JP2021051388A - 情報処理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書の属性の変更を行い、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書の格納場所を表示しない場合に比較して、ユーザが再振り分け後の格納場所を容易に把握することができる情報処理装置等を提供する。【解決手段】プロセッサを備え、プロセッサは、電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、電子文書を振り分け、属性の変更を受け付け、変更後の属性に基づいて、電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行うことを特徴とする情報処理装置。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、プログラムに関する。

従来、電子文書を、属性として電子文書に含まれる文字列に基づいて仕分けし、仕分けした属性毎に設けた領域に格納するシステムが存在する。そして、属性が変更になったときには、変更後の属性に基づき電子文書の再振り分けが行われる。

特許文献１には、ＣＰＵは文書登録に際だって、共通使用する属性（テンプレート）の指示を受けつけ、文書登録を行う際に、１以上の文書について、テンプレートを使用して属性を一括登録するファイル管理システムが記載されている。
また、特許文献２には、ドキュメント管理システムが記載されている。このドキュメント管理システムは、電子化したドキュメントをそのドキュメント属性に基づいて仕分けし、仕分けした属性毎に設けたフォルダに格納する際、属性を定めるデータを複数の副属性のデータに分解して階層付け、それぞれの副属性のデータを入力する入力手段と、階層付けられた複数の副属性のデータ間を連携し、仕分け先フォルダに対応させる編集手段と、入力された複数の副属性のデータを階層化状態で格納する属性データの保持領域と、編集手段によって編集された属性データを格納する保持領域とを備える。

特開平１１−１４４０２７号公報 特開平１１−２８８４１７号公報

しかしながら、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書が何れの格納場所に格納されるのかを、ユーザが容易に把握することは困難である。
本発明は、電子文書の属性の変更を行い、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書の格納場所を表示しない場合に比較して、ユーザが再振り分け後の格納場所を容易に把握することができる情報処理装置等を提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、当該電子文書を振り分け、前記属性の変更を受け付け、変更後の前記属性に基づいて、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行うことを特徴とする情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記プロセッサは、前記電子文書に付与された前記属性を基に、当該電子文書を検索し、検索された前記電子文書に対して、前記属性の変更を受け付け、変更を受け付けた属性に基づいて当該電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記プロセッサは、予め定められ、前記属性と格納場所との関係を表すルールに基づき、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を決めることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記プロセッサは、前記属性の変更に対応する前記ルールがないときは、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示せず、当該電子文書を再度振り分ける処理も行わないことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記プロセッサは、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所に加え、当該電子文書を再度振り分ける前の格納場所を関連付けて表示する制御を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記プロセッサは、変更後の属性に対応する格納場所がない場合は、新たに格納場所を作成し、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所として、新たに作成した格納場所を表示することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記プロセッサは、前記電子文書を再度振り分けたときに、当該電子文書が存在しない格納場所が生じたときは、当該電子文書が存在しない格納場所を削除し、前記電子文書を再度振り分ける前の格納場所が削除された旨を表示することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記プロセッサは、ユーザの許可を得た後に、前記電子文書が存在しない格納場所を削除することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、コンピュータに、電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、当該電子文書を振り分ける振分機能と、前記属性の変更を受け付ける受付機能と、変更後の前記属性に基づいて、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行う表示制御機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、電子文書の属性の変更を行い、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書の格納場所を表示しない場合に比較して、ユーザが再振り分け後の格納場所を容易に把握することができる。
請求項２の発明によれば、属性の変更の対象となる電子文書を検索により抽出することができる。
請求項３の発明によれば、業務等の実情に合わせて、電子文書の格納場所を決めることができる。
請求項４の発明によれば、属性の変更に対応するルールがないときは、属性の変更だけを行うことができる。
請求項５の発明によれば、ユーザが再振り分け後の格納場所を、さらに容易に把握することができる。
請求項６の発明によれば、再振り分け後の格納場所をユーザが作成する必要がなくなる。
請求項７の発明によれば、使用されない格納場所の削除を行うことができる。
請求項８の発明によれば、ユーザの意思を反映した上で、使用されない格納場所の削除を行うことができる。
請求項９の発明によれば、電子文書の属性の変更を行い、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書の格納場所を表示しない場合に比較して、ユーザが再振り分け後の格納場所を容易に把握することができる機能をコンピュータにより実現できる。

情報処理装置にて、電子文書に対し、属性を設定する設定画面を示した図である。 （ａ）〜（ｂ）は、属性を使用したルールおよび電子文書の格納場所について示した図である。 情報処理装置の機能構成例について説明したブロック図である。 振分部が、電子文書を再度振り分けるときに行う処理について説明したフローチャートである。 ユーザが属性の変更の対象となる電子文書を検索するのに使用する検索画面を示した図である。 検索結果について示した図である。 一括変更画面について示した図である。 振分部が、フォルダ階層の表示方法を決定する方法について説明したフローチャートである。 （ａ）は、図８のステップ２０４で、表示部に表示される画面を示した図である。（ｂ）は、図８のステップ２０８で、表示部に表示される画面を示した図である。 （ａ）は、図８のステップ２０２で、振分部が、再振り分け先のフォルダを新規に作成する場合の一括変更画面について示した図である。（ｂ）は、図８のステップ２０３で、再振り分け先のフォルダが既存である場合の一括変更画面について示した図である。 （ｃ）は、図８のステップ２０７で、再振り分け前の元のフォルダにファイルが残っているときに、振分部が、元のフォルダを残す場合の一括変更画面について示した図である。（ｄ）は、図８のステップ２０９で、再振り分け前の元のフォルダにファイルが残っていないときに、振分部が、元のフォルダを削除する場合の一括変更画面について示した図である。

＜情報処理装置１０の動作説明＞
本実施の形態の情報処理装置１０は、例えば、電子文書の管理を行う装置である。
ここで、「電子文書」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子文書」は、情報処理装置１０で扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子文書」としては、例えば、文字情報、画像情報等の情報、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。本実施の形態の場合、電子文書は、例えば、見積書、注文書、納品書等の名称で呼ばれる紙文書を印刷するための印刷情報である。また例えば、これらの紙文書をスキャンした画像情報である。

情報処理装置１０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のコンピュータ装置である。そして、情報処理装置１０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、電子文書の管理等を行う。
また、これに限られるものではなく、情報処理装置１０は、例えば、電子文書を扱うシステム全体の管理をするサーバコンピュータであってもよい。この場合、情報処理装置１０は、例えば、情報処理装置１０と接続する端末装置を操作するユーザの認証を行い、電子文書の閲覧のために、電子文書を端末装置に対し送信する。また、端末装置で作成した電子文書を受信し、保存する。情報処理装置１０がクラウド上に設けられる場合、情報処理装置１０は、電子文書の管理等を行うサービスを提供するクラウドサーバであると考えることもできる。

情報処理装置１０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ、およびＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージを備える。ここで、ＣＰＵは、プロセッサの一例であり、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションソフトウェア（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ストレージは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、情報処理装置１０および管理サーバ２０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力デバイスとを備える。

情報処理装置１０は、電子文書に属性を付与し、この属性に基づき、電子文書を管理する。
図１は、情報処理装置１０にて、電子文書に対し、属性を設定する設定画面を示した図である。
図示する設定画面は、ウインドウＷ１として評される。そして、ウインドウＷ１の左側に、属性を設定する電子文書のサムネイル画面Ｇ１が表示される。ここでは、電子文書として、注文書のサムネイル画面Ｇ１が表示されている。そして、ウインドウＷ１の右側上方に、属性を入力する入力欄Ｒ１が、表示される。ユーザは、入力デバイスを使用し、入力欄Ｒ１に属性を入力する。

情報処理装置１０では、この属性を使用したルールを設定することで、電子文書の格納場所を決めることができる。格納場所は、電子文書の保存先であり、例えば、フォルダである。即ち、このルールを設定することで、電子文書を振り分け、希望するフォルダに電子文書を格納することができる。

図２（ａ）〜（ｂ）は、属性を使用したルールおよび電子文書の格納場所について示した図である。
このうち、図２（ａ）は、属性を使用したルールを示している。ここで示すルールは、フォルダ階層とファイル名との関係で示される。フォルダ階層は、電子文書の格納場所のフォルダを示す。そして、このフォルダに電子文書を格納するために必要となる、電子文書のファイル名を示している。つまりここでは、「年度＞文書種類＞取引先名称」の階層で表されるフォルダに電子文書を格納するためには、ファイル名を、「日付＿文書種類＿取引先名」とするルールであることを示している。なお、年度、文書種類、取引先名称は、属性の一例である。
このルールは、情報処理装置１０の操作や管理を行うユーザが、予め設定することができる。これにより、業務等の実情に合わせて、電子文書の格納場所を決めることができる。

図２（ｂ）は、実際に電子文書がフォルダに格納される様子を示している。この場合、電子文書のファイル名は、「２０１６１０１７＿注文書＿Ｋ社株式会社．ｘｄｗ」である。つまり、ファイル名が、日付が、「２０１６１０１７」であり、文書種類が「注文書」であり、取引先名が、「Ｋ社株式会社」であることを示している、そして、このとき電子文書が格納されるフォルダは、「２０１６＞注文書＞Ｋ社」となる。つまり、年度が「２０１６」であり、文書種類が、「注文書」であり、取引先名が、「Ｋ社」であるフォルダに、この電子文書は、格納される。

＜情報処理装置１０の機能構成の説明＞
図３は、情報処理装置１０の機能構成例について説明したブロック図である。
なお、ここでは、情報処理装置１０が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

情報処理装置１０は、ユーザによる指示を受け付ける受付部１１と、電子文書の属性を設定する設定部１２と、電子文書を振り分ける振分部１３と、電子文書を保存する保存部１４と、表示部１６の表示画面を制御する表示制御部１５と、電子文書の表示等を行う表示部１６とを備える。

受付部１１は、本実施の形態の場合、図２に示したような画面から属性の設定を受け付ける。また、受付部１１は、属性の変更の必要が生じたときは、属性の変更を受け付ける。受付部１１は、例えば、ＣＰＵや入力デバイスに対応する。

設定部１２は、属性を設定する。つまり、設定部１２は、受付部１１が、属性の設定を受け付けたときは、設定された属性を電子文書に付与する。また、設定部１２は、属性の変更があったときに、属性の変更の対象となる電子文書について、属性をまとめて変更する。設定部１２は、例えば、ＣＰＵに対応する。

振分部１３は、図２に示した画面から属性の設定があったときに、設定された属性に応じ、予め定められた格納場所に電子文書を振り分ける。また、振分部１３は、属性の変更があったときに、変更後の属性に基づいて、予め定められた格納場所に、電子文書を振り分ける。つまり、電子文書を再度振り分けする処理を行う。振分部１３は、例えば、ＣＰＵに対応する。

保存部１４は、電子文書を保存する。このとき、保存部１４は、設定された属性を併せて保存する。またさらに、電子文書に対する作成日時、変更日時、変更履歴等を保存してもよい。保存部１４は、例えば、メインメモリやストレージに対応する。

表示制御部１５は、詳しくは後述するが、変更後の属性に基づいて、電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行う。表示制御部１５は、例えば、ＣＰＵに対応する。

表示部１６は、電子文書の画像や図２に例示されるような設定画面を表示する。表示部１６は、画像を表示する機能を有するものであれば、特に限られるものではなく、液晶パネル、ブラウン管、プラズマパネル等を備えたディスプレイや、プロジェクタなどが含まれる。表示部１６は、例えば、表示機構に対応する。

＜電子文書を再度振り分ける際の動作説明＞
上述したように、属性の変更があったときは、振分部１３は、電子文書を再度振り分ける処理を行う。以下、この事項について詳述する。
図４は、振分部１３が、電子文書を再度振り分けるときに行う処理について説明したフローチャートである。
まず、ユーザは、属性の変更の対象となる電子文書を検索する（ステップ１０１）。

図５は、ユーザが属性の変更の対象となる電子文書を検索するのに使用する検索画面を示した図である。
図示する検索画面は、表示部１６にウインドウＷ２として表示される。そして、ウインドウＷ２の図中上側に、検索する場所として、入力欄Ｒ２が表示される。ユーザは、この入力欄Ｒ２に検索したい場所として、ドライブやフォルダを指定することができる。
また、ウインドウＷ２の図中下側には、属性を入力するための入力欄Ｒ３が表示される。ユーザは、この入力欄Ｒ３に属性を入力することで、この属性に合致する電子文書を検索できる。ここでは、入力欄Ｒ３中のプルダウンメニューＰ１を使用して、「文書種類」が、注文書である場合を検索しようとしている。また、プルダウンメニューＰ１の図中下側には、検索を行うための属性が、さらに指定できるようになっている。ここでは、プルダウンメニューＰ２を使用して、属性として、「部門」を選択し、部門が開発部である場合を検索しようとしている。
そして、ユーザが、検索ボタンＢｔ１を押下すると、ユーザが入力した検索条件に従い、検索がなされる。

図４に戻り、表示部１６では、ステップ１０１の検索結果が表示される（ステップ１０２）。
図６は、検索結果について示した図である。
ここでは、文書種類が注文書であり、部門が開発部である場合の検索結果を示している。検索結果は、表示部１６にウインドウＷ３として表示される。ウインドウＷ３には、検索結果として、一覧Ｈ１が表示される。一覧Ｈ１には、ファイル名、文書種類、期限、金額、部門、担当者が表示される。そして、文書種類が注文書であり、部門が開発部である電子文書のファイル名が表示される。また、期限、金額、部門、担当者は属性であり、電子文書にこれらの属性が付与されていた場合は、一覧Ｈ１に表示され、付与されていなかった場合は、空欄となる。ここでは、期限、金額については、各電子文書に、この属性が付与されていなかったことを示す。一方、担当者については、この属性が付与されており、担当者Ａ〜Ｃが、表示される。

再び図４に戻り、ユーザは、この検索結果から、変更したい属性を選択する（ステップ１０３）。
この場合、属性として、担当者を変更する場合を、以下に説明する。ユーザは、担当者欄から、変更前の担当者を選択し、変更後の担当者を代わりに入力する。図６では、変更前の担当者として、担当者Ａが選択され、その結果、担当者Ａの欄が、反転表示された状態を示している。

そして、ユーザが、図示しないメニューから「属性一括変更」を選択すると（ステップ１０４）、次に説明する一括変更画面が表示される（ステップ１０５）。
図７は、一括変更画面について示した図である。
図示する一括変更画面は、表示部１６にウインドウＷ４として表示される。そして、ウインドウＷ４の図中上方左側には、変更前の属性を表示する欄Ｒ４が表示される。さらに、図中上方右側には、変更後の属性を入力する入力欄Ｒ５が表示される。ここでは、変更前の属性として担当者Ａが表示され、変更後の属性として、入力欄Ｒ５に担当者Ｘを入力した場合を示している。

さらに、ウインドウＷ４の図中下方左側には、変更前の属性に対応したフォルダ階層Ｆ１が表示される。ここでは、ユーザフォルダ内に、担当者Ａ〜Ｃについてのフォルダとして、フォルダＡ〜Ｃが存在することを示している。つまり、担当者Ａ〜Ｃの電子文書は、それぞれフォルダＡ〜Ｃに振り分けられて格納される。

一方、ウインドウＷ４の図中下方右側には、変更後の属性に対応したフォルダ階層Ｆ２が表示される。このフォルダ階層Ｆ２は、入力欄Ｒ５に入力を行うと表示される。ここでは、ユーザフォルダ内に、フォルダＡ〜Ｃの他に、担当者Ｘについてのフォルダとして、フォルダＸ表示される。そして、フォルダＸは反転表示され、Ｘのフォルダが追加されることを示している。

この場合、図６のウインドウＷ３の検索結果として、表示された担当者Ａの電子文書は、フォルダＸに移動することも示している。即ち、属性の変更の結果として、電子文書が再度振り分けられる。このとき、振り分け先フォルダを示す欄Ｒ６および欄Ｒ７を見ると、担当者Ａの電子文書は、フォルダＡからフォルダＸに再振り分けされることを示している。また、フォルダ階層Ｆ１では、フォルダＡが着色表示もしくは枠付き文字で表示され、フォルダ階層Ｆ２では、フォルダＸが、追加されるフォルダとして反転表示される。これにより、ユーザは、再振り分け前のフォルダＡと再振り分け先のフォルダＸを視覚的に把握することができる。

この場合、振分部１３は、上述したルールに基づき、再振り分け先を決定する。よって、予めこのルールが定められていることが必要である。よって、実際には、振分部１３は、属性の変更に伴い、この属性の変更と連動しているルールが存在するか否かを検索する。そして、存在した場合は、電子文書の再振り分けを行う。
対して、存在しない場合は、電子文書の再振り分けは行わず、属性値の変更だけを行う。この場合、ウインドウＷ４の下方に表示されていたフォルダ階層Ｆ１、Ｆ２は、表示されないか、もしくは、双方とも同じ表示を行い、フォルダの着色表示等は行わない。これにより、ユーザは、再振り分けがされないことを把握できる。

このように、ユーザが、変更後の属性を入力すると（ステップ１０６）、これに応じて電子文書の再振り分け先が、逐次表示される。そして、ユーザがＯＫボタンＢｔ２を押下すると、対象となる電子文書の属性が一括して変更され、電子文書の再振り分けが実行される（ステップ１０７）。

なお、図７のウインドウＷ４の図中下方に表示されていたフォルダ階層Ｆ１、Ｆ２の表示方法は、図７の場合に限られるものではない。
図８は、振分部１３が、フォルダ階層Ｆ１、Ｆ２の表示方法を決定する方法について説明したフローチャートである。
まず、振分部１３は、変更後の属性に対応する再振り分け先のフォルダが既に存在するか否かを判断する（ステップ２０１）。図７の例では、振分部１３は、フォルダＸが既に存在するか否かを判断する。
その結果、存在しない場合（ステップ２０１でＮｏ）、振分部１３は、再振り分け先のフォルダを新規に作成する（ステップ２０２）。その後は、ステップ２０５に移行し、電子文書は、再振り分け先のフォルダに移動する。

対して、存在する場合（ステップ２０１でＹｅｓ）、振分部１３は、再振り分け先のフォルダが既存とする（ステップ２０３）
そして、振分部１３は、振り分け先のフォルダに同じファイル名の電子文書が存在したときは、ユーザに上書きするか否かを決定させる。（ステップ２０４）。

図９（ａ）は、ステップ２０４で、表示部１６に表示される画面を示した図である。
図示する画面は、ダイアログＤ１として表示される。そして、ラジオボタンＲｂ１およびラジオボタンＲｂ２が表示され、それぞれ上書きおよびファイル名を変更して移動のどちらかを選択できるようになっている。そして、ユーザは、ラジオボタンＲｂ１およびラジオボタンＲｂ２のどちらかを選択してＯＫボタンＢｔ３を押下すると、選択した処理が実行される。

図８に戻り、図９（ａ）で、ユーザが、上書きをするラジオボタンＲｂ１を選択した場合（ステップ２０４でＹｅｓ）、電子文書は、既存の電子文書を上書きして、再振り分け先のフォルダに移動する（ステップ２０５）。
対して、図９（ａ）で、ユーザが、ファイル名を変更するラジオボタンＲｂ２を選択した場合（ステップ２０４でＮｏ）、電子文書は、ファイル名が変更され（ステップ２０６）、再振り分け先のフォルダに移動する（ステップ２０５）。

次に、振分部１３は、電子文書の移動の結果、再振り分け前の元のフォルダにファイルが残っているか否かの判断を行う（ステップ２０７）。
そして、残っている場合（ステップ２０７でＹｅｓ）、一連の処理を終了する。つまり、元のフォルダを残す。
対して、残っていない場合（ステップ２０７でＮｏ）、元のフォルダを削除するか否かを、ユーザに決定させる。（ステップ２０８）。

図９（ｂ）は、ステップ２０８で、表示部１６に表示される画面を示した図である。
図示する画面は、ダイアログＤ２として表示される。そして、ラジオボタンＲｂ３およびラジオボタンＲｂ４が表示され、それぞれフォルダを削除する、およびフォルダを削除しないのどちらかを選択できるようになっている。そして、ユーザは、ラジオボタンＲｂ３およびラジオボタンＲｂ４のどちらかを選択してＯＫボタンＢｔ４を押下すると、選択した処理が実行される。

再び図８に戻り、図９（ｂ）で、ユーザが、フォルダを削除しないラジオボタンＲｂ３を選択した場合（ステップ２０８でＮｏ）、振分部１３は、一連の処理を終了する。つまり、元のフォルダを残す。
対して、ユーザが、フォルダを削除するラジオボタンＲｂ４を選択した場合（ステップ２０８でＹｅｓ）、元のフォルダを削除する（ステップ２０９）。

図１０（ａ）は、図８のステップ２０２で、振分部１３が、再振り分け先のフォルダを新規に作成する場合の一括変更画面について示した図である。
この場合、図７と同様のウィンドウＷ４による一括変更画面が表示される。即ち、再振り分け前のフォルダ階層Ｆ１には、フォルダＸは存在しないため、再振り分け後のフォルダ階層Ｆ２では、フォルダＸが新規に作成されることを示している。

また、図１０（ｂ）は、図８のステップ２０３で、再振り分け先のフォルダが既存である場合の一括変更画面について示した図である。
この場合、再振り分け前のフォルダ階層Ｆ１には、フォルダＸが存在するため、フォルダ階層Ｆ１と、再振り分け後のフォルダ階層Ｆ２とでは、同様のフォルダが表示される。即ち、両者ともフォルダＡ〜ＣおよびフォルダＸが表示される。
また、フォルダ階層Ｆ１では、フォルダＡが、またフォルダ階層Ｆ２では、フォルダＸが、着色表示もしくは枠付き文字で表示される。これにより、ユーザは、再振り分け前のフォルダＡと再振り分け後のフォルダＸを視覚的に把握することができる。

図１１（ｃ）は、図８のステップ２０７で、再振り分け前の元のフォルダにファイルが残っているときに、振分部１３が、元のフォルダを残す場合の一括変更画面について示した図である。
この場合、再振り分け前のフォルダ階層Ｆ１には、フォルダＸが存在するため、フォルダ階層Ｆ１と、再振り分け後のフォルダ階層Ｆ２とでは、同様のフォルダが表示される。そして、元のフォルダＡには、ファイルが残っているため、フォルダＡは、削除されず、残されることを示している。
ここでも、フォルダ階層Ｆ１では、フォルダＡが、またフォルダ階層Ｆ２では、フォルダＸが、着色表示もしくは枠付き文字で表示される。これにより、ユーザは、再振り分け前のフォルダＡと再振り分け後のフォルダＸを視覚的に把握することができる。

図１１（ｄ）は、図８のステップ２０９で、再振り分け前の元のフォルダにファイルが残っていないときに、振分部１３が、元のフォルダを削除する場合の一括変更画面について示した図である。
この場合、再振り分け後のフォルダ階層Ｆ２では、フォルダＡが削除されるため、その結果、フォルダＡは、表示されない。これにより、ユーザは、フォルダＡが削除されることを視覚的に把握することができる。
さらにここでも、フォルダ階層Ｆ１では、フォルダＡが、またフォルダ階層Ｆ２では、フォルダＸが、着色表示もしくは枠付き文字で表示される。これにより、ユーザは、再振り分け前のフォルダＡと再振り分け後のフォルダＸを視覚的に把握することができる。

図７の一括変更画面で説明したように、本実施の形態の振分部１３は、電子文書に付与された属性を基に、電子文書を検索し、検索された電子文書に対して、属性の変更を受け付ける。そして、振分部１３は、変更を受け付けた属性に基づいて電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行う。また、振分部１３は、電子文書を再度振り分けたときの格納場所に加え、電子文書を再度振り分ける前の格納場所を関連付けて表示する制御を行う。即ち、上述した欄Ｒ６、Ｒ７やフォルダ階層Ｆ１、Ｆ２を表示する。これにより、電子文書の属性の変更を行い、電子文書の再振り分けが行われる際に、電子文書の格納場所を表示しない場合に比較して、ユーザが再振り分け後の格納場所を容易に把握することができる。そして、ユーザが再振り分け後の格納場所を確認した上で、対象となる電子文書の属性が一括して変更し、再振り分けを行うことができる。

また、図７および図１０（ａ）の一括変更画面で説明したように、本実施の形態の振分部１３は、変更後の属性に対応する格納場所がない場合は、新たに格納場所を作成する。そして、表示部１６に、電子文書を再度振り分けたときの格納場所として、新たに作成した格納場所を表示する。即ち、図７および図１０（ａ）の場合、担当者Ｘについての格納場所として、フォルダＸを新たに作成する。そして、表示部１６に、新たに作成したフォルダＸを表示する。これにより、ユーザは、新たに格納場所を作成され、新たに作成された格納場所に再振り分けが行われることを、容易に把握することができる。

このとき、振分部１３は、予め定められ、属性と格納場所との関係を表すルールに基づき、電子文書を再度振り分けたときの格納場所を決める。これにより、業務等の実情に合わせて、電子文書の格納場所を決めることができる。
また、振分部１３は、属性の変更に対応するルールがないときは、電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示せず、電子文書を再度振り分ける処理も行わない。これにより、ルールが決められていないときは、属性の変更だけを行うようにすることができる。

さらに、図１１（ｄ）の一括変更画面で説明したように、本実施の形態の振分部１３は、電子文書を再度振り分けたときに、電子文書が存在しない格納場所が生じたときは、電子文書が存在しない格納場所を削除し、電子文書を再度振り分ける前の格納場所が削除された旨を表示する。即ち、図１１（ｄ）の場合、再振り分け前のフォルダ階層Ｆ１には、担当者ＡについてのフォルダＡが表示される。一方、再振り分け後は、フォルダＡが削除されるので、再振り分け後のフォルダ階層Ｆ２には、フォルダＡは、表示されない。よって、ユーザは、フォルダＡが削除されることを容易に把握することができる。
またこのとき、図９（ｂ）で示したように、振分部１３は、ユーザの許可を得た後に、電子文書が存在しない格納場所を削除する。つまり、無条件にフォルダＡは削除されるわけではなく、ユーザの同意の後に削除が行われる。

＜プログラムの説明＞
ここで、以上説明を行った本実施の形態の情報処理装置１０で行う処理は、例えば、アプリケーションソフトウェア等のプログラムとして用意される。そして、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。

よって、本実施の形態で、情報処理装置１０が行う処理を実行するプログラムは、コンピュータに、電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、電子文書を振り分ける振分機能と、属性の変更を受け付ける受付機能と、変更後の属性に基づいて、電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行う表示制御機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１０…情報処理装置、１１…受付部、１２…設定部、１３…振分部、１４…保存部、１５…表示制御部、１６…表示部

Claims (9)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、当該電子文書を振り分け、
   前記属性の変更を受け付け、
   変更後の前記属性に基づいて、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行うことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記プロセッサは、
   前記電子文書に付与された前記属性を基に、当該電子文書を検索し、
   検索された前記電子文書に対して、前記属性の変更を受け付け、変更を受け付けた属性に基づいて当該電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、予め定められ、前記属性と格納場所との関係を表すルールに基づき、前記電子文書を再度振り分けるときの格納場所を決めることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記プロセッサは、前記属性の変更に対応する前記ルールがないときは、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示せず、当該電子文書を再度振り分ける処理も行わないことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所に加え、当該電子文書を再度振り分ける前の格納場所を関連付けて表示する制御を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、
   変更後の属性に対応する格納場所がない場合は、新たに格納場所を作成し、
   前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所として、新たに作成した格納場所を表示することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、
   前記電子文書を再度振り分けたときに、当該電子文書が存在しない格納場所が生じたときは、当該電子文書が存在しない格納場所を削除し、
   前記電子文書を再度振り分ける前の格納場所が削除された旨を表示することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
8. 前記プロセッサは、ユーザの許可を得た後に、前記電子文書が存在しない格納場所を削除することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
9. コンピュータに、
   電子文書に付与された属性に基づいて、予め定められた格納場所に、当該電子文書を振り分ける振分機能と、
   前記属性の変更を受け付ける受付機能と、
   変更後の前記属性に基づいて、前記電子文書を再度振り分けたときの格納場所を表示する制御を行う表示制御機能と、
   を実現させるためのプログラム。

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