JP4159444B2

JP4159444B2 - 画像送信システム及び画像送信装置

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Publication number: JP4159444B2
Application number: JP2003362514A
Authority: JP
Inventors: 勝良藤原; 裕次岡本; 直史上田; 昭一郎吉浦
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2003-10-22
Filing date: 2003-10-22
Publication date: 2008-10-01
Anticipated expiration: 2023-10-22
Also published as: JP2005130144A

Description

本発明は、画像データを他の装置へ送信し、その送信処理の内容を示す情報を更に他の装置へ送信する画像送信システム及び画像送信装置に関する。

画像送信装置として、原稿から読み取った画像を公衆回線網を介してファクシミリ通信にて他の装置へ送信するファクシミリ装置が知られている。近年では、インターネット等の通信ネットワークを介して、画像を電子データ化した画像データを他の装置へ送信する通信ネットワーク対応型の画像送信装置が実用化されている。

ファクシミリ通信を用いた画像送信装置は、送信先との間の通信を確保してから、読み取った画像のデータを順次送信する必要がある。これに対し、通信ネットワーク対応型の画像送信装置は、送信先との間の通信を確保する必要がなく、また、一般的に公衆回線網に比べて通信ネットワークの方の通信容量が大きいので、大量の画像データを手軽に送信できるという利点がある。この反面、不正な使用者が企業秘密を記載した文書などの機密性を有する画像データを大量に送信することが容易となり、通信ネットワーク対応型の画像送信装置を用いている場合には、機密情報の漏洩の危険性が高くなる。

そこで、特許文献１には、使用者の識別情報を登録しておき、使用者が使用前に入力した識別情報を照合し、識別情報が登録されている使用者については識別情報の入力後所定時間内での使用を許可する画像通信装置が開示されている。これにより、使用者を制限することが可能になると共に、所定時間経過後には再び識別情報の入力が必要となるので、正規の使用者が使用した直後に他の使用者が不正に使用することを防止することができる。

しかし、使用者を制限する機能を有している前述のごとき画像送信装置であっても、パスワード等の識別情報が漏洩した場合、又は使用者自身が不正な使用を行った場合には、不正な使用を防止することができない。また、画像データの送信先の指定を間違える等、使用者の人為的な操作ミスがあった場合も、結果的に不正な使用が行われることがある。

このため、画像送信装置の使用状況を管理者が管理する技術が提案されている。この技術は、通信ネットワークに接続された管理者が管理している管理装置へ、画像送信装置が使用される都度、使用者の情報、送信された画像データの内容、画像データの送信先、及びエラーが発生したときのエラーの内容など、画像送信装置が行った画像データの送信処理の内容を示す情報を送信するものである。この技術により、管理者は、画像送信装置が行う処理の内容を監視することが可能となり、不正な使用があった場合に、不正使用時の使用者の使用を禁止する又は不正使用時の送信先への画像の送信を禁止する等、適切な対応をとることができる。
特開平３−２９４６１号公報

画像送信装置が行う処理の内容を示す情報を管理装置へ送信する前述の技術では、画像送信装置が使用される都度、情報が送信されるので、全体として大量の情報が管理装置へ送信されることとなる。管理者にとっては、このように大量に送信された情報を逐一確認することは困難であり、また、不正使用を示す情報が大量の情報の中に紛れ込むことによって不正使用を見逃す危険性がある。

本発明は、斯かる事情に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、社内ＬＡＮの外側の通信ネットワークに対して画像データが送信された場合など、不正使用に繋がりやすい所定の条件で使用された場合に、処理の内容を示す情報を管理装置へ送信することにより、管理者が処理の内容を監視し易い画像送信システム及び画像送信装置を提供することにある。

本発明に係る画像送信システムは、他の装置へ画像データを送信する送信手段を備える画像送信装置と、該画像送信装置に接続された管理装置とを含む画像送信システムにおいて、前記画像送信装置は、前記管理装置を示す情報を登録する登録手段と、前記送信手段が他の装置へ画像データを送信する場合に、前記送信手段による画像データの送信処理の内容を示す内容情報を送信すべきか否かを決定する決定手段と、該決定手段が前記内容情報を送信すべきであると決定したときに、前記登録手段が登録した情報が示す前記管理装置へ、前記内容情報を送信する手段と、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を受け付ける入力手段と、予め登録されている他の装置を示す複数の情報の中から、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を受け付ける選択手段とを備え、前記決定手段は、画像データの送信先の装置を定めるために、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を前記選択手段で受け付けたのではなく、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を前記入力手段が受け付けた場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてあることを特徴とする。

本発明に係る画像送信装置は、他の装置へ画像データを送信する送信手段を備える画像送信装置において、前記送信手段による画像データの送信処理の内容を示す内容情報の送信先である外部の特定の装置を示す情報を登録する登録手段と、前記送信手段が他の装置へ画像データを送信する場合に、前記内容情報を送信すべきか否かを決定する決定手段と、該決定手段が前記内容情報を送信すべきであると決定したときに、前記登録手段が登録した情報が示す前記特定の装置へ、前記内容情報を送信する手段と、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を受け付ける入力手段と、予め登録されている他の装置を示す複数の情報の中から、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を受け付ける選択手段とを備え、前記決定手段は、画像データの送信先の装置を定めるために、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を前記選択手段で受け付けたのではなく、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を前記入力手段が受け付けた場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてあることを特徴とする。

本発明においては、画像データを他の装置へ送信する画像送信装置にて、画像データの
送信処理の内容を示す内容情報を送信すべき送信先の装置を示す情報を登録しておき、前
記内容に基づいて内容情報を送信すべきか否かを決定し、送信すべきと決定したときに内
容情報を送信先の装置へ送信する。
また、本発明においては、画像送信装置は、画像データの送信先の装置を指定した情報
の入力を受け付ける手段と、予め登録されている装置の中から画像データの送信先の装置
を選択する手段とを備え、送信先の装置を指定した情報の入力を受け付けることによって
画像データの送信先が指定された場合に、内容情報を送信する。

本発明に係る画像送信装置は、暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、該受付手段が受け付けた暗証情報が、予め定められた所定の暗証情報に一致した場合に、前記登録手段が前記特定の装置を示す情報を登録することを許可する手段とを更に備えることを特徴とする。

本発明に係る画像送信装置は、前記受付手段が受け付けた暗証情報が、予め定められた所定の暗証情報に一致した場合に、既に登録されている前記特定の装置を示す情報を前記登録手段が変更することを許可する手段を更に備えることを特徴とする。

また、本発明においては、使用者から暗証情報を受け付け、受け付けた暗証情報が予め定められた暗証情報と一致した場合に、内容情報の送信先の装置を示す情報の登録及び変更を可能にする。

本発明に係る画像送信装置は、前記登録手段が登録する前記特定の装置を示す情報を、所定の条件の基で制限する手段を更に備えることを特徴とする。

また、本発明においては、内容情報の送信先の装置を示す情報の登録を、送信先の装置の所在などの所定の条件の基で制限する。

本発明に係る画像送信装置は、前記決定手段は、画像データの送信先の装置を示す情報に応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする。

また、本発明においては、画像データの送信先に応じて、内容情報を送信すべきか否かを決定する。

本発明に係る画像送信装置は、前記決定手段は、画像データの送信先の装置を示す情報が、前記装置が所定の通信領域外の装置であることを示している場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてあることを特徴とする。

また、本発明においては、画像データの送信先の装置を示す電子メールアドレス等の情報が、ドメイン名が所定のドメイン名と異なっている等の理由により、送信先の装置がＬＡＮ等の所定の通信領域外の装置であることを示している場合に、内容情報を送信する。

本発明に係る画像送信装置は、前記決定手段は、前記送信手段が送信する画像データに応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする。

また、本発明においては、画像データの内容に応じて内容情報を送信すべきか否かを決定する。

本発明に係る画像送信装置は、使用者を識別する識別手段を更に備え、前記決定手段は、前記識別手段が識別した使用者に応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする。

また、本発明においては、画像送信装置は、使用者を識別し、識別した使用者に応じて内容情報を送信すべきか否かを決定する。

本発明に係る画像送信装置は、前記内容情報を送信することを使用者に報知する手段を更に備えることを特徴とする。

また、本発明においては、内容情報を送信する場合には、内容情報を送信することを使用者に報知する。

本発明においては、画像データを管理装置へ送信する画像送信装置は、使用者、画像データの送信先、及び画像データの内容など、画像データの送信処理の内容に応じて、当該内容を示す内容情報を他の装置へ送信するか否かを決定する。内容情報を送信する必要がある場合にのみ内容情報を送信することで、送信する内容情報の全体量を削減し、管理者が内容情報を確認することを容易にすることができる。また、不正使用を示す情報が大量の情報の中に紛れることを防止し、画像送信装置の不正使用をより効果的に抑制することができる。

また、本発明においては、内容情報を送信すべき送信先の装置を示す情報の新規の登録および変更を行う際には、暗証情報を用いて特定の使用者を認証してから行うことにより、不特定の使用者によって内容情報の送信先の装置が変更されて内容情報が外部へ漏洩することを防止することができる。

また、本発明においては、内容情報を送信すべき送信先の装置を示す情報を登録する際に、管理が容易な所定の通信領域内に接続された装置であるか等、所定の条件の基で送信先の装置を制限することにより、管理者による管理が困難な装置へ内容情報が送信されないように制限して、画像データの送信処理の内容を示す内容情報が流出することを防止することができる。

また、本発明においては、画像データの送信先の装置が、予め登録されている外部装置の中から選択された装置ではなく、使用者が送信先の装置を指定する情報を直接に入力して受け付けた装置である場合は、不正使用の可能性がより高いので、この場合に内容情報を送信することにより、画像送信装置を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

また、本発明においては、画像データの送信先の装置を示す情報に基づき、不正使用の可能性がより高いような装置へ画像データを送信した場合に内容情報を送信することにより、画像送信装置を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

また、本発明においては、管理者が管理できるＬＡＮ等の所定の通信領域の外部に画像データの送信先の装置がある場合は、不正使用の危険性があるので、この場合に内容情報を送信することにより、画像送信装置を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

また、本発明においては、画像データの内容に応じて、企業における機密文書などの外部への送信を規制すべき画像データが送信される場合に内容情報を送信することにより、画像送信装置を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

また、本発明においては、使用者を識別し、人為的なミス等で画像送信装置の不正使用を行う可能性が高い使用者が画像送信装置を使用した場合に内容情報を送信することにより、画像送信装置を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

更に、本発明においては、内容情報を送信すべき場合に内容情報を送信することを報知することにより、不正な使用者に不正使用を中止させる又は使用者に送信先などの確認を促して人為的なミスを減少させることが可能となり、画像送信装置の不正使用を抑制することができる等、本発明は優れた効果を奏する。

以下本発明をその実施の形態を示す図面に基づき具体的に説明する。
図１は、本発明の画像送信システムの構成、及び本発明の画像送信装置の内部の機能構成を示す機能ブロック図である。画像送信装置１は、事業所内などに設置されたファクシミリ装置であり、演算を行うＣＰＵ及び演算に伴う一時的な情報を記憶するＲＡＭ等からなる制御部１１を備えている。制御部１１には、画像送信装置１を制御するための制御プログラムを記憶しているＲＯＭ１７が接続されており、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、画像送信装置１全体を制御する。また、制御部１１には、画像送信装置１が行う処理を管理するための管理情報を記憶するメモリである管理部１８が接続されており、制御部１１は、管理部１８が記憶している管理情報を参照し、参照した情報に基づいて画像送信装置１の制御を行う。

また、制御部１１には、原稿の画像を走査して読み取って画像データを生成する画像読み取り部１２が接続されている。また、制御部１１には、ファクシミリ通信を行うモデム部１４が接続されており、モデム部１４は公衆回線網Ｎ２に接続されている。画像送信装置１は、画像読み取り部１２が生成した画像データを、モデム部１４に接続された公衆回線網Ｎ２を介して他のファクシミリ装置３へファクシミリ通信にて送信することができる。また、制御部１１には、画像データを一時的に記憶する画像メモリ１６１を内部に備え、画像データから画像を形成し、形成した画像を記録用紙に記録して出力する画像形成部１６が接続されている。画像送信装置１は、ファクシミリ装置３からファクシミリ通信で送信された画像データを、公衆回線網Ｎ２を介してモデム部１４にて受信し、受信された画像データを画像メモリ１６１に記憶し、記憶された画像データから画像形成部１６にて画像を形成して出力する。

また、制御部１１には、社内ＬＡＮ等の通信ネットワークＮ１に接続された通信部１５が接続されている。通信ネットワークＮ１には、情報処理装置２１，２１，…及び他のファクシミリ装置２２，２２，…が接続されている。通信部１５は、電子メールに画像データを添付する等して、画像読み取り部１２にて生成した画像データを、通信ネットワークＮ１を介して情報処理装置２１又はファクシミリ装置２２へ送信することができる。情報処理装置２１は、送信された画像データを内部に記憶し、ファクシミリ装置２２は、送信された画像データを画像として出力する。また、通信部１５は、情報処理装置２１又はファクシミリ装置２２から通信ネットワークＮ１を介して画像データを受信し、受信された画像データから画像形成部１６が画像を形成して出力することができる。このように、画像送信装置１は、例えば事業所内の部署間などで通信ネットワークＮ１を介して文書などの画像を送受信することができる。

更に、通信ネットワークＮ１には、管理者によって管理されている本発明の管理装置２３が接続されている。通信部１５は、通信ネットワークＮ１を介して管理装置２３との間で情報を交換し、管理装置２３は画像送信装置１の状態を管理することができる。画像送信装置１と管理装置２３とで本発明の画像送信システムが構成されている。

社内ＬＡＮ等の通信ネットワークＮ１は、更に、インターネット等の広域通信ネットワークＮ３に接続されている。通信部１５は、通信ネットワークＮ１及び広域通信ネットワークＮ３を介して、広域通信ネットワークＮ３に接続された情報処理装置４１又はファクシミリ装置４２との間で画像データを送受信することができる。このように、画像送信装置１は、公衆回線網Ｎ２又は広域通信ネットワークＮ３を介して、遠方の相手との間で文書などの画像を送受信することができる。モデム部１４及び通信部１５は、本発明に係る送信手段として機能する。

更に、制御部１１には、ハードディスク又は不揮発性のメモリからなる記憶部１９が接続されている。記憶部１９は、画像送信装置１が処理する画像データを記憶する。また、制御部１１には、使用者からの操作を受け付ける操作部１３が接続されており、操作部１３は、操作のために必要な情報を表示する液晶パネル等の表示手段と、使用者の操作により制御命令などの情報が入力されるタッチパネル又はテンキー等の入力手段とからなっている。

画像送信装置１は、送信した画像データの内容、画像データを送信した日時、及び送信先など、画像データの送信処理の内容を示す内容情報を管理装置２３へ送信する機能を備えている。

管理部１８は、内容情報の送信先である管理装置２３を示す情報、及びファクシミリ装置２２等の画像データの送信先の装置を示す情報を登録した登録情報を記憶している。図２は、登録情報の内容の例を示す概念図である。画像送信装置１自身の電子メールアドレスである送信元アドレスが登録されており、また、管理装置２３を示す情報として、管理装置２３の電子メールアドレスである管理装置アドレスが登録されている。更に、画像データの送信先の装置を示す情報が、その送信先に画像データを送信した場合に内容情報の管理装置２３への送信が不必要な送信先である非報告送信先と、内容情報の管理装置２３への送信が必要である要報告送信先とに分類して登録されている。非報告送信先は、例えば、社内ＬＡＮである通信ネットワークＮ１に接続された企業内の各部署のファクシミリ装置２２、又は支社に設置されたファクシミリ装置３若しくは４２である。要報告送信先は、例えば、企業の取引企業に設置されたファクシミリ装置３又は４２である。夫々の送信先について、送信先の装置を特定する電子メールアドレス又は電話番号が登録されている。なお、ＩＰアドレス等の装置を示すことができる他の情報を登録しておいてもよい。

また、管理部１８は、登録情報の内容を入力することができる権限を有する特定の使用者を識別するためのパスワードである暗証情報を記憶しており、更に、画像送信装置１の使用権限を有する使用者の夫々を識別するためのパスワードである識別情報を記録したユーザＤＢを記憶している。図３は、ユーザＤＢの内容の例を示す概念図である。使用者の夫々に関連づけて識別情報が記録されており、使用者が画像データの送信を指示した場合に内容情報の管理装置２３への送信が不必要な使用者である非報告使用者と、内容情報の管理装置２３への送信が必要である要報告送信先とに分類されて識別情報が記録されている。

次に、本発明の画像送信装置１が行う動作をフローチャートを用いて説明する。図４は、本発明の画像送信装置１が行う内容情報の送信先の装置を示す情報を登録する処理の手順を示すフローチャートである。画像送信装置１の制御部１１は、登録の権限を有する特定の使用者が操作部１３の「登録」のボタンを操作すること等による、送信先の登録指示の操作部１３での受付を監視している（Ｓ１０１）。登録指示の受付がなかった場合は（Ｓ１０１：ＮＯ）、制御部１１は、登録指示の受付の監視を続行する。登録指示を受け付けた場合は（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、特定の使用者を識別するための暗証情報の入力を促すメッセージを操作部１３の表示手段に出力して、暗証情報の操作部１３での受付を監視する（Ｓ１０２）。暗証情報の受付がなかった場合は（Ｓ１０２：ＮＯ）、制御部１１は、暗証情報の受付の監視を続行する。

暗証情報を受け付けた場合は（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、受け付けた暗証情報が管理部１８に記憶している暗証情報と一致する正当な暗証情報であるか否かを判定する（Ｓ１０３）。受け付けた暗証情報が正当な暗証情報ではなかった場合は（Ｓ１０３：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、暗証情報が違っていることを示すエラーのメッセージを操作部１３の表示手段に出力し（Ｓ１１３）、登録のキャンセル指示の操作部１３での受付を監視する（Ｓ１１４）。登録のキャンセル指示を受け付けなかった場合は（Ｓ１１４：ＮＯ）、制御部１１は、処理をステップＳ１０２へ戻して暗証情報の受付を監視し、登録のキャンセル指示を受け付けた場合は（Ｓ１１４：ＹＥＳ）、処理を終了する。

ステップＳ１０３にて、受け付けた暗証情報が正当な暗証情報であった場合は（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、登録情報に内容情報の送信先である管理装置２３の情報が登録されていない状態での新規の登録であるか否かを判定する（Ｓ１０４）。新規の登録であった場合は（Ｓ１０４：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、登録の入力を促すメッセージを操作部１３の表示手段に出力して、管理装置２３の情報の操作部１３での受付を監視する（Ｓ１０５）。管理装置２３の情報の受付がなかった場合は（Ｓ１０５：ＮＯ）、制御部１１は、管理装置２３の情報の受付の監視を続行する。

管理装置２３の電子メールアドレスである管理装置２３の情報を受け付けた場合は（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、受け付けた管理装置２３の情報が所定の条件に合っているか否かを判定する（Ｓ１０６）。このとき、制御部１１は、内容情報の送信先である管理装置２３が通信ネットワークＮ１に接続された情報処理装置であるか、又は管理装置２３の情報として受け付けた電子メールアドレスに含まれるドメイン名が画像送信装置１の電子メールアドレスに含まれるドメイン名と一致するか等の条件の基で判定を行う。広域通信ネットワークＮ３に接続された情報処理装置４１等のような管理者によって管理できない装置が内容情報の送信先の装置として登録されないように制限することで、画像データの送信処理の内容を示す内容情報が流出することを防止することができる。

管理装置２３の情報が所定の条件に合っていない場合は（Ｓ１０６：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、条件に合っていないことを示すエラーのメッセージを操作部１３の表示手段に出力し（Ｓ１０８）、処理をステップＳ１０５へ戻して管理装置２３の情報を新たに受け付ける。管理装置２３の情報が所定の条件に合っている場合は（Ｓ１０６：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、受け付けた管理装置２３の情報を記録した登録情報を管理部１８に記憶し（Ｓ１０７）、処理を終了する。

ステップＳ１０４にて新規の登録ではなく、登録内容の変更である場合は（Ｓ１０４：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、管理部１８が記憶している登録情報の内容を読み出して操作部１３の表示手段に現在の登録内容を出力する（Ｓ１０９）。制御部１１は、次に、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、登録の変更の入力を促すメッセージを操作部１３の表示手段に出力して、変更した管理装置２３の情報の操作部１３での受付を監視する（Ｓ１１０）。管理装置２３の情報の受付がなかった場合は（Ｓ１１０：ＮＯ）、制御部１１は、管理装置２３の情報の受付の監視を続行する。変更した管理装置２３の情報を受け付けた場合は（Ｓ１１０：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、変更を受け付けた管理装置２３の情報が所定の条件に合っているか否かを判定する（Ｓ１１１）。管理装置２３の情報が所定の条件に合っていない場合は（Ｓ１１１：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、条件に合っていないことを示すエラーのメッセージを操作部１３の表示手段に出力し（Ｓ１１２）、処理をステップＳ１１０へ戻して変更した管理装置２３の情報を新たに受け付ける。管理装置２３の情報が所定の条件に合っている場合は（Ｓ１１１：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、内容情報の送信先である管理装置２３の情報を変更した登録情報を管理部１８に記憶し（Ｓ１０７）、処理を終了する。

以上の如き処理により、制御部１１は本発明に係る登録手段として機能し、画像送信装置１は、内容情報の送信先の管理装置２３を示す情報を登録する。同様に、暗証情報を用いた認証を行ってから、識別情報および画像データの送信先の情報を受け付けて管理部１８に記憶する処理を行ってもよい。このとき、識別情報および画像データの送信先の情報の非報告と要報告との分類は、受付時に区別して受け付けてもよく、また、受付時に所定の条件に従って分類してもよい。

図５及び図６は、本発明の画像送信装置１が行う画像データ送信の処理の手順を示すフローチャートである。画像送信装置１の制御部１１は、使用者が操作部１３の「ファクシミリ送信」のボタンを操作すること等による、使用の指示の操作部１３での受付を監視している（Ｓ２０１）。使用の指示の受付がなかった場合は（Ｓ２０１：ＮＯ）、制御部１１は、使用の指示の受付の監視を続行する。使用の指示を受け付けた場合は（Ｓ２０１：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、使用者を識別するための識別情報の入力を促すメッセージを操作部１３の表示手段に出力して、識別情報の操作部１３での受付を監視する（Ｓ２０２）。識別情報の受付がなかった場合は（Ｓ２０２：ＮＯ）、制御部１１は、識別情報の受付の監視を続行する。

識別情報を受け付けた場合は（Ｓ２０２：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、受け付けた識別情報が管理部１８に記憶しているユーザＤＢに記録された使用者の識別情報のいずれかと一致する正当な識別情報であるか否かを判定する（Ｓ２０３）。受け付けた識別情報が正当な識別情報ではなかった場合は（Ｓ２０３：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、識別情報が違っていることを示すエラーのメッセージを操作部１３の表示手段に出力し（Ｓ２１７）、使用のキャンセル指示の操作部１３での受付を監視する（Ｓ２１８）。使用のキャンセル指示を受け付けなかった場合は（Ｓ２１８：ＮＯ）、処理をステップＳ２０２へ戻して識別情報の受付を監視し、使用のキャンセル指示を受け付けた場合は（Ｓ２１８：ＹＥＳ）、処理を終了する。

ステップＳ２０３にて、受け付けた識別情報が正当な識別情報であった場合は（Ｓ２０３：ＹＥＳ）、制御部１１は、使用者の操作により画像読み取り部１２で画像を読み取って画像データを生成し、生成した画像データの送信要求を送信先を指定して操作部１３にて受け付けることによる、画像データの送信指示の受付を監視する（Ｓ２０４）。

図７は、送信先の指定を受け付ける際の操作部１３の表示例を示す模式図である。送信先の指定は、管理部１８が記憶している登録情報に登録されている複数の送信先の中から選択する方法と、送信先の情報を直接に入力する方法とがある。図７（ａ）は、送信先を選択する場合の表示例を示し、図７（ｂ）は送信先の情報を直接入力する場合の表示例を示している。登録されている複数の送信先の中から選択する場合は、画像送信装置１は、管理部１４が記憶している登録情報に登録されている複数の送信先名を操作部１３の表示手段に表示し、画像データを送信すべき送信先の指定を画面上で受け付ける。また、登録情報に登録されていない送信先へ画像データを送る場合は、画像送信装置１は、文字の入力を受け付け可能なキーボードを操作部１３の表示手段に表示し、電子メールアドレス又は電話番号である送信先の情報をキーボードを用いて直接受け付ける。なお、画像読み取り部１２で画像を読み取って生成した画像データを送信するのではなく、記憶部１９が記憶してある画像データを送信する指示を受け付けてもよい。

画像データの送信指示の受け付けがなかった場合は（Ｓ２０４）、制御部１１は、送信要求の操作部１３での受付の監視を続行する。画像データの送信指示を受け付けた場合は（Ｓ２０５）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、管理部１８が記憶している登録情報に内容情報の送信先である管理装置２３の情報が登録されているか否かを判定する（Ｓ２０５）。登録情報に管理装置２３の情報が登録されている場合は（Ｓ２０５：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、管理装置２３の電子メールアドレスに含まれるドメイン名が画像送信装置１の電子メールアドレスに含まれるドメイン名と一致するか等の、登録されている管理装置２３の情報が所定の条件に合っているか否かを判定する（Ｓ２０６）。

管理装置２３の情報が所定の条件に合っている場合は（Ｓ２０６：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、ステップＳ２０２にて受け付けた識別情報により識別される使用者が、管理部１８が記憶しているユーザＤＢに要報告使用者として記録されている使用者であるか否かを判定する（Ｓ２０７）。企業においては、正社員の識別情報を非報告使用者に分類し、新入社員またはアルバイト社員の識別情報を要報告使用者に分類する等、人為的なミス等で画像送信装置１の不正使用を行う可能性が高い使用者を要報告使用者に分類しておき、これらの使用者が画像送信装置１を使用したときに内容情報を管理装置２３へ送信することにより、画像送信装置１を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

使用者が要報告使用者ではなく、非報告使用者であった場合は（Ｓ２０７：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信先の情報が、図７（ｂ）に示す如き表示画面を用いて直接に受け付けた情報であるか否かを判定する（Ｓ２０８）。企業での内部文書を外部へ流出させる場合などのような、不正に画像データを送信する場合は、予め登録されている送信先ではなく、使用者が送信先の情報を直接に入力した送信先へ画像データを送信する可能性が高いので、使用者が送信先の情報を直接に入力した送信先へ画像データを送信する場合に内容情報を管理装置２３へ送信することにより、画像送信装置１を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

送信先の情報が、直接に受け付けた情報ではなく、登録されている送信先の中から図７（ａ）に示すごとき表示画面を用いて送信先の選択を受け付けることで受け付けた情報である場合は（Ｓ２０８：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信先が、管理部１８が記憶している登録情報に要報告送信先として登録されている送信先であるか否かを判定する（Ｓ２０９）。企業において、社内の送信先を非報告送信先に分類し、取引先などの社外の送信先を要報告送信先に分類する等、機密文書など送信する画像データによっては画像送信装置１の不正使用に繋がる可能性がある送信先を要報告送信先に分類しておき、これらの送信先へ画像データを送信したときに内容情報を管理装置２３へ送信することにより、画像送信装置１を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

送信先が要報告送信先ではなく、非報告送信先として登録情報に登録されていた場合は（Ｓ２０９：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信すべき画像データの内容をチェックして、内容情報の送信が必要となる所定の条件を画像データが満たしているか否かを判定する（Ｓ２１０）。企業において機密文書であることを示す「社外秘」のマークが含まれている場合など、外部への送信を規制すべき画像データが送信される場合に内容情報を管理装置２３へ送信することにより、画像送信装置１を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

ステップＳ２０７にて使用者が要報告使用者であった場合（Ｓ２０７：ＹＥＳ）、ステップＳ２０８にて送信先の情報は直接に受け付けた情報であった場合（Ｓ２０８：ＹＥＳ）、ステップＳ２０９にて送信先が要報告送信先であった場合（Ｓ２０９：ＹＥＳ）、及びステップＳ２１０にて画像データが所定の条件を満たしている場合は（Ｓ２１０：ＹＥＳ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、使用者の情報、画像データの送信先、及び画像データの内容など、画像データの送信処理の内容を示す内容情報を管理装置２３へ送信する旨を、メッセージを操作部１３の表示手段に出力することによって使用者に報知する（Ｓ２１１）。内容情報を送信する旨を報知することにより、不正な使用者に不正使用を中止させる又は使用者に送信先などの確認を促して人為的なミスを減少させることが可能となり、画像送信装置１の不正使用を抑制することができる。

制御部１１は、次に、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、処理を所定時間だけストップして送信の開始を遅延させる（Ｓ２１２）。送信の開始を遅延させることにより、送信先を誤った場合などに使用者が送信を中止させるための時間が生じる。制御部１１は、次に、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信先へ画像データを送信し（Ｓ２１３）、使用者の情報、送信された画像データの内容、画像データの送信先、及びエラーが発生したときのエラーの内容など、画像データの送信処理の内容を示す内容情報を管理装置２３へ送信し（Ｓ２１４）、処理を終了する。

ステップＳ２０５にて登録情報に管理装置２３の情報が登録されていない場合（Ｓ２０５：ＮＯ）、ステップＳ２０６にて管理装置２３の情報が所定の条件に合っていない場合（Ｓ２０６：ＮＯ）、及びステップＳ２１０にて画像データが所定の条件を満たしていない場合は（Ｓ２１０：ＮＯ）、制御部１１は、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信の開始を所定時間だけ遅延させる（Ｓ２１５）。制御部１１は、次に、ＲＯＭ１７が記憶している制御プログラムに従って、送信先へ画像データを送信し（Ｓ２１６）、内容情報を送信することなく処理を終了する。

以上詳述した如く、本発明の画像送信装置１は、使用者、画像データの送信先、及び画像データの内容など、画像データの送信処理の内容に応じて、当該内容を示す内容情報を管理装置１へ送信するか否かを決定する。内容情報を送信する必要がある場合にのみ内容情報を管理装置２３へ送信することで、管理装置２３へ送信する内容情報の量を削減し、管理者が内容情報を確認することを容易にすることができる。また、不正使用を示す情報が大量の情報の中に紛れることを防止し、画像送信装置１の不正使用をより効果的に抑制することができる。

また、本発明の画像送信装置１は、内容情報の送信先である管理装置２３の新規の登録および変更を行う際には、暗証情報を用いて特定の使用者を認証してから行うことにより、不特定の使用者によって内容情報の送信先が変更されて内容情報の内容が外部へ漏洩することを防止することができる。

なお、本実施の形態においては、内容情報の送信の要否について画像データの送信先を予め分類しておくことによって、送信先に応じて内容情報の送信の要否を決定する処理を行っているが、送信先に応じて内容情報の送信の要否を決定する方法はこれに限るものではない。他には、ＬＡＮである通信ネットワークＮ１に送信先が接続されている場合など、画像データの送信先が所定の通信領域内に存在しているか否かを送信先の情報から判定し、送信先がインターネットである広域通信ネットワークＮ３に接続されていた場合など、送信先が所定の通信領域外に存在している場合に内容情報を送信するように決定する処理を行ってもよい。社内ＬＡＮ等の管理者が管理できる範囲の通信領域の外部へ画像データが送信されたときに、機密情報の漏洩などの不正使用が行われている可能性があるので、この方法により、画像送信装置１を効率的に管理して不正使用を抑制することができる。

また、内容情報の送信が必要な画像データの送信先、又は内容情報の送信が不必要な画像データの送信先のいずれかのみの情報を登録しておき、登録している情報に基づいて内容情報の送信の要否を決定する処理を行ってもよい。また、使用者の識別情報について、内容情報の送信が必要な使用者または内容情報の送信が不必要な使用者のみの情報を登録しておき、登録している情報に基づいて内容情報の送信の要否を決定する処理を行ってもよい。

また、本実施の形態においては、画像送信装置１はファクシミリ装置であるとしたが、画像読み取り部１２で画像を読み取って生成した画像データを情報処理装置２１，２１，…へ送信するスキャナ装置であってもよい。

本発明の画像送信システムの構成、及び本発明の画像送信装置の内部の機能構成を示す機能ブロック図である。登録情報の内容の例を示す概念図である。ユーザＤＢの内容の例を示す概念図である。本発明の画像送信装置が行う内容情報の送信先の装置を示す情報を登録する処理の手順を示すフローチャートである。本発明の画像送信装置が行う画像データ送信の処理の手順を示すフローチャートである。本発明の画像送信装置が行う画像データ送信の処理の手順を示すフローチャートである。送信先の指定を受け付ける際の操作部の表示例を示す模式図である。

符号の説明

１画像送信装置
１１制御部
１３操作部
１４モデム部
１５通信部
１７ＲＯＭ
１８管理部
２１、４１情報処理装置
２２、３、４２ファクシミリ装置
２３管理装置
Ｎ１通信ネットワーク
Ｎ２公衆回線網

Claims

他の装置へ画像データを送信する送信手段を備える画像送信装置と、該画像送信装置に接続された管理装置とを含む画像送信システムにおいて、
前記画像送信装置は、
前記管理装置を示す情報を登録する登録手段と、
前記送信手段が他の装置へ画像データを送信する場合に、前記送信手段による画像データの送信処理の内容を示す内容情報を送信すべきか否かを決定する決定手段と、
該決定手段が前記内容情報を送信すべきであると決定したときに、前記登録手段が登録した情報が示す前記管理装置へ、前記内容情報を送信する手段と、
画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を受け付ける入力手段と、
予め登録されている他の装置を示す複数の情報の中から、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を受け付ける選択手段とを備え、
前記決定手段は、画像データの送信先の装置を定めるために、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を前記選択手段で受け付けたのではなく、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を前記入力手段が受け付けた場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてある
ことを特徴とする画像送信システム。
他の装置へ画像データを送信する送信手段を備える画像送信装置において、
前記送信手段による画像データの送信処理の内容を示す内容情報の送信先である外部の特定の装置を示す情報を登録する登録手段と、
前記送信手段が他の装置へ画像データを送信する場合に、前記内容情報を送信すべきか否かを決定する決定手段と、
該決定手段が前記内容情報を送信すべきであると決定したときに、前記登録手段が登録した情報が示す前記特定の装置へ、前記内容情報を送信する手段と、
画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を受け付ける入力手段と、
予め登録されている他の装置を示す複数の情報の中から、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を受け付ける選択手段とを備え、
前記決定手段は、画像データの送信先の装置を定めるために、画像データの送信先の装置を示す情報の選択を前記選択手段で受け付けたのではなく、画像データの送信先の装置を指定した情報の入力を前記入力手段が受け付けた場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてある
ことを特徴とする画像送信装置。
暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、
該受付手段が受け付けた暗証情報が、予め定められた所定の暗証情報に一致した場合に、前記登録手段が前記特定の装置を示す情報を登録することを許可する手段と
を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の画像送信装置。
前記受付手段が受け付けた暗証情報が、予め定められた所定の暗証情報に一致した場合に、既に登録されている前記特定の装置を示す情報を前記登録手段が変更することを許可する手段を更に備えることを特徴とする請求項３に記載の画像送信装置。
前記登録手段が登録する前記特定の装置を示す情報を、所定の条件の基で制限する手段を更に備えることを特徴とする請求項２乃至４のいずれかひとつに記載の画像送信装置。
前記決定手段は、画像データの送信先の装置を示す情報に応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする請求項２乃至５のいずれかひとつに記載の画像送信装置。
前記決定手段は、画像データの送信先の装置を示す情報が、前記装置が所定の通信領域外の装置であることを示している場合に、前記内容情報を送信すべきであると決定するようになしてあることを特徴とする請求項２乃至６のいずれかひとつに記載の画像送信装置。
前記決定手段は、前記送信手段が送信する画像データに応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする請求項２乃至７のいずれかひとつに記載の画像送信装置。
使用者を識別する識別手段を更に備え、
前記決定手段は、前記識別手段が識別した使用者に応じて、前記内容情報を送信すべきか否かを決定すべくなしてあることを特徴とする請求項２乃至８のいずれかひとつに記載の画像送信装置。
前記内容情報を送信することを使用者に報知する手段を更に備えることを特徴とする請
求項２乃至９のいずれかひとつに記載の画像送信装置。