JP2020149354A - 郵便局の転居情報管理システムにおけるサーバ、方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】転居後に旧住所に転送された郵便物の送付元にも住所変更の手続を迅速に行える郵便局の転居情報管理システムにおけるサーバ、方法及びプログラムを提供する。【解決手段】郵便局の転居情報管理システムのサーバは、ユーザが提出した転居届に基づいて旧住所から新住所への転送を行った際の転送実績を記録する転送実績記録手段を備える。サーバは、転送実績記録手段に記録され、転送された郵便物の送付元の情報をユーザに所定のタイミングで通知する。通知は、住所変更申請を行うべきか否かをユーザが判断するための住所変更申請先の候補リストを含む。また、サーバは、ユーザから代行住所変更申請を受け付け、指定された送付元に対して、住所変更申請を代行する代行住所変更申請手段を備える。【選択図】図２

Description

本発明は、転居に伴う手続を支援するための情報システムに関する。

従来、転居が行われる場合に、転居者自身の住所変更の手続の負担を軽減すると共に、転居者が関係する企業、団体、及び特に郵便物の転送を行う郵便局の作業の負担を軽減し、転居に伴う負担を軽減するためのシステムが知られている。

例えば、特許文献１には、住所情報管理センタのサーバが、転居者の端末から転居情報の届出を受け付け、上記サーバは、転居情報のデータベースへの登録を一時保留状態にし、利用者の住所に本人確認用の往復ハガキを郵送し、転居者からの返信ハガキを受け取り、本人確認がなされた後に、転居情報をデータベースに登録し、この住所情報管理データベースに登録された転居情報を活用して、例えば、郵便物の宛先を転居情報と照合し、郵便物の転送の割合を減らすようにするような住所情報管理システム及び郵便物転送システムが開示されている。

また、特許文献２には、顧客の転居の有無を容易に管理することができる転居管理システム及び転居管理方法が開示されている。

特開２００３−５０８４５号公報 特開２０１８−９２５８１号公報

利用者（転居者）が関係する企業のうち、決済のキャッシュレス化傾向が高まるにつれて、特に、クレジットカードなどのカードを統括するカード会社との関係について着目すると、カード会社の立場からは、転居で住所が変わっても、なかなかカード会社へ住所変更の申請手続がされないという問題がある。

一方、利用者の立場からは、住所変更手続をする対象が多く存在し、都度手続するのは面倒である。ところが、一定期間は郵便局に郵便物転送届を出すことで対応できるので、各社に住所変更を申請することは優先度が低い。しかし、郵便局の自動転送期間が終了する頃には各社に住所変更を申請をすることを失念してしまい、各社からの送付物についても郵便不着扱いとなってしまうという課題がある。特に金融機関からの送付物が不着ということは重大である。

したがって、本発明では、上記のような課題にかんがみ、転居後に新住所に転送された郵便物の送付元にも住所変更の手続を迅速に行えるシステムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明は、以下のような解決手段を提供する。

（１）郵便局の転居情報管理システムのサーバであって、ユーザが提出した転居届に基づいて旧住所から新住所への転送を行った際の転送実績を記録する転送実績記録手段を備え、前記転送実績記録手段に記録され、前記転送された郵便物の送付元の情報を前記ユーザに所定のタイミングで通知することを特徴とする。

（２）上記（１）に記載の構成において、前記通知は、前記転送された郵便物の送付元に対して住所変更申請を行うべきか否かを前記ユーザが判断するための候補リストを含むことを特徴とする。

（３）上記（１）又は（２）に記載の構成において、前記ユーザから代行住所変更申請を受け付け、指定された送付元に対して、住所変更申請を代行する代行住所変更申請手段を備えることを特徴とする。

（４）上記（１）〜（３）のいずれか１つに記載の構成において、前記転居届に記載された転居情報を格納する転居情報格納手段と、郵便物を宛先ごとに自動で振り分ける郵便物振分手段と、を備え、前記郵便物振分手段は、前記転居情報格納手段から転送が必要な旧住所の情報を読み出し、前記郵便物の宛先が前記旧住所であると判断した場合は、転送ありの郵便物として当該郵便物にマーク付けを行うことを特徴とする。

（５）上記（２）に記載の構成において、前記候補リストは、前記転送された郵便物の送付元の中から住所変更申請先を前記ユーザに選択可能とすることを特徴とする。

（６）上記（３）に記載の構成において、前記転居届は、電子メールアドレスの変更情報を含み、前記代行住所変更申請手段は、前記電子メールアドレスの変更情報を前記住所変更申請に含めることを特徴とする。

（７）ユーザが提出した転居届に基づいて旧住所から新住所への転送を行った際の転送実績を記録するステップと、前記転送実績の記録に基づき、前記転送された郵便物の送付元の情報を前記ユーザに所定のタイミングで通知するステップと、をコンピュータが実行することを特徴とする方法。

（８）上記（７）に記載の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

本発明によれば、転居後に新住所に転送された郵便物の送付元にも住所変更の手続を迅速に行えるシステムを提供することができる。

本発明の基本概念を示す図である。 本発明の一実施形態のシステムの機能構成例を示す図である。 上記実施形態のシステムにおける転居情報ＤＢに格納されるデータ構成例を示す図である。 上記実施形態のシステムにおける転送実績ＤＢに格納されるデータ構成例を示す図である。 上記実施形態のシステムにおけるサーバの処理フローを示す図である。 上記実施形態のシステムにおける転居届の入力画面イメージを示す図である。 上記実施形態のシステムにおける住所変更申請先候補リストの画面イメージを示す図である。

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための形態（以下、実施形態）について詳細に説明する。以降の図においては、実施形態の説明の全体を通して同じ要素には同じ番号又は符号を付している。また、機能構成の図において、機能ブロック間の矢印は、データの流れ方向、又は処理の流れ方向を表す。

〔基本概念〕
図１は、本発明の基本概念を示す図である。この図は、本発明を実現するためのシステム（以下、本システム）において、転居者が旧住所に届いた郵便物を新住所に転送してもらう自動転送サービスを受けるときの流れを示したものである。以下、図中の番号の処理について説明する。下記（１）、（２）の処理は従前から行われていることであるが、（３）〜（５）が本システムで新たに実現されるものである。

（１）郵便物転送届
利用者が郵便物転送届（以下、転居届と呼ぶ）を郵便局に提出し、郵便物の自動転送サービスを申し込む（転送期間は転居届出から１年間固定）。
（２）郵便物転送
郵便局では、届出者の旧住所宛の郵便物を転居届に記載された新住所へ転送する。この作業の多くは郵便局での手作業である。
（３）転送実績データ蓄積
郵便局では、郵便物の転送の都度、転送実績として、そのデータをシステムの転送実績ＤＢ（Data Base)に蓄積する。
（４）住所変更申請要候補リスト出力
同システムは、自動転送期間終了日の到来が近づくと（例えば、数ヶ月前）、転送実績ＤＢより住所変更申請を促すための候補リストを出力し、ＷＥＢ又は通知ハガキで本人に通知する。
（５）代行住所変更申請
通知を受け取った本人の要請より、オプション機能として、郵便局のシステムが、転送実績ＤＢに記録された郵便物の送付元それぞれに対して、住所変更申請のデータをＷＥＢ又は通知ハガキで本人に代わって送る。

このようにすることで、郵便局に転居届を出すだけで、実際に転送された郵便物の送付元をまとめて把握することができ、どの送付元に対して住所変更手続をすべきか判断することができる。また、オプション機能である代行申請を利用すれば、郵便局が本人に代わって住所変更手続を行ってくれる。

図２は、本発明の一実施形態のシステムの機能構成例を示す図である。図示するように本システムは、郵便局の転居情報管理システムのサーバ１００を中心としたシステムで実現される。

郵便局（引受局）が郵便物を集荷すると、まずは郵便物振分手段１１０によって、宛先ごとに郵便物を振り分けられる。郵便物振分手段１１０は、通常、郵便番号自動読取区分機によって、郵便物のサイズの認識、切手の上に消印の押下、住所の読み取り、宛先の区分を自動で行うものであるが、一部の作業は人間の手によって行われることもある。

宛先ごとに振り分けられた郵便物は、それぞれの配達局に送られ、配達局の配達担当者によって各戸に配達される。配達担当者はその定められた配達地区内での配達を担当するが、このとき、転居届が出ている転居者リストの住所を確認し、配達先が旧住所のままになっている場合は、転送先の新住所が赤字で印刷されたラベルなどを貼って、転送担当部署に渡し、転送担当部署が転送先の配達局である郵便局に転送する。ただし、本システムにおいては、転送先の配達局の配達担当者が転送を完了すると、そのデータを転送実績としてシステムに入力するものとする。

郵便局の転居情報管理システムのサーバ１００（以下、サーバ１００と呼ぶ）は、ユーザ端末２００と、主としてインターネットを介して通信が可能で、利用者の転居情報を管理するサーバである。インターネット環境を利用できないユーザは、郵便局の窓口で転居届を出すことになるが、この場合は、郵便局員が郵便局内端末１２０から転居届の内容をシステムに入力する。サーバ１００は、機能構成の一例として、転居届受付手段１０１、転居情報ＤＢ１０２（転居情報格納手段）、転送実績ＤＢ１０３（転送実績記録手段）、転送実績入力手段１０４、転送実績通知手段１０５、代行住所変更申請受付手段１０６、代行住所変更申請手段１０７を備えている。

転居届受付手段１０１は、ユーザ端末２００又は郵便局内端末１２０から、転居届（住所変更届）を受信すると、本人確認がなされていることを確認後、その届出を受領し、転居情報ＤＢ１０２に格納する。

図３は、この転居情報ＤＢ１０２に格納されるデータ構成例を示す図である。転居情報ＤＢ１０２には、提出された転居届に基づいて、基本情報として、転居届日、転居届者の氏名、携帯電話番号、電子メールアドレス（本人確認に利用）、転居者全員の氏名、旧住所、新住所（転送先住所）、転送開始日、転送終了日（転居届の提出日から１年）が格納される。同居人のうち旧住所に留まる者がいる場合は、その氏名も格納する。

また、転居情報ＤＢ１０２には、オプション情報として、代行住所変更申請の要/不要、電子メールアドレス変更申請の要/不要、電子メールアドレス変更申請が要の場合、その新旧電子メールアドレスが格納されるようにしてもよい。このように代行申請を可能とすることで、転居者本人が関係各社や個人に個別に住所変更届を提出する手間が省け、また、必要であれば、電子メールアドレスの変更も住所変更届と一緒に通知することが可能となる。過去に転送が実際に発生した送付元のリストを見ることで、届出忘れないかなどを確認することができる。また、転居届には、電子メールアドレスの変更情報を含み、電子メールアドレスの変更情報を住所変更申請に含めるようにしてもよい。本システムでは電子メールアドレスも住所の一部として取り扱うことができるからである。

図２に戻り、転送が必要な場合は、前述したように、転送先の配達担当者が転送を完了すると、サーバ１００の転送実績入力手段１０４によって、そのデータを転送実績として入力する。転送実績入力手段１０４は、入力されたデータを転送実績ＤＢ１０３に格納する。

図４は、この転送実績ＤＢ１０３に格納されるデータ構成例を示す図である。転送実績ＤＢ１０３には、転送届の申請ＩＤ（申請番号）、申請者の氏名、転送開始日、転送終了日、旧住所、新住所が格納され、申請ＩＤごとに、郵便物受付日、郵便物の差出人、転送元郵便局、配達局（転送先郵便局）、転送完了日、などが格納される。可能であれば、郵便物の差出人の住所、宛先名、郵便物の形態（ハガキ、封筒、小包など）の情報も格納するようにしてもよい。

再び図２に戻り、転送実績通知手段１０５は、転送実績ＤＢ１０３に蓄積された転送記録を、転居届を提出した本人に所定のタイミングで通知する。通知手段は、ＷＥＢ又は書面（通知ハガキなど）であってもよい。この通知は、住所変更を申請する先の候補のリスト（候補リスト１０）となり、候補リスト１０は、利用者が住所変更申請を行うべきか否かを個々に判断するためのものであり、転送された郵便物の送付元の中から住所変更申請先をユーザに選択可能とする手段となる。各候補の住所変更申請先のＷＥＢリンクなどが記載されていることが望ましい。また、通知する時期は、少なくとも郵便局の自動転送サービスが終了する２、３ヶ月前に行うことが望ましいが、通知する時期を、例えば、実際に転送が発生するごと、あるいは所定期間後などと指定できるようにしてもよい。

代行住所変更申請受付手段１０６は、オブション機能で、本人から代行住所変更申請（単に代行申請と呼ぶことがある）を受け付ける。代行申請は、本人が候補リスト１０を受け取ってから住所変更申請が必要な送付元を選択してもよいが、転居届を提出したときに前もって行っておいてもよい。ただし、後者の場合は、郵便物の転送が発生したすべての送付元に代行住所変更申請がなされる。また、代行住所変更申請手段１０７は、住所変更申請を代行し、実際に転送が発生した送付元に送付する。このときの通知手段は、それぞれの送付元のルールに合わせて、通知ハガキ又はデータ送信（共通フォーマットとすることが望ましい）であってもよい。

なお、図２の転居情報ＤＢ１０２から郵便物振分手段１１０への点線の矢印で示すように、郵便物振分手段１１０とサーバ１００を連携させ、郵便物振分手段１１０が、転居情報ＤＢ１０２に格納された転送が必要な旧住所の情報を読み出し、郵便物の宛先が転居情報ＤＢ１０２に格納された旧住所であると判断した場合は、転送ありの郵便物として当該郵便物にマーク付け（例えば「要転送」の印を押す）を行うようにしてもよい。加えて、転送先である新住所のラベルを当該郵便物に貼り付けてもよい。そのようにすることで、転送が必要な郵便物であることが分かりやすくなるので、配達局の配達担当者による転送漏れの発生を少なくすることができる。

上記の本システムの機能構成は、あくまで一例であり、一つの機能ブロック（データベース及び機能処理部）を分割したり、複数の機能ブロックをまとめて一つの機能ブロックとして構成したりしてもよい。各機能処理部は、装置に内蔵されたＣＰＵ（Central Processing Unit）が、ＲＯＭ（Read Only Memory）、フラッシュメモリ、ＳＳＤ(Solid State Drive)、ハードディスク等の記憶装置に格納されたコンピュータ・プログラムを読み出し、ＣＰＵにより実行されたコンピュータ・プログラムによって実現される。すなわち、各機能処理部は、このコンピュータ・プログラムが、記憶装置に格納されたデータベース（ＤＢ;Data Base)やメモリ上の記憶領域からテーブル等の必要なデータを読み書きし、場合によっては、関連するハードウェア（例えば、入出力装置、表示装置、通信インターフェース装置）を制御することによって実現される。また、本発明の実施形態におけるデータベース（ＤＢ）は、商用データベースであってよいが、単なるテーブルやファイルの集合体をも意味し、データベースの内部構造自体は問わないものとする。

（処理フロー）
図５は、本システムにおけるサーバ１００の処理フローを示す図である。なお、この処理フロー図（フローチャート）においては、各ステップの入力と出力の関係を損なわない限り、各ステップの処理順序を入れ替えてもよい。

以下の説明では、住所変更届をインターネット（ＷＥＢ）で行ったユーザの場合を想定しているが、銀行の窓口で手続を行ったユーザについては、銀行との通知手段がインターネットから書面（通知ハガキなど）に変わるだけで、基本的な流れは同じである。したがって、書面でやりとりする場合は、下記のフローチャートの説明で、「受信」、「送信」となっている箇所を、「受領」、「送付」に置換えればよい。もちろん、インターネットで最初住所変更届を出しても、以後の通知は書面でももらうようにしてもよい。

以下、転居者（本システムのユーザ）は既に転居届を郵便局に提出済みであるとする。サーバ１００は、定期的に（あるいは所定のタイミングで）転送実績ＤＢ１０３から転送実績のデータを読み出し、ユーザごとの転送実績をチェックする（ステップＳ１０）。そして、転送実績があるユーザがいる場合は（ステップＳ１１：Ｙ）、その転送記録からユーザごとに住所変更申請の要通知先を抽出し、要通知先の候補リストを作成して（ステップＳ１２）、該当ユーザの端末に通知するか又は書面で通知する（ステップＳ１３）。この場合、既にユーザに通知済の候補であって、住所変更申請を完了している候補についてはその旨を候補リストに記載する。

一方、ユーザ側では、サーバ１００から候補リストを受信すると（ステップＳ２０）、その内容をユーザ本人がチェックし、住所変更申請が必要な送付元に自らが住所変更申請を行うか（ステップＳ２２）、郵便局に代行申請をしてもらうかを判断する（ステップＳ２１）。
代行申請をしてもらう場合は、代行申請要求（代行住所変更申請要求）を郵便局に送るかサーバ１００に送信する（ステップＳ２３）。

サーバ１００は、ステップＳ１３の処理を行った後は、既に通知したユーザからの代行申請要求を受信しているかどうかをチェックする（ステップＳ１４）。代行申請要求を受信していなければ（ステップＳ１４：Ｎ）、処理を終了するが、代行申請要求を受信している場合は（ステップＳ１４：Ｙ）、通知先ごとに代行住所変更申請書を作成し（ステップＳ１５）、申請先に通知する（ステップＳ１６）。この通知手段は、申請データ送信又は通知ハガキ郵送とするが、データ送信の場合は、通知先ごとのフォーマットに合わせてもよいが、共通フォーマットを定義しておくことが望ましい。

（画面例）
図６は、本システムにおける転居届の入力画面のイメージを示す図である。この図の画面５００は、転居届画面５１０、代行住所変更申請届画面５２０、電子メールアドレス変更届画面５３０をまとめて記載したものである。転居届画面５１０は、従来からある転居届の内容を示す画面であり、現在、郵便局で実施されているインターネットによる転居届（ｅ転居）の入力項目を列挙したものである。代行住所変更申請届画面５２０は、本システムで提供されるオプション機能である代行住所変更申請の要/不要を指定する画面である。電子メールアドレス変更届画面５３０は、同じく本システムのオプション機能である電子メールアドレスの変更を住所変更と同時に届け出るための画面である。なお、代行住所変更申請の要/不要は候補リストを受け取ってから申請先ごとに指定することも可能である（図７参照）。

図７は、本システムにおける住所変更申請先候補リストの表示画面のイメージを示す図である。住所変更申請先候補リスト表示画面６００は、ユーザの端末に表示可能な画面であるが、別途通知ハガキなどの書面でもユーザに通知されるようにしてもよい。ユーザは、この画面から、過去に実際に転送が完了した郵便物の送付先、転送日、住所変更申請手続の詳細情報へのリンク、代行住所変更申請の要/不要の指定、住所変更申請手段（ＷＥＢ又は書面）などが表示される。ユーザはこの画面で過去の転送実績を把握し、今後も取引を続ける送付元には住所変更申請し、今後は取引が必要でなくなる送付先には住所変更申請をしないという選択をすることができる。

（実施形態の効果）
本システムによれば、転居後に旧住所に転送された郵便物の送付元にも住所変更の手続を迅速に行うことができる。より詳しくは、郵便局に転居届を出すだけで、実際に転送された郵便物の送付元をまとめて把握することができ、どの送付元に対して住所変更申請をすべきか判断することができる。また、オプション機能である代行申請を利用すれば、郵便局が本人に代わって住所変更申請を行ってくれる。このとき、どの送付元に対して住所変更申請をするかどうかは本人が選択可能なので、今後関係を持ち続ける必要がない相手には新しい住所を知らせないようにすることもできる。また、オプション機能として、電子メールアドレスの変更も住所変更手続と同時に行うことができる。

なお、上記の実施形態では、主に郵便局のシステムについて説明したが、宅配業者など物の郵送を行う業者のシステムにも応用が可能である。

以上、実施形態を用いて本発明を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲に限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更又は改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。また、そのような変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。

なお、上記の実施形態では、本発明を物の発明として、郵便局の転居情報管理システムのサーバについて説明したが、本発明は、方法の発明（管理方法）又はコンピュータ・プログラムの発明としても捉えることができる。

１０ 候補リスト
１００ 郵便局の転居情報管理システムのサーバ
１０１ 転居届受付手段
１０２ 転居情報ＤＢ
１０３ 転送実績ＤＢ
１０４ 転送実績入力手段
１０５ 転送実績通知手段
１０６ 代行住所変更通知手段
１０７ 代行住所変更申請手段
１１０ 郵便物振分手段
１２０ 郵便局内端末
２００ ユーザ端末
５００ 入力画面
５１０ 転居届画面
５２０ 代行住所変更申請届画面
５３０ 電子メールアドレス変更届画面

Claims (8)

1. 郵便局の転居情報管理システムのサーバであって、
   ユーザが提出した転居届に基づいて旧住所から新住所への転送を行った際の転送実績を記録する転送実績記録手段を備え、
   前記転送実績記録手段に記録され、前記転送された郵便物の送付元の情報を前記ユーザに所定のタイミングで通知することを特徴とするサーバ。
2. 前記通知は、前記転送された郵便物の送付元に対して住所変更申請を行うべきか否かを前記ユーザが判断するための候補リストを含むことを特徴とする請求項１に記載のサーバ。
3. 前記ユーザから代行住所変更申請を受け付け、指定された送付元に対して、住所変更申請を代行する代行住所変更申請手段を備えることを特徴とする請求項１又は２に記載のサーバ。
4. 前記転居届に記載された転居情報を格納する転居情報格納手段と、
   郵便物を宛先ごとに自動で振り分ける郵便物振分手段と、を備え、
   前記郵便物振分手段は、前記転居情報格納手段から転送が必要な旧住所の情報を読み出し、前記郵便物の宛先が前記旧住所であると判断した場合は、転送ありの郵便物として当該郵便物にマーク付けを行うことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載のサーバ。
5. 前記候補リストは、前記転送された郵便物の送付元の中から住所変更申請先を前記ユーザに選択可能とすることを特徴とする請求項２に記載のサーバ。
6. 前記転居届は、電子メールアドレスの変更情報を含み、前記代行住所変更申請手段は、前記電子メールアドレスの変更情報を前記住所変更申請に含めることを特徴とする請求項３に記載のサーバ。
7. ユーザが提出した転居届に基づいて旧住所から新住所への転送を行った際の転送実績を記録するステップと、
   前記転送実績の記録に基づき、前記転送された郵便物の送付元の情報を前記ユーザに所定のタイミングで通知するステップと、
   をコンピュータが実行することを特徴とする方法。
8. 請求項７に記載の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。