JP2008135966A - 画像処理装置、画像処理システム、画像処理装置におけるデータの管理方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】共有データの更新に関する情報をユーザが従来よりも容易にかつ効率的に取り扱えるようにする。
【解決手段】
画像処理装置１に、共有データである文書ファイルＤＦを保存するボックスＢＸを管理するボックスデータ管理部１０１と、ボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦのうちの更新されたものを検知する、文書更新検知部１０２と、検知されたボックスＢＸの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容をＲＳＳ形式で示すファイル更新データＤｔを記憶するＲＳＳデータ蓄積部１３１と、条件を満たす文書ファイルＤＦのファイル更新データＤｔをユーザに対して提示する更新情報表示部１２６と、を設ける。
【選択図】図３

Description

本発明は、ドキュメントサーバの機能を備えた画像処理装置およびそれにおけるデータの管理方法などに関する。

コピー、スキャナ、ＦＡＸ、およびネットワークプリンティングなどの様々な機能を集約した画像処理装置が、役所、会社、または学校などの組織に普及している。このような画像処理装置は、「複合機」または「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」などと呼ばれることもある。

さらに、近年、大容量のハードディスクを備えた画像処理装置が普及し、画像処理装置がドキュメントサーバとして使用されるようになった。これにより、ユーザは、画像処理装置にドキュメントのデータ（例えば、文書、図表、写真、または画像などからなる書類のファイル）を保存しておき、他の装置（例えば、パーソナルコンピュータ）を操作し通信回線を介して遠隔的にそのデータを使用することができるようになった。また、画像処理装置で生成したデータを容易に複数人のユーザで共有することができるようになった。

ところで、特許文献１、２には、次のような、データの共有または更新のための方法が記載されている。特許文献１に記載される方法によると、ユーザが通知ルールを設定しておいた共有フォルダをデータ管理ソフトウェアに監視させ、この共有フォルダ内のデータファイルの更新が行われた場合に、データ管理ソフトウェアにそのことを検知させユーザに通知を行わせる。

特許文献２に記載される方法によると、ＣＰＵは、受信した文書データに該当するページが既にサーバーテーブル内にあるときは、ページの更新と判定して、該当するページの文書データ、及び指定された上位関連ページをサーバーテーブルから読み出す。また該当するページの文書データと受信した文書データとを比較し、差分の見出し項目を抽出して上位関連ページに追加する。
特開２００５−３０１６８９号公報 特開２０００−１５５７３１号公報

複数人のユーザでデータを共有する場合は、各ユーザにとって、そのデータの更新に関する情報の把握が面倒である。なぜなら、更新を行ったユーザは、他のユーザに対して報告を逐一行わなければならないし、残りのユーザは受けた報告を整理しなければならない。共有するデータの個数が多くなると、それらの作業はますます面倒になるし、情報の管理が煩雑になる。重要な更新に関する報告がそうでない報告に埋没してしまうおそれがあり、データの管理上、好ましくない場合もある。

特許文献１に記載される方法によると、更新を行ったユーザが報告を行う面倒を解消することはできるが、報告を受ける側のユーザの面倒を解消することも情報の管理の煩雑さを解消することもできない。特許文献２に記載される方法でも、これらの問題点を解消することはできない。

本発明は、このような問題点に鑑み、複数人のユーザによって共有されるデータの更新に関する情報をユーザにとって従来よりも容易にかつ効率的に取り扱うことができるようにすることを、目的とする。

本発明の一側面に係る画像処理装置は、複数のユーザによって共有することができるデータである共有データを保存する共有データ保存手段と、前記共有データ保存手段に保存されている前記共有データのうちの更新されたものを検知する、更新データ検知手段と、更新されたことが前記更新データ検知手段によって検知された前記共有データの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容を示す更新情報を記憶する更新情報記憶手段と、条件を満たす前記共有データの前記更新情報をユーザに対して提示する更新情報提示手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、更新されたことが前記更新データ検知手段によって検知された前記共有データの更新に関する情報を入力するように、当該共有データを更新したユーザに対して要求する入力要求手段、を有し、前記更新情報記憶手段は、前記共有データの前記更新情報として、当該共有データについてユーザが入力した内容を含む情報を記憶する。

または、前記入力要求手段は、電子メールを送信することによって前記共有データの更新に関する情報を入力するように要求する。

または、前記共有データがいずれのユーザに関連するのかを示すユーザ関連情報を記憶するユーザ関連情報記憶手段、を有し、前記更新情報提示手段は、前記ユーザ関連情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ関連情報に基づいて、当該画像処理装置にログインしているユーザに関連する前記共有データの前記更新情報を提示する。

または、前記共有データが他のいずれの前記共有データと関連するのかを示す共有データ関連情報を記憶する共有データ関連情報記憶手段、を有し、前記更新情報提示手段は、前記共有データ関連情報記憶手段に記憶されている前記共有データ関連情報に基づいて、ユーザが指定した前記共有データに関連する他の前記共有データの前記更新情報を提示する。

または、前記共有データに示されるデータ名を検索することによって、当該共有データが他のいずれの前記共有データと関連するのかを判別する、関連共有データ判別手段を有し、前記共有データ関連情報記憶手段は、前記共有データ関連情報として、前記関連共有データ判別手段による判別結果を含む情報を記憶する。

または、前記共有データ保存手段には、前記共有データを分類するための複数のディレクトリが設けられており、前記更新情報提示手段は、ユーザが指定した前記ディレクトリに保存されている前記共有データの前記更新情報を提示する。

または、他の画像処理装置に保存されている前記共有データの前記更新情報を取得する更新情報取得手段、を有し、前記更新情報提示手段は、当該画像処理装置の前記共有データ保存手段または他の画像処理装置に保存されている前記共有データの前記更新情報を提示する。

上記構成によると、複数人のユーザによって共有されるデータの更新に関する情報を、ユーザは、従来よりも容易にかつ効率的に取り扱うことができる。

図１はデータ共有システムＤＫＳの全体的な構成の例を示す図、図２は画像処理装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は画像処理装置１の機能的構成の例を示す図である。

データ共有システムＤＫＳは、図１に示すように、複数台の画像処理装置１Ａ、１Ｂ、…、ボックス文書管理サーバ２、複数台の端末装置３Ａ、３Ｂ、…、および通信回線４などによって構成される。画像処理装置１Ａ、１Ｂ、…、ボックス文書管理サーバ２、および端末装置３Ａ、３Ｂは、通信回線４を介して互いに接続可能である。通信回線４として、ＬＡＮ回線、インターネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。以下、画像処理装置１Ａ、１Ｂ、…を「画像処理装置１」と総称し、端末装置３Ａ、３Ｂ、…を「端末装置３」と総称することがある。

各装置には、ユニークなＩＰアドレスが与えられている。さらに、画像処理装置１Ａ、１Ｂ、…、には、それぞれ、「ＭＦＰＡ」、「ＭＦＰＢ」、…というユニークなコンピュータ名（いわゆるホスト名）が与えられている。

画像処理装置１は、コピー、スキャナ、ＦＡＸ、ネットワークプリンティング、ドキュメントサーバ、およびファイル転送などの様々な機能を集約した装置である。画像形成装置、複合機、またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

「ネットワークプリンティング」は、画像データをパーソナルコンピュータから通信回線を介して受信して画像を用紙に印刷する機能である。「ネットワークプリンタ機能」または「ＰＣプリント機能」などと呼ばれることもある。

「ドキュメントサーバ」は、ユーザごと、グループごと、業務ごと、またはファイル形式ごとなど、種々のカテゴリごとに「ボックス」または「パーソナルボックス」などと呼ばれる、パーソナルコンピュータにおけるフォルダまたはディレクトリなどに相当する記憶領域を与えておき、文章、数式、記号、写真、図表、またはイラストなどからなる書類（ドキュメント）のデータを各記憶領域に分類して保存しておくことができるようにする機能である。「ボックス機能」などと呼ばれることもある。

画像処理装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ１０ａ、メモリ１０ｂ、１０ｃ、ブリッジ１０ｄ、１０ｅ、ハードディスク１０ｆ、操作パネル１０ｇ、プリントエンジン１０ｈ、メモリコントローラ１０ｉ、スキャナ１０ｊ、ラスタインタフェース１０ｋ、画像処理部１０ｍ、ネットワークインタフェースカード１０ｎ、およびモデム１０ｐなどによって構成される。

ブリッジ１０ｄは、ＣＰＵ１０ａおよびメモリ１０ｂを制御する。ブリッジ１０ｅは、ハードディスク１０ｆおよび操作パネル１０ｇを制御する。ラスタインタフェース１０ｋは、スキャナ１０ｊをバスに繋ぐ。メモリコントローラ１０ｉは、メモリ１０ｃを制御する。

操作パネル１０ｇは、タッチパネル方式のパネルであって、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、およびＣＰＵ１０ａで実行された処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザは、操作パネル１０ｇの所定の位置に触れることによって画像処理装置１に対して指令を与えたり処理条件の指定を行ったりすることができる。このように、操作パネル１０ｇは、画像処理装置１を操作するユーザのユーザインタフェースの役割を果たしている。

スキャナ１０ｊは、用紙に記されている、文章、数式、記号、写真、図表、またはイラストなどからなる原稿の画像を、光学的に読み取って画像データを生成する。

画像処理部１０ｍは、スキャナ１０ｊで得られた画像データまたは端末装置３などから送信されてきた印刷ジョブに基づいて画像のビットマップ展開を行ったり、画像の補正を行ったりする。

プリントエンジン１０ｈは、画像処理部１０ｍによって処理されメモリ１０ｃに格納された画像データに基づいて画像を用紙に印刷する。

ネットワークインタフェースカード１０ｎは、その画像処理装置１を他の画像処理装置１、ボックス文書管理サーバ２、または端末装置３などと接続し通信を行うためのＮＩＣ（Network Interface Card）である。

モデム１０ｐは、ファックス端末を相手にＧ３などのファックスプロトコルによってデータ通信を行うためのインタフェースである。

ハードディスク１０ｆには、図３に示すようなボックスデータ管理部１０１、文書更新検知部１０２、更新情報取得部１０３、ＲＳＳデータ生成部１０４、関連情報取得部１２１、ユーザ関連付けテーブル生成部１２２、ユーザ認証部１２３、更新情報テーブル生成部１２４、ＲＳＳデータ取得部１２５、更新情報表示部１２６、ＲＳＳデータ蓄積部１３１、およびファイル関連付け情報データベース１３２などの機能を実現するためのプログラムおよびデータがインストールされている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてメモリ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。図３の一部または全部の機能を回路によって実現してもよい。

画像処理装置１によると、ユーザは、ボックスに保存されているファイルの更新に関する情報を簡単に確認することができる。

次に、図３に示す画像処理装置１の各部を、ボックスに保存されているファイルの更新に関する情報の管理のための処理と更新に関する情報の提供のための処理とに大別し、かつ、製品の仕様に関する文書のファイルを取り扱うためにデータ共有システムＤＫＳが使用される場合を例に、説明する。

〔ボックスに保存されているファイルの更新に関する情報の管理のための処理〕
図４はデータ共有システムＤＫＳにおけるボックスおよびファイルの管理の例を示す図、図５は初期の更新情報ファイルＫＦの例を示す図、図６は文書ファイルＤＦの更新に伴って更新された更新情報ファイルＫＦの例を示す図である。

ボックスデータ管理部１０１は、その画像処理装置１のハードディスク１０ｆにボックスＢＸの領域を確保し、各ボックスＢＸおよびその中に保存されているファイルの管理のための処理を行う。例えば、ボックスＢＸにファイルを新規に保存し、ユーザからの要求に基づいてファイルをボックスＢＸから呼び出し、ボックスＢＸに保存しているファイルを更新しまたは削除し、またはファイルの属性を管理するなどの処理を行う。以下、ボックスＢＸに記憶（保存）される仕様書に関する文書のファイルを、「文書ファイルＤＦ」と記載する。

各画像処理装置１のハードディスク１０ｆには、例えば、図４に示すように、ボックスＢＸが設けられ、文書ファイルＤＦが保存されている。すなわち、画像処理装置１Ａのハードディスク１０ｆには、「機種Ａ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸおよび「機種Ｂ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸが設けられており、前者には「仕様書Ａ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦおよび「仕様書Ａ１．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦが保存されており、後者には「仕様書Ｃ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦおよび「仕様書Ｃ１．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦが保存されている。一方、画像処理装置１Ｂのハードディスク１０ｆには、「機種Ｃ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸおよび「機種Ｄ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸが設けられており、前者には「仕様書Ｃ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦおよび「仕様書Ｃ１．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦが保存されており、後者には「仕様書Ｄ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦおよび「仕様書Ｄ１．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦが保存されている。

図３に戻って、文書更新検知部１０２は、内容または属性などが更新された文書ファイルＤＦを、その画像処理装置１に設けられているボックスＢＸの中から検知する。

更新情報取得部１０３は、更新された文書ファイルＤＦが文書更新検知部１０２によって検知された場合に、その文書ファイルＤＦがどのように更新されたのかを示す情報を取得する。つまり、文書ファイルＤＦの更新内容に関する情報を取得する。更新情報取得部１０３は、この情報を例えば次のような方法で取得する。

更新を行ったユーザに対して、更新内容を報告するように要求するメッセージを含む電子メールを送信する。そして、更新内容が記載された返信（リプライ）を受信する。または、ＷｅｂのＣＧＩ（Common Gateway Interface）の機能を使用して更新内容の報告用のＷｅｂページを用意し、ユーザに報告させるようにしてもよい。または、更新内容を画像処理装置１の操作パネル１０ｇに入力させるようにしてもよい。または、更新前の文書ファイルＤＦをバックアップしておき、その内容または属性と更新後の内容または属性との差分を求めることによって取得してもよい。

ＲＳＳデータ生成部１０４は、更新情報取得部１０３によって取得された、文書ファイルＤＦの更新内容に関する情報を、所定のフォーマットに纏めるなどして、その文書ファイルＤＦの更新内容のファイル更新データＤｔを生成する。

ところで、「ＲＳＳ」とは、「Rich Site Summary」（そのバージョンによって「Really Simple Syndication」または「RDF Site Summary」という別名を指す場合もある。）」のことであって、Ｗｅｂサイトのタイトル、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）、見出し、および要約などのメタデータを構造化した、ＸＭＬに準拠したフォーマットである。

本実施形態では、このＲＳＳを拡張し、ファイル更新データＤｔの書式を次の（書式Ａ）のように定義しており、ＲＳＳデータ生成部１０４は、その書式に従ってファイル更新データＤｔを生成する。
（書式Ａ） 画像処理装置１の識別情報，ボックスＢＸの識別情報，その文書ファイルＤＦのファイル名，更新の種別，更新の箇所，更新を行った日時、更新を行ったユーザの識別情報
ただし、「ボックスＢＸの識別情報」は、その文書ファイルＤＦが保存されているボックスＢＸの識別情報（例えば、ボックス名）である。「画像処理装置１の識別情報」は、そのボックスＢＸが設けられている画像処理装置１の識別情報（例えば、ホスト名またはＩＰアドレスなど）である。更新を行った日時のうち時刻の部分は、省略可能である。「ユーザの識別情報」は、ユーザのユーザ名またはユーザＩＤである。

例えば、画像処理装置１Ｂに設けられている「機種Ｃ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸに保存されている「仕様書Ｃ１．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦによって再現される文書（以下、「文書ファイルＤＦの文書」と記載する。）の第２１頁１０行目の部分が２００６年３月１日に修正された場合は、ＲＳＳデータ生成部１０４は、「ＭＦＰＢ，機種Ｃ仕様書ＢＯＸ，仕様書Ｃ１．ｐｄｆ，修正，２１ｐａｇｅ−１０，２００６／０３／０１」という内容のデータを生成する。

また、ＲＳＳデータ生成部１０４は、その画像処理装置１のボックスＢＸに新たに登録（保存）された文書ファイルＤＦのファイル更新データＤｔをも生成する。

例えば、画像処理装置１ＤのＲＳＳデータ生成部１０４は、「機種Ｇ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸに保存されている「仕様書Ｇ３．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦが２００６年３月１２日に新たに保存された場合は、ＲＳＳデータ生成部１０４は、「ＭＦＰＤ，機種Ｇ仕様書ＢＯＸ，仕様書Ｇ３．ｐｄｆ，新規登録，２００６／０３／１２」という内容のデータを生成する。

ＲＳＳデータ蓄積部１３１は、その画像処理装置１に設けられているボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦの更新内容を示すデータを蓄積する。

具体的には、１つの更新情報ファイルＫＦを予め用意しＲＳＳデータ蓄積部１３１に記憶させておく。この更新情報ファイルＫＦには、図５または図６に示すようなデータが含まれている。

図５および図６において、書誌データＤｓは、その更新情報ファイルＫＦそのものの書誌的な情報、例えば、その更新情報ファイルＫＦのタイトル、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）、および概要の説明などの情報を示す。

更新詳細データＤｋは、その画像処理装置１に設けられているボックスＢＸごとに与えられ、そのボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦの更新内容の詳細を示す。特に、「＜ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ＞」タグで示される部分が文書ファイルＤＦの更新内容である。係る部分には、ＲＳＳデータ生成部１０４によって生成された、そのボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦについてのファイル更新データＤｔが次々に追記される。そのほか、更新詳細データＤｋには、ファイル更新データＤｔを識別するためのＵＲＬおよびタイトルなどの情報が示される。

一覧データＤｂは、その更新情報ファイルＫＦに含まれる更新詳細データＤｋの一覧を示す。

図５には、文書ファイルＤＦの更新が未だ何も行われていない時点の更新詳細データＤｋを示しているが、更新が行われＲＳＳデータ生成部１０４によってファイル更新データＤｔが作成されるのに伴って、ＲＳＳデータ蓄積部１３１は、更新詳細データＤｋに、図６のようにそのファイル更新データＤｔを書き加える。また、その画像処理装置１に新たなボックスＢＸが生成されるのに伴って、ＲＳＳデータ蓄積部１３１は、一覧データＤｂを更新し更新詳細データＤｋを新たに生成し更新情報ファイルＫＦに追加する。

〔更新に関する情報の提供のための処理〕
図７はファイル関連付け情報データベース１３２の例を示す図、図８はユーザ関連付けテーブルＴＢ０の例を示す図、図９は更新情報テーブルＴＢ１の例を示す図、図１０はユーザの指定に基づいて内容が変更された更新情報テーブルＴＢ１の例を示す図、図１１は表示のために帳票形式に整えられた更新情報テーブルＴＢ１の例を示す図である。

図３のファイル関連付け情報データベース１３２には、図７に示すように、その画像処理装置１に設けられているボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦごとの文書関連データＲＫが格納されている。

文書関連データＲＫには、それに係る文書ファイルＤＦの文書が他のいずれの文書ファイルＤＦの文書と関連しているのかが示される。具体的には、文書関連データＲＫには、次のような事項の情報が示される。

図７において、文書関連データＲＫの「ユーザ名」のフィールドは、その文書ファイルＤＦに関連のあるユーザの名前（ユーザ名）を示す。文書ファイルＤＦにどのユーザを関連付けるのかは、データ共有システムＤＫＳの全体的な用途または個々の文書ファイルＤＦの用途などに応じて適宜決めることができる。例えば、その文書ファイルＤＦを使用する必要のある業務に携わっている各ユーザのユーザ名を示すようにしてもよい。または、その文書ファイルＤＦに対するアクセス権を有する各ユーザのユーザ名を示すようにしてもよい。または、その文書ファイルＤＦの作成者または所有者のユーザ名を示すようにしてもよい。１つの文書ファイルＤＦに複数人のユーザを関連付けることもできる。

「ボックスディレクトリ」は、その文書ファイルＤＦが保存されているボックスＢＸの場所およびボックス名（つまり、ディレクトリのパス名）を示す。「ファイル名」は、その文書ファイルＤＦのファイル名を示す。

「関連文書のネットワークパス」は、その文書ファイルＤＦの文書に関連する他の文書の文書ファイルＤＦの保存場所である画像処理装置１およびボックスＢＸの識別情報（つまり、いわゆるネットワークパス）を示す。「関連文書ファイル名」は、当該他の文書の文書ファイルＤＦのファイル名を示す。

１つの文書に対して複数の他の文書が関連付けられていることもあれば、何も関連付けられていないこともある。したがって、１つの文書ファイルＤＦについて複数の文書関連データＲＫが与えられることもあれば、文書関連データＲＫが１つも与えられないこともある。文書関連データＲＫは、次に説明する関連情報取得部１２１によって取得される。

図３に戻って、関連情報取得部１２１は、文書ファイルＤＦ（本文書ファイルＤＦ）の文書に関連する他の文書の文書ファイルＤＦについての情報を取得し、その情報に基づいて本文書ファイルＤＦの文書関連データＲＫをファイル関連付け情報データベース１３２に登録する処理を行う。係る情報は、例えば次のような手順で取得され登録される。

処理の対象の文書ファイルＤＦ（本文書ファイルＤＦ）をボックスＢＸから呼び出す。呼び出した文書ファイルＤＦの中から、他の文書ファイルＤＦについての記載、特に、他の文書ファイルＤＦの保存場所（ネットワークパス）およびファイル名の記載を検索する。そして、そのような記載を検索することができた場合は、これらの記載、当該他の文書ファイルＤＦのヘッダなどに示される、当該他の文書ファイルＤＦに関連するユーザのユーザ名、および本文書ファイルＤＦの保存場所およびファイル名などに基づいて、文書関連データＲＫを生成し、ファイル関連付け情報データベース１３２に登録する。複数の他の文書ファイルＤＦの記載が見つかった場合は、それぞれについて、文書関連データＲＫを生成し登録する。

なお、文書ファイルＤＦとユーザとの関連付けの情報は、その文書ファイルＤＦのヘッダまたはフッタなどに書き込んでおくようにしてもよいし、オペレーティングシステムに管理させるようにしてもよい。

または、ユーザまたは管理者が文書関連データＲＫに含まれる情報のうちの一部または全部を入力できるようにしてもよい。

ユーザ認証部１２３は、その画像処理装置１にログインしようとするユーザが正規のユーザであるか否かの判別を行う。つまり、ユーザ認証の処理を行う。係る処理は、いわゆるパスワード認証によって行ってもよいし、指紋認証などの生体認証の技術を用いて行ってもよい。正規のユーザである旨の認証が得られたユーザは、その画像処理装置１にログインし、ログアウトするまでの間、その画像処理装置１を使用することができる。以下、ユーザ認証部１２３によって認証されて画像処理装置１にログインしているユーザは「ログインユーザ」と記載する。

ユーザ関連付けテーブル生成部１２２は、ログインユーザが関連する文書ファイルＤＦの一覧であるユーザ関連付けテーブルＴＢ０を、次のような手順で生成する。

ログインユーザに関連する文書ファイルＤＦを、その画像処理装置１自身のファイル関連付け情報データベース１３２に記憶されている文書関連データＲＫ（図７参照）に基づいて検索する。つまり、ローカルのボックスＢＸの中から、そのログインユーザに関連する文書ファイルＤＦを検索する。文書ファイルＤＦがログインユーザに関連するか否かは、その文書ファイルＤＦの文書関連データＲＫの「ユーザ名」のフィールドにそのログインユーザのユーザ名が示されているか否かをチェックすることによって確認することができる。

さらに、他の画像処理装置１が有する文書関連データＲＫをダウンロードし、それに基づいて、当該他の画像処理装置１のボックスＢＸの中から、そのログインユーザに関連する文書ファイルＤＦを検索する。

そして、その画像処理装置１自身のボックスＢＸおよび他の画像処理装置１のボックスＢＸの中から検索した文書ファイルＤＦのファイル名および保存場所などを示す、図８のような内容のユーザ関連付けテーブルＴＢ０を生成する。

ＲＳＳデータ取得部１２５は、ユーザ関連付けテーブル生成部１２２によって生成されたユーザ関連付けテーブルＴＢ０に示される各文書ファイルＤＦの、更新内容を示すＲＳＳ形式のデータを取得する。

具体的には、その文書ファイルＤＦがその画像処理装置１のボックスＢＸに保存されている場合は、その画像処理装置１のＲＳＳデータ蓄積部１３１に保存されている更新情報ファイルＫＦ（図６参照）の中から、その文書ファイルＤＦの更新に関するファイル更新データＤｔを取得する。

一方、その文書ファイルＤＦが他の画像処理装置１のボックスＢＸに保存されている場合は、当該他の画像処理装置１のＲＳＳデータ蓄積部１３１に保存されている更新詳細データＤｋをダウンロードし、その中からその文書ファイルＤＦの更新に関するファイル更新データＤｔを取得する。

更新情報テーブル生成部１２４は、図９に示すような、ログインユーザに関連しかつ以前に更新が行われたことのある文書ファイルＤＦの一覧である更新情報テーブルＴＢ１を、次のような手順で生成する。

ユーザ関連付けテーブル生成部１２２によって生成された、そのログインユーザのユーザ関連付けテーブルＴＢ０の中から、対応するファイル更新データＤｔがＲＳＳデータ取得部１２５によって取得された文書ファイルＤＦのみを選出する。つまり、ファイル更新データＤｔが取得されなかった文書ファイルＤＦを除外する。

そして、選出した文書ファイルＤＦのファイル更新データＤｔを、所定の形式（例えば、ＣＳＶ（Comma Separated Value）形式）に纏めることによって、図９に示すような更新情報テーブルＴＢ１を生成する。

また、ログインユーザは、自分が指定した条件を満たす文書ファイルＤＦのみを示す更新情報テーブルＴＢ１を生成させることができる。この場合は、更新情報テーブル生成部１２４は、上記の方法で生成した更新情報テーブルＴＢ１の変更を、係る条件を満たす文書ファイルＤＦに係る更新内容の情報を残し、満たさない文書ファイルＤＦに係る更新内容の情報を削除することによって、行う。

例えば、「機種Ａ仕様書ＢＯＸ」というボックス名のボックスＢＸに保存されている、という条件を、ログインユーザが指定したとする。すると、更新情報テーブル生成部１２４は、そのボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦの更新内容の情報だけを残し、それ以外の文書ファイルＤＦの更新内容の情報を削除することによって、図１０（ａ）のように更新情報テーブルＴＢ１の変更を行う。各文書ファイルＤＦの保存場所は、その画像処理装置１自身のＲＳＳデータ蓄積部１３１に保存されている文書関連データＲＫの中のファイル更新データＤｔおよび他の画像処理装置１からダウンロードした文書関連データＲＫの中のファイル更新データＤｔを参照すればよい。

または、「仕様書Ａ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦに関連付けられている、という条件を、ログインユーザが指定したとする。すると、更新情報テーブル生成部１２４は、その画像処理装置１自身のファイル関連付け情報データベース１３２に保存されているユーザ関連付けテーブルＴＢ０または他の画像処理装置１からダウンロードしたユーザ関連付けテーブルＴＢ０に基づいて、「仕様書Ａ０．ｐｄｆ」というファイル名の文書ファイルＤＦに関連付けられている文書ファイルＤＦの更新内容の情報だけを残し、それ以外の文書ファイルＤＦの更新内容の情報を削除することによって、図１０（ｂ）のように更新情報テーブルＴＢ１の変更を行う。

更新情報表示部１２６は、更新情報テーブル生成部１２４によって生成され必要に応じて変更された更新情報テーブルＴＢ１の内容を、操作パネル１０ｇに表示する処理を行う。ただし、図９および図１０に示したように、更新情報テーブルＴＢ１そのものはＣＳＶなどの形式のデータなので、図１１のような帳票を生成し、これを表示するようにしてもよい。

または、更新情報表示部１２６は、ユーザが前述のように条件を指定するごとに更新情報テーブル生成部１２４が変更した更新情報テーブルＴＢ１に基づいて、帳票を適宜更新し表示し直してもよい。例えば、最初は、図９のような内容の更新情報テーブルＴＢ１に基づいて帳票を表示し、更新情報テーブルＴＢ１が更新情報テーブル生成部１２４によって変更されるごとに、その更新情報テーブルＴＢ１を図１０（ａ）、図１０（ｂ）のように変更し帳票を表示し直してもよい。

図１２は画像処理装置１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャート、図１３はＲＳＳデータ巡回処理の流れの例を説明するためのフローチャート、図１４は更新情報表示処理の流れの例を説明するフローチャート、図１５はＲＳＳデータ更新処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、画像処理装置１における文書ファイルＤＦの更新情報に関する処理の全体的な流れを、フローチャートを参照して説明する。以下、特に、画像処理装置１Ａに注目し、処理の流れを説明する。

図１２において、画像処理装置１Ａは、電源がオフになるなど、更新情報に関するサービスの提供を終了するまで、適宜、ステップ＃３、＃４、＃６の処理を行う。

すなわち、ユーザが新規に画像処理装置１Ａにログインし文書ファイルＤＦの更新の情報を要求する操作を行った場合は（＃２でＹｅｓ）、画像処理装置１Ａは、そのユーザつまりログインユーザに関連付けられている文書ファイルＤＦの更新内容に関する情報を提示するための処理を、次のように行う。

画像処理装置１Ａ自身のボックスＢＸまたは他の画像処理装置１（１Ｂ、１Ｃ、…）のボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦに関するデータを収集する処理を、図１３に示すような手順で行う（＃３）。

画像処理装置１Ａおよび他の画像処理装置１それぞれのファイル関連付け情報データベース１３２（図７参照）に保存されている文書関連データＲＫを呼び出しまたはダウンロードし（図１３の＃１１）、それらの文書関連データＲＫに基づいて、ログインユーザに関連する文書ファイルＤＦを特定し、それらの文書ファイルＤＦを示すユーザ関連付けテーブルＴＢ０（図８参照）を生成する（＃１２）。

ユーザ関連付けテーブルＴＢ０に示される文書ファイルＤＦが保存されている画像処理装置１から更新情報ファイルＫＦを取得し、その更新情報ファイルＫＦの中からその文書ファイルＤＦのファイル更新データＤｔを取得する（＃１３）。

そして、取得したファイル更新データＤｔに基づいて、ログインユーザに関連付けられかつ以前に更新されたことのある文書ファイルＤＦを示す更新情報テーブルＴＢ１（図９参照）を生成する（＃１４）。

図１２に戻って、必要に応じてログインユーザが指定した条件に基づいて、ログインユーザに関連する文書ファイルＤＦの更新内容を表示するための処理を、図１４に示すような手順で行う（＃４）。

ログインユーザが条件を指定しない場合は（図１４の＃２１でＮｏ）、更新情報テーブルＴＢ１に示されるすべての文書ファイルＤＦの更新内容の情報、つまり、ログインユーザに関連するすべての文書ファイルＤＦの更新内容の情報を、図１１のような帳票の形式で表示する（＃２２）。

所定のボックスＢＸに保存されていることをユーザが条件として指定した場合は（＃２１でＹｅｓ、＃２３でＮｏ）、その所定のボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦの更新内容の情報のみを、表示する（＃２４）。所定のボックスＢＸに保存されている所定の文書ファイルＤＦに関連することをユーザが条件として指定した場合は（＃２１でＹｅｓ、＃２３でＹｅｓ）、その所定の文書ファイルＤＦに関連する文書ファイルＤＦの更新内容の情報のみを、表示する（＃２５）。表示モードを終了するまでの間、ユーザが指定の内容を変更するごとに、適宜、ステップ＃２１〜＃２５の処理をやり直す。

図１２に戻って、画像処理装置１Ａは、画像処理装置１Ａ自身に設けられているボックスＢＸに保存されている文書ファイルＤＦの内容が更新されたことを検知すると（＃５でＹｅｓ）、画像処理装置１Ａ自身が有する更新情報ファイルＫＦを図１５に示すような手順で更新する（＃６）。

更新されたことを検知した文書ファイルＤＦの更新者に対して、更新内容を報告するように要求する電子メールを送信する（図１５の＃３１）。送信後、所定の時間以内に返信（リプライ）を受信すると（＃３２でＹｅｓ）、それがどの文書ファイルＤＦに係る返信であるかを判別し（＃３３）、更新内容を示すテキストデータを抽出する（＃３４）。

テキストデータを抽出することができたら（＃３５でＹｅｓ）、そのテキストデータに基づいてファイル更新データＤｔを生成し、ステップ＃３３で判別した文書ファイルＤＦに対応する更新詳細データＤｋにそのファイル更新データＤｔを追記する（＃３６）。

一方、所定の時間以内に返信がない場合または更新内容を示すテキストデータが返信に記載されていない場合は（＃３２でＮｏまたは＃３７でＮｏ）、更新内容を報告するように要求する電子メールを再送する（＃３７）。

本実施形態によると、
複数人のユーザが共有する文書ファイルＤＦが更新された場合に、更新に関する情報を、無差別に全ユーザに対して直ちには送信しない。その代わりに、一旦、更新情報ファイルＫＦにその情報を記録しておく。そして、ユーザが画像処理装置１にログインした際に、そのユーザに対して、そのユーザに関連する文書ファイルＤＦの更新に関する情報のみを提示する。よって、更新に関する情報を、ユーザにとって従来よりも容易にかつ効率的に取り扱うことができる。

本実施形態では、ユーザが画像処理装置１にログインした際に、以前に更新されたことのある文書ファイルＤＦに係る更新の情報を、更新が行われた時期を限定することなく提示したが、係る限定を設けてもよい。例えば、過去１ヶ月間に更新が行われた文書ファイルＤＦに係る更新の情報のみを提示してもよい。または、前回ログインした日時から今回ログインした日時までの期間に更新が行われた文書ファイルＤＦに係る更新の情報のみを提示してもよい。または、ユーザが期間を指定できるようにしてもよい。

本実施形態では、ログインしたユーザ本人に関連する文書ファイルＤＦの更新の情報を提示したが、他のユーザに関連する文書ファイルＤＦの更新の情報を選択的に提示できるようにしてもよい。

本実施形態では、画像処理装置１に保存されている文書ファイルＤＦの更新の情報を取扱いの対象とする場合を例に説明したが、ボックス文書管理サーバ２または端末装置３に保存されている文書ファイルＤＦの更新の情報についても、同様に取り扱うことができる。

その他、データ共有システムＤＫＳ、画像処理装置１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、ユーザ関連付けテーブルＴＢ０、更新情報テーブルＴＢ１、更新情報ファイルＫＦの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

データ共有システムの全体的な構成の例を示す図である。 画像処理装置のハードウェア構成の例を示す図である。 画像処理装置の機能的構成の例を示す図である。 データ共有システムにおけるボックスおよびファイルの管理の例を示す図である。 初期の更新情報ファイルの例を示す図である。 文書ファイルの更新に伴って更新された更新情報ファイルの例を示す図である。 ファイル関連付け情報データベースの例を示す図である。 ユーザ関連付けテーブルの例を示す図である。 更新情報テーブルの例を示す図である。 ユーザの指定に基づいて内容が変更された更新情報テーブルの例を示す図である。 表示のために帳票形式に整えられた更新情報テーブルの例を示す図である。 画像処理装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ＲＳＳデータ巡回処理の流れの例を説明するためのフローチャートである。 更新情報表示処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ＲＳＳデータ更新処理の流れの例を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ 画像処理装置
１０１ ボックスデータ管理部（共有データ保存手段）
１０２ 文書更新検知部（更新データ検知手段）
１０３ 更新情報取得部（入力要求手段）
１２４ 更新情報テーブル生成部（関連共有データ判別手段）
１２６ 更新情報表示部（更新情報提示手段）
１３２ ファイル関連付け情報データベース（ユーザ関連情報記憶手段、共有データ関連情報記憶手段）
ＢＸ ボックス（共有データ保存手段、ディレクトリ）
ＤＦ 文書ファイル（共有データ）
Ｄｔ ファイル更新データ（更新情報記憶手段）
ＲＫ 文書関連データ（ユーザ関連情報、共有データ関連情報）

Claims (11)

1. 複数のユーザによって共有することができるデータである共有データを保存する共有データ保存手段と、
   前記共有データ保存手段に保存されている前記共有データのうちの更新されたものを検知する、更新データ検知手段と、
   更新されたことが前記更新データ検知手段によって検知された前記共有データの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容を示す更新情報を記憶する更新情報記憶手段と、
   条件を満たす前記共有データの前記更新情報をユーザに対して提示する更新情報提示手段と、
   を有することを特徴とする画像処理装置。
2. 更新されたことが前記更新データ検知手段によって検知された前記共有データの更新に関する情報を入力するように、当該共有データを更新したユーザに対して要求する入力要求手段、を有し、
   前記更新情報記憶手段は、前記共有データの前記更新情報として、当該共有データについてユーザが入力した内容を含む情報を記憶する、
   請求項１記載の画像処理装置。
3. 前記入力要求手段は、電子メールを送信することによって前記共有データの更新に関する情報を入力するように要求する、
   請求項２記載の画像処理装置。
4. 前記共有データがいずれのユーザに関連するのかを示すユーザ関連情報を記憶するユーザ関連情報記憶手段、を有し、
   前記更新情報提示手段は、前記ユーザ関連情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ関連情報に基づいて、当該画像処理装置にログインしているユーザに関連する前記共有データの前記更新情報を提示する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
5. 前記共有データが他のいずれの前記共有データと関連するのかを示す共有データ関連情報を記憶する共有データ関連情報記憶手段、を有し、
   前記更新情報提示手段は、前記共有データ関連情報記憶手段に記憶されている前記共有データ関連情報に基づいて、ユーザが指定した前記共有データに関連する他の前記共有データの前記更新情報を提示する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
6. 前記共有データに示されるデータ名を検索することによって、当該共有データが他のいずれの前記共有データと関連するのかを判別する、関連共有データ判別手段を有し、
   前記共有データ関連情報記憶手段は、前記共有データ関連情報として、前記関連共有データ判別手段による判別結果を含む情報を記憶する、
   請求項５記載の画像処理装置。
7. 前記共有データ保存手段には、前記共有データを分類するための複数のディレクトリが設けられており、
   前記更新情報提示手段は、ユーザが指定した前記ディレクトリに保存されている前記共有データの前記更新情報を提示する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
8. 他の画像処理装置に保存されている前記共有データの前記更新情報を取得する更新情報取得手段、を有し、
   前記更新情報提示手段は、当該画像処理装置の前記共有データ保存手段または他の画像処理装置に保存されている前記共有データの前記更新情報を提示する、
   請求項１ないし請求項７のいずれかに記載の画像処理装置。
9. 複数のユーザによって共有することができるデータである共有データを保存する共有データ保存手段と、
   前記共有データ保存手段に保存されている前記共有データのうちの更新されたものを検知する、更新データ検知手段と、
   更新されたことが前記更新データ検知手段によって検知された前記共有データの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容を示す更新情報を記憶する更新情報記憶手段と、
   条件を満たす前記共有データの前記更新情報をユーザに対して提示する更新情報提示手段と、
   を有することを特徴とする画像処理システム。
10. 画像処理装置におけるデータの管理方法であって、
    複数のユーザによって共有することができるデータである共有データを共有データ保存手段に保存させておき、
    前記共有データ保存手段に保存されている前記共有データのうちの更新されたものを検知し、
    更新されたことを検知した前記共有データの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容を示す更新情報を更新情報記憶手段に記憶させ、
    条件を満たす前記共有データの前記更新情報をユーザに対して提示する、
    ことを特徴とする画像処理装置におけるデータの管理方法。
11. 複数のユーザによって共有することができるデータである共有データを保存する共有データ保存手段を有する画像処理装置で用いられるコンピュータプログラムであって、
    当該画像処理装置に、
    前記共有データ保存手段に保存されている前記共有データのうちの更新されたものを検知する処理と、
    更新されたことを検知した前記共有データの識別情報、更新された日時、更新したユーザ、および更新された内容を示す更新情報を更新情報記憶手段に記憶させる処理と、
    条件を満たす前記共有データの前記更新情報をユーザに対して提示する処理と、を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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