JP2023101966A - システム、画像形成装置、制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】画像形成装置のジョブ履歴をクラウドサービス等に送信して管理する監査システムにおいて、監視対象のジョブを絞って運用コストを抑えることと、監視漏れを抑えてリスクを抑えることを両立可能にすること。【解決手段】画像形成装置１０１は、監視条件を満たすジョブ履歴をストレージサービス１１１に送信し、条件を満たさないジョブ履歴を情報処理装置１０２に保存する。また、監視条件にジョブ実行ユーザーが追加された場合、情報処理装置１０２に保存したジョブ履歴のうち、該追加されたジョブ実行ユーザーに対応するジョブ履歴の情報（ジョブ履歴リスト(2))をストレージサービス１１１に送信する（Ｓ８０３～Ｓ８０９）。ストレージサービス１１１は、画像形成装置１０１から受信した監視条件を満たすジョブ履歴を管理し、管理者に通知を行う。また、監視条件を満たしていないジョブ履歴の情報を受信すると該情報を管理者に通知する。【選択図】図８

Description

本発明は、システム、画像形成装置、制御方法、及びプログラムに関する。

複合機などの画像形成装置と、ストレージサーバーからなるジョブ履歴監査システムがある。画像形成装置は、印刷、スキャン、ＦＡＸ送信、コピーなどのジョブを実行し、実行されたジョブに対するジョブ履歴を生成、ストレージサーバーへ送信する。ストレージサーバーは、画像形成装置からジョブ履歴を受信、保存し、さらに検索機能を提供する。

ジョブ履歴には、例えば、ジョブを実行した際の情報として、ジョブ実行ユーザー、実行日時、機器情報、文書名、実行したジョブの種類等が含まれる。また、ジョブに使用した文書を画像データとしてジョブ履歴に含めてもよい。
管理者などの監査ユーザーは、ストレージサーバーが提供する検索機能を使用し、不正にジョブを実行した一般ユーザーがいないかどうかを監査、監視する。

近年、テレワーク（在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務）が普及し、前記の監査ユーザーが行う監査や監視も、テレワーク環境で実施できることが望まれる。そのための方法の１つとして、ジョブ履歴監査システムのストレージサーバーをクラウド上で構成することで対応する方法が考えられる。以降、クラウド上に構成されたストレージサーバーを「ストレージサービス」と呼ぶ。

しかし、クラウド構成においては、通信データ量や監査対象の画像形成装置の数に比例して、運用コストがかかってしまう。特に、ジョブ履歴に画像データを含む場合には、通信データ量が多くなって通信コストが上がってしまったり、保存するジョブ履歴のサイズが多くなって大容量ストレージが必要となり運用コストが上がってしまったりする。一般的に、通信データ量が多く、大容量ストレージが必要な構成の場合、イントラネット内のシステム運用費よりも、クラウドシステムの運用費の方が高くなってしまうケースが多い。

そのような運用コスト上昇の回避方法の１つとして、画像形成装置からストレージサービスに送信するジョブ履歴を、特定の条件を満たすジョブ履歴のみに限定し、フィルターすることが考えられる。この場合、コスト削減のためにストレージサービスに送信されなかったジョブ履歴は、不要なものとしてシステム上に保存されない（削除される）のが一般的である。これにより、画像形成装置とクラウド間の通信データ量と、また、保存するジョブ履歴の数を減らすことが可能となり、コスト低減を図ることが可能となる。

特許文献１では、ジョブの種類や設定、ジョブのセキュリティ度のようなジョブの属性に応じて、ジョブ履歴の保存期間を柔軟に設定可能な技術が提案されている。これにより、保存するジョブ履歴の期間を適切に管理してコスト低減を図ることが可能となる。

また、画像形成装置とクラウド間の通信データ量のコスト低減のために、例えば、画像形成装置は、以下の条件を満たすジョブ履歴をストレージサービスへ送信することが考えられる。
・ジョブの実行日時が業務時間外のジョブ履歴
・ジョブ実行ユーザーが特定のユーザーの全ジョブ履歴
これにより、人の目が少なくなる業務時間外に実行されたジョブ履歴の監査が可能であり、かつ、特定ユーザーに関しては、そのユーザーが実行した全てのジョブ履歴の監査が可能になる。このように、コスト低減を実現しながら、一般ユーザーが不正にジョブを実行するリスクも低減することができる。

特開２０１３－５５６０５号公報

上述の例のように、特定の条件を満たすジョブ履歴に限定して、画像形成装置がストレージサービスへ送信することで、コスト低減と、一般ユーザーが不正にジョブを実行するリスク回避の両方を実現するケースを考える。この場合、通信データ量は減らせるが、例えば業務時間中のジョブ履歴が保存されないため、全ての不正ジョブの検知を行うことはできないといった課題があった。

具体的には、会社を退職することが決定した社員が、業務時間中に不正に社内の機密情報を印刷し持ち出した後に、会社へ退職の意向を伝えた場合、その社員（退職者）の不正印刷を検知することはできない。つまり、事前に退職を知らされていない管理者は、前記「ジョブ実行ユーザーが特定のユーザーの全ジョブ履歴」の条件に、該退職者を追加することができず、その結果、ジョブ履歴を取得できずに監視から漏れる可能性がある。

また、別の具体例としては、機密情報持ち出しを目的とした新規の派遣社員や、公私の区別が理解できていない新入社員がいた場合、その社員が業務時間中に不正印刷を行っていないか監視することも必要である。このケースに関しては、前記「ジョブ実行ユーザーが特定のユーザーの全ジョブ履歴」の条件によって監視することが可能だが、一定期間経過後、条件から外さなければストレージサービスへの通信データ量の削減ができなくなってしまう。そのため、例えば１か月に一度、一定期間経過した契約社員、新入社員が条件に含まれていないか、条件の見直しが必要になってしまい、手間がかかってしまう。

本発明は、上記の課題を解決するためになされたものである。本発明は、監視対象のジョブを絞って運用コストを抑えることと、監視漏れを抑えてリスクを抑えることを両立させる仕組みを提供することを目的とする。

本発明は、１又は複数の画像形成装置で実行されたジョブに関する情報を管理するサービスと、画像形成装置とを有するシステムであって、前記画像形成装置は、ジョブの実行に応じて該ジョブに関する情報をジョブ履歴として生成する生成手段と、前記サービスにジョブ履歴を送信するジョブの条件としてジョブ実行ユーザーのユーザー情報を含む条件を設定する設定手段と、前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たすジョブ履歴を、前記サービスに送信する第１送信手段と、前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たさないジョブ履歴を、所定の記憶装置に保存する保存手段と、前記条件として前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報が追加された場合、前記記憶装置に保存されたジョブ履歴のうち、該追加されたユーザー情報がジョブ実行ユーザーであるジョブ履歴を取得し、該ジョブ履歴に関する情報を、前記サービスに送信する第２送信手段と、を有し、前記サービスは、前記画像形成装置から受信したジョブ履歴を管理する管理手段と、前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に基づき所定の通知先に通知を行う第１通知手段と、前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に関する情報に基づき前記通知先に通知を行う第２通知手段と、を有する、ことを特徴とする。

本発明によれば、監視対象のジョブを絞って運用コストを抑えることと、監視漏れを抑えてリスクを抑えることを両立させることができる。

本実施形態に係るシステムの全体構成を説明する図。 本実施形態のシステムを構成する機器のハードウェア構成を説明する図。 第１実施形態に係る画像形成装置のソフトウェア構成を説明する図。 第１実施形態に係るストレージサービスのソフトウェア構成を説明する図。 第１実施形態に係る画像形成装置のジョブ実行処理を説明するフローチャート。 第１実施形態に係るストレージサービスのジョブ履歴受信処理を説明するフローチャート。 本実施形態のストレージサービスが提供する設定画面を説明する図。 本実施形態のストレージサービスが提供する設定画面を説明する図。 第１実施形態に係る画像形成装置の設定値取得処理を説明するフローチャート。 本実施形態のストレージサービスによる退職者ジョブ履歴一覧の通知処理を説明するフローチャート。 本実施形態のストレージサービスによる設定値からアカウントを自動削除する処理を説明するフローチャート。 第２実施形態に係る画像形成装置のソフトウェア構成を説明する図。 第２実施形態に係るストレージサービスのソフトウェア構成を説明する図。 第２実施形態に係る画像形成装置のジョブ実行処理を説明するフローチャート。 第２実施形態に係るストレージサービスのジョブ履歴受信処理を説明するフローチャート。 第２実施形態に係る画像形成装置の設定値取得処理を説明するフローチャート。

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
〔第１実施形態〕
図１は、本発明の一実施形態に係るシステムの全体構成を説明する図である。本実施形態に係るシステムは、画像形成装置上で実行されたジョブに対する画像ログ等のジョブ履歴を、クラウド上等のストレージサービスへ保存する。

ネットワーク１００は、企業内ネットワーク（イントラネット）等のＬＡＮである。ネットワーク１００には、画像形成装置１０１、情報処理装置１０２が接続されている。
ネットワーク１１０は、インターネットである。ネットワーク１１０には、ストレージサービス１１１が接続される。

ここで、各装置を１台ずつ記載しているが、複数台の各装置がネットワーク１００乃至ネットワーク１１０に接続されていてもよい。また、画像形成装置１０１、情報処理装置１０２は、同一装置上に構成されてもよい。

画像形成装置１０１は、スキャン、プリント、コピー、ＦＡＸ、送信などの機能を有し、ユーザーの操作によりジョブを実行する。また、実行したジョブに関して、ジョブ実行後乃至ジョブ実行と並行してジョブ履歴を生成し、記憶装置に保存するジョブ履歴記録機能を有する。

また、画像形成装置１０１は、記憶装置に保存したジョブ履歴を、予め指定されたフィルター条件に従って、情報処理装置１０２の記憶装置に保存、乃至、ストレージサービス１１１へ送信する機能を有する。さらに、画像形成装置１０１は、ジョブ履歴の画像データに対してＯＣＲ処理（文字認識処理）などの画像処理を行ったり、キーワード検知を行ったりしてもよい。
これらの機能を実現するために、画像形成装置はデジタル複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）であってもよい。

情報処理装置１０２は、画像形成装置１０１がジョブ履歴を保存するための記憶装置を提供する。この記憶装置には、ジョブ履歴にアクセスするために認証を必要とする等、セキュリティを担保可能な構成が望ましい。本実施形態では、情報処理装置１０２は、画像形成装置１０１と別筐体として説明するが、情報処理装置１０２が画像形成装置１０１の同一筐体の一部であってもよい。

ストレージサービス１１１は、画像形成装置１０１からジョブ履歴を受信し、ジョブ履歴をデータベース等の記憶装置に保存、又は、所定のフォルダーに保存する。データベースは、ストレージサービス１１１に構築してもよいが、図示しない外部のストレージサービスを利用してもよい。ここで、ストレージサービス１１１は、画像形成装置１０１から受信したジョブ履歴の画像データに対してＯＣＲ処理などの画像処理を行ったり、キーワード検知を行ったりしてもよい。

図２は、画像形成装置１０１、情報処理装置１０２、ストレージサービス１１１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。本実施形態のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）や画像形成装置には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

ＣＰＵ２０１は、各ハードウェアの全体を統括的に制御し、バス２００に接続された各部を制御して、例えば印刷やスキャン等の各機能を実行する。
ＲＯＭ２０２は、データ読出専用のメモリであり、例えば画像形成装置の基本制御プログラムを記憶する。
ＲＡＭ２０３は、データの読出／書込が可能なメモリであり、例えばＣＰＵ２０１のワーキングメモリとして用いられる。

記憶装置２０４は、各プログラムを実行中の一時データや、永続的なデータの記憶領域として用いられる。例えば、記憶装置２０４は、ＨＤＤが用いられることが多いが、ＳＳＤや、ＣＤ、ＤＶＤ、メモリカードといった、外部メディアを装填してデータの読出／書込が可能な装置であってもよい。

通信装置２０５は、画像形成装置１０１、情報処理装置１０２、ストレージサービス１１１を、ＬＡＮやインターネットに接続し、装置間でＴＣＰ／ＩＰ等によるデータ通信を可能とする。

入力装置２０６は、ユーザーによる文字やデータの入力操作を受け付けるための操作部である。入力装置２０６は、例えば、キーボード、マウス、ハードキー、タッチパネルである。表示装置２０７は、各種画面を表示するための装置であり、例えば液晶ディスプレイやタッチパネルである。ユーザーは、表示装置２０７に表示されたユーザーインタフェース画面上で、入力装置２０６を介して指示を行い、画像形成装置１０１へのジョブ実行指示や、ストレージサービス１１１の設定指示を行う。

なお、画像形成装置１０１には、その他に、スキャナー装置２０８、プリンター装置２０９が、バス２００に接続されている。
また、ストレージサービス１１１は、１台のコンピュータにより実現されるものであっても、複数のコンピュータにより実現されるものであってもよく、クラウドコンピューティングの技術を用いて実現される構成でもよい。

図３は、第１実施形態における画像形成装置１０１のソフトウェア構成の一例を示す図である。図３に記載のソフトウェア構成は、ＣＰＵ２０１が例えばＲＯＭ２０２等に記憶されているプログラムをＲＡＭ２０３に読み出して実行することにより実現される。

設定管理部３０１は、画像形成装置１０１の各種機能の実行に関する設定をＲＡＭ２０３、記憶装置２０４等の各記憶装置に格納し、各記憶装置から読み出す。ここで、設定とは、例えば、コピー機能を実行するためのコピー設定や、印刷機能を実行するための印刷設定、ネットワーク設定、乃至、個体識別情報も含む。また、ジョブ実行時に、ジョブ履歴を生成するか否かの設定や、ジョブ履歴を生成した場合の送信先情報や保存先情報も、上記設定に含まれる。さらに、管理者が事前に指定するユーザー情報や監視期限などのフィルター条件、キーワード検知処理で使用するキーワードも、上記設定に含まれる。

ジョブ制御部３０２は、入力装置２０６で入力された、もしくは、通信部３０３により受信したジョブ実行要求に基づき、スキャナー装置２０８、プリンター装置２０９を制御して各種ジョブを実行する。例えば、留め置き印刷ジョブの場合、情報処理装置１０２、乃至、図示しない印刷クライアントＰＣから通信部３０３が受信した印刷ジョブを、一時的に記憶装置２０４に留め置く。その後の画像形成装置１０１の入力装置２０６を介したユーザー指示により、ジョブ制御部３０２が留め置いた印刷ジョブの出力を実行する。

通信部３０３は、例えば、情報処理装置１０２、乃至、図示しない印刷クライアントＰＣからの印刷ジョブ及びジョブ実行要求を受信する。また、通信部３０３は、ストレージサービス１１１にジョブ履歴を送信したり、情報処理装置１０２にジョブ履歴を保存したりする。

ジョブ履歴制御部３０４は、ジョブ制御部３０２においてジョブが実行される際に、ジョブ実行後乃至ジョブ実行と並行してジョブ履歴を生成し、記憶装置２０４に保存する。ジョブ履歴制御部３０４が生成するジョブ履歴には、例えば、ジョブを実行した際の情報として、ジョブ実行ユーザー、実行日時、機器情報、文書名、実行したジョブの種類等が含まれる。また、該ジョブ履歴には、ジョブに使用した文書が画像データとして含まれてもよい。

画面制御部３０５は、表示装置２０７に画面を表示し、入力装置２０６を介してユーザーからの指示を受け付ける。
キーワード検知部３０６は、ジョブ履歴制御部３０４が生成、保存したジョブ履歴に対する特定のキーワードが含まれているかを検知する。キーワードは、あらかじめユーザーが画面制御部３０５を介して指定する。キーワード検知部３０６は、ジョブ実行ユーザー、文書名などのジョブ情報に、該キーワードが含まれるかを確認する。また、キーワード検知部３０６は、ジョブ履歴に含まれる画像データに対してＯＣＲ処理を施し、ＯＣＲ処理の結果得たＯＣＲ文字情報に、該キーワードが含まれるかを確認する。

図４は、第１実施形態におけるストレージサービス１１１のソフトウェア構成の一例を示す図である。図４に記載のソフトウェア構成は、ＣＰＵ２０１が例えば記憶装置２０４に記憶されプログラムをＲＡＭ２０３に読み出して実行することにより実現される。

設定管理部４０１は、画像形成装置１０１乃至ストレージサービス１１１の各種設定値を記憶装置２０４に格納し、また、必要に応じて該設定値を読み出す。ここで、画像形成装置１０１の設定値とは、例えば、画像形成装置１０１の稼働状況やキーワード検知のためのキーワードを含む。ストレージサービス１１１の設定値とは、例えば、ジョブ履歴情報の保存場所や、画像フォーマットなどの保存に関する条件を含む。

デバイス管理部４０２は、複数台の画像形成装置１０１の情報を管理する。本実施形態では、システム導入時に、ストレージサービス１１１に画像形成装置１０１の登録を行う。画像形成装置１０１の通信部３０３がストレージサービス１１１の通信部４０３へ個体識別情報を含む登録情報を送信する。ストレージサービス１１１のデバイス管理部４０２は、記憶装置２０４に個体識別情報を含む登録情報を保存する。これにより、ストレージサービス１１１は、デバイス管理部４０２が管理する画像形成装置１０１からのジョブ履歴を受信することが可能となる。

通信部４０３は、画像形成装置１０１から送信された各種要求を受信したり、処理結果を送信したりする。また、通信部４０３は、画像形成装置１０１からジョブ履歴を受信する。

ジョブ履歴管理部４０４は、通信部４０３を介して画像形成装置１０１から受信したジョブ履歴を、ストレージサービス１１１の記憶装置２０４に保存する。また、ジョブ履歴管理部４０４は、図示しない検索画面等により、入力装置２０６等を介したユーザー指示があった場合には、要求されたジョブ履歴を記憶装置２０４から読み出し、表示装置２０７等に表示する。
画面制御部４０５は、画面制御部４０５が表示装置２０７等に画面を表示し、入力装置２０６等を介したユーザーからの指示を受け付ける。

なお、画面制御部４０５は、ウェブサーバーの機能を有し、ユーザー操作のＰＣ上で動作するウェブブラウザからのアクセスに応じて、該ウェブブラウザに画面を表示したり、該ウェブブラウザを介したユーザーからの指示を受け付けることが可能である。即ち、画面制御部４０５は、上述の検索画面等をウェブブラウザに表示し、該ウェブブラウザを介したユーザー指示を受け付け、記憶装置２０４から読み出されたジョブ履歴を該ウェブブラウザに表示することが可能である。

図５は、画像形成装置１０１のジョブ制御部３０２がジョブを実行する際の処理の一例を示すフローチャートである。ジョブ制御部３０２が実行するジョブは、表示装置２０７乃至入力装置２０６を介してユーザーから指定されたジョブ、又は、情報処理装置１０２乃至図示しない印刷クライアントＰＣから通信部３０３を介して受信した印刷ジョブ等である。

Ｓ５０１において、ジョブ制御部３０２は、表示装置２０７乃至入力装置２０６を介してユーザーからジョブ実行の指示を受け付ける、又は、情報処理装置１０２乃至図示しない印刷クライアントＰＣから通信部３０３を介して印刷ジョブを受信する。このようなジョブを受け付けると、ジョブ制御部３０２は、Ｓ５０２に処理を進める。
Ｓ５０２において、ジョブ制御部３０２は、上記Ｓ５０１で受け付けたジョブを実行する。

次にＳ５０３において、ジョブ履歴制御部３０４が、上記Ｓ５０２のジョブ実行後、乃至、ジョブ実行と並行して、当該ジョブのジョブ履歴を生成し、該生成したジョブ履歴を記憶装置２０４に保存する。

次にＳ５０４において、ジョブ履歴制御部３０４は、設定管理部３０１を介して、設定情報を確認し、フィルター条件を取得する。ここでフィルター条件とは、後述する図７Ａに示すジョブの種類、キーワード、ユーザーのような、ジョブ履歴をストレージサービス１１１へ送信する条件のことである。例えば、図７Ａに示す設定画面では、ジョブの種類として「プリント」と「ＦＡＸ」が指定されている。また、キーワードには「秘」、「仕様」が指定され、さらに、ユーザーにuserA、userB、userX、userYが指定されている。

次にＳ５０５において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ５０３で生成したジョブ履歴の情報を確認する。ここで、確認するジョブ履歴の情報には、フィルター条件に該当する項目（例えば、実行したジョブの種類や、ジョブ実行ユーザーの情報）が含まれる。

次にＳ５０６において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ５０４で取得したフィルター条件と、上記Ｓ５０５で確認したジョブ履歴の情報を比較し、一致するのかどうかを判断する。例えば、ジョブ履歴の「実行したジョブの種類」が「印刷」であれば、フィルター条件に一致すると判断する。一方、ジョブ履歴の「実行したジョブの種類」が「スキャン」であれば、フィルター条件に一致しないと判断する。また、ジョブ履歴の実行ユーザーが「userX」の場合はフィルター条件に一致すると判断する。例えば、ジョブ履歴の「実行したジョブの種類」が「スキャン」（即ちフィルター条件不一致）で、且つ、ジョブ履歴の実行ユーザーが「userX」（即ちフィルター条件一致）の場合、フィルター条件に一致する（条件を満たす）と判断する。

Ｓ５０６の処理でフィルター条件に一致する場合（Ｓ５０６でＹＥＳの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ５０７に処理を進める。一方、Ｓ５０６の処理でフィルター条件に一致しない場合（Ｓ５０６でＮＯの場合）、Ｓ５１０へ処理を移行する。

Ｓ５０７において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ５０３において記憶装置２０４に保存したジョブ履歴の画像データに対し、ＯＣＲ処理を行う。ＯＣＲ処理は、ジョブ履歴制御部３０４が、キーワード検知部３０６に依頼し、キ－ワード検知部３０６により実施される。ＯＣＲ処理は一般的な技術であるため、詳細な説明は省略するが、画像から文字情報を読み取り、ＯＣＲ文字情報を取得する処理である。取得したＯＣＲ文字情報は、本実施形態では、ＲＡＭ２０３に一時的に保存し次の処理で利用されることを想定するが、記憶装置２０４に保存しても構わない。

次にＳ５０８において、キーワード検知部３０６は、上記Ｓ５０７で取得したＯＣＲ文字情報に対し、キーワード検知処理を行う。キーワード検知処理は、あらかじめ管理者が指定し、設定管理部３０１に保存されていたキーワードが、ＯＣＲ文字情報に含まれるか否かを判断するものある。例えば、キーワードに「秘」、「仕様」が指定されている場合、ＯＣＲ文字情報に「秘」や「仕様」が含まれているか検索する。ＯＣＲ文字情報に含まれていると判断されたキーワードは、後述のＳ５０９で利用するため、画像形成装置１０１の記憶装置２０４、乃至、ＲＡＭ２０３に一時的に保存する。

次にＳ５０９において、ジョブ履歴制御部３０４は、通信部３０３を介して、ストレージサービス１１１へ、画像形成装置１０１の個体識別情報とジョブ履歴を送信する。この時、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ５０８のキーワード検知処理において一時保存した文字情報に含まれていると判断されたキーワードをジョブ履歴と合わせて送信する。
ここで、個体識別情報とは、シリアル番号等の個体を特定できるユニークな情報であり、あらかじめ画像形成装置１０１が保持している設定値である。本実施形態では、ストレージサービス１１１に対して、画像形成装置１０１が個体識別情報を登録しておき、その後の通信開始時に個体識別情報を確認する。こうすることで、ストレージサービス１１１は、画像形成装置１０１が適切な通信先であると認識する。
Ｓ５０９の処理の後、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ５１１に処理を進める。

また、Ｓ５１０において、ジョブ履歴制御部３０４は、通信部３０３を介して、情報処理装置１０２へ、ジョブ履歴とＯＣＲ文字情報（図示しないが上述のＳ５０７と同様のＯＣＲ処理で取得）を関連付けて保存する。ここで、情報処理装置１０２には、共有フォルダー等をあらかじめ設定しておくことで、情報処理装置１０２の機能を使ってジョブ履歴を保存することができるものとする。また、共有フォルダーに対して、必要に応じて認証を行う。情報処理装置１０２上に、例えばＷｅｂアプリケーションを構築し、通信部３０３を介してジョブ履歴を送信する、としてもよい。また、情報処理装置１０２ではなく、画像形成装置１０１の記憶装置２０４に永続記憶領域を作成し、保存してもよい。
Ｓ５１０の処理の後、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ５１１に処理を進める。

Ｓ５１１において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ５０９乃至Ｓ５１０の処理が成功した場合に、上記Ｓ５０３で記憶装置２０４に保存したジョブ履歴を削除する。
なお、上記Ｓ５０９の送信処理乃至Ｓ５１０の保存処理は、図示しないスケジュール送信設定に応じて実行される構成でもよい。その場合は、Ｓ５０９やＳ５１０に必要な情報は、記憶装置２０４乃至ＲＡＭ２０３に一時的に保存する。また、上記Ｓ５１０において保存されたジョブ履歴は、画像形成装置１０１のジョブ履歴制御部３０４により、定期的に削除処理が実行される。削除処理は、例えば、３か月間分のように、保存期間を決定し、それより前のジョブ履歴に関しては削除する。これは、ジョブ履歴制御部３０４が、日付が変わったことを検知し、処理を行ってもよい。この削除処理に関しては、一般的な処理なので、図を用いた詳細な説明は省略する。
Ｓ５１１の処理の後、ジョブ履歴制御部３０４は、本フローチャートの処理を終了する。

図６は、図５に示した画像形成装置１０１におけるジョブ実行に伴い送信されるジョブ履歴を、ストレージサービス１１１が受信する処理の一例を示すフローチャートである。本処理は、図５のＳ５０９の送信処理に応じて実行される。

Ｓ６０１において、通信部４０３は、画像形成装置１０１の通信部３０３から、画像形成装置１０１の個体識別情報を取得（受信）すると、Ｓ６０２に処理を進める。
Ｓ６０２において、通信部４０３は、デバイス管理部４０２を介して、上記Ｓ６０１で受信した個体識別情報が、管理済（登録済）の画像形成装置の個体識別情報に含まれるか否かを確認する。図４で説明した通り、画像形成装置１０１は設置時にストレージサービス１１１への登録処理をあらかじめ行っておく必要がある。ストレージサービス１１１のデバイス管理部４０２が記憶装置２０４に保存した登録情報に含まれる個体識別情報が、上記Ｓ６０１で受信した個体識別情報と一致するか否かで、管理済みの画像形成装置であるかどうかを判断する。
登録済みである場合（Ｓ６０２でＹＥＳの場合）、通信部４０３は、Ｓ６０３に処理を進める。一方、未登録の場合（Ｓ６０２でＮＯの場合）、通信部４０３は、本フローチャートの処理を終了する。

Ｓ６０３において、通信部４０３は、画像形成装置１０１からジョブ履歴、乃至、ＯＣＲ文字情報に含まれていると判断されたキーワードを受信する。なお、通信部４０３は、受信したジョブ履歴を、記憶装置２０４乃至ＲＡＭ２０３に一時的に保存し、ジョブ履歴管理部４０４へ受信した情報を渡す。これに応じて、ジョブ履歴管理部４０４がＳ６０４の処理を実行する。

Ｓ６０４において、ジョブ履歴管理部４０４は、上記Ｓ６０３で受信したジョブ履歴に基づきジョブ履歴リスト(1)を生成する。ここで、ジョブ履歴リスト(1)の例を表１に示す。
ジョブ履歴リスト(1)とは、ストレージサービス１１１が画像形成装置１０１から受信し、記憶装置２０４等に保存するジョブ履歴をリスト化したものである。画像形成装置１０１からジョブ履歴を受信すると、行を１つ増やして値を追記する形とし、リスト化して一覧表示を可能にすることができる。このリストは、ｃｓｖのようにテキストベースでファイル保存してもよいし、データベースに保存してもよい。データベースに保存した場合は、後述するＳ６０６の通知時に、リスト形式で通知可能な形式に形成を行うものとする。

表１の例では、１行にシリアル番号、ジョブの種類、ユーザー名、文書名、キーワード、保存先があり、各ジョブ履歴が１行になるようにまとめている。シリアル番号は、ジョブを実行した画像形成装置１０１の個体識別情報である。ジョブの種類は、印刷、スキャン等の実行したジョブの種類である。ユーザー名は、ジョブを実行したユーザー名である。文書名は、ジョブに使用された文書の名前であるが、印刷ジョブの場合はファイル名（例えば「説明資料.doc」）であり、スキャンの場合はスキャンを実行した日時（例えば2020年6月20日15時00分45秒に対応する「20200620_150045」）である。キーワードは、ＯＣＲ文字情報に含まれるキーワードであり、複数キーワードの列挙が可能である。保存先は、画像データの保存先であり、ここではストレージサービス１１１上の記憶装置２０４に保存されたパスを指すＵＲＬ「http://strage.com/data/1」である。また、表１には、その他に、ジョブ履歴ごとにユニークなＩＤを振った項目があったり、画像形成装置１０１に関するＩＰアドレスや名称等の情報があってもよい。

次に、Ｓ６０５において、ジョブ履歴管理部４０４は、ジョブ履歴を記憶装置２０４、乃至、データベースに保存する。
次にＳ６０６において、ジョブ履歴管理部４０４は、上記Ｓ６０５でジョブ履歴を保存した保存先の情報（パス情報）を、予め設定されている管理者や監査者のメールアドレスにメール通知する。ここで、メール通知する内容は、ジョブ履歴単位で通知してもよいし、１日に保存されたジョブ履歴をまとめて１日単位で通知してもよい。また、本実施形態では、メール通知としているが、表示装置２０７やウェブブラウザ等を介して画面上に表示しても構わない。例えば、予め設定されている管理者や監査者からの操作に応じて、画面表示してもよい。この際、キーワードを強調表示するようにしてもよい。

図７Ａ、図７Ｂは、ストレージサービス１１１の画面制御部４０５が表示する画面の一例を示す図である。図７Ａの画面７００、乃至、図７Ｂの画面７１０において、入力装置２０６を介してユーザーが入力した設定値を、設定管理部４０１が記憶装置２０４に保存する。また、ここで指定された設定値は、画像形成装置１０１が後述する図８のＳ８０１において、定期的に取得する。

図７Ａの画面７００では、フィルター条件７０１において、ジョブ履歴をストレージサービス１１１へ送信する条件を指定する。本実施形態では、ジョブの種類、キーワード、ユーザーを設定可能とする。本実施形態において、これらの設定項目は、どれが１つでも該当すれば、図５のＳ５０６において、フィルター条件に一致すると判断するとしている。また、設定項目が複数の組み合わせで一致する場合に、フィルター条件に一致すると判断してもよい。

ジョブの種類７０２において、チェックボックスにチェックを入れることにより、ストレージサービス１１１へ送信するジョブの種類を指定する。ここでは「印刷」と「ＦＡＸ」にチェックが入っているため、印刷ジョブとＦＡＸの送受信ジョブに関するジョブ履歴は、図５のＳ５０９の処理により、ストレージサービス１１１へ送信される。また、チェックが入っていないコピージョブとスキャンジョブに関するジョブ履歴は、図５のＳ５１０の処理により、情報処理装置１０２に保存される。

キーワード７０３において、ジョブ履歴の画像データから取得したＯＣＲ文字情報に対して、検知対象となるキーワードを指定する。ここで指定されたキーワードは、図５のＳ５０８の処理で使用される。本実施形態では、「秘」と「仕様」をＯＣＲ文字情報に含むジョブ履歴は、図５のＳ５０９の処理により、ストレージサービス１１１へ送信される。キーワードとして指定された文字列がＯＣＲ文字情報に含まれないジョブ履歴は、図５のＳ５１０の処理により、情報処理装置１０２に保存される。

ユーザー７０４において、特別な処理を行うジョブを実行したユーザー名を指定する。ユーザーの追加は、追加ボタン７０５を押下し、図７Ｂの画面７１０を表示して行う。ここに指定されたユーザーがジョブ履歴のジョブ実行ユーザーである場合は、図５のＳ５０９の処理により、ストレージサービス１１１へ送信される。また、ジョブ履歴のジョブ実行ユーザーが指定されたユーザーと一致しない場合は、そのジョブ履歴は、図５のＳ５１０の処理により、情報処理装置１０２に保存される。

追加ボタン７０５を押下すると、図７Ｂの画面７１０が表示され、図７Ｂの画面７１０において、本実施形態の特徴である退職者や、新規の契約社員、新入社員のアカウントを指定し、監視期限を設定する。
退職ユーザー７１１において、退職者のアカウントを指定する。画面例では、ユーザー名７１２には、userA、userBが追加され、監視期限７１３として、それぞれ退職日が2020年3月31日、2020年6月30日と定義されている。ここで指定されたアカウントは、図５のＳ５０６のフィルター条件の判断として使用される。また、退職ユーザー７１１に新たに指定されたアカウントがあった場合、後述する図８のＳ８０３でＹＥＳと判断され、処理が行われる。なお、本実施形態では、監視期限７１３に指定された日付から過去３か月分のジョブ履歴を自動的に監査対象としているが、別途、過去どの程度の期間を監査対象とするかの指定が可能であってもよい。

入社ユーザー７１４において、新規の契約社員および新入社員のアカウントを指定する。画面例では、ユーザー名７１５には、userX、userYが追加され、監視期限７１６として、両ユーザーとも入社日以降の一定期間（例えば4月1日の入社後３か月の日付）が2020年7月31日と定義されている。ここで指定されたアカウントは、図５のＳ５０６のフィルター条件の判断として使用される。

キャンセルボタン７１７を押下した場合、画面制御部４０５は、設定を破棄して画面７００へ戻る。
ＯＫボタン７１８を押下した場合、画面制御部４０５は、設定を画面７００へ反映して、画面７００へ戻る。
本実施形態では、ユーザーを特定する情報として、アカウントを指定しているが、ユーザーが特定できる情報であれば、ユーザー名などであってもよい。

以下、図７Ａの画面７００の説明に戻る。
メール設定７０６において、図６のＳ６０６でメール通知を行うためのメール設定を指定する。メール設定として、例えば、ＳＭＴＰサーバーやポート名、ＳＭＴＰ認証のためのアカウントとパスワード、さらに、メール通知先のメールアドレスを指定する。

キャンセルボタン７０７を押下した場合、画面制御部４０５は、設定を破棄して画面を閉じる。
ＯＫボタン７０８を押下した場合、画面制御部４０５は、設定管理部４０１を介して、指定された設定値を記憶装置２０４に保存する。保存した設定値は、後述する図８のＳ８０１において使用される。

図８は、画像形成装置１０１のジョブ履歴制御部３０４が通信部３０３を介して、ストレージサービス１１１の設定管理部４０１から設定値を取得する処理の一例を示すフローチャートである。本実施形態では、本フローチャートの処理は、定期的（例えば５分に１回）に、ジョブ履歴制御部３０４により実行される。

Ｓ８０１において、ジョブ履歴制御部３０４が通信部３０３、および、ストレージサービス１１１の通信部４０３を介して、画像形成装置１０１の個体識別情報を送信し、ストレージサービス１１１の設定管理部４０１から設定値の取得依頼を行う。これにより、ジョブ履歴制御部３０４は、最新の設定値を取得する。

次にＳ８０２において、ジョブ履歴制御部３０４は、設定管理部３０１を介して、記憶装置２０４に保存されている既存の設定値と、上記Ｓ８０１で取得した最新の設定値を比較する。
次にＳ８０３において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ８０２での比較結果に基づき、フィルター条件として、退職者のアカウント追加があったか否かを確認し、追加された退職者アカウントをＲＡＭ２０３に保存する。
退職者アカウントの追加があった場合（Ｓ８０３でＹＥＳの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ８０４に処理を進める。Ｓ８０４において、ジョブ履歴制御部３０４は、設定管理部３０１を介して、上記Ｓ８０１で取得した最新の設定値を、記憶装置２０４に保存し、Ｓ８０５に処理を進める。

また、退職者アカウントの追加がなかった場合（Ｓ８０３でＹＥＳの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ８１１に処理を進める。Ｓ８１１において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ８０４と同様の処理で、最新の設定値を記憶装置２０４に保存し、本フローチャートの処理を終了する。

Ｓ８０５において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ８０３においてＲＡＭ２０３に保存した退職者アカウントのうち、未処理のものがあるかどうかを確認する。
まだ未処理の退職者がある場合（Ｓ８０５でＹＥＳの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ８０６に処理を移行する。

Ｓ８０６において、ジョブ履歴制御部３０４は、情報処理装置１０２のジョブ履歴を参照し、該退職者アカウントが、ジョブ履歴のジョブ実行ユーザーと一致するジョブ履歴のリストをジョブ履歴リスト(2)として生成する。該リストの生成時には、情報処理装置１０２に保存されたすべてのジョブ履歴を確認し、ジョブ実行ユーザーを確認する。この時、ジョブ実行日時を確認し、本処理実行日時より過去３か月、のように一定期間に実行されたジョブ履歴と限定してもよい。

ここで、ジョブ履歴リスト(2)の例を表２に示す。
図７Ｂに示す画面では、userBは、2020年6月30日までの監視期限となっている。情報処理装置１０２の記憶装置２０４に保存されたジョブ履歴のうち、退職者アカウントを追加した日にちより３か月前のジョブ履歴がリストアップされている。さらに、ジョブ履歴のジョブ実行ユーザーが「userB」に該当するジョブ履歴をリストアップしたものが、表２に示したジョブ履歴リスト(2)のリストである。

次にＳ８０７において、ジョブ履歴制御部３０４は、キーワード検知部３０６を介して、図５のＳ５１０でジョブ履歴と関連付けて保存したＯＣＲ文字情報を取得する。また、取得したＯＣＲ文字情報から、図７（Ａ）のキーワード７０３で指定されたキーワードを含んでいるかどうかを検出する。これにより、最新のキーワード設定で、キーワード検出を行うことができる。ここで、図５のＳ５１０において、エラー等の理由でＯＣＲ文字情報を保存できなかった場合など、Ｓ８０７においてＯＣＲ文字情報を取得できない場合には、必要に応じてＯＣＲ処理を実行してもよい。

次にＳ８０８において、ジョブ履歴制御部３０４は、上記Ｓ８０７で検知したキーワードがあれば、ジョブ履歴リスト(2)のキーワードに、その値を保存する。表２に対しキーワードを追加したリストが表３である。表３は、文書名「説明資料.doc」にキーワード「秘」が含まれている。

Ｓ８０８の処理の後、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ８０５に処理を戻し、次の未処理の退職者に対して処理を行う。
なお、すでに未処理の退職者がない場合（Ｓ８０５でＮＯの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ８０９に処理を移行する。

Ｓ８０９において、ジョブ履歴制御部３０４は、通信部３０３を介して、画像形成装置１０１の個体識別情報と上述のジョブ履歴リスト(2)をストレージサービス１１１へ通知する。この時、本実施形態では、退職者アカウント情報も別途リスト化し、退職者情報としてストレージサービス１１１に通知する。
Ｓ８０９の処理の後、ジョブ履歴制御部３０４は、本フローチャートの処理を終了する。

なお、本実施形態では、画像形成装置１０１の設定値をストレージサービス１１１に設定し、該設定値を画像形成装置１０１が取得して自身に設定する構成を示すが、画像形成装置１０１に直接設定値を設定してもよい。この構成の場合、画像形成装置１０１は、退職者の追加設定があった場合に、Ｓ８０４～Ｓ８０９の処理を行うものとする。

図９は、ストレージサービス１１１が、画像形成装置１０１からジョブ履歴リスト(2)を受信した場合の、退職者のジョブ履歴一覧の通知処理を示すフローチャートである。本フローは、図８のＳ８０９の通知に応じて実行される。

Ｓ９０１において、通信部４０３は、画像形成装置１０１の通信部３０３から、画像形成装置１０１の個体識別情報（シリアル番号等の個体を特定できる情報）を取得（受信）すると、Ｓ９０２に処理を進める。
Ｓ９０２において、通信部４０３は、デバイス管理部４０２を介して、上記Ｓ９０１で受信した個体識別情報が、管理済（登録済）の画像形成装置の個体識別情報に含まれるか否かを確認する。本処理は図６のＳ６０２と同様であるため、詳細な説明は省略する。
登録済みである場合（Ｓ９０２でＹＥＳの場合）、通信部４０３は、Ｓ９０３に処理を進める。一方、未登録の場合（Ｓ９０２でＮＯの場合）、通信部４０３は、本フローチャートの処理を終了する。

Ｓ９０３において、通信部４０３は、画像形成装置１０１から、退職者情報として退職者アカウントのリストと、ジョブ履歴リスト(2)を受信する。受信した退職者情報とジョブ履歴リスト(2)は、記憶装置２０４乃至ＲＡＭ２０３に一時的に保存し、ジョブ履歴管理部４０４へ受信した情報を渡す。これに応じて、ジョブ履歴管理部４０４がＳ９０４の処理を実行する。

Ｓ９０４において、ジョブ履歴管理部４０４は、上記Ｓ９０３で受信した退職者情報を基に、ジョブ履歴リスト(1)から、該当する退職者がユーザー名になっているジョブ履歴を抜き出し、ジョブ履歴リスト(3)を生成する。

ここで、ジョブ履歴リスト(3)の例を表４に示す。
ジョブ履歴リスト(3)は、表１に示したジョブ履歴リスト(1)から、ユーザー名がuserBであるジョブ履歴（表１では３行目にリストアップされていたジョブ履歴）を抜き出したものである。

次にＳ９０５において、ジョブ履歴管理部４０４は、通信部４０３を介して、表３と表４に示したジョブ履歴リスト(2)およびジョブ履歴リスト(3)を添付してメール通知を行う。ここで送信するメール通知先は、図７のメール設定７０６のメール通知先アドレスで指定したメールアドレスである。
Ｓ９０５の処理の後、ジョブ履歴管理部４０４は、本フローチャートの処理を終了する。

以上の処理により、退職者が発生した際には、該ユーザーが行ったジョブ履歴を過去に遡って監査することが可能になる。これにより、監視漏れを抑えてリスクを低減することが可能となる。

本実施形態では、画像形成装置１０１においてジョブ履歴リスト(2)を生成して退職者リストとともにストレージサービス１１１に送信する構成である。しかし、退職者が実行ユーザーのジョブ履歴そのものを、退職者リストとともにストレージサービス１１１に送信する構成でもよい。この構成の場合、ストレージサービス１１１が、受信したジョブ履歴と退職者リストからジョブ履歴リスト(2)を生成するものとする。
また、画像形成装置１０１は、図９のＳ８０９において、ジョブ履歴リスト(2)を、ストレージサービス１１１、及び／又は、メール設定７０６で設定されたメール通知アドレスに通知するようにしてもよい。

図１０は、ストレージサービス１１１の設定管理部４０１が定期的に記憶装置２０４に保存した設定値を確認し、監視期限が切れているユーザーアカウントがあれば、自動削除する処理を示すフローチャートである。本フローは、例えば、設定管理部４０１が日付変更を検知した場合に実行される。変更された設定値は、画像形成装置１０１により図８のＳ８０１において定期的に取得される。

Ｓ１００１において、設定管理部４０１は、記憶装置２０４に保存した設定値を取得し、ＲＡＭ２０３に保存する。ここで取得される設定値は、画面７１０で指定した退職ユーザー７１１と入社ユーザー７１４の情報を含む。

次にＳ１００２において、設定管理部４０１は、上記Ｓ１００１で取得した退職ユーザーと入社ユーザーのアカウントの各々について処理を行うため、未処理のユーザーがあるか否かを確認する。まだ未処理のユーザーがある場合（Ｓ１００２でＹＥＳの場合）、設定管理部４０１は、Ｓ１００３に処理を進める。

Ｓ１００３において、設定管理部４０１は、現在日時の情報を取得する。
次にＳ１００４において、設定管理部４０１は、上記Ｓ１００３で取得した現在日時が、処理中ユーザーが設定された監視期限を過ぎていないかどうかを確認する。具体的には、図７の退職ユーザー「userA」の場合、監視期限が「2020年3月31日」であるため、現在日時が「2020年4月1日」以降であれば、監視期限が過ぎていると判断する。
監視期限が過ぎていない場合（Ｓ１００４でＮＯの場合）、設定管理部４０１は、Ｓ１００２に処理を移行して、次の未処理のユーザーに対して処理を行う。

一方、監視期限が過ぎている場合（Ｓ１００４でＹＥＳの場合）、設定管理部４０１は、Ｓ１００５に処理を進める
Ｓ１００５において、設定管理部４０１は、上記Ｓ１００１でＲＡＭ２０３に保存した設定値から、処理中ユーザーのユーザー情報（退職ユーザー乃至入社ユーザー）を削除する。ここで、ユーザー情報を削除した旨を、管理者に通知してもよい。
Ｓ１００５の処理の後、設定管理部４０１は、Ｓ１００２に処理を移行して、次の未処理のユーザーに対して処理を行う。

そして、すでに未処理のユーザーがいない場合（Ｓ１００２でＮＯの場合）、設定管理部４０１は、Ｓ１００６に処理を進める。
Ｓ１００６において、設定管理部４０１は、ＲＡＭ２０３に保存している設定値を記憶装置２０４に保存し、本フローチャートの処理を終了する。

なお、本実施形態では、監視ユーザー（退職ユーザー、入社ユーザー）ごとに監視期限日を指定しているが、監視開始日も指定可能にしてもよい。すなわち、監視ユーザーごとに監視期間（監視開始日、監視期限日に基づく）を指定可能にしてもよい。この構成の場合、ストレージサービス１１１や画像形成装置１０１は、監視開始日前のユーザーについては監視対象から除外するように制御する。

また、本実施形態では、画像形成装置１０１の設定値をストレージサービス１１１に設定し、該設定値を画像形成装置１０１が取得して自身に設定する構成を示すが、画像形成装置１０１に直接設定値を設定してもよい。この構成の場合、図１０に示した処理と同様の処理を画像形成装置１０１が実行するものとする。さらに、上述のように監視開始日を指定する場合には、画像形成装置１０１が監視開始日前のユーザーについては監視対象から除外するように制御するものとする。

以上の処理により、新規にユーザーアカウントの追加を行って監視ユーザーとした際には、一定期間経過後には、自動的に、その他の一般ユーザーと同じように監視対象を条件で絞ることができ、管理者の設定見直し作業の負荷を軽減することができる。

〔第２実施形態〕
第１実施形態では、画像形成装置１０１がＯＣＲ機能やキーワード検知機能を有する構成を説明した。第２実施形態では、このＯＣＲ機能やキーワード検知機能をストレージサービス１１１が保持する場合について説明する。以下、第１実施形態との差分のみ説明する。

図１１は、第２実施形態における画像形成装置１０１のソフトウェア構成の一例を示す図である。なお、図３と同一のものには同一の符号を付してあり、説明を省略する。

図１２は、第２実施形態におけるストレージサービス１１１のソフトウェア構成の一例を示す図である。なお、図４と同一のものには同一の符号を付してあり、説明を省略する。
キーワード検知部１２０１は、ジョブ履歴管理部４０４が通信部４０３を介して受信、保存したジョブ履歴に特定のキーワードが含まれているか検知する。図３のキーワード検知部３０６と同様であるため、詳細な説明は省略する。

図１３は、第２実施形態における画像形成装置１０１のジョブ制御部３０２がジョブを実行する際の処理の一例を示すフローチャートである。なお、図５と同一のステップには同一のステップ番号を付してある。
ただし、本実施形態では、フィルター条件に一致する場合（Ｓ５０６でＹＥＳの場合）、ジョブ履歴制御部３０４は、Ｓ５０９に処理を進める。
また、本実施形態の画像形成装置１０１は、ＯＣＲ機能、キーワード検知機能を備えていないため、Ｓ５０９乃至Ｓ５１０においてキーワードやＯＣＲ文字情報の送信は行わず、ジョブ履歴のみを送信する。

図１４は、図１３に示した画像形成装置１０１におけるジョブ実行に伴い送信されるジョブ履歴を、第２実施形態におけるストレージサービス１１１が受信する処理の一例を示すフローチャートである。本処理は、図１３のＳ５０７の送信処理に応じて実行される。
なお、本フローチャートにおいて、図５と同一のステップには同一のステップ番号を付してある。本フローチャートは、図６のフローチャートに、Ｓ１４０１、Ｓ１４０２を追加したフローチャートであるため、追加部分以外の処理については説明を省略する。

ただし、本実施形態では、Ｓ６０３において、通信部４０３がジョブ履歴を受信したこと応じて、ジョブ履歴管理部４０４がＳ１４０１の処理を実行する。
Ｓ１４０１において、ジョブ履歴管理部４０４は、Ｓ６０３において画像形成装置１０１から受信し、記憶装置２０４乃至ＲＡＭ２０３に保存したジョブ履歴の画像データに対し、ＯＣＲ処理を行う。ＯＣＲ処理は、ジョブ履歴管理部４０４が、キーワード検知部１２０１に依頼し、キ－ワード検知部１２０１により実施され、取得したＯＣＲ文字情報をＲＡＭ２０３に保存する。

Ｓ１４０２において、キーワード検知部１２０１は、上記Ｓ１４０１で保存したＯＣＲ文字情報に対し、キーワード検知処理を行う。ここで、ＯＣＲ文字情報に含まれていると判断されたキーワードは、Ｓ６０４で作成するジョブ履歴リスト(1)の「キーワード」欄の値として利用される。
次にＳ６０４において、ジョブ履歴管理部４０４が、ジョブ履歴リスト(1)を生成する。この際、上記Ｓ１４０２でＯＣＲ文字情報に含まれていると判断されたキーワードは、ここで作成するジョブ履歴リスト(1)の「キーワード」欄の値として利用される。

図１５は、第２実施形態における画像形成装置１０１のジョブ履歴制御部３０４が通信部３０３を介して、ストレージサービス１１１の設定管理部４０１から設定値を取得する処理の一例を示すフローチャートである。図８と同様、本フローチャートの処理は、定期的（例えば５分に１回）に、ジョブ履歴制御部３０４により実行されることを想定する。
なお、本フローチャートにおいて、図８と同一のステップには同一のステップ番号を付してある。本フローチャートは、図８のフローチャートのＳ８０７をＳ１５０１の処理に置き替えたものである。つまり、第２実施形態における画像形成装置１０１は、ＯＣＲ機能、乃至、キーワード検知機能を持っていないため、外部のアプリケーション等に処理を代行してもらう。

Ｓ１５０１において、ジョブ履歴制御部３０４は、通信部３０３を介して、図示しないキーワード検知アプリケーションを呼び出し、キーワード検知処理の実行を指示する。キーワード検知アプリケーションは、例えば、コマンドラインで、画像データの保存パスと、検知対象となるキーワードのリストを指定すると、指定された画像データに対し、指定されたキーワードが含まれているかを判定する。キーワード検知アプリケーションは、判定結果として、含まれていたキーワードがある場合にはそれらのキーワードのリストを応答として、コマンドラインやファイルに出力する。また、判定結果として指定されたキーワードが１つも含まれていない場合は、その旨を示すエラーコードやメッセージをコマンドラインやファイルに出力する。ジョブ履歴制御部３０４は、キーワード検知アプリケーションによるキーワード検知結果を取得し、Ｓ８０８に処理を進める。

以上、各実施形態によれば、監視対象のジョブを絞って運用コストを抑えることと、監視漏れを抑えてリスクを抑えることを両立させることができる。
リモート処理ができるようにクラウドストレージに監視対象を保存するジョブ履歴監査システムにおいて、監視対象を条件で絞って運用コストを抑えるとともに、そこで漏れたデータも運用コストの安価なイントラネット内ストレージに保存しておくことで監視対象を後で広げることができる。それにより、退職者が発生した際には、該ユーザーが行った全ジョブ履歴を、過去に遡って監査することができる。
また、新入社員等、新規にユーザーアカウントの追加を行う際には、ユーザーアカウントの作成からの一定期間の間、該ユーザーアカウントの全ジョブ履歴をクラウドストレージに保存し、監査可能とする。一方、一定期間経過後には、その他の一般ユーザーと同じように監視対象を条件で絞って運用コストを抑えるために自動的に設定を変更することで、管理者の設定見直し作業が省略できる。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
また、上記各実施形態を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

（その他の実施形態）
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。即ち、上述した各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

Claims (9)

1. １又は複数の画像形成装置で実行されたジョブに関する情報を管理するサービスと、画像形成装置とを有するシステムであって、
   前記画像形成装置は、
   ジョブの実行に応じて該ジョブに関する情報をジョブ履歴として生成する生成手段と、
   前記サービスにジョブ履歴を送信するジョブの条件としてジョブ実行ユーザーのユーザー情報を含む条件を設定する設定手段と、
   前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たすジョブ履歴を、前記サービスに送信する第１送信手段と、
   前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たさないジョブ履歴を、所定の記憶装置に保存する保存手段と、
   前記条件として前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報が追加された場合、前記記憶装置に保存されたジョブ履歴のうち、該追加されたユーザー情報がジョブ実行ユーザーであるジョブ履歴を取得し、該ジョブ履歴に関する情報を、前記サービスに送信する第２送信手段と、を有し、
   前記サービスは、
   前記画像形成装置から受信したジョブ履歴を管理する管理手段と、
   前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に基づき所定の通知先に通知を行う第１通知手段と、
   前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に関する情報に基づき前記通知先に通知を行う第２通知手段と、を有する、
   ことを特徴とするシステム。
2. １又は複数の画像形成装置で実行されたジョブに関する情報を管理するサービスに対して情報を送信する画像形成装置であって、
   ジョブの実行に応じて該ジョブに関する情報をジョブ履歴として生成する生成手段と、
   前記サービスにジョブ履歴を送信するジョブの条件としてジョブ実行ユーザーのユーザー情報を含む条件を設定する設定手段と、
   前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たすジョブ履歴を、前記サービスに送信する第１送信手段と、
   前記生成手段により生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たさないジョブ履歴を、所定の記憶装置に保存する保存手段と、
   前記条件として前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報が追加された場合、前記記憶装置に保存されたジョブ履歴のうち、該追加されたユーザー情報がジョブ実行ユーザーであるジョブ履歴を取得し、該ジョブ履歴に関する情報を、前記サービス又は所定の通知先に送信する第２送信手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
3. 前記設定手段は、前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報に関連付けて監視期間を設定可能であり、
   前記設定手段により設定されたジョブ実行ユーザーのユーザー情報であっても、該ユーザー情報に関連付けて設定された監視期間に含まれない期間においては、前記条件に含めないように制御する制御手段を有することを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記生成手段は、ジョブに使用された文書を画像データとして含むジョブ履歴の生成が可能であり、
   前記設定手段は、キーワードを設定可能であり、
   前記ジョブ履歴に含まれる画像データから文字認識された文字情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された文字情報から前記キーワードを検出する検出手段と、を有し、
   前記第１送信手段は、前記条件を満たすジョブ履歴と共に、該ジョブ履歴に関して前記検出手段により検出されたキーワードを送信し、
   前記第２送信手段は、前記記憶装置から取得したジョブ履歴に関する情報と共に、該ジョブ履歴に関して前記検出手段により検出されたキーワードを送信する、ことを特徴とする請求項２又は３に記載の画像形成装置。
5. 前記記憶装置は、前記画像形成装置とＬＡＮで接続される情報処理装置に備えられた記憶装置であることを特徴とする請求項２～４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
6. 前記記憶装置は、前記画像形成装置に備えられた記憶装置であることを特徴とする請求項２～４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
7. １又は複数の画像形成装置で実行されたジョブに関する情報を管理するサービスと、画像形成装置とを有するシステムにおける制御方法であって、
   前記画像形成装置が実行する、
   ジョブの実行に応じて該ジョブに関する情報をジョブ履歴として生成する生成工程と、
   前記生成工程で生成されたジョブ履歴のうち、前記サービスにジョブ履歴を送信するジョブの条件としてジョブ実行ユーザーのユーザー情報を含む条件を満たすジョブ履歴を、前記サービスに送信する第１送信工程と、
   前記生成工程で生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たさないジョブ履歴を、所定の記憶装置に保存する第１保存工程と、
   前記条件として前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報が追加された場合、前記記憶装置に保存されたジョブ履歴のうち、該追加されたユーザー情報がジョブ実行ユーザーであるジョブ履歴を取得し、該ジョブ履歴に関する情報を、前記サービスに送信する第２送信工程と、を有し、
   前記サービスが実行する、
   前記画像形成装置から受信したジョブ履歴を記憶手段に保存する第２保存工程と、
   前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に基づき所定の通知先に通知を行う第１通知工程と、
   前記画像形成装置から受信した前記ジョブ履歴に関する情報に基づき前記通知先に通知を行う第２通知工程と、を有する、
   ことを特徴とする制御方法。
8. １又は複数の画像形成装置で実行されたジョブに関する情報を管理するサービスに対して情報を送信する画像形成装置における制御方法であって、
   ジョブの実行に応じて該ジョブに関する情報をジョブ履歴として生成する生成工程と、
   前記生成工程で生成されたジョブ履歴のうち、前記サービスにジョブ履歴を送信するジョブの条件としてジョブ実行ユーザーのユーザー情報を含む条件を満たすジョブ履歴を、前記サービスに送信する第１送信工程と、
   前記生成工程で生成されたジョブ履歴のうち、前記条件を満たさないジョブ履歴を、所定の記憶装置に保存する保存工程と、
   前記条件として前記ジョブ実行ユーザーのユーザー情報が追加された場合、前記記憶装置に保存されたジョブ履歴のうち、該追加されたユーザー情報がジョブ実行ユーザーであるジョブ履歴を取得し、該ジョブ履歴に関する情報を、前記サービス又は所定の通知先に送信する第２送信工程と、
   を有することを特徴とする制御方法。
9. コンピュータに、請求項８に記載の制御方法を実行させるためのプログラム。

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