JP3780401B2 - ネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステム - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムに関し、特に、WWW技術を利用して容易に文書の管理を行うことのできるネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムに関する。
【0002】
【従来の技術】
近年、インターネット技術を利用して構築されたLAN(Local Area Network)、いわゆるイントラネットを利用して文書やデータを共有し、再利用することが多くおこなわれている。
【0003】
イントラネットを利用する場合、クライアント側ではウェブブラウザ等の汎用アプリケーションを使用することで文書やデータの利用が行えるとともに、その操作が容易であるといった利点もある。
【0004】
しかしながら、スキャナ等を利用して電子化した文書をウェブブラウザで利用するためには、文書をWWWサーバ等に登録せねばならず、この登録に関する作業等が煩雑であった。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
上述のように電子化した文書のWWWサーバへの登録は、煩雑であるとともに、文書を複数のユーザで共有して利用する場合には、登録した文書のURL(Uniform Resource Locator)を他のユーザへ通知する必要もあり、容易に文書を共有できるとは言い難かった。
【0006】
そこで、この発明は、文書のWWWサーバへの登録を容易に行い、文書の共有化を促進することのできるネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムを提供することを目的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項1の発明は、ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理方法において、ネットワークスキャナが、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送し、前記スキャンサーバが、前記文書を該文書とともに受信したジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに、前記ジョブテンプレートで設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を前記ジョブテンプレートに設定された通知先に通知するメールを送信することを特徴とする。
【0008】
また、請求項2の発明は、請求項1の発明において、前記メールは、前記文書の登録先を示す情報が記載されていることを特徴とする。
【0009】
また、請求項3の発明は、ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理システムにおいて、文書の登録先となるサーバを少なくとも1つと、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送するネットワークスキャナと、前記ネットワークスキャナから転送された文書を、前記サーバのうち該文書とともに転送されたジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに前記ジョブテンプレートに設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を通知するメールを作成して前記ジョブテンプレートに設定された通知先へ送信するスキャンサーバとを具備することを特徴とする。
【0010】
また、請求項4の発明は、請求項3の発明において、前記スキャンサーバは、前記文書の登録先を示す情報を記載したメールを作成して送信することを特徴とする。
【0023】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係るネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムの一実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。
【0024】
図1は、この発明を適用した文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
同図に示すように、文書管理システムは、ネットワークスキャナ1とスキャンサーバ2、WWWサーバ3、クライアント4を具備して構成され、これらは、ネットワークを介して接続されている。なお、ここでは、クライアント4を1つのみしか図示していないが、実際には複数のクライアントがネットワーク接続されている。
【0025】
ネットワークスキャナ1は、原稿を読み取って文書を電子化し、スキャンサーバ2へ転送するが、このとき、後述するジョブテンプレートを利用してスキャン条件や文書の転送先等の設定を行うことが可能となる。このジョブテンプレートは、スキャンサーバ2に登録されているものを定期的にポーリングし、メモリ上にキャッシュしておく。また、ジョブテンプレートを利用して電子化した文書をスキャンサーバに転送する場合には、利用したジョブテンプレートを文書に添付して送信する。
【0026】
スキャンサーバ2は、ジョブテンプレートが登録されている他、ネットワークスキャン1から転送された文書を格納する。ただし、転送された文書にジョブテンプレートが添付されていた場合には、当該ジョブテンプレートで指定された文書登録先に文書を転送する。文書の登録先は、WWWサーバ3や図示しないデータベース等である。
【0027】
WWWサーバ3は、登録された文書をウェブページとして表示するとともに、、クライアント4やジョブテンプレートの指定に基づいて文書の補正や変換等を行う。
【0028】
クライアント4は、ウェブブラウザを利用してWWWサーバ3にアクセスし、登録されている文書の閲覧やダウンロード等を行うことができる。
【0029】
ここで、WWWサーバ3について説明する。
図2は、WWWサーバ3の概略構成を示したブロック図である。
【0030】
同図に示すように、WWWサーバ3は、制御部31とWebページ作成部32、変換処理部33、文書格納部34、送受信部35、メール作成部36を具備して構成される。
【0031】
制御部31は、WWWサーバ3の全体を制御し、Webページ作成部32は、登録された文書の表示等を行うためのウェブページを作成し、必要に応じて文書のサムネイルイメージをも生成する。変換処理部33は、文書の回転や傾き補正、ノイズ除去等の補正、文書フォーマットの変換、文書に対する圧縮処理等を行う。文書格納部34は、登録された文書が格納される部分である。送受信部35は、ネットワークとのインタフェイスであり、文書やコマンド等の送受信を行う。メール作成部36は、文書の新規登録時等に指定されたメールアドレスへ通知するためのメールを作成する。
【0032】
ここで、クライアント4のウェブブラウザに表示される画面例を参照してWWWサーバ3での処理について説明する。
図3乃至6は、クライアント4のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図である。
【0033】
クライアント4のウェブブラウザから所定のURLへのアクセスを行うと、ウェブブラウザには、図3に示す画面100−1が表示される。この画面100−1では、WWWサーバ3に登録されている文書がサムネイルイメージにより表示されている。この画面100−1は、Webページ作成部32により作成されるページであり、1文書(単、複ページにかかわらず)を1枚のサムネイルイメージで表している。このサムネイルイメージ上でマウスのダブルクリック等の操作を行うと、ウェブブラウザには、図4に示す画面100−2のように当該文書が表示される。画面100−2では、当該文書が複数ページで構成されている場合には、ページを切り替えて全てのページを確認することができる。
【0034】
また、画面100−1、100−2では、サムネイルイメージの他に、「左90度」ボタン101、「右90度」ボタン102、「180度」ボタン103、「ダウンロード」ボタン104、「削除」ボタン105が表示されている。
【0035】
「左90度」ボタン101、「右90度」ボタン102、「180度」ボタン103は、それぞれ文書を回転する処理を行わせるもので、画面100−2では表示されている文書を、画面100−1では、サムネイルイメージ下のチェックボックスで指定された文書が回転される。文書の回転は、変換処理部33で行われ、図5に示す画面100−3のようにサムネイルイメージも回転される。
【0036】
「ダウンロード」ボタン104は、選択した文書(選択方法は回転の場合と同じ)のダウンロードを指示するボタンであり、このボタンを押下した際には、図示しない設定画面において、任意の文書フォーマットを選択できる。選択された文書フォーマットが元の文書のフォーマットと異なる場合には、変換処理部33で文書フォーマットの変換が施される。また、文書のダウンロード時には、図示しない画面において、文書一覧がサムネイルイメージで表示され、サムネイルイメージを選択することでダウンロードを行う文書を選択できる。
【0037】
「削除」ボタン105は、選択した文書(選択方法は回転の場合と同じ)の削除を指示するボタンであり、このボタンを押下した際には、ウェブブラウザには、図6に示す画面110が表示される。画面110には、サムネイル表示欄111と文書選択欄112、「OK」ボタン113等が表示されている。サムネイル表示欄111には、削除対象と指定された文書のサムネイルイメージが表示され、表示を切り替えることで複数ページの文書も前ページを確認することができる。文書選択欄112は、画面100−1で複数の文書が選択された場合に、選択された文書のリストが表示される欄で、ここで文書の選択を行うことで、サムネイル表示欄111に表示されるサムネイルイメージを切り替えることができる。サムネイル表示欄111と文書選択欄112を利用して削除対象の文書を確認した後に、「OK」ボタン113を押下すると、対象文書が削除される。
【0038】
また、画面100−1、100−2には、図示しなかったが、表示された文書の処理を指示するボタンとしては、傾き補正やノイズ除去等のボタンもあり、回転や削除の場合と同容にサムネイルイメージを参照してこれらの補正処理を指示することもできる。なお、これらの補正処理は、変換処理部33で施される。
【0039】
ところで、上述したWWWサーバ3での各処理は、ネットワークスキャナ1での原稿のスキャン時にジョブテンプレートを利用することでWWWサーバ3への登録時に行うことができる。
【0040】
ここで、ジョブテンプレートについて説明する。
ジョブテンプレートは、文書の登録先や文書名、スキャン条件、メールによる登録通知を行うか否か等が設定されており、スキャンサーバ2に登録されている。ネットワークスキャナ1は、スキャンサーバ2に定期的にポーリングを行うことによってジョブテンプレートを取得してメモリ上にキャッシュしている。
【0041】
図7は、ネットワークスキャナ1のコントロールパネルの一部を示した図である。
ネットワークスキャナ1のコントロールパネル200には、タッチパネル201とスタートボタン202が具備されており、ジョブテンプレート使用時には、タッチパネル201にジョブテンプレートの選択画面が表示される。
【0042】
このタッチパネル201の操作により使用するジョブテンプレートを選択することができるが、ここでは、ジョブテンプレートの詳細を確認したり、ポーリングを待たずに最新のジョブテンプレートへの更新を指示することもできる。
【0043】
タッチパネル201の操作で使用するジョブテンプレートを選択した後に、スタートボタン202を押下すると、これをトリガに原稿のスキャンが開始され、スキャンされた文書は、使用したジョブテンプレートとともにスキャンサーバ2へ転送される。
【0044】
次に、ジョブテンプレートでの設定項目とジョブテンプレートの作成方法について説明する。
ジョブテンプレートは、クライアント4がウェブブラウザを介してスキャンサーバ2にアクセスすることで作成、編集を行う。図8乃至12は、ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図である。
【0045】
クライアント4からウェブブラウザを介してスキャンサーバ2にアクセスし、メニューからジョブテンプレートの作成を選択すると、ウェブブラウザには、図8に示す画面300−1が表示される。画面300−1では、ジョブテンプレートの名前や説明、対応機種(ネットワークスキャナ)等を設定する属性設定欄301と、文書の登録先や文書名、スキャン条件、メールによる登録通知を行うか否か等を設定する条件設定欄311が表示される。また、条件設定欄311は、タブ310、320、330、340のいずれかを選択することで設定項目を切り替えることができる。
【0046】
属性設定欄301で設定する「ジョブテンプレート名」と「ジョブテンプレート説明」は、ネットワークスキャナ1のタッチパネル201に表示される項目であり、これによりジョブテンプレートを特定する。「対応機種名」は、当該ジョブテンプレートを適用するネットワークスキャナの機種を選択するが、ここでの設定により、ネットワークスキャナ1は、適合するジョブテンプレートのみをポーリングすることになる。
【0047】
また、タブ310を選択して表示される条件設定欄311では、登録する文書の保存先を設定するほか、文書の登録時にWWWサーバ3で処理が可能な補正等の項目を設定する。
【0048】
また、タブ320を押下した場合には、図9に示す画面300−2のように条件設定欄321が表示される。ここで表示される条件設定欄321では、スキャン条件として、原稿の種類や読み取りサイズ、解像度、カラーモードを設定できる。カラーモードとしてフルカラーを選択した場合には、明度やコントラストを設定することができるが、カラーモードとして白黒2値を選択した場合には、図10に示す画面300−3の条件設定欄322のように、読み取り濃度を設定するように画面表示が変更される。なお、属性設定欄301での「対応機種名」にモノクロ専用機を指定した場合には、タブ220を押下した際にカラーモードは白黒2値に固定され、機種に応じた条件のみが設定可能となる。
【0049】
タブ330を押下した場合には、図11に示す画面300−4のように条件設定欄331が表示され、登録する文書の文書名を設定することができる。例えば、文書名として「ジョブテンプレート名」+「連番」を設定しておくと、このジョブテンプレートを使用して10ページの原稿をスキャンすると、その文書には「template-00001」〜「template-00010」が文書名として付される。
【0050】
また、タブ340を押下すると、図12に示す画面300−5のように条件設定欄341が表示され、文書の登録時にメールによる通知を行うか否かを設定することができる。メール通知をするように設定する場合には、通知先のメールアドレスを指定するが指定するメールアドレスは、個人でもグループでもよく、これにより当該文書を共同利用するユーザへの通知が自動的に行われることになる。
【0051】
ここでの設定によりユーザへ通知されるメールには、文書の登録先を示す情報、例えば、URLを記載してもよい。ユーザは、ここに記載された文書の登録先を示す情報を用いて文書を参照することにより、文書の参照を容易に行うことができる。
【0052】
このようにして設定したジョブテンプレートは、ネットワークスキャナ1で原稿をスキャンされる際に使用されると、条件設定欄321、322で設定したスキャン条件に基づいてネットワークスキャナ1が動作し、スキャンにより得た文書とともに当該ジョブテンプレートをスキャンサーバ2に転送する。
【0053】
スキャンサーバ2では、受信した文書をジョブテンプレートの条件設定欄311で指定された保存先である(ここでは)WWWサーバ3にジョブテンプレートともに転送する。
【0054】
WWWサーバ3では、変換処理部33が受信した文書に対して条件設定欄311で設定された補正等の処理を施し、その後、条件設定欄331で指定された文書名を付して文書格納部34に格納する。続いて、Webページ作成部32が、クライアント4のウェブブラウザに表示するためのページを作成するとともに、条件設定欄341でメールによる通知が設定されていた場合には、メール作成部36が通知メールを作成して、指定された宛先に送信する。なお、作成されたメールは、送受信部35を介してSMTP等のメール送信用のサーバに送信されるが、WWWサーバ3にメール送信サーバとしての機能を設け、POP等のメール受信用のサーバに直接メールを送信してもよい。
【0055】
なお、上述の説明では、スキャンサーバ2とWWWサーバ3を別構成として説明したが、これに限定されるわけではなく、スキャンサーバ2とWWWサーバ3が同一マシン(コンピュータ)で稼働する構成としてもよい。
【0056】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、ジョブテンプレートに原稿のスキャン条件、文書の登録先、補正の有無、メール通知の有無等を設定し、ネットワークスキャナでジョブテンプレートを使用して原稿のスキャンを行い、スキャンサーバを介してWWWサーバに登録するように構成したので、文書をスキャンする際に文書の登録等の作業が全て自動で行われ、ユーザの文書登録時の負担が軽減し、文書の共有化を促進することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】この発明を適用した文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図2】WWWサーバ3の概略構成を示したブロック図である。
【図3】クライアント4のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図(1)である。
【図4】クライアント4のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図(2)である。
【図5】クライアント4のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図(3)である。
【図6】クライアント4のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図(4)である。
【図7】ネットワークスキャナ1のコントロールパネルの一部を示した図である。
【図8】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図(1)である。
【図9】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図(2)である。
【図10】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図(3)である。
【図11】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図(4)である。
【図12】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図(5)である。
【符号の説明】
1 ネットワークスキャナ
2 スキャンサーバ
3 WWWサーバ
4 クライアント
31 制御部
32 Webページ作成部
33 変換処理部
34 文書格納部
35 送受信部
36 メール作成部
100−1、100−2、100−3 画面
101 「左90度」ボタン
102 「右90度」ボタン
103 「180度」ボタン
104 「ダウンロード」ボタン
105 「削除」ボタン
110 画面
111 サムネイル表示欄
112 文書選択欄
113 「OK」ボタン
200 コントロールパネル
201 タッチパネル
202 スタートボタン
300−1〜300−5 画面
301 属性設定欄
310 タブ
311 条件設定欄
320 タブ
321 条件設定欄
322 条件設定欄
330 タブ
331 条件設定欄
340 タブ
341 条件設定欄
Claims (4)
- ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理方法において、
ネットワークスキャナが、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送し、
前記スキャンサーバが、前記文書を該文書とともに受信したジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに、前記ジョブテンプレートで設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を前記ジョブテンプレートに設定された通知先に通知するメールを送信する
ことを特徴とするネットワークスキャナを利用した文書管理方法。 - 前記メールは、前記文書の登録先を示す情報が記載されていることを特徴とする請求項1記載のネットワークスキャナを利用した文書管理方法。
- ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理システムにおいて、
文書の登録先となるサーバを少なくとも1つと、
読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送するネットワークスキャナと、
前記ネットワークスキャナから転送された文書を、前記サーバのうち該文書とともに転送されたジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに前記ジョブテンプレートに設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を通知するメールを作成して前記ジョブテンプレートに設定された通知先へ送信するスキャンサーバと
を具備することを特徴とするネットワークスキャナを利用した文書管理システム。 - 前記スキャンサーバは、前記文書の登録先を示す情報を記載したメールを作成して送信することを特徴とする請求項3記載のネットワークスキャナを利用した文書管理システム。
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