JP4055013B2 - ワークフローシステムおよびワークフローシステムにおける作業分割方法 - Google Patents
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Description
(1) 作業処理の流れ、各作業工程の作業内容や、各作業工程におけるルール(約束事)を定義するための編集機能
(2) 定義されたワークフロー(以下、定義されたワークフローをテンプレートという)を管理する機能
(3) 処理すべき情報が配達されたことを担当者に知らせる通知機能
(4) 配達された情報を管理するデータベース機能
(5) 設定された作業の流れ、ルールなどに従って情報を次の作業工程に渡すルーティング機能
(6) 作業の状況を管理するための進捗管理機能
(7) 実行中のワークフローの維持管理を行なうためのメンテナンス機能
(8) ワークフローのユーザを管理するユーザ管理機能。
・情報に対するアクセス権の管理ができる
・人が運用することによるミスを低減できる
・実行中の作業のステータス(状態)の管理ができる
などのメリットがある。
日経BP社発行の雑誌「日経情報ストラテジー」 1993年8月号、マイケル・D・カーン、安田誠寄稿、「ワークフロー管理技術とその可能性」P123〜P130 日経BP社発行の雑誌「日経コンピュータグラフィックス」 1992年10月号、「設計環境に革命をもたらすPDM」P70〜P85
複数個の作業工程の順序と、各作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者との情報がメモリに格納されることにより定義されたワークフローについて、各作業工程の作業が終了して終了状態になったときに、次の作業工程の作業を開始させて、順次に作業を行なわせるように管理することにより、前記作業を支援するコンピュータを用いたワークフローシステムにおいて、
前記コンピュータは、
前記作業工程のそれぞれで処理すべきファイルが格納されて前記ワークフローの流れに沿って回覧される、処理すべき複数の前記ファイルを含むフォルダーと、
前記ワークフローを構成する一の作業工程で作業が行なわれている場合に、前記処理すべき複数の前記ファイルのうちの一部のファイルが処理済となり、残りが未処理であるときになされ、前記処理済の前記一部のファイルを示す情報を含むフォルダー分割指定情報が付加される分割指示を検知する分割指示検知手段と、
前記分割指示検知手段で前記分割指示を検知したときに、当該分割指示を検知したときに作業が行われている前記一の作業工程からなる現作業工程と、前記現作業工程の後工程である次作業工程との間に、前記現作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を前記現作業工程と同一の担当者とした第1の追加作業工程を挿入するように前記メモリの内容を修正すると共に、前記現作業工程と、前記次作業工程との間に、前記次作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を任意の担当者とした第2の追加作業工程を挿入するように、前記メモリの内容を修正して、前記ワークフローを再定義し、かつ、前記分割指示に付加される前記フォルダー分割指定情報に基づき、前記フォルダーを、前記再定義したワークフローにおいても前記現作業工程の担当者が引き続き処理すべき、前記未処理の前記ファイルを格納する第1のフォルダーと、前記再定義したワークフローにおいて前記第2の追加作業工程の担当者が処理すべき、前記処理済の前記一部のファイルを格納する第2のフォルダーに分割し、前記第1のフォルダーを前記第1の追加作業工程に渡し、前記第2のフォルダーを第2の追加作業工程に渡すようにする作業分割手段と、
を備えることを特徴とする。
ワークフローテーブルWTは、当該ワークフローを識別するためのワークフロー識別子の欄と、当該ワークフローについての作業分割チェック間隔、進捗度、進捗度変更日時の欄を備える。
(1) 実行中のワークフローの現ステップの担当者から出される場合
(2) ワークフローのシステム管理者から出される場合
(3) システム(ルーティング機能)が、作業分割の契機となる種々の要因をワークフロー実行中に監視して、作業分割を行なうべきと判定したときに出す場合
とがある。
進捗度…現ステップから、ある進捗度に達した時点で分割
緊急度…ある緊急度以上のステップであると判断された時点で分割
アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たないステップであると判断された時点で分割
重要度…ある重要度以上のステップであると判断された時点で分割
難易度…ある難易度以上のステップであると判断された時点で分割
予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で分割
などがある。
進捗度…ワークフローが、ある進捗度に達した時点で分割
緊急度…ある緊急度以上のワークフローであると判断された時点で分割
アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たないワークフローであると判断された時点で分割
重要度…ある重要度以上のワークフローであると判断された時点で分割
難易度…ある難易度以上のワークフローであると判断された時点で分割
予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で分割
などがある。
進捗度…ドキュメントの処理が、ある進捗度に達した時点で分割
緊急度…ある緊急度以上のドキュメントが存在すると判断された時点で分割
アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たないドキュメントが存在すると判断された時点で分割
重要度…ある重要度以上のドキュメントが存在すると判断された時点で分割
難易度…ある難易度以上のドキュメントが存在すると判断された時点で分割
予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で分割
などがある。
負荷状況…担当者にある一定以上の負荷が掛かっていると判断された時点で分割
稼働状況…担当者が稼働していないと判断された時点で分割
などがある。
(a) 実行中のワークフローの現ステップの担当者によるフォルダーの分割の仕方の指定
(b) ワークフローのシステム管理者によるフォルダーの分割の仕方の指定
(c) システム(ルーティング機能)によるフォルダーの分割の仕方の指定
の3種がある。
進捗度…ある進捗度に達していないドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割
緊急度…ある緊急度以下のドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割
アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持つドキュメントを、この担当者が引き続き処理を実行するように分割
重要度…ある重要度以下のドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割
難易度…ある難易度以下のドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割
予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎていないドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割
などがある。
(B) ステップの開始準備ができており、担当者の仕事の開始を待っている待機状態(以下、この状態を「ready」という)
(C) 担当者が作業をしている実行状態(以下、この状態を「run」という)
(D) 担当者が作業を完了した作業完了状態(以下、この状態を「complete」という)。
この実施例1では、現ステップの担当者が作業分割の指示をすると共に、フォルダーの分割の仕方も指定する場合である。
(ワークフロー識別子 現ステップ識別子 次ステップ識別子)
というレコードを削除する処理である。
(ワークフロー識別子 追加ステップ識別子 追加ステップ名 追加ステップ担当者 予定終了時刻 状態)
というレコードを挿入する処理である。なお、「状態」の欄の値は、「準備中(=ready)」という文字列とする。
(ワークフロー識別子 前工程ステップ識別子 追加ステップ識別子)
というレコードを挿入する処理である。
(ワークフロー識別子 追加ステップ識別子 後工程ステップ識別子)
というレコードを挿入する処理である。
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 図面B 101)
というエントリーが追加される(フォルダー作成)。これは、上記の図10の処理ルーチン300の処理304の説明における元レコードに相当する。
(1000 1.1 文書A 100)
(1000 2.1 図面B 101)
という工ントリーが追加され、元レコードの
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 図面B 101)
は削除される。ドキュメントテーブルDTに対しては、フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当者により指定される場合などが考えられる。
この第2の実施例は、システム管理者が、作業分割指示を出すとともに、フォルダー分割指定を行う場合である。
この実施例3は、現ステップの担当者が作業分割要求をするが、システム(ルーティング機能)がドキュメントの属性である緊急度に基づいてフォルダーを分割する場合である。
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 図面B 101)
というエントリーが追加される(フォルダー作成)。これが、上記の図10の処理ルーチン300の処理304の説明における元レコードに相当する。さらにステップ追加処理中のフォルダー調整において、
(1000 1.1 文書A 100)
(1000 1.1.1 図面B 101)
という工ントリーが追加され、元レコードの
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 図面B 101)
は削除される。ドキュメントテーブルDTに対しては、フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当者により指定される場合などが考えられる。
この第4の実施例4においては、システム(ルーティング機能)が、作業分割を指示すると共に、フォルダー分割の指定をする。
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 図面B 101)
というエントリーが追加される(フォルダー作成)。これが、上記の処理203の説明における元レコードに相当する。さらにステップ追加処理中のフォルダー調整において、
(1000 1.1 文書A 100)
(1000 2.1 図面B 101)
というエントリーが追加され、元レコードの
(1000 2 文書A 100)
(1000 2 文書B 101)
は削除される。ドキュメントテーブルDTに対しては、フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当者により指定される場合などが考えられる。
11 テンプレート管理機能部
12 ルーティング機能部
13 通知管理機能部
14 進捗情報管理機能部
15 ユーザ管理機能部
15M ユーザデータの記憶部
16 参照情報管理機能部
16M パケット記憶部
17 メンテナンス機能部
17M ワークフローデータの記憶部
20 ユーザインターフェース部
21 編集部
22 通知部
23 進捗管理部
24 コントロール部
31 ステップ状態管理部
31M ステップ状態の記憶部
32 ルーティング処理部
33 作業分割要求検知部
34 作業分割処理部
35 パケット送受部
Claims (2)
- 複数個の作業工程の順序と、各作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者との情報がメモリに格納されることにより定義されたワークフローについて、各作業工程の作業が終了して終了状態になったときに、次の作業工程の作業を開始させて、順次に作業を行なわせるように管理することにより、前記作業を支援するコンピュータを用いたワークフローシステムにおいて、
前記コンピュータは、
前記作業工程のそれぞれで処理すべきファイルが格納されて前記ワークフローの流れに沿って回覧される、処理すべき複数の前記ファイルを含むフォルダーと、
前記ワークフローを構成する一の作業工程で作業が行なわれている場合に、前記処理すべき複数の前記ファイルのうちの一部のファイルが処理済となり、残りが未処理であるときになされ、前記処理済の前記一部のファイルを示す情報を含むフォルダー分割指定情報が付加される分割指示を検知する分割指示検知手段と、
前記分割指示検知手段で前記分割指示を検知したときに、当該分割指示を検知したときに作業が行われている前記一の作業工程からなる現作業工程と、前記現作業工程の後工程である次作業工程との間に、前記現作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を前記現作業工程と同一の担当者とした第1の追加作業工程を挿入するように前記メモリの内容を修正すると共に、前記現作業工程と、前記次作業工程との間に、前記次作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を任意の担当者とした第2の追加作業工程を挿入するように、前記メモリの内容を修正して、前記ワークフローを再定義し、かつ、前記分割指示に付加される前記フォルダー分割指定情報に基づき、前記フォルダーを、前記再定義したワークフローにおいても前記現作業工程の担当者が引き続き処理すべき、前記未処理の前記ファイルを格納する第1のフォルダーと、前記再定義したワークフローにおいて前記第2の追加作業工程の担当者が処理すべき、前記処理済の前記一部のファイルを格納する第2のフォルダーに分割し、前記第1のフォルダーを前記第1の追加作業工程に渡し、前記第2のフォルダーを第2の追加作業工程に渡すようにする作業分割手段と、
を備えることを特徴とするワークフローシステム。 - 複数個の作業工程の順序と、各作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者との情報がメモリに格納されることにより定義されたワークフローについて、各作業工程の作業が終了して終了状態になったときに、次の作業工程の作業を開始させると共に、前記作業工程のそれぞれで処理すべき複数のファイルがフォルダーに格納されて前記ワークフローの流れに沿って回覧して、順次に作業を行なわせるように管理することにより、前記作業を支援するコンピュータを用いたワークフローシステムにおいて、
前記ワークフローを構成する一の作業工程で作業が行なわれている場合に、前記複数の処理すべき前記ファイルのうちの一部のファイルが処理済となり、残りが未処理であるときになされ、前記処理済の前記一部のファイルを示す情報を含むフォルダー分割指定情報が付加される分割指示を、分割指示検知手段が検知し、
前記分割指示検知手段が前記分割指示を検知したときに、作業分割手段が、前記分割指示を検知したときに作業が行われている前記一の作業工程からなる現作業工程と、前記現作業工程の後工程である次作業工程との間に、前記現作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を前記現作業工程と同一の担当者とした第1の追加作業工程を挿入するように前記メモリの内容を修正すると共に、前記現作業工程と、前記次作業工程との間に、前記次作業工程と同じ作業内容であると共に、前記担当者を任意の担当者とした第2の追加作業工程を挿入するように、前記メモリの内容を修正して、前記ワークフローを再定義し、かつ、前記分割指示に付加されるフォルダー分割指定情報に基づき、前記フォルダーを、前記再定義したワークフローにおいても前記現作業工程の担当者が引き続き処理すべき、前記未処理の前記ファイルを格納する第1のフォルダーと、前記再定義したワークフローにおいて前記第2の追加作業工程の担当者が処理すべき、前記処理済の前記一部のファイルを格納する第2のフォルダーに分割し、前記第1のフォルダーを前記第1の追加作業工程に渡し、前記第2のフォルダーを第2の追加作業工程に渡すようにする
ことを特徴とするワークフローシステムにおける作業分割方法。
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