JP2016071410A - 帳票管理システム、管理簿データ更新方法、およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】本願発明に係る帳票管理システムは、帳票サービスサーバ(10)と管理簿サービスサーバ(20)とを備え、帳票サービスサーバは、帳票データ管理部(12)と、帳票データ送信部(13)と、ネットワーク(40)を介して帳票データと当該帳票データの保存の指示とを受信し、受信した帳票データの帳票データベースへの保存を帳票データ管理部に対して指示するとともに、受信した帳票データの管理簿サービスサーバへの送信を帳票データ送信部に対して指示する受信処理部(11)とを有し、管理簿サービスサーバは、管理簿マッピング情報(250)に基づいて、受信した帳票データに含まれる帳票項目の情報を管理簿データの管理簿項目の情報として取り込むことにより、管理簿データを生成することを特徴とする。
【選択図】図1
Description
このような場合、従来は、表計算ソフト等を用いて管理簿を別途作成し、ユーザが目視で確認した電子帳票の所定の帳票項目の記載内容を、作成した管理簿に手入力またはクリップボード機能を利用してコピーを行うことによって、管理簿の記載内容を更新していた。
また、従来のデータベース間でデータをコピーする一般的な技術を用いて、帳票データベースに記憶された帳票のデータを、管理簿を記憶する管理簿データベースに保存する方法では、データベースの処理負担が増大するという問題もある。
〈帳票管理システムの構成〉
図1は、本発明の一実施の形態に係る帳票管理システムの構成を示す図である。
同図に示される帳票管理システム1は、出金伝票や各種申込書等の電子帳票(以下、単に「帳票」とも称する。)を作成・管理するとともに、帳票と連携して管理簿を作成・管理するシステムである。
具体的に、帳票管理システム1は、帳票サービスサーバ10と、管理簿サービスサーバ20とを含む。帳票サービスサーバ10は、電子帳票の帳票データを帳票データベース14によって管理する。管理簿サービスサーバ20は、管理簿の管理簿データを管理簿データベース26によって管理する。
帳票サービスサーバ10は、例えば、端末30を介したユーザによる業務のワークフローに沿った帳票に対する操作(例えば帳票の保存、帳票の電子的な申請や承認等)に応じた要求を、ネットワーク40を介して受信し、受信した要求に応じて、帳票データの更新、読み出し、および送信等を行う。
管理簿サービスサーバ20は、例えば、帳票サービスサーバ10による帳票データに対する操作に連動して、管理簿データの更新を行う。また、管理簿サービスサーバ20は、端末30からの要求に応じて、後述する管理簿マッピング情報250を生成する。更に、管理簿サービスサーバ20は、端末30からの管理簿の閲覧要求に応じて、管理簿データベース26に記憶されている管理簿データを読み出して端末30に送信する。
次に、管理簿サービスサーバ20による管理簿データ更新方法の概要を説明する。
図2は、本実施の形態に係る帳票管理システムにおける管理簿サービスサーバによる管理簿データ更新方法を説明するための図である。
ここでは、図2に示される複数の帳票データ5A_1〜5A_n、5B_1〜5B_nから2つの管理簿データ6_1、6_2を更新する場合について説明する。
次に、本実施の形態に係る帳票管理システムにおける管理簿データの更新処理の手順について詳細に説明する。
図3は、実施の形態1に係る帳票管理システムにおける管理簿データの更新処理の手順を示す図である。なお、ここでは、帳票管理システム1内に管理簿サービスサーバ20が1つだけ存在する場合を一例として説明する。
次に、マッピング処理部22によるマッピング処理について詳細に説明する。
ここでは、一例として、図4Aおよび図4Bに示される帳票データ50、51から、図5Aおよび図5Bに示される管理簿マッピング情報400A、400Bに基づいて、図6Aおよび図6Bに示される管理簿データ60、61を更新する場合について説明する。なお、図6A、6Bには、管理簿データを端末30の画面上にウェブページとして表示した場合の表示例である。
先ず、マッピング処理部22は、受信した帳票データに関連する管理簿マッピング情報250が記憶部25に記憶されているか否かを判定する(S121)。例えば、管理簿マッピング情報250とは別に、管理簿マッピング情報250と帳票データ(帳票ID)との対応関係を示すリンクテーブルを記憶部25に予め格納しておき、マッピング処理部22が、受信した帳票データの帳票IDをインデックスとして上記リンクテーブルを参照することによって、対応する管理簿マッピング情報の有無を判定する。上記リンクテーブルには、管理簿マッピング情報250と帳票IDとの対応関係を示す情報に加えて、帳票IDで特定される帳票データの帳票項目の情報を管理簿データ内のどこのレコード(行)に入力(保存)するかを指定する管理簿レコード番号が含まれる。
例えば、管理簿サービスサーバ20が、図4Aに示される“工事申込書(一般)”の帳票データ50を受信した場合、帳票データ50の帳票フォームID“Fxx1”に対応する管理簿マッピング情報400A、400Bを記憶部25から読み出す。
例えば、上記の例の場合、図5Bに示される管理簿マッピング情報400Bには、取り込み情報404として、帳票項目“住所”に“東京都”が含まれている場合に帳票項目の情報を取り込むことが設定されている。そこで、マッピング処理部22は、受信した帳票データ50の帳票項目“住所”の情報を参照し、その情報内に“東京都”が含まれるか否かを判定する。例えば、上述の図5Bに示される管理簿マッピング情報400Bに基づく判定の場合、受信した帳票データ50の帳票項目“住所”の情報に“東京都”が含まれているため、マッピング処理部22は取り込み条件を満足していると判定し、ステップS124に移行する。なお、図5Aに示される管理簿マッピング情報400Aには、取り込み条件404が設定されていないため、この場合は、取り込み条件の判定を行うことなく、ステップS124に移行する。
同図に示されるように、マッピングデータ220は、管理簿ID221、管理簿項目指定情報222、および帳票項目の情報(値)223を含む。マッピングデータ220は、取り込み元の帳票項目と取り込み先の管理簿項目との対応関係毎に生成される。例えば図5に示されるように、取り込み先の帳票項目毎に、マッピングデータ220_1〜220_m(mは1以上の整数)が生成される。例えば、マッピングデータ220_1には、管理簿項目指定情報222として“項目1(申込日)”と、帳票項目の情報223として、“20yy/1/10”とが含まれる。同様に、マッピングデータ220_2には、管理簿項目指定情報222として“項目2(お客様名)”と、帳票項目の情報223として、“AA BB”とが含まれる。
次に、マッピングデータに基づく管理簿データの保存処理について説明する。
上述したように、図3のステップS14において、管理簿データ管理部23は、マッピング処理部22によって生成されたマッピングデータ220に基づいて管理簿データを生成し、管理簿データベース26に保存する。具体的に、管理簿データ管理部23は、マッピングデータ220に含まれる帳票項目の情報223を、管理簿ID221で特定される管理簿データ内の管理簿項目指定情報222によって指定された管理簿項目へ保存(入力)する。
次に、管理簿マッピング情報250の生成方法について説明する。
例えば、例えばネットワーク40を介して端末30から管理簿マッピング情報の生成指示が送信されると、帳票サービスサーバ10内の端末操作情報処理部11がその指示を受信し、端末操作情報処理部11がデータ連携処理13を介して、管理簿サービスサーバ20に対し、管理簿マッピング情報の生成指示を送信する。管理簿マッピング情報生成部24は、管理簿マッピング情報の生成指示に応じて、管理簿マッピング情報250を生成する。
同図に示されるメニュー画面700は、例えば、管理簿マッピング情報の生成するためのコマンドが端末30のキーボード等の操作入力部を介して入力されることによって、ウェブブラウザによって端末30の画面上に表示されるものである。
メニュー画面700上には、対象の管理簿データに取り込むべき帳票データ毎に、情報入力欄702が表示される。情報入力欄702には、取り込み対象の帳票データの帳票フォームIDの入力欄703、および帳票名の入力欄704に加え、取り込み先の管理簿項目に対応付ける取り込み元の帳票項目を管理簿項目毎に入力する入力欄705が含まれる。
以上、本実施の形態に係る帳票管理システムによれば、ユーザ(端末)から帳票データの保存等の指示を受けた場合に、帳票サービスサーバが保存対象の帳票データを帳票データベースに保存するとともに保存対象の帳票データを管理簿サービスサーバに送信し、帳票データを受信した管理簿サービスサーバが、管理簿マッピング情報に基づいて、受信した帳票データに含まれる帳票項目の情報を対応する管理簿データの管理簿項目の情報として保存するので、帳票の最新の記載内容を管理簿に容易に反映させることができる。これによれば、従来のように人手作業による管理簿データの更新を行わなくても、管理簿データを常に最新の状態に保つことが可能となる。
Claims (5)
- 帳票の帳票データを帳票データベースによって管理する帳票サービスサーバと、
複数の前記帳票から抽出した所定の帳票項目の情報をまとめて記載した管理簿の管理簿データを管理簿データベースによって管理する管理簿サービスサーバと、を備え、
前記帳票サービスサーバは、
前記帳票データベースに対して前記帳票データを保存する帳票データ管理部と、
前記帳票データを前記管理簿サービスサーバに送信する帳票データ送信部と、
ネットワークを介して前記帳票データと当該帳票データの保存の指示とを受信し、受信した前記帳票データの前記帳票データベースに対する保存を前記帳票データ管理部に対して指示するとともに、受信した前記帳票データの前記管理簿サービスサーバへの送信を前記帳票データ送信部に対して指示する受信処理部と、を有し、
前記管理簿サービスサーバは、前記帳票サービスサーバから送信された前記帳票データを受信した場合に、前記管理簿データと前記帳票データとの対応関係を示す管理簿マッピング情報に基づいて、受信した前記帳票データに含まれる帳票項目の情報を前記管理簿データの管理簿項目の情報として取り込むことにより、前記管理簿データを更新する
ことを特徴とする帳票管理システム。 - 請求項1に記載の帳票管理システムにおいて、
前記管理簿マッピング情報は、更新すべき管理簿データを特定する管理簿IDと、取り込み先の前記帳票データの種別を示す帳票フォームIDと、取り込み元の前記帳票データの帳票項目と取り込み先の前記管理簿データの管理簿項目との対応関係を示す項目間対応情報と、を含み、
前記管理簿サービスサーバは、
前記帳票サービスサーバから送信された前記帳票データを受信する帳票データ受信部と、
前記管理簿マッピング情報を前記管理簿データ毎に記憶する記憶部と、
前記記憶部に記憶された前記管理簿マッピング情報に基づいて、前記帳票データ受信部によって受信した前記帳票データの中から前記項目間対応情報で指定された前記帳票項目の情報を選択するとともに、選択した前記帳票項目の情報と、選択した前記帳票項目の情報の取り込み先の前記管理簿IDと、選択した前記帳票項目の情報の保存先の管理簿項目を指定する管理簿項目指定情報と、含むマッピングデータを生成するマッピング処理部と、
前記マッピング処理部によって生成された前記マッピングデータに含まれる前記帳票項目の情報を、前記管理簿IDで特定される前記管理簿データ内の前記管理簿項目指定情報によって指定された管理簿項目へ保存する管理簿データ管理部と、を有する
ことを特徴とする帳票管理システム。 - 請求項2に記載の帳票管理システムにおいて、
前記管理簿マッピング情報は、前記管理簿データに前記帳票データの帳票項目の情報を取り込むか否かを判定するための帳票項目の条件を指定する取り込み条件情報を更に含み、
前記マッピング処理部は、受信した前記帳票データに含まれる帳票項目の情報が前記取り込み条件情報によって指定された条件と合致する場合に、前記マッピングデータを生成する
ことを特徴とする帳票管理システム。 - 帳票の帳票データを帳票データベースによって管理する帳票サービスサーバと、複数の前記帳票から抽出した所定の帳票項目の情報をまとめて記載した管理簿の管理簿データを管理簿データベースによって管理する管理簿サービスサーバとを備える帳票管理システムにおいて、前記管理簿データを保存するための管理簿データ更新方法であって、
前記帳票サービスサーバが、ネットワークを介して前記帳票データと当該帳票データの保存の指示とを受信する第1ステップと、
前記帳票サービスサーバが、前記第1ステップにおいて受信した前記帳票データを前記帳票データベースに保存する第2ステップと、
前記帳票サービスサーバが、前記第1ステップにおいて受信した前記帳票データを前記管理簿サービスサーバへ送信する第3ステップと、
前記管理簿サービスサーバが、前記第3ステップにおいて前記帳票サービスサーバから送信された前記帳票データを受信する第4ステップと、
前記管理簿サービスサーバが、前記管理簿データと前記帳票データとの対応関係を示す管理簿マッピング情報に基づいて、前記第4ステップにおいて受信した前記帳票データに含まれる帳票項目の情報を前記管理簿データの管理簿項目の情報として取り込むことにより、前記管理簿データを更新する第5ステップと、を含む
ことを特徴とする管理簿データ更新方法。 - コンピュータに、請求項4に記載の管理簿データ更新方法における各ステップを実行させるためのプログラム。
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