JP2004246537A - グループウェア及びグループウェアシステム - Google Patents
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Abstract
【課題】異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とする
【解決手段】A社,B社及びC社の3社を想定するとき、A社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社及びC社との共有部1aを有している。同様に、B社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報の一部にA社及びC社との共有部を有し、C社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報の一部にA社及びB社との共有部を有している。これら共有部では、同一情報が共有される。情報共有を行う3社間においては、共有情報は、いずれの会社からも登録及び編集が可能であり、これら共有情報の登録または編集がなされる毎に各社間でデータを送受信することにより、データの同期をとって常に3社で同一の情報を管理する。
【選択図】 図1
【解決手段】A社,B社及びC社の3社を想定するとき、A社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社及びC社との共有部1aを有している。同様に、B社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報の一部にA社及びC社との共有部を有し、C社のグループウェアは、社内で管理される社内共有情報の一部にA社及びB社との共有部を有している。これら共有部では、同一情報が共有される。情報共有を行う3社間においては、共有情報は、いずれの会社からも登録及び編集が可能であり、これら共有情報の登録または編集がなされる毎に各社間でデータを送受信することにより、データの同期をとって常に3社で同一の情報を管理する。
【選択図】 図1
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループウェア、グループウェアシステム、該グループウェアを記録した記録媒体に関し、より詳細には、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができるようにしたソフトウェアであるグループウェアと、該グループウェアを実行可能なグループウェアシステム、及び該グループウェアを記録した記録媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】
グループウェアとは、団体や企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するものであり、主な機能に、メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、グループ内のメンバー間および外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバー間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行うための電子会議室機能、グループ全体に広報を行う電子掲示板機能、アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書管理機能、稟議書など複数のメンバーで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー機能などがある。
【0003】
これら従来のグループウェアに属する機能は、通常、電子メール機能を除いて1つの団体や1つの企業内で情報共有やコミュニケーションを行うために用意されたものである。電子メール機能は、例えば、「他社」や「他団体」や「異なるグループウェアで管理されている他部署」などの外部と直接的にコミュニケーションを図る機能であり、その機能は、基本的に文字メッセージを交換するシステムを実現するものである。このシステムは、「郵便」のシステムをコンピュータネットワーク上で行うコミュニケーション手段の一つとして、独立したシステムとして認知されている。
【0004】
例えば、ネオジャパン社のグループウェアである「desknet’s」(デスクネッツ)(商品名)が提供している機能には21機能あるが、その中の幾つかの機能において、外部(1つのグループウェアが管理する範疇外の環境)と情報共有を行う機能・しくみを付加することで、協業などにおける業務情報を一元的且つリアルタイムに管理することができるようになる。ここでは、団体や企業内などクローズした環境で利用しているグループウェア上で、外部との情報交換をダイレクトに行い、常に同一情報を共有管理することができる。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
1つのグループウェアで管理するメンバー内で遂行する業務に関しては、従来のグループウェアによって、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができる。そもそもグループウェアは、基本的に上記のような機能を実現するためのものである。
【0006】
しかしながら、他の管理下にあるグループウェア、例えば、他社や別管理のグループウェアのメンバーとの情報の共有(一元管理による共有)は、現行のグループウェアでは実現されていない。外部との関わりによって遂行する1つのプロジェクト(業務)のスケジュールや進捗状況などは、各企業のそれぞれの担当者が個別に確認し、それぞれが自社のグループウェアに情報登録を行わなければならない。このために、情報を一元化することができず、コミュニケーション不足による情報の不一致も発生する。
【0007】
図21は、外部との情報共有の具体例について説明するための図である。ここでは、協業関係にあるA社、B社及びC社を想定し、A社は、ソフトウェアのパッケージ(箱プラスCD−ROM)を作成する業務(以下、パッケージ製作業務)を協力会社であるB社やC社に対して発注・管理する立場であるものとする。ここで、B社は、パッケージ製作業務の中でも、「箱」の製作をA社から委託され、C社は、パッケージ制作業務の中でも、「CD−ROM」の製作をA社から委託されるものとする。
【0008】
A社の担当者である(a)は、B社やC社に委託した業務についての打合せ日や試作品検査日、最終納品日などのスケジュールを自社グループウェアのスケジュール機能を利用して管理し、また、自社グループウェアのプロジェクト管理機能を利用してB社とC社の進捗状況を管理する。同様にB社とC社の担当者も同内容を各自社内のグループウェアのスケジュール機能に登録して管理する。
【0009】
従来の手法によれば、A社の担当者である(a)は、B社の担当者である(b)やC社の担当者である(c)へそれぞれ個別に連絡し、打合せ日や納期の確認などを行い、A社グループウェアのスケジュール機能にB社とC社のスケジュールを登録管理する。一方、(b)及び(c)も、自社のグループウェアを利用して、(a)に通知した予定を各自がスケジュール機能に登録管理する。例えば、担当者同士で電子メールや電話などで会議日程を確認し、通知したり、訪問のついでなどに会議日程を確認することにより、各自のグループウェアに情報登録を行う。
【0010】
ここでB社の作業やC社の作業の予定に変更が発生した際には、A社担当者(a)に通知するが、管理情報の変更は、各自が自社のグループウェアに登録管理している情報に対して行わなければならないため、変更手続きの手間がそれぞれに発生する。また、万が一情報伝達の不備があった場合には、業務の進捗管理に誤りが生じてしまう。
【0011】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とするグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することを目的とするものである。
【0012】
【課題を解決するための手段】
請求項1の発明は、複数の利用者によるネットワーク上の共同作業を実現するグループウェアにおいて、該グループウェアは、他のネットワークで使用される特定の他の1または複数のグループウェアとの間で特定の情報項目に関する情報共有を可能とする情報共有部を設定可能としたことを特徴としたものである。
【0013】
請求項2の発明は、請求項1の発明において、前記情報共有部は複数設定可能であり、該複数の情報共有部は、それぞれ異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とすることを特徴としたものである。
【0014】
請求項3の発明は、請求項1または2の発明において、前記共有部に保持される情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【0015】
請求項4の発明は、請求項1ないし3のいずれか1の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記情報共有部で情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0016】
請求項5の発明は、請求項1ないし3のいずれか1の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して接続要求を発し、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルに対して情報の登録または編集を受け付け、該情報登録・編集用のファイルを前記他のグループウェアに送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0017】。
請求項6の発明は、請求項1ないし5のいずれか1の発明において、該グループウェアは、前記情報共有部として設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【0018】
請求項7の発明は、請求項1ないし6のいずれか1の発明において、前記情報共有部を設定するグループウェアの機能として、ユーザのスケジュールを管理するためのスケジュール機能、プロジェクトの進捗状況を管理するためのプロジェクト管理機能、利用者間による電子会議室を実施するための電子会議室機能のいずれかまたは複数の機能を用いることを特徴としたものである。
【0019】
請求項8の発明は、複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されてなるグループウェアシステムにおいて、前記サーバは、クライアントからの要求に従って該グループウェアの機能の実行に関わる処理結果を該クライアントに返す処理手段と、データ記憶手段と、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段とを有し、該外部共有処理手段は、前記情報共有を行う情報項目を予め設定し、前記他のグループウェアに接続する外部クライアントからの指示に従って、前記データ記憶手段に対する共有情報の登録,編集及び閲覧を許可することを特徴としたものである。
【0020】
請求項9の発明は、請求項8の発明において、前記外部共有処理手段は、異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とする複数の共有情報を設定可能であることを特徴としたものである。
【0021】
請求項10の発明は、請求項8または9の発明において、前記外部共有処理手段が管理する共有情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【0022】
請求項11の発明は、請求項8ないし10のいずれか1の発明において、前記外部共有処理手段は、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記共有情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0023】
請求項12の発明は、請求項8ないし10のいずれか1の発明において、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して前記クライアントから接続要求を発し、該クライアントは、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルを受信して該ファイルに対する情報の登録または編集を受け付け、該登録または編集された情報を前記他のグループウェアに送信し、前記サーバは、前記他のグループウェアから送信された登録または編集された情報を受信して共有情報として前記データ記憶手段に記憶させることを特徴としたものである。
【0024】
請求項13の発明は、請求項8ないし12のいずれか1の発明において、前記外部共有処理手段は、前記情報共有可能に設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【0025】
【発明の実施の形態】
図1は、本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。本発明のグループウェアでは、複数社の間における相互の情報共有を可能とするものであるが、本実施形態では、3社の間で情報共有を行うことができる同じ1つの共有部を設け、3社間で相互に情報共有を行う例を説明する。
【0026】
図1において、A社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社及びC社との共有部1aを有している。同様に、B社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報2の一部にA社及びC社との共有部2aを有し、C社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報3の一部にA社及びB社との共有部3aを有している。これら共有部では、同一情報が共有される。
【0027】
情報共有を行う3社間においては、共有情報は、いずれの会社からも登録及び更新・削除等の編集が可能であり、これら共有情報の登録または編集がなされる毎に各社間でデータを送受信することにより、データの同期をとって常に3社で同一の情報を管理することが可能である。ここでは、自社の共有部においてA社が情報の登録もしくは編集を行った場合には、その情報をB社及びC社に送信し、受信したB社及びC社のグループウェアは、それぞれの共有部にその情報を反映することで、B社及びC社では改めて情報登録または編集を行わずに同一の情報をリアルタイムに管理することができる。B社及びC社において共有部に情報登録または編集等を行った場合でも同様の処理を実行する。
【0028】
なお、各社のグループウェア間における共有情報の同期方法として、メールシスシステムを利用した各グループウェア間のデータ送受信を用いる方法や、グループウェア間の直接アクセスによるデータの参照・取得による方法等を適用できる。これらの同期方法の具体例については、後に説明する。
【0029】
図2は、本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。本実施形態は、1社が複数社との間で各々に異なる情報を共有する例を示すもので、1社対2社間で各々異なる2つの共有部を設けた構成を示すものである。図2において、A社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社との共有部1b、及びC社との共有部1cとを有している。また、B社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報2の一部にA社との共有部2bを有し、C社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報3の一部にA社との共有部3bを有している。
【0030】
上記のように、A社は、B社との共有部1b及びC社との共有部1cによってそれぞれ異なる共有情報を複数管理することが可能である。また本実施形態においては、B社とC社間においては共有部を設けていない。
【0031】
上記A社のグループウェアにおいて、B社との共有部1bに対してA社が情報の登録または編集を行った場合には、A社グループウェアはその登録または編集情報をB社のみに送信し、受信したB社グループウェアは、A社との共有部2bにその情報を反映することで、改めてB社グループウェアに情報登録または編集を行う必要なく2社間で同一の情報を管理することができる。また、A社とB社間においては、B社グループウェアのA社との共有部2bに登録された情報も、B社のグループウェアからA社のグループウェアに送信され、A社のグループウェアのB社との共有部1bに登録される。
また、A社とC社間においても、上記A社とB社間との情報共有状態を同様に実現できる。
【0032】
例えば、従来例において説明した図21に示すごとくの例においても、図1もしくは図2に示した実施形態のごとくに、外部と情報共有できる共有部を各社のグループウェア内に設け、その部分に登録した情報は、共有を指定した3社の間で自動的に相互で同期をとって更新されるようにすることにより、常に最新の情報を3社で一元管理することが可能となる。これによって、異なる会社間での情報伝達の不備による誤解や誤りを完全に解消することができるようになる。
【0033】
図3及び図4は、グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図で、A社内のネットワーク概念図を図3(A)に、その端末装置(クライアント)で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図3(B)に示し、さらにB社内のネットワーク概念図を図4(A)に、その端末装置(クライアント)で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図4(B)に示すものである。
【0034】
図3(A)に示すように、A社の社内ネットワーク10はLAN環境11によって構築され、社内ネットワーク10にグループウェアサーバ12と各端末装置(クライアント)13が接続される。各端末装置13では、グループウェアサーバ12との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図3(B)に示すごとくのスケジュール表示画面14をその表示手段に表示させて利用することができる。
【0035】
一方、図4(A)に示すように、B社の社内ネットワーク20はLAN環境21によって構築され、社内ネットワーク20にグループウェアサーバ22と各端末装置(クライアント)23が接続される。各端末装置23では、グループウェアサーバ22との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図4(B)に示すごとくのスケジュール表示画面24をその表示手段に表示させて利用することができる。
【0036】
A社の利用者は、図3(B)に示すスケジュール表示画面14において、共有部分14aと共有する相手先(ここではB社)の設定を行う。これにより、その共有部分14aに登録した情報もしくは登録情報を編集した情報は、設定した共有相手先であるB社に自動送信される。そしてこれらの情報を自動受信したB社では、送信された情報が共有情報であることを認識し、自社のグループウェア内にその情報を反映させて双方の共有部分の情報を完全に同期させる。すなわち、A社のスケジュール表示画面14の共有部分14aで登録/編集された情報は、図4(B)に示すB社のスケジュール表示画面24の共有部分24aに同期して反映される。
【0037】
また、B社においても、図4(B)に示すスケジュール表示画面24で同様の操作を行うことによって、登録または編集情報をA社のスケジュール表示画面14の共有部分14aに同期して反映させることができる。
【0038】
上述のように、共有を行う相手先は予め相互に設定しておく必要がある。例えば、A社はB社を共有相手として設定し、B社はA社を共有相手として設定する。これによって、双方向で情報の登録及び編集が可能で、各共有部分に常に同一の情報を管理することができる。
【0039】
図5は、本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。図5の例では、2社によるグループウェアの一部共有を示している。A社及びB社には、それぞれ社内で情報共有やコミュニケーションを取るための社内用グループウェアが個別に稼働している。A社及びB社とも、それぞれLAN環境11,21による社内ネットワーク10,20が構築され、グループウェアサーバ12,22と端末装置13,23とが社内ネットワーク10,20にそれぞれ接続されている。各社のグループウェアの機能は、グループウェアサーバ12,22に保持したグループウェアソフトウェアによって実現される。
【0040】
ここで、本発明に関わる情報共有を行うために、A社グループウェアサーバ12とB社グループウェアサーバ22とをインターネット網15で接続する。そしてグループウェアソフトウェアに含まれる外部共有用プログラムによって、本発明に関わるグループウェアの情報共有を実現する。
【0041】
図6は、図5に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。グループウェアサーバ12は、クライアントからの要求に従ってグループウェアの機能の実行に関る処理を行う処理手段であるグループウェアソフトウェア121,Webサーバ122、メールサーバ123の3つの機能を備えている。Webサーバ122は、WWWのクライアントである端末装置13のブラウザ13aにファイルやデータを提供する。また、メールサーバ123は、電子メール・システムを構成するための、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などの機能を実現する。
【0042】
グループウェアソフトウェア121には、CGIプログラム121a、モバイル用CGIプログラム121b、外部共有用プログラム121c、及びデータ領域121dが設定される。CGIプログラム121aは、端末装置13のブラウザ13aからの要求に従って、該プログラムの実行結果をブラウザ13aに返す。またモバイル用CGIプログラム121bは、携帯端末16等のモバイル用に設定されたCGIプログラムである。外部共有用プログラム121cは、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段で、外部のグループウェアサーバ22との間で情報共有を行う。
【0043】
なお、図6の例は本発明に適用可能なグループウェアサーバの構成の一例を示すものである。グループウェアサーバ間における情報共有を実現するための他の構成例については、後に詳述する。
【0044】
図7は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、グループウェアで実行した登録・編集を他のグループウェアに対して同期させる処理について説明するものである。ここでは、一部情報共有を行う複数のグループウェアを想定し、処理主体として説明するグループウェアを便宜的に内部グループウェアとし、該内部グループウェアと一部情報共有を行う他のグループウェアを外部グループウェアとする。
【0045】
まず、内部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行されると(ステップS1)、外部共有用プログラムは、まず外部と共有する登録・編集データを取得し(ステップS2)、さらにデータの登録・編集を行った利用者情報(D1)を取得し(ステップS3)、さらに、共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報(D2)を取得する(ステップS4)。
【0046】
図8は、上記利用者情報D1、外部メンバー情報D2、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データD3の具体例について説明するための図である。図8(A)に示す利用者情報D1には“登録者”“会社”“ID”“Password”情報が少なくとも含まれる。また、図8(B)に示す外部情報メンバー情報D2には、“共有者”“会社”“ID”“Password”“アドレス”情報が少なくとも含まれる。また、図8(C)に示す送信用データD3には、上記D1とD2の情報項目及び登録情報の“日付け”“時刻”“内容”等が含まれている。
【0047】
図7のフローチャートに戻って説明する。外部共有用プログラムは、上記ステップS4で共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報(D2)を取得した後、登録情報に含まれる同期方法を判断する(ステップS5)。ここで同期方法がアクセスであれば、外部メンバーを管理する他のグループウェアにアクセスして、登録・編集情報を書き込む処理を行い(ステップS8)、同期方法がデータ送信であれば、登録・編集情報と登録者情報を纏めた上述のごとくの送信用データ(D3)を生成し(ステップS6)、外部メンバーを管理する他のグループウェアへ送信用データを送信する(ステップS7)。外部メンバーを管理する他のグループウェアでは、受信した登録・編集情報を書き込むことにより、送信側のグループウェアと同期した情報管理が実行される。
【0048】
図9は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、外部グループウェアで実行された登録・編集に対する内部グループウェアのデータ同期処理について説明するものである。まず、外部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行され(ステップS11)、共有する登録・編集データが外部グループウェアから内部グループウェアに送信されると(ステップS12)、外部共有用プログラムは、内部グループウェアに設定された外部共有者による登録・編集情報であるかどうかを判断する(ステップS13)。
【0049】
ここで、外部共有者による登録・編集情報ではない場合、内部グループウェアでは、外部グループウェアから送信されたデータを破棄し、処理を終了する(ステップS17)。一方、外部共有者による登録・編集情報である場合、内部グループウェアの外部共有用プログラムは、外部グループウェアから送信された送信データから、内部グループウェアに反映させるデータを抽出し(ステップS14)、データに該当するグループウェアの機能を判別して抽出データが正常なデータかどうか判断する(ステップS15)。
【0050】
上記ステップS15において、機能判別がなされてデータが正常であると判断した場合は、機能ごとに定められたデータ領域に抽出データを書き込む(ステップS16)。また、上記ステップS15において、機能が特定できない等、データが正常でない場合、エラーメッセージを生成して(ステップS18)、情報発信元の外部メンバー向けの同期エラーメッセージを該当する外部グループウェアに対して送信する(ステップS19)。
【0051】
次に、グループウェアで上述の各例に示すごとくの外部との情報共有を行うための具体的な実施例について説明する。
本実施例では、グループウェアのグループ設定に、“外部共有グループ”を新規に設け、外部と情報を共有するメンバーを設定する。ここで外部共有グループに設定されたメンバーは、特定の共有情報項目について、情報の登録ないし変更・削除等の編集、及び閲覧を実行することができる。“外部共有グループ”の設定メンバーには、当該グループウェアが稼働する社内のメンバーのみならず、情報共有を行う外部(たとえば他社)の担当者も含めて設定することができる。但し、“外部共有グループ”の構成メンバー各人の社内情報をそのグループ内に公開するものではなく、所定の共有情報項目に関わる情報に関してのみ、上記のごとくの情報登録,編集,閲覧を可能とする。なお、グループウェアにおける“グループ”の概念は、例えば、営業部、総務部、技術部などのように、企業等の組織単位毎に営業部のグループ、技術部のグループなどを設定し、その構成メンバーの情報をグループという単位で取り扱うものである。
【0052】
図10は、グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図で、A社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図10(A)に、B社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図10(B)に示すものである。図10の例では、A社グループウェア40において、“外部共有P”41というグループが作成され、そのグループのメンバーには、社内で関わるメンバーとして、“総務部係長c”41aと“総務部担当者d”41bが登録され、情報共有する外部の担当者として“B社の営業部担当者D”41cが登録されている。
【0053】
また、B社グループウェア50でも、上述のA社と同様の操作によって、社内のメンバーとして“営業部担当者D”51aが設定され、さらに外部のメンバーとして“A社の総務部係長c”51bと“A社の総務部担当者d”51cとが設定されている。これらA社の“総務部係長c”41a及び“総務部担当者d”41bは、A社の社内では総務部に属しているが、業務上外部と情報共有を行うグループ(外部共有P41)にも参加することになり、また、B社の“営業部担当者D”51aも、B社の営業部に属するとともに、業務上情報共有を行うグループ(外部共有P51)にも参加していることになる。
【0054】
次いで、上記の例において設定したスケジュール機能における外部共有グループの概念について説明する。図11は、スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図で、A社における共有グループの表示画面を図11(A)に、B社における共有グループの表示画面を図11(B)に示すものである。図11(A)において、60はA社内“Project(B)”のグループスケジュールの表示画面、61はA社の“担当者a”の個人スケジュール、62はA社の“Project(B)”のグループスケジュール、63はA社の“鈴木花子”の個人スケジュールである。また、図11(B)において、70はB社内“Project(B’)”のグループスケジュール表示画面、71はB社の“担当者b”の個人スケジュール、72は“Project(B’)”のグループスケジュールである。
【0055】
図11に示す例では、A社においてグループ名称“Project(B)”という外部共有グループを設定する。“Project(B)”には、社内メンバーとして“担当者a”、及び“鈴木花子”、外部メンバーとしてB社の“担当者b”が設定されている。そしてB社においても、A社と共有するための“Project(B’)”という外部共有グループを設定する。この“Project(B’)”には、社内メンバーとしてB社の“担当者b”、及び外部メンバーとしてA社の“担当者a”と“鈴木花子”とが設定されている。
【0056】
“Project(B)”に登録しているメンバーは、上述のように、A社内の“担当者a”と“鈴木花子”、及び外部のB社の“担当者b”であるが、A社内のグループウェアでは、B社の“担当者b”の個人スケジュール71を表示することはできない。同様に、B社においても、外部メンバーであるA社の“担当者a”と“鈴木花子”の個人スケジュール61,63を表示することはできない。
【0057】
次にプロジェクト管理機能における外部共有グループの概念について説明する。グループウェアを社内のみで利用する通常のプロジェクト管理機能においては、例えば、総務部や技術部などの1つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトの進捗管理、及びグループの枠を越えて遂行するプロジェクトの進捗管理の何れも実行することができる。ここでは、例えば、利用者のアクセス権限を設定することにより、プロジェクトの対象メンバーを管理することができる。
【0058】
上記の1つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトとしては、例えば、“新機能開発プロジェクト”のように、設計作業、製造作業、試験作業を技術部のメンバーのみで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。また、上記グループの枠を越えて遂行するプロジェクトとしては、“社内レクリエーションプロジェクト”のように、企画作業、準備作業(調達作業)、進行作業などのような、総務部や技術部の枠を越えた様々な部署のメンバーから担当者を選任し、そのメンバーで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。
【0059】
図12は、プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図で、プロジェクト機能におけるプロジェクト一覧表示画面80を図12(A)に、プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面90を図12(B)に示すものである。
【0060】
図12の例では、プロジェクト一覧表示画面80には、プロジェクト名“新規開発P2”と責任者名が表示され、さらに、“基本設計”,“システム設計”“詳細設計”,“プログラム製造”,“組合試験”等の本プロジェクトに関わるタスク名、及び各タスクの担当者名が表示される。そして、各タスクの担当者は、図示しない進捗報告入力画面に担当タスクの進捗状況を入力することで、図12(B)の進捗状況表示画面90に各タスクの進捗一覧が表示され、プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認することができる。
【0061】
図13は、プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。例えば、社外のメンバーと遂行するプロジェクトが発生した場合には、前述したスケジュール機能の場合と同様に、“外部共有グループ”を関係の各社で立ち上げ、同じメンバー登録を行う。
【0062】
本例においては、A社に“パッケージ作成業務”というプロジェクトが発生したものとする。“パッケージ作成業務”には、B社に委託した“箱作成業務”とC社に委託した“CD−ROM作成業務”があり、A社はB社及びC社の業務の進捗を管理し、B社とC社は相互の業務の進捗を把握しておく。
【0063】
すなわち、各社のグループウェアのプロジェクト機能に設定された“パッケージ作成業務”という名称の外部共有グループを設定する。ここでは、B社及びC社の共有メンバー(A社担当(a)、B社担当(b)、C社担当(c))によって登録されたタスクの進捗状況は、A社のプロジェクト管理画面に反映され、各社のタスクの進捗を一元管理することができる。そして、B社及びC社の外部共有メンバーは、A社の管理情報を参照して自社のプロジェクト機能に反映させることができる。
【0064】
図14は、上記プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図で、図中、100はA社で表示されるプロジェクト管理画面、101はB社の進捗状況表示部、102はC社の進捗状況表示部である。B社の進捗状況表示部101において、B社担当者(b)が行う“箱作成業務”についての進捗報告は、B社グループウェアを通じて入力され、A社の“パッケージ作成業務プロジェクト”の1タスクとして一元管理される。また、C社の進捗状況表示部102において、C社担当者(c)が行う“CD−ROM作成業務”についての進捗報告は、C社グループウェアを通じて入力されて、A社の“パッケージ作成業務プロジェクト“の1タスクとして一元管理される。
【0065】
図15は、上記A社,B社及びC社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図で、図中、10はA社ネットワーク、20はB社ネットワーク、30はC社ネットワーク、100はA社のプロジェクト管理画面、110はB社の進捗報告画面、120はC社の進捗報告画面である。また、各社の社内ネットワークにおいて、11,21,31はLAN環境、12,22,32はグループウェアサーバ、13,23,33は端末装置である。
【0066】
B社の担当者(b)は、社内ネットワークの端末装置23を用いてプロジェクトのタスクの進捗報告を行う。ここでは、担当者(b)は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面110を開いて自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【0067】
同様に、C社の担当者(c)も自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面120から自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【0068】
プロジェクト管理を行うA社の担当者(a)は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、プロジェクト管理画面100を開くことにより、B社担当者(b)とC社担当(c)が各々各自のグループウェアで入力したタスクの進捗状況が反映された画面を表示させることができる。ここでは、図14と同様に、B社の進捗状況表示部101、及びC社の進捗状況表示部102にこれら各社のタスクの進捗状況が反映されている。
【0069】
次に本発明に適用されるサーバとクライアント(グループウェアサーバと端末装置)間の通信概念について説明する。まずグループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について図16を参照して説明する。図16において、まず、クライアント側のキーボード133の入力に従って、ファイル閲覧の要求がHTMLブラウザソフトウェア131aに入力される(S21)。このような要求は、例えば、
“http://XXXX.neo.co.jp: YYYY/cgi−bin/crm/dnet.cgi を見たい”という要求を実現するためのものである。
【0070】
HTMLブラウザソフトウェア131aは、“XXXX.neo.co.jp のポートYYYYと通信したい“という要求を実現するための情報をTCP/IPソフトウェア134に送る(S22)。TCP/IPソフトウェア134では、グループウェアサーバ12のTCP/IPソフトウェア124とTCPセッションを張り(S23)、HTMLブラウザソフトウェア131aから“/cgi−bin/crm/dnet.cgi”というファイルが欲しいという要求をグループウェアサーバ12のHTTPサーバソフトウェア122に送る(S24)。
【0071】
グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aでは、上記の要求に従って必要なデータをデータ領域121dから取得し、要求されたHTMLファイルを生成し(S25)、生成したファイルを端末装置13のHTMLブラウザソフトウェア131aに送る(S26)。HTMLブラウザソフトウェア131aは、送られてきたHTMLファイルをディスプレイ132に表示させる(S27)。なお、端末装置13において、WWWブラウザ131には、HTMLブラウザソフトウェア131aとともにHTMLクライアントソフトウェア131bが保持され、また、デバイスドライバ135が設定される。またグループウェアサーバ12にもデバイスドライバ125が設定される。
【0072】
図17は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図で、グループウェア間によるデータ通信による同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、メール方式によるデータ通信によって、一方のグループウェアに登録された情報を他の1または複数のグループウェアに送信する方式を採用することができる。
【0073】
ここでは、まず、例えばA社ネットワークの端末装置13から、社内グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる(S31)。CGIプログラム121aは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域121dから取得し、HTMLファイルを生成して端末装置13へ返す(S32)。
【0074】
そしてクライアント13において、外部共有グループの外部共有スケジュールに情報が入力されると(S33)、グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aは、自社内グループウェアのデータ領域121dに格納する(S34)。
【0075】
A社グループウェアサーバ12の外部共有用プログラム121cは、上記格納された外部共有用データを抽出し、登録者情報及び登録内容のデータなどを送信用データとして処理する(S35)。そして、外部共有用プログラム121cは、外部共有グループに登録されている外部メンバーのアドレスを宛先として上記送信用データを送信する(S36)。
【0076】
受け側となったB社グループウェアサーバ22の外部共有用プログラム221cは、送信されたデータがB社グループウェアの外部共有データであるか否かを判別し、外部共有データであった場合には、グループウェアの管理下にあるデータ領域221dに当該情報の書込みを行う(S37)。
【0077】
B社のネットワークに接続された端末装置23から、B社グループウェアサーバのCGIプログラム221aに対してB社グループウェアの起動要求及びスケジュール機能などの起動要求が入力され(S38)、端末装置23が外部共有グループにログインすると、端末装置23では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる(S39)。
【0078】
図18は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図で、グループウェア間の直接アクセスによる同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、一方のグループウェアから他のグループウェアに直接アクセスすることにより、登録された情報を他のグループウェア閲覧して登録する方式を採用することができる。
【0079】
ここでは、まず、例えばA社ネットワークのクライアント(端末装置)13から、社内グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる(S41)。CGIプログラム121aは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域121dから取得し、HTMLファイルを生成してクライアント13へ返す(S42)。
【0080】
A社のクライアント13は、自社内グループウェアの外部共有グループにログインし、例えばスケジュールデータを外部グループウェアに直接登録する場合には、外部の登録先(ここではB社)を選択することで、当該登録先であるB社グループウェアとの接続要求を行う(S43)。
【0081】
B社グループウェアサーバ22では、Webサーバ222が外部共有用プログラム221cに接続要求を渡し、認証された要求か否かを判断する。そしてWebサーバ222は認証が有効であるとき、CGIプログラム221aに指示し、スケジュール画面ファイルを生成させる(S44)。そしてCGIプログラム221aは、生成したスケジュール画面ファイルを外部部共有用プログラム221cに渡し、Webサーバ222経由でA社グループウェアサーバ12に送信する(S45)。
【0082】
A社のクライアント13では、B社グループウェアサーバから送信されたスケジュール画面ファイルを表示し、外部共有スケジュールに情報が入力されると、登録情報は、B社グループウェアサーバ22に送られて(S46)、データ領域221dに格納される(S47)。B社ネットワークの端末装置23が外部共有グループにログインすると、端末装置23では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる(S48)。
【0083】
そして他社(ここではA社)の端末からダイレクトに登録された外部共有データは、最終的には、B社の外部共有用プログラム221cが、登録者のアドレス及びIDなどの情報と共に通信用データ形式に変換して、メールサーバ223経由でA社のグループウェアと同期をとるようにする(S49)。
【0084】
なお、図17及び図18において、122,222はWebサーバ、123,223はメールサーバ、126,226はファイヤーウォール、127,227はルータであり、これら機能は公知でありその説明は省略する。
【0085】
次に、上述のごとくの外部との情報共有を行うことで、画期的利用が見込まれるグループウェアの機能について説明する。
【0086】
(スケジュール機能)
本発明に関わる情報共有機能は、上述のごとくグループウェアのスケジュール機能に適用することにより、高い利便性をユーザに提供することができる。図19は、スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。会社等が外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務において、打合せや進捗会議などの予定情報などの業務スケジュールを外部の担当者と共有管理(同一情報として管理)することで、常に同一の予定情報を把握しておくことができる。スケジュール管理機能で共有する情報は、会議などの「日付/時間/場所/予定内容」等を設定することができる。例えば、スケジュール表示画面の外部共有表示部140には、登録された外部メンバーと共有しているスケジュール情報が表示される。また、ユーザは、外部共有表示部140に表示されている各情報についてそれぞれ詳細情報141を確認することができる。
【0087】
(プロジェクト管理機能)
上述の例で説明したように、本発明に関わる情報共有機能をグループウェアのプロジェクト管理機能に適用することによってユーザに高い利便性を提供できる。例えば、外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務の進捗状況を管理するプロジェクト管理機能において、本発明に関わる外部との情報共有機能を適用する。この場合、外部共有プロジェクトを設定し、協業する担当者間でプロジェクトのタスク進捗情報を共有管理し、外部の担当者からの進捗状況情報を各々のグループウェアで直接登録することにより、プロジェクトのタスク進捗を共有メンバー間でリアルタイムに且つ正確に把握することができるようになる。
【0088】
(回覧板機能)
グループウェアにおける回覧板機能は、社内通知や通達事項を1対多で通知する機能であり、本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、回覧されたメンバー一人一人がコメントを返すことができるため、コメントを通達できているか否か、すなわち相手が回覧を読んだかどうかがリアルタイムに把握できる。電子メールでは送信相手先がメールを確認したかどうかを把握することはできない。
【0089】
図20は、回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。回覧板機能において、外部共有グループと登録しているメンバーに対して、例えば、会議開催について事前に都合を確認したい場合や、重要事項の通知で、確実に全員に通知する必要がある場合には、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【0090】
例えば、図20の例では、回覧板機能表示画面150において、起案者(a)によって起案され、回覧を行った回覧情報151に対する確認返答152は、共有情報として直ちに共有メンバーによる閲覧が可能である。図20の例では、3人の共有メンバーから確認返答152があった状態を示すが、さらに他の共有メンバーのコメントも共有情報として参照可能とすることができる。
【0091】
(電子会議室機能)
電子会議室機能に本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、外部共有グループに登録しているメンバーに対して、会議開催に関する都合を事前に確認したい場合や、重要事項で確実に全員に通知する必要がある場合などは、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【0092】
以上、本発明に関わるグループウェア及びグループウェアシステムの実施の形態について説明してきた。ここで上述の例では説明を理解しやすくするためにグループウェアが稼働するクローズなグループを会社として表現したが、本発明では、勿論会社に限定されることなく、特定の団体、学校、組合、任意のグループ等、グループウェアの機能を利用して情報交換や情報管理を行う主体が適用され得ることはいうまでもない。
【0093】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とし、これによりユーザに対して高い利便性と信頼性とを与えるグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。
【図2】本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。
【図3】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図4】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図5】本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。
【図6】図5に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。
【図7】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図8】利用者情報D1、外部メンバー情報D2、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データD3の具体例について説明するための図である。
【図9】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図10】グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図である。
【図11】スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図である。
【図12】プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図である。
【図13】プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。
【図14】プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図である。
【図15】A社,B社及びC社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図である。
【図16】グループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について説明するための図である。
【図17】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図である。
【図18】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図である。
【図19】スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図20】回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図21】外部との情報共有の具体例について説明するための図である。
【符号の説明】
1…社内共有情報、1a…B社・C社との共有部、1b…B社との共有部、1c…C社との共有部、2…社内共有情報、2a…A社・C社との共有部、2b…A社との共有部、3…社内共有情報、3a…A社・B社との共有部、3b…A社との共有部、10…A社の社内ネットワーク、11,21,31…LAN環境、12,22,32…グループウェアサーバ、13,23,33…端末装置(クライアント)、13a…ブラウザ、14,24…スケジュール表示画面、14a,24a…共有部分、15…インターネット網、16…携帯端末、20…B社の社内ネットワーク、121…グループウェアソフトウェア、121a,221a…CGIプログラム、121b…モバイル用CGIプログラム、121c,221c…外部共有用プログラム、121d,221d…データ領域、122,222…Webサーバ、123,223…メールサーバ、30…C社ネットワーク、40…A社グループウェア、41,51…“外部共有P”、41a…“総務部係長c”、41b…“総務部担当者d”、41c…“B社の営業部担当者D”、50…B社グループウェア、51a…“営業部担当者D”、51b…“A社の総務部係長c”、51c…“A社の総務部担当者d”、60…A社内“Project(B)”のグループスケジュールの表示画面、61…A社の“担当者a”の個人スケジュール、62…A社の“Project(B)”のグループスケジュール、63…A社の関係者の個人スケジュール、70…B社内“Project(B’)”のグループスケジュール表示画面、71…B社の“担当者b”の個人スケジュール、72…“Project(B’)”のグループスケジュール、80…プロジェクト一覧表示画面、90…プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面、100…プロジェクト管理表示画面、101…B社の進捗状況表示部、102…C社の進捗状況表示部である。110…B社の進捗報告画面、120…C社の進捗報告画面、124,134…TCP/IPソフトウェア、125,135…デバイスドライバ、126,226…ファイヤーウォール、127,227…ルータ、131…WWWブラウザ、131a…HTMLブラウザソフトウェア、131b…HTMLクライアントソフトウェア、132…ディスプレイ、133…クライアント側のキーボード、140…外部共有表示部、141…詳細情報、150…回覧板機能表示画面、151…回覧情報、152…確認返答。
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループウェア、グループウェアシステム、該グループウェアを記録した記録媒体に関し、より詳細には、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができるようにしたソフトウェアであるグループウェアと、該グループウェアを実行可能なグループウェアシステム、及び該グループウェアを記録した記録媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】
グループウェアとは、団体や企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するものであり、主な機能に、メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、グループ内のメンバー間および外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバー間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行うための電子会議室機能、グループ全体に広報を行う電子掲示板機能、アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書管理機能、稟議書など複数のメンバーで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー機能などがある。
【0003】
これら従来のグループウェアに属する機能は、通常、電子メール機能を除いて1つの団体や1つの企業内で情報共有やコミュニケーションを行うために用意されたものである。電子メール機能は、例えば、「他社」や「他団体」や「異なるグループウェアで管理されている他部署」などの外部と直接的にコミュニケーションを図る機能であり、その機能は、基本的に文字メッセージを交換するシステムを実現するものである。このシステムは、「郵便」のシステムをコンピュータネットワーク上で行うコミュニケーション手段の一つとして、独立したシステムとして認知されている。
【0004】
例えば、ネオジャパン社のグループウェアである「desknet’s」(デスクネッツ)(商品名)が提供している機能には21機能あるが、その中の幾つかの機能において、外部(1つのグループウェアが管理する範疇外の環境)と情報共有を行う機能・しくみを付加することで、協業などにおける業務情報を一元的且つリアルタイムに管理することができるようになる。ここでは、団体や企業内などクローズした環境で利用しているグループウェア上で、外部との情報交換をダイレクトに行い、常に同一情報を共有管理することができる。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
1つのグループウェアで管理するメンバー内で遂行する業務に関しては、従来のグループウェアによって、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができる。そもそもグループウェアは、基本的に上記のような機能を実現するためのものである。
【0006】
しかしながら、他の管理下にあるグループウェア、例えば、他社や別管理のグループウェアのメンバーとの情報の共有(一元管理による共有)は、現行のグループウェアでは実現されていない。外部との関わりによって遂行する1つのプロジェクト(業務)のスケジュールや進捗状況などは、各企業のそれぞれの担当者が個別に確認し、それぞれが自社のグループウェアに情報登録を行わなければならない。このために、情報を一元化することができず、コミュニケーション不足による情報の不一致も発生する。
【0007】
図21は、外部との情報共有の具体例について説明するための図である。ここでは、協業関係にあるA社、B社及びC社を想定し、A社は、ソフトウェアのパッケージ(箱プラスCD−ROM)を作成する業務(以下、パッケージ製作業務)を協力会社であるB社やC社に対して発注・管理する立場であるものとする。ここで、B社は、パッケージ製作業務の中でも、「箱」の製作をA社から委託され、C社は、パッケージ制作業務の中でも、「CD−ROM」の製作をA社から委託されるものとする。
【0008】
A社の担当者である(a)は、B社やC社に委託した業務についての打合せ日や試作品検査日、最終納品日などのスケジュールを自社グループウェアのスケジュール機能を利用して管理し、また、自社グループウェアのプロジェクト管理機能を利用してB社とC社の進捗状況を管理する。同様にB社とC社の担当者も同内容を各自社内のグループウェアのスケジュール機能に登録して管理する。
【0009】
従来の手法によれば、A社の担当者である(a)は、B社の担当者である(b)やC社の担当者である(c)へそれぞれ個別に連絡し、打合せ日や納期の確認などを行い、A社グループウェアのスケジュール機能にB社とC社のスケジュールを登録管理する。一方、(b)及び(c)も、自社のグループウェアを利用して、(a)に通知した予定を各自がスケジュール機能に登録管理する。例えば、担当者同士で電子メールや電話などで会議日程を確認し、通知したり、訪問のついでなどに会議日程を確認することにより、各自のグループウェアに情報登録を行う。
【0010】
ここでB社の作業やC社の作業の予定に変更が発生した際には、A社担当者(a)に通知するが、管理情報の変更は、各自が自社のグループウェアに登録管理している情報に対して行わなければならないため、変更手続きの手間がそれぞれに発生する。また、万が一情報伝達の不備があった場合には、業務の進捗管理に誤りが生じてしまう。
【0011】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とするグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することを目的とするものである。
【0012】
【課題を解決するための手段】
請求項1の発明は、複数の利用者によるネットワーク上の共同作業を実現するグループウェアにおいて、該グループウェアは、他のネットワークで使用される特定の他の1または複数のグループウェアとの間で特定の情報項目に関する情報共有を可能とする情報共有部を設定可能としたことを特徴としたものである。
【0013】
請求項2の発明は、請求項1の発明において、前記情報共有部は複数設定可能であり、該複数の情報共有部は、それぞれ異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とすることを特徴としたものである。
【0014】
請求項3の発明は、請求項1または2の発明において、前記共有部に保持される情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【0015】
請求項4の発明は、請求項1ないし3のいずれか1の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記情報共有部で情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0016】
請求項5の発明は、請求項1ないし3のいずれか1の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して接続要求を発し、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルに対して情報の登録または編集を受け付け、該情報登録・編集用のファイルを前記他のグループウェアに送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0017】。
請求項6の発明は、請求項1ないし5のいずれか1の発明において、該グループウェアは、前記情報共有部として設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【0018】
請求項7の発明は、請求項1ないし6のいずれか1の発明において、前記情報共有部を設定するグループウェアの機能として、ユーザのスケジュールを管理するためのスケジュール機能、プロジェクトの進捗状況を管理するためのプロジェクト管理機能、利用者間による電子会議室を実施するための電子会議室機能のいずれかまたは複数の機能を用いることを特徴としたものである。
【0019】
請求項8の発明は、複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されてなるグループウェアシステムにおいて、前記サーバは、クライアントからの要求に従って該グループウェアの機能の実行に関わる処理結果を該クライアントに返す処理手段と、データ記憶手段と、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段とを有し、該外部共有処理手段は、前記情報共有を行う情報項目を予め設定し、前記他のグループウェアに接続する外部クライアントからの指示に従って、前記データ記憶手段に対する共有情報の登録,編集及び閲覧を許可することを特徴としたものである。
【0020】
請求項9の発明は、請求項8の発明において、前記外部共有処理手段は、異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とする複数の共有情報を設定可能であることを特徴としたものである。
【0021】
請求項10の発明は、請求項8または9の発明において、前記外部共有処理手段が管理する共有情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【0022】
請求項11の発明は、請求項8ないし10のいずれか1の発明において、前記外部共有処理手段は、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記共有情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【0023】
請求項12の発明は、請求項8ないし10のいずれか1の発明において、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して前記クライアントから接続要求を発し、該クライアントは、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルを受信して該ファイルに対する情報の登録または編集を受け付け、該登録または編集された情報を前記他のグループウェアに送信し、前記サーバは、前記他のグループウェアから送信された登録または編集された情報を受信して共有情報として前記データ記憶手段に記憶させることを特徴としたものである。
【0024】
請求項13の発明は、請求項8ないし12のいずれか1の発明において、前記外部共有処理手段は、前記情報共有可能に設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【0025】
【発明の実施の形態】
図1は、本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。本発明のグループウェアでは、複数社の間における相互の情報共有を可能とするものであるが、本実施形態では、3社の間で情報共有を行うことができる同じ1つの共有部を設け、3社間で相互に情報共有を行う例を説明する。
【0026】
図1において、A社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社及びC社との共有部1aを有している。同様に、B社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報2の一部にA社及びC社との共有部2aを有し、C社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報3の一部にA社及びB社との共有部3aを有している。これら共有部では、同一情報が共有される。
【0027】
情報共有を行う3社間においては、共有情報は、いずれの会社からも登録及び更新・削除等の編集が可能であり、これら共有情報の登録または編集がなされる毎に各社間でデータを送受信することにより、データの同期をとって常に3社で同一の情報を管理することが可能である。ここでは、自社の共有部においてA社が情報の登録もしくは編集を行った場合には、その情報をB社及びC社に送信し、受信したB社及びC社のグループウェアは、それぞれの共有部にその情報を反映することで、B社及びC社では改めて情報登録または編集を行わずに同一の情報をリアルタイムに管理することができる。B社及びC社において共有部に情報登録または編集等を行った場合でも同様の処理を実行する。
【0028】
なお、各社のグループウェア間における共有情報の同期方法として、メールシスシステムを利用した各グループウェア間のデータ送受信を用いる方法や、グループウェア間の直接アクセスによるデータの参照・取得による方法等を適用できる。これらの同期方法の具体例については、後に説明する。
【0029】
図2は、本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。本実施形態は、1社が複数社との間で各々に異なる情報を共有する例を示すもので、1社対2社間で各々異なる2つの共有部を設けた構成を示すものである。図2において、A社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報1を有し、さらにこの一部にB社との共有部1b、及びC社との共有部1cとを有している。また、B社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報2の一部にA社との共有部2bを有し、C社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報3の一部にA社との共有部3bを有している。
【0030】
上記のように、A社は、B社との共有部1b及びC社との共有部1cによってそれぞれ異なる共有情報を複数管理することが可能である。また本実施形態においては、B社とC社間においては共有部を設けていない。
【0031】
上記A社のグループウェアにおいて、B社との共有部1bに対してA社が情報の登録または編集を行った場合には、A社グループウェアはその登録または編集情報をB社のみに送信し、受信したB社グループウェアは、A社との共有部2bにその情報を反映することで、改めてB社グループウェアに情報登録または編集を行う必要なく2社間で同一の情報を管理することができる。また、A社とB社間においては、B社グループウェアのA社との共有部2bに登録された情報も、B社のグループウェアからA社のグループウェアに送信され、A社のグループウェアのB社との共有部1bに登録される。
また、A社とC社間においても、上記A社とB社間との情報共有状態を同様に実現できる。
【0032】
例えば、従来例において説明した図21に示すごとくの例においても、図1もしくは図2に示した実施形態のごとくに、外部と情報共有できる共有部を各社のグループウェア内に設け、その部分に登録した情報は、共有を指定した3社の間で自動的に相互で同期をとって更新されるようにすることにより、常に最新の情報を3社で一元管理することが可能となる。これによって、異なる会社間での情報伝達の不備による誤解や誤りを完全に解消することができるようになる。
【0033】
図3及び図4は、グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図で、A社内のネットワーク概念図を図3(A)に、その端末装置(クライアント)で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図3(B)に示し、さらにB社内のネットワーク概念図を図4(A)に、その端末装置(クライアント)で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図4(B)に示すものである。
【0034】
図3(A)に示すように、A社の社内ネットワーク10はLAN環境11によって構築され、社内ネットワーク10にグループウェアサーバ12と各端末装置(クライアント)13が接続される。各端末装置13では、グループウェアサーバ12との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図3(B)に示すごとくのスケジュール表示画面14をその表示手段に表示させて利用することができる。
【0035】
一方、図4(A)に示すように、B社の社内ネットワーク20はLAN環境21によって構築され、社内ネットワーク20にグループウェアサーバ22と各端末装置(クライアント)23が接続される。各端末装置23では、グループウェアサーバ22との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図4(B)に示すごとくのスケジュール表示画面24をその表示手段に表示させて利用することができる。
【0036】
A社の利用者は、図3(B)に示すスケジュール表示画面14において、共有部分14aと共有する相手先(ここではB社)の設定を行う。これにより、その共有部分14aに登録した情報もしくは登録情報を編集した情報は、設定した共有相手先であるB社に自動送信される。そしてこれらの情報を自動受信したB社では、送信された情報が共有情報であることを認識し、自社のグループウェア内にその情報を反映させて双方の共有部分の情報を完全に同期させる。すなわち、A社のスケジュール表示画面14の共有部分14aで登録/編集された情報は、図4(B)に示すB社のスケジュール表示画面24の共有部分24aに同期して反映される。
【0037】
また、B社においても、図4(B)に示すスケジュール表示画面24で同様の操作を行うことによって、登録または編集情報をA社のスケジュール表示画面14の共有部分14aに同期して反映させることができる。
【0038】
上述のように、共有を行う相手先は予め相互に設定しておく必要がある。例えば、A社はB社を共有相手として設定し、B社はA社を共有相手として設定する。これによって、双方向で情報の登録及び編集が可能で、各共有部分に常に同一の情報を管理することができる。
【0039】
図5は、本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。図5の例では、2社によるグループウェアの一部共有を示している。A社及びB社には、それぞれ社内で情報共有やコミュニケーションを取るための社内用グループウェアが個別に稼働している。A社及びB社とも、それぞれLAN環境11,21による社内ネットワーク10,20が構築され、グループウェアサーバ12,22と端末装置13,23とが社内ネットワーク10,20にそれぞれ接続されている。各社のグループウェアの機能は、グループウェアサーバ12,22に保持したグループウェアソフトウェアによって実現される。
【0040】
ここで、本発明に関わる情報共有を行うために、A社グループウェアサーバ12とB社グループウェアサーバ22とをインターネット網15で接続する。そしてグループウェアソフトウェアに含まれる外部共有用プログラムによって、本発明に関わるグループウェアの情報共有を実現する。
【0041】
図6は、図5に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。グループウェアサーバ12は、クライアントからの要求に従ってグループウェアの機能の実行に関る処理を行う処理手段であるグループウェアソフトウェア121,Webサーバ122、メールサーバ123の3つの機能を備えている。Webサーバ122は、WWWのクライアントである端末装置13のブラウザ13aにファイルやデータを提供する。また、メールサーバ123は、電子メール・システムを構成するための、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などの機能を実現する。
【0042】
グループウェアソフトウェア121には、CGIプログラム121a、モバイル用CGIプログラム121b、外部共有用プログラム121c、及びデータ領域121dが設定される。CGIプログラム121aは、端末装置13のブラウザ13aからの要求に従って、該プログラムの実行結果をブラウザ13aに返す。またモバイル用CGIプログラム121bは、携帯端末16等のモバイル用に設定されたCGIプログラムである。外部共有用プログラム121cは、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段で、外部のグループウェアサーバ22との間で情報共有を行う。
【0043】
なお、図6の例は本発明に適用可能なグループウェアサーバの構成の一例を示すものである。グループウェアサーバ間における情報共有を実現するための他の構成例については、後に詳述する。
【0044】
図7は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、グループウェアで実行した登録・編集を他のグループウェアに対して同期させる処理について説明するものである。ここでは、一部情報共有を行う複数のグループウェアを想定し、処理主体として説明するグループウェアを便宜的に内部グループウェアとし、該内部グループウェアと一部情報共有を行う他のグループウェアを外部グループウェアとする。
【0045】
まず、内部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行されると(ステップS1)、外部共有用プログラムは、まず外部と共有する登録・編集データを取得し(ステップS2)、さらにデータの登録・編集を行った利用者情報(D1)を取得し(ステップS3)、さらに、共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報(D2)を取得する(ステップS4)。
【0046】
図8は、上記利用者情報D1、外部メンバー情報D2、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データD3の具体例について説明するための図である。図8(A)に示す利用者情報D1には“登録者”“会社”“ID”“Password”情報が少なくとも含まれる。また、図8(B)に示す外部情報メンバー情報D2には、“共有者”“会社”“ID”“Password”“アドレス”情報が少なくとも含まれる。また、図8(C)に示す送信用データD3には、上記D1とD2の情報項目及び登録情報の“日付け”“時刻”“内容”等が含まれている。
【0047】
図7のフローチャートに戻って説明する。外部共有用プログラムは、上記ステップS4で共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報(D2)を取得した後、登録情報に含まれる同期方法を判断する(ステップS5)。ここで同期方法がアクセスであれば、外部メンバーを管理する他のグループウェアにアクセスして、登録・編集情報を書き込む処理を行い(ステップS8)、同期方法がデータ送信であれば、登録・編集情報と登録者情報を纏めた上述のごとくの送信用データ(D3)を生成し(ステップS6)、外部メンバーを管理する他のグループウェアへ送信用データを送信する(ステップS7)。外部メンバーを管理する他のグループウェアでは、受信した登録・編集情報を書き込むことにより、送信側のグループウェアと同期した情報管理が実行される。
【0048】
図9は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、外部グループウェアで実行された登録・編集に対する内部グループウェアのデータ同期処理について説明するものである。まず、外部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行され(ステップS11)、共有する登録・編集データが外部グループウェアから内部グループウェアに送信されると(ステップS12)、外部共有用プログラムは、内部グループウェアに設定された外部共有者による登録・編集情報であるかどうかを判断する(ステップS13)。
【0049】
ここで、外部共有者による登録・編集情報ではない場合、内部グループウェアでは、外部グループウェアから送信されたデータを破棄し、処理を終了する(ステップS17)。一方、外部共有者による登録・編集情報である場合、内部グループウェアの外部共有用プログラムは、外部グループウェアから送信された送信データから、内部グループウェアに反映させるデータを抽出し(ステップS14)、データに該当するグループウェアの機能を判別して抽出データが正常なデータかどうか判断する(ステップS15)。
【0050】
上記ステップS15において、機能判別がなされてデータが正常であると判断した場合は、機能ごとに定められたデータ領域に抽出データを書き込む(ステップS16)。また、上記ステップS15において、機能が特定できない等、データが正常でない場合、エラーメッセージを生成して(ステップS18)、情報発信元の外部メンバー向けの同期エラーメッセージを該当する外部グループウェアに対して送信する(ステップS19)。
【0051】
次に、グループウェアで上述の各例に示すごとくの外部との情報共有を行うための具体的な実施例について説明する。
本実施例では、グループウェアのグループ設定に、“外部共有グループ”を新規に設け、外部と情報を共有するメンバーを設定する。ここで外部共有グループに設定されたメンバーは、特定の共有情報項目について、情報の登録ないし変更・削除等の編集、及び閲覧を実行することができる。“外部共有グループ”の設定メンバーには、当該グループウェアが稼働する社内のメンバーのみならず、情報共有を行う外部(たとえば他社)の担当者も含めて設定することができる。但し、“外部共有グループ”の構成メンバー各人の社内情報をそのグループ内に公開するものではなく、所定の共有情報項目に関わる情報に関してのみ、上記のごとくの情報登録,編集,閲覧を可能とする。なお、グループウェアにおける“グループ”の概念は、例えば、営業部、総務部、技術部などのように、企業等の組織単位毎に営業部のグループ、技術部のグループなどを設定し、その構成メンバーの情報をグループという単位で取り扱うものである。
【0052】
図10は、グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図で、A社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図10(A)に、B社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図10(B)に示すものである。図10の例では、A社グループウェア40において、“外部共有P”41というグループが作成され、そのグループのメンバーには、社内で関わるメンバーとして、“総務部係長c”41aと“総務部担当者d”41bが登録され、情報共有する外部の担当者として“B社の営業部担当者D”41cが登録されている。
【0053】
また、B社グループウェア50でも、上述のA社と同様の操作によって、社内のメンバーとして“営業部担当者D”51aが設定され、さらに外部のメンバーとして“A社の総務部係長c”51bと“A社の総務部担当者d”51cとが設定されている。これらA社の“総務部係長c”41a及び“総務部担当者d”41bは、A社の社内では総務部に属しているが、業務上外部と情報共有を行うグループ(外部共有P41)にも参加することになり、また、B社の“営業部担当者D”51aも、B社の営業部に属するとともに、業務上情報共有を行うグループ(外部共有P51)にも参加していることになる。
【0054】
次いで、上記の例において設定したスケジュール機能における外部共有グループの概念について説明する。図11は、スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図で、A社における共有グループの表示画面を図11(A)に、B社における共有グループの表示画面を図11(B)に示すものである。図11(A)において、60はA社内“Project(B)”のグループスケジュールの表示画面、61はA社の“担当者a”の個人スケジュール、62はA社の“Project(B)”のグループスケジュール、63はA社の“鈴木花子”の個人スケジュールである。また、図11(B)において、70はB社内“Project(B’)”のグループスケジュール表示画面、71はB社の“担当者b”の個人スケジュール、72は“Project(B’)”のグループスケジュールである。
【0055】
図11に示す例では、A社においてグループ名称“Project(B)”という外部共有グループを設定する。“Project(B)”には、社内メンバーとして“担当者a”、及び“鈴木花子”、外部メンバーとしてB社の“担当者b”が設定されている。そしてB社においても、A社と共有するための“Project(B’)”という外部共有グループを設定する。この“Project(B’)”には、社内メンバーとしてB社の“担当者b”、及び外部メンバーとしてA社の“担当者a”と“鈴木花子”とが設定されている。
【0056】
“Project(B)”に登録しているメンバーは、上述のように、A社内の“担当者a”と“鈴木花子”、及び外部のB社の“担当者b”であるが、A社内のグループウェアでは、B社の“担当者b”の個人スケジュール71を表示することはできない。同様に、B社においても、外部メンバーであるA社の“担当者a”と“鈴木花子”の個人スケジュール61,63を表示することはできない。
【0057】
次にプロジェクト管理機能における外部共有グループの概念について説明する。グループウェアを社内のみで利用する通常のプロジェクト管理機能においては、例えば、総務部や技術部などの1つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトの進捗管理、及びグループの枠を越えて遂行するプロジェクトの進捗管理の何れも実行することができる。ここでは、例えば、利用者のアクセス権限を設定することにより、プロジェクトの対象メンバーを管理することができる。
【0058】
上記の1つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトとしては、例えば、“新機能開発プロジェクト”のように、設計作業、製造作業、試験作業を技術部のメンバーのみで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。また、上記グループの枠を越えて遂行するプロジェクトとしては、“社内レクリエーションプロジェクト”のように、企画作業、準備作業(調達作業)、進行作業などのような、総務部や技術部の枠を越えた様々な部署のメンバーから担当者を選任し、そのメンバーで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。
【0059】
図12は、プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図で、プロジェクト機能におけるプロジェクト一覧表示画面80を図12(A)に、プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面90を図12(B)に示すものである。
【0060】
図12の例では、プロジェクト一覧表示画面80には、プロジェクト名“新規開発P2”と責任者名が表示され、さらに、“基本設計”,“システム設計”“詳細設計”,“プログラム製造”,“組合試験”等の本プロジェクトに関わるタスク名、及び各タスクの担当者名が表示される。そして、各タスクの担当者は、図示しない進捗報告入力画面に担当タスクの進捗状況を入力することで、図12(B)の進捗状況表示画面90に各タスクの進捗一覧が表示され、プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認することができる。
【0061】
図13は、プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。例えば、社外のメンバーと遂行するプロジェクトが発生した場合には、前述したスケジュール機能の場合と同様に、“外部共有グループ”を関係の各社で立ち上げ、同じメンバー登録を行う。
【0062】
本例においては、A社に“パッケージ作成業務”というプロジェクトが発生したものとする。“パッケージ作成業務”には、B社に委託した“箱作成業務”とC社に委託した“CD−ROM作成業務”があり、A社はB社及びC社の業務の進捗を管理し、B社とC社は相互の業務の進捗を把握しておく。
【0063】
すなわち、各社のグループウェアのプロジェクト機能に設定された“パッケージ作成業務”という名称の外部共有グループを設定する。ここでは、B社及びC社の共有メンバー(A社担当(a)、B社担当(b)、C社担当(c))によって登録されたタスクの進捗状況は、A社のプロジェクト管理画面に反映され、各社のタスクの進捗を一元管理することができる。そして、B社及びC社の外部共有メンバーは、A社の管理情報を参照して自社のプロジェクト機能に反映させることができる。
【0064】
図14は、上記プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図で、図中、100はA社で表示されるプロジェクト管理画面、101はB社の進捗状況表示部、102はC社の進捗状況表示部である。B社の進捗状況表示部101において、B社担当者(b)が行う“箱作成業務”についての進捗報告は、B社グループウェアを通じて入力され、A社の“パッケージ作成業務プロジェクト”の1タスクとして一元管理される。また、C社の進捗状況表示部102において、C社担当者(c)が行う“CD−ROM作成業務”についての進捗報告は、C社グループウェアを通じて入力されて、A社の“パッケージ作成業務プロジェクト“の1タスクとして一元管理される。
【0065】
図15は、上記A社,B社及びC社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図で、図中、10はA社ネットワーク、20はB社ネットワーク、30はC社ネットワーク、100はA社のプロジェクト管理画面、110はB社の進捗報告画面、120はC社の進捗報告画面である。また、各社の社内ネットワークにおいて、11,21,31はLAN環境、12,22,32はグループウェアサーバ、13,23,33は端末装置である。
【0066】
B社の担当者(b)は、社内ネットワークの端末装置23を用いてプロジェクトのタスクの進捗報告を行う。ここでは、担当者(b)は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面110を開いて自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【0067】
同様に、C社の担当者(c)も自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面120から自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【0068】
プロジェクト管理を行うA社の担当者(a)は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、プロジェクト管理画面100を開くことにより、B社担当者(b)とC社担当(c)が各々各自のグループウェアで入力したタスクの進捗状況が反映された画面を表示させることができる。ここでは、図14と同様に、B社の進捗状況表示部101、及びC社の進捗状況表示部102にこれら各社のタスクの進捗状況が反映されている。
【0069】
次に本発明に適用されるサーバとクライアント(グループウェアサーバと端末装置)間の通信概念について説明する。まずグループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について図16を参照して説明する。図16において、まず、クライアント側のキーボード133の入力に従って、ファイル閲覧の要求がHTMLブラウザソフトウェア131aに入力される(S21)。このような要求は、例えば、
“http://XXXX.neo.co.jp: YYYY/cgi−bin/crm/dnet.cgi を見たい”という要求を実現するためのものである。
【0070】
HTMLブラウザソフトウェア131aは、“XXXX.neo.co.jp のポートYYYYと通信したい“という要求を実現するための情報をTCP/IPソフトウェア134に送る(S22)。TCP/IPソフトウェア134では、グループウェアサーバ12のTCP/IPソフトウェア124とTCPセッションを張り(S23)、HTMLブラウザソフトウェア131aから“/cgi−bin/crm/dnet.cgi”というファイルが欲しいという要求をグループウェアサーバ12のHTTPサーバソフトウェア122に送る(S24)。
【0071】
グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aでは、上記の要求に従って必要なデータをデータ領域121dから取得し、要求されたHTMLファイルを生成し(S25)、生成したファイルを端末装置13のHTMLブラウザソフトウェア131aに送る(S26)。HTMLブラウザソフトウェア131aは、送られてきたHTMLファイルをディスプレイ132に表示させる(S27)。なお、端末装置13において、WWWブラウザ131には、HTMLブラウザソフトウェア131aとともにHTMLクライアントソフトウェア131bが保持され、また、デバイスドライバ135が設定される。またグループウェアサーバ12にもデバイスドライバ125が設定される。
【0072】
図17は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図で、グループウェア間によるデータ通信による同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、メール方式によるデータ通信によって、一方のグループウェアに登録された情報を他の1または複数のグループウェアに送信する方式を採用することができる。
【0073】
ここでは、まず、例えばA社ネットワークの端末装置13から、社内グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる(S31)。CGIプログラム121aは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域121dから取得し、HTMLファイルを生成して端末装置13へ返す(S32)。
【0074】
そしてクライアント13において、外部共有グループの外部共有スケジュールに情報が入力されると(S33)、グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aは、自社内グループウェアのデータ領域121dに格納する(S34)。
【0075】
A社グループウェアサーバ12の外部共有用プログラム121cは、上記格納された外部共有用データを抽出し、登録者情報及び登録内容のデータなどを送信用データとして処理する(S35)。そして、外部共有用プログラム121cは、外部共有グループに登録されている外部メンバーのアドレスを宛先として上記送信用データを送信する(S36)。
【0076】
受け側となったB社グループウェアサーバ22の外部共有用プログラム221cは、送信されたデータがB社グループウェアの外部共有データであるか否かを判別し、外部共有データであった場合には、グループウェアの管理下にあるデータ領域221dに当該情報の書込みを行う(S37)。
【0077】
B社のネットワークに接続された端末装置23から、B社グループウェアサーバのCGIプログラム221aに対してB社グループウェアの起動要求及びスケジュール機能などの起動要求が入力され(S38)、端末装置23が外部共有グループにログインすると、端末装置23では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる(S39)。
【0078】
図18は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図で、グループウェア間の直接アクセスによる同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、一方のグループウェアから他のグループウェアに直接アクセスすることにより、登録された情報を他のグループウェア閲覧して登録する方式を採用することができる。
【0079】
ここでは、まず、例えばA社ネットワークのクライアント(端末装置)13から、社内グループウェアサーバ12のCGIプログラム121aに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる(S41)。CGIプログラム121aは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域121dから取得し、HTMLファイルを生成してクライアント13へ返す(S42)。
【0080】
A社のクライアント13は、自社内グループウェアの外部共有グループにログインし、例えばスケジュールデータを外部グループウェアに直接登録する場合には、外部の登録先(ここではB社)を選択することで、当該登録先であるB社グループウェアとの接続要求を行う(S43)。
【0081】
B社グループウェアサーバ22では、Webサーバ222が外部共有用プログラム221cに接続要求を渡し、認証された要求か否かを判断する。そしてWebサーバ222は認証が有効であるとき、CGIプログラム221aに指示し、スケジュール画面ファイルを生成させる(S44)。そしてCGIプログラム221aは、生成したスケジュール画面ファイルを外部部共有用プログラム221cに渡し、Webサーバ222経由でA社グループウェアサーバ12に送信する(S45)。
【0082】
A社のクライアント13では、B社グループウェアサーバから送信されたスケジュール画面ファイルを表示し、外部共有スケジュールに情報が入力されると、登録情報は、B社グループウェアサーバ22に送られて(S46)、データ領域221dに格納される(S47)。B社ネットワークの端末装置23が外部共有グループにログインすると、端末装置23では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる(S48)。
【0083】
そして他社(ここではA社)の端末からダイレクトに登録された外部共有データは、最終的には、B社の外部共有用プログラム221cが、登録者のアドレス及びIDなどの情報と共に通信用データ形式に変換して、メールサーバ223経由でA社のグループウェアと同期をとるようにする(S49)。
【0084】
なお、図17及び図18において、122,222はWebサーバ、123,223はメールサーバ、126,226はファイヤーウォール、127,227はルータであり、これら機能は公知でありその説明は省略する。
【0085】
次に、上述のごとくの外部との情報共有を行うことで、画期的利用が見込まれるグループウェアの機能について説明する。
【0086】
(スケジュール機能)
本発明に関わる情報共有機能は、上述のごとくグループウェアのスケジュール機能に適用することにより、高い利便性をユーザに提供することができる。図19は、スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。会社等が外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務において、打合せや進捗会議などの予定情報などの業務スケジュールを外部の担当者と共有管理(同一情報として管理)することで、常に同一の予定情報を把握しておくことができる。スケジュール管理機能で共有する情報は、会議などの「日付/時間/場所/予定内容」等を設定することができる。例えば、スケジュール表示画面の外部共有表示部140には、登録された外部メンバーと共有しているスケジュール情報が表示される。また、ユーザは、外部共有表示部140に表示されている各情報についてそれぞれ詳細情報141を確認することができる。
【0087】
(プロジェクト管理機能)
上述の例で説明したように、本発明に関わる情報共有機能をグループウェアのプロジェクト管理機能に適用することによってユーザに高い利便性を提供できる。例えば、外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務の進捗状況を管理するプロジェクト管理機能において、本発明に関わる外部との情報共有機能を適用する。この場合、外部共有プロジェクトを設定し、協業する担当者間でプロジェクトのタスク進捗情報を共有管理し、外部の担当者からの進捗状況情報を各々のグループウェアで直接登録することにより、プロジェクトのタスク進捗を共有メンバー間でリアルタイムに且つ正確に把握することができるようになる。
【0088】
(回覧板機能)
グループウェアにおける回覧板機能は、社内通知や通達事項を1対多で通知する機能であり、本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、回覧されたメンバー一人一人がコメントを返すことができるため、コメントを通達できているか否か、すなわち相手が回覧を読んだかどうかがリアルタイムに把握できる。電子メールでは送信相手先がメールを確認したかどうかを把握することはできない。
【0089】
図20は、回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。回覧板機能において、外部共有グループと登録しているメンバーに対して、例えば、会議開催について事前に都合を確認したい場合や、重要事項の通知で、確実に全員に通知する必要がある場合には、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【0090】
例えば、図20の例では、回覧板機能表示画面150において、起案者(a)によって起案され、回覧を行った回覧情報151に対する確認返答152は、共有情報として直ちに共有メンバーによる閲覧が可能である。図20の例では、3人の共有メンバーから確認返答152があった状態を示すが、さらに他の共有メンバーのコメントも共有情報として参照可能とすることができる。
【0091】
(電子会議室機能)
電子会議室機能に本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、外部共有グループに登録しているメンバーに対して、会議開催に関する都合を事前に確認したい場合や、重要事項で確実に全員に通知する必要がある場合などは、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【0092】
以上、本発明に関わるグループウェア及びグループウェアシステムの実施の形態について説明してきた。ここで上述の例では説明を理解しやすくするためにグループウェアが稼働するクローズなグループを会社として表現したが、本発明では、勿論会社に限定されることなく、特定の団体、学校、組合、任意のグループ等、グループウェアの機能を利用して情報交換や情報管理を行う主体が適用され得ることはいうまでもない。
【0093】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とし、これによりユーザに対して高い利便性と信頼性とを与えるグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。
【図2】本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。
【図3】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図4】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図5】本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。
【図6】図5に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。
【図7】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図8】利用者情報D1、外部メンバー情報D2、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データD3の具体例について説明するための図である。
【図9】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図10】グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図である。
【図11】スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図である。
【図12】プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図である。
【図13】プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。
【図14】プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図である。
【図15】A社,B社及びC社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図である。
【図16】グループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について説明するための図である。
【図17】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図である。
【図18】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図である。
【図19】スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図20】回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図21】外部との情報共有の具体例について説明するための図である。
【符号の説明】
1…社内共有情報、1a…B社・C社との共有部、1b…B社との共有部、1c…C社との共有部、2…社内共有情報、2a…A社・C社との共有部、2b…A社との共有部、3…社内共有情報、3a…A社・B社との共有部、3b…A社との共有部、10…A社の社内ネットワーク、11,21,31…LAN環境、12,22,32…グループウェアサーバ、13,23,33…端末装置(クライアント)、13a…ブラウザ、14,24…スケジュール表示画面、14a,24a…共有部分、15…インターネット網、16…携帯端末、20…B社の社内ネットワーク、121…グループウェアソフトウェア、121a,221a…CGIプログラム、121b…モバイル用CGIプログラム、121c,221c…外部共有用プログラム、121d,221d…データ領域、122,222…Webサーバ、123,223…メールサーバ、30…C社ネットワーク、40…A社グループウェア、41,51…“外部共有P”、41a…“総務部係長c”、41b…“総務部担当者d”、41c…“B社の営業部担当者D”、50…B社グループウェア、51a…“営業部担当者D”、51b…“A社の総務部係長c”、51c…“A社の総務部担当者d”、60…A社内“Project(B)”のグループスケジュールの表示画面、61…A社の“担当者a”の個人スケジュール、62…A社の“Project(B)”のグループスケジュール、63…A社の関係者の個人スケジュール、70…B社内“Project(B’)”のグループスケジュール表示画面、71…B社の“担当者b”の個人スケジュール、72…“Project(B’)”のグループスケジュール、80…プロジェクト一覧表示画面、90…プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面、100…プロジェクト管理表示画面、101…B社の進捗状況表示部、102…C社の進捗状況表示部である。110…B社の進捗報告画面、120…C社の進捗報告画面、124,134…TCP/IPソフトウェア、125,135…デバイスドライバ、126,226…ファイヤーウォール、127,227…ルータ、131…WWWブラウザ、131a…HTMLブラウザソフトウェア、131b…HTMLクライアントソフトウェア、132…ディスプレイ、133…クライアント側のキーボード、140…外部共有表示部、141…詳細情報、150…回覧板機能表示画面、151…回覧情報、152…確認返答。
Claims (13)
- 複数の利用者によるネットワーク上の共同作業を実現するグループウェアにおいて、該グループウェアは、他のネットワークで使用される特定の他の1または複数のグループウェアとの間で特定の情報項目に関する情報共有を可能とする情報共有部を設定可能としたことを特徴とするグループウェア。
- 請求項1に記載のグループウェアにおいて、前記情報共有部は複数設定可能であり、該複数の情報共有部は、それぞれ異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とすることを特徴とするグループウェア。
- 請求項1または2に記載のグループウェアにおいて、前記共有部に保持される情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴とするグループウェア。
- 請求項1ないし3のいずれか1に記載のグループウェアにおいて、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記情報共有部で情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴とするグループウェア。
- 請求項1ないし3のいずれか1に記載のグループウェアにおいて、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して接続要求を発し、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルに対して情報の登録または編集を受け付け、該情報登録・編集用のファイルを前記他のグループウェアに送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴とするグループウェア。
- 請求項1ないし5のいずれか1に記載のグループウェアにおいて、該グループウェアは、前記情報共有部として設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴とするグループウェア。
- 請求項1ないし6のいずれか1に記載のグループウェアにおいて、前記情報共有部を設定するグループウェアの機能として、ユーザのスケジュールを管理するためのスケジュール機能、プロジェクトの進捗状況を管理するためのプロジェクト管理機能、利用者間による電子会議室を実施するための電子会議室機能のいずれかまたは複数の機能を用いることを特徴とするグループウェア。
- 複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されてなるグループウェアシステムにおいて、前記サーバは、クライアントからの要求に従って該グループウェアの機能の実行に関わる処理結果を該クライアントに返す処理手段と、データ記憶手段と、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段とを有し、該外部共有処理手段は、前記情報共有を行う情報項目を予め設定し、前記他のグループウェアに接続する外部クライアントからの指示に従って、前記データ記憶手段に対する共有情報の登録,編集及び閲覧を許可することを特徴とするグループウェアシステム。
- 請求項8に記載のグループウェアシステムにおいて、前記外部共有処理手段は、異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とする複数の共有情報を設定可能であることを特徴とするグループウェアシステム。
- 請求項8または9に記載のグループウェアシステムにおいて、前記外部共有処理手段が管理する共有情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴とするグループウェアシステム。
- 請求項8ないし10のいずれか1に記載のグループウェアシステムにおいて、前記外部共有処理手段は、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記共有情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴とするグループウェアシステム。
- 請求項8ないし10のいずれか1に記載のグループウェアシステムにおいて、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して前記クライアントから接続要求を発し、該クライアントは、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルを受信して該ファイルに対する情報の登録または編集を受け付け、該登録または編集された情報を前記他のグループウェアに送信し、前記サーバは、前記他のグループウェアから送信された登録または編集された情報を受信して共有情報として前記データ記憶手段に記憶させることを特徴とするグループウェアシステム。
- 請求項8ないし12のいずれか1に記載のグループウェアにおいて、前記外部共有処理手段は、前記情報共有可能に設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴とするグループウェアシステム。
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