JP2021077972A - 集計先管理装置、及び集計先管理プログラム - Google Patents

集計先管理装置、及び集計先管理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】複数の集計先を有するユーザが文書を読み取らせる際に、集計先を指定して読み取らせる場合に比べ、ユーザが集計先を指定する手間を減らすことができる集計先管理装置、集計先管理プログラムを提供する。【解決手段】プロセッサを備え、前記プロセッサは、複数の集計先を有するユーザにより入力された画像情報を受け付け、前記画像情報に前記複数の集計先毎に予め登録された識別情報が含まれている場合に、当該含まれている識別情報を元に、当該複数の集計先のうち、当該画像情報が対応する集計先を特定する、ことを特徴とする。【選択図】図13

Description

本発明は、集計先管理装置、及び集計先管理プログラムに関する。
特許文献1には、情報処理装置および出力装置を含む出力結果集計システムにおいて、前記出力装置に前記情報処理装置のユーザにより指定されたデータを出力させるための情報が前記情報処理装置から送信される際に、前記情報処理装置のユーザにより指定されたデータが存在するディレクトリに関する情報を取得し、当該取得したディレクトリに関する情報に基づくプロジェクト識別子を設定する設定手段と、前記設定手段により設定されたプロジェクト識別子と出力結果を関連させて記録する記録手段を有することを特徴とする出力結果集計システムが開示されている。
また、特許文献2には、費用情報を費用管理装置に登録する画像処理装置であって、前記費用管理装置にユーザ認証を要求する要求手段と、前記費用管理装置により認証されたユーザの案件情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された案件情報の1つを選択する選択手段と、前記画像処理装置が備える機能を利用してジョブを実行するジョブ実行手段と、前記ジョブ実行手段により実行されたジョブに関する費用情報を、前記選択手段により選択された案件情報の費用情報として前記費用管理装置に登録する登録手段と、を有することを特徴とする画像処理装置が開示されている。
特許第4481451号公報 特許第5932417号公報
複数の組織や企業に所属するユーザは、それぞれの組織や企業のために作成又は利用する文書に対してスキャンやコピーなどの処理を画像形成装置に対して指示することがある。その場合には、どの組織や企業の作成または利用のために指示した文書に対する処理であるかを明確にし、その結果を画像形成装置の使用料を課金するための集計先として記録しておく必要がある。さらに当該文書に対する処理は、複数の文書を一度の処理で実行する場合がある。
本発明は、複数の集計先を有するユーザが文書を読み取らせる際に、集計先を指定して読み取らせる場合に比べ、ユーザが集計先を指定する手間を減らすことができる集計先管理装置、集計先管理プログラムを提供することを目的とする。
第1態様に係る集計先管理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、複数の集計先を有するユーザにより入力された画像情報を受け付け、前記画像情報に前記複数の集計先毎に予め登録された識別情報が含まれている場合に、当該含まれている識別情報を元に、当該複数の集計先のうち、当該画像情報が対応する集計先を特定する、ことを特徴とする。
第2態様に係る集計先管理装置は、第1態様に係る集計先管理装置において、前記画像情報には、複数の文書が含まれ、前記集計先の識別情報には、少なくとも、当該集計先毎に対応する文書のフォーマットに関するフォーマット情報が含まれ、前記プロセッサは、前記画像情報に、前記フォーマット情報が含まれている場合に、前記複数の文書に対して当該フォーマット情報の利用単位で異なる文書毎に当該文書が対応する集計先を特定することを特徴とする。
第3態様に係る集計先管理装置は、第2態様に係る集計先管理装置において、前記フォーマット情報には、前記集計先毎に対応する文書の表紙のフォーマットに関する表紙フォーマット情報が含まれ、前記プロセッサは、前記表紙のフォーマットが異なる文書毎に文書の集計先を特定することを特徴とする。
第4態様に係る集計先管理装置は、第3態様に係る集計先管理装置において、前記プロセッサは、前記画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、前記表紙フォーマット情報が含まれるかを判定し、当該表紙フォーマット情報が含まれている頁を元に前記画像情報を分けて各々の文書の集計先を特定することを特徴とする。
第5態様に係る集計先管理装置は、第2態様〜第4態様に記載のいずれか1つの態様に係る集計先管理装置において、前記フォーマット情報には、前記集計先毎に対応する文書のテンプレートに関するテンプレート情報が含まれ、前記プロセッサは、前記テンプレート情報が異なる文書毎に文書の集計先を特定することを特徴とする。
第6態様に係る集計先管理装置は、第5態様に係る集計先管理装置において、前記プロセッサは、前記画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、前記テンプレート情報が含まれているかを判定し、当該テンプレート情報が含まれている頁毎に前記画像情報を区別し、当該区別された文書毎に集計先を特定することを特徴とする。
第7態様に係る集計先管理装置は、第2態様〜第7態様に記載のいずれか1つの態様に係る集計先管理装置において、前記プロセッサは、前記集計先を特定する毎にログを作成し、前記ログに、前記集計先を特定した文書を表す情報と当該文書に対して特定した集計先とを対応づけて記録することを特徴とする。
第8態様に係る集計先管理装置は、第7態様に記載のいずれか1つの態様に係る集計先管理装置において、前記ログに、前記集計先を特定した文書の画像情報に含まれる複数の文書の頁と当該頁に対して特定した集計先とを対応づけて記録することを特徴とする。
第9態様に係る集計先管理装置は、第1態様〜第8態様に記載のいずれか1つの態様に係る集計先管理装置において、前記プロセッサは、前記特定した集計先を前記ユーザに向けて表示するようにしていることを特徴とする。
第10態様に係る集計先管理プログラムは、コンピュータを、第1態様〜第9態様のいずれか1つに記載の集計先管理装置として機能させる。
第1態様によれば、複数の集計先を有するユーザが文書を読み取らせる際に、集計先を指定して読み取らせる場合に比べ、ユーザが集計の対象となる文書の範囲を把握して集計先を指定する必要がなくなり、ユーザが集計先を指定する手間を減らすことができる、という効果を有する。
第2態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、文書のフォーマットを用いて複数の文書毎に集計先を特定することができる、という効果を有する。
第3態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、表紙のフォーマットを用いて複数の文書毎に集計先を特定することができる、という効果を有する。
第4態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、表紙のフォーマットが使用されている頁を元に複数の文書を分けることで、複数の文書毎に集計先を特定することができる、という効果を有する。
第5態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、文書のテンプレートを用いて複数の文書毎に集計先を特定することができる、という効果を有する。
第6態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、文書のテンプレートが使用されている頁毎に複数の文書を分けることで、複数の文書毎に集計先を特定することができる、という効果を有する。
第7態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、ログを作成しない場合に比べ、ログと集計結果との突き合わせが容易になる、という効果を有する。
第8態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、複数の文書毎の集計先を頁毎に分けない場合に比べ、ログと頁の集計結果の突き合わせが容易になる、という効果を有する。
第9態様によれば、複数の文書を一度に読み取らせる際に、ユーザに向けて集計先を表示しない場合に比べ、ユーザが集計先を確認し、特定された集計先を修正する必要があるかを判断することができる、という効果を有する。
第10態様によれば、複数の集計先を有するユーザが複数の文書を一度に読み取らせる際に、集計先を指定して読み取らせる場合に比べ、ユーザが集計の対象となる文書の範囲を把握して文書毎に集計先を指定する必要がなくなり、ユーザが集計先を指定する手間を減らすことができる、集計先管理プログラムを提供することができる。
本発明の第1の実施形態に係る集計先管理システムの概略構成図である。 本発明の第1の実施形態に係る画像形成装置の概略ブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係るサーバ装置(プロジェクト管理サーバ)の概略ブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係るサーバ装置(プロジェクト管理サーバ)のROM又はストレージの機能構成の例を示すブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係るプロジェクト管理テーブルの一例を示す説明図である。 本発明の第1の実施形態に係るプロジェクト管理テーブルの他の一例を示す説明図である。 本発明の第1の実施形態に係るサーバ装置(集計先管理サーバ)のROM又はストレージの機能構成の例を示すブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係るサーバ装置(プロジェクト管理サーバ)のROM又はストレージの機能構成の例を示すブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係る集計先管理テーブルの一例を示す説明図である。 本発明の第1の実施形態に係る集計情報データベースの一例を示す説明図である。 本発明の第1の実施形態に係るログデータベースの一例を示す説明図である。 本発明の第1の実施形態に係る画像形成装置の機能構成の例を示すブロック図である。 本発明の第1の実施形態に係る集計先管理システムの動作の一例を示すシーケンス図である。 本発明の第1の実施形態に係る集計先が特定できない場合の表示部に表示される画面の一例を示す説明図である。 本発明の第3の実施形態に係るログデータベースの一例を示す説明図である。
(第1の実施形態)
以下、本開示の実施形態の一例を、図面を参照しつつ説明する。なお、各図面において同一又は等価な構成要素および部分には同一の参照符号を付与している。また、図面の寸法比率は、説明の都合上誇張されており、実際の比率とは異なる場合がある。
図1は、本実施形態に係る集計先管理システム10の概略構成を示す図である。
図1に示すように、集計先管理システム10は、集計先管理装置の一例である画像形成装置100と、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200と、サーバ装置(集計情報データベース)とが、ネットワークなどの通信手段に接続されて構成されている。なお、通信手段としては、後述するように、インターネット、イントラネットやイーサネット(登録商標)などの各種ネットワークを適用することができる。また、図1では、画像形成装置100を2台と、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200、サーバ装置(集計先管理サーバ)を各1台の例を示しているが、この数に限定するものではない。また、サーバ装置をプロジェクト管理サーバと集計先管理サーバとに分けているが、これに限定されず、1つの同じサーバ装置にプロジェクト管理サーバと集計先管理サーバとの機能を持たせても良い。また、プロジェクト管理サーバと集計先管理サーバとの一方又は両方の機能を画像形成装置100に持たせることでサーバ装置を備えなくても良い。
ここで、画像形成装置100は、主として、シェアオフィスなどに設置され、複数の企業や組織に所属するユーザが使用するものである。
図2は、画像形成装置100のハードウェア構成を示すブロック図である。
図2に示すように、画像形成装置100は、プロセッサの一例であるCPU(Central Processing Unit)101、ROM(Read Only Memory)102、RAM(Random Access Memory)103、ストレージ104、入力部105、表示部106、文書読取部107、画像形成部108、通信部109、ICカードリーダ110を有する。各構成は、バス111を介して相互に通信可能に接続されている。
CPU101は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、CPU101は、ROM102又はストレージ104からプログラムを読み出し、RAM103を作業領域としてプログラムを実行する。CPU101は、ROM102又はストレージ104に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御および各種の演算処理を行う。本実施形態では、ROM102又はストレージ104には、プログラムが格納されている。
ROM102は、各種プログラムおよび各種データを格納する。RAM103は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。ストレージ104は、HDD(Hard Disk Drive)、又はSSD(Solid State Drive)により構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、および各種データを格納する。
入力部105は、マウス等のポインティングデバイス、およびキーボードを含み、各種の入力を行うために使用される。入力部105では、後述するように、プロジェクトと識別情報や、集計先の登録に使用される。また、文書読取部107を用いて文書の読み取りを開始させる指示や、文書のコピーを開始させる指示などにも使用される。
表示部106は、たとえば、液晶ディスプレイであり、CPU101の制御に基づき各種の情報を表示する。本実施の形態では、表示部106は、後述するように、集計先の特定結果などを表示する。また、表示部106は、タッチパネル方式を採用して、入力部105として機能しても良い。
文書読取部107は、画像形成装置100の上部に設けられた図示しない自動送り装置の給紙台に置かれた文書を1枚ずつ取り込み、取り込んだ文書を光学的に読み取って画像情報を得るものである。あるいは、文書読取部107は、プラテンガラスなどの台に置かれた文書を光学的に読み取って画像情報を得るものである。そのため、ユーザは、文書読取部107を用いて画像情報を画像形成装置100に入力することとなる。
ここで、文書読取部107で読み取られる文書は、文字及び画像の少なくとも一方を紙に印刷したものである。また、文書読取部107で読み取られた文書の画像情報は、画像形成装置100のストレージ104や図示しないサーバ装置のストレージに保存される。
画像形成部108は、文書読取部107による読み取りによって得られた画像情報、又は、図示しないが、ネットワークを介して接続されたPC(Personal Computer)などから得られた画像情報に基づく画像を、紙などの記録媒体に形成するものである。
通信部109は、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200、サーバ装置(集計先管理サーバ)400等の他の機器と通信するためのものであり、例えば、公衆回線、インターネット、イントラネット、イーサネット(登録商標)、FDDI、Wi−Fi(登録商標)等の規格が用いられる。
また、通信部109は、画像形成装置100を公衆回線に接続し、FAX(Facsimile)機能を有する他の画像形成装置と文書読取部107による読み取りによって得られた画像情報を送受信するものである。
ICカードリーダ110は、IC(Integrated Circuit)カードに記憶された情報、例えば、ユーザID、を読み取るためのものである。
なお、前提として、ユーザ情報としてユーザIDなどが記憶されたICカードが画像形成装置100のユーザに配布されている必要がある。
また、ICカードリーダ110でICカードを読み取ることでユーザを特定する場合に限定されず、ICカードリーダ110を用いず、ユーザが自らのIDを入力部105を用いて入力することで使用するユーザを特定するようにしても良いし、又、ユーザ情報を予め画像形成装置100に登録しておき、登録されているユーザ情報の一覧を呼び出して表示部106に表示し、当該表示部106に表示されたユーザ情報から自らのユーザ情報を選択することで使用するユーザを特定するようにしても良い。
また、使用するユーザを特定せず、集計先を特定するようにしても良い。すなわち、集計先を特定するためには、ユーザ情報は必須の情報ではないため、ユーザ毎の使用状況を管理する必要が無い場合は、使用するユーザを特定する必要は無い。
図3は、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200のハードウェア構成を示すブロック図である。
図3に示すように、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200は、CPU201、ROM202、RAM203、記憶部(ストレージ)204、通信部205を有する。各構成は、バス206を介して相互に通信可能に接続されている。
CPU201は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、CPU201は、ROM202又は記憶部(ストレージ)204からプログラムを読み出し、RAM203を作業領域としてプログラムを実行する。CPU201は、ROM202又は記憶部(ストレージ)204に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御および各種の演算処理を行う。本実施形態では、ROM202又は記憶部(ストレージ)204には、プログラムと各種データベースが格納されている。
ROM202は、各種プログラムおよび各種データを格納する。RAM203は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。記憶部(ストレージ)204は、HDD又はSSDにより構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、および各種データを格納する。
通信部205は、画像形成装置100、サーバ装置(集計先管理サーバ)400等の他の機器と通信するためのものであり、例えば、インターネット、イントラネット、イーサネット(登録商標)、FDDI、Wi−Fi(登録商標)等の規格が用いられる。
なお、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200には、その他、マウス等のポインティングデバイス、およびキーボードなどの、各種の入力を行うために使用される入力部や、液晶ディスプレイなどの、各種の情報を表示する表示部を備えても良い。
サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200の記憶部(ストレージ)204には、図4に示すように、プロジェクト管理テーブル300としての記憶領域を有し、各種データを格納する。
プロジェクト管理テーブル300は、図5に示すように、プロジェクトとプロジェクト毎の識別情報とを記憶するものである。
ここで、図5を用いてプロジェクト管理テーブル300について説明する。
図5は、プロジェクト管理テーブル300の例を示す説明図である。プロジェクト管理テーブル300は、プロジェクト1〜プロジェクト5までが管理されていることを示している。
また、プロジェクト管理テーブル300には、プロジェクト毎の識別情報が記憶されている。例えば、プロジェクト1には、識別情報としてプロジェクトの名称と同じ文字列である「プロジェクト1」の他、略称となる「プロ1」、「P1」、「Proj1」が登録されている。なお、識別情報は、図5に示すものに限定されず、コードナンバーやニックネームなど任意に登録することが可能である。
かかるプロジェクト管理テーブル300へのプロジェクトと識別情報との登録は、ユーザが画像形成装置100の入力部105を用いて入力することで行われる。
なお、プロジェクト管理テーブル300へのプロジェクトと識別情報との登録は、ユーザが画像形成装置100の入力部105を用いて入力することで行われる場合に限定されず、プロジェクト管理サーバに入力部を備えさせ、当該入力部を用いて入力するようにしても良い。
また、プロジェクト管理テーブル300には、図6に示すように、プロジェクトと、当該プロジェクトに所属するメンバーのIDとを記憶するようにしても良い。
具体的には、図6に示す例では、プロジェクト1には、ユーザIDの、ID001、ID002、ID003、ID004、ID005、ID009、ID013、ID019、ID025の人が所属しており、プロジェクト2には、ユーザIDの、ID001、ID002、ID006、ID007、ID008、ID009、ID014、ID029の人が所属していることが記憶されている。
ここで、プロジェクト毎に所属するメンバーのプロジェクト管理テーブル300への登録は、ユーザが画像形成装置100の入力部105を用いて入力することで行われるが、この場合に限定されず、プロジェクト管理サーバに入力部を備えさせ、当該入力部を用いて入力するようにしても良い。
このように構成することで、ICカードリーダ110でICカードを読み取った場合に、プロジェクトの絞り込みが可能となり、集計先の特定の精度が向上することや、ユーザ毎の集計が可能となる。
図7は、サーバ装置(集計先管理サーバ)400のハードウェア構成を示すブロック図である。
図7に示すように、サーバ装置(集計先管理サーバ)400は、CPU401、ROM402、RAM403、記憶部(ストレージ)404、通信部405を有する。各構成は、バス406を介して相互に通信可能に接続されている。
CPU401は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、CPU401は、ROM402又は記憶部(ストレージ)404からプログラムを読み出し、RAM403を作業領域としてプログラムを実行する。CPU401は、ROM402又は記憶部(ストレージ)404に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御および各種の演算処理を行う。本実施形態では、ROM402又は記憶部(ストレージ)404には、プログラムと各種データベースが格納されている。
ROM402は、各種プログラムおよび各種データを格納する。RAM403は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。記憶部(ストレージ)404は、HDD又はSSDにより構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、および各種データを格納する。
通信部405は、画像形成装置100、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200等の他の機器と通信するためのものであり、例えば、インターネット、イントラネット、イーサネット(登録商標)、FDDI、Wi−Fi(登録商標)等の規格が用いられる。
なお、サーバ装置(集計先管理サーバ)400には、その他、マウス等のポインティングデバイス、およびキーボードなどの、各種の入力を行うために使用される入力部や、液晶ディスプレイなどの、各種の情報を表示する表示部を備えても良い。
サーバ装置(集計先管理サーバ)400の記憶部(ストレージ)404には、図8に示すように、集計先管理テーブル500、集計情報データベース510、ログデータベース520としての記憶領域を有し、各種データを格納する。
なお、集計情報データベース510、ログデータベース520は、サーバ装置(集計先管理サーバ)400に保存される場合に限定されず、画像形成装置100やサーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200、その他のサーバ装置に保存するようにしても良い。
集計先管理テーブル500は、図9に示すように、集計結果として、集計先とプロジェクトとを記憶するものである。
ここで、図9を用いて集計先管理テーブル500について説明する。
図9は、集計先管理テーブル500の例を示す説明図である。集計先管理テーブル500では、集計先とプロジェクトとが対応づけられて記憶されている。例えば、集計先1は、プロジェクト1が、集計先2は、プロジェクト2が対応されている。
そのため、後述するが、プロジェクト1の文書が文書読取部107から読み取られた場合は、対応する集計先1が集計先として特定され、文書読取部107により読み取られた文書の枚数などがサーバ装置(集計先管理サーバ)400に記憶される。
なお、上述したプロジェクト管理テーブル300と集計先管理テーブル500とを別に記憶する場合に限定されず、同じテーブルに記憶するようにしても良い。すなわち、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200とサーバ装置(集計先管理サーバ)400のいずれか一方のサーバ装置の同じテーブルに記憶するようにしても良い。
集計情報データベース510は、後述する集計先特定部130(図12参照)で行われた集計先の特定処理の結果を保存するものである。
ここで、図10を用いて集計情報データベース510について説明する。
図10は、集計情報データベース510の例を示す説明図である。集計情報データベース510は、後述する集計先特定部130により特定された集計先と文書の枚数とを対応づけて保存するものである。
例えば、集計ID「1」では、ユーザ情報「ID001」のユーザが、特定された集計先1に対応するプロジェクト1に関する文書を5枚分読み取らせたことが保存される。また、同様に、集計ID「5」では、ユーザID「ID003」のユーザが、特定された集計先5に対応するプロジェクト5に関する文書を13枚読み取らせたことが保存される。
かかる集計情報データベース510に集計された文書の枚数を元に、プロジェクト毎の使用料が計算されることとなる。例えば、文書の1枚当たりの単価として10円などの料金が設定されている場合には、集計情報データベース510に集計された文書の枚数と1枚当たりの単価を元に使用料が計算される。かかる使用料を元に、各プロジェクトへの課金処理がされる。
なお、集計情報データベース510に集計される情報は、文書の枚数に限定されず、他の情報、例えば、文書が白黒かカラーかなどの色情報、文書のサイズ、文書が両面印刷されたものか片面印刷されたものか、などの情報であっても良い。
ログデータベース520は、後述するログ作成部150(図12参照)で行われた集計先の特定に関する処理のログを保存するものである。
ここで、図11を用いてログデータベース520について説明する。
図11は、ログデータベース520の例を示す説明図である。ログデータベース520は、後述するログ作成部150により作成された集計先の特定に関する処理のログを、集計先を特定した文書を示す情報と当該文書に対して特定した集計先とを対応づけて保存するものである。
ここで、集計先を特定した文書を示す情報は、例えば、集計ID(図10参照)である。なお、集計先を特定した文書を示す情報は、集計IDに限定されず、例えば、文書読取部107により文書が読み取られた時間や、文書読取部107による読み取りによって得られた画像情報に付与されるファイル名などであっても良い。
ログデータベース520では、例えば、ログID「1」では、集計ID「1」の文書の集計先として集計先1が特定されたことが記憶されている。また、その他、集計先1が特定された根拠として、ユーザ情報「ID001」のユーザが、文書読取部107に読み取らせた文書に識別情報「プロジェクト1」の文字列が含まれていたことから集計先が特定されたことも記憶されている。
また、同様に、ログID「6」では、集計ID「6」の文書の集計先として集計先2が特定されたことが記憶されている。また、その他、集計先2が特定された根拠として、ユーザ情報「ID014」のユーザが、文書読取部107に読み取らせた文書に識別情報「Proj2」の文字列が含まれていたことから集計先が特定されたことも記憶されている。
なお、ログデータベース520に保存される情報は、図11に示すものに限定されず、又、図11に示すものを全て保存するものでもなく、更に、他の情報、例えば、集計先が特定された時間や、集計先が特定された文書の読み取り枚数、などの情報を含んでも良い。
また、プロジェクトの会計責任者は、図示しないが、ネットワークを介してサーバ装置(集計先管理サーバ)400に接続されたPCから集計情報データベース510に記憶されている集計結果とログデータベース520に記憶されているログとを呼び出し、締め日毎などに、集計結果とログとの突き合わせをして、プロジェクト毎の使用料などを集計することとなる。
画像形成装置100は、上記のハードウェア資源を用いて、各種の機能を実現する。画像形成装置100が実現する機能構成について説明する。
図12は、画像形成装置100の機能構成の例を示すブロック図である。
図12に示すように、画像形成装置100は、機能構成として、受付部120、集計先特定部130、提示部140、ログ作成部150を有する。各機能構成は、CPU101がROM102又は記憶部(ストレージ)104に記憶されたプログラムを読み出し、実行することにより実現される。
受付部120は、ユーザにより入力された画像情報を受け付けるものである。具体的には、複数のプロジェクトに所属することで、複数の集計先を有するユーザが、画像形成装置100の文書読取部107を用いて文書を読み取らせたことによって得られた画像情報を受け付けるものである。
集計先特定部130は、画像形成装置100の文書読取部107を用いて文書を読み取らせたことによって得られた画像情報に複数の集計先毎に予め定められた識別情報が含まれている場合に、複数の集計先のうち、画像情報が対応する集計先を特定するものである。
具体的には、得られた画像情報をOCR(Optical character recognition)処理し、当該OCR処理により得られた文字列に、集計先毎に予め定められた識別情報(図5、図9参照)と一致する文字列が含まれているか否かを判定する。そして、一致する文字列が含まれていた集計先が、画像情報が対応する集計先として特定される。特定された集計先は、集計情報データベース510に保存される。
また、集計先特定部130は、一致する文字列が含まれていないと判定した場合は、プロジェクト管理テーブルに記憶されているプロジェクトのリストを画像形成装置100の表示部106に表示させて、ユーザが該当するプロジェクトを選択するようにし、プロジェクトが選択された場合は、当該プロジェクトが集計先として特定するようにしている。
なお、集計先特定部130は、得られた画像情報をOCR処理し、当該OCR処理により得られた文字列に、集計先毎に予め定められた識別情報と一致する文字列が含まれているか否かを判定する場合に限定されず、パターンマッチングやテンプレートマッチングなどを用いて識別情報と一致するか否かを判定するようにしても良い。
提示部140は、集計先特定部130により特定された集計先を表示部106に表示することで、ユーザに向けて表示するものである。
ログ作成部150は、集計先特定部130が集計先を特定する毎にログを作成するものである。ログ作成部150により作成されたログは、上述したように、ログデータベース520に保存される。
なお、画像形成装置100は、機能構成のうち、特に、集計先特定部130、ログ作成部150は、画像形成装置100に備えられる場合に限定されず、サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)200やサーバ装置(集計先管理サーバ)400に備えられても良い。
次に、集計先管理システム10の作用について説明する。
図13は、集計先管理システム10の動作の一例を示すシーケンス図である。
ステップS100において、ユーザが画像形成装置100の入力部105を用いて、プロジェクトとプロジェクト毎の識別情報とを登録する。かかるプロジェクトを登録する入力を受け付けた画像形成装置100のCPU101は、ステップS102において、プロジェクト管理サーバのプロジェクト管理テーブル300へプロジェクトと識別情報とを対応づけて登録する(図5参照)。
ステップS104において、複数のプロジェクトに所属する事で、集計先を複数有するユーザが画像形成装置100の入力部105を用いて、プロジェクト毎の集計先を登録する。かかる集計先を登録する入力を受け付けた画像形成装置100のCPU101は、ステップS106において、集計先管理サーバの集計先管理テーブル500へ集計先を登録する(図9参照)。
かかるステップS100からステップS106は、集計先を管理するための準備となる。また、プロジェクト管理テーブル300と集計先管理テーブル500との両方の情報により、プロジェクトとプロジェクト毎の識別情報とプロジェクト毎の集計先とが対応づけられる。
ステップS108において、ユーザが画像形成装置100のICカードリーダ110を用いてIDカードを読み取らせる。かかるICカードを受け付けた画像形成装置100のCPU101は、ステップS110において、プロジェクト管理サーバへプロジェクトリストを取得させる信号を送信する。
すなわち、プロジェクト管理サーバにより、プロジェクト管理テーブル300を元にプロジェクトのリストが作成され、プロジェクト管理サーバから画像形成装置100に送信される。
なお、プロジェクト管理テーブル300を元にプロジェクトのリストを作成する場合に限定されず、プロジェクトに所属するメンバーのIDを登録している場合には、ICカードリーダ110で読み取ったICカードに登録されているユーザ情報のユーザIDが所属するプロジェクトのリストが作成されるようにしても良い。このように構成した場合は、後述する検索対象となるプロジェクトの識別情報を減らすことができ、集計先を特定するための検索の精度を向上させることができる。
かかるプロジェクトのリストは、画像形成装置100に一時的に記憶される。
ステップS112において、ユーザにより画像形成装置100の文書読取部107(スキャナ部)を用いて文書の読み取りが行われる。かかる文書の読み取りが行われた画像形成装置100のCPU101(受付部120)が、文書の読み取りによって得られた画像情報を受け付ける。画像形成装置100のCPU101(集計先特定部130)は、受け付けた画像情報をOCR処理する。かかるOCR処理により得られた文字列に、一時的に記憶しておいたプロジェクトリストに含まれる識別情報と一致する文字列が含まれているか否かが判定される。
OCR処理により得られた文字列に、一時的に記憶しておいたプロジェクトリストの識別情報と一致する文字列が含まれていると判定された場合は、当該一致する識別情報が対応するプロジェクト名で、集計先管理サーバの集計先管理テーブル500から検索し、集計先を特定する。例えば、OCR処理で「プロジェクト1」の文字列が得られた場合には、プロジェクト1の識別情報「プロジェクト1」と一致するため(図5参照)、当該識別情報と対応するプロジェクト1の名称を集計先管理テーブル500で検索し、プロジェクト1に対応する集計先1(図9参照)が集計先として特定される。そして、集計先管理サーバに、特定された集計先のプロジェクトに対応させて、少なくとも文書の枚数が記憶される。
そして、サーバ装置(集計先管理サーバ)400のCPU401は、特定された集計先を画像形成装置100に送信し、画像形成装置100のCPU101(提示部140)は、受信した集計先を示す情報を表示部106に表示する。例えば、集計先1が特定された場合は、ログのIDと共に、表示部106に集計先1が特定された旨を表示して、ユーザに示す。
なお、一致する文字列が含まれていないと判定された場合は、プロジェクトリストとプロジェクトの選択を促すメッセージとが、図14に示すように、画像形成装置100の表示部106に表示される。この場合は、リストの先頭が選択された状態となっている。そして、ユーザがプロジェクトを選択した場合は、当該プロジェクトが集計先として特定される。
また、一致する文字列が含まれていないと判定された場合は、プロジェクトリストとして、ICカードリーダ110により読み取られたIDカードに登録されているユーザ情報のユーザIDが所属するプロジェクトリストのみを表示するようにしても良い。このように構成することで、選択肢を減らすことで、ユーザがプロジェクトの選択をし易くする事ができる。
なお、ユーザがプロジェクトを選択するまでは、文書読取部107により読み取られた文書のデータをファイルとして保存せず、又、プロジェクトを選択しないまま予め定められた時間が経過した場合は、文書のデータを破棄し、文書の読取処理が完了しなかった旨の表示を行う。
また、特定された集計先が間違っていた場合は、画像形成装置100から修正をすることはできず、表示部に表示されたログのIDから、間違ったプロジェクトと本来のプロジェクトの会計責任者に修正を申し出ることとなる。
なお、上記各実施形態では、集計先特定処理のプログラムがROM102又は記憶部(ストレージ)104に予め記憶(インストール)されている態様を説明したが、これに限定されない。プログラムは、CD−ROM(Compact Disk Read Only Memory)、DVD−ROM(Digital Versatile Disk Read Only Memory)、及びUSB(Universal Serial Bus)メモリ等の記録媒体に記録された形態で提供されてもよい。また、プログラムは、ネットワークを介して外部装置からダウンロードされる形態としても良い。
(第2の実施形態)
つぎに、第2の実施形態について説明する。
上述した第1の実施形態は、集計先を特定する際に、画像形成装置100の文書読取部107により読み取られた画像情報をOCR処理し、当該OCR処理により得られた文字列に、集計先毎に予め定められた識別情報と一致する文字列が含まれているか否かによって集計先を特定しているが、本第2の実施形態は、集計先毎に予め定められた識別情報として、文字列ではなく、集計先毎に対応する文書のフォーマットに関するフォーマット情報を使用して集計先を特定するものである。
ここでは、上述した第1の実施の形態と異なる部分を中心に説明し、重複する部分については説明を簡略又は省略する。
本実施形態では、プロジェクト管理テーブル300には、識別情報として、文字列に加え、又は文字列に代えて、文書のフォーマットに関するフォーマット情報が登録されている。
ここで、フォーマット情報は、文書に記載されている文字や画像の位置、大きさ、色などを定めた描画情報であり、文書の表紙のフォーマットに関する表紙フォーマット情報と、文書のテンプレートに関するテンプレート情報とが含まれる。
なお、フォーマット情報は、表紙フォーマット情報とテンプレート情報とに限定されず、他の情報、例えば、ヘッダーやフッターなどのフォーマットなどであっても良い。
表紙フォーマット情報は、文書の表紙として使用されるフォーマットに関する情報であり、プロジェクト毎に使用する表紙のフォーマットが定められている場合に、集計先特定部130は、表紙のフォーマットを元に文書の集計先を特定する。
具体的には、集計先特定部130は、文書読取部107により読み取られた画像情報に含まれる文書の頁毎に、プロジェクト管理テーブル300に登録されている表紙フォーマット情報が含まれているかを判定し、表紙フォーマット情報が含まれている場合は、当該表紙フォーマット情報が対応する集計先を、画像情報が対応する集計先として特定する。
テンプレート情報は、文書のテンプレート(ひな形)として使用されるフォーマットに関する情報であり、プロジェクト毎に使用する文書のレイアウトや定型文などのテンプレートが定められている場合に、集計先特定部130は、文書のテンプレートを元に文書の集計先を特定する。
具体的には、集計先特定部130は、文書読取部107により読み取られた画像情報に含まれる文書の頁毎に、プロジェクト管理テーブル300に登録されているテンプレート情報と一致するか否かを判定し、テンプレート情報が含まれている場合は、当該テンプレートが対応する集計先を、画像情報が対応する集計先として特定する。
ここで、文書読取部107により読み取られた画像情報と、プロジェクト管理テーブル300に登録されている表紙フォーマット情報やテンプレート情報とが一致するか否かを判定する手法としては、例えば、パターンマッチングやテンプレートマッチングなどの既知の手法を用いて行われる。
なお、文書読取部107により読み取られた画像情報と、プロジェクト管理テーブル300に登録されている表紙フォーマット情報とが一致しない場合は、上述した第1の実施形態のように、画像情報をOCR処理し、当該OCR処理により得られた文字列に、集計先毎に予め定められた識別情報と一致する文字列が含まれているか否かによって集計先を特定するようにしている。
(第3の実施形態)
つぎに、第3の実施形態について図15を用いて説明する。
上述した第1の実施形態、第2の実施形態では、集計先毎に予め定められた識別情報と一致する文字列などが、1つの集計先に対応する識別情報と一致した場合の集計先の特定に関するものであったが、本第3の実施形態は、集計先毎に予め定められた識別情報と一致する文字列などが複数の集計先に対応する識別情報と一致した場合の集計先の特定に関するものである。
ここでは、上述した第1の実施の形態、第2の実施形態と異なる部分を中心に説明し、重複する部分については説明を簡略又は省略する。
ここで、複数の集計先に対応する識別情報と一致する場合の形態としては、1つのプロジェクトに関する文書の中に、他のプロジェクトの名称などが関連情報として記載されている場合や、ユーザが、複数のプロジェクトに関する文書を、一度に画像形成装置100の給紙台に置き、文書読取部107に読み取らせる場合などが該当する。
集計先特定部130は、複数の集計先に対応する識別情報、主として文字列、と一致した場合は、一致する文字列のうち、画像情報の初めの方の頁(例えば、1頁目)に登場する識別情報と一致したものとして、集計先を特定するようにしている。
また、一致する文字列が、同じ頁に登場する場合は、同じ頁のうち、初めの方(上段側)に登場する識別情報と一致したものとして、集計先を特定するようにしている。
この形態は、1つのプロジェクトに関する文書の中に、他のプロジェクトの名称などが関連情報として記載されている場合に該当する。
集計先特定部130は、文書読取部107により得られた画像情報にフォーマット情報が含まれているかを判定し、フォーマット情報が含まれている場合に、フォーマット情報の利用単位、例えば頁毎、で、複数の文書のうちから異なる文書を判別し、判別された文書毎に文書が対応する集計先を特定する。
ここで、フォーマット情報には、上述したように、文書の表紙のフォーマットに関する表紙フォーマット情報と、文書のテンプレートに関するテンプレート情報とが含まれる。
表紙フォーマット情報の場合では、集計先特定部130は、文書読取部107により得られた画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、表紙フォーマット情報が含まれているかを判定し、当該表紙フォーマット情報が含まれている頁を元に画像情報を分けて各々の文書の集計先を特定するようにしている。
例えば、13頁にわたる画像情報を得た場合に、各頁が表紙フォーマット情報と一致するかを判定し、1頁目が集計先1に対応する表紙フォーマット情報と、8頁目が集計先5に対応する表紙フォーマット情報と、それぞれ一致した場合は、画像情報を、1頁目から7頁目までを集計先1、8頁目から13頁目までを集計先5、とに分けて集計先として特定する。
この形態は、ユーザが、複数のプロジェクトに関する文書を、一度に画像形成装置100の給紙台に置き、文書読取部107に読み取らせる場合に該当する。
また、この場合は、ログ作成部150は、図15に示すように、ログデータベース520に、集計先を特定した文書の画像情報に含まれる複数の文書の頁と当該頁に対して特定した集計先とを対応づけて記録する。
例えば、図15に示すように、ログID「5」の場合では、画像情報の頁が13頁あり、1頁目から7頁目までが集計先1、8頁目から13頁目までが集計先5、がそれぞれ集計先として特定されたことを記録する。この場合は、ユーザ「ID003」が、7頁で構成されるプロジェクト1の文書と、6頁で構成されるプロジェクト5の文書とを、一度に給紙台に置いて、文書読取部107により読み取らせた場合である。
テンプレート情報の場合では、集計先特定部130は、文書読取部107により得られた画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、テンプレート情報が含まれているかを判定し、当該テンプレート情報が含まれている頁毎に画像情報を区別して、当該区別された文書毎に集計先を特定するようにしている。
例えば、13頁にわたる画像情報を得た場合に、各頁がテンプレート情報と一致するかを判定し、1頁目〜7頁目までが集計先1に対応するテンプレート情報と、8頁目から13頁目までが集計先5に対応するテンプレート情報と、それぞれ一致した場合は、画像情報を、1頁目から7頁目までを集計先1、8頁目から13頁目までを集計先5、とに分けて集計先として特定する。
この形態は、ユーザが、複数のプロジェクトに関する文書を、一度に画像形成装置100の給紙台に置き、文書読取部107に読み取らせる場合に該当する。
また、この場合でも、表紙フォーマット情報の場合と同様、ログ作成部150は、図15に示すように、ログデータベース520に、集計先を特定した文書の画像情報に含まれる複数の文書の頁と当該頁に対して特定した集計先とを対応づけて記録することとなる。
ここで、表紙フォーマット情報とテンプレート情報とが含まれている場合は、表紙フォーマット情報を優先し、表紙フォーマット情報と一致する頁毎に画像情報を分けて各々の文書の集計先を特定するようにしている。
なお、表紙フォーマット情報をテンプレート情報よりも優先して集計先を特定する場合に限定される、テンプレート情報を優先し、テンプレート情報と一致する頁毎に画像情報を分けて各々の文書の集計先を特定するようにしても良い。
(変形例)
本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲内で様々な変形や応用が可能である。
上述した実施形態は、画像形成装置100の文書読取部107により画像情報を得て、当該画像情報をストレージに保存する場合、いわゆるスキャナ機能について説明したが、これに限定されず、画像形成装置100の文書読取部107により画像情報を得て、当該画像情報を、画像形成部108を用いて紙に印刷する場合、いわゆるコピー機能であっても良い。
また、画像情報が画像形成装置100の文書読取部107ではなく、集計先管理システム10にネットワークを介して接続されたPCから入力された場合、いわゆる印刷機能の場合であっても良い。この場合は、PCから画像形成装置100に入力された画像情報を集計先特定部130が分析し、集計先毎に予め定められた識別情報と一致するかを判定することとなる。
また、通信部109を用いて公衆回線に接続し、FAX機能を有する他の画像形成装置に当該画像情報を送信する場合、いわゆるFAX機能の場合は、集計先毎に予め定められた識別情報にFAXの送信先に関する情報、例えば、会社名やFAX番号、を登録しておき、画像情報をOCR処理して得られた文字列と会社名とが一致した場合や、FAX番号が一致した場合に、集計先を特定するようにしても良い。
また、FAX機能を有する他の画像形成装置から画像情報を受信した場合も同様に、画像情報をOCR処理して得られた文字列と会社名とが一致した場合や、FAX番号が一致した場合に、集計先を特定するようにしても良い。
ここで、特にFAX機能である場合は、集計情報データベース510に、文書の枚数の情報に加え、又は文書の枚数の情報に代えて、通信時間や通信先を保存するようにしても良い。
なお、上述した各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ(例えばCPU:Central Processing Unit、等)や、専用のプロセッサ(例えばGPU:Graphics Processing Unit、ASIC:Application Specific Integrated Circuit、FPGA:Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等)を含むものである。
また、上述した各実施形態におけるプロセッサの動作は、1つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであっても良い。また、プロセッサの各動作の順序は上述した各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更しても良い。
10 集計先管理システム 100 画像形成装置
101 CPU 102 ROM
103 RAM 104 ストレージ
105 入力部 106 表示部
107 文書読取部 108 画像形成部
109 通信部 110 ICカードリーダ
111 バス 120 受付部
130 集計先特定部 140 提示部
150 ログ作成部 200 サーバ装置(プロジェクト管理サーバ)
201 CPU 202 ROM
203 RAM 204 記憶部
205 通信部 206 バス
300 プロジェクト管理テーブル 400 サーバ装置(集計先管理サーバ)
401 CPU 402 ROM
403 RAM 404 記憶部
405 通信部 406 バス
500 集計先管理テーブル 510 集計情報データベース
520 ログデータベース

Claims (10)

  1. プロセッサを備え、
    前記プロセッサは、
    複数の集計先を有するユーザにより入力された画像情報を受け付け、
    前記画像情報に前記複数の集計先毎に予め登録された識別情報が含まれている場合に、当該含まれている識別情報を元に、当該複数の集計先のうち、当該画像情報が対応する集計先を特定する、ことを特徴とする集計先管理装置。
  2. 前記画像情報には、複数の文書が含まれ、
    前記集計先の識別情報には、少なくとも、当該集計先毎に対応する文書のフォーマットに関するフォーマット情報が含まれ、
    前記プロセッサは、前記画像情報に、前記フォーマット情報が含まれている場合に、前記複数の文書に対して当該フォーマット情報の利用単位で異なる文書毎に当該文書が対応する集計先を特定することを特徴とする請求項1に記載の集計先管理装置。
  3. 前記フォーマット情報には、前記集計先毎に対応する文書の表紙のフォーマットに関する表紙フォーマット情報が含まれ、
    前記プロセッサは、前記表紙のフォーマットが異なる文書毎に文書の集計先を特定することを特徴とする請求項2に記載の集計先管理装置。
  4. 前記プロセッサは、前記画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、前記表紙フォーマット情報が含まれるかを判定し、当該表紙フォーマット情報が含まれている頁を元に前記画像情報を分けて各々の文書の集計先を特定することを特徴とする請求項3に記載の集計先管理装置。
  5. 前記フォーマット情報には、前記集計先毎に対応する文書のテンプレートに関するテンプレート情報が含まれ、
    前記プロセッサは、前記テンプレート情報が異なる文書毎に文書の集計先を特定することを特徴とする請求項2〜4のいずれか1項に記載の集計先管理装置。
  6. 前記プロセッサは、前記画像情報に含まれる複数の文書の頁毎に、前記テンプレート情報が含まれているかを判定し、当該テンプレート情報が含まれている頁毎に前記画像情報を区別し、当該区別された文書毎に集計先を特定することを特徴とする請求項5に記載の集計先管理装置。
  7. 前記プロセッサは、
    前記集計先を特定する毎にログを作成し、
    前記ログに、前記集計先を特定した文書を表す情報と当該文書に対して特定した集計先とを対応づけて記録することを特徴とする請求項2〜6のいずれか1項に記載の集計先管理装置。
  8. 前記ログに、前記集計先を特定した文書の画像情報に含まれる複数の文書の頁と当該頁に対して特定した集計先とを対応づけて記録することを特徴とする請求項7に記載の集計先管理装置。
  9. 前記プロセッサは、前記特定した集計先を前記ユーザに向けて表示するようにしていることを特徴とする請求項1〜8のいずれか1項に記載の集計先管理装置。
  10. コンピュータを、請求項1〜9のいずれか1項に記載の集計先管理装置として機能させるための集計先管理プログラム。
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