JP4207514B2 - 機密文書管理システム、機密文書持ち出し管理装置、機密文書持ち出し管理方法 - Google Patents
機密文書管理システム、機密文書持ち出し管理装置、機密文書持ち出し管理方法 Download PDFInfo
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、機密文書の保管室からの持ち出しを管理する機密文書持ち出し管理装置及びその装置を含む機密文書管理システム、特に機密文書に対する不正な取り扱いをより強固に防止する手法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来において、物品の不正持ち出しを防止するために、例えば、貸出書籍に情報キャリアを付着し、貸出時には顧客が投入口へ書籍とIDカードを入れて情報を読み取らせることで貸出処理が行われ、顧客は場外の取り出し口から書籍を取り出し、返却時には逆の工程を辿り、書籍の不正持ち出しを情報キャリアの無線タグをタグ検知器で検知して防止するシステムが提案されている（特許文献１参照）。この従来例において貸出書籍に付着させる情報キャリアに機密文書であることを識別可能な情報を含ませておけば、貸出対象となる書籍に機密文書が混在していても機密文書の持ち出し管理を行うことができる。
【０００３】
但し、この従来例においては、顧客が鞄の中などに書籍を忍ばせて投入口へ書籍とIDカードとを提出しなければ、不正に持ち出すことは可能である。
【０００４】
そこで、音楽ＣＤ等の販売店で見ることができるシステムであるが、磁性材を商品に相当する書籍に取り付け、書籍を持ち出す際にはその書籍に取り付けられている磁性材から磁界が発しないように処理しなければ、書籍保管室の出口に設置した磁性材センサが磁性材から発せられる磁界をリモートで検知し警告を発するようにする（例えば特許文献２、特許文献３）。このようにすれば、書籍を鞄に隠すなどして保管室から不正に持ち出すことを阻止することができる。
【０００５】
【特許文献１】
特開平９−２１２５６４号公報
【特許文献２】
特表平７−５０３０６１号公報
【特許文献３】
特開平８−１８５４９６号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来においては、機密文書であることを識別するための情報を貸出対象の書籍単位に付着させるようにしていた。つまり、機密文書であることを検出させるための上記情報キャリアを、一般にその書籍の背や表又は裏表紙、あるいは各表紙の裏側に付着させており、ページ単位に付着させてはいなかった。従って、機密文書に相当する書籍の中から特定のページだけを抜き出して持ち出そうとした場合には、この持ち出しを検出することはできなかった。
【０００７】
また、従来においては、機密文書という一つの書籍として扱っているに過ぎなかった。つまり、機密文書には、機密情報が各ページに記載されていると考えられるので、各ページの取り扱いには十分注意を要するが、従来においては、持ち出されるとき、更に返却されるときにおいても各ページの有無を確認できる手段は用意されておらず、ページ単位での機密文書管理を行うことはできなかった。
【０００８】
本発明は以上のような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、機密文書の管理をページ単位で行うことにより機密情報の漏洩をより強固に防止しうる機密文書管理システム、機密文書持ち出し管理装置、機密文書持ち出し管理方法を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
以上のような目的を達成するために、本発明に係る機密文書管理システムは、保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書管理システムにおいて、機密文書の各ページに付され、その機密文書に関する機密文書情報及び付されるページ特有のページ情報を記録する機密文書情報記憶手段と、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段と、前記機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段とを有し、前記機密文書検出手段は、保管室の出口近傍に設置され、保管室からの機密文書のページ単位での持ち出しを検出することを特徴とする。
【００１１】
また、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
更に、前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする。
【００１３】
あるいは、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする。
【００１４】
あるいはまた、少なくとも機密文書のページ数を含む機密文書管理情報が記録された機密文書管理情報データベースを有し、前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
【００１５】
あるいはまた、保管室から持ち出された機密文書を管理するための情報が記録される持ち出し管理データベースと、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして前記持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
更に、前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする。
【００１７】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする。
【００１８】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする。
【００１９】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００２０】
あるいは、前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００２１】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００２２】
また、前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００２３】
また、前記機密文書情報読取手段は、前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部とを有することを特徴とする。
【００２４】
また、保管室の出口に設置され、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段を有することを特徴とする。
【００２５】
更に、前記通行阻止手段は、ユーザの通行を物理的に阻止する扉であることを特徴とする。
【００２６】
あるいは、前記通行阻止手段は、ユーザの通行を心理的に阻止するための警告を発する警告出力手段であることを特徴とする。
【００２７】
また、前記機密文書検出手段は、前記機密文書識別手段に含まれる磁気素子から発せられる磁界を検知することによって前記機密文書識別手段が付されたページを検出することを特徴とする。
【００２８】
また、ユーザから返却された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて機密文書の不備の有無の判定を行う機密文書状態管理手段とを有することを特徴とする。
【００２９】
本発明に係る機密文書持ち出し管理装置は、機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有し、前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
本発明に係る機密文書持ち出し管理装置は、機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有し、前記機密文書情報読取手段は、前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部とを有することを特徴とする。
【００３０】
また、前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする。
【００３１】
また、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする。
【００３３】
また、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段を有することを特徴とする。
【００３４】
更に、前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする。
【００３５】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする。
【００３６】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする。
【００３７】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００３８】
また、前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００３９】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４０】
また、前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４２】
また、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段の動作制御を行う手段を有することを特徴とする。
【００４３】
本発明に係る機密文書持ち出し管理方法は、保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書持ち出し管理方法において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出ステップと、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取ステップと、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取ステップと、前記ユーザ識別情報読取ステップにより読み取られたユーザ識別情報と前記機密文書情報読取ステップにより読み取られた情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定ステップとを有し、前記持ち出し判定ステップは、前記機密文書情報読取ステップによる読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
【００４４】
また、前記機密文書検出ステップにより機密文書が検出されたことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知ステップを有することを特徴とする。
【００４６】
また、前記持ち出し判定ステップは、当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４７】
また、前記持ち出し判定ステップは、当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないとき、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４８】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００４９】
図１は、本発明に係る機密文書管理システムのうち機密文書が保管される保管室内の出口近傍に設置されるシステムの概略構成図であり、保管室の出口近傍を上から見たときの図である。図１には、保管室１の出口に取り付けられるドア２、機密文書の存在を検出する第一及び第二のゲート４，６、機密文書の持ち出し管理を実行する機密文書管理装置８が示されている。ドア２は通常施錠されており、機密文書管理装置８は、ゲート４，６の間のエリア９に機密文書の存在が検知されると、その機密文書の持ち出しの可不可を判定し、持ち出し可としたときにドア２を解錠するようになっている。なお、本実施の形態では、便宜的に出口が保管室に１カ所だけ設けられている場合で説明するが、複数の出口が設けられているときには、出口毎に図１に示したシステムが設置され、各システムは、管理データの共有等のために有線又は無線により相互に通信ができるように接続される。
【００５０】
図２は、本実施の形態において持ち出し管理される機密文書の概略図である。本実施の形態における機密文書１０は、例えばバインダ等に用紙を綴じることによって１ページずつ分解できるような構造で形成されている。機密文書を構成する各ページには、二次元コード１２及び磁性タグ１４が付されている。二次元コード１２では、機密文書１０に関する機密文書情報及び付されるページ特有のページ情報が表現されている。機密文書情報には、機密文書１０を特定できる文書ＩＤ、機密文書１０の全体のページ数、機密文書としての有効期限等が含まれている。ページ情報には、付される用紙のページ番号が含まれる。本実施の形態では、本発明に係る機密文書情報記憶手段として、光学的に自動読取り可能な二次元コード１２を印刷することで実現したが、バーコードでもよいし、これらのコードを貼り付けるようにしてもよいし、また、磁気コードやＩＣチップ等のその他の記憶手段を用いて上記情報をページに対応付けるようにしてもよい。
【００５１】
また、磁性タグ１４は、機密文書１０を構成するページであることを示すために各ページに付されており、ゲート４，６によって検出されうる素子、例えば保磁力を超える外部磁界により急激に磁化反転を起こすような素子、あるいは共振周波数の外部交番磁界により磁歪振動を起こすような素子で形成される。より具体的にいうと、同一出願人により本願と同日出願の発明（発明の名称「印刷媒体への付加情報記録装置及びその方法、画像形成装置」）に記載された磁性タグを使用することが好適である。本実施の形態では、この磁性タグを有効利用することで後述する機密文書の持ち出し管理を好適に実施することができる。
【００５２】
図３は、ゲート４をゲート６側から見たときの概略構成図である。図３には、励磁コイル４１、検知コイル４２、電流波形形成器および増幅器４３、磁性タグ検出器４４、警報表示器４５及び警報出力器４６が示されている。励磁コイル４１は、エリア９に持ち込まれた機密文書に付された磁性タグ１４を磁化する。検知コイル４２は、磁化された磁性タグ１４の反応を検知する。電流波形形成器および増幅器４３は、励磁コイル４１に励磁電流を流す。磁性タグ検出器４４は、検知コイル４２の検知電流波形から磁性タグ１４が検知されたことを認識する。上記各構成要素４１〜４４は、ゲート４の厚みの中に内設されている。また、警報表示器４５は、磁性タグ１４が検知されたときにその旨を持ち出そうとしたユーザに目視により知らせるための手段であり、光で知らせるときにはランプで、文字情報で知らせるときにはディスプレイで実現する。警報出力器４６は、磁性タグ１４が検知されたときにその旨を持ち出そうとしたユーザに音声や音などの音出力で知らせるための手段であり、本実施の形態ではスピーカで実現する。なお、図示していないが、各構成要素４１〜４６は、機密文書管理装置８に有線又は無線で接続されており、機密文書管理装置８によって動作制御されている。
【００５３】
図４は、ゲート６をゲート４側から見たときの概略構成図である。図４には、励磁コイル６１、検知コイル６２、電流波形形成器および増幅器６３、磁性タグ検出器６４、警報表示器６５及び警報出力器６６が示されている。これらの各構成要６１〜６６は、ゲート４に設けられた各構成要４１〜４６と同じ構成を有し、同等に作用するので、詳細な説明は省略する。ただ、ゲート６には、隣接されている機密文書管理装置８の窓口が設けられている。すなわち、図４に示したように、ユーザがＩＤカードを提示するユーザ情報提示口６７、ユーザが持ち出そうとする機密文書のチェックを受けるために機密文書を挿入する機密文書挿入口６８、機密文書挿入口６８から挿入され機密文書管理装置８により持ち出し可と判定された機密文書を取り出すための機密文書取出口６９が設けられている。更に、機密文書管理装置８がユーザや機密文書の情報並びに持ち出しに関する情報などを表示するディスプレイ７０が設けられている。
【００５４】
図５は、本実施の形態における機密文書管理装置８の概略構成図である。厳密にいうと、装置８は、機密文書管理装置の本体部分に相当し、本発明に係る機密文書管理装置の全体構成は、情報処理可能な装置本体と、ユーザインタフェースと機密文書の検出する部分とが配設されたゲート４，６とで構成される。機密文書管理装置８におけるユーザＩＤ読取部８１、受取部８２、一時保管箱８３及び表示処理部８４は、ゲート６のユーザインタフェース部分である各構成要素６７〜７０とそれぞれ連結されている。本実施の形態では、各ユーザは磁気によってユーザ識別情報（以下、「ユーザＩＤ」）が記録されている社員証等（以下、「ユーザＩＤ登録カード」）を携帯していることを想定している。ユーザＩＤ読取部８１は、ユーザがユーザ情報提示口６７からユーザＩＤ登録カードを提示すると、そのユーザＩＤ登録カードからユーザＩＤを読み取る。なお、ユーザＩＤ登録カードを受け付ける構造としては、ユーザＩＤ登録カードをカード挿入口から挿入したり、読取板に接触又は近づけるような装置が想定できる。また、ユーザＩＤとパスワードを入力させるなど種々の方法が考えられるが、本実施の形態では、ユーザＩＤが読みとれればよいので、ユーザＩＤを読み取る手段の構造自体を特に限定しない。
【００５５】
受取部８２は、ユーザにより機密文書挿入口６８から挿入された機密文書を受け取る。受け取った機密文書は、搬送部８５によって機密文書を構成する各ページを１枚ずつ機密文書情報読取センサ８６を介して一時保管箱８３まで搬送される。一時保管箱８３では、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定するまでの間、機密文書を一時保管する。そして、持ち出し可と判定されたとき、ユーザは、一時保管箱８３に保管された機密文書を機密文書取出口６９から取り出すことができる。表示処理部８４は、機密文書を持ち出そうとするユーザに対して前述した機密文書情報等をディスプレイ７０に表示する。
【００５６】
また、機密文書情報読取センサ（以下、単に「読取センサ」）８６は、受取部８２及び搬送部８５と共に本発明における機密文書情報読取手段を構成し、搬送部８５によって送られてきた各用紙に付された二次元コード１２に記録されている情報を読み取る二次元コードリーダである。持ち出し判定部８７は、ユーザＩＤ読取部８１が読み取ったユーザＩＤと読取センサ８６が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う。持ち出し機密文書管理部８８は、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定した機密文書の持ち出し状況を管理する。持ち出し管理データベース８９には、持ち出し機密文書管理部８８によって持ち出される機密文書の管理に必要な情報が登録される。具体的には、機密文書を持ち出したユーザのユーザＩＤと、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出される日時等持ち出しに関する管理情報とが対応付けされて登録される。持ち出し情報処理部９０は、持ち出し管理データベース８９に記録されている情報を表示する。また、情報を外部へ送信するなどして持ち出された機密文書に関する情報提供を行う。ドア開閉制御部９１は、ドア２を通常施錠しておき、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定したことに応じてドア２を解錠する。
【００５７】
また、機密文書管理情報データベース９２には、機密文書の各ページに記録される機密文書情報に含まれる文書ＩＤ、全体ページ数や機密文書としての有効期限情報、更に機密度（詳細は後述する）等が登録される。また、文書作成者や作成日付、保管棚番号等一般的な文書として持つべき情報も併せて登録される。機密文書管理情報データベース９２は、機密文書に関するあらゆる情報が登録された、いわゆる機密文書のマスタ的な位置づけにあり、機密文書の各ページには、機密文書管理情報データベース９２に登録されているのと同じ情報、若しくはその中から抜粋した情報が二次元コード１２により付されることになる。ユーザマスタデータベース９３は、ユーザに関する情報が登録されている。一企業を想定すれば、社員名、所属部署、役職等が登録され、本実施の形態では、更にユーザに設定された機密度レベルが登録される。機密度レベルは、通常、そのユーザの役職や所属部署等によって設定される。
【００５８】
ここで、機密度について説明すると、機密度というのは、機密文書としての機密レベルを示し、機密文書の持ち出しを許可する／しないの判定基準となる指標である。前述したように各ユーザには、機密度レベルが設定されているが、設定された機密度によって同じ機密文書でもユーザによって持ち出しが許可されたりされなかったりすることになる。なお、本実施の形態では、機密文書管理情報データベース９２に各機密文書の機密度を登録したが、磁性タグ１４を形成する磁気素子を検知するためのコイルとその制御装置の出力が変化することで機密文書の機密度を特定できるようにしてもよい。この場合は、機密度に応じた種類の磁気素子を選択して各ページに付すことになる。この場合は、機密文書の情報から機密度を読み込む手間が省ける。なお、磁性タグ１４は、各ページに付すので、ページ毎に異なる機密度を設定することは可能である。
【００５９】
本実施の形態における機密文書管理装置８は、上記のような構成を有するが、図５において右に位置する持ち出し情報処理部９０及び各データベース８９，９２，９３は、必ずしも内部に設けていなくてもよい。例えば、他の管理システム上に持ち出し情報処理部９０を配設して、そこからネットワーク経由で持ち出し管理データベース８９にアクセスさせるようにしてもよい。また、各データベース８９，９２，９３は、データベースサーバで管理させるなど、他のシステムや装置で保持管理させるようにしてもよい。例えば、本実施の形態では、持ち出し判定部８７は、データベース９２，９３を利用するので、装置８の外部又は本システムの内外に存在するデータベース９２，９３に対してアクセスすることになる。本実施の形態では、便宜的に１台の機密文書管理装置８で説明しているが、複数の出口がある場合には各データベース８９，９２，９３は共有されるので、別システムで保持管理させるのが現実的である。
【００６０】
本実施の形態における機密文書管理システムは、保管室で保管している機密文書の持ち出しを管理し、特に機密文書の不正持ち出しを阻止することによって機密情報の漏洩を未然に防止することを目的としているが、本実施の形態では、機密文書の各ページに二次元コード１２及び磁性タグ１４を付すことによって機密文書の持ち出し管理をページ単位で行えるようにしたことを特徴としている。これにより、機密文書からページを抜くなどして機密情報を不正に持ち出そうとすることを阻止でき、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００６１】
次に、機密文書を保管室から持ち出されるときの本実施の形態における動作について図６に示したフローチャートを用いて説明する。
【００６２】
ユーザが機密文書を所持したままドア２を通り抜けようとしてエリア９に進入すると、ゲート４又はゲート６、あるいはその双方の磁性タグ検出器４４，６４が機密文書の各ページに付された磁性タグ１４を検知する（ステップ１０１）。なお、ドア２は通常施錠されているため、ユーザは保管室から外へ出ることはできない。ここでは、ゲート６の近傍をユーザが通り抜けようとしたため、磁性タグ検出器６４のみが磁性タグ１４を検知したものとする。磁性タグ１４が検知されたことは、機密文書管理装置８に通知されると共に、警報表示器６５及び警報出力器６６にも通知され、警報表示器６５はランプで光を、警報出力器６６はスピーカから警告音をユーザに発する（ステップ１０２）。なお、警報出力器６６からは、警告音ではなくユーザ登録カードの提示、続いて機密文書の提出を促す音声メッセージでもよい。
【００６３】
警告が発せられた場合、ユーザは、ユーザ情報提示口６７にユーザ登録カードを挿入する。ユーザＩＤ読取部８１は、その挿入されたユーザ登録カードからユーザＩＤを読み取る（ステップ１０３）。続いて、ユーザは、機密文書のチェックを受けるために機密文書を機密文書挿入口６８から挿入する。機密文書はバインダで形成されているので、厳密にはバインダに綴じられている用紙を外してから機密文書挿入口６８に挿入する。受取部８２はその用紙を受け取ることになるが（ステップ１０４）、その受取部分は、例えば、複写機のオート・ドキュメント・フィーダのようなトレイであり、ユーザは用紙を揃えて、用紙のサイズにあわせた方向で用紙を置く。用紙が置かれると、受取部８２は用紙を１枚ずつ搬送部８５へ送り込む。読取センサ８６は、搬送部８５により搬送されてくる各用紙に付された二次元コード１２に記録されている機密文書情報及びページ情報を読み取る（ステップ１０５）。情報が読み取られた各用紙は、搬送部８５により順番に一時保管箱８３まで搬送され保管される。なお、持ち出しが許可されていないこの時点では一時保管箱８３にある用紙は機密文書取出口６９から取り出せない構造となっている。
【００６４】
このようにして、ユーザにより挿入された全ての用紙からの情報読込みが終了するまで上記搬送と読込みを繰り返す（ステップ１０６）。全ての用紙から情報の読込みが終了すると、持ち出し判定部８７は、次のようにして機密文書の持ち出し可不可の判定を行う（ステップ１０７）。
【００６５】
まず、ユーザにより挿入された用紙から機密文書情報が正常に読み込むことができ、また、これにより機密文書が全ページそろっているかをチェックする。これは、読取センサ８６から読み込まれた機密文書情報に含まれる文書ＩＤをキーにして機密文書管理情報データベース９２を検索することにより機密文書の存在等を確認する。また、機密文書情報に含まれている全ページ数と読取センサ８６が読み込んだ用紙の枚数、更には読取センサ８６が読み取ったページ番号の並びをチェックする。このチェックにより、全ページが正しく揃っているときには持ち出し可と判定する。
【００６６】
また、ユーザＩＤ読取部８１が読み取ったユーザＩＤをキーにしてユーザマスタデータベース９３を検索することにより、機密文書を持ち出そうとするユーザの機密度レベルを取得し、機密文書管理情報データベース９２から取得した当該機密文書の機密度とを照合し、当該ユーザが持ち出しすることのできる権利を有している場合には持ち出し可と判定する。更に、機密文書の持ち出し可能期限をチェックし、その期限内であれば、持ち出し可と判定する。
【００６７】
本実施の形態では、このように機密文書をユーザが保管室から持ち出す場合、機密文書が全ページ揃っているかを判断し、またユーザに機密文書を持ち出す権限があるのかを判断し、更に有効期限内である場合に持ち出しを可能とし、また、権限がない場合や、機密文書が全ページ揃っていない場合には持ち出し禁止とした。
【００６８】
なお、本実施の形態では、以上のチェックを行うことにしたが、運用や必要性に応じてその他のチェックを行うようにすればよい。
【００６９】
以上のような持ち出し判定部８７による判定処理の結果、当該ユーザが持ち出してよいと判定された場合（ステップ１０８）、現時点においてゲート４，６において磁性タグ１４が検知されていないことを確認した後（ステップ１０９）、後述する持ち出しできるための処理を実行する。ここで、磁性タグ１４が検知されていないことを確認するのは、ユーザが持ち出しチェックを受けるために機密文書管理装置８に提出したもの以外にも機密文書を持っている可能性があるからである。また、機密文書管理装置８に提出した文書が機密性のない（磁性タグが付されていない）一般の文書であるかもしれないからである。なお、本実施の形態では、ゲート４，６のエリア９において磁性タグ１４を検知でき、機密文書管理装置８の内部にある機密文書には反応しないようになっている。これにより、複数の機密文書を持ち出そうとする場合には、その全ての機密文書のチェックをもれなく行うことができ、また、鞄の中などに隠し持って不正に持ち出そうとした場合でも、隠された機密文書を検出することができる。チェック中以外の機密文書を更に持っている場合には、上記ステップ１０２に戻り、その機密文書に対しても持ち出し可不可の判定を受けることになる。
【００７０】
持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定し、かつゲート４，６において磁性タグ１４が検知されてなくなったとき（ステップ１０９）、持ち出し機密文書管理部８８は、持ち出すユーザのユーザＩＤと、持ち出される機密文書の文書ＩＤ、機密度等を含む機密文書情報と、持ち出される日時、出口番号等持ち出しに関する管理情報とを対応付けして持ち出し管理データベース８９に登録する（ステップ１１０）。そして、一時保管箱８３において取り出し不可能に保管しておいた機密文書を、例えば機密文書取出口６９のふたを開けるなどして機密文書を取り出せるようにする（ステップ１１１）。表示処理部８４は、持ち出し可という判定を受けて、その判定結果や機密文書の取り扱いや返却についてのメッセージをディスプレイ７０に表示する。ドア開閉制御部９１は、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が持ち出し可と判定されたことに伴い、保管室のドア２を解錠し、ユーザが退出できるようにする（ステップ１１２）。そして、ユーザの退出確認後に施錠する。
【００７１】
一方、ステップ１０８における持ち出し判定部８７による判定処理の結果、持ち出そうとする機密文書にページの欠落、破損等が原因による情報の読み取り不能、あるいは当該ユーザの機密度レベルが持ち出しできるレベルに達していないなどを理由に、当該ユーザによる持ち出しが不可と判定された場合、表示処理部８４は、持ち出し不可という判定を受けて機密文書管理情報やユーザＩＤ、日時等の付帯情報を判定結果としてディスプレイ７０に表示する。また、ユーザへの更なる警告、また係員に知らせるために警報表示器６５又は警報出力器６６を作動させる（ステップ１１３）。なお、本実施の形態では、図示していないが、再発防止に役立てるのためなどを理由に、持ち出し不可と判定したときディスプレイ７０に表示する情報をログ情報として記録するようにしてもよい。このログ情報と持ち出し管理データベース８９により、どのような場合においても、いつ、誰が、どこから持ち出しそうとした文書であるのかを管理することができる。
【００７２】
また、持ち出し不可と判定された場合、一時保管箱８３に一時保管された機密文書は、機密文書取出口６９からは取り出し不能のままであり、保管室の係員によって回収されることになる。また、ドア開閉制御部９１は、保管室のドア２を施錠した状態を維持する。
【００７３】
また、持ち出し情報処理部９０は、持ち出し判定部８７による反映結果を電子掲示板などに掲載したり、機密文書の管理者や提供者へ電子メール等で報告したりすることで、関係者に閲覧可能にする。
【００７４】
本実施の形態によれば、機密文書情報及びページ情報が記録された二次元コード１２及び機密文書であることを示す磁性タグ１４を機密文書を構成する各ページに付して、機密文書を持ち出す際には機密文書を構成するページ毎にチェックを行うことによりページ毎に機密文書管理を行えるようにした。これにより、機密文書から数ページだけを抜き取って不正に持ち出そうとする場合にもこの不正行為を見つけることができ、このため機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。また、持ち出し可不可の判定の際に全ページがそろっているか、また、ページ番号の並びまで確認することができるので、機密文書をページ単位で保守管理することができる。
【００７５】
ところで、以上のようにして正当に持ち出された機密文書は、期限までに返却されることになるが、前述した機密文書管理装置８と同様の装置を保管室の入口に設置することで返却時における機密文書管理を行うことができる。ただ、持ち出し判定部８７の代わりに読取センサ８６が読み取った情報に基づいて機密文書の不備の有無の判定を行う機密文書状態管理部を設けることになる。また、ドア開閉制御部９１は不要ではあり、ユーザＩＤ読取部８１は機密文書を返却するユーザは持ち出し管理データベース８９に登録されているので必須ではない。入口にゲート４，６を配設する必要はない。
【００７６】
この構成において、返却される機密文書を受取部８２が受け取ると、読取センサ８６は、搬送部８５により送られてきた各用紙から二次元コード１２に記録された情報を読み込む。そして、機密文書状態管理部は、ページ抜けがないか、二次元コード１２から情報が正常に読み取れるかなどのチェックを行う。このようにして、機密文書状態管理部が機密文書の不備の有無の判定を行う。もし、判定した結果、返却された機密文書に不備があれば、その不備の内容に応じて返却したユーザに問い合わせたり、機密文書の補修の手配などを行う。
【００７７】
返却時では、前述した受取部８２、搬送部８５、読取センサ８６からなる機密文書情報読取手段と、機密文書状態管理部とで機密文書の保守管理を行うことができるが、持ち出し機密文書管理部８８及び持ち出し管理データベース８９によって持ち出し管理を行っているのであれば、持ち出し管理データベース８９の登録内容を削除するなど更新する。
【００７８】
このように、機密文書が持ち出されるときの装置構成を、返却時における機密文書管理に容易に応用させることができる。そして、この構成において返却時においても持ち出し時と同様に機密文書をページ単位でチェックすることができるので、例えば貸し出し中に機密文書からページが抜き去られたとしても、そのページの脱落を容易に検出することができる。
【００７９】
なお、本実施の形態では、機密文書を持ち出そうとするユーザの識別情報を取得する手法として、ユーザがユーザＩＤ登録カードを携帯していることを前提とし、そのユーザＩＤ登録カードからユーザＩＤを読み取るために機密文書管理装置８にユーザＩＤ読取部８１を設けたが、ユーザＩＤがＩＣチップ等の他のユーザ情報記憶手段に記録されている場合には、それに適合した読取手段を設けることは言うまでもない。また、ユーザが提示するユーザＩＤ登録カードのようなユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ること以外にも、指紋、虹彩、顔、声等の身体、サイン等の行動などからでもユーザを識別することは可能である。従って、指紋等をユーザから得てユーザを識別する場合には、指紋や音声等を認識し判別できる機器をユーザ識別情報読取手段として採用すればよい。また、このような場合には、各ユーザの指紋等のユーザ特有の特徴を読み取ってデータ化し、ユーザマスタデータベース９３に予めデータ登録しておく必要がある。
【００８０】
また、本実施の形態では、ユーザ識別情報が指紋等である場合も想定して、ユーザから得たユーザ識別情報をキーにユーザマスタデータベース９３から機密度レベルなどのユーザ情報を取得するようにしたが、指紋等とは異なり、ユーザ登録カードなど他の情報をも記憶可能な媒体を利用するのであれば、ユーザ情報をユーザ登録カードに記憶させておき、ユーザマスタデータベース９３へのアクセスを不要とすることもできる。
【００８１】
また、本実施の形態では、二次元コード１２を機密文書の各ページに印刷するようにしたので、機密文書情報読取手段として二次元コード１２に適合した二次元コードリーダを用いたが、バーコードであればバーコードリーダであり、その他にも、例えば、磁気コード、ＩＣチップなどであればそれぞれの情報に適した読取センサを用いることになる。
【００８２】
また、本実施の形態では、機密文書が持ち出される場合のみを例にして説明したが、保管室に機密文書とそうでない文書とが混在して保管されている場合も容易に考えられる。この場合は、上記説明した構成及び動作に多少の変更を加えたり、運用を変更することで容易に対応できる。
【００８３】
例えば、二次元コードは、機密文書だけでなく全ての文書に印刷し、二次元コードには、文書に関する文書情報を含ませ、文書情報に機密文書か否かの情報を含ませる。なお、磁性タグは、当然ながら機密文書のみに付す。そして、文書が持ち出されようとする際、ユーザがゲート４，６を通過する際に磁性タグを検知しなければ、機密性のない一般文書の持ち出しと判断してドアを解錠する。あるいは、機密文書と同様に本システムで持ち出し管理を行うのであれば、機密性の有無に関係なくユーザに文書を機密文書挿入口６８から挿入させる。
【００８４】
また、本実施の形態においては、出口に通常施錠されているドア２を配設することでユーザを物理的に阻止するようにしたが、光や音などによってユーザに心理的な負担を与えて出口からの退出を阻止するようにしてもよい。
【００８５】
また、本実施の形態では、ページ毎に行う機密文書情報の読み取りが容易に実施できるように、機密文書を各ページが切り離し可能なバインダ形式としたが、機密文書情報の読取機構によっては、ページ毎に分割できない状態で製本された機密文書にも適用可能である。
【００８６】
なお、本実施の形態においては、機密文書を保管する場所を保管室と称していたが、保管室というのは、機密文書を収容する、例えば図書館や文書閲覧室、実験室、オフィスなどの建物若しくは部屋又はそれら建造物の一区画など、機密性が要求される場所などの総称である。
【００８７】
【発明の効果】
本発明によれば、機密文書を構成するページであることを示す機密文書識別手段をページ毎に付し、機密文書検出手段を設けることによって機密文書のページ単位での存在を検出することができる。これにより、機密文書からページを抜き出して持ち出そうとした場合でも検出することができ、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００８８】
また、持ち出し可不可の判定を行う際に持ち出そうとする機密文書を構成する各ページから機密文書情報やページ情報を読み取りチェックを行うようにしたので、機密文書からページを抜き出し隠し持って持ち出そうとした場合でも、そのような不正を検出することができ、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００８９】
また、持ち出し可不可の判定を行う際にユーザから出された機密文書を、持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間一時保管するようにした。これにより、持ち出し不可と判定されたときには一時保管した機密文書をそのまま回収することができるので、機密文書の不正持ち出しを確実に防止することができる。
【００９０】
また、持ち出し管理データベースを設けて、持ち出し可と判定したときにはこのデータベースに情報登録することで、機密文書の持ち出し管理を行うことができる。
【００９１】
また、機密文書の機密度及びユーザに設定されている機密度レベルに基づき持ち出し可不可の判定を行うようにしたので、機密性とユーザとの関係に基づく持ち出し管理を行うことができる。
【００９２】
また、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が持ち出し可と判定されるまで、ユーザを出口から退出させないことができる。これにより、不正な持ち出しをより強固に防止することができる。
【００９３】
また、機密文書識別手段に磁気素子を含ませ、また、その磁気素子を検知しうる手段を出口近傍に設置することで、機密文書の存在をリモートで検出することができる。
【００９４】
また、返却時においても機密文書情報を読み取り、機密文書状態管理手段によって機密文書の不備の有無の判定を行うようにしたので、持ち出し中におけるページの抜けや破損を検出することができる。このように、持ち出しのみならず返却をも考慮した機密文書の管理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に係る機密文書管理システムのうち機密文書が保管される保管室内の出口近傍に設置されるシステムの概略構成図である。
【図２】 本実施の形態において持ち出し管理される機密文書の概略図である。
【図３】 図１に示した第一のゲートを第二のゲート側から見たときの概略構成図である。
【図４】 図１に示した第二のゲートを第一のゲート側から見たときの概略構成図である。
【図５】 本実施の形態における機密文書管理装置の概略構成図である。
【図６】 本実施の形態において機密文書が保管室から持ち出されるときの動作を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１ 保管室、２ ドア、４，６ ゲート、８ 機密文書管理装置、９ エリア、１０ 機密文書、１２ 二次元コード、１４ 磁性タグ、４１，６１ 励磁コイル、４２，６２ 検知コイル、４３，６３ 電流波形形成器および増幅器、４４，６４ 磁性タグ検出器、４５，６５ 警報表示器、４６，６６ 警報出力器、６７ ユーザ情報提示口、６８ 機密文書挿入口、６９ 機密文書取出口、７０ ディスプレイ、８１ ユーザＩＤ読取部、８２ 受取部、８３ 一時保管箱、８４ 表示処理部、８５ 搬送部、８６ 機密文書情報読取センサ、８７ 持ち出し判定部、８８ 持ち出し機密文書管理部、８９ 持ち出し管理データベース、９０ 持ち出し情報処理部、９１ ドア開閉制御部、９２ 機密文書管理情報データベース、９３ ユーザマスタデータベース。
【発明の属する技術分野】
本発明は、機密文書の保管室からの持ち出しを管理する機密文書持ち出し管理装置及びその装置を含む機密文書管理システム、特に機密文書に対する不正な取り扱いをより強固に防止する手法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来において、物品の不正持ち出しを防止するために、例えば、貸出書籍に情報キャリアを付着し、貸出時には顧客が投入口へ書籍とIDカードを入れて情報を読み取らせることで貸出処理が行われ、顧客は場外の取り出し口から書籍を取り出し、返却時には逆の工程を辿り、書籍の不正持ち出しを情報キャリアの無線タグをタグ検知器で検知して防止するシステムが提案されている（特許文献１参照）。この従来例において貸出書籍に付着させる情報キャリアに機密文書であることを識別可能な情報を含ませておけば、貸出対象となる書籍に機密文書が混在していても機密文書の持ち出し管理を行うことができる。
【０００３】
但し、この従来例においては、顧客が鞄の中などに書籍を忍ばせて投入口へ書籍とIDカードとを提出しなければ、不正に持ち出すことは可能である。
【０００４】
そこで、音楽ＣＤ等の販売店で見ることができるシステムであるが、磁性材を商品に相当する書籍に取り付け、書籍を持ち出す際にはその書籍に取り付けられている磁性材から磁界が発しないように処理しなければ、書籍保管室の出口に設置した磁性材センサが磁性材から発せられる磁界をリモートで検知し警告を発するようにする（例えば特許文献２、特許文献３）。このようにすれば、書籍を鞄に隠すなどして保管室から不正に持ち出すことを阻止することができる。
【０００５】
【特許文献１】
特開平９−２１２５６４号公報
【特許文献２】
特表平７−５０３０６１号公報
【特許文献３】
特開平８−１８５４９６号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来においては、機密文書であることを識別するための情報を貸出対象の書籍単位に付着させるようにしていた。つまり、機密文書であることを検出させるための上記情報キャリアを、一般にその書籍の背や表又は裏表紙、あるいは各表紙の裏側に付着させており、ページ単位に付着させてはいなかった。従って、機密文書に相当する書籍の中から特定のページだけを抜き出して持ち出そうとした場合には、この持ち出しを検出することはできなかった。
【０００７】
また、従来においては、機密文書という一つの書籍として扱っているに過ぎなかった。つまり、機密文書には、機密情報が各ページに記載されていると考えられるので、各ページの取り扱いには十分注意を要するが、従来においては、持ち出されるとき、更に返却されるときにおいても各ページの有無を確認できる手段は用意されておらず、ページ単位での機密文書管理を行うことはできなかった。
【０００８】
本発明は以上のような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、機密文書の管理をページ単位で行うことにより機密情報の漏洩をより強固に防止しうる機密文書管理システム、機密文書持ち出し管理装置、機密文書持ち出し管理方法を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
以上のような目的を達成するために、本発明に係る機密文書管理システムは、保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書管理システムにおいて、機密文書の各ページに付され、その機密文書に関する機密文書情報及び付されるページ特有のページ情報を記録する機密文書情報記憶手段と、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段と、前記機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段とを有し、前記機密文書検出手段は、保管室の出口近傍に設置され、保管室からの機密文書のページ単位での持ち出しを検出することを特徴とする。
【００１１】
また、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
更に、前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする。
【００１３】
あるいは、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする。
【００１４】
あるいはまた、少なくとも機密文書のページ数を含む機密文書管理情報が記録された機密文書管理情報データベースを有し、前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
【００１５】
あるいはまた、保管室から持ち出された機密文書を管理するための情報が記録される持ち出し管理データベースと、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして前記持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
更に、前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする。
【００１７】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする。
【００１８】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする。
【００１９】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００２０】
あるいは、前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００２１】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００２２】
また、前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００２３】
また、前記機密文書情報読取手段は、前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部とを有することを特徴とする。
【００２４】
また、保管室の出口に設置され、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段を有することを特徴とする。
【００２５】
更に、前記通行阻止手段は、ユーザの通行を物理的に阻止する扉であることを特徴とする。
【００２６】
あるいは、前記通行阻止手段は、ユーザの通行を心理的に阻止するための警告を発する警告出力手段であることを特徴とする。
【００２７】
また、前記機密文書検出手段は、前記機密文書識別手段に含まれる磁気素子から発せられる磁界を検知することによって前記機密文書識別手段が付されたページを検出することを特徴とする。
【００２８】
また、ユーザから返却された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて機密文書の不備の有無の判定を行う機密文書状態管理手段とを有することを特徴とする。
【００２９】
本発明に係る機密文書持ち出し管理装置は、機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有し、前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
本発明に係る機密文書持ち出し管理装置は、機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段とを有し、前記機密文書情報読取手段は、前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部とを有することを特徴とする。
【００３０】
また、前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする。
【００３１】
また、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする。
【００３３】
また、前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段を有することを特徴とする。
【００３４】
更に、前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする。
【００３５】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする。
【００３６】
また、前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする。
【００３７】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００３８】
また、前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする。
【００３９】
更に、前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４０】
また、前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４２】
また、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段の動作制御を行う手段を有することを特徴とする。
【００４３】
本発明に係る機密文書持ち出し管理方法は、保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書持ち出し管理方法において、機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出ステップと、ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取ステップと、保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取ステップと、前記ユーザ識別情報読取ステップにより読み取られたユーザ識別情報と前記機密文書情報読取ステップにより読み取られた情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定ステップとを有し、前記持ち出し判定ステップは、前記機密文書情報読取ステップによる読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする。
【００４４】
また、前記機密文書検出ステップにより機密文書が検出されたことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知ステップを有することを特徴とする。
【００４６】
また、前記持ち出し判定ステップは、当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４７】
また、前記持ち出し判定ステップは、当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないとき、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする。
【００４８】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００４９】
図１は、本発明に係る機密文書管理システムのうち機密文書が保管される保管室内の出口近傍に設置されるシステムの概略構成図であり、保管室の出口近傍を上から見たときの図である。図１には、保管室１の出口に取り付けられるドア２、機密文書の存在を検出する第一及び第二のゲート４，６、機密文書の持ち出し管理を実行する機密文書管理装置８が示されている。ドア２は通常施錠されており、機密文書管理装置８は、ゲート４，６の間のエリア９に機密文書の存在が検知されると、その機密文書の持ち出しの可不可を判定し、持ち出し可としたときにドア２を解錠するようになっている。なお、本実施の形態では、便宜的に出口が保管室に１カ所だけ設けられている場合で説明するが、複数の出口が設けられているときには、出口毎に図１に示したシステムが設置され、各システムは、管理データの共有等のために有線又は無線により相互に通信ができるように接続される。
【００５０】
図２は、本実施の形態において持ち出し管理される機密文書の概略図である。本実施の形態における機密文書１０は、例えばバインダ等に用紙を綴じることによって１ページずつ分解できるような構造で形成されている。機密文書を構成する各ページには、二次元コード１２及び磁性タグ１４が付されている。二次元コード１２では、機密文書１０に関する機密文書情報及び付されるページ特有のページ情報が表現されている。機密文書情報には、機密文書１０を特定できる文書ＩＤ、機密文書１０の全体のページ数、機密文書としての有効期限等が含まれている。ページ情報には、付される用紙のページ番号が含まれる。本実施の形態では、本発明に係る機密文書情報記憶手段として、光学的に自動読取り可能な二次元コード１２を印刷することで実現したが、バーコードでもよいし、これらのコードを貼り付けるようにしてもよいし、また、磁気コードやＩＣチップ等のその他の記憶手段を用いて上記情報をページに対応付けるようにしてもよい。
【００５１】
また、磁性タグ１４は、機密文書１０を構成するページであることを示すために各ページに付されており、ゲート４，６によって検出されうる素子、例えば保磁力を超える外部磁界により急激に磁化反転を起こすような素子、あるいは共振周波数の外部交番磁界により磁歪振動を起こすような素子で形成される。より具体的にいうと、同一出願人により本願と同日出願の発明（発明の名称「印刷媒体への付加情報記録装置及びその方法、画像形成装置」）に記載された磁性タグを使用することが好適である。本実施の形態では、この磁性タグを有効利用することで後述する機密文書の持ち出し管理を好適に実施することができる。
【００５２】
図３は、ゲート４をゲート６側から見たときの概略構成図である。図３には、励磁コイル４１、検知コイル４２、電流波形形成器および増幅器４３、磁性タグ検出器４４、警報表示器４５及び警報出力器４６が示されている。励磁コイル４１は、エリア９に持ち込まれた機密文書に付された磁性タグ１４を磁化する。検知コイル４２は、磁化された磁性タグ１４の反応を検知する。電流波形形成器および増幅器４３は、励磁コイル４１に励磁電流を流す。磁性タグ検出器４４は、検知コイル４２の検知電流波形から磁性タグ１４が検知されたことを認識する。上記各構成要素４１〜４４は、ゲート４の厚みの中に内設されている。また、警報表示器４５は、磁性タグ１４が検知されたときにその旨を持ち出そうとしたユーザに目視により知らせるための手段であり、光で知らせるときにはランプで、文字情報で知らせるときにはディスプレイで実現する。警報出力器４６は、磁性タグ１４が検知されたときにその旨を持ち出そうとしたユーザに音声や音などの音出力で知らせるための手段であり、本実施の形態ではスピーカで実現する。なお、図示していないが、各構成要素４１〜４６は、機密文書管理装置８に有線又は無線で接続されており、機密文書管理装置８によって動作制御されている。
【００５３】
図４は、ゲート６をゲート４側から見たときの概略構成図である。図４には、励磁コイル６１、検知コイル６２、電流波形形成器および増幅器６３、磁性タグ検出器６４、警報表示器６５及び警報出力器６６が示されている。これらの各構成要６１〜６６は、ゲート４に設けられた各構成要４１〜４６と同じ構成を有し、同等に作用するので、詳細な説明は省略する。ただ、ゲート６には、隣接されている機密文書管理装置８の窓口が設けられている。すなわち、図４に示したように、ユーザがＩＤカードを提示するユーザ情報提示口６７、ユーザが持ち出そうとする機密文書のチェックを受けるために機密文書を挿入する機密文書挿入口６８、機密文書挿入口６８から挿入され機密文書管理装置８により持ち出し可と判定された機密文書を取り出すための機密文書取出口６９が設けられている。更に、機密文書管理装置８がユーザや機密文書の情報並びに持ち出しに関する情報などを表示するディスプレイ７０が設けられている。
【００５４】
図５は、本実施の形態における機密文書管理装置８の概略構成図である。厳密にいうと、装置８は、機密文書管理装置の本体部分に相当し、本発明に係る機密文書管理装置の全体構成は、情報処理可能な装置本体と、ユーザインタフェースと機密文書の検出する部分とが配設されたゲート４，６とで構成される。機密文書管理装置８におけるユーザＩＤ読取部８１、受取部８２、一時保管箱８３及び表示処理部８４は、ゲート６のユーザインタフェース部分である各構成要素６７〜７０とそれぞれ連結されている。本実施の形態では、各ユーザは磁気によってユーザ識別情報（以下、「ユーザＩＤ」）が記録されている社員証等（以下、「ユーザＩＤ登録カード」）を携帯していることを想定している。ユーザＩＤ読取部８１は、ユーザがユーザ情報提示口６７からユーザＩＤ登録カードを提示すると、そのユーザＩＤ登録カードからユーザＩＤを読み取る。なお、ユーザＩＤ登録カードを受け付ける構造としては、ユーザＩＤ登録カードをカード挿入口から挿入したり、読取板に接触又は近づけるような装置が想定できる。また、ユーザＩＤとパスワードを入力させるなど種々の方法が考えられるが、本実施の形態では、ユーザＩＤが読みとれればよいので、ユーザＩＤを読み取る手段の構造自体を特に限定しない。
【００５５】
受取部８２は、ユーザにより機密文書挿入口６８から挿入された機密文書を受け取る。受け取った機密文書は、搬送部８５によって機密文書を構成する各ページを１枚ずつ機密文書情報読取センサ８６を介して一時保管箱８３まで搬送される。一時保管箱８３では、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定するまでの間、機密文書を一時保管する。そして、持ち出し可と判定されたとき、ユーザは、一時保管箱８３に保管された機密文書を機密文書取出口６９から取り出すことができる。表示処理部８４は、機密文書を持ち出そうとするユーザに対して前述した機密文書情報等をディスプレイ７０に表示する。
【００５６】
また、機密文書情報読取センサ（以下、単に「読取センサ」）８６は、受取部８２及び搬送部８５と共に本発明における機密文書情報読取手段を構成し、搬送部８５によって送られてきた各用紙に付された二次元コード１２に記録されている情報を読み取る二次元コードリーダである。持ち出し判定部８７は、ユーザＩＤ読取部８１が読み取ったユーザＩＤと読取センサ８６が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う。持ち出し機密文書管理部８８は、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定した機密文書の持ち出し状況を管理する。持ち出し管理データベース８９には、持ち出し機密文書管理部８８によって持ち出される機密文書の管理に必要な情報が登録される。具体的には、機密文書を持ち出したユーザのユーザＩＤと、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出される日時等持ち出しに関する管理情報とが対応付けされて登録される。持ち出し情報処理部９０は、持ち出し管理データベース８９に記録されている情報を表示する。また、情報を外部へ送信するなどして持ち出された機密文書に関する情報提供を行う。ドア開閉制御部９１は、ドア２を通常施錠しておき、持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定したことに応じてドア２を解錠する。
【００５７】
また、機密文書管理情報データベース９２には、機密文書の各ページに記録される機密文書情報に含まれる文書ＩＤ、全体ページ数や機密文書としての有効期限情報、更に機密度（詳細は後述する）等が登録される。また、文書作成者や作成日付、保管棚番号等一般的な文書として持つべき情報も併せて登録される。機密文書管理情報データベース９２は、機密文書に関するあらゆる情報が登録された、いわゆる機密文書のマスタ的な位置づけにあり、機密文書の各ページには、機密文書管理情報データベース９２に登録されているのと同じ情報、若しくはその中から抜粋した情報が二次元コード１２により付されることになる。ユーザマスタデータベース９３は、ユーザに関する情報が登録されている。一企業を想定すれば、社員名、所属部署、役職等が登録され、本実施の形態では、更にユーザに設定された機密度レベルが登録される。機密度レベルは、通常、そのユーザの役職や所属部署等によって設定される。
【００５８】
ここで、機密度について説明すると、機密度というのは、機密文書としての機密レベルを示し、機密文書の持ち出しを許可する／しないの判定基準となる指標である。前述したように各ユーザには、機密度レベルが設定されているが、設定された機密度によって同じ機密文書でもユーザによって持ち出しが許可されたりされなかったりすることになる。なお、本実施の形態では、機密文書管理情報データベース９２に各機密文書の機密度を登録したが、磁性タグ１４を形成する磁気素子を検知するためのコイルとその制御装置の出力が変化することで機密文書の機密度を特定できるようにしてもよい。この場合は、機密度に応じた種類の磁気素子を選択して各ページに付すことになる。この場合は、機密文書の情報から機密度を読み込む手間が省ける。なお、磁性タグ１４は、各ページに付すので、ページ毎に異なる機密度を設定することは可能である。
【００５９】
本実施の形態における機密文書管理装置８は、上記のような構成を有するが、図５において右に位置する持ち出し情報処理部９０及び各データベース８９，９２，９３は、必ずしも内部に設けていなくてもよい。例えば、他の管理システム上に持ち出し情報処理部９０を配設して、そこからネットワーク経由で持ち出し管理データベース８９にアクセスさせるようにしてもよい。また、各データベース８９，９２，９３は、データベースサーバで管理させるなど、他のシステムや装置で保持管理させるようにしてもよい。例えば、本実施の形態では、持ち出し判定部８７は、データベース９２，９３を利用するので、装置８の外部又は本システムの内外に存在するデータベース９２，９３に対してアクセスすることになる。本実施の形態では、便宜的に１台の機密文書管理装置８で説明しているが、複数の出口がある場合には各データベース８９，９２，９３は共有されるので、別システムで保持管理させるのが現実的である。
【００６０】
本実施の形態における機密文書管理システムは、保管室で保管している機密文書の持ち出しを管理し、特に機密文書の不正持ち出しを阻止することによって機密情報の漏洩を未然に防止することを目的としているが、本実施の形態では、機密文書の各ページに二次元コード１２及び磁性タグ１４を付すことによって機密文書の持ち出し管理をページ単位で行えるようにしたことを特徴としている。これにより、機密文書からページを抜くなどして機密情報を不正に持ち出そうとすることを阻止でき、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００６１】
次に、機密文書を保管室から持ち出されるときの本実施の形態における動作について図６に示したフローチャートを用いて説明する。
【００６２】
ユーザが機密文書を所持したままドア２を通り抜けようとしてエリア９に進入すると、ゲート４又はゲート６、あるいはその双方の磁性タグ検出器４４，６４が機密文書の各ページに付された磁性タグ１４を検知する（ステップ１０１）。なお、ドア２は通常施錠されているため、ユーザは保管室から外へ出ることはできない。ここでは、ゲート６の近傍をユーザが通り抜けようとしたため、磁性タグ検出器６４のみが磁性タグ１４を検知したものとする。磁性タグ１４が検知されたことは、機密文書管理装置８に通知されると共に、警報表示器６５及び警報出力器６６にも通知され、警報表示器６５はランプで光を、警報出力器６６はスピーカから警告音をユーザに発する（ステップ１０２）。なお、警報出力器６６からは、警告音ではなくユーザ登録カードの提示、続いて機密文書の提出を促す音声メッセージでもよい。
【００６３】
警告が発せられた場合、ユーザは、ユーザ情報提示口６７にユーザ登録カードを挿入する。ユーザＩＤ読取部８１は、その挿入されたユーザ登録カードからユーザＩＤを読み取る（ステップ１０３）。続いて、ユーザは、機密文書のチェックを受けるために機密文書を機密文書挿入口６８から挿入する。機密文書はバインダで形成されているので、厳密にはバインダに綴じられている用紙を外してから機密文書挿入口６８に挿入する。受取部８２はその用紙を受け取ることになるが（ステップ１０４）、その受取部分は、例えば、複写機のオート・ドキュメント・フィーダのようなトレイであり、ユーザは用紙を揃えて、用紙のサイズにあわせた方向で用紙を置く。用紙が置かれると、受取部８２は用紙を１枚ずつ搬送部８５へ送り込む。読取センサ８６は、搬送部８５により搬送されてくる各用紙に付された二次元コード１２に記録されている機密文書情報及びページ情報を読み取る（ステップ１０５）。情報が読み取られた各用紙は、搬送部８５により順番に一時保管箱８３まで搬送され保管される。なお、持ち出しが許可されていないこの時点では一時保管箱８３にある用紙は機密文書取出口６９から取り出せない構造となっている。
【００６４】
このようにして、ユーザにより挿入された全ての用紙からの情報読込みが終了するまで上記搬送と読込みを繰り返す（ステップ１０６）。全ての用紙から情報の読込みが終了すると、持ち出し判定部８７は、次のようにして機密文書の持ち出し可不可の判定を行う（ステップ１０７）。
【００６５】
まず、ユーザにより挿入された用紙から機密文書情報が正常に読み込むことができ、また、これにより機密文書が全ページそろっているかをチェックする。これは、読取センサ８６から読み込まれた機密文書情報に含まれる文書ＩＤをキーにして機密文書管理情報データベース９２を検索することにより機密文書の存在等を確認する。また、機密文書情報に含まれている全ページ数と読取センサ８６が読み込んだ用紙の枚数、更には読取センサ８６が読み取ったページ番号の並びをチェックする。このチェックにより、全ページが正しく揃っているときには持ち出し可と判定する。
【００６６】
また、ユーザＩＤ読取部８１が読み取ったユーザＩＤをキーにしてユーザマスタデータベース９３を検索することにより、機密文書を持ち出そうとするユーザの機密度レベルを取得し、機密文書管理情報データベース９２から取得した当該機密文書の機密度とを照合し、当該ユーザが持ち出しすることのできる権利を有している場合には持ち出し可と判定する。更に、機密文書の持ち出し可能期限をチェックし、その期限内であれば、持ち出し可と判定する。
【００６７】
本実施の形態では、このように機密文書をユーザが保管室から持ち出す場合、機密文書が全ページ揃っているかを判断し、またユーザに機密文書を持ち出す権限があるのかを判断し、更に有効期限内である場合に持ち出しを可能とし、また、権限がない場合や、機密文書が全ページ揃っていない場合には持ち出し禁止とした。
【００６８】
なお、本実施の形態では、以上のチェックを行うことにしたが、運用や必要性に応じてその他のチェックを行うようにすればよい。
【００６９】
以上のような持ち出し判定部８７による判定処理の結果、当該ユーザが持ち出してよいと判定された場合（ステップ１０８）、現時点においてゲート４，６において磁性タグ１４が検知されていないことを確認した後（ステップ１０９）、後述する持ち出しできるための処理を実行する。ここで、磁性タグ１４が検知されていないことを確認するのは、ユーザが持ち出しチェックを受けるために機密文書管理装置８に提出したもの以外にも機密文書を持っている可能性があるからである。また、機密文書管理装置８に提出した文書が機密性のない（磁性タグが付されていない）一般の文書であるかもしれないからである。なお、本実施の形態では、ゲート４，６のエリア９において磁性タグ１４を検知でき、機密文書管理装置８の内部にある機密文書には反応しないようになっている。これにより、複数の機密文書を持ち出そうとする場合には、その全ての機密文書のチェックをもれなく行うことができ、また、鞄の中などに隠し持って不正に持ち出そうとした場合でも、隠された機密文書を検出することができる。チェック中以外の機密文書を更に持っている場合には、上記ステップ１０２に戻り、その機密文書に対しても持ち出し可不可の判定を受けることになる。
【００７０】
持ち出し判定部８７が持ち出し可と判定し、かつゲート４，６において磁性タグ１４が検知されてなくなったとき（ステップ１０９）、持ち出し機密文書管理部８８は、持ち出すユーザのユーザＩＤと、持ち出される機密文書の文書ＩＤ、機密度等を含む機密文書情報と、持ち出される日時、出口番号等持ち出しに関する管理情報とを対応付けして持ち出し管理データベース８９に登録する（ステップ１１０）。そして、一時保管箱８３において取り出し不可能に保管しておいた機密文書を、例えば機密文書取出口６９のふたを開けるなどして機密文書を取り出せるようにする（ステップ１１１）。表示処理部８４は、持ち出し可という判定を受けて、その判定結果や機密文書の取り扱いや返却についてのメッセージをディスプレイ７０に表示する。ドア開閉制御部９１は、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が持ち出し可と判定されたことに伴い、保管室のドア２を解錠し、ユーザが退出できるようにする（ステップ１１２）。そして、ユーザの退出確認後に施錠する。
【００７１】
一方、ステップ１０８における持ち出し判定部８７による判定処理の結果、持ち出そうとする機密文書にページの欠落、破損等が原因による情報の読み取り不能、あるいは当該ユーザの機密度レベルが持ち出しできるレベルに達していないなどを理由に、当該ユーザによる持ち出しが不可と判定された場合、表示処理部８４は、持ち出し不可という判定を受けて機密文書管理情報やユーザＩＤ、日時等の付帯情報を判定結果としてディスプレイ７０に表示する。また、ユーザへの更なる警告、また係員に知らせるために警報表示器６５又は警報出力器６６を作動させる（ステップ１１３）。なお、本実施の形態では、図示していないが、再発防止に役立てるのためなどを理由に、持ち出し不可と判定したときディスプレイ７０に表示する情報をログ情報として記録するようにしてもよい。このログ情報と持ち出し管理データベース８９により、どのような場合においても、いつ、誰が、どこから持ち出しそうとした文書であるのかを管理することができる。
【００７２】
また、持ち出し不可と判定された場合、一時保管箱８３に一時保管された機密文書は、機密文書取出口６９からは取り出し不能のままであり、保管室の係員によって回収されることになる。また、ドア開閉制御部９１は、保管室のドア２を施錠した状態を維持する。
【００７３】
また、持ち出し情報処理部９０は、持ち出し判定部８７による反映結果を電子掲示板などに掲載したり、機密文書の管理者や提供者へ電子メール等で報告したりすることで、関係者に閲覧可能にする。
【００７４】
本実施の形態によれば、機密文書情報及びページ情報が記録された二次元コード１２及び機密文書であることを示す磁性タグ１４を機密文書を構成する各ページに付して、機密文書を持ち出す際には機密文書を構成するページ毎にチェックを行うことによりページ毎に機密文書管理を行えるようにした。これにより、機密文書から数ページだけを抜き取って不正に持ち出そうとする場合にもこの不正行為を見つけることができ、このため機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。また、持ち出し可不可の判定の際に全ページがそろっているか、また、ページ番号の並びまで確認することができるので、機密文書をページ単位で保守管理することができる。
【００７５】
ところで、以上のようにして正当に持ち出された機密文書は、期限までに返却されることになるが、前述した機密文書管理装置８と同様の装置を保管室の入口に設置することで返却時における機密文書管理を行うことができる。ただ、持ち出し判定部８７の代わりに読取センサ８６が読み取った情報に基づいて機密文書の不備の有無の判定を行う機密文書状態管理部を設けることになる。また、ドア開閉制御部９１は不要ではあり、ユーザＩＤ読取部８１は機密文書を返却するユーザは持ち出し管理データベース８９に登録されているので必須ではない。入口にゲート４，６を配設する必要はない。
【００７６】
この構成において、返却される機密文書を受取部８２が受け取ると、読取センサ８６は、搬送部８５により送られてきた各用紙から二次元コード１２に記録された情報を読み込む。そして、機密文書状態管理部は、ページ抜けがないか、二次元コード１２から情報が正常に読み取れるかなどのチェックを行う。このようにして、機密文書状態管理部が機密文書の不備の有無の判定を行う。もし、判定した結果、返却された機密文書に不備があれば、その不備の内容に応じて返却したユーザに問い合わせたり、機密文書の補修の手配などを行う。
【００７７】
返却時では、前述した受取部８２、搬送部８５、読取センサ８６からなる機密文書情報読取手段と、機密文書状態管理部とで機密文書の保守管理を行うことができるが、持ち出し機密文書管理部８８及び持ち出し管理データベース８９によって持ち出し管理を行っているのであれば、持ち出し管理データベース８９の登録内容を削除するなど更新する。
【００７８】
このように、機密文書が持ち出されるときの装置構成を、返却時における機密文書管理に容易に応用させることができる。そして、この構成において返却時においても持ち出し時と同様に機密文書をページ単位でチェックすることができるので、例えば貸し出し中に機密文書からページが抜き去られたとしても、そのページの脱落を容易に検出することができる。
【００７９】
なお、本実施の形態では、機密文書を持ち出そうとするユーザの識別情報を取得する手法として、ユーザがユーザＩＤ登録カードを携帯していることを前提とし、そのユーザＩＤ登録カードからユーザＩＤを読み取るために機密文書管理装置８にユーザＩＤ読取部８１を設けたが、ユーザＩＤがＩＣチップ等の他のユーザ情報記憶手段に記録されている場合には、それに適合した読取手段を設けることは言うまでもない。また、ユーザが提示するユーザＩＤ登録カードのようなユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ること以外にも、指紋、虹彩、顔、声等の身体、サイン等の行動などからでもユーザを識別することは可能である。従って、指紋等をユーザから得てユーザを識別する場合には、指紋や音声等を認識し判別できる機器をユーザ識別情報読取手段として採用すればよい。また、このような場合には、各ユーザの指紋等のユーザ特有の特徴を読み取ってデータ化し、ユーザマスタデータベース９３に予めデータ登録しておく必要がある。
【００８０】
また、本実施の形態では、ユーザ識別情報が指紋等である場合も想定して、ユーザから得たユーザ識別情報をキーにユーザマスタデータベース９３から機密度レベルなどのユーザ情報を取得するようにしたが、指紋等とは異なり、ユーザ登録カードなど他の情報をも記憶可能な媒体を利用するのであれば、ユーザ情報をユーザ登録カードに記憶させておき、ユーザマスタデータベース９３へのアクセスを不要とすることもできる。
【００８１】
また、本実施の形態では、二次元コード１２を機密文書の各ページに印刷するようにしたので、機密文書情報読取手段として二次元コード１２に適合した二次元コードリーダを用いたが、バーコードであればバーコードリーダであり、その他にも、例えば、磁気コード、ＩＣチップなどであればそれぞれの情報に適した読取センサを用いることになる。
【００８２】
また、本実施の形態では、機密文書が持ち出される場合のみを例にして説明したが、保管室に機密文書とそうでない文書とが混在して保管されている場合も容易に考えられる。この場合は、上記説明した構成及び動作に多少の変更を加えたり、運用を変更することで容易に対応できる。
【００８３】
例えば、二次元コードは、機密文書だけでなく全ての文書に印刷し、二次元コードには、文書に関する文書情報を含ませ、文書情報に機密文書か否かの情報を含ませる。なお、磁性タグは、当然ながら機密文書のみに付す。そして、文書が持ち出されようとする際、ユーザがゲート４，６を通過する際に磁性タグを検知しなければ、機密性のない一般文書の持ち出しと判断してドアを解錠する。あるいは、機密文書と同様に本システムで持ち出し管理を行うのであれば、機密性の有無に関係なくユーザに文書を機密文書挿入口６８から挿入させる。
【００８４】
また、本実施の形態においては、出口に通常施錠されているドア２を配設することでユーザを物理的に阻止するようにしたが、光や音などによってユーザに心理的な負担を与えて出口からの退出を阻止するようにしてもよい。
【００８５】
また、本実施の形態では、ページ毎に行う機密文書情報の読み取りが容易に実施できるように、機密文書を各ページが切り離し可能なバインダ形式としたが、機密文書情報の読取機構によっては、ページ毎に分割できない状態で製本された機密文書にも適用可能である。
【００８６】
なお、本実施の形態においては、機密文書を保管する場所を保管室と称していたが、保管室というのは、機密文書を収容する、例えば図書館や文書閲覧室、実験室、オフィスなどの建物若しくは部屋又はそれら建造物の一区画など、機密性が要求される場所などの総称である。
【００８７】
【発明の効果】
本発明によれば、機密文書を構成するページであることを示す機密文書識別手段をページ毎に付し、機密文書検出手段を設けることによって機密文書のページ単位での存在を検出することができる。これにより、機密文書からページを抜き出して持ち出そうとした場合でも検出することができ、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００８８】
また、持ち出し可不可の判定を行う際に持ち出そうとする機密文書を構成する各ページから機密文書情報やページ情報を読み取りチェックを行うようにしたので、機密文書からページを抜き出し隠し持って持ち出そうとした場合でも、そのような不正を検出することができ、機密情報の漏洩をより強固に防止することができる。
【００８９】
また、持ち出し可不可の判定を行う際にユーザから出された機密文書を、持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間一時保管するようにした。これにより、持ち出し不可と判定されたときには一時保管した機密文書をそのまま回収することができるので、機密文書の不正持ち出しを確実に防止することができる。
【００９０】
また、持ち出し管理データベースを設けて、持ち出し可と判定したときにはこのデータベースに情報登録することで、機密文書の持ち出し管理を行うことができる。
【００９１】
また、機密文書の機密度及びユーザに設定されている機密度レベルに基づき持ち出し可不可の判定を行うようにしたので、機密性とユーザとの関係に基づく持ち出し管理を行うことができる。
【００９２】
また、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が持ち出し可と判定されるまで、ユーザを出口から退出させないことができる。これにより、不正な持ち出しをより強固に防止することができる。
【００９３】
また、機密文書識別手段に磁気素子を含ませ、また、その磁気素子を検知しうる手段を出口近傍に設置することで、機密文書の存在をリモートで検出することができる。
【００９４】
また、返却時においても機密文書情報を読み取り、機密文書状態管理手段によって機密文書の不備の有無の判定を行うようにしたので、持ち出し中におけるページの抜けや破損を検出することができる。このように、持ち出しのみならず返却をも考慮した機密文書の管理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に係る機密文書管理システムのうち機密文書が保管される保管室内の出口近傍に設置されるシステムの概略構成図である。
【図２】 本実施の形態において持ち出し管理される機密文書の概略図である。
【図３】 図１に示した第一のゲートを第二のゲート側から見たときの概略構成図である。
【図４】 図１に示した第二のゲートを第一のゲート側から見たときの概略構成図である。
【図５】 本実施の形態における機密文書管理装置の概略構成図である。
【図６】 本実施の形態において機密文書が保管室から持ち出されるときの動作を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１ 保管室、２ ドア、４，６ ゲート、８ 機密文書管理装置、９ エリア、１０ 機密文書、１２ 二次元コード、１４ 磁性タグ、４１，６１ 励磁コイル、４２，６２ 検知コイル、４３，６３ 電流波形形成器および増幅器、４４，６４ 磁性タグ検出器、４５，６５ 警報表示器、４６，６６ 警報出力器、６７ ユーザ情報提示口、６８ 機密文書挿入口、６９ 機密文書取出口、７０ ディスプレイ、８１ ユーザＩＤ読取部、８２ 受取部、８３ 一時保管箱、８４ 表示処理部、８５ 搬送部、８６ 機密文書情報読取センサ、８７ 持ち出し判定部、８８ 持ち出し機密文書管理部、８９ 持ち出し管理データベース、９０ 持ち出し情報処理部、９１ ドア開閉制御部、９２ 機密文書管理情報データベース、９３ ユーザマスタデータベース。
Claims (36)
- 保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書管理システムにおいて、
機密文書の各ページに付され、その機密文書に関する機密文書情報及び付されるページ特有のページ情報を記録する機密文書情報記憶手段と、
機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段と、
前記機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、
を有し、
前記機密文書検出手段は、保管室の出口近傍に設置され、保管室からの機密文書のページ単位での持ち出しを検出することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項１記載の機密文書管理システムにおいて、
ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、
保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、
前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段と、
を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
少なくとも機密文書のページ数を含む機密文書管理情報が記録された機密文書管理情報データベースを有し、
前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
保管室から持ち出された機密文書を管理するための情報が記録される持ち出し管理データベースと、
前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして前記持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段と、
を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項６記載の機密文書管理システムにおいて、
前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項８又は９記載の機密文書管理システムにおいて、
前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項８記載の機密文書管理システムにおいて、
前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、
前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項１０又は１１記載の機密文書管理システムにおいて、
前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
前記機密文書情報読取手段は、
前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、
ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、
受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部と、
を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項２記載の機密文書管理システムにおいて、
保管室の出口に設置され、ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項９記載の機密文書管理システムにおいて、
前記通行阻止手段は、ユーザの通行を物理的に阻止する扉であることを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項９記載の機密文書管理システムにおいて、
前記通行阻止手段は、ユーザの通行を心理的に阻止するための警告を発する警告出力手段であることを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項１記載の機密文書管理システムにおいて、
前記機密文書検出手段は、前記機密文書識別手段に含まれる磁気素子から発せられる磁界を検知することによって前記機密文書識別手段が付されたページを検出することを特徴とする機密文書管理システム。 - 請求項１記載の機密文書管理システムにおいて、
ユーザから返却された機密文書の各ページに付された前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る機密文書情報読取手段と、
前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて機密文書の不備の有無の判定を行う機密文書状態管理手段と、
を有することを特徴とする機密文書管理システム。 - 機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、
機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、
ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、
保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、
前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段と、
を有し、
前記持ち出し判定手段は、前記機密文書情報読取手段による読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 機密文書が保管される保管室の出口近傍に設置された機密文書持ち出し管理装置において、
機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出手段と、
ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取手段と、
保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取手段と、
前記ユーザ識別情報読取手段が読み取ったユーザ識別情報と前記機密文書情報読取手段が読み取った情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定手段と、
を有し、
前記機密文書情報読取手段は、
前記機密文書情報記憶手段に記録されている情報を読み取る読取部と、
ユーザにより挿入口に挿入された機密文書を受け取る受取部と、
受け取った機密文書を構成する各ページをページ単位に前記読取部を介して前記機密文書一時保管手段まで搬送する搬送部と、
を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記機密文書検出手段が機密文書を検出したことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定するまでの間、ユーザにより提出された機密文書を一時保管する機密文書一時保管手段を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し判定手段が持ち出し可と判定したときに、機密文書を持ち出したユーザのユーザ識別情報と、持ち出される機密文書に関する機密文書情報と、持ち出しに関する管理情報とを対応付けして持ち出し管理データベースに登録する持ち出し機密文書管理手段を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２４記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し管理データベースに記録されている情報を表示する持ち出し情報表示処理手段を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記ユーザ識別情報読取手段は、機密文書を持ち出そうとするユーザが提示するユーザ情報記憶手段からユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記ユーザ識別情報読取手段は、ユーザの身体又は行動からユーザ特有の特徴を読み取りデータ化し、そのデータ化した情報をユーザ識別情報とすることを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２６又は２７記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し判定手段は、ユーザ識別情報をキーにしてシステム内部又は外部にあるユーザ情報データベースから当該ユーザに関するユーザ情報を取得することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２６記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記ユーザ情報記憶手段には、更に当該ユーザに関するユーザ情報が記憶されており、
前記持ち出し判定手段は、前記ユーザ識別情報読取手段により前記ユーザ情報記憶手段カードからユーザ識別情報と共に読み取られたユーザ情報を取得することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２８又は２９に記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し判定手段は、ユーザ情報に含まれている当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
前記持ち出し判定手段は、機密文書情報に含まれている期限情報に従い当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないときに、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 請求項２０又は２１記載の機密文書持ち出し管理装置において、
ユーザが持ち出そうとする全ての機密文書が前記持ち出し判定手段により持ち出し可と判定されるまで、ユーザが出口から退出することを阻止する通行阻止手段の動作制御を行う手段を有することを特徴とする機密文書持ち出し管理装置。 - 保管室からの機密文書の持ち出しを管理する機密文書持ち出し管理方法において、
機密文書を構成するページであることを示すために各ページに付される機密文書識別手段を検知することによって機密文書の存在を検出する機密文書検出ステップと、
ユーザ識別情報を読み取るユーザ識別情報読取ステップと、
保管室から持ち出そうとしたユーザにより提出された機密文書の各ページに付された機密文書情報記憶手段に記録されている機密文書に関する機密文書情報及び当該ページ特有のページ情報を読み取る機密文書情報読取ステップと、
前記ユーザ識別情報読取ステップにより読み取られたユーザ識別情報と前記機密文書情報読取ステップにより読み取られた情報に基づいて当該ユーザによる当該機密文書の持ち出し可不可の判定を行う持ち出し判定ステップと、
を有し、
前記持ち出し判定ステップは、前記機密文書情報読取ステップによる読み取りの結果、持ち出されようとする機密文書にページ抜けがあったときには持ち出し不可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理方法。 - 請求項３３記載の機密文書持ち出し管理方法において、
前記機密文書検出ステップにより機密文書が検出されたことを、機密文書を持ち出そうとしたユーザに通知する通知ステップを有することを特徴とする機密文書持ち出し管理方法。 - 請求項３３記載の機密文書持ち出し管理方法において、
前記持ち出し判定ステップは、当該ユーザに付与された機密度レベルが機密文書情報に含まれている機密情報の機密度に達している場合にのみ当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理方法。 - 請求項３３記載の機密文書持ち出し管理方法において、
前記持ち出し判定ステップは、当該機密文書の持ち出し可能期間が過ぎていないとき、当該機密文書の持ち出し可と判定することを特徴とする機密文書持ち出し管理方法。
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