JP2007323579A - 印刷制御プログラムおよび装置 - Google Patents

Abstract

【課題】
情報漏洩に対する安全性を確保するとともに安定運用を可能にした印刷制御プログラムおよび装置を提供する。
【解決手段】
印刷要求された印刷データから予め指定したキーワードをキーワード抽出部１０３で抽出し、そのキーワードに対して設定された文書の種類を文書種別判別部１０６で判別する。抽出したキーワードおよび文書の種類をその印刷データの属性情報に印刷制御部１０５で設定し、そのキーワードと文書の種類から印刷可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件を検索する。その制御条件に基づき、印刷制御することで印刷データを出力制御部１０８へ転送し、保存するデータの作成を保存データ作成部１０７へと指示して記憶部１０４へ記憶する。印刷出力の結果を印刷履歴として保存データに関連付けて記憶部１０４で記憶する。
【選択図】図２

Description

本発明は、印刷制御プログラムおよび装置に関する。

クライアントコンピュータなどを用いて作成した電子文書を印刷して参照する場合、不特定多数のユーザに配布する印刷物であれば、通常、当該印刷物に対する電子文書の印刷出力に制限などが設定されておらず、印刷出力が可能な状態にある。それに対して、個人情報や機密情報が含まれる電子文書はその情報の特異性から一定の権限を有するユーザ（例えば管理者若しくは本人）のみが印刷出力を許可された状態にあり、他のユーザが印刷出力することはできない。

これにより印刷物による情報漏洩を防止し、情報の機密性や安全性を確保している。

また、印刷物の印刷出力履歴をログ情報として管理し、いつ、だれが、どのプリンタからどのような印刷データを印刷出力したかを管理している。さらに、印刷履歴だけでなく印刷データそのものを管理することで情報漏洩が発生した際に発生元を特定し、より詳細な発生原因の究明と漏洩した情報の特定を可能にしている。

このような処理を行う従来技術として、特許文献１に開示されたものがある。

この特許文献１に開示された従来技術では、印刷要求された印刷データを全てサーバ経由で印刷して印刷ログを取得し、取得した印刷ログ及び印刷データを蓄積保管することにより、漏洩事故が起こった際に追跡調査を可能としている。

また、印刷出力を行う印刷データそのものはログ情報と比べてデータサイズが大きいためディスク容量を圧迫することとなり、過負荷状態となることでシステム動作が不安定となる。

ネットワークを介して印刷装置から印刷出力する際に、実際に印刷出力されたページまでをＰＤＦ等の閲覧可能データとして蓄積することで閲覧可能データの蓄積量を必要最小限にした従来技術として特許文献２に開示されたものがある。

この特許文献２に開示された従来技術では、正常に印刷出力された印刷データのみを管理し、一枚も印刷出力できない印刷データについては印刷ログおよびその印刷データそのものを蓄積せず、印刷ログの蓄積量を必要最小限にとどめることを可能としている。

さらに、閲覧可能データが保存されたことを検出してから印刷を開始させるように制御することで、印刷された印刷データに関しては、従来よりも確実に閲覧可能データを保存できるようにしている。
特開２００３−３３０６７７ 特開２００５−１９６２６０

しかしながら、特許文献１に示された従来技術においては、全ての印刷データを蓄積しているためディスク容量が圧迫され、システムが過負荷状態となるばかりか、情報漏洩が発生した際にその漏洩した情報を迅速に検索することができないという問題がある。すなわち、情報漏洩という観点からは外れた外部の第三者に公開している文書などの印刷データをも蓄積しておくことになる。

また、特許文献２に示された従来技術では、印刷禁止キーワードが印刷対象文書に含まれるか判定し、含まれる場合には印刷出力を行わないようにし、反対に印刷禁止キーワードが含まれない場合には印刷出力を行っている。そして、印刷出力後、正常に印刷出力された印刷データ若しくはその印刷データのうち正常に印刷出力されたページのみを蓄積し、１ページも印刷出力が行われていない印刷データについては蓄積を行わないように構成することで蓄積量を抑制している。

しかしながら、情報漏洩を防止するという観点から見た場合に、印刷禁止キーワードが含まれた印刷データの印刷要求が行われたことが管理されず、不正に印刷要求がされたことがわからないという問題がある。

また、蓄積する印刷データに対しても印刷出力された全ての印刷データを蓄積しているため、明らかに蓄積が不要な公開文書なども管理されることになりディスク容量の削減には至らないという問題もある。

そこで、本発明は、情報漏洩に対する安全性を確保するとともに安定運用を可能にした印刷制御プログラムおよび装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、印刷制限を行うキーワードおよび該キーワードを含む文書の文書種別を管理する第１のステップと、前記第１のステップで管理された前記キーワードおよび前記文書種別の組み合わせに対し、印刷要求された印刷データの保存の有無および当該印刷データの印刷の可否を示す制限条件を管理する第２のステップと、前記印刷データから前記第１のステップで管理するキーワードを抽出する第３のステップと、前記第３のステップによって印刷制限を行うキーワードが抽出された場合、当該キーワードを含む印刷データの文書種別を前記第１のステップにより管理する文書種別から判別する第４のステップと、前記第４のステップによって判別した前記文書種別と該文書種別の判別に用いた前記キーワードに対する制限条件を前記第２のステップで管理する制限条件から検索する第５のステップと、前記第５のステップによって制限条件が検索された場合、当該制限条件に基づいて印刷データの保存および印刷データの印刷を行う第６のステップとを含むことを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記第２のステップは、前記第１のステップにより管理されたキーワードが前記印刷データに含まれる場合には、前記制限条件に当該印刷データの保存を有効として管理することを含むことを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記第６のステップは、前記第５のステップによって検索した制限条件が前記印刷データの印刷出力を可能とし、また前記印刷データの保存を有効としている場合、当該印刷データを接続された印刷装置へ転送するとともに、該印刷データを保存して印刷履歴を記録することを含むことを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記第６のステップは、前記第５のステップによって検索した制限条件が前記印刷データの印刷出力を可能とし、また前記印刷データの保存を無効としている場合、当該印刷データを接続された印刷装置へ転送して印刷履歴を記録することを含むことを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１から請求項４のいずれかの発明において、前記印刷データに画像が含まれる場合、当該画像の読み取りを行い、テキストデータの切り出しを行う第７のステップとを含み、前記第３のステップは、前記第７のステップによって切り出したテキストデータから前記キーワードを抽出することを含むことを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項１から請求項５のいずれかの発明において、前記第１のステップは、前記キーワードに優先順位を付与して管理し、前記第４のステップは、前記第３のステップによって複数のキーワードが抽出されると、前記第１のステップによって管理されたキーワードの最も優先順位の高いキーワードに対する文書種別を判別することを含むことを特徴とする。

また、請求項７の発明は、印刷制限を行うキーワードおよび該キーワードを含む文書の文書種別を管理する制限要素管理手段と、前記制限要素管理手段で管理された前記キーワードおよび前記文書種別の組み合わせに対し、印刷要求された印刷データの保存有の無および当該印刷データの印刷の可否を示す制限条件を管理する条件管理手段と、前記印刷データから前記文書情報管理手段で管理するキーワードを抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって印刷制限を行うキーワードが抽出された場合、当該キーワードを含む印刷データの文書種別を前記制限要素管理手段により管理する文書種別から判別する判別手段と、前記判別手段によって判別した前記文書種別と該文書種別の判別に用いた前記キーワードに対する制限条件を前記条件管理手段で管理する制限条件から検索する検索手段と、前記検索手段によって制限条件が検索された場合、当該制限条件に基づいて印刷データの保存および印刷データの印刷を行う印刷制御手段とを具備することを特徴とする。

本発明によれば、キーワードおよび文書の種類に応じて印刷データの印刷出力を許可したり、印刷データの保存を行ったりすることが可能となり、セキュリティを確保できるとともに処理の高速化、安定運用が可能になるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる印刷制御プログラムおよび装置の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる印刷制御プログラムおよび装置を適用して構成したネットワーク構成図である。

図１において、この印刷制御ネットワークは、プリントサーバ１０、クライアントＰＣ２０、ログ管理サーバ３０、プリンタ４０から構成され、クライアントＰＣ２０からの印刷要求に基づいてプリントサーバ１０が印刷制御し、プリンタ４０で印刷出力を行うネットワークである。

印刷要求された印刷データに含まれる所定のキーワードに基づいて印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無を決定し、重要な文書が安易に印刷出力されて公開されるのを防止するとともに負荷軽減によるシステムの安定運用を行う。

クライアントＰＣ２０にはプリンタドライバが備えられ、所定のアプリケーションを用いて作成した文書に対する印刷データを作成し、印刷要求することによって印刷データをプリントサーバ１０へと送信する。印刷データを受信したプリントサーバ１０では、印刷データのテキストデータから所定のキーワードを抽出し、そのキーワードに対して設定された印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件に基づいて印刷制御処理を行う。印刷出力が可能であると判断された印刷データをプリンタ４０へと転送し、プリンタ４０から印刷出力を行う。

プリンタ４０で印刷出力が行われると、その印刷出力結果をプリントサーバ１０で受信し、印刷結果をログ情報としてログ管理サーバ３０へと転送してログ管理サーバ３０で管理する。また、制御条件に印刷データを保存する必要が有りと指定されている場合にはログ管理サーバ３０にその印刷データを転送する。

ログ管理サーバ３０では、印刷日時や印刷出力を行ったユーザ名、出力したプリンタ名、文書名称などの印刷履歴をログ情報として管理するほか、印刷データをも管理し、ログ情報と印刷データとが関連付けて管理する。

このときのプリントサーバ１０の詳細な構成図を図２に示す。

図２は、本願発明のプリントサーバの詳細な構成を示すブロック図である。

図２に示すプリントサーバ１０は、印刷要求された印刷データから印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件を判断して印刷制御を行い、印刷データ解析部１０１、イメージ画像解析部１０２、キーワード抽出部１０３、記憶部１０４、印刷制御部１０５、文書種別判別部１０６、保存データ作成部１０７、出力制御部１０８、ログ制御部１０９から構成される。

印刷要求された印刷データは、まず、印刷データ解析部１０１によって解析処理が行われ、その印刷データに含まれるテキストデータまたはイメージ画像の切り分けが行われる。

切り分けられたテキストデータはキーワード抽出部１０３へ送られ、印刷データにイメージ画像が含まれる場合にはそのイメージ画像をイメージ画像解析部１０２へと送信する。イメージ画像解析部１０２では、ＰＤＬ（Page Description Language：ページ記述言語）形式の印刷データをビットマップ形式に変換するラスタライズ処理を行い、テキストデータを切り出すＯＣＲ（Optical Charactor Reader）処理を行う。切り出したテキストデータはキーワード抽出部１０３へと送信する。

キーワード抽出部１０３では、印刷データ解析部１０１またはイメージ画像解析部１０２から受信したテキストデータから記憶部１０４で記憶した
図６に示すようなキーワードが含まれるか検索し、一致したキーワードを抽出する処理を行う。複数のキーワードが一致した場合にはそれら一致した全てのキーワードを抽出する。

抽出できた場合には抽出したキーワードとともにその旨を印刷制御部１０５へと転送する。キーワードを抽出できない場合にはその旨を通知する。

印刷制御部１０５では、通知内容に基づいて処理を行い、キーワードが抽出できない場合にはその印刷データを出力制御部１０８へと転送してプリンタからの印刷出力を行う。それに対して、キーワードが抽出できた場合にはそのキーワードを含む印刷データの文書の種類を判別するために、文書種別判別部１０６へと文書種別の判別依頼を行う。

文書種別判別部１０６では、キーワードに対して設定された文書種別を判別するために、図６に示すような一覧表からキーワードに対する文書種別を検索して印刷要求された印刷データの文書種別を判別する。

なお、キーワード抽出部１０３による抽出処理によって複数のキーワードが抽出された場合には、印刷制御部１０５で、抽出したキーワードの個数が予め指定された指定個数以下であるかを判断する。指定個数よりも大きい場合には、各キーワードに設定された優先順位のうち高いものから指定した個数だけ選択して、その中でも最も優先順位の高いキーワードに対する文書種別の判別依頼を文書種別判別部１０６へと送信する。

そして、印刷制御部１０５では、抽出したキーワードおよび文書種別を印刷データの属性情報に設定し、記憶部１０４に記憶された図７に示すような一覧表から制御条件を判別して処理を行う。

この図７に示す一覧表には、キーワードと文書種別に対して印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無が設定されており、印刷出力が可能であると設定されている場合には印刷データを出力制御部１０８へと転送して印刷出力を行う。

また、印刷データを保存する必要性がありと設定されている場合には、保存データ作成部１０７で保存形式の印刷データを作成し、記憶部１０４へと保存する。このときの保存形式として、印刷データをサムネイル表示可能な形式がある。

出力制御部１０８では印刷出力における色変換などの処理を行い、プリンタへ印刷データを転送する。

そして、プリンタで印刷出力が行われると、プリンタから出力結果をログ制御部１０９で受信し、その出力結果とともに印刷履歴を作成して印刷制御部１０５を介して記憶部１０４に記憶する。また、印刷出力が許可されていない場合にもログ制御部１０９へとその旨を通知し、印刷履歴を作成して記憶部１０４に記憶する。

このような構成によって、キーワードとそのキーワードに対する文書の種類ごとに印刷データを保存する必要性があるかを指定することができ、必要となる印刷データのみを保存することができるようになる。

これにより、ディスクへの負荷を軽減でき、不要な印刷出力を未然に防止できるとともに万が一の情報検索における迅速な原因究明が可能となる。

図３は、本願発明における印刷制御ネットワークの処理遷移を示すシーケンス図である。

図３において、まず、クライアントＰＣにインストールされたアプリケーションを用いて印刷出力する文書を作成し、その文書を印刷指示することでその文書に対する印刷データを作成する（３０１）。作成した印刷データをプリントサーバへと送信し（３０２）、印刷データを受信したプリントサーバではその印刷データを一時的にスプールへと保存する（３０３）。

スプールに保存した印刷データを展開後（３０４）、解析して図６に示すようなキーワードを検索することにより一致するキーワードを印刷データから抽出する（３０５）。このときのキーワードの抽出処理は、ＰＤＬ形式の印刷データのテキストデータ部に図６に示すようなキーワードが含まれるか検索して一致したキーワードを抽出する処理である。

この印刷データにイメージデータを含む場合には、そのイメージデータを切り出し、切り出したイメージデータからテキストデータを読み出すＯＣＲ処理を実施して予め指定したキーワードが含まれるか検索する。

続いて、抽出したキーワードを元に印刷データの文書の種類を判別する（３０６）。この判別処理では、抽出したキーワードに対して設定された文書種別の判別することにより行う。そして、抽出したキーワードおよび判別した文書種別を印刷要求された印刷データの属性情報に付与する（３０７）。

上記する抽出処理によって、複数のキーワードが抽出された場合には、図６に示すようなキーワードの優先順位に従って、最も優先順位の高いキーワードの文書種別を判別する。また、印刷データの属性情報として付与するキーワードの個数は予め設定されており、抽出したキーワードの個数が設定された個数を超える場合には図６に示すようなキーワードの優先順位に従って、優先順位の高いキーワードから順に設定された個数を付与する。

例えば、予め設定された印刷データに付与するキーワードの個数が「１」であって、３つのキーワードを抽出した場合には、抽出したキーワードのうち最も高い優先順位のキーワードのみを付与する。

このような処理によって、印刷データに抽出したキーワードおよび文書属性が付与された状態となる。

なお、キーワードが抽出できない場合には、印刷制御対象のキーワードが含まれない印刷データであるため、通常の印刷出力を行う。

印刷データに付与されたキーワードおよび文書属性に基づき、その印刷データの制御条件を検索する（３０８）。制御条件は、図６に示すように、印刷出力が可能であるか否か、印刷要求された印刷データを保存するか否かによって構成されている。

印刷データを保存すると指定されている場合には、その印刷データに対する保存形式のデータを作成する（３０９）。保存形式として、印刷データの内容を参照できるようにサムネイル表示可能なデータ形式で保存する方法がある。

作成したデータは、管理装置であるログ管理サーバへと送信し（３１０）、ログ管理サーバで保存形式の印刷データを管理する（３１１）。さらに、制御条件に印刷可能であると設定されている場合には、印刷データをプリンタへと送信し（３１２）、受信したプリンタが印刷出力を行う（３１３）。プリンタは印刷データの出力結果をプリントサーバへと送信する（３１４）。

プリンタから出力結果を受けたプリントサーバでは、出力結果をログ管理サーバへと吐き出す（３１５）。ログ管理サーバでは印刷出力結果をログ情報として記録するとともにそのログ情報と上記処理により保存した印刷データとを関連付けて保存する。

これにより、プリントサーバでは、印刷出力したログ情報とともにその印刷出力内容を示す印刷データをキーワードおよび印刷データの文書種別に基づいて印刷制御することができる。

図４は、本願発明におけるプリントサーバでの処理の流れを示すフローチャートを示す。

図４において、クライアントＰＣから印刷要求を受け付ける（４０１）ことによって処理が開始され、受信した印刷データからテキストデータを展開し（４０２）、さらにその印刷データにイメージデータが含まれるかを判断する（４０３）。印刷データにイメージデータが含まれる場合（４０３でＹＥＳ）には、そのイメージデータによって示されるキーワードを抽出するためにＯＣＲ処理を行う（４０４）。このときのＯＣＲ処理として、イメージデータをビットマップ画像へとデコンポーズしてテキストデータを切り出す方法がある。

続いて、展開したテキストデータに予め設定したキーワードが含まれるかを検索するマッチング処理を行い（４０５）、そのマッチング処理の結果、設定したキーワードが一致するか判断する（４０６）。予め設定したキーワードと一致しない場合（４０６でＮＯ）には、その印刷データをプリンタへ送信して（４１４）印刷出力を行う。

それに対して、予め設定したキーワードと一致した場合（４０６でＹＥＳ）には、その一致したキーワードの個数が複数であるかを判断する（４０７）。複数のキーワードと一致した場合（４０７でＹＥＳ）には、複数のキーワードと一致した場合における印刷データへの属性設定処理（４１０）を行う。この複数のキーワードと一致した場合における印刷データへの属性設定処理の詳細な処理の流れを図５に示す。

また、一致したキーワードが複数でなく単数である場合（４０７でＮＯ）には、そのキーワードに対して設定された文書種別から印刷データが示す文書の種類を判別する（４０８）。そして、一致したキーワードと判別した文書種別を印刷データの属性情報として設定する（４０９）。

これにより、印刷要求された印刷データの属性情報にはキーワードおよび文書種別が設定された状態となる。

そして、設定されたキーワードと文書種別を元に、予め設定された制御条件を検索し（４１１）、一致する制御条件が存在するかを判断する（４１２）。この判断処理では、図７に示す一覧表からキーワードと文書種別に対する制御条件を検索し、一致する制御条件があるかを判断する。

この判断処理によって、一致する制御条件が存在しなければ（４１２でＮＯ）、その印刷データを直接プリンタに送信して（４１７）印刷出力を行う。

また、一致する制御条件が存在する場合（４１２でＹＥＳ）には、続いて、その制御条件によって示される印刷データを保存する必要性の有無の設定からその印刷データを保存する必要があるかを判断し（４１３）、保存する必要がある場合（４１３でＹＥＳ）には、保存形式の印刷データ、例えば、サムネイル表示可能な形式の印刷データを作成する（４１４）。作成した保存形式の印刷データをログ管理サーバへと送信して（４１５）管理する。

そして、保存形式印刷データをログ管理サーバへと送信後、または印刷データの保存を行う必要がない場合（４１３でＮＯ）には、続いて、制御条件によって示される印刷可否の設定から印刷出力が可能であるかを判断し（４１６）、印刷が許可されている場合（４１６でＹＥＳ）には印刷データをプリンタへ送信して（４１７）印刷出力を行う。

印刷出力後、プリンタから受信した印刷出力結果をログ管理サーバへと送信する（４１８）。

さらに、印刷出力が許可されていない場合（４１６でＮＯ）にもその印刷要求された印刷データの処理結果をログ管理サーバへと送信する（４１８）。

このような処理の流れによって、印刷データに含まれるキーワードとそのキーワードに対する文書種別に基づく印刷出力を制御でき、不用意に重要な文書が印刷出力されてしまうことを防止することができる。

図５には、図４に示す複数のキーワードが一致した場合の属性設定処理の流れを示すフローチャートである。

図５では、予め設定した複数のキーワードが印刷データに含まれていると判断された場合に処理が開始され、予め設定されたキーワードの指定個数を取得する（５０１）。取得したキーワードの指定個数と一致したキーワードの個数とを比較して一致したキーワードの個数が取得した個数以下であるかを判断する（５０２）。一致したキーワードの個数が取得した個数よりも大きい場合（５０２でＮＯ）には、各キーワードに設定された優先順位を取得し（５０３）、優先順位の高いキーワードから設定された指定個数だけ選択する（５０４）。

そして、選択されたキーワードまたは一致したキーワードが取得した個数以下であった場合（５０２でＹＥＳ）のキーワードのうち、最も優先順位の高いキーワードに対する文書種別を特定する（５０５）。

そして、特定した文書種別と上記キーワードを印刷データの属性情報に設定する（５０６）。

これにより、複数のキーワードが抽出できた場合であっても優先順位の高いキーワードに対して印刷制御することができる。

図６は、キーワードに対する文書の種類を示した一覧表である。

図６に示すキーワードは、文書の種類を特定するための文字列であり、各キーワードには、キーワード間での優先順位が指定されており、数字が多いほど優先順位が高くなり、最も優先順位が高いキーワードには「１０」が指定されている。

図６に示す例では、「印刷禁止」というキーワードに最も高い「１０」の優先順位が指定されており、また、他のキーワードの一例として「報告書」というキーワードに「６」の優先順位が指定されている。

これらの各キーワードには、そのキーワードを含む文書の種類を示した文書種別が指定されており、文書種別によってそのキーワードを含む文書がどのような文書であるかを表している。例えば、「印刷禁止」や「社外秘」というキーワードを含む文書の文書種別は「機密資料」であることが示されている。

図７には、図６で指定されたキーワードを組み合わせることによって作成した条件式に対し、印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件を示した一覧表であって、制御ＩＤ７０１、制御条件の印刷可否７０２と印刷データを保存する必要性の有無７０３、文書種別７０４、条件式７０５から構成される。

制御ＩＤ７０１は、条件式７０５に対する制御条件を識別する番号であって、条件式に対する制御条件を管理する番号である。

印刷可否７０２および印刷データを保存する必要性の有無７０３は、条件式７０５に当てはまるキーワードを持つ印刷データの制御条件であり、印刷可否６０２では、印刷出力が可能であるか（可（○））否か（不可（×））を設定し、印刷データを保存する必要性の有無６０３で印刷データを保存する必要があるか（有○））否か（無（×））を設定する。

文書種別７０４は、印刷データの属性情報に指定された文書の種類を表す。

条件式７０５は、印刷データの属性情報として設定されたキーワードを組み合わせることによって作成した演算式であって、その印刷データの制御条件を検索するために用いられる。

次に、図７で示す各レコードについて説明する。

制御ＩＤ６０１が「００１」のレコードは、文書種別が「機密資料」であり、属性情報に「印刷禁止」と「社外秘」というキーワードが属性情報として指定された印刷データに対する制御条件を示しており、その制御条件として、印刷出力を許可せず、その印刷要求された印刷データを保存することが示されている。

また、制御ＩＤ６０１が「００２」のレコードは、文書種別が「機密資料」であり、属性情報に「○○○プロジェクト」というキーワードが属性情報として指定された印刷データに対する制御条件を示しており、その制御条件として、印刷出力を許可せず、その印刷要求された印刷データを保存することが示されている。

さらに、制御ＩＤ６０１が「００３」のレコードは、文書種別が「提案書」であり、属性情報に「文書番号」というキーワードが属性情報として指定された印刷データに対する制御条件を示しており、その制御条件として、印刷出力を許可するとともにその印刷データを保存するということが示されている。この制御条件は、「文書番号」というキーワードが指定された印刷データについて印刷出力を許可し、またその印刷データを保存しておくことが示され、保存したデータを情報漏洩が発生した際のログ情報に用いる。

そして、制御ＩＤ６０１が「００４」のレコードは、文書種別が「提案書」であり、文書種別が「提案書」である全ての印刷データに対して、印刷出力を許可し、その印刷データを保存しないという制御条件を指定している。この制御条件は、文書種別が「提案書」である印刷データに付いては全て印刷を許可している。

このように、印刷データの属性に付与されたキーワードおよび文書の種類（文書種別）によってその印刷データの印刷出力を制御する。

以上の処理によって、キーワードおよびそのキーワードに指定された文書の種類に基づき、印刷データの制御条件を指定することができる。

図８は、本発明に係わる印刷制御プログラムおよび装置を適用して構成した他のネットワーク構成図である。

図８に示すネットワーク構成は、図１に示すネットワーク構成と類似するための異なる点を中心に説明する。

図８のネットワーク構成は、クライアントＰＣ２０、ログ管理サーバ３０、プリンタ４０から構成され、クライアントＰＣ２０はプリンタ４０に対して直接、印刷データを送信する。

ログ管理サーバ３０では、図６、図７に示すような一覧表を管理する。

また、プリンタ４０では印刷データを受信することによって、その印刷データのテキストデータから所定のキーワードを抽出し、ログ管理サーバ３０で管理するキーワードに対する印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件に基づいて印刷制御処理を行う。印刷出力が可能であると判断された印刷データを印刷出力する。

すなわち、プリンタ４０ではログ管理サーバ３０に記憶された図６、図７に示すような一覧表を参照し、印刷制御処理を行う。

このときの印刷制御処理の処理シーケンスを図９に示す。

図９は、プリンタで印刷制御を行った場合の処理遷移を示すシーケンス図である。

図９では、まず、クライアントＰＣで作成した文書に対する印刷データを作成し（９０１）、作成した印刷データをプリントサーバへと送信する（９０２）。印刷データを受信したプリンタではその印刷データを一時的にスプールへと保存する（９０３）。

スプールに保存した印刷データを展開後（９０４）、解析して図６に示すようなキーワードを検索することにより一致するキーワードを印刷データから抽出する（９０５）。

次に、抽出したキーワードに対する文書種別をログ管理サーバへ問い合わせ（９０６）、問い合わせを受けたログ管理サーバでは、キーワードに対する文書種別を検索して文書種別を判別して（９０７）検索して一致した文書種別をプリンタへと応答する（９０８）。

さらに、プリンタでは、キーワードとその文書種別を元に制御条件の問い合わせをログ管理サーバへ行い（９０９）、問い合わせを受けたログ管理サーバではキーワードと文書種別に基づいて制御条件を検索して（９１０）検索結果をプリンタへと応答する（９１１）。

制御条件を受信したプリンタでは、その制御条件から印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無を判断し、印刷データを保存する必要性がある場合には保存形式の印刷データを作成し（９１２）、ログ管理サーバへと転送する（９１３）。ログ管理サーバでは、その印刷データを保存する（９１４）。

また、印刷出力が可能である場合にはその印刷データを印刷出力し（９１５）、その出力結果をログ管理サーバへと送信する（９１６）。ログ管理サーバでは保存した印刷データに関連付けてその出力結果に対する印刷履歴をログ情報として記録する（９１７）。

これにより、プリンタが制御条件に基づく印刷制御を行う。

以上の処理によって、本願発明では、予め指定したキーワードを含む印刷データに対し、印刷出力可否および当該印刷データの保存有無を含まれるキーワードに基づいて設定することができる。また、指定したキーワードにそのキーワードを含む印刷データに対する文書の種類を特定することができる。

これによって、重要な文書が安易に印刷出力され、公開されてしまうことを防止することが可能となり、さらに重要な文書のみを保存しておくことが可能となる。

従って、本発明を適用することにより、重要な文書の安易な出力を防止することによって情報漏洩を最小限に抑制でき信頼性の高い文書管理が可能になるという効果を期待できる。また、必要な文書の印刷データのみを保存しておくことからディスク容量を抑制でき、安定運用が可能となる。

さらに、印刷済みの印刷データから必要な印刷データを高速に検索することができるという効果を期待できる。

なお、上記フローチャートに示す処理は、コンピュータにより実行可能な印刷制御プログラムによっても実現できる。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明は、印刷済みの印刷データを管理する印刷制御プログラムおよび装置に適用可能であり、特に、予め指定した所定のキーワードが含まれる印刷データに対してその印刷データのみを保存することでディスク容量を抑制し、かつ必要な印刷データを迅速に検索するのに有用である。

本発明に係わる印刷制御プログラムおよび装置を適用して構成したネットワーク構成図。 本願発明のプリントサーバの詳細な構成を示すブロック図。 本願発明における印刷制御ネットワークの処理遷移を示すシーケンス図。 本願発明におけるプリントサーバでの処理の流れを示すフローチャート。 図４に示す複数のキーワードが一致した場合の属性設定処理の流れを示すフローチャート。 キーワードに対する文書の種類を示した一覧表。 図６で指定されたキーワードを組み合わせることによって作成した条件式に対し、印刷出力の可否および印刷データを保存する必要性の有無の制御条件を示した一覧表。 本発明に係わる印刷制御プログラムおよび装置を適用して構成した他のネットワーク構成図。 プリンタで印刷制御を行った場合の処理遷移を示すシーケンス図。

符号の説明

１０ プリントサーバ
２０ クライアントＰＣ
３０ ログ管理サーバ
４０ プリンタ
１０１ 印刷データ解析部
１０２ イメージ画像解析部
１０３ キーワード抽出部
１０４ 記憶部
１０５ 印刷制御部
１０６ 文書種別判別部
１０７ 保存データ作成部
１０８ 出力制御部
１０９ ログ制御部

Claims (7)

1. 印刷制限を行うキーワードおよび該キーワードを含む文書の文書種別を管理する第１のステップと、
   前記第１のステップで管理された前記キーワードおよび前記文書種別の組み合わせに対し、印刷要求された印刷データの保存の有無および当該印刷データの印刷の可否を示す制限条件を管理する第２のステップと、
   前記印刷データから前記第１のステップで管理するキーワードを抽出する第３のステップと、
   前記第３のステップによって印刷制限を行うキーワードが抽出された場合、当該キーワードを含む印刷データの文書種別を前記第１のステップにより管理する文書種別から判別する第４のステップと、
   前記第４のステップによって判別した前記文書種別と該文書種別の判別に用いた前記キーワードに対する制限条件を前記第２のステップで管理する制限条件から検索する第５のステップと、
   前記第５のステップによって制限条件が検索された場合、当該制限条件に基づいて印刷データの保存および印刷データの印刷を行う第６のステップと
   を含む印刷制御プログラム。
2. 前記第２のステップは、
   前記第１のステップにより管理されたキーワードが前記印刷データに含まれる場合には、前記制限条件に当該印刷データの保存を有効として管理する
   ことを含む請求項１記載の印刷制御プログラム。
3. 前記第６のステップは、
   前記第５のステップによって検索した制限条件が前記印刷データの印刷出力を可能とし、また前記印刷データの保存を有効としている場合、当該印刷データを接続された印刷装置へ転送するとともに、該印刷データを保存して印刷履歴を記録する
   ことを含む請求項１または２記載の印刷制御プログラム。
4. 前記第６のステップは、
   前記第５のステップによって検索した制限条件が前記印刷データの印刷出力を可能とし、また前記印刷データの保存を無効としている場合、当該印刷データを接続された印刷装置へ転送して印刷履歴を記録する
   ことを含む請求項１または２記載の印刷制御プログラム。
5. 前記印刷データに画像が含まれる場合、当該画像の読み取りを行い、テキストデータの切り出しを行う第７のステップと
   を含み、
   前記第３のステップは、
   前記第７のステップによって切り出したテキストデータから前記キーワードを抽出する
   ことを含む請求項１から請求項４のいずれかに記載の印刷制御プログラム。
6. 前記第１のステップは、
   前記キーワードに優先順位を付与して管理し、
   前記第４のステップは、
   前記第３のステップによって複数のキーワードが抽出されると、前記第１のステップによって管理されたキーワードの最も優先順位の高いキーワードに対する文書種別を判別する
   ことを含む請求項１から請求項５のいずれかに記載の印刷制御プログラム。
7. 印刷制限を行うキーワードおよび該キーワードを含む文書の文書種別を管理する制限要素管理手段と、
   前記制限要素管理手段で管理された前記キーワードおよび前記文書種別の組み合わせに対し、印刷要求された印刷データの保存有の無および当該印刷データの印刷の可否を示す制限条件を管理する条件管理手段と、
   前記印刷データから前記文書情報管理手段で管理するキーワードを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段によって印刷制限を行うキーワードが抽出された場合、当該キーワードを含む印刷データの文書種別を前記制限要素管理手段により管理する文書種別から判別する判別手段と、
   前記判別手段によって判別した前記文書種別と該文書種別の判別に用いた前記キーワードに対する制限条件を前記条件管理手段で管理する制限条件から検索する検索手段と、
   前記検索手段によって制限条件が検索された場合、当該制限条件に基づいて印刷データの保存および印刷データの印刷を行う印刷制御手段と
   を具備する印刷制御装置。

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