JP2869428B2 - 事務用機器管理システム - Google Patents

事務用機器管理システム

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JP2869428B2
JP2869428B2 JP1966095A JP1966095A JP2869428B2 JP 2869428 B2 JP2869428 B2 JP 2869428B2 JP 1966095 A JP1966095 A JP 1966095A JP 1966095 A JP1966095 A JP 1966095A JP 2869428 B2 JP2869428 B2 JP 2869428B2
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  • Control Or Security For Electrophotography (AREA)
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Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は事務用機器管理システム
に係り、更に詳しくは、複写機等における消耗品の在庫
量等を一箇所にて集中的に管理するための事務用機器管
理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】近時、複写機、ファクシミリ、あるいは
プリンタ等の事務用機器が飛躍的に普及し、単一の企業
又は組織内においてはフロア毎あるいは各担当部門毎に
専用の事務用機器が導入、設置されるに至っている。こ
れらの事務用機器は、機能上、各種サイズの用紙、ロー
ル紙、トナー等の消耗が不可避であり、常時使用可能な
態勢を確保するため、従来では、各事務用機器における
消耗品の在庫量を各担当部門毎に把握させ、これを総務
部門等、単一のセクションにて管理、補充することが行
われている。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな管理、補充システムでは、一度に多量の消耗品を倉
庫等に確保しておく必要があり、大きな専用スペースを
設けなければならないとともに、必要以上の在庫を抱え
る場合を生じ易い他、企業規模の拡大によって、消耗品
等の管理部門の職責負担も益々増大するという不都合を
招来する。特に、経時的に品質の劣化を伴う消耗品、例
えば、トナー等の消耗品は、使用が開始されるまでの在
庫期間、すなわち待機期間が長くなることによって劣化
し易く、実際に使用される時に、本来の印字性能を発揮
できなくなる場合もある。
【0004】ところで、最近では、複数の複写機を外部
に存在する単一の管理部門に通信回線等を通じて接続
し、当該管理部門で複写機の故障ないし異常等を監視す
るシステムが提案されている。これによれば、複写機に
故障等の自己診断機能を内蔵することによって、故障が
発生した場合の情報を管理部門にて直ちに知得でき、所
要のメンテナンスを行うことができるという利点があ
る。
【0005】しかしながら、このシステムにあっては、
管理対象が故障に限られ、事務用機器の使用に伴う用紙
やトナー等、消耗品の在庫量に関するスムースなる管理
を行うことはできない。また、企業内における一箇所に
て各事務用機器の使用状況、例えば、各事務用機器毎の
コスト管理や、各事務用機器間に生ずる消費量の差など
を含む総合的な診断若しくはマネジメントを行うには不
向きである。
【0006】本発明は、かかる従来例の有する不都合に
着目して案出されたものであり、その目的は、複数の事
務用機器の使用状況を単一の部門にて集中的且つ個性的
に把握することができ、消耗品の消費量等を監視して最
小限の在庫にて補充可能な体制を確し、かつ、各事務
用機器のコスト管理等を含む総合的な診断を行なうこと
ができる事務用機器管理システムを提供することにあ
る。
【0007】
【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、複数の事務用機器に対して単一の電算機
装置を接続し、この電算機装置で各事務用機器の使用状
況を管理可能に設けた事務用器機管理システムにおい
て、前記事務用機器は少なくとも消耗品の消費量を種別
毎に計数可能なカウンタと、このカウンタの出力情報
よび前回発注分の入荷予定日時を記憶更新可能な記憶装
置とを備えて構成され、前記電算機装置は、各事務用機
器に対応して予め定められた消耗品の標準在庫量を含む
各種ファイルを記憶し、かつ、前記前回発注分の入荷予
定日時が当該電算機内蔵の日時以上となったときに前記
事務用機器から与えられる情報と前記標準在庫量とを比
して当該事務用機器の消費量を算出する機能を備えた
演算部と、この演算部の出力に基づいて各事務用機器の
使用状況を表示可能な表示手段とを備える、という構成
を採っている。
【0008】前記演算部は、前記消耗品の消費量が標準
在庫量以下に達したことを条件として、前記表示手段に
警告を表示する、という構成が好ましくは採用されてい
る。また、標準在庫量より大きな値をしきい値として前
記演算部に設定するとともに、前記標準在庫量以上であ
って前記しきい値以下の領域に消費量が達しているとき
に、発注予告表示がなされる、という構成が併せて採用
される。
【0009】また、本発明は、複数の事務用機器に対し
て単一の電算機装置を接続し、この電算機装置で各事務
用機器の使用状況を管理可能に設けた事務用器機管理シ
ステムにおいて、前記事務用機器は少なくとも消耗品の
消費量を種別毎に計数可能なカウンタと、このカウンタ
の出力情報を記憶更新可能な記憶装置と、当該事務用機
器の使用者を特定する識別記号を読み取る入力装置とを
備えて構成され、前記電算機装置は、各事務用機器に対
応して予め定められた消耗品の標準在庫量を含む各種フ
ァイルを記憶し、かつ、前記事務用機器から与えられる
情報と前記標準在庫量とを比較することで当該事務用機
器の消費量を算出する機能を有し、この蓄積される消費
量に基づいて各事務機器のコストを算出する演算部と、
この演算部の出力に基づいて各事務用機器の使用状況を
管理部門の管理者に表示可能な表示手段とを備えた、と
いう構成を採っている。
【0010】さらに、前記演算部は、予め予測される部
品等の消費終了時点等を基準として各事務用機器を保
守、管理する機能と、前記ファイル中のマスターの生成
改廃を行なうシステム管理機能とを備える、という構成
が好ましくは採用される。
【0011】
【作用】事務用機器が使用される毎に、消耗品の消費量
はカウンタによって順次カウントされるとともに、カウ
ンタ出力は記憶装置に入力されて当該記憶装置で蓄積さ
れる。また、前回発注分の入荷予定日時が記憶装置に入
力される。この記憶装置に記憶されたカウント数と前回
発注分入荷予定日時は、電算機装置の演算部に与えられ
る。演算部では、前記前回発注分の入荷予定日時が当該
電算機内蔵の日時以上となったときに前記事務用機器か
ら与えられる情報と前記標準在庫量とを比較して当該事
務用機器の消費量を算出する。すなわち、前回発注があ
る場合には、その入荷予定日を過ぎたときに、消費量を
算出する。演算部では、予め定められた標準在庫量、例
えば、当該事務用機器が保有する消耗品の初期導入数お
よび当該事務用機器のために保存されるべき消耗品の必
要数等が設定されており、これらの総和から前記カウン
ト数を減算する。演算部での演算結果は、これに接続さ
れた表示手段に表示される。
【0012】また、事務用機器が入力装置を備えた構成
では、各事務用機器を使用する者が所定のIDカードを
差し込むこと等によって入力装置で読み取り可能であ
り、読み取られた情報がカウンタに出力される。また、
複写に際して選択された用紙サイズも入力装置にて識別
可能となり、従って、各用紙ごとの使用枚数がカウンタ
にて捕捉され、当該カウンタの出力に基づいて記憶装置
に蓄積され、且つ、その内容が電算機装置側にて表示さ
れる。
【0013】消耗品が標準在庫量を下回ったときに警告
表示を行う構造では、当該警告表示がなされた時点で消
耗品の発注を行えば良く、また、標準在庫量以上の値を
しきい値として設定した構成では、在庫量がしきい値を
下回って標準在庫量以上である際に、発注予告表示がな
されることとなる。従って、消耗品の発注を予備的な段
階で行うための基準としてこれを用い、常に必要な在庫
量の確保を一層安定化させることとなる。
【0014】演算部がコスト分析機能等を備えた事務用
機器においては、蓄積された消費量に基づいて所定の演
算を行うことで各事務用機器毎のコストが把握でき、ま
た、蓄積されたカウント数によってトナー等各種消耗品
の消費量が予測可能となる。例えば、トナー等の消耗品
は、用いられる用紙サイズと、その枚数との相関関係に
よって消費終了時点が予測可能となるため、消費終了時
点に到達する前の特定カウント数をメンテナンスカウン
ト数として予め定めておき、このメンテナンスカウント
数を越えたことを条件として次なるトナーを発注するこ
とができ、これによって複写可能な体制を継続維持でき
る。さらに、マスター生成改廃を含むシステム全体の管
理機能を設けた場合には、各事務用機器毎に与えられる
各種の情報に基づいて、演算部における初期の設定条件
を個性的に書き換え可能となり、各事務用機器の特性に
応じた高精度な機器管理が可能となる。
【0015】
【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照しなが
ら説明する。
【0016】図1には、本発明に係る事務用機器管理シ
ステムが複数の複写機に適用された実施例のブロック構
成図が示されている。この図において、各複写機Aは単
一の電算機装置Bにケーブルを介してそれぞれ接続され
ている。複写機Aは、入力装置10及び駆動装置11
と、これらの出力を入力とするカウンタ12と、前記入
力装置10、出力装置11及びカウンタ12の各出力を
入力とする記憶装置14と、この記憶装置14の次段に
接続されるとともに、前記電算機装置Bに対して所定情
報の相互アクセスを行う通信装置15とを備えて構成さ
れている。
【0017】前記入力装置10は、複写機Aに設けられ
るIDカード用スリットに各使用者のIDカードが投入
された時の識別記号を読み取り可能に設けられていると
ともに、複写に際して選択された用紙サイズおよび複写
枚数等を設定可能に設けられている。この入力装置10
は、図示しない複写スタートスイッチを含み、この複写
スタートスイッチがONした時に、前記読み取られた識
別記号並びに用紙サイズ、複写枚数がカウンタに取り込
まれるようになっており、これにより、設定後のキャン
セルがなされた場合の複写枚数等がカウントされないよ
うになっている。また、入力装置10は記憶装置1
対して機番ID記号、設置位置等の他に、年月日、時間
等各種の初期値を設定できる一方、記憶装置1からは
記憶された内容が入力装置10における図示しない液晶
表示部等で確認できるようになっている。
【0018】前記駆動装置11は、複写機Aにおける複
写スタートスイッチがONされたことを条件として各駆
動系を駆動させるものであり、この駆動装置11の駆動
回数若しくは時間等がカウンタ12に取り込まれて記憶
装置14に記憶される一方、駆動装置11における故障
等のトラブル情報が記憶装置14に直接出力可能とさ
れ、当該記憶装置14を介して前記入力装置10にて故
障等の発生箇所が表示可能とされている。
【0019】前記カウンタ12は、読み取った識別記号
ならびに選択された用紙サイズ毎の複写枚数と、駆動装
置11の駆動回数等をカウントし、このカウンタ12の
出力が記憶装置14にてそれぞれ記憶される。この際、
記憶装置14のデータ管理領域容量は、標準的に考えた
場合、最低1ケ月程度の期間に耐え得る容量とすること
が好ましい。また、記憶装置14におけるデータ領域管
理は、一定量を越えると、日付の古い順のデータに対し
て強制的に上書きしてこれを更新する方法の他、前記入
力装置10の所定クリアボタンを介してクリアする方
法、あるいは前記電算機装置Bからの指令によってクリ
アする方法が採用される。
【0020】各複写機Aにおいて、記憶装置14に記
憶、保持された各種の情報は、通信装置15を介して電
算機装置Bに与えられる。この通信装置15は、本実施
例ではインターフェイスによって構成されており、これ
によりシステム全体のネットワークが構成されている。
なお、電算機装置Bが地理的に離れた別途の箇所に設置
される場合には、電話回線を利用して各複写機Aとの接
続を図ることができる。この場合、通信装置15として
モデムを採用すれば足りる。
【0021】電算機装置Bは、インターフェイス等から
なる通信装置20及び当該通信装置20に接続された入
出力部21を備えて構成される。入出力部21には各複
写機Aから与えられた情報に基づいて各種の演算を実行
する演算部22が接続されており、この演算部22に
は、図2及び図3に示されるように、各事務用機器Aの
現在情報等を表示する表示手段としてのディスプレイ2
3が接続されている。
【0022】前記入出力部21は、前記演算部22にお
ける各種の処理を実行させるための情報を入力させる機
能の他、前記複写機における記憶装置14の記憶内容
を読み込んでこれを演算部22に記憶させるための信号
を出力する機能等を備えて構成されている。また、入出
力部21は、各複写機Aの現在情報を書面に印字するた
めのプリンタを含む。
【0023】前記演算部22は、本実施例では、各複写
機Aの管理を行うための各種のファイルが格納されてい
る。演算部22は、各複写機Aに対応した標準在庫量の
他、用紙毎の発注点、補充量、前回発注分入荷日時、今
回発注分入荷日時を記憶更新するファイルを始めとし
て、複写機A内の部品毎に対応した保守に必要なメンテ
ナンスカウント数等を記憶するための各種のファイルを
備えて構成されている。また、演算部22の前記ファイ
ル中、標準在庫量等の初期設置値は暫定的に設定される
が、複写機Aから与えられる情報に基づくそれぞれの個
性、例えば、比較的に使用頻度の高い用紙サイズ、時間
帯等によって、初期設定値を書き換えて新たなマスター
ファイルの生成、改廃が行えるようになっている。な
お、各複写機Aの現在使用状態は、図2及び図3に示さ
れるように、マトリックスとしてディスプレイ23にて
表示され、あるいは入出力部21のプリンタにて印字さ
れる。また、本実施例における用紙の消費量管理は、個
々の複写機Aの給紙装置内の在庫とその周辺に準備して
いる用紙の保管在庫とを一括して行うものであり、組織
全体のために準備された用紙の在庫管理には及ばない。
【0024】次に、本実施例におけるシステムの作用に
ついて説明する。
【0025】各複写機Aには、日付、時刻等の情報が予
め設定されているものと仮定する。ここで、システム起
動当初において、電算機装置Bの演算部22には、各複
写機A毎の用紙サイズ毎に標準在庫量、発注点、補充量
等を暫定的に設定する。
【0026】ここで、システムを起動し、ディスプレイ
23又は入出力部21によるプリントによって、各複写
機A毎の現在状況を、図2ないし図3に示されるような
マトリックスで確認することができる。この際、各複写
機Aの識別は、機器ID欄で特定される。
【0027】今、電算機装置Bにおける入出力部21か
らの読み出し信号によって記憶装置14から読み出され
た特定の複写機Aの状態が、用紙サイズA4の標準在庫
量「400」、消費量「200」、発注点「100」、
補充量「500」であるとしてディスプレイ23に表示
されているものとする(図2参照)。以後、複写機Aに
おけるA4サイズの用紙が100枚消費されると、演算
部22にて演算された結果としての消費量は「300」
なる。このとき、標準在庫量「400」から消費量
「300」を減算した結果である枚数は「100」とな
り、丁度発注点の「100」に至ることとなる。この
時、警告欄に発注すべき所定の表示がなされ、管理者は
補充量に表示された枚数に対応するA4サイズの用紙を
発注する。そして、入荷されたときに当該複写機Aの周
辺に該当数の用紙を設置することとなる。この発注の際
管理者は入荷予定日とおよその時間をマニュアル操作で
「今回発注分入荷日時」欄に入力する。そして、「発注
確定」欄へのOK入力により補充量が入荷されるものと
みなし、「今回発注分入荷日時」のデータが「前回発注
分入荷日時」に書き写され、あるいは上書きされ、「今
回発注分入荷日時」欄がクリアーされる。そして、シス
テムが稼働する度に、この「前回発注分入荷日時」と電
算機装置内蔵の日時とを比較し、「前回発注分入荷日
時」=<「電算機内蔵日時」の場合に、すなわち、前回
発注分入荷予定日時を過ぎた日時に「補充量」−「消費
量」を演算し、その値で「消費量」を更新する。 なお、
前記警告を表示させる条件として、発注点の手前で予備
発注点たるしきい値を予め設定しておき、このしきい値
を下回った時に異なるマーク等からなる発注予告表示を
行なう構成を採用してもよい。
【0028】以上の作用は、各複写機Aおよび用紙サイ
ズ毎に行われることとなる。
【0029】複写機Aにおけるその他の消耗品、例え
ば、トナー、ドラム等の部品交換若しくは保守は、図3
に示される態様で、ディスプレイ23に表示または入出
力部21にてプリントされる。一般に知られるように、
トナーは、例えば、A4サイズの用紙において、標準複
写量で「3000」枚、B5サイズの標準複写量で「5
000」枚等のように、一本のトナー当たりの消費終了
時点がある程度決定できる。従って、単純にA4サイズ
の用紙「3000」枚の複写を行った場合には、A4サ
イズの複写総カウント数が「3000」となる前のカウ
ント数を「標準メンテカウント数」に設定しておくこと
によって、設定された値を越えたことを条件として警告
表示がなされることとなる。なお、実際の複写態様を考
えると、同一用紙サイズのみが使用されることは殆どあ
り得ないため、A4サイズの用紙一枚当たりのカウント
数を「1」とした基準を設け、それ以外の用紙に対して
は、A4換算するための適当な定数を乗算した値をカウ
ント数とすることで精度上の問題は回避可能である。な
お、消耗部品の保守、管理においても、「標準メンテカ
ウント数」より低い値をしきい値として設定しておくこ
とで、しきい値を越えたことを条件として「予告」欄へ
の表示がなされる。また、前回メンテ年月日には前回実
際に保守が行われた日付が表示され、そのカウント数は
実際の保守時のカウント累積値が表示される一方、次回
メンテ予定年月日は、次回の保守実施予定費を設定して
入力し、メーカー等に指示を行い、保守の実施が確認さ
れた時に当該データを前回メンテ年月日欄に置き換え
る。また、次回メンテ予定カウント数は、予定カウント
数を予め入力しておき、保守の実施確認後に正確なデー
タを確認して前回メンテカウント欄に置き換えればよ
い。
【0030】従って、このような実施例によれば、各複
写機A毎に消費される用紙量が当該機器A内に記憶され
るとともに、この記憶された内容が電算機装置Bにて捕
捉できる構成を採用したから、単一の管理部門にて用紙
在庫量を常に管理でき、必要量のみの用紙在庫状態を確
保して在庫コストの大幅なる低減を図ることができると
いう効果がある。しかも、この管理に際しては、個々の
複写機Aの特性、例えば、使用者毎の使用回数、特定の
用紙サイズのみが大幅に消費すること、あるいは、使用
される時間が夕刻に集中していること等の特性も把握す
ることもでき、入荷日時設定等の基準として用いること
が可能となり、用紙の入荷遅れ等の不都合等も未然に回
避可能となる。
【0031】また、全ての機器の利用実績が費用として
数値で把握でき、例えば、「コピー費」というような科
目でのマネジメントの対象とすることができる。
【0032】さらに、全ての機器がネットワークで集中
管理できることによって、企業や組織全体としての管理
者役割を極めて少ない人数で確立できることになる。こ
れによれば、企業内の部門間や機器間の利用バランスを
コントロールしたり、他の代替機器との分担を検討でき
る等、全体的に機器寿命を長く保つことにも資するとい
う効果を得る。
【0033】また、トナー、特にカートリッヂタイプの
トナー等を保守対象部品とした場合には、コスト的に比
較的高価且つ経時的に劣化を伴い易い部品の在庫期間を
短く設定することができ、在庫コストの低廉化はもとよ
り、複写若しくは印字精度も良好に確保可能となる。
【0034】なお、本発明のシステムは、前記複写機A
の他、プリンタ、ファクシミリ、その他の印刷機等にも
同様に適用することができる。例えば、管理対象がロー
ル紙タイプのファクシミリである場合には、ロールの繰
り出し量をカウント可能なエンコーダ等を送りロールに
装備する一方、電算機装置Bにロール全長に対応したカ
ウント数を設定しておくことで、これらの減算処理にて
ロール紙の残存長さを特定することが可能となる。ま
た、近時普及している単票普通紙タイプのファクシミリ
の場合には、前記実施例と同様の構成が適用できる。
【0035】さらに、複写機Aがカラー複写機である場
合等においても当該複写機及び電算機装置Bの管理対象
科目数を若干設計変更するだけで難なく対応でき、これ
によって、異なる色毎のトナー在庫管理も可能となる。
【0036】また、実施例では、複写機Aを管理対象と
して統一的に説明したが、本発明は、複写機その他の事
務用機器の混合した状態で、各機器毎の管理を行うこと
も勿論可能である。
【0037】さらに、本発明における複写機A及び電算
機装置Bの構成は、図1のブロック構成例に限られるも
のでなく、同等の入出力機能、演算機能等を達成し得る
限り、種々の設計変更が可能である。例えば、警告ある
いは発注予告段階では、表示に代えて、音声等を以て外
部に報知する構成等も採用可能であり、これにより、管
理担当者における発注漏れ等の不手際も確実に回避する
ことができる。
【0038】
【発明の効果】本発明は、以上のように構成され、か
つ、作用するので、これによると、複数の事務用機器の
使用状況を単一の部門にて集中的且つ個性的に把握する
ことができ、消耗品の消費量等を逐一監視して最小限の
在庫にて補充可能な体制を確率し、かつ、各事務用機器
のコスト管理等を含む総合的な診断を行うことができ
る、という従来にない優れた効果を奏する事務用機器管
理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明が複写機の管理システムに適用された実
施例を示すブロック構成図である。
【図2】電算機装置におけるディスプレイ表示内容例を
示す図である。
【図3】電算機装置におけるディスプレイ表示内容の他
の例を示す図である。
【符号の説明】 A 事務用機器としての複写機 B 電算機装置 21 表示手段を構成する入出力部 23 表示手段を構成するディスプレイ
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.6,DB名) B41J 29/38 B41J 29/20 B41J 29/42 G03G 21/00 388 G06F 19/00

Claims (5)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 複数の事務用機器に対して単一の電算機
    装置を接続し、この電算機装置で各事務用機器の使用状
    況を管理可能に設けた事務用器機管理システムにおい
    て、前記事務用機器は少なくとも消耗品の消費量を種別
    毎に計数可能なカウンタと、このカウンタの出力情報お
    よび前回発注分の入荷予定日時を記憶更新可能な記憶装
    置とを備えて構成され、前記電算機装置は、各事務用機
    器に対応して予め定められた消耗品の標準在庫量を含む
    各種ファイルを記憶し、かつ、前記前回発注分の入荷予
    定日時が当該電算機内蔵の日時以上となったときに前記
    事務用機器から与えられる情報と前記標準在庫量とを比
    して当該事務用機器の消費量を算出する機能を備えた
    演算部と、この演算部の出力に基づいて各事務用機器の
    使用状況を表示可能な表示手段とを備えて構成されたこ
    とを特徴とする事務用器機管理システム。
  2. 【請求項2】 前記演算部は、前記消耗品の消費量が標
    準在庫量以下に達したことを条件として、前記表示手段
    に警告を表示することを特徴とする請求項1記載の事務
    用器機管理システム。
  3. 【請求項3】 前記標準在庫量より大きな値をしきい値
    として前記演算部に設定するとともに、前記標準在庫量
    以上であって前記しきい値以下の領域に消費量が達して
    いるときに、発注予告表示がなされることを特徴とする
    請求項1又は2記載の事務用器機管理システム。
  4. 【請求項4】 複数の事務用機器に対して単一の電算機
    装置を接続し、この電算機装置で各事務用機器の使用状
    況を管理可能に設けた事務用器機管理システムにおい
    て、前記事務用機器は少なくとも消耗品の消費量を種別
    毎に計数可能なカウンタと、このカウンタの出力情報を
    記憶更新可能な記憶装置と、当該事務用機器の使用者を
    特定する識別記号を読み取る入力装置とを備えて構成さ
    れ、前記電算機装置は、各事務用機器に対応して予め定
    められた消耗品の標準在庫量を含む各種ファイルを記憶
    し、かつ、前記事務用機器から与えられる情報と前記標
    準在庫量とを比較することで当該事務用機器の消費量を
    算出する機能を有し、この蓄積される消費量に基づいて
    各事務機器のコストを算出する演算部と、この演算部の
    出力に基づいて各事務用機器の使用状況を管理部門の管
    理者に表示可能 な表示手段とを備えて構成されたことを
    特徴とする事務用器機管理システム。
  5. 【請求項5】 前記演算部は、予め予測される部品等の
    消費終了時点等を基準として各事務用機器を保守、管理
    する機能と、前記ファイル中のマスターの生成改廃を行
    なうシステム管理機能とを備えたことを特徴とする請求
    記載の事務用器機管理システム。
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