JP2006197324A - 文書管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】 古いバージョンのドキュメントを流通させない。
【解決手段】 ファイルサーバ内の原本ファイルをプリントした際に、プリント出力紙内のRFIDに原本位置情報を書き込んでおき、プリント出力をコピーする際に、通常の光学コピーまたはRFID内の原本位置情報からファイルサーバ上の原本ファイルのプリント(i−copy)をおこなうシステムにおいて、原本ファイルが更新していたならば、RFID内のコピー許可フラグを書き換えて、以後その旧バージョンのプリント出力から光学コピー、i−copyを禁止するようにする。
【選択図】 図1
【解決手段】 ファイルサーバ内の原本ファイルをプリントした際に、プリント出力紙内のRFIDに原本位置情報を書き込んでおき、プリント出力をコピーする際に、通常の光学コピーまたはRFID内の原本位置情報からファイルサーバ上の原本ファイルのプリント(i−copy)をおこなうシステムにおいて、原本ファイルが更新していたならば、RFID内のコピー許可フラグを書き換えて、以後その旧バージョンのプリント出力から光学コピー、i−copyを禁止するようにする。
【選択図】 図1
Description
本発明は、非接触IC(以下、RFIDとする)が埋め込まれた印刷用紙、そのRFIDとデータの読み書きを行うマルチファンクションプリンタを備え、RFIDへのデータの読み書きを行い、効率的な文書管理を可能とする文書管理システムに関するものである。
従来から、文書データの管理において対象文書データとそのバージョン情報を関連付けて文書データを格納する文書管理サーバが存在する(例えば、特許文献1参照)。
また、ファイルサーバ上の文書データをプリントする際に、プリント出力紙にファイルサーバ上の原本となった文書データの位置情報やバージョン情報等を付加情報として付加しておき、次にそのプリント出力を原稿としてコピーを行うときには、プリント出力紙に付加された原本となった文書データの位置情報やバージョン情報等に基づき、ファイルサーバ上から原本の文書データを取得し、プリントする機能も知られている(この機能を以後ネットワークコピーと呼ぶ、原稿を光学的に読み取り、読み取った原稿の画像データに基づきコピープリントを行う通常のコピー動作をここでは便宜上光学コピーと呼ぶ)。
このネットワークコピーによれば、コピー出力に対してコピーを何度おこなっても、原本からのプリントを行うので、コピー出力の原稿に対する画像の劣化をなくすことができる。
さらには、管理サーバ内のプリント対象の文書データが更新された場合、コピー時に自動的に最新バージョンの文書データを印刷することも可能である。
特開2002−269095号公報
しかしながら、上記従来の技術では、古いバージョンの文書データのプリント出力を原稿とし、ネットワークコピーによりプリント出力の文書のバージョンが更新した場合でも、古いバージョンの原稿を光学コピーすることが可能であるし、古いバージョンの原稿から再度ネットワークコピーも可能である。これでは結果的に古いバージョンの文書が淘汰されることがなく、様々なバージョンの文書が出回ることになり、ユーザーを困惑させることになる。
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、古いバージョンのドキュメントを流通させない文書管理システムを提供することを目的とする。
本発明は、前記の課題を解決する一手段として、以下の構成を備えるものである。
(1)データの読み書きが可能で、そのデータを電波によって送受信する非接触ICを付属してなる非接触IC付き用紙と、コンピュータネットワークを介して取得した文書データをバージョンごとに管理及び格納する文書管理手段と、該ネットワークに接続され文書管理手段により格納されている文書データの印字出力が可能で、非接触IC付き用紙を原稿及び印字用紙として使用し、原稿及び印字用紙に付加された非接触ICに対してデータの読み書きを行うリーダライタ手段を備えたマルチファンクションプリンタとから構成され、印字用紙の非接触ICに印字対象である文書データの管理情報を書き込み、原稿の非接触ICから読み取った原稿である文書データの管理情報に基づきネットワークを介して文書管理手段から文書データを取得し印字出力を行う文書管理システムにおいて、原稿から読み取った管理情報のバージョンと、文書管理手段に格納されている対象文書データの最新バージョンが異なっていた場合、文書管理手段から最新の文書データを取得し印字出力するとともに、原稿の非接触ICへ、バージョン更新出力済み情報を書き込み、原稿の非接触ICからバージョン更新済み情報を読み取った場合、原稿の非接触ICから読み取った原稿である文書データの管理情報に基づきネットワークを介して文書管理手段から文書データを取得し印字出力を行うことを禁止するとともに、マルチファンクションプリンタの表示部に原稿が既にバージョン更新出力済みであることを表示させることを特徴とする文書管理システム。
一度バージョン更新のネットワークコピー出力を行った原稿からのネットワークコピー及び光学コピーを制限させることにより、古いバージョンの文書が出回ることを防ぐことができる。
以下、本発明の文書管理システムの実施形態について、添付の図面を参照しつつ詳しく説明する。
[全体ブロック図の説明、図1]
図1は、本発明の非接触IC(RFID)を用いた文書管理システムの構成を概略的に示したブロック図である。
図1は、本発明の非接触IC(RFID)を用いた文書管理システムの構成を概略的に示したブロック図である。
100,101はプリント出力された紙で、紙の中に非接触IC(RFID)102が埋め込まれている(以後、非接触ICが埋め込まれた紙をIDペーパーと呼ぶ)。103,104,105はマルチファンクションプリンタで、各マルチファンクションプリンタは非接触IC(RFID)と後述する無線通信によりデータの送受信を行うためのリーダライタ106を備えている。107はローカルエリアネットワーク(LAN)等のネットワークで、マルチファンクションプリンタ103,104が接続されている。105のマルチファンクションプリンタはLAN107に接続されておらずスタンドアロンでの使用に限定される。108は文書管理サーバであり、前記LAN107に接続されている。109はPCである。
[MFPの断面図の説明、図2]
図2は本発明の非接触IC(RFID)を用いた文書管理システムにおけるマルチファンクションプリンタの構成を示す側断面図である。
図2は本発明の非接触IC(RFID)を用いた文書管理システムにおけるマルチファンクションプリンタの構成を示す側断面図である。
図2におけるマルチファンクションプリンタ200は、原稿画像を読み取るイメージリーダ部201と、イメージリーダ部201で読み取った画像データを再現するプリンタ部202とに大きく分けられる。
イメージリーダ部201は、400dpi(dots/inch)の解像度で原稿を読み取り、デジタル信号処理を行う部分である。
プリンタ部202は、イメージリーダ部201によって読み取られた原稿画像に対応した画像を1200dpiの解像度で指定用紙にフルカラープリント出力する部分である。イメージリーダ部201において、原稿台ガラス(以下、プラテン)203上の原稿204は、ランプ205で照射され、ミラー206,207,208に導かれ、レンズ209によって、集光された光を電気信号に変換する3ラインセンサ(以下、CCD)210上に像を結び、フルカラー情報レッド(R)、グリーン(G)、ブルー(B)成分として信号処理部211に送られる。
なお、205,206を固定しているキャリッジは速度vで、207,208は速度1/2vでラインセンサの電気的走査(主走査)方向に対して垂直方向に機械的に動くことによって、原稿全面を走査(副走査)する。
信号処理部211においては、読み取られた画像信号を電気的に処理し、マゼンタ(M),シアン(C),イエロー(Y),ブラック(Bk)の各成分に分解し、プリンタ部202に送る。また、イメージリーダ部201における一回の原稿走査につき、M、C、Y、Bkのうちひとつの成分がプリンタ部202に送られ、計4回の原稿走査によって、一回のプリントアウトが完成する。
イメージリーダ部201より送られてくるM、C、Y、Bkの各画像信号は、レーザドライバ212に送られる。レーザドライバ212は、送られてきた画像信号に応じ、半導体レーザ213を変調駆動する。レーザ光は、ポリゴンミラー214,f−θレンズ215,ミラー216を介し、感光ドラム217上を走査する。
218は回転現像器であり、マゼンタ現像部219、シアン現像部220、イエロー現像部221、ブラック現像部222より構成され、4つの現像部が交互に感光ドラム217に接し、感光ドラム上に形成された潜像現像をトナーで現像する。223は転写ドラムであり、用紙カセット224または225より供給される用紙をこの転写ドラム223に巻き付け、感光ドラム上に現像された像を用紙に転写する。この様にして、M、C、Y、Bkの4色が順次転写された後に、用紙は定着ユニット226を通過して、トナーが用紙に定着された後に排紙される。
[MFPの内部ブロック図の説明、図3]
図3は前記マルチファンクションプリンタにおける電気的構成を詳細に示したブロック図である。
図3は前記マルチファンクションプリンタにおける電気的構成を詳細に示したブロック図である。
301はCPUで、MFPの各部の制御を行うためのものである。302はRAMであり前記CPUが演算した結果や、スキャナが読み込んだ画像データ及びプリンタが扱う画像データなどを一時的に記憶しておくためのものである。303はROMであり、前記CPUが動作するためのプログラムや、画像データを生成するためのフォントデータなどが格納されている。304は、前記CPU、RAM、ROMが接続されているローカルバスである。305はI/Oバスであり、機能拡張用の内部バスである。306は前記ローカルバスとI/Oバスを接続するためのブリッジ回路である。
307はスキャナ部で、不図示の原稿台に置かれた原稿から読み取った光学的な信号を、CCDなどを用いて電子データに変換し、その電子データを転送するための部分である。308はスキャナインターフェース部であり、前記スキャナ部とI/Oバスを接続するためのものであり、前記CPUの指示に従って、前記スキャナから転送される原稿を読み取った電子データを302のRAMに転送することが可能である。
309はプリンタ部で、紙などの記録媒体に画像を形成するための部分である。電子写真方式やバブルジェット(登録商標)方式など様々な形式のプリンタ部が存在する。310はプリンタインターフェース部であり、前記プリンタ部とI/Oバスを接続するためのものであり、前記CPUの指示に従って302のRAMに格納されている画像データを309のプリンタ部へ転送することが可能である。311はハードディスクドライブであり、画像データのスプールを行ったり、301のCPUが様々の処理を行うためのプログラムなどを格納させておくためのものである。
313はネットワークインターフェースコントローラであり、図1に示したローカルエリアネットワークへ接続するために使用される。314は、イメージプロセッシングユニット(以下IPU)であり、解像度変換などの画像処理を行うためのものである。315はラスタイメージプロセッサであり、301のCPUの指示により、313のネットワークインターフェース回路を経由して外部から転送されたページ記述言語の画像データをビットマップ画像へ展開し、302のRAMへ展開したビットマップデータを格納するために使用される。
316はビデオRAMで、CPUにより外部のCRTやLCDパネルに表示した表示データが書き込まれるものである。317はビデオインターフェースであり、前記VRAM316に格納されている表示データを外部のCRTやLCDパネルに表示するためのインターフェースをするためのものである。
318は拡張I/Oインターフェースであり、たとえば携帯機器などと301のCPUが通信などを行うためのインターフェース回路である。通信形態はシリアル通信や、バイセントロインターフェース、またはBluetoothなどの無線通信などの形式がある。106は非接触IC(RFID)リーダライタ部であり、後述する非接触IC(RFID)に対して無線通信によりデータを読み書きするためのものである。
[文書管理の仕組みの説明、図4,7,8,9]
図4、図7、図8、図9を用いて本発明の文書管理システムにおける、文書の登録及び取得について説明する。
図4、図7、図8、図9を用いて本発明の文書管理システムにおける、文書の登録及び取得について説明する。
図4は本発明の文書管理システムにおける、文書管理サーバ108を詳しく表したブロック図である。
108は文書管理サーバであり、LAN107とのインターフェースであるインターフェース部401を備えている。402はLAN107を介してPC109またはマルチファンクションプリンタから送られてくるコマンドを実行するコマンド実行部で、404は前記コマンド実行部402からの指示に従い文書バージョンリスト405内の情報を読み書きする文書検索部である。403はLAN107を介してPC109またはマルチファンクションプリンタとの文書の送受信を行う文書送受信部で、406は前記コマンド実行部402からの指示に従い文書送受信部403が受信した文書を文書データベース407に書き込み、さらに前記コマンド実行部402からの指示に従い文書データベース407から文書を読み出し文書送受信部403に出力するデータベース制御部である。
図7は本発明の文書管理システムにおける、文書管理サーバ108内の文書バージョンリスト405を詳しく表した図である。
701は文書名称情報、702は各文書が持つバージョン情報、703は各文書の各バージョンの文書が格納されている相対パス情報、704は各バージョンの更新日時情報である。
このように文書バージョンリスト405は、文書名称情報701、バージョン情報702、相対パス情報703及び更新日時情報704がツリー構造になっているものである。
図8は本発明の文書管理システムにおける、文書管理サーバ108への文書の登録動作を表したフローチャートである。
<文書の登録>
109のPCで作成した文書データや、マルチファンクションプリンタ103,104で読み込んだ文書データを文書データベース407に登録する動作について説明する。
109のPCで作成した文書データや、マルチファンクションプリンタ103,104で読み込んだ文書データを文書データベース407に登録する動作について説明する。
PC109またはマルチファンクションプリンタ103,104から登録対象の文書データとコマンドを受信する(ステップ801)。コマンドには文書名称情報、バージョン情報が含まれており、これらの情報を元に、文書検索部404は文書バージョンリスト405を検索する。最初に文書名称情報が既存のものであった場合(ステップ802)、続いて対象文書名称に関するバージョン情報について検索する。バージョン情報が新規であるならば(ステップ803)、文書バージョンリストにおける、対象文書名称に関するツリー構造のバージョン情報以下のツリーを更新し(ステップ804)、リストに更新した相対パス情報に基づいて文書データをデータベースに格納する(ステップ805)。
また、最初の文書名称情報に関する検索において、文書名称情報が新規であった場合(ステップ802)、対象文書名称に関するツリー構造を新たに追加し(ステップ807)、リストに追加した相対パス情報に基づいて文書データをデータベースに格納する(ステップ805)。
図9は本発明の文書管理システムにおける、文書管理サーバ108からの文書の取得動作を表したフローチャートである。
<文書の取得>
109のPCや、マルチファンクションプリンタ103,104が文書データベース407に登録されている文書データを取得する動作について説明する。
109のPCや、マルチファンクションプリンタ103,104が文書データベース407に登録されている文書データを取得する動作について説明する。
PC109またはマルチファンクションプリンタ103,104からコマンドを受信する(ステップ901)。コマンドには文書名称情報、バージョン情報が含まれており、これらの情報を元に、文書検索部404は文書バージョンリスト405を検索する。最初に文書名称情報が既存のものであった場合(ステップ902)、対象バージョンの相対パス情報を読み出し(ステップ903)、読み出された相対パス情報に基づいて文書データをデータベースから読み出す(ステップ904)。
[RFIDの詳細説明、図5,図6]
図5、図6を用いて本発明の画像管理システムにおける、IDペーパーとMFP間のRFIDを用いた通信方法を説明する。
図5、図6を用いて本発明の画像管理システムにおける、IDペーパーとMFP間のRFIDを用いた通信方法を説明する。
図5はIDペーパー内の非接触IC部を詳しく表したブロック図であり、この図を用いて非接触IC部102の詳細な説明を行う。
非接触IC部102は、501の不揮発性メモリ、502の電波を送受信するためのアンテナ部と、503の共振コンデンサ部、504の電源の整流・平滑を行うための電力形成部と、505の電波の変調、復調を行うための復変調部、506の制御部とから構成される。
502のアンテナ部は、503の共振コンデンサ部と組み合わされ、共振回路を構成できるようになっている。外部から電力を供給するための電波信号が送られることにより、これを共振回路で受け取って、前記504に示される電力形成部へ供給し、504の電力生成部は非接触IC部102を動作させるための電力を供給することが可能となる。前記電力は、501の不揮発性メモリや、505の復変調回路へ供給される。506の制御部は、102の非接触IC部の制御を行うためのものである。
外部から、電力を供給するための電波とあわせて、非接触IC部から読み出す、または書き込むためのデータも同時に送受信され、102の非接触IC部へ送られてきた信号は、505の復変調回路によって、復調され506の制御部を介して、501の不揮発性メモリへ記憶される。また、506の制御部によって、501の不揮発性メモリから読み出されたデータは、505の復変調回路によって変調され、502のアンテナ部から電波信号として送信可能である。
図6はMFP内のリーダライタ部106を詳しく表したブロック図であり、この図を用いてIDペーパーに取り付けられた非接触ICの読み取り、または書き込みを行うためのリーダライタ部106の詳細な説明を行う。
リーダライタ部106は、非接触IC部102に対して電波を送信するための送信アンテナ部601と、送信アンテナから送信する電波の変調を行うための変調回路602と、非接触IC部102から送られてくる電波を受信するための受信アンテナ部603、603の受信アンテナ部より受信した信号を復調するための復調回路604、また601の送信アンテナ部と、602の変調回路、603の受信アンテナ部、604の復調回路を制御するための制御部605と、上位機器との通信を行うために前記ローカルバス305と接続されるI/F部606と、送信アンテナ部601に接続され、非接触IC部102への電力供給を行う電源607から構成される。
前記制御部605は、外部からの指示により602の変調回路を用いて電力を供給するための電波および、送信するデータを変調して、601の送信アンテナ部より外部へ電波を送信する。また、外部より受信した電波信号を、603の受信アンテナ部で受信して、604の復調回路によって復調したのち、データ信号として扱えるように変換することが可能である。
[ネットワークコピー(i−copy)についての説明、図10]
次に図10を用いて、マルチファンクションプリンタとIDペーパーを利用したネットワークコピー制御について説明する。
次に図10を用いて、マルチファンクションプリンタとIDペーパーを利用したネットワークコピー制御について説明する。
これまで説明してきたように、マルチファンクションプリンタは文書管理サーバ内の文書データをプリント出力することが可能である。
図10は、ユーザーがプリント対象の文書データを指定し、マルチファンクションプリンタからプリントさせる際のマルチファンクションプリンタの動作を示したフローチャートである。
ユーザーはプリント対象の文書データの文書名称、バージョンを指定すると、マルチファンクションプリンタは文書管理サーバへ文書取得のためのコマンドを送信する(ステップ1001)。文書管理サーバは前述の手順で対象の文書データ及び管理情報を送信し、マルチファンクションプリンタが受信する(ステップ1002)。次に、受信した管理情報をIDペーパーに埋め込んである非接触IC(RFID)に書き込んだ(ステップ1003)のち、プリントする(ステップ1004)。
図11は、ネットワークコピー時のマルチファンクションプリンタの動作を示したフローチャートである。
まず、原稿台に置かれた原稿に埋め込まれた非接触IC(RFID)からデータを読み込む(ステップ1101)。次に、読み込んだ情報内にバージョン更新済み情報があるか判断する(ステップ1102)。バージョン更新済み情報がなければ、原稿文書の管理情報及びバージョンが更新されていた場合は更新画像を取得するようにコマンド作成し、文書管理サーバに送信する(ステップ1103)。文書管理サーバは前述の手順で対象の文書データ及び管理情報を送信し、マルチファンクションプリンタが受信する(ステップ1104)。
次に、受信した管理情報のバージョン情報が原稿のものと異なっていたならば(ステップ1105)、IDペーパーに埋め込んである非接触IC(RFID)にバージョン更新済み情報を追加書き込み(ステップ1108)、印字用紙の非接触ICに受信した管理情報を書き込み(ステップ1106)、プリントする(ステップ1107)。受信した文書データのバージョン情報が原稿のものと同じならば、印字用紙の非接触ICに受信した管理情報を書き込み(ステップ1106)、そのままプリントする。
また、最初に原稿台に置かれた原稿に埋め込まれた非接触IC(RFID)からデータを読み込んだ(ステップ1101)際に、バージョン更新済み情報があれば(ステップ1102)、マルチファンクションプリンタの表示部に“プリントできない”という旨の警告を表示し(ステップ1109)、動作を終了する。
図12は、光学コピー時のマルチファンクションプリンタの動作を示したフローチャートである。
まず、原稿台に置かれた原稿に埋め込まれた非接触IC(RFID)からデータを読み込む(ステップ1201)。次に、読み込んだ情報内にバージョン更新済み情報があるか判断する(ステップ1202)。バージョン更新済み情報がなければ、印字用紙の非接触ICに原稿文書データの管理情報を書き込み(ステップ1203)、コピーする(ステップ1204)。
また、最初に原稿台に置かれた原稿に埋め込まれた非接触IC(RFID)からデータを読み込んだ(ステップ1201)際に、バージョン更新済み情報があれば(ステップ1202)、マルチファンクションプリンタの表示部に“コピーできない”という旨の警告を表示し(ステップ1205)、動作を終了する。
100 プリント出力された紙
101 プリント出力された紙
102 非接触IC部
103 マルチファンクションプリンタ
104 マルチファンクションプリンタ
105 マルチファンクションプリンタ
106 リーダライタ部
107 LAN
108 文書管理サーバ
109 PC
101 プリント出力された紙
102 非接触IC部
103 マルチファンクションプリンタ
104 マルチファンクションプリンタ
105 マルチファンクションプリンタ
106 リーダライタ部
107 LAN
108 文書管理サーバ
109 PC
Claims (3)
- データの読み書きが可能で、そのデータを電波によって送受信する非接触ICを付属してなる非接触IC付き用紙と、
コンピュータネットワークを介して取得した文書データをバージョンごとに管理及び格納する文書管理手段と、
該ネットワークに接続され文書管理手段により格納されている文書データの印字出力が可能で、非接触IC付き用紙を原稿及び印字用紙として使用し、原稿及び印字用紙に付加された非接触ICに対してデータの読み書きを行うリーダライタ手段を備えたマルチファンクションプリンタと、
から構成され、
印字用紙の非接触ICに印字対象である文書データの管理情報を書き込み、
原稿の非接触ICから読み取った原稿である文書データの管理情報に基づきネットワークを介して文書管理手段から文書データを取得し印字出力を行う、
文書管理システムにおいて、
原稿から読み取った管理情報のバージョンと、文書管理手段に格納されている対象文書データの最新バージョンが異なっていた場合、
文書管理手段から最新の文書データを取得し印字出力するとともに、原稿の非接触ICへ、バージョン更新出力済み情報を書き込むことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
原稿の非接触ICからバージョン更新済み情報を読み取った場合、原稿の非接触ICから読み取った原稿である文書データの管理情報に基づきネットワークを介して文書管理手段から文書データを取得し印字出力を行うことを禁止するとともに、マルチファンクションプリンタの表示部に原稿が既にバージョン更新出力済みであることを表示させることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
原稿の非接触ICからバージョン更新済み情報を読み取った場合、原稿のコピーを禁止するとともに、マルチファンクションプリンタの表示部に原稿が既にバージョン更新出力済みであることを表示させることを特徴とする文書管理システム。
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Cited By (4)
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Date | Code | Title | Description |
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A300 | Withdrawal of application because of no request for examination |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A300 Effective date: 20080401 |