JP2023097675A - 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 待機ジョブが実行される前に外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に、待機中のジョブに対して設定した宛先情報を更新することができる装置、システムおよびプログラムを提供すること。【解決手段】 情報処理装置は、ジョブを管理する情報処理装置であり、外部アドレス帳の宛先情報を設定した待機中のジョブのジョブ情報を取得する取得手段と、取得されたジョブ情報に宛先情報とともに含まれる属性情報に基づき、該ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する第１の管理手段と、検索された宛先情報に応じて、ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する第２の管理手段とを含む。【選択図】 図４

Description

本発明は、ジョブを管理する情報処理装置、システムおよびジョブの管理をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

データを送信するジョブでは、送信履歴として記憶された宛先を呼び出し、宛先を送信先として設定するか、アドレス帳の宛先を送信先として設定し、設定した送信先へデータを送信することができる。送信履歴に対応するデータを送信した後、アドレス帳の宛先が更新された場合に、送信履歴の宛先を使用してデータを送信すると、所望の送信先にデータが送信されないという問題が生じる。

この問題に鑑み、送信履歴の宛先と、アドレス帳の更新済みの宛先とを表示させ、表示させた宛先のいずれかをユーザに選択させ、選択させた宛先を送信先として設定し、設定した送信先へデータを送信する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

アドレス帳の宛先が更新されたとしても、送信履歴の宛先がアドレス帳の宛先にリンクされていれば、ユーザに選択させることなく、所望の送信先へデータを送信することが可能となる。

そこで、情報管理サーバにより管理されているユーザ情報にリンクさせて管理しているユーザ情報を、当該リンクに基づいて更新する技術が知られている（例えば、特許文献２参照）。

外部機器が備える外部アドレス帳の宛先情報を利用可能とし、ジョブに対して外部アドレス帳の宛先情報を設定してジョブを実行できる装置では、ジョブ情報を外部アドレス帳の仕様に追従させることが困難である。このため、待機中のジョブを実行する前に外部アドレス帳の宛先情報が更新されたとしても、待機中のジョブに対して設定した宛先情報を更新することができないという問題があった。

本発明は上述した課題を解決するものであり、待機中のジョブが実行される前に外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に、待機中のジョブに対して設定した宛先情報を更新することができる装置、システムおよびプログラムを提供することを目的とする。

本発明によれば、ジョブを管理する情報処理装置であって、
外部アドレス帳の宛先情報を設定した待機中のジョブのジョブ情報を取得する取得手段と、
取得されたジョブ情報に宛先情報とともに含まれる属性情報に基づき、該ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する第１の管理手段と、
検索された宛先情報に応じて、ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する第２の管理手段と
を含む、情報処理装置が提供される。

本発明によれば、待機ジョブが実行される前に外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に、待機中のジョブに対して設定した宛先情報を更新することができる。

情報処理システムの構成例を示した図。 情報処理装置のハードウェア構成の一例を示した図。 サーバのハードウェア構成の一例を示した図。 情報処理装置およびサーバの機能構成の一例を示したブロック図。 本体アドレス帳を管理する管理テーブルの一例を示した図。 外部アドレス帳を管理する管理テーブルの一例を示した図。 待機中のジョブを自動で実行する場合のユーザへの更新の要否を操作するように通知するまでの処理の一例を示したフローチャート。 ジョブ情報の一例を示した図。 メールの内容の一例を示した図。 待機中のジョブをユーザの指示により実行する場合の待機中のジョブを再開するまでの処理の一例を示したフローチャート。 ジョブ情報の宛先更新を確認する際に表示する画面の一例を示した図。 ジョブ情報の宛先を更新した後に表示する画面の一例を示した図。

以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。

図１は、情報処理システムの構成例を示した図である。情報処理システムは、情報処理装置１０と、サーバ１１とを含む。情報処理装置１０とサーバ１１は、ネットワーク１２に接続され、ネットワーク１２を介して互いに通信を行うように構成されている。なお、ネットワーク１２には、情報処理装置１０とサーバ１１に限らず、他の機器が接続されていてもよく、ネットワーク１２に接続される他の機器は２台以上であってもよい。

ネットワーク１２は、ＬＡＮ(Local Area Network)、ＷＡＮ(Wide Area Network)、インターネット等のいずれであってもよく、有線ネットワーク、無線ネットワークのいずれであってもよい。

情報処理装置１０は、ジョブ実行時の設定の手間を省く機能として、宛先情報を登録情報の一部として登録し、ジョブ実行時に登録情報を呼び出し、宛先情報等を設定する登録機能を備えることができる。登録機能では、宛先情報等を本体アドレス帳から取得して登録情報として保持することができる。ジョブは、データの送信やファックス送信等の個々の処理であってもよいし、原稿をスキャンし、スキャンしたデータを送信する等の一連の処理であってもよい。ジョブは、バッファ等に蓄積され、１つずつ順に実行される。このため、バッファ等に蓄積されている間、待機中となる。

情報処理装置１０としては、サーバ１１との間で通信を行い、上記の登録機能を備え、１以上のジョブを実行することができれば、いかなる装置であってもよい。情報処理装置１０は、ＭＦＰ（Multi-Function Peripheral）等の画像形成装置、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子黒板を有する白板）、ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、ウェアラブルＰＣ、デスクトップＰＣ等であってもよい。

情報処理装置１０が、例えばＭＦＰである場合、ＭＦＰは、操作部と本体部とから構成される。操作部は、上記の登録機能を備え、本体部は、本体アドレス帳を備える。本体アドレス帳は、メールアドレス等の宛先情報を含み、操作部からの入力や、ネットワーク１２を介した他の機器からの要求により、宛先情報等を追加もしくは削除し、その内容を更新することができる。

データを送信する送信ジョブの場合、登録機能により登録情報に含まれる宛先情報が送信先として設定される。そして、送信ジョブの実行が要求されると、送信ジョブはバッファ等に入れられ、待機中のジョブとなる。操作部は、１つのジョブの実行が完了する毎に、待機中のジョブの中から１つのジョブを取り出し、設定した送信先へデータを送信することにより取り出したジョブを実行する。

待機中のジョブに対し、本体アドレス帳の宛先情報が設定されている場合、登録元の本体アドレス帳の宛先情報が更新された場合でも、登録ＩＤで紐付けられているため、待機中のジョブを実行する際、更新された内容に追従させることができる。

サーバ１１は、外部アドレス帳を備える。サーバ１１は、情報処理装置１０との間でネットワーク１２を介して通信し、情報処理装置１０からの要求を受けて、外部アドレス帳の情報を送信する。サーバ１１としては、例えば登録利用者の情報を一元的に管理するＬＤＡＰ(Lightweight Directory Access Protocol)サーバを用いることができる。

登録情報には、本体アドレス帳の情報のほか、サーバ１１が備える外部アドレス帳の情報を登録することができる。このため、待機中のジョブに対し、外部アドレス帳の宛先情報を設定することができる。外部アドレス帳は、本体アドレス帳とは仕様が異なり、情報処理装置１０以外の機器でも利用されるため、情報処理装置１０内でのみ使用される登録ＩＤで宛先情報を紐付けることはできない。したがって、外部アドレス帳の宛先情報のそのものが登録されることになる。すると、登録元の外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合、待機中のジョブに対して設定された宛先情報を、更新された外部アドレス帳の宛先情報に追従させることはできない。

そこで、情報処理装置１０は、登録ＩＤに代わる、宛先情報とともに登録された属性情報を利用し、待機中のジョブに設定した宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を取得するように構成される。具体的には、情報処理装置１０は、属性情報をキーとして検索するように、サーバ１１に対して検索要求を送信し、サーバ１１から対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索結果として取得するように構成される。

サーバ１１では、情報処理装置１０からの検索要求を受けて、ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索し、検索結果を情報処理装置１０へ送信する。

情報処理装置１０は、サーバ１１から検索結果を受信して取得することで、受信した検索結果から宛先情報が更新されているか否かを確認し、更新されている場合、ユーザに確認した後、受信した宛先情報の内容でジョブ情報を更新することができる。

図２は、情報処理装置１０の一例としてのＭＦＰのハードウェア構成について説明する。ＭＦＰは、コントローラ２０、近距離通信回路２１、エンジン制御部２２、操作パネル２３、ネットワークＩ／Ｆ２４を備えている。

コントローラ２０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ３０と、システムメモリ(MEM-P)３１と、ノースブリッジ(NB)３２と、サウスブリッジ(SB)３３と、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)３４と、ローカルメモリ(MEM-C)３５と、ＨＤＤコントローラ３６と、ＨＤ３７とを含む。ＮＢ３２とＡＳＩＣ３４との間は、ＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス３８により接続されている。

ＣＰＵ３０は、ＭＦＰの全体制御を行う制御部である。ＮＢ３２は、ＣＰＵ３０と、ＭＥＭ－Ｐ３１、ＳＢ３３およびＡＧＰバス３８とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ３１に対する読み書き等を制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタおよびＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ－Ｐ３１は、コントローラ２０の各機能を実現させるためのプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ３１ａと、プログラムやデータの展開、およびメモリ印刷時の描画用メモリ等として用いるＲＡＭ３１ｂとを含む。なお、ＲＡＭ３１ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータにより読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

ＳＢ３３は、ＮＢ３２とＰＣＩデバイス、周辺デバイスと接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ３４は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣであり、ＡＧＰバス３８、ＰＣＩバス３９、ＨＤＤコントローラ３６およびＭＥＭ－Ｃ３５をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。ＡＳＩＣ３４は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ３４の中核をなすアービタ(ARB)、ＭＥＭ－Ｃ３５を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジック等により画像データの回転等を行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)を含む。また、ＡＳＩＣ３４は、スキャナ部４０およびプリンタ部４１との間でＰＣＩバス３９を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットを含む。なお、ＡＳＩＣ３４には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394)のインターフェースを接続するように構成されていてもよい。

ＭＥＭ－Ｃ３５は、コピー用画像バッファおよび符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ３７は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積、本体アドレス帳の記憶を行うためのストレージである。ＨＤ３７は、ＣＰＵ３０の制御に従ってＨＤ３７に対するデータの読み出し、または書き込みを制御する。ＡＧＰバス３８は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ３１に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックアクセラレータカードを高速にすることができる。

近距離通信回路２１は、ＮＦＣ(Near Field Communication)、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等を使用した通信回路である。

エンジン制御部２２は、スキャナ部４０およびプリンタ部４１により構成される。操作パネル２３は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、ユーザからの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部２３ａと、テンキーやスタートキー等からなる操作パネル部２３ｂとを備えている。

コントローラ２０は、例えば描画、通信、操作パネル２３からの入力等を制御する。スキャナ部４０またはプリンタ部４１は、誤差拡散やガンマ変換等の画像処理部分が含まれている。

なお、ＭＦＰは、操作パネル２３のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能を順次切り替えて選択することができる。各機能の選択時、各モードとなる。

ネットワークＩ／Ｆ２４は、ネットワーク１２と接続し、ネットワーク１２上の機器（例えば、情報処理装置１０）とデータ通信を行うためのインターフェースである。近距離通信回路２１やネットワークＩ／Ｆ２４は、ＰＣＩバス３９を介してＡＳＩＣ３４に電気的に接続されている。

図３は、サーバ１１のハードウェア構成の一例を示した図である。サーバ１１は、コンピュータにより構築され、ＣＰＵ５０、ＲＯＭ５１、ＲＡＭ５２、ＨＤ５３、ＨＤＤコントローラ５４、ディスプレイ５５、外部機器接続Ｉ／Ｆ５６、ネットワークＩ／Ｆ５７、バスライン５８、キーボード５９、ポインティングデバイス６０、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ６１、メディアＩ／Ｆ６２を備える。

ＣＰＵ５０は、サーバ１１全体の動作を制御する。ＲＯＭ５１は、ＩＰＬ(Initial Program Loader)等のＣＰＵ５０の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５２は、ＣＰＵ５０に対して作業領域を提供する。ＨＤ５３は、プログラム等の各種データを記憶し、各種データには、外部アドレス帳が含まれる。ＨＤＤコントローラ５４は、ＣＰＵ５０の制御に従ってＨＤ５３に対する各種データの読み出し、または書き込みを制御する。

ディスプレイ５５は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字または画像等の各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５６は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５７は、ネットワーク１２を利用してデータ通信を行うためのインターフェースである。バスライン５８は、ＣＰＵ５０等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバスである。

キーボード５９は、文字、数値、各種指示等の入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス６０は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動等を行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ６１は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ６３に対する各種データの読み出し、または書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ６２は、フラッシュメモリ等の記録メディア６４に対するデータの読み出し、または書き込みを制御する。

図４は、情報処理装置１０およびサーバ１１の機能構成の一例を示したブロック図である。情報処理装置１０が備える各機能は、ＣＰＵ３０等の処理回路により実現することが可能である。処理回路は、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアにより各機能を実行するようにプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するように設計されたＡＳＩＣ、ＤＳＰ(Digital Signal Processor)、ＦＰＧＡ(Field Programmable Gate Array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。サーバ１１が備える各機能も、情報処理装置１０と同様、ＣＰＵ５０等の処理回路により実現することが可能であり、処理回路は、ＡＳＩＣ等を含むものである。

情報処理装置１０は、通信手段７０と、本体アドレス帳管理手段７１と、全アドレス帳管理手段７２と、記憶手段７３と、ジョブ管理手段７４と、ジョブ制御手段７５と、操作手段７６とを備える。通信手段７０は、ネットワーク１２を介してサーバ１１等の外部機器との間でデータを送受信する。本体アドレス帳管理手段７１は、情報処理装置１０が保持する本体アドレス帳を管理する。全アドレス帳管理手段７２は、本体アドレス帳と、サーバ１１が保持する外部アドレス帳の情報を管理し、各アドレス帳へのアクセスを制御する。

本体アドレス帳、外部アドレス帳は、宛先情報としてのメールアドレスやファックス番号のほか、属性情報としての名前、住所、電話番号、会社名等を含む。図５は、本体アドレス帳を管理する管理テーブルの一例を示した図であり、図６は、外部アドレス帳を管理する管理テーブルの一例を示した図である。

図５および図６に示す管理テーブルは、アドレス帳に登録されている項目（各表における各行）を一意に特定するための識別番号である管理番号を含む。管理テーブルは、宛先情報としてメールアドレス、ファックス番号を保持しているが、両方を保持する必要はなく、いずれか一方であってもよい。また、属性情報も、名前、住所、電話番号、会社名を保持する必要はなく、少なくとも１つが含まれていればよい。なお、属性情報は、名前、住所、電話番号、会社名以外の情報を含んでいてもよい。

ジョブ設定情報は、原稿を読み取り、送信先へ送信するジョブの場合、原稿を読み取る際の白黒／カラー情報、解像度情報、濃度情報等である。濃度情報は、例えば－７～７の範囲で指定される。

本体アドレス帳と外部アドレス帳は、いずれも管理番号を含んでいるが、管理番号に対応する宛先情報等は、本体アドレス帳と外部アドレス帳とで必ずしも一致している必要はない。本体アドレス帳にファックス番号があり、外部アドレス帳にファックス番号がなくてもよい。

再び図４を参照して説明する。記憶手段７３は、機器情報、ジョブ情報、ジョブ実行のためのデータ等を記憶する。機器情報は、メーカー名、型番、ＩＰ(Internet Protocol)アドレス、ＭＡＣ(Media Access Control)アドレス等である。ジョブ情報は、ジョブに対して設定された宛先情報や属性情報等のユーザ情報、解像度や濃度等のジョブ設定情報を含む。データは、文書、メール、写真、映像等のいかなる種類、内容のデータであってもよい。

ジョブ管理手段７４は、ユーザにより実行されたジョブ、そのジョブの状態を管理する。ジョブの状態は、待機中、実行中、中断中、完了等の状態である。ジョブ制御手段７５は、データやＦＡＸを送信する等のジョブの実行を制御する。操作手段７６は、ユーザの情報処理装置１０に対する入力を受け付け、情報処理装置１０の処理状態の表示を制御する。

サーバ１１は、通信手段８０と、外部アドレス帳管理手段８１と、記憶手段８２とを備える。通信手段８０は、ネットワーク１２を介して情報処理装置１０等との間でデータを送受信する。外部アドレス帳管理手段８１は、サーバ１１が保持する外部アドレス帳を管理し、情報処理装置１０からの検索要求を受けて、外部アドレス帳の中の対応する宛先情報を検索する。記憶手段８２は、外部アドレス帳の情報を記憶する。

図７は、待機中のジョブを自動で実行する場合のユーザへの更新の要否を操作するように通知するまでの処理の一例を示したフローチャートである。ユーザは、ログイン情報を入力してシステムにログインした後、データを指定し、登録情報を要求する。ログイン情報は、ユーザＩＤ、パスワード等であり、指紋等の生体情報であってもよい。操作手段７６は、登録機能により要求された登録情報を呼び出すことで、指定されたデータを送信する等のジョブを実行するために、ジョブに対して登録情報に含まれる宛先情報等を設定し、ジョブをバッファ等に入れる。

この処理では、ユーザからのジョブ実行の指示を受けることなく、ステップ１００から処理を開始する。この処理は、一定の時間間隔で実施してもよいし、サーバ１１と通信を行い、外部アドレス帳の更新を検知したことを受けて開始してもよい。ステップ１０１では、ジョブ管理手段７４が、バッファ等として利用される記憶手段７３から、待機中のジョブの保持しているジョブ情報を取得する。ここでは、ジョブ管理手段７４が、ジョブ情報を取得しているが、取得手段を備え、取得手段がジョブ情報を取得してもよい。待機中のジョブが１つであれば、１つのジョブ情報を取得し、待機中のジョブが複数であれば、複数のジョブ情報を取得する。

図８は、ジョブ情報の一例を示した図である。ジョブ情報は、情報処理装置１０に投入されたジョブを識別するための識別情報(ジョブＩＤ)が割り当てられる。ジョブ情報は、ジョブ状態、送信者情報、ユーザ情報、ジョブ設定情報を含む。ジョブ状態は、失敗、待機中、完了等のジョブの現在の状態を示す。送信者情報は、ジョブを投入したユーザを特定するための情報であり、図８に示す例では、メールアドレスとしている。

ユーザ情報、ジョブ設定情報は、図５、６に示す管理テーブルで管理されるユーザ情報、ジョブ設定情報と同じ内容であるため、ここではその説明を省略する。

再び図７を参照して、処理の続きを説明する。ステップ１０２では、ジョブ管理手段７４が、取得したジョブ情報に含まれる宛先情報を確認し、外部アドレス帳の宛先情報が、取得したジョブ情報に含まれているか否かを判定する。ジョブ情報は、１つの宛先情報に限られるものではなく、複数の宛先情報を含んでいてもよい。このため、ステップ１０２では、１以上の宛先情報の中に、外部アドレス帳の宛先情報が含まれているか否かを判定する。図８に示すジョブ情報では、１つのジョブに対し、１つの宛先のみが設定されており、ジョブＩＤ２については、保管場所が「外部」となっており、外部アドレス帳の宛先情報が設定されていることを示している。ちなみに、保管場所が「本体」は、本体アドレス帳の宛先情報が設定されていることを示している。

ステップ１０２において外部アドレス帳の宛先情報が含まれていると判定した場合、ステップ１０３へ進み、含まれていないと判定した場合、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対してジョブの実行を要求する。ジョブ制御手段７５は、ジョブ情報に含まれる宛先情報を使用してジョブを実行する。

外部アドレス帳の宛先情報が含まれていない場合、ジョブ情報に設定された宛先情報は、本体アドレス帳の宛先情報である。図８に示すようにジョブ情報の宛先情報は、登録ＩＤで本体アドレス帳の宛先情報と紐付けられているため、更新された宛先情報をジョブ情報の宛先情報に反映させることができる。このため、ジョブ情報の宛先情報は、特に更新する必要はなく、ジョブの実行時に、登録ＩＤに紐付いた本体アドレス帳の宛先情報（本体アドレス帳の宛先情報が更新されていれば、更新後の最新の宛先情報）を取得し、取得した宛先情報を使用してデータの送信等のジョブを実行することができる。

ステップ１０３では、ジョブ管理手段７４が、全アドレス帳管理手段７２に対し、ジョブ情報にユーザ情報として宛先情報とともに登録された属性情報をキーとして指定し、ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように指示する。これを受けて、全アドレス帳管理手段７２は、通信手段７０を介してサーバ１１へ、指定されたキーを基に、ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する。

サーバ１１の通信手段８０は、情報処理装置１０から検索要求を受信し、外部アドレス帳管理手段８１が、記憶手段８２に記憶された外部アドレス帳を参照し、指定されたキーに基づき、検索要求で要求された宛先情報の検索を実行する。外部アドレス帳管理手段８１は、属性情報が名前、住所、電話番号、会社名から構成される場合、これらの情報の全てが一致する宛先情報を検索する。なお、検索は、これに限られるものではなく、担当者が変更になっている場合もあり得ることから、属性情報を指定し、指定された情報（例えば、住所、電話番号、会社名）をキーとし、指定された情報の全てが一致する宛先情報を検索してもよい。外部アドレス帳管理手段８１は、通信手段８０を介して検索結果を情報処理装置１０へ送信する。

ステップ１０４で、全アドレス帳管理手段７２が、通信手段７０を介して検索結果を受信する。そして、全アドレス帳管理手段７２は、ジョブ管理手段７４へ検索結果を送信する。

ステップ１０５で、ジョブ管理手段７４は、検索結果として得られた宛先情報と取得したジョブ情報に含まれる宛先情報が一致しているか否かを判定する。一致していないと判定した場合、ステップ１０６へ進み、一致していると判定した場合、ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する必要がない。このため、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、ジョブの実行を要求し、ジョブ情報に含まれる宛先情報を使用してジョブを実行する。

ステップ１０６では、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、待機中のジョブの実行を中断し、ジョブ情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報に更新してよいかを確認するためのメールを送信するように指示する。ジョブ制御手段７５は、ジョブ管理手段７４からの指示を受けて、待機中のジョブの実行を中断する。そして、ジョブ制御手段７５は、通信手段７０を介して依頼された送信先へメールを送信する。

図９は、メールの内容の一例を示した図である。メールは、送信元を情報処理装置１０（Machine_A）とし、送信先をログインユーザのメールアドレス（[email protected]）とし、ジョブ実行を中断した旨を通知する内容となっている。メールには、サーバ上で宛先のデータが更新されたことが記載されている。

メールの送信先は、ジョブの実行を指示したユーザのメールアドレス（図８に示すジョブ情報における送信者情報のメールアドレス）である。ジョブの実行を指示したユーザは、システムを利用する際に入力したログイン情報により特定することができ、ログイン情報は、メールアドレスと紐付けられている。このため、ジョブ制御手段７５は、ログイン情報と紐付けられたメールアドレスを使用してメールを送信することができる。メールは、ユーザが所持するＰＣやスマートフォン等へ送信される。ユーザは、メールを受け取ると、情報処理装置１０の設置場所へ行き、情報処理装置１０において宛先の確認を行う。また、ユーザは、宛先の更新の要否を判断し、いずれかを選択する操作を行う。

ここで、ユーザに対して宛先を確認させる理由は、検索結果として得られた宛先情報により特定される相手先が、間違ってしないかどうかを確認させるためである。これにより、ユーザは、送信先のメールアドレス等が変わったことを確認する機会を得ることができ、正しい相手先へデータの送信等を行うことができる。

ジョブ制御手段７５がメールを送信したことを受けて、ステップ１０７で、ユーザへの通知までの処理を終了する。ユーザは、メールを確認し、メールで指示された通り、情報処理装置１０の設置場所へ行き、操作パネル２３上で外部アドレス帳の更新内容を確認し、更新するか否かを応答する。

ジョブ管理手段７４は、更新する旨の応答を受けて、ジョブ情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報に更新する。更新しない旨の応答を受けた場合は、ジョブ管理手段７４は、ジョブ情報を更新しない。その後、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、中断したジョブの実行を再開するように指示する。これにより、ジョブ制御手段７５が、中断したジョブの実行を再開する。

図１０は、待機中のジョブをユーザの指示により実行する場合の待機中のジョブを再開するまでの処理の一例を示したフローチャートである。ジョブが待機中になるところまでの操作については、既に説明したので、その後の操作について説明する。ユーザは、操作手段７６に対し、待機中のジョブを選択し、そのジョブの実行を要求する。ユーザからの要求を受けて、ステップ２００から処理を開始する。ステップ２０１では、ジョブ管理手段７４が、要求を受けた待機中のジョブの選択を受け付け、選択したジョブの保持しているジョブ情報を取得する。

ジョブ管理手段７４は、取得したジョブ情報に含まれる宛先情報を確認し、外部アドレス帳の宛先情報が含まれているか否かを確認する。外部アドレス帳の宛先情報が含まれていない場合、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、ジョブの実行を要求し、ジョブ情報に含まれる宛先情報を使用してジョブを実行する。

ジョブ管理手段７４が、ジョブ情報に宛先情報とともに登録された属性情報をキーとして、全アドレス帳管理手段７２に対し、外部アドレス帳を検索するように指示する。全アドレス帳管理手段７２は、ジョブ管理手段７４からの指示を受けて、指定されたキーを基に外部アドレス帳を検索するように、通信手段７０を介してサーバ１１に対して要求する。

サーバ１１は、情報処理装置１０からの検索要求を受けて、指定されたキーを基に、記憶手段８２に記載された外部アドレス帳の情報を参照し、属性情報が一致する宛先情報を、対応する宛先情報として検索する。サーバ１１は、検索結果を情報処理装置１０へ送信する。

全アドレス帳管理手段７２は、サーバ１１から通信手段７０を介して検索結果を受信する。全アドレス帳管理手段７２は、受信した検索結果をジョブ管理手段７４に応答する。

ジョブ管理手段７４は、検索結果として得られた宛先情報と取得したジョブ情報に含まれる宛先情報が一致しているか否かを判定する。一致していると判定した場合、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、ジョブの実行を要求し、ジョブ情報に含まれる宛先情報を使用してジョブを実行する。

一致していないと判定した場合、ジョブ管理手段７４は、ステップ２０２で、操作手段７６に対し、ジョブ情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報に更新してよいかを確認するための画面の表示を要求する。操作手段７６は、ジョブ管理手段７４からの表示要求を受けて、確認画面を表示する。

この処理において操作パネル２３に表示される画面の一例を、図１１に示す。図１１は、ジョブ情報に含まれる宛先の更新を確認する画面の一例を示した図である。ジョブ情報に登録されている宛先が、外部アドレス帳において更新されている旨を表示し、最新の宛先に更新するか否かを問い合わせる内容となっている。画面には、ジョブ情報を識別する管理番号、旧宛先、新宛先に加え、更新する場合に押下するＹＥＳボタン９０と、更新しない場合に押下するＮＯボタン９１が表示されている。ユーザは、新宛先に更新してよいと判断した場合、ＹＥＳボタン９０を押下することができる。

再び図１０を参照して説明する。ユーザは、ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新しないと判断した場合、操作手段７６に対し、更新しない旨を、ＮＯボタン９１を押下して応答する。ユーザは、更新すると判断した場合、操作手段７６に対し、更新する旨を、ＹＥＳボタン９０を押下して応答する。

ジョブ管理手段７４は、操作手段７６が受け付けた応答に応じて、選択したジョブのジョブ情報に含まれる宛先情報を更新してよいか判定する。更新する旨の応答を受け付けた場合、ステップ２０４へ進み、更新しない旨の応答を受け付けた場合、ステップ２０５へ進む。

ステップ２０４では、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、選択したジョブの実行を中断し、選択したジョブのジョブ情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報で更新し、操作手段７６に対し、更新結果をユーザに通知するように指示する。操作手段７６は、その指示を受けて、更新結果を画面に表示することによりユーザに通知する。

図１２は、ジョブ情報の宛先を更新した後に表示される画面の一例を示した図である。図１２に示す画面は、図１１に示す画面においてＹＥＳボタン９０が押下された後に表示される画面である。画面には、更新結果として、宛先を更新した旨、管理番号、旧宛先、新宛先が表示される。これにより、管理番号に対応する旧宛先が新宛先に更新されたことが確認できる。

再び図１０を参照して、ステップ２０５では、操作手段７６が更新結果を表示した後、ジョブ管理手段７４は、ジョブ制御手段７５に対し、中断したジョブの実行を再開するように指示する。ジョブ制御手段７５は、ジョブ管理手段７４からの指示を受けて、中断したジョブの実行を再開する。

ステップ２０３で宛先情報を更新しないと判定した場合、ジョブ管理手段７４は、ジョブ情報を更新することなく、ジョブ制御手段７５に対し、ジョブの実行を要求する。ジョブ制御手段７５は、ジョブ管理手段７４からのジョブ実行の要求を受けて、ジョブ情報を使用してジョブを実行し、ステップ２０６で処理を終了する。

ステップ２０５で選択したジョブの実行を再開すると、ジョブ管理手段７４は、ジョブ情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報で更新し、ジョブ制御手段７５に対し、ジョブの実行を要求する。ジョブ制御手段７５は、ジョブ管理手段７４からのジョブ実行の要求を受けて、更新されたジョブ情報を使用してジョブを実行する。そして、ステップ２０６で処理を終了する。

ジョブをユーザの指示により実行する場合、上記のように選択したジョブのジョブ情報のみが更新されることになる。待機中のジョブは１つとは限らず、複数存在する場合もある。選択したジョブ以外の待機中のジョブにも、選択したジョブのジョブ情報として設定された宛先情報と同じ宛先情報が設定されている場合がある。

そこで、選択したジョブのジョブ情報（更新対象のジョブ情報）だけではなく、他の待機中のジョブのジョブ情報に対しても、同じ宛先情報を含む場合は、一括して更新するように構成することができる。この場合、他の待機中のジョブのジョブ情報に含まれる宛先情報を確認し、更新対象のジョブ情報と同じ宛先情報を含む他のジョブ情報を検出し、更新対象のジョブ情報に含まれる宛先情報と、検出した他のジョブ情報に含まれる宛先情報とを一括して更新することができる。

以上に説明してきたように、本発明の情報処理装置、当該情報処理装置を含む情報処理システム、当該情報処理装置により実行されるプログラムを提供することで、外部アドレス帳の宛先が更新された場合に待機中のジョブのジョブ情報を更新することが可能となる。このように待機中のジョブのジョブ情報を更新することができるので、所望の送信先へデータを送信することができる。

これまで本発明の一実施形態について説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本実施形態の構成要素を変更若しくは削除し、または本実施形態の構成要素を他の構成要素を追加するなど、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

１０…情報処理装置
１１…サーバ
１２…ネットワーク
１３…プロジェクタ
２０…コントローラ
２１…近距離通信回路
２２…エンジン制御部
２３…操作パネル
２３ａ…パネル表示部
２３ｂ…操作パネル部
２４…ネットワークＩ／Ｆ
３０…ＣＰＵ
３１…ＭＥＭ－Ｐ
３１ａ…ＲＯＭ
３１ｂ…ＲＡＭ
３２…ＮＢ
３３…ＳＢ
３４…ＡＳＩＣ
３５…ＭＥＭ－Ｃ
３６…ＨＤＤコントローラ
３７…ＨＤ
３８…ＡＧＰバス
３９…ＰＣＩバス
４０…スキャナ部
４１…プリンタ部
５０…ＣＰＵ
５１…ＲＯＭ
５２…ＲＡＭ
５３…ＨＤ
５４…ＨＤＤコントローラ
５５…ディスプレイ
５６…外部機器接続Ｉ／Ｆ
５７…ネットワークＩ／Ｆ
５８…バスライン
５９…キーボード
６０…ポインティングデバイス
６１…ＤＶＤ－ＲＷドライブ
６２…メディアＩ／Ｆ
６３…ＤＶＤ－ＲＷ
６４…記録メディア
７０…通信手段
７１…本体アドレス帳管理手段
７２…全アドレス帳管理手段
７３…記憶手段
７４…ジョブ管理手段
７５…ジョブ制御手段
７６…操作手段
８０…通信手段
８１…外部アドレス帳管理手段
８２…記憶手段
９０…ＹＥＳボタン
９１…ＮＯボタン

特許第６０６６６４１号公報 特開２００４－３６２５５０号公報

Claims (11)

1. ジョブを管理する情報処理装置であって、
   外部アドレス帳の宛先情報を設定した待機中のジョブのジョブ情報を取得する取得手段と、
   取得された前記ジョブ情報に宛先情報とともに含まれる属性情報に基づき、該ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する前記外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する第１の管理手段と、
   検索された前記宛先情報に応じて、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する第２の管理手段と
   を含む、情報処理装置。
2. 前記ジョブ情報を使用してジョブを実行する制御手段を含み、
   前記第２の管理手段は、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する場合に、前記制御手段に対し、前記待機中のジョブの実行を中断するように指示する、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記第２の管理手段は、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報の更新が完了した後に、前記制御手段に対し、前記ジョブ情報を有する中断したジョブの実行を再開するように指示する、請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記制御手段は、検索された前記宛先情報が前記ジョブ情報に含まれる宛先情報と異なる場合に、対応する前記外部アドレス帳の宛先情報が更新されている旨を通知するメールを送信する、請求項２または３に記載の情報処理装置。
5. 検索された前記宛先情報が前記ジョブ情報に含まれる宛先情報と異なる場合に、前記ジョブ情報の更新を確認する画面を表示させる操作手段を含む、請求項１～３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記第２の管理手段は、更新する旨の応答を受けて、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新する、請求項４または５に記載の情報処理装置。
7. 前記第２の管理手段は、前記外部アドレス帳の宛先情報が前記ジョブ情報に含まれている場合に、前記第１の管理手段に対し、対応する前記外部アドレス帳の宛先情報の検索を指示する、請求項１～６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記ジョブ情報は、前記宛先情報の記憶場所を示す情報を含み、
   前記第２の管理手段は、前記記憶場所が前記外部アドレス帳を示す場合、前記外部アドレス帳の宛先情報が前記ジョブ情報に含まれていると判定する、請求項７に記載の情報処理装置。
9. 前記第２の管理手段は、前記ジョブ情報以外の待機中の他のジョブのジョブ情報に同じ宛先情報が含まれる場合、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報とともに前記他のジョブのジョブ情報に含まれる宛先情報も更新する、請求項１～８のいずれか１項に記載の情報処理装置。
10. 請求項１～９のいずれか１項に記載の情報処理装置と、外部アドレス帳を保持するサーバとを含む、情報処理システム。
11. ジョブの管理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータは、
    外部アドレス帳の宛先情報を設定した待機中のジョブのジョブ情報を取得するステップと、
    取得された前記ジョブ情報に宛先情報とともに含まれる属性情報に基づき、該ジョブ情報に含まれる宛先情報に対応する前記外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求するステップと、
    検索された前記宛先情報に応じて、前記ジョブ情報に含まれる宛先情報を更新するステップと
    を実行させる、プログラム。
    

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