JP3238023B2 - 情報記憶検索装置および情報記憶検索方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】 この発明は、複数の書類を分
類、整理するための情報記憶検索装置および情報記憶検
索方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】情報を、例えば書類単位で分類整理する
ための技術として、キャビネット／バインダ／書類、あ
るいはボックス／フォルダ／書類などの分類体系に基づ
く情報管理が会社などで一般的に適用されている。この
分類体系としては、ツリー構造や、ネット構造が知られ
ている。

【０００３】ツリー構造は、例えば、オペレーティング
システムのファイル管理機能の実現に用いられ、ファイ
ルをツリー構造で表現した階層構造の中に配置して、ユ
ーザに呈示、分類させている。ファイルは、ツリー構造
のルートディレクトリからサブディレクトリを経て目的
とするファイルに至るパス名でその保管場所が識別され
ている。

【０００４】ネット構造を用いると、例えば、ハイパー
テキストシステムでは、テキスト情報を管理単位に分割
して相互の関係を表すリンクを自由に設定することがで
きる。このリンクを操作することにより、階層構造に限
らず自由な関係を定義して情報を管理することができ
る。

【０００５】情報記憶検索装置の一具体例である電子フ
ァイリングシステムにおいては、紙のファイルと同様
に、キャビネット／バインダ／書類、あるいは、ボック
ス／フォルダ／書類などの階層構造からなる分類体系を
構築して、情報の分類を実現している。ここで、階層の
深さは固定、あるいは、決められた範囲内で任意であ
る。分類の方法は、まず階層構造を分類名称とともに定
義して、すべての書類をツリー構造で表現された分類体
系内のいずれか１つの位置に対応づけることにより分類
するのが一般的である。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子ファイリン
グシステムで行なわれている階層構造に基づく書類など
の情報管理では、次のような問題がある。 （１）あらかじめ分類体系を決定しておかなければ活用
できない。

【０００７】会社のオフィスで求められる情報には、同
じ業務用の情報であっても、その組織全体で利用する共
通の情報と、個人的に利用する固有の情報との二つの面
がある。これらの情報を活用するためには必要な時にす
ぐ取り出せるように、仕事の内容別・項目別・日付別・
重要度別などに応じて情報の属性を利用して分類してお
くことが図書の分類にも見られるように一般的な方法で
ある。

【０００８】この場合、新たな情報を登録したり既存の
情報を再分類する作業に先だって、あらかじめ分類体系
を決定しておかなければ、分類先を特定できないか、
「その他」の分類に含まれる情報量が膨れ上がり、情報
管理が無意味となる。このことは、分類体系が決定でき
なければ、情報の分類整理が始められないことを意味し
ており、特に必ずしも分類体系が固定化していない個人
的に活用する情報の管理を困難にしている。 （２）活用している分類体系を途中で構築し直すことが
容易でない。

【０００９】オフィスの日常業務では、新しい分類項目
を追加したり、既存の分類項目を細分化したり、既存の
分類項目を統合したり、といった分類体系そのものを見
直す必要が、仕事を進めてゆくにつれて発生する。とこ
ろが、階層構造だけに基づいて分類されている情報を分
類整理し直そうとすると、情報の実体を移動させずに分
類体系のみを再構築することができないために、これら
は容易なことではない。情報の分類整理に有効な、情報
の属性を利用して構築された階層構造以外の仕組みを階
層構造と合わせて活用することが望まれる。 （３）進化成長する分類体系に合わせた情報の分類整理
が困難である。

【００１０】分類体系の全体を構築し直した場合でも、
変化のあった分類について新旧の対応を取りながら関連
するすべての情報を分類整理し直すことは、一度に大き
な作業量を発生させることになる。日常業務の中で少し
ずつ分類体系を変化させ、少しずつ情報の分類整理を進
めることができず、分類整理そのものを困難にしてい
る。

【００１１】以上のような問題点により、従来の電子フ
ァイリングシステムを実際に運用するにあたっては、ま
ず、あらかじめ所定の分類体系を作っておき、それに対
応させて、情報としての書類を登録するようになってい
た。このため、書類の入力時には、あらかじめ作成され
ている分類体系に応じてその書類に対するキーワードを
用意する必要があった。すなわち、書類を入力するとき
には、その書類の分類が確定していなければならなかっ
た。また、一度入力した書類の分類整理を行うときに
は、その分類体系内に限られていた。

【００１２】そこで、この発明は、従来の階層構造によ
る分類・整理とは独立して、情報がそれ自体持っている
分類情報と並行かつ独立に設定された付加情報に従って
書類を分類・整理でき、しかも容易に新たな情報の登録
が行えるように構成された情報記憶検索装置および情報
記憶検索方法を提供することを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、この発明の情報記憶検索装置にあっては、複数の
書類に対して、これらの複数の書類を分類するための少
なくとも１つの分類情報を有する付加情報を与え、前記
分類情報に基づいて分類された前記複数の書類を記憶す
る記憶手段と、前記分類情報に基づく検索条件を選択指
定することにより、前記記憶手段に記憶されている書類
の中から所望の書類を検索して、その書類一覧を表示す
る表示手段と、前記表示手段に前記書類一覧が表示され
ている状態で、新規に前記記憶手段に記憶させたい書類
を読み取らせる画面を表示して、読み取りを行なう読取
手段と、この読取手段で読み取られた書類に設定入力し
た書類名と前記表示された書類一覧に付与されている分
類情報を付加して前記記憶手段に記憶する処理手段とを
具備している。

【００１４】

【００１５】また、この発明の情報記憶検索方法にあっ
ては、複数の書類に対して、これらの複数の書類を分類
するための少なくとも１つの分類情報を有する付加情報
を与え、前記分類情報に基づいて分類された前記複数の
書類を記憶手段に記憶するステップと、前記分類情報に
基づく検索条件を選択指定することにより、前記記憶手
段に記憶された書類の中から所望の書類を検索して、そ
の書類一覧を表示するステップと、前記表示ステップに
よって前記書類一覧が表示されている状態で、新規に記
憶させたい書類を読み取らせる画面を表示して、読み取
りを行なうステップと、この読取ステップで読み取られ
た書類に設定入力した書類名と前記表示された書類一覧
に付与されている分類情報を付加して前記記憶手段に記
憶するステップとを具備している。

【００１６】

【００１７】

【００１８】

【作用】この発明の一態様によれば、書類を分類情報に
基づいて分類するための分類体系と、書類ごとに自由に
関連づけることができる付加情報、例えばタグと、タグ
の分類体系とを定義／変更（取付け・取外し）する手段
と、書類に関連づけられたタグに関する検索条件を与え
て検索し表示対象書類を絞り込み表示する手段と、表示
された書類の一部または全部を分類整理する手段と、を
設けることにより、変化の少ない分類体系を反映した分
類体系に基づく書類の分類と、変化のある柔軟な分類体
系を反映したタグおよびタググループを利用した書類の
分類とを可能にした。すなわち、 １）あらかじめ分類体系を決定できないときでも、分類
体系による分類は利用せず、タグとタググループによる
分類を利用することで、分類整理を始めることができ
る。

【００１９】２）分類体系を途中で構築し直したいとき
は、変化させる分類に含まれる書類に一時的なタグをつ
け、後にこのタグの変更（取付け／取外し）を行うこと
にり、再分類・整理が容易になる。

【００２０】３）固定的な分類は階層構造で、暫定的な
分類はタグで、それぞれ取り扱うことによって、進化成
長する分類体系に合わせた分類整理が可能となる。 ４）前項と同様、分類体系が確立していない分野でも、
タグを利用することによって、分類整理が可能となる。

【００２１】さらにこの発明の他の態様によれば、書類
に関連づけられたタグに関する条件を与えて検索し表示
対象書類を絞り込んだウィンドウに対して、新たな書類
を登録することにより、検索条件として与えられたタグ
と新たな書類との関連を容易に定義（タグの取付け）を
することができる。これにより、書類の新規登録、すで
に登録されている書類への追加登録が容易となる。すな
わち、 １）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにか
く書類を登録することができる。

【００２２】２）分類体系が確立していない分野でも、
とにかく書類を登録することができる。 さらにこの発明の他の態様によれば、書類に関連づけら
れたタグに関する条件を与えて検索し表示対象書類を絞
り込んだウィンドウの所望の書類に対して、さらに他の
タグを取り付けることができる。また、その所望の書類
に関連づけられているタグを取外すこともできる。そし
て、取外されたタグが検索条件として与えられたタグと
一致する場合には、その検索条件をその所望の書類の他
のタグに変更して再度検索した結果を表示したり、ま
た、同一の検索条件で再度検索した結果を表示すること
ができるので、その結果表示ウインドウをもとに、タグ
の取外しが行われてた書類に対して後続の処理が容易に
続行できる。これにより、書類の分類整理が容易になる
とともに、作業の効率も向上する。すなわち、 １）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにか
く書類を追加登録することができる。

【００２３】２）進化成長する分類体系に合わせて、あ
る条件を満たす書類を容易に分類整理することができ
る。 ３）分類体系が確立していない分野でも、とにかく書類
を追加登録することができる。

【００２４】

【実施例】以下、この発明の一実施例について図面を参
照して詳細に説明する。図２は、この発明を適用した電
子ファイリング装置の一実施例の構成を示すブロック図
である。

【００２５】すなわち、図２に示した電子ファイリング
装置は、少なくとも、制御モジュール１０、メモリモジ
ュール２０、磁気ディスク装置５１、５２、表示装置５
４、キーボード５５またはマウス５７またはペン５６、
システムバス６０によって構成されている。オプション
として、画像処理モジュール３０、通信制御モジュール
４０、画像バス６１、光ディスク装置５３、スキャナ５
８、プリンタ５９が接続されていてもよい。

【００２６】制御モジュール１０は電子ファイリング装
置全体を制御するＣＰＵ１１、磁気ディスク装置５１、
５２や光ディスク装置５３などと接続するためのインタ
フェース回路１２、１３から構成されている。

【００２７】メモリモジュール２０は、電子ファイリン
グ装置全体を制御するプログラムおよび必要なデータを
記憶するメインメモリ２１、必要なデータを表示するた
めの表示メモリ２２、オプションとして画像を記憶する
画像メモリ２３などから構成されている。画像メモリ２
３は、例えば、光ディスク５３から読み出された画像デ
ータや光ディスク５３に書き込む画像データを一時的に
記憶するためのものである。

【００２８】表示メモリ２２は、表示装置５４に表示さ
れる画像データを一時的に記憶するためのものである。
画像処理モジュール３０は、画像データの圧縮、伸長、
拡大、縮小、回転などの処理を実行する画像処理ＬＳＩ
回路３１、スキャナ５８およびプリンタ５９のためのイ
ンタフェース３２、およびこれらを相互に接続する画像
バス６１などによって構成されている。

【００２９】通信制御モジュール４０は、例えばＬＡＮ
６２に接続するための通信インタフェース回路４１など
によって構成されている。システムバス６０は、制御信
号用のバスであり、制御モジュール１０、メモリモジュ
ール２０、通信制御モジュール４０、画像処理モジュー
ル３０、を相互に接続するものである。

【００３０】画像バス６１は、画像データ転送用のバス
であり、メモリモジュール２０、画像処理モジュール３
０を相互に接続するものである。キーボード５５または
マウス５７またはペン５６は、情報の分類整理を行なう
ための各種の操作指令を入力するものである。情報その
もの、情報を検索するためのキー、文書の名前、分類の
方法、などを入力する。

【００３１】表示装置５４は、分類された情報の表示、
情報を検索するためのキーの表示、文書の名前の表示、
分類体系の表示、などを表示するものである。また、分
類対象が画像データである場合には、画像データをウィ
ンドウに表示して、画像処理ＬＳＩ３１により処理され
た画像の拡大縮小回転などの結果である画像データも表
示できる。

【００３２】ハード磁気ディスク装置５１およびフロッ
ピーディスク５２は、情報そのもの、情報を検索するた
めのキー、情報の分類体系、などを記憶するためのもの
である。また、これらの一時記憶場所としても使用され
る。

【００３３】図１は、この実施例の電子ファイリング装
置のソフト構成図である。すなわち、表示処理部７１、
入力処理部７２、階層構造管理部７３、タグ構造管理部
７４、オブジェクト管理部７５、管理データ７６から構
成されている。ここで、タグとは、書類ごとに自由に関
連づけることができる付加情報をさす。

【００３４】表示処理部７１は、タグ表示ウィンドウと
書類表示ウィンドウにそれぞれ必要な情報を表示する。
タグ表示ウィンドウと書類表示ウィンドウは、これら２
つのウィンドウの組が複数組表示されていてもよく、１
つのタグ表示ウィンドウと複数の書類表示ウィンドウが
表示されてもよい。以下の説明では後者の場合について
述べる。

【００３５】入力処理部７２は、キーボード５５または
マウス５７またはペン５６により入力される指示を処理
する。具体的には、タグ表示ウィンドウ内のタグ選択、
書類表示ウィンドウ内の書類選択、処理メニューの選択
などである。指示入力された位置がどのウィンドウのど
の座標であるか、どのアイコンに対する指示入力である
か、どの処理メニューが選択されたか、についても判断
処理する。

【００３６】階層構造管理部７３は、ツリー構造により
構成された階層構造を生成・変更・削除・探索する機能
を提供する。具体的には、新しい分類項目の追加、既存
の分類項目の分類名変更、既存の分類項目の削除、与え
られた分類名を持つ分類項目の階層構造内での位置の特
定、などである。

【００３７】タグ構造管理部７４は、タググループとタ
グを生成・変更・削除・探索する機能、タグの構造すな
わちタググループとタグの関係を生成・変更・削除する
機能、を提供する。

【００３８】管理データ７６は、表示処理部７１が必要
とする書類表示ウィンドウ情報と書類表示ステータス情
報、階層管理部７３とタグ管理部７４が必要とするオブ
ジェクト情報、を含んでいる。

【００３９】図３は、この実施例の電子ファイリング装
置により、階層構造と付加情報（タグ）に基づいて情報
を分類整理した様子を示す概念図である。分類体系とし
て、例えば、光ディスク５３ａがボックス１、１０を含
む階層構造を構成していて、ボックス１には書類２と３
と７とが分類されているものとする。また、書類２には
タグ５とタグ６とが関連づけられている。なお、タグ
５、６はタググループ４に含まれているものとする。ま
た、書類７にはタグ９が関連づけられており、このタグ
９はタググループ８に含まれている。

【００４０】図４、図５は、この実施例の電子ファイリ
ング装置で、こうした分類整理のための階層構造と付加
情報（タグ）を表現するために利用している、「オブジ
ェクト」の構造を示している。

【００４１】ボックスであれ、書類であれ、タググルー
プであれ、タグであれ、「オブジェクト」で表現する。
すなわち、オブジェクトは、オブジェクトタイプ（光デ
ィスク／ボックス／書類／タググループ／タグ）、オブ
ジェクトＩＤ、名称、生成日時、関連定義情報へのポイ
ンタからなり、関連定義情報は、複数個の、関連タイプ
（親／子／関連）と関連オブジェクトＩＤの組からな
る。

【００４２】この場合、光ディスク５３ａとボックス
１、ボックス１と書類２、ボックス１と書類３、はそれ
ぞれ「親子」関係、書類２とタグ５、書類２とタグ６と
は「関連」関係、にあると表現する。すなわち、ボック
ス１のオブジェクトには、オブジェクトタイプ「ボック
ス」、オブジェクトＩＤ「１」、名称（＝ボックス
名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録され
ている。関連定義情報には、光ディスク５３ａが「親」
であることを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクト
「５３ａ」の組、書類２が「子」であることを示す関連
タイプ「子」と関連オブジェクトＩＤ「２」の組、書類
３が「子」であることを示す関連タイプ「子」と関連オ
ブジェクトＩＤ「３」の組、が記録されている。同様
に、書類２のオブジェクトには、オブジェクトタイプ
「書類」、オブジェクトＩＤ「２」、名称（＝書類
名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録され
ている。関連定義情報には、ボックス１が「親」である
ことを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクトＩＤ
「１」の組、タグ５が「関連」関係にあることを示す関
連タイプ「関連と関連オブジェクトＩＤ「５」の組、タ
グ６が「関連」関係にあることを示す関連タイプ「関
連」と関連オブジェクトＩＤ「６」の組、が記録されて
いる。

【００４３】図６は、「オブジェクト」を追加する場合
の処理フローである。「オブジェクト」を追加する場合
は、まず、ステップＳ１１で新たなオブジェクトを生成
する。すなわち、オブジェクト管理領域を確保して、追
加しようとするオブジェクトのタイプ（光ディスク／ボ
ックス／書類／タググループ／タグ）を設定し、新しい
オブジェクトＩＤを割り当て、もし指定があれば名称を
設定し、生成日時を設定する。

【００４４】次に、ステップＳ１２に進んで関連定義情
報を設定する。すなわち、関連定義情報管理領域を確保
し、関連タイプ「親」と追加するオブジェクトのオブジ
ェクトＩＤの組を設定する。さらに、ステップＳ１３に
進み、親となるオブジェクトが持つ関連定義情報に、関
連タイプ「子」と追加する新しいオブジェクトのオブジ
ェクトＩＤを追加する。

【００４５】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの追加に
も対応する。図７は、「オブジェクト」を削除する場合
の処理フローである。

【００４６】「オブジェクト」の削除は、まず、ステッ
プＳ２１において削除対象オブジェクトの親であるオブ
ジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェクトの
オブジェクトＩＤを削除する。次に、ステップＳ２２に
進んで削除対象オブジェクトに関連づけられているタグ
のオブジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェ
クトのオブジェクトＩＤを削除する。そして、ステップ
Ｓ２３にて削除対象オブジェクトの関連定義情報を解放
し、オブジェクト管理領域を解放する。

【００４７】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの削除に
も対応する。図８は、「オブジェクト」を検索する場合
の処理フローである。

【００４８】「オブジェクト」の検索は、まず、ステッ
プＳ３１で検索対象オブジェクトＩＤを受け取る。次
に、ステップＳ３２に進み指定されたオブジェクトの関
連定義情報を順に調べる。その後、ステップＳ３３で関
連タイプが「子」である関連オブジェクトＩＤを得て、
ステップＳ３４にてそのオブジェクトを調べる。

【００４９】書類検索の場合には、ステップＳ３５にお
いて、書類表示ウィンドウ情報を参照してカレントウィ
ンドウの番号を得て、書類表示ステータス情報の検索条
件のフィールドを参照して検索条件を得る。書類検索の
場合で検索条件があるときは、ステップＳ３６に進ん
で、検索条件一致／不一致を判定して、一致すればステ
ップＳ３７にて検索結果リストに追加する。その他のと
きは、ステップＳ３８に進んで、すべての関連定義情報
について終了したか判断、まだなら継続処理、終了なら
ステップＳ３９で検索結果リストのオブジェクトが求め
るオブジェクトの集合である。

【００５０】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの検索に
も対応する。上記の「オブジェクト」追加／削除によ
り、書類の追加（新規登録）やタグの取付け、取外しが
実現される。

【００５１】書類の追加では、書類名の入力を求める。
ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しなくて
もよい。とにかく登録したい場合に有効であり、必要に
応じて書類名はいつでも設定または変更できる。

【００５２】タグの取付けでは、タグ名の入力を求め
る。ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しな
くてもよい。とにかく目印として書類に関連づけておき
たい場合に有効であり、必要に応じて適切なタグ名を設
定または変更できる。これは、特に分類体系が明確でな
い場合の一時的な分類手段として極めて有効であり、階
層構造による分類とは別の仕組みで一時的な分類を実現
している点に特徴がある。図４からもわかるように、階
層構造管理とタグ関連管理がオブジェクトを単位とし
て、同じ仕組みで、しかも、独立に管理されていること
から、タグ操作は階層構造や階層構造による分類結果に
は何ら影響を与えない。両者の違いは、関連タイプ（親
／子／関連）により内部表現されている。

【００５３】図９は、この実施例の電子ファイリング装
置の表示画面例である。この表示画面は、書類の一覧を
表示する書類表示ウィンドウ５４Ａ、タグの一覧を表示
するタグ表示ウィンドウ５４Ｂからなる。これら２種類
のウィンドウ５４Ａ、５４Ｂは、常に表示されていても
よく、あるいは、それぞれが必要なときだけ表示されて
もよい。図では常に表示されている場合を示している。

【００５４】タグ表示ウィンドウ５４Ｂは、タググルー
プ表示エリア５４Ｂ１とタグを表示するエリア５４Ｂ２
を持ち、選択したタグクループに含まれているタグの集
合が表示エリア５４Ｂ２に表示される。また、タグクル
ープの特別なものとして「未整理」を持つ。これは１つ
もタグが関連づけられていないことを意味するタググル
ープであり、これに含まれるタグは例外として存在しな
い。

【００５５】書類表示ウィンドウ５４Ａは、階層構造に
対応するボックス５４Ａ１とタグに関する検索条件エリ
ア５４Ａ２と書類の集合を表示するエリア５４Ａ３を持
ち、選択したボックス（この場合はボックス１）に含ま
れ、かつ、エリア５４Ａ２で指定した検索条件を満たす
書類の集合がエリア５４Ａ３に表示される。また、ウイ
ンドウ５４Ａのタイトル、すなわち「書類表示ウインド
ウ」を表示するためのタイトル表示エリア５４Ａ、書類
表示ウインドウ５４Ａにおいて実行可能な処理、例え
ば、新たな書類を入力する処理としての「スキャナ」等
の処理メニューが表示されるメニュー表示エリア５４Ａ
５が設けられている。

【００５６】書類の表示方法には、アイコン表示とイメ
ージ表示の２種類があり、表示モードとしてメニューで
設定できる。アイコン表示は個々の書類をアイコンで表
示するモードであり、イメージ表示は個々の書類をその
先頭ページ画像で表示するモードである。いづれのモー
ドでも、書類に対して検索条件に示されたタグ以外にも
タグが関連づけられているときには、そのことを示すた
めにアイコンまたはイメージが強調表示される。アイコ
ン表示では、アイコンの形状を変化させたり、アイコン
の色を変化させたり、アイコンの外枠を強調したり、す
ることで強調表示する。イメージ表示では、書類の先頭
ページ画像の外枠を強調表示して表示する。

【００５７】図９にはアイコン表示の例が示されてお
り、書類２に対して検索条件に示されたタグ以外にもタ
グが関連づけられているときには、アイコンの外枠の左
上隅に黒い領域を付加してある。書類３は他のタグなし
の場合を示す。

【００５８】タグが関連づけられているかどうかは、上
記のことから書類一覧ウィンドウ５４Ａ３の書類（アイ
コンまたはイメージ）を見ただけで操作なしでわかる。
書類（アイコンまたはイメージ）をマウス５７の左ボタ
ンクリックすると、画像表示ウィンドウが開き、ページ
画像が詳細表示される。また、書類（アイコンまたはイ
メージ）をマウス５７の右ボタンクリックすると、図１
７に示したように、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが開い
て、その書類（この場合は書類２）に関連づけられてい
るタグ一覧が表示される。

【００５９】図１０は、表示画面に関する情報を管理す
るテーブルを示している。書類表示ウィンドウ情報と書
類表示ステータス情報とである。書類表示ウィンドウ情
報は、ウィンドウの個数と、入力可能なカレントウィン
ドウの番号と、を記録するフィールドを有する。

【００６０】書類表示ステータス情報は、ウィンドウの
個数だけ要素を持ち、各要素は、カレントディスク（例
えばディスクＮｏ．０）、カレントボックスＮｏ．、カ
レントタググループＮｏ．、カレントタグＮｏ．、表示
モード、表示レイアウト、検索条件のフィールドからな
る。

【００６１】カレントが付加されている項目は、現在、
書類表示ウィンドウ５４Ａに表示されている階層構造内
の分類項目を指している。表示モードは、書類をアイコ
ンで表示するアイコン表示か、書類の先頭ページを表示
して表現するイメージ表示か、を管理している。表示レ
イアウトは、書類表示エリア５４Ａ３内で縦横どれだけ
の個数の書類を並べて表示するかを管理している。検索
条件とは、現在、表示されている書類の集合が何らかの
検索の結果である場合、検索の条件となったタグに関す
る情報を管理している。条件は、タググループとタグの
組、または、この組を論理積か論理和で結合したもの、
または、未整理、または、空（検索条件なし）である。
すなわち、この検索条件として記録された内容をもと
に、その検索対象のタグに関連する書類が検索されて、
書類表示エリア５４Ａ３に表示されるようになってい
る。

【００６２】さて、この電子ファイリング装置におい
て、新たな書類を新規に登録したり、あるタグがすでに
関連づけられている書類に追加登録する場合について説
明する。

【００６３】図１４、１５に処理フローを、図１１〜図
１３に操作画面例を、それぞれ示す。この場合、登録し
ようとしている新たな書類の利用目的等が明確で、どの
タグに関連づけるかがすでに明らかな書類もあれば、利
用目的が不明確で分類できないが、とにかく登録したい
書類も存在する。前者の場合は、その所望のタグに関す
る検索条件を与えて検索して表示対象書類を絞り込んだ
書類表示ウインドウ５４Ａに対して新たな書類の入力を
行い、後者の場合は、書類表示ウインドウ５４Ａに対し
ていつでも（タグを選択する以前の書類表示ウインドウ
５４Ａに対して）新たな書類の入力を行えるようになっ
ている。

【００６４】詳しくは、まず、システムが起動される
と、ステップＳ４１で、図９で示したように、書類表示
ウィンドウ５４ＡとしてウインドウＮｏ．（１）を開
く。このとき図１０に示したように、書類表示ウィンド
ウ情報の個数を１、カレントウィンドウを番号１に設定
して、書類表示ステータス情報のウィンドウＮｏ．
（１）の各項目を初期設定する。

【００６５】ここで、ステップＳ４２で光ディスク（Ｎ
ｏ．０）がセットされたら、ステップＳ４３に進んで光
ディスク０に記録されているボックス一覧を書類表示ウ
ィンドウ５４Ａの上部エリア５４Ａ１に表示する。同時
に、ステップＳ４４でタグ表示ウィンドウ５４Ｂを開
く。

【００６６】ステップＳ４５でボックス一覧エリア５４
Ａ１の中からボックス１が選択されたら、ステップＳ４
６でボックス１に含まれる書類一覧を書類表示ウィンド
ウ５４Ａの下部エリア５４Ａ３に表示する。

【００６７】この時点で、利用目的が不明確で関連づけ
するタグが明らかでない書類の新規登録が行える。すな
わち、ステップＳ５２に進み、書類表示ウインドウ５４
Ａのメニュー表示エリア５４Ａ５に表示されたスキャナ
１００をマウス５７を操作して選択する。

【００６８】一方、その利用目的等が明確で、どのタグ
に関連づけるかがすでに明らかな書類を登録する場合、
あるいは、あるタグがすでに関連づけられている書類に
追加するための書類を登録する場合は、次に、ステップ
Ｓ４７に進む。

【００６９】ステップＳ４７でタグ表示ウィンドウ５４
Ｂにおいて例えばタググループ４が選択されたら、ステ
ップＳ４８でタググループ４に含まれるタグ一覧をタグ
表示ウィンドウ上に表示する。このときシステムは図１
０の書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ
（１）を参照して、書類表示ステータス情報の対応する
ウィンドウのカレントグループ欄に、タググループ４を
設定する。

【００７０】ステップＳ４７において、例えば、図９の
タグ表示ウィンドウ５４Ｂ上でタググループエリア５４
Ｂ１内の「未整理」が選択されたら、どのタグとも関連
づけられていない書類一覧を検索して、ステップＳ４７
からステップＳ４９はスキップして、ステップＳ５０に
て書類表示ウィンドウ上に表示する。このときシステム
は書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（２）
を参照して、図１０の書類表示ステータス情報の対応す
るウィンドウ（２）のカレントタグ欄に、未整理を現す
ＮＵＬＬを設定する。検索時は、検索条件２（未整理）
を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果を表示
部に応答して表示させる。

【００７１】ステップＳ４９でタグ表示ウィンドウ５４
Ｂ２において例えばタグ５が選択されたら、タグ５と関
連づけられている書類一覧を検索して、書類表示ウィン
ドウ５４Ａ上に表示する。このときシステムは図１０の
書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウを参照し
て、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ
（１）のカレントタグ欄にタグ５を設定する。

【００７２】検索時は、ステップＳ５０で、図９のエリ
ア５４Ａ２において検索条件１（タググループ４：タグ
５）を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果を
表示部に応答して表示させる。すなわち、例えば図９に
示したように検索条件１（タググループ４：タグ５）に
一致した書類（アイコンまたはイメージ）が書類一覧ウ
ィンドウ５４Ａ３に表示される。

【００７３】この時点で、例えば、タグ５に関連づける
書類の新規入力が行える。すなわち、ステップＳ５２に
進み、書類表示ウインドウ５４Ａのメニュー表示エリア
５４Ａ５に表示されたスキャナ１００をマウス５７を操
作して選択する。

【００７４】一方、ステップＳ５０で書類一覧ウィンド
ウ５４Ａ３に表示された書類（アイコンまたはイメー
ジ）のうち、例えば、書類２をマウス５７の左ボタンク
リックすると、画像表示ウインドウが開き、書類２のペ
ージ画像が詳細表示される。

【００７５】この時点で、タグ５に関連づけされた書類
２に追加登録が行える。すなわち、ステップＳ５２に進
み、書類表示ウインドウ５４Ａのメニュー表示エリア５
４Ａ５に表示されたスキャナ１００をマウス５７を操作
して選択する。

【００７６】スキャナ１００が選択されると、図１１に
示すように、プルダウンメニュー１０１が表示される。
このプルダウンメニュー１０１には、スキャナ設定１０
２及びスキャナ入力１０３の処理メニューが表示されて
いる。

【００７７】ステップＳ５３に進み、スキャナ設定１０
２をマウス５７を操作して選択すると図１２に示すよう
なスキャナ設定ウインドウ５４Ｅが、書類表示ウインド
ウ５４Ａ上に開かれる。

【００７８】ここで、図１２を参照してスキャナ設定ウ
インドウ５４Ｅの表示例について説明する。スキャナ設
定ウインドウ５４Ｅには、登録する書類をスキャナ５８
で読取る際の用紙サイズを設定するための用紙サイズ設
定エリア５４Ｅ４、その書類をスキャナ５８で読取る際
の解像度を設定するための解像度設定エリア５４Ｅ５、
スキャナ５８で読取る用紙の方向（たて、横）を設定す
るための用紙方向設定エリア５４Ｅ６、ＯＫボタン５４
Ｅ７、キャンセルボタン５４Ｅ８からなる。

【００７９】用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、解像度設
定エリア５４Ｅ５、用紙方向設定エリア５４Ｅ６はそれ
ぞれ、ドロップダウン単一選択リストボックスからな
り、それぞれの設定エリアの所定のボタンをマウス５７
で操作した回数に応じて所定のリスト内からデータが１
つづつ選択されて各エリアに表示されるようになってい
る。

【００８０】このようにして用紙サイズ設定エリア５４
Ｅ４、解像度設定エリア５４Ｅ５、用紙方向設定エリア
５４Ｅ６でそれぞれの項目を設定した後、ＯＫボタン５
４Ｅ７をマウス５７でクリックすると、その設定内容が
システムに反映されてスキャナ設定ウインドウ５４Ｅは
閉じられる。また、キャンセルボタン５４Ｅ８をマウス
５７でクリックすると、このスキャナ設定ウインドウ５
４Ｅ上で設定された内容はシステムに反映されずに（キ
ャンセルされて）スキャナ設定ウインドウ５４Ｅが閉じ
られる。

【００８１】さて、ステップＳ５３で図１２に示したよ
うなスキャナ設定ウインドウ５４Ｅが開かれた後、ステ
ップ５４に進み、登録しようとする書類に関するスキャ
ナ５８の設定項目、すなわち、用紙サイズ、解像度、用
紙方向をそれぞれの設定エリア５４Ｅ４、５４Ｅ５、５
４Ｅ６に設定してＯＫボタン５４Ｅ７をクリックしてス
キャナ設定を終了する（スキャナ設定ウインドウ５４Ｅ
が閉じられる）。

【００８２】次に、ステップＳ５５に進み、図１１に示
すようなプルダウンメニュー１０１からスキャナ入力１
０３ををマウス５７を操作して選択すると図１１に示す
ようなスキャナ入力ウインドウ５４Ｄが、書類表示ウイ
ンドウ５４Ａ上にオーバーラップして開かれる。

【００８３】ここで、図１１を参照してスキャナ入力ウ
インドウ５４Ｄの表示例について説明する。スキャナ入
力ウインドウ５４Ｄには、用紙サイズ表示エリア５４Ｄ
１、解像度表示エリア５４Ｄ３、用紙方向表示エリア５
４Ｄ４が設けられ、これらのエリアには、前述したスキ
ャナ設定ウインドウ５４Ｅで設定した内容、すなわち、
用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、解像度設定エリア５４
Ｅ５、用紙方向設定エリア５４Ｅ６に所望の値を入力し
た後、ＯＫボタン５４Ｅ７をクリックしたことにより設
定されたものが表示される。なお、ステップＳ５４でス
キャナの設定をしていない場合は、これら表示エリアに
はデフォルト値が表示される。デフォルト値としては、
例えば、用紙サイズが「Ａ４」、解像度が「２００ｄｐ
ｉ」、用紙方向が「たて」である。

【００８４】また、ページ番号表示エリア５４Ｄ１に
は、これからスキャナ５８で入力しようとしている書類
のページ番号が表示される。すなわち、初期値は「１」
で、以後、書類が入力される毎にそのページ番号が更新
されて表示される。

【００８５】さらに、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄに
は入力実行ボタン５４Ｄ５、入力中止ボタン５４Ｄ６、
スキャナ設定ボタン５４Ｄ７、書類終了ボタン５４Ｄ
８、終了ボタン５４Ｄ９が設けられている。

【００８６】入力実行ボタン５４Ｄ５がマウス５７でク
リックされると、あらかじめスキャナ５８にセットされ
ている書類の原稿が１ページづつ（ＡＤＦが装備されて
いる場合は１ページづつ連続して）読取られるようにな
っている。

【００８７】入力中止ボタン５４Ｄ６がマウス５７でク
リックされると、スキャナ５８で実行されている書類読
取動作が中止されるようになっている。スキャナ設定ボ
タン５４Ｄ７は、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄからス
キャナ設定ウインドウ５４Ｅを開くためのもので、スキ
ャナ入力ウインドウ５４Ｄの用紙サイズ表示エリア５４
Ｄ１、解像度表示エリア５４Ｄ３、用紙方向表示エリア
５４Ｄ４に表示されている値を変更したい場合に、この
スキャナ設定ボタン５４Ｄ７をマウス５７でクリックす
ると、スキャナ設定ウインドウ５４Ｅが開かれて、所望
の値が変更できる。

【００８８】書類終了ボタン５４Ｄ８は、１単位の書類
（ページ数に関係なく）の読取りの終了をシステムに指
示するためのものである。すなわち、スキャナ５８で１
単位の書類の読取が終了した時点でマウス５７でクリッ
クされると、図１３に示すような書類作成ウインドウ５
４Ｆが表示されるようになっている。この書類作成ウイ
ンドウ５４Ｆに対して所定の処理を実行することによ
り、スキャナ５８で入力された書類が登録されるように
なっている。

【００８９】終了ボタン５４Ｄ９は、スキャナ入力ウイ
ンドウ５４Ｄに対する処理の終了をシステムに指示する
ためのものである。すなわち、この終了ボタン５４Ｄ９
がマウス５７でクリックされると、スキャナ入力ウイン
ドウ５４Ｄが閉じられるようになっている。このとき、
スキャナ入力ウインドウ５４Ｄに対して書類の読取動作
を実行したにもかかわらず、その読取った書類が登録さ
れていないとき（例えば、書類終了ボタン５４Ｄ８がク
リックされていなかったとき等）には、書類作成ウイン
ドウ５４Ｆが開かれるようになっている。

【００９０】さて、ステップＳ５５で表示装置５４に表
示されたスキャナ入力ウインドウ５４Ｄが表示される
と、スキャナ５８に書類をセットした後、入力実行ボタ
ン５４Ｄ５をクリックする。すると、ステップＳ５７に
進み、スキャナ５８が動作してセットされた原稿が１ペ
ージづつ読取られる。このとき、スキャナ５８のＡＤＦ
に原稿がセットされている場合は、複数のページで構成
される書類は全ての原稿の読取が終了されるまで１ペー
ジずつ連続してその読取は実行されるが、スキャナ５８
にＡＤＦが装備されていない場合は、１ページ原稿の入
力が終了後に再び後続のページの原稿をスキャナ５８に
セットして、入力実行ボタン５４Ｄ５をクリックする。
すなわち、原稿の続く限り繰り返すことになる（ステッ
プＳ５６〜ステップＳ５７ａ）。

【００９１】位置単位の書類の原稿の入力が終了して、
ステップＳ５８に進み、書類終了ボタン５４Ｄ８をクリ
ックすると、さらにステップＳ５９に進み、図１３に示
したような書類作成ウインドウ５４Ｆが開かれる。

【００９２】ここで、図１３を参照して書類作成ウイン
ドウ５４Ｆの表示例について説明する。書類作成ウイン
ドウ５４Ｆには、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力
処理を行った書類を、新規に登録するための指示エリア
５４、その場合の書類名を設定するための書類名設定エ
リア５４Ｆ３、現在表示装置５４上に開かれている画像
表示ウィンドウに表示されている書類（この場合は書類
２）にスキャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力処理を行っ
た書類を追加して登録するための指示エリア５４Ｆ２、
その場合の追加する先の書類名を設定するための書類名
設定エリア５４Ｆ４、ＯＫボタン５４Ｆ５、キャンセル
ボタン５４Ｆ６からなる。なお、指示エリア５４Ｆ１、
５４Ｆ２には、一度にいずれか一方のみしかクリックで
きない。

【００９３】この書類作成ウインドウ５４に対して、ス
キャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力処理を行った書類の
新規登録あるいは追加登録の処理が実行できるようにな
ってる。すなわち、ステップＳ６０で新規登録をする場
合は、ステップＳ６１に進み、指示エリア５４Ｆ１をク
リックする、すると、そのエリアにチェックマークが表
示される。さらに、ステップＳ６２に進み、あかかじめ
その書類名が決まっているときは、ステップＳ６３で、
書類名設定エリア５４Ｆ３にキーボード５５から書類名
を入力する。一方、書類名が決まっていないときは、書
類名設定エリア５４Ｆ３には何も入力する必要はない。
このとき、デフォルト値としてのシステムに内蔵される
タイマーで計測された書類を読取った年月日時分がその
書類名となって登録されるようになっている。

【００９４】ステップＳ６０で追加登録をする場合は、
ステップＳ６５に進み、指示エリア５４Ｆ２をクリック
する、すると、そのエリアにチェックマークが表示され
る。さらに、ステップＳ６６に進み、書類名を変更する
場合は、ステップＳ６７で、書類名設定エリア５４Ｆ４
にキーボード５５から書類名を入力する。一方、書類名
を変更する必要がない場合は、書類名設定エリア５４Ｆ
４には何も入力する必要はない。このとき、デフォルト
値として、現在表示装置５４上に開かれている画像表示
ウィンドウに表示されている書類名（この場合は書類
２）が表示されている。

【００９５】書類作成ウインドウ５４Ｆの必要な箇所の
設定が終了した後、ステップＳ６４に進み、ＯＫボタン
５４Ｆ５をクリックすると、ウインドウ５４Ｆは閉じら
れる。このとき、新規登録の場合、関連づけするタグが
明らかでなく、ステップＳ４６までの処理を実行した
後、ステップＳ５２に進んだときには、その書類はボッ
クス１にのみ関連づけされて（すなわち、「未整理」に
関連づけされて）登録される。すなわち、新規登録書類
のオブジェクトの関連定義情報に例えばＮＵＬＬを付加
し、親となるボックス１のオブジェクトの関連定義情報
に、新規登録書類のＩＤを追加する。

【００９６】また、あらかじめ関連づけるタグが明らか
で、ステップＳ５０までの処理を実行した後、ステップ
Ｓ５２に進んだときは、その書類はタグ５に関連づけさ
れて登録される。すなわち、新規登録書類のオブジェク
トの関連定義情報に検索条件１に対応するタグ（タググ
ループ４：タグ５）を追加し、親となるオブジェクトの
関連定義情報に、新規登録書類のＩＤを追加する。

【００９７】さらに、追加登録の場合は、ステップＳ５
１で選択された書類２に追加されて登録される。次に、
本実施例の電子ファイリング装置において、すでに登録
済みの書類に対してタグの取付けあるいは取外しを行う
場合について説明する。

【００９８】図２１に処理フローを、図１６〜図２０に
操作画面例を、それぞれ示す。なお、図２１示したフロ
ーチャートにおいて、図１４に示したフローチャートと
同一部分には同一の符号を付し、説明は省略する。すな
わち、ステップＳ４１〜ステップＳ５０までの処理は同
一の検索処理を行うようになっている。図２１におい
て、ステップＳ５０で、タグ５に関連づけされた書類一
覧が表示された状態で、ステップＳ７０に進み、タグの
取付け、取外し処理が実行される。

【００９９】まず、タグの取付け処理について図２２に
示すフローチャートを参照して説明する。ステップＳ７
１で、書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示された書類の
なかから所望の書類、例えば書類２をマウス５７の右ボ
タンクリックすると、図１６に示すように、タグ一覧ウ
インドウ５４Ｇが開かれる（ステップＳ７２）。このタ
グ一覧ウインドウ５４Ｇには、書類２に関連づけされて
いるすべてのタグが表示されているものである。図１６
では、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが書類表示ウインドウ
５４Ａにオーバーラップして表示された場合を示してい
る。

【０１００】ここで、図１８を参照してタグ一覧ウイン
ドウ５４Ｇの表示例について説明する。タグ一覧ウイン
ドウ５４Ｇには、このウインドウのタイトルを表示する
タイトル表示エリア５４Ｇ１、ステップＳ７１で選択さ
れた書類の書類名を表示する書類名表示エリア５４Ｇ
２、この書類名表示エリア５４Ｇ２で表示された書類に
関連づけされているタグの一覧を表示するタグ一覧表示
エリア５４Ｇ３、タグ取付ボタン５４Ｇ４、タグ取外し
ボタン５４Ｇ５、タグ検索ボタン５４Ｇ６、ＯＫボタン
５４Ｇ７、キャンセルボタン５４Ｇ８から構成される。

【０１０１】図１８において、ステップＳ７１で選択さ
れた書類２には、タグ一覧表示エリア５４Ｇ３から、す
でに、タグ５とタグ６が関連づけされていることがわか
る。この書類２に対して、あらたにタグを付与したい場
合、ステップＳ７３に進み、タグ取付けボタン５４Ｇ４
をマウス５７でクリックする。すると、ステップＳ７４
に進み、図１７に示すように、タグ表示ウインドウ５４
Ｂ´が開かれる。このタグ表示ウインドウ５４Ｂ´は、
そのときすでに開かれているタグ表示ウインドウ５４Ｂ
と同一のもので、図１７は、タグ一覧ウインドウ５４Ｇ
とオーバーラップして表示される表示例を示したもので
ある。また、タグ表示ウインドウ５４Ｂ´は、タグ表示
ウインドウ５４Ｂと同様にタググループ表示エリア５４
Ｂ１´とタグを表示するエリア５４Ｂ´からなる。

【０１０２】次に、ステップＳ７５に進み、タグ表示ウ
インドウ５４Ｂ´から新たに付与したいタグを選択す
る。すなわち、タググループ８のタグ９を書類２に付与
したい場合は、まず、タググループ表示エリア５４Ｂ１
´からタググループ８をクリックすると、このタググル
ープ８が強調表示（例えば反転表示）され、さらにタグ
を表示するエリア５４Ｂ´からタグ９をクリックする
と、このタグ９が強調表示（例えば反転表示）され、そ
れと同時に、ステップＳ７６に進み、図１９に示すよう
なタグ確認操作ウインドウ５４Ｈが開かれる。

【０１０３】ここで、図１９を参照してタグ確認操作ウ
インドウ５４Ｈの表示例について説明する。タグ確認操
作ウインドウ５４Ｈには、ステップＳ７１、あるいは後
述するようにタグ取付けの場合にはステップＳ８１で選
択された書類名を表示する書類名表示エリア５４Ｈ１、
取付けるタグ、すなわち、ステップＳ７５で選択された
タグが表示される取付タグ表示エリア５４Ｈ３、後述す
るようにタグ取外しの場合にステップＳ８３で選択され
たタグが表示される取外しタグ表示エリア５４Ｈ２、以
上の各項目を確認後にクリックされるＯＫボタン５４Ｈ
４、以上の各項目を全て廃棄するためにクリックされる
のキャンセルボタン５４Ｈ５から構成される。

【０１０４】ステップＳ７６で、タグ確認操作ウインド
ウ５４Ｈに表示された取付けタグ表示エリア５４Ｈ３の
内容が確認されると、ステップＳ７７に進み、タグ確認
操作ウインドウ５４ＨのＯＫボタン５４Ｈ４をクリック
する。すると、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが閉じら
れ、タグの取付けが実行される。すなわち、書類２のオ
ブジェクトの関連定義情報にタググループ８：タグ９を
追加し、その親となるオブジェクトの関連定義情報に書
類２のオブジェクトＩＤを追加する。

【０１０５】なお、キャンセルボタン５４Ｈ５がクリッ
クされると、タグの取付けは実行されずにその処理はキ
ャンセルされる。また、この時点では、表示装置５４に
は、図１６に示したウインドウが表示されている。タグ
の取付け、取外し処理を終了する場合は、ステップＳ７
８に進み、タグ一覧ウインドウ５４ＧのＯＫボタン５４
Ｇ７をクリックすると、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが閉
じられる。

【０１０６】次に、タグの取外し処理について図２３に
示すフローチャートを参照して説明する。まず、ステッ
プＳ８１では、ステップＳ７１と同様に、書類一覧ウィ
ンドウ５４Ａ３に表示された書類のなかから所望の書
類、例えば書類２をマウス５７の右ボタンクリックする
と、図１６に示すように、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが
開かれる（ステップＳ８２）。

【０１０７】次に、ステップＳ８３に進み、タグ一覧ウ
インドウ５４Ｇのタグ一覧表示エリア５４Ｇ３のなかか
ら取外したいタグ（この場合、タグ５）をクリックす
る。すると、その選択されたタグは強調表示（例えば反
転表示）される。

【０１０８】さらに、ステップＳ８４に進み、タグ一覧
ウインドウ５４Ｇのタグ取外しボタン５４Ｇ５をクリッ
クすると、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが開かれる
（ステップＳ８５）。タグ確認操作ウインドウ５４Ｈに
表示された取外しタグ表示エリア５４Ｈ２の内容が確認
されると、ステップＳ８６に進み、タグ確認操作ウイン
ドウ５４ＨのＯＫボタン５４Ｈ４をクリックする。する
と、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが閉じられ、タグの
取外しが実行される。すなわち、書類２のオブジェクト
の関連定義情報からタググループ４：タグ５が削除さ
れ、その親であるオブジェクトの関連定義情報から、書
類２のオブジェクトＩＤを削除する。

【０１０９】なお、キャンセルボタン５４Ｈ５がクリッ
クされると、タグの取外しは実行されずにその処理はキ
ャンセルされる。さて、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈ
のＯＫボタン５４Ｈ４がクリックされると、取外し対象
タグが検索条件と一致したとき、ステップＳ８７に進
み、図２０に示すような表示確認ウインドウ５４Ｉが開
かれる。なお、取外し対象タグが検索条件と一致してい
ないときは、ステップＳ９０に進む（ステップＳ８６
ａ）。

【０１１０】ここで、図２０を参照して表示確認ウイン
ドウ５４Ｉの表示例について説明する。表示確認ウイン
ドウ５４Ｉには、書類表示ウインドウ５４Ａの表示内容
の切換えを行うか否かを選択するためのウインドウで、
表示内容を切換える場合の指示エリア５４Ｉ１、表示内
容を切換えない場合の指示エリア５４Ｉ２、これらの内
容を確認した後、クリックして表示確認ウインドウ５４
Ｉを閉じるためのＯＫボタン５４Ｉ３が設けられてい
る。

【０１１１】次に、図２４を参照して、書類表示ウイン
ドウ５４Ａの表示内容の切換えについて説明する。図２
４（ａ）〜（ｃ）は、書類表示ウインドウ５４Ａを模式
的に示したものである。図２３のステップＳ８１におい
て、書類表示ウインドウ５４Ａでは検索条件１（タググ
ループ４：タグ５）を指定して検索された結果、その検
索条件１（タググループ４：タグ５）に一致した書類
（この場合、書類２、３）が書類一覧ウィンドウ５４Ａ
３に表示される（図２４（ａ）参照）。ここで、書類２
には、検索条件１としてにタグ５以外にタグ６にも関連
づけされているものとする。

【０１１２】この状態からステップＳ８６までの処理の
結果、書類２からタグ５が取外されると、すなわち、取
外し対象タグ（タググループ４：タグ５）が検索条件１
と一致したときには、図１０に示した書類表示ステータ
ス情報の対応するウィンドウ（１）の検索条件１（タグ
グループ４：タグ５）を書類表示ウインドウ５４Ａのエ
リア５４Ａ２において指定して検索した結果を表示する
書類表示ウインドウ５４Ａには、書類２が表示されない
ことになる。この表示状態が図２０の表示確認ウインド
ウ５４Ｉで指示エリア５４Ｉ２をクリックしてウインド
ウ切換えをしないと選択した場合である（図２４（ｂ）
参照）。

【０１１３】しかし、実際には、タグ５を取外した書類
２に対して編集作業等を行うため、書類表示ウインドウ
５４Ａに表示されていることが望ましい場合がある。従
って、このような場合には、図２０の表示確認ウインド
ウ５４Ｉで指示エリア５４Ｉ１をクリックしてウインド
ウ切換えを行うと選択すればよい。すると、図２５に示
すように、書類表示ステータス情報の対応するウィンド
ウ（１）のカレントタグ欄に、書類２に関連づけられて
いる他のタグ６を設定すると同時に、検索条件２（タグ
グループ４：タグ６）に変更する。さらに、書類表示ウ
インドウ５４Ａのエリア５４Ａ２において検索条件２
（タググループ４：タグ６）を指定して検索部に依頼す
る。検索部は検索結果を表示部に応答して表示させる。
すなわち、例えば、図２４（ｃ）に示したように検索条
件２（タググループ４：タグ６）に一致した書類（この
場合、書類２のみ）が書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に再
表示される。

【０１１４】すなわち、ステップＳ８８で、表示確認ウ
インドウ５４Ｉのエリア５４Ｉ１、５４Ｉ２のいづれか
一方をクリックして、表示切換えをするか否かのいずれ
か一方を選択すると、そのクリックされた方のエリアに
チェックマークが表示され、その内容を確認した後、ス
テップＳ８９に進み、ＯＫボタン５４Ｉ３をクリックす
ると、表示確認ウインドウ５４Ｉが閉じられ、さらにス
テップＳ９０に進み、前述したように、ステップＳ８８
の選択に応じて、書類表示ウインドウ５４Ａの内容が再
表示される。なお、ステップＳ８６ａからステップＳ９
０に進んだ場合は、表示確認ウインドウ５４Ｉは開かれ
ずに、もともとの検索条件をもと検索した結果（すなわ
ち、ステップＳ８８で表示切換えをしないと選択した場
合と同一）が表示される。

【０１１５】上記した書類に対するタグの取付け、取外
し操作、および書類登録操作は、階層構造による分類と
は独立して実行できる。すなわち、従来の電子ファイル
システムの問題点として指摘した、分類体系が確立して
いない分野や柔軟な分類体系における分類整理を、分類
体系が確立している階層構造による分類整理とは独立し
た処理で提供して、変化の多い柔軟な分類体系での情報
の分類整理を可能にした。また、あらたな書類を登録す
る際、その利用目的が不明確で分類不可能だが、とにか
く登録だけしたいといった場合にも、柔軟に対応でき
る。

【０１１６】上記したタグによる分類整理を進めた結
果、初めは変化の多い柔軟な分類体系が、次第に変化の
少ない固定的な分類体系になった場合には、関連づけら
れているタグによる検索で絞り込んだ書類を、階層構造
による分類体系内に新らしい分類項目を追加してここに
分類して、不要になった元のタグは削除すればよい。こ
れは、変化の少ない分類体系を反映した階層構造による
分類整理と、変化の多い分類体系を反映したタグによる
分類整理と、を併用することにより、個人的に活用する
情報の管理を、分類体系のある／なしに関わらず容易に
実行することを可能にしている。

【０１１７】また、タグ取外し操作の結果、取外し対象
タグが、書類表示ウインドウ５４Ａのエリア５４Ａ２に
指定された検索条件と一致した場合、そのままの検索条
件では、タグ取外し対象の書類は、書類表示ウインドウ
５４Ａには表示されない。そこで、この場合、タグ取外
し操作後、検索条件を、タグ取外し対象の書類に関連づ
けられている他のタグに変更して、その検索結果を書類
表示ウインドウ５４Ａに表示することができるので、タ
グが取外された書類に対して次の処理が続行でき、作業
効率が向上する。

【０１１８】

【発明の効果】 以上詳述したようにこの発明によれ
ば、分類体系が確立している階層構造などによる書類の
分類・整理とは独立しかつ並存できる分類体系を用い、
変化の多い柔軟な分類体系での書類などの情報の分類、
整理を可能とし、また、既存の分類体系を考慮すること
なく情報の登録が容易に行える情報記憶検索装置および
情報記憶検索方法を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の情報記憶検索装置のソフト構成図。

【図２】この発明の情報記憶検索装置を適用した一実施
例の電子ファイリング装置の構成を示すブロック図。

【図３】この発明の一実施例の電子ファイリング装置に
おいて階層構造と付加情報により書類を分類・整理した
様子を示す概念図。

【図４】前記一実施例において書類の分類・整理のため
に用いる「オブジェクト」の構造を示す図。

【図５】上記「オブジェクト」の内容を示す図。

【図６】上記「オブジェクト」を追加する場合の処理の
フローチャート。

【図７】上記「オブジェクト」を削除する場合の処理の
フローチャート。

【図８】上記「オブジェクト」を検索する場合の処理の
フローチャート。

【図９】この発明の一実施例の電子ファイリング装置に
おける表示画面の一例を示す図。

【図１０】表示画面に関する情報を管理するテーブルを
示す図。

【図１１】この発明の一実施例における表示画面の他の
例を示す図。

【図１２】スキャナ設定ウインドウの表示例を示す図。

【図１３】書類作成ウインドウの表示例を示す図。

【図１４】新たな書類を新規あるいは追加登録する動作
処理を説明するためのフローチャート。

【図１５】新たな書類を新規あるいは追加登録する動作
処理を説明するためのフローチャート。

【図１６】この発明の一実施例における表示画面のさら
に他の例を示す図。

【図１７】この発明の一実施例における表示画面のさら
に他の例を示す図。

【図１８】タグ一覧ウインドウの表示例を示す図。

【図１９】タグ確認操作ウインドウの表示例を示す図。

【図２０】表示確認ウインドウの表示例を示す図。

【図２１】タグの取付、取外し処理の動作の概略を説明
するためフローチャート。

【図２２】タグの取付け処理の動作を説明するためのフ
ローチャート。

【図２３】タグの取外し処理の動作を説明するためのフ
ローチャート。

【図２４】書類表示ウインドウの表示切換えについて説
明するための図で、（ａ）図は書類２からタグ５を取外
す前の書類表示ウインドウの表示例を概略的に示したも
ので、（ｂ）は表示切換えを行わなかった場合の書類表
示ウインドウの表示例を概略的に示したもので、（ｃ）
図は表示切換えを行った場合の書類表示ウインドウの表
示例を概略的に示したものである。

【図２５】表示画面に関する情報を管理するテーブルの
他の例を示す図。

【符号の説明】

１０…制御モジュール、１１…ＣＰＵ、１２、１３…イ
ンターフェース、２０…メモリモジュール、２１…メイ
ンメモリ、２２…表示メモリ、２３…画像メモリ、３０
…画像処理モジュール、３１…画像処理ＬＳＩ、３２…
インターフェース、４０…通信制御モジュール、４１…
通信インターフェース、６０…システムバス、６１…画
像バス。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 平６−195343（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−37464（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−128157（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−89173（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−191941（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−157229（ＪＰ，Ａ) 特開 平７−84858（ＪＰ，Ａ) 特開 平１−258147（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−68146（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−243172（ＪＰ，Ａ) 実開 平３−44748（ＪＰ，Ｕ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 17/30 ＪＩＣＳＴファイル（ＪＯＩＳ)

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の書類に対して、これらの複数の書
   類を分類するための少なくとも１つの分類情報を有する
   付加情報を与え、前記分類情報に基づいて分類された前
   記複数の書類を記憶する記憶手段と、 前記分類情報に基づく検索条件を選択指定することによ
   り、前記記憶手段に記憶されている書類の中から所望の
   書類を検索して、その書類一覧を表示する表示手段と、 前記表示手段に前記書類一覧が表示されている状態で、
   新規に前記記憶手段に記憶させたい書類を読み取らせる
   画面を表示して、読み取りを行なう読取手段と、 この読取手段で読み取られた書類に設定入力した書類名
   と前記表示された書類一覧に付与されている分類情報を
   付加して前記記憶手段に記憶する処理手段と、を具備し
   たことを特徴とする情報記憶検索装置。
2. 【請求項２】 複数の書類に対して、これらの複数の書
   類を分類するための少なくとも１つの分類情報を有する
   付加情報を与え、前記分類情報に基づいて分類された前
   記複数の書類を記憶手段に記憶するステップと、 前記分類情報に基づく検索条件を選択指定することによ
   り、前記記憶手段に記憶された書類の中から所望の書類
   を検索して、その書類一覧を表示するステップと、 前記表示ステップによって前記書類一覧が表示されてい
   る状態で、新規に記憶させたい書類を読み取らせる画面
   を表示して、読み取りを行なうステップと、 この読取ステップで読み取られた書類に設定入力した書
   類名と前記表示された書類一覧に付与されている分類情
   報を付加して前記記憶手段に記憶するステップと、 を具備したことを特徴とする情報記憶検索方法。