JP2008040716A - 資料印刷システム - Google Patents

Abstract

【課題】実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができる新たな枠組みを提供する。
【解決手段】会議室に設置された印刷装置、制御装置、管理サーバを備える。制御装置は、ユーザからユーザＩＤを取得する手段、管理サーバにユーザＩＤを含む資料要求を送信し、資料情報を受信する手段、資料情報に基づき、印刷装置で資料が印刷されるように制御する手段を備える。管理サーバは、会議ごとに、出席予定者情報、資料情報を記憶する記憶手段、制御装置から、ユーザＩＤを含む資料要求を受信する手段、資料要求に基づき前記記憶手段を参照して対応する出席予定者の情報を取得し、出席予定者情報及び資料要求に含まれるユーザＩＤに基づき、ユーザが出席予定者であるか否かを判断する手段、出席予定者である場合、前記記憶手段を参照して対応する資料情報を取得し、制御装置に送信する手段を備える。
【選択図】図４

Description

本発明は、会議において配布する資料を印刷する場合に好適な印刷システム、印刷制御技術に関する。

会議において資料を配布する場合、会議開催前に出席予定人数分の資料を予め印刷やコピーしておき、会議開催前に配布しておくか、又は開催時に会議室にて配布するのが一般的である。

ここで、複数の配布先へ資料を確実に配布するために、各資料に配布先リストを印刷するようにし、更にその際に、資料ごとに該資料の配布先を他の配布先と異なる色で印刷する構成が提案されている（特許文献１）。
特開２０００−３１３１５７号公報

特許文献１に記載のように、会議開催前に出席予定者の情報に基づいて予め資料を印刷し、その後に資料を配布する従来の枠組みでは、出席予定者が実際に会議に参加するかは不明であることから、出席しない人がでてきた場合には、その人用に印刷した資料が無駄になってしまうおそれがある。

また、上記枠組みでは、そもそも印刷や配布作業自体、煩雑であることに加えて、印刷してから配布するまでのあいだセキュリティをもって資料を管理しなければならない点、更に資料があまった場合には、会議後においても該当者以外に資料がわたらないように管理しなければならない点で、そのような作業を行う者に対して大きな負担を強いることになる。

そこで、本発明は、実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができ、資料の印刷や配布に関する負担を大きく軽減できる新たな枠組みを提供することを目的とする。

本発明の資料印刷システムは、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置と、資料印刷制御装置と、会議管理サーバとを備えた資料印刷システムであって、前記資料印刷制御装置は、会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰから、ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記会議管理サーバに、前記取得したユーザ識別情報を含む会議Ｙの資料情報要求を送信し、該送信の応答として会議の資料情報を受信する資料情報要求手段と、前記受信した会議の資料情報に基づき、前記少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する資料印刷制御手段と、を備え、前記会議管理サーバは、会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段と、前記資料印刷制御装置から、ユーザ識別情報を含む会議Ｙの資料情報要求を受信する要求受付手段と、前記受信した会議Ｙの資料情報要求に基づき前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記受信した会議Ｙの資料情報要求に含まれるユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する印刷可否判断手段と、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得し、前記資料印刷制御装置に送信する資料情報送信手段と、を備える。

かかる構成によれば、実際に会議Ｙに出席する意思がありかつ出席権限がある者についてのみ会議資料が印刷される枠組みを実現することができる。このような枠組みでは、出席していない人の分まで資料が印刷されてしまうことがないので、無駄なく会議資料を印刷することができ、また会議後に資料が余って管理負担が生じることもない。また、会議室Ｘに関連づけて設置された印刷装置にて資料が印刷されることから、従来のように予め資料を印刷し、セキュリティをもって管理し、配布先に配布するといった負担が生じることもない。

好適には、前記資料情報要求は、会議室特定情報として、前記少なくとも１台の印刷装置又は前記資料印刷制御装置の識別情報を含んでおり、前記会議管理サーバは、会議室と、該会議室に設置された印刷装置又は資料印刷制御装置の識別情報とを対応づけて記憶する設置情報記憶手段を備えており、前記印刷可否判断手段は、前記設置情報記憶手段を参照して前記会議室特定情報に基づいて会議室Ｘを特定し、前記特定した会議室Ｘで行われる会議を会議Ｙとして特定することを特徴とする。

また好適には、前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、会議の資料を印刷可能な時間帯情報を記憶しており、前記印刷可否判断手段は、前記会議情報記憶手段を参照し、前記特定した会議室Ｘで行われる会議のうち現時点又はこれに準ずるタイミングにおいて資料印刷可能な会議を会議Ｙとして特定することを特徴とする。

また好適には、当該資料印刷システムは、ユーザごとに印刷設定情報を記憶する印刷設定記憶手段を備えており、前記資料印刷制御手段は、前記印刷設定記憶手段を参照して、前記受信した資料情報要求に含まれるユーザ識別情報に基づき対応するユーザの印刷設定情報を取得し、前記取得した印刷設定情報及び前記受信した会議Ｙの資料情報に基づき、会議資料が印刷されるように制御することを特徴とする。

また好適には、前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、該会議に関連する他の会議の情報を記憶しており、前記資料情報送信手段は、前記会議情報記憶手段を参照して、会議Ｙの資料情報及び会議Ｙに関連する会議Ｚの資料情報を取得し、前記資料印刷制御装置に送信することを特徴とする。

また好適には、前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、該会議の出席予定者が該会議の資料を印刷済みであるか否かを記憶することを特徴とする。

本発明の資料印刷制御システムは、会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段と、会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰからユーザ識別情報を取得する手段と、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記取得したユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する手段と、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得する手段と、前記取得した資料情報に基づき、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する手段と、を備えることを特徴とする。

本発明の資料印刷制御方法は、会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰからユーザ識別情報を取得する工程と、会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段を参照して、会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記取得したユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する工程と、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得する工程と、前記取得した資料情報に基づき、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する工程と、を備えることを特徴とする。

本発明の資料印刷制御方法は、例えば会議管理サーバやネットワークカード等が備えるＣＰＵにより実施することができるが、そのためのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気ディスク、半導体メモリ及び通信ネットワークなどの各種の媒体を通じてインストールまたはロードすることができる。

以上、本発明によれば、実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができ、資料の印刷や配布に関する負担を大きく軽減できる新たな枠組みを提供することができる。

図１は、本発明の実施形態の会議資料印刷システム１のハードウェア構成を示すブロック図である。図１に示すように、会議資料印刷システム１は、会議主催者等が用いる端末装置１０、会議管理サーバ２０、会議室Ｘ１、Ｘ２にそれぞれ関連づけて（例えば、会議室内に）設置されたプリンタ装置３０Ａ〜Ｂ、ネットワークカード４０Ａ〜Ｂ、認証デバイス１００Ａ〜Ｂなどを含んでいる。以下では、Ａ、Ｂを区別する必要がない場合、それぞれまとめてプリンタ装置３０、ネットワークカード４０、認証デバイス１００と呼ぶ。

端末装置１０、会議管理サーバ２０、プリンタ装置３０にセットされるネットワークカード４０は、通信ネットワークＮを介して互いに通信可能に構成されている。また認証デバイス１００は、通信ネットワークＮ２を介してプリンタ装置３０と互いに通信可能に構成されている。通信ネットワークＮ１、Ｎ２は、ＬＡＮ、インターネット、専用線、パケット通信網、それらの組み合わせ等のいずれであってもよく、有線、無線の両方を含んでいてよい。また、通信ネットワークＮ２は、ＵＳＢなどのデバイス接続インタフェースであってもよい。

なお、図１では、端末装置１０、会議管理サーバ２０を１台ずつ、また各会議室につきプリンタ装置３０、ネットワークカード４０、認証デバイス１００を１台ずつ記載しているが、設計に応じてそれぞれが１台以上となるように会議資料印刷システム１を構成してもよい。また、複数のプリンタ装置３０に共通して認証デバイス１００を設ける構成としてもよい。また、会議室の数は設計に応じて自由に定めてよい。

端末装置１０は、ＣＰＵ（プロセッサ）、ＲＯＭ、ＲＡＭ、Ｉ／Ｏコントローラ、通信インタフェース、ＨＤＤ等のハードウェアを備えて構成されており、ＣＰＵは、バスを介して各部にアクセス可能に構成されている。

端末装置１０は、通常のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置と同様の機能を備える。例えば、端末装置１０は、ユーザからＩ／Ｏコントローラ等を介して種々の入力を受け付ける／情報を出力する入出力手段１１、他の装置との間で通信インタフェースを介して種々のデータを送受信する通信手段１２、プリンタ装置を制御するプリンタドライバ手段１３などを備えている（図２参照）。プリンタドライバ手段１３は、通常のプリンタドライバと同様であり、プリンタ装置３０が印刷処理可能な形式で印刷データを作成する機能を備えている。

更に、本実施形態の端末装置１０は、会議管理サーバ２０に対して、会議室や会議開催時間帯を指定した会議予約を通知する会議予約手段１４を備えている。このような会議予約手段１４は、例えば従来の会議スケジュール管理機能等を備えたグループウェアを利用して実現することができる。

なお、これらの各手段は、端末装置１０内のＲＯＭやＲＡＭ、ＨＤＤ、外部の記憶媒体等に格納されるプログラムをＣＰＵが実行することにより機能的に実現される。

会議管理サーバ２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、Ｉ／Ｏコントローラ、通信インタフェース、ＨＤＤ等のハードウェアを備えて構成されており、ＣＰＵは、バスを介して各部にアクセス可能に構成されている。

会議管理サーバ２０は、会議のスケジュール等を管理する機能として、例えば、端末装置１０から会議予約を受信し、予約対象の会議に識別情報を割り当てる会議予約受付手段２１、予約された会議ごとに、会議室識別情報、会議開催日時情報などをを記憶する会議情報記憶手段２２などを備えている。これらの各手段は、例えば従来の会議スケジュール管理機能等を備えたグループウェアなどを利用して実現することができる。

ただし、図２に示すように、本実施形態の会議管理サーバ２０は、会議情報記憶手段２２が、予約された会議ごとに、更に、出席予定者識別情報、会議資料の印刷データ、資料印刷可能時間帯などの情報を対応づけて記憶している点で、従来の会議管理サーバとは異なっている。

また、会議室ごとに、該会議室に設置されたプリンタ装置３０の識別情報を記憶する設置情報記憶手段２３、ネットワークカード４０（プリンタ装置３０）から、ユーザ識別情報、プリンタ装置識別情報を含む資料情報要求を受信する資料情報要求受付手段２４、設置情報記憶手段２３を参照してプリンタ装置識別情報に基づいて会議室Ｘを特定し、前記特定した会議室Ｘで行われる会議を会議Ｙとして特定する会議特定手段２５、会議情報記憶手段２２を参照して前記特定した会議Ｙに対応する会議出席予定者情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記受信した資料情報要求に含まれるユーザ識別情報に基づき、該ユーザ識別情報に対応するユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する印刷可否判断手段２６、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、会議情報記憶手段２２を参照して会議Ｙに対応する資料の印刷データを取得し、ネットワークカード４０（プリンタ装置３０）に送信する資料情報送信手段２７を備えている点で、従来の会議管理サーバとは異なっている。

なお、図２には、変形例において説明する他の手段も記載している。また、上記の各手段は、会議管理サーバ２０内のＲＯＭやＲＡＭ、外部の記憶媒体等に格納されるプログラムをＣＰＵが実行することにより機能的に実現される。

プリンタ装置３０は、通常のプリンタ装置と同様の構成を備える。

例えば、プリンタ装置３０は、用紙をプリンタ装置内に供給する給紙機構、印字を行う印刷エンジン、及び用紙をプリンタ機外に排出する排紙機構等により構成される動力機構部を備える。印刷エンジンは、通常、紙送機構、キャリッジ機構、印刷ヘッドなどを含んで構成され、インクジェットプリンタや熱転写プリンタのように１文字単位で印刷するシリアルプリンタ、１行単位で印刷するラインプリンタ、ページ単位で印刷するページプリンタ等に対応する各種印刷エンジンを用いることができる。

また例えば、プリンタ装置３０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、通信インタフェース、コンソールパネル等のユーザインタフェース、認証デバイスとのインタフェース等からなる情報処理部を備える。プリンタ装置３０のＣＰＵは、バスを介して各部にアクセス可能に構成されており、例えば通信インタフェースを介して送られてくる印刷データに基づき、動力機構部を制御して実際に印刷動作を行なわせる。

プリンタ装置３０の情報処理部の機能は、原則として従来のプリンタ装置の情報処理部の機能と同様である（図２参照）。例えば、ネットワークカード４０を介して印刷データを受信するデータ受信手段３１、印刷データを解析してラスタ形式の印刷イメージを１バンド分又は１ページ分生成してイメージバッファに格納する解析・イメージ生成手段３２、所定単位分（例えば１パス分）の印刷イメージをイメージバッファから印刷エンジンに転送し、印刷エンジンを制御しながら印刷を実行する印刷制御手段３３等を備えている（図２参照）。なお、これらの各手段は、プリンタ装置３０内のＲＯＭやＲＡＭ、外部の記憶媒体等に格納されるプログラムをＣＰＵが実行することにより機能的に実現される。

ネットワークカード４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、プリンタ装置３０とのインタフェース等のハードウェアを備えており、従来のネットワークカードと同様、プリンタ装置３０Ａ〜Ｂに通信ネットワークＮ１へ接続するためのインタフェース機能を提供する。

ただし、図２に示すように、本実施形態のネットワークカード４０は、会議資料印刷制御機能として、例えばネットワークカード４０Ａを例に説明すると、プリンタ装置３０Ａが関連づけられた会議室Ｘ１で行われる会議Ｙに出席を希望するユーザから認証デバイス１００Ａを介してユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段４１、会議管理サーバ２０に、前記取得したユーザ識別情報とプリンタ装置３０Ａの識別情報とを含む会議Ｙの資料情報要求を送信し、該送信の応答として会議資料の印刷データを受信する資料情報要求手段４２、前記受信した会議資料の印刷データに基づき、プリンタ装置３０Ａを利用して会議資料が印刷されるように制御する資料印刷手段４３を備えている点で、従来のネットワークカードとは異なっている。

なお、これらの各手段は、ネットワークカード４０に格納されるプログラムをＣＰＵが実行することにより機能的に実現される。

認証デバイス１００は、例えば磁気カードリーダ、指紋リーダ、バーコードリーダ、ＲＦＩＤリーダなどであり、設計に応じて既存の種々の認証デバイスを用いることができる。

以下、図３〜図４に示すフローチャートを参照して、会議資料印刷システム１における資料を印刷する枠組みについて説明する。なお、各工程（符号が付与されていない部分的な工程を含む）は処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。

（印刷データ蓄積段階：図３）
端末装置１０の会議予約手段１４は、会議主催者等から、会議室識別情報（例えば、部屋番号）、会議開催日時情報、会議の出席予定者のユーザ識別情報（例えば、氏名や社員番号；以下、「出席者予定者識別情報」という）、会議資料データ（例えば、ドキュメントファイル）などの指定とともに、会議予約要求を受け付けると（Ｓ１００）、プリンタドライバ手段１３を利用して、指定された会議資料データに基づき、プリンタ装置３０が印刷処理可能な形式で印刷データを作成する（Ｓ１０１）。会議主催者等は、この作成した印刷データに基づき所定のプリンタ装置を利用して会議資料を印刷してもよい。

次に、会議予約手段１４は、指定された各種情報と前記作成した印刷データとを含むように会議予約通知を作成し、会議管理サーバ２０に送信する（Ｓ１０２）。

会議管理サーバ２０の会議通知受付手段２１は、会議予約手段１４から会議予約通知を受信すると（Ｓ１０３）、該通知が対象とする会議に識別情報（会議ＩＤ）を割り当てるとともに、該通知から、会議室識別情報、会議開催日時情報、出席予定者識別情報、印刷データなどを抽出する（Ｓ１０４）。

次に、会議通知受付手段２１は、前記抽出した会議開催日時情報に基づき、会議開催時間帯の前又は／及び後に所定時間（０時間を含む）を追加して、資料印刷可能時間帯を設定する（Ｓ１０５）。例えば、会議開催時間帯が１４：００〜１５：００の場合、前に３０分追加して１３：３０〜１５：００を資料印刷可能時間帯として設定する。

次に、会議通知受付手段２１は、会議情報記憶手段２２に、前記割り当てた会議ＩＤに対応づけて、前記抽出した会議室識別情報、会議開催日時情報、出席予定者識別情報、印刷データ、前記設定した資料印刷可能時間帯などを記憶する（Ｓ１０６）。図５に、会議情報記憶手段２２のデータ構造例を模式的に示す。

（会議資料印刷実行段階：図４）
所定の会議に出席を希望するユーザが会議室に設置された認証デバイス１００に自己の識別情報を入力すると、これをトリガーとして以下の手順に沿って会議資料印刷処理が実行される。なお以下では、会議室Ｘ１の会議Ｙに出席を希望するユーザＰが、会議室Ｘに設置された認証デバイス１００Ａに自己の識別情報を入力した場合を例に説明する。

まず、ネットワークカード４０Ａのユーザ識別情報取得手段４１は、プリンタ装置３０Ａを介して、ユーザＰが認証デバイス１００Ａに入力したユーザ識別情報ｐを取得する（Ｓ２００）。

ここで、ユーザ識別情報として具体的にどのような情報を取得するかは設計に応じてさだめることができるが、認証デバイス１００Ａに入力されたユーザ識別情報のタイプが会議予約要求に含まれる出席予定者識別情報のタイプと異なる場合は、それら異なるタイプの識別情報の対応関係を登録したテーブルやＬＤＡＰ認証サービスを提供するディレクトリサーバ等を利用して、出席予定者識別情報と同タイプのユーザ識別情報に変換するものとする。

次に、資料情報要求手段４２は、前記取得したユーザ識別情報ｐと、プリンタ装置３０Ａの識別情報３０ａとを含むように資料情報要求を作成し、会議管理サーバ２０に対して送信する（Ｓ２０１）。プリンタ装置３０Ａの識別情報３０ａは、予めプリンタ装置３０Ａから取得しておいてもよいし、その都度プリンタ装置３０Ａに問い合わせて取得してもよい。

会議管理サーバ２０の資料情報要求受付手段２４において、資料情報要求手段４２から送信された資料情報要求を受信すると（Ｓ２０２）、会議特定手段２５は、図６に示すような設置情報記憶手段２３を参照し、資料情報要求中のプリンタ装置３０Ａの識別情報３０ａに基づき、プリンタ装置３０Ａが設置される会議室Ｘ１の識別情報ｘ１を取得する（会議室Ｘ１を特定する）（Ｓ２０３）。

次に、会議特定手段２５は、会議情報記憶手段２２を参照して、会議室Ｘ１で行われる会議Ｙの識別情報ｙを取得する（会議Ｙを特定する）（Ｓ２０４）。

具体的には、会議情報記憶手段２２において前記特定した会議室Ｘ１の識別情報ｘ１に対応づけられている会議のうち、現在時刻が資料印刷可能時間帯に含まれている会議の識別情報を取得する。なお、現在時刻に代えて、現在時刻に準ずる時刻、例えば認証デバイス１００にユーザ識別情報が入力された時刻などを用いてもよい。この場合、資料情報要求手段４２は、ユーザ識別情報の入力時刻を取得し、該入力時刻を資料情報要求に含めて会議管理サーバ２０に送信する。

次に、印刷可否判断手段２６は、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否か（ユーザＰが会議Ｙへの出席権限を有するか否か）を判断する（Ｓ２０５）。

具体的には、会議情報記憶手段２２を参照して、前記取得した会議Ｙの識別情報ｙに対応する出席予定者識別情報を取得し、資料情報要求中のユーザ識別情報ｐが前記取得した出席予定者識別情報の中に含まれている場合、ユーザＰが会議Ｙの出席者であると判断する。

ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、資料情報送信手段２７は、会議情報記憶手段２２を参照して会議Ｙの識別情報ｙに対応する印刷データを取得し、ネットワークカード４０Ａに送信する（Ｓ２０６）。

ネットワークカード４０Ａの資料情報要求手段４２が、資料情報送信手段２７から送信された印刷データを受信すると（Ｓ２０７）、資料印刷手段４３は、プリンタ装置３０Ａを利用して会議資料の印刷が行われるように、該印刷データをプリンタ装置３０Ａに出力する（Ｓ２０８）。

プリンタ装置３０Ａでは、資料印刷手段４３から出力される印刷データを受け付けると（Ｓ２０９）、従来と同様にして該印刷データに基づいて印刷処理を実行する（Ｓ２１０）。すなわち、解析・イメージ生成手段３２が印刷データを解析してラスタ形式の印刷イメージを１バンド分又は１ページ分生成してイメージバッファに格納し、印刷制御手段３３が所定単位分（例えば１パス分）の印刷イメージをイメージバッファから印刷エンジンに転送し、印刷エンジンを制御しながら印刷を実行する。

なお、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者でない場合は、例えば、会議管理サーバ２０がその旨の情報をネットワークカード４０Ａに送信し、ネットワークカード４０Ａによってプリンタ装置３０Ａのコンソールパネル等に「あなたは出席者として登録されていませんので資料を印刷することはできません。」等のメッセージを出力させる構成としてもよい。

このように本実施形態では、会議Ｙに出席を希望するユーザが自ら認証デバイス１００Ａにユーザ識別情報を入力したことを資料印刷のトリガーとするとともに、該ユーザについて会議Ｙへの参加権限を確認できた場合に、会議Ｙが行われる会議室Ｘに関連づけて設置したプリンタ装置３０Ａを利用して会議Ｙの資料を印刷する構成としているため、実際に会議Ｙに出席する意思がありかつ出席権限がある者についてのみ会議資料が印刷される枠組みを実現することができる。このような枠組みでは、出席していない人の分まで資料が印刷されてしまうことがないので、無駄なく会議資料を印刷することができ、また会議後に資料が余って管理負担が生じることもない。

また、会議室Ｘ１に関連づけて設置されたプリンタ装置３０Ａにて、会議Ｙの資料印刷可能時間帯であることを条件に資料が印刷されることから、従来のように予め資料を印刷し、セキュリティをもって管理し、配布先に配布するといった負担が生じることもない。更に、会議Ｙが行われる会議室Ｘ１や開催日時情報（資料印刷可能時間帯）に関連づけて会議資料が印刷され（例えば、決まった会議室内で決まった時間にのみ印刷され）、しかも原則として出席人数分しか印刷されないので、意図しない者の手に資料がわたってしまうリスクを大きく低減することができる。

（変形例）
本発明は、上記実施形態に限定されることなく種々に変形して適用することが可能である。例えば、上記実施形態では、印刷装置としてプリンタ装置を備える構成としたが、複写機、ファクシミリ、複合機などの印刷装置を備える構成としてもよい。

また、上記実施形態では、会議管理サーバ２０、プリンタ装置３０、ネットワークカード４０を別体として説明しているが、いずれか一つが他の装置の機能の一部又は全部を兼ね備えていてもよい。例えば、ネットワークカード４０が、設置情報記憶手段２３を備えていてもよく、この場合、ネットワークカード４０において会議室を特定し、会議室の識別情報を資料情報要求に含めて送信することができる。

また、会議管理サーバ２０やネットワークカード４０が備える機能の一部について他の装置が備える構成としてもよい。例えば、会議情報記憶手段２２は、会議管理サーバ２０によってアクセス可能であれば、他の装置が備えていてもよい（例えば、会議管理サーバ２０とは別のデータベースシステム等によって管理されていてもよい）。

また、会議管理サーバ２０やネットワークカード４０が備える各機能、例えば、会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する機能（会議情報記憶手段２２）、会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザからユーザ識別情報を取得する機能（ユーザ識別情報取得手段４１）、会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得したユーザ識別情報に対応するユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する機能（印刷可否判断手段２６）、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する印刷データを取得する機能（資料情報送信手段２７）、前記取得した印刷データに基づき、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する機能（資料印刷手段４３）を一体的に捉えて、会議資料印刷制御システムとして把握することもできる。

また、上記実施形態において、ユーザ識別情報に対応づけて印刷設定情報（例えば、１ｕｐ印刷／２ｕｐ印刷の設定、片面／両面印刷の設定など）を記憶する印刷設定記憶手段を備えるように構成してもよい。この場合、資料印刷手段４３は、前記印刷設定記憶手段を参照して、ユーザ識別情報取得手段４１が取得したユーザ識別情報に対応する印刷設定情報を取得し、前記取得した印刷設定情報及び前記受信した資料の印刷データに基づき、会議資料が印刷されるように制御する。かかる構成によれば、各ユーザは各自が読みやすいと考える形式で資料を印刷することができる。なお、図２では、会議管理サーバが印刷設定記憶手段を備える構成としているが、設計に応じて、プリンタ装置３０や各ユーザの端末装置などの他の装置が備えるように構成してもよい。

また、上記実施形態では、原則として参加する会議の資料のみが印刷される枠組みとしているが、例えば会議情報記憶手段２２において、会議ごとに、継続性、関連性がある他の会議を関連づけて管理しておき（図５の会議管理ＩＤの欄を参照）、一の会議の資料を印刷する場合に、関連する他の会議の資料も併せて印刷するように構成してもよい。この場合、資料情報送信手段２７は、会議Ｙに関連づけられている会議Ｚの識別情報ｚを取得し、会議Ｚの識別情報ｚに対応する資料の印刷データを取得して、会議Ｙ及びＹの資料の印刷データをネットワークカード４０に送信するように構成する。なお更に、会議情報記憶手段２２において、会議ごとに議事録などの資料も併せて管理するように構成し、出席者や出席予定であったが欠席した者などからの要求に基づき印刷できるように構成してもよい。

また、上記実施形態において、例えば会議情報記憶手段２２において、出席予定者が会議の資料を印刷済みであるか否かを印刷履歴として管理するように構成してもよい（図５の印刷履歴の欄を参照）。この場合、例えば資料情報送信手段２７が、ユーザＰのユーザ識別情報を受信し、その応答として会議Ｙの資料の印刷データを送信した場合に、ユーザＰが資料を印刷したものとして印刷履歴を更新する。かかる印刷履歴を利用すれば、各ユーザにつき例えば１回のみ資料の印刷を許可する（資料情報送信手段２７が１回のみ印刷データを送信する）ように構成することができるので、同一ユーザが複数回、資料を無駄に印刷してしまう状況を防止することができる。

また、上記実施形態では、会議室に関連づけて設置されたプリンタ装置３０を利用して会議資料を印刷する構成としているが、このような構成に加えて、会議出席者が予め自己の端末装置などから会議管理サーバ２０にアクセスして他のプリンタ装置（例えば、各ユーザの居室等に設置されたプリンタ装置）を利用して会議資料を印刷できるように構成してもよい。上記の印刷履歴に関する構成と組み合わせれば、例えば、居室等の他のプリンタ装置を利用して資料を印刷したユーザについてはプリンタ装置３０を利用した印刷を許可しないように構成したり、そのようなユーザについてプリンタ装置３０を利用して資料を印刷するかどうかをユーザが選択できるように構成したりすることが考えられる。

また、上記実施形態では、会議出席を希望するユーザが認証デバイス１００を介してユーザ識別情報を入力することを資料印刷のトリガーとして処理を構成しているが、例えば入退室システム等を利用して、会議出席を希望するユーザが会議室へ入室したことを検出したり、位置情報管理システムや人感センサなどを利用して、会議出席を希望するユーザが会議室内で着席したこと、プリンタ装置３０に接近したことなどを検出し、該検出を資料印刷のトリガーとして処理を構成してもよい。例えば入室をトリガーとする場合、入退室システム等によって会議室に入室するユーザを識別し、該システムがユーザ識別情報をネットワークカード４０に送信するように構成することが考えられる。なお、入退室システム等はユーザが入室した会議室を通常、特定できることから、会議室の識別情報、ユーザ識別情報を直接、会議管理サーバ２０に送信するように構成してもよい。この場合、会議管理サーバ２０は、例えば図６のテーブルを参照して、入退室システム等から送信された会議室の識別情報に対応するプリンタ装置３０を特定し、該プリンタ装置３０（ネットワークカード４０）に対して印刷データを送信することになる。

また、上記実施形態において、認証デバイス１００に入力された認証情報に基づいてまず認証処理を実行し、認証された場合にのみＳ２０１以降の処理を実行するように構成してもよい。認証処理は、例えばＬＤＡＰ認証サービスを提供するディレクトリサーバに前記取得した認証情報を通知し、該通知に基づいてディレクトリサーバにおいて行われる認証の結果としてユーザ識別情報を取得するように構成することができる。

また、上記実施形態では、会議管理サーバ２０が会議資料の情報として印刷データを記憶・管理する構成としているが、印刷データに代えて／加えて、会議資料データやこれらデータの格納アドレス（例えば、ＵＲＬなど）を記憶・管理する構成としてもよい。印刷データに代えて会議資料データを記憶・管理する場合、会議管理サーバ２０又はプリンタ装置３０（ネットワークカード４０）において会議資料データに基づき印刷データを作成するか、又は会議管理サーバ２０又はプリンタ装置３０（ネットワークカード４０）が端末装置１０に会議資料データを送信し、該送信の応答として端末装置１０（プリンタドライバ手段１３）が作成した印刷データを受信するように構成する。印刷データや会議資料データの格納アドレスを記憶・管理する場合は、会議管理サーバ２０又はプリンタ装置３０（ネットワークカード４０）が、該格納アドレスに基づき印刷データや会議資料データを取得するように構成する。

また、上記実施形態では、プリンタ装置３０の識別情報を資料情報要求に含める構成としているが、会議室を特定する情報として、プリンタ装置３０の識別情報の代わりにネットワークカード４０の識別情報を用いてもよい。この場合、設置情報記憶手段２１は、会議室の識別情報と、該会議室に設置された（プリンタ装置３０にセットされた）ネットワークカード４０の識別情報とを対応関係を記憶する。

更に、会議室特定情報として、会議室の識別情報そのものを用いるように構成してもよい。この場合、設置情報記憶手段２１は不要となるが、その代わりに、ネットワークカード４０に直接、該ネットワークカード４０（プリンタ装置３０）を設置した会議室の識別情報を記憶させておく必要がある。

更に、会議室特定情報として、ユーザ識別情報を用いてもよい。ユーザスケジュール管理システム等を利用すれば、ユーザ識別情報をもとに、ユーザがどこの会議室のどの会議に出席する予定であるか参照して、会議室を特定できるからである。

更に、会議出席を希望するユーザが、認証デバイス１００等に対して会議室特定情報や会議特定情報を直接入力するように構成してもよい。

なお、会議室特定情報としてユーザ識別情報を用いたり、ユーザが会議室特定情報などを直接入力する場合、認証デバイス１００と会議室とが１対１に対応している必要がなくなるので、認証デバイス１００を複数の会議室に共通して設けることができる。

会議資料印刷システム１のハードウェア構成を示すブロック図である。 端末装置１０、会議管理サーバ２０、プリンタ装置３０、ネットワークカード４０の機能構成を示すブロック図である。 印刷データ蓄積段階を説明するためのフローチャートである。 会議資料印刷実行段階を説明するためのフローチャートである。 会議情報記憶手段２２のデータ構造例を示す図である。 設置情報記憶手段２３のデータ構造例を示す図である。

符号の説明

１ 会議資料印刷システム、１０ 端末装置、１１ 入出力手段、１２ 通信手段、１３ プリンタドライバ手段、１４ 会議予約手段、２０ 会議管理サーバ、２１ 会議予約受付手段、２２ 会議情報記憶手段、２３ 設置情報記憶手段、２４ 資料情報要求受付手段、２５ 会議特定手段、２６ 印刷可否判断手段、２７ 資料情報送信手段、３０ プリンタ装置、３１ データ受信手段、３２ 解析・イメージ生成手段、３３ 印刷制御手段、４０ ネットワークカード、４１ ユーザ識別情報取得手段、４２ 資料情報要求手段、４３ 資料印刷手段、１００ 認証デバイス

Claims (9)

1. 会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置と、資料印刷制御装置と、会議管理サーバとを備えた資料印刷システムであって、
   前記資料印刷制御装置は、
   会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰから、ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、
   前記会議管理サーバに、前記取得したユーザ識別情報を含む会議Ｙの資料情報要求を送信し、該送信の応答として会議の資料情報を受信する資料情報要求手段と、
   前記受信した会議の資料情報に基づき、前記少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する資料印刷制御手段と、を備え、
   前記会議管理サーバは、
   会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段と、
   前記資料印刷制御装置から、ユーザ識別情報を含む会議Ｙの資料情報要求を受信する要求受付手段と、
   前記受信した会議Ｙの資料情報要求に基づき前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記受信した会議Ｙの資料情報要求に含まれるユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する印刷可否判断手段と、
   ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得し、前記資料印刷制御装置に送信する資料情報送信手段と、を備えることを特徴とする資料印刷システム。
2. 前記資料情報要求は、会議室特定情報として、前記少なくとも１台の印刷装置又は前記資料印刷制御装置の識別情報を含んでおり、
   前記会議管理サーバは、会議室と、該会議室に設置された印刷装置又は資料印刷制御装置の識別情報とを対応づけて記憶する設置情報記憶手段を備えており、
   前記印刷可否判断手段は、前記設置情報記憶手段を参照して前記会議室特定情報に基づいて会議室Ｘを特定し、前記特定した会議室Ｘで行われる会議を会議Ｙとして特定することを特徴とする請求項１記載の資料印刷システム。
3. 前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、会議の資料を印刷可能な時間帯情報を記憶しており、
   前記印刷可否判断手段は、前記会議情報記憶手段を参照し、前記特定した会議室Ｘで行われる会議のうち現時点又はこれに準ずるタイミングにおいて資料印刷可能な会議を会議Ｙとして特定することを特徴とする請求項２記載の資料印刷システム。
4. 当該資料印刷システムは、ユーザごとに印刷設定情報を記憶する印刷設定記憶手段を備えており、
   前記資料印刷制御手段は、前記印刷設定記憶手段を参照して、前記受信した資料情報要求に含まれるユーザ識別情報に基づき対応するユーザの印刷設定情報を取得し、前記取得した印刷設定情報及び前記受信した会議Ｙの資料情報に基づき、会議資料が印刷されるように制御することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の資料印刷システム。
5. 前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、該会議に関連する他の会議の情報を記憶しており、
   前記資料情報送信手段は、前記会議情報記憶手段を参照して、会議Ｙの資料情報及び会議Ｙに関連する会議Ｚの資料情報を取得し、前記資料印刷制御装置に送信することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の資料印刷システム。
6. 前記会議情報記憶手段は、会議ごとに、該会議の出席予定者が該会議の資料を印刷済みであるか否かを記憶することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の資料印刷システム。
7. 会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段と、
   会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰからユーザ識別情報を取得する手段と、
   前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記取得したユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する手段と、
   ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得する手段と、
   前記取得した資料情報に基づき、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する手段と、を備えることを特徴とする資料印刷制御システム。
8. 会議室Ｘで行われる会議Ｙに出席を希望するユーザＰからユーザ識別情報を取得する工程と、
   会議ごとに、該会議の出席予定者の情報、該会議の資料情報を記憶する会議情報記憶手段を参照して、会議Ｙに対応する出席予定者の情報を取得し、前記取得した出席予定者の情報及び前記取得したユーザ識別情報に基づき、ユーザＰが会議Ｙの出席予定者であるか否かを判断する工程と、
   ユーザＰが会議Ｙの出席予定者である場合、前記会議情報記憶手段を参照して会議Ｙに対応する資料情報を取得する工程と、
   前記取得した資料情報に基づき、会議室Ｘに関連づけて設置された少なくとも１台の印刷装置を利用して会議資料が印刷されるように制御する工程と、を備えることを特徴とする資料印刷制御方法。
9. 請求項８記載の資料印刷制御方法をコンピュータで実行させるためのプログラム。

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