JP2865827B2

JP2865827B2 - 会議システムにおけるデータ蓄積方法

Info

Publication number: JP2865827B2
Application number: JP2211711A
Authority: JP
Inventors: 良幸中山; 賢二郎森; 忠山光
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1990-08-13
Filing date: 1990-08-13
Publication date: 1999-03-08
Anticipated expiration: 2014-03-08
Also published as: GB9117458D0; GB2247549A; JPH0495450A; US5363507A; GB2247549B

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕本発明は、計算機を利用した遠隔地間会議装置におい
て、各利用者の共同作業実行内容を自動的に記録し、共
同作業に関する情報を検索すると共に、特に、共同作業
をキーとしてそこで利用した資料を検索することを可能
にする会議システムにおけるデータ蓄積方法に関する。

〔従来の技術〕

これまで、利用者個人毎の共同作業の内容を自動的に
記録する会議システムは見当らない。蓄積型の共同作業
の１形態である電子メールの検索方式について幾つかの
提案がなされている。例えば、特開昭64−13836号はメ
ールをトリー上に分類する方法を、特開平１−259451号
はメールにアイコンを付加して視認性を高める方法を、
特開平１−261723号は絵を用いて内容を示す方法を、特
開平１−261775号は適当な文書名を付加する方法を、そ
れぞれ述べている。しかし、これらの公報は、会議で利
用された資料の分類については触れていない。また、上
記方法とリアルタイムに情報交換が行われる会議システ
ムとの関連についても述べられていない。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術では、様々の共同作業を区別し、自動的
に作業内容を記録することに関して考慮されていない。
そのような記録を実現するには、通常の文書として作成
したり、データベースの１つとして構成する必要があっ
た。いずれにしても、自動的に記録を残すことはできな
い。

本発明の目的は、利用者のデータ入力等の負担をかけ
ずに、自動的に共同作業の内容を蓄積し、必要に応じて
検索を可能にすることにより、作業そのものはもとよ
り、目的の資料やデータに共同作業をキーとしてアクセ
スするための共同処理情報多蓄積検索方式を提供するこ
とにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するために、本発明では、利用者のも
とで実行された共同作業に関する情報を格納するテーブ
ル設け、共同作業の開始や終了，参加者の参加や離脱等
の事象が生じる都度、共同作業を制御している会議制御
プログラムが、該テーブルを更新する。

〔作用〕

会議制御プログラムは、各利用者毎に動作し、該利用
者のもとで生じた共同作業に関し、該利用者の個人環境
を含むあらゆる情報を収集することができるので、上記
テーブルには、該利用者が実行した全ての共同作業が蓄
積され、該テーブルを検索することにより、該利用者が
実行した全ての共同作業の実行内容にアクセスすること
ができる。

〔実施例〕

以下、図面を参照して本発明の１実施例である共同処
理情報蓄積検索機能を具える会議システムについて説明
する。

第１図は、本発明に係る会議装置（ワークステーショ
ンと電話機）の外観図である。本装置は、キーボードや
マウスなどから構成される入力装置1,CPUやメモリを格
納した計算機本体である処理装置2,処理結果を表示する
ディスプレイである出力装置３（これら３個の構成部分
をもとめてワークステーションと呼ぶ），処理装置２間
のデータ通信を支援する通信ネットワーク4,会議参加者
間の音声通話を支援する電話機５から構成される。入力
装置１として、上記以外に、ジョイスティックやタブレ
ットなどが採用されても良い。マウスやジョイスティッ
クなどのポインティングデバイスは、ディスプレイ上の
位置を指示したり、そこに表示された幾つかの選択肢を
含むメニューの中から選択対象を特定するための手段で
ある。出力装置３として、マルチメディア情報を扱うた
めにスピーカなどが加えられることもある。通信ネット
ワーク４として、音声とデータを統合的に扱えるISDN
（Integrated Services Digital Network）を利用すれ
ば、電話機５を処理装置２から統合的に取り扱えるなど
の他、設備や料金の面でも様々な利点がある。処理装置
２間のデータ通信を行うデータ通信ネットワークと電話
用の音声ネットワークを別個に採用して本システムを構
成することもできる。この場合にも、RS−232Cインタフ
ェースなどを用いて、ある程度電話機５を処理装置２か
ら操作することも可能である。

本発明による会議システムでは、このような計算機シ
ステムが複数個用いられ、それぞれの装置の利用者は、
電話機５による音声情報のほかに、出力装置３を通した
視覚音響情報を種々の入力装置１で操作して利用する。
また、それらの情報を処理装置で加工することによっ
て、音声だけでは実現不可能だった情報処理活動を行
う。

本発明による会議システムでは、１人から多者までの
作業が可能であるが、第１図では、３人の会議を、各参
加者が１台の計算機を利用して行っている様子を示して
いる。以下の説明においても、一般性を失わず３人によ
る会議を中心とする。

本発明による会議システムにおいて、会議の参加者の
出力装置３に表示される典型的な会議の様子を第２図に
示す。会議室ウィンドウ６は、参加者から見た会議の断
面であると言える。本会議システムは、１人の作業から
多者の作業までを支援でき、３人で会議を行うには、各
人の会議室ウィンドウが同一の会議に充てられることに
なる。会議室ウィンドウ６には、会議のための資料や設
備（黒板など）に相当するものが置かれていると共に、
個人のメモや電話機なども存在する。これらは、比較的
小さな象徴的イメージで対象を表現する手段であるアイ
コンの形で扱われる。アイコンは、処理装置固有のポイ
ンティングデバイスであるマウスによって制御されるカ
ーソル10を用いて、選択し実行することができる。第２
図では、会議資料である文書を文書ウィンドウ７とし
て、会議設備である黒板を黒板ウィンドウ８として表示
している。他の参加者の出力装置３においても、同一の
内容にて、文書ウィンドウ７と黒板ウィンドウ８が表示
されている。

参加者は、それぞれのウィンドウにおいて、すぐ後で
述べるように同一の場所を指し示したり、内容の編集な
どを実行できる。１人の参加者が行った操作は、他の参
加者の処理装置３に表示されているウィンドウでも、同
様に反映される。

黒板ウィンドウ８には、参加者がウィンドウ内で同一
の場所を指し示すのに用いられるポインティングオブジ
ェクト（PO）９が表示されている。図では、会議の参加
者３人のそれぞれのPO9A〜9Cが異なる形状あるいは色で
現われている。POの形態の決め方として、例えば自分の
POは常に橙色にするとか、POの近傍に名前を付するなど
の方法がある。

第３図に、会議を開始したり、会議の形態（参加者数
など）を変更するときに用いられる会議実行コマンドを
メニュー11の形で示す。この例では、会議実行コマンド
は、「参加」12,「許可」13,「離脱」14,「終了」15の
４種類からなる。「参加」12を選択すると、更に、メニ
ューとして会議一覧16が表示される。ここから参加希望
の会議を選択することにより、当該会議に参加する準備
が行われる。許可13を選択すると、更に、メニューとし
て参加可能者一覧17が表示される。ここから参加可能者
を選択することにより、当該参加可能者を実行中の会議
に参加させることができる。即ち、既に会議に参加して
いる参加者の１人が、参加12の選択を通じて当該会議へ
の参加を表明した参加希望者を、許可13の選択を通じて
参加させるという手順にて、会議参加者の数が増える。
会議一覧16や参加可能者一覧17は、いろんな会議に関す
るデータを格納している会議データベース18の情報を基
にして作成される。離脱14を選択した参加者は、参加中
の会議から離れる。即ち、会議参加者の数が減る。参加
者の１人が終了15を選択すると、会議全体が終了する。
離脱14或いは終了15した結果、会議から離れた参加者の
会議室ウィンドウは、個人作業の場を表現していること
になる。

第４図は、本発明を実現するワークステーションの入
力装置1,処理装置2,出力装置３の基本構成を表現するブ
ロック図である。

記憶装置23は、各種プログラムとデータを格納し、中
央処理装置19（CPU）は、記憶装置23から読み出すプロ
グラム命令に従って処理を実行する。出力装置３への表
示は、CPU19がビットマッププロセッサ（BMP）20に命令
を発行することにより、BMP20が実行する。

BMP20はCPU19の命令に従い、画面の内容をイメージデ
ータとして格納しているフレームメモリ21を管理する。
フレームメモリ21の内容はデイスプレイコントローラ22
により出力装置３に表示される。キーボードドライバ24
は、入力装置１の１つであるキーボドから入力されたコ
ードをレジスタ26に格納する。マウスドライバ25は、入
力装置１の１つであるマウスから入力されたコードをレ
ジスタ27に格納する。

本実施例では、ワークステーション間及び電話機間の
通信装置として、音声とデータの通信を１個の回線で処
理できるISDNインタフェースを提供するPBX（Private B
ranch Exchange）29を使用している。CPU19に代表され
る各ワークステーション及び電話機５は、それぞれの通
信インタフェース装置28を介してPBX29と接続され、PBX
29を経由して相手装置と互いに通信する。但し、前述し
たように、電話だけを交換機に接続し、ワークステーシ
ョンは、LAN（Local Area Network）、パケット交換機
などの別のネットワークを利用しても構わない。

第５図は、１個の処理装置２における本会議システム
を実現するソフトウェアの構成を示す。処理装置２に置
かれるプログラムと入力装置１及び出力装置３との間の
インタフェースは、ウィンドウシステム36が提供する。
プログラムは、入力装置１から発生する入力データをウ
ィンドウを通して受け取り、ウィンドウに表示命令を伝
えることにより、出力装置３に表示を行う。会議制御プ
ログラム30は、処理装置２において１個の会議を表現す
る。同一の会議に対応し、各処理装置２に置かれる会議
制御プログラム30が、通信ネツトワーク４で接続され、
互いに協同して動作することにより会議が形成される。
会議において参加者が実際に目にするデータなどは、基
底プログラム34及び補助プログラム35が作成し表示す
る。

基底プログラム34は、例えば文書編集プログラム，表
計算プログラム，黒板プログラムなどであり、同一の基
底プログラム34が、各会議制御プログラム30のもとで同
様に連動することにより、各参加者は同一の表示を見る
ことができる。補助プログラム35は、基底プログラム34
を共同作業において更に使いやすくすることを目的とす
る。例えば、基底プログラム34が使用しているウィンド
ウにPOを表示するPO制御プログラムが有用である。PO制
御プログラムを利用すると、既存のプログラムを基底プ
ログラム34として採用しても、その上で同一の場所を指
し示すことが可能になる。

会議制御プログラム30は、入力仮想化モジュール31,
通信制御モジュール32,仮想ユーザインタフェースモジ
ュール33から構成される。参加者が入力装置１から入力
した入力データは、ウィンドウシステム36を通して入力
仮想モジュール31が受け取り、参加者識別子などのヘッ
ダを付して会議システムで用いるデータ形式（仮想入
力）に変換する。入力仮想化モジュール31で作成された
仮想入力データは、通信制御モジュール32に渡される。
通信制御モジュール32の役割の１つは、１箇所で発生し
た入力データを他の会議制御プログラム21のもとにある
基底プログラム25/補助プログラム35にも伝えるため
に、他の会議制御プログラム30と通信を行うことであ
る。もう１つの役割は、自会議制御プログラム30のもと
にある基底プログラム34および補助プログラム35に、仮
想ユーザインタフェースモジュール33を通じて入力デー
タを渡すことである。仮想ユーザインタフェースモジュ
ール33は、渡された仮想入力データを、そのままの形式
で、或いは、入力データの形に戻して、適切な基底プロ
グラム34あるいは補助プログラム35に与える。基底プロ
グラム34および補助プログラム35は、以上のような手順
にて渡された入力をもとに処理を行い、ウィンドウシス
テム36を通じて出力装置３に処理結果を反映する。尚基
底プログラム34と補助プログラム35は、１つの会議制御
プログラム30に対してそれぞれ複数個を具えることがで
きる。すなわち、１つの会議において、例えば文書編集
と表計算,POと手書き曲線などの機能を同時に利用でき
る。

第６図は、３個の会議制御プログラム30−A,30−B,30
−Ｃの間の論理通信路37の構成方法を示している。この
図では、説明を簡単にするために、入力装置１と出力装
置３は省略してある。本発明による会議システムの会議
制御プログラム30は、２個の論理通信路37を有する。１
個は、他の会議制御プログラム30に仮想入力データを送
信する送信論理通信路37Tとして働く。残りの１個は、
他の会議制御プログラム30から仮想入力データを受信す
る受信論理通信路37Rとして働く。１個の会議制御プロ
グラム30の送信論理通信路37Tを、他の１個の会議制御
プログラム30が受信論理通信路37Rとして利用すること
により、全会議制御プログラム30を環状の論理通信路で
接続することができる。ある処理装置２の入力装置１か
らの入力データは、環状論理通信路37に沿って伝達する
ことにより、全会議制御プログラム30に渡すことができ
る。

第７図（Ａ）〜（Ｅ）は、参加者に対応する会議制御
プログラム30を、論理通信路37で接続して会議を形成す
る方法を示している。ここでは、図に従って、A,B,C,D
の３人が会議を行う場合について説明する。

第７図（Ａ）は、各人が自分のワークステーションに
て会議室ウィンドウ６を表示したときに、各会議制御プ
ログラム30が独立に動作している状態である。

第７図（Ｂ）は、Ａが、会議実行コマンドメニュー11
から許可13を選択することにより、Ｂの参加を許可し、
Ｂが、同メニュー11から参加21を選択し、当会議への参
加を希望することにより、ＡとＢの２人が参加した会議
が形成された状態である。会議制御プログラム30−Ａか
ら会議制御プログラム30−Ｂへ、また、逆方向に、論理
通信路38及び39が確立される。

第７図（Ｃ）は、Ａが、会議実行コマンドメニュー11
から許可13を選択することにより、Ｃの参加を許可し、
Ｃが、同メニュー11から参加12を選択し、当会議への参
加を希望することにより、上記会議に更にＣが加入して
A,B,Cの３人が参加した会議が形成された状態である。
会議制御プログラム30−Ｂから会議制御プログラム30−
Ａへ向かう論理通信路39が解放され、会議制御プログラ
ム30−Ｂから会議制御プログラム30−Ｃへ、会議制御プ
ログラム30−Ｃから会議制御プログラム30−Ａへ、それ
ぞれ論理通信路40及び41が確立される。

第７図（Ｄ）は、図（Ｃ）の状態において、Ｂが、会
議実行コマンドメニュー11から離脱14を選択し、当会議
から離脱することにより、上記会議はＡとＣの２人が参
加した会議に構成が変更された状態である。会議制御プ
ログラム30−Ａから会議制御プログラム30−Ｂへ向かう
論理通信路38と会議制御プログラム30−Ｂから会議制御
プログラム30−Ｃへ向かう論理通信路40が解放され、会
議制御プログラム30−Ａから会議制御プログラム30−Ｃ
へ、論理通信路42が確立される。

第７図（Ｅ）は、再び図（Ｃ）の状態において、Ａ
が、会議実行コマンドメニュー11から終了15を選択し、
当会議全体を終了した状態である。全ての論理通信路3
8,40,41が解放される。

第８図（Ａ）〜（Ｄ）は、共同作業の進行に従って変
化するディスプレイ２の表示の様子である。ここでは、
参加者ＡとＢが、「会議」と名付けられた会議室ウィン
ドウ６において、「資料」と名付けられた資料44を利用
して会議を行う場合に例を取っている。

第８図（Ａ）は、まず、ＡとＢが、各自の会議室ウィ
ンドウ６−Ａおよび６−Ｂを開いたところである。この
時点では、まず通信路が確立されておらず、それぞれ個
人作業の状態にある。即ち、通常、個人で行う作業をこ
の会議室で行うことができる。43−Ａおよび43−Ｂはこ
れらのウィンドウ６−Ａおよび６−Ｂに付されたタイト
ルであるが、まで行動作業の状態になっていないことを
明示するため「（待機中）」なる表示がなされている。
この図では、資料44−Ａおよび44−Ｂは初めから存在し
ているように描いてあるが、会議室ウィンドウを開いた
後、共通のデータベース等から双方が上記資料を準備す
るようにしてもよいし、あるいは、一方の処理装置から
資料データを他方の処理装置に転送するようにしても良
い。多くの場合、両者の資料の内容は一致しているであ
ろう。

第８図（Ｂ）は、会議室ウィンドウ６−Ａおよび６−
Ｂが論理通信路で接続され、１個の会議の場を表現して
いる様子を示している。各ウィンドウのタイトル43−Ａ
および43−Ｂにおいて、当該ウィンドウが共同作業の状
態になっていることを明示するため、今度は、「（実行
中）」なる表示がなされている。このように実行状態に
なったことを文字で表す以外に、背景等の色を変化させ
るようにしてもよい。

第８図（Ｃ）は、プログラムの観点から見た会議の場
である。各会議室ウィンドウ６−Ａおよび６−Ｂは、会
議制御プログラム30−Ａおよび30−Ｂが表示し、その間
は論理通信路37で接続されていることは、既に述べた通
りである。

第８図（Ｄ）は、作業が終了して会議の場が解消され
再び個人作業の場が回復したところである。このことを
示すためタイトル43−Ａおよび43−Ｂにおいて、再び
「（待機中）」なる表示がなされている。この時点での
資料44−Ａおよび44−Ｂは、会議の中で使用されたもの
であり、一般に、会議開始時の資料とは異なる。共同作
業の開始終了は、論理通信路の確立及び解放に対応し、
論理通信路を制御する会議制御プログラム30によって認
識される。

第９図（Ａ），（Ｂ）は、第８図で説明した共同作業
において資料を利用する様子を、簡単のため一方の参加
者の側から示している。第９図（Ａ）は、当該共同作業
を表している会議室ウィンドウ６に資料を表すアイコン
44が置かれている状態である。一方の参加者が資料44の
利用を指示すると、両者のディスプレイ上で対応する資
料が起動される。第９図（Ｂ）は、資料44が起動され、
その内容が文書ウィンドウ７に表示されている様子を示
す。この時、会議室ウィンドウ６の中の資料アイコン44
は利用中であることを示す図柄に変化する。この例で
は、色を変化させている。各参加者のもとで指定された
資料を操作するのは会議制御プログラムであり、これに
より、各資料の利用の開始、終了を知ることができる。

第10図（Ａ）〜（Ｃ）は、本発明による会議システム
において過去に実施した共同作業を検索した際に表示さ
れるデータの１例を示す。本実施例では、当該情報は、
文書ウィンドウ７の１つを利用して表示されるとする。

第10図（Ａ）は、作業情報として基本的なデータの例
である。名称50は、当該作業に付された名前，日時52
は、当該作業が実施された年月日及び時間、参加者54
は、当該作業を行った参加者の名前、資料56は、当該作
業実行中に当該検索者のところに現れた資料の名前であ
る。名称50は、各参加者が決定可能であり、各自の作業
形態にあった名前を付けられる。例えば、同様の打合せ
に対して、常に「仕様打合せ」と名付けてもよいし、あ
るいは、「仕様打合せ（第５回）」のように表現するの
も便利である。初めに断わったように、本実施例では作
業の情報として明示しているのは基本的なデータの一例
にすぎず、上記の情報以外に、共同作業の実施概要を示
す「議事録」や、決定事項のみを取り出した「決定事
項」等を追加してもよい。更に、「他会議との関連」や
「コメント」等、作業を表現する情報を利用者が定義で
きるようにしておくことも便利である。

第10図（Ｂ）は、参加者について、文字としての名前
に加えて、視覚情報58も提供する場合を示す。視覚情報
58には、静止画像やビデオ画像を利用できる。視覚情報
58を用いることにより、名前を忘れた参加者も、作業を
検索する際のキーとすることが可能になる。

第10図（Ｃ）は、共同作業に現えた資料を分類して表
示した例を示す。利用資料60は、当該作業において検索
者が実際に参照した資料、受信資料62は、当該作業にお
いて検索者が他の参加者から受け取った資料、送信資料
64は、当該作業において検索者が他の参加者に送付した
資料をそれぞれ意味している。これにより、「あのとき
受け取った資料」のような検索方法が可能になる。

以下、共同作業情報を検索する場合の操作例につい
て、図面に従って説明する。

第11図は、利用者が作業情報の検索を要求したときの
ディスプレイ画面３の１例を示す。会議システムは、検
索を開始する際に利用者が選択するアイコン70を「検
索」という名前で表示している。本実施例では、簡単の
ために、ディスプレイ中に検索アイコン70のみが単独で
置かれているが、他の機能を有するアイコンと共にウィ
ンドウ上に配置されていてもよい。例えば、マウスによ
り検索アイコン70が選択されると、利用者が検索条件等
を指示するための検索メニュー72が現れる。この例で
は、検索条件に日時だけを採用したが、作業の名称や参
加者の数などの他の条件を設定することも可能である。

74,76,78は、以下に説明する検索結果の表示形態の選
択枝である。それぞれの文字列の上にマウス10を置いた
状態でマウス上に配置されているボタンの一つを押すと
いう操作が、選択枝74,76,78の１つを選択する方法の代
表例である。もちろん、これ以外に、選択枝74,76,78に
番号を付属させ、該番号をキーボード１から入力すると
いう方法でもよい。尚、以下の説明では、利用者が検索
対象期間として1990年10月10日を設定した場合を仮定す
る。

第12図は、利用者が作業情報を検索するに当たり、表
示形態として「名称表示」74を選択した状況である。利
用者が選択した表示形態は選択マーク80が示している。
この時、検索結果は、文書ウィンドウ７−１上に作業の
名称82のみで示される。本表示形態によれば、多数の共
同作業を一度に調べるときに便利である。

第13図は、利用者が作業情報を検索するに当たり、表
示形態として「アイコン表示」76を選択した状況であ
る。利用者が選択した表示形態は選択マーク80が示して
いる。この時、検索結果は、文書ウィンドウ７−１上に
作業の特徴を表すアイコン84を伴って示される。本表示
形態によれば、作業の種類に従いアイコンを区別するこ
とにより、目的の作業を視覚的に見つけ出すのに適して
いる。

第14図は、作業アイコンの代表的な表示例86,88,90,9
2を示す。例えば、86は３人以上の参加者で実施した共
同作業、88は２人で行った打合せを表現している。これ
らは共同作業の形態を表現したものであるが、作業の内
容からアイコンを作成してもよい。90はゴルフ同好会の
連絡会議を、92は、アルゴリズム検討会を表す例であ
る。

第15図は、利用者が作業情報を検索するに当たり、表
示形態として「属性表示」78を選択した状況である。利
用者が選択した表示形態は選択マーク80が示している。
この時、検索結果は、文書ウィンドウ７−１上に実施日
時や参加者名等の作業の属性94を伴った作業名称82で示
される。本表示形態によれば、検索結果の個々の作業の
具体的内容がある程度把持できるので、範囲を絞った検
索の結果から、最終的な目的の作業を直接探すのに適し
ている。

第16図は、検索メニュー72を用いて得た候補作業に関
する詳細情報を要求しているところである。本実施例で
は、「名称表示」74を選択して得られる作業名称の一覧
（文書ウィンドウ７−１上に表示）から詳細情報が欲し
い作業を指定する場合について述べる。「アイコン表
示」76,「属性表示」78の場合も、同様にして詳細情報
を得ることができる。詳細情報要求の対象である作業
は、対象指示マーク96によって示されている。対象作業
の指示は、検索メニュー72からの選択枝の指定と同様の
方法で行われる。第16図では、作業「仕様打合せ」が詳
細情報要求の対象として選ばれている。

第17図は、詳細情報を要求された作業の詳細情報が、
別の文書ウィンドウ７−２に表示されている様子であ
る。本実施例の詳細情報として、実施日時，参加者名，
利用資料名が表示されているが、更に詳しい情報が含ま
れていることはなんら差し障りない。

第18図は、詳細情報の表示形態の１変形例である。こ
こでは、作業が実施されたときな会議室ウィンドウ６の
内容が再現されている。同図によれば、該作業におい
て、該利用者は、会議室ウィンドウ６に、資料以外に
「電話」［FAX」「黒板」を打ち込んでいたことが分か
る。このような表示は、目的の作業やそこで使われた資
料を、視覚的な配置情報から見つけ出したり、思い出し
たりすることを可能にする。

第19図（Ａ），（Ｂ）は、それぞれ会議室ウィンドウ
６の構成例97−１および97−２を示す。会議室ウィンド
ウ６には、任意の名前を付し、その中に色々な設備を持
ち込むことができる。作業の種類によって必要な設備が
異なるとき、別々の環境を準備しておくことの効果は明
らかであろう。加えて、内容が同じでも、名前の異なる
会議室ウィンドウ６を用意することは次のような利点が
ある。本実施例では、記録された共同作業の名前には、
会議室ウィンドウ６のタイトルに記されたウィンドウの
名称を採用している。こうすることにより、利用者は一
々作業の名前を考える必要がなくなる。しかし、同一の
作業名称が多いと、後ほど検索する際に不都合である。
この不便を避けるために、異なる種類の共同作業には異
なる名称の会議室ウィンドウ６を利用することが望まし
い。作業開始時のこの区別だけで、検索時の負担が軽く
なる。

以上述べたような検索操作は、既に実施された共同作
業を記録しているテーブルの情報を元に実現される。以
後、作業情報を格納しているテーブルの構造を見た後、
そのようなテーブルを作成する方法を説明する。

第20図は、共同作業を記録しておくテーブル100の構
成を示す。作業情報テーブル100は、作業識別データフ
ィールド102と作業内容データフィールド104からなる。
作業識別データ102は、各々の作業を区別し、共同作業
一般の記録として要求されるデータを含む。作業内容デ
ータ104は、該作業に特有のデータであり、作業で実行
された業務内容を含む。

第21図（Ａ）〜（Ｅ）は、第20図に示した作業識別デ
ータフィールド102の詳細を示す。

作業識別データ102は、第21図（Ａ）に示す如く、作
業名データ106と、日時データ108と、参加者データ110
とからなる。尚、作業名データ106は該作業に付けられ
た名称、日時データ108は該作業が実施された日時、参
加者データ110は該作業に現れた参加者に関するもので
ある。

第21図（Ｂ）は、上記作業名データ106の構成を示
す。作業名データ106は、場の名称112,付加名称114、お
よび、図像データ116からなる。場の名称112は、該作業
が実施された会議室ウィンドウ６（のタイトル部分）に
付けられた名称である。付加名称114は、自動的に登録
される「場の名称」112以外に、利用者が付する名称で
ある。図像データ116は、該作業が実施された会議室ウ
ィンドウ６を表すアイコンを表現するデータである。

第21図（Ｃ）は、上記日時データ108の構成を示す。
日時データ108は、アクセス開始日時118,アクセス終了
日時120,作業開始日時112、および、作業終了日時124か
らなる。アクセス開始日時118は、該作業が実施された
会議室ウィンドウ６が開かれた日時、すなわち、会議制
御プログラムが起動された日時を示す。アクセス終了日
時120は、該作業が実施された会議室ウィンドウ６が閉
じられら日時、すなわち、会議制御プログラムが終了し
た日時を示す。作業開始日時122は、該共同作業が開始
された日時、すなわち、他の参加者との間に論理通信路
が確立された日時を示す。作業終了日時124は、該共同
作業が終了した日時、すなわち、他の参加者との間の論
理通信路が解放された日時を示す。

第21図（Ｄ）は、上記参加者データ110の構成を示
す。参加者データ110は、参加者数126と、最大ｍ個の個
別参加者データ128からなる。参加者数126は、該共同作
業に加わった参加者の述べ人数であり、個別参加者デー
タ128は、個々の参加者の識別情報と参加内容を表現す
るデータである。

第21図（Ｅ）は、上記個別参加者データ128の構成を
示す。個別参加者データ128は、参加者名130,参加日時1
32,離脱日時134,画像データ136、およびビデオデータ13
8からなる。参加者名130は、該参加者の名前であり、参
加日時132は、該参加者が該作業に加わった日時を示
す。離脱日時134は、該参加者が該作業から離れた日
時、画像データ136は、該参加者を表現する画像デー
タ、ビデオデータ138は、該参加者を表現するビデオデ
ータをそれぞれ格納している。

第22図（Ａ），（Ｂ）は、第20図に示した作業内容デ
ータフィールド104の詳細を示す。

作業内容データ104は、第22図（Ａ）に示す如く、資
料数140と、最大ｎ個の個別資料データ142とからなる。
資料数140は、該共同作業の間に現れた資料の述べ数、
個別資料データ142は、個々の資料の識別情報とアクセ
ス内容を表現するデータを示す。

第22図（Ｂ）は、上記個別資料データ142の構成を示
す。個別資料データ142は、資料名144,図像データ146,
アクセス開始日時148,アクセス終了日時150,送信／受信
／削除の区別152、および、送信／受信／削除の日時154
からなる。資料名144は該資料の名前、アクセス開始日
時148は、該資料が該作業でアクセスされた日時、アク
セス終了日時150は、該作業において該資料に対するア
クセスが終了した日時、送信／受信／削除の区別152
は、該資料へのアクセスが送信／受信／削除のいずれで
あるかを示す。また、送信／受信／削除の日時154は、
該資料への送信／受信／削除のアクセスが終了した日時
を示す。

第23図は、作業情報データテーブル100を作成するプ
ログラムの処理の流れを示す。このプログラムでは、ま
ず、該作業に関する作業情報蓄積のためにテーブル100
上にテーブルエントリを確保する（ステツプ160）。次
に、共同作業の第１段階として会議制御プログラム30が
起動されたことを記録するために、開始処理を実行する
（162）。その後は、利用者あるいは会議制御プログラ
ム30等から伝えられる入力データを待つ（164）。入力
データが「作業開始」通知ならば（166）、作業開始処
理を行い（168）、「作業終了」通知ならば（170）、作
業終了処理を行い（172）、「参加」通知ならば（17
4）、参加処理を行い（176）、「離脱」通知ならば（17
8）、離脱処理を行い（180）、「資料利用開始」通知な
らば（182）、資料利用開始処理を行い（184）、「資料
利用終了」通知ならば（186）、資料利用終了処理を行
い（188）、「資料送信」通知ならば（190）、資料送信
処理を行い（192）、「資料受信」通知ならば（194）、
資料受信処理を行い（196）、「資料削除」通知ならば
（198）、資料削除処理を行い（200）、「終了」ならば
（202）、終了処理を行い（206）、該入力データが以上
に該当しなければ、他の処理モジュールに送る（20
4）。

第24図は、第23図の「開始処理」モジュール162にお
ける処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、会議制
御プログラム30が使用する会議室ウィンドウ６の名称を
「作業名データ」106中の「場の名称」112に格納し（21
0）、会議室ウィンドウ６をアイコンとして表現する場
合の図像データを同「図像データ」116に格納し（21
2）、この時点で会議室ウィンドウ６上に存在する資料
を全て作業内容データ104に登録し（214）、「日時デー
タ」108の「アクセス開始日時」118に現在日時を格納し
（216）、「参加者データ」110の「参加者数」126に１
を格納し（218）、参加者１を表す「個別参加者デー
タ」128−１の「参加者名」130に自分の名前を格納し
（220）、同「参加日時」132に現在日時を格納する（22
2）。「全資料登録処理」214は、該共同作業においてア
クセスされない資料も一応登録するために実施する。詳
細については後述する。

第25図は、第23図の「終了処理」モジュール206にお
ける処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、「日時
データ」108の「アクセス終了日時」120に現在日時を格
納し（230）、利用者が「場の名称」112以外の名称の付
加を望んでいなければ（232）、「作業名データ」106の
「付加名称」114に利用者が指定する名前を格納する（2
34）。

第26図は、第23図の「作業開始処理」モジュール168
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
「日時データ」108の「作業開始日時」122に現在日時を
格納する（240）。

第27図は、第23図の「作業終了処理」モジュール172
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
「日時データ」108の「作業終了日時」124に現在日時を
格納し（250）、この時点でまだ離脱していない参加者
が有れば（252）、「個別参加者データ」128の「離脱日
時」134に現在日時を格納し（254）、該参加者の画像デ
ータが存在すれば（256）、同「画像データ」136に該画
像データを格納し（258）、該参加者のビデオデータが
存在すれば（260）、同「ビデオデータ」138に該ビデオ
データを格納する（262）。

第28図は、第23図の「参加処理」モジュール176にお
ける処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、「参加
者データ」110の「参加者数」126の値を１増加し（27
0）、該参加者について確保した「個別参加者データ」1
28の「参加者名」130に該参加者の名前を格納し（27
2）、同「参加日時」132に現在日時を格納する（27
4）。

第29図は、第23図の「離脱処理」モジュール180にお
ける処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、該参加
者に関する「個別参加者データ」128の「離脱日時」134
に現在日時を格納し（280）、該参加者の画像データが
存在すれば（282）、同「画像データ」136に該画像デー
タを格納し（284）、該参加者のビデオデータが存在す
れば（286）、同「ビデオデータ」138に該ビデオデータ
を格納する（288）。

第30図は、第23図の「資料利用開始処理」モジュール
184における処理の詳細な流れを示す。本モジュール
は、「作業内容データ」104に当該資料登録のための
「個別資料データ」142のエントリを確保し（290）、該
「個別資料データ」142の「アクセス開始日時」148に現
在日時を格納する（292）。「資料名登録処理」290は資
料の２重登録を避けるために行われる。詳細は後述す
る。

第31図は、第23図の「資料利用終了処理」モジュール
188における処理の詳細な流れを示す。本モジュール
は、当該資料に関する「個別資料データ」142の「アク
セス終了日時」150に現在日時を格納する（300）。

第32図は、第23図の「資料送信処理」モジュール192
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
「作業内容データ」104に当該資料登録のための「個別
資料データ」142のエントリを確保し（290）、該「個別
資料データ」142の「送信／受信／削除の区別」152に送
信である旨を格納し（310）、同「送信／受信／削除の
日時」154に現在日時を格納する（312）。

第33図は、第23図の「資料受信処理」モジュール196
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
「作業内容データ」104に当該資料登録のための「個別
資料データ」142のエントリを確保し（290）、該「個別
資料データ」142の「送信／受信／削除の区別」152に受
信である旨を格納し（320）、同「送信／受信／削除の
日時」154に現在日時を格納する（322）。

第34図は、第23図の「資料削除処理」モジュール200
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
「作業内容データ」104に当該資料登録のための「個別
資料データ」142のエントリを確保し（290）、該「個別
資料データ」142の「送信／受信／削除の区別」152に削
除である旨を格納し（330）、同「送信／受信／削除の
日時」154に現在日時を格納する（332）。

第35図は、第24図の「全資料登録処理」モジュール21
4における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、
まだ「作業内容データ」104に登録されていない資料が
有れば（340）、同「資料数」140の値に１を加え（34
2）、当該資料登録のための「個別資料データ」142のエ
ントリを確保し（344）、該「個別資料データ」142の
「資料名」144に該資料の名前を格納し（346）、同「図
像データ」146にアイコンの場合に該資料を表す図像デ
ータを格納する（348）。

第36図は、第34図の「資料登録処理」モジュール290
における処理の詳細な流れを示す。本モジュールは、登
録を要請された資料がまだ「作業内容データ」104に登
録されていなければ（350）、同「資料数」140の値に１
を加え（352）、当該資料登録のための「個別資料デー
タ」142のエントリを確保し（354）、該「個別資料デー
タ」142の「資料名」144に該資料の名前を格納し（35
6）、同「図像データ」146にアイコンの場合に該資料を
表す図像データを格納する（358）。

〔発明の効果〕

以上の実施例から明らかな如く、本発明によれば、利
用者が共同作業を行えば、該作業の名前や実施日時など
からなる作業を特定するための作業識別データ、およ
び、参加者名や利用した資料名などからなる作業内容デ
ータが自動的に蓄積され、その結果、共同作業をキーと
して、作業自体やそこで用いられた資料等を検索するこ
とが可能になる。このようにして、資料名や資料番号等
の人間にとって記憶しにくい情報からではなく、「あの
日の午後の会議で使った」とか「その会議で受け取っ
た」などという、時間的空間的な共同作業の場の情報か
ら目的のデータにアクセスできるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明を実現するシステムの外観例を示す
図、第２図は、本発明により蓄積検索される典型的な会
議の様子を示す図、第３図は、本発明が対象とする会議
を制御するためのコマンドを表示するメニューの例を示
す図、第４図は、本発明による会議システムを実現する
処理装置の一構成例を示すブロック図、第５図は、本発
明を実現するソフトウェアの構成例を示す図、第６図
は、本発明による会議システムを実現する会議制御プロ
グラム間の接続の例を示す図、第７図（Ａ）〜（Ｅ）
は、会議を開始，終了、あるいは、形態変更する際の会
議制御プログラム間の接続形態の変更方法を示す図、第
８図（Ａ）〜（Ｄ）は、会議の場が個人作業状態と共同
作業状態の間の遷移を説明するための図、第９図（Ａ）
〜（Ｂ）は、会議において資料を利用する様子を説明す
るための図、第10（Ａ）〜（Ｃ）図は、本発明において
蓄積された作業情報を検索した表示する様子を説明する
ための図、第11図は、本発明において利用者が作業情報
検索要求を行方向の一例を示す図、第12図は、本発明に
おいて作業情報が名称で表示される様子を説明するため
の図、第13図は、本発明において作業情報がアイコンで
表示される様子を説明するための図、第14図は、作業を
表現するアイコンの図像の一例を示す図、第15図は、本
発明において属性を伴う作業情報が表示される様子を説
明するための図、第16図は、本発明において利用者が特
定作業の詳細情報を要求する様子を説明するための図、
第17図は、本発明において指定された特定作業の詳細情
報が表示される様子を説明するための図、第18図は、本
発明において指定された特定作業の実行時環境が表示さ
れる様子を説明するための図、第19図（Ａ），（Ｂ）
は、作業内容に対応する共同作業の場の例を示す図、第
20図は、本発明における作業情報テーブルの構成を説明
するための流れ図、第21図（Ａ）〜（Ｅ）は、本発明に
おける作業識別データテーブルの構成を説明するための
流れ図、第22図（Ａ）〜（Ｂ）は、本発明における作業
内容データテーブルの構成を説明するための流れ図、第
23図は、本発明を実現するプログラムの処理の流れを説
明するための図、第24図は、開始処理モジュール162の
処理の流れを説明するための図、第25図は、終了処理モ
ジュール206の処理の流れを説明するための図、第26図
は、作業開始処理モジュール168の処理の流れを説明す
るための図、第27図は、作業終了処理モジュール172の
処理の流れを説明するための図、第28図は、参加処理モ
ジュール176の処理の流れを説明するための図、第29図
は、離脱処理モジュール180の処理の流れを説明するた
めの図、第30図は、資料利用開始処理モジュール184の
処理の流れを説明するための図、第31図は、資料利用終
了処理モジュール188の処理の流れを説明するための
図、第32図は、資料送信処理モジュール192の処理の流
れを説明するための図、第33図は、資料受信処理モジュ
ール195の処理の流れを説明するための図、第34図は資
料削除処理モジュール200の処理の流れを説明するため
の図、第35図は、全資料登録処理モジュール214の処理
の流れを説明するための図、第36図は、資料名登録処理
モジュール290の処理の流れを説明するための図であ
る。１……入力装置、２……処理装置、３……出力装置、４
……通信ネットワーク、５……電話機、６……会議室ウ
ィンドウ、７……文書ウィンドウ、９……ポインティン
グオブジェクト、30……会議制御プログラム、36……ウ
ィンドウシステム、34……基底プログラム、35……補助
プログラム、37……論理通信路、44……資料アイコン、
70……検索アイコン、72……検索メニュー、80……選択
マーク、84……作業アイコン、96……対象指示マーク、
100……作業情報テーブル、102……作業識別データ、10
4……作業内容データ、106……作業名データ、108……
日時データ、110……参加者データ、112……場の名称、
118……アクセス開始日時、120……アクセス終了日時、
122……作業開始日時、124……作業終了日時、126……
参加者数、128……個別参加者データ、130……参加者
名、132……参加日時、134……離脱日時、140……資料
数、142……個別資料データ、144……資料名、148……
アクセス開始日時、150……アクセス終了日時、152……
送信／受信／削除の区別、154……送信／受信／削除の
日時。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献特開昭62−286366（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) H04M 3/56 H04N 7/15 H04L 11/18

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワークを介して互いに接続された複
数の端末の各々に設けられた会議室ウィンドウを用いて
共同作業を行う会議システムにおけるデータ蓄積方法で
あって、前記共同作業を行う各端末の会議室ウィンドウを制御す
る制御プログラム間に論理通信路を接続し、各制御プログラム間で当該論理通信路を介して通信を行
うことにより、前記共同作業を行う各端末の会議室ウィ
ンドウに同一の内容を表示し、前記共同作業の開始日時及び終了日時、参加者の参加日
時及び離脱日時、前記共同作業で使用した資料の資料名
及び使用時間をテーブルに時系列に登録し、前記テーブルを検索することにより前記共同作業の実行
内容をアクセス可能としたことを特徴とする会議システ
ムにおける共同作業のデータ格納方法。
【請求項２】前記検索時に、前記共同作業で使用した資
料、電話、FAX、黒板等を表示することを特徴とする請
求項１に記載の会議システムにおける共同作業のデータ
格納方法。