JP3915301B2 - 電子メール装置及び電子メール方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はデータ通信の技術の分野に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等の事業所や支所等には、通常、その地域内のコンピュータ等の事務機器を結ぶ通信線が設けられている。多くの場合、この通信線はその企業が所有するものである。このような比較的狭い地域に設置された通信システムはよく知られているようにＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）といわれる。各事業所のＬＡＮは専門の通信業者が提供するネットワーク回線で相互に結ばれ、より大規模なネットワークが構築される。
【０００３】
従来企業内外の個人間で情報を伝達するためにもっぱら手紙、電話、ＦＡＸが使用されていたが、近年では上記ＬＡＮが備えている電子メールシステムを利用して情報の伝達が行われるようになってきた。
【０００４】
電子メールはＬＡＮに接続されたコンピュータやその他の専用／汎用の通信端末装置によって送受信される。
【０００５】
電子メールの利用によって通信コストを削減することができる。特に相互に遠く離れた場所の間の通信ではこれが顕著である。
【０００６】
一方、ネットワーク回線には、その上に単位時間当たりに流すことができる情報量に一定の上限がある。
【０００７】
このため、ある事業所から他の事業所に向けてこのネットワーク回線を経由して大量の情報（サイズの大きな添付ファイルを伴う電子メール）が送られると、そのネットワーク回線を使用している他の通信の速度が低下し、システム全体に支障が生じる場合がある。
【０００８】
電子メールにおいて、送受信される情報は基本的に文字情報（テキスト形式）である。画像データ、ワードプロセッサーデータ、ＣＡＤデータ等はテキストデータではないが、このような非テキストデータは、電子メールに添付される添付ファイルとして送ることができる。もちろん、テキストデータも添付ファイルとすることができる。
【０００９】
ファイルが文字情報のみを含む場合、ページ数又は字数が多くてもそれほど大きなファイルサイズとはならないが、ファイルが非テキストデータ、例えば、画像データを含む場合は、原稿のページ数が少なくても、ファイルサイズは比較的大きなものとなる。
【００１０】
このため、電子メールで非テキストデータのファイルを送ろうとすると、使用者にその認識がなくても大量の情報を送ることになりがちである。大量の情報がネットワークに流されると、データトラフィックが増加し、システム全体の性能を低下させることになる。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、電子メール送信時に、予め定めた基準値、例えば、１ＭＢ（メガバイト）、を超えるデータサイズのファイルが電子メールの添付ファイルとしてネットワークに流されることを防止することを課題とする。
【００１２】
更に、本発明は、ユーザが、基準値を超えるサイズのファイルを添付して、電子メールを送信しようとしたとき、ユーザが送信しようとしたファイル（元のファイル）に代えて、元のファイルをもとに基準値より小さくなるように加工された新たなファイル（代替ファイル）を添付ファイルとして送信するようにすることを課題とするものである。
【００１３】
すなわち、本発明においては、電子メールが送信される前に、電子メールに添付されるファイルのサイズが基準の値を超えるかどうかが判断される。添付ファイルのサイズが基準の値を超えると判断されたとき、この添付ファイルは基準値以下のサイズになるように加工され、元のファイルの代わりに、ファイルサイズが基準値よりも小さくなるように加工された別の新たなファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信される。
【００１４】
こうすることにより、ネットワーク上のデータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが防止され、システム全体の効率の低下が防止される。
【００１５】
本発明のようにすれば、電子メールに基準値を超えるサイズのファイルを添付することができないことをこのシステムのユーザが認識しているので、最初から不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくなる。この点からも、システム全体の効率の低下が防止される。
【００１６】
加工後のファイル（代替ファイル）は、元のファイルの概要を表現しており、加工後のファイル（代替ファイル）によっても、多くのケースでは、所期の目的のほとんどが達成される。例えばワードプロセッサーのデータは、最初のページの情報、又は、最初の数千文字に相当する情報があれば、送信しようとした元のファイルの概要を把握することができる。画像ファイルについても同様である。
【００１７】
元のファイルから、以下のような加工によって新規の別のファイルが作成される。新規のファイルは元のファイルと置き換えられて電子メールに添付されて送信される。
【００１８】
ａ 元の添付ファイルが画像データのファイルであるとき、画像データの解像度を下げて基準値以下のサイズになるように加工された新規の画像データファイル。
【００１９】
ｂ 元の添付ファイルがページの概念を有する非テキストデータであるとき、その第１ページのみからなり、基準値以下のサイズになるように加工された新規の非テキストデータファイル。
【００２０】
ｃ 元の添付ファイルの非テキストデータの中から一部を取り出して基準値以下のサイズになるように加工された新規の非テキストデータファイル。
【００２１】
ｄ 添付ファイルが画像データファイルであるとき、その倍率を下げ、基準値以下のサイズになるように加工された新規の画像データファイル。
【００２２】
【課題を解決するための手段】
上記課題は以下に記載の手段によって解決される。
【００２３】
「第１番目の発明の解決手段」
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール装置であって、
画像データを圧縮処理する画像処理部と、
前記圧縮処理された画像データを元のファイルとして添付する際、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定し、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルを、画像の解像度を下げたファイルとする、前記ファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルとする、および、Ｎin１変換（Ｎは２以上の整数）したファイルとする、を含む縮小方法のリストを表示し、このリストの中から選択された縮小方法により、前記基準値より小さいサイズのファイルに加工することにより代替ファイルを作成し、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存し、前記元のファイルに代えて前記代替ファイルを添付し、更に、保存された前記元のファイルの名称及び前記保存場所を付加した電子メールを送信する制御部と
を備えていることを特徴とする電子メール装置。
【００２４】
「第２番目の発明の解決手段」
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール方法であって、
画像データを圧縮処理する圧縮処理ステップと、
前記圧縮処理された画像データを元のファイルとして添付する際、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定するサイズ判定ステップと、
前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定ステップにより予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルを、画像の解像度を下げたファイルとする、前記ファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルとする、および、Ｎin１変換（Ｎは２以上の整数）したファイルとする、を含む縮小方法のリストを表示し、このリストの中から選択された縮小方法により、前記基準値より小さいサイズのファイルに縮小することにより代替ファイルを作成する代替ファイル作成ステップと、
前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定ステップにより予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存するファイル保存ステップと、
前記代替ファイルが作成されたとき、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付し、更に、前記保存ステップにより保存された元のファイルの名称及び前記保存場所を付加した電子メールを送信する代替ファイル送信ステップと
を有することを特徴とする電子メール方法。
【００２５】
【００２６】
【００２７】
【００２８】
【００２９】
【００３０】
【００３１】
【００３２】
【実施例】
「実施例１」
図１は電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。本実施形態の電子メール装置は電子メール通信端末１０と、ネットワーク上のメールサーバ２００とで構成されている。
【００３３】
この実施例の電子メール通信端末１０は、以下に説明するように電子メール送受信の機能の他に、ファクシミリを送受信する機能、プリンタとしての機能、スキャナとしての機能も備えた複合装置である。
【００３４】
図１に示すように、電子メール通信端末１０は、制御部１１、画像読み取り部１２、画像処理部１３、ＦＡＸモデム１４、画像メモリ１６、ＲＡＭ１７、ビデオインターフェイス１８、プリンタエンジン１９、ＲＯＭ２０、ハードディスク２１、ネットワークインターフェイス２２、及び、操作パネル５０を有する。
【００３５】
電子メール通信端末１０はネットワークインターフェイス２２を介してネットワーク１５０に接続されており、ネットワーク１５０に接続されているメールサーバ２００との間で通信を行う。
【００３６】
制御部１１は電子メール通信端末１０の動作を制御するものであり、ＲＯＭ２０に格納されているプログラムを実行することにより、電子メール通信端末１０内の各部の動作の制御を行うことにより所定の機能を実現する。制御部１１は実質的にＣＰＵで構成されている。
【００３７】
画像読み取り部１２は原稿台ガラス上に置かれた原稿を走査して、イメージデータを取得するものであり、原稿に光を当ててその反射光を読み取るセンサを備えている。
【００３８】
画像処理部１３は、文字写真領域判別、エッジ強調、スムージング処理、ディザ、誤差拡散、解像度変換などの画像処理を行うことができる。
【００３９】
ＦＡＸモデム１４は電話回線と接続されており電話回線を介してＦＡＸ信号を受信し、画像読み取り部１２で読み取られた画像をＦＡＸ信号として送信するためのものである。画像メモリ１６は画像読み取り部１２で読み取られた複数ページ分のドットイメージデータを一時的に記憶する。
【００４０】
ハードディスク２１には、電子メールに添付される添付ファイル、後述するようにこの添付ファイルを加工し元の添付ファイルに代えて送信するための新規の添付ファイル及び受信した電子メールのファイルが格納される。また、ここには送信が済まされた電子メールのバックアップファイルも保存される。また、ハードディスク２１にはネットワークからアクセス可能なエリアが用意されている。
【００４１】
ＲＯＭ２０には制御部１１で実行されるプログラムが格納されており、このプログラムの実行によりネットワークインターフェイス２２を介してネットワーク１５０に接続されたメールサーバ２００と電子メール通信装置１０との間でデータのやり取りが可能とされている。
【００４２】
また、電子メール通信端末１０は、ＨＴＴＰサーバの機能を有しており、この機能により電子メール通信端末１０にアクセスするためのプロトコル及びアドレス（インターネットにおいてはＵＲＬと呼ばれる）を指定することが可能となり、遠隔地のクライアントマシンに対して電子メール通信端末１０がサービスを行うことが可能となる。
【００４３】
ビデオインターフェイス１８は受信された電子メールをプリントアウトする際これに接続されたプリンタエンジン１９にデータを転送するためのインターフェイスである。
【００４４】
プリンタエンジン１９は受信されたメールの他、画像読み取り部１２で読み取られたデータ、ＦＡＸモデム１４を介して入力された信号、ネットワーク１５０を介して入力されたデータをもプリントアウトする。
【００４５】
これにより、本電子メール通信装置１０は複写機能、ＦＡＸ機能、プリント機能を備える。
【００４６】
操作パネル５０は表示装置と、指が触れられたこと及びその位置を検知する機能を備えたタッチパネルとからなる。図２に示すように、操作パネル５０には文字表示領域５１とそれぞれ異なる文字又は記号が付された複数のキーが表示される。表示された任意のキーを指で触れるとキーのタッチとその位置が検出されるので、通常のキーボードと同様に文字又は制御用の指令を入力することができる。
【００４７】
文字は、文字表示画面５１上のカーソル５２３の在る位置に、表示されたキーを用いて入力されるので、ユーザは、カーソル位置を移動させながら、あて先覧５２４、件名覧５２５、添付ファイル覧５２６、及びメッセージ覧５２７をそれぞれの項目ごとに入力する。
【００４８】
アップキー５２１及びダウンキー５２２はカーソル位置を上下に移動するためのキーであり、右移動キー５２８はカーソルを右に移動させるためのキーである。
【００４９】
上記の添付ファイルの項目には、添付ファイルすなわちこの電子メールに添付して画像ファイルを送りたいとき、この画像ファイルが格納されているフォルダ及びファイル名が記入される。必要な項目を入力して、送信キー５２９を押すと、メッセージ、件名とともに上記画像ファイルが上記あて先に送信される。スキャナにより原稿を読み取らせて添付ファイルとするときは、添付ファイルの項目の先頭にスキャナのドライブ名を入力する。
【００５０】
このとき、画像ファイルのサイズが基準値を超えるときは、以下に述べるように、この画像ファイルを加工して作られた新たな別の画像ファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信される。
【００５１】
図３に本システムのソフトウエアの構成図を示す。
【００５２】
本システムは、ユーザがシステムにログインすることを認証することを可能にする認証機能３２、電子メールの送受信作業、電子メールの形式にフォーマット変換、アドレス管理やスキャナ等で読み込んだデータをメールに添付する機能をコントロールする電子メール機能３３、ＦＡＸ送受信の際プロトコルを制御するＦＡＸ機能３４、スキャン、プリント、コピー作業をコントロールする機能３５、ハードディスクに保存されているデータファイルをネットワーク上のサーバコンピュータにダウンロードすることを可能にさせるＨＴＴＰサーバ機能３６、またユーザが各機能に対して操作することを可能にするユーザインターフェイス機能３１を備えている。
【００５３】
そして各プロセスはオペレーティングシステム３７によって全て制御される。
【００５４】
また、各ハードウエアを制御するコントローラ／ドライバとしてプリンタコントローラ３８、スキャナコントローラ３９、ネットワークドライバ４０、モデムドライバ４１、そして、オペレーションパネル、ディスク装置等のＩ／Ｏドライバ４２、また、ＣＰＵ周辺、メモリ等のハードウエア４３が備えられている。
【００５５】
以下に本システムの動作を説明する。
【００５６】
図４及び図５は本実施例１の動作を説明するためのフローチャートであり、図４はこの動作の前半の、また、図５は同後半のフローチャートである。
【００５７】
「ログイン作業と原稿の読み取り」
図４によって、ログイン作業と原稿の読み取りまでを説明する。
【００５８】
本実施例の電子メール通信端末１０が電子メール送信のモードに入る（Ｓ００）と、操作パネル５０にはログインのための入力（Ｓ０１）が行われる画面が表示される。すなわち、電子メール通信端末１０は操作パネル５０の文字表示領域５１上に、発信者の電子メールアドレスとパスワードの入力を要求する（不図示）表示を行う。
【００５９】
同時に表示されているキーを用いてアドレスとパスワードが入力されると、電子メール通信端末１０は、このアドレスとパスワードがメールサーバ２００に登録されているか否かをメールサーバ２００に問い合わせる。なお、発信者のアドレスとパスワードの入力は既に説明したような文字入力方法により行われる。
【００６０】
これらがメールサーバ２００に登録されていれば（Ｓ０２、ＹＥＳ）、メールサーバ２００はログイン可能を意味する信号を電子メール通信端末１０に送り、電子メール通信端末１０は操作パネル５０にログインできたことを表示する。
【００６１】
発信者のアドレスとパスワードがメールサーバ２００に登録されていないとき（Ｓ０２、ＮＯ）には、メールサーバ２００はログイン不可能を意味する信号を電子メール通信端末１０に送り、これを受信した電子メール通信端末１０は、再度、操作パネル５０にアドレスとパスワードの入力を要求する表示を行うので、ユーザは正しいアドレスとパスワードを再入力する（Ｓ０１）。
【００６２】
電子メール通信端末１０がメールサーバにログインすると図２に示した画面が操作パネル５０に表示される（Ｓ０３）ので、既に図２に基づいて説明したように、ユーザは、あて先のアドレス５２４、件名５２５、添付ファイル名５２６、及び、メッセージ５２７を入力（Ｓ０４）し、原稿を原稿読み取り部１２の原稿台ガラスの上に置いて、スタートキーを押す。
【００６３】
この間、電子メール通信装置１０はスタートキーの押下を待ち（Ｓ０５）、スタートキーの押下を検知する（Ｓ０５、ＹＥＳ）と、画像読み取り部１２は原稿を読み取り、読み取られた画像データは一旦画像メモリ１６に格納される。そして、格納された画像データは画像処理部１３により圧縮され、ハードディスク２１に格納される（Ｓ０６）。
【００６４】
ここで、データを圧縮することによって、ファイルのサイズはより小さなものとなるけれど、圧縮によってデータの一部又は全部が失われることはない。したがって、圧縮されたファイルは逆の処理により完全に元のデータに復元可能である。
【００６５】
一方、後述する代替ファイルのデータは、元のファイルのデータが部分的に失われたデータであるから、代替ファイルのデータから元のファイルのデータを完全に復元することはできない。
【００６６】
なお、上記の説明では、添付ファイルにユーザが名前を付けるようにしているが、このようにしなくても、添付ファイル名の覧に特別な記号を入力したとき、又は、ここに何も入力しないまま、画像読み取りが行われたときには、電子メール通信端末１０が、添付ファイルに他と重複しない名前を自動的に付けるような仕様とすることもできる。
【００６７】
「サイズ判定及び送信」
上記Ｓ０６に格納されている画像データのファイルのサイズは、そのファイルのヘッダの情報により知ることができる。
【００６８】
このファイルサイズが基準値、例えば１ＭＢ、を超えた場合、この実施例１では、この画像データの間引き処理、すなわち解像度変換加工が施される。すなわち、ディジタル画像は多数のピクセルが縦方向及び横方向に規則正しく整列させられているので、元の画像を構成するピクセルの中のＮ（Ｎは２以上の整数）番目毎に縦方向及び横方向に沿ってピクセルを抽出し、抽出されたピクセルを整列させることにより新たな画像データが作成される。例えば、Ｎ＝３とすれば、解像度６００ＤＰＩの元の画像から解像度２００ＤＰＩの新規な画像データが得られる。そして、上記間引き処理により作成された新たな画像ファイルが元の画像ファイルの代わりに添付ファイルとして送信される。
【００６９】
図５は上記動作を表すフローチャートである。
【００７０】
図４のＳ０６から図５のＳ２０に進むと、ここではＳ０６において作成された元の画像データのファイルサイズ（既述のように画像データのサイズはヘッダから知ることができる）が基準値以上かどうかが判断される。
【００７１】
元の画像データのファイルサイズが基準値以下であると判断されたとき、Ｓ２７に進み電子メールに添付される添付ファイルを元の画像データのファイルとし、Ｓ２６に進んで電子メールに元の画像ファイルを添付して（特に加工することなく）送信する。
【００７２】
上記Ｓ２０において、元の画像データのファイルサイズが基準値以上であると判断されたとき、Ｓ２１において、例えば画像処理部１２によって、画像データの間引き処理（解像度変換）が行われる。
【００７３】
Ｓ２２において、上記間引き処理（解像度変換）された画像データのファイルサイズが基準値以上かどうかが再び判断される。ここで判断が再度されている理由は、間引き処理（解像度変換）をしても新しい画像データのファイルサイズがなおまだ基準値以上である可能性があるからである。
【００７４】
そのため、間引き処理（解像度変換）された画像データのファイルサイズが基準値以上であるとき（Ｓ２２、ＹＥＳ）、Ｓ２８に進み、解像度変換された画像データ又は、元の画像データの第１ページのみの情報を含むファイルを作成し、このファイルのサイズが基準値以内かどうかを判断する。
【００７５】
ここで第１ページのデータサイズが基準値以内と判断されないとき（Ｓ２８、ＮＯ）は、Ｓ２４に進む。
【００７６】
また、第１ページのデータサイズが基準値以内と判断されるとき（Ｓ２８、ＹＥＳ）は、Ｓ２９に進み、電子メールに添付される添付ファイルが第１ページの画像データのファイルとされ、Ｓ２４に進む。
【００７７】
上記Ｓ２２において、間引き処理（解像度変換）された画像データのファイルサイズが基準値以上と判断されないとき（Ｓ２２、ＮＯ）、Ｓ２３に進み、ここで、Ｓ２１において間引き処理（解像度変換）された画像データのファイルが電子メールの添付ファイルとされる。
【００７８】
Ｓ２３、Ｓ２８（ＮＯ）、又は、Ｓ２９からの流れはいずれもＳ２４に進む。Ｓ２４において、ハードディスク２１に格納されている元の画像ファイルの保存場所（リンクアドレス）をＨＴＴＰサーバに登録する。
【００７９】
Ｓ２５において、元の画像ファイルのリンクアドレスがメールに添付され（Ｓ２５）、Ｓ２６において、元の画像ファイルへのリンクアドレスを示すデータ及び添付ファイル（解像度変換されたファイル又は第１ページのみの画像データファイル）とともに、電子メールが送信される。
【００８０】
なお、フローチャートから明らかなように、Ｓ２８において「ＮＯ」時、つまり第１ページのみの画像データのファイルのサイズが基準値以内とならないときは、単に、元の画像データのファイルへアクセスするためのアドレス（リンクアドレス）が送信されることになる。
【００８１】
図６は、元の画像データのファイルが添付されなかったときに、電子メール受信者側の端末の表示スクリーンに表示された像の一例である。
【００８２】
表示スクリーンには、発信者のアドレス（ａｄｒ（ａ））、受信者のアドレス（ａｄｒ（ｂ））、タイトル、メール文書の先頭に元の画像データのファイルが送信されなかったこと、及び、元の画像データのファイルが保存されている場所を示すアドレスが表示されている。
【００８３】
解像度変換されたファイル、又は、第１ページのみの画像データファイルが添付ファイルとされている場合（このとき、リンクアドレスのデータも添付される。）、又は、画像データのファイルが一切添付されず、リンク先アドレスのデータのみが添付されている場合、受信者が元の画像データのファイルが必要とするときには、元の画像データのファイルが保存されている場所を示すアドレス（リンクアドレス）により、ＨＴＴＰサーバにアクセスし、元の画像データのファイルを受信者のハードディスク等にダウンロードすることができる。
【００８４】
なお、ここでは、元の画像データのファイルが送信されなかったとき、このこと、及び、元の画像データのファイルが保存されている場所を示すアドレスが受信者に連絡されているが、この連絡をしないような仕様とすることもできる。
【００８５】
また、元の画像データのファイルが送信されなかったことだけを連絡するような仕様とすることもできる。
【００８６】
多くのケースでは、解像度変換されたファイル、又は、第１ページのみの画像データファイルで十分である。仮に、それでは十分でないため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、受信者がＨＴＴＰサーバにアクセスし、ここからダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される。
【００８７】
本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在する構成をとるタイプにおいても本実施例発明を実現することができる。また、添付されなかったファイルを、電子メール通信端末の内部の他、受信者がこのファイルにアクセスすることができる場所、例えば、送信側のメールサーバ又はネットワーク上のコンピュータに、保存する構成とすることによっても本発明は実現可能である。
【００８８】
また、本実施例は、パーソナルコンピュータ等のグラフィックソフトウエアで作成された画像ファイル等の非テキストデータを添付して送信するケースにも適用することができる。この変形例の場合、Ｓ０６における画像読み取り動作は必要でなく、グラフィックソフトウエアによりハードディスク２１に保存されたファイルがそのまま添付ファイルとされるように変更すればよい。
【００８９】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる。
【００９０】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【００９１】
「実施例２」
実施例２において、図１乃至図４、図６、及び、これらの図に関する説明は、実施例１と共通であり、図５のフローチャートが図７により置き換えられる。
【００９２】
Ｓ４０において、元の画像データのファイルサイズが基準値、例えば１ＭＢ、以上かどうかが判断される。元の画像ファイルのサイズが基準値以上であるとき（ＹＥＳ／Ｓ４０）、実施例１においては、画像データの間引き処理（解像度変換）が行われるのに対し、この実施例２では、Ｓ４１において、第１ページのみの画像データのファイルが作成される。Ｓ４２に進み、ここで第１ページのみの画像データのファイルのサイズが基準値以内かどうかが判断される。
【００９３】
Ｓ４２において、第１ページのみの画像データのファイルのサイズが基準値以内と判断されないとき、一切の画像ファイルを添付ファイルとすることなく、Ｓ４４に進み、元の画像データのファイルをＨＴＴＰサーバに登録する。
【００９４】
Ｓ４２において、第１ページのみの画像データのファイルのサイズが基準値以内と判断されるとき、第１ページのみの画像データのファイルを添付ファイルとし、Ｓ４４に進み、元の画像データのファイルをＨＴＴＰサーバに登録する。このとき元の画像データファイルは添付ファイルとはされない。
【００９５】
Ｓ４５以下については実施例１における動作（Ｓ２５、Ｓ２６）と同様なので説明を省略する。
【００９６】
実施例２は、画像データのファイルについて説明したが、ページの概念のあるデータファイル、例えばワードプロセッサー、ＣＡＤ、図形処理ソフトウエア、表計算ソフトウエア等、のファイルであれば適用することができる。
【００９７】
元の添付ファイルが送信されなかったことの連絡、及び、元の添付ファイルへアクセスするためのアドレスの連絡は、その一方又は両方を省略することができることは実施例１の場合と同様である。
【００９８】
多くのケースでは、第１ページのみの画像データファイルで十分であり、仮に、それでは十分でないため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される点は実施例１と同様である。
【００９９】
また、本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいても本実施例発明を実現することができる点も実施例１と同様である。また、添付されなかったファイルを、電子メール通信端末の内部の他、受信者がこのファイルにアクセスすることができる場所、例えば、送信側のメールサーバ又はネットワーク上のコンピュータに、保存する構成とすることによっても本発明は実現可能である。
【０１００】
また、本実施例はスキャナ、ネットワーク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュータによって実現することができる点も実施例１と同様である。
【０１０１】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる点は実施例１の場合と同様である。
【０１０２】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【０１０３】
「実施例３」
実施例３は、画像ファイルを添付ファイルとする際、ファイルサイズが基準サイズを超えるとき、元の添付ファイルの２ページ、４ページ分、あるいはそれ以上の数の画像が１ページ中に入るように（このようにすることをそれぞれ２ｉｎ１、４ｉｎ１等という。）倍率を下げて新規の添付ファイルを作成し、これを元の添付ファイルと置き換えて送信するものである。
【０１０４】
図１乃至図４、図６、及び、これらの図に関する説明は、実施例１と共通であり、図５のフローチャートが図８により置き換えられる。
【０１０５】
Ｓ６０において、元の画像データのサイズが基準値、例えば１ＭＢ、以上かどうかが判断される。元の画像データのサイズが基準値以上であると判断されるとき（ＹＥＳ／Ｓ６０）、実施例１においては、画像データの間引き処理（解像度変換）が行われるが、この実施例３では、Ｓ６１において、元のファイルの２ページ分を１ページの中に納めた画像データのファイル（２ｉｎ１ファイル）が作成される。Ｓ６２に進み、更に作成された２ｉｎ１ファイルのサイズが基準値以内かどうかが判断される。
【０１０６】
Ｓ６２において、上記２ｉｎ１ファイルのサイズが基準値以内と判断されないとき、Ｓ６３において、元のファイルから、または、更に上記２ｉｎ１ファイルから、４ｉｎ１ファイルが作成される。
【０１０７】
Ｓ６４において、作成された４ｉｎ１ファイルのサイズが基準値以内かどうかが判断され、これが基準値以内（ＹＥＳ／Ｓ６４）であれば、Ｓ６５において、４ｉｎ１ファイルまたは２ｉｎ１ファイルが電子メールに添付されるファイルとされ（なお、２ｉｎ１ファイルが添付ファイルとされるのはＳ６２においてＹＥＳが成立したとき）、Ｓ６６に進む。
【０１０８】
Ｓ６６において、元の添付ファイルをＨＴＴＰサーバに登録し、更に、Ｓ６７において元のファイルにリンクするためのアドレス（リンクアドレス）を電子メールに付加する。
【０１０９】
Ｓ６８において、元のファイル（Ｓ６０においてＮＯが成立するとき）、２ｉｎ１ファイル（Ｓ６２においてＹＥＳが成立するとき）または４ｉｎ１ファイル（Ｓ６４において、ＹＥＳが成立するとき）が電子メールの添付ファイルとして送信される。
【０１１０】
４ｉｎ１ファイルでもそのサイズが基準サイズ以内とならないときは、ファイルは電子メールに添付されない。
【０１１１】
但し、この例では、４ｉｎ１までが電子メールに添付されるファイルとされているが、更に８ｉｎ１ファイルまたはそれ以上を添付ファイルとする仕様とすることもできる。
【０１１２】
発信者が添付しようとしたファイル（元のファイル）が２ｉｎ１ファイルまたは４ｉｎ１ファイルに加工されて添付された場合、または、ファイルが全く添付されなかった場合には、受信者は上記リンクアドレスにより元のファイルにアクセスすることができ、受信者のパソコンのディスク等にダウンロードすることが可能である。
【０１１３】
リンクアドレスが受信者に知らされなくても、多くの場合発信者のアドレスから元のファイルが納められているサーバを特定することができるので、特定の関係の送受信者間ではリンクアドレスを知らせなければならないということはない。
【０１１４】
多くのケースでは、２ｉｎ１ファイルまたは４ｉｎ１ファイルにより十分に目的は達成されるが、これでは不十分のため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される点は実施例１と同様である。
【０１１５】
また、本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいても本実施例発明を実現することができる点も実施例１と同様である。また、添付されなかったファイルを、電子メール通信端末の内部の他、受信者がこのファイルにアクセスすることができる場所、例えば、送信側のメールサーバ又はネットワーク上のコンピュータに、保存する構成とすることによっても本発明は実現可能である。
【０１１６】
また、本実施例はスキャナ、ネットワーク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュータによって実現することができる点も実施例１と同様である。
【０１１７】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる点は実施例１の場合と同様である。
【０１１８】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【０１１９】
「実施例４」
この実施例４では、電子メールに添付して送ろうとされるファイル（例えば画像データのファイル）のサイズが基準値、例えば１ＭＢ、以上であるとき、このファイルのデータから基準値を超えない部分だけが取り出されて新しいファイルが作成される。
【０１２０】
作成された新しいファイルが元のファイルに置き換えられて電子メールに添付される。
【０１２１】
図１乃至図４、図６、及び、これらの図に関する説明は、実施例１と共通であり、図５のフローチャートが図９により置き換えられる。
【０１２２】
Ｓ８０において、Ｓ０６において得られたファイルのサイズが基準値と比較される。このファイルのサイズが基準値を超えない場合、Ｓ８６に進み、このファイルが電子メールの添付ファイルとされる。
【０１２３】
上記ファイルが基準値を超えるときには、Ｓ８１に進みこのファイルの基準値を超える部分を切り捨てた新たなファイルが作成され、Ｓ８２に進む。
【０１２４】
Ｓ８２において、上記ステップにて作成された新たなファイルが電子メールに添付されるファイルとされる。元のファイルは添付ファイルとはされない。
【０１２５】
Ｓ８３において、元のファイルがＨＴＴＰサーバに登録され、Ｓ８４において元のファイルのリンクアドレスのデータが電子メールに付加される。
【０１２６】
Ｓ８５において、元のファイル（元のファイルのサイズが基準値以下の場合）、または、そのサイズが基準値以下になるように元のファイルから作成された新しいファイルが添付ファイルとされ、後者の場合は、リンクアドレスのデータとともに、送信される。
【０１２７】
リンクアドレスが受信者に知らされなくても、多くの場合発信者のアドレスから元のファイルが納められているサーバを特定することができるので、特定の関係の送受信者間ではリンクアドレスを知らせなければならないということはない。
【０１２８】
多くのケースでは、新しいファイルにより十分に目的は達成されるが、これでは不十分のため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される点は実施例１と同様である。
【０１２９】
また、本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいても本実施例発明を実現することができる点も実施例１と同様である。また、添付されなかったファイルを、電子メール通信端末の内部の他、受信者がこのファイルにアクセスすることができる場所、例えば、送信側のメールサーバ又はネットワーク上のコンピュータに、保存する構成とすることによっても本発明は実現可能である。
【０１３０】
また、本実施例はスキャナ、ネットワーク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュータによって実現することができる点も実施例１と同様である。
【０１３１】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる点は実施例１の場合と同様である。
【０１３２】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【０１３３】
「実施例５」
以上に説明した実施例１乃至実施例４では、元のファイルに代えて送信される基準値、例えば１ＭＢ、以下のサイズのファイルに加工された新しいファイル（代替ファイル）は各実施例の電子メール通信端末送信装置毎に定まったやり方によって加工されたものである。この実施例では、元のファイルに基づいて新しいファイルを作成するやり方をそれが可能な候補の中から送信者が選択することができるものである。
【０１３４】
この実施例では、上記候補のリストが送信者のパーソナルコンピュータに表示される。送信者はこの候補リストの中から加工方法を選択することができる。
【０１３５】
なお、上記リストを電子メール通信端末の操作パネルに表示させる仕様とすることもできる。
【０１３６】
また、なお、上記リストを受信者のパーソナルコンピュータに表示させるようにし、受信者がこのリストの中から最も望ましい加工方法を選択するようにすることもできる。
【０１３７】
図１０は実施例５における電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。
【０１３８】
この図は、これまでの各実施例においてその説明に使用された図１に実施例５を説明するために次の事項が追加されている。すなわち、
電子メール通信端末が接続されているネットワーク（ＬＡＮ）１５０が回線１６０を介して他のネットワーク（ＬＡＮ）１７０に接続されている。及び
ネットワーク１５０及びネットワーク１７０にはそれぞれパーソナルコンピュータＡ及びパーソナルコンピュータＢが接続されている。
【０１３９】
この実施例において、ユーザＡが、電子メール通信端末１０を使用して、ファイルが添付された電子メールを送信し、ユーザＢがパーソナルコンピュータＢによりこの電子メールを受信するものとして説明する。すなわち、電子メール通信端末１０が電子メールの送信側であり、パーソナルコンピュータＢがこの電子メールの受信側である。なお、この実施例でユーザＡが使用するコンピュータをコンピュータＡという。
【０１４０】
図２に示される操作パネル５０に関する説明、図３に示されるソフトウエアの構成に関する説明、及び、図４に示されるステップＳ０６までの動作の説明はこれまでの実施例における説明と同様であるから、これらの説明を省略する。
【０１４１】
図１１及び図１２は、図４のフローチャートと組み合わされるものであって、この実施例５の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【０１４２】
この実施例では、次の３つの電子メールが送受信される。すなわち、
１ ユーザＡがユーザＢに送信したいと望む電子メールであって、ファイルが添付される電子メール（図６）。
【０１４３】
２ 電子メール通信端末１０がユーザＡのアドレスに宛てて送信する補助的電子メールであって、そのメッセージ中に後述の縮小方法のリスト等を含む電子メール（図１５）。
【０１４４】
３ ユーザＡが電子メール通信端末に宛てて送信する補助的電子メールであって、そのメッセージ中に上記縮小方法のリストの中から選択した一つの縮小方法を含む電子メール（図１６）。
【０１４５】
なお、上記補助的電子メール２および３は必要な情報が送受信できるならば特に電子メールという形をとる必要はない。
【０１４６】
また、この実施例では、後述のように電子メール通信端末の固有のアドレス（ａｄｒ（ｃ））が使用されるが、電子メール通信端末１０にすでに登録されていることを前提にする。
【０１４７】
図４のステップＳ０６において画像読み取り、及び圧縮が実行された後、シーケンスは図１１におけるＳ１００に進む。得られたファイルのサイズがＳ１００において基準値と比較される。このファイル（以下、これを元のファイルという。）は、ユーザＡが電子メールに添付して送信しようとしたファイルである。元のファイルのサイズが基準値よりも大きくない場合（ＮＯ、Ｓ１００）は、従来の電子メールと同様に、Ｓ１０１において、電子メールに元のファイルが添付されてユーザＢに宛てて送信され、電子メールの送信が終了する。
【０１４８】
Ｓ１００において、元のファイルのサイズが基準値よりも大きい場合（ＹＥＳ、Ｓ１００）、シーケンスはＳ１０２に進み、元のファイルはハードディスク２１（図１０）に保存され、Ｓ１０３に進む。
【０１４９】
Ｓ１０３において、後で詳しく説明するサブルーチン「縮小方法テーブル作成」が実行される。
【０１５０】
このサブルーチン「縮小方法テーブル作成」では、図１４に示されるような、縮小方法テーブルが作成される。
【０１５１】
この縮小方法テーブルは、「番号」、「縮小方法」、及び「結果」の欄からなる。欄「番号」には次の欄の「縮小方法」のそれぞれに順に割り振られた番号が納められており、欄「縮小方法」には元のファイルを縮小するための種々の方法の名前が納められている。欄「結果」には、それぞれの縮小方法によって元のファイルが縮小されたとき、縮小されたファイルのサイズが基準値以上になる場合には”０”が、これが基準値以下になる場合には”１”が記入される。
【０１５２】
例えば、図１４に示される例では、番号２の縮小方法「６００ｄｐｉ ｔｏ ３００ｄｐｉ」によって縮小されたファイルのサイズが基準値以下（つまり、「結果」欄に”１”が記載されている。）であることが示されている。ただし、１０番の「結果」欄の数字”６”は例外であり、この数値は基準値以下のファイルサイズにするために含むことのできる最大のページ数を示している。
【０１５３】
Ｓ１０３における縮小方法テーブルの作成が完了すると、Ｓ１０４に進む。
【０１５４】
Ｓ１０４では、電子メール通信装置からユーザＡに宛てた電子メールが送信される。この電子メールはユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとするファイルが添付された電子メールとは異なる。
【０１５５】
図１５には、Ｓ１０４において電子メール通信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの文例が示されている。
【０１５６】
この図において、発信者アドレスの欄は、電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄｒ（ｃ））を、また、受信者アドレスの欄はユーザＡのアドレス（ａｄｒ（ａ））をそれぞれ表している。
【０１５７】
この図からわかるように、電子メールは、ユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとしている添付ファイルの登録番号（電子メール通信装置のハードディスク２１に元の添付ファイルとともに保存されている。）、縮小方法テーブルから抽出されたところの「結果」の欄が”１”（縮小されたファイルのサイズが基準値以下）である縮小方法のリスト、その他図示の通りのコメントからなる。
【０１５８】
電子メール通信装置が、ユーザＡへ宛てた上記電子メールを送信すると、シーケンスはＳ１０５（図１２）に進み、電子メール通信装置は、ユーザＡから返信される電子メールの着信を待つ。
【０１５９】
図１６は、ユーザＡが電子メール通信装置に宛てて返信する電子メールの文例である。この電子メールの文例には元のファイルの登録番号「０８４５１」と元のファイルを縮小方法「２」によって縮小することが記載されている。
【０１６０】
この図において、発信者アドレスの欄はユーザＡのアドレス（ａｄｒ（ａ））を、また、受信者アドレスの欄は電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄｒ（ｃ））をそれぞれ表している。
【０１６１】
ユーザＡからの電子メールが電子メール通信装置に着信すると、Ｓ１０６に進み、受信した電子メールに記載された登録番号（この例では、０８４５１）によってハードディスク２１から元のファイルが読み出され、伸長される。
【０１６２】
Ｓ１０７において、電子メールに記載された縮小方法（この例では２番目の縮小方法）に従って上記の読み出し伸長されたファイルが縮小される。
【０１６３】
Ｓ１０８において、縮小された上記ファイルが圧縮される。Ｓ１０９において、元の添付ファイルが送信されなかったこと、及び、元の添付ファイルへアクセスするためのアドレス（保存場所）の情報を含む電子メール（図６）が、上記圧縮されたファイル（代替ファイル）を添付してユーザＢに宛てて送信され、このルーチンが終了する。
【０１６４】
図１３は、電子メール通信端末から電子メールを受信し、これに返信するときのコンピュータＡの動作を説明するフローチャートである。
【０１６５】
Ｓ２００において、コンピュータＡは電子メール通信端末からの上記図１５の電子メールが受信されるのを待つ。
【０１６６】
ユーザＡは、図１５のリストの中から１つの縮小方法を選択して、この縮小方法の番号と登録番号からなる図１６に示されるメッセージを作成し（Ｓ２０１）する。そして、Ｓ２０２において、このメッセージを電子メール通信装置に宛てて送信する。
【０１６７】
図１７、図１８、図１９、図２０、及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ０１３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【０１６８】
サブルーチン「縮小方法テーブル作成」に入ると、Ｓ３００（図１７）において元のファイルが解像度変換される。Ｓ３０１において解像度変換されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”１”（Ｓ３０２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３０３）が記入される。
【０１６９】
Ｓ３０４において、程度の異なる解像度変換方法がまだ実行されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３００に還り、程度の異なる解像度変換方法が実行される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３１０（図１８）に進む。
【０１７０】
Ｓ３１０では、元のファイルに対してＮin１変換が実行される。ループが繰り返される毎にＮの値が２、４、８と順に増加させられる。Ｓ３１１において変換されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”１”（Ｓ３１２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３１３）が記入される。
【０１７１】
Ｓ３１４において、異なるＮの変換方法がまだ実行されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３１０に還り、異なるＮの変換方法が実行される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３２０（図１９）に進む。
【０１７２】
Ｓ３２０では、元のファイルのいくつかの指定されたページのみのファイルが作成される。指定ページ（最初は第１ページ）はループが繰り返される毎に次のページに変更される。Ｓ３２１において作成されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”１”（Ｓ３２２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３２３）が記入される。
【０１７３】
Ｓ３２４において、指定されたページのファイルがまだ作成されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３２０に還り、異なるページのみからなるファイルが作成される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３３０（図２０）に進む。
【０１７４】
Ｓ３３０において、Ｓ３２０で作成された元のファイルの第１ページのみからなるファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下でなければ縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”０”（Ｓ３３１）が記入され、Ｓ３４０に進む。
【０１７５】
Ｓ３３０における判定がＹＥＳ、つまり、サイズが基準値以下であれば、Ｓ３３２において更に元のファイルの第１ページから第２ページ目までからなるファイルが作成される。
【０１７６】
Ｓ３３４において、作成された第２ページ目までのファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定され、基準値以下（ＹＥＳ、Ｓ３３４）であれば、Ｓ３３２に還る。これを繰り返して、サイズが基準値を超えたときＳ３３５に進む。
【０１７７】
Ｓ３３５において、縮小方法テーブルの結果欄にサイズが基準値以下である最後のファイルのページ番号が記入され、Ｓ３４０（図２１）に進む。
【０１７８】
Ｓ３４０において、Ｓ３２０で作成された全てのファイルのサイズが基準値以上かどうかが判定される。
【０１７９】
全てのファイルのサイズが基準値以上と判定されれば（ＹＥＳ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”０”（Ｓ３４１）が記入され、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。
【０１８０】
全てのファイルのサイズが基準値以上と判定されなければ（ＮＯ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”１”（Ｓ３４２）が記入され、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。
【０１８１】
以上の実施例５において、元の添付ファイルが送信されなかったことの連絡、及び、元の添付ファイルへアクセスするためのアドレスの連絡は、その一方又は両方を省略することができることは実施例１の場合と同様である。
【０１８２】
多くのケースでは、第１ページのみの画像データファイルで十分であり、仮に、それでは十分でないため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される点は実施例１と同様である。
【０１８３】
また、本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいても本実施例発明を実現することができる点も実施例１と同様である。
【０１８４】
また、本実施例はスキャナ、ネットワーク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュータによって実現することができる点も実施例１と同様である。また、添付されなかったファイルを、電子メール通信端末の内部の他、受信者がこのファイルにアクセスすることができる場所、例えば、送信側のメールサーバ又はネットワーク上のコンピュータに、保存する構成とすることによっても本発明は実現可能である。
【０１８５】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる点は実施例１の場合と同様である。
【０１８６】
この実施例５では、縮小方法の候補のリストが送信者のパーソナルコンピュータに表示され、送信者がこの候補リストの中から加工方法を選択するような仕様として説明がされている。しかしながら、すでに述べたように、上記リストを受信者のパーソナルコンピュータに表示させるようにし、受信者がこのリストの中から望ましい加工方法を選択するようにすることもできる。
【０１８７】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【０１８８】
以上の実施例においては、元のファイルを基準値以下のサイズのファイルに加工することができる縮小方法のリスト（図１５）はパーソナルコンピュータＡの画面に表示される。このようにした理由は、電子メール通信端末１０が原稿を読みとった後に、上記縮小方法リストを作成するまでに多少の時間がかかること、及び、読み取りが終わればユーザＡが電子メール通信端末１０のそばにいる必要がないことを考慮したものである。しかしながら、このリストを電子メール通信端末１０の操作パネルに表示して、電子メール通信端末１０によってユーザＡが希望する縮小方法を選択することができるような仕様とすることもできる。このようにすれば、リストを表示するための、また、選択した縮小方法を返信するためのパーソナルコンピュータＡ及びこのコンピュータにより送受信される補助的電子メールが必要とされない。
【０１８９】
【発明の効果】
本発明によって、電子メール送信時に、予め定めた基準値、例えば１ＭＢ、を超えるファイルが電子メールの添付ファイルとしてネットワークに流されることが防止され、システムの効率の低下が防止されるという効果が奏せられる。
【０１９０】
更に、本発明において、電子メールが送信される前に、電子メールに添付されるファイルのサイズが判断され、添付ファイルのサイズがあらかじめ定めた基準値を超えるとき、この添付ファイルは基準値以下のサイズになるように加工され、元のファイルの代わりに、ファイルサイズが基準値よりも小さくなるように加工された別の新たなファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信されるので、ネットワーク上のデータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが防止され、システム全体の効率の低下が防止されるという効果が奏せられる。
【０１９１】
更に、元のファイルに代えて加工された新しいファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信されても、多くのケースではそれで十分であり、また、仮に、受信者が元のファイルにアクセスしなければならないとしても、その頻度は低いので全体としてみれば、ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるという効果が奏される。
【０１９２】
更に、上記新しいファイル（代替ファイル）が、元の画像の解像度を下げた画像のファイル、元のファイルの１ページのみからなるファイル、元のファイルから一部を取り出したファイル、又は、元のファイルの複数ページ毎を１ページに納めたファイルであっても、多くのケースで所期の目的は達成されるので、ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるという効果が奏される。
【０１９３】
更に、本発明では、電子メールに基準値を超えるサイズのファイルを添付することができないことをこのシステムのユーザが認識しているので、最初から不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくなる。この点からも、システム全体の効率の低下が防止される。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の実施例１乃至実施例５における電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。
【図２】 本発明の実施例１乃至実施例５における操作パネルの一例を示す図である。
【図３】 本発明の実施例１乃至実施例５におけるシステムのソフトウエアの構成を示す図である。
【図４】 本発明の実施例１乃至実施例５の動作を説明するためのフローチャートの一部である。
【図５】 本発明の実施例１の動作を説明するためのフローチャートの一部である。
【図６】 元の画像データのファイルが添付されなかったときに、電子メール受信者側の端末の表示スクリーンに表示された像の一例である。
【図７】 本発明の実施例２の動作を説明するためのフローチャートの一部であって、図５のフローチャートに続くフローチャートである。
【図８】 本発明の実施例３の動作を説明するためのフローチャートの一部であって、図５のフローチャートに続くフローチャートである。
【図９】 本発明の実施例４の動作を説明するためのフローチャートの一部であって、図５のフローチャートに続くフローチャートである。
【図１０】 実施例５における電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。
【図１１】 図１２及び図４のフローチャートと組み合わされるものであって、実施例５の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【図１２】 図１１及び図４のフローチャートと組み合わされるものであって、実施例５の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【図１３】 実施例５において、電子メール通信端末から電子メールを受信し、これに返信するときのコンピュータＡの動作を説明するフローチャートである。
【図１４】 実施例５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」によって作成される縮小方法テーブルを説明するための図である。
【図１５】 実施例５のＳ１０４（図１１）において電子メール通信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの文例である。
【図１６】 実施例５において、ユーザＡが電子メール通信装置に宛てて返信する電子メールの文例である。
【図１７】 図１７、図１８、図１９、図２０，及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１８】 図１７、図１８、図１９、図２０、及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１９】 図１７、図１８、図１９、図２０、及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図２０】 図１７、図１８、図１９、図２０、及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図２１】 図１７、図１８、図１９、図２０、及び、図２１は、図１１におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１０ 電子メール通信端末
１１ 制御部
１２ 画像読み取り部
１３ 画像処理部
１４ ＦＡＸモデム
１６ 画像メモリ
１７ ＲＡＭ
１８ ビデオインターフェイス
１９ プリンタエンジン
２０ ＲＯＭ
２１ ハードディスク
２２ ネットワークインターフェイス
５０ 操作パネル
５１ 文字表示領域
１５０ ネットワーク
１６０ 回線
１７０ ネットワーク
２００ メールサーバ

Claims (2)

1. ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール装置であって、
   画像データを圧縮処理する画像処理部と、
   前記圧縮処理された画像データを元のファイルとして添付する際、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定し、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルを、画像の解像度を下げたファイルとする、前記ファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルとする、および、Ｎin１変換（Ｎは２以上の整数）したファイルとする、を含む縮小方法のリストを表示し、このリストの中から選択された縮小方法により、前記基準値より小さいサイズのファイルに加工することにより代替ファイルを作成し、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存し、
   前記元のファイルに代えて前記代替ファイルを添付し、更に、保存された前記元のファイルの名称及び前記保存場所を付加した電子メールを送信する制御部と
   を備えていることを特徴とする電子メール装置。
2. ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール方法であって、
   画像データを圧縮処理する圧縮処理ステップと、
   前記圧縮処理された画像データを元のファイルとして添付する際、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定するサイズ判定ステップと、
   前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定ステップにより予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルを、画像の解像度を下げたファイルとする、前記ファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルとする、および、Ｎin１変換（Ｎは２以上の整数）したファイルとする、を含む縮小方法のリストを表示し、このリストの中から選択された縮小方法により、前記基準値より小さいサイズのファイルに縮小することにより代替ファイルを作成する代替ファイル作成ステップと、
   前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定ステップにより予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存するファイル保存ステップと、
   前記代替ファイルが作成されたとき、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付し、更に、前記保存ステップにより保存された元のファイルの名称及び前記保存場所を付加した電子メールを送信する代替ファイル送信ステップと
   を有することを特徴とする電子メール方法。

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