JP2006107381A - 文書監視システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】フォントファイルとフォントマネージャを用いて、電子文書の表示または印刷を行うシステムであって、
複数の文字形状を含むフォントデータの他にアドレスデータを内在した専用フォントと、
その専用フォントを処理する専用フォントマネージャとを有し、
専用フォントマネージャは、文字形状生成の依頼を受けたとき、専用フォントファイルから文字形状を読み出して生成依頼元へ返すと共に、アドレスデータを読み出し、ログインユーザ名と閲覧若しくは印刷しようとする電子文書の文書名と現在時刻を取得し、その内容を管理情報として前記アドレスデータを宛先アドレスとして通知する。
【選択図】 図2
Description
ところで、電子文書としては、機密性が要求されるものがあり、このような文書に対して、従来、文書編集アプリケーションにパスワードを設定して、閲覧者に制限を掛ける手法が一般的に用いられている。
本発明は、上記課題に鑑み、アプリケーション依存性なく、全ての利用者に対して統一して電子文書の閲覧又は印刷物の流出の監視を出来るようにしたものである。
前記管理情報には、さらに、文字形状生成依頼が、閲覧のためか印刷のためかを示す情報を含み、
文字形状生成依頼がプリンタドライバからである場合は、印刷された旨の情報、それ以外の場合は、閲覧された旨の情報を格納する構成とすることができる。
このように閲覧、印刷の区別を示す情報も管理情報に含ませると、更に機密保持は強固になる。
また、前記専用フォントファイルは、文字コードを指定して読み出される文字形状データが、当該文字コードの示す文字とは異なる文字形状とすることができる。
さらに、専用フォントファイルに、複数種類の文字形状データ或いは文字サイズデータを持たせて、専用フォントマネージャが、文字生成依頼を受けると文字形状或いは文字サイズをランダムに変更すると共に、宛先アドレスに通知する管理情報として、変更した文字形状、文字サイズを含ませるようにすることも出来る。
[実施の形態1]文書表示の通知
<構成>
図1は、本発明が適用される文書編集機能を有したパソコンPC1、2…を備えた例えばバス型のLANを示している。このLANには、出力装置としてMFP4が接続されている。MFP4もプライベートアドレスを持っている。ネットワーク全体は、ネットワークサーバ5を通じてネットワーク管理者によって管理されている。
各パソコンPC1、2…は、図2に示すようにOS6上で動作する文書編集アプリケーション7、専用フォントマネージャ8、フォントファイル9を有し、文書編集機能を持ったパソコンである。
OS6は、例えばWINDOWS(登録商標)XPが用いられる。文書編集アプリケーション7は、日本語ワープロ機能を有した例えばMicrosoft WORD(商標)が用いられる。
フォントファイル9は、文字コード9aと文字形状9bとを対応付けたテーブルである。図面では、フォントファイルは、1つ示すが、文字形状毎に、異なったファイルとして複数存在する。この実施例のフォントファイルは、テーブル中に、文字コード9aと文字形状9b以外に、文書管理者アドレス9cを格納している。文書管理者は、閲覧しようとする文書の管理責任者であり、この実施例においては、ネットワーク管理者が文書管理責任者とされている。従って、文書管理者アドレス9cは、ネットワーク管理者のアドレス(例えばIPアドレスとしてサーバ5のアドレス192.168.1.1)に等しい。
専用フォントマネージャ8は、公知のフォントマネージャの機能に専用の機能が付加されている。公知のフォントマネージャの機能は、文字描画に使用されるフォントデータの登録/削除/データの読み出し等の機能である。専用の機能は、フォントデータの読み出し時に、フォントファイル中の文書管理者アドレスを参照して、そのアドレスを宛先として、読み出した文書名、現在時刻、LOGIN USER名等をネットワーク上に送信する。
次に、上記構成における動作について説明する。
文書内にフォントファイル9が使用されており、そのフォントファイル9で記述された部位を表示する際の動作を説明する。文書編集アプリケーション7はその部位に使用されているフォントのタイプと大きさと文字コードと表示箇所を指定し、OS6に文字、表示依頼を行う(P1)。OS6は、指定されたフォントファイル(この場合、フォントファイル9)を処理するための専用フォントマネージャ8に、フォントのタイプと大きさと文字コードを指定し、形状生成依頼を行う(P2)。専用フォントマネージャ8は、指定されたフォントのタイプに適したフォントファイル9から指定された文字コードに対応する文字の輪郭を取得する(P3)。専用フォントマネージャ8は、指定された文字の大きさにしたがい、文字のイメージを生成しOS6に返す(P4)。と同時に、OS6より現在のActiveなアプリケーション7とそれに使用されている文書File名称(文書名称)と現在時刻と現在そのOS6にLoginしているUser名を取得し(P5)、フォントファイル9に内在されている文書管理者アドレス9cに文書名称、現在時刻、User名を文書が閲覧された旨(OSからの文字形状生成依頼の場合は閲覧と判断する)を含め通知する(P6)。OS6は、専用フォントマネージャ8より返された文字のイメージを指定された位置に表示する(P7)。
図3は、図2のパソコンPC1から文書管理者端末へ、必要な情報を通信する構成を示している。PC1と管理者端末5とは、特定ポートnnn(nは0または正の整数)を通じて、TCP/IPプロトコルにより通信が可能な設定とされている。
PC1側の専用フォントマネージャ8は、OS6起動時に、自分の管理するフォントファイル9内の文書管理者アドレス9cを取得し、自PCと同一のIP Addressが格納されていれば、通信PORTnnn番をオープンする(Q1)。その際、nnn番は本システムで取り決められた番号とする。専用フォントマネージャ8は、TCP/IPプロトコルを用い、フォントファイル9内の文書管理者Address(IP:192.168.1.1)のnnn番ポートに閲覧または印刷通知を送信する(Q2)。文書管理者端末5では、専用フォントマネージャ8がTCP/IPパケットtをポートnnnより受信すると(Q3)、そのパケットをLOGキューに保持する(Q4、Q5)。
通信方法の他の例を、図7に示す。
この例は、専用フォントファイル9内に文書管理者のメールアドレスが格納されており、専用フォントマネージャ8は、メーラーを内蔵し、管理情報を通信するに際しては、メーラーを起動して、文書管理者のメールアドレス宛に管理情報の添付されたメールを送信する。すると、SMTPサーバを介して、POPサーバのメール保存領域に格納される。文書管理者は、メーラーアプリケーションを用いて、メールを受け取り、管理する。
上記のように、ユーザが文書閲覧に文書ファイルを使用すると、文書名、現在時刻、文字サイズ、文字形状等の情報が、文書管理責任者へ通知されるので、閲覧される文書の責任者による監視が行える。このような監視を行うと、もしも、機密文書が外部に漏れたとしても、その文書を過去に閲覧した者を、管理者のLOGキューを検索することにより、特定することが可能になる。このことは、文書の流出を直接防ぐことは出来ないが、流出の抑止効果は、十分に果たし、結果的に、機密文書の流出抑制効果を期待することが出来るのである。
なお、上記実施の形態は、文書編集アプリケーションから閲覧依頼を受けているが、印刷依頼も受け付けることが出来る。その場合は、OSが、閲覧依頼か印刷依頼かを判別することになる。印刷依頼の場合は、OSからプリンタドライバ(不図示)に印刷依頼の通知がなされ、プリンタドライバから専用フォントマネージャへ文字形状生成依頼を行うことになる(後記図5参照)。
図4は、図2の文書管理者宛の通知処理の動作を、改良した例を示している。前の実施例では、文書中の一部の部位を参照する度に,管理責任者に通知が行くこととなり、通知が頻繁に発生する惧れがある。そこで、図4では、最初の通知をステップS5で行うと、その時刻を保持しておき(S6)、続いて、文字形状生成依頼があったとしても、一定時間経過するまでは通知を行わないようにしている(S3)。一定時間は、適当に設定されるが、例えば、30分程度にすることができる。
このようにすると、通知の頻出が防げ、かつ文書閲覧者の漏れの無い監視が可能となり、実使用に適しているといえる。
図5は、実施の形態3を示している。基本的な構成は前記実施の形態1と同じであり、異なるのは、プリンタドライバを通じてプリントの依頼がある場合に対応できる点と、専用フォントファイルが、1の文字コードに対して複数書体の文字形状を有している点と、専用フォントマネージャが、フォントファイルから任意の文字形状を選択する機能を有している点である。
プリンタドライバ10は、プリンタ毎にインストールされているもので、OS6を通じて文字印刷依頼を受けると、専用フォントマネージャ11に対して文字形状の生成を依頼し、専用フォントマネージャ11から文字形状を受け取ると、プリンタ宛に印刷JOBを発送する。
専用フォントマネージャ11は、図6のフローチャートに従って、2種類のうちのどの文字形状を選択するかを、OS6から異なった文書名称を受信する度にランダムに切り替える機能を有している。図6に従って、説明すると、専用フォントマネージャ11は、起動後、初期化(S11)を行った後、OS6から形状生成依頼が来る度に(S12)、依頼元である文書名を取得する(S13)。依頼元は、文書編集アプリケーションで編集処理中のファイル名であり、OSがその名称を専用フォントマネージャ11に送付する。取得した文書名を前回取得した文書名と比較(S14)し、前回とは異なる新しい名称であれば(S15)、乱数を発生し(S16)、得られた乱数値の最下位ビット(LSB)が“0”か“1”かを見る(S17)。“0”の場合は、フォントファイルの文字形状12aを参照する処理を行い(S18)、“1”の場合は、文字形状12bを参照する処理を行う(S19)。この後、プリンタドライバ10から依頼と共に受け取った文字コードを用いて参照した文字形状テーブルから該当する文字形状を受け取る(S20)。このとき同時に、管理者のアドレスも取得する。受け取った文字形状はプリンタドライバへ送出し(S21)、これと並行して文書名、現在時刻、文字サイズ、文字形状の種類等の管理情報を作成し(S22)、作成完了すると、当該管理情報を管理者アドレス宛に送信する(S23)。
文書編集アプリケーション7は、文書D中の印刷しようとする部位に使用されているフォントのタイプと大きさと文字コードと印刷箇所を指定しOS6に文字印刷依頼を行う。OS6はその旨をプリンタドライバ10に伝える(R1)。プリンタドライバ10は、指定されたフォントファイル(この場合フォントA)を処理するための専用フォントマネージャ11に、フォントのタイプと大きさと文字コードを指定し、形状生成依頼を行う(R2)。これと並行して、専用フォントマネージャ11には、OS6より現在Activeなアプリケーションとそれに使用されている文書ファイル名(文書名称)と現在時刻と現在そのOSにLoginしているUser名を通知する(R3)。
専用フォントマネージャ11は、指定されたフォントのタイプに適したフォントファイル(今の場合、フォントファイルA)から指定された文字コードに対応する文字の輪郭を取得する。その際、フォントファイルAに含まれる複数の文字形状からランダムに文字形状を選択する(R4)。この選択は、図6のフローチャートのステップS16、17、18、19によってなされる。
一方、プリンタドライバ10は、専用フォントマネージャ11より返された文字のイメージを印刷JOBとしてプリンタ宛に送出する(R7)。
上記のように、印刷依頼を受けると、ランダムに文字形状を選択してその文字形状に基づいた文字イメージで印刷すると共に、文書管理者にも、文字形状を管理情報に含めて通知すると、現在時刻、USER名等と共に、文字形状まで管理情報に含まれているので、印刷データが外部に漏洩した場合、どの印刷データであるかの特定が一層容易になり、それだけ、漏洩に対して高い抑止効果を期待できる。
なお、文字形状を変更するのに変えて、或いは加えて、文字サイズを変更するようにすることも出来る。勿論その場合は、管理情報に変更後の文字サイズも含められる。こうすれば、更に抑止効果は高まる。
[実施の形態4]文字コードと文字形状の組み合わせ
前述した実施の形態1〜3では、専用のフォントファイルが存在しない端末で閲覧または印刷された場合に、閲覧または印刷の通知が行われない。その結果、文書管理者は、文書が閲覧され或いは印刷されたことを知ることができないという不具合が生じる場合がある。この実施形態は、そのような場合において、一般端末で、秘密文書が正常に閲覧若しくは印刷され無くし、他方、専用フォントファイルを備えた端末では正常に閲覧、印刷出来るように工夫している。
専用フォントファイル21は、図示のように文字コード21aに一対一に対応する文字形状21bが、文字コード21aの意味する文字とは異なる文字を割り当てられている。例えば、文字コード“A”に対しては、文字形状“C”を、文字コード“B”に対しては、文字形状“Z”を、文字コード“C”に対しては、文字形状“A”を・・・というようになっている。
実施の形態4では、秘密文書が一般の端末では、正常な文章として閲覧、印刷できないという目的は達成できるが、文書入力の際に、特別なキー入力を使用しなければならず、入力作業に困難性を伴う。この実施形態は、その作業労力を軽減し、一般文書を作成する感覚で、作成できるようにしている。
[実施の形態6]RPCを用いたFont Fileの共有
実施の形態1〜5では、専用フォントファイルを、対象の文書を閲覧または印刷しようとする全ての端末に配布する必要があり、LANの規模によっては、夥しい数の端末に同種のフォントファイルを配布しなければならないという煩わしさがある。
このような、配布作業をなくし、1の端末だけに格納して置き、他の端末は仮想的にこれを利用できるようにしたのが、実施形態6である。
図10は、実施の形態6の全体構成を示している。サーバ41とクライアントPC42、43とがネットワークで接続されている。サーバ41は、これまでの実施の形態で述べた端末と同様に、専用フォントマネージャ41a、専用フォントファイル41bを有している。
図示例は、実施の形態1の専用フォントマネージャの働きをRPCで実現した例を示している。
5 サーバ
MFP4
6 OS
7 文書編集アプリケーション
8、11 専用フォントマネージャ
9、12 専用フォントファイル
9a 文字コード
9b 文字形状
9c 文書管理者アドレス
12a、12b 異なった文字形状データ
Claims (6)
- フォントファイルとフォントマネージャを用いて、電子文書の表示または印刷を行うシステムにおいて、
複数の文字形状を含むフォントデータの他にアドレスデータを内在した専用フォントと、
その専用フォントを処理する専用フォントマネージャとを有し、
専用フォントマネージャは、文字形状生成の依頼を受けたとき、専用フォントファイルから文字形状を読み出して生成依頼元へ返すと共に、アドレスデータを読み出し、ログインユーザ名と閲覧若しくは印刷しようとする電子文書の文書名と現在時刻を取得し、その内容を管理情報として前記アドレスデータを宛先アドレスとして通知することを特徴とする文書監視システム。 - 前記管理情報には、さらに、文字形状生成依頼が、閲覧のためか印刷のためかを示す情報を含み、
文字形状生成依頼がプリンタドライバからである場合は、印刷された旨の情報、それ以外の場合は、閲覧された旨の情報が格納されることを特徴とする請求項1記載の文書監視システム。 - 前記専用フォントファイルは、文字コードを指定して読み出される文字形状データが、当該文字コードの示す文字とは異なる文字形状とされていることを特徴とする請求項1、2に記載の文書監視システム。
- 前記専用フォントファイルは、複数種類の文字形状データ或いは文字サイズデータを有し、
前記専用フォントマネージャは、文字生成依頼があると文字形状或いは文字サイズをランダムに変更すると共に、宛先アドレスに通知する管理情報として、変更した文字形状、文字サイズを含ませることを特徴とする請求項1〜3に記載の文書監視システム。 - 前記文字生成依頼に対して文字形状或いは文字サイズをランダムに変更するのは、文書単位で行われることを特徴とする請求項4記載の文書監視システム。
- 前記管理情報は、TCP/IPプロトコルを通じてネットワーク上の管理者端末へ送信され、或いは、電子メールを用いて管理者メールボックスまで送信されることを特徴とする請求項1〜5記載の文書監視システム。
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