの発信元に対して通知することで、返信されるかどうか予測することが出来る。

本発明によって、返信期限の通知は、受信者が通知を見られるであろう日時に行われるので、従来のように、出張や外出などによりその通知を見ることが出来ず、返信期限が過ぎた後にその通知を見る、といった事態を防止することが出来る。

本発明の電子メール返信期限通知システム１は、発信元から電子メールを受信する電子メールサーバ上で実現されると良いが、それ以外のサーバ、コンピュータ端末で実現されても良い。

電子メール返信期限通知システム１を実現するサーバは、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置と、情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置と、演算装置の処理結果や記憶装置に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置とを少なくとも有している。サーバ上で実現する各機能（各手段）は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置に読み込まれることでその処理が実行される。各手段は、記憶装置に記憶した情報をその処理において使用する場合には、該当する情報を当該記憶装置から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置における処理に用いる。また当該サーバには、キーボードやマウスなどの入力装置、ディスプレイなどの表示装置を有していても良い。

本発明に於ける各手段は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。また記憶部では各種の保存形式を用いることが出来、データベース、データファイルなど任意の形式を用いることが出来る。

本発明の電子メール返信期限通知システム１の全体の概念図を図１に、システム構成の一例を示す概念図を図２に示す。

電子メール返信期限通知システム１は、返信期限付き電子メール受信部２と返信期限付き電子メール送信部３と返信期限抽出部４とスケジュール参照部５と確認通知設定部６と確認通知記憶部７と確認通知送信部８とを有している。また電子メール返信期限通知システム１を実現するサーバ（好適には電子メールサーバ）は、スケジュール管理サーバ２０と情報の送受信が可能である。

スケジュール管理サーバ２０は、発信元が送信した返信期限付き電子メールの受信者のスケジュールを記憶しているサーバであり、電子メール返信期限通知システム１からの問い合わせにより、その受信者のスケジュールを返す。このスケジュールは、日にち、時刻毎に記憶されており、予定として、例えば「会議」、「外出」、「出張」、「休暇」などが記憶されている。

返信期限付き電子メール受信部２は、発信元が受信者に送信した返信期限付き電子メールを、発信元が利用するコンピュータ端末（発信元端末）又は発信元が利用する電子メールサーバから受信する手段である。

返信期限付き電子メール送信部３は、発信元が送信した返信期限付き電子メールを、その受信者が利用するコンピュータ端末（受信者端末）に送信する手段である。

返信期限抽出部４は、発信元が送信した返信期限付き電子メールにおいて、その返信期限に関する情報を抽出する手段である。これは、例えば返信期限付き電子メールの本文、件名などの所定箇所から抽出すればよい。例えば発信元が送信した返信期限付き電子メールが図４の場合、その本文を検索し、「返信期限」と記載された部分を検索し、「返信期限」に対応した日時「１月３１日（火）」を返信期限として抽出する。

スケジュール参照部５は、発信元が送信した返信期限付き電子メールの受信者のスケジュールを、スケジュール管理サーバ２０を参照して取得する。この際に、返信期限付き電子メール受信部２で受信した返信期限付き電子メールから受信者の電子メールアドレスを取得し、その電子メールアドレスに基づいてスケジュール管理サーバ２０を参照しても良いし、電子メールアドレスとスケジュール管理サーバ２０における個人を特定する情報（例えば氏名、社員番号等の識別情報）の対応関係を示すテーブルで個人特定情報を取得した後に、その個人特定情報に基づいてスケジュール管理サーバ２０を参照しても良い。

確認通知設定部６は、スケジュール参照部５が参照した受信者のスケジュールに基づいて、返信期限付き電子メール受信部２で受信した返信期限付き電子メールの返信に対する確認通知をいつ行うかの日時を設定する手段である。

確認通知記憶部７は、確認通知設定部６で設定した日時と、その通知先（返信期限付き電子メール受信部２で受信した返信期限付き電子メールの受信者）とを記憶する手段である。

確認通知送信部８は、確認通知設定部６で設定した日時が到来した際に、確認通知記憶部７で記憶した通知先に対して、受信した返信期限付き電子メールの返信期限が近づいていることの通知を送信する手段である。

次に本発明の電子メール返信期限通知システム１の処理プロセスの一例を図３のフローチャート、図１及び図２の概念図を用いて説明する。なお発信元が送信する返信期限付き電子メールは図４であり、電子メールの「Ｔｏ：」欄に受信者の電子メールアドレスが、「Ｆｒｏｍ：」欄に発信元の電子メールアドレスが記載されており、電子メールの本文に「返信期限とその日にち（または日時）」が記載されている場合を示している。また受信者の勤務時間（定時）として、９時から１７時３０分が事前に設定されているとする。なお定時の設定は、逐次変更可能である。

発信元は、発信元端末から図４に示すように、返信期限を記載した返信期限付き電子メールを、受信者に送信する。それを発信元が利用する電子メールサーバを介して、受信者が利用する電子メールサーバの返信期限付き電子メール受信部２で受信する（Ｓ１００）。

返信期限付き電子メール受信部２で発信元が送信した返信期限付き電子メールを受信すると、返信期限抽出部４は、その返信期限付き電子メールに含まれる「返信期限」に対応する日時の情報を抽出する（Ｓ１１０）。図４に示す返信期限付き電子メールの場合には、その本文において、「返信期限」と記載された部分を検索し、それに対応付けられた日時「１月３１日（火）」を返信期限として抽出する。なお返信期限としては日にちのみならず時刻まで設定されていても良い。

このようにすることで、発信元が抽出した返信期限付き電子メールに対する受信者の返信期限の情報を取得することが出来る。

そしてスケジュール参照部５は、返信期限付き電子メールにおける受信者を特定する情報に基づいて、当該電子メールの受信者のスケジュールをスケジュール管理サーバ２０を参照することにより取得する。具体的には返信期限抽出部４で抽出した、当該返信期限以前の数日（所定日数とすることが出来る）のスケジュールを取得する。またスケジュールを取得する受信者は、返信期限付き電子メール受信部２で受信した電子メールの受信者を示す情報（例えば「Ｔｏ：」欄の電子メールアドレス）から特定することが出来る。そして特定した電子メールアドレスに基づいて、スケジュール管理サーバ２０を参照することでスケジュールを取得しても良いし、電子メールアドレスとスケジュール管理サーバ２０における個人特定情報の対応関係を示すテーブルを、電子メール返信期限通知システム１において備えておき、それを参照することで電子メールに対応する個人特定情報を取得し、取得した個人特定情報でスケジュール管理サーバ２０を参照することでスケジュールを取得しても良い。

例えばスケジュール管理サーバ２０から取得した受信者のスケジュールを模式的に図５に示す。

このようにして取得した受信者のスケジュールに基づいて、確認通知設定部６は、受信者が定時において返信不可でない予定のうち最も遅い日時を判定することにより、受信者に対して確認通知を行う日時を設定する（Ｓ１３０）。まず電子メールに記載された返信期限の日時と、取得したスケジュールにおける定時の予定とを対比する。つまり返信期限である「１月３１日」と、スケジュールにおける「１月３１日」の定時の予定とを比較し、返信不可の状態でないかを判定する。なお、受信者が返信不可であると判断できる状態として、「出張」、「外出」、「会議」、「休暇」などがある。「１月３１日」の定時（９時から１７時３０分）において、返信不可の状態でない時間帯が存在するかを判定する。そうすると、１月３１日の定時の時間帯における予定は「９時から１９時３０分まで出張」と登録されているので、返信不可であると判定する。

次に１月３１日の前営業日である１月３０日の定時における時間帯の予定で返信不可でない状態があるかを判定する。そうすると１月３０日も「９時から２０時００分まで出張」と登録されているので、返信不可であると判定する。

更に１月３０日の前営業日である１月２７日の定時における時間帯の予定で返信不可でない状態があるかを判定する。そうすると１月２７日の「１０時から１２時まで会議」、「１５時から１８時まで外出」と登録されているので、「９時から１０時」、「１２時から１５時」までが返信不可の状態ではない。従って、確認通知設定部６は、返信可能である最も遅い日時として「１月２７日１５時」と判定する。

そしてその日時から所定時間早い日時、例えば１時間前の「１月２７日１４時」を確認通知を送信する日時として設定し、この日時「１月２７日１４時」と、確認通知を送信する受信者の情報（例えば受信者の電子メールアドレスなど）を確認通知記憶部７に記憶する。

そして確認通知送信部８は、確認通知記憶部７に記憶した日時（１月２７日１４時）が到来すると（Ｓ１４０）、その受信者に対して、返信期限付き電子メールの返信期限があることを通知する（Ｓ１５０）。この際に、電子メールにより通知しても良いし、それ以外の手段、例えば受信者がログインしているコンピュータ端末に対して、ポップアップメッセージ等を表示することによって、通知しても良い。またこの通知には、当該返信期限付き電子メールを表示可能にしても良い。

本発明の電子メール返信期限通知システム１の他の実施態様を示す。本実施例では、実施例１の実施態様に加えて、受信者が発信元から受信した返信期限付きの電子メールに対して、返信した日時を記憶させておくことにより、確認通知設定部６において受信者が返信を行うことが多い時間帯に確認通知を送る場合である。

本実施例の電子メール返信期限通知システム１のシステム構成の一例を示す概念図を図６に示す。

電子メール返信期限通知システム１は、返信期限付き電子メール受信部２と返信期限付き電子メール送信部３と返信期限抽出部４とスケジュール参照部５と確認通知設定部６と確認通知記憶部７と確認通知送信部８と返信メール受信部９と電子メール管理記憶部１０と返信メール送信部１１とを有している。また電子メール返信期限通知システム１を実現するサーバ（好適には電子メールサーバ）は、スケジュール管理サーバ２０と情報の送受信が可能である。

なお返信期限付き電子メール送信部３、返信期限抽出部４、スケジュール参照部５、確認通知記憶部７、確認通知送信部８、スケジュール管理サーバ２０は、実施例１と同様なので説明を省略する。

返信期限付き電子メール受信部２は、発信元が受信者に送信した返信期限付き電子メールを、発信元が利用するコンピュータ端末（発信元端末）又は発信元が利用する電子メールサーバから受信する手段である。また受信した返信期限付き電子メールに関する情報、受信日時、発信元の電子メールアドレス、受信者の電子メールアドレス、件名などを後述する電子メール管理記憶部１０に記憶する。

確認通知設定部６は、スケジュール参照部５が参照した受信者のスケジュールと、後述する電子メール管理記憶部１０に記憶する、受信者が返信期限付き電子メールに対して返信を行う時間帯の情報とに基づいて、返信期限付き電子メール受信部２で受信した返信期限付き電子メールの返信に対する確認通知をいつ行うかの日時を設定する手段である。

返信メール受信部９は、返信期限付きの電子メールに対して受信者が返信の電子メール（返信メール）を行った場合に、その返信メールを受信者が利用するコンピュータ端末から受信し、返信メールの受信日時、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）の電子メールアドレス、返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）の電子メールアドレス、件名などを電子メール管理記憶部１０に記憶させる手段である。

電子メール管理記憶部１０は、返信期限付き電子メールの受信日時、返信期限付き電子メールの発信元の電子メールアドレス、返信期限付き電子メールの受信者の電子メールアドレス、返信メールの受信日時、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）の電子メールアドレス、返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）の電子メールアドレスなどを記憶する手段である。

返信メール送信部１１は、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）が送信した返信メールを、その返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）が利用するコンピュータ端末、或いは電子メールサーバに送信する手段である。

次に本実施例における電子メール返信期限通知システム１の処理プロセスの一例を図３のフローチャート、図６の概念図を用いて説明する。なお実施例１と同様に、返信期限付き電子メールの発信元が送信する電子メールは図４であり、電子メールの「Ｔｏ：」欄に受信者の電子メールアドレスが、「Ｆｒｏｍ：」欄に発信元の電子メールアドレスが記載されており、電子メールの本文に「返信期限」が記載されている場合を示している。また受信者の勤務時間（定時）として、９時から１７時３０分が事前に設定されているとする。また返信期限付き電子メールの受信者が発信元に対して返信する返信メールを図８に示す。図８の返信メールでは、「Ｔｏ：」欄に返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）が記載されており、「Ｆｒｏｍ：」欄に返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）が記載されている。

発信元は、発信元端末から図４に示すように、返信期限を記載した返信期限付き電子メールを、受信者に送信する。それを発信元端末が利用する電子メールサーバを介して、受信者が利用する電子メールサーバの返信期限付き電子メール受信部２で受信する（Ｓ１００）。

返信期限付き電子メール受信部２で発信元が送信した返信期限付き電子メールを受信すると、返信期限付き電子メール受信部２は、電子メール管理記憶部１０に、電子メールサーバで返信期限付き電子メールを受信した受信日時、発信元の電子メールアドレス、受信者の電子メールアドレスなどを記憶させる。これらの情報は、返信期限付き電子メールにおけるメールヘッダから抽出することができる。例えば受信日時として「１月２３日１０時３１分１４秒」、発信元として「ａｂｃｄ＠ｘｘｘ．ｊｐ」、受信者として「ｘｙｚ@ｘｘｘ．ｊｐ」、件名として「○○○の件」をメールヘッダから抽出して記憶させる。

また返信期限付き電子メール受信部で返信期限付き電子メールを受信すると、返信期限抽出部４は、その返信期限付き電子メールに含まれる「返信期限」に対応する日時の情報を抽出する（Ｓ１１０）。図４に示す電子メール場合には、電子メールの本文において、「返信期限」と記載された部分を検索し、それに対応付けられた日時「１月３１日（火）」を返信期限として抽出する。なお返信期限としては日にちのみならず、時刻まで設定されていても良い。

このようにすることで、発信元が抽出した電子メールに対する受信者の返信期限の情報を取得することが出来る。

そしてスケジュール参照部５は、返信期限付き電子メールにおける受信者を特定する情報に基づいて、当該電子メールの受信者のスケジュールをスケジュール管理サーバ２０を参照することにより取得する。具体的には返信期限抽出部４で抽出した当該返信期限以前の数日（所定日数とすることが出来る）のスケジュールを取得する。またスケジュールを取得する受信者は、返信期限付き電子メール受信部２で受信した電子メールの受信者を示す情報（例えば「Ｔｏ：」欄の電子メールアドレス）から特定することが出来る。そして特定した電子メールアドレスに基づいて、スケジュール管理サーバ２０を参照することでスケジュールを取得しても良いし、電子メールアドレスとスケジュール管理サーバ２０における個人特定情報の対応関係を示すテーブルを、電子メール返信期限通知システム１において備えておき、それを参照することで電子メールに対応する個人特定情報を取得し、取得した個人特定情報でスケジュール管理サーバ２０を参照することでスケジュールを取得しても良い。

このようにして取得した受信者のスケジュールに基づいて、確認通知設定部６は、受信者が返信不可でない予定の日時であって、且つ過去に返信が最も多く行われている時間帯のうち、実際の期限に最も近い日時を、受信者に対して確認通知を行う日時として設定する（Ｓ１３０）。まず返信期限付き電子メールに記載された返信期限の日時と、取得したスケジュールにおける定時の予定とを対比する。つまり返信期限である「１月３１日」と、スケジュールにおける「１月３１日」の定時の予定とを比較し、返信不可の状態でないかを判定する。なお、受信者が返信不可であると判断できる状態として、「出張」、「外出」、「会議」、「休暇」などがある。そして「１月３１日」の定時（９時から１７時３０分）において、返信不可の状態でない時間帯が存在するかを判定する。そうすると、１月３１日の定時の時間帯における予定は「９時から１９時３０分まで出張」と登録されているので、返信不可であると判定する。

更に１月３０日の前営業日である１月２７日の定時における時間帯の予定で返信不可でない状態があるかを判定する。そうすると１月２７日の「１０時から１２時まで会議」、「１５時から１８時まで外出」と登録されている。そうすると、これらの日時は返信不可の状態であると判定される。

更に、確認通知設定部６は、電子メール管理記憶部１０に記憶する、当該受信者の返信期限付き電子メールに対する返信メールの受信日時を検索することにより、どの時間帯に最も返信が多くなされているかを判定する。なおこの時間帯の一例としては、定時である９時から１７時までを２時間毎、つまり「９時から１１時」、「１１時から１３時」、「１３時から１５時」、「１５時から１７時３０分」に区切り、どの時間帯に返信メールの受信日時が多くあるかを判定することにより行える。なお、この時間帯はどのような区切り方をしても良い。

この検索は、返信期限付き電子メールの受信者の電子メールアドレスと同一の電子メールアドレスを有する返信メールを、電子メール管理記憶部１０の返信メールの発信元の欄から検索し、その電子メールの受信日時を抽出する。図４の場合、電子メール管理記憶部１０の返信メールの欄から、返信期限付き電子メールの受信者である「ａｂｃｄ＠ｘｘｘ．ｊｐ」が発信元となっている返信メールを抽出し、返信メールの受信日時を抽出する。そしてその各返信メールにおける受信日時がどの時間帯であるか振り分けて、各時間帯毎にカウントすることにより、返信期限付き電子メールの受信者「ａｂｃｄ＠ｘｘｘ．ｊｐ」がどの時間帯において最も返信数が多いか判定する。ここではその時間帯が「１１時から１３時」であったとする。

そうすると、上述において確認通知設定部６は、「１月３１日の９時から１９時３０分」、「１月３０日の９時から２０時」、「１月２７日の１０時から１２時」、「１月２７日の１５時から１８時」までが返信不可の状態であり、最も返信メールの多い時間帯が「１１時から１３時」であるので、「１月２７日１３時」が返信不可でない状態で、最も返信を行いやすい日時のうち最も遅い日時であると判定できる。つまり、確認通知設定部６は、返信期限付き電子メールの受信者が返信不可の状態ではなく、返信の最も多い時間帯であって、且つ、実際の返信期限に最も近い日時（或いはその日時から所定時間分早い日時）を確認通知を送信する日時として設定する。そうすると、「１月２７日１３時」（或いはそれから所定時間早い時刻）を確認通知を送信する日時として設定し、この日時「１月２７日１３時」と、確認通知を送信する受信者の情報（例えば受信者の電子メールアドレスなど）を確認通知記憶部７に記憶する。

そして確認通知送信部８は、確認通知記憶部７に記憶した日時（１月２７日１３時）が到来すると（Ｓ１４０）、その受信者に対して、電子メールの返信期限があることを通知する（Ｓ１５０）。この際に、電子メールにより通知しても良いし、それ以外の手段、例えば受信者がログインしているコンピュータ端末に対して、ポップアップメッセージ等を表示することによって、通知しても良い。またこの通知には、当該電子メールを表示可能にしても良い。

この返信期限付き電子メールを受信した受信者が、その返信期限付き電子メールに対して返信の電子メール（返信メール）を送信する場合、その返信メールを、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）が利用するコンピュータ端末から、返信メール受信部９が受信する。そして返信メール受信部９は、返信メールのメールヘッダに基づいて、返信メールの受信日時、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）の電子メールアドレス、返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）の電子メールアドレス、件名などを電子メール管理記憶部１０に記憶させる。なお返信期限付き電子メールとそれに対する返信メールは対応付けて記憶させると良い。

また返信メール受信部９で返信メールを受信すると、返信メール送信部１１は、返信メールの発信元（返信期限付き電子メールの受信者）が送信した返信メール（図８）を、返信メールの受信者（返信期限付き電子メールの発信元）が利用するコンピュータ端末、或いは電子メールサーバに送信する。

このような一連の処理を繰り返すことによって、返信期限付き電子メールの受信者がいつ返信したか、の情報が蓄積されていき、最も良く返信する時間帯の傾向を反映させることが出来る。また複数の受信者に送信された返信期限付き電子メールの返信率、未返信者などを管理することも出来る。

また返信期限付き電子メールの受信者の返信率を電子メール管理記憶部１０を検索することによって、その返信率を算出し、その受信者が返信する可能性、返信しない可能性を発信元に通知するように構成することも出来る。

実施例２において、電子メール返信期限通知システム１の管理者（好適には電子メールサーバの管理者）が、サーバに対して所定のコマンドメールを送信することにより、電子メール管理記憶部１０に記憶する、返信期限付き電子メールの特定の未返信者の一覧や返信率を抽出し、それを管理者又はその返信期限付き電子メールの発信元に通知可能なように構成することも出来る。

また特定の業者などが勝手に返信期限付き電子メールを送信した際に、受信者が無用な返信期限付き電子メールの受信を防ぐために、予め設定された特定の電子メールアドレスから送信された返信期限付き電子メールについては、返信期限付き電子メール送信部が返信期限付き電子メールを受信者に送信しない構成とすることも出来る。また逆に予め設定された特定の電子メールアドレスから送信された返信期限付き電子メールのみを、返信期限付き電子メール送信部が受信者に送信すると共に、確認通知などの処理を実行可能にするように構成することも出来る。

これらの発明によって、返信期限の通知は、受信者が通知を見られるであろう日時に行われるので、従来のように、出張や外出などによりその通知を見ることが出来ず、返信期限が過ぎた後にその通知を見る、といった事態を防止することが出来る。

本発明の全体の概念を示す概念図である。本発明のシステム構成の一例を示す概念図である。本発明の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。返信期限付き電子メールの一例である。返信期限付き電子メールの受信者のスケジュールの一例である。本発明のシステム構成の他の一例を示す概念図である。電子メール管理記憶部の一例を示す概念図である。返信メールの一例である。

符号の説明

１：電子メール返信期限通知システム
２：返信期限付き電子メール受信部
３：返信期限付き電子メール送信部
４：返信期限抽出部
５：スケジュール参照部
６：確認通知設定部
７：確認通知記憶部
８：確認通知送信部
９：返信メール受信部
１０：電子メール管理記憶部
１１：返信メール送信部
２０：スケジュール管理サーバ

Claims

返信期限付き電子メールの受信者に対して、返信期限が近づいていることの確認通知を送信する電子メール返信期限通知システムであって、
前記電子メール返信期限通知システムは、
前記返信期限付き電子メールの発信元、受信者に関する情報と、前記返信期限付き電子メールに対する返信メールの受信日時、発信元、受信者に関する情報とを記憶する電子メール管理記憶部と、
発信元が送信した前記返信期限付き電子メールを受信する返信期限付き電子メール受信部と、
前記受信した返信期限付き電子メールをその受信者に送信する返信期限付き電子メール送信部と、
前記受信した返信期限付き電子メールから返信期限の情報を抽出する返信期限抽出部と、
前記返信期限付き電子メールの受信者の、前記抽出した返信期限以前の所定日数分のスケジュールをスケジュール管理サーバから取得するスケジュール参照部と、
前記返信期限付き電子メールの受信者により過去に返信が多く行われている時間帯を、前記電子メール管理記憶部に記憶する情報に基づいて判定し、前記スケジュール参照部が取得したスケジュールにおいて、返信不可でない予定であって、前記判定した時間帯のうち予め定められた基準日時を判定することにより、前記返信期限付き電子メールの確認通知を送信する日時を設定し、設定した日時と前記確認通知の受信者の情報とを確認通知記憶部に記憶する確認通知設定部と、
前記確認通知記憶部に記憶した日時が到来すると前記受信者に対して前記確認通知を送信する確認通知送信部と、
前記返信メールの発信元が送信した返信メールを受信する返信メール受信部と、
前記受信した返信メールをその受信者に送信する返信メール送信部と、
を有することを特徴とする電子メール返信期限通知システム。
前記確認通知設定部は、
前記返信期限付き電子メールの受信者により過去に返信が最も多く行われている時間帯を、前記電子メール管理記憶部に記憶する情報に基づいて判定し、前記スケジュール参照部が取得したスケジュールにおいて、予め定められた勤務時間であり、且つ返信不可でない予定のうち、前記判定した時間帯で最も遅い日時を判定することにより、前記返信期限付き電子メールの確認通知を送信する日時を設定し、設定した日時と前記確認通知の受信者の情報とを確認通知記憶部に記憶する、
ことを特徴とする請求項１に記載の電子メール返信期限通知システム。
前記確認通知設定部は、
前記返信期限付き電子メールの受信者の電子メールアドレスと同一の電子メールアドレスを有する返信メールを、前記電子メール管理記憶部に記憶する前記返信メールの発信元の電子メールアドレスから検索し、前記検索した返信メールの受信日時を抽出し、予め定められた時間帯毎にその返信メールがどの時間帯で返信されたかをカウントすることにより、過去に最も返信が多く行われている時間帯を判定する、
ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の電子メール返信期限通知システム。
前記電子メール返信期限通知システムは、更に、
前記返信期限付き電子メールの受信者の前記返信期限付き電子メールに対する返信率を、前記電子メール管理記憶部に記憶する返信メールに関する情報に基づいて算出することにより、前記返信期限付き電子メールの発信元に対して、その返信期限付き電子メールに対する返信の可能性、或いは返信されない可能性を通知する部、
を有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子メール返信期限通知システム。
少なくとも一台以上のコンピュータ端末を、
発信元が送信した返信期限付き電子メールを受信する返信期限付き電子メール受信部、
前記受信した返信期限付き電子メールをその受信者に送信する返信期限付き電子メール送信部、
前記受信した返信期限付き電子メールから返信期限の情報を抽出する返信期限抽出部、
前記返信期限付き電子メールの受信者の、前記抽出した返信期限以前の所定日数分のスケジュールをスケジュール管理サーバから取得するスケジュール参照部、
前記返信期限付き電子メールの受信者により過去に返信が多く行われている時間帯を、電子メール管理記憶部に記憶する情報に基づいて判定し、前記スケジュール参照部が取得したスケジュールにおいて、返信不可でない予定であって、前記判定した時間帯のうち予め定められた基準日時を判定することにより、前記返信期限付き電子メールの確認通知を送信する日時を設定し、設定した日時と前記確認通知の受信者の情報とを確認通知記憶部に記憶する確認通知設定部、
前記確認通知記憶部に記憶させた日時が到来すると前記受信者に対して前記確認通知を送信する確認通知送信部、
前記返信メールの発信元が送信した返信メールを受信する返信メール受信部、
前記受信した返信メールをその受信者に送信する返信メール送信部、
として機能させることを特徴とする電子メール返信期限通知プログラムであって、
前記電子メール管理記憶部には、
前記返信期限付き電子メールの受信者に関する情報と、前記返信期限付き電子メールに対する返信メールの受信日時、発信元、受信者に関する情報とを少なくとも記憶している、
ことを特徴とする電子メール返信期限通知プログラム。