JP3889299B2 - E-mail system, e-mail address assignment method and e-mail address assignment program - Google Patents
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Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、メールの送受信を行うためのメールシステム、メールアドレス付与方法及びメールアドレス付与用プログラムに関し、さらに詳しくは、メールシステムにおいて、メールの宛先を指定する手法を簡易化したものに関する。
【0002】
【従来の技術】
メールシステムは、個人間の情報の交換のみならず、いわゆるメーリングリストや社内LAN(Local Area Network)などを通じて、個人と不特定多数との間の情報交換、不特定手数と不特定多数との間の情報交換を可能としている。
例えば、株式投資に関する情報を得たい場合には、株式投資に関するメーリングリストに知りたい内容のメールを投稿し、メンバからの返信を待つことにより、所望の情報を得ることが期待できる。
また、社内LANなどにおいては、その内容に詳しいと思われる部門を宛先として指定してメールを送信することにより、その部門に属する人にメールが送信され、上記と同様の効果が期待できる。
以下では、こうした部門、メーリングリストなど、複数のメールアドレスを一体としてメールサーバに登録し、情報の同時配信をするようにしたものを総称して「グループ」と称する。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記のようにメールシステムを利用して、情報発信や意見募集などを行いたい場合などにおいては、まずどこのグループにメールを送信するかを具体的に決定しなければならない。例えば、株式投資についての情報を知りたければ、まずは株式投資に詳しいと思われるグループを検索又は選定して、その後、検索又は選定したグループ名を宛先欄に入力する、という手順を踏む必要があった。
【0004】
近年、メーリングリストは、次第に分野が細分化しており、適切なメーリングリストを検索、選定することには困難が伴う。また、社内LAN等により同様のことを行う場合でも、頻繁な組織変更等により、適切な部門やグループを検索又は選定することが困難な場合がある。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、かかる問題点に鑑みなされたもので、メールを送信すべき相手を検索する煩雑さを解消し、メール送信者にとって心理的な障壁を低くしたメールシステム、メールアドレス付与方法及びメールアドレス付与用プログラムを提供することを目的とする。
【0011】
【課題を解決するための手段】
上記目的達成のため、本出願の第1の発明に係るメールシステムは、分野を示す分野表示とメールの送信先を示す送信先表示とを表示し、前記分野表示は、内容の近いもの同士を内容の遠いものに比べて近い距離に表示するとともに、前記送信先表示は、その送信先と関連の深い前記分野に係る前記分野表示の近傍に表示することにより構成される可視化マップを記憶させたデータベースと、前記可視化マップを表示する表示手段と、前記表示手段上で前記分野表示を指定する指定手段と、前記指定された分野表示の周辺の所定範囲内に配置された前記送信先表示を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された前記送信先表示に係るメールアドレスを前記メールに付与するメールアドレス付与手段とを備えたことを特徴とする。この第1の発明において、前記所定範囲を調整するための調整手段を備えることができる。
【0012】
この第1の発明によれば、可視化マップ上で分野表示を指定すると、その分野表示の周辺の所定範囲内に配置された送信先表示が検索され、この検索された送信先表示に係るメールアドレスがメールに付与される。送信先表示は、その送信先と関連の深い分野に係る前記分野表示の近傍に表示されていることから、上記の手順により、送信元で送信先を選定する作業が軽減される。
【0016】
上記目的達成のため、本出願の第2の発明に係るメールアドレス付与方法は、分野を示す分野表示とメールの送信先を示す送信先表示とを表示し、前記分野表示は、内容の近いもの同士を内容の遠いものに比べて近い距離に表示するとともに、前記送信先表示は、その送信先と関連の深い前記分野に係る前記分野表示の近傍に表示することにより構成される可視化マップをデータベースとして記憶する記憶ステップと、前記可視化マップを表示する表示ステップと、表示された前記分野表示を指定する指定ステップと、前記指定された分野表示の周辺の所定範囲内に配置された前記送信先表示を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された前記送信先表示に係るメールアドレスを前記メールに付与するメールアドレス付与ステップとを備えたことを特徴とする。
【0017】
上記目的達成のため、本出願の第3の発明に係るメールアドレス付与用プログラムは、分野を示す分野表示とメールの送信先を示す送信先表示とを表示し、前記分野表示は、内容の近いもの同士を内容の遠いものに比べて近い距離に表示するとともに、前記送信先表示は、その送信先と関連の深い前記分野に係る前記分野表示の近傍に表示することにより構成される可視化マップを表示する表示ステップと、表示された前記分野表示を指定する指定ステップと、前記指定された分野表示の周辺の所定範囲内に配置された前記送信先表示を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された前記送信先表示に係るメールアドレスを前記メールに付与するメールアドレス付与ステップとをコンピュータに実行させるように構成されたことを特徴とする。
【0020】
次に本発明の実施の形態について詳細に説明する。
〔第1の実施の形態〕
図1は、本発明の実施の形態に係るメールシステムの構成を示す。本実施の形態に係るメールシステムは、メール作成端末11、メールサーバ12、ハードディスク13とを備えており、このメールシステムが社内LANなどのネットワーク14を介して他のメールサーバ22,23、24等と接続されている。
メール入力端末11には、メールを入力するためのキーボードやマウス11m等を備えているとともに、メールを作成するためのメール作成用プログラムがインストールされており、これを起動させることによりメールを作成することができる。
【0021】
メール作成画面の一例を図1(b)に示す。「宛先」の欄m1には、▲1▼具体的なメールアドレス、▲2▼宛先の名称(部門名、メーリングリスト名等)、又は▲3▼キーワードを入力することができる。本実施の形態では、キーワードを入力する際には、宛先の名称と区別させるため、図1(b)に示すようにキーワード(例:「株」「A証券」)を丸括弧で括らせるものとする。複数のキーワードをアンド条件で入力する場合には、キーワード間に「&」「AND」などの記号を、オア条件で入力する場合には、キーワード間に「|」「OR」などの記号を挿入する。この他、NOT条件等を指定できるようにしてもよい。
【0022】
「CC」の欄m2には、メールのコピーを参考資料として送付したい相手のメールアドレスを記入する部分である。また、「件名」の欄m3には、本文の内容を示すタイトルが記載される。その下の欄m4には、メールの本文が記載される。
【0023】
メールサーバ12は、メール入力端末11から送信されたメールの宛先を判定して送信するとともに、外部から受信されたメールをメール入力端末11に配信する機能を有するサーバである。
【0024】
ハードディスク13は、図2に示すように、部門名(例:総務部等)、メーリングリスト名等のグループ名を、そのメンバのメールアドレスと共に記憶している。また、各グループ名には、その特色を表わした各種のキーワードが付加されている。例えば、「総務部」という名称の部門に関しては、そのメンバのメールアドレス([email protected]、[email protected]・・・)と共に、その部門名の特色(所掌分野、得意分野等)を示すキーワード(人事、雇用、保険)等が記憶されている。
【0025】
また、「A証券の会」というメーリングリストに関しては、メンバのメールアドレス([email protected]、[email protected]・・・)と共に、そのメーリングリストの特色を表現するキーワード(株、A証券会社)が記憶されている。
また、「A証券の会」のメンバのうち、メールアドレス[email protected]の所有者anが、A証券に関するメールは受信したいが、株に関するメールは受信したくない、という場合があり得る。この場合には、所有者anから、株に関するメールは受信したくないとの情報(以下、「拒否情報」という)を受領し、この拒否情報をハードディスク13に記憶させておく。これにより、「株」をキーワードとするが「A証券」をキーワードとして含まないメールMが送信されてきた場合に、このメールMを所有者anには送らないようにすることができる。
【0026】
具体的には、この所有者anのメールアドレス[email protected]を、所属する「A証券の会」のメールアドレス一覧からは除外すると共に、図2の表の最下欄に示すように、このメールアドレス[email protected]に関し、「A証券の会(株除く)」という新たなメーリングリスト名を付与して記憶させる。この新たなメーリングリスト名が、上記の拒否情報を構成する。その対応するキーワードとしては、「A証券会社 not 株」を記憶させておく。これにより、所有者anには、「A証券会社」をキーワードとするメールのみが送信され、「株」をキーワードとするメールの送信はされなくなる。
拒否情報の構成方法は、これに限られず、目的に応じて様々な変更が可能である。
【0027】
図3は、メールサーバ12において、メール入力端末11からのメールに関する各種の処理の内容を示す機能ブロック図であり、メールサーバ12中の図示しない記憶媒体に格納されたコンピュータプログラムにより実現される。すなわち、メールサーバ12は、メール受信部12aと、宛先判定部12bと、一致検出部12cと、アドレス読出部12dと、アドレス付与部12eと、メール送信部12fとを備えている。
【0028】
メール受信部12aは、メール入力端末11から送信されたメールMを受信して一時保持する機能を有する。宛先判定部12bは、メールMの宛先欄m1の記載内容を判定する機能を有する。一致検出部12cは、宛先欄m1の記載内容とハードディスク13の内容との一致を検出する機能を有する。また、アドレス読出部12dは、一致検出部12cにより一致するものが検索された場合に、そのメールアドレスを読み出す機能を有する。また、アドレス付与部12eは、アドレス読出部12dにより読み出されたメールアドレスをメールMに付与する機能を有する。メール送信部12fは、何らかの方法によりメールアドレスを付与されたメールMを外部に向けて送信する機能を有する。
【0029】
以下、このメールサーバ12の作用を、図4に示すフローチャートと共に説明する。
メール受信部12aにメールMが受信されると(S1)、まず、宛先判定部12bが、メールMの宛先欄m1に記載された内容が具体的なメールアドレスか、宛先の名称(部門名、メーリングリスト名等)か、又はキーワードか否かを判定する(S2,S3,S4)。本実施の形態においては、宛先欄m1の記載が宛先の名称なのか、キーワードなのかは、入力された文字が丸括弧で括られているか否かにより判断するものとするが、他の方法により判断してもよいことはいうまでもない。
【0030】
具体的なメールアドレスであると判定した場合には、このメールMを直接メール送信部12fに出力する(S5)。
記載内容がアドレスでなくグループ名(部門名、メーリングリスト名等)である場合には、一致検出部12cにより、そのグループ名に該当する部門名、メーリングリスト名等がハードディスク13内のデータベースより検索される(S6)。一致するものが検索された場合には、アドレス付与部12eが、そのグループ名についてのメールアドレスをメールMの宛先欄m2に付与してメール送信部12fに出力する(S7)。一致するものがない場合には、その旨メール入力端末11に返信する(S8)。
【0031】
また、宛先欄m1の記載がキーワードであると判定された場合には、その判定内容を示す信号を一致検出部12cに送信する。この場合一致検出部12cは、メール受信部12aの記憶内容に基づき、このキーワードにより登録されたグループ名をハードディスク13中で検索する。検索された場合には、そのグループのメンバのメールアドレス情報をアドレス付与部12eに送信する。
【0032】
アドレス付与部12eは、メールMに対し、検索されたメールアドレスを付与する。このとき、複数のグループが検索された場合には、この複数のグループの両方に登録しているメンバが存在することがあり、この結果、そのメンバに同一内容のメールが複数届いてしまうことになる。これを防止するため、図5に示すように、検索されたグループ名が複数であった場合には(S7−1)、アドレス付与部12eは、検索された複数のグループに属するメールアドレスの全てを取得し(S7−2)、その中に重複するメールアドレスが存在か否かを確認する(S7−3)。重複するものが確認された場合には、そのメールアドレスを1つだけ残して残りは削除し(S7−4)、残ったメールアドレスのみをメールMに付与する(S7−5)。S7−3で重複するメールアドレスが無いと判断した場合には、S7−2で取得したメールアドレスの全てをメールMに付与する(S7−6)。これにより、受信者の無用な時間的、精神的負担が軽減される。なお、重複されるメールアドレスの情報は、キーワードの指定により複数のグループ名が指定される前に予め取得しておいてもよい。これにより、キーワードが指定される毎に逐一検索を行う必要が無くなる。
【0033】
〔第2の実施の形態〕
次に、本発明の第2の実施の形態を、図6等を用いて説明する。第1の実施の形態では、メールの送信先が具体的にわからない場合に、宛先欄m1にキーワードを入力して、送信先を自動的に選定するようにしていた。これに対し、本実施の形態では、図6に示すような可視化マップMaをメール入力端末11のディスプレイ上に表示させこれに基づきメールの送信先を選択させるようにしている。
以下、この可視化マップMaの内容を説明する。
【0034】
可視化マップMaは、図6に示すように、分野を示す分野表示マークfmと、人の名前を示す名前表示nmとを二次元平面上に配置することにより構成される。
名前表示nmは、その名前の人が興味を持っていたり又は詳しかったりする分野を示す分野表示マークnmの近くに表示される。例えば、図6の可視化マップMa1において、名前表示「唐沢」が分野表示マーク「破産」の近くに表示されているが、これは唐沢という人が破産に詳しいか又は興味があることを示している。分野表示マークfmと名前表示nmとの間の距離は、その名前表示の人のその分野への興味の度合い、知識の深さ等によって変化させることができる。なお、名前表示nmは、その分野のキーマン(部門長、開発部隊リーダなど)のみを表示し、他の人の名前表示nmは非表示としてもよい。
【0035】
可視化マップは、その分野ごとに複数枚用意することもできる。例えば、図6に示すように、「法律/経済」に関連する分野と、「コンピュータ/通信」に関連する分野とで、異なるマップMa1、Ma2を用意することができる。もちろん、分野の種類が限られている場合には、1枚のマップ内に全ての分野表示マークfmを配置するようにしてもよい。
【0036】
また、図6に示すように、1枚の可視化マップMa内でも、互いに近似する内容の分野表示マークfm同士は、内容的に遠い分野表示マークfmよりもより近い距離に配置される。例えば、図6に示す「法律/経済」のマップMa1において、近似する内容である分野表示マーク「特許」と「著作権」とは、内容的に遠い「株」や「破産」などに比べて近い距離に配置される。また、分野が異なっていても、その分野に詳しい人の範囲が共通する場合には、その分野表示マークfm同士が近い距離になるようにしてもよい。また、その分野に詳しい人の名前表示nmと、単に興味があるだけの人の名前表示nmとを、色分け表示する(例:前者は赤、後者は青など)などして、ディスプレイ上でに区別できるようにしてもよい。
【0037】
なお、こうしたマークfmのマッピングにおいては、システム管理者が手動でマップ上にマークを配置するようにすることもできるが、公知の自己組織化マップやバネモデルなどを用いて自動化することもできる。これらを紹介する文献としては、「自己組織化マップ」(T.コホネン、シュプリンガー・フェアラーク東京、1996)、「ばねモデルを用いたアイデア触発システムの構築について」(第7回AIシンポジウム(SIG−J)、1996年12月)等が挙げられる。
また、各マップMa1、Ma2の右側には、メール送信先として選択する範囲を変更するための調整用ボリュームB(B1、B2)が設けられている。
【0038】
次に、このような可視化マップMaにより、メールMを送信する宛先を選択する方法を図7を用いて説明する。ここでは、M&Aに関する情報を得るためにメールを送信する場合を想定する。
最初に、「法律/経済」に関する可視化マップMa1を選択する。その後、分野表示マーク「M&A」を選択する。選択は、メール入力端末11のマウス11mにより、ディスプレイ上に表示されたポインタPを移動させ、マウス11mのボタンをクリックすることにより行うことができる。
【0039】
分野表示マークfmが選択されると、図7に示すように、分野表示マークfm(「M&A」)が細線表示から太線表示に変化するとともに、点線で示す円表示C1が表示される。この円表示C1は、その円C1内に含まれる名前表示nmがメールMの送信先として選定されることを意味する。図7の例では、「沖川」「小泉」がメールMの送信先として選定されることになる。
【0040】
マウス11mで分野表示マークfmをクリックした際に最初に表示される円表示C1の大きさは、前述した調整ボリュームB1における調整ゲージBgの位置によって決定される。この調整ゲージBgが最上位位置にある場合には、円表示C1の大きさは最大となり、調整ゲージBgが最下位位置にある場合には円表示C1の大きさは最小となる。すなわち、この調整ボリュームB1を調整することにより、メールを送りたい範囲を設定することができる。現実世界での会話において、多くの人に話を聞いてもらいたい場合には大きな声で話したり、又は多くの人に聞いてもらえるような場所(例えばステージなど)で話す一方、ごく限られた人に話したい場合には小さな声で話したり、人のいない場所で話をしたりする。この調整ボリュームBは、こうした現実世界で行われる調整を、メールシステム上で実現したものである。
【0041】
ボリュームB1の調整は、選択しようとする分野表示マークfmのクリック前に行っても良いし、クリック後におこなってもよい。
また、円表示C1の大きさは、円表示C1自体をマウス11mでドラグ・アンド・ドロップ動作することに調整するようにしてもよい。
【0042】
円表示C1の大きさが決まったら、マップMa1の右下に表示されている「OK」アイコンをマウス11mでクリックする。これにより、円表示C1内に含まれる名前表示nmに係るメールアドレスがメールMの宛先欄m1に付与される。なお、可視化マップ上の領域の指定方法としては、従来のCADツールなどで使用される。なお、可視化マップ上の領域の指定方法としては、従来のCADツールなどで使用される様々な方法が適用できることはいうまでもない。例えば、図7(b)に示すように、マウスで端点を指定して長方形R1で囲まれる名前を送信先とする方法、図7(c)のように、マウスで自由曲線FR1を描いて領域を囲み、その領域内部を送信先として指定する方法などが挙げられる。
【0043】
〔変形例〕
以上、実施の形態について説明したが、本発明は、これらに限定されるものではない。例えば、以下に示すような変更が可能である。
(1)上記の実施の形態では、検索されたグループの全部をメールMへのメールアドレス付与の対象としていたが、図8に示すように、検索されたグループ名の情報を一旦メール入力端末11に送信し、メール入力端末11のディスプレイにそのグループ名の一覧を表示させる(S21)。メール送信者は、この一覧を見て、送信を必要とするグループの名前を選択する(S22)。この選択は、例えばマウス11m等により行うことができる。そして、この選択されたグループ名に係るメールアドレスをメールMの宛先欄m1に付与し、メール送信部12fに出力する。これにより、送信の必要のない宛先への送信を回避することができる。
【0044】
(2)また、宛先欄m1に記載されたキーワードを、メールMのヘッダH1にも記載するようにすることができる(図9)。これにより、メールの受信者は、受信されたメールの送信元を一目で確認することができる。
【0045】
(3)上記第2の実施の形態では、可視化マップM上に分野表示マークfmと名前表示nmの両方を表示しているが、名前表示nmだけを表示し、名前表示nm自体をマウス11mで指定させるようにするとともに、その周辺に配置された名前表示nmも、調整ボリュームBの調整の具合で送信先メールアドレスとして選択されるようにしてもよい。
この他にも、本発明の趣旨を逸脱しない限り、各種の変更、追加等が可能であることはいうまでもない。
【0046】
【発明の効果】
以上述べたように、本出願の第1の発明に係るメールシステム、第4の発明に係るメールアドレス付与方法、第5の発明に係るメールアドレス付与用プログラムによれば、電子メールの作成者は、どのグループ(部門、メーリングリスト等)にメールを送信してよいか判らない場合であっても、送信すべきグループを検索する必要がなく、送信者の心理的な障壁が低くなる。また、本出願の第2、第3の発明に係るメールシステムによれば、電子メールの作成者は、どのグループ(部門、メーリングリスト等)にメールを送信してよいか判らない場合であっても、送信すべきグループを簡単に特定することができ、送信者の心理的な障壁が低くなる。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の第1の実施の形態に係るメールシステムの全体構成、及び送信されるメールMの内容を示す。
【図2】 図1のハードディスク13に記憶されるグループ名及びそのメンバのメールアドレスを示す。
【図3】 図1のメールサーバ12の機能ブロック図である。
【図4】 第1の実施の形態に係るメールシステムによるメールアドレスの付与の様子を示すフローチャートである。
【図5】 第1の実施の形態に係るメールシステムによるメールアドレスの付与の様子を示すフローチャートである。
【図6】 本発明の第2の実施の形態に係るメールシステムにおいて利用される可視化マップの一例を示す。
【図7】 図6に示す可視化マップによる送信先の指定方法を説明するものである。
【図8】 本発明の実施の形態の変形例を示す。
【図9】 本発明の実施の形態の変形例を示す。
【符号の説明】
11・・・メール入力端末、 11m・・・マウス、 12、22,23,24・・・メールサーバ、 13・・・ハードディスク、 14・・・ネットワーク、 M・・・メール、 Ma・・・可視化マップ[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a mail system, a mail address assigning method, and a mail address assigning program for sending and receiving mail, and more particularly to a simplified method for specifying a mail destination in a mail system.
[0002]
[Prior art]
The mail system not only exchanges information between individuals, but also exchanges information between individuals and an unspecified number of people through a so-called mailing list or in-house LAN (Local Area Network). Information exchange is possible.
For example, when it is desired to obtain information relating to stock investment, it is expected that desired information can be obtained by posting an e-mail having contents to be known on a mailing list relating to stock investment and waiting for a reply from a member.
In addition, in an in-house LAN or the like, by sending a mail by designating a department that seems to be familiar with the contents as a destination, the mail is sent to a person belonging to that department, and the same effect as described above can be expected.
Hereinafter, a group, a mailing list, or the like in which a plurality of mail addresses are registered in the mail server as a unit and information is distributed simultaneously is collectively referred to as a “group”.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the case where it is desired to send information or ask for opinions using the mail system as described above, it is first necessary to determine specifically to which group the mail is to be sent. For example, if you want to know information about stock investment, you must first search or select a group that seems to be familiar with stock investment, and then enter the name of the group you searched or selected in the address field. It was.
[0004]
In recent years, the fields of mailing lists are gradually subdivided, and it is difficult to search for and select an appropriate mailing list. Even when the same thing is performed by an in-house LAN or the like, it may be difficult to search or select an appropriate department or group due to frequent organizational changes.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
The present invention has been made in view of such problems, and eliminates the complexity of searching for a partner to which mail should be transmitted, and lowers the psychological barrier for the mail sender, mail address assigning method, and mail address The purpose is to provide a granting program.
[0011]
[Means for Solving the Problems]
For the purposes achieve mail system according to the first invention of the present application, displays a destination indication areas displayed and mail transmission destination indicated areas, the areas displayed, with each other close the contents Displayed at a short distance compared to the distant contents, and the transmission destination display stored a visualization map configured by displaying in the vicinity of the field display related to the field deeply related to the transmission destination Search the database, display means for displaying the visualization map, specification means for designating the field display on the display means, and the destination display arranged within a predetermined range around the designated field display And e-mail address assigning means for assigning to the e-mail an e-mail address related to the destination display searched by the search means. In the first invention, adjustment means for adjusting the predetermined range can be provided.
[0012]
According to the first aspect of the invention, when a field display is designated on the visualization map, a destination display arranged within a predetermined range around the field display is searched, and a mail address related to the searched destination display is searched. Is added to the email. Destination display, because it is displayed in the vicinity of the areas displayed according to the deeper areas associated with the destination, the above procedure, the task of selecting the destination in the source is reduced.
[0016]
For the purposes achieved, email address assignment method according to the second invention of the present application, displays a destination indication areas displayed and mail transmission destination indicated areas, the areas displayed, close the content A database that displays a visualization map configured by displaying each other at a distance shorter than that of a distant content and displaying the transmission destination display in the vicinity of the field display related to the field deeply related to the transmission destination. A storage step for storing as a display step, a display step for displaying the visualization map, a designation step for designating the displayed field display, and the destination display arranged within a predetermined range around the designated field display A search step for searching for a mail, and an email address assignment step for assigning to the email an email address related to the destination display searched by the search step It is characterized in that a-up.
[0017]
For the purposes achieved, a third e-mail address assignment program according to the invention of the present application, displays a destination indication areas displayed and mail transmission destination indicated areas, the areas displayed close in content While displaying things close to each other compared to those far from the contents, the transmission destination display is a visualization map configured by displaying in the vicinity of the field display related to the field deeply related to the transmission destination. a display step of displaying a designation step of designating the field display displayed, a search step of retrieving the transmission destination display disposed within a predetermined range around the specified areas displayed by said search step The computer is configured to execute a mail address assigning step of assigning the searched mail address related to the destination display to the mail. The features.
[0020]
Next, embodiments of the present invention will be described in detail.
[First Embodiment]
FIG. 1 shows a configuration of a mail system according to an embodiment of the present invention. The mail system according to the present embodiment includes a
The
[0021]
An example of the mail creation screen is shown in FIG. In the “destination” field m1, (1) a specific mail address, (2) a destination name (department name, mailing list name, etc.), or (3) a keyword can be entered. In this embodiment, when entering a keyword, the keyword (eg, “stock” “A securities”) is enclosed in parentheses as shown in FIG. And When entering multiple keywords with AND condition, insert symbols such as “&” and “AND” between keywords, and when entering with OR condition, insert symbols such as “|” and “OR” between keywords. To do. In addition, a NOT condition or the like may be designated.
[0022]
The “CC” column m2 is a part for entering the mail address of the other party to whom a copy of the mail is to be sent as reference data. In the “subject” column m3, a title indicating the content of the text is described. In the lower column m4, the text of the mail is described.
[0023]
The mail server 12 is a server having a function of determining the address of the mail transmitted from the
[0024]
As shown in FIG. 2, the hard disk 13 stores group names such as a department name (eg, general affairs department) and a mailing list name together with the mail addresses of the members. Also, each group name is added with various keywords representing the spot color. For example, for the department named “General Affairs Department”, the e-mail address of the member ([email protected], [email protected], etc.) and the characteristics of the department name (responsible field, specialty) Keywords (personnel, employment, insurance) and the like indicating the field) are stored.
[0025]
In addition, regarding the mailing list “A Securities Association”, the keywords (stock, stock, etc.) that express the characteristics of the mailing list along with the member's email addresses ([email protected], [email protected] ...). A securities company) is stored.
In addition, among members of “A Securities Association”, the owner an of email address [email protected] may want to receive emails related to A securities, but not emails related to stocks. obtain. In this case, information that the mail regarding the stock is not desired to be received (hereinafter referred to as “rejection information”) is received from the owner an, and this rejection information is stored in the hard disk 13. As a result, when a mail M that uses “stock” as a keyword but does not include “A securities” as a keyword is sent, this mail M can be prevented from being sent to the owner an.
[0026]
Specifically, this owner an's email address [email protected] is excluded from the email address list of “A Securities Association” to which it belongs and as shown in the bottom column of the table in FIG. The mail address [email protected] is stored with a new mailing list name “A Securities Association (excluding shares)”. This new mailing list name constitutes the rejection information. As a corresponding keyword, “A securities company not stock” is stored. As a result, only the mail with the keyword “A securities company” is transmitted to the owner an, and the mail with the keyword “stock” is not transmitted.
The method of configuring the reject information is not limited to this, and various changes can be made according to the purpose.
[0027]
FIG. 3 is a functional block diagram showing the contents of various processes related to mail from the
[0028]
The
[0029]
Hereinafter, the operation of the mail server 12 will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
When the mail M is received by the
[0030]
If it is determined that the mail address is a specific mail address, the mail M is directly output to the
If the description is not an address but a group name (department name, mailing list name, etc.), the
[0031]
When it is determined that the description in the destination field m1 is a keyword, a signal indicating the determination content is transmitted to the
[0032]
The address assigning unit 12e assigns the searched mail address to the mail M. At this time, when a plurality of groups are searched, there may be members registered in both of the plurality of groups, and as a result, a plurality of emails having the same contents reach the members. Become. In order to prevent this, as shown in FIG. 5, when there are a plurality of searched group names (S7-1), the address assigning unit 12e determines all the mail addresses belonging to the plurality of searched groups. (S7-2), and it is confirmed whether or not there is a duplicate mail address (S7-3). If an overlap is confirmed, only one mail address is left and the rest is deleted (S7-4), and only the remaining mail address is assigned to the mail M (S7-5). If it is determined in S7-3 that there are no duplicate mail addresses, all of the mail addresses acquired in S7-2 are assigned to the mail M (S7-6). This reduces unnecessary time and mental burden on the receiver. Note that duplicate mail address information may be acquired in advance before a plurality of group names are specified by specifying a keyword. This eliminates the need to perform a search every time a keyword is specified.
[0033]
[Second Embodiment]
Next, a second embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. In the first embodiment, when a mail destination is not specifically known, a keyword is entered in the destination field m1 to automatically select a destination. On the other hand, in the present embodiment, a visualization map Ma as shown in FIG. 6 is displayed on the display of the
Hereinafter, the contents of the visualization map Ma will be described.
[0034]
As shown in FIG. 6, the visualization map Ma is configured by arranging a field display mark fm indicating a field and a name display nm indicating a person's name on a two-dimensional plane.
The name display nm is displayed near a field display mark nm indicating a field in which the person with the name is interested or detailed. For example, in the visualization map Ma1 in FIG. 6, the name display “Karazawa” is displayed near the field display mark “bankruptcy”, which indicates that a person named Karasawa is familiar with or is interested in bankruptcy. . The distance between the field display mark fm and the name display nm can be changed according to the degree of interest in the field of the person displaying the name, the depth of knowledge, and the like. It should be noted that the name display nm may display only the keyman (department head, development unit leader, etc.) of the field, and other person's name display nm may not be displayed.
[0035]
A plurality of visualization maps can be prepared for each field. For example, as shown in FIG. 6, different maps Ma1 and Ma2 can be prepared in a field related to “law / economy” and a field related to “computer / communication”. Of course, when the types of fields are limited, all the field display marks fm may be arranged in one map.
[0036]
In addition, as shown in FIG. 6, the field display marks fm having the contents that are similar to each other are arranged closer to each other than the field display marks fm that are far from each other in one visualization map Ma. For example, in the “Major / Economy” map Ma1 shown in FIG. 6, the field display marks “patent” and “copyright”, which are similar contents, are compared to “stocks” and “bankruptcy” which are distant from each other. Located at a close distance. Further, even if the fields are different, if the range of people familiar with the field is common, the field display marks fm may be close to each other. Also, the name display nm of people who are familiar with the field and the name display nm of people who are only interested are displayed in different colors (eg red for the former, blue for the latter, etc.) on the display. You may make it distinguishable.
[0037]
The mapping of the mark fm can be manually arranged by the system administrator on the map, but can also be automated using a known self-organizing map or a spring model. References to introduce these include “Self-Organizing Map” (T. Kohonen, Springer Fairlark Tokyo, 1996), “Construction of Idea-Inspired System Using Spring Model” (7th AI Symposium (SIG- J), December 1996).
Further, on the right side of each map Ma1, Ma2, an adjustment volume B (B1, B2) for changing a range to be selected as a mail transmission destination is provided.
[0038]
Next, a method for selecting a destination to which the mail M is transmitted using such a visualization map Ma will be described with reference to FIG. Here, it is assumed that a mail is transmitted to obtain information on M & A.
First, the visualization map Ma1 related to “Law / Economy” is selected. Then, the field display mark “M & A” is selected. The selection can be performed by moving the pointer P displayed on the display with the
[0039]
When the field display mark fm is selected, as shown in FIG. 7, the field display mark fm (“M & A”) changes from a thin line display to a thick line display, and a circle display C1 indicated by a dotted line is displayed. This circle display C1 means that the name display nm included in the circle C1 is selected as the transmission destination of the mail M. In the example of FIG. 7, “Okigawa” and “Koizumi” are selected as the transmission destinations of the mail M.
[0040]
The size of the circle display C1 that is displayed first when the field display mark fm is clicked with the
[0041]
The volume B1 may be adjusted before the field display mark fm to be selected is clicked or after the click.
The size of the circle display C1 may be adjusted by dragging and dropping the circle display C1 itself with the
[0042]
When the size of the circle display C1 is determined, the “OK” icon displayed at the lower right of the map Ma1 is clicked with the
[0043]
[Modification]
As mentioned above, although embodiment was described, this invention is not limited to these. For example, the following changes are possible.
(1) In the above embodiment, the entire searched group is the target of the mail address assignment to the mail M. However, as shown in FIG. The list of group names is displayed on the display of the mail input terminal 11 (S21). The mail sender looks at this list and selects the name of the group that needs to be sent (S22). This selection can be performed using, for example, the
[0044]
(2) The keyword described in the destination field m1 can also be described in the header H1 of the mail M (FIG. 9). Thereby, the recipient of the mail can check the transmission source of the received mail at a glance.
[0045]
(3) In the second embodiment, both the field display mark fm and the name display nm are displayed on the visualization map M, but only the name display nm is displayed and the name display nm itself is displayed with the
In addition to this, it goes without saying that various modifications and additions can be made without departing from the spirit of the present invention.
[0046]
【The invention's effect】
As described above, according to the mail system according to the first invention of the present application, the mail address assigning method according to the fourth invention, and the mail address assigning program according to the fifth invention, the creator of the email is Even if it is not known to which group (department, mailing list, etc.) the mail can be transmitted, it is not necessary to search for the group to be transmitted, and the psychological barrier of the sender is reduced. Further, according to the mail system according to the second and third inventions of the present application, even if the creator of the e-mail does not know which group (department, mailing list, etc.) may send the mail. , The group to be transmitted can be easily identified, and the psychological barrier of the sender is lowered.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 shows the overall configuration of a mail system according to a first embodiment of the present invention and the contents of a mail M to be transmitted.
FIG. 2 shows a group name stored in the hard disk 13 of FIG. 1 and a mail address of the member.
FIG. 3 is a functional block diagram of the mail server 12 in FIG. 1;
FIG. 4 is a flowchart showing how a mail address is assigned by the mail system according to the first embodiment.
FIG. 5 is a flowchart showing how a mail address is assigned by the mail system according to the first embodiment.
FIG. 6 shows an example of a visualization map used in the mail system according to the second embodiment of the present invention.
FIG. 7 is a diagram for explaining a transmission destination designation method using the visualization map shown in FIG. 6;
FIG. 8 shows a modification of the embodiment of the present invention.
FIG. 9 shows a modification of the embodiment of the present invention.
[Explanation of symbols]
11 ... mail input terminal, 11m ... mouse, 12, 22, 23, 24 ... mail server, 13 ... hard disk, 14 ... network, M ... mail, Ma ... visualization map
Claims (4)
前記可視化マップを表示する表示手段と、
前記表示手段上で前記分野表示を指定する指定手段と、
前記指定された分野表示の周辺の所定範囲内に配置された前記送信先表示を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索された前記送信先表示に係るメールアドレスを前記メールに付与するメールアドレス付与手段と
を備えたことを特徴とするメールシステム。Display a destination indication areas displayed and mail transmission destination indicated areas, the field view, and displays in the near distance than with each other close the contents furthest of content, the destination display A database storing a visualization map configured by displaying in the vicinity of the field display related to the field deeply related to the transmission destination;
Display means for displaying the visualization map;
Designating means for designating the field display on the display means;
Search means for searching for the destination display arranged in a predetermined range around the designated field display;
An e-mail system comprising: e-mail address assigning means for assigning an e-mail address related to the destination display searched by the search means to the e-mail.
前記可視化マップを表示する表示ステップと、
表示された前記分野表示を指定する指定ステップと、
前記指定された分野表示の周辺の所定範囲内に配置された前記送信先表示を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索された前記送信先表示に係るメールアドレスを前記メールに付与するメールアドレス付与ステップとを備えたことを特徴とするメールアドレス付与方法。Display a destination indication areas displayed and mail transmission destination indicated areas, the field view, and displays in the near distance than with each other close the contents furthest of content, the destination display Storing a visualization map configured by displaying in the vicinity of the field display relating to the field closely related to the transmission destination as a database;
A display step for displaying the visualization map;
A designating step for designating the displayed field display;
A search step for searching for the destination display arranged within a predetermined range around the designated field display;
An e-mail address assigning method comprising: an e-mail address assigning step for assigning an e-mail address related to the destination display searched in the search step to the e-mail.
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