JP2023054198A - クラウド型契約管理システム及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】契約のテンプレートを利用したオンラインの契約において、契約の種類と金額に応じた承認者を特定して契約の効率を向上させるクラウド型契約管理システム及びそのプログラムを提供する。【解決手段】 契約管理サーバ１が、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定してユーザ端末４に当該契約書データを送信するクラウド型契約管理システム及びそのプログラムである。【選択図】 図１

Description

本発明は、オンラインによってクラウド型の契約が締結できるクラウド型契約管理システムに係り、特に、契約の種類と金額によって契約の承認者を特定して契約の承認の効率化を図ることができるクラウド型契約管理システム及びそのプログラムに関する。

［従来の技術］
従来、オンラインによって契約を実行するものがあり、更に、ネットワークのクラウドで契約書を管理するクラウド型契約締結システムがあった。
また、従来のオンライン契約において、契約に至る履歴情報等をワークフローとして関連付けて記憶するものがあった。

契約のワークフローとは、契約締結に至るまでの進捗状況を記録するもので、契約締結の背景を後日理解するのに役立つものである。ワークフローは、契約書作成後に記録するものであってもよい。
ワークフローには、例えば、契約業務の受付、担当者割当て、基本情報の登録、契約書作成、上司への申請、承認、契約書の送付等の状況が含まれる。

また、会社における様々な部署の関係者は複数のタスクを抱えて業務を遂行しており、当該業務を管理するソフトウェア、例えば業務フローのソフトウェアを利用して業務管理を行うようになっている。
当然、契約締結に関連する関係者は、業務フローにおいて複数のタスクとして契約も管理している。

［関連技術］
尚、関連する先行技術として、特開２００２－９９８４３号公報「契約支援統合サービスシステムおよびその支援方法」（特許文献１）、特開２００４－７０４６６号公報「文書交換システムおよびそのプログラム」（特許文献２）、特表２００９－５０３７３６号公報「電子文書のワークフロー管理のための方法及びシステム」（特許文献３）、特開２０１１－２２１７８９号公報「産業廃棄物処理委託契約書を適法に電子的に締結するシステム」（特許文献４）、特開２０１７－１００９６号公報「情報処理システム」（特許文献５）がある。

特許文献１には、契約の署名／捺印をオンラインで実現するため、認証を行い、契約データを保存し、履歴を証明するサービスシステムが示されている。
特許文献２には、契約の電子化を行って、ワークフローに載せて電子化データを当事者間で交換を行い、保管と管理を行って業務ワークフローを提供するシステムが示されている。

特許文献３には、当事者がネットワークを介して電子文書にアクセスして変更可能とし、内部の文書管理機能を契約相手に開放するシステムが示されている。
特許文献４には、排出事業者と処理事業者間で締結する契約書を生成し、処理事業者の許可事項と委託契約書の記載事項の整合性を照合するシステムが示されている。
特許文献５には、情報処理システムにおいて、書類管理サーバが、契約者の書類データを閲覧するユーザ毎にデータ入力可能な入力領域が設定されるようにしたことが示されている。

特開２００２－９９８４３号公報 特開２００４－７０４６６号公報 特表２００９－５０３７３６号公報 特開２０１１－２２１７８９号公報 特開２０１７－１００９６号公報

しかしながら、従来のオンラインによる契約では、契約のテンプレートを利用したオンラインの契約において、契約の種類と金額によって承認者を特定して契約の効率化を図るものとはなっていないという問題点があった。

尚、特許文献１～５には、契約のテンプレートを利用したオンラインの契約において、契約の種類と金額に応じて承認者を特定して契約の効率化を図る技術についての記載がない。

本発明は上記実状に鑑みて為されたもので、契約のテンプレートを利用したオンラインの契約において、契約の種類と金額に応じた承認者を特定して契約の効率を向上させるクラウド型契約管理システム及びそのプログラムを提供することを目的とする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、オンラインによって契約を締結するクラウド型契約管理システムであって、契約書データを記憶する契約書記憶部と、契約書の契約ワークフローを記憶する契約ワークフロー記憶部と、契約関係者毎の業務フローを記憶する業務フロー記憶部と、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定する契約管理サーバとを有することを特徴とする。

本発明は、上記クラウド型契約管理システムにおいて、契約管理サーバが、契約書データの契約ワークフローで特定された承認者のユーザ端末に当該契約書データを送付することを特徴とする。

本発明は、オンラインによって契約を締結するクラウド型契約管理システムの契約管理サーバで動作する処理プログラムであって、契約管理サーバを、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定するよう機能させることを特徴とする。

本発明は、上記プログラムにおいて、契約管理サーバを、契約書データの契約ワークフローで特定された承認者のユーザ端末に当該契約書データを送付するよう機能させることを特徴とする。

本発明によれば、契約管理サーバが、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定するクラウド型契約管理システムとしているので、契約の種類と金額に応じた承認者を業務フローから取得して当該契約書データの契約ワークフローに設定できるので、関係者の作業を軽減して、契約業務、法務業務の効率化を図ることができる効果がある。

本システムの概略構成図である。 本実施の形態のイメージ図である。 メニュー画面と契約関連の入力項目一覧画面を示す概略図である。 契約書作成の初期画面を示す概略図である。 契約ワークフロー新規作成画面を示す概略図である。 業務フロー管理画面のイメージ図である。 契約ワークフロー・契約書作成処理のフロー図である。 業務フロー確認処理のフロー図である。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
［実施の形態の概要］
本発明の実施の形態に係るクラウド型契約管理システム（本システム）は、複数のクラウド型契約を締結すると共に管理するもので、特に、契約毎に当該契約書に関する契約ワークフローを管理し、更にそれら契約の関係者の業務フローも管理し、契約管理サーバが、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定するものであり、契約の種類と金額に応じた承認者を業務フローから取得して当該契約書データの契約ワークフローに設定できるので、関係者の作業を軽減して、契約業務、法務業務の効率化を図ることができるものである。

［本システム：図１］
本発明の実施の形態に係るクラウド型契約管理システム（本システム）について、図１を参照しながら説明する。図１は、本システムの概略構成図である。
本システムは、図１に示すように、契約管理サーバ１と、契約書データベース（ＤＢ）２１と、契約ワークフローデータベース（ＤＢ）２２と、関係者業務フローデータベース（ＤＢ）２３と、ネットワーク３と、ユーザ端末（Ａ）４ａと、ユーザ端末（Ｂ）４ｂと、ユーザ端末（Ｃ）４ｃとを基本的に有している。
尚、図１において、契約ワークフローＤＢ２２を単に「ワークフローＤＢ２２」と表記している。

契約管理サーバ１と、ユーザ端末４ａ～４ｃ（単に「ユーザ端末４」と称することがある）とはネットワーク３に接続されている。ユーザ端末４は、図１では３台がネットワーク３に接続しているが、実際は契約締結に関係する関係者の数だけ接続することになる。ネットワーク３への接続は、有線であっても無線であってもよい。
また、契約書ＤＢ２１、契約ワークフローＤＢ２２、関係者業務フローＤＢ２３は、契約管理サーバ１に接続している。

［本実施の形態のイメージ：図２］
本システムの各部を説明する前に、本システムで実現される実施の形態のイメージについて図２を参照しながら説明する。図２は、本実施の形態のイメージ図である。
図２では、ユーザＡ，Ｂ，Ｃがクラウドに接続してオンラインで契約締結する状態を示している。
ユーザＡ，Ｂ，Ｃは、ユーザ端末４ａ，４ｂ，４ｃを使用し、クラウドは、ネットワーク３、契約管理サーバ１、各ＤＢ２１～２３で実現される。
尚、以下で説明する契約書、ワークフロー、業務フローは、クラウドで記憶・管理されるものである。

ユーザＡとユーザＢとの間で、契約書Ｘを締結する場合に、ユーザＡ用のワークフロー（ＷＦ）Ｘ１、ユーザＢ用のワークフロー（ＷＦ）Ｘ２が作成されているとすると、ユーザＡには、複数の契約を管理する業務フローＡ１の画面が提供され、ユーザＢには、複数の契約を管理する業務フローＢ１の画面が提供される。

ここで、業務フローＡ１は、契約書Ｘに係るユーザＡの関係者の業務内容を示すものである。図２の例では、ユーザＡは、契約書Ｘ以外に契約書Ｐの業務にも携わっている。
尚、一つの会社には担当者と管理者のように関係者が複数いる場合があり、その場合、業務フローは複数用意される。但し、関係者毎に業務フローは異なるものとなるが、それぞれの業務フローは、ワークフローの内容とリンクしている。

また、ユーザＢとユーザＣとの間で、契約書Ｙを締結する場合に、ユーザＢ用のワークフロー（ＷＦ）Ｙ１、ユーザＣ用のワークフロー（ＷＦ）Ｙ２が作成されているとすると、ユーザＣには、複数の契約を管理する業務フローＣ１の画面が提供され、ユーザＢには、既に提供されている業務フローＢ１の画面に契約書Ｙのタスクが追加される。

つまり、契約書Ｘを締結する際に、ワークフローＸ１，Ｘ２が作成され、ワークフローＸ１の内容がユーザＡの業務フローＡ１に反映され、ワークフローＸ２の内容がユーザＢの業務フローＢ１に反映される。これについては後述する。
同様に、契約書Ｙを締結する際に、ワークフローＹ１，Ｙ２が作成され、ワークフローＹ１の内容がユーザＢの業務フローＢ１に反映され、ワークフローＹ２の内容がユーザＣの業務フローＣ１に反映される。

更に、業務フローＡ１での承認、コメント等の入力指示の処理がワークフローＸ１に反映され、業務フローＢ１での処理がワークフローＸ２又はワークフローＹ１に反映され、業務フローＣ１での処理がワークフローＹ２に反映される。

尚、同一の会社、例えば、ユーザＡにおける上司と部下の場合、契約のワークフローの内容は、それぞれの業務フローに反映され、例えば、上司の業務フローでの指示等の処理がワークフローに反映されると共に部下の業務フローにも当該処理が反映されることになる。

上記では、ユーザＡ用のワークフローＸ１とユーザＢ用のワークフローＸ２とを分けて管理するようにしたが、ユーザＡ，Ｂの両者が合意すれば共通のワークフローを生成するようにしてもよい。
この場合、共通のワークフローの内容が、ユーザＡの業務フローとユーザＢの業務フローに反映されることになる。

このように、複数の契約書のワークフローと複数の関係者の業務フローとをクラウドですべて管理するようにしているので、契約書のワークフローの内容と関係者の業務フローの内容を連携（リンク）させることができ、個々の契約から関係者の業務へ、関係者の業務から個別の契約へ容易に処理が橋渡しされ、関係者にとって利便性が高く、契約業務、法務業務を効率化できるものである。

［本システムの各部］
次に、本システムの各部について具体的に説明する。
［契約管理サーバ１］
本システムにおける契約管理サーバ１は、クラウド型で契約をオンラインで締結するものであり、契約書のデータを契約書ＤＢ２１に記憶すると共に、当該契約に関連するワークフローのデータを契約ワークフローＤＢ２２に記憶する。
尚、契約書データをブロックチェーンのデータとして分散記憶させるようにしてもよい。また、契約ワークフローデータも全部又は一部をブロックチェーンのデータとして分散記憶させ、改ざん防止を図るようにしてもよい。

また、契約管理サーバ１は、契約に関連する関係者の業務フローのデータを業務フローＤＢ２３に記憶して管理している。
具体的には、契約管理サーバ１は、契約締結に関連する関係者の業務フローを関係者毎に管理しており、特徴として契約ワークフローと連動（リンク）して動作するものとなっている。例えば、契約ワークフローで入力されたデータが関係者の業務フローに反映され、逆に関係者の業務フローで入力されたデータが契約ワークフローに反映するようになっており、業務フローから契約ワークフローを参照可能としている。

例えば、ある会社に着目した場合、１つの契約にワークフローが１つ、業務フローはそれに関係する関係者の数だけある。
そして、関係者ＩＤをキーとして契約ワークフローと業務フローをリンクさせ、連携を図るようになっている。

これにより、契約書から契約のワークフローを確認でき、関係者の業務フローからも契約のワークフローを確認できるものであり、更に、契約のワークフローから関係者の業務フローに通知を行い、関係者の業務フローから契約のワークフローに通知を行うことを可能となり、契約ワークフローと業務フローの連携によって、契約業務、法務関連業務の効率化を図ることができるものとなっている。契約ワークフローと関係者の業務フローとのリンクの詳細は、後述する。

契約管理サーバ１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、インタフェース部１３とを備えている。
制御部１１は、記憶部１２に記憶する処理プログラムを動作させて、本発明の特徴的な処理を実現するものである。処理プログラムによる処理内容については後述する。
記憶部１２は、処理プログラム、その他処理に必要なデータ、パラメータ等を記憶している。
インタフェース部１３は、外部との接続を行うもので、ネットワーク３に接続し、契約書ＤＢ２１、契約ワークフローＤＢ２２、業務フローＤＢ２３に接続している。

［契約書ＤＢ２１］
契約書ＤＢ２１は、締結された契約書データを改ざんされない状態で記憶するものである。契約書データは、契約ＩＤ（識別子）が付与されて管理されている。
契約書は、後述する図３に示す契約関連の入力項目一覧画面から必要事項が登録され、その後に契約書又はワークフローの作成が行われるようになっている。

［契約ワークフローＤＢ２２］
契約ワークフローＤＢ２２は、契約書作成において、ワークフロー作成が選択されると、後述する図５に示す「ワークフローの新規作成」画面で必要事項を入力して契約ワークフローを生成する。尚、ワークフローは、契約書作成後に作成してもよい。
また、契約ワークフローは、ワークフローＩＤが付与され、対応する契約書の契約ＩＤによって管理され、当該契約ワークフローに契約の関係者が含まれる場合は、関係者ＩＤも設定されている。
尚、様々な契約書に対応した契約書のテンプレートも契約ワークフローＤＢ２２に記憶されており、契約書作成時に必要な契約書のテンプレートが選択され、利用されるようになっている。

［業務フローＤＢ２３］
業務フローＤＢ２３は、契約締結に関係する関係者の業務フローを記憶し、管理するものである。
業務フローは、業務フローＩＤが付与され、関係者ＩＤに対応付けて会社名、所属、役職、氏名が設定されており、所属、役職等によって処理できる権限が予め設定されており、関連する契約が登録されており、その契約の進捗状況を確認できるようになっている。
具体的には、業務フローには、対応する契約の契約ＩＤが設定されているので、業務フローから契約ＩＤをキーとして登録された個別の契約について契約ワークフローを参照できる。

尚、説明を分かり易くするために、契約書ＤＢ２１、契約ワークフローＤＢ２２、業務フローＤＢ２３を分けて説明したが、一つのＤＢで記憶してもよいし、記憶部１２内で記憶するようにしてもよい。
また、各ＤＢ２１，２２，２３を契約管理サーバ１に接続するようにしたが、ネットワーク３に接続して契約管理サーバ１から分離してもよい。
請求項においては、契約書ＤＢ２１を契約書記憶部と、契約ワークフローＤＢ２２を契約ワークフロー記憶部と、業務フローＤＢ２３を業務フロー記憶部と記載している。

［ネットワーク３］
ネットワーク３は、インターネットを想定している。
［ユーザ端末４］
ユーザ端末４は、オンライン契約を締結する関係者のパーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォン等の端末装置である。
例えば、ユーザ端末（Ａ）４ａはＡ社の端末であり、ユーザ端末（Ｂ）４ｂはＢ社の端末であり、ユーザ端末（Ｃ）４ｃはＣ社の端末であり、この３社で契約締結を行うことができ、Ａ社とＢ社、Ｂ社とＣ社、またはＡ社とＣ社の２社で契約締結を行うことも可能である。

［処理の概要］
本システムにおける処理の概要について説明する。
本システムでは、契約関連の入力項目を登録する処理（項目登録処理）、契約書作成処理、契約ワークフロー作成処理、業務フロー確認処理等がある。
これら処理の詳細については、ユーザ端末４に表示される画面を用いて後述する。

［項目登録処理］
項目登録処理は、ユーザ端末４に表示される契約関連の入力項目一覧画面から項目の登録を行うもので、登録された項目が契約書作成、契約のワークフロー作成に利用されるようになっている。

［契約書作成処理］
契約書作成処理は、契約書のテンプレートを利用して、クイック作成又は一括作成を行うことができるようになっている。
クイック作成は、登録された項目を基に簡易に契約書を生成する処理である。
一括作成は、複数の相手先を対象に契約書をまとめて生成する処理である。

［契約ワークフロー作成処理］
契約ワークフローは、契約書毎に契約ＩＤに対応付けて生成されるものである。一括作成された契約書の場合、契約ワークフローもまとめて一つ生成するようにしてもよい。
契約ワークフロー作成処理は、契約書作成時に契約締結に関連する事項、進捗状況、履歴等を記録するために行うものである。契約ワークフローは、契約書締結の進行に合わせて作成してもよく、契約書作成後に作成してもよい。
また、契約ワークフローでは、最終契約に至るまでの契約交渉の合意文書、議事録等についても、契約書と同様に当事者で承認を得るようにしてもよい。
契約ワークフローに入力された事項で関係者に関連する事項は、当該関連者の業務フローに連携して表示されるようにしている。

［業務フロー確認処理］
業務フローは、関係者ＩＤ毎に生成されるもので、業務フロー確認処理は、関係者が当該ＩＤでログインすると、当該ＩＤに対応した業務フローがユーザ端末４に表示されて、業務フローの確認を行うものである。
尚、業務フローでは、複数の契約書を契約ＩＤで管理しており、担当者等が管理する契約書について承認等の指示を入力すると、対応する契約ＩＤのワークフローに承認等が設定され、契約ワークフローとリンクする。

［表示画面］
次に、上記処理に伴ってユーザ端末４に表示される画面について説明する。
表示される画面は、メニュー画面と項目登録処理における契約関連の入力項目一覧画面、契約書作成処理における契約書作成画面、契約ワークフロー作成処理における契約ワークフロー新規作成画面、業務フロー確認処理における業務フロー管理画面である。

［メニュー画面及び入力項目一覧画面：図３］
次に、メニュー画面と契約関連の入力項目一覧画面について図３を参照しながら説明する。図３は、メニュー画面と契約関連の入力項目一覧画面を示す概略図である。
［メニュー画面］
まず、メニュー画面は、図３の左側の部分であり、本システムのユーザ端末４の表示画面に入力項目一覧画面以外でも契約ワークフロー新規作成画面等でも表示されるもので、本システムにおける基本的操作を行うことができる基本画面となっている。

メニュー画面の上側、図３の画面左上の「契約書を作成する」又は「ワークフローを作成する」は、作成する対象を選択するもので、いずれかを選択して、いずれかの作成を行うものである。もっとも、「契約書を作成する」又は「ワークフローを作成する」を先に選択して、契約書又はワークフローで入力項目を登録してもよい。

図３の画面左側中段に「契約書管理」欄が表示されている。
契約管理欄の各ステータスの項目を選択すると、選択されたステータスにある契約案件が表示されるようになっている。
管理項目として「完了」「確認待ち」「作成中」「有効期限切れ」「却下」「全てのステータス」のいずれかのステータスが選択可能となっており、例えば、「作成中」のステータスを選択すると、作成中の契約書の一覧が表示される。
また、「全てのステータス」が選択されると、上記のステータスの全ての契約書の一覧が表示されるようになっている。

このようにして、メニュー画面の契約管理欄から、ユーザが関連する契約書について様々なステータスを確認できるのは、ユーザの関係者ＩＤをキーに契約ＩＤの契約ワークフローを参照できるからであり、契約書データ、契約ワークフロー及び業務フローが連携していることで実現できるものである。

更に、図３の画面左側下段に「ワークフロー管理」欄が表示される。この「ワークフロー管理」欄では、ログインしたユーザ（関係者）の申請件数（契約書の申請件数）、承認件数（契約書の承認件数）が表示され、ユーザが処理すべき事項（タスク又はワーク）を容易に認識できるようになっている。
このワークフロー管理欄も、契約管理欄と同様に、関係者ＩＤをキーに業務フローと契約ワークフローが連携することで実現している。

「ワークフロー管理」欄の下に「テンプレート管理」欄があり、この欄を選択すると、利用可能な契約書のテンプレートの名称が表示される。そのテンプレート名称からテンプレートを選択して契約書を作成することができるようになっている。

［入力項目一覧画面］
そして、契約関連の入力項目一覧画面は、図３の右側に示すように、表示名（契約書の名称等）、金額、印鑑（契約の当事者本人氏名）、契約終了日、契約開始日、契約締結日、所在地のビル名等、番地を入力して基本情報を登録しておく。

［契約書作成画面：図４］
次に、契約書作成画面について図４を参照しながら説明する。図４は、契約書作成の初期画面を示す概略図である。
契約書作成画面は、入力項目が登録されて、「契約書を作成する」が選択されると、図４に示すように、テンプレート一覧が表示され、その中から特定の契約書のテンプレートが選択されると、「クイック作成」又は「一括作成」のいずれかが選択可能となる。
ここでは、「秘密保持契約書」のテンプレートが選択された場合を示している。

「クイック作成」が選択されると、入力項目一覧画面で登録された項目を選択されたテンプレートに組み込んだ契約書データを生成する。図示はしていないが、クイック作成で「一部修正」を選択可能としており、「一部修正」が選択されると、契約書データが修正可能となり、修正した契約書データを生成する。その後に、相手先に電子メールで送信する。送信する契約書データにはパスワードを掛けることができる。

「一括作成」が選択されると、予め設定された複数の相手先の情報を読み込み、入力項目一覧画面で登録された項目をテンプレートに組み込んで複数の契約書データを生成する。
一括生成された契約書データは、まとめて修正でき、一括で複数の相手先に電子メールを送信する。一括送信の契約書データにはパスワードを掛けることができる。

［契約ワークフロー新規作成画面：図５］
契約ワークフロー新規作成画面について図５を参照しながら説明する。図５は、契約ワークフロー新規作成画面を示す概略図である。
図５に示すように、画面左側には、図３と同様に、メニュー画面が表示され、その右側にワークフロー入力画面が表示される。

ワークフロー入力画面では、「承認依頼」等のタスクの種別が選択入力され、契約書のタイトル、契約書のタイプが選択入力される。契約書のタイプは、「契約書選択」から選択する。
ワークフロー入力画面では、設定情報（基本情報）を修正できるようになっている。

［業務フロー管理画面イメージ：図６］
業務フローの管理画面のイメージについて図６を参照しながら説明する。図６は、業務フロー管理画面のイメージ図である。
業務フローは、契約管理サーバ１に関係者ＩＤ毎に関連する契約が登録され、各契約の進捗状況を確認できるものである。
そして、業務フローは、契約管理サーバ１に関係者ＩＤに対応付けて会社名、所属、役職、氏名が設定され、所属、役職等によって権限が予め設定されている。

業務フローの管理画面は、関係者ＩＤでログインすると、図６に示すように、複数の契約書のタスク（契約Ｘ，Ｐ，Ｍ，Ｇ）とその進捗状況が表示される。
関係者は、業務フローの管理画面から特定の契約を選択すると、その契約のワークフローを表示させることができ、そのワークフローを更新することができる。

また、その業務フローの管理画面から関係者が特定の契約について直接「承認」等の指示を行うと、対応する契約のワークフローにその内容が反映され、更に別の関係者の業務フローの管理画面にも反映するようになっている。
尚、関係者は、業務フローの管理画面から登録されている別の契約について契約ワークフローを参照できるようになっている。つまり、日常の業務における業務フローの管理画面から様々な契約ワークフローに簡単にアクセスできるものである。

業務フローにおける処理を具体的に説明すると、例えば、契約書作成の業務が発生した場合に、管理者（上司）が当該業務の受付処理を行い、担当者に割当て、必要な事項を入力すると契約書作成業務が登録され、業務フローにエントリーされる。同時に、担当者の業務フローも生成される。

尚、図６では、「契約Ｘ」などと記載しているが、実際には細かいタスク内容が設定されており、「承認」等の処理を業務フローで行うことができる。「承認」等のタスク内容は、関係者ＩＤに応じて異なっている。
そして、管理者の業務フローで「承認」等の処理が為されると、当該契約の契約ＩＤに対応する契約ワークフローにその「承認」等を設定し、更に、当該契約ワークフローに設定されている関係者ＩＤの関係者（部下の担当者）の業務フローにも「承認」等が設定される。

［処理内容］
次の、契約ワークフロー・契約書の作成処理と、業務フロー確認処理について詳細に説明する。
これらの処理は、契約管理サーバ１の制御部１１で処理プログラムが実行されることで実現されるものである。

［契約ワークフロー・契約書の作成処理：図７］
契約ワークフロー・契約書の作成処理について図７を参照しながら説明する。図７は、契約ワークフロー・契約書作成処理のフロー図である。
契約ワークフロー・契約書作成処理は、図７に示すように、ユーザ端末４から入力項目一覧画面で入力された基本情報を登録する処理を行う（Ｓ１１）。

次に、ワークフロー作成が選択されたか否かを判定し（Ｓ１２）、ワークフロー作成が選択されなかった場合（ワークフロー作成でない場合／Ｎｏの場合）、次に、契約書作成が選択されたか否かを判定し（Ｓ１３）、契約書作成が選択されなかった場合（契約書作成でない場合／Ｎｏの場合）、処理を終了し、判定処理Ｓ１３で契約書作成が選択された場合（契約書作成の場合／Ｙｅｓの場合）、図４に示した契約書作成画面で契約書作成処理が為される（Ｓ１４）。

次に、作成した契約書を相手方に送信するか否かを判定し（Ｓ１５）、契約書送信が選択された場合（Ｙｅｓの場合）、契約書の送信を行う（Ｓ１６）。その後、ワークフロー作成か否かを判定する（Ｓ１７）。当該判定処理Ｓ１７は、判定処理Ｓ１２と同様である。
また、判定処理Ｓ１５で契約書を送信しない場合（Ｎｏの場合）、判定処理Ｓ１７に移行する。

また、判定処理Ｓ１２，Ｓ１７でワークフロー作成が選択された場合（ワークフロー作成の場合／Ｙｅｓの場合）、ユーザ端末４から図５に示したワークフロー作成画面でワークフロー作成処理を行う（Ｓ１８）。
そして、作成されたワークフローに基づいて業務フローに関連する事項を関係者の業務フローに反映し（Ｓ１９）、判定処理Ｓ１３に移行する。

ここで、処理Ｓ１９では、関係者の業務フローに既に契約内容が作成されている場合には、その業務フローの契約内容に関連事項を反映させ、関係者の業務フローに契約内容が作成されていない場合には、その業務フローに新規に契約内容を作成して関連事項を反映させる。
以上のようにして、ワークフローと契約書の作成処理が為されるものである。

［業務フロー確認処理：図８］
次に、業務フロー確認処理について図８を参照しながら説明する。図８は、業務フロー確認処理のフロー図である。
業務フロー確認処理は、図８に示すように、ユーザ端末４から関係者ＩＤを用いたログイン処理を行う（Ｓ２１）。

そして、関係者ＩＤに対応する権限を参照し（Ｓ２２）、当該関係者ＩＤに関連付けられた（関係する）ワークフローを参照し（Ｓ２３）、権限と関係するワークフローの情報を基に業務フロー管理画面の表示処理を行う（Ｓ２４）。当該業務フロー管理画面により、関係者は業務フローを確認できる。

そして、当該業務フロー管理画面において、何らかの入力があったか否かを判定し（Ｓ２５）、入力があった場合（Ｙｅｓの場合）、その入力事項を対応する契約のワークフローに反映させる（Ｓ２６）。
更に、当該ワークフローに関連する他の関係者の業務フローにも入力事項を反映させる（Ｓ２７）。

判定処理Ｓ２５で入力がなかった場合（Ｎｏの場合）、終了か否かの判定処理を行う（Ｓ２８）。また、処理Ｓ２７の終了後にも判定処理Ｓ２８を行う。
判定処理Ｓ２８で終了の場合（Ｙｅｓの場合）、処理を終了し、終了でない場合（Ｎｏの場合）、判定処理Ｓ２５に戻る。
このようにして、業務フロー確認処理が為される。

［応用例］
次に、本システムの応用例について説明する。
応用例としては、管理者によるガバナンス機能、入力推奨機能、オンライン／オフライン連携機能、リマインダ機能、プラットフォームにおけるコミュニケーション監視機能、契約書テンプレートの権限振分機能、多人数契約の順番機能等がある。
以下、各機能について説明する。

［ガバナンス機能］
会社における契約書等の管理者（上司）は、契約書に関する業務の依頼を受け付けると、業務フローに契約書の業務を登録し、担当者の割り当てを業務フローの管理画面で行う。すると、担当者の業務フローに当該契約書の業務が登録される。
業務フローに契約書の業務を登録する場合に、契約のワークフローを立ち上げて、必要事項の入力を行い、ワークフローを生成してもよい。
管理者は、業務フローの管理画面から担当者への契約書の業務の割当て、契約の進捗状況を容易に確認できる。

［入力項目一覧画面で入力推奨機能］
例えば、図３の入力項目一覧画面で、「金額」を入力する際に、契約書ＤＢ２１に記憶された同種の契約書の金額を統計情報として読み込み、その統計情報を基に最も多い金額をレコメンド（推奨）するようにしてもよい。
尚、金額だけではく、割合、例えば、人材紹介手数料のパーセンテージ等にも適用することができる。

［オンライン／オフライン連携機能］
会社によっては、クラウド型で契約書をオンライン締結しても、契約書自体を書面で管理するところがある。書面による契約書は、一般的にクラウド上の契約書と紐付けられていない。
そこで、本システムでは、書面の契約書の一部、例えば、契約書の表紙にクラウド上の契約書にリンクするためのリンク先を２次元バーコードで印刷しておく。
担当者は、書面の契約書の２次元バーコードを読み取りアプリで読み取ることで、クラウド上（契約書ＤＢ２１）の契約書データにアクセスすることができる。この契約書データから対応する契約のワークフローにアクセスすることもできる。

［リマインダ機能］
契約書のリマインダ機能は、契約のワークフローに設定された情報を基に、契約書の更新期限を確認し、その更新期日の特定期間以前に管理者と担当者に契約更新のリマインダを通知するものである。
リマインダ機能は、契約書の内容から契約書の締結日、有効期間を参照し、契約書に記載がない場合には、契約書の満了日、更新期限を算出して決定し、更新期限の所定日前に管理者と担当者に通知するものである。

担当者にリマインダ通知を行って、所定期間内に処理を検知しなければ、契約管理サーバ１は、再リマインダを担当者に通知する。尚、担当者がリマインダを確認した場合には、確認の通知を契約管理サーバ１が受信するようにしてもよい。
また、更新期限を管理者と担当者のカレンダーに登録してもよい。

更に、リマインダ機能は、担当者にリマインダを通知する際に、ＵＲＬ（アクセス先）を送信し、そのアクセス先で契約更新の有無の入力を受け付け、更新の有無を管理者に通知する。
更新する場合には、契約のワークフローに対応付けて新規契約書を生成し、現契約書と紐付けて、新旧の契約書を管理する。

［コミュニケーション監視機能］
社内及び社外に対して、本システムの業務フローが広く利用されると、法務プラットフォームが形成されることになり、関係者の間でのコミュニケーションをオンラインチャット等で行うことが想定される。
当該プラットフォーム（本システムの契約管理サーバ１）に、予めコンプライアンス上で問題になるワード（ＮＧワード）を登録しておき、チャット等のユーザの入力の際に、入力ワードがＮＧワードに該当する場合には、アラートを表示し、チャット等での送信を制限できるようにしている。

［契約書テンプレートの権限振分機能］
本システムでは、ワークフローＤＢ２２に記憶されている契約のワークフローと、業務フローＤＢ２３に記憶されている業務フローとをリンクするようにしているので、業務フローに設定されている関係者ＩＤの権限を参照して、契約書作成時に契約書の決裁を特定することができる。

例えば、特定の契約の金額が１００万円以下の場合、部長決裁にできる権限が与えられている場合には、契約書テンプレートを利用して金額を設定すると、当該金額に対して業務フローの関係者の権限を参照し、契約のワークフローでは最終承認者（決裁者）として部長を関係者ＩＤに設定する。

つまり、契約書テンプレートを利用した契約書作成において、契約書の種類と金額によって業務フローの関係者ＩＤで権限を参照し、承認者として必要な関係者ＩＤを契約のワークフローで特定する。契約の種類と金額によって関係者が増減する。
特定の契約書の特定の金額以下では、最終承認者（決裁者）は部長でよいが、その金額を超えると、決裁者は部長以上の責任者となり、承認する関係者が増えることになる。

このように、契約書の種類及び金額によって業務フローの管理者ＩＤの権限から、承認者が特定されるので、特定された承認者に契約書が送付されるので、契約書が自動で振り分けられることになり、契約書の承認の効率化を図ることができる。

［多人数契約の順番機能］
本システムは、契約書に限らず、複数人の合意文書にも適用される。例えば、取締役会の議事録等は、通常、複数の取締役の捺印が必要とされる。
社内文書の場合、会社の役職に従い、電子署名の順番が定められているし、複数の関係者の電子署名の場合も、電子署名の順番が定められているので、通常の電子契約のシステムでも順番通りに電子署名を行う手順となっている。

それでは、電子署名の迅速さに欠けるため、本システムでは、取締役会の議事録のような複数の電子署名が必要な場合は、電子署名の順番に関係なく、電子署名できるようにしている。
これは、取締役会の議事録を契約管理サーバ１で一括管理しているので、順番に関係なくユーザ端末４から電子署名を可能としている。
また、電子署名の順番を任意にしたことは、議事録以外では三者以上の複数人による契約書にも適用できる。

［携帯端末アプリ］
本システムでは、これまでユーザ端末４はパーソナルコンピュータを想定して説明したが、無論、スマートフォン、タブレット等の端末であってもよい。
スマートフォン等の端末の場合、パーソナルコンピュータと比較して画面の制約があるので、本システムの全ての機能又は一部の機能を実現するアプリケーションをスマートフォン等用に提供するようにしてもよい。
このアプリケーションは、契約管理サーバ１での処理をサポートするためのもので、スマートフォン等の端末での使い勝手を向上させるものである。

［実施の形態の効果］
本システムによれば、契約管理サーバ１が、複数のクラウド型契約の締結を管理するもので、契約書データを契約書ＤＢ２１に記憶し、契約毎に当該契約書に関するワークフローを契約ワークフローＤＢ２２に記憶し、更にそれら契約の関係者の業務フローを業務フローＤＢ２３で記憶し、契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定してユーザ端末４に当該契約書データを送信することができ、契約業務、法務業務の効率化を図ることができる効果がある。

本発明は、オンラインによってクラウド型の契約が締結できると共に、契約毎のワークフローと関係者の業務フローとをリンクさせて、業務の効率化を図ることができるクラウド型契約管理システム及びそのプログラムに好適である。

１…契約管理サーバ、 ３…ネットワーク、 ４（４ａ，４ｂ，４ｃ）…ユーザ端末、 １１…制御部、 １２…記憶部、 １３…インタフェース部、 ２１…契約書データベース（ＤＢ）、 ２２…ワークフローデータベース（ＤＢ）、 ２３…業務フローデータベース（ＤＢ）

Claims (4)

1. オンラインによって契約を締結するクラウド型契約管理システムであって、
   契約書データを記憶する契約書記憶部と、
   契約書の契約ワークフローを記憶する契約ワークフロー記憶部と、
   契約関係者毎の業務フローを記憶する業務フロー記憶部と、
   契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて前記業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、前記テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、前記業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定する契約管理サーバとを有することを特徴とするクラウド型契約管理システム。
2. 契約管理サーバは、前記契約書データの契約ワークフローで特定された承認者のユーザ端末に当該契約書データを送付することを特徴とする請求項１記載のクラウド型契約管理システム。
3. オンラインによって契約を締結するクラウド型契約管理システムの契約管理サーバで動作する処理プログラムであって、
   前記契約管理サーバを、
   契約のテンプレートを利用した契約書作成について、契約の種類と金額に応じて前記業務フローに承認者の関係者ＩＤが設定されており、前記テンプレートを利用して特定種類の契約書データに契約の金額が設定されると、前記業務フローを参照して承認者の関係者ＩＤを当該契約書データの契約ワークフローで特定するよう機能させることを特徴とするプログラム。
4. 契約管理サーバを、前記契約書データの契約ワークフローで特定された承認者のユーザ端末に当該契約書データを送付するよう機能させることを特徴とする請求項３記載のプログラム。

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