JP2006222636A

JP2006222636A - Image forming apparatus

Info

Publication number: JP2006222636A
Application number: JP2005033073A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Atobe; 浩史跡部
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2005-02-09
Filing date: 2005-02-09
Publication date: 2006-08-24

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To set whether an image forming apparatus is allowed to be used and also limit various functions, user by user, uniformly from any MFP in an office as to data transmission of a Send function of a shared MFP whose security is not sufficient. <P>SOLUTION: The image forming apparatus is equipped with a read means of reading an image by a scanner, a data output means of outputting the read image, a data transmitting means of transmitting the outputted data, a transmission destination selecting means capable of selecting a transmission destination, a use permission determining means of determining the use permission of the data transmitting means, a use limitation content determining means of determining use limitation contents of the data transmitting means, an input means capable of inputting a user ID and a password, a collating means of collating a user ID and a password while use permission and use limitation information prescribing contents of the use permission determining means and the use limitation content determining means is saved in a server and the user IDs and the passwords are made to uniquely correspond to each other, and a use permission and use limitation means of performing use permission and use limitation based upon the contents of use permission and use limitation collated by the collating means. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は画像形成装置に関し、プリント、コピー、Ｆａｘ、スキャンといった多機能な機能を備え、ネットワークに接続可能なマルチファンクションプリンタ（ＭＦＰ）に関する。 The present invention relates to an image forming apparatus, and more particularly, to a multi-function printer (MFP) that has multifunctional functions such as printing, copying, faxing, and scanning and can be connected to a network.

ネットワークに接続されて複数のユーザに使用される共有ＭＦＰは、プリント機能やＦａｘ機能ばかりでなく、スキャンした画像データをファイル化してネットワークを介して指定したネットワークアドレスに送信する機能（ここではＳｅｎｄ機能と呼ぶ）を有している（例えば、特許文献１参照）。 A shared MFP connected to a network and used by a plurality of users has a function of sending scanned image data as a file and sending it to a designated network address via the network (here, a Send function) as well as a print function and a Fax function. (Refer to Patent Document 1, for example).

このＳｅｎｄ機能は高解像度のカラースキャンを行うことが可能であり、送付先メールアドレスが複数登録・検索可能なアドレス帳の利便性や操作性での画面入力の使い易さも手伝い、最近オフィスなどを中心に広く一般に使用されるようになってきた。スキャン画像データはデータファイルとして扱い、データファーマットとしてはＰＤＦフォーマットやＴＩＦＦフォーマットやＪＰＥＧフォーマットなどが一般的であり、ファイル化したデータはＭＦＰからクライアントＰＣに転送し、市販のアプリケーションソフト上で使用することも可能であり、幅広いユーザ層に広く便利に使用されている。
特開平１１−１４６１１９号公報 This Send function is capable of high-resolution color scans, and is convenient for screen entry with the convenience and operability of an address book that allows multiple destination mail addresses to be registered and searched. It has come to be widely used in the center. Scanned image data is handled as a data file, and the PDF format, TIFF format, JPEG format, etc. are common as the data format. The filed data is transferred from the MFP to the client PC and used on commercially available application software. It can also be used widely and conveniently for a wide range of users.
Japanese Patent Laid-Open No. 11-146119

しかしながら、このＳｅｎｄ機能におけるデータ送信においては、セキュリティはまだまだ十分に整えられていない状況である。スキャン画像は機密文章や取扱注意の文章や画像である場合もあり、そのような場合は部外者の人間や他人に無断で見られないようにデータを送信する際にセキュリティを考慮する必要がある。そのような背景から、オフィス内でＳｅｎｄ機能を使用する際は、社員、外部社員、役職、業務、部門などの区分によってユーザの権限を個人レベルで管理できるようにし、使用制限や機能制限を行う運用が望まれる。 However, in the data transmission in the Send function, the security is not yet fully prepared. Scanned images may be confidential texts or cautionary texts or images. In such cases, it is necessary to consider security when sending data so that it cannot be seen without permission by outsiders or others. is there. Against this background, when using the Send function in the office, the user's authority can be managed at the individual level according to the division of employees, external employees, job titles, duties, departments, etc., and usage restrictions and function restrictions are performed. Operation is desired.

本発明は、以上の点に着目して成されたもので、セキュリティが十分に整っていない共有ＭＦＰにおけるＳｅｎｄ機能のデータ送信において、ユーザごとにＳｅｎｄ機能の使用可・不可、種々の機能の制限をオフィス内のどのＭＦＰからも一様に設定可能になる画像形成装置を提供することを目的とする。 The present invention has been made paying attention to the above points, and in sending data of the Send function in a shared MFP with insufficient security, the Send function can be used for each user, and various functions can be restricted. An object of the present invention is to provide an image forming apparatus that can uniformly set the image from any MFP in the office.

ユーザがＳｅｎｄ機能を使用する際の使用制限情報や機能制限情報は、ＭＦＰとインターネットを介して接続されるサーバ上の「ユーザ管理ＤＢ」に保持される。ユーザがＳｅｎｄ機能を使用する際に、ＭＦＰの操作部ＵＩからユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ＭＦＰは「ユーザ管理ＤＢ」と通信を行うことによって、Ｓｅｎｄ機能の使用制限および機能制限管理テーブルから該当ユーザに相当する使用制限および機能制限の内容を認識し、ユーザに対して指定内容の制限を行う。また、Ｓｅｎｄ操作時においてはＭＦＰの操作部ＵＩ上にユーザＩＤに応じた機能制限の詳細内容を表示し、その内容をユーザに通知する。 Usage restriction information and function restriction information when a user uses the Send function are held in a “user management DB” on a server connected to the MFP via the Internet. When a user inputs a user ID and password from the operation unit UI of the MFP when using the Send function, the MFP communicates with the “user management DB”, thereby matching the use restriction of the Send function and the function restriction management table. It recognizes the contents of usage restrictions and function restrictions corresponding to the user, and restricts the specified contents to the user. Further, at the time of Send operation, the detailed content of the function restriction corresponding to the user ID is displayed on the operation unit UI of the MFP, and the content is notified to the user.

ユーザ管理ＤＢはインターネット上のサーバに置かれているため、オフィス内に散々して設置されているどのＭＦＰからも、また遠隔に配置されたオフィス内のどのＭＦＰからも、ユーザ管理ＤＢに従った一様の機能制限が行える。 Since the user management DB is located on a server on the Internet, it follows the user management DB from any MFP that is scattered in the office and from any MFP in the office that is remotely located. Uniform function restriction can be performed.

すなわち、本発明の技術内容は以下の構成を備えることにより前記課題を解決できた。 That is, the technical contents of the present invention can solve the above-described problems by including the following configuration.

（１）画像をスキャナで読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段によって読み込んだ画像をデータに出力するデータ出力手段と、前記データ出力手段によって出力されたデータをネットワークを介して送信するデータ送信手段と、前記データ送信手段によって送信する送信先を選択できる送信先選択手段と、前記データ送信手段の使用許可を決定する使用許可決定手段と、前記データ送信手段の使用制限内容を決定する使用制限内容決定手段と、ユーザＩＤとパスワードを入力できる入力手段と、前記使用許可決定手段と前記使用制限内容決定手段の決定内容を規定する使用許可使用制限情報はインターネット上のサーバに保存され前記使用許可使用制限情報は前記入力手段から入力されたユーザＩＤとパスワードと一意的に対応づけられ、前記使用許可使用制限情報に対してユーザＩＤとパスワードを照合する照合手段と、前記照合手段によって照合された使用許可および使用制限の内容に基づいて使用許可および使用制限を行う使用許可使用制限手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。 (1) Reading means for reading an image with a scanner, data output means for outputting an image read by the reading means to data, data transmission means for transmitting data output by the data output means via a network, A transmission destination selection unit that can select a transmission destination to be transmitted by the data transmission unit; a use permission determination unit that determines use permission of the data transmission unit; and a use restriction content determination unit that determines use restriction content of the data transmission unit. And input means that can input a user ID and password, use permission use restriction information that defines the use permission determination means and the contents of the use restriction content determination means are stored in a server on the Internet, and the use permission use restriction information Is uniquely associated with the user ID and password input from the input means. Collation means for collating a user ID and password against the use permission use restriction information, and use permission use restriction means for performing use permission and use restriction based on the contents of use permission and use restriction collated by the collation means. And an image forming apparatus.

ネットワークに接続された共有で使用されるＭＦＰにおいて、Ｓｅｎｄ機能を使用してデータ送信する場合にユーザごとにＳｅｎｄ機能の使用制限や機能制限を、オフィス内に散々して設置されているどのＭＦＰからも、また遠隔に配置されたオフィス内のどのＭＦＰからも、ユーザ管理ＤＢに従った一様の機能制限が行える。 In the MFP used for sharing connected to the network, when sending data using the Send function, the use restriction or function restriction of the Send function is set for each user from any of the MFPs scattered in the office. In addition, uniform function restriction according to the user management DB can be performed from any MFP in the remotely located office.

以下、図面を参照して本実施例を説明する。 Hereinafter, this embodiment will be described with reference to the drawings.

図１において、１はマルチファンクションプリンタ（ＭＦＰ）で、２はネットワークによって接続可能なインターネット、３はインターネット２上に設置されたサーバに格納されているユーザ管理ＤＢである。ユーザ管理ＤＢには、ユーザＩＤやパスワードやユーザＩＤおよびパスワードによって一意的に定められているＳｅｎｄ機能の使用制限や機能制限の情報が収められている。 In FIG. 1, 1 is a multi-function printer (MFP), 2 is an internet that can be connected via a network, and 3 is a user management DB stored in a server installed on the Internet 2. The user management DB stores information on restrictions on use and function restrictions of the Send function that are uniquely determined by the user ID, password, user ID, and password.

図２において、１はマルチファンクションプリンタ（ＭＦＰ）で、４はＭＦＰ１上に備え付けられている操作部でこのユーザインターフェース（ＵＩ）としてＬＣＤなどが備え付けられている。５はユーザＩＤ・パスワード認識手段で、操作部４から入力されたユーザＩＤ・パスワードの内容を認識する手段である。６はユーザ管理ＤＢ通信手段で、ユーザ管理ＤＢ２と通信を行うための手段でありネットワーク通信機能を持つ。７から１４はＳｅｎｄ機能におけるセキュリティを高めるための使用制限や機能制限を行うための手段であり、７はＳｅｎｄ機能禁止手段で、ユーザＩＤに基づいてＳｅｎｄ機能を禁止してしまう、すなわちユーザにＳｅｎｄ機能を使用させないようにしてしまう手段である。 In FIG. 2, 1 is a multifunction printer (MFP), 4 is an operation unit provided on the MFP 1, and an LCD or the like is provided as the user interface (UI). Reference numeral 5 denotes a user ID / password recognition means for recognizing the contents of the user ID / password input from the operation unit 4. 6 is a user management DB communication means for communicating with the user management DB 2 and has a network communication function. Numerals 7 to 14 are means for restricting the use and function for enhancing the security in the Send function, and numeral 7 is a Send function prohibiting means for prohibiting the Send function based on the user ID, that is, for the user to Send. This is a means to prevent the function from being used.

８は画像解像度制御手段であり、ユーザＩＤに基づいて送信可能な解像度に制限をかけてしまう手段である。例えば、Ａというユーザには送信可能な解像度に制限はないが、Ｂというユーザには３００ｄｐｉ以下の画像しか送信できないように制限をかけてしまうものである。これはＣＡＤデータなどのセキュリティの高い精密図面の送付を行わせないようにしたりすることが大きな目的であるが、無用のデータ容量の増大やそれに伴うネットワークの負荷増大、通信時間や通信料の増大をも防ぐ目的もある。 Reference numeral 8 denotes an image resolution control means that limits the resolution that can be transmitted based on the user ID. For example, there is no limitation on the resolution that can be transmitted to the user A, but the user B is limited so that only an image of 300 dpi or less can be transmitted. The main purpose of this is to prevent the sending of CAD data and other high-precision precision drawings, but it will increase unnecessary data capacity, increase network load, and increase communication time and charges. There is also a purpose to prevent.

９はデータフォーマット制御手段であり、送信画像データのデータフォーマットを規定する。例えば、ＴＩＦＦやＪＰＥＧといった送信先が加工しやすいデータフォーマットもあればＰＤＦのように送信先が加工しにくいデータフォーマットもある。むやみ容易に加工されたくないデータはＰＤＦに変換して送信する。 Reference numeral 9 denotes a data format control means that defines the data format of the transmission image data. For example, there are data formats such as TIFF and JPEG that are easy to process, and data formats that are difficult to process such as PDF. Data that is not easily processed is converted to PDF and transmitted.

１０は送信先アドレス監視手段であり、送信作業を行うユーザＩＤに基づいて、社外や他部門のメールアドレス宛に送信を禁止したり、もしくは送信作業を行ったユーザ自身へのみの送付しか許可しない場合もある。また、社外や他部門のメールアドレス宛に送信を行う場合に送信作業を行ったユーザの上司など規定された人間のメールアドレスにも同時送信しないと送信を許可しない場合もある。１１はウォーターマーク・地紋制御手段で、ユーザＩＤに基づいて規定のウォーターマークや地紋を強制的に送信画像に含めることができる手段である。 Reference numeral 10 denotes a transmission destination address monitoring unit, which prohibits transmission to an e-mail address of an outside company or another department based on a user ID that performs transmission work, or permits only transmission to the user who performed the transmission work. In some cases. In addition, when sending to a mail address outside the company or from other departments, transmission may not be permitted unless it is also sent to a human email address specified by the supervisor of the user who performed the transmission work. Reference numeral 11 denotes a watermark / background pattern control means that can forcibly include a specified watermark or background pattern in the transmission image based on the user ID.

１２は送信時間帯制御手段であり、ユーザＩＤに基づいて送信可能な時間帯を制限することができる手段である。例えば、Ａというユーザには送信可能な時間帯の制限はないが、Ｂというユーザには８：００−１７：００の時間帯にしか送信できないように制限をかけてしまうものである。 Reference numeral 12 denotes transmission time zone control means, which is a means capable of limiting the time zone in which transmission is possible based on the user ID. For example, there is no restriction on the time zone that can be transmitted to the user A, but the user B is restricted so as to be able to transmit only in the time zone of 8:00 to 17:00.

１３はデータ・ＵＲＬ送信制御手段であり、Ｓｅｎｄ機能は通常スキャンした画像データを指定アドレスに直接送信するものであるが、場合によっては、Ｓｅｎｄ機能によって取り込んだ画像データを直接送信せずに、画像データを格納した先のＵＲＬのみを指定アドレスに送信することもありえる。データ・ＵＲＬ送信制御手段１３は、データを直接送信するのかＵＲＬを代わりに送信するのかを制御する手段である。１４はバックアップデータ生成手段であり、送信履歴を残すことを目的としたものであり、ユーザＩＤに基づいてバックアップデータを生成して保存しておくかどうかを制御する手段である。 Reference numeral 13 denotes a data / URL transmission control means. The Send function transmits image data that is normally scanned directly to a specified address. However, in some cases, the image data captured by the Send function may not be transmitted directly. Only the URL where the data is stored may be transmitted to the designated address. The data / URL transmission control means 13 is a means for controlling whether data is directly transmitted or a URL is transmitted instead. Reference numeral 14 denotes backup data generation means for the purpose of leaving a transmission history, and is means for controlling whether backup data is generated and stored based on the user ID.

１５は機能制限認識手段であり、ユーザ管理ＤＢ通信手段６によってユーザ管理ＤＢ２から入手した情報を元にユーザＩＤごとの使用制限や機能制限の内容を認識する手段である。１６は機能制限制御手段であり、機能制限認識手段１５で認識された情報を元に７から１４までの各々の機能制限内容に対して制御司る手段である。 Reference numeral 15 denotes function restriction recognition means, which recognizes the contents of use restrictions and function restrictions for each user ID based on information obtained from the user management DB 2 by the user management DB communication means 6. Reference numeral 16 denotes a function restriction control unit which controls each function restriction content from 7 to 14 based on the information recognized by the function restriction recognition unit 15.

図３は、Ｓｅｎｄ機能における使用制限や機能制限をユーザごとに分類して示した表である。ユーザ管理ＤＢ２においては、図３に示した表をデータテーブルに変換した内容が含まれている。Ａというユーザにおいては、「宛先に所定アドレス入っていれば送信可能」「保存場所ＵＲＬのみ送信可能」「バックアップデータ残せば送信可能」という制限があり、図２における１０、１３、１４の各機能制限の説明内容に従う。Ｂというユーザにおいては、「画像解像度制限有り（低解像度送信のみ可能）」「送信ファイルフォーマット制限有り（ＰＤＦ送信のみ可能）」「ウォーターマーク・地紋入り」「送信時間帯制限有り」「社内にのみ送信可能」「バックアップデータ残せば送信可能」という制限があり、図２における８、９、１０、１１、１２、１４の各機能制限の説明内容に従う。Ｃというユーザにおいては、Ｓｅｎｄ機能の使用が許可されていない。 FIG. 3 is a table showing usage restrictions and function restrictions in the Send function classified for each user. The user management DB 2 includes contents obtained by converting the table shown in FIG. 3 into a data table. For the user A, there are restrictions such as “transmission is possible if a predetermined address is included in the destination”, “transmission is possible only for the storage location URL”, and “transmission is possible if the backup data remains”, and the functions 10, 13, and 14 in FIG. Follow the restrictions description. For the user B, “image resolution is limited (only low-resolution transmission is possible)” “transmission file format is limited (only PDF transmission is possible)” “watermark / background pattern included” “transmission time zone is limited” “internal only” There is a restriction that “transmission is possible” and “transmission is possible if backup data remains”, and the contents of the function restrictions of 8, 9, 10, 11, 12, and 14 in FIG. The user C is not permitted to use the Send function.

図４は本実施例を説明するためのフローチャートである。以下、図５も用いて説明する。 FIG. 4 is a flowchart for explaining the present embodiment. Hereinafter, description will be given with reference to FIG.

ユーザはＭＦＰ１上の操作部２のＬＣＤからユーザＩＤとパスワードを入力する（Ｓｔｅｐ１）。ＬＣＤ表示内容は、例えば「ＬＣＤ表示（１）」に示すようなメッセージと入力画面を出力する。次に、ＭＦＰとサーバが通信を行い（Ｓｔｅｐ２）、機能制限認識手段１５はユーザＩＤに基づく使用制限や機能制限情報をユーザ管理ＤＢ通信手段６を介してサーバより入手し（Ｓｔｅｐ３）、認識する。機能制限認識手段１６は、機能制限認識手段１５が認識した使用制限や機能制限の内容に基づいて、ユーザＩＤに基づく使用制限や機能制限を実行する（Ｓｔｅｐ４）。同時に、操作部２によってユーザＩＤに基づく制限内容がＬＣＤ上に表示される（Ｓｔｅｐ５）。ＬＣＤ表示内容は、例えば「ＬＣＤ表示（２）」に示すようなメッセージ内容である。 The user inputs a user ID and password from the LCD of the operation unit 2 on the MFP 1 (Step 1). As the LCD display content, for example, a message and an input screen as shown in “LCD display (1)” are output. Next, the MFP communicates with the server (Step 2), and the function restriction recognition unit 15 obtains usage restrictions and function restriction information based on the user ID from the server via the user management DB communication unit 6 (Step 3) and recognizes them. . The function restriction recognition unit 16 executes the use restriction and the function restriction based on the user ID based on the contents of the use restriction and the function restriction recognized by the function restriction recognition unit 15 (Step 4). At the same time, the restriction content based on the user ID is displayed on the LCD by the operation unit 2 (Step 5). The LCD display content is, for example, message content as shown in “LCD display (2)”.

そして、Ｓｅｎｄ機能の操作を行う上で必要とされる「ＬＣＤ表示（３）」に示すような設定内容を操作部２から入力設定し、Ｓｅｎｄ機能が実行される（Ｓｔｅｐ６）。「ＬＣＤ表示（３）」においては、解像度と送信データフォーマットに関してのユーザ設定メニューの例を示し、ユーザＩＤに基づいて機能制限がかけられている項目のラジオボタンには網線をかけて選択設定できないような仕組みにすることができる。 Then, a setting content as shown in “LCD display (3)” required for operating the Send function is input and set from the operation unit 2, and the Send function is executed (Step 6). In “LCD display (3)”, an example of a user setting menu regarding resolution and transmission data format is shown, and a radio button of an item whose function is restricted based on the user ID is selected by setting a shaded line. It is possible to make a mechanism that cannot be done.

マルチファンクションプリンタとインターネット上の「ユーザ管理ＤＢ」との関係を示す図The figure which shows the relationship between the multifunction printer and “user management DB” on the Internet マルチファンクションプリンタの構成を示す図Diagram showing the configuration of the multifunction printer ユーザごとの使用制限・機能制限の内容を示した表を示す図The figure which shows the table which shows the contents of use restriction / function restriction for each user 本実施例の動作を説明するためのフローチャート図Flowchart diagram for explaining the operation of this embodiment 操作部ＬＣＤの表示内容を示す図The figure which shows the display contents of the operation part LCD

符号の説明Explanation of symbols

１マルチファンクションプリンタ（ＭＦＰ）
２インターネット
３ユーザ管理ＤＢ
４操作部
５ユーザＩＤ・パスワード認識手段
６ユーザ管理ＤＢ通信手段
７Ｓｅｎｄ機能禁止手段
８画像解像度制御手段
９データフォーマット制御手段
１０送信先アドレス監視手段
１１ウォーターマーク・地紋制御手段
１２送信時間帯制御手段
１３データ・ＵＲＬ送信制御手段
１４バックアップデータ生成手段
１５機能制限認識手段
１６機能制限制御手段 1 Multifunction printer (MFP)
2 Internet 3 User management DB
4 Operation unit 5 User ID / password recognition means 6 User management DB communication means 7 Send function prohibition means 8 Image resolution control means 9 Data format control means 10 Destination address monitoring means 11 Watermark / background pattern control means 12 Transmission time zone control means 13 Data / URL transmission control means 14 Backup data generation means 15 Function restriction recognition means 16 Function restriction control means

Claims

画像をスキャナで読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段によって読み込んだ画像をデータに出力するデータ出力手段と、前記データ出力手段によって出力されたデータをネットワークを介して送信するデータ送信手段と、前記データ送信手段によって送信する送信先を選択できる送信先選択手段と、前記データ送信手段の使用許可を決定する使用許可決定手段と、前記データ送信手段の使用制限内容を決定する使用制限内容決定手段と、ユーザＩＤとパスワードを入力できる入力手段と、前記使用許可決定手段と前記使用制限内容決定手段の決定内容を規定する使用許可使用制限情報はインターネット上のサーバに保存され前記使用許可使用制限情報は前記入力手段から入力されたユーザＩＤとパスワードと一意的に対応づけられ、前記使用許可使用制限情報に対してユーザＩＤとパスワードを照合する照合手段と、前記照合手段によって照合された使用許可および使用制限の内容に基づいて使用許可および使用制限を行う使用許可使用制限手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。 Reading means for reading an image with a scanner, data output means for outputting the image read by the reading means to data, data transmission means for transmitting data output by the data output means via a network, and the data transmission A transmission destination selection unit that can select a transmission destination to be transmitted by the unit, a use permission determination unit that determines use permission of the data transmission unit, a use restriction content determination unit that determines use restriction content of the data transmission unit, and a user An input unit that can input an ID and a password, usage permission usage restriction information that defines the usage permission determination unit and the usage limitation content determination unit are stored in a server on the Internet, and the usage permission usage limitation information is the input It is uniquely associated with the user ID and password entered from the means, Collation means for collating a user ID and password against use permission use restriction information, use permission use restriction means for performing use permission and use restriction based on the contents of use permission and use restriction collated by the collation means, An image forming apparatus comprising:

請求項１に記載の画像形成装置において、前記使用許可使用制限手段は、前記データ送信手段の使用を許可または禁止する手段と、送信データの画像解像度の解像度数に制限を設ける手段と、送信データのファイルフォーマットの種類に制限を設ける手段と、送信データの宛先に所定アドレスが入っていなければ送信できない制限を設ける手段と、送信データにウォーターマークまたは地紋が入っていなければ送信できない制限を設ける手段と、送信データの送信時間帯に制限を設ける手段と、送信するデータの代わりにデータの保存場所を示したＵＲＬの送信のみを許可する手段と、から構成されることを特徴とする画像形成装置。 2. The image forming apparatus according to claim 1, wherein the use permission use restriction unit is configured to permit or prohibit the use of the data transmission unit, a unit that restricts the number of image resolutions of the transmission data, and transmission data. Means for restricting the file format type, means for providing a restriction that cannot be transmitted unless a predetermined address is included in the destination of the transmission data, and means for limiting the transmission that cannot be performed unless the watermark is included in the transmission data An image forming apparatus comprising: a means for limiting a transmission time zone of transmission data; and a means for permitting only transmission of a URL indicating a data storage location instead of data to be transmitted. .