JP2006211092A - Image forming apparatus - Google Patents

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俊男 鐵
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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an image forming apparatus for efficiently managing document data stored in itself by a simple configuration. <P>SOLUTION: When the image forming apparatus receives an instruction of a user being a deletion object among users denoted by a user information stored in a storage section, the image forming apparatus revises an administrator of a folder to which the deletion instruction user is set as the administrator into a different user. Further, when the image forming apparatus receives a share instruction to allow a plurality of users to share document data stored in the storage section, the image forming apparatus stores the document data being a target of the share instruction to a share folder and stores only storage destination information denoting the storage destinations of the document data to each folder to which each of the users sharing the document data is set as the administrator. Thus, in the case of sharing the document data by a plurality of the users, an increase in the data amount of the composite machine (image forming apparatus) can be prevented. Consequently, the composite machine efficiently manages the document data stored in itself by a simple configuration. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、画像形成装置に係り、特に、文書データを蓄積する蓄積領域を備えた画像形成装置に関する。   The present invention relates to an image forming apparatus, and more particularly to an image forming apparatus provided with a storage area for storing document data.

従来より、ネットワークプリント機能、スキャン機能、及びファクシミリ機能等を備えた多機能複写機等の画像形成装置が知られている。このような画像形成装置では、オフィス環境のネットワーク化に伴い、画像形成装置をネットワークや電話回線等に接続し、紙の原稿をスキャンして電子データ（文書データ）として保存する、あるいはネットワーク経由や電話回線経由で入力された文書データを画像形成装置内に保存し、画像形成装置内に保存された文書データをたとえば、電子メールで配信したり、ＦＡＸ送信したりする機能が重要になってきている。   2. Description of the Related Art Conventionally, an image forming apparatus such as a multifunction copier having a network print function, a scan function, a facsimile function, and the like is known. In such an image forming apparatus, as the office environment is networked, the image forming apparatus is connected to a network, a telephone line, etc., and a paper document is scanned and stored as electronic data (document data). The function of storing document data input via a telephone line in the image forming apparatus and distributing the document data stored in the image forming apparatus by e-mail or FAX transmission is becoming important. Yes.

このような画像形成装置において、入力された文書やメール等の文書データをユーザ毎に蓄積しておくための複数のフォルダを設けて、フォルダ毎に記憶された文書データ各々を管理する事が行われている（たとえば、特許文献１参照）。   In such an image forming apparatus, it is possible to provide a plurality of folders for storing input data such as input documents and e-mails for each user and manage each document data stored for each folder. (For example, refer to Patent Document 1).

特許文献１の技術では、各ユーザ毎に文書データを蓄積するためのフォルダを用意し、削除を禁止するための禁止情報が付帯して記憶されている文書データのみ削除を禁止して、定期的にフォルダ内の文書データを削除している。このようにすることによって、画像形成装置の記憶容量を確保すると共に、重要な文書データが削除されることを抑制し、効率良く文書データを管理することができる。
特開２００３−３２６７７７号公報 In the technique of Patent Document 1, a folder for storing document data is prepared for each user, and only document data stored with prohibition information for prohibiting deletion is prohibited from being deleted periodically. The document data in the folder has been deleted. By doing so, it is possible to secure the storage capacity of the image forming apparatus, suppress the deletion of important document data, and manage the document data efficiently.
JP 2003-326777 A

しかしながら、上記従来技術では、装置本体を使用可能なユーザとして登録されているユーザ情報を削除する場合については言及されておらず、一般的に装置本体の記憶容量を確保するためにはユーザ情報削除時には削除するユーザ情報のユーザに対応するフォルダ内の文書データについてもユーザ情報の削除と同時に削除されることから、上記従来技術においても、ユーザ情報削除時には、重要な文書データが同時に削除されてしまうおそれがあった。   However, in the above prior art, there is no mention of deleting user information registered as a user who can use the apparatus main body. Generally, in order to secure the storage capacity of the apparatus main body, the user information is deleted. Sometimes the document data in the folder corresponding to the user of the user information to be deleted is deleted at the same time as the deletion of the user information. Therefore, even in the above prior art, when deleting the user information, important document data is deleted at the same time. There was a fear.

また、上記従来技術では、同一の文書データを複数のユーザで共有する場合であっても、各ユーザ毎のフォルダ各々に同一の文書データが蓄積されるので、共有する文書データが増加するに従って、画像形成装置の記憶容量不足が発生するおそれがあった。   Further, in the above prior art, even when the same document data is shared by a plurality of users, the same document data is stored in each folder for each user, so as the document data to be shared increases, There is a possibility that the storage capacity of the image forming apparatus is insufficient.

本発明は上記問題点を解消するためになされたもので、画像形成装置内に記憶される文書データを簡易な構成で効率良く管理する画像形成装置を提供することを目的とする。   SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is that it provides an image forming apparatus that efficiently manages document data stored in an image forming apparatus with a simple configuration.

上記課題を解決するために第１の発明の画像形成装置は、装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積すると共に、管理者としてのユーザを示すユーザ情報が予め設定された複数の蓄積領域を備え、前記ユーザを示すユーザ情報を予め記憶した記憶手段と、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザを指示する指示手段と、前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を該ユーザとは異なるユーザに変更する変更手段と、を備えている。   In order to solve the above problems, an image forming apparatus according to a first aspect of the present invention accumulates document data input by each of a plurality of users who use the apparatus main body, and user information indicating a user as an administrator is preset. A storage unit that includes a plurality of storage areas, and stores user information indicating the user in advance, and an instruction unit that instructs a user of user information to be deleted among user information stored in the storage unit; Changing means for changing a manager of the storage area in which the user instructed by the instructing means is set as a manager to a user different from the user.

第１の発明の画像形成装置の記憶手段は、装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積する複数の蓄積領域を備え、装置本体を使用する複数のユーザを示すユーザ情報を予め記憶している。蓄積領域各々には、各蓄積領域の管理者としてのユーザを示すユーザ情報が予め設定されている。   The storage means of the image forming apparatus of the first invention includes a plurality of storage areas for storing document data input by each of a plurality of users using the apparatus main body, and user information indicating a plurality of users using the apparatus main body. Is stored in advance. User information indicating a user as an administrator of each storage area is preset in each storage area.

指示手段によって、記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザが指示されると、変更手段は、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を、このユーザとは異なるユーザに変更する。   When the user of the user information to be deleted among the user information stored in the storage unit is instructed by the instruction unit, the changing unit stores the user instructed by the instruction unit as an administrator. The administrator of the area is changed to a user different from this user.

このように、指示手段によって、削除対象となるユーザ情報のユーザが指示されると、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を、削除を指示されたユーザとは異なるユーザに変更することができるので、ユーザの削除が指示されたときに、不用意に必要な文書データが削除されてしまうことを防ぐことができる。   As described above, when the user of the user information to be deleted is instructed by the instruction unit, the administrator of the storage area in which the user instructed by the instruction unit is set as the administrator is designated as the user who is instructed to delete. Therefore, it is possible to prevent the necessary document data from being deleted inadvertently when the user is instructed to delete.

また、前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、前記記憶手段に記憶された複数のユーザ情報の内の前記指示手段によって指示されたユーザを示すユーザ情報以外のユーザ情報に変更することによって、該蓄積領域の管理者を変更するようにすればよい。   In addition, the changing unit is configured to display user information indicating an administrator of a storage area in which the user instructed by the instructing unit is set as an administrator among the plurality of user information stored in the storage unit. The administrator of the storage area may be changed by changing to user information other than the user information indicating the user indicated by the means.

前記記憶手段は、前記ユーザ情報に更に対応付けて、前記複数のユーザの各々が予め定めた分類条件に基づいて複数のグループに分類されたときの該ユーザ情報のユーザが所属するグループの予め定められたグループ管理者としてのユーザのユーザ情報を予め記憶し、前記変更手段は、前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を前記グループ管理者としてのユーザに変更することができる。   The storage means further associates with the user information, and determines in advance a group to which the user of the user information belongs when each of the plurality of users is classified into a plurality of groups based on a predetermined classification condition. The user information of the user as the group administrator is stored in advance, and the changing unit sets the administrator of the storage area in which the user instructed by the instruction unit is set as the administrator as the group manager. Can be changed to

また、前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、該ユーザ情報に対応する前記グループ管理者としてのユーザのユーザ情報に変更することによって、該蓄積領域の管理者を変更することができる。   In addition, the changing unit includes user information indicating an administrator of a storage area in which the user instructed by the instructing unit is set as an administrator, and user information of the user as the group administrator corresponding to the user information By changing to, the administrator of the storage area can be changed.

変更手段は、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者をグループ管理者としてのユーザに変更することができる。具体的には、変更手段は、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、このユーザ情報に対応するグループ管理者としてのユーザ情報に変更することによって、この蓄積領域に設定されている管理者を変更する。   The changing unit can change the administrator of the storage area where the user instructed by the instructing unit is set as the administrator to the user as the group administrator. Specifically, the changing means changes the user information indicating the administrator of the storage area where the user instructed by the instructing means is set as an administrator to user information as a group administrator corresponding to the user information. As a result, the administrator set in this storage area is changed.

このように、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者をグループ管理者としてのユーザに変更するので、ユーザ情報を削除する場合に、不用意に必要な文書が削除されてしまうことを防ぐことができる。   In this way, the user instructed by the instruction means changes the administrator of the storage area set as the administrator to the user as the group administrator. Can be prevented from being deleted.

前記各蓄積領域には、各蓄積領域の代替管理者としてのユーザを示すユーザ情報が予め更に設定され、前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を、該蓄積領域に設定されている前記代替管理者としてのユーザに変更する請求項１に記載の画像形成装置。   In each of the storage areas, user information indicating a user as an alternative manager of each storage area is further set in advance, and the change unit is configured to store the user specified by the instruction unit as the administrator. The image forming apparatus according to claim 1, wherein an area manager is changed to a user as the alternative manager set in the storage area.

変更手段は、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を、該蓄積領域に設定されている代替管理者としてのユーザに変更することができる。具体的には、前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、該蓄積領域に設定されている前記代替管理者としてのユーザ情報に変更する。このため、不用意に必要な文書が削除されてしまうことを防ぐことができる。   The changing unit can change the administrator of the storage area in which the user instructed by the instruction unit is set as the administrator to the user as the alternative administrator set in the storage area. Specifically, the changing unit includes, as the alternative manager set in the storage area, user information indicating an administrator of the storage area where the user specified by the instruction unit is set as an administrator. Change to user information. For this reason, it is possible to prevent a necessary document from being inadvertently deleted.

第２の発明の画像形成装置は、装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積すると共に、管理者としてのユーザを示すユーザ情報及び前記文書データの転送先を示す転送先情報が予め設定された複数の蓄積領域を備え、前記ユーザを示すユーザ情報を予め記憶した記憶手段と、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザを指示する指示手段と、前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域内に蓄積されている文書データを、該蓄積領域に設定されている前記転送先情報の転送先へ転送する転送手段と、を備えている。   An image forming apparatus according to a second aspect of the present invention accumulates document data input by each of a plurality of users who use the apparatus main body, and also transfers user information indicating a user as an administrator and a transfer destination indicating the transfer destination of the document data. A storage unit having a plurality of storage areas in which information is set in advance and storing user information indicating the user in advance, and instructing a user of user information to be deleted from the user information stored in the storage unit And a transfer destination of the transfer destination information set in the storage area, the document data stored in the storage area where the user specified by the instruction means is set as an administrator. And transfer means for transferring to.

第２の発明の画像形成装置の記憶手段は、装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積する複数の蓄積領域と、装置本外を使用する複数のユーザを示すユーザ情報を予め記憶する。複数の蓄積領域各々には、蓄積領域の管理者としてのユーザを示すユーザ情報と蓄積領域内に蓄積されている文書データを転送する転送先を示す転送先情報が予め設定されている。指示手段によって、記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザが指示されると、転送手段は、支持種団によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域内に蓄積されている文書データを、この蓄積領域に設定されている転送先情報の転送先へ転送する。   The storage means of the image forming apparatus according to the second aspect of the present invention includes a plurality of storage areas for storing document data input by each of a plurality of users using the apparatus main body, and user information indicating a plurality of users using the apparatus main unit. Is stored in advance. In each of the plurality of storage areas, user information indicating a user as an administrator of the storage area and transfer destination information indicating a transfer destination for transferring document data stored in the storage area are set in advance. When the instruction unit instructs the user of the user information to be deleted among the user information stored in the storage unit, the transfer unit is set as the administrator by the user specified by the support class. The document data stored in the storage area is transferred to the transfer destination of the transfer destination information set in this storage area.

このように、指示手段によって記憶手段から削除するユーザが指示されると、指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域内の文書データを、この蓄積領域に設定されているこの蓄積領域以外の転送先へ転送することができるので、ユーザを削除する場合に不用意に必要な文書が削除されてしまうことを防ぐことができる。   In this way, when a user to be deleted from the storage means is instructed by the instruction means, the document data in the storage area where the instructed user is set as an administrator is stored in this storage area set in this storage area. Therefore, it is possible to prevent a necessary document from being inadvertently deleted when deleting a user.

第３の発明の画像形成装置は、装置本体を使用する複数のユーザによって入力された文書データを各ユーザ毎に蓄積した複数の蓄積領域を備えた記憶手段と、前記複数の蓄積領域の内の１つの蓄積領域に蓄積された文書データの内、複数のユーザに共有する文書データを指示する共有指示手段と、前記共有指示手段によって指示された文書データの蓄積先を示す蓄積先情報を前記複数の各蓄積領域に蓄積するように制御する制御手段と、を備えている。   According to a third aspect of the present invention, there is provided an image forming apparatus comprising: a storage unit including a plurality of storage areas for storing document data input by a plurality of users using the apparatus main body for each user; Among the document data stored in one storage area, sharing instruction means for instructing document data to be shared with a plurality of users, and storage destination information indicating the storage destination of the document data instructed by the sharing instruction means And a control means for controlling to store in each storage area.

第３の発明の画像形成装置は、画像形成装置本体を使用する複数のユーザによって入力された文書データを各ユーザ毎に蓄積した複数の蓄積領域を備えた記憶手段を備えている。共有指示手段によって、複数の蓄積領域の内の１つの蓄積領域に蓄積された文書データの内、複数のユーザに共有する文書データが指示されると、制御手段は、共有指示手段によって指示された文書データの蓄積先を示す蓄積先情報を複数の各蓄積領域に蓄積する。   According to a third aspect of the present invention, there is provided an image forming apparatus including a storage unit including a plurality of storage areas in which document data input by a plurality of users using the image forming apparatus main body is stored for each user. When the sharing instruction means instructs the document data to be shared to a plurality of users among the document data stored in one of the plurality of storage areas, the control means is instructed by the sharing instruction means. Storage destination information indicating the storage destination of document data is stored in each of a plurality of storage areas.

このように、装置本体を使用する複数のユーザによって入力された文書データを各ユーザ毎に蓄積した複数の蓄積領域を備えた画像形成装置において、装置本体を使用する複数のユーザによって共有する文書データが指示されると、共有指示された文書データの蓄積先を示す蓄積先情報のみを、各蓄積領域に蓄積するので、文書データを複数のユーザによって共有する場合に、画像形成装置内のデータ量の増大を防止することができる。   As described above, in an image forming apparatus having a plurality of storage areas in which document data input by a plurality of users using the apparatus main body is stored for each user, document data shared by a plurality of users using the apparatus main body. Is stored, only the storage destination information indicating the storage destination of the document data for which sharing is instructed is stored in each storage area. Therefore, when document data is shared by a plurality of users, the amount of data in the image forming apparatus Can be prevented from increasing.

前記共有指示手段は、該共有指示手段によって共有を指示された文書データの更新を指示する更新指示手段を含み、前記制御手段は、前記更新指示手段によって前記共有を指示された文書データの更新が指示されたときに、更新前の文書データと更新後の文書データとの差分情報を抽出し、抽出した差分情報を該文書データの蓄積先情報に対応付けて前記各蓄積領域に蓄積するように制御することができる。   The sharing instruction means includes update instruction means for instructing updating of document data instructed to be shared by the sharing instruction means, and the control means is configured to update the document data instructed to be shared by the update instruction means. When instructed, the difference information between the document data before update and the document data after update is extracted, and the extracted difference information is stored in the respective storage areas in association with the storage destination information of the document data. Can be controlled.

更新指示手段によって共有を指示された文書データの更新が指示されたときに、制御手段は、更新前の文書データを更新後の文書データとの差分情報を抽出して、抽出した差分情報を、各蓄積領域に蓄積されているこの文書データの蓄積先を示す蓄積先情報に対応付けて各蓄積領域に蓄積することができるので、画像形成装置内のデータ量の増大を防止することができる。   When update of the document data instructed to be shared by the update instruction unit is instructed, the control unit extracts difference information between the document data before update and the document data after update, and the extracted difference information is Since it can be stored in each storage area in association with the storage destination information indicating the storage destination of this document data stored in each storage area, an increase in the amount of data in the image forming apparatus can be prevented.

上記に示したように、第１の発明によれば、指示手段によって、削除対象となるユーザ情報のユーザが指示されると、指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を、削除を指示されたユーザとは異なるユーザに変更することができるので、ユーザの削除が指示されたときに、不用意に必要な文書データが削除されてしまうことを防ぐことができる。また、第２の発明によれば、指示手段によって記憶手段から削除するユーザが指示されると、指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域内の文書データを、この蓄積領域に設定されているこの蓄積領域以外の転送先へ転送することができるので、ユーザを削除する場合に不用意に必要な文書が削除されてしまうことを防ぐことができる。更に、第３の発明の画像形成装置によれば、装置本体を使用する複数のユーザによって共有する文書データが指示されると、共有指示された文書データの蓄積先を示す蓄積先情報のみを、各蓄積領域に蓄積するので、文書データを複数のユーザによって共有する場合に、画像形成装置内のデータ量の増大を防止することができる、という効果を有する。   As described above, according to the first invention, when the user of the user information to be deleted is instructed by the instruction unit, the storage area in which the user instructed by the instruction unit is set as an administrator The administrator can be changed to a user different from the user who is instructed to delete, so that when the user is instructed to delete, the necessary document data is prevented from being inadvertently deleted. it can. According to the second invention, when a user to be deleted from the storage means is instructed by the instruction means, the document data in the storage area in which the instructed user is set as an administrator is set in this storage area. Since it can be transferred to a transfer destination other than this storage area, it is possible to prevent a necessary document from being deleted inadvertently when deleting a user. Further, according to the image forming apparatus of the third invention, when document data to be shared is instructed by a plurality of users using the apparatus main body, only the storage destination information indicating the storage destination of the document data instructed to share is obtained. Since the data is stored in each storage area, an increase in the amount of data in the image forming apparatus can be prevented when document data is shared by a plurality of users.

以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。   Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.

本発明の画像形成装置としての複合機１０は、図１に示すように、複合機１０に蓄積するための文書データ及び複合機１０を使用可能なユーザを示すユーザ情報等を複合機１０へ入力するためのデータ入出力部１２、ユーザが各種情報の指示入力を行うためのユーザインタフェース部（以下、ＵＩ部という）１４、データ入出力部１２によって入力された文書データやユーザ情報等を主に記憶するための記憶部１８、後述する各種処理ルーチン（図５、図７、及び図１０参照）や各種データを予め記憶した図示を省略するＲＯＭを含んで構成され複合機１０を構成する各部の動作を制御するための制御部１６、及びプリント機能を有するプリンタ部２０を含んで構成されている。データ入出力部１２、ＵＩ部１４、制御部１６、記憶部１８、及びプリンタ部２０は、データバスやコントロールバス等の図示を省略するバスを介して相互に接続されている。   As shown in FIG. 1, the multifunction machine 10 as an image forming apparatus of the present invention inputs document data to be stored in the multifunction machine 10, user information indicating a user who can use the multifunction machine 10, and the like to the multifunction machine 10. A data input / output unit 12 for user input, a user interface unit (hereinafter referred to as a UI unit) 14 for a user to input various information instructions, document data input by the data input / output unit 12, user information, etc. A storage unit 18 for storing, various processing routines (see FIGS. 5, 7, and 10) to be described later, and a ROM (not shown) that stores various types of data in advance are included in each unit constituting the multifunction machine 10. A control unit 16 for controlling the operation and a printer unit 20 having a print function are included. The data input / output unit 12, the UI unit 14, the control unit 16, the storage unit 18, and the printer unit 20 are connected to each other via a bus (not shown) such as a data bus or a control bus.

なお、文書データは、主に文書に関するイメージデータであるが、加工処理の状態に応じてテキストデータを含むものであってもよく、特に限定されるものではない。   The document data is mainly image data related to the document, but may include text data according to the state of the processing, and is not particularly limited.

データ入出力部１２は、電話回線３２に接続されファクシミリ電文の送受信を行うためのファクシミリ（以下、ＦＡＸという）部２２、複合機１０の図示を省略した原稿台に載置された原稿に記録された画像を読取るためのスキャナ部２４、パーソナル・コンピュータやサーバ等の外部機器と接続するためのネットワークケーブル等の接続ケーブル３３を複合機１０に接続して外部機器から送信された文書データを入力可能とするための通信Ｉ／Ｆ部２６、ＩＣカード等のメモリカード３０を複合機１０に装着してメモリカード３０に記憶された文書データやユーザ情報等を複合機１０へ入力可能とするためのカードＩ／Ｆ２８を含んで構成されている。   The data input / output unit 12 is recorded on a document placed on a document table (not shown) of a facsimile (hereinafter referred to as “FAX”) unit 22, which is connected to a telephone line 32 and transmits / receives a facsimile message. Document data transmitted from an external device can be input by connecting a scanner unit 24 for reading a captured image and a connection cable 33 such as a network cable for connecting to an external device such as a personal computer or a server to the multifunction device 10. A communication I / F unit 26 and a memory card 30 such as an IC card are attached to the multifunction device 10 so that document data, user information, etc. stored in the memory card 30 can be input to the multifunction device 10. The card I / F 28 is included.

記憶部１８は、画像記憶部３２及びユーザ情報記憶部３４を含んで構成されている。   The storage unit 18 includes an image storage unit 32 and a user information storage unit 34.

画像記憶部３２には、図２に示すように、複合機１０を使用する複数のユーザ各々毎に、各ユーザによって入力された文書データを蓄積するための複数のフォルダ４０1〜４０nが予め作成されている。複合機１０を使用するユーザ各々からデータ入出力部１２を介して、複合機１０を使用する各ユーザから複合機１０に入力された文書データが、各文書データを複合機１０に入力したユーザに対応するフォルダ４０1〜４０n各々に蓄積される。 As shown in FIG. 2, the image storage unit 32 includes a plurality of folders 40 1 to 40 n for storing document data input by each user in advance for each of a plurality of users who use the multifunction machine 10. Has been created. Document data input from each user using the multifunction device 10 to the multifunction device 10 from each user using the multifunction device 10 via the data input / output unit 12 is sent to the user who has input each document data to the multifunction device 10. It is stored in each of the corresponding folders 40 1 to 40 n .

また、画像記憶部３２には、複合機１０を使用する複数のユーザによって共有して使用される共有フォルダ４２1〜４２nが予め作成されている。共有フォルダ４２1〜４２n各々は、同一文書データを共有する共有対象となるユーザの集合毎に予め作成され、複数のユーザで共有する文書データが蓄積される。 In the image storage unit 32, shared folders 42 1 to 42 n that are shared and used by a plurality of users who use the multifunction machine 10 are created in advance. Each of the shared folders 42 1 to 42 n is created in advance for each set of users to be shared that share the same document data, and document data shared by a plurality of users is accumulated.

各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々には、属性情報として、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々の管理者としてのユーザを示すユーザ情報、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々を使用可能なユーザを示すユーザ情報、及び各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々の最大蓄積可能なデータ容量が予め定められている。 Each folder 40 1 to 40 n and the shared folder 42 1 through 42 n each as attribute information, a user indicating the user as each folder 40 1 to 40 n and the shared folder 42 1 through 42 n each administrator information, each folder 40 1 to 40 n and the shared folder 42 1 through 42 n user information indicating the available user respectively, and each folder 40 1 to 40 n and the maximum storage of the shared folder 42 1 through 42 n each The possible data capacity is predetermined.

管理者とは、管理者とされるフォルダ内に文書データを占有して蓄積する権限を有する各フォルダのオーナーであって、フォルダ内に占有してこのユーザが複合機１０に入力した文書データを蓄積することができるとともに、フォルダ内に蓄積されている文書データの読取り、書き換え、削除等の権限を有している。   An administrator is an owner of each folder who has the authority to occupy and store document data in a folder that is designated as an administrator. The administrator occupies the document data input to the MFP 10 by occupying the folder. It has the authority to read, rewrite, and delete document data stored in a folder.

なお、本実施の形態では、画像記憶部３２の各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々内に蓄積されている文書データ各々には、属性情報として、複数のユーザによる共有を許可することを示す共有情報、及び共有を許可しないことを示す非共有情報の何れか一方が予め設定されているものとして説明する。以下では、属性情報として共有情報を有する文書データを共有文書データとし、属性情報として非共有情報を有する文書データを文書データとして説明する。この共有情報及び非共有情報は、複合機１１０への文書データの入力時に、この文書データを入力したユーザによって予め設定された状態で入力されるようにしてもよい。 In the present embodiment, the document data stored in each of the folders 40 1 to 40 n and the shared folders 42 1 to 42 n of the image storage unit 32 is attributed to a plurality of users. In the following description, it is assumed that one of shared information indicating that sharing is permitted and non-shared information indicating that sharing is not permitted is set in advance. In the following description, document data having shared information as attribute information will be described as shared document data, and document data having non-shared information as attribute information will be described as document data. The shared information and the non-shared information may be input in a state set in advance by the user who input the document data when the document data is input to the multifunction peripheral 110.

ユーザ情報記憶部３４には、図３に示すように、複合機１０を使用するユーザを示すユーザ情報、グループ情報、及び複合機の各種機能の利用権限を示す利用権限情報が関連付けて記憶されている。   As shown in FIG. 3, the user information storage unit 34 stores user information indicating a user who uses the multifunction machine 10, group information, and usage authority information indicating usage authority of various functions of the multifunction machine in association with each other. Yes.

上記グループ情報とは、複数のユーザの各々が予め定めた分類条件に基づいて複数のグループに分類されたときの各ユーザが所属するグループを示す情報である。   The group information is information indicating a group to which each user belongs when each of the plurality of users is classified into a plurality of groups based on a predetermined classification condition.

利用権限情報とは、各ユーザの複合機１０に関する利用権限を表す情報であって、例えば、ＦＡＸ機能の使用可否を示す情報、ＦＡＸ機能の最大使用可能枚数を示す情報、プリンタ機能の使用可否を示す情報、プリンタ機能の最大使用可能枚数を示す情報、スキャナ機能の使用可否を示す情報、及びスキャナ機能の最大使用可能枚数を示す情報が設定される。   The usage authority information is information indicating the usage authority of each user regarding the MFP 10, and includes, for example, information indicating whether the FAX function can be used, information indicating the maximum usable number of FAX functions, and whether the printer function can be used. Information indicating the maximum usable number of sheets for the printer function, information indicating whether the scanner function can be used, and information indicating the maximum usable number of the scanner function are set.

これらのユーザ情報、グループ情報、及び利用権限情報各々は、新規ユーザのユーザ情報を複合機１０に登録するときに、ユーザによるＵＩ部１４の操作指示によって設定され、このユーザ情報登録時に、登録するユーザを管理者とするフォルダが画像記憶部３２に作成される。また、フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々に設定されている、管理者としてのユーザを示すユーザ情報、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々を使用可能なユーザを示すユーザ情報、及び各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々の最大蓄積可能なデータ容量各々は、各フォルダの作成時に、ユーザによるＵＩ部１４の操作指示によって設定されるようにすればよい。 Each of these user information, group information, and usage authority information is set by a user operation instruction of the UI unit 14 when registering user information of a new user in the multifunction peripheral 10, and is registered when the user information is registered. A folder whose user is an administrator is created in the image storage unit 32. Also, the folder 40 1 to 40 n and the shared folder 42 1 through 42 n are set to each user information indicating the user as an administrator, each folder 40 1 to 40 n and the shared folder 42 1 through 42 n User information indicating the users who can use each of them, and the maximum data capacity that can be stored in each of the folders 40 1 to 40 n and each of the shared folders 42 1 to 42 n are respectively determined by the user when the UI unit 14 is created. It may be set according to the operation instruction.

ユーザ情報記憶部３４には、また、図４に示すように、グループ毎に、各グループを示すグループ情報と、このグループに属するユーザのユーザ名を示すユーザ情報と、このグループに属するユーザの内のグループ管理者を示すユーザ情報と、が対応付けて記憶されている。グループ管理者を示すユーザ情報とは、詳細は後述するが、ユーザのユーザ情報の削除時に、削除するユーザ情報のユーザを管理者として設定しているフォルダの管理者として、新たに設定されるユーザを示す情報である。   As shown in FIG. 4, the user information storage unit 34 also includes, for each group, group information indicating each group, user information indicating a user name of a user belonging to this group, and user information belonging to this group. Is stored in association with user information indicating the group manager. The user information indicating the group administrator will be described in detail later, but when the user information of the user is deleted, the user newly set as the administrator of the folder in which the user of the user information to be deleted is set as the administrator It is information which shows.

図４に示すグループ情報、ユーザ情報、及びグループ管理者を示すユーザ情報についても、図３に示すユーザ情報と同様に、新規ユーザ情報の登録時等に、ユーザによるＵＩ部１４の操作指示によって設定される。   As with the user information shown in FIG. 3, the group information, user information, and user information showing the group manager shown in FIG. 4 are set by a user operation instruction on the UI unit 14 when new user information is registered. Is done.

次に、記憶部１８に記憶されているユーザ情報の削除時に、複合機１０の制御部１６で実行される処理を説明する。   Next, a process executed by the control unit 16 of the multifunction machine 10 when the user information stored in the storage unit 18 is deleted will be described.

図示を省略した電源スイッチによって複合機１０へ電力が供給されると、制御部１６では所定時間毎に図５に示す処理ルーチンが実行されて、ステップ１００へ進み、ユーザ情報記憶部３４に記憶されているユーザ情報のユーザの内の、何れかのユーザ情報の削除指示がユーザによる操作指示によってＵＩ部１４から入力されたか否かを判別し、否定されると本ルーチンを終了し、肯定されるとステップ１０２へ進む。なお、登録済ユーザの削除指示が入力されたか否かの判断は、データ入出力部１２を介して、削除指示を示す情報及び削除するユーザ情報を含む情報の入力を判別するようにしてもよい。   When power is supplied to the multifunction machine 10 by a power switch (not shown), the control unit 16 executes the processing routine shown in FIG. 5 every predetermined time, proceeds to step 100, and is stored in the user information storage unit 34. It is determined whether or not an instruction to delete any of the user information is input from the UI unit 14 according to an operation instruction by the user. If the determination is negative, this routine is terminated and affirmed. And go to step 102. Note that whether or not a deletion instruction for a registered user has been input may be determined through the data input / output unit 12 by determining whether the information indicating the deletion instruction and information including user information to be deleted are input. .

次のステップ１０２では、上記ステップ１００で削除指示されたユーザ情報のユーザを管理者として設定しているフォルダを、画像記憶部３２から検索する。   In the next step 102, the image storage unit 32 is searched for a folder in which the user whose user information is instructed to be deleted in step 100 is set as an administrator.

次のステップ１０４では、上記ステップ１０２で検索したフォルダに蓄積されている、複数のユーザによって共有されている共有文書データを残し、共有文書データ以外の非共有の文書データを削除する。   In the next step 104, shared document data stored in the folder searched in step 102 and shared by a plurality of users is left, and non-shared document data other than shared document data is deleted.

次のステップ１０６では、上記ステップ１０２で検索したフォルダの管理者を上記ステップ１００で削除指示されたユーザ以外の、ユーザ情報記憶部３４に記憶されている他のユーザに変更する。具体的には、上記ステップ１０２で検索したフォルダの属性情報として設定されている管理者としてのユーザ情報、ユーザ情報記憶部３４に記憶されている削除指示されたユーザ情報以外のユーザ情報に変更する。   In the next step 106, the administrator of the folder searched in step 102 is changed to another user stored in the user information storage unit 34 other than the user instructed to delete in step 100. Specifically, the user information as the administrator set as the attribute information of the folder searched in step 102 is changed to user information other than the user information instructed to be deleted stored in the user information storage unit 34. .

削除指示されたユーザ情報以外のユーザ情報としては、例えば、ユーザ情報記憶部３４に蓄積されている削除指示されたユーザ情報に対応するグループ情報に対応する、グループ管理者を示すユーザ情報がある。   As user information other than the user information instructed to be deleted, for example, there is user information indicating a group manager corresponding to the group information corresponding to the user information instructed to be deleted stored in the user information storage unit 34.

このようにすれば、削除指示されたユーザを管理者とするフォルダの管理者を、削除指示されたユーザの属するグループのグループ管理者に変更することができる。   In this way, the manager of the folder whose manager is the user who is instructed to delete can be changed to the group manager of the group to which the user instructed to delete belongs.

また、予め各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々に、属性情報として更に、代替管理者としてのユーザを示すユーザ情報を設定するようにし、この代替管理者としてのユーザを示すユーザ情報を、削除指示されたユーザ情報以外のユーザ情報とするようにしてもよい。 In addition, in each of the folders 40 1 to 40 n and the shared folders 42 1 to 42 n , user information indicating a user as an alternative administrator is further set as attribute information, and the user as the alternative administrator is set. May be user information other than the user information instructed to be deleted.

このようにすれば、削除指示されたユーザを管理者とするフォルダの管理者を、このフォルダの代替管理者に変更することができる。   In this way, the manager of the folder whose manager is the user who is instructed to delete can be changed to an alternative manager of this folder.

次のステップ１０８では、記憶部１８に蓄積されている上記ステップ１００で削除指示されたユーザ情報を記憶部１８から削除した後に、本ルーチンを終了する。   In the next step 108, the user information instructed to be deleted in step 100 stored in the storage unit 18 is deleted from the storage unit 18, and then this routine is terminated.

上記ステップ１００乃至ステップ１０８の処理が実行されることによって、例えばユーザ１を示すユーザ情報の削除が指示された場合には、ユーザ情報削除処理実行前の画像記憶部３２の状態（図２参照）は、図６に示すように、ユーザ１が管理者として設定されていたフォルダ４０1内に蓄積されている共有文書データ４４1以外の非共有の文書データ４４2〜４４nが削除されるとともに、フォルダ４０1の管理者がユーザ１から例えばユーザ２に変更される。同様に、ユーザ１を管理者として設定していた共有フォルダ４２1の管理者がユーザ２に変更される。 When deletion of user information indicating user 1 is instructed by executing the processing of steps 100 to 108, for example, the state of the image storage unit 32 before execution of the user information deletion processing (see FIG. 2) As shown in FIG. 6, non-shared document data 44 2 to 44 n other than the shared document data 44 1 stored in the folder 40 1 set by the user 1 as an administrator are deleted. folder 40 1 administrator is changed from user 1 for example, the user 2. Similarly, the administrator of the shared folder 42 1 which has been set to the user 1 as an administrator is changed to the user 2.

なお、削除指示されたユーザ情報を記憶部１８から削除するときに、各共有フォルダ４２1〜４２nの属性情報として設定されていたユーザ１のアクセス権もまた削除するようにしてもよい。 When deleting the user information instructed to be deleted from the storage unit 18, the access right of the user 1 set as the attribute information of each of the shared folders 42 1 to 42 n may also be deleted.

以上説明したように、本実施の形態の複合機１０によれば、複合機１０を使用するユーザ毎に設けられたフォルダ各々に各ユーザが入力した文書データを蓄積する複合機１０において、記憶部１８に記憶されているユーザ情報の内の削除対象とするユーザ情報のユーザが指示されると、削除指示されたユーザを管理者として設定しているフォルダの管理者を、削除を指示されたユーザ情報とは異なる記憶部１８に記憶されているユーザ情報に変更することができるので、ユーザ情報を削除する場合に、不用意に必要な文書データが削除されてしまうことを防ぐことができる。   As described above, according to the multifunction device 10 of the present embodiment, in the multifunction device 10 that stores document data input by each user in each folder provided for each user who uses the multifunction device 10, the storage unit 18, when the user of the user information to be deleted is instructed, the administrator of the folder in which the user who is instructed to delete is set as the administrator is designated as the user who is instructed to delete. Since it can be changed to the user information stored in the storage unit 18 different from the information, it is possible to prevent inadvertent deletion of necessary document data when deleting the user information.

また、ユーザ情報の削除が指示されたときには、削除指示されたユーザを管理者として設定しているフォルダ内の共有文書データのみ残して、非共有の文書データを削除することができるので、削除対象となるユーザを管理者として設定しているフォルダ内に複数のユーザによって共有される共有文書データが蓄積されている場合であっても、この共有文書データが削除されることを防止し、必要な文書データのみを残すことができる。   In addition, when deletion of user information is instructed, it is possible to delete non-shared document data while leaving only the shared document data in the folder in which the user instructed to delete is set as an administrator. Even if shared document data that is shared by multiple users is stored in a folder in which the user is set as an administrator, this shared document data is prevented from being deleted and Only document data can be left.

[第２の実施の形態]
上記第１の実施の形態では、削除対象として指示されたユーザが管理者として設定されているフォルダの管理者を他のユーザに変更する場合を説明したが、本実施の形態では、削除対象としてのユーザが指示されると、削除対象として指示されたユーザを管理者とするフォルダ内の文書データを、予め設定された転送先に転送する場合を説明する。 [Second Embodiment]
In the first embodiment, a case has been described in which the user who is instructed to be deleted changes the administrator of the folder set as the administrator to another user. A case will be described in which document data in a folder whose administrator is the user who is instructed to be deleted is transferred to a preset transfer destination.

第１の実施の形態では、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々には、属性情報として、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々の管理者としてのユーザを示すユーザ情報、各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々を使用可能なユーザを示すユーザ情報、及び各フォルダ４０1〜４０n及び各共有フォルダ４２1〜４２n各々の最大蓄積可能なデータ容量が予め定められているものとして説明したが、本実施の形態では、属性情報として、更に転送先情報が予め設定されている。 In the first embodiment, each of the folders 40 1 to 40 n and each of the shared folders 42 1 to 42 n includes attribute information of each of the folders 40 1 to 40 n and each of the shared folders 42 1 to 42 n . User information indicating a user as an administrator, user information indicating a user who can use each of the folders 40 1 to 40 n and each shared folder 42 1 to 42 n , and each folder 40 1 to 40 n and each shared folder 42 Although it has been described that the maximum data capacity that can be stored in each of 1 to 42 n is predetermined, in this embodiment, transfer destination information is further set in advance as attribute information.

転送先情報とは、詳細は後述するが、記憶部１８に記憶されているユーザ情報のユーザの内の削除対象となるユーザを指示するときに、このユーザを管理者として設定しているフォルダ内に蓄積されている文書データを転送する転送先を示す情報である。転送先情報は、この転送先情報が設定されているフォルダ以外の記憶領域であればよく、例えば、削除対象となるユーザ以外を管理者として設定しているフォルダや、複合機１０にネットワークで接続されたサーバ等の外部機器等を示す情報がある。   Although details will be described later, the transfer destination information is in a folder in which this user is set as an administrator when the user to be deleted is designated among the users of the user information stored in the storage unit 18. Is information indicating a transfer destination to which the document data stored in is transferred. The transfer destination information may be a storage area other than the folder in which the transfer destination information is set. For example, the transfer destination information is a folder in which a user other than the user to be deleted is set as an administrator, or is connected to the MFP 10 via a network. There is information indicating an external device such as a server.

なお、この転送先情報は、上記第１の実施の形態と同様に、各フォルダの作成時またはユーザ情報の登録時に、ユーザによるＵＩ部１４の操作指示によって設定されるようにすればよい。   Note that the transfer destination information may be set by a user operation instruction on the UI unit 14 when each folder is created or when user information is registered, as in the first embodiment.

なお第２の実施の形態における複合機１０の構成は、第１の実施の形態で説明した複合機０と同一の構成のため、詳細な説明を省略する。また、複合機１０の制御部１６で実行される、記憶部１８に記憶されているユーザ情報の削除時に、複合機１０の制御部１６で実行される処理ルーチンは、第１の実施の形態で実行される処理ルーチンと略等しいので、同一の処理を行うステップについては同一番号を付与して詳細な説明を省略する。   Note that the configuration of the multifunction device 10 in the second embodiment is the same as that of the multifunction device 0 described in the first embodiment, and thus detailed description thereof is omitted. The processing routine executed by the control unit 16 of the multi-function device 10 when deleting the user information stored in the storage unit 18 executed by the control unit 16 of the multi-function device 10 is the first embodiment. Since it is substantially the same as the processing routine to be executed, the same number is assigned to steps for performing the same processing, and detailed description is omitted.

次に、記憶部１８に記憶されているユーザ情報の削除時に、複合機１０の制御部１６で実行される処理を説明する。   Next, a process executed by the control unit 16 of the multifunction machine 10 when the user information stored in the storage unit 18 is deleted will be described.

図示を省略した電源スイッチによって複合機１０へ電力が供給されると、制御部１６では所定時間毎に図７に示す処理ルーチンが実行されて、ステップ１００へ進み、ユーザ情報記憶部３４に記憶されているユーザ情報のユーザの内の何れかの、削除対象となるユーザがＵＩ部１４の操作指示によって入力されたか否かを判別し、否定されると本ルーチンを終了し、肯定されるとステップ１０２へ進む。   When power is supplied to the multi-function device 10 by a power switch (not shown), the control unit 16 executes the processing routine shown in FIG. 7 every predetermined time, proceeds to step 100, and is stored in the user information storage unit 34. It is determined whether or not a user to be deleted is input by an operation instruction of the UI unit 14 among the users of the current user information. If the determination is negative, this routine is ended. Proceed to 102.

次のステップ１０２では、上記ステップ１００で削除指示されたユーザ情報のユーザを管理者として設定しているフォルダを、画像記憶部３２から検索する。   In the next step 102, the image storage unit 32 is searched for a folder in which the user whose user information is instructed to be deleted in step 100 is set as an administrator.

次のステップ２００では、上記ステップ１０２で検索したフォルダ情報のフォルダが、複数のユーザによって共有される共有フォルダか否かを判別し、肯定されると、ステップ１０６へ進み、上記ステップ１０２で検索したフォルダの管理者として設定されいるユーザのユーザ情報を、上記ステップ１００で削除指示されたユーザ以外の、ユーザ情報記憶部３４に記憶されている他のユーザ情報に変更した後にステップ２０６へ進む。   In the next step 200, it is determined whether or not the folder of the folder information searched in step 102 is a shared folder shared by a plurality of users. If the result is affirmative, the process proceeds to step 106 and searched in step 102. After the user information of the user set as the folder manager is changed to other user information stored in the user information storage unit 34 other than the user instructed to delete in step 100, the process proceeds to step 206.

上記ステップ２００で否定されると、ステップ２０１へ進み、上記ステップ１０２で検索したフォルダ内に蓄積されている、複数のユーザによって共有される共有文書データを残し、共有文書データ以外の非共有の文書データのみをこのフォルダから削除する。   If the result in Step 200 is negative, the process proceeds to Step 201, where the shared document data shared by a plurality of users stored in the folder searched in Step 102 is left, and the non-shared document other than the shared document data is left. Delete only data from this folder.

次のステップ２０２では、このフォルダ内に蓄積されている共有文書データを、このフォルダの属性情報として設定されている転送先情報に基づいた転送先へ転送する。ステップ２０２の処理によって、削除指示されたユーザが管理者として設定されているフォルダ内の、複数のユーザによって共有される共有文書データを、予め設定された転送先へ転送することができる。   In the next step 202, the shared document data stored in this folder is transferred to the transfer destination based on the transfer destination information set as the attribute information of this folder. Through the processing in step 202, shared document data shared by a plurality of users in a folder in which the user instructed to delete is set as an administrator can be transferred to a preset transfer destination.

次のステップ２０４では、上記ステップ１０２で検索したフォルダを画像記憶部３２から削除した後に、ステップ２０６へ進み、全てのフォルダの検索が終了したか否かを判別し、否定されると上記ステップ１０２へ進み、肯定されるとステップ２０８へ進む。   In the next step 204, after the folder searched in step 102 is deleted from the image storage unit 32, the process proceeds to step 206, where it is determined whether or not all folders have been searched. If YES, the process proceeds to step 208.

ステップ２０８では、削除指示されたユーザ情報を記憶部３４のユーザ情報記憶部３４から削除した後に、本ルーチンを終了する。なお、ステップ２０８の処理において、上記ステップ１００で削除指示されたユーザ情報のユーザを管理者とするフォルダが共有フォルダではない場合には、このフォルダを削除するようにしてもよい。   In step 208, the user information instructed to be deleted is deleted from the user information storage unit 34 of the storage unit 34, and then this routine is terminated. In the process of step 208, if the folder whose administrator is the user whose user information is instructed to be deleted in step 100 is not a shared folder, this folder may be deleted.

上記図７の処理ルーチンが実行されることによって、例えばユーザ１を示すユーザ情報の削除が指示された場合には、ユーザ情報削除処理実行前の画像記憶部３２の状態（図２参照）は、図８に示すように、ユーザ１を管理者として設定していたフォルダ４０1内の共有文書データ４４1が、転送先として指定されたフォルダ４０2に転送された後に、ユーザ１を管理者として設定していたフォルダ４０1、及びフォルダ４０1内の非共有の文書データ４４2〜４４nが削除される。また、共有フォルダ４２1〜４２nの内のユーザ１を管理者として設定していた共有フォルダ４２1の管理者がユーザ２に変更されるとともに、各共有フォルダ４２1〜４２nの属性情報として設定されていたユーザ１のアクセス権が削除される。 When the processing routine of FIG. 7 is executed, for example, when deletion of user information indicating the user 1 is instructed, the state of the image storage unit 32 before execution of the user information deletion processing (see FIG. 2) is: As shown in FIG. 8, after the shared document data 44 1 in the folder 40 1 for which the user 1 has been set as the administrator is transferred to the folder 40 2 designated as the transfer destination, the user 1 is set as the administrator. The set folder 40 1 and unshared document data 44 2 to 44 n in the folder 40 1 are deleted. In addition, the administrator of the shared folder 42 1 that has set the user 1 of the shared folders 42 1 to 42 n as the administrator is changed to the user 2, and the attribute information of each shared folder 42 1 to 42 n is used. The set access right of the user 1 is deleted.

以上説明したように、本実施の形態の複合機１０によれば、記憶部１８に記憶されているユーザ情報の削除が指示されると、削除指示されたユーザ情報のユーザを管理者として設定しているフォルダ内の共有文書データを、このフォルダの属性情報として設定されていた転送先情報に基づいて、このフォルダの外部へ転送することができるので、ユーザ情報を削除する場合に不用意に必要な文書が削除されてしまうことを防ぐことができる。   As described above, according to the MFP 10 of the present embodiment, when deletion of user information stored in the storage unit 18 is instructed, the user of the user information instructed to delete is set as an administrator. The shared document data in the folder can be transferred to the outside of this folder based on the transfer destination information set as the attribute information of this folder, so it is inadvertently necessary when deleting user information It is possible to prevent an unnecessary document from being deleted.

更に、共有文書データの転送後に、削除指示されたユーザを管理者として設定しているフォルダ及びフォルダ内の非共有の文書データを削除することができるので、記憶部１８内のデータ容量の増加を抑制することができる。   Further, after the shared document data is transferred, the folder in which the user who is instructed to delete is set as the administrator and the non-shared document data in the folder can be deleted, so that the data capacity in the storage unit 18 can be increased. Can be suppressed.

[第３の実施の形態]
上記第１の実施の形態及び第２の実施の形態では、ユーザ情報を削除するときに不用意に重要な文書データが削除されることを抑制するために、削除指示されたユーザを管理者として設定しているフォルダの管理者を変更する場合と、削除指示されたユーザを管理者として設定しているフォルダ内の文書データを予め設定された転送先に転送する場合について説明したが、本実施の形態では、複合機１０を使用するユーザ毎に設けられたフォルダ各々に各ユーザが入力した文書データを蓄積する複合機１０において、記憶部１８に記憶する文書データを複数のユーザによって共有する共有指示を行う場合について説明する。 [Third embodiment]
In the first embodiment and the second embodiment, in order to prevent important document data from being deleted carelessly when deleting user information, the user who is instructed to delete is set as an administrator. The case where the administrator of the set folder is changed and the case where the document data in the folder set as the administrator who has been instructed to delete is transferred to a preset transfer destination have been described. In the embodiment, in the multifunction machine 10 that stores document data input by each user in each folder provided for each user who uses the multifunction machine 10, the document data stored in the storage unit 18 is shared by a plurality of users. A case of giving an instruction will be described.

なお、第３の実施の形態における複合機１０の構成は、第１の実施の形態で説明した複合機１０と同一の構成のため、詳細な説明を省略する。   Note that the configuration of the multi-function device 10 in the third embodiment is the same as that of the multi-function device 10 described in the first embodiment, and a detailed description thereof will be omitted.

第１の実施の形態と異なる点は、第３の実施の形態では、画像記憶部３２には、図１１に示すように、複合機１０を使用する各ユーザ毎に設けられたフォルダ４６1〜４６nと、複合機１０を使用可能な全ユーザによって共有される共有フォルダ４８が予め作成されている。 The difference from the first embodiment is that, in the third embodiment, the image storage unit 32 includes folders 46 1 to 46 1 provided for each user who uses the multifunction machine 10 as shown in FIG. and 46 n, the shared folder 48 that is shared by all the users who can use the MFP 10 has been created in advance.

共有フォルダ４８には、属性情報として、全ユーザによって共有されるフォルダであることを示す共有情報が定められているものとする。   It is assumed that shared information indicating that the shared folder 48 is a folder shared by all users is defined as attribute information.

また、本実施の形態では、各フォルダ４６1〜４６nには、各フォルダ４６1〜４６n各々の管理者としてのユーザを示すユーザ情報、各フォルダ４６1〜４６n各々を使用可能なユーザを示すユーザ情報、各フォルダ４６1〜４６n各々の最大蓄積可能なデータ容量、及び共有データ配布先情報が予め設定されている。 Further, in the present embodiment, each folder 46 1 -46 n, the user information indicating the user as an administrator for each folder 46 1 -46 n, respectively, available each folder 46 1 -46 n each user , User data indicating the maximum storage capacity of each of the folders 46 1 to 46 n , and shared data distribution destination information are preset.

共有データ配布先情報とは、ユーザによって入力された文書データを記憶部１８に蓄積するときに、この文書データを複数のユーザによって共有可能に設定するときの共有対象となるユーザを示す情報である。共有データ配布先情報としては、例えば、画像記憶部３２内に形成されている各ユーザ毎に各ユーザを管理者として予め作成されているフォルダ各々のフォルダ情報、共有するユーザのユーザ情報等がある。   The shared data distribution destination information is information indicating a user who is a sharing target when the document data input by the user is stored in the storage unit 18 and the document data is set to be sharable by a plurality of users. . The shared data distribution destination information includes, for example, folder information of each folder created in advance for each user formed in the image storage unit 32 with each user as an administrator, user information of a user to be shared, and the like. .

次に、本実施の形態の、文書データの共有が指示された時に制御部１６で実行される処理について説明する。   Next, processing executed by the control unit 16 when an instruction to share document data is given according to the present embodiment will be described.

複合機１０の図示を省略した電源スイッチによって電力が投入されると、図９に示す処理ルーチンが実行されて、ステップ３００へ進み、データ入出力部１２から新規の文書データ及びこの文書データを入力したユーザを示すユーザ情報が入力されたか否かを判別することによって、文書データを取得したか否かを判別し、肯定されるとステップ３０２へ進む。ステップ３０２では、入力された文書データにこの文書データを共有する共有指示情報が含まれているか否かを判別することによって文書データの共有指示が入力されたか否かを判断し、否定されるとステップ３１０へ進み、上記ステップ３００で取得した文書データを、上記ステップ３００で入力されたこの文書データを複合機１０へ入力したユーザを管理者として設定しているフォルダへ蓄積した後に、本ルーチンを終了する。文書データを複合機１０に入力したユーザ情報は、上記ステップ３００に示すように文書データとともに入力されるようにしてもよいが、このような形態に限られるものではない。例えば、スキャナ部２４から入力された文書データの場合には、スキャナ部２４の使用前にユーザ情報が予め蓄積されたメモリカード３０の複合機１０への装着を促す表示をＵＩ部１４に行うようにした後に、メモリカード３０からユーザ情報を読取ることによって入力されるようにしてもよい。また、ＵＩ部１４にユーザ情報の入力を促す表示を行い、ＵＩ部１４から入力されるユーザ情報を判別するようにしてもよい。また、ネットワーク１４経由や電話回線３２経由で文書データが入力された場合には、送信元アドレスを示す情報を入力するようにし、予めアドレス情報に対応付けて記憶したユーザ情報に基づいてユーザ情報を判別するようにしてもよい。   When power is turned on by a power switch (not shown) of the multifunction device 10, the processing routine shown in FIG. 9 is executed, and the process proceeds to step 300 where new document data and this document data are input from the data input / output unit 12. It is determined whether or not user information indicating the selected user has been input, thereby determining whether or not the document data has been acquired. In step 302, it is determined whether or not a document data sharing instruction has been input by determining whether or not the input document data includes sharing instruction information for sharing the document data. Proceeding to step 310, the document data acquired in step 300 is stored in the folder set as the administrator who has input the document data input in step 300 to the multifunction device 10, and then this routine is executed. finish. The user information that has been input to the multifunction device 10 may be input together with the document data as shown in step 300 above, but is not limited to such a form. For example, in the case of document data input from the scanner unit 24, the UI unit 14 is displayed so as to prompt the user to install the memory card 30 in which user information is stored in advance before the scanner unit 24 is used. Then, the user information may be input by reading the user information from the memory card 30. In addition, a display that prompts the user to input user information may be performed on the UI unit 14 to determine user information input from the UI unit 14. In addition, when document data is input via the network 14 or the telephone line 32, information indicating the source address is input, and the user information is stored based on the user information stored in association with the address information in advance. You may make it discriminate | determine.

一方、上記ステップ３０２で肯定されると、ステップ３０４へ進み、上記ステップ３００で取得した文書データを共有フォルダ４８に蓄積する。なお、共有フォルダ４８に蓄積された文書データは複数のユーザに共有される文書データであるので、以下、共有文書データとして説明する。   On the other hand, if the result in step 302 is affirmative, the process proceeds to step 304 and the document data acquired in step 300 is stored in the shared folder 48. The document data stored in the shared folder 48 is document data shared by a plurality of users, and will be described as shared document data below.

次にステップ３０６では、上記ステップ３００で取得した文書データを複合機１０へ入力したユーザを管理者として設定しているフォルダの属性情報から、共有データ配布先情報を読取り、次のステップ３０８において、読取った共有データ配布先情報に対応する配布先であるフォルダ４６1〜４６n各々へ、上記ステップ３０４で蓄積した共有文書データの蓄積先を示すリンク情報を蓄積した後に、本ルーチンを終了する。 In step 306, the shared data distribution destination information is read from the attribute information of the folder in which the user who has input the document data acquired in step 300 to the MFP 10 is set as an administrator. In step 308, After the link information indicating the storage destination of the shared document data stored in step 304 is stored in each of the folders 46 1 to 46 n that are the distribution destinations corresponding to the read shared data distribution destination information, this routine is terminated.

上記ステップ３０２乃至ステップ３０８の処理によって、図１１に示すように、共有指示された共有文書データが、共有フォルダ４８に蓄積されるとともに、この共有文書データを入力したユーザを管理者とするフォルダの属性情報の共有データ配布先情報に基づいた配布先のフォルダ４６1〜４６n各々に、共有フォルダ４４に蓄積された共有文書データへのリンク情報が蓄積される。 As shown in FIG. 11, the shared document data instructed to be shared is accumulated in the shared folder 48 by the processing in steps 302 to 308, and the folder whose administrator is the user who has input the shared document data is stored. Link information to the shared document data stored in the shared folder 44 is stored in each of the distribution destination folders 46 1 to 46 n based on the shared data distribution destination information of the attribute information.

一方、上記ステップ３００で否定されると、ステップ３１２へ進み、ＵＩ部１４のユーザによる操作指示による共有文書データの更新指示の更新指示情報、またはデータ入出力部１２を介して共有文書データの更新指示の更新指示情報が入力されたか否かを判別し、否定されると、本ルーチンを終了し、肯定されると、ステップ３１４へ進む。   On the other hand, when the result in Step 300 is negative, the process proceeds to Step 312, where the update instruction information of the update instruction of the shared document data according to the operation instruction by the user of the UI unit 14 or the update of the shared document data via the data input / output unit 12 It is determined whether or not the instruction update instruction information has been input. If the determination is negative, this routine is terminated. If the determination is affirmative, the process proceeds to step 314.

共有文書データの更新指示を示す更新指示情報は、更新指示を指示する指示情報、編集された共有文書データ、及び更新指示したユーザを示すユーザ情報を含んで構成されている。   Update instruction information indicating an instruction to update shared document data includes instruction information for instructing an update instruction, edited shared document data, and user information indicating a user who has instructed to update.

各ユーザによる共有文書データの編集は、例えば、共有文書データの編集を行うユーザが、画像記憶部３２のこのユーザを管理者とするフォルダ内に蓄積されている、編集対象となる共有文書データの蓄積先情報に基づいて、共有フォルダ４８内の共有文書データを読み出し、読み出した共有文書データを各ユーザの使用するパーソナルコンピュータ等の外部機器によって編集することによって、実行される。そして、編集終了後に、予め定められた外部機器のキー等の操作指示によって、編集後の共有文書データと、共有文書データの更新指示情報と、編集したユーザを示すユーザ情報と、が複合機１０へ送信されることによって、更新指示情報が複合機１０へ入力される。   The shared document data is edited by each user, for example, when the user who edits the shared document data stores the shared document data to be edited that is stored in a folder in the image storage unit 32 with this user as an administrator. Based on the storage destination information, the shared document data in the shared folder 48 is read, and the read shared document data is edited by an external device such as a personal computer used by each user. After the editing is finished, the multifunction machine 10 includes the edited shared document data, the update instruction information of the shared document data, and the user information indicating the edited user according to a predetermined operation instruction such as a key of an external device. As a result, the update instruction information is input to the multi-function device 10.

ステップ３１４では、更新指示情報に含まれる、更新指示を入力したユーザ情報を読取ることによって上記ステップ３１４で編集を実行したユーザ情報を読取る。   In step 314, the user information that has been edited in step 314 is read by reading the user information that has been input with the update instruction, included in the update instruction information.

次のステップ３１６では、共有フォルダ４８に蓄積されている、編集前の共有文書データと、上記ステップ３１２で入力された編集後の共有文書データとの差分を示す差分情報を抽出する。   In the next step 316, difference information indicating the difference between the shared document data before editing stored in the shared folder 48 and the shared document data after editing input in step 312 is extracted.

次のステップ３１８では、上記ステップ３１４で読取った編集を実行したユーザが管理者として設定されているフォルダに蓄積されている、編集前の共有文書データへのリンク情報に対応付けて、上記ステップ３１６で抽出した差分情報を記憶する。   In the next step 318, the user who executed the editing read in step 314 is associated with the link information to the shared document data before editing stored in the folder set as the administrator, and the above step 316. The difference information extracted in step 1 is stored.

ステップ３１８の処理によって、図１０に示すように、例えば、ユーザ２によって共有文書データへの編集処理が実行された場合には、ユーザ２が管理者として設定されているフォルダ４６2に蓄積されている、共有フォルダ４８に蓄積されている編集前の共有文書データへのリンク情報に関連づけて、差分情報が蓄積される。 Through the process of step 318, as shown in FIG. 10, for example, shared when the editing process of the document data is executed, the user 2 is stored in the in which the folder 46 2 is set as the administrator by the user 2 Difference information is stored in association with link information to the shared document data before editing stored in the shared folder 48.

次のステップ３２０では、上記ステップ３１２で入力された情報に、他ユーザへの共有指示情報が含まれているか否かを判別し、含まれていない場合には、本ルーチンを終了し、含まれている場合には、ステップ３２２へ進み、ユーザ情報記憶部３４から、上記ステップ３１４で読取ったユーザ情報に対応する共有データ配布先情報を読取る。   In the next step 320, it is determined whether or not the information input in the above step 312 includes sharing instruction information for other users. If YES in step 322, the flow advances to step 322 to read shared data distribution destination information corresponding to the user information read in step 314 from the user information storage unit.

次のステップ３２４では、上記ステップ３２２で読取った共有データ配布先情報に基づいて、共有データの配布先フォルダ４６1〜４６n各々に蓄積されている、上記共有文書データへのリンク情報各々に対応付けて、上記ステップ３１６で抽出した差分情報を記憶した後に、本ルーチンを終了する。 In the next step 324, the link information to the shared document data stored in each of the distribution destination folders 46 1 to 46 n of the shared data is handled based on the shared data distribution destination information read in step 322. In addition, after the difference information extracted in step 316 is stored, this routine is terminated.

以上説明したように、本実施の形態によれば、複合機１０を使用するユーザ毎に設けられたフォルダ各々に各ユーザが入力した文書データを蓄積する複合機１０において、記憶部１８に記憶する文書データを複数のユーザによって共有する共有指示がなされると、共有指示された文書データを共有フォルダに蓄積するとともに、この文書データの蓄積先を示す蓄積先情報のみを、この文書データを共有するユーザ各々が管理者として設定されているフォルダ各々に蓄積するので、文書データを複数のユーザによって共有する場合に、複合機１０のデータ量の増大を防止することができる。   As described above, according to the present embodiment, in the multifunction machine 10 that stores the document data input by each user in each folder provided for each user who uses the multifunction machine 10, the data is stored in the storage unit 18. When a sharing instruction to share document data is made by a plurality of users, the document data instructed to be shared is stored in a shared folder, and only the storage destination information indicating the storage destination of the document data is shared. Since each user accumulates in each folder set as an administrator, an increase in the data amount of the multifunction device 10 can be prevented when document data is shared by a plurality of users.

また、複数のユーザによって共有する共有文書データを更新する場合には、編集前の共有文書データと編集後の共有文書データとの差分情報のみを、各フォルダの編集前の共有文書データの蓄積先を示す蓄積先情報に対応付けて蓄積することができるので、複合機１０内のデータ量の増大を防止することができる。   In addition, when updating shared document data shared by a plurality of users, only the difference information between the shared document data before editing and the edited shared document data is stored in the storage destination of the shared document data before editing in each folder. Therefore, it is possible to prevent the increase in the amount of data in the multifunction machine 10.

なお、本実施の形態では、共有指示がなされた共有文書データを、共有フォルダに蓄積する場合を説明したが、共有文書データは、この共有文書データを入力したユーザを管理者として設定しているフォルダに蓄積するようにしてもよい。このようにすれば、予め画像記憶部３２に共有フォルダを設ける必要がなく、更に効率よく管理することができる。   In this embodiment, the case where the shared document data for which the sharing instruction has been given is stored in the shared folder has been described, but the shared document data is set as the administrator who has input the shared document data. You may make it accumulate | store in a folder. In this way, it is not necessary to previously provide a shared folder in the image storage unit 32, and management can be performed more efficiently.

本発明の第１の実施の形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。1 is a block diagram illustrating a configuration of a multifunction peripheral according to a first embodiment of the present invention. 文書データの蓄積状態を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows the accumulation | storage state of document data. 第１の実施の形態に係るユーザ情報を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows the user information which concerns on 1st Embodiment. 各グループに属するユーザ情報と管理者を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows the user information and manager who belong to each group. 第１の実施の形態に係る制御部においてユーザ情報削除時に実行されるフローチャートである。It is a flowchart performed at the time of user information deletion in the control part which concerns on 1st Embodiment. 第１の実施の形態に係るユーザ情報削除後の文書データの蓄積状態の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the accumulation | storage state of the document data after the user information deletion which concerns on 1st Embodiment. 第２の実施の形態に係る制御部においてユーザ情報削除時に実行されるフローチャートである。It is a flowchart performed at the time of user information deletion in the control part which concerns on 2nd Embodiment. 第２の実施の形態に係るユーザ情報削除後の文書データの蓄積状態の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the accumulation | storage state of the document data after the user information deletion which concerns on 2nd Embodiment. 第３の実施の形態に係る制御部において文書データの共有指示が入力されたとき、及び共有文書データの更新指示が入力されたときに実行されるフローチャートである。10 is a flowchart executed when an instruction to share document data is input and an instruction to update shared document data is input to the control unit according to the third embodiment. 文書データの共有指示及び編集指示後の文書データの蓄積状態の一例を示す模式図である。FIG. 6 is a schematic diagram illustrating an example of an accumulation state of document data after a document data sharing instruction and an editing instruction.

符号の説明Explanation of symbols

１０ 複合機
１２ データ入出力部
１６ 制御部
１８ 記憶部 10 MFP 12 Data Input / Output Unit 16 Control Unit 18 Storage Unit

Claims (9)

装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積すると共に、管理者としてのユーザを示すユーザ情報が予め設定された複数の蓄積領域を備え、前記ユーザを示すユーザ情報を予め記憶した記憶手段と、
前記記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザを指示する指示手段と、
前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を該ユーザとは異なるユーザに変更する変更手段と、
を備えた画像形成装置。 Document data input by each of a plurality of users who use the apparatus main body is stored, and a plurality of storage areas in which user information indicating a user as an administrator is preset, and user information indicating the user is stored in advance. Storage means
Instruction means for instructing a user of user information to be deleted among user information stored in the storage means;
Changing means for changing the administrator of the storage area in which the user instructed by the instruction means is set as an administrator to a user different from the user;
An image forming apparatus. 前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、前記記憶手段に記憶された複数のユーザ情報の内の前記指示手段によって指示されたユーザを示すユーザ情報以外のユーザ情報に変更することによって、該蓄積領域の管理者を変更する請求項１に記載の画像形成装置。   The changing unit is configured to update user information indicating an administrator of a storage area in which a user specified by the instruction unit is set as an administrator by the instruction unit among a plurality of user information stored in the storage unit. The image forming apparatus according to claim 1, wherein an administrator of the storage area is changed by changing to user information other than user information indicating the instructed user. 前記記憶手段は、前記ユーザ情報に更に対応付けて、前記複数のユーザの各々が予め定めた分類条件に基づいて複数のグループに分類されたときの該ユーザ情報のユーザが所属するグループの予め定められたグループ管理者としてのユーザのユーザ情報を予め記憶し、
前記変更手段は、前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を前記グループ管理者としてのユーザに変更する請求項１に記載の画像形成装置。 The storage means further associates with the user information, and determines in advance a group to which the user of the user information belongs when each of the plurality of users is classified into a plurality of groups based on a predetermined classification condition. Pre-store user information of a user as a group administrator,
The image forming apparatus according to claim 1, wherein the changing unit changes a manager of the storage area in which the user instructed by the instructing unit is set as a manager to a user as the group manager. 前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、該ユーザ情報に対応する前記グループ管理者としてのユーザのユーザ情報に変更することによって、該蓄積領域の管理者を変更する請求項３に記載の画像形成装置。   The changing means changes user information indicating an administrator of the storage area where the user instructed by the instructing means is set as an administrator to user information of the user as the group administrator corresponding to the user information. The image forming apparatus according to claim 3, wherein the administrator of the storage area is changed by performing the operation. 前記各蓄積領域には、各蓄積領域の代替管理者としてのユーザを示すユーザ情報が予め更に設定され、
前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域の管理者を、該蓄積領域に設定されている前記代替管理者としてのユーザに変更する請求項１に記載の画像形成装置。 In each storage area, user information indicating a user as an alternative manager of each storage area is further set in advance,
The change unit changes a manager of the storage area in which the user instructed by the instruction unit is set as an administrator to a user as the alternative manager set in the storage area. The image forming apparatus described in 1. 前記変更手段は、前記指示手段によって指示されたユーザが管理者として設定されている蓄積領域の管理者を示すユーザ情報を、該蓄積領域に設定されている前記代替管理者としてのユーザ情報に変更することによって、該蓄積領域の管理者を変更する請求項５に記載の画像形成装置。   The changing means changes user information indicating an administrator of a storage area where the user specified by the instruction means is set as an administrator to user information as the alternative administrator set in the storage area. The image forming apparatus according to claim 5, wherein the administrator of the storage area is changed by doing so. 装置本体を使用する複数のユーザ各々によって入力された文書データを蓄積すると共に、管理者としてのユーザを示すユーザ情報及び前記文書データの転送先を示す転送先情報が予め設定された複数の蓄積領域を備え、前記ユーザを示すユーザ情報を予め記憶した記憶手段と、
前記記憶手段に記憶されているユーザ情報の内の削除対象となるユーザ情報のユーザを指示する指示手段と、
前記指示手段によって指示された前記ユーザが管理者として設定されている前記蓄積領域内に蓄積されている文書データを、該蓄積領域に設定されている前記転送先情報の転送先へ転送する転送手段と、
を備えた画像形成装置。 Document data input by each of a plurality of users using the apparatus main body and a plurality of storage areas in which user information indicating a user as an administrator and transfer destination information indicating a transfer destination of the document data are set in advance Storage means for storing user information indicating the user in advance;
Instruction means for instructing a user of user information to be deleted among user information stored in the storage means;
Transfer means for transferring the document data stored in the storage area where the user specified by the instruction means is set as an administrator to the transfer destination of the transfer destination information set in the storage area When,
An image forming apparatus. 装置本体を使用する複数のユーザによって入力された文書データを各ユーザ毎に蓄積した複数の蓄積領域を備えた記憶手段と、
前記複数の蓄積領域の内の１つの蓄積領域に蓄積された文書データの内、複数のユーザに共有する文書データを指示する共有指示手段と、
前記共有指示手段によって指示された文書データの蓄積先を示す蓄積先情報を前記複数の各蓄積領域に蓄積するように制御する制御手段と、
を備えた画像形成装置。 Storage means comprising a plurality of storage areas for storing document data input by a plurality of users using the apparatus main body for each user;
Sharing instruction means for instructing document data to be shared to a plurality of users among the document data stored in one of the plurality of storage areas;
Control means for controlling the storage destination information indicating the storage destination of the document data instructed by the sharing instruction means to be stored in each of the plurality of storage areas;
An image forming apparatus. 前記共有指示手段は、該共有指示手段によって共有を指示された文書データの更新を指示する更新指示手段を含み、前記制御手段は、前記更新指示手段によって前記共有を指示された文書データの更新が指示されたときに、更新前の文書データと更新後の文書データとの差分情報を抽出し、抽出した差分情報を該文書データの蓄積先情報に対応付けて前記各蓄積領域に蓄積するように制御する請求項８に記載の画像形成装置。   The sharing instruction means includes update instruction means for instructing updating of document data instructed to be shared by the sharing instruction means, and the control means is configured to update the document data instructed to be shared by the update instruction means. When instructed, the difference information between the document data before update and the document data after update is extracted, and the extracted difference information is stored in the respective storage areas in association with the storage destination information of the document data. The image forming apparatus according to claim 8 to be controlled.
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