JP2010170438A - 文書管理システム - Google Patents

文書管理システム Download PDF

Info

Publication number
JP2010170438A
JP2010170438A JP2009013773A JP2009013773A JP2010170438A JP 2010170438 A JP2010170438 A JP 2010170438A JP 2009013773 A JP2009013773 A JP 2009013773A JP 2009013773 A JP2009013773 A JP 2009013773A JP 2010170438 A JP2010170438 A JP 2010170438A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
document
file
user
management system
storing
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Pending
Application number
JP2009013773A
Other languages
English (en)
Inventor
Daisuke Kinoshita
大輔 木下
Daisuke Matsumoto
大輔 松本
Hayato Asada
隼人 浅田
Hiroshi Kawabe
博史 川辺
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Hitachi Ltd
Original Assignee
Hitachi Ltd
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Hitachi Ltd filed Critical Hitachi Ltd
Priority to JP2009013773A priority Critical patent/JP2010170438A/ja
Publication of JP2010170438A publication Critical patent/JP2010170438A/ja
Pending legal-status Critical Current

Links

Images

Landscapes

  • Document Processing Apparatus (AREA)
  • Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)

Abstract

【課題】
本発明は、内容の解析などを行わなくとも文書の関連付けを簡易な構成で実現することをその目的とする。
【解決手段】
上記の目的を達成するために、本発明では、編集などで利用者が用いた文書について、その編集等の作業の際に、参照等を行った文書と当該文書を対応付けるものである。また、この対応付けにおいて、リンク情報を用いて実行することも本発明に含まれる。より詳細には、複数の文書を格納する手段と、利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有する。
【選択図】 図1

Description

本発明は、電子的な文書を管理する文書管理システムやそれを用いた文書管理方法もしくは文書管理方法をコンピュータに実現させるためのプログラムに関する。その中でも特に、文書間の対応付け、関連付けを実行する技術に関する。
従来から電子的な文書を取り扱うことがなされている。電子的な文書の場合、コピーがし易いとの性格などから、登録される文書の数は膨大になることが多い。このため、関連する(対応する)文書同士を対応付ける、とのニーズが潜在的に存在する。例えば、特許文献1では、文書集合分析装置において、時間的に異なる日時に発行された文書同士でも、内容の相関が高い場合には関連性が高いと判断できるようにするために、定条件により文書集合を特定する文書集合特定部10と、前記文書集合に含まれる各文書間の内容類似度を評価する内容類似性評価部20と、前記文書集合に含まれる各文書間の時間類似度を評価するタイムスタンプ類似性評価部30と、前記内容類似度および時間類似度に基づいて、文書間の関係性を抽出する関係抽出部40と、前記文書間の関係性に基づき、該文書の中心性を算出する中心性判定50と、前記得られた文書間の関係性と、個々の文書の中心性に基づいて、文書集合全体から文書集合中に含まれる話題語,話題語に関連する文書集合,その文書集合中における文書の役割を特定する情報分析100と、前記特定された文書集合を可視化して出力する情報出力部110と、を備える。
特開2008-210024号公報
しかしながら、特許文献1においては、文書中に含まれる「話題語:などその内容を解析する必要があり、処理に負荷が掛かるとの課題が存在する。
本発明は、内容の解析などを行わなくとも文書の関連付けを簡易な構成で実現することをその目的とする。
上記の目的を達成するために、本発明では、編集などで利用者が用いた文書について、その編集等の作業の際に、参照等を行った文書と当該文書を対応付けるものである。また、この対応付けにおいて、リンク情報を用いて実行することも本発明に含まれる。より詳細には、複数の文書を格納する手段と、利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有する。
本発明によれば、簡便な構成で文書の対応付けを実現できる。
以下、本実施の形態で用いる文書管理システムはユーザが作成したファイルを管理するためのシステムである。文書管理システムはファイルの履歴管理や登録されているファイルが複数のユーザより更新されないよう排他制御を行なう機能を有する。このシステムでは、他の利用者がファイルの更新が出来ないように排他制御をかけることをチェックアウト、また、ファイルの更新と同時にチェックアウト状態を解除することをチェックインと定義する。
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて詳細に説明する。
図1は、本発明の一実施の形態に係わる文書管理システムの構成を示すブロック図である。図2は、図1で記載されているデータベースのテーブルを詳細に説明したものである。図3〜7は本発明に係わる文書管理システムの参照関連付けの流れを表したフローチャートである。
まず、文書管理システムのサーバ構成と文書管理システムで利用するテーブルについて説明する。文書管理システムは、文書管理システムが稼動するWEBサーバ100と文書管理システムで利用するデータを格納するDBサーバ200で構成されている(図1)。DBサーバにはドキュメントテーブル300、成果物テーブル400、参照情報一時格納テーブル500、参照情報管理テーブル600で構成される。
ドキュメントテーブル(図2)は、ユーザにより文書管理システムに登録されたファイルの情報が格納される。ファイルの情報は1履歴ごとにレコードが作成され、ドキュメントIDというIDによりユニークに区別される。複数あるレコードがあるファイルの履歴であることを識別するために、シリーズID、何番目の履歴であるかを示すバージョン番号を付与する。ドキュメントIDが異なるシリーズIDが同じであるとき、2つのレコードは同じファイルの履歴情報であり、バージョン番号により履歴の順序が識別できる。また、チェックアウト状態を保持するために、チェックアウトユーザIDとチェックアウトユーザ名称を利用する。
成果物テーブル(図2)にはユーザにより文書管理システムに登録されたファイルの実体が格納される。ファイルの実体はドキュメントIDによりドキュメントテーブルの情報と関連付けされている。
参照情報一時格納テーブル(図2)は、ユーザが参照したドキュメントの情報を一時的に格納するためのテーブルである。
参照管理情報テーブルは、文書管理システム内に登録されているあるドキュメントを更新する際、参照されたドキュメントの情報と参照された日時が格納される。
以下、図3〜7のフローチャートに従って、本実施の形態の各処理を説明する。
(1)ファイルをチェックアウトしていない際にファイルを参照した場合の処理(図3)
ファイルをチェックアウトする前に必要なファイルを参照し、その後ファイルをチェックアウトして作業を行なうユーザが存在する。そのため、文書管理システムはファイルをチェックアウトしていない場合、一時的に参照情報を保持しておく。利用者XがファイルAを参照する(ステップ1)。参照されたファイルAのドキュメントID=AAAAAAAAをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ2)。ステップ2で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する(ステップ3)。押下されたファイルを参照した情報を保持するために、参照情報一時格納テーブルにユーザID=11111111、参照ドキュメントのシリーズID=XXXXXXXX、参照日時、参照時刻のレコードを追加する(ステップ4)。その後、利用者XのPCにファイルをコピーする(ステップ5)。この処理により、ユーザがファイルをチェックアウトする前に参照したファイルの情報を一時的に保持することを実現する。
(2)ファイルをチェックアウトした際の過去参照情報の関連付け処理(図4)
利用者Xがファイルをチェックアウトした場合、過去に参照した情報とチェックアウトしたファイルを関連付ける。利用者XがファイルBをチェックアウトする(ステップ6)。チェックアウトされたファイルBのドキュメントID= BBBBBBBBをキーとして、ドキュメントテーブルのチェックアウトユーザID=11111111、チェックアウトユーザ名称=利用者Xをセットする(ステップ7)。これにより、ファイルBがチェックアウト状態となる。次に(1)で保持した参照情報をチェックアウトしたファイルの参照情報と関連付ける。まず、参照情報一時格納テーブルより、ユーザID=11111111に一致するすべてのレコードを取得する。取得した情報に対象ドキュメントのシリーズID=YYYYYYYYを付与し、参照情報管理テーブルへ格納する(ステップ8)。参照情報の関連付けが完了したら、参照されたファイルBのドキュメントID= BBBBBBBBをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ9)。ステップ9で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する(ステップ10)。そして、利用者XのPCにファイルをコピーする(ステップ11)。これによりチェックアウトしたファイルとチェックアウト前に参照したファイルの情報を関連付けることができる。
(3)チェックアウト時に他のファイルを参照した際の処理(図5)
利用者がファイルをチェックアウトしている際に他のファイルを参照した場合の関連付け方法について以下図5を用いて説明する。利用者Xが、チェックアウトしているファイルB以外のファイルCを参照する(ステップ12)。参照されたファイルCのドキュメントID= CCCCCCCCをキーとして、成果物テーブルよりファイル実体を取得しダウンロード画面を表示する(ステップ13)。ステップ13で表示されたダウンロード画面にて、利用者Xがダウンロードボタンを押下する(ステップ14)。ここで、チェックアウトされているファイルBとファイルCの関連付けを行なう。まず、ファイルCのドキュメントID= CCCCCCCCをキーとしてドキュメントテーブルよりファイルCのシリーズIDを取得する(ステップ15)。次に、利用者XがチェックアウトしているファイルのシリーズID一覧を、チェックアウトユーザID= 11111111をキーとして、ドキュメントテーブルより取得する。同時に、参照情報管理テーブルに格納するために、現在の日時と時刻を取得する(ステップ16)。ステップ16で取得した結果があるかチェック(ステップ17)し、あった場合その数の回数ステップ18〜20を繰り返し実施する。ステップ15で取得したシリーズIDとステップ16で取得したシリーズID一覧よりシリーズIDを一つ取得(ステップ18)したものと比較(ステップ19)する。一致した場合は参照管理情報テーブルへ参照情報を格納しない。一致しない場合、参照情報管理テーブルに対して、ユーザID=11111111、対象ドキュメントのシリーズID= YYYYYYYY、参照したドキュメントのシリーズID= ZZZZZZZZ、ステップ16で取得した参照日付、参照時刻を格納する(ステップ20)。それらが完了した後、利用者XのPCにファイルをコピーする(ステップ21)。これによりチェックアウト中のファイルと、チェックアウト中に参照した他のファイルとの関連付けることができる。
(4)チェックイン処理(図6)
利用者が修正したドキュメントを文書管理システムに対してチェックインを行なう手順について図6を用いて説明する。利用者Xが、修正したファイルBを文書管理システムに対してチェックインを行なう(ステップ22)。ステップ22でチェックインされたファイル実体は、採番されたドキュメントID=DDDDDDDDとともに成果物テーブルに格納する(ステップ23)。また、ドキュメントテーブルに対して、チェックインされたファイルの情報である、ドキュメントID= DDDDDDDD、ドキュメント名称=ファイルB、シリーズID= YYYYYYYY、バージョン番号=2を格納する。同時に、チェックアウト前のドキュメントID= BBBBBBBBに該当するレコード情報のチェックアウトユーザID、チェックアウトユーザ名称の値をクリアする(ステップ24)。
(5)一時的に保持していた参照情報の削除処理(図7)
利用者が削除条件(ログアウト・一定期間の経過等)の操作を行なった際に一時的に保持していた参照情報の削除を行なう。以下図7のログアウトを削除条件とした例のフローを用いて説明する。利用者Xはログアウト処理を実施する(ステップ25)。その際にユーザID=11111111をキーとして、参照情報一時格納テーブルから該当するレコードを削除する(ステップ26)。これにより、一時的に保持していた該当ユーザの参照情報が削除される。
文書管理システムブロック図。 本発明の一実施形態で用いるデータテーブルを示す図。 ファイルをチェックアウトしていない際にファイルを参照した場合の処理フローを示す図。 ファイルをチェックアウトした際の過去参照情報の関連付け処理フローを示す図。 チェックアウト時に他のファイルを参照した際の処理を示す図。 チェックイン処理フローを示す図。 一時的に保持していた参照情報の削除処理を示す図。
100…webサーバ(文書管理システム)、200…DBサーバ(文書管理システム)、300…ドキュメントテーブル、400…成果物テーブル、500…参照情報一時格納テーブル、600…参照情報管理テーブル

Claims (2)

  1. 複数の電子的な文書を管理する文書管理システムにおいて、
    前記複数の文書を格納する手段と、
    利用者からの指示に従って、所定の文書を検索する手段と、
    検索された前記文書に対して、前記利用者の指示に従って編集を施す手段と、
    前記編集を施された文書を、前記格納する手段に再格納する手段と、
    前記文書が検索されてから再格納されるまでに、前記検索する手段での他の文書の検索を検知する手段と、
    検知された前記他の文書と再格納された前記文書を対応付けて、前記格納する手段に格納させる手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
  2. 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
    前記格納させる手段は、前記他の文書と前記文書を対応付けるリンク情報を前記格納する手段に格納させることを特徴とする文書管理システム。
JP2009013773A 2009-01-26 2009-01-26 文書管理システム Pending JP2010170438A (ja)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2009013773A JP2010170438A (ja) 2009-01-26 2009-01-26 文書管理システム

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2009013773A JP2010170438A (ja) 2009-01-26 2009-01-26 文書管理システム

Publications (1)

Publication Number Publication Date
JP2010170438A true JP2010170438A (ja) 2010-08-05

Family

ID=42702520

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2009013773A Pending JP2010170438A (ja) 2009-01-26 2009-01-26 文書管理システム

Country Status (1)

Country Link
JP (1) JP2010170438A (ja)

Cited By (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2014021508A (ja) * 2012-07-12 2014-02-03 Fuji Xerox Co Ltd 文書関連付け装置及びプログラム
JP2016035746A (ja) * 2014-07-31 2016-03-17 ファスー ドット コム カンパニーリミテッドFasoo. Com Co., Ltd 文書同期化方法、コンピュータプログラムおよびその記録媒体
US11914654B2 (en) 2019-11-15 2024-02-27 Fujifilm Business Innovation Corp. Document management apparatus, document management system, and non-transitory computer readable medium storing program

Citations (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JPH08161347A (ja) * 1994-12-01 1996-06-21 Fujitsu Ltd 情報ファイル間リンク生成方式

Patent Citations (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JPH08161347A (ja) * 1994-12-01 1996-06-21 Fujitsu Ltd 情報ファイル間リンク生成方式

Cited By (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2014021508A (ja) * 2012-07-12 2014-02-03 Fuji Xerox Co Ltd 文書関連付け装置及びプログラム
JP2016035746A (ja) * 2014-07-31 2016-03-17 ファスー ドット コム カンパニーリミテッドFasoo. Com Co., Ltd 文書同期化方法、コンピュータプログラムおよびその記録媒体
US11914654B2 (en) 2019-11-15 2024-02-27 Fujifilm Business Innovation Corp. Document management apparatus, document management system, and non-transitory computer readable medium storing program

Similar Documents

Publication Publication Date Title
EP2784665B1 (en) Program and version control method
JP5152206B2 (ja) パッチ候補選択装置、パッチ候補選択プログラムおよびパッチ候補選択方法
Lazar et al. Generating duplicate bug datasets
US20130041900A1 (en) Script Reuse and Duplicate Detection
US20140304253A1 (en) Screen-data editing device for programmable display device
JP2008310582A (ja) 保守作業支援装置とシステム並びに保守作業支援方法
US9442718B1 (en) System for assisting in locating changes in source code version control system
JP2010170438A (ja) 文書管理システム
JP2007334412A (ja) 検索プログラムおよび検索装置
CN107526816B (zh) 一种流式分发记录的保存方法、装置及电子设备
CN106528590B (zh) 一种查询方法及设备
JP2006023968A (ja) 固有表現抽出方法および装置並びにそれらに用いるプログラム
JP2009223679A (ja) 電子文書検索装置、及び電子文書検索プログラム
JP5444071B2 (ja) 障害情報収集システムと方法およびプログラム
US10506060B2 (en) Method and system for tracking chain of custody on unstructured data
JP2005267540A (ja) ファイル検索装置およびファイル検索方法およびファイル検索プログラム
JP2010250738A (ja) 監査情報処理方法
JP7431100B2 (ja) データ生成支援装置、データ生成支援方法、及びデータ生成支援システム
JP5768964B2 (ja) 障害調査支援装置、方法およびプログラム
JP2008262378A (ja) 品質管理データ表示システム
JP2009151742A (ja) ユースケースシナリオ作成支援システム、ユースケースシナリオ作成支援方法、およびユースケースシナリオ作成支援プログラム
JP6606876B2 (ja) 情報処理装置及び情報処理方法
US10146774B2 (en) Content augmentation based on a content collection's membership
JP2014170462A (ja) 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム
JP2018097800A (ja) 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム

Legal Events

Date Code Title Description
A621 Written request for application examination

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621

Effective date: 20110915

A131 Notification of reasons for refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131

Effective date: 20130129

A02 Decision of refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02

Effective date: 20130528