JP2018133638A - ファイル転送装置及び転送失敗通知プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】転送先のファイル保存サーバーの共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーは随時更新されており、最初に通知先として指定されたユーザーから変更されていても、転送対象ファイルの転送に失敗したときは、変更後のユーザーに対して確実にエラー通知を行うことができるファイル転送装置等を提供する。【解決手段】ファイル転送装置２、３は、転送先であるファイル保存サーバー４の共有フォルダ４１に対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、ファイル保存サーバーから取得し通知先として設定する。設定後に、ファイル保存サーバーから通知先情報を取得して、設定された通知先を更新する。共有フォルダへの転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を、更新された通知先に対して行う。【選択図】図５

Description

この発明は、ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送対象ファイルを転送可能なファイル転送装置及び転送失敗通知プログラムに関する。

コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等を備えた多機能デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherala）等の画像形成装置を用いたネットワーク環境においては、例えば画像形成装置でファクシミリ受信したファイルや、ユーザーによる画像形成装置の使用時のカウンタデータ等のサービスデータを含むファイルを、クラウドサーバー等のファイル保存サーバーの共有フォルダに転送して保存しておき、共有フォルダへのアクセス権のあるユーザーによってそれらのファイルを共有する技術が既に知られている。

この場合、転送先の共有フォルダのアカウントにおけるパスワード等が予め登録され、画像形成装置はこのパスワードを用いてログインし、共有フォルダに転送対象ファイルを転送しているが、パスワードの有効期限切れ等により転送に失敗することがある。転送に失敗した場合、一般には、予め指定した通知先に画像形成装置が電子メール等によりエラー通知を行うように設定されている。

特開２０１２−０９００１４号公報

しかしながら、転送先の共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーは随時更新されており、最初に通知先として指定されたユーザーとは異なるユーザーが、共有フォルダにアクセスして、ファクシミリが届いたかどうか等の確認作業を行っている場合がある。その場合、エラー通知先として指定されていないユーザーについてはエラーが通知されないことになり、転送失敗によりファクシミリデータ等が届いていないことを認識できないという課題があった。

なお、特許文献１には、アクセス権に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するドキュメント管理サーバが提案されている。

また特許文献２には、スキャンデータの共有フォルダへの転送機能において、ユーザーＡで実施時に転送エラーが発生した場合に、共有フォルダのアクセス可能なユーザーアカウント情報を取得し、代行者リストとして表示し、ユーザーＡが代行者リストから代行者を選択して、代行者が承認することで共有フォルダへのアップロードを行う画像処理装置が提案されている。

しかし、これらの特許文献１及び２に記載の技術は、ファイル転送に失敗したときのエラー通知を、共有フォルダへのアクセス権があるユーザーに対して行う技術ではなく、上述した課題に対して解決策を提供しうるものではなかった。

この発明は、このような技術的背景に鑑みてなされたものであって、転送先のファイル保存サーバーの共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーは随時更新されており、最初に通知先として指定されたユーザーから変更されていても、転送対象ファイルの転送に失敗したときは、変更後のユーザーに対して確実にエラー通知を行うことができるファイル転送装置及び転送失敗通知プログラムの提供を課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送対象ファイルを転送する転送手段と、前記共有フォルダに対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、前記ファイル保存サーバーから取得し通知先として設定する通知先設定手段と、前記通知先設定手段による通知先の設定後に、前記ファイル保存サーバーから前記通知先情報を取得して、設定された前記通知先を更新する更新手段と、前記転送手段による前記共有フォルダへの転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を、前記更新手段により更新された通知先に対して行う通知手段と、を備えたことを特徴とするファイル転送装置。
（２）ファクシミリ受信手段を備え、前記転送対象ファイルは、前記ファクシミリ受信手段により受信したファクシミリデータを含むファイルである前項１に記載のファイル転送装置。
（３）前記転送対象ファイルは、ファイル転送装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである前項１に記載のファイル転送装置。
（４）前記通知手段は、転送対象ファイルを添付して前記エラー通知を行う前項１〜３のいずれかに記載のファイル転送装置。
（５）前記通知手段がエラー通知を行った後、転送に失敗したことと共にエラー通知が行われた通知先を印刷する印刷手段をさらに備えている前項１〜４のいずれかに記載のファイル転送装置。
（６）前記設定手段によるユーザーの通知先情報の取得及び通知先の設定は、該取得を自動で行う設定が行われたタイミングで実施され、前記更新手段による通知先の更新は、転送対象ファイルの転送が行われる毎に実施される前項１〜５のいずれかに記載のファイル転送装置。
（７）前記更新手段による通知先の更新は、予め設定された間隔で定期的に行われる前項１〜６のいずれかに記載のファイル転送装置。
（８）転送対象ファイルの送信装置から送信された転送対象ファイルをファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する中継装置としての機能を有し、転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルを受信する受信手段を備え、前記転送手段は、前記受信手段により受信した転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する前項１、４、６及び７のいずれかに記載のファイル転送装置。
（９）前記転送対象ファイルの送信装置がファイル転送装置への転送対象ファイルの送信に失敗したときに、前記受信手段は、前記送信装置から転送対象ファイルの送信経路とは異なる経路で送信される転送対象ファイルを受信し、前記転送手段は、前記異なる経路で送信された転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する前項８に記載のファイル転送装置。
（１０）前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置で受信されたファクシミリデータを含むファイルである前項８または９に記載のファイル転送装置。
（１１）前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである前項８または９に記載のファイル転送装置。
（１２）ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送対象ファイルを転送する転送ステップと、前記共有フォルダに対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、前記ファイル保存サーバーから取得し通知先として設定する通知先設定ステップと、前記通知先設定ステップによる通知先の設定後に、前記ファイル保存サーバーから前記通知先情報を取得して、設定された前記通知先を更新する更新ステップと、前記転送ステップによる前記共有フォルダへの転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を、前記更新ステップにより更新された通知先に対して行う通知ステップと、をファイル転送装置のコンピュータに実行させるための転送失敗通知プログラム。
（１３）ファクシミリ受信ステップを前記コンピュータにさらに実行させ、前記転送対象ファイルは、前記ファクシミリ受信ステップにより受信したファクシミリデータを含むファイルである前項１２に記載の転送失敗通知プログラム。
（１４）前記転送対象ファイルは、ファイル転送装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである前項１２に記載の転送失敗通知プログラム。
（１５）前記通知ステップでは、転送対象ファイルを添付して前記エラー通知を行う処理を前記コンピュータに実行させる前項１２〜１４のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
（１６）前記通知ステップでエラー通知を行った後、転送に失敗したことと共にエラー通知が行われた通知先を印刷する印刷ステップを前記コンピュータにさらに実行させる前項１２〜１５のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
（１７）前記設定ステップによるユーザーの通知先情報の取得及び通知先の設定を、該取得を自動で行う設定が行われたタイミングで実施し、前記更新ステップによる通知先の更新を、転送対象ファイルの転送が行われる毎に実施する処理を、前記コンピュータに実行させる前項１２〜１６のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
（１８）前記更新ステップによる通知先の更新を、予め設定された間隔で定期的に行う処理を、前記コンピュータに実行させる前項１２〜１７のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
（１９）前記ファイル転送装置は、転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルをファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する中継装置としての機能を有し、転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルを受信する受信ステップを前記コンピュータにさらに実行させ、前記転送ステップでは、前記受信ステップにより受信した転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する処理を前記コンピュータに実行させる前項１２、１５、１７及び１８のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
（２０）前記転送対象ファイルの送信装置がファイル転送装置への転送対象ファイルの送信に失敗したときに、前記受信ステップでは、前記送信装置から転送対象ファイルの送信経路とは異なる経路で送信される転送対象ファイルを受信し、前記転送ステップでは、前記異なる経路で送信された転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する処理を前記コンピュータに実行させる前項１９に記載の転送失敗通知プログラム。
（２１）前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置で受信されたファクシミリデータを含むファイルである前項１９または２０に記載の転送失敗通知プログラム。
（２２）前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである前項１９または２０に記載の転送失敗通知プログラム。

前項（１）及び（１２）に記載の発明によれば、ファイル保存サーバーの共有フォルダに対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、外部から取得し通知先として設定するとともに、設定後に、ファイル保存サーバーから通知先情報を取得して、設定された通知先を更新する。従って、転送先の共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが更新されて最初に通知先として指定されたユーザーから変更されていたとしても、ファイル転送装置側の通知先も更新されるから、転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を変更後のユーザーに対して確実に行うことができる。

前項（２）及び（１３）に記載の発明によれば、ファクシミリ受信手段により受信したファクシミリデータを含む転送対象ファイルの共有フォルダへの転送に失敗したことを、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが認識できる。

前項（３）及び（１４）に記載の発明によれば、ファイル転送装置の機能の使用に関するサービスデータを含む転送対象ファイルの共有フォルダへの転送に失敗したことを、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが認識できる。

前項（４）及び（１５）に記載の発明によれば、転送対象ファイルを添付してエラー通知が行われるから、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーは、転送エラーとなったファイルの内容を確認できる。

前項（５）及び（１６）に記載の発明によれば、転送に失敗したことと共にエラー通知が行われた通知先が印刷されるから、管理者等は通知が行われた通知先を確認することができる。

前項（６）及び（１７）に記載の発明によれば、ユーザーの通知先情報の取得及び通知先の設定は、該取得を自動で行う設定が行われたタイミングで実施され、通知先の更新は転送対象ファイルの転送が行われる毎に実施されるから、通知先をより新しいものに更新することができる。

前項（７）及び（１８）に記載の発明によれば、通知先の更新は、予め設定された間隔で定期的に行われるから、通知先をより新しいものに更新することができる。

前項（８）及び（１９）に記載の発明によれば、転送対象ファイルの送信装置から送信された転送対象ファイルを受信してファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する場合に、転送対象ファイルの転送に失敗したことを、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが認識できる。

前項（９）及び（２０）に記載の発明によれば、転送対象ファイルの送信装置がファイル転送装置への転送対象ファイルの送信に失敗したときであっても、送信装置から転送対象ファイルの送信経路とは異なる経路で送信される転送対象ファイルをファイル保存サーバーの共有フォルダに転送することができる。

前項（１０）及び（２１）に記載の発明によれば、転送対象ファイルの送信装置で受信されたファクシミリデータを含む転送対象ファイルの共有フォルダへの転送に失敗したことを、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが認識できる。

前項（１１）及び（２２）に記載の発明によれば、転送対象ファイルの送信装置の機能の使用に関するサービスデータを含む転送対象ファイルの共有フォルダへの転送に失敗したことを、共有フォルダへのアクセス権を有するユーザーが認識できる。

この発明の一実施形態に係るファイル転送装置が使用されたファイル転送システムの構成図である。 ファイル転送装置である画像形成装置の電気的構成を示すブロック図である。 （Ａ）（Ｂ）は転送設定及びエラー通知先設定を行うための設定画面である。 エラー通知先の一例を示す表である。 画像形成装置によるファイル保存サーバーへのファイル転送時の動作を示すフローチャートである。 この発明の他の実施形態に係るファイル転送装置が使用されたファイル転送システムの構成図である。 ファイル転送装置である中継サーバーの電気的な構成を示すブロック図である。 中継サーバーによるファイル保存サーバーへのファイル転送時の動作を示すフローチャートである。 画像形成装置から中継サーバーへの転送が失敗した場合の中継サーバーの動作を示すフローチャートである。

以下、この発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係るファイル転送装置が使用されたファイル転送システム１の構成図である。このファイル転送システム１は、相互にネットワーク５を介して接続されたファイル転送装置としての画像形成装置２と、ファイル保存サーバーとしてのクラウドサーバー４を備えている。

この実施形態では画像形成装置２として、多機能デジタルが像形成装置である前述したＭＦＰが用いられている。以下、画像形成装置をＭＦＰともいう。

図２はＭＦＰ２の電気的構成を示すブロック図である。ＭＦＰ２は、ＣＰＵ２１と、ＲＯＭ２２と、ＲＡＭ２３と、スキャナ部２４と、記憶部２５と、プリンタ部２６と、操作パネル２７と、ネットワークコントローラ（Ｎ１Ｃ）２８と、ファクシミリ（ＦＡＸ）送受信部２９等を備えている。

ＣＰＵ２１は、ＭＦＰ２の全体を統括的に制御し、コピー機能、プリンタ機能、スキャン機能、ＦＡＸ機能等の基本機能を使用可能に制御する。また、この実施形態では、転送対象ファイルをネットワーク５を介してクラウドサーバー４の共有フォルダ４１に転送したり、クラウドサーバー４から、共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーの通知先情報を取得して、エラー通知先として設定登録したり、設定登録した通知先情報を新たに取得する毎に更新したり、転送エラーが発生したときに、更新された通知先にエラー通知を送信する等の処理を実行するが、これらの点については後述する。

ＲＯＭ２２は、ＣＰＵ２１の動作プログラム等を格納するメモリであり、ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が動作プログラムに基づいて動作する際の作業領域を提供するメモリである。

スキャナ部２４は、原稿台（図示せず）に置かれた原稿の画像を読み取り、画像データを出力する読み取り手段である。

記憶部２５は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）などの不揮発性の記憶デバイスにより構成されており、ジョブ履歴、スキャナ部２４で読み取られた原稿の画像データ、ユーザー端末等から送信されてきたプリントデータ、ＦＡＸ送受信部２９で受信したＦＡＸデータ等が記憶されるとともに、前述した、クラウドサーバー４から取得した共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーの通知先情報も保存されている。

プリンタ部２６は、スキャナ部２４で読み取られた原稿の画像データやユーザ端末からのプリントデータ等を、指示されたモードに従って印刷するものであり、印刷手段を構成する。

操作パネル２７は、各種入力操作等のために使用されるものであり、メッセージや操作画面等を表示するタッチパネル式液晶等からなる表示部２７１と、テンキー、スタートキー、ストップキー等を備えたキー入力部２７２を備えている。

ネットワークコントローラ２８は、ネットワーク５上のクラウドサーバー４や図示しないユーザー端末等との間での通信を制御することにより、データの送受信を行うものである。

ＦＡＸ送受信部２９は電話回線を介してＦＡＸの送受信を行うものである。

クラウドサーバー４は、オンラインストレージ等のファイル共有サービスに用いられるサーバーである。クラウドサーバー４は、ＭＦＰ２を含む１台または複数台のファイル転送装置から転送されてきたファイルを、ユーザー毎、組織毎あるいはファイル転送装置毎といった所定の単位毎に保存蓄積する機能を有する。このため、各単位毎にファイルを保存する１個または複数個のフォルダを有している。また、フォルダには、複数のユーザーが自由にアクセスしてファイルの閲覧ができる共有フォルダ４１が含まれている。また、各共有フォルダに関連付けて、共有フォルダに対するアクセス権を有するユーザーとその通知先情報が通知先情報保持部４２に登録されている。この実施形態では、ユーザーの通知先情報が電子メールアドレス（以下、単にメールアドレスともいう）である場合を説明するが、ＦＡＸ送信先等であっても良い。アクセス権を有するユーザーは随時変更されており、変更の都度、通知先情報保持部４２の内容が更新されて常時最新の情報が保持されるようになっている。

なお、この実施形態では転送対象ファイルの転送先がクラウドサーバー４の共有フォルダ４１である場合を示しているが、社内ＬＡＮ等を介して社内等の組織内におけるファイルサーバーの共有フォルダに転送して保存する形態であっても良い。

次に、ＭＦＰ１によるクラウドサーバー４へのファイル転送時の動作を説明する。この実施形態では、転送対象ファイルがＦＡＸ送受信部２９で受信されたＦＡＸデータを含むファイルである場合を説明するが、ＦＡＸデータに限定されることはなく、例えばＭＦＰ２のコピー枚数、プリント枚数等のＭＦＰ１の機能使用時のカウンタデータ等のサービスデータを含むファイルであっても良く、ＭＦＰ２からクラウドサーバー４へ転送可能なファイルであれば良い。

ＦＡＸ受信データを含む転送対象ファイルをクラウドサーバー４に転送するには、ＭＦＰ２はネットワーク５を介してクラウドサーバー４にアクセスし、パスワードを含む認証情報をクラウドサーバー４に送信する。認証が成功すると共有フォルダ４１を指定して共有フォルダ４１にファイルを保存する。

しかし、パスワードの有効期限切れ等により転送対象ファイルの転送に失敗することがある。この実施形態では、転送に失敗したときはクラウドサーバー４から取得した、共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーの通知先であるメールアドレスに、失敗したことを示すエラー通知を送信するようになっている。

共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーのメールアドレスの設定、更新及びエラー通知は、次のようにして行われる。

即ちまずファイル転送の開始前に、予めＭＦＰ２の操作パネル２７を用いてあるいは図示しない端末装置から、転送設定及びエラー通知先設定を行う。図３（Ａ）にＦＡＸ転送設定画面を示す。このＦＡＸ転送設定画面では、ＦＡＸ転送を行うか行わないかを設定するための「ＯＮ」ボタンと「オフ」ボタン、転送先を設定するための「転送先」ボタン、エラー通知先を設定するための「エラー通知先」ボタン、転送先である共有フォルダ４１の名称、転送先を変更するための「転送先変更」ボタンが表示されている。

ＭＦＰ２の管理者等が、「ＯＮ」ボタンを選択し、「エラー通知先」ボタン６１を押すと、図３（Ｂ）に示す通知先設定画面に遷移する。この通知先設定画面では、通知先を固定にする「固定」ボタン、通知先固定の場合に、受信したＦＡＸデータを添付してエラー通知を行うかどうかのチェックボタン、通知先固定の場合の通知先のアドレス入力欄、通知先を自動で設定するための「自動」ボタン、通知先自動の場合に、受信したＦＡＸデータを添付してエラー通知を行うかどうかのチェックボタンが表示されている。また、通知先自動の場合は、該当フォルダにアクセス権のあるユーザーに電子メールでエラー通知を行うことを示すメッセージも表示されている。

管理者等が「自動」を選択すると、ＭＦＰ２はクラウドサーバー４にアクセスし、ユーザー情報保持部４２から、該当する共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーの通知先情報を取得する。取得した通知先情報であるメールアドレス情報はＭＦＰ２の記憶部２５に保存登録され、ファイル転送失敗時にエラー通知を行う通知先として設定される。図４はクラウドサーバー４から取得され、ＭＦＰ２に保存登録されたユーザーのメールアドレス情報の一例を示す。なお、メールアドレス情報と共にユーザーの名前等も取得し保存しても良い。

こうして、ＦＡＸ転送設定及び転送失敗時のエラー通知先の自動設定が行われると、ＭＦＰ２はＦＡＸを受信する毎にクラウドサーバー４へのファイル転送を実行する。そして、ファイル転送が行われる毎に、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報を取得し、記憶部２５に保存登録されているメールアドレス情報を更新する。これによって、記憶部２５に保存登録されているメールアドレス情報は常に新しいものに更新される。

なお、通知先の設定後におけるクラウドサーバー４からの通知先情報の取得及び更新は、管理者等によって予め設定された間隔で定期的に行われても良い。

転送対象ファイルの転送に失敗した場合、ＭＦＰ２は、記憶部２５に保存されているエラー通知先のメールアドレス情報を呼び出して、転送に失敗したことを示すエラー通知を電子メールにより各メールアドレスに送信する。従って、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーは、転送に失敗したＦＡＸデータがあることをエラー通知により認識することができる。この際、図３（Ｂ）に示す通知先設定画面において、受信したＦＡＸデータを添付する設定がなされている場合は、エラー通知と共にＦＡＸデータも添付される。この場合は、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーは、転送に失敗したＦＡＸデータの内容も知ることができる。

通知先へのエラー通知の送信後、ＭＦＰ２は転送に失敗したことをプリンタ部２６で印刷する。この際、エラー通知を行った通知先であるメールアドレスを併せて印刷しても良い。この印刷によって、管理者等は転送に失敗したことと共にエラー通知先を知ることができる。

このように、この実施形態では、ＭＦＰ２は、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報であるメールアドレス情報を、クラウドサーバー４から取得し通知先として設定するとともに、設定後に、転送対象ファイルが転送される毎にクラウドサーバー４から通知先情報を取得して、設定された通知先情報を更新する。従って、転送先の共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーが更新されて最初に通知先として設定されたユーザーから変更されていたとしても、ＭＦＰ２側の通知先も更新されるから、転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を変更後のユーザーに対して確実に行うことができる。しかも、この実施形態では、転送が行われる毎にメールアドレス情報を取得して更新するから、アクセス権を有しているがエラー通知が行われないユーザーをさらに少なくすることができる。

図５は、ＭＦＰ１によるクラウドサーバー４へのファイル転送時の動作を示すフローチャートである。この動作は、ＭＦＰ２のＣＰＵ２１がＲＯＭ２２等に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

ステップＳ０１で、ＦＡＸ受信データの転送機能がオンの時にＦＡＸを受信すると、ステップＳ０２で、クラウドサーバー４の共有フォルダに接続（認証）可能かどうかを判断する。接続（認証）可能である場合（ステップＳ０２でＹＥＳ）、ステップＳ０５で、ＦＡＸデータを含む転送対象ファイルの転送を行うとともに、転送後、該当フォルダにアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報の取得を行う。そして、通知先設定時に既に取得し記憶部２５に保存したメールアドレス情報（内部転送先アドレス）を更新する。

ステップＳ０２で、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に接続（認証）可能でない場合（ステップＳ０２でＮＯ）、ステップＳ０３で、転送先クラウドサーバー４の該当フォルダにアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みかどうかを調べる。取得済みであれば（ステップＳ０３でＹＥＳ）、ステップＳ０４で、保存されている取得済みのユーザーのメールアドレスに、転送失敗を示すエラー通知を送信する。また、転送失敗を示すプリントを行う際に、エラー通知先であるメールアドレスの情報もプリントする。

ステップＳ０３で、転送先クラウドサーバー４の該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みでなければ（ステップＳ０３でＮＯ）、ステップＳ０６で、転送失敗を示すプリントを行う際のエラー通知先に、「エラーメール通知先なし」の情報も付加して印刷する。

図６は、この発明の他の実施形態に係るファイル転送装置が使用されたファイル転送システム１の構成図である。このファイル転送システム１は、相互にネットワーク５を介して接続されたＭＦＰ２と、中継サーバー３と、クラウドサーバー４を備えている。この実施形態では、ＭＦＰ２から送信される転送対象ファイルを受信した中継サーバー３が、受信した転送対象ファイルをクラウドサーバー４へ転送するファイル転送装置として機能する。

なお、ＭＦＰ２及びクラウドサーバー４の構成は、図１及び図２に示した実施形態と同じである。

図７は、中継サーバー３の電気的な構成を示すブロック図である。中継サーバー３は、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、記憶部３４、表示装置３５、入力装置３６、ネットワークインターフェース部（ネットワークＩ/F部）３７等を備え、システムバス３８を介して互いに接続されている。

ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３２や記憶部３４等に保存されているプログラムを実行することにより、中継サーバー３の全体を統括的に制御する。特に、この実施形態では、ＭＦＰ２から受信した転送対象ファイルをネットワーク５を介してクラウドサーバー４の共有フォルダ４１に転送したり、クラウドサーバー４から、共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーの通知先情報であるメールアドレス情報を取得して、エラー通知先として設定したり、設定したメールアドレス情報を新たに取得する毎に更新したり、転送失敗時に、更新されたメールアドレスにエラー通知を送信する等の処理を実行する。

ＲＯＭ３２は、ＣＰＵ３１が実行するためのプログラムやその他のデータを保存する記憶媒体である。

ＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１が動作用プログラムに従って動作する際の作業領域を提供する記憶媒体である。

記憶部３４は、ハードディスク等の記憶媒体からなり、ＣＰＵ３１が動作を実行するためのアプリケーションプログラム、ＭＦＰ２から送信されてきたＦＡＸデータ等の他に、クラウドサーバー４の通知先情報保持部４２から取得した共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーのメールアドレス情報も保存されている。

表示装置３５は、ＣＲＴや液晶表示装置等からなり、各種のメッセージ及びユーザーに対する入力受付画面、選択画面等を表示する。

入力装置３６は、ユーザによる入力操作に用いられるもので、キーボードやマウス等からなる。

ネットワークインターフェース部３７は、ＭＦＰ２、クラウドサーバー４、図示しないユーザー端末等との間で、ネットワーク５を介してデータの送受信を行う通信手段として機能する。

次に、中継サーバー３が、ＭＦＰ２から送信されてきたＦＡＸデータを受信して、ＦＡＸデータを含む転送対象ファイルをクラウドサーバー４に転送する場合の動作を説明する。なお、転送対象ファイルはＦＡＸ送受信部２９で受信されたＦＡＸデータを含むファイルである場合を説明するが、これに限定されることはなく、例えばＭＦＰ２のコピー枚数、プリント枚数等のＭＦＰ１の機能使用時のカウンタデータ等のサービスデータを含むファイルであっても良く、ＭＦＰ２から受信しクラウドサーバー４へ転送可能なファイルであれば良い。

ＦＡＸ受信データをＭＦＰ２から受信するために、管理者等は、ＭＦＰ２において受信したＦＡＸデータを中継サーバー３に転送する設定を行っておく。さらに、中継サーバー３に対し、図１に示した実施形態におけるＭＦＰ２の場合と同様に、予め図３に示した設定画面と同様の設定画面を用いて、転送設定及びエラー通知先設定を行う。設定は図示しない端末装置から行っても良い。

設定画面において、管理者等が「自動」を選択すると、中継サーバー３はクラウドサーバー４にアクセスし、通知先情報保持部４２から、該当する共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報を取得する。取得したメールアドレス情報は中継サーバー３の記憶部３４に保存登録され、ファイル転送失敗時にエラー通知を行う通知先として設定される。

こうして、ＦＡＸ転送設定及び転送失敗時のエラー通知先の自動設定を行った後、中継サーバー３は、ＦＡＸデータをＭＦＰ２から受信するたびにクラウドサーバー４へのファイル転送を実行する。そして、ファイル転送が行われる毎に、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報を取得し、記憶部３４に保存登録されているメールアドレス情報を更新する。これによって、記憶部３４に保存登録されているメールアドレス情報は常に新しいものに更新される。

ＭＦＰ２から受信した転送対象ファイルをクラウドサーバー４に転送するには、中継サーバー３はネットワーク５を介してクラウドサーバー４にアクセスし、パスワードを含む認証情報をクラウドサーバー４に送信する。認証が成功すると共有フォルダ４１を指定して共有フォルダ４１にファイルを保存する。

中継サーバー３が、クラウドサーバー４へアクセスするためのパスワードの有効期限切れ等により転送対象ファイルの転送に失敗した場合、中継サーバー３は、記憶部３４に保存されているエラー通知先のメールアドレス情報を呼び出して、転送に失敗したことを示すエラー通知を電子メールにより各メールアドレスに送信する。従って、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーは、転送に失敗したＦＡＸデータがあることをエラー通知により認識することができる。この際、図３（Ｂ）に示す通知先設定画面において、受信したＦＡＸデータを添付する設定がなされている場合は、エラー通知と共にＦＡＸデータも添付される。この場合は、共有フォルダ４１に対してアクセス権のあるユーザーは、転送に失敗したＦＡＸデータの内容も知ることができる。

このように、この実施形態では、中継サーバー３は、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報であるメールアドレス情報を、クラウドサーバー４から取得し通知先として設定するとともに、設定後に、転送対象ファイルが転送される毎にクラウドサーバー４から通知先情報を取得して、設定された通知先情報を更新する。従って、転送先の共有フォルダ４１へのアクセス権を有するユーザーが更新されて最初に通知先として設定されたユーザーから変更されていたとしても、中継サーバー３側の通知先も更新されるから、転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を変更後のユーザーに対して確実に行うことができる。しかも、この実施形態では、転送が行われる毎にメールアドレス情報を取得して更新するから、アクセス権を有しているがエラー通知が行われないユーザーをさらに少なくすることができる。

図８は、中継サーバー３によるクラウドサーバー４へのファイル転送時の動作を示すフローチャートである。この動作は、中継サーバー３のＣＰＵ３１が記憶部３４等に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

ステップＳ１１で、中継サーバー３が、ＦＡＸデータの受信転送機能がオンの時にＭＦＰ２からＦＡＸデータを受信すると、ステップＳ１２で、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に接続（認証）可能かどうかを判断する。接続（認証）可能である場合（ステップＳ１２でＹＥＳ）、ステップＳ１５で、ＦＡＸデータを含む転送対象ファイルの転送を行うとともに、転送後、該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報の取得を行い、通知先設定時に既に取得し記憶部２５に保存したメールアドレス情報（内部転送先アドレス）を更新する。

ステップＳ１２で、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に接続（認証）可能でない場合（ステップＳ１２でＮＯ）、ステップＳ１３で、転送先のクラウドサーバー４の該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みかどうかを調べる。取得済みであれば（ステップＳ１３でＹＥＳ）、ステップＳ１４で、保存されている取得済みのユーザーのメールアドレスに、転送失敗を示すエラー通知を送信する。

ステップＳ１３で、転送先クラウドサーバー４の該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みでなければ（ステップＳ１３でＮＯ）、ステップＳ１６で、転送エラー通知を行う際に、中継サーバー３のユーザーつまり転送設定を行った管理者に対してエラー通知を行う。

ところで、ＭＦＰ２から受信した転送対象ファイルを、中継サーバー３がクラウドサーバー４へ転送する実施形態では、中継サーバー３からクラウドサーバー４への転送失敗ではなく、ＭＦＰ２から中継サーバー３への転送失敗もある。

そこで、ＭＦＰ２は中継サーバー３への転送が失敗した場合、転送に失敗したことの通知と転送対象のＦＡＸデータを含むＦＡＸ情報を、ＦＡＸデータの本来の送信経路とは異なる送信経路で送信する。異なる送信経路の例として、ＦＡＸデータの中継サーバー３への送信がＦＴＰ（File Transfer Protocol）送信により行われている場合、電子メールによる送信等を挙げることができる。また、ＦＡＸ情報には、転送に失敗したことの通知及びＦＡＸデータの他に、電話番号、Ｆコード等も含まれる。中継サーバー３が、ＦＡＸデータを仕分けて異なる共有フォルダ４１に転送する場合、仕分けのために電話番号、Ｆコード等の情報が必要となる。

図９は、ＭＦＰ２から中継サーバー３への転送が失敗した場合の中継サーバー３の動作を示すフローチャートである。この動作は、中継サーバー３のＣＰＵ３１が記憶部３４等に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

ステップＳ２１で、中継サーバー３が、ＦＡＸデータの受信転送機能がオンの時に中継サーバー３への送信に失敗した旨の通知とＦＡＸ情報をＭＦＰ２から受信すると、ステップＳ２２で、ＦＡＸ情報を解析して、例えばＦＡＸ番号ＸＸＸならＸＸ商社用の共有フォルダ、といったように、転送すべき共有フォルダ４１を確定する。

次にステップＳ２３で、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に接続（認証）可能かどうかを判断する。接続（認証）可能である場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、ステップＳ２６で、ＦＡＸデータを含む転送対象ファイルの転送を行うとともに、転送後、該当フォルダにアクセス権のあるユーザーのメールアドレス情報の取得を行い、通知先設定時に既に取得し記憶部２５に保存したメールアドレス情報（内部転送先アドレス）を更新する。

ステップＳ２３で、クラウドサーバー４の共有フォルダ４１に接続（認証）可能でない場合（ステップＳ２３でＮＯ）、ステップＳ２４で、転送先クラウドサーバー４の該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みかどうかを調べる。取得済みであれば（ステップＳ２４でＹＥＳ）、ステップＳ２５で、保存されている取得済みのユーザーのメールアドレスに、転送失敗を示すエラー通知を送信する。

ステップＳ２４で、転送先クラウドサーバー４の該当フォルダ４１にアクセス権のあるユーザーのメールアドレスを取得済みでなければ（ステップＳ２４でＮＯ）、ステップＳ２７で、転送エラー通知を行う際に、中継サーバー３のユーザーつまり転送設定を行った管理者に対してエラー通知を行う。

１ ファイル転送システム
２ 画像形成装置
３ 中継サーバー
４ クラウドサーバー
５ ネットワーク
２１ ＣＰＵ
２５ 記憶部
２９ ＦＡＸ送受信部
３１ ＣＰＵ
３４ 記憶部
４１ 共有フォルダ
４２ 通知先情報保持部

Claims (22)

1. ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送対象ファイルを転送する転送手段と、
   前記共有フォルダに対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、前記ファイル保存サーバーから取得し通知先として設定する通知先設定手段と、
   前記通知先設定手段による通知先の設定後に、前記ファイル保存サーバーから前記通知先情報を取得して、設定された前記通知先を更新する更新手段と、
   前記転送手段による前記共有フォルダへの転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を、前記更新手段により更新された通知先に対して行う通知手段と、
   を備えたことを特徴とするファイル転送装置。
2. ファクシミリ受信手段を備え、
   前記転送対象ファイルは、前記ファクシミリ受信手段により受信したファクシミリデータを含むファイルである請求項１に記載のファイル転送装置。
3. 前記転送対象ファイルは、ファイル転送装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである請求項１に記載のファイル転送装置。
4. 前記通知手段は、転送対象ファイルを添付して前記エラー通知を行う請求項１〜３のいずれかに記載のファイル転送装置。
5. 前記通知手段がエラー通知を行った後、転送に失敗したことと共にエラー通知が行われた通知先を印刷する印刷手段をさらに備えている請求項１〜４のいずれかに記載のファイル転送装置。
6. 前記設定手段によるユーザーの通知先情報の取得及び通知先の設定は、該取得を自動で行う設定が行われたタイミングで実施され、前記更新手段による通知先の更新は、転送対象ファイルの転送が行われる毎に実施される請求項１〜５のいずれかに記載のファイル転送装置。
7. 前記更新手段による通知先の更新は、予め設定された間隔で定期的に行われる請求項１〜６のいずれかに記載のファイル転送装置。
8. 転送対象ファイルの送信装置から送信された転送対象ファイルをファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する中継装置としての機能を有し、
   転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルを受信する受信手段を備え、
   前記転送手段は、前記受信手段により受信した転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する請求項１、４、６及び７のいずれかに記載のファイル転送装置。
9. 前記転送対象ファイルの送信装置がファイル転送装置への転送対象ファイルの送信に失敗したときに、前記受信手段は、前記送信装置から転送対象ファイルの送信経路とは異なる経路で送信される転送対象ファイルを受信し、
   前記転送手段は、前記異なる経路で送信された転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する請求項８に記載のファイル転送装置。
10. 前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置で受信されたファクシミリデータを含むファイルである請求項８または９に記載のファイル転送装置。
11. 前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである請求項８または９に記載のファイル転送装置。
12. ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送対象ファイルを転送する転送ステップと、
    前記共有フォルダに対してアクセス権を有するユーザーの通知先情報を、前記ファイル保存サーバーから取得し通知先として設定する通知先設定ステップと、
    前記通知先設定ステップによる通知先の設定後に、前記ファイル保存サーバーから前記通知先情報を取得して、設定された前記通知先を更新する更新ステップと、
    前記転送ステップによる前記共有フォルダへの転送対象ファイルの転送に失敗したとき、転送に失敗したことを示すエラー通知を、前記更新ステップにより更新された通知先に対して行う通知ステップと、
    をファイル転送装置のコンピュータに実行させるための転送失敗通知プログラム。
13. ファクシミリ受信ステップを前記コンピュータにさらに実行させ、
    前記転送対象ファイルは、前記ファクシミリ受信ステップにより受信したファクシミリデータを含むファイルである請求項１２に記載の転送失敗通知プログラム。
14. 前記転送対象ファイルは、ファイル転送装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである請求項１２に記載の転送失敗通知プログラム。
15. 前記通知ステップでは、転送対象ファイルを添付して前記エラー通知を行う処理を前記コンピュータに実行させる請求項１２〜１４のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
16. 前記通知ステップでエラー通知を行った後、転送に失敗したことと共にエラー通知が行われた通知先を印刷する印刷ステップを前記コンピュータにさらに実行させる請求項１２〜１５のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
17. 前記設定ステップによるユーザーの通知先情報の取得及び通知先の設定を、該取得を自動で行う設定が行われたタイミングで実施し、前記更新ステップによる通知先の更新を、転送対象ファイルの転送が行われる毎に実施する処理を、前記コンピュータに実行させる請求項１２〜１６のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
18. 前記更新ステップによる通知先の更新を、予め設定された間隔で定期的に行う処理を、前記コンピュータに実行させる請求項１２〜１７のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
19. 前記ファイル転送装置は、転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルをファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する中継装置としての機能を有し、
    転送対象ファイルの送信装置からの転送対象ファイルを受信する受信ステップを前記コンピュータにさらに実行させ、
    前記転送ステップでは、前記受信ステップにより受信した転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する処理を前記コンピュータに実行させる請求項１２、１５、１７及び１８のいずれかに記載の転送失敗通知プログラム。
20. 前記転送対象ファイルの送信装置がファイル転送装置への転送対象ファイルの送信に失敗したときに、前記受信ステップでは、前記送信装置から転送対象ファイルの送信経路とは異なる経路で送信される転送対象ファイルを受信し、
    前記転送ステップでは、前記異なる経路で送信された転送対象ファイルを前記ファイル保存サーバーの共有フォルダに転送する処理を前記コンピュータに実行させる請求項１９に記載の転送失敗通知プログラム。
21. 前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置で受信されたファクシミリデータを含むファイルである請求項１９または２０に記載の転送失敗通知プログラム。
22. 前記転送対象ファイルは、前記転送対象ファイルの送信装置の機能の使用に関するサービスデータを含むファイルである請求項１９または２０に記載の転送失敗通知プログラム。

Images