JP2005182519A - 文書管理装置、出力方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザが文書中の所望の印刷範囲や送信範囲を容易に選択できるようにするとともに、出力される文書の量を直感的に分かりやすくして、無駄な文書の出力を抑制することを図る。
【解決手段】 複数の構成部分からなる電子文書を記憶する文書管理ＤＢ１０２と、電子文書を出力する出力手段（１０３，１０４，１０５）と、画像表示を行なうＵＩ１０１とを具備する文書管理装置において、コントローラ１０６が、指定された電子文書における複数の構成部分の内容をそれぞれ表す文字列を文書管理ＤＢ１０２から抽出してＵＩ１０１に表示させる。ＵＩ１０１に表示された各文字列をみたユーザが、これらの各文字列の中から、所望の文字列を指定しとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を文書管理ＤＢ１０２から読み出して前記出力手段に送る。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理装置、出力方法、及びプログラムに関し、特に、複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置、該文書管理装置に適用される出力方法、及び該出力方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

一般的に文書は、章や節で区切られて、その章や節ごとに見出しを付けられる場合が多い。そして、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）などで実行されるアプリケーションプログラムにより、電子文書を作成する場合にも、一般的に、章や節ごとに見出しを付けられる場合が多い。

また、紙文書を、スキャナ等の読取装置を用いて読み取って画像データを得た際に、文書の形式を認識して、タイトル（見出し）部分を判別し、その部分に対して文字認識処理を施して、文字データとして抽出し、タイトル情報として画像データとともに保存し、検索やハイパーリンク等に利用するといった技術がある。

また、電子文書をデータベース（以下「ＤＢ」という）に登録する際には、この電子文書に関する管理情報が電子文書と対応付けてＤＢに登録される。一般的に、管理情報は構造化され、電子文書は、外部からはディレクトリ等を用いた階層構造に見えるように管理される。

一方、これら文書管理ＤＢ内の文書を出力する手段としては、紙に対して印刷するほかに、ファクシミリを用いて送信したり、他の文書管理ＤＢに書き込んだり、電子メールを用いて送信したりする手段が用いられる。

従来、電子文書を印刷したり、送信したりする場合には、文書すべてを出力するほかに、ページ番号や区切り番号を指定して文書の一部だけを出力する方法があった（例えば特許文献１参照）。この方法によれば、文書の一部分だけが必要にも拘わらず、文書のページ数が多い場合に、必要な部分だけを出力できるので、印刷枚数を減らしたり、送信のトラフィックを減らしたりできるという点で有効である。
特開２００３−１６２５２０号公報

しかしながら、上記従来のページ番号などを指定して文書の一部だけを出力する方法を利用する場合、文書中の必要な部分がどのページであるかを予め知っている必要があった。必要な部分が何ページ目かを知るためには、予め電子文書を開き、プレビューなどを用いて確認し、その上で印刷時にページ番号を入力するといった煩わしさがあった。

また、ページ番号を指定する際に、ページ番号を連続的に指定する他に、離散的に指定したりすると、最終的にどのくらいの量の出力となるかが直感的に分かりにくいといった問題があった。

本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、ユーザが文書中の所望の印刷範囲や送信範囲を容易に選択できるようにするとともに、出力される文書の量を直感的に分かりやすくして、無駄な文書の出力を抑制することを図った文書管理装置、出力方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置において、指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる表示手段と、前記表示装置に表示された文字列の中から文字列が指定されたとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる制御手段とを有することを特徴とする文書管理装置が提供される。

また、請求項６記載の発明によれば、複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置に適用される出力方法において、指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる表示ステップと、前記表示装置に表示された文字列の中から文字列が指定されたとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる制御ステップとを有することを特徴とする出力方法が提供される。

また、請求項１０記載の発明によれば、文書管理装置において、複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶手段と、指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する識別情報を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された識別情報において指定された識別情報が対応する電子文書の構成部分を出力する出力手段とを有することを特徴とする文書管理装置が提供される。

さらに、上記出力方法をコンピュータに実行させるためのプログラムが提供される。

本発明によれば、複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置において、指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる。前記表示装置に表示された文字列をみたユーザが、これらの文字列の中から、所望の文字列を指定しとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる。

これにより、ユーザが文書中の所望の印刷範囲や送信範囲を直感的に容易に選択でき、選択した部分だけを出力することができる。

また、前記表示装置には、前記文字列とともに、該文字列が対応する電子文書の構成部分が占めるページ数及び該文字列が対応する電子文書の構成部分のデータサイズのうちの少なくとも１つを表示させる。

これにより、出力される文書の量が直感的に分かりやすく表示され、無駄な文書の出力を抑制することができ、送信や印刷にかかるコストを減らすことが可能となる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。

図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。

文書管理システムは、ＵＩ１０１、文書管理ＤＢ１０２、ファクシミリ１０３、ネットワークＩＦ１０４、プリンタ１０５、コントローラ１０６からなる。

ＵＩ１０１は、ユーザから本文書管理システムへの動作指示や動作設定等を行ったり、ユーザに対して表示を行ったりするユーザインタフェースである。本実施の形態ではタッチパネル型のディスプレイを想定する。しかし、本発明ではＵＩ１０１をタッチパネルに限定するものではなく、ポインティングデバイス（マウス）やキーボードからなる入力装置とディスプレイからなる出力装置の組み合わせでもよい。

文書管理ＤＢ１０２は、本文書管理システムが管理する構造化された電子文書を保存しておくデータベースであり、ハードディスクなどのストレージ上に構成される。

ファクシミリ１０３は、電話回線とつながり、電話回線を介して受信した圧縮画像データを伸長して、伸長された画像データをコントローラ１０６へ転送したり、コントローラ１０６から転送された画像データを圧縮して、圧縮された画像データを、電話回線を介して送信したりする。

ネットワークＩＦ１０４は、コントローラ１０６とネットワーク１０７とを接続するインターフェースであり、ネットワーク１０７に接続された機器からデータを受信してコントローラ１０６に渡したり、コントローラ１０６からのデータをネットワーク１０７に送信したりする。

プリンタ１０５は、コントローラ１０６から受け取った印刷データを印刷する。

コントローラ１０６は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、および各構成部とのインターフェースを備え、ＲＡＭ上にロードされたプログラムにより、コントローラ１０６に接続された機器を制御する。

ネットワーク１０７は、本文書管理システムや文書管理ＤＢ１０８やメールサーバ１０９が接続された基幹ネットワークである。

文書管理ＤＢ１０８は、文書管理システム内の文書管理ＤＢ１０２とは別のデータベースである。

メールサーバ１０９は、ＰＯＰ（Post Office Protocol）やＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）などのプロトコルを用いて、電子メールを受信したり、配信したりするサーバである。

本実施の形態で扱う電子文書は、複数の画像ページと、構造化された管理情報とから構成されている。本実施の形態では、構造化された管理情報はＸＭＬ（eXtensible Makeup Language）等のタグで記述されているものとする。

図２は、文書管理ＤＢ１０２の中に保存されている電子文書の管理情報の一例を示す図である。

ここでは、１つの文書が複数の章からなり、１つの章が複数の節からなるものとする。そして節は、文書中のどの部分がその節に該当するのかという情報を保持している。

図２に示す例では、“仕様書”という文書２０１は、“概要”、“機能”等の名称がつけられた章２０２ａ，２０２ｂからなり、“概要”という章２０２ａは、“機能概要”、“用語”および“構成”という節２０３ａ，２０３ｂ，２０３ｃからなる。また、“機能概要”という節２０３ａは、２つのページ情報２０４ａ，２０４ｂと関連し、“用語”という節２０３ｂは、１つのページ情報２０４ｃと関連をもつ。また、ページ情報には、対応の節が電子文書の何ページ目に記載されているかと、ページ内のどの範囲に該当するのかが記述される。例えば節２０３ｂは、３ページ目の範囲１という領域に該当することが示されている。

本実施の形態では、節の単位でページ情報を持つようにしているが、章の単位や、節をさらに細かくした小節、さらに小さくした小々節の単位でページ情報を持つようにしてもよい。

また、本実施の形態では、画像ページと構造化された管理情報とからなる電子文書を処理対象にしているが、こうした電子文書でなくとも、電子文書内に章等の区切り情報を持ち、区切りの単位で文書の編集が可能なフォーマットであれば、本実施の形態における処理対象となり得る。

図３は、ＵＩ１０１に表示される、文書管理システムの操作入力を行うための画面の一例を示す図である。

ウィンドウ３０１には、文書管理ＤＢ１０２内の文書を分類したディレクトリがツリー状に表示される。ユーザはタッチパネルを用いてディレクトリ名をタッチし、ツリーを順に開いていくことで、目的の文書のあるディレクトリを選択することができる。

図３に示す例では、“ｈｏｍｅ”という名前のディレクトリの下に“伊藤”、“山田”、“青山”というディレクトリがあり、“伊藤”というディレクトリの下に“報告書”、“仕様書”というディレクトリがあり、現在はディレクトリ“仕様書”が選択されていることを示している。

ウィンドウ３０２には、選択されているディレクトリ“仕様書”内に保存されている文書が、サムネイルと名前とにより一覧表示されている。

そして、文書のサムネイルをタッチすることにより、該文書が選択枠３０３により囲まれ、選択されたことを示す。図３の例では“ＳＥＮＤ仕様書”という名前の文書が選択されていることを示している。

この選択された状態で、印刷ボタン３０４をタッチし押下すると、印刷設定ウィンドウが開き、選択されている文書の印刷の設定と印刷の開始を行うことができる。

また、送信ボタン３０５をタッチし押下すると、送信設定ウィンドウが開き、選択されている文書の送信の設定と送信の開始を行うことができる。

そして、編集ボタン３０６を押下すると、編集ウィンドウが開き、文書の編集を行うことができる。

次に、図４〜図６を参照して、文書の一部分を指定して送信する処理を説明する。

図４は、コントローラ１０６で行なわれる、指定された文書の一部分を送信する送信処理の手順を示すフローチャートである。

この送信処理を説明するに先立って、図３に示す画面において送信ボタン３０５が押下された際に表示される送信設定ウィンドウを、図５および図６を参照して説明する。図５および図６は、図３に示す画面において送信ボタン３０５が押下された際に表示される送信設定ウィンドウの一例を示す図であり、図５は、後述の見出し指定の場合の送信設定ウィンドウを、図６は、後述の番号指定の場合の送信設定ウィンドウを示す。

図５および図６において、送信範囲タブ５０１内に、文書の送信範囲を設定する項目として、文書内のすべてのページを送信する“全ページ”、文書内の見出しを指定して区切り単位で送信する“見出し指定”、章や節の見出し番号やページ番号を指定する“番号指定”の項目がある。以下、図５および図６を適宜参照しながら、図４のフローチャートに沿って送信処理を説明する。

ステップＳ４０１において、図３に示す画面において送信ボタン３０５が押下される、送信設定ウィンドウをＵＩ１０１に表示するとともに、図３に示す画面において選択された文書についての文書管理情報を文書ＤＢ１０２から取得する。

ステップＳ４０２において、ＵＩ１０１に表示された送信設定ウィンドウにおいて、文書の送信範囲を設定する３つの項目のうち、いずれが選択されたかに応じて決まる表示内容を表示部５０３（図５）に表示する。すなわち、“見出し指定”のチェックボタン５０２ｂが選択されている場合は、図５に示すように、ステップＳ４０１で取得した文書管理情報に基づいて、文書の章や節の見出しのリストを表示部５０３に表示する。なお、文書の章や節の見出しを示す文字列だけでなく、これらを識別する識別情報として、他にはアイコンや記号を表示しても良い。表示しきれない場合はスクロールボタン５０７の操作によって順次表示されるようにする。また“全ページ”のチェックボタン５０２ａが選択されている場合は、対象文書の全ページ数が表示部５０３に表示され、また、“番号指定”のチェックボタン５０２ｃが選択されている場合は、図６に示すように、見出し番号およびページ番号で番号指定できる指定画面が表示される。

なお、図５に示す見出しリストの表示では、見出し名称の右脇にページ番号を表示する。このページ番号は、対応の章や節が記載されるページ番号を示し、例えば、「第１章概要」は、第１ページから第３ページまでに亘って記載されていることを示している。こうしたページ番号の表示により、対応の章や節がどのくらいのボリュームであるかがユーザに解りやすくなっている。

次にステップＳ４０３において、ユーザに送信範囲を設定させる。例えば“見出し指定”で送信範囲を指定する場合は、図５に示すように、見出しの左脇にあるチェックボタン５０４、５０５をタッチしてチェックを入れることにより、章や節単位に送信範囲を指定することができる。図５に示す例においてチェックボタン５０４がグレー表示されているが、これは、第１章すべてが指定されているわけではなく、第１．１節と第１．３節のみが指定されていて、第１．２節が選択されていないことを示すものである。

図５に示す表示部５０３の最上段には、対象文書の全ページ数（１２０）と、ここで指定されたページの合計数（２）とを表示するが、これによって、出力ページ数がどれくらいになるかをユーザに表示することができる。また、この最上段には、送信されるページのデータサイズ（１２０Ｋｂ）も表示される。なお、送信されるデータのサイズは、選択した章や節だけでなく、送信のフォーマットによっても変化するものである。

なおまた、図５に示す画面において、見出し指定後に“番号指定”のチェックボタン５０２ｃが選択されると、図６に示す画面が表示され、そこには、図５に示す画面において指定された見出しに対応するページ番号がページ番号指定欄に表示される。

次にステップＳ４０４において、実行ボタン５０６（図５）が押下されたか否かをチェックする。実行ボタン５０６がタッチすることにより押された場合はステップＳ４０５に遷移し、そうでなければステップＳ４０２に戻り、送信範囲の指定を続行する。

ステップＳ４０５では、指定された送信範囲に基づき、対応するページ情報のリストを作成する。図５に示す例では、第１．１節と第１．３節とが選択されているので、図２に示す管理情報によれば、３つのページ情報からなるリストが作成される。

なお、このリスト中に同じページに係るページ情報がある場合には、それらはマージ（併合）される。たとえば、同一ページの２つの節が別のページ情報で記述されている場合は、１つ目の節の範囲と、２つ目の節の範囲とをマージした範囲を持つ１つのページ情報となる。

ステップＳ４０６では、ページ画像を送信するための空ファイルをコントローラ１０６上のＲＡＭやＨＤＤの一時的記憶領域等に作成する。送信先がファクシミリならばＭＭＲ圧縮の画像ファイルを作成し、送信先が外部の文書管理ＤＢ１０８ならば文書管理ＤＢ１０８に格納できる形式のファイルフォーマットを作成し、送信先がメールアドレスで指定され、フォーマットがPortable Document Format（ＰＤＦ）ならばＰＤＦフォーマットのファイルを作成する。

次に、ステップＳ４０７では、ページ情報のリストを基に、ページ情報ごとに文書管理ＤＢ１０２からページ画像を取得する。そして、ページ情報に含まれる画像領域の情報から、その領域だけからなる画像を作成する。

次にステップＳ４０８では、ステップＳ４０６で作成した空ファイルに、ステップＳ４０７で作成した画像を、そのフォーマットに変更して追加する。

次にステップＳ４０９では、ページ情報リストにあるすべてのページ情報に対して、ステップＳ４０７，Ｓ４０８の処理を終了したか否かをチェックする。すべてのページ情報に対して処理が終了した場合はステップＳ４１０に遷移し、そうでなければ、リストの次のページ情報に対する処理を行なうためにステップＳ４０７に遷移する。

最後にステップＳ４１０では、作成された送信用ファイルを送信先に送信する。すなわち、送信先がファクシミリならば、ファクシミリ１０３を用いて電話回線で送信し、送信先が外部文書管理ＤＢ１０８ならば、ネットワークＩＦ１０４を介して送信し、送信先の指定がメールアドレスならば、メールサーバ１０９にネットワークＩＦ１０４を介して送信する。

以上のような処理により、文書管理ＤＢ１０２中の文書における指定範囲部分を送信することができる。

また、図３に示す画面において文書を選択して印刷ボタン３０４を押下した場合も、基本的に図４に示す送信処理に準じて、文書の指定範囲部分をプリンタ１０５に印刷させることができる。すなわち、図４に示すフローチャートにおけるステップＳ４０６において、プリンタ１０５で印刷可能なデータフォーマットを作成し、ステップＳ４１０において、プリンタ１０５にデータを送るようにすることにより、文書管理ＤＢ１０２中の文書における指定範囲部分を印刷することができる。

〔他の実施の形態〕
なお、本発明の目的は、前述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ、ＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体およびプログラムは本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。 文書管理ＤＢの中に保存されている電子文書の管理情報の一例を示す図である。 ＵＩに表示される、文書管理システムの操作入力を行うための画面の一例を示す図である。 コントローラで行なわれる、指定された文書の一部分を送信する送信処理の手順を示すフローチャートである。 図３に示す画面において送信ボタンが押下された際に表示される送信設定ウィンドウの一例を示す図である。 図３に示す画面において送信ボタンが押下された際に表示される送信設定ウィンドウの一例を示す図である。

符号の説明

１０１ ＵＩ（表示装置）
１０２ 文書管理ＤＢ（記憶装置）
１０３ ファクシミリ（出力手段、送信手段）
１０４ ネットワークＩＦ（出力手段、送信手段）
１０５ プリンタ（出力手段、印刷装置）
１０６ コントローラ（表示手段、制御手段）
１０７ ネットワーク
１０８ 文書管理ＤＢ
１０９ メールサーバ

Claims (10)

1. 複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置において、
   指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる表示手段と、
   前記表示装置に表示された文字列の中から文字列が指定されたとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる制御手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記出力手段は印刷装置及び電子文書を外部に送信する送信手段のうちの少なくとも１つであることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記表示手段は、前記文字列とともに、該文字列が対応する電子文書の構成部分が占めるページ数及び該文字列が対応する電子文書の構成部分のデータサイズのうちの少なくとも１つを前記表示装置に表示させることを特徴とする請求項１または２記載の文書管理装置。
4. 前記表示手段は、指定された複数の文字列がそれぞれ対応する電子文書の構成部分のページ数の合計及び指定された複数の文字列がそれぞれ対応する電子文書の構成部分のデータサイズの合計のうちの少なくとも１つを前記表示装置に表示させることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 電子文書における構成部分が対応するページに関する情報及びページにおける構成部分が対応する範囲に関する情報のうちの少なくとも１つに従って、画像データを生成する画像データ生成手段をさらに有し、
   前記制御手段は、前記画像データ生成手段により生成された画像データを前記出力手段に出力させることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置に適用される出力方法において、
   指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる表示ステップと、
   前記表示装置に表示された文字列の中から文字列が指定されたとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる制御ステップと
   を有することを特徴とする出力方法。
7. 前記表示ステップは、前記文字列とともに、該文字列が対応する電子文書の構成部分が占めるページ数及び該文字列が対応する電子文書の構成部分のデータサイズのうちの少なくとも１つを前記表示装置に表示させることを特徴とする請求項６記載の出力方法。
8. 複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶装置と、電子文書を出力する出力手段と、画像表示を行なう表示装置とを具備する文書管理装置に適用される出力方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
   指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する文字列を前記表示装置に表示させる表示ステップと、
   前記表示装置に表示された文字列の中から文字列が指定されたとき、該指定された文字列が対応する電子文書の構成部分を前記出力手段に出力させる制御ステップと
   を有することを特徴とするプログラム。
9. 前記表示ステップは、前記文字列とともに、該文字列が対応する電子文書の構成部分がそれぞれ占めるページ数及び該各文字列が対応する電子文書の構成部分のデータサイズのうちの少なくとも１つを前記表示装置に表示させることを特徴とする請求項８記載のプログラム。
10. 文書管理装置において、
    複数の構成部分からなる電子文書を記憶する記憶手段と、
    指定された電子文書における複数の構成部分のそれぞれに対応する識別情報を表示する表示手段と、
    前記表示手段により表示された識別情報において指定された識別情報が対応する電子文書の構成部分を出力する出力手段と
    を有することを特徴とする文書管理装置。

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