JP2005056270A - Business form management system and method - Google Patents
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- Financial Or Insurance-Related Operations Such As Payment And Settlement (AREA)
Abstract
Description
本発明は、帳票管理システムおよび帳票管理方法に関し、特に、異なる場所でばらばらに使用処理される複数枚で１組の帳票（受取書）の管理作業を効率良く行えるようにし、作業員の負担を軽減することができるようにした帳票管理システムおよび帳票管理方法に関するものである。 The present invention relates to a form management system and a form management method, and in particular, can efficiently manage a set of forms (receipts) with a plurality of sheets that are used and processed separately in different places, thereby reducing the burden on workers. The present invention relates to a form management system and a form management method that can be reduced.
従来、銀行等の金融機関では、渉外員が客先を訪問して現金や通帳等を受け取って営業店に持ち帰り、客の代わりに入金や通帳記帳などの処理を行うようなサービスを行っている。 Traditionally, financial institutions such as banks provide services that allow foreigners to visit customers, receive cash and passbooks, take them back to the sales office, and process payments and passbooks on behalf of customers. .
具体的には、上記サービスにおいては、受取書［図１１（ａ），図１１（ｂ），図１１（ｃ）参照］と呼ばれる３枚１組、５０組で１冊の帳票（冊子状の伝票）を使用し、図１３に示すような運用フローを採っている。 Specifically, in the above service, one form (booklet-like form) of 3 sheets and 50 sets called receipts [see FIG. 11 (a), FIG. 11 (b), FIG. 11 (c)]. The operation flow as shown in FIG. 13 is adopted.
図１３に示すように、現状（従来）では、まず、［I］受取書発行処理として、センターにて、受取書を営業店に送付する。次いで、［II］受取書の管理および渉外員への配布処理として、重要物として管理している受取書を営業店の渉外員へ配布し、その時、管理担当者が使用者（渉外員）の情報を管理帳に記入する。次いで、［III］受取書控（Ｎｏ．１）、受取書（Ｎｏ．２）の作成および交付処理として、渉外員が顧客から現金や通帳の預かりを行う際に、受取書（Ｎｏ．２）を作成する。そして、渉外員は、受取書（Ｎｏ．２）を後日行われる成果物（記帳後の通帳等）と引き換えの為に顧客に交付し、受取書控（Ｎｏ．１）を控として営業店に持ち帰る。次いで、［IV］受取書控（Ｎｏ．１）の綴じ処理として、所定の台帳（例えば、上述の受取書管理帳や渉外員が作成した台帳など）に受取書控のＮｏ（番号）や、渉外員の職員番号等を記入し、受取書控（Ｎｏ．１）を回収分として綴じる。次いで、［V］回付票（Ｎｏ．３）の作成処理として、渉外員は内勤者に回付票（Ｎｏ．３）を渡す。すると、内勤者によりその回付票に記されている処理内容に従って所定の内勤処理（入金処理や通帳記帳処理）が行われる。そして、所定の内勤処理が終了すると、渉外員に回付票が返却される。その後、渉外員が該当する顧客のところに行き、顧客に通帳等の成果物を渡す（通帳等の返却を行う）。その際、渉外員は、受取書（Ｎｏ．２）を顧客より回収し、場合によっては、回付票（Ｎｏ．３）に顧客の署名或いは捺印等をもらう（例えば、現金、小切手、手形など重要物を顧客へ渡す処理の場合は、回付票に署名或いは捺印をもらい、例えば、入金などの処理の場合は、内勤者への指示のみで署名或いは捺印はもらわない。）。そして、渉外員は、受取書（Ｎｏ．２）および回付票（Ｎｏ．３）を営業店に持ち帰る。次いで、［VI］受取書（Ｎｏ．２）および回付票（Ｎｏ．３）の登録処理として、上述の所定の台帳に受取書のＮｏ（番号）および回付票のＮｏ（番号）や、渉外員の職員番号等を記入し、受取書（Ｎｏ．２）と回付票（Ｎｏ．３）を回収分として綴じる。次いで、［VII］回収チェック処理として、営業店内において、受取書３枚１組を５０組、連番ごとに綴った回収分の受取書を全て揃っているかを上述の所定の台帳の記載を見て確認する。そして、全て揃っていれば保管する。次いで、［VIII］印紙税集計処理として、回収された受取書から印紙税の集計を手計算で行う。尚、この場合、渉外員単位での印紙税の集計を行う。 As shown in FIG. 13, in the present state (conventional), first, [I] a receipt is sent to the sales office at the center as a receipt issuance process. Next, as part of [II] management of receipts and distribution to outsiders, receipts that are managed as important items are distributed to outsiders at sales offices. Enter information in the management book. Next, [III] Receipt (No. 1), Receipt (No. 2), when receipt of the cash and bankbook from the customer as a preparation and delivery process of receipt (No. 2) Create The foreign affairs officer then issues the receipt (No. 2) to the customer in exchange for deliverables (such as a passbook after the book entry) to be made at a later date, and uses the receipt receipt (No. 1) as a deduction to the sales office. take away. Next, as a binding process of [IV] receipt slip (No. 1), the receipt slip No (number) in a predetermined ledger (for example, the above-mentioned receipt management book or a ledger created by a foreign affairs), Enter the personnel number of the foreign affairs staff, and bind the receipt (No. 1) as the collected amount. Next, as a process for creating the [V] circulation slip (No. 3), the foreign employee passes the circulation slip (No. 3) to the office worker. Then, a predetermined office work process (payment process or passbook entry process) is performed by the office worker in accordance with the processing content recorded on the circulation slip. Then, when the predetermined office work process is completed, a circulation slip is returned to the outside employee. After that, the foreign affairs staff goes to the corresponding customer and gives the customer a deliverable such as a passbook (returns the passbook). At that time, the foreign representative collects the receipt (No. 2) from the customer and, depending on the case, obtains the customer's signature or seal on the circulation slip (No. 3) (for example, cash, check, bill, etc.) In the case of a process of handing over an important item to a customer, a signature or seal is obtained on a circulation slip. For example, in the case of a process such as payment, a signature or a seal is not obtained only by an instruction to the office worker.) Then, the foreign employee takes the receipt (No. 2) and the circulation slip (No. 3) back to the sales office. Next, as a registration process of [VI] receipt (No. 2) and circulation slip (No. 3), No (number) of receipt and No (number) of circulation slip in the above-mentioned predetermined ledger, Enter the personnel number etc. of the foreign affairs staff, and bind the receipt (No. 2) and circulation slip (No. 3) as the collected items. Next, as a [VII] collection check process, see the description in the above-mentioned predetermined ledger as to whether all the collection receipts spelled out by serial number are prepared in the sales office, one set of three receipts. To confirm. And if you have everything, keep it. Next, as [VIII] stamp tax tabulation processing, stamp tax is tabulated manually from the collected receipts. In this case, the stamp tax is calculated for each foreign employee.
ところが、上述したような現状（従来）の運用フローに示すような処理の流れでは、以下のような問題がある。 However, the processing flow shown in the current (conventional) operational flow as described above has the following problems.
即ち、従来、複数枚で１組となっている帳票の運用フローにおいては、処理完了まで１組の受取書の一部が客や処理担当者に渡されたり、また、渉外員の手元に帰って来たり、もともと渉外員の手元に持っているものもあるなどの運用において、（ア）受取書の使用／回収に際して、各営業店毎に孤立した端末で受取書を管理しているので、非常に非効率である。また、（イ）現物の受取書を元の冊子の順番（同一組かつ管理番号順）に並べて綴じて管理しなければ、受取書の処理進捗状況や所在の把握ができないので、内勤者の手間がかかるものとなっている。 In other words, in the operational flow of a form that has conventionally consisted of a set of multiple sheets, a part of the receipt is passed to the customer or the person in charge of processing until the processing is completed, or returned to the hand of the outsider. (A) When using / collecting receipts, the receipts are managed by an isolated terminal at each branch office. Very inefficient. In addition, (a) If the actual receipts are not arranged and managed in the order of the original booklet (in the same group and in the management number order), the processing progress and location of the receipts cannot be grasped. It will take.
ところで、管理や処理の効率化のために、近年、金融機関において導入されはじめている電子ファイリングシステム（特許文献１参照）に示されているようなものを適用することが考えられるが、この種のシステムは、基本的に１枚毎に独立している帳票類を扱うものであり、関連するものを添付ファイルとして関連付ける程度のことはできるが、上述のように、複雑な流れで、かつ複数枚で１組となっている帳票がばらばらに処理されるような場合に、これらを効率的に整理あるいは管理することは到底できないものである。 By the way, in order to improve the efficiency of management and processing, it is conceivable to apply an electronic filing system (see Patent Document 1) that has recently been introduced in financial institutions. The system basically handles forms that are independent for each sheet, and it is possible to associate related items as attachments. However, as described above, a complicated flow and multiple sheets In the case where a set of forms is processed separately, it is impossible to efficiently organize or manage them.
上述の如く、従来の技術では、複雑な流れで、かつ複数枚で１組となっている帳票がばらばらに処理されるような場合に、これらを効率的に整理あるいは管理することはできないでいる。 As described above, the conventional technology cannot efficiently organize or manage a plurality of forms that are processed in a complicated flow and a plurality of sheets. .
そこで、本発明は上記実状に鑑み、異なる場所でばらばらに使用処理される複数枚で１組の帳票（受取書）の管理作業を効率良く行えるようにし、作業員の負担を軽減することが可能な帳票管理システムおよび帳票管理方法の提供を目的とするものである。 Therefore, in view of the above situation, the present invention can efficiently manage a set of forms (receipts) with a plurality of sheets that are used and processed in different places, thereby reducing the burden on the worker. The purpose is to provide a secure form management system and form management method.
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、１枚毎に種別の異なる帳票を複数枚で１組とし、前記１組の帳票を複数束ねた冊子単位の帳票を管理する帳票管理システムであって、冊子単位の帳票を使用する使用者情報を該当する冊子の冊子番号と関連付けて記憶する第１の記憶手段と、使用者が顧客にサービスを行うに際して帳票を使用した後、各帳票毎にそれぞれ前記種別に応じた処理が完了する毎に、当該帳票のイメージを採取し該採取したイメージに基づき当該帳票の１組毎に固有の帳票番号情報および種別情報およびイメージを関連付けて記憶する第２の記憶手段と、前記第１の記憶手段及び前記第２の記憶手段の記憶情報に基づき冊子単位の帳票が全て揃ったか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、前記使用者が帳票を使用する前の冊子における帳票順にソートしたイメージデータと、当該冊子の前記帳票番号情報及び前記種別情報及び前記使用者情報とを対応付けたファイルを生成して管理する管理手段とを具備することを特徴とする。
In order to achieve the above object, the invention according to
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記管理手段は、前記生成したファイルを外部メディアに出力することを特徴とする。 According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the management unit outputs the generated file to an external medium.
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、使用者毎の帳票の回収進捗状況の通知を指示する指示手段と、前記指示手段により回収進捗状況の通知指示があった場合、前記第１の記憶手段及び前記第２の記憶手段の記憶情報に基づき、当該指定された使用者に関わる帳票のイメージデータの有無を調べ、イメージデータが有るものを回収済み帳票とし、他方、イメージデータが無いものを未回収の帳票と判断し、該判断結果を通知する通知手段とを具備することを特徴とする。
Further, in the invention of
また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記通知手段は、前記指示手段により使用者毎の帳票のうち未回収の帳票の通知が指示された場合、前記判断結果により前記イメージデータが無い帳票に関わる情報を通知することを特徴とする。 According to a fourth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, when the notification means instructs the notification of an uncollected form among the forms for each user by the instruction means, the image is determined according to the determination result. It is characterized by notifying information related to a form with no data.
また、請求項５の発明は、請求項３の発明において、前記通知手段は、前記指示手段により使用者毎の帳票全ての回収進捗状況の通知が指示された場合、前記判断結果に基づき、前記イメージデータが有る帳票に関わる情報と前記イメージデータが無い帳票に関わる情報を通知することを特徴とする。
Further, the invention according to
また、請求項６の発明は、請求項３乃至５のいずれかの発明において、１組の帳票において全種別のイメージデータが有ったものを１組の帳票の回収が完了した回収完了帳票とし、他方、１組の帳票において１種別でもイメージデータが無いものを１組の帳票の回収が完了していない回収未完了帳票と判断して通知することを特徴とする。
The invention of
また、請求項７の発明は、１枚毎に種別の異なる帳票を複数枚で１組とし、前記１組の帳票を複数束ねた冊子単位の帳票を管理する帳票管理方法であって、冊子単位の帳票を使用する使用者情報を該当する冊子の冊子番号と関連付けて記憶し、使用者が顧客にサービスを行うに際して帳票を使用した後、各帳票毎にそれぞれ前記種別に応じた処理が完了する毎に、当該帳票のイメージを採取し該採取したイメージに基づき当該帳票の１組毎に固有の帳票番号情報および種別情報およびイメージを関連付けて記憶し、前記記憶情報に基づき冊子単位の帳票が全て揃ったか否かを判定し、前記判定により冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、前記使用者が帳票を使用する前の冊子における帳票順にソートしたイメージデータと、当該冊子の前記帳票番号情報及び前記種別情報及び前記使用者情報とを対応付けたファイルを生成して管理することを特徴とする。
Further, the invention of
本発明によれば、異なる場所でばらばらに使用処理される複数枚で１組の帳票（受取書）の管理作業を効率良く行うことができ、作業員の負担を軽減することが可能となる。 According to the present invention, it is possible to efficiently manage a set of forms (receipts) with a plurality of sheets that are used and processed separately at different locations, and it is possible to reduce the burden on workers.
具体的には、複雑な流れで、かつ複数枚で１組となっている帳票（受取書）がばらばらに処理されたとしても、これらをイメージファイルとして効率的に整理し、且つ誰が使用したかを含めて確実に管理することができる。 Specifically, even if a complex form and multiple forms (receipts) are processed separately, they are efficiently organized as image files and who used them Can be reliably managed.
また、複雑な流れの処理の進捗状況や帳票（受取書）の所在（紛失）などのチェックを容易に行うことができる。 In addition, it is possible to easily check the progress of the complicated flow process and the location (lost) of the form (receipt).
また、最終的には使用前の冊子の順にイメージファイリングされたメディアが容易に得ることができる。即ち、従来の現物帳票を順番に綴じていたものの電子データ版が簡単にできる。 In addition, finally, it is possible to easily obtain media that has been image-filed in the order of the booklet before use. In other words, the electronic data version of what is conventionally bound in sequence with the actual physical form can be simplified.
また、使用済み受取書の回収確認を現物（紙媒体）帳票を受取書の番号順に手作業で揃えなくても済む。即ち、従来のように、冊単位（５０組）に受取書の番号順（Ｎｏ．１〜５０等）に受取書を揃えて綴込み保管するという面倒な作業を行わなくても、自動的にソートされたイメージデータのファイル情報を作成して記録管理するようにしたため、いつでも見たいときに順番通りの冊単位の受取書データをチェックすることができる。 In addition, it is not necessary to manually collect the actual (paper medium) form in order of the number of receipts for confirmation of collection of used receipts. In other words, it is automatically sorted without the troublesome work of arranging and storing receipts in the order of receipt numbers (No. 1 to 50, etc.) in book units (50 sets) as in the past. Since the file information of the recorded image data is created and recorded and managed, it is possible to check the receipt data in book units in the order when it is desired to view it at any time.
以下、本発明に係わる実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments according to the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
図１は、本発明を適用した帳票管理システムの一構成例を示す図であり、図２は、図１に示した処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）の詳細な構成を示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of a form management system to which the present invention is applied, and FIG. 2 is a diagram showing a detailed configuration of the processing terminals 12 (12a to 12n) shown in FIG.
図１において、この帳票管理システム１００では、大きく分けて営業店（銀行店舗）に受取書（帳票ともいう。）を発行するセンターＡと、営業店（銀行店舗）Ｂとから成る。そして、センターＡは、データベースサーバ１１と、処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）と、スキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）と、プリンタ１４と、処理端末１５とを具え、それら各構成要素間をＬＡＮケーブル１６で相互に接続している。尚、この実施例では、センターＡは、後述の図１１（ａ）に示す受取書控と、図１１（ｂ）に示す受取書と、図１１（ｃ）に示す回付票の３枚で１組となる受取書を５０組束ねた冊子単位の受取書を発行する。また、受取書と回付票は受取書控の下に重ね受取書控に文字を記載することで文字を写すことが可能なカーボン紙等で構成される。
In FIG. 1, this form management system 100 is roughly divided into a center A that issues a receipt (also referred to as a form) to a sales store (bank store) and a sales store (bank store) B. The center A includes a
ここで、データベースサーバ１１は、受取書に関わる各種情報のデータベースを保有する装置であり、具体的には、後述の階層構造を有する受取書マスターテーブル１１０と、受取書管理テーブル１１１と、イメージテーブル１１２とを有する。
Here, the
処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）は、上述のサーバ１１のデーターベースの登録情報を構築処理する端末であり、具体的には、対応するスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）で読取った受取書のイメージをもとにＯＣＲ処理し、上述の受取書マスターテーブル１１０と、受取書管理テーブル１１１と、イメージテーブル１１２の登録情報を更新登録制御する。また、上記ＯＣＲ結果の修正（補正）も行う。
The processing terminal 12 (12a to 12n) is a terminal for constructing the registration information of the database of the
スキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）は、営業店ＢからセンターＡに送付されてきた受取書［受取書控｛図１１（ａ）参照｝、受取書｛図１１（ｂ）参照｝、回付票｛図１１（ｃ）参照｝］の画像を読取り、受取書のイメージデータを採取して、その採取したイメージデータを対応する処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）に転送処理する装置である。尚、大量の受取書を読取ることを想定して高速スキャナを採用するのが好ましい。 The scanner 13 (13a to 13n) receives the receipt [receipt certificate {see FIG. 11 (a)}, receipt {see FIG. 11 (b)}, circulation slip { 11], reads the image of the receipt, collects the image data of the receipt, and transfers the collected image data to the corresponding processing terminal 12 (12a to 12n). It is preferable to adopt a high-speed scanner assuming that a large amount of receipts are read.
プリンタ１４は、後述の受取書未結了リスト（１４１）（図８参照）や受取書回収一覧（１４２および１４３）（図９参照）を印刷出力する印刷装置である。
The
処理端末１５は、上記受取書未結了リスト（１４１）（図８参照）や受取書回収一覧（１４２および１４３）（図９参照）の表示出力や印刷出力を行う為の端末であり、また、従来の現物の帳票（受取書）を順番に綴じていたものの電子データ版（即ち、発行時に１冊として番号順に並べられていた状態と同じ状態に並べられた受取書のイメージデータのファイル）を外部メディア（ＤＶＤ−Ｒ等）に出力する為の端末である。
The
ＬＡＮケーブル１６は、上記各構成要素（１１,１２ａ〜１２ｎ,１４,１５）を相互に接続して各種情報の転送を行う通信線である。
The
また、図２において、処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）は、制御部（ＣＰＵ）１２１と、表示処理部１２２と、操作処理部１２３と、記憶媒体読取り／書込み部１２４と、作業メモリ部１２５と、記憶装置１２６と、通信インタフェース部１２７と、ディスプレイ１２−１と、キーボード１２−２と、マウス１２−３とを具えて構成される。
In FIG. 2, the processing terminal 12 (12 a to 12 n) includes a control unit (CPU) 121, a
ここで、制御部（ＣＰＵ）１２１は、この処理端末１２全体を統括的に制御する制御部であり、他の構成要素部からのデータを取得して各種処理動作制御を行う。特に、本実施例では、後述の記憶装置（ＨＤＤ）１２６に記憶されている受取書データ処理プログラム１２６−１に基づきスキャナ１３から受け取った受取書のイメージデータをもとにＯＣＲ処理し、上述の受取書マスターテーブル１１０と、受取書管理テーブル１１１と、イメージテーブル１１２の登録情報を更新登録制御する。
Here, the control unit (CPU) 121 is a control unit that controls the
表示処理部１２２は、ディスプレイ１２−１に各種情報を表示処理する。具体的には、後述の受取書未結了リストや受取書回収状況確認表を印刷出力する際のメニュー画面を表示する。
The
操作処理部１２３は、キーボード１２−２や、マウス１２−３等の操作者の操作信号を入力処理する。具体的には、上述のメニュー画面を表示する場合とそのメニュー画面における各種指示を入力指定する場合の操作用として用いる。
The
記憶媒体読取り／書込み部１２４は、図示しないフロッピー（登録商標）ディスクや、ＣＤや、ＤＶＤ−Ｒ等の外部記憶媒体のデータの読み取り処理或いはそれら各記憶媒体へのデータの書込み処理を行う。
The storage medium reading /
作業メモリ部１２５は、制御部１２１の制御の下、各種計算処理に用いるデータを一時的に記憶するメモリ部である。本実施例では、例えば、スキャナ１３から受け取ったイメージデータを処理する場合の各種データを一時記憶する。
The
記憶装置（ＨＤＤ）１２６は、各種処理プログラムを記憶保持したり、各種登録情報を保持するハードディスク等の記憶部である。本実施例では、上記制御部１２１で用いる受取書データ処理プログラム１２６−１を記憶保持する。
The storage device (HDD) 126 is a storage unit such as a hard disk that stores and holds various processing programs and various registration information. In this embodiment, the receipt data processing program 126-1 used by the
通信インタフェース部１２７は、ＬＡＮケーブル１６を介してデータベースサーバ１１や、スキャナ１３や、プリンタ１４と各種情報の通信処理を行う。
The
上記図１および図２の構成では、データベースサーバ１１を設けるように示したが、これに限らず、データベースサーバ１１を設けずに、処理端末１５の記憶装置（ＨＤＤ）１２６を利用するようにしても良い。
In the configuration of FIGS. 1 and 2 described above, the
尚、処理端末１５についても上記図２に示す構成とほぼ同様の構成を採るものとする。即ち、処理端末１２では、記憶装置（ＨＤＤ）１２６が受取書データ処理プログラム１２６−１を記憶保持しているが、処理端末１５では、受取書未結了リスト（１４１）（図８参照）や受取書回収状況確認表（１４２および１４３）（図９参照）の表示出力や印刷出力を行ったり、従来の現物の帳票（受取書）を順番に綴じていたものの電子データ版（即ち、発行時に１冊として番号順に並べられていた状態と同じ状態に並べられた受取書のイメージデータのファイル）を外部メディア（ＤＶＤ−Ｒ等）に出力する為の処理プログラムを記憶装置（ＨＤＤ）に記憶保持させる。
Note that the
また、上記図１の実施例では、処理端末１２と処理端末１５とを具える構成を示したが、これに限らず、それら処理端末１２および処理端末１５の両方の機能を有する処理端末を一つだけ具えるようにしても良い。また、スキャナも１つであっても良い。
In the embodiment of FIG. 1, the configuration including the
次に、上記構成による本発明の処理の流れについて説明する。 Next, the flow of processing of the present invention having the above configuration will be described.
図３は、図１および図２に示した構成における本発明の処理の流れを示す図である。 FIG. 3 is a diagram showing a processing flow of the present invention in the configuration shown in FIGS. 1 and 2.
図３において、まず、［１］受取書発行処理として、図１１（ａ）に示す受取書控と、図１１（ｂ）に示す受取書と、図１１（ｃ）に示す回付票の３枚で１組のものを５０組にした１冊を複数束ねた受取書冊束ＣがセンターＡから営業店Ｂに発行される。
3, first, as [1] receipt issue processing, receipt receipt shown in FIG. 11 (a), receipt shown in FIG. 11 (b), and
次いで、［２］使用者登録処理として、まず、営業店Ｂでその受取書冊束Ｃの１冊Ｅ１が渉外員（使用者）に配布される。そして、その渉外員（使用者）が図１０に示す使用者登録書に所定事項（店番、職員番号、受取書番号、使用開始日）を記入する。そして、その使用者情報が記載された使用者登録書が営業店ＢからセンターＡに送付される。すると、センターＡにてその使用者登録書の画像をスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）にて読取り、使用者登録処理を行う。尚、この使用者登録処理は、日毎に全てのエントリ処理に先立って行われるものとする。 Next, as [2] user registration process, first, one copy E1 of the received book bundle C is distributed to the sales representative (user) at the sales office B. Then, the outsider (user) enters predetermined items (store number, staff number, receipt number, start date of use) in the user registration form shown in FIG. Then, a user registration form describing the user information is sent from the sales office B to the center A. Then, the image of the user registration form is read by the scanner 13 (13a to 13n) at the center A, and the user registration process is performed. This user registration process is performed every day prior to all entry processes.
尚、この［２］の具体的なスキャン登録処理について、図４を参照して説明する。営業店Ｂ側において、渉外員（使用者）は、予め用意されている使用者登録書に所定事項［「店番」、「職員番号（使用者）」、「受取書番号」、「使用開始日」］を記入する。図１０の例では、渉外員（使用者）は、「店番」として「０１２」を、「職員番号（使用者）」として「１２３４５」を、「受取書番号」として「（Ｎｏ．）１２３４０１〜（Ｎｏ．）１２３４５０」を、「使用開始日」として「２００３年０７月０１日」を記入している。そして、この記入後の使用者登録書がセンターＡへ送付される。尚、ここで、「受取書番号（Ｎｏ）」とは、受取書１枚毎にユニークな帳票番号のことである。 The specific scan registration process of [2] will be described with reference to FIG. On the side of branch B, the public relations employee (user) enters the prescribed items ["Store number", "Staff number (user)", "Receipt number", "Start date of use" ]]. In the example of FIG. 10, a foreign employee (user) sets “012” as the “store number”, “12345” as the “staff number (user)”, and “(No.) 123401 as the“ receipt number ”. (No.) 123450 "is entered as" July 01, 2003 "as the" use start date ". The user registration form after this entry is sent to the center A. Here, the “receipt number (No)” is a unique form number for each receipt.
そして、センターＡでは、図４に示すように、上記送付されてきた使用者登録書のイメージをスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）等を用いて読取り、対応する処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）の処理制御のもと、データベースサーバ１１に格納される受取書マスターテーブル１１０に受取書のレコードの挿入処理を行うことで使用者登録を行う。
Then, in the center A, as shown in FIG. 4, the image of the sent user registration form is read using the scanner 13 (13a to 13n) or the like, and the processing of the corresponding processing terminal 12 (12a to 12n) is performed. Under control, user registration is performed by inserting a receipt record into the receipt master table 110 stored in the
尚、この例では、使用者登録書に記載されている「店番：０１２」と、「職員番号（使用者）：１２３４５」と、「受取書番号：（Ｎｏ．）１２３４０１〜（Ｎｏ．）１２３４５０」とに基づき、受取書マスターテーブル１１０の「受取書バッチＮＯ」項目に発行時点で登録される「１２３４０１」に対応付けて、「店番」項目に新しく「０１２」が登録されると共に、「使用者ＮＯ．」項目に新しく「１２３４５」が登録される。そして、更に、この場合、渉外員（使用者）が受取書を使用する段階に入っているので、「ステータス」項目に発行時点で「００」と登録されているものを、「０１」に更新登録した様子を示している。 In this example, “Store number: 012”, “Staff number (user): 12345”, and “Receipt number: (No.) 123401 to (No.) 123450” described in the user registration form are used. "012" is newly registered in the "Store number" item in association with "123401" registered at the time of issuance in the "Receipt batch NO" item of the receipt master table 110, and "Use" "12345" is newly registered in the "No." Further, in this case, since the outsider (user) has entered the stage of using the receipt, the item registered as “00” at the time of issuance in the “status” item is updated to “01”. The state of registration is shown.
また、図４に示す受取書マスターテーブル１１０における「ステータス」項目は、受取書の処理進捗状況を示す情報を登録する項目であり、「００」は、センターで受取書を発行して未だ渉外員（使用者）に渡されていない「発行」状態を示し、「０１」は、受取書が渉外員（使用者）に手渡されて１冊分（５０組）の受取書が回収完了していない「回収中」状態を示し、「０２」は、受取書が１冊分（５０組）全て回収完了した「回収完了」状態を示し、「０３」は、受取書３枚１組を５０組分、連番ごとに渉外員（使用者）を割り付け、ファイリングが完了した「ファイリング完了」状態を示すものである。 In addition, the “status” item in the receipt master table 110 shown in FIG. 4 is an item for registering information indicating the progress of receipt processing. "Issued" status not delivered to (user), "01" indicates that the receipt has been handed over to a foreign employee (user) and one copy (50 sets) has not been collected. “Recovery” status, “02” indicates “collection completed” status in which all receipts (50 sets) have been collected, and “03” indicates 50 sets of 3 receipts. In addition, a public relations member (user) is assigned to each serial number, and a “filing complete” state in which filing has been completed is shown.
次いで、［３］受取書控（Ｎｏ．１），受取書（Ｎｏ．２）の作成および交付処理として、まず、渉外員（使用者）が３枚１組の受取書［受取書控、受取書、回付票］を持って顧客宅Ｃを訪問し、顧客から処理依頼内容（入金処理や通帳記帳処理など）を聞き受取書［図１１（ｂ）参照］を作成する。そして、渉外員（使用者）は、その処理依頼内容に応じて現金や通帳等を預かり、受取書を顧客に交付する。その後、渉外員（使用者）は控用の受取書控［図１１（ａ）参照］と回付票［図１１（ｃ）参照］を営業店Ｂに持ち帰る。尚、受取書［図１１（ｂ）参照］は、後日、処理依頼内容に応じた成果物と引き換えに回収する。 Next, [3] In order to create and issue receipts (No. 1) and receipts (No. 2), first a foreign employee (user) receives a set of 3 receipts [receipts, receipts The customer visits the customer's home C with the “letter, circulation slip”, listens to the processing request contents (payment processing, passbook entry processing, etc.) from the customer, and creates a receipt [see FIG. 11B]. Then, the foreign employee (user) deposits cash, a passbook, etc. according to the contents of the processing request and issues a receipt to the customer. Thereafter, the foreign employee (user) takes back the receipt receipt [see FIG. 11 (a)] and the circulation slip [see FIG. 11 (c)] to the store B. Note that the receipt [see FIG. 11B] is collected at a later date in exchange for a deliverable according to the content of the processing request.
次いで、［４］受取書控（Ｎｏ．１）登録処理として、まず、渉外員（使用者）が顧客宅等から営業店Ｂに持ち帰った受取書控（Ｎｏ．１）［図１１（ａ）参照］をセンターＡへ送付する。これにより、センターＡにてその受取書控［図１１（ａ）参照］の画像をスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）にて読取り、受取書控の登録処理を行う。 Next, [4] Receipt certificate (No. 1) registration processing, first, a receipt certificate (No. 1) brought by the foreign employee (user) from the customer's home etc. to the sales office B [FIG. 11 (a) Reference] is sent to Center A. Thereby, the image of the receipt slip [see FIG. 11 (a)] is read by the center A with the scanner 13 (13a to 13n), and the receipt slip registration processing is performed.
尚、この場合の具体的なスキャン登録処理について、図５を参照して説明する。センターＡでは、図５に示すように、営業店Ｂから送付されてきた受取書控［図１１（ａ）参照］のイメージをスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）等を用いて入力し、対応する処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）の処理制御のもと、受取書管理テーブルに該当受取書Ｎｏ．のレコードを挿入し、更に、イメージテーブルにレコードを挿入し、受取書控の登録処理を行う。尚、この例では、受取書控［図１１（ａ）参照］に記載されている「受取書番号：Ｎｏ．１２３４０１」Ｘ１と、「種別番号：Ｎｏ．０１」Ｙ１とに基づき、受取書管理テーブル１１１の「受取書バッチＮｏ」項目の該当するバッチＮｏ．に対応付けて「受取書Ｎｏ」項目に新しく「１２３４０１」が登録されると共に、「ステータス」項目に新しく「００」が登録される。また、イメージテーブル１１２の「受取書Ｎｏ」項目に「１２３４０１」が新しく登録され、この受取書Ｎｏ「１２３４０１」に対応付けて「種別」項目に新しく「０１」が登録され、且つスキャナで読取った受取書控のイメージデータが所定のメモリ格納領域に格納され、その格納場所を示すメモリアドレス情報が種別「０１」に対応付けて「イメージ」項目に格納される。尚、ここで、「種別」とは、受取書の種類を示す種別番号のことであり、種別は０１、０２、０３で示さる。そして、３枚１組の帳票（受取書）の１枚目の受取書控には予め種別情報として「０１」が記され、また、２枚目の受取書には予め種別情報として「０２」が記され、また、３枚目の回付票には予め種別情報として「０３」が記されている。また、ここで、「受取書バッチＮｏ」とは、３枚１組の受取書５０組で構成される冊子の番号のことであり、実際には５０組のうち先頭の受取書番号（Ｎｏ）となる。 A specific scan registration process in this case will be described with reference to FIG. In the center A, as shown in FIG. 5, the image of the receipt slip [see FIG. 11 (a)] sent from the store B is input using the scanner 13 (13a to 13n) or the like, and the corresponding processing is performed. Under the processing control of the terminal 12 (12a to 12n), the corresponding receipt number is stored in the receipt management table. Record is inserted, and further, a record is inserted into the image table, and a receipt copy registration process is performed. In this example, the receipt management is based on “receipt number: No. 123401” X1 and “type number: No. 01” Y1 described in the receipt slip [see FIG. 11A]. The corresponding batch No. in the “Receipt Batch No.” item of the table 111 is displayed. Correspondingly, “123401” is newly registered in the “Receipt No” item, and “00” is newly registered in the “Status” item. Also, “123401” is newly registered in the “Receipt No.” item of the image table 112, “01” is newly registered in the “Type” item in association with this receipt No. “123401”, and scanned by the scanner. The image data of the receipt slip is stored in a predetermined memory storage area, and the memory address information indicating the storage location is stored in the “image” item in association with the type “01”. Here, the “type” is a type number indicating the type of receipt, and the types are indicated by 01, 02, 03. Then, “01” is entered in advance as type information in the first receipt slip of a set of three sheets (receipt), and “02” is entered in advance as type information in the second receipt. In addition, “03” is entered in advance as type information in the third circulation slip. Here, “Receipt Batch No.” is the number of a booklet made up of 50 sets of 3 receipts, and actually the first receipt number (No) of 50 sets. It becomes.
尚、図５に示す受取書管理テーブル１１１における「ステータス」項目は、３枚１組の受取書（受取書控、受取書、回付票）の全ての書類が揃っているかいないかを示す情報を登録する項目であり、「００」は、３枚１組の受取書の全ての書類が揃っていない「回収中」状態を示し、「０１」は、３枚１組の受取書の全ての書類が揃った「回収完了」状態を示すものである。 Note that the “status” item in the receipt management table 111 shown in FIG. 5 is information indicating whether all the documents of a set of three receipts (receipt letter, receipt, circulation slip) are available. “00” indicates a “collecting” state in which all documents in a set of three sheets are not collected, and “01” indicates all of the receipts in a set of three sheets. It shows a “collection complete” state with the documents.
また、図５に示すイメージテーブル１１２における「種別」項目は、３枚１組の受取書の各書類（受取書控、受取書、回付票）毎の種類を示す種別番号情報を登録する項目であり、この実施例では、受取書控の種別番号情報は「０１」であり、受取書の種別番号情報は「０２」であり、回付票の種別番号情報は「０３」である。 Further, the “type” item in the image table 112 shown in FIG. 5 is an item for registering type number information indicating the type of each document (receipt letter, receipt, circulation slip) of a set of three sheets. In this embodiment, the type number information of the receipt slip is “01”, the type number information of the receipt is “02”, and the type number information of the circulation slip is “03”.
次いで、［５］回付票（Ｎｏ．３）の作成および顧客への成果物の引渡しに伴う受取書の回収処理として、営業店Ｂでは、渉外員（使用者）が顧客宅等から営業店Ｂに持ち帰った回付票［図１１（ｃ）参照］および顧客から預かった現金や通帳を内勤者に渡し、その回付票［図１１（ｃ）参照］に記載されている処理依頼内容（図１１（ｃ）の例では、「記帳」）に基づき内勤者によって顧客の所望する処理（入出金や通帳記帳など）が行われる。そして、所定の処理が終了した後、回付票［図１１（ｃ）参照］と、通帳などを渉外員（使用者）に返却する。その後、渉外員（使用者）は、回付票［図１１（ｃ）参照］と通帳等を持って顧客宅を訪問し、顧客に通帳等の成果物を渡し、受取書［図１１（ｂ）参照］を回収する。尚、その際、必要によっては回付票に顧客の署名或いは捺印をもらう。そして、渉外員（使用者）は、回収した受取書［図１１（ｂ）参照］と回付票［図１１（ｃ）参照］を営業店Ｂに持ち帰る。 Next, [5] As a process of collecting receipts accompanying the creation of circulation slips (No. 3) and delivery of deliverables to customers, sales representatives in the branch office B (customers) from the customer's home etc. The handout slip [see FIG. 11 (c)] brought back to B and the cash or passbook deposited from the customer are handed to the office worker, and the processing request contents described in the handout slip [see FIG. 11 (c)] ( In the example of FIG. 11C, a process desired by the customer (such as deposit / withdrawal and passbook entry) is performed by the office worker based on “book entry”). And after a predetermined | prescribed process is complete | finished, a circulation slip [refer FIG.11 (c)], a passbook, etc. are returned to a public relations person (user). After that, the foreign employee (user) visits the customer's home with a circulation slip [see FIG. 11 (c)] and a passbook, etc., gives the customer a deliverable such as a passbook, and receives a receipt [FIG. 11 (b). ) Reference] is collected. At this time, the customer's signature or seal is obtained on the circulation slip if necessary. Then, the foreign employee (user) takes back the collected receipt [see FIG. 11B] and the circulation slip [see FIG. 11C] to the sales office B.
次いで、［６］受取書（Ｎｏ．２）、回付票（Ｎｏ．３）の登録処理として、営業店Ｂでは、渉外員（使用者）が顧客宅から持ち帰った受取書［図１１（ｂ）参照］と回付票［図１１（ｃ）参照］をセンターＡに送付する。これにより、センターＡにてその受取書［図１１（ｂ）参照］の画像および回付票［図１１（ｃ）参照］の画像をスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）にて読取り、受取書および回付票の登録処理を行う。 Next, [6] Receipt (No. 2) and circulation slip (No. 3) as registration processing, at sales office B, a receipt received by a foreign employee (user) from the customer's home [FIG. )] And a circulation slip [see FIG. 11C] are sent to the center A. As a result, the image of the receipt [see FIG. 11 (b)] and the image of the circulation slip [see FIG. 11 (c)] are read by the scanner 13 (13a to 13n) at the center A, and the receipt and Perform tag registration processing.
尚、この場合の具体的なスキャン登録処理について、図６を参照して説明する。センターＡでは、図６に示すように、営業店Ｂから送付されてきた受取書［図１１（ｂ）参照］および回付票［図１１（ｃ）参照］のイメージをスキャナ１３（１３ａ〜１３ｎ）等を用いて入力し、対応する処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）の処理制御のもとイメージテーブル１１２にレコードを挿入し、受取書および回付票の登録処理を行う。 A specific scan registration process in this case will be described with reference to FIG. In the center A, as shown in FIG. 6, the images of the receipt [see FIG. 11 (b)] and the circulation slip [see FIG. 11 (c)] sent from the sales office B are displayed on the scanner 13 (13a to 13n). ) And the like, and a record is inserted into the image table 112 under the processing control of the corresponding processing terminal 12 (12a to 12n), and a receipt and circulation slip registration process is performed.
尚、この例では、受取書［図１１（ｂ）参照］に記載されている「受取書番号：Ｎｏ．１２３４０１」Ｘ２および「種別番号：Ｎｏ．０２」Ｙ２に基づいて、イメージテーブル１１２の「受取書Ｎｏ」項目に「１２３４０１」が新しく登録され、この受取書Ｎｏ「１２３４０１」に対応付けて「種別」項目に新しく「０２」が登録され、且つスキャナで読取った受取書のイメージデータが所定のメモリ格納領域に格納され、その格納場所を示すメモリアドレス情報が種別「０２」に対応付けて「イメージ」項目に格納される。また、回付票［図１１（ｃ）参照］に記載されている「受取書番号：Ｎｏ．１２３４０１」Ｘ３および「種別番号：Ｎｏ．０３」に基づいて、イメージテーブル１１２の「受取書Ｎｏ」項目に「１２３４０１」が新しく登録され、この受取書Ｎｏ「１２３４０１」に対応付けて「種別」項目に新しく「０３」が登録され、且つスキャナで読取った回付票のイメージデータが所定のメモリ格納領域に格納され、その格納場所を示すメモリアドレス情報が種別「０３」に対応付けて「イメージ」項目に格納される。 In this example, the “receipt number: No. 123401” X2 and “type number: No. 02” Y2 described in the receipt [see FIG. “123401” is newly registered in the “Receipt No” item, “02” is newly registered in the “Type” item in association with this receipt No “123401”, and the image data of the receipt read by the scanner is predetermined. The memory address information indicating the storage location is stored in the “image” item in association with the type “02”. Further, based on “Receipt Number: No. 123401” X3 and “Type Number: No. 03” described in the circulation slip [see FIG. 11C], “Receipt No.” in the image table 112. “123401” is newly registered in the item, “03” is newly registered in the “Type” item in association with the receipt number “123401”, and image data of the handout slip read by the scanner is stored in a predetermined memory. The memory address information indicating the storage location is stored in the “image” item in association with the type “03”.
また、この場合、イメージテーブル１１２において、受取書ＮＯ．「１２３４０１」の種別「０１」、「０２」、「０３」の各イメージが揃ったので（即ち、３枚１組の受取書のイメージデータがスキャンされたということは該当する受取書Ｎｏ．の受取書が全種別回収されたこととなるので）、処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）では、受取書管理テーブル１１１の該当するレコードの「ステータス」項目の登録情報を「０１」に更新処理する。これにより、３枚１組の受取書の各書類（受取書控、受取書、回付票）全てが回収完了したことを示す情報を登録することができる。 In this case, the receipt number NO. Since the images “123401” of the types “01”, “02”, and “03” have been prepared (that is, the fact that the image data of a set of three sheets has been scanned indicates the corresponding receipt number. Since all receipts have been collected), the processing terminal 12 (12a to 12n) updates the registration information of the “status” item of the corresponding record in the receipt management table 111 to “01”. As a result, it is possible to register information indicating that the collection of all the documents (receipt slip, receipt, circulation slip) of a set of three receipts has been completed.
また、処理端末１２（１２ａ〜１２ｎ）では、受取書管理テーブル１１１において、「受取書Ｎｏ．」項目のある「受取書Ｎｏ．（例えば、１２３４０１）」の５０組の「ステータス」項目が全て「０１」になった場合、受取書管理テーブル１１１の該当するレコード（受取書バッチＮｏ．）の「ステータス」項目の登録情報を「０２」に更新する。 In the processing terminal 12 (12a to 12n), in the receipt management table 111, all 50 sets of “status” items of “receipt No. (for example, 123401)” having the “receipt No.” item are all “ When “01” is entered, the registration information of the “status” item of the corresponding record (receipt batch number) in the receipt management table 111 is updated to “02”.
次いで、［７］登録データのファイリング処理として、センターＡでは上述の［２］，［４］，［６］のスキャン登録処理によって、３枚１組の受取書５０組分、即ち、１冊分連番毎に渉外員（使用者）を割り付け、ファイリング処理を行う。 Next, as [7] registration data filing processing, the center A performs scan registration processing of [2], [4], and [6] described above for 50 sets of receipts, that is, one copy. Assign a foreign employee (user) for each serial number and perform filing.
また、［８］組ごとの未着管理、各帳票の記入漏れチェック、印紙税の自動集計処理として、センターＡ側では、受取書３枚１組が揃っているか、記入漏れがないかのチェックを行う。尚、この時、渉外員（使用者）単位での印紙税の集計処理等も行う。 In addition, [8] Check whether each group has a set of 3 receipts and check for omissions as part of non-arrival management for each set, check for missing entries in each form, and automatic tabulation processing for stamp tax. I do. At this time, the stamp tax is counted for each foreign employee (user).
また、［９］外部メディアに出力処理として、センターＡでは、３枚１組の受取書が５０組即ち１冊分全て揃えば、冊単位で受取書データを外部メディア（ＤＶＤ−Ｒ等）に出力処理する。 [9] As an output process to an external medium, in Center A, if 50 sets of receipts of one set of three sheets, that is, one copy, are prepared, the receipt data is transferred to an external medium (DVD-R, etc.) for each book. Output processing.
尚、この場合の具体的な外部メディア出力処理について、図７を参照して説明する。図７に示すように、外部メディアへの出力処理としては、まず、受取書マスターテーブル１１０の「ステータス０２（完了）」の受取書バッチＮｏを取得する（ステップＳ１０１）。次いで、ステップＳ１０１で取得した受取書バッチＮｏと受取書管理テーブル１１１の受取書バッチＮｏが同一のレコードを抽出し、各受取書Ｎｏを取得する（ステップＳ１０２）。次いで、ステップＳ１０２で抽出された各受取書Ｎｏとイメージテーブル１１２の受取書Ｎｏが同一のレコードを抽出し、そのイメージデータを取得する（ステップＳ１０３）。次いで、ステップＳ１０３で取得したイメージデータと、それぞれ該当する受取書Ｎｏおよび種別情報および使用者情報を関連付けて外部メディア（ＤＶＤ−Ｒ）に出力する（ステップＳ１０４）。尚、出力順については、受取書Ｎｏおよび種別の昇順とする。 A specific external media output process in this case will be described with reference to FIG. As shown in FIG. 7, as an output process to an external medium, first, a receipt batch number “status 02 (completed)” in the receipt master table 110 is acquired (step S101). Next, a record in which the receipt batch No acquired in step S101 is identical to the receipt batch No in the receipt management table 111 is extracted, and each receipt No is acquired (step S102). Next, a record in which each receipt number extracted in step S102 is the same as the receipt number in the image table 112 is extracted and its image data is acquired (step S103). Next, the image data acquired in step S103 is associated with the corresponding receipt number, type information, and user information and output to the external medium (DVD-R) (step S104). Note that the output order is ascending order of receipt number and type.
即ち、このような処理により、冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、使用者が帳票を使用する前の冊子における帳票順にソートしたイメージデータと、当該冊子の帳票番号情報（受取書バッチＮｏ）及び種別情報及び使用者情報とを対応付けたファイルが生成されるので、従来の現物の帳票（受取書）を順番に綴じていたものの電子データ版が簡単にできる。 That is, when it is determined that all forms of booklets are prepared by such processing, the image data sorted in the order of the form in the booklet before the user uses the form and the form number information of the booklet (the receipt form) Since the file in which the batch No), the type information, and the user information are associated with each other is generated, the electronic data version of the conventional actual form (receipt) bound in order can be easily obtained.
尚、この場合は、冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、外部メディアに出力するようにしているが、これに限定されず、例えば、処理端末やデータベース等の記憶部に上記生成したファイルを格納管理しておき、後で、その格納管理しているファイルデータを閲覧したい操作者等によりその内容をチェックできるように構成しても良い。 In this case, when it is determined that all of the booklet unit forms are prepared, it is output to the external media. However, the present invention is not limited to this, and for example, the above-described generation is performed in a storage unit such as a processing terminal or a database. The stored file may be stored and managed, and the contents may be checked later by an operator who wants to view the file data stored and managed.
また、上述したように、受取書の冊管理は使用者登録にて行う。この使用者登録が上述した受取書マスターテーブル１１０に反映される。これにより、誰がどの番号の受取書を扱ったかわかることとなる。また、回収した受取書は、スキャン後のデータより、受取書Ｎｏと種別ＮｏをＯＣＲにて特定し、その受取書は回収されたものとして扱う（データベースへ登録）。 Further, as described above, the book management of receipts is performed by user registration. This user registration is reflected in the receipt master table 110 described above. As a result, it is possible to know who handled the receipt of which number. In addition, the collected receipt is identified by OCR from the scanned data, and the receipt is handled as being collected (registered in the database).
次に、上記図３の処理の［８］における受取書の未回収管理処理について説明する。 Next, the receipt non-recovery management process in [8] of the process of FIG. 3 will be described.
本実施例では、冊単位で未回収データの出力を行う。具体的には、渉外員（使用者）毎の回収されていない受取書の一覧を示す「受取書未結了リスト」や、渉外員（使用者）毎の１冊分の回収および未回収の状況一覧を示す「受取書回収状況一覧表」を出力する。即ち、渉外員（使用者）登録にて発行させているはずの受取書Ｎｏが、一定期間（約１ヶ月以内）内に回収（イメージテーブルに登録されているか）されているかを簡易に出力することができるようにする。
まず、「受取書未結了リスト」の出力処理について図８を用いて説明する。
In this embodiment, uncollected data is output in book units. Specifically, a “Receipt incomplete list” that shows a list of receipts that have not been collected for each outsider (user), and one collection for each outsider (user) and uncollected A “receipt collection status list” indicating a status list is output. In other words, it is simply output whether the receipt No. that should have been issued in the registration of the outsider (user) is collected (registered in the image table) within a certain period (within about one month). To be able to.
First, output processing of the “receipt incomplete list” will be described with reference to FIG.
図８において、まず、受取書未結了リストの出力を希望する操作者（例えば、センターの従業員など）により処理端末１５において、例えば、キーボードやマウス等による所定の操作によりディスプレイにメニュー画面１２１を表示する（ステップＳ２０１）。
In FIG. 8, first, an operator who desires to output a receipt incomplete list (for example, an employee of the center) at the
その後、操作者によりそのメニュー画面１２１内の「受取書未結了リスト」選択ボタン１２１−１が選択押下されると、次いで、処理端末１５では、ディスプレイにサブ画面１２２を表示する（ステップＳ２０２）。
Thereafter, when the operator selects and presses the “receipt incomplete list” selection button 121-1 in the
次いで、操作者によりサブ画面１２２内の「店番号」入力欄１２２−１および「職員番号」入力欄１２２−２に、回収されていない受取書の一覧を調べる対象となる渉外員（使用者）情報が入力されると、処理端末１５では、上記入力された「職員番号」に基づきデータベースサーバ１１にアクセスし、受取書マスターテーブル１１０から回収が完了していない冊データ（受取書バッチＮｏ）を取得する（ステップＳ２０３）。即ち、受取書マスターテーブル１１０の「ステータス」項目の登録情報が「００：発行」および「０１：回収中」である冊データ（受取書バッチＮｏ）を取得する。例えば、この図８の例では、冊データ（受取書バッチＮｏ）として「１２３４０１」と「１２３４５１」の２つを取得する。
Next, a foreigner (user) who is an object to check a list of uncollected receipts in the “store number” input field 122-1 and “staff number” input field 122-2 in the sub-screen 122 by the operator. When the information is input, the
次いで、処理端末１５では、データベースサーバ１１にアクセスし、上記取得した冊データ（受取書バッチＮｏ）に基づき受取書管理テーブル１１１からその取得した冊データ（受取書バッチＮｏ）内で「ステータス」が回収中を示す「００」となっている受取書Ｎｏを取得する（ステップＳ２０４）。この図８の例では、受取書Ｎｏとして「１２３４５１」を取得する。
Next, the
次いで、処理端末１５では、データベースサーバ１１にアクセスし、上記取得した受取書Ｎｏに基づきイメージテーブル１１２を参照してその受取書Ｎｏに該当するイメージデータの有無を調べる。ここで、イメージデータの格納場所を示すメモリアドレス情報が登録されているものを回収済みと判断し、他方、メモリアドレス情報が登録されていないものを未回収ものと判断する（ステップＳ２０５）。この図８の例では、「受取書Ｎｏ：１２３４５１」のイメージデータとしては、種別「０１」の書類「受取書控」のイメージデータのメモリアドレス情報と、種別「０２」の書類「受取書」のイメージデータのメモリアドレス情報があるので、処理端末１５では、これらは回収済みとみなし、残りの種別「０３」の書類「回付票」のイメージデータのメモリアドレス情報は無いので、未回収のものと判断する。
Next, the
そして、処理端末１５は、ディスプレイに同図８に示すような受取書未結了リスト１４１を出力表示したり、或いはプリンタ１４に対しその受取書未結了リストを印刷出力するように指示する（ステップＳ２０６）。尚、図８に示す受取書未結了リスト１４１の表示の例では、上記処理により、未回収のものが１件であり、それは「受取書番号：１２３４５１」の回付票だけであることを示している。尚、この図８の表示において、丸印が回収済みを示し、空白が未回収を示している。また、「未結了」の菱形印は、「受取控」、「受取書」、「回付票」の１枚でも回収されていない場合に付与されるものであり、他方、「受取控」、「受取書」、「回付票」の３枚全てが回収された場合には、空白となる。
Then, the
このような処理により、渉外員（使用者）毎の回収されていない受取書の一覧を容易に取得することができるので、業務の効率化を図ることができる。例えば、未回収の多い渉外員（使用者）へ回収の指示を出すことができる。 By such processing, it is possible to easily obtain a list of receipts that have not been collected for each outsider (user), so that work efficiency can be improved. For example, a collection instruction can be issued to a large number of non-collected foreign personnel (users).
次に、「受取書回収状況確認表」の出力処理について図９を用いて説明する。 Next, output processing of the “receipt collection status confirmation table” will be described with reference to FIG.
図９において、まず、受取書回収状況確認表の出力を希望する操作者（例えば、センターの従業員など）により処理端末１５において、例えば、キーボードやマウス等による所定の操作によりディスプレイにメニュー画面１２１を表示する（ステップＳ３０１）。
In FIG. 9, first, an operator who desires to output a receipt collection status confirmation table (for example, an employee at the center) at the
その後、操作者によりそのメニュー画面１２１内の「受取書未結了リスト」選択ボタン１２１−１が選択押下されると、次いで、処理端末１５では、ディスプレイにサブ画面１２３を表示する（ステップＳ３０２）。
Thereafter, when the operator selects and presses the “receipt incomplete list” selection button 121-1 in the
次いで、操作者によりサブ画面１２３内の「店番号」入力欄１２３−１と「職員番号」入力欄１２３−２或いは「受取書番号」入力欄１２３−３のいずれか、或いは、「店番号」入力欄１２３−１と「職員番号」入力欄１２３−２および「受取書番号」入力欄１２３−３の両方に、受取書の回収状況を調べる対象となる渉外員（使用者）或いは受取書番号情報が入力される。 Next, the operator selects either the “Store Number” input field 123-1 and the “Staff Number” input field 123-2 or the “Receipt Number” input field 123-3 in the sub-screen 123, or “Store Number”. Both the input field 123-1, the "staff number" input field 123-2, and the "receipt number" input field 123-3 have a foreign employee (user) or receipt number to be examined for the collection status of the receipt. Information is entered.
尚、ここでは、操作者により「店番号」と「職員番号」が入力された場合について説明する。 Here, a case where the “store number” and “personnel number” are input by the operator will be described.
上記の情報が入力されると、処理端末１５では、データベースサーバ１１にアクセスし、上記入力された「職員番号」に基づき受取書マスターテーブル１１０から該当する冊データ（受取書バッチＮｏ）を取得する（ステップＳ３０３）。尚、受取書番号で指定された場合と、職員番号および受取書番号の両方が指定された場合にはこのステップＳ３０３の処理は不要となる。例えば、この図９の例では、指定された職員番号「１２３４５」の冊データ（受取書バッチＮｏ）として「１２３４０１」の１つを取得する。
When the above information is input, the
そして、処理端末１５では、データベースサーバ１１にアクセスし、取得した冊データ（受取書バッチＮｏ）或いは受取書番号に基づきイメージデータテーブル１１２を参照してそれら冊データ（受取書バッチＮｏ）或いは受取書番号に該当するイメージデータの有無を調べる。ここで、イメージデータの格納場所を示すメモリアドレス情報が登録されているものを回収済みと判断し、他方、メモリアドレス情報が登録されていないものを未回収ものと判断する（ステップＳ３０４）。
Then, the
例えば、この図９の例では、指定された職員番号「１２３４５」の冊データ（受取書バッチＮｏ）：「１２３４０１」に基づき、「受取書Ｎｏ：１２３４０１」〜「受取書Ｎｏ：１２３４５０」までのイメージデータ全ての有無を調べる。そして、このイメージデータの有無の判断の結果、「受取書Ｎｏ：１２３４０２」と、「受取書Ｎｏ：１２３４０３」と、「受取書Ｎｏ：１２３４４８」と、「受取書Ｎｏ：１２３４４９」の４件が未回収の受取書を含むものと判断され、その他のものは、回収済みと判断される。 For example, in the example of FIG. 9, based on the book data (receipt batch number): “123401” of the designated staff number “12345”, “receipt No: 123401” to “receipt No: 123450” Check for the presence of all image data. As a result of the determination of the presence / absence of the image data, there are four cases of “Receipt No: 123402”, “Receipt No: 123403”, “Receipt No: 123448”, and “Receipt No: 123449”. It is determined to include uncollected receipts, and others are determined to have been collected.
そして、処理端末１５は、ディスプレイに同図９に示す受取書回収状況確認表（一覧）１４２を出力表示したり、或いはプリンタ１４に対しその受取書回収状況確認表（一覧）を印刷出力するように指示する（ステップＳ３０５）。尚、この図９に示す受取書回収状況確認表（一覧）１４２の表示の例では、上記処理により、「受取書Ｎｏ：１２３４０２」と、「受取書Ｎｏ：１２３４０３」と、「受取書Ｎｏ：１２３４４８」と、「受取書Ｎｏ：１２３４４９」の４件が未回収の受取書を含むものであることを示している。
Then, the
また、受取書回収状況確認表１４２の表示画面に具わる「詳細」ボタン１４２−１が押下された場合には、処理端末１５は、同図９に示す受取書回収状況確認表（詳細）１４３を出力表示したり、或いはプリンタ１４に対しその受取書回収状況確認表（一覧）を印刷出力するように指示する（ステップＳ３０６）。
When the “detail” button 142-1 included in the display screen of the receipt collection status confirmation table 142 is pressed, the
尚、この図９に示す受取書回収状況確認表（詳細）１４３の表示の例では、回収済み及び未回収の両方を含む回収状況を表示しており、特に、上記受取書回収状況確認表（一覧）１４２で未回収の受取書を含む４件において、どの種別の書類が回収されていないかを示している。 In the example of display of the receipt collection status confirmation table (details) 143 shown in FIG. 9, the collection status including both collected and uncollected is displayed. In particular, the receipt collection status confirmation table ( List) 142 indicates which type of document is not collected in four cases including uncollected receipts.
このような処理により、渉外員（使用者）毎に回収されている受取書と回収されていない受取書が判断でき、受取書の回収進捗状況を瞬時に把握することができるので、業務の効率化を図ることができる。例えば、未回収の多い渉外員（使用者）へ回収の指示を出すことができる。 Through this process, it is possible to judge the receipts collected and not collected for each outsider (user), and the collection progress of the receipts can be grasped instantly, so the efficiency of the work Can be achieved. For example, a collection instruction can be issued to a large number of non-collected foreign personnel (users).
尚、上記処理の流れにおいては、現物となる受取書自体はスキャンした日毎にセンターＡにて保管される。 In the above processing flow, the actual receipt itself is stored at the center A every day of scanning.
また、上記図８及び図９の説明では、受取書未結了リスト１４１および受取書回収状況確認表１４２［受取書回収状況確認表（詳細）を含め］の出力を希望する操作者として、センターの従業員を例にして説明したが、これに限定されず、営業店とセンター間で通信を行うことで、営業店の内勤者や本人となる使用者（渉外員）が営業店側で上記受取書未結了リスト１４１および受取書回収状況確認表１４２（１４３）の出力を行えるようにしても良い。 Further, in the description of FIGS. 8 and 9, the operator who desires to output the receipt incomplete list 141 and the receipt collection status confirmation table 142 [including the receipt collection status confirmation table (details)] However, the present invention is not limited to this example. By communicating between the sales office and the center, the in-house employee of the sales office and the user who becomes the person (government staff) The receipt incomplete list 141 and the receipt collection status confirmation table 142 (143) may be output.
また、上記図８および図９の実施例の説明では、イメージテーブル１１２の「イメージ」項目にイメージデータの格納場所を示す「メモリアドレス情報」を格納する構成とし、Ｓ２０５或いはＳ３０４の処理で、指定された使用者に関わる帳票のイメージデータのメモリアドレス情報が登録されているか否かの判定をし、メモリアドレス情報が登録されているものを回収済み帳票とし、他方、メモリアドレス情報が登録されていないものを未回収の帳票と判断し、その判断結果を通知する構成を示したが、これ以外にも、例えば、イメージテーブル１１２の「イメージ」項目にスキャナで読取ったイメージデータそのものを格納する構成として、Ｓ２０５或いはＳ３０４において、指定された使用者に関わる帳票のイメージデータのメモリアドレス情報が登録されているか否かの判定をするのではなく、該当するイメージデータの取得処理を行って、イメージデータが取得できたものを回収済み帳票とし、他方、イメージデータが取得できないものを未回収の帳票と判断し、該判断結果を通知するようにしても良い。 Further, in the description of the embodiment of FIGS. 8 and 9, the “memory” information indicating the storage location of the image data is stored in the “image” item of the image table 112, and is designated in the process of S205 or S304. It is determined whether or not the memory address information of the image data of the form relating to the user who has been registered is registered, and the one with the registered memory address information is regarded as a collected form, while the memory address information is not registered. A configuration is shown in which a non-collected form is determined as an uncollected form and the determination result is notified. In addition, for example, a configuration in which image data read by a scanner is stored in the “image” item of the image table 112, for example. In S205 or S304, the memory of the image data of the form related to the designated user is stored. Rather than determining whether or not the registration information is registered, the corresponding image data is acquired, and the image data that can be acquired is regarded as a collected form, while the image data that cannot be acquired It may be determined that the form has not been collected, and the determination result may be notified.
また、上記実施例では、図８および図９に示す受取書未結了リスト（１４１）と受取書回収状況確認表（１４２および１４３）を用いて、「受取書番号」単位即ち「１組」単位における回収状況を出力する構成を説明したが、これ以外にも、例えば、操作者により指定された「職員番号」或いは「店番」の入力指定に応じて、受取書マスターテーブル１１０の登録情報に基づき「受取書バッチＮＯ」単位即ち「１冊」単位における回収状況を出力するようにしても良い。つまり、渉外員（使用者）毎の１冊単位で回収されていない受取書の一覧を示すリストや、渉外員（使用者）毎の１冊単位で回収されているものと回収されていないものを把握する回収済みおよび未回収の状況一覧を示す一覧表を出力したり、或いは、営業店毎の１冊単位で回収されていない受取書の一覧を示すリストや、営業店毎の１冊単位で回収されているものと回収されていないものを把握する回収済みおよび未回収の状況一覧を示す一覧表を出力しても良い。 Further, in the above embodiment, by using the receipt incomplete list (141) and the receipt collection status confirmation tables (142 and 143) shown in FIG. 8 and FIG. Although the configuration for outputting the collection status in units has been described, other than this, for example, the registration information of the receipt master table 110 is added according to the input designation of “staff number” or “store number” designated by the operator. On the basis of this, the collection status in the “receipt batch NO” unit, that is, the “one book” unit may be output. In other words, a list showing a list of receipts that are not collected in units of one book for each outsider (user), and items that are collected in units of one book for each outsider (user) and items that are not collected Output a list showing the collected and uncollected status list, or a list showing a list of receipts that are not collected in units of one book for each branch, or one for each branch It is also possible to output a list showing a list of collected and uncollected situations for grasping what has been collected and what has not been collected.
また、上記図３においてセンターＡにて営業店Ｂから送付されてくる受取書（受取書控、受取書、回付票）をスキャナ１３で読取処理した場合のＯＣＲ処理時のエラーチェックについて簡単に説明しておく。
Further, in FIG. 3, the error check at the time of OCR processing when the receipt (delivery receipt, receipt, circulation slip) sent from the branch office B at the center A is read by the
即ち、使用者登録処理におけるエラーチェックについては、例えば、図１０に示す使用者登録票の「店番」記入欄と、「職員番号（使用者番号ともいう）」記入欄と、「受取書番号」記入欄と、「使用開始日」記入欄について所定の条件を満たす記入がされているか否かをチェックする。そして、所定の条件を満たす記入がされていれば正常とし、他方、所定の条件を満たす記入がされていなければエラーとする。尚、エラー分は、センター側で修正した使用者登録票を再度スキャナ１３で読取って行う。
That is, for error checking in the user registration process, for example, the “store number” entry field, the “staff number (also referred to as user number)” entry field, and “receipt number” on the user registration slip shown in FIG. It is checked whether or not the entry column and the “use start date” entry column are filled in with a predetermined condition. If the entry satisfying the predetermined condition is entered, it is determined to be normal. On the other hand, if the entry satisfying the predetermined condition is not entered, an error is determined. For the error, the user registration slip corrected on the center side is read again by the
次に、受取書控および受取書および回付票の登録処理におけるエラーチェックについては、例えば、図１１（ａ）に示す受取書控および図１１（ｂ）に示す受取書および図１１（ｃ）に示す回付票のそれぞれの「受取書番号」記入欄と、「日付」記入欄と、「受取書発行有無」記入欄と、「印紙税」記入欄とについて所定の条件を満たす記入がされているか否かをチェックする。そして、所定の条件を満たす記入がされていれば正常とし、他方、所定の条件を満たす記入がされていなければエラーとする。尚、エラー分は、センター側で補正または不備登録を行う。 Next, with regard to the error check in the receipt certificate and receipt and circulation slip registration processing, for example, the receipt certificate shown in FIG. 11 (a), the receipt shown in FIG. 11 (b), and FIG. 11 (c). In each of the circulation slips shown in the table, the “Receipt Number” entry field, “Date” entry field, “Receipt Issuance Status” entry field, and “Stamping Tax” entry field must be filled Check if it is. If the entry satisfying the predetermined condition is entered, it is determined to be normal. On the other hand, if the entry satisfying the predetermined condition is not entered, an error is determined. The error is corrected or registered in error on the center side.
以上説明した構成によると、複数枚１組、複数組で１冊子の帳票（受取書）について、帳票に付された各種番号と使用者（渉外員）の情報を関連付けて管理テーブルに登録し、そして、渉外員が顧客に対し所定のサービスを行う際に帳票を使用し、各帳票それぞれについて処理が行われた後にイメージを採取して各種番号および必要事項を読み取り、上記管理テーブルを更新していくことで（イメージ採取して問題なければ回収扱いにする）帳票がばらばらに処理されるような場合において、これらを効率的に整理あるいは管理することができる。 According to the configuration described above, for each form (receipt) of a set of multiple sheets and a set of multiple sets, the various numbers attached to the form and the information of the user (government personnel) are associated and registered in the management table, Then, when a foreign affairs officer performs a predetermined service for a customer, the form is used, and after each form is processed, an image is collected, various numbers and necessary items are read, and the management table is updated. By going through the process (collecting images if there are no problems), if the forms are processed separately, these can be efficiently organized or managed.
また、上述のような階層構造の管理テーブルを用いることで処理の進捗状況や受取書の所在（紛失）などのチェックを容易に行うことができる。 Further, by using the management table having the hierarchical structure as described above, it is possible to easily check the progress of processing and the location (lost) of the receipt.
また、受取書が回収されると、順次イメージを採取してファイリングしていき、もとの冊子の５０組が全て揃えば、その単位で外部メディア（ＣＤ−Ｒや、ＤＶＤ−Ｒなど）に出力するようにした、即ち、バラバラにイメージファイリングされたとしても、最終的には使用前の冊子の順番にイメージファイリングされたメディアが容易に得られる。 Also, when the receipt is collected, images are collected and filed sequentially, and if all 50 sets of the original booklet are prepared, that unit can be transferred to external media (CD-R, DVD-R, etc.). Even if output is performed, that is, when image filing is performed in a disjoint manner, it is possible to easily obtain a medium that has been image filing in the order of the booklet before use.
また、上記図１に示すシステムでは、センターＡで受取書のイメージを採取して管理する形態を示したが、これ以外に、図１２に示すように、センターＡで受取書のイメージを採取することなく、営業店Ｂで処理端末２１（２１ａ〜２１ｎ）及びスキャナ２２（２２ａ〜２２ｎ）等を用いて受取書のイメージを採取し、その採取したイメージデータをセンターに転送するような形態にしても良いものとする。尚、その場合、営業日の終了時に一括してデータを転送するようにしても良いし、スキャンした都度転送するようにしても良い。 In addition, in the system shown in FIG. 1, the form in which the receipt image is collected and managed at the center A is shown, but in addition to this, the receipt image is collected at the center A as shown in FIG. Without using the processing terminal 21 (21a to 21n) and the scanner 22 (22a to 22n) at the store B, the image of the receipt is collected, and the collected image data is transferred to the center. Also good. In this case, data may be transferred in a batch at the end of a business day, or may be transferred every time scanning is performed.
尚、図１及び図１２の実施例では、営業店を１つのみしか示していないが、実際には、１つのセンターで複数の営業店を管理できる。 1 and 12 show only one sales office, but in practice, a single center can manage a plurality of sales offices.
また、上記図１の実施例では、センターで受取書の管理を行うようにしたが、これ以外に、センターから営業店への受取書の発行以外の処理を全て営業店で行うようにしても良い。即ち、営業店に上述したセンターのシステム構成（データベースサーバ１１、処理端末１５、スキャナ１３、処理端末１２、プリンタ１４等）を備え、営業店毎に使用者登録処理や、受取書控登録処理や、受取書登録処理や、回付票登録処理、イメージファイルのファイリング処理や、回収状況管理処理等を行うようする。
In the embodiment shown in FIG. 1, the receipt is managed at the center. In addition to this, all processes other than the issuance of the receipt from the center to the branch are performed at the branch. good. In other words, the above-mentioned center system configuration (
また、上記図３の処理の流れにおいて、使用者登録票の登録が完了してから渉外員に受取書の使用を許可する形態を採るようにしても良い。即ち、例えば、使用者登録票の登録完了通知をセンターＡから営業店Ｂに通知し、その通知を受けた営業店Ｂにて該当する渉外員に該当する受取書の使用許可を伝えることで初めて使用可能とする。このようにすることで、受取書管理をより厳正に行える。 Further, in the processing flow of FIG. 3, a form may be adopted in which after the registration of the user registration slip is completed, the use of the receipt is permitted to the outsider. That is, for example, the registration completion notification of the user registration slip is notified from the center A to the sales office B, and the sales office B that has received the notification first informs the corresponding external personnel of the use of the corresponding receipt. Can be used. In this way, receipt management can be performed more strictly.
１００…帳票管理システム
Ａ…センター
Ｂ…営業店
１１…データベースサーバ
１２…処理端末
１３…スキャナ
１４…プリンタ
１５…処理端末
１６…ＬＡＮ
DESCRIPTION OF SYMBOLS 100 ... Form management system A ... Center B ... Sales shop 11 ...
Claims (7)
冊子単位の帳票を使用する使用者情報を該当する冊子の冊子番号と関連付けて記憶する第１の記憶手段と、
使用者が顧客にサービスを行うに際して帳票を使用した後、各帳票毎にそれぞれ前記種別に応じた処理が完了する毎に、当該帳票のイメージを採取し該採取したイメージに基づき当該帳票の１組毎に固有の帳票番号情報および種別情報およびイメージを関連付けて記憶する第２の記憶手段と、
前記第１の記憶手段及び前記第２の記憶手段の記憶情報に基づき冊子単位の帳票が全て揃ったか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、前記使用者が帳票を使用する前の冊子における帳票順にソートしたイメージデータと、当該冊子の前記帳票番号情報及び前記種別情報及び前記使用者情報とを対応付けたファイルを生成して管理する管理手段と
を具備することを特徴とする帳票管理システム。 A form management system that manages a form of a booklet unit in which a plurality of forms of different types for each sheet is made into one set, and a plurality of the set of forms is bundled,
First storage means for storing user information using a booklet unit form in association with the booklet number of the corresponding booklet;
After a user uses a form when servicing a customer, each time a process corresponding to the type is completed for each form, an image of the form is collected, and one set of the form is created based on the collected image. A second storage means for storing a unique form number information, type information and image in association with each other;
Determining means for determining whether or not all booklet-based forms are prepared based on the storage information of the first storage means and the second storage means;
When it is determined by the determination means that all forms of booklets are prepared, the image data sorted in the form of the booklet before the user uses the forms, the form number information and the type information of the booklet, A form management system comprising: management means for generating and managing a file associated with the user information.
前記指示手段により回収進捗状況の通知指示があった場合、前記第１の記憶手段及び前記第２の記憶手段の記憶情報に基づき、当該指定された使用者に関わる帳票のイメージデータの有無を調べ、イメージデータが有るものを回収済み帳票とし、他方、イメージデータが無いものを未回収の帳票と判断し、該判断結果を通知する通知手段と
を具備することを特徴とする請求項１記載の帳票管理システム。 An instruction means for instructing notification of the progress of collecting the form for each user;
When there is a collection progress notification instruction by the instruction means, the presence / absence of image data of the form related to the designated user is checked based on the storage information of the first storage means and the second storage means. And a notifying means for notifying that the image data is collected as a collected form, and that no image data is an uncollected form, and notifying the determination result. Form management system.
冊子単位の帳票を使用する使用者情報を該当する冊子の冊子番号と関連付けて記憶し、
使用者が顧客にサービスを行うに際して帳票を使用した後、各帳票毎にそれぞれ前記種別に応じた処理が完了する毎に、当該帳票のイメージを採取し該採取したイメージに基づき当該帳票の１組毎に固有の帳票番号情報および種別情報およびイメージを関連付けて記憶し、
前記記憶情報に基づき冊子単位の帳票が全て揃ったか否かを判定し、
前記判定により冊子単位の帳票が全て揃ったと判定された場合に、前記使用者が帳票を使用する前の冊子における帳票順にソートしたイメージデータと、当該冊子の前記帳票番号情報及び前記種別情報及び前記使用者情報とを対応付けたファイルを生成して管理する
ことを特徴とする帳票管理方法。 A form management method for managing a form of a booklet unit in which a plurality of forms of different types for each sheet is made into one set, and a plurality of the set of forms is bundled,
Stores user information that uses a booklet unit form in association with the booklet number of the booklet,
After a user uses a form when servicing a customer, each time a process corresponding to the type is completed for each form, an image of the form is collected, and one set of the form is created based on the collected image. Each unique form number information, type information and image are stored in association with each other.
Based on the stored information, it is determined whether or not all forms of booklet units have been prepared,
When it is determined that all forms of booklet units are prepared by the determination, the image data sorted in the order of the form in the booklet before the user uses the form, the form number information and the type information of the booklet, and the A form management method characterized by generating and managing a file associated with user information.
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