JP3610586B2

JP3610586B2 - Facsimile device with mailbox function

Info

Publication number: JP3610586B2
Application number: JP33559893A
Authority: JP
Inventors: 悟柴田; 千尋鳴海
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1993-12-28
Filing date: 1993-12-28
Publication date: 2005-01-12
Anticipated expiration: 2020-01-12
Also published as: JPH07203161A

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、メールボックス機能を有するファクシミリ装置に係わり、特に、受信したファクシミリ情報のメールボックスへの振り分けを効率良く行なうのに好適なメールボックス機能付きファクシミリ装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ファクシミリ装置のスキャナを利用したＯＣＲ（ＯｐｔｉｃａｌＣｈａｒａｃｔｅｒＲｅａｄｅｒ、光学式文字読み取り装置）のアプリケーションは、様々な分野で普及してきており、例えば、受発注伝票の注文書をＯＣＲで認識したり、また、受信したファクシミリメッセージからＯＣＲで認識したコードデータをワープロで再加工したりする用途等に用いられている。
また、個人宛のファクシミリメッセージをメモリに蓄積して取り出す技術としては、親展送信のように、パスワードを指定して、相手のメールボックスにファクシミリメッセージを蓄積するものがある。しかし、この技術では、親展送信において予めパスワードを使用して宛先を指定するので、通信の相手先が同じ機能を持つ必要があり、他の装置との通信互換性が取れない。
【０００３】
また、従来のファクシミリ装置を利用したＯＣＲのアプリケーションでは、目的とする処理が単一であり、その他の一般的なファクシミリ情報の受信には使用できず、その装置自身は専用装置として使用しなければならず、複数の受信者がいる場合には、他のファクシミリ装置を設置する必要がある。
従来のファクシミリ装置とＯＣＲとを組み合わせた技術には、例えば、特開昭６２−１２０１５８号公報や特開平２−５０６５３号公報に記載のものがある。しかし、特開昭６２−１２０１５８号公報の技術は、送信に膨大な時間を必要とするファクシミリ情報（画情報）を低コストに送信することを目的として、ファクシミリ情報からＯＣＲ装置で認識したコードデータを、テレックス送信するものである。また、特開平２−５０６５３号公報の技術は、ファクシミリ蓄積中継を高信頼に行なうことを目的として、ファクシミリ情報から２つの異なるアルゴリズムのＯＣＲ装置で認識した文字情報が合致する相手先ファクシミリに受信したファクシミリ情報を中継するものである。そのために、これらの技術では、受信側のファクシミリにおけるメールボックスへの蓄積振り分けに係わる制御を行なうことはできない。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
解決しようとする問題点は、従来の技術では、受信側のファクシミリにおけるメールボックスへの蓄積振り分けに係わる制御を効率よく行なうことができない点である。
本発明の目的は、これら従来技術の課題を解決し、受信側における人手によるファクシミリ情報の配布作業を不要とし、また、ＯＣＲによる誤認識や送信側のミスに伴うメールボックス配布ミスの発生を低減し、さらに、発生したメールボックス配布ミスを容易に発見することを可能とするメールボックス機能付きファクシミリ装置を提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置は、（１）受信したファクシミリ情報を、個人宛のメールボックスに蓄積するファクシミリ装置において、受信した上記ファクシミリ情報の１枚目の画情報をＯＣＲ処理するＯＣＲ処理手段と、該ＯＣＲ処理手段でＯＣＲ処理した画像から、少なくとも宛先を示す単語を抽出する単語抽出手段と、該単語抽出手段で抽出した単語の前後にある用語から、少なくとも宛先名と、その他、発信者名あるいはコメントを認識する宛先コメント発信者認識手段と、上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報の配布指示を示す用語に続く宛先名を、該宛先にあるファクシミリ装置の選択番号と対応付けて予め登録する番号登録手段と、上記宛先コメント発信者認識手段で、上記宛先用語に続く宛先名を認識した場合に、上記番号登録手段を検索して、該当する宛先に、上記受信したファクシミリ情報を転送するコピー配布手段とを設け、該宛先コメント発信者認識手段で認識した宛先名と一致する宛先名のメールボックスに、上記受信したファクシミリ情報を蓄積し、上記宛先コメント発信者認識手段で認識した宛先名に一致するメールボックスが無い場合には、上記認識した宛先名と最も類似する宛先名のメールボックスを選択して、該選択したメールボックスに上記受信したファクシミリ情報を蓄積することを特徴とする。
また、（２）上記（１）に記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を一覧で印字出力することを特徴とする。
また、（３）上記（１）に記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を一覧で表示出力することを特徴とする。
また、（４）上記（１）に記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を、ＬＡＮ管理者のコンピュータ端末の画面に一覧で表示出力させることを特徴とする。
【０００６】
【作用】
本発明においては、受信したファクシミリ情報をＯＣＲによりコードデータを生成し、このコードデータから、宛先やコメントおよび発信者等を認識する。そして、この認識結果に基づき、受信したファクシミリ情報を該当するメールボックスに蓄積する。このようにして、通常のファクシミリ装置から送られてきた受信ファクシミリ情報でも、送信先で特別な処理を行なわなくても、受信側のファクシミリ装置で、個人宛のメールボックスにファクシミリメッセージを蓄積することができる。
また、認識した宛先が、メールボックス名と一致しない場合には、最も該当するものと思われるメールボックスを選択し、このメールボックスに受信したファクシミリ情報を蓄積する。このように、宛先が不明瞭な場合には、最も該当すると思われる宛先を選択することにより、送信側の間違いや、ＯＣＲの誤認識による宛先なしの受信データを少なくすることができる。
また、「ｃｃ」等の配布を指示する用語を認識した場合には、この配布指示用語の後にある配布先（電話番号）を探し出し、その配布先に、受信したファクシミリ情報を自動的に転送し、オペレータの配布作業を簡略化することができる。
【０００７】
【実施例】
以下、本発明の実施例を、図面により詳細に説明する。
図１は、本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わる構成の第１の実施例を示すブロック図である。
本図において、１は送信対象の原稿から画情報を読み取るスキャナ、２は信号の変調復調を行なうモデム、３は受信したが情報を印字出力するプロッタ、４は画情報の送受信制御を行なう通信制御部、５は画情報の圧縮伸長を行なう符号化復号化部、６は回線（ＰＳＴＮ）との接続制御を行なうＮＣＵ（ＮｅｔｗｏｒｋＣｏｎｔｒｏｌＵｎｉｔ、網通信装置）、７はＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ、中央処理装置）からなりファクシミリ装置の全体動作を制御するシステム制御部、８はユーザからの指示入力や表示通知を行なう操作表示部、９は受信したファクシミリ情報を各宛先別に蓄積する本発明に係るメールボックスとしての画像メモリ、１０は受信した１枚目のファクシミリ情報からコードデータを読み取る本発明に係るＯＣＲ処理機構、１２はＯＣＲ処理機構１０で読み取ったコードデータから宛先や発信者等の特定の単語を抽出する本発明に係る単語抽出機構、１１はこの単語抽出機構１２で抽出した単語の前後の用語から、少なくとも宛先を示す特徴のある言葉を認識する本発明に係る宛先コメント発信者認識機構である。
このような構成により、本実施例のメールボックス機能付きファクシミリ装置は、ＯＣＲ処理機構１０により、一旦蓄積した受信ファクシミリ情報の１頁目からコードデータを読み取り、このコードデータから単語抽出機構１２で特定の単語を抽出し、抽出した単語の前後の用語から宛先コメント発信者認識機構１１が認識した宛先のメールボックス（画像メモリ９）に、受信したファクシミリ情報を蓄積する。
このように、ＯＣＲによる受信ファクシミリ情報の宛先認識をすることにより、通常のファクシミリからの受信ファクシミリ情報をメールボックスに蓄積することができる。
このような動作を次の図２を用いて説明する。
【０００８】
図２は、図１におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の第１の実施例を示すフローチャートである。
受信したファクシミリ情報の第１頁の全ての画情報に対して、図１のＯＣＲ処理機構１０によるコードデータの読み取りと、図１の単語抽出機構１２による特定単語の抽出、および、図１の宛先コメント発信者認識機構１１による特定単語の前後の文字の認識を行なう（ステップ２０１〜２１３）。ここで、特定単語として「Ｔｏ：」、「ｃｃ：」などを抽出すれば（ステップ２０２）、続く単語を宛先のテーブルに入れる（ステップ２０３）。また、特定単語として「Ｆｒｏｍ：」などを抽出すれば（ステップ２０４）、続く単語を発信者のテーブルに入れ（ステップ２０５）、特定単語として「宛先」や「氏名」などを抽出すれば（ステップ２０６）、続く単語を宛先のテーブルに入れ（ステップ２０７）、特定単語として「殿」や「様」などを抽出すれば（ステップ２０８）、前の単語を宛先のテーブルに入れ（ステップ２０９）、特定単語として「発信」などを抽出すれば（ステップ２１０）、続く単語を発信者のテーブルに入れ（ステップ２１１）、特定単語として「コメント」や「メモ」などを抽出すれば（ステップ２１２）、続く文書をコメントのテーブルに入れる（ステップ２１３）。
【０００９】
このようにして、各単語を宛先や発信者、コメントのテーブルに入れ終ったならば、宛先のテーブルの内容がメールボックスにあるか否かを判定する（ステップ２１４）。あれば、名前の一致するメールボックスに、受信したファクシミリ情報を蓄積する（ステップ２１５）。テーブルに宛先がある間、ステップ２１４、２１５の処理を繰り返す（ステップ２１６）。
このように、特定の単語別のコードデータを元に、宛先や発信者、および、コメント等を示すキーワードを抽出し、それに続く、もしくは、その前にある単語を（但し、文書の改行を行なっている場合があるため、上下の一関係も考慮して検索する）、宛先や発信者、およびコメントであると認識し、それをテーブル上に登録しておく。そして、１ページ目のデータが終わった段階で、宛先のテーブルに入れられた名前とメールボックスの名前を比較し、一致した場合に、その人のメールボックスに、受信したファクシミリ情報および発信者名、コメント等を蓄積する。
本例の処理で、名前の一致するメールボックスが無い場合には、次の図３で示す曖昧検索を行ない、最も類似する名前のメールボックスを選択して、そのメールボックスに受信したファクシミリ情報を蓄積する。
【００１０】
図３は、図１におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の第２の実施例を示すフローチャートである。
本例は、認識した宛先名と一致するメールボックスが無い場合における曖昧検索の処理手順を示すものであり、まず、宛先テーブルから宛先を読みだし（ステップ３０１）、宛先テーブルの文字列の比較（Ｓｔｒｃｍｐ）を行なう（ステップ３０２）。この比較結果で、文字列の違いが予め設定していた範囲内か否かを判定し（ステップ３０３）、範囲内であれば、その文字列を宛先候補としてテーブルに登録する（ステップ３０４）。宛先テーブルの全ての宛先に対する宛先候補の登録が終了したならば（ステップ３０１）、この宛先候補の中で、最も類似するものをメールボックスに決定する（ステップ３０５）。
このように、抽出した宛先名を、メールボックスの名前と比較する部分において、予め設定しておいた曖昧さのレベルで検索を行ない、一番一致するメールボックスに、受信したファクシミリ情報や発信者名およびコメントを蓄積する。
【００１１】
図４は、本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わる構成の第２の実施例を示すブロック図である。
本例のメールボックス機能付きファクシミリ装置は、図１におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置に、新たに、受信したファクシミリ情報の配布先名と配布先にあるファクシミリ装置の選択番号と対応付けて予め登録する本発明の番号登録部としての電話帳１４と、この電話帳１４を参照して、受信したファクシミリ情報を該当する配布先に転送制御するコピー配布機構（図中、ｃｃ：宛先転送機構と記載）１３とを設けた構成である。
単語抽出機構１２で、例えば、「ＣＣ：」等の配布指示を示す単語を抽出すると、宛先コメント発信者認識機構１１は、「ＣＣ：」の後にある用語から、配布先名を認識する。この配布先名と一致する宛先名のメールボックス（画像メモリ９）があれば、そのメールボックスに受信したファクシミリ情報をコピー配布するが、もし、配布先名と一致する宛先名のメールボックスがなければ、コピー配布機構１３により、配布先名をキーに電話帳１４を検索して、配布先名に対応する選択番号を読みだし、この選択番号のファクシミリ装置に受信したファクシミリ情報を転送する。
このような動作を次の図５を用いて説明する。
【００１２】
図５は、図４におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の一実施例を示すフローチャートである。
本例は、図５の宛先コメント発信者認識機構１１で認識した配布先名と一致する宛先名のメールボックスがない場合、すなわち、宛先テーブルに「ｃｃ：」が該当しない場合の動作を示すものである。
コピー配布先名の後に、「Ｐｌｅａｓｅｆｏｒｗａｒｄ」等の転送を依頼する言葉（キーワード）があれば（ステップ５０１）、配布先名が図５の電話帳１４にあるか否かを調べ（ステップ５０２）。ある場合に、その電話帳の宛先に発呼する（ステップ５０３）。
このようにして、抽出した単語が「ｃｃ：宛先」で、かつ、その宛先名が、メールボックスに無い場合には、転送が必要な宛先を判別し、その宛先に相当する番号を読みだし、自動的に発呼を行なう。尚、この場合、その宛先に「ｃｃ：転送」のカバーレターを付与する。
【００１３】
図６は、本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わるメールボックス蓄積状態の一覧出力手順の一実施例を示す説明図である。
ファクシミリ情報の受信と、受信したファクシミリ情報の共同メールボックスへの格納、共同メールボックスから受信したファクシミリ情報を取り出し、１ページ目をカバーレターとして分離し、このカバーレターをＯＣＲ処理し、宛先品詞を推定し、宛先名を選択し、宛先名と最近似の個人メールボックスを選択し、この個人メールボックスに、受信したファクシミリ情報を格納する。
そして、カバーレターや宛先名、格納先のメールボックス名等の一覧表を作成し、この一覧表を、プリンタ出力、または、ディスプレイ表示、あるいは、ＬＡＮ等で接続されたコンピュータ端末のディスプレイに表示する。
【００１４】
図７は、図６における手順で出力される一覧表の内容例を示す説明図である。
本例における一覧表８１では、受信した年月日および時刻８２、８２ａと、カバーレターイメージ８３、８３ａと、宛先部分イメージ８４、８４ａと、格納メールボックス名８５、８５ａとが表示されている。
印字、または、ディスプレイ表示されたこの一覧表８１により、誰宛の、どのような内容のカバーレターのファクシミリ情報が、どのメールボックスに格納されていいるかが、一目で確認できる。
【００１５】
以上、図１〜図７を用いて説明したように、本実施例のメールボックス機能付きファクシミリ装置では、通常のファクシミリから受信した画情報をコード化するのみでなく、その宛先情報を自動的に認識する。このことにより、通常のファクシミリから受信した各々のファクシミリメッセージを、個人別に、効率よく蓄積することができ、受信側のファクシミリ情報の配布作業が不要となる。また、認識した受信ファクシミリ情報の宛先を、曖昧検索によりメールボックスの名前と一致させることができるので、ＯＣＲによる誤認識や送信側のミスに伴うメールボックス配布ミスを防ぐことができる。また、「ｃｃ：宛先」の認識とその配布処理を自動的に行なうことができ、ファクシミリ情報の受信者のその後の作業負荷を軽減することができる。
また、カバーレターと宛先部分、格納メイルボックス名の一覧をプリントアウト、もしくは、自装置やＬＡＮに接続されたコンピュータ端末にディスプレイ表示できるので、ＯＣＲミスや、宛先メイルボックスの間違いなどを容易に発見することができる。
尚、本発明は、図１〜図７を用いて説明した実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能である。
【００１６】
【発明の効果】
本発明によれば、受信側のファクシミリにおけるメールボックスへの蓄積振り分けに係わる制御を効率よく行なうことができ、受信側における人手によるファクシミリ情報の配布作業が不要となり、また、ＯＣＲによる誤認識や送信側のミスに伴うメールボックス配布ミスの発生が低減でき、さらに、発生したメールボックス配布ミスを容易に発見することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わる構成の第１の実施例を示すブロック図である。
【図２】図１におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の第１の実施例を示すフローチャートである。
【図３】図１におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の第２の実施例を示すフローチャートである。
【図４】本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わる構成の第２の実施例を示すブロック図である。
【図５】図４におけるメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係る処理動作の一実施例を示すフローチャートである。
【図６】本発明のメールボックス機能付きファクシミリ装置の本発明に係わるメールボックス蓄積状態の一覧出力手順の一実施例を示す説明図である。
【図７】図６における手順で出力される一覧表の内容例を示す説明図である。
【符号の説明】
１スキャナ
２モデム
３プロッタ
４通信制御部
５符号化復号化部
６ＮＣＵ
７ＣＰＵ
８操作表示部
９画像メモリ
１０ＯＣＲ処理機構
１１宛先コメント発信者認識機構
１２単語抽出機構
１３コピー配布機構
１４電話帳
８１一覧表
８２、８２ａ受信した年月日および時刻
８３、８３ａカバーレターイメージ
８４、８４ａ宛先部分イメージ
８５、８５ａ格納メールボックス名[0001]
[Industrial application fields]
The present invention relates to a facsimile apparatus having a mailbox function, and more particularly to a facsimile apparatus with a mailbox function suitable for efficiently distributing received facsimile information to a mailbox.
[0002]
[Prior art]
In recent years, applications of OCR (Optical Character Reader) using a scanner of a facsimile machine have become widespread in various fields. For example, an OCR recognizes an order form in an order receipt slip, The code data recognized by the OCR from the received facsimile message is used for reprocessing by a word processor.
Further, as a technique for storing and retrieving a facsimile message addressed to an individual in a memory, there is a technique for storing a facsimile message in a mailbox of a partner by specifying a password, such as confidential transmission. However, in this technique, since a destination is specified using a password in advance in confidential transmission, the communication partner needs to have the same function, and communication compatibility with other apparatuses cannot be obtained.
[0003]
In addition, an OCR application using a conventional facsimile apparatus has a single target process and cannot be used to receive other general facsimile information. The apparatus itself must be used as a dedicated apparatus. If there are a plurality of recipients, it is necessary to install another facsimile machine.
For example, Japanese Patent Application Laid-Open Nos. Sho 62-120158 and Hei 2-50653 disclose techniques that combine a conventional facsimile apparatus and OCR. However, the technique disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. Sho 62-120158 is based on code data recognized by an OCR apparatus from facsimile information for the purpose of transmitting facsimile information (image information) that requires enormous time for transmission at a low cost. Is telex-transmitted. Also, the technique disclosed in Japanese Patent Laid-Open No. 2-50653 is received from a facsimile information to a destination facsimile that matches the character information recognized by the OCR apparatus of two different algorithms from the facsimile information for the purpose of performing the facsimile accumulation relay with high reliability. It relays facsimile information. Therefore, with these technologies, it is not possible to perform control related to the distribution and distribution to the mailbox in the receiving facsimile.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
The problem to be solved is that the conventional technology cannot efficiently perform control related to the distribution and distribution to the mailbox in the receiving facsimile.
The object of the present invention is to solve these problems of the prior art, eliminate the need for manual distribution of facsimile information on the receiving side, and reduce the occurrence of erroneous mailbox distribution due to OCR misrecognition and transmission side errors. Furthermore, it is to provide a facsimile apparatus with a mailbox function that makes it possible to easily find out a mail box distribution error that has occurred.
[0005]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention is (1) a facsimile apparatus for storing received facsimile information in a mailbox addressed to an individual, and a first image of the received facsimile information. and OCR processing means for information OCR processing, from image OCR processing by the OCR processing unit, a word extraction means for extracting a word indicating the least destined also, from the terms before and after the word extracted in said word extraction means , At least a destination name, a destination comment sender recognition unit for recognizing a sender name or a comment, and a destination name following a term indicating an instruction for distributing the first image information of the received facsimile information. Number registering means for registering in advance in association with the selected number of the facsimile machine, and the destination comment sender recognizing means A copy distribution unit that searches for the number registration unit and transfers the received facsimile information to the corresponding destination when the destination name following the destination term is recognized, and the destination comment sender recognition unit The received facsimile information is stored in a mailbox with a destination name that matches the destination name recognized in step 1. If there is no mailbox that matches the destination name recognized by the destination comment sender recognition means, A mailbox having a destination name most similar to the destination name is selected, and the received facsimile information is stored in the selected mailbox.
(2) In the facsimile machine with a mailbox function described in (1) above,
At least the first image information of the received facsimile information, the name of the mailbox storing the received facsimile information, and the recognized destination name are printed out as a list.
(3) In the facsimile machine with a mailbox function described in (1) above,
At least the first image information of the received facsimile information, the name of the mailbox storing the received facsimile information, and the recognized destination name are displayed and output as a list.
(4) In the facsimile machine with a mailbox function described in (1) above,
At least the first image information of the received facsimile information, the name of the mailbox storing the received facsimile information, and the recognized destination name are displayed in a list on the screen of the LAN administrator's computer terminal. It is characterized by that.
[0006]
[Action]
In the present invention, code data is generated from the received facsimile information by OCR, and a destination, a comment, a sender, and the like are recognized from the code data. Based on the recognition result, the received facsimile information is stored in the corresponding mailbox. In this way, even if the received facsimile information is sent from an ordinary facsimile machine, the facsimile machine on the receiving side stores the facsimile message in the personal mail box without performing any special processing at the destination. Can do.
If the recognized destination does not match the mailbox name, the most likely mailbox is selected, and the received facsimile information is stored in this mailbox. As described above, when the destination is unclear, it is possible to reduce received data without a destination due to an error on the transmission side or an OCR misrecognition by selecting a destination that seems to be most applicable .
In addition, when a term indicating distribution such as “cc” is recognized, the distribution destination (telephone number) after the distribution instruction term is searched for, and the received facsimile information is automatically transferred to the distribution destination. The operator's distribution work can be simplified.
[0007]
【Example】
Embodiments of the present invention will be described below in detail with reference to the drawings.
FIG. 1 is a block diagram showing a first embodiment of a configuration according to the present invention of a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention.
In this figure, 1 is a scanner that reads image information from a document to be transmitted, 2 is a modem that modulates and demodulates signals, 3 is a plotter that receives and prints out information, and 4 is communication control that performs transmission and reception control of image information. 5 is an encoding / decoding unit that compresses / decompresses image information, 6 is an NCU (Network Control Unit) that controls connection with a line (PSTN), 7 is a CPU (Central Processing Unit), and a central processing unit. 8 is a system control unit for controlling the overall operation of the facsimile apparatus, 8 is an operation display unit for inputting instructions and displaying notifications from a user, and 9 is a mail box according to the present invention for storing received facsimile information for each destination. Image memory 10 reads code data from the received facsimile information of the first sheet An OCR processing mechanism according to the present invention, 12 is a word extraction mechanism according to the present invention that extracts specific words such as a destination and a sender from code data read by the OCR processing mechanism 10, and 11 is extracted by this word extraction mechanism 12 The destination comment sender recognition mechanism according to the present invention recognizes at least a characteristic word indicating a destination from terms before and after the word.
With this configuration, the facsimile apparatus with a mailbox function according to the present embodiment reads the code data from the first page of the received facsimile information once stored by the OCR processing mechanism 10 and specifies the code data from the code data by the word extraction mechanism 12. And the received facsimile information is stored in the destination mailbox (image memory 9) recognized by the destination comment sender recognition mechanism 11 from the terms before and after the extracted word.
Thus, by recognizing the destination of the received facsimile information by OCR, the received facsimile information from the normal facsimile can be stored in the mailbox.
Such an operation will be described with reference to FIG.
[0008]
FIG. 2 is a flowchart showing a first embodiment of the processing operation according to the present invention of the facsimile machine with a mailbox function in FIG.
For all image information on the first page of the received facsimile information, the code data is read by the OCR processing mechanism 10 in FIG. 1, the specific word is extracted by the word extracting mechanism 12 in FIG. 1, and the destination in FIG. Characters before and after the specific word are recognized by the comment sender recognition mechanism 11 (steps 201 to 213). Here, if “To:”, “cc:”, etc. are extracted as specific words (step 202), the subsequent words are entered in the destination table (step 203). If “From:” or the like is extracted as a specific word (step 204), the subsequent word is placed in the sender's table (step 205), and “destination” or “name” is extracted as the specific word (step 204). 206), the subsequent word is put in the destination table (step 207), and if "dono" or "sama" is extracted as the specific word (step 208), the previous word is put in the destination table (step 209), If “transmission” or the like is extracted as the specific word (step 210), the subsequent word is put in the sender's table (step 211), and “comment” or “memo” or the like is extracted as the specific word (step 212). The subsequent document is entered into the comment table (step 213).
[0009]
In this way, when each word has been put in the destination, sender, and comment tables, it is determined whether or not the contents of the destination table are in the mailbox (step 214). If there is, the received facsimile information is stored in a mailbox with a matching name (step 215). While there are destinations in the table, the processes of steps 214 and 215 are repeated (step 216).
In this way, keywords indicating destinations, senders, comments, etc. are extracted based on the code data for each specific word, and the word that follows or precedes it is extracted (however, a line feed is performed on the document). Therefore, the search is performed in consideration of the relationship between the upper and lower sides), and it is recognized as a destination, a sender, and a comment, and is registered on the table. When the data on the first page is finished, the name entered in the destination table is compared with the name of the mailbox, and if they match, the received facsimile information and the sender's name are stored in that person's mailbox. , Accumulate comments, etc.
If there is no mailbox with a matching name in the processing of this example, the fuzzy search shown in FIG. 3 is performed, the mailbox with the most similar name is selected, and the received facsimile information is stored in the mailbox. accumulate.
[0010]
FIG. 3 is a flowchart showing a second embodiment of the processing operation according to the present invention of the facsimile machine with a mailbox function in FIG.
This example shows an ambiguous search processing procedure when there is no mailbox that matches the recognized destination name. First, the destination is read from the destination table (step 301), and the character strings in the destination table are compared (step 301). Strcmp) is performed (step 302). From this comparison result, it is determined whether or not the difference between the character strings is within a preset range (step 303). If it is within the range, the character string is registered in the table as a destination candidate (step 304). If registration of destination candidates for all destinations in the destination table is completed (step 301), the most similar among the destination candidates is determined as a mailbox (step 305).
In this way, in the part where the extracted destination name is compared with the name of the mailbox, a search is performed at a previously set level of ambiguity, and the received facsimile information or sender is sent to the closest matching mailbox. Accumulate names and comments.
[0011]
FIG. 4 is a block diagram showing a second embodiment of a configuration according to the present invention of a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention.
The facsimile apparatus with a mailbox function in this example is previously registered in the facsimile apparatus with a mailbox function in FIG. 1 in association with the distribution destination name of the received facsimile information and the selection number of the facsimile apparatus at the distribution destination. The telephone directory 14 as a number registration unit of the present invention, and a copy distribution mechanism that refers to the telephone directory 14 and controls transfer of received facsimile information to a corresponding distribution destination (in the figure, cc: described as destination transfer mechanism) 13 is provided.
When the word extraction mechanism 12 extracts a word indicating a distribution instruction such as “CC:”, for example, the destination comment sender recognition mechanism 11 recognizes the distribution destination name from the term after “CC:”. If there is a mailbox (image memory 9) with a destination name matching this distribution destination name, the received facsimile information is copied and distributed to that mailbox, but if there is no mailbox with a destination name matching the distribution destination name. For example, the copy distribution mechanism 13 searches the telephone directory 14 using the distribution destination name as a key, reads the selection number corresponding to the distribution destination name, and transfers the received facsimile information to the facsimile machine of this selection number.
Such an operation will be described with reference to FIG.
[0012]
FIG. 5 is a flowchart showing an embodiment of the processing operation according to the present invention of the facsimile apparatus with a mailbox function in FIG.
This example shows the operation when there is no mailbox whose destination name matches the distribution destination name recognized by the destination comment sender recognition mechanism 11 in FIG. 5, that is, when “cc:” does not correspond to the destination table. It is.
If there is a word (keyword) for requesting transfer such as “please forward” after the copy distribution destination name (step 501), it is checked whether the distribution destination name is in the telephone directory 14 of FIG. 5 (step 502). . If there is, call is made to the destination of the telephone directory (step 503).
In this way, when the extracted word is “cc: destination” and the destination name is not in the mailbox, the destination that needs to be transferred is determined, and the number corresponding to the destination is read. Make a call automatically. In this case, a cover letter “cc: transfer” is given to the destination.
[0013]
FIG. 6 is an explanatory diagram showing an embodiment of a list output procedure of mailbox storage states according to the present invention of the facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention.
Reception of facsimile information, storage of received facsimile information in a joint mailbox, retrieval of received facsimile information from the joint mailbox, separation of the first page as a cover letter, OCR processing of this cover letter, and the destination part of speech Estimate and select a destination name, select a personal mailbox closest to the destination name, and store the received facsimile information in this personal mailbox.
Then, a list of cover letters, destination names, storage destination mailbox names, etc. is created, and this list is displayed on a printer output, a display, or a display of a computer terminal connected via a LAN or the like. .
[0014]
FIG. 7 is an explanatory diagram showing an example of the contents of a list output in the procedure of FIG.
In the list 81 in this example, received date and time 82 and 82a, cover letter images 83 and 83a, destination partial images 84 and 84a, and stored mailbox names 85 and 85a are displayed.
From this list 81 printed or displayed on the display, it is possible to confirm at a glance to which mailbox the facsimile information of the cover letter to which and to whom the cover letter is stored.
[0015]
As described above with reference to FIGS. 1 to 7, the facsimile apparatus with a mailbox function according to this embodiment not only encodes image information received from a normal facsimile but also automatically converts the destination information. recognize. As a result, each facsimile message received from a normal facsimile can be stored efficiently for each individual, and the distribution work of facsimile information on the receiving side becomes unnecessary. Further, since the destination of the recognized received facsimile information can be matched with the name of the mailbox by fuzzy search, it is possible to prevent a mailbox distribution mistake due to an OCR misrecognition or a transmission side error. Further, recognition of “cc: destination” and distribution processing thereof can be performed automatically, and the subsequent work load on the recipient of facsimile information can be reduced.
Also, a list of cover letters, destination parts, and stored mailbox names can be printed out or displayed on the computer or a computer terminal connected to the LAN, making it easy to find OCR mistakes or mistakes in the destination mailbox. can do.
In addition, this invention is not limited to the Example demonstrated using FIGS. 1-7, In the range which does not deviate from the summary, various changes are possible.
[0016]
【The invention's effect】
According to the present invention, it is possible to efficiently perform control related to the distribution and distribution of the mailboxes in the facsimile on the receiving side, and it is not necessary to manually distribute facsimile information on the receiving side, and erroneous recognition and transmission by OCR. It is possible to reduce the occurrence of mailbox distribution mistakes due to mistakes on the side, and to easily detect the mailbox distribution mistakes that have occurred.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a first embodiment of a configuration according to the present invention of a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention;
FIG. 2 is a flowchart showing a first embodiment of the processing operation according to the present invention of the facsimile machine with a mailbox function in FIG. 1;
FIG. 3 is a flowchart showing a second embodiment of the processing operation according to the present invention of the facsimile machine with a mailbox function in FIG. 1;
FIG. 4 is a block diagram showing a second embodiment of a configuration according to the present invention of a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention.
5 is a flowchart showing an embodiment of the processing operation of the facsimile apparatus with a mailbox function in FIG. 4 according to the present invention.
FIG. 6 is an explanatory diagram showing an embodiment of a list output procedure of mailbox storage states according to the present invention of a facsimile apparatus with a mailbox function according to the present invention.
7 is an explanatory diagram showing an example of contents of a list output in the procedure in FIG. 6. FIG.
[Explanation of symbols]
1 Scanner 2 Modem 3 Plotter 4 Communication Control Unit 5 Encoding / Decoding Unit 6 NCU
7 CPU
8 Operation display section 9 Image memory 10 OCR processing mechanism 11 Destination comment sender recognition mechanism 12 Word extraction mechanism 13 Copy distribution mechanism 14 Phonebook 81 List 82, 82a Date and time of reception 83, 83a Cover letter image 84, 84a Destination partial image 85, 85a Stored mailbox name

Claims

受信したファクシミリ情報を、個人宛のメールボックスに蓄積するファクシミリ装置において、
受信した上記ファクシミリ情報の１枚目の画情報をＯＣＲ処理するＯＣＲ処理手段と、
該ＯＣＲ処理手段でＯＣＲ処理した画像から、少なくとも宛先を示す単語を抽出する単語抽出手段と、
該単語抽出手段で抽出した単語の前後にある用語から、少なくとも宛先名と、その他、発信者名あるいはコメントを認識する宛先コメント発信者認識手段と、
上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報の配布指示を示す用語に続く宛先名を、該宛先にあるファクシミリ装置の選択番号と対応付けて予め登録する番号登録手段と、
上記宛先コメント発信者認識手段で、上記宛先用語に続く宛先名を認識した場合に、上記番号登録手段を検索して、該当する宛先に、上記受信したファクシミリ情報を転送するコピー配布手段とを設け、
該宛先コメント発信者認識手段で認識した宛先名と一致する宛先名のメールボックスに、上記受信したファクシミリ情報を蓄積し、上記宛先コメント発信者認識手段で認識した宛先名に一致するメールボックスが無い場合には、上記認識した宛先名と最も類似する宛先名のメールボックスを選択して、該選択したメールボックスに上記受信したファクシミリ情報を蓄積することを特徴とするメールボックス機能付きファクシミリ装置。In a facsimile machine that stores received facsimile information in a personal mailbox,
OCR processing means for OCR processing the first image information of the received facsimile information;
Word extraction means for extracting at least a word indicating a destination from the image subjected to OCR processing by the OCR processing means;
From the terms before and after the word extracted by the word extraction means, at least a destination name, and other destination comment sender recognition means for recognizing the sender name or comment ,
Number registration means for preregistering a destination name following a term indicating a distribution instruction of the first image information of the received facsimile information in association with a selection number of a facsimile apparatus at the destination;
When the destination comment sender recognition unit recognizes a destination name that follows the destination term, a copy distribution unit that searches the number registration unit and forwards the received facsimile information to the corresponding destination is provided. ,
The received facsimile information is stored in a mailbox with a destination name that matches the destination name recognized by the destination comment sender recognition means, and there is no mailbox that matches the destination name recognized by the destination comment sender recognition means. In this case, a facsimile apparatus with a mailbox function, wherein a mailbox having a destination name most similar to the recognized destination name is selected, and the received facsimile information is stored in the selected mailbox.

請求項１記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を一覧で印字出力することを特徴とするメールボックス機能付きファクシミリ装置。The facsimile machine with a mailbox function according to claim 1,
A facsimile with a mailbox function, wherein at least the first image information of the received facsimile information, a mailbox name storing the received facsimile information, and the recognized destination name are printed out as a list. apparatus.

請求項１記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を一覧で表示出力することを特徴とするメールボックス機能付きファクシミリ装置。The facsimile machine with a mailbox function according to claim 1,
A facsimile with a mailbox function, wherein at least the first image information of the received facsimile information, the name of a mailbox storing the received facsimile information, and the recognized destination name are displayed in a list. apparatus.

請求項１記載のメールボックス機能付きファクシミリ装置において、
少なくとも上記受信したファクシミリ情報の１枚目の画情報と、該受信したファクシミリ情報を蓄積したメールボックス名、および、上記認識した宛先名を、ＬＡＮ管理者のコンピュータ端末の画面に一覧で表示出力させることを特徴とするメールボックス機能付きファクシミリ装置。The facsimile machine with a mailbox function according to claim 1,
At least the first image information of the received facsimile information, the name of the mailbox storing the received facsimile information, and the recognized destination name are displayed in a list on the screen of the LAN administrator's computer terminal. A facsimile machine with a mailbox function.