JP2004334635A - ビル管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図る、ビル管理システムを提供する。
【解決手段】ビル管理システム１００は、ビル管理会社に設置される管理会社サーバ１０と、ビル管理会社が管理する複数のビルの各管理室に設置される管理室端末２０と、ビルのテナントの各入居者が所有する入居者端末２１と、必要に応じて入居者又は管理人が外出先や自宅で使用する外出先端末２２と、これらを相互に接続するインターネット２３とから構成されている。ビル管理サーバ１０は、ビル管理ホームページを管理室端末２０又は入居者端末２１の要求に基づいて送信し、管理室端末２０又は入居者端末２１からビル管理ホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信する
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ビル管理システムに関し、特に、ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図る、ビル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
現在では、複数の入居者が入居するビルの管理は、複数のビルをまとめて管理する管理会社によって行われている。図１０に、ビル管理者から各ビルの入居者に連絡が行われる際の従来の連絡系統を示す。ビル管理会社は、各ビルの管理人に連絡事項を伝達し、ビル管理人は各入居者（テナント）に個別にその連絡事項を伝達している。これらの間の連絡は、要件を伝達する側が相手方を訪問し、又は電話を掛ける方法により行っていた。しかし、相手方訪問による連絡は、多くの時間と労力を要し、また、電話による連絡では、深夜やビル管理者不在時などには不可能であり、いずれの場合にも、時間的な制約がある。
【０００３】
上述の観点に対して、特許文献１に記載の集合住宅管理情報システムは、集合住宅の管理において、インターネットに接続されたサーバ内に集合住宅に関するホームページを設け、当該ホームページにおいて集合住宅の住居者等より連絡事項の書込みを受け付けると共に、必要な情報を公開している。これにより、管理会社は、相互訪問や電話連絡によることなく、必要な情報を伝えることができる。また、住居者は、ホームページを介して、管理者に対して住宅設備の修理などのメンテナンス依頼を行い、また、住宅設備の補修や清掃などの管理者が行うメンテナンスに関する情報を知ることができる。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−２３６４１９号公報（段落０００９〜００１５）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
前記特許文献に記載の集合住宅管理情報システムは、インターネットを利用して効率的なビル管理業務を行うシステムを実現している。しかし、ホームページ上に必要な情報を表示するのみでは、連絡を受ける者が、ホームページを見ない限り必要な情報は伝達できず、情報伝達の速さに限界がある。このため、ビル管理会社は、情報伝達を更に迅速にして、入居者へのサービスの向上を図ることが望まれる。
【０００６】
本発明は、上記に鑑み、ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図るビル管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成する本発明に係るビル管理システムは、複数のビルを管理する管理会社が保有するサーバと、前記複数のビルにそれぞれ配設された管理室端末と、前記複数のビルの入居者の少なくとも一部が保有する入居者端末とを通信回線を介して接続したビル管理システムであって、前記サーバは、
前記複数のビルに関する情報を伝達するためのホームページを前記管理室端末又は前記入居者端末の要求に基づいて送信し、
前記管理室端末又は入居者端末から前記ホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、該メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信することを特徴としている。
【０００８】
本発明のビル管理システムによれば、サーバが管理室端末又は入居者端末からホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信することにより、宛先が指定された相手方は電子メールの受信により、いち早く自己宛のメッセージを受け取り、メッセージの内容を知ることができる。従って、ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図ることができる。
【０００９】
本発明は、好適には、前記宛先の指定は、ホームページ上で入力するボックスでの選択によって行われる。つまり、サーバが電子メールアドレスを蓄積し、ボックスに入力されるメッセージに電子メールアドレスを付加して送信する。これによって、メッセージの入力者の手間を減らすことができ、入居者のホームページの利用頻度を高めることができる。
【００１０】
本発明は、好適には、前記サーバは、前記電子メールを送信するにあたって、前記メッセージに所望の情報を追加して送信する。これによって、受信者は電子メール上で更に詳細な情報を知ることができる。所望の情報とは、例えば、入力者の識別情報、入力日時、メッセージの番号等である。また、本発明は、好適には、前記メッセージは、追加情報を含んで前記ホームページ上で表示される。これによって、受信者はホームページ上で更に詳細な情報を知ることができる。追加情報とは、上記所望の情報に加えて、例えば、修理工事の情報伝達に際して、その日時や停電時間、エレベータの停止時間等である。
【００１１】
本発明の好適な実施態様では、前記ホームページは、入居者のアンケートを入力するボックスを有し、前記サーバは、入力されたアンケートに基づいて前記ビルのそれぞれの管理状況を評価する。サーバが入居者のアンケートを入力するボックスを有することにより、複数のビルを管理する管理会社は、入居者のビル管理業務等に対する率直な意見やクレームを容易に知ることができ、ビル管理業務に反映させることができる。また、上記評価に基づいて自己が管理する複数のビルのビル管理業務について比較検討を行うことにより、ビル管理業務を改善することができる。更に、新たなサービスを始める際に、上記アンケート及び評価を参考にすることができる。
【００１２】
また、本発明は、好適には、前記サーバは、ホームページ上で前記ビルの管理状況を表示する。これにより、ビル管理人は、自己が管理しているビルの管理状況を他のビルの管理状況と比較することができ、自己が管理しているビルの管理状況を改善することができる。また、入居者は自己が入居しているビルの管理状況を知ることができると共に、入居先の変更などを検討することができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照し、本発明の実施形態例に基づいて、本発明を更に詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態例に係るビル管理システムを示すブロック図である。ビル管理システム１００は、ビル管理会社がインターネットを介して複数のビル管理を行うシステムであって、ビル管理会社に設置される管理会社サーバ１０と、ビル管理会社が管理する複数のビルの各管理室に設置される管理室端末２０と、ビルのテナントの各入居者が所有する入居者端末２１と、必要に応じて入居者又は管理人が外出先や自宅で使用する外出先端末２２と、これらを相互に接続するインターネット２３とから構成されている。
【００１４】
管理会社サーバ１０は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成され、ビル管理会社の担当者によって管理される。管理会社サーバ１０は、管理会社サーバ１０の各機能を制御する制御装置１１、入居者端末２１などからのメッセージを蓄積するメッセージ・データベース（メッセージＤＢ）１２、入居者端末２１からの作業依頼であって、未完了の作業内容を蓄積する作業予定・データベース（作業予定ＤＢ）１３、入居者端末２１からの作業依頼であって、完了した作業内容を蓄積する作業完了・データベース（作業完了ＤＢ）１４、入居者端末２１からのアンケート回答を蓄積するアンケート回答・データベース（アンケート回答ＤＢ）１５、ビル管理人及び各入居者の電子メールアドレスを蓄積する電子メールアドレス・データベース（電子メールアドレスＤＢ）１６、及びインターネット２３に対して情報の送受信を行う外部送受信装置１７を有する。
【００１５】
管理会社サーバ１０は、ビル管理人又は入居者のそれぞれが有するＩＤ番号やパスワード等の識別情報を指定する。管理会社サーバ１０は、管理室端末２０又は入居者端末２１に対して、所定のビル管理情報を送信し、管理室端末２０又は入居者端末２１から、識別情報及び依頼事項を受け取り、所定の処理を行う。ビル管理情報は、ビル管理会社と、ビル管理室（ビル管理人）と、入居者との間の連絡や、依頼等の伝達事項、作業スケジュール、及びアンケートなどを含む。
【００１６】
管理会社サーバ１０は、ビル管理会社、ビル管理室（ビル管理人）、及び入居者間で、ビル管理情報の共有を図るために、ビル管理会社が管理するビルに関する情報を公開するビル管理ホームページを提供する。管理会社サーバ１０、管理室端末２０、入居者端末２１、及び外出先端末２２の間の情報の送受信は、ビル管理ホームページの所定の表示欄での表示、及び利用者が所定のボックスで宛先を指定してメッセージ等を入力することによって行われる。また、ビル管理ホームページで、利用者が所定のボックスで宛先を指定してメッセージ等を入力することにより、管理会社サーバ１０が相手方の電子メールアドレスを指定して送信される電子メールによっても行われる。
【００１７】
管理会社サーバ１０は、入力された識別情報より、利用者がビル管理会社、ビル管理室、及び入居者の何れであるか、利用者がビル管理室である場合には、更に何れのビルのビル管理室であるかを判断する。利用者が入居者の場合には、何れのビルのどのフロアの入居者であるかを判断する。
【００１８】
管理室端末２０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、ビル管理会社が管理する各ビルの管理室に設置され、各ビルのビル管理人により管理される。管理室端末２０は、ビル管理ホームページに自身の識別情報を入力することによりアクセスし、管理会社サーバ１０から受信した所定のビル管理情報を画面上に表示する。また、ビル管理に関する連絡事項等を識別情報と共に管理会社サーバ１０に送信する。
【００１９】
入居者端末２１は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、ビル管理会社が管理する各ビルの入居者によって使用される。入居者端末２１は、ビル管理ホームページにアクセスし、管理会社サーバ１０から受信した所定のビル管理情報を画面上に表示する。また、識別情報と共にビル管理に関する連絡事項及び依頼事項等を管理会社サーバ１０に送信する。
【００２０】
管理会社サーバ１０、管理室端末２０、入居者端末２１、及び外出先端末２２でビル管理ホームページを表示させた際の、画面上に表示される項目及び画面上で入力できる項目は下記のとおりである。尚、ビル管理人及び入居者が外出先端末２２から識別情報を入力して、ビル管理ホームページを表示させる場合は、それぞれ、管理室端末２０及び入居者端末２１の場合と同様である。
【００２１】
管理会社サーバ１０は、「管理室からのメッセージ」「入居者からのメッセージ」などの項目を表示する。また、「管理室へのメッセージ」、「入居者へのお知らせ」、「スケジュール確認」、「アンケート回答確認」、及び「ポイント確認」などの入力を行う。
【００２２】
管理室端末２０は、「管理会社からのメッセージ」、「入居者からのメッセージ」、「本日のスケジュール」、及び「今後の作業予定」などの項目を表示する。また、「入居者へのお知らせ」、「管理会社へのメッセージ」、「スケジュール」、「スケジュール確認」、「アンケート回答確認」、「ポイント登録」、及び「ポイント確認」などの入力を行う。
【００２３】
入居者端末２１は、「お知らせ」、「本日のスケジュール」、及び「今後の作業予定」などの項目を表示する。また、「管理会社へのメッセージ」、「管理室へのメッセージ」、「他の入居者へのメッセージ」、「スケジュール確認」、及び「アンケート回答」などの入力を行う。
【００２４】
管理会社サーバ１０、管理室端末２０、及び入居者端末２１が入力した場合、それぞれ、以下のように連動する。管理会社サーバ１０が「管理室へのメッセージ」として入力したメッセージは、管理室端末２０の「管理会社からのメッセージ」に表示される。管理会社サーバ１０が「入居者へのお知らせ」として入力したお知らせは、入居者端末２１の「お知らせ」に表示される。入力された「お知らせ」は、また、入居者に対して電子メールとして送信される。
【００２５】
管理室端末２０が「入居者へのお知らせ」として入力したお知らせは、入居者端末２１の「お知らせ」に表示される。管理室端末２０「管理会社へのメッセージ」として入力したメッセージは、管理会社サーバ１０の「管理室からのメッセージ」に表示される。入力された「お知らせ」は、また、入居者に対して電子メールとして送信される。
【００２６】
入居者端末２１が「管理会社へのメッセージ」として入力したメッセージは、管理会社サーバ１０の「入居者からのメッセージ」に表示される。入力された「管理会社へのメッセージ」は、また、管理会社に対して電子メールとして送信される。入居者端末２１が「管理室へのメッセージ」として入力したメッセージは、管理室端末２０の「入居者からのメッセージ」に表示される。入力された「管理室へのメッセージ」は、また、ビル管理人に対して電子メールとして送信される。更に、スケジュール機能とポイント機能にも影響する。詳細は後述する。
【００２７】
管理室端末２０が「スケジュール」として入力したスケジュールは、管理室端末２０と入居者端末２１の「本日のスケジュール」および「今後の作業予定」に表示される。また、管理会社サーバ１０と管理室端末２０と入居者端末２１の「スケジュール確認」として詳細な内容が確認できる。入居者端末２１が「アンケート回答」として入力した回答は、管理会社サーバ１０と管理室端末２０の「アンケート回答確認」として確認できる。またポイント機能にも影響する。詳細は後述する。管理室端末２０「ポイント登録」として入力したポイントは、管理会社サーバ１０と管理室端末２０の「ポイント確認」として確認できる。
【００２８】
図２は、本実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末２１の「ビル管理室へのメッセージ」入力と管理会社サーバ１０のスケジュール機能との連動を示すフローチャートである。入居者は、入居者端末２１を利用して、管理会社サーバ１０のビル管理ホームページにアクセスし、画面上に「管理室へのメッセージ」を表示して、ビルコード、フロアコード等の識別情報と共に、ビル管理室へのメッセージを入力し、管理会社サーバ１０に送信する（ステップＡ１）。管理会社サーバ１０は入居者端末２１から受信したメッセージに、依頼番号、現在日時などの情報を付加し、メッセージ・データベースに蓄積する（ステップＡ２）。管理会社サーバ１０は、入居者からのメッセージを受信した旨を管理室端末２０に送信する。また、入居者端末２１から受信したメッセージに、依頼番号、現在日時などの情報を付加し、ビル管理人に電子メールとして送信する（ステップＡ３）。
【００２９】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からの受信により、入居者からメッセージを受信した旨を表示する（ステップＡ４）。ビル管理人は、管理室端末２０を利用して、管理会社サーバ１０のビル管理ホームページにアクセスし、画面上に「入居者からのメッセージ」を表示して、ブラウザの更新ボタンを押下するなどで、ビルコード等の識別情報と共に、入居者からのメッセージを要求するメッセージ要求情報を送信する（ステップＡ５）。管理会社サーバ１０は、管理室端末２０よりメッセージ要求情報を受け取り、ビルコードを用いてメッセージ・データベースより該当する情報を検索、抽出し、入居者からのメッセージ情報として、管理室端末２０に送信する（ステップＡ６）。
【００３０】
管理室端末２０は、入居者からのメッセージを管理会社サーバ１０から受信し、「入居者からのメッセージ」を最新の情報に更新して表示する（ステップＡ７）。ビル管理人は、入居者からのメッセージに対する回答（メッセージ回答）を作成し、管理室端末２０は、依頼番号と共にメッセージ回答を送信する。入居者からのメッセージが作業の依頼であった場合には、作業内容、作業予定日時、及び作業予定場所も併せて送信する（ステップＡ８）。管理会社サーバ１０は、管理室端末２０からメッセージ回答を受信し、メッセージ・データベースの該当する依頼番号のメッセージに追加して、現在日時、管理室からのメッセージ回答、及び完了日を蓄積する。
【００３１】
作業としてスケジュール登録する場合には、完了日は蓄積しないで（ステップＡ９）、作業予定データベースに、作業予定日時、作業予定場所、作業予定内容、及び依頼番号を蓄積する（ステップＡ１０）。管理会社サーバ１０は、入居者からのメッセージに対してビル管理人から回答した旨のお知らせを入居者端末２１に向けて送信すると同時に、その旨を記載した電子メールを送信する（ステップＡ１１）。
【００３２】
入居者端末２１は、管理会社サーバ１０からの受信により、お知らせを表示する（ステップＡ１２）。入居者は入居者端末２１より、ビルコード、フロアコード等の識別情報と共に、メッセージ回答を要求するメッセージ回答要求情報を送信する（ステップＡ１３）。管理会社サーバ１０は、入居者端末１１からメッセージ回答要求情報を受信し、入居者からのメッセージにメッセージ回答を添付して、入居者端末２１に送信する（ステップＡ１４）。入居者端末２１は、メッセージ回答が添付されたメッセージを表示する（ステップＡ１５）。
【００３３】
ビル管理人は、メッセージにより入居者から依頼された作業が完了（ステップＡ１６）した場合、管理室端末２０から、依頼番号と共に作業完了通知を管理会社サーバ１０に送信する（ステップＡ１７）。管理会社サーバ１０は、管理室端末２０より作業完了通知を受け取り、メッセージ・データベースの該当する依頼番号に、完了日時を蓄積する（ステップＡ１８）。管理会社サーバ１０は、作業予定・データベースの依頼番号に該当する項目を削除し、作業完了・データベースに追加する（ステップＡ１９）。管理会社サーバ１０は、入居者からの依頼された作業が完了した旨のお知らせを入居者端末２１に向けて送信すると同時に、その旨を記載した電子メールを送信する（ステップＡ２０）。入居者端末２１は、管理会社サーバ１０からお知らせを受信し、お知らせを表示することにより、入居者はメッセージに対する回答を知ることができる（ステップＡ２１）。
【００３４】
図５に、管理会社サーバ１０、管理室端末２０、及び入居者端末２１で「メッセージ（お知らせ）」の入力を行う際の、メッセージ入力画面の一例を示す。メッセージ入力画面は、メッセージの記入を受け付けるメッセージ記入ボックス、宛先リストから１以上の宛先が選択される宛先ボックス、及び送信ボタン等を含む。
【００３５】
メッセージ入力画面でメッセージを入力する際には、利用者は、メッセージ入力ボックスに所定のメッセージを記入し、宛先ボックスで相手の宛先を選択した後、送信ボタンを押下する。管理会社サーバ１０は、利用者がメッセージ入力画面でメッセージを入力した際に、電子メールアドレス・データベース１６に蓄積してある相手方の電子メールアドレスを読み出し、入力されたメッセージに利用者の識別番号、及び現在日時等の情報を付加して、相手方の電子メールアドレス宛に電子メールとしてメッセージを送信する。
【００３６】
管理会社サーバ１０は、また、相手側の端末に表示するビル管理ホームページ上にメッセージを表示する際には、入力されたメッセージに利用者の識別番号、現在日時等の情報に加えて、修理工事の日時や停電時間、エレベータの停止時間等の追加情報を含んで表示する。
【００３７】
図６に、管理室端末２０の画面上に表示される「入居者からのメッセージ」の一例を示す。この一例は、依頼者からのメッセージが何れも作業依頼の場合である。画面上には、依頼番号毎に入居者からのメッセージが表示される。それぞれのメッセージには、入居者のＩＤなどの識別番号、依頼日時、入居者が入居している階の階数、作業場所、実施期限、及び入居者が依頼する作業内容などが記載される。ビル管理人は、それぞれの依頼番号に対応するメッセージに対して、回答を記載し、「回答入力」ボタンを画面上で押下することにより、管理会社サーバ１０にメッセージ回答を送信する。
【００３８】
また、管理室端末２０では、「作業登録」ボタンを画面上で押下し、作業内容、作業予定日時、及び作業予定場所等を登録することにより、図７に示すような、作業スケジュールに反映させることができる。入居者端末１１の画面上で、ビル管理人からのメッセージ回答を表示する際には、上記画面と同様の画面で、入居者に該当するＩＤに関連する項目のみが表示される。
【００３９】
図３は、本実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末２１「アンケート回答」入力と管理会社サーバ１０のポイント機能との連動を示すフローチャートである。入居者は、入居者端末２１を利用して、管理会社サーバ１０にアクセスしビル管理ホームページを画面上に表示して、ビルコード、フロアコード等の識別情報、及びアンケート・フォームを要求するアンケート・フォーム要求情報を管理会社サーバ１０に送信する（ステップＢ１）。管理会社サーバ１０は、アンケート・フォーム要求情報を受信し、入居者端末２１にアンケート・フォームを送信する（ステップＢ２）。
【００４０】
入居者端末２１は管理会社サーバ１０よりアンケート・フォームを受信し、画面上に表示する（ステップＢ３）。入居者はアンケート・フォームへの記入を行った後、入居者端末２１より、ビルコード、フロアコード等の識別情報と共に、記入されたアンケート・フォーム（アンケート回答）を管理会社サーバ１０に送信する（ステップＢ４）。
【００４１】
管理会社サーバ１０は入居者端末２１よりアンケート回答を受信し、アンケート回答に、回答番号、現在日時、ビルコード、及びフロアコードを追加して、アンケート回答・データベースに蓄積する（ステップＢ５）。また、管理会社サーバ１０（ビル管理会社）はアンケート回答から所定の基準に従い、ポイント情報を数値的に設定し、設定されたポイント情報をアンケート回答・データベースに蓄積すると共に、ビル毎にアンケートの項目毎に加算して蓄積する（ステップＢ６）。管理会社サーバ１０は、入居者からのアンケート回答を受信した旨を管理会社サーバ１０に送信する。また、入居者端末２１から受信したメッセージに、依頼番号、現在日時などの情報を付加し、ビル管理人に電子メールとして送信する（ステップＢ７）。
【００４２】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からの受信により、入居者からアンケート回答を受信した旨を表示する（ステップＢ８）。管理室端末２０は、アンケート回答を要求するアンケート回答要求情報を管理会社サーバ１０に送信する（ステップＢ９）。管理会社サーバ１０は、蓄積したアンケート回答を管理室端末２０に送信する（ステップＢ１０）。
【００４３】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からアンケート回答を受信し、アンケート回答を表示する（ステップＢ１１）。また、管理会社サーバ１０は、蓄積したポイント情報を総合的に分析し、該当するアンケート項目についてのポイント情報の改善状況なども加味して評価情報を作成する（ステップＢ１２）。管理会社サーバ１０は、評価情報を管理室端末２０に送信すると同時に、評価情報を記載した電子メールを送信する（ステップＢ１３）。管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からの受信により評価情報を表示する（ステップＢ１４）。
【００４４】
図８に、入居者端末２１で「アンケート回答」の入力を行う際の、アンケート回答画面の一例を示す。アンケート回答画面は、評価項目毎に設けられ、アンケートの記入を受け付ける複数のアンケート記入ボックス、及び送信ボタン等を含む。アンケート回答画面でアンケートを入力する際には、利用者は、それぞれのアンケート記入ボックスでアンケートを記入した後、送信ボタンを押下する。図９に、管理会社サーバ１０（ビル管理会社）が作成し、ビル管理ホームページ上に表示された、評価情報の一例を示す。同図の例の評価情報では、ビル毎に評価項目毎に数値が与えられている。
【００４５】
図４は、本実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末２１「管理室へのメッセージ」と管理会社サーバ１０のポイント機能との連動を示すフローチャートである。入居者は、入居者端末２１を利用して、管理会社サーバ１０にアクセスし、画面上にビル管理ホームページを表示して、ビルコード、フロアコード等の識別情報と共に、管理室へのメッセージを入力し、管理会社サーバ１０に送信する（ステップＣ１）。管理会社サーバ１０は受信したメッセージに、依頼番号、現在日時などの情報を付加し、入居者からのメッセージ・データベースに蓄積する（ステップＣ２）。管理会社サーバ１０は、入居者からのメッセージを受信した旨を管理室端末２０に送信する。また、入居者端末２１から受信したメッセージに、依頼番号、現在日時などの情報を付加し、ビル管理人に電子メールとして送信する（ステップＣ３）。
【００４６】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からの受信により、入居者からメッセージを受信した旨を表示する（ステップＣ４）。管理人は、管理室端末２０を利用して、管理会社サーバ１０のビル管理ホームページにアクセスし、画面上に「入居者からのメッセージ」を表示し、ブラウザの更新ボタンを押下することにより、ビルコードなどの識別情報と共に、入居者からのメッセージを要求するメッセージ要求情報を送信する（ステップＣ５）。管理会社サーバ１０は、管理室端末２０からメッセージ要求情報を受信し、ビルコードを用いてメッセージ・データベースにおいて、該当するメッセージを検索、抽出し、入居者からのメッセージを管理室端末２０に送信する（ステップＣ６）。
【００４７】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０より入居者からのメッセージを受信し、「入居者からのメッセージ」を最新の情報に更新して、表示する（ステップＣ７）。ビル管理人はメッセージ回答を作成し、管理室端末２０は依頼番号と共にメッセージ回答を送信する（ステップＣ８）。管理会社サーバ１０は、メッセージ・データベースに蓄積された該当する依頼番号のメッセージに追加して、現在日時、管理室からの回答、及び完了日を蓄積する（ステップＣ９）。管理会社サーバ１０は、管理室から回答した旨のお知らせを入居者端末２１に向けて送信する。また、入居者からのメッセージにメッセージ回答を添付し、入居者に電子メールとして送信する（ステップＣ１０）。
【００４８】
入居者端末２１は、管理会社サーバ１０からお知らせを受信し、お知らせを表示する（ステップＣ１１）。入居者は入居者端末２１より、ビルコード、フロアコード等の識別情報、及びメッセージ回答を要求するメッセージ回答要求情報を送信する（ステップＣ１２）。管理会社サーバ１０は、入居者からのメッセージにメッセージ回答を添付し、入居者端末２１に向けて送信する（ステップＣ１３）。
【００４９】
入居者端末２１は、管理会社サーバ１０からメッセージ回答を受信し、入居者からのメッセージが添付されたメッセージ回答を表示する（ステップＣ１４）。入居者からのメッセージがクレームなど作業員に関する内容であった場合、ビルコード、作業員コード、及びポイント情報を管理会社サーバ１０に送信する（ステップＣ１５）。この場合、入居者は、ステップＳ６でメッセージとして送信したクレームに対する改善の状況を評価して、これをポイント情報とする。管理会社サーバ１０は、入居者端末２１からの受信により、ポイント情報を蓄積する（ステップＣ１６）。管理会社サーバ１０は、蓄積したポイント情報を評価情報に反映する（ステップＣ１７）。管理会社サーバ１０は、評価情報を管理室端末２０に送信すると同時に、評価情報をビル管理人に電子メールとして送信する（ステップＣ１８）。
【００５０】
管理室端末２０は、管理会社サーバ１０からの受信により、評価情報を表示する（ステップＣ１９）。これにより、ビル管理人は、クレームの処置に対する入居者の評価を知ることができる。
【００５１】
本実施形態例のビル管理システム１００及びビル管理方法によれば、第１の効果として、管理会社、ビル管理室、及び入居者間の連絡を、管理会社サーバ１０が提供するインターネット２３上のホームページから行うことにより、深夜や伝達先の人間が不在の時など、時間的制約を受けずに、連絡および依頼などが行える。また、入居者側の担当者や管理室を介さず、入居者全員と管理室または入居者と管理会社とが直接連絡等によって情報を伝達できる。第２の効果として、入居者がホームページより、ビルの作業スケジュールをタイムリーに確認できることにより、清掃時間を避けてトイレを利用したり、食事をしたりできる。また入居者が依頼した作業がいつ実施されるかを確認できる。
【００５２】
第３の効果として、ビル管理室がメッセージと共に作業依頼を受信し、また、入居者からのメッセージを容易に取得できるので、入居者の都合を考慮した作業スケジューリングができる。これにより、入居者の利用が多い時間帯などを避けた清掃を行い、清掃中の割り込みなどの無駄を削減できる。第４の効果として、インターネット２３上にビル管理ホームページを設けることで、時間や場所を選ばずスケジュールを確認できる。従って、入居者は休日に自宅などのパソコンから、ビルの清掃や消毒など、入館出来ない日を確認できる。
【００５３】
第５の効果として、メッセージにより、入居者から管理室への連絡が容易になることにより、入居者が見つけた設備不具合などを連絡する頻度が向上し、設備不具合の早期発見・修理が行える。第６の効果として、入居者からビル管理室への作業依頼を受けて、作業予定データベース１３に予定を蓄積し、管理会社サーバ１０が機械的に管理することにより、作業の漏れを排除できる。
【００５４】
第７の効果として、入居者が依頼した作業の完了により、作業を依頼した入居者宛にお知らせが送付されることにより、作業を依頼した入居者は作業状況を把握でき、併せて、実施漏れもチェックできる。第８の効果として、アンケート機能、及びポイント機能を用いることにより、ビル管理会社や管理室が、入居者からのメッセージやアンケートなどの生の声を容易に取得できる。従って、作業員やビルの管理体制などを改善することが可能になり、入居者へのサービス向上が図れる。また、新サービスに向けてのマーケティングなどが可能となる。
【００５５】
第９の効果として、管理会社が全てのビルの作業スケジュールを一手に確認できることにより、ビル毎の作業量や作業時間の違いを把握することができ、作業時間（長さ）の違いなどを分析することにより、作業方法などの問題点を発見でき、作業の効率化を推進できる。
【００５６】
第１０の効果として、管理会社サーバ１０は、管理室端末２０又は入居者端末２１からビル管理ホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信する。これによって、宛先が指定された相手方は電子メールの受信により、いち早く自己宛のメッセージを受け取り、メッセージの内容を知ることができるので、ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図ることができる。また、宛先の指定が、ビル管理ホームページの宛先ボックスでの選択によって行われるので、メッセージの利用者の手間を減らすことができ、利用者のビル管理ホームページの利用頻度を高めることができる。
【００５７】
管理会社サーバ１０は、電子メールを送信するにあたって、メッセージに入力者の識別情報、入力日時等の情報を追加して送信することによって、受信者は電子メール上で更に詳細な情報を知ることができる。また、入力されたメッセージは、これらの情報に加えて追加情報を含めてビル管理ホームページ上で表示されることによって、受信者はホームページ上で更に詳細な情報を知ることができる。
【００５８】
管理会社サーバ１０が入居者のアンケートを入力するボックスを有することにより、ビル管理会社は、入居者のビル管理業務等に対する率直な意見やクレームを容易に知ることができ、ビル管理業務に反映させることができる。また、管理会社サーバ１０が、入力されたアンケートに基づいてビルのそれぞれの管理状況を評価することにより、ビル管理会社は、評価に基づいて自己が管理する複数のビルのビル管理業務について比較検討を行うことにより、ビル管理業務を改善することができる。更に、新たなサービスを始める際に、上記アンケート及び評価を参考にすることができる。
【００５９】
管理会社サーバ１０が、ビル管理ホームページ上でビルの管理状況を表示することにより、ビル管理人は、自己が管理しているビルの管理状況を他のビルの管理状況と比較することができ、自己が管理しているビルの管理状況を改善することができる。また、入居者は自己が入居しているビルの管理状況を知ることができると共に、入居先の変更などを検討することができる。
【００６０】
以上、本発明をその好適な実施形態例に基づいて説明したが、本発明のビル管理システムは、上記実施形態例の構成にのみ限定されるものではなく、上記実施形態例の構成から種々の修正及び変更を施したビル管理システムも、本発明の範囲に含まれる。
【００６１】
【発明の効果】
本発明のビル管理システムによれば、サーバが管理室端末又は入居者端末からホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信することにより、宛先が指定された相手方は電子メールの受信により、いち早く自己宛のメッセージを受け取り、メッセージの内容を知ることができる。従って、ビル管理業務における情報伝達を迅速にして、入居者へのサービス向上を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施形態例のビル管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末の「ビル管理室へのメッセージ入力」入力と管理会社サーバのスケジュール機能との連動を示すフローチャートである。
【図３】実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末「アンケート回答」入力と管理会社サーバのポイント機能との連動を示すフローチャートである。
【図４】実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末「管理室へのメッセージ」入力と管理会社サーバのポイント機能との連動を示すフローチャートである。
【図５】実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末の画面上に表示される「メッセージ（お知らせ）」の一例を示すイメージ図である。
【図６】実施形態例のビル管理方法に係る、管理室端末の画面上に表示される「入居者からのメッセージ」の一例を示すイメージ図である。
【図７】実施形態例のビル管理方法に係る、ビル管理ホームページ上に表示された作業スケジュール表の一例を示すイメージ図である。
【図８】実施形態例のビル管理方法に係る、入居者端末の画面上に表示される「アンケート回答」の一例を示すイメージ図である。
【図９】実施形態例のビル管理方法に係る、ビル管理ホームページ上に表示された評価情報の一例を示すイメージ図である。
【図１０】従来、ビル管理会社又は管理室から入居者へ連絡事項を伝える際の連絡系統を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０：管理会社サーバ
１１：制御装置
１２：メッセージ・データベース
１３：作業予定・データベース
１４：作業完了・データベース
１５：アンケート回答・データベース
１６：電子メールアドレス・データベース
１７：外部送受信装置
２０：管理室端末
２１：入居者端末
２２：外出先端末
２３：インターネット
１００：実施形態例のビル管理システム

Claims (6)

1. 複数のビルを管理する管理会社が保有するサーバと、前記複数のビルにそれぞれ配設された管理室端末と、前記複数のビルの入居者の少なくとも一部が保有する入居者端末とを通信回線を介して接続したビル管理システムであって、前記サーバは、
   前記複数のビルに関する情報を伝達するためのホームページを前記管理室端末又は前記入居者端末の要求に基づいて送信し、
   前記管理室端末又は入居者端末から前記ホームページ上で宛先を指定してメッセージが入力されると、該メッセージを指定された宛先に電子メールとして送信することを特徴とするビル管理システム。
2. 前記宛先の指定は、ホームページ上で入力するボックスでの選択によって行われる、請求項１に記載のビル管理システム。
3. 前記サーバは、前記電子メールを送信するにあたって、前記メッセージに所望の情報を追加して送信する、請求項１又は２に記載のビル管理システム。
4. 前記メッセージは、追加情報を含んで前記ホームページ上で表示される、請求項１〜３の何れかに記載のビル管理システム。
5. 前記ホームページは、入居者のアンケートを入力するボックスを有し、前記サーバは、入力されたアンケートに基づいて前記ビルのそれぞれの管理状況を評価する、請求項１〜４の何れかに記載のビル管理システム。
6. 前記サーバは、ホームページ上で前記ビルの管理状況を表示する、請求項５に記載のビル管理システム。

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