JP3902574B2 - 個人情報管理システム、個人情報管理方法及びそのプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子メール発信者が予め自身の個人情報をサーバに登録し、発信者が発信した電子メールに個人情報の参照許可が有る場合には、メール受信者はサーバにアクセスして発信者の個人情報の取得を行い自身の持つアドレス帳に登録を行う個人情報管理システム、個人情報管理方法及びそのプログラムに関する。

従来、携帯電話、PDAなどのモバイル端末やパーソナルコンピュータで、電話や電子メールを受信した場合、初めての相手の場合、電話では着信記録に残った電話番号からだけでは発信者の身元がわからなかったり、電子メールでは、送信者の電子メールアドレスからだけでは送信者の身元がわからない場合があった。

また、着信端末内の電話帳、アドレス帳に個人情報を登録する場合、電話番号、電子メールのみの場合、その他の個人情報を含む場合においても関連情報を手動で入力する必要があった。

また、登録した個人情報を自身が所有している他の端末に反映するにも簡単に転送したり、コピーしたりすることができなかった。さらに、他の人の個人情報を持つ人が当該個人情報を自分の親しい知人等に公開するには、個人情報を持つ他の人本人の承諾を電話やメール等でとる必要があり、なおさら困難が伴った。

以上のような問題に対応するこの種の従来技術として、特許文献１には電子メールアドレスを含む個人情報を一括して管理する電子メール配信システムによって電子メール機能を利用する利用者は、個人情報の登録時に、当該個人情報を誰に公開するかを併せて登録する内容が記載されている。

また、特許文献２には、パソコンに電話機能を持った通信端末装置を接続してパソコンの画面操作によって電話の送受信処理を行う場合、通話履歴を元に、電子電話帳への通話相手の名前や電話番号の登録を自動的に行う記載がある。

特開２００２−４１５２２（ページ３−９、図１）

特開２０００−７８６２８（ページ３−６、図１）

前述した特許文献１においては、サーバへの利用者の個人情報登録時に、この個人情報を誰に公開するかを予め登録するため、実際に電子メール等の送信時において、個人情報の公開対象ではない送信先に個人情報を公開したい場合、個人情報を公開する対象としてあらためて送信先の登録を行うという手間が発生する。また逆に、個人情報の公開をする対象として登録した相手に送信する場合、気が変わって公開がしたくなくなることも有ると思われる。

また、特許文献２においては、通話履歴をもとに電子電話帳への登録が行われるのみであるため、多岐にわたる個人情報の登録における情報量に制約があるという問題がある。

本発明は、以上のような問題を解決し、電話や電子メールの受信者が発信者の個人情報を知りたいとき、電話や電子メールにおいて発信者の許可がある場合、個人情報を管理するサーバにアクセスして発信者の個人情報を取得し、自端末内の電話帳やアドレス帳への取得した個人情報の登録を自動化する個人情報管理システム、個人情報管理方法及びそのプログラムを提供する。

本発明の第１の個人情報管理システムは、電子メールの送信時、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出し、取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信し、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を添付ファイルとして電子メールに添付して送信する発信端末と、
前記発信端末から受信した電子メールの署名欄または添付ファイルの個人情報をアドレス帳に登録する着信端末と、
前記発信端末と前記着信端末とを接続するネットワークと、を備える。

本発明の第１の個人情報管理方法は、電子メールの送信を行う発信端末において、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出す第１のステップと、
前記第１のステップで取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信する第２のステップと、
前記第２のステップでの確認で、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を電子メールの添付ファイルとして添付して送信する第３のステップと、
を備える。

本発明の第１のプログラムは、コンピュータに、
電子メールの送信を行う発信端末において、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出す第１のステップと、
前記第１のステップで取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信する第２のステップと、
前記第２のステップでの確認で、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を電子メールの添付ファイルとして添付して送信する第３のステップと、
を実行させる。

第１の効果は、電子メールの受信者は、受信された電子メールアドレスを元に、発信者の個人情報をサーバから取得することができるため、受信者は端末の電話帳やアドレス帳に発信者の個人情報が登録されていない場合でも発信者の身元を確認することができる。

第２の効果は、電子メールの受信者は必要であれば、発信者の必要な個人情報を端末の電話帳、アドレス帳に簡単な操作で登録することができる。

次に、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１を参照すると、本発明の個人情報管理システムの第１の実施例は、
発信端末１０と、着信端末２０と、個人情報取込端末３０と、個人情報管理サーバ４０と、これらを相互に接続する電話網やインターネットなどを含むネットワーク１００と、から構成されている。

発信端末１０、着信端末２０、個人情報取込端末３０は、携帯電話、PDA等のモバイル機器、又はパーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。

発信端末１０、着信端末２０，個人情報取込端末３０は、ネットワーク１００を介して通信するための電話などの音声通信機能およびデータ通信機能のいずれか又は両機能を有している。さらに、WEBページの参照・登録機能のようなネットワーク１００を介して個人情報管理サーバ４０をアクセスして、個人情報を参照・登録するブラウザ機能を有する。

また、発信端末１０、着信端末２０、個人情報取込端末３０は、個人情報の登録が行われるアドレス帳、電話帳の機能を持ち、これらの情報は不図示の各端末に接続された磁気ディスク装置等の二次記憶装置に記憶されている。音声通信機能またはデータ通信機能利用時には、各端末の記憶するアドレス帳、電話帳が参照される。

発信端末１０，着信端末２０，個人情報取込端末３０の利用者は、個人情報管理サーバ４０の機能を使用するために利用者の初期利用者登録を事前に行っておく。

ここで、個人情報とは、氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、ポートレート写真等の情報である。発信端末１０から電話発信や電子メールを発信する場合には、氏名や電話番号や電子メールアドレスを検索のインデックスキー（索引）として検索が実行され、送信先の電話番号や電子メールアドレスが電話帳やアドレス帳から参照される。

着信端末２０で電話の着信や電子メールを受信した場合には、アドレス帳や電話帳を検索することによって発信者を識別するために使用される。

発信端末１０による電子メール送信時には、電子メールに付加される発信者の署名内に予め定義した発信者の個人情報が有れば、それが自動的に挿入されるようになっている。

個人情報管理サーバ４０は、複数の利用者の個人情報を蓄積したデータベースを有し、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成される。

個人情報管理サーバ４０は、複数の発信端末１０、複数の着信端末２０、複数の個人情報取込端末３０からネットワーク１００を介して個人情報の登録や参照が行われる。

個人情報管理サーバ４０は、利用者登録を行った利用者に対し、利用者名とパスワードを支給するので以降、利用者はこの利用者名とパスワードによって個人情報管理サーバ４０の認証を受け、正規の利用者との認証を受けると、個人情報管理サーバ４０の持つ機能の使用が可能となる利用者認証機能を有する。

ネットワーク１００は、電話網およびインターネットを含むものであるとする。尚、電話網は、発信者番号通知機能を有し、電話を受信する着信端末２０は、発信者の電話番号の通知を受けるものとする。

次に、本発明を実施するための最良の形態の動作について、図１と、図２、図３、図４、図５、図６のフローチャートを参照して説明する。

第１の実施例の動作について、図２のフローチャートを参照して説明すると、利用者は発信端末１０を使用して、ネットワーク１００上にある個人情報管理サーバ４０にアクセスする（ステップA1）。これに応答して、個人情報管理サーバ４０では利用者が正規利用者であるか否かの利用者認証を利用者から送信された利用者名とパスワードによって行う（ステップA2）。

正規の利用者として利用者認証された場合、発信端末１０からWEBブラウザ等の機能を使用し、利用者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、ポートレート写真、会社情報（勤続年数、勤務部門、役職等）、家族の名前や家族構成などの個人情報を、個人情報管理サーバ４０の規定に従って登録する（ステップA3）。

尚、利用者は、登録した個人情報に対して個人情報パスワードを設定する。これは、この個人情報パスワードを知っている利用者にのみ、登録した個人情報の参照を許可するものである。

また、このような個人情報の個人情報管理サーバ４０への登録は、発信端末１０からのみでなく、着信端末２０，個人情報取込端末３０でも個人情報管理サーバ４０の利用に先立って実行されるものである。さらに、登録する個人情報は個人のプライバシーを尊重しその登録内容は利用者に委ねられるものとし、必ずしも個人情報管理サーバ４０が規定するすべての情報を登録する必要はないものとする。

次に利用者は、発信端末１０より着信端末２０にネットワーク１００を介して、電子メールの送信をする（ステップA4）。発信端末１０の利用者は、着信端末２０の利用者に、個人情報管理サーバ４０に登録した自身の個人情報の参照を許可する場合、個人情報の登録時に設定した個人情報パスワードを電子メールの署名欄に記入する。公開をしない場合は、パスワードの記入は行わない。

着信端末２０では、発信端末１０より電子メール受信する（ステップA5）。

着信端末２０の利用者は、電子メール送信者の詳細な個人情報を取得しようとする場合、ネットワーク１００を介して個人情報管理サーバ４０に、WEBブラウザ等の機能を使用しアクセスする（ステップA6）。

これに応答して個人情報管理サーバ４０では着信端末２０の利用者が正規利用者であるか否かの利用者認証を行う（ステップA７）。

正規の利用者として利用者認証された場合、送信されたメールのメールアドレスを指定し、ネットワーク１００を介して個人情報管理サーバ４０に対して、個人情報取得要求を行う（ステップA8）。

電子メールを受信した場合、受信した電子メールの一覧から必要な電子メールを選択すると、指定された電子メールについての送信者の電子メールアドレスと個人情報パスワードとが個人情報管理サーバ４０に送信される。

要求を受けた個人管理サーバ４０では、指定されたメールアドレス、個人情報パスワードを元に個人管理サーバ４０内のデータベースを検索する。発信者の電子メールアドレスと個人情報パスワードの組でデータベースを検索する。一致し該当する個人情報が検索されると、発信端末１０の利用者の個人情報をネットワーク１００を介して着信端末２０に送信する（ステップA９）。

情報を受信した着信端末２０では本個人情報を画面上に表示し、画面上に表示された登録ボタンの押下等の操作により、着信端末２０内にある、電話帳、アドレス帳に個人情報を自動的に登録する（ステップA10）。

尚、以上の説明において、個人情報パスワードを発信端末１０から着信端末２０に送信する際、そのまま送信をしたが、発信端末１０では、発信先の電子メールアドレスを含めてこれを暗号化して送信することもできる。この場合、着信端末２０では、受信した個人情報パスワードを自身の電子メールアドレスを元に復号化する。以上のようにすることで個人情報の安全性確保がより図られることになる。

本発明の第２の実施例について、図３のフローチャートを参照して詳細に説明する。

発信端末１０の利用者よりネットワーク１００を介して、予め電子メールの署名内容として発信端末１０の二次記憶装置上に記憶された利用者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、ポートレート写真、会社情報などの定型の個人情報を取り出し、これを送信する電子メールの署名欄に記入して署名入りの電子メールを着信端末２０に送信する（ステップB1）。このとき、取り出した個人情報のデータにポートレート写真等の画像データがある場合は、署名データ全体を電子メールの添付ファイルとして作成し、これを電子メールに自動的に添付する。添付ファイルとした場合の電子メールの署名欄には「送信者情報は添付ファイルに有ります」等の記載をしておく。

着信端末２０は電子メールを受信し（ステップB2）、電子メールの署名または添付ファイルを参照して記載された個人情報を画面に表示した後、利用者の操作により着信端末２０内の電話帳もしくはアドレス帳に個人情報を登録する（ステップB3）。

以上のように本実施の形態においては、個人情報を個人情報管理サーバ４０を介さずにやりとりすることができる。尚、本実施例においては、構成上、個人情報取込端末３０と個人情報管理サーバ４０は不要である。

本発明の第３の実施例は、図４のフローチャートを参照して詳細に説明する。

尚、第３の実施例の構成は第１の実施例の構成と同じである。

着信端末２０の利用者は、着信端末２０を介して、ネットワーク１００上にある個人情報管理サーバ４０にアクセスする（ステップC1）。

これに応答して、個人情報管理サーバ４０では着信端末２０の利用者が正規利用者であるか否かの利用者認証を行う（ステップC2）。正規の利用者として利用者認証された場合、着信端末２０からWEBブラウザ等の機能を使用し、利用者が着信端末２０内の電話帳、アドレス帳に蓄積した１または複数の個人情報を着信端末２０の利用者専用の個人情報として登録要求する（ステップC3）。

個人情報管理サーバ４０では、着信端末２０から受信した電話帳、アドレス帳の個人情報について、個人管理サーバ４０上に既に登録されている個人情報については更新日付を確認して同じか古いものは登録から除外し、未登録の個人情報についてはデータベースへの登録を行う（ステップC4）。着信端末２０の利用者は、このようにして登録された電話帳、アドレス帳に対して話帳パスワード、アドレス帳パスワードを設定する。

次に、個人情報取込端末３０の利用者は、ネットワーク１００を介して、個人情報管理サーバ４０に、WEBブラウザ等の機能を使用しアクセスする（ステップC５）。

これに応答して個人情報管理サーバ４０では個人情報取込端末３０の利用者が着信端末２０により登録された個人情報を参照可能な資格をもつ正規利用者であるか否かの利用者認証を行う（ステップC6）。

正規の利用者として利用者認証された場合、個人情報取込端末３０は、着信端末２０の利用者を指定して着信端末２０が登録した個人情報の参照要求を行う（ステップC7）。このとき、個人情報取込端末３０の利用者は、参照したい電話帳やアドレス帳に設定されている電話帳パスワードやアドレス帳パスワードを提示する。

要求を受けた個人管理サーバ４０では、提示されたパスワードをデータベースに設定さえたパスワードと比較して一致すれば、ネットワーク１００を介して個人情報取込端末３０に該当する着信端末２０の登録した個人情報を送信する（ステップC8）。

情報を受信した個人情報取込端末３０では個人情報を画面に表示し、利用者の操作により必要な個人情報を個人情報取込端末３０内の電話帳、アドレス帳に登録する（ステップC9）。尚、本実施例の場合、着信端末２０の利用者は、事前に知人等の個人情報取込端末３０にパスワードを与えておくことになる。

本発明の第４の実施例について図５のフローチャートを参照して説明する。

利用者の持つ個人情報は、多岐にわたるため、利用者はこれを開示レベルとして階層化を行い個人情報管理サーバ４０に登録する。

例えば、開示レベル１は、利用者の名前、電話番号、住所等、を含み、開示レベル２は、電子メールアドレス、勤務先、勤務先電話番号等を含み、開示レベル３は利用者の家族状況、趣味、自宅の概観写真等を含むようにレベル分けする。但しこのレベル分けの内容は固定的でなく利用者に任されるものとする。例えば、個人によっては電話番号はあまり知られたくなく限られた人にだけ開示したいという場合も有ると思われるためである。

開示レベル２を与えられた電子メール受信者は開示レベル１も参照でき、開示レベル３を与えられた受信者は開示レベル１，２も参照できるものとする。また、設定する開示レベルの階層数も利用者の設定に委ねられ、複数の階層分けが面倒な場合は、１つの階層のみでも構わないものとする。

発信端末１０の利用者は、このようにして開示レベルの階層分けと各階層の有する個人情報と各階層に設定する個人情報パスワードを定義し、個人情報管理サーバ４０に送信する（ステップD１）。個人情報管理サーバ４０では、このようにして利用者の発信端末１０から送信された情報をデータベースに記憶する（ステップD2）。

発信端末１０の利用者は、電子メールを他の利用者の着信端末２０に行う場合、当該電子メールの署名欄に開示してもよいレベルに対応する個人情報パスワードを設定して送信する（ステップD3）。着信端末２０の利用者はこの電子メールを受信すると、個人情報管理サーバ４０にアクセスし、受信した電子メールに記載された個人情報パスワードと発信者の電子メールアドレスとともに個人情報管理サーバ４０に送信する（ステップD4）。

個人情報管理サーバ４０は、受信した情報からデータベースを検索し、該当する個人情報が登録されていると、着信端末２０にこれを送信するので（ステップD5）、着信端末２０の利用者は、電子メールを発信した利用者の個人情報を参照できることになる(ステップD6）。

次に、本発明の第５の実施例について図６のフローチャートを参照して説明する。

発信端末１０の利用者が、個人情報を個人情報管理サーバ４０に登録すると（ステップE1）、個人情報管理サーバ４０は、これをデータベースに登録するとともに、登録した個人情報を参照するためのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を一意に生成し発信端末１０に送信する（ステップE2）。

発信端末１０ではこのＵＲＬを記憶する。尚、第４の実施例で説明したように個人情報を開示レベルとして階層化した場合は、各開示レベル毎にＵＲＬが設定され、設定されたすべてのＵＲＬが発信端末１０に通知される。

発信端末１０の利用者が、着信端末２０の利用者に電子メールを送信するとき、署名欄に開示するレベルの個人情報に対応するＵＲＬを電子メール内に設定し、通常のメール、またはＨＴＭＬメールとしてこれを送信する（ステップE3）。個人情報を公開したく無い場合は、ＵＲＬの記入はない。

着信端末２０の利用者がこれを受けると、電子メール内のＵＲＬをクリックすることで個人情報管理サーバ４０にアクセスするので（ステップE4）、個人情報管理サーバ４０は、該当する個人情報を送信する（ステップE5）。着信端末２０は、受け取った個人情報を参照する（ステップE6）。

尚、個人情報管理サーバ４０では、当該ＵＲＬに基づく個人情報の提供を行う前に、着信端末２０の利用者が正規の利用者かの確認を行い、正規の利用者に対して情報の提供を行うことになる。

以上のように本実施の形態においては、個人情報をネットワーク上のサーバに登録して
おくことにより、利用者が持つ端末内の個人情報のバックアップをサーバ上に持つことが
できる。また、利用者が持つ他端末でも個人情報を利用することができる。

インターネット電話やインターネット上の電子メールを利用する利用者の個人情報をインターネットサービスプロバイダ（ＩＳＰ）等で管理するような分野で利用可能性を有する。

本発明の実施の形態の構成を説明するブロック図である。 本発明の第１の実施例の動作を説明するフローチャートである。 本発明の第２の実施例の動作を説明するフローチャートである。 本発明の第３の実施例の動作を説明するフローチャートである。 本発明の第４の実施例の動作を説明するフローチャートである。 本発明の第５の実施例の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１０ 発信端末
２０ 着信端末
３０ 個人情報取込端末
４０ 個人情報管理サーバ
１００ ネットワーク

Claims (3)

1. 電子メールの送信時、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出し、取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信し、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を添付ファイルとして電子メールに添付して送信する発信端末と、
   前記発信端末から受信した電子メールの署名欄または添付ファイルの個人情報をアドレス帳に登録する着信端末と、
   前記発信端末と前記着信端末とを接続するネットワークと、を備えることを特徴とする個人情報管理システム。
2. 電子メールの送信を行う発信端末において、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出す第１のステップと、
   前記第１のステップで取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信する第２のステップと、
   前記第２のステップでの確認で、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を電子メールの添付ファイルとして添付して送信する第３のステップと、
   を備えることを特徴とする個人情報管理方法。
3. コンピュータに、
   電子メールの送信を行う発信端末において、電子メールの署名欄に記入する発信者の個人情報を記憶域から取り出す第１のステップと、
   前記第１のステップで取り出した個人情報に対しポートレート写真を含む画像情報の有無を確認し、画像情報が無い場合は、個人情報を電子メールの署名欄に記入して送信する第２のステップと、
   前記第２のステップでの確認で、個人情報に画像情報を含む場合は、個人情報を電子メールの添付ファイルとして添付して送信する第３のステップと、
   を実行させるプログラム。

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