JP3620711B2

JP3620711B2 - Information circulation system

Info

Publication number: JP3620711B2
Application number: JP2000324854A
Authority: JP
Inventors: 直行森田; 芳夫井田; 渉安部; 新竹内; 一裕小寺
Original assignee: Kyocera Communication Systems Co Ltd
Current assignee: Kyocera Communication Systems Co Ltd
Priority date: 2000-10-25
Filing date: 2000-10-25
Publication date: 2005-02-16
Anticipated expiration: 2020-10-25
Also published as: JP2002132687A

Description

【０００１】
【発明の技術分野】
この発明はＬＡＮやインターネットによって接続された端末装置間において情報回覧を行うためのシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術および課題】
電子的に文書等の回覧を行う場合、回覧元が電子メールに回覧したい文書を添付して配信し、回覧者が、さらに次の回覧先に転送するなどの方法が採られている。
【０００３】
関係者全員に情報伝達を行い、コメントを収集するという場合には、回覧ではなく、情報を一斉送信すればよい。回覧は、回覧順序を定め情報伝達の経路を規制できる、先の回覧者のコメントを次の回覧者が見ることができる等の特徴を有している。したがって、回覧を行う場合には、回覧の仕方や順序を、回覧対象となる情報の内容や重要性に応じて、柔軟に設定できることが望まれる。
【０００４】
かかる観点からは、従来の回覧方法では、このような要望に十分応えていなかった。
【０００５】
また、情報の一斉配布において、情報発信者が、各配布先の閲覧状況を確認することは容易ではなかった。したがって、配布が完了したか否かを把握することが困難であった。
【０００６】
そこで、この発明では、配布完了の確認を容易にし、また回覧の仕方や順序を柔軟に設定することのできる回覧システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
（１）この発明の情報回覧システムは、
複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、
情報回覧元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして、回覧先の順序を記述した回覧経路情報をサーバ装置に記録し、
サーバ装置は、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信する情報回覧システムであって、
サーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるようにし、
サーバ装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【０００８】
したがって、回覧先をグループ化して、当該グループの回覧先に対しては同時に回覧を行うことができ、さらに、当該グループの回覧先からの回覧確認が所定の条件を満たした場合にのみ次の回覧先に回覧を行うようにすることができる。すなわち、より柔軟に回覧を仕方を設定することができる。
【０００９】
（４）この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の全てから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１０】
したがって、グループ化された複数の回覧先の閲覧が完了しなければ、次の回覧先に回覧が行われず、回覧者をグループ化しつつ厳格な回覧を行うことができる。当該グループの閲覧者の全員が知っている必要のある情報を回覧する場合や当該グループの閲覧者の全員のコメントを得る必要がある場合などに有効である。
【００１１】
（５）この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の何れか一つから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１２】
したがって、グループ化された複数の回覧先の何れか一つが閲覧を完了すれば、次の回覧先に回覧が行われ、回覧者のグループ化による回覧の迅速化を図ることができる。当該グループの閲覧者の何れかが知っていれば十分な情報を回覧する場合や当該グループの閲覧者の何れかのコメントを得れば十分である場合などに有効である。
【００１３】
（６）この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先のうちから予め指定された１以上の回覧先から閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１４】
したがって、グループ化された複数の回覧先のうちキーとなる回覧先が閲覧を完了すれば、次の回覧先に回覧が行われ、当該グループに対する情報回覧の有効性を確保しつつ、回覧者のグループ化による回覧の迅速化を図ることができる。当該グループのキーとなる人が知っていれば十分な情報を回覧する場合や当該グループのキーとなる人のコメントを得れば十分である場合などに有効である。
【００１５】
（１０）この発明の情報伝達システムは、複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、情報伝達元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして１以上の伝達先を指定するとともに、伝達完了通知の条件を指定し、サーバ装置は、指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を行うことを特徴としている。
【００１６】
したがって、情報伝達を行う者は、情報伝達の際に、閲覧確認を受け取る条件を設定することができ、伝達する情報の内容に応じた適切な閲覧確認を受け取ることができる。
【００１７】
「回覧」とは、全ての回覧者に対し回覧情報を同報伝達するのではなく、回覧者から回覧者に順次伝達することをいう。
【００１８】
「伝達」とは、少なくとも１以上の対象者に情報を伝えることをいう。全ての対象者に対して一斉に情報を伝える行為である配布がこれに該当する。また、回覧処理において、ある回覧者から次の回覧者に回覧を行う行為も伝達に含まれる。したがって、回覧行為は、伝達行為に含まれる概念である。
【００１９】
「回覧先（伝達先）からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合」とは、１以上の回覧先（伝達先）から返信されてくる１以上の閲覧確認が、所定の条件を満たすことを意味する。ここで、「所定の条件」とは、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）から閲覧確認が返信されたこと、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）のいずれかから閲覧確認が返信されたこと、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先から閲覧確認が返信されたこと、回覧通知の発信から所定時間（期間）経過したこと（この場合、閲覧確認が全く無くとも次に回覧が行われる）などである。すなわち、閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知からの経過時間等、あるいはこれらの組み合わせに基づいて、所定条件を設定することができる。
【００２０】
「アクセス手段」とは、自己のコンピュータ又は他のコンピュータに記録された回覧経路情報または伝達先情報にアクセスするための手段をいい、実施形態においては、図６のステップＳ４２、Ｓ４７がこれに対応する。
【００２１】
「サーバ装置」とは、少なくとも、回覧経路情報または伝達先情報にアクセスして管理を行うことのできるコンピュータをいい、実施形態では、サーバ装置２や社外向けサーバ装置５０がこれに該当する。
【００２２】
「プログラムを記録した記録媒体」とは、プログラムを記録したＲＯＭ、ＲＡＭ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、ハードディスク等の記録媒体をいう。また、電話回線、搬送路等の通信媒体も含む概念である。ＣＰＵに接続されて、記録されたプログラムが直接実行されるハードディスクのような記録媒体だけでなく、一旦ハードディスク等にインストールした後に実行されるプログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体を含む概念である。さらに、ここでいうプログラムには、直接実行可能なプログラムだけでなく、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００２３】
【発明の実施の形態】
１．全体システムおよび概要
図１に、この発明の一実施形態による情報回覧システムの全体構成を示す。サーバ装置２には、ＬＡＮによって、端末装置４、６、８、１０・・・が接続されている。また、携帯端末などの端末装置１２、１４が、無線ＬＡＮやインターネットを介して接続されている。これら端末装置は、社内利用のための端末装置である。サーバ装置２には、ロータスノーツ（商標）などの、グループウエア・プログラム（サーバ）がインストールされ、各端末装置には、グループウエア・プログラム（クライエント）がインストールされている。
また、サーバ装置２には、社外向けサーバ装置５０が接続されている。社外向けサーバ装置５０には、インターネット５２を介して、社外の端末装置５４、５６、５８・・・が接続されている。両サーバ装置２、５０は、所定時間ごとに交信を行い、互いの記録内容が同じになるようにデータの更新を行う。
【００２４】
図２に、サーバ装置２のハードウエア構成を示す。ＣＰＵ６０、メモリ６２、通信回路６４、ディスプレイ６６、ハードディスク（記録装置）６８、キーボード／マウス７０を備えている。通信回路６４は、ＬＡＮやインターネットと接続するための回路である。ハードディスク６８には、ＵＮＩＸなどのオペレーティングシステム、グループウエア・プログラム、情報回覧プログラムなどが記録されている。この実施形態の情報回覧プログラムは、グループウエア・プログラムに付加して動作するプログラムとして構成されている。
【００２５】
なお、社外向けサーバ装置５０も同様の構成であり、同様のプログラムが記録されている。また、各端末装置の構成も同様である。
【００２６】
図３に、情報回覧システムにおける情報回覧の基本的な流れを模式的に示す。
【００２７】
▲１▼まず、この情報回覧システムによって回覧を行うためのフォームを、管理者が設定する。管理者は、管理者端末装置（図１の端末装置のうち管理者が使用している端末装置）から、サーバ装置２にアクセスして、回覧フォームを作成し登録する。
【００２８】
▲２▼起票者は、起票者端末装置（図１の端末装置のうち起票者が使用している端末装置）から、サーバ装置２にアクセスして、回覧フォームを呼び出して、回覧文書を作成し、サーバ装置２に記録する。併せて、回覧経路を作成して、これもサーバ装置２に記録する。これにより、サーバ装置２によって、回覧経路の１番目に設定された回覧者に対して回覧通知のメールが送信される。
【００２９】
▲３▼回覧者は、回覧者端末（図１の端末装置のうち回覧者が使用している端末装置）から、回覧通知メールを見て、サーバ装置２の回覧文書を閲覧する。回覧者は、回覧文書に対するコメントをサーバ装置２に記録するとともに、閲覧確認をサーバ装置２に送信する。サーバ装置２は、閲覧確認が所定条件を満たすと、回覧経路の次の回覧者に対し、回覧通知のメールを送信する。この処理が、回覧経路の最後になるまで行われる。
【００３０】
▲４▼回覧が終了した後、必要ならば、起票者、最後の回覧者などが、回覧文書を配布する。配布は、上記の回覧と同様の手順にて行う。ただし、配布は、回覧と異なり、一斉同報送信であり、経路を定めて順番に回覧するものではない。配布を受けた配布者は、閲覧確認をサーバ装置２に送信する。
【００３１】
２．管理者によるフォームの設定
図４に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プログラムのうち、管理者によるフォーム設定処理のフローチャートを示す。
【００３２】
まず、管理者は、管理者端末装置からサーバ装置２にアクセスし、管理者用設定画面を要求する（ステップＳ１）。サーバ装置２は、これを受けて、設定画面を送信する（ステップＳ１１）。
【００３３】
図５ａに、設定画面の例を示す。管理者は、この画面において、キーボードなどを用いて、フォームの名称、最終回覧者が閲覧したことを起票者に知らせるか否か、回覧通知メールに自動的に記述されるメッセージなどを入力する。なお、この実施形態では、社内の回覧先と社外の回覧先とで、異なるメッセージ（通知文書）を設定できるようにしている。すなわち、サーバ装置２は、社内向通知文書と社外向通知文書を記録する。管理者は、設定入力後、サーバ装置２に送信する（ステップＳ２）。サーバ装置２は、この設定を、ハードディスク６８に記録する。図５ｂに、ハードディスク６８に記録された、フォームの設定例を示す。
【００３４】
３．回覧処理
図６に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プログラムのうち、回覧処理のフローチャートを示す。
【００３５】
まず、起票者は、起票者端末装置からサーバ装置２にアクセスし、起票者用画面を要求する（ステップＳ３０）。サーバ装置２は、これを受けて、起票画面を送信する（ステップＳ４０）。この実施形態では、管理者が上記で予め設定したフォームに基づく起票画面が送信される。なお、複数のフォームを記録しておき、選択できるようにしても良い。あるいは、起票者がフォームを設定できるようにしてもよい。図１０に、起票画面の例を示す。
【００３６】
起票者は、この起票画面において、キーボード等を用いて、回覧文書のタイトル１００、回覧内容１０２などを入力する（ステップＳ３１）。続いて、図１１に示す回覧順序の設定画面により、回覧経路を入力する。この例では、回覧の第１順位記入欄２０１に、為川敦子、橘川雅弘、長澤宏起、中嶋裕美子、小寺一裕の５人の回覧者を入力している。また、第２順位記入欄２０２には、安部渉が入力され、第３順位記入欄２０３には、井田芳夫が入力されている。
【００３７】
順位記入欄において、複数の回覧者が記入されている場合には、これら回覧者に同時に回覧通知メールが出され、これら回覧者からの閲覧確認が所定の条件を満たしたときに、次の順位の回覧者に回覧通知メールが送信されることとなる。したがって、図１１ａのように順位記入欄に入力した場合、図１１ｂに示すような経路が意図されることとなる。
【００３８】
各順位記入欄２０１、２０２、２０３に回覧先を記入するには、それぞれの設定ボタン２０１ａ、２０２ａ、２０３ａをクリックし、回覧者の設定画面をサーバ装置２から呼び出す。回覧者の設定画面において、回覧者の氏名、メールアドレスなどを入力する。
【００３９】
なお、同一順位に複数の回覧者を設定した場合には、次回覧条件記入欄２１０において、次の順位の回覧者に回覧する条件を入力する。図１１ａの例では、全ての回覧者が閲覧を終わったことを条件に、次の順位の回覧者に回覧が行われるように設定されている。その他、この例では、誰か一人が閲覧を終われば次に回覧を行う、キーマンが閲覧を終わったことを条件に次に回覧を行う等の設定ができるようになっている。キーマンが閲覧を終わったことを条件とする場合には、キーマン設定のためのラジオボタン２２０により、キーマンを選択する。
【００４０】
また、図１１ａの設定画面にあるように、各回覧者ごとに、その回覧者が社外の者であるか否かを示すチェックボタン２５０が用意されている。当該回覧者が社外の者である場合には、このチェックボタン２５０をクリックする。また、社内の者である場合には、チェックボタン２５０をクリックしない。
【００４１】
上記のような設定が終了すると、サーバ装置２は、回覧文書（回覧情報）および回覧経路情報をハードディスク６８に記録する（図６、ステップＳ４１）。図１２に、サーバ装置２に記録された回覧文書を示す。回覧文書には、回覧者のコメントを記入するための領域が用意される。この文書には、社内用のアドレス（ｈｔｔｐ：／／ｋｙｔｓｆｔｄｏｍ．．．．．．）が付されて記録される。また、この回覧文書は、社外向けサーバ装置５０にも記録される。ただし、社外向けサーバ装置５０においては、インターネットのためのアドレス（ＵＲＬ）が付されて記録される。
【００４２】
図１３に、サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示す。各回覧者について、氏名、メールアドレス、社内か社外かの区別、回覧順位、条件などが記録される。回覧順位欄には、図１１ａの設定画面において入力されたとおり記録される。図１３においては、最初の５人は、同順位であることが記録されている。
【００４３】
条件欄には、次に回覧を行う条件が記録される。「０」は、同順位での閲覧者が単数であり、その閲覧者が閲覧すれば次に回覧することを示す。「１」「２」「３」は、同順位での閲覧者が複数であることを示し、「１」は複数の閲覧者全てが閲覧すれば次に回覧すること、「２」は複数の閲覧者の誰か一人が閲覧すれば次に回覧すること、「３」は複数の閲覧者のうちのキーマンが閲覧すれば次に回覧することを示す。「３」の場合には、図１４に示すように、（１）によってキーマンを示す。図１４の場合、長澤弘起がキーマンであることが示されている。なお、閲覧日時欄は、回覧者からの閲覧確認日時を記録するために設けられるものである。
上記のようにしてサーバ装置２に回覧文書、回覧経路が記録される。なお、回覧経路について、起票者端末装置またはサーバ装置２に記録しておけば、次回以降の起票時に用いることができる。
【００４４】
次に、起票者が回覧開始ボタンをクリックすると、サーバ装置２は、回覧処理を開始する。また、社外向けサーバ装置５０も回覧処理を開始する。サーバ装置２は社内の閲覧者を対象とし、社外向けサーバ装置５０は社外の閲覧者を対象とするという点で異なるが、基本的な処理内容は同じである。
【００４５】
サーバ装置２は、まず、記録された回覧経路から最初の回覧者を取得する（ステップＳ４２）。すなわち、回覧順位「１」の回覧者を取得する。図１３の例では、最初の５人「為川敦子」「橘川雅弘」「長澤弘起」「中嶋裕美子」「小寺一裕」が取得される。
【００４６】
次に、サーバ装置２は、取得した回覧者が単数であるか複数であるかを判断する（ステップＳ４３）。単数であれば単数モードによる回覧処理を行い（ステップＳ４４）、複数であれば複数モードによる回覧処理を行う（ステップＳ４５）。ここでは、最初の回覧者は複数であるから、複数モードによる処理が行われる。
【００４７】
サーバ装置２における複数モードでの回覧処理の詳細を図８に示す。なお、社外向けサーバ装置５０における複数モード回覧処理も同様である。サーバ装置２は、図１３の閲覧経路の「社内社外欄」「メールアドレス欄」を参照して、複数の閲覧者のうち、社内の閲覧者に対してのみ、回覧通知メールを送信する（ステップＳ８１）。図１５に、回覧通知メールの例を示す。サーバ装置２は、設定フォーム（図５ｂ参照）に記録されたメール本文メッセージ（社内向き）を用いて、回覧通知メールの本文を生成する。この例では、「次の文書の確認をお願いします」という本文メッセージとなっている。また、サーバ装置２は、回覧文書の記録場所を示すリンクをメール中に記述する。この例では、ｈｔｔｐ：／／ｋｙｔｓｆｔｄｏｍ．．．．がリンク先として記述されている。なお、社内の回覧者であり、インターネットを介してサーバ装置２にアクセスする者に対しては、回覧文書のリンク先ＵＲＬが記述される。
【００４８】
さらに、サーバ装置２は、複数の回覧者に対応するため、図１６に示すように、回覧文書を回覧者分だけ複製し、ハードディスク６８に記録する（ステップＳ８２）。これは、複数の回覧者から、コメント記入による回覧文書の更新が同時に為されることを防止するためである。このように、各回覧者ごとに複製を作成しておけば、２以上のコメント記入のアクセスが干渉することがない。
【００４９】
回覧通知メールを受けた回覧者は、回覧者端末装置により当該メールの内容を見て、回覧文書のリンク先をクリックする（ステップＳ９１）。これにより、図１５に示すように、回覧文書がサーバから送信されて表示される（ステップＳ８３）。
【００５０】
閲覧者は、回覧文書を確認する。なお、回覧文書には、参考のため、次の回覧者名や前の回覧者が付したコメントなどが付されて表示される（図１５参照）。閲覧者は、図１５の「コメント」ボタン３００をクリックして、コメント入力画面を呼び出し、コメントを入力する。さらに、「次へ」ボタン３０２をクリックして、閲覧確認およびコメントをサーバ装置２に送信する（ステップＳ９２）。
【００５１】
サーバ装置２は、これを受けて、図１３の閲覧経路テーブルに、当該回覧者の閲覧日時を記録する。さらに、当該回覧者のために複製した回覧文書のコメント欄に、コメントを記録する。なお、サーバ装置２に記録された各回覧者からの閲覧確認、コメントは、社外向けサーバ装置５０にも記録される。同様に、社外向けサーバ装置５０に記録された各回覧者からの閲覧確認、コメントは、サーバ装置２にも記録される。
【００５２】
なお、上記では、オリジナルの回覧文書を閲覧のために端末装置に送信し、コメントの記録を複製した回覧文書に行うようにしている。しかし、複製した回覧文書を閲覧のために端末装置に送信するようにしてもよい。また、サーバ装置２は、各回覧者からのコメントを一時的に記録しておき、回覧文書のコメント欄に順次あるいはまとめて記録するようにしてもよい。このようにすれば、回覧文書を複製しなくともよい。
【００５３】
サーバ装置２は、上記のようにして、回覧者からのコメントを記録し、閲覧確認を記録する。また、他の回覧者からのコメント、閲覧確認についても、同様にして記録を行う（ステップＳ１０１、Ｓ１０２、Ｓ８５、Ｓ８６）。上記の複数モード処理中においては、サーバ装置２は、図９に示すような所定条件チェックを所定時間（たとえば、１分）ごとに実行する。
【００５４】
サーバ装置２は、まず、ステップＳ１１１において、図１３の閲覧日時欄に記録があるか否かにより、各回覧者について閲覧確認が返送されているか否かを判断する。そして、閲覧確認が、条件欄に記述された条件に合致しているか否かを判断する。図１３に示すように条件欄に「１」が記録されている場合には、複数の回覧者全てから閲覧確認があったか否かを判断することになる。図１４に示すように条件欄に「３」が記録されている場合には、「３（１）」によって示されるキーマンの回覧者からの閲覧確認があったか否かを判断することになる。
【００５５】
上記の条件を満たしていなければ、所定条件チェックの処理を終了する。条件を満たしていれば、複製した回覧文書に記録した各回覧者からのコメントを統合し、元の回覧文書に記録する（ステップＳ１１２）。その後、次の回覧先への処理（図６のステップＳ４６）に移行する（ステップＳ１１３）。
【００５６】
なお、この実施形態においては、条件欄の設定を「２」や「３」とした場合、当該条件が充足された後は、同順位の他の閲覧者によるコメントを受け付けず、サーバ装置２に記録しないようにしている。しかし、このような場合であっても、コメントを受け付け、記録するようにしても良い。
【００５７】
上記のようにして複数モードを終了すると、サーバ装置２は、図１３の回覧経路テーブルを参照して、次の回覧者の有無を判断する（ステップＳ４６）。すなわち、回覧順が「２」となっている回覧先があるか否かを判断する。ここでは、次の回覧者が記述されているので、この回覧者を取得する（ステップＳ４７）。
【００５８】
次に、ステップＳ４３に戻って、取得した回覧者が１人であるか否かを判断する。ここでは、１人であるから、単数モードに進む（ステップＳ４４）。単数モードにおけるサーバ装置２の処理を図７ａに示す。
【００５９】
まず、ステップＳ６１において、サーバ装置２は、図１３の「社内社外欄」を参照し、当該回覧者が社内であるか社外であるかを判断する。社外であれば、サーバ装置２は、回覧通知メール送信等の処理は行わない。社外の回覧者に対しては、社外向けサーバ装置５０がこの処理を行うからである。したがって、サーバ装置２は、図１３の回覧経路テーブルに閲覧確認が記録されるのを待って処理を終了する（ステップＳ６５）。ここでは、次の回覧者「安部渉」は、社外に分類されるので、サーバ装置２は待機することになる。
【００６０】
社外の「安部渉」に対しては、社外向けサーバ装置５０から回覧通知メールが送られることになる。図７ｂに、社外向けサーバ装置５０の単数モードにおける処理を示す。まず、ステップＳ２６１において、回覧者が社内であるか否かを判断する。ここでは、社外であるから、ステップＳ２６２に進み、回覧者「安部渉」に対し、回覧通知メールを送信する。社外向けサーバ装置５０は、図５ｂのフォームに記録されたメール本文メッセージ（社外向け）を用いて、メール本文を生成する。図１６に、回覧通知メールの例を示す。
【００６１】
回覧通知メールを受けた回覧者は、リンクボタンをクリックして回覧文書を閲覧し、閲覧確認、コメント等を送信する（ステップＳ２７１、Ｓ２６３、Ｓ２７２）。社外向けサーバ装置５０は、回覧経路テーブルに閲覧確認の日時を記録し、閲覧文書にコメントを記録する（ステップＳ２６４）。これにより、社外向けサーバ装置５０は、単数モード処理を終了する。なお、前述のように、社外向けサーバ５０とサーバ装置２は互いに連絡をとって、閲覧文書、閲覧経路などの記録内容を同じにしているので、上記閲覧確認、コメントなどは、サーバ装置２にも記録される。すなわち、サーバ装置２は、所定時間ごとに社外向けサーバ５０にアクセスし、社外向けサーバ５０に記録されている閲覧確認、コメントであって、自分の側に記録されていない閲覧確認、コメントを取得して記録・更新する。社外向けサーバ５０も同様の処理を行っている。
【００６２】
図７ａのステップＳ６５において待機中であったサーバ装置２は、閲覧確認が記録されたことにより、単数モードの処理を終了する。続いて、サーバ装置２は、図６のステップＳ４６に進み、次の回覧先があるか否かを判断する。図１３に示すように、次の回覧者「井田芳夫」が記述されているので、ステップＳ４３に戻って処理を続ける。
【００６３】
上記のようにして、回覧経路の記述された最後の順位まで回覧が終了すると、サーバ装置２は、ステップＳ４６からステップＳ４８に進む。ステップＳ４８においては、図５ｂのフォーム設定に、「終了後起票者に戻す」の欄が「有」なっているか否かを判断する。「無」であれば、回覧処理を終了する。「有」であれば、回覧終了の通知を起票者にメールにて通知する（ステップＳ４９）。これにより、起票者は回覧の終了を知ることができる。
【００６４】
上記のようにして、図１１ｂに示すように、社内の回覧者と社外の回覧者とにまたがる回覧を適切に行うことができる。なお、グループ化された複数の回覧先に、社内と社外が混在している場合であっても、同様に回覧を行うことができる。
【００６５】
４．配布処理
続いて、起票者は、回覧者のコメントが付された回覧文書を配布することができる。配布を行うための設定は、回覧の場合とほぼ同様である。すなわち、サーバ装置２に、配布文書（伝達情報）および配布先情報（伝達先情報）を記録して処理を行う。しかし、回覧の場合には、回覧順位を設定できるのに対し、配布の場合には、回覧順位は設定できず、複数の配布者に対し同報にて配布通知メールが送信される点で異なる。
【００６６】
また、上記配布の場合において、配布者からサーバ装置２に送られてきた閲覧確認が所定の条件を満たすと、サーバ装置２は、起票者に対して配布完了通知メール（伝達完了通知）を送信する。この場合の所定の条件は、上記の閲覧の場合の所定の条件と同様の方法で設定することができる。
【００６７】
５．他の実施形態
（１）上記の実施形態においては、「所定条件」として３つの例を示したが、その他、１以上の回覧先（１以上の配布先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先（配布先）から閲覧確認が返信されたこと、１以上の回覧先（１以上の配布先）の中から指定された回覧先（配布先）の何れかから閲覧確認が返信されたこと、１以上の回覧先（１以上の配布先）の中から指定された回覧先（配布先）の全てから閲覧確認が返信されたこと、回覧通知（配布通知）の発信から所定時間（期間）経過したこと（この場合、閲覧確認が全く無くとも次の回覧（完了通知）が行われる）などを条件としても良い。すなわち、閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知（配布通知）からの経過時間等、あるいはこれらの組み合わせに基づいて、所定条件を設定することができる。
【００６８】
（２）上記実施形態では、社内用のサーバ装置２と社外向けサーバ装置５０を設けている。このようにすれば、社外から社内用のサーバ装置２にアクセスすることなく、社内社外の双方に回覧（配布）を行うことができ、セキュリティの上から好ましい。しかし、セキュリティ上の問題がなければ、サーバ装置２だけを設け、社内社外ともに、サーバ装置２によって管理するようにしても良い。
【００６９】
（３）上記実施形態では、回覧を行った後に配布を行うようにしているが、配布のみあるいは回覧のみを行うようにしても良い。
【００７０】
（４）上記実施形態では、回覧のためのフォームを管理者が設定するようにしている。しかし、起案者が、その都度、フォームを生成するようにしてもよい。
【００７１】
（５）上記実施形態では、回覧情報（配布情報）として、回覧文書を例として示したが、文書以外の図、絵、プログラム等を回覧（配布）してもよい。
【００７２】
（６）上記実施形態では、回覧情報をサーバ装置に記録し、回覧通知メールにそのリンク情報を記述しているが、回覧通知メールに回覧情報を添付するようにしてもよい。この場合、単数モードでは、回覧者は受信した回覧情報にコメントを付して、サーバ装置に返送するようにするとよい。また、複数モードでは、サーバ装置は、返送されてきた回覧情報に付加されているコメントを統合して、次の回覧者に送信するようにすればよい。
【００７３】
（７）上記実施形態では、サーバ装置において回覧経路（配布先）を管理している。複数の回覧者に同順位を与えた場合にこのような集中管理は好ましいと思われる。しかしながら、同順位の回覧者が複数いる場合に、その順位における管理を、いずれかの回覧者の端末装置が行うようにすれば、サーバ装置を設ける必要がない。また、各端末装置が相互に連絡をとって、次の回覧者に回覧するための条件が整ったか否かを判断するようにしてもよい。すなわち、各端末装置が管理を行うようにしても良い。これらの場合には、回覧経路情報および回覧情報は、順次、端末装置間を転々とすることになる。
【００７４】
（８）上記実施形態では、各回覧者が社内であるか社外であるかを、起案者が設定画面において入力するようにしている。しかし、メールアドレスによって、サーバ装置２が判断するようにしてもよい。たとえば、ｋｃｃｓ．ｃｏ．ｊｐというドメインを取得している企業であれば、このドメイン以外のアドレスは、社外の回覧者（社員ではない回覧者）であると判断できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施形態による情報回覧システムの全体構成を示す図である。
【図２】サーバ装置のハードウエア構成を示す図である。
【図３】回覧及び配布処理の流れを模式的に示す図である。
【図４】管理者による設定の処理を示すフローチャートである。
【図５ａ】管理者による設定のための画面を示す図である。
【図５ｂ】記録されたフォーム設定情報を示す図である。
【図６】回覧処理を示すフローチャートである。
【図７ａ】サーバ装置２の単数モードにおける処理を示すフローチャートである。
【図７ｂ】社外向けサーバ装置５０の単数モードにおける処理を示すフローチャートである。
【図８】サーバ装置２の複数モードにおける処理を示すフローチャートである。
【図９】サーバ装置２の所定条件チェックの処理を示すフローチャートである。
【図１０】起票者のための起票画面を示す図である。
【図１１ａ】回覧順序の設定画面を示す図である。
【図１１ｂ】回覧順序を示す図である。
【図１２】サーバ装置２に記録された回覧文書を示す図である。
【図１３】サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示す図である。
【図１４】サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示す図である。
【図１５】回覧通知メールおよび回覧文書の画面イメージを示す図である。
【図１６】回覧通知メールおよび回覧文書の画面イメージを示す図である。
【図１７】回覧文書の複製状態を示す図である。
【符号の説明】
２・・・サーバ装置
５０・・・社外向けサーバ装置
５２・・・インターネット[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a system for circulating information between terminal devices connected by a LAN or the Internet.
[0002]
[Prior art and problems]
When a document or the like is circulated electronically, a method is adopted in which a circulation source attaches and distributes a document to be circulated to an e-mail, and the circulator further forwards it to the next circulation destination.
[0003]
When information is communicated to all the parties involved and comments are collected, it is only necessary to send information all at once instead of circulating. Circulation has the characteristics that the circulation order can be set and the information transmission route can be regulated, and the comment of the previous circulator can be viewed by the next circulator. Therefore, when performing circulation, it is desired that the circulation method and order can be flexibly set according to the contents and importance of information to be circulated.
[0004]
From this point of view, the conventional circulation method does not sufficiently meet such a demand.
[0005]
Further, in the simultaneous distribution of information, it is not easy for the information sender to check the browsing status of each distribution destination. Therefore, it has been difficult to determine whether the distribution has been completed.
[0006]
Therefore, an object of the present invention is to provide a circulation system that facilitates confirmation of completion of distribution and can flexibly set a circulation method and order.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
(1) The information circulation system of this invention is
A plurality of terminal devices and a server device connected to the terminal devices;
The terminal device of the information circulation source accesses the server device, records the circulation route information describing the order of the circulation destination in the server device,
The server device is an information circulation system that, when receiving a browsing confirmation satisfying a predetermined condition from a circulation destination terminal device, specifies a next circulation destination based on circulation route information and transmits a circulation notification to the next circulation destination. ,
The circulation route information recorded in the server device can describe the circulation order by grouping multiple circulation destinations.
When the circulation destination to be circulated next is grouped, the server device transmits a circulation notification to each of the grouped circulation destinations, and the browsing confirmation from the circulation destination for the circulation notification is a predetermined condition. When the above is satisfied, a circulation notification is made to the next circulation destination described in the circulation route information.
[0008]
Therefore, the circulation destinations can be grouped and the circulation destinations of the group can be circulated at the same time. Further, only when the circulation confirmation from the circulation destinations of the group satisfies a predetermined condition, the next circulation is performed. Circulation can be done first. That is, the way of circulation can be set more flexibly.
[0009]
(4) In the information circulation system according to the present invention, when the next circulation destination indicated in the circulation route information is grouped, the browsing information is received from all of the plurality of circulation destinations grouped. The feature is that a circulation notice is sent to the next circulation destination.
[0010]
Therefore, if browsing of the plurality of circulation destinations grouped is not completed, circulation is not performed to the next circulation destination, and strict circulation can be performed while grouping the readers. This is effective when circulating information that all the readers of the group need to know or when it is necessary to obtain comments from all the viewers of the group.
[0011]
(5) In the information circulation system according to the present invention, when the next circulation destination indicated in the circulation route information is grouped, the browsing confirmation is received from any one of the plurality of grouped circulation destinations. In this case, a circulation notification is made to the next circulation destination.
[0012]
Therefore, if any one of the grouped circulation destinations completes the browsing, the circulation is performed to the next circulation destination, and the circulation can be speeded up by grouping the readers. This is effective in the case where sufficient information is circulated if any of the viewers of the group knows, or when it is sufficient to obtain any comment of the viewers of the group.
[0013]
(6) In the information circulation system according to the present invention, when the next circulation destination indicated in the circulation route information is grouped, one or more pre-designated from among the plurality of grouped circulation destinations When browsing confirmation is received from a circulation destination, a circulation notification is sent to the next circulation destination.
[0014]
Therefore, if the key circulation destination among the plurality of grouped circulation destinations completes the browsing, the circulation is performed to the next circulation destination, and the validity of the information circulation for the group is ensured. It is possible to speed up circulation by grouping. This is effective when circulating sufficient information if the person who is the key of the group knows, or when it is sufficient to obtain the comments of the person who is the key of the group.
[0015]
(10) The information transmission system of the present invention includes a plurality of terminal devices and a server device connected to the terminal device, and the terminal device that is the information transmission source accesses the server device and designates one or more transmission destinations When the transmission completion notification condition is specified, the server device transmits the transmission notification to one or more specified transmission destinations, and the viewing confirmation from the transmission destination for the transmission notification satisfies the predetermined condition. In addition, a transmission completion notification is sent to the transmission source.
[0016]
Therefore, a person who transmits information can set conditions for receiving browsing confirmation at the time of information transmission, and can receive appropriate browsing confirmation according to the content of information to be transmitted.
[0017]
“Circuit” means that the circulation information is not transmitted to all the readers, but is transmitted sequentially from the readers to the readers.
[0018]
“Communication” refers to transmitting information to at least one subject. This is the case of distribution, which is an act of conveying information to all target people at once. In addition, in the circulation process, an action of circulating from one circulator to the next circulator is also included in the transmission. Therefore, the circulation action is a concept included in the transmission action.
[0019]
"When the browsing confirmation from the circulation destination (transmission destination) satisfies a predetermined condition" means that one or more browsing confirmations returned from one or more circulation destinations (transmission destinations) satisfy the predetermined condition Means. Here, the “predetermined condition” means that a browsing confirmation is returned from a plurality of grouped circulation destinations (one or more transmission destinations), and a plurality of grouped circulation destinations (one or more transmission destinations). A browsing confirmation was returned from any of the above, a browsing confirmation was returned from a predetermined percentage or more of a plurality of circulation destinations (one or more communication destinations) (a predetermined number or more), and a circulation notification The predetermined time (period) has passed since the transmission of the message (in this case, the next circulation is performed without any browsing confirmation). That is, the predetermined condition can be set based on the presence / absence of browsing confirmation, the number of browsing confirmations, the elapsed time from circulation notification, or the like, or a combination thereof.
[0020]
“Access means” means means for accessing circulation route information or transmission destination information recorded in its own computer or another computer. In the embodiment, steps S42 and S47 in FIG. 6 correspond to this. To do.
[0021]
The “server device” refers to a computer that can access and manage at least circulation route information or transmission destination information. In the embodiment, the server device 2 and the external server device 50 correspond to this.
[0022]
The “recording medium on which a program is recorded” refers to a recording medium such as a ROM, RAM, flexible disk, CD-ROM, memory card, and hard disk on which a program is recorded. It is also a concept including communication media such as a telephone line and a conveyance path. The concept includes not only a recording medium such as a hard disk that is connected to the CPU and directly executes a recorded program, but also a recording medium such as a CD-ROM that records a program that is executed once installed on the hard disk. is there. Furthermore, the program here includes not only a directly executable program but also a source-format program, a compressed program, an encrypted program, and the like.
[0023]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
1. Overall system and overview
FIG. 1 shows the overall configuration of an information circulation system according to an embodiment of the present invention. Terminal devices 4, 6, 8, 10,... Are connected to the server device 2 through a LAN. In addition, terminal devices 12 and 14 such as portable terminals are connected via a wireless LAN or the Internet. These terminal devices are terminal devices for internal use. The server device 2 is installed with a groupware program (server) such as Lotus Notes (trademark), and each terminal device is installed with a groupware program (client).
The server device 2 is connected to a server device 50 for external use. External server devices 50, 56, 58... Are connected to the external server device 50 via the Internet 52. Both server apparatuses 2 and 50 communicate at predetermined time intervals and update the data so that the recorded contents are the same.
[0024]
FIG. 2 shows a hardware configuration of the server device 2. A CPU 60, a memory 62, a communication circuit 64, a display 66, a hard disk (recording device) 68, and a keyboard / mouse 70 are provided. The communication circuit 64 is a circuit for connecting to a LAN or the Internet. The hard disk 68 stores an operating system such as UNIX, a groupware program, an information circulation program, and the like. The information circulation program of this embodiment is configured as a program that operates in addition to the groupware program.
[0025]
The external server device 50 has the same configuration and stores the same program. The configuration of each terminal device is also the same.
[0026]
FIG. 3 schematically shows a basic flow of information circulation in the information circulation system.
[0027]
(1) First, the administrator sets a form for performing circulation using this information circulation system. The administrator accesses the server device 2 from the administrator terminal device (the terminal device used by the administrator among the terminal devices in FIG. 1), and creates and registers the circulation form.
[0028]
(2) The drafter accesses the server device 2 from the drafter terminal device (the terminal device used by the drafter among the terminal devices in FIG. 1), calls the circulation form, and circulates the document. Is recorded in the server device 2. At the same time, a circulation route is created and recorded in the server device 2 as well. As a result, the server apparatus 2 transmits a circulation notification mail to the reader set first in the circulation route.
[0029]
{Circle around (3)} The reader looks at the circulation notification mail from the reader terminal (the terminal device used by the reader among the terminal devices in FIG. 1) and browses the circulation document of the server device 2. The circulator records a comment on the circulation document in the server device 2 and transmits a browsing confirmation to the server device 2. When the browsing confirmation satisfies the predetermined condition, the server device 2 transmits a circulation notification mail to the next reader on the circulation route. This process is performed until the end of the circulation route.
[0030]
(4) After the circulation is completed, if necessary, the drafter, the last reader, etc. distribute the circulation document. Distribution is performed in the same manner as the above circulation. However, unlike circulation, distribution is a simultaneous broadcast transmission and does not circulate in order by setting a route. The distributor who received the distribution transmits a browsing confirmation to the server device 2.
[0031]
2. Administrator form settings
FIG. 4 shows a flowchart of the form setting process by the administrator in the information circulation program recorded on the hard disk 68.
[0032]
First, the administrator accesses the server device 2 from the administrator terminal device and requests an administrator setting screen (step S1). In response to this, the server device 2 transmits a setting screen (step S11).
[0033]
FIG. 5a shows an example of the setting screen. On this screen, the administrator uses the keyboard to enter the name of the form, whether or not to notify the drafter that the last reader has viewed, and a message that is automatically described in the circulation notification email. . In this embodiment, different messages (notification documents) can be set for the in-house circulation destination and the outside circulation destination. That is, the server apparatus 2 records the in-house notification document and the external notification document. The administrator transmits the setting to the server device 2 after input (step S2). The server device 2 records this setting on the hard disk 68. FIG. 5 b shows a form setting example recorded in the hard disk 68.
[0034]
3. Circulation process
FIG. 6 shows a flowchart of the circulation process among the information circulation programs recorded on the hard disk 68.
[0035]
First, the drafter accesses the server device 2 from the drafter terminal device and requests a drafter screen (step S30). In response to this, the server device 2 transmits a draft screen (step S40). In this embodiment, a draft screen based on the form previously set by the administrator is transmitted. Note that a plurality of forms may be recorded and selected. Alternatively, the drafter may be able to set the form. FIG. 10 shows an example of the draft screen.
[0036]
On the drafting screen, the drafter inputs the circulation document title 100, the circulation content 102, and the like using a keyboard or the like (step S31). Subsequently, the circulation route is input on the circulation order setting screen shown in FIG. In this example, five circulators are entered in the first ranking entry column 201 for circulation, such as Reiko Tamekawa, Masahiro Tachikawa, Hiroki Nagasawa, Yumiko Nakajima, and Kazuhiro Kodera. In addition, Abe Wataru is entered in the second rank entry column 202, and Yoshio Ida is entered in the third rank entry column 203.
[0037]
If multiple readers are entered in the rank entry field, a circulation notification email is sent to these readers at the same time. A circulation notification mail is sent to the reader. Therefore, when the entry is made in the rank entry column as shown in FIG. 11a, the route as shown in FIG. 11b is intended.
[0038]
In order to enter the circulation destination in each of the rank entry fields 201, 202, 203, the respective setting buttons 201 a, 202 a, 203 a are clicked, and the setting screen for the circulator is called from the server device 2. Enter the name, e-mail address, etc. of the circulator on the circulator setting screen.
[0039]
When a plurality of readers are set in the same order, a condition for circulating to the next rank reader is input in the next viewing condition entry field 210. In the example of FIG. 11a, it is set that the circulation of the next ranking is performed on the condition that all the readers have finished browsing. In addition, in this example, it is possible to perform settings such as the next circulation when one person finishes browsing, or the next circulation under the condition that the key man has finished browsing. When it is a condition that the key man has finished browsing, the key man is selected by the radio button 220 for key man setting.
[0040]
Also, as shown in the setting screen of FIG. 11a, a check button 250 is provided for each reader, indicating whether the reader is an outside person. When the reader is outside the company, the check button 250 is clicked. If the person is in-house, the check button 250 is not clicked.
[0041]
When the above setting is completed, the server device 2 records the circulation document (circulation information) and the circulation route information on the hard disk 68 (FIG. 6, step S41). FIG. 12 shows a circulation document recorded in the server device 2. In the circulation document, an area for entering the comment of the reader is prepared. This document is recorded with an in-house address (http: // kytsftdom...). The circulation document is also recorded in the external server device 50. However, in the external server device 50, an Internet address (URL) is added and recorded.
[0042]
FIG. 13 shows the circulation route information recorded in the server device 2. For each reader, the name, email address, internal / external distinction, circulation order, conditions, etc. are recorded. In the circulation order column, it is recorded as input on the setting screen of FIG. 11a. In FIG. 13, it is recorded that the first five people are in the same rank.
[0043]
In the condition column, conditions for performing the next circulation are recorded. “0” indicates that there is a single viewer in the same rank, and if the viewer browses, the next circulation is performed. “1”, “2”, and “3” indicate that there are a plurality of viewers of the same rank, “1” indicates that a plurality of viewers browse, and “2” indicates a plurality of viewers. If one of the viewers browses, circulation is performed next, and “3” indicates that circulation is performed next by a key man among a plurality of viewers. In the case of “3”, as shown in FIG. 14, the key man is indicated by (1). In the case of FIG. 14, it is shown that Hiroki Nagasawa is a key man. The viewing date / time column is provided for recording the viewing confirmation date / time from the reader.
As described above, the circulation document and the circulation route are recorded in the server device 2. In addition, if the circulation route is recorded in the drafter terminal device or the server device 2, it can be used for the next draft.
[0044]
Next, when the drafter clicks the circulation start button, the server apparatus 2 starts circulation processing. The external server device 50 also starts circulation processing. The server device 2 is different in that it is intended for in-house viewers and the external server device 50 is intended for outside viewers, but the basic processing contents are the same.
[0045]
The server device 2 first acquires the first reader from the recorded circulation route (step S42). That is, the reader with the circulation ranking “1” is acquired. In the example of FIG. 13, the first five “Reiko Tamegawa”, “Masahiro Tachikawa”, “Hiroki Nagasawa”, “Yumiko Nakajima”, and “Kazuhiro Kodera” are acquired.
[0046]
Next, the server device 2 determines whether the acquired reader is singular or plural (step S43). If the number is singular, the circulation process is performed in the single mode (step S44). If the number is plural, the circulation process is performed in the multiple mode (step S45). Here, since there are a plurality of initial circulators, processing in a plurality of modes is performed.
[0047]
Details of the circulation processing in the plurality of modes in the server apparatus 2 are shown in FIG. The same applies to the multi-mode circulation processing in the external server device 50. The server device 2 refers to the “internal / external column” and the “email address column” in the browsing route of FIG. 13 and transmits a circulation notification email only to the internal viewers among the multiple viewers (steps). S81). FIG. 15 shows an example of a circulation notification mail. The server device 2 generates the text of the circulation notification mail by using the mail text message (for in-house use) recorded on the setting form (see FIG. 5b). In this example, the message is “Please check the next document”. In addition, the server device 2 describes a link indicating the recording location of the circulation document in the mail. In this example, http: // kytsftdom. . . . Is described as the link destination. It should be noted that the link destination URL of the circulation document is described for an in-house reader who accesses the server device 2 via the Internet.
[0048]
Furthermore, in order to correspond to a plurality of readers, the server device 2 duplicates the circulation document for the readers and records it on the hard disk 68 as shown in FIG. 16 (step S82). This is to prevent the circulation document from being updated simultaneously by inputting comments from a plurality of readers. In this way, if a copy is created for each reader, access for entering two or more comments will not interfere.
[0049]
The circulator who has received the circulation notification mail looks at the content of the mail by the circulator terminal device and clicks the link destination of the circulation document (step S91). As a result, as shown in FIG. 15, the circulation document is transmitted from the server and displayed (step S83).
[0050]
The viewer confirms the circulation document. For reference, the circulation document is displayed with the name of the next reader, a comment attached by the previous reader, and the like (see FIG. 15). The viewer clicks the “comment” button 300 in FIG. 15 to call a comment input screen and input a comment. Further, the “next” button 302 is clicked to transmit a browsing confirmation and a comment to the server device 2 (step S92).
[0051]
In response to this, the server device 2 records the browsing date and time of the reader in the browsing route table of FIG. Further, a comment is recorded in the comment column of the circulation document copied for the reader. Note that browsing confirmations and comments from each reader recorded in the server device 2 are also recorded in the external server device 50. Similarly, browsing confirmations and comments from each reader recorded in the external server device 50 are also recorded in the server device 2.
[0052]
In the above description, the original circulation document is transmitted to the terminal device for viewing, and the comment is recorded on the copied circulation document. However, the copied circulation document may be transmitted to the terminal device for browsing. The server device 2 may temporarily record comments from each reader and sequentially or collectively record the comments in the circulation document. In this way, the circulation document need not be duplicated.
[0053]
As described above, the server device 2 records the comment from the reader and records the browsing confirmation. Further, comments and browsing confirmations from other readers are recorded in the same manner (steps S101, S102, S85, and S86). During the above-described multi-mode processing, the server device 2 executes a predetermined condition check as shown in FIG. 9 every predetermined time (for example, 1 minute).
[0054]
First, in step S111, the server device 2 determines whether or not a browsing confirmation is returned for each reader based on whether or not there is a record in the browsing date field of FIG. Then, it is determined whether or not the browsing confirmation matches the condition described in the condition column. As shown in FIG. 13, when “1” is recorded in the condition column, it is determined whether or not browsing has been confirmed by all the plurality of readers. As shown in FIG. 14, when “3” is recorded in the condition column, it is determined whether or not there is a browsing confirmation from the keyman circulator indicated by “3 (1)”.
[0055]
If the above condition is not satisfied, the predetermined condition check process is terminated. If the condition is satisfied, the comments from the readers recorded in the copied circulation document are integrated and recorded in the original circulation document (step S112). Thereafter, the processing proceeds to the next circulation destination (step S46 in FIG. 6) (step S113).
[0056]
In this embodiment, when the condition field is set to “2” or “3”, after the condition is satisfied, comments from other viewers of the same rank are not accepted and the server apparatus 2 I try not to record. However, even in such a case, a comment may be received and recorded.
[0057]
When the plurality of modes are completed as described above, the server apparatus 2 refers to the circulation route table of FIG. 13 and determines whether there is a next reader (step S46). That is, it is determined whether there is a circulation destination whose circulation order is “2”. Here, since the next reader is described, this reader is acquired (step S47).
[0058]
Next, it returns to step S43 and it is judged whether the acquired reader is one person. Here, since there is only one person, the process proceeds to the single mode (step S44). The processing of the server device 2 in the single mode is shown in FIG.
[0059]
First, in step S61, the server apparatus 2 refers to the “internal / external column” in FIG. 13 to determine whether the reader is internal or external. If it is outside the company, the server device 2 does not perform processing such as circulation notification mail transmission. This is because the external server device 50 performs this processing for external readers. Therefore, the server device 2 waits for the browsing confirmation to be recorded in the circulation route table of FIG. 13 and ends the process (step S65). Here, since the next circulator “Abe Wataru” is classified as outside, the server apparatus 2 waits.
[0060]
A circulation notice mail is sent from the external server device 50 to “Abe Wataru” outside the company. FIG. 7 b shows processing in the single mode of the server device 50 for outside the company. First, in step S261, it is determined whether or not the reader is in the company. Here, since it is outside the company, the process proceeds to step S262, and a circulation notification mail is transmitted to the reader “Abe Wataru”. The external server device 50 generates a mail text using the mail text message (external) recorded in the form of FIG. 5B. FIG. 16 shows an example of a circulation notification mail.
[0061]
The reader who has received the circulation notification mail clicks the link button to view the circulation document, and transmits a browsing confirmation, a comment, and the like (steps S271, S263, and S272). The external server device 50 records the date and time of browsing confirmation in the circulation route table, and records the comment in the browsing document (step S264). Thereby, the server device 50 for outside the company ends the single mode processing. As described above, since the external server 50 and the server device 2 communicate with each other and the recording contents such as the browsing document and the browsing route are the same, the browsing confirmation, the comment, etc. are sent to the server device 2. Is also recorded. That is, the server device 2 accesses the external server 50 every predetermined time, and obtains the browsing confirmation and comment recorded in the external server 50 and not recorded on its own side. And record / update. The external server 50 performs the same processing.
[0062]
The server apparatus 2 that was waiting in step S65 of FIG. 7a ends the single mode processing when the browsing confirmation is recorded. Subsequently, the server apparatus 2 proceeds to step S46 in FIG. 6 and determines whether there is a next circulation destination. As shown in FIG. 13, since the next reader “Yoshio Ida” is described, the process returns to step S43 to continue the processing.
[0063]
As described above, when the circulation is completed to the last rank in which the circulation route is described, the server apparatus 2 proceeds from step S46 to step S48. In step S48, it is determined whether or not the column “return to drafter after completion” is “present” in the form setting of FIG. 5B. If it is “none”, the circulation process is terminated. If “Yes”, the notice of the circulation end is notified to the drafter by e-mail (step S49). Thereby, the drafter can know the end of circulation.
[0064]
As described above, as shown in FIG. 11b, it is possible to appropriately perform circulation that spans in-house circulators and external circulators. In addition, even when the inside and outside are mixed in a plurality of grouped circulation destinations, circulation can be similarly performed.
[0065]
4). Distribution process
Subsequently, the drafter can distribute the circulation document with the comment of the reader. The settings for distribution are almost the same as in circulation. That is, a distribution document (transmission information) and distribution destination information (transmission destination information) are recorded in the server device 2 for processing. However, in the case of circulation, the circulation order can be set, whereas in the case of distribution, the circulation order cannot be set, and the difference is that a distribution notification mail is sent to a plurality of distributors by broadcast. .
[0066]
Further, in the case of the above distribution, when the browsing confirmation sent from the distributor to the server device 2 satisfies a predetermined condition, the server device 2 sends a distribution completion notification mail (transmission completion notification) to the drafter. Send. The predetermined condition in this case can be set by the same method as the predetermined condition in the case of browsing.
[0067]
5. Other embodiments
(1) In the above embodiment, three examples are shown as “predetermined conditions”, but in addition, circulation destinations (a predetermined number or more) of one or more circulation destinations (one or more distribution destinations) (a predetermined number or more) (Browsing confirmation) has been returned from the distribution destination), and browsing confirmation has been replied from one of the circulation destinations (distribution destinations) specified from one or more circulation destinations (one or more distribution destinations). The confirmation of viewing has been returned from all the circulation destinations (distribution destinations) specified from among the circulation destinations (one or more distribution destinations), and the predetermined time (period) has passed since the circulation notification (distribution notification) was sent. (In this case, the next circulation (completion notification) is performed without any browsing confirmation). That is, the predetermined condition can be set based on the presence / absence of browsing confirmation, the number of browsing confirmations, the elapsed time from circulation notification (distribution notification), or the like, or a combination thereof.
[0068]
(2) In the above embodiment, the in-house server device 2 and the external server device 50 are provided. In this way, circulation (distribution) can be performed both inside and outside the company without accessing the in-house server device 2 from outside, which is preferable from the viewpoint of security. However, if there is no security problem, only the server device 2 may be provided and managed by the server device 2 both inside and outside the company.
[0069]
(3) In the above embodiment, distribution is performed after circulation, but only distribution or circulation may be performed.
[0070]
(4) In the above embodiment, the administrator sets a form for circulation. However, the drafter may generate a form each time.
[0071]
(5) In the above embodiment, the circulation document is shown as an example of the circulation information (distribution information). However, figures, pictures, programs, etc. other than the document may be circulated (distributed).
[0072]
(6) In the above embodiment, the circulation information is recorded in the server device and the link information is described in the circulation notification mail. However, the circulation information may be attached to the circulation notification mail. In this case, in the single mode, the reader may add a comment to the received circulation information and send it back to the server device. In the multiple mode, the server device may integrate the comments added to the returned circulation information and transmit it to the next reader.
[0073]
(7) In the above embodiment, the circulation route (distribution destination) is managed in the server device. Such centralized management seems to be preferable when the same ranking is given to a plurality of readers. However, when there are a plurality of readers of the same rank, if any one of the reader terminal devices performs management in that rank, there is no need to provide a server device. Further, each terminal device may contact each other to determine whether or not a condition for circulating to the next reader is satisfied. That is, each terminal device may perform management. In these cases, the circulation route information and the circulation information are sequentially changed between the terminal devices.
[0074]
(8) In the above embodiment, the drafter inputs on the setting screen whether each circulator is inside or outside the company. However, the server device 2 may make a determination based on the mail address. For example, kccs. co. In the case of a company that has acquired a domain called jp, it is possible to determine that an address other than this domain is an external circulator (circulator who is not an employee).
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of an information circulation system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of a server device.
FIG. 3 is a diagram schematically showing the flow of circulation and distribution processing.
FIG. 4 is a flowchart showing a setting process by an administrator.
FIG. 5a is a diagram showing a screen for setting by an administrator.
FIG. 5b is a diagram showing recorded form setting information.
FIG. 6 is a flowchart showing circulation processing.
FIG. 7a is a flowchart showing processing in the single mode of the server apparatus 2;
FIG. 7b is a flowchart showing processing in the single mode of the external server device 50;
FIG. 8 is a flowchart showing processing in a plurality of modes of the server apparatus 2;
FIG. 9 is a flowchart showing a predetermined condition check process of the server device 2;
FIG. 10 is a diagram showing a drafting screen for a drafter.
FIG. 11a is a diagram showing a circulation order setting screen.
FIG. 11b is a diagram showing a circulation order;
12 is a diagram showing a circulation document recorded in the server device 2. FIG.
13 is a diagram showing circulation route information recorded in the server device 2. FIG.
FIG. 14 is a diagram showing circulation route information recorded in the server device 2;
FIG. 15 is a diagram showing a screen image of a circulation notification mail and a circulation document.
FIG. 16 is a diagram showing a screen image of a circulation notification mail and a circulation document.
FIG. 17 illustrates a circulation state of a circulation document.
[Explanation of symbols]
2 ... Server device
50 ... Server device for outside
52 ... Internet

Claims

複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、
情報回覧元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして、回覧先の順序を記述した回覧経路情報をサーバ装置に記録し、
サーバ装置は、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信する情報回覧システムであって、
サーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるとともに、当該グループ化した回覧先について、グループのための所定条件を記述できるようにし、
前記情報回覧元の端末装置は、前記グループ化した回覧先について、サーバ装置から提示された複数の所定条件の中から選択してグループのための所定条件を決定してサーバ装置に記録し、
サーバ装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が前記記録されたグループのための所定条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とする情報回覧システム。A plurality of terminal devices and a server device connected to the terminal devices;
The terminal device of the information circulation source accesses the server device, records the circulation route information describing the order of the circulation destination in the server device,
The server device is an information circulation system that, when receiving a browsing confirmation satisfying a predetermined condition from a circulation destination terminal device, specifies a next circulation destination based on circulation route information and transmits a circulation notification to the next circulation destination. ,
In the circulation route information recorded in the server device, the circulation order can be described by grouping a plurality of circulation destinations, and a predetermined condition for the group can be described for the grouped circulation destinations.
The information circulation source terminal device selects a predetermined condition for the group by selecting from a plurality of predetermined conditions presented by the server device for the grouped circulation destinations, and records the predetermined condition on the server device.
When the circulation destination to be circulated next is grouped, the server device transmits a circulation notification to each of the grouped circulation destinations, and the browsing confirmation from the circulation destination with respect to the circulation notification is recorded as described above. An information circulation system which performs a circulation notification to the next circulation destination described in the circulation route information when a predetermined condition for a given group is satisfied.

複数の端末装置に接続された情報回覧システムのためのサーバ装置であって、
回覧情報の回覧順序を記述した回覧経路情報にアクセスするためのアクセス手段を備え、
回覧先の端末装置から閲覧確認を受信した後、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信するサーバ装置であって、
前記回覧経路情報において、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるとともに、当該グループ化した回覧先について、グループのための所定条件を記述できるようにし、
前記グループ化した回覧先について、グループのための複数の所定条件を前記回覧元の端末装置に提示し、前記回覧元の端末装置によって選択されたグループのための所定条件を記録し、
次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が前記記録されたグループのための所定条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするサーバ装置。A server device for an information circulation system connected to a plurality of terminal devices,
Access means for accessing the circulation route information describing the circulation order of the circulation information,
A server device that, after receiving a browsing confirmation from a circulation destination terminal device, identifies a next circulation destination based on circulation route information and transmits a circulation notification to the next circulation destination,
In the circulation route information, a plurality of circulation destinations can be grouped to describe a circulation order, and a predetermined condition for the group can be described for the grouped circulation destinations.
For routing slip mentioned above grouping, presenting a plurality of predetermined conditions for a group to the circulation source terminal device records the predetermined condition for the group selected by the circulation source terminal device,
If the circulation destination to be circulated next is grouped, a circulation notification is transmitted to each of the grouped circulation destinations, and the browsing confirmation from the circulation destination for the circulation notification is for the recorded group. When the predetermined condition is satisfied, the server device is characterized in that it makes a circulation notification to the next circulation destination described in the circulation route information.

回覧情報の回覧順序を記述した回覧経路情報にアクセスするためのアクセス手段を有するコンピュータを、複数の端末装置に接続された情報回覧システムのためのサーバ装置として機能させるための情報回覧プログラムを記録した記録媒体であって、
前記回覧経路情報において、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるとともに、当該グループ化した回覧先について、グループのための所定条件を記述できるようにし、
前記グループ化した回覧先について、グループのための複数の所定条件を前記回覧元の端末装置に提示し、前記回覧元の端末装置によって選択されたグループのための所定条件を記録し、
回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、
当該グループ化された回覧先から送信されてきた閲覧確認が前記記録されたグループのための所定条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行う処理をコンピュータに実行させるための情報回覧プログラムを記録した記録媒体。An information circulation program for causing a computer having access means for accessing circulation route information describing the circulation order of circulation information to function as a server device for an information circulation system connected to a plurality of terminal devices is recorded. A recording medium,
In the circulation route information, a plurality of circulation destinations can be grouped to describe a circulation order, and a predetermined condition for the group can be described for the grouped circulation destinations.
For routing slip mentioned above grouping, presenting a plurality of predetermined conditions for a group to the circulation source terminal device records the predetermined condition for the group selected by the circulation source terminal device,
When the next circulation destination indicated in the circulation route information is grouped, a circulation notification is sent to each of the grouped circulation destinations.
When the browsing confirmation transmitted from the grouped circulation destination satisfies the predetermined condition for the recorded group, the computer performs a process of performing a circulation notification to the next circulation destination described in the circulation route information. A recording medium on which an information circulation program to be executed is recorded.

請求項１〜３のいずれかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、
前記サーバ装置から前記回覧元の端末装置に提示されるグループのための複数の所定条件には、グループ化された複数の回覧先の全てから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うという所定条件を含むことを特徴とするもの。In the recording medium which recorded the information circulation system in any one of Claims 1-3, a server apparatus, or an information circulation program,
The plurality of predetermined conditions for the group presented from the server device to the circulation source terminal device include a circulation to the next circulation destination when a browsing confirmation is received from all of the plurality of grouped circulation destinations. It includes a predetermined condition for performing notification.

請求項１〜３のいずれかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、
前記サーバ装置から前記回覧元の端末装置に提示されるグループのための複数の所定条件には、グループ化された複数の回覧先の何れか一つから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うという所定条件を含むことを特徴とするもの。In the recording medium which recorded the information circulation system in any one of Claims 1-3, a server apparatus, or an information circulation program,
The plurality of predetermined conditions for the group presented to the circulation source terminal device from the server device include a next circulation when a browsing confirmation is received from any one of the plurality of circulation destinations grouped. It includes a predetermined condition that a circulation notification is sent to the destination.

請求項１〜３のいずれかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、
前記サーバ装置から前記回覧元の端末装置に提示されるグループのための複数の所定条件には、グループ化された複数の回覧先のうちから予め指定された回覧先から閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うという所定条件を含むことを特徴とするもの。In the recording medium which recorded the information circulation system in any one of Claims 1-3, a server apparatus, or an information circulation program,
The plurality of predetermined conditions for the group presented from the server device to the circulation source terminal device include a case where a browsing confirmation is received from a circulation destination designated in advance among a plurality of circulation destinations grouped. , Including a predetermined condition of performing a circulation notification to the next circulation destination.

請求項１〜６の何れかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、
前記回覧通知には、回覧対象となる情報へのリンク情報が付されており、回覧先の端末装置は、当該リンク情報に基づいて回覧対象となる情報を取得することを特徴とするもの。In the information circulation system according to any one of claims 1 to 6, a server device, or a recording medium on which an information circulation program is recorded.
The circulation notification is attached with link information to information to be circulated, and the circulation destination terminal device acquires information to be circulated based on the link information.

請求項１〜６の何れかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、
前記回覧通知には、回覧対象となる情報が付されていることを特徴とするもの。In the information circulation system according to any one of claims 1 to 6, a server device, or a recording medium on which an information circulation program is recorded.
The circulation notice includes information to be circulated.

ネットワークによって接続された複数のコンピュータ装置間における情報回覧方法であって、
複数の回覧先をグループ化し、当該グループ化した回覧先に対しては、回覧の管理を行うコンピュータが、実質的に同時に回覧通知を送信し、
当該回覧通知に対して前記グループ化された回覧先のコンピュータから返信されてきた閲覧確認が、グループのための所定条件を満たした場合にのみ、回覧の管理を行うコンピュータが、次の回覧先に対する回覧通知を送信するものであって、
前記グループのための所定条件は、回覧の管理を行うコンピュータが、複数の所定条件を提示し、この中から回覧元のコンピュータによって選択されたものであることを特徴とするもの。An information circulation method between a plurality of computer devices connected by a network,
A plurality of circulation destinations are grouped, and to the grouped circulation destinations, a computer that manages the circulation sends a circulation notification substantially simultaneously,
Only when the browsing confirmation returned from the grouped circulation destination computer in response to the circulation notification satisfies a predetermined condition for the group, the computer that manages the circulation is directed to the next circulation destination. Send a circular notice,
Predetermined condition for the group, which the computer which manages the circulation is presented a plurality of predetermined conditions, and characterized in that selected by the circulation source computer from this.