JP2007207086A - 出力処理装置及び出力処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】保存データの印刷指示を即時にかつ容易に行うことができる出力処理装置を提供する。
【解決手段】出力処理装置１は、制御部１１において、保存データの印刷指示を行うためのデータであって、このデータに対する返信をもって前記保存データの印刷実行の指示に代える印刷指示用データを作成し、通信部１８により指定された配信先のユーザ端末に配信させる。そして、前記配信された印刷指示用データに対する返信データが通信部１８を介して受信されると、プリンタ１３ではこの返信データの受信に応じて前記保存データの印刷出力を行う。
【選択図】図２

Description

本発明は、保存データの印刷出力を行う出力処理装置及び出力処理方法に関する。

ネットワークを介して接続されるユーザ端末から出力対象データを受信し、これを印刷出力するプリンタや複写機等の出力処理装置が普及している。これら出力処理装置には、電子メールの送受信が可能なものや、データ保存用のメモリを備えて出力対象データを保存しておくことが可能なものがある。

会議の資料等、このような出力処理装置による印刷物を複数人で共有する場合、従来は以下のような方法で共有化が図られていた。
（１）資料作成者がその資料を人数分だけ印刷出力して配布する、（２）資料作成者が資料のデータをメールに添付して会議の参加者に送信する、（３）資料作成者が資料のデータを共有サーバに保存（アップロード）し、その保存先へのアクセス情報を参加者に通知する、（４）資料の電子データを印刷ジョブとして出力処理装置のメモリに保存しておき、その印刷ジョブ名を参加者に通知する。

しかし、上記（１）の方法では、資料作成者が参加者全員分の印刷を行って配布しなければならず、作業負担が大きい。また、参加人数が不特定の場合には印刷部数に過不足が生じてしまっていた。
（２）、（３）の方法においては、参加者各自が受信したメールに添付された電子データ、或いは共有サーバからダウンロードした電子データの印刷作業を行うが、電子データを開くためのアプリケーションが参加者側のユーザ端末に備えられていない場合には、印刷できない場合がある。また、電子データの容量が大きい場合には通信回線の混雑を招く。

また、（４）の方法の場合、データ自体はそれを印刷出力する出力処理装置に確保するため、データの移動が無い点で優れているが、出力処理装置の操作部から保存データの印刷指示の操作を行わなければならず、煩雑であったとともに、メモリ内に他の保存データが大量に保存されている場合には、データの検索が困難であった。

この問題に対しては、出力処理装置に保存データを提供するＷｅｂサーバ機能を備えて、ユーザ端末側でＷｅｂブラウザを起動して出力処理装置に保存されている各保存データの内容を確認し、所望の保存データの印刷指示を行うことができるシステムが開示されている（例えば、特許文献１、２参照）。これによれば、保存データの検索が容易であるとともに、遠隔操作により印刷指示を行うことができる。

また、親展印刷において保存データにパスワードを設定するプログラムを電子メールに添付して各ユーザ端末に送信し、ユーザ端末側でそのプログラムを起動することにより、出力処理装置における保存データへのパスワード設定処理を行うことができるものも開示されている（例えば、特許文献３参照）。その他、保存データに関して削除日等を各ユーザ端末に電子メールで通知する出力処理装置（例えば、特許文献４参照）もある。
特開２００４−３２６８１７号公報 特開２００４−１１０１１６号公報 特開２００１−２１６１０１号公報 特開２００４−１９９４５６号公報

しかしながら、上記特許文献１、２に記載の技術では、Ｗｅｂブラウザを起動しなければならず、保存データの表示や出力対象の保存データの検索のためのやりとりに時間がかかり、煩雑である。また、Ｗｅｂブラウザによる閲覧のため、保存データをＨＴＭＬ形式に変換しており、元データとレイアウトが変わったり、画質の劣化を招いたりする場合がある。

また、上記特許文献３に記載技術によれば、電子メールにより保存データが特定されるため、出力処理装置における保存データの検索作業が不要となるが、パスワード設定のためのプログラムの起動や、パスワード設定にやはり時間がかかる。また、パスワードの設定は遠隔操作により行うことができるが、印刷指示は出力処理装置の操作部から行わなければならないため、煩雑な点は変わらない。

本発明の課題は、保存データの印刷指示を即時にかつ容易に行うことができる出力処理装置を提供することである。

請求項１に記載の発明は、出力処理装置において、
外部装置と通信を行う通信手段と、
保存データの印刷出力を行う出力手段と、
外部装置に送信するためのデータであって、当該データに対する返信をもって前記保存データの印刷実行の指示に代える印刷指示用データを作成し、当該印刷指示用データを前記通信手段により外部装置に配信する一方で、前記配信された印刷指示用データに対する返信データが前記通信手段を介して受信されると、この返信データの受信に応じて前記出力手段により前記保存データに基づく印刷出力を実行する制御手段と、
を備えることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の出力処理装置において、
前記制御手段は、少なくとも印刷出力対象の保存データを特定する特定データ及び当該保存データの印刷指示に係る指示データを含む印刷指示用データを作成し、前記特定データ及び印刷指示の指示データを含む前記返信データが受信されると、当該印刷指示の指示データに従って当該特定データにより特定される保存データに基づく印刷出力を前記出力手段により実行することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の出力処理装置において、
前記印刷指示用データの配信の有無を設定可能であり、
前記制御手段は、前記印刷指示用データの配信有りと設定された場合に前記印刷指示用データの配信を行うことを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れか一項に記載の出力処理装置において、
前記印刷指示用データの配信先を指定可能であり、
前記制御手段は、前記印刷指示用データを指定された配信先に配信させることを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４の何れか一項に記載の出力処理装置において、
前記返信データに前記保存データの印刷条件の設定に係る指示データを追加することが可能であり、
前記制御手段は、前記印刷条件の設定に係る指示データを含む前記返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データについて印刷条件の設定を行うことを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項１〜５の何れか一項に記載の出力処理装置において、
前記返信データに前記保存データの削除を指示する指示データの追加を追加することが可能であり、
前記制御手段は、前記削除の指示データを含む返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データの削除を行うことを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、出力処理方法において、
外部装置に送信するためのデータであって、当該データに対する返信をもって保存データの印刷実行の指示に代える印刷指示用データを作成する作成工程と、
前記作成された前記印刷指示用データを前記外部装置に配信する配信工程と、
前記配信された印刷指示用データに対する返信データが受信されると、この返信データの受信に応じて前記保存データに基づく印刷出力を実行する出力工程と、
を含むことを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の出力処理方法において、
前記作成工程では、少なくとも印刷出力対象の保存データを特定する特定データ及び当該保存データの印刷指示に係る指示データを含む印刷指示用データを作成し、
前記出力工程では、前記特定データ及び印刷指示の指示データを含む前記返信データが受信されると、当該印刷指示の指示データに従って当該特定データにより特定される保存データに基づく印刷出力を行うことを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、請求項７又は８に記載の出力処理方法において、
前記印刷指示用データの配信の有無を設定可能であり、
前記配信工程では、前記印刷指示用データの配信有りと設定された場合に前記印刷指示用データの配信を行うことを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、請求項７〜９の何れか一項に記載の出力処理方法において、
前記印刷指示用データの配信先を指定可能であり、
前記配信工程では、前記印刷指示用データを指定された配信先に配信することを特徴とする。

請求項１１に記載の発明は、請求項７〜１０の何れか一項に記載の出力処理方法において、
前記返信データに前記保存データの印刷条件の設定に係る指示データを追加することが可能であり、
前記印刷条件の設定に係る指示データを含む前記返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データについて印刷条件の設定を行う設定工程を含むことを特徴とする。

請求項１２に記載の発明は、請求項７〜１１の何れか一項に記載の出力処理方法において、
前記返信データに前記保存データの削除を指示する指示データの追加を追加することが可能であり、
前記削除の指示データを含む返信データが受信されると、当該指示データに従って前記保存データの削除を行う削除工程を含むことを特徴とする。

請求項１、７に記載の発明によれば、印刷指示用データを配信し、これに対する返信データに応じて印刷出力を行う。これにより、保存データの印刷物を配布したい者（配布者）にとっては容易に対象者に配布することが可能となり、配布対象者にとっては返信データを返信するのみで印刷指示に代えることができる。よって、所望の保存データの印刷指示を遠隔から容易にかつ即時に行うことが可能となる。

請求項２、８に記載の発明によれば、受信した返信データのみで印刷指示を受けることができるとともに、印刷出力する保存データの特定を行うことができる。

請求項３、９に記載の発明によれば、保存データを共有化する必要が無い場合等、印刷指示用データが不要な場合には配信しないように設定することができる。

請求項４、１０に記載の発明によれば、指定した配信先にのみ印刷指示用データを配信することができる。

請求項５、１１に記載の発明によれば、返信データに印刷条件の設定指示データを追加することにより、保存データの印刷条件の設定指示についても遠隔から容易にかつ即時に行うことが可能となる。

請求項６、１２に記載の発明によれば、返信データに削除の指示データを追加することにより、保存データの削除指示についても遠隔から容易にかつ即時に行うことが可能となる。

まず、構成を説明する。
図１に、本実施形態における出力処理装置を含む出力システム１００を示す。
図１に示すように、出力システム１００は、出力処理装置１ａ、１ｂ、ユーザ端末２ａ、２ｂを備えて構成され、各装置１ａ、１ｂ、２ａ、２ｂはネットワークＮを介して接続されている。

出力システム１００は、ユーザ端末２ａ、２ｂから出力対象のデータを出力処理装置１ａ、１ｂに送信すると、出力処理装置１ａ、１ｂにおいて受信された出力対象データに基づく印刷出力を行うものである。
以下、各装置１ａ、１ｂ、２ａ、２ｂについて説明する。

出力処理装置１ａ、１ｂは、プリンタ、複写機、ファクシミリ装置又はこれらの複合機等であり、ユーザ端末２ａ、２ｂからの印刷指示を受け付けて受信されたデータや、スキャナにより読み取ったデータの印刷出力を行うものである。
以下、出力処理装置１ａ、１ｂの具体的な構成について説明するが、出力処理装置１ａ、１ｂはその基本的な構成は同一であるので、ここでは出力処理装置１ａを例に説明する。

図２は、出力処理装置１ａの内部構成を示す図である。
図２に示すように、出力処理装置１ａは、制御部１１、スキャナ１２、プリンタ１３、ＨＤ（Hard Disk）１４、ＲＯＭ（Read Only Memory）１５、操作部１６、表示部１７、通信部１８を備えて構成されている。

制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等から構成され、ＲＯＭ１５に格納されている各種制御プログラムや処理プログラムを読み出し、これらプログラムに従って各種演算を行う又は各部１２〜１８の動作を集中制御する。

例えば、制御部１１は、印刷処理プログラムに従ってプリンタ１３の印刷出力動作を制御し、出力対象データに基づく印刷を行わせるプリンタコントローラとして機能する。
また、制御部１１は、Ｗｅｂサーバプログラムの実行によりＷｅｂサーバ機能を発揮する。これは、ユーザ端末２ａ、２ｂにおけるＷｅｂブラウザ上で保存データの検索や印刷指示を行うための操作機能を提供するものである。

スキャナ１２は、原稿面の画像を読み取ってその画像データを生成するものである。スキャナ１２は、読取対象の原稿に光を照射する光源とその反射光を受けてさらに反射させ、撮像素子に入射させるミラーとが一体的に構成されたミラーセット、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）イメージセンサ等の光電変換を行う撮像素子等を備えて構成されている。

読取時には、原稿に対してミラーユニットを走査させて原稿面に光を照射し、その反射光を撮像素子により受けて光電変換する。光電変換により生成された画像信号（アナログ）は、図示しない信号処理部においてＡ／Ｄ変換された後、制御部１１の制御によりプリンタ１３又はＨＤ１４に出力される。

プリンタ１３は、制御部１１により入力される出力対象データに基づき印刷出力を行うものである。プリンタ１３の印刷方式は、電子写真方式、インクジェット方式等、何れの方式であってもよい。電子写真方式の場合を例にその印刷方法を説明すると、プリンタ１３には露光部、現像部、定着部等が備えられ、印刷出力時には露光部により出力対象データに基づいて印刷用紙上に静電潜像が形成されて、現像部により当該印刷用紙上にトナーが吹き付けられる。トナーが付着した印刷用紙は定着部において加熱によりそのトナーの定着処理が行われ、出力される。

ＨＤ１４は、出力対象データ等を保存するための大容量メモリである。

ＲＯＭ１５は、制御部１１により実行される各種制御プログラムや処理プログラム、プログラムの実行に必要なパラメータやデータ等を記憶している。

操作部１６は、印刷を指示するためのボタンや、印刷条件を設定するためのボタン等、各種機能ボタンの他、表示部１７と一体に構成されるタッチパネル（操作パネル）を備え、押下されたボタンに対応する操作信号を生成して制御部１１に出力する。

表示部１７は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等のディスプレイを備え、このディスプレイ上に印刷設定画面等の各種操作画面や制御部１１の処理結果等を表示する。

通信部１８は、ネットワークインターフェイスカード等の通信用インターフェイスを備え、ネットワークＮ上のユーザ端末２ａ、２ｂ等の外部装置とデータ通信を行う。また、出力処理装置１ａがファクシミリ機能を備える場合には、ＦＡＸモデム等を備え、ファクシミリ通信を行う。

ユーザ端末２ａ、２ｂは、パーソナルコンピュータ等、通信機能を備えた一般の情報処理装置が適用可能である。ユーザ端末２ａ、２ｂは、ワープロや描画等の各種アプリケーションプログラムを備え、これらプログラムに従ってテキストデータや画像データ等を作成することが可能である。
また、ユーザ端末２ａ、２ｂは、プリンタドライバのプログラムを備え、このプログラムの実行により出力処理装置１ａ、１ｂに対する印刷制御操作を行うことができる。

一般的に、ユーザ端末２ａ、２ｂで作成されたデータを出力処理装置１ａ、１ｂにより印刷出力する場合、図３に示すように、アプリケーションにより作成されたデータがプリンタドライバに出力され、プリンタドライバによりその出力対象のデータが印刷ジョブ（ひとまとまりの印刷要求をいう）としてその印刷条件の設定データとともに出力処理装置１ａ、１ｂ側のプリンタコントローラ（制御部１１）に出力される。プリンタコントローラ（制御部１１）では、印刷ジョブによりデータの保存が指示されている場合にはＨＤ１４にデータを格納し、印刷指示がなされている場合にはプリンタ１３にデータを出力する。

次に、動作について説明する。
ここでは、ユーザ端末２ａにおいて作成されたテキストデータを出力処理装置１ａに保存し、この保存データを複数人のユーザが共有し、印刷出力する場合を例に説明する。
まず、ユーザ端末２ａにおいて出力対象のテキストデータについて印刷設定処理がプリンタドライバにより行われる。印刷設定処理では、テキストデータの処理方法（印刷又は保存の何れかを選択）、保存する場合には印刷指示用データ（印刷指示用データについては後述する）の配信の有無、印刷指示用データを配信する場合にはその宛先等の指示情報の他、保存ジョブ名、保存を行ったユーザのユーザ名等の設定画面が表示され、この設定画面における操作に応じて設定が行われる。

設定が終了すると、プリンタドライバにより出力対象のテキストデータがＰＤＬ（Page Description Language）言語の形式に変換され、このＰＤＬ言語形式のデータとともにその設定データが印刷ジョブとして出力処理装置１ａに送信される。
出力処理装置１ａでは、印刷ジョブが受信されると、図４に示す印刷ジョブ受信処理が実行される。

図４に示す印刷ジョブ受信処理では、まず制御部１１において印刷ジョブに含まれる設定データの解析が行われ、印刷ジョブに出力対象データの保存指示が含まれるか否かが判別される（ステップＳ１１）。印刷ジョブに含まれるのが、保存指示ではなく印刷指示であった場合（ステップＳ１１；Ｎ）、通常の印刷処理へ移行する。

一方、印刷ジョブに含まれていたのが、出力対象データの保存指示であった場合（ステップＳ１１；Ｙ）、ＨＤ１４に出力対象データ及びその設定データが保存ジョブとして記憶され、保存される（ステップＳ１２）。このとき、当該保存ジョブに各保存ジョブを個々に識別するための保存ジョブＩＤ（例えば、「ＪＯＢ１」等）が付与され、対応付けて保存される。次いで、制御部１１ではＨＤ１４に保存した保存ジョブに印刷指示用データの配信指示が含まれているか否かが判別され（ステップＳ１３）、含まれていない場合には本処理を終了する。

また、印刷指示用データの配信指示が含まれている場合、制御部１１において印刷指示用データが作成される（ステップＳ１４）。印刷指示用データとは、ＨＤ１４に保存された出力対象データ（以下、保存データという）の印刷指示を行うためのデータであって、指定された宛先に配信されるものである。このデータに対する返信を受けると当該返信をもって前記保存データの印刷実行の指示に代えられることとなる。印刷指示用データには、少なくともＨＤ１４内の保存ジョブを特定する特定データ及び当該保存ジョブの印刷指示に係る指示データが含まれる。

なお、印刷指示用データは、何れのユーザ端末でも容易に共有できるように、例えばメールデータ等の汎用的なデータであることが好ましい。
本実施形態では、印刷指示用データをメールデータ（これを印刷指示用メールという）として作成したとして、以下の説明を行う。

図５に、印刷指示用メールの一例を示す。
図５に示す印刷指示用メールｄ１は、保存ジョブの印刷方法を説明するコメントｄ１１とともに印刷指示キーワードｄ１２を含むよう作成される。印刷指示キーワードｄ１２は、保存ジョブのＨＤ１４内での保存先のアドレスを示すＵＲＬからなる印刷指示データであり、その両端がターミネータｄ１３により囲まれる。ターミネータｄ１３は印刷指示キーワードｄ１２を抽出するために用いられる識別子であり、抽出されるキーワード種が印刷指示キーワードｄ１２であることを示す「〈ＨＯＬＤＪＯＢ１〉」が用いられる。なお、「ＨＯＬＤＪＯＢ１」中の「ＪＯＢ１」は印刷出力対象の保存ジョブを特定する特定データであり、ここでは保存ジョブＩＤが用いられている。

このような印刷指示用メールが作成されると、制御部１１によりＨＤ１４内の保存ジョブから印刷指示用メールの配信先として指定された宛先（メールアドレス等）の設定データが取得され、通信部１８を介して当該宛先へ印刷指示用メールがそれぞれ配信される（ステップＳ１５）。配信を終えると、本処理を終了する。

例えば、ユーザ端末２ｂに印刷指示用メールが配信された場合、ユーザ端末２ｂではその印刷指示用メールの表示が行われる。
ユーザは、この印刷指示用メールにより示された保存ジョブの印刷出力を行う場合には、この印刷指示用メールを引用した返信メールを作成して出力処理装置１ａに送信する操作を行えばよい。引用により、返信メールには印刷指示キーワード及び特定データが含まれることとなる。
また、この印刷指示用メールはさらに異なるユーザのユーザ端末に転送することも可能である。転送先においても同様に保存ジョブの印刷を行う場合には、当該印刷指示用メールの配信元である出力処理装置１ａに返信すればよい。

返信時には、印刷指示用データにさらに保存ジョブに対する各種指示データを追加したうえでこれを返信することも可能である。
例えば、図５に示した印刷指示用メールｄ１に対する返信メールの場合、図６に示すように、印刷指示用メールｄ１の引用ｄ２５に、保存ジョブの削除を指示する削除キーワードｄ２１、保存ジョブの印刷条件の設定を指示するキーワードｄ２２、ｄ２３等を追加することが可能である。キーワードｄ２２は印刷部数の設定に係る指示データであり、キーワードｄ２３は両面印刷の設定に係る指示データである。また、引用ｄ２５には印刷指示キーワードｄ１２が含まれる。

キーワードｄ２１〜ｄ２３の入力時には、出力処理装置１ａにおいてそれぞれのキーワードｄ２１〜ｄ２３を抽出するためにターミネータｄ２６により囲む必要がある。ターミネータｄ２６は、削除キーワードｄ２１の場合は「〈ＤＥＬＥＴＥ〉」、印刷部数の印刷設定キーワードｄ２２の場合は「〈ＣＯＰＹＳ〉」、両面印刷の印刷設定キーワードｄ２３の場合は「〈ＤＵＰＬＥＸ〉」と、各種キーワードに対応してその記載方式が予め定められている。
また、そのキーワードによる処理対象の保存ジョブを特定可能とするために、保存ジョブＩＤ等の保存ジョブの特定データを用いてターミネータｄ２６を構成する必要がある。

例えば、削除キーワードｄ２１の場合、図６に示すようにその両隣に１対のターミネータ「〈ＤＥＬＥＴＥ〉」を入力し、さらにこの１対のうち後者側のターミネータについては削除対象の保存ジョブを示す保存ジョブＩＤ「ＪＯＢ１」を付加して「〈ＤＥＬＥＴＥＪＯＢ１〉」とする。

なお、返信メールのキーワードは追加に限らず、削除も可能であり、目的に応じて自由に編集が可能である。例えば、印刷設定のみ行い、印刷指示を行わない場合には、印刷設定キーワードを追加し、印刷指示キーワードを削除した返信メールを作成すればよい。また、複数の保存ジョブについて印刷指示用メールが受信されている場合には、一通の返信メールに複数の保存ジョブについてのキーワードを記載すればよい。複数記述されたキーワードによる処理対象の保存ジョブは、上述したようにターミネータに含まれる保存ジョブＩＤによりそれぞれ特定することができる。

このようにユーザの操作に応じて作成された返信メールは、返信指示によりユーザ端末２ａ又は２ｂから印刷指示用メールの配信元である出力処理装置１ａに返信される。
返信メールが受信された出力処理装置１ａでは、キーワード処理が実行される。

以下、図７及び図８を参照して出力処理装置１ａにおいて実行されるキーワード処理について説明する。
出力処理装置１ａでは、図７に示すように、受信された返信メールに含まれるキーワードの検索が制御部１１により行われる（ステップＳ２１）。検索は、まず対応する２つのターミネータの検出を行い、その１対のターミネータにより囲まれるキーワードを抽出することにより行われる。何れのキーワードも検索されなかった場合（ステップＳ２２；Ｎ）、エラーが発生したとして本処理を終了する一方、何れかのキーワードが検索された場合には（ステップＳ２２；Ｙ）、ステップＳ２３のキーワード解析処理に移行する。

ステップＳ２３のキーワード解析処理について、図８を参照して説明する。
図８に示すキーワード解析処理では、検索されたキーワードに削除キーワードが含まれるか否かが制御部１１において判別される（ステップＳ３１）。キーワード種の判別は、キーワードの抽出に用いたターミネータに基づいて行われる。すなわち、削除キーワードの場合、そのターミネータは「〈ＤＥＬＥＴＥ〉」であり、印刷設定キーワードの場合は「〈ＣＯＰＹＳ〉」、「〈ＤＵＰＬＥＸ〉」等であるため、ターミネータを参照することにより、そのターミネータにより抽出されたキーワード種を判別することができる。判別の結果、検索されたキーワード中に削除キーワードが含まれていない場合には（ステップＳ３１；Ｎ）、ステップＳ３４の処理に移行する。

一方、削除キーワードが含まれていた場合（ステップＳ３１；Ｙ）、制御部１１により当該削除キーワードに対応する保存ジョブの有無が判別される（ステップＳ３２）。ターミネータには処理対象とする保存ジョブの保存ジョブＩＤが含まれる。図６に示す返信メールｄ２の例では、削除キーワードｄ２１を囲む１対のターミネータｄ２６のうち、後者側のターミネータｄ２６「〈ＤＥＬＥＴＥＪＯＢ１〉」に削除対象の保存ジョブＩＤ「ＪＯＢ１」が含まれている。よって、ターミネータを参照して保存ジョブＩＤを取得し、この保存ジョブＩＤにより示される保存ジョブをＨＤ１４内で検索することにより、保存ジョブの有無を判別することができる。

判別の結果、保存ジョブＩＤに対応する保存ジョブがＨＤ１４内に無い場合（ステップＳ３２；Ｎ）、エラーが発生したとして本処理を終了する。保存ジョブＩＤに対応する保存ジョブが有った場合（ステップＳ３２；Ｙ）、制御部１１のデータ制御により当該保存ジョブをＨＤ１４から削除する削除処理が行われる（ステップＳ３３）。

保存ジョブの削除処理が終了すると、制御部１１では検索されたキーワードに印刷設定キーワードが含まれるか否かが判別される（ステップＳ３４）。印刷設定キーワードの判別方法は削除キーワードの場合と同様である。つまり、キーワードの抽出に用いたターミネータにより判別される。図６に示す返信メールｄ５の場合、〈ＣＯＰＹＳ〉と〈ＣＯＰＹＳＪＯＢ１〉のターミネータｄ２６で囲まれる印刷部数のキーワードｄ２２、〈ＤＵＰＬＥＸ〉と〈ＤＵＰＬＥＸＪＯＢ１〉のターミネータｄ２６で囲まれる両面印刷のキーワードｄ２３が印刷設定キーワードと判別される。

印刷設定キーワードが含まれていない場合（ステップＳ３４；Ｎ）、ステップＳ３７の処理に移行する。一方、印刷設定キーワードが含まれていた場合には（ステップＳ３４；Ｙ）、制御部１１により当該印刷設定キーワードに対応する保存ジョブの有無が判別される（ステップＳ３５）。保存ジョブの有無についての判別は、上述した削除キーワードの場合と同様であるのでここでは説明を省略する。

印刷設定キーワードに対応する保存ジョブが無い場合（ステップＳ３５；Ｎ）、エラー発生として本処理を終了する。一方、保存ジョブがあった場合には（ステップＳ３５；Ｙ）、当該保存ジョブの印刷設定処理が行われる（ステップＳ３６）。具体的には、制御部１１により、保存ジョブに含まれる印刷条件の設定データが印刷設定キーワードにより指示された印刷条件に書き換えられる。

保存ジョブの印刷設定処理を終了すると、検索されたキーワードに印刷指示キーワードが含まれるか否かが判別される（ステップＳ３７）。図６に示す返信メールｄ２の場合、１対の〈ＨＯＬＤＪＯＢ１〉のターミネータｄ１３で囲まれる印刷指示キーワードｄ１２の有無が判別される。

印刷指示キーワードが含まれていない場合、或いは検索された全てのキーワードについて解析を終了し、他に検索されたキーワードが無い場合（ステップＳ３７；Ｎ）、本処理を終了する。一方、検索されたキーワードが印刷指示キーワードであった場合（ステップＳ３７；Ｙ）、印刷指示キーワードに対応する保存ジョブの有無が判別される（ステップＳ３８）。判別方法は、上記削除キーワード等の場合と同様であるので説明は省略する。

印刷指示キーワードに対応する保存ジョブが無い場合（ステップＳ３８；Ｎ）、エラー発生として本処理を終了し、保存ジョブが有る場合（ステップＳ３８；Ｙ）、当該保存ジョブの印刷処理が行われる（ステップＳ３９）。具体的には、制御部１１により保存ジョブがＨＤ１４から読み出され、プリンタ１３により当該保存ジョブに含まれる印刷条件の設定データに従って保存データの印刷出力が行われる。そして、印刷出力が終了すると、本処理を終了する。

以上のように、本実施形態によれば、保存データについて印刷指示用メールを作成して指定された宛先に配信し、これに対する返信メールに応じて印刷出力を行う。印刷指示用メールにより印刷対象の保存データが何れであるかを特定できるとともに、これに対する返信メールを送信するのみでその印刷指示に代えることができる。よって、印刷指示用メールの受信者は、所望の保存データの印刷出力指示を遠隔から容易にかつ即時に行うことが可能となる。

従来の特許文献１（特開２００４−３２６８１７号公報）、２（特開２００４−１１０１１６号公報）に記載の方法によれば、Ｗｅｂブラウザにより保存データの印刷指示を遠隔操作により行うことができたものの、印刷対象の保存データを特定するためにＨＤ内の保存データを検索したり、確認したりしなければならず、煩雑であった。これに対し、本実施形態によれば、印刷指示用メールに対する返信操作を行うのみで、対象とする保存データを特定することができ、検索や確認が不要である。Ｗｅｂブラウザによる保存データの検索等は出力処理装置１ａ、１ｂとのやりとりを行わなければならないため時間を要するが、本実施形態ではそのような作業は省略することができる。

さらに、特許文献３（特開２００１−２１６１０１号公報）に記載の方法によれば、処理対象とする保存データを特定したメールが指定の宛先に配信されるが、このメールに添付されたプログラムを起動して保存データに対する処理を行わなければならず、やはりプログラムの起動やそのプログラムでの処理操作等に時間を要する。本実施形態では、返信の操作のみで印刷指示を行うことができ、容易かつ即時の対応が可能である。

また、印刷指示用メールの配信の有無は設定可能であるので、保存データを複数ユーザで共有する等、必要な場合のみ印刷指示用メールの配信を行うことができる。

さらに、印刷指示用メールは配信されたユーザのみならず、これを転送されたユーザにおいても同様の印刷指示を行うことができ、保存データの共有化が容易である。

また、返信メールに、印刷指示の他、削除キーワードや印刷設定キーワード等の他の指示データを追加することができ、出力処理装置１ａではこの指示データに従った処理を行うので、削除や印刷設定等についても遠隔から容易にかつ即時に指示することが可能である。

なお、上述した実施形態は、本発明を適用した好適な一例であり、これに限定されるものではない。
例えば、上述した説明では、出力対象データについての印刷ジョブをユーザ端末２ａから受信した場合について説明したが、これに限らず、スキャナ１２から読み込んだ出力対象データについても本発明を適用可能である。この場合、出力処理装置１ａの操作部１６から印刷指示用メールの配信の有無、その配信する宛先等の必要な設定を行う構成となる。

また、返信メールに削除キーワード、印刷設定キーワード、印刷キーワードがともに含まれていた場合、削除、印刷設定、印刷の順に処理を優先することとしたが、何れの処理を優先するかは任意に設定可能としてもよい。

また、保存時にパスワード設定された保存データについても本発明は適用可能である。例えば、予め保存データの保存を行ったユーザが、設定したパスワードを印刷指示用メールの配信先のユーザ（配信対象者）に通知しておき、配信対象者が印刷指示用メールにパスワード用のターミネータで囲んだパスワードのキーワードを追加し、返信する。出力処理装置１ａではキーワード解析を行ってパスワードを抽出し、保存データに設定されているパスワードと一致するかどうかを判断した後、一致していれば保存データの印刷出力を行う。この構成では、専用プログラム等を用いることなく、パスワード設定がされている保存データについても遠隔から容易かつ迅速に印刷出力を行うことができる。

本実施形態の出力処理装置を含む出力システムを示す図である。 出力処理装置の内部構成を示す図である。 データの作成から出力までの流れを説明する図である。 出力処理装置において実行される印刷ジョブ受信処理を示すフローチャートである。 印刷指示用データに基づく表示例を示す図である。 印刷指示用データに対する返信データの表示例を示す図である。 出力処理装置において実行されるキーワード処理を示すフローチャートである。 出力処理装置において実行されるキーワード処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ 出力システム
１ａ、１ｂ 出力処理装置
１１ 制御部
１２ スキャナ
１３ プリンタ
１４ ＨＤ
１５ ＲＯＭ
１６ 操作部
１７ 表示部
１８ 通信部
２ａ、２ｂ ユーザ端末

Claims (12)

1. 外部装置と通信を行う通信手段と、
   保存データの印刷出力を行う出力手段と、
   外部装置に送信するためのデータであって、当該データに対する返信をもって前記保存データの印刷実行の指示に代える印刷指示用データを作成し、当該印刷指示用データを前記通信手段により外部装置に配信する一方で、
   前記配信された印刷指示用データに対する返信データが前記通信手段を介して受信されると、この返信データの受信に応じて前記出力手段により前記保存データに基づく印刷出力を実行する制御手段と、
   を備えることを特徴とする出力処理装置。
2. 前記制御手段は、少なくとも印刷出力対象の保存データを特定する特定データ及び当該保存データの印刷指示に係る指示データを含む印刷指示用データを作成し、
   前記特定データ及び印刷指示の指示データを含む前記返信データが受信されると、当該印刷指示の指示データに従って当該特定データにより特定される保存データに基づく印刷出力を前記出力手段により実行することを特徴とする請求項１に記載の出力処理装置。
3. 前記印刷指示用データの配信の有無を設定可能であり、
   前記制御手段は、前記印刷指示用データの配信有りと設定された場合に前記印刷指示用データの配信を行うことを特徴とする請求項１又は２に記載の出力処理装置。
4. 前記印刷指示用データの配信先を指定可能であり、
   前記制御手段は、前記印刷指示用データを指定された配信先に配信させることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載の出力処理装置。
5. 前記返信データに前記保存データの印刷条件の設定に係る指示データを追加することが可能であり、
   前記制御手段は、前記印刷条件の設定に係る指示データを含む前記返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データについて印刷条件の設定を行うことを特徴とする請求項１〜４の何れか一項に記載の出力処理装置。
6. 前記返信データに前記保存データの削除を指示する指示データの追加を追加することが可能であり、
   前記制御手段は、前記削除の指示データを含む返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データの削除を行うことを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載の出力処理装置。
7. 外部装置に送信するためのデータであって、当該データに対する返信をもって保存データの印刷実行の指示に代える印刷指示用データを作成する作成工程と、
   前記作成された前記印刷指示用データを前記外部装置に配信する配信工程と、
   前記配信された印刷指示用データに対する返信データが受信されると、この返信データの受信に応じて前記保存データに基づく印刷出力を実行する出力工程と、
   を含むことを特徴とする出力処理方法。
8. 前記作成工程では、少なくとも印刷出力対象の保存データを特定する特定データ及び当該保存データの印刷指示に係る指示データを含む印刷指示用データを作成し、
   前記出力工程では、前記特定データ及び印刷指示の指示データを含む前記返信データが受信されると、当該印刷指示の指示データに従って当該特定データにより特定される保存データに基づく印刷出力を行うことを特徴とする請求項７に記載の出力処理方法。
9. 前記印刷指示用データの配信の有無を設定可能であり、
   前記配信工程では、前記印刷指示用データの配信有りと設定された場合に前記印刷指示用データの配信を行うことを特徴とする請求項７又は８に記載の出力処理方法。
10. 前記印刷指示用データの配信先を指定可能であり、
    前記配信工程では、前記印刷指示用データを指定された配信先に配信することを特徴とする請求項７〜９の何れか一項に記載の出力処理方法。
11. 前記返信データに前記保存データの印刷条件の設定に係る指示データを追加することが可能であり、
    前記印刷条件の設定に係る指示データを含む前記返信データが受信されると、当該指示データに従って、前記保存データについて印刷条件の設定を行う設定工程を含むことを特徴とする請求項７〜１０の何れか一項に記載の出力処理方法。
12. 前記返信データに前記保存データの削除を指示する指示データの追加を追加することが可能であり、
    前記削除の指示データを含む返信データが受信されると、当該指示データに従って前記保存データの削除を行う削除工程を含むことを特徴とする請求項７〜１１の何れか一項に記載の出力処理方法。
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