JP2004240587A - 受付案内装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】内部情報を知られることなく、訪問相手の情報を認識可能な受付案内装置を提供することを課題とする。
【解決手段】来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置2であって、訪問相手側が来訪予定者に関する情報を入力するための来訪予定情報入力手段と、この来訪予定者に関する情報と訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶する記憶手段(データベース)19と、来訪者が来訪者に関する情報を入力するための来訪者情報入力手段(名刺スキャナ)14と、記憶手段19に記憶されている来訪予定者に関する情報と来訪者情報入力手段14で入力された来訪者に関する情報とを照合し、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、記憶手段19から当該一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を取得する制御手段(制御部)18とを備える。
【選択図】 図3
【解決手段】来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置2であって、訪問相手側が来訪予定者に関する情報を入力するための来訪予定情報入力手段と、この来訪予定者に関する情報と訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶する記憶手段(データベース)19と、来訪者が来訪者に関する情報を入力するための来訪者情報入力手段(名刺スキャナ)14と、記憶手段19に記憶されている来訪予定者に関する情報と来訪者情報入力手段14で入力された来訪者に関する情報とを照合し、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、記憶手段19から当該一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を取得する制御手段(制御部)18とを備える。
【選択図】 図3
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置に関する。
【0002】
【従来の技術】
会社や事務所等の受付の中には、来訪者を無人で受け付ける受付がある。このような無人化された受付には、訪問相手(担当者)に対して来訪者が受付に来ていることを知らせるために、内線電話表及び内線電話機あるいは受付案内装置等が設置されている。例えば、受付案内装置の場合(非特許文献1、非特許文献2、非特許文献3参照)、来訪者は、受付案内装置に備えられるタッチパネルディスプレイ等の入力手段から氏名等の訪問相手の情報を入力する。すると、受付案内装置では、その入力された訪問相手の情報に基づいて訪問相手が使用している内線電話機の内線番号を検索し、来訪者用の通話装置とその内線電話機との電話回線を接続して来訪者と訪問相手とが通話可能な状態とする。
【0003】
【非特許文献1】
中央電子株式会社(CEC)、製品情報>コンピュータアプリケーション>受付案内システム(CRS−3010)、インターネット<http://www.cec.co.jp/CEC/products/com/crs3010.html>
【0004】
【非特許文献2】
三菱電機エンジニアリング株式会社、製品家電>コンピュータ案内呼出システム(コンコンコール)、インターネット<http://www.mee.co.jp/pro/sales/call/call.html>
【0005】
【非特許文献3】
株式会社NTTファシリティーズ、商品・サービス>FRONT ASSIST(スケルトンタイプ無人受付システム)、インターネット<http://www.ntt−f.co.jp/ps/fr−assist/index.html>
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の受付案内装置では、来訪者に訪問相手の氏名を入力させる際、社内の全従業員の氏名を五十音順あるいは社内の組織を階層順にタッチパネルディスプレイに表示し、選択形式により入力させる場合がある。この場合、会社の内部情報が社外に漏洩することになり、セキュリティ上の問題がある。
【0007】
そこで、本発明は、内部情報を知られることなく、訪問相手の情報を認識可能な受付案内装置を提供することを課題とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る受付案内装置は、来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置であって、訪問相手側が来訪予定者に関する情報を入力するための来訪予定情報入力手段と、来訪予定情報入力手段で入力された来訪予定者に関する情報と訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶する記憶手段と、来訪者が来訪者に関する情報を入力するための来訪者情報入力手段と、記憶手段に記憶されている来訪予定者に関する情報と来訪者情報入力手段で入力された来訪者に関する情報とを照合し、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、記憶手段から当該一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を取得し、当該取得した訪問相手に関する情報に基づいて訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する制御手段とを備えることを特徴とする。
【0009】
この受付案内装置では、ある者が訪問する予定がある場合、訪問相手側の者によって来訪者予定情報入力手段から氏名等の来訪予定者に関する情報が入力されると、その入力された来訪予定者に関する情報と氏名や内線番号等の訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶手段に記憶させる。ある者が訪問した際に、受付案内装置では、その来訪者によって来訪者情報入力手段から氏名等の来訪者に関する情報が入力されると、制御手段によりその入力された来訪者に関する情報と記憶手段に記憶している来訪予定者に関する情報とを照合する。そして、受付案内装置では、その照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段によりその一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を記憶手段から取得し、その訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する。そのため、この受付案内装置では、訪問相手側の内部情報を来訪者に開示することはなく訪問相手を認識することができ、来訪者に対して内部情報が漏洩しない。なお、訪問相手に対する来訪者が訪問したことの通知には、訪問相手に対して直接通知される以外にも、訪問相手が席を外している場合、訪問相手の秘書等に通知される場合、通知手段と訪問相手の居る場所とが離れている場合等の要因によって訪問相手が他の者から間接的に通知される場合も含む。また、訪問相手への通知方法としては、音声出力による通知、パーソナルコンピュータ(以下、パソコンと記載する)等への画面表示による通知、メールによる通知、あるいは、訪問相手と来訪者との電話回線を自動接続することによる通知等の様々な方法がある。
【0010】
なお、来訪者に関する情報は、来訪者を特定することができる情報であり、来訪者の氏名、会社名(事務所名)、会社の電話番号、自宅の電話番号、携帯電話番号、E−mailアドレス、会社の郵便番号、自宅の郵便番号等の1つ又は複数の情報からなる。訪問相手側は、訪問相手以外にも、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手にかかわる者も含む。来訪予定者に関する情報は、訪問してくる予定の者を特定することができる情報であり、来訪予定者の氏名、会社名(事務所名)、会社の電話番号、自宅の電話番号、E−mailアドレス、会社の郵便番号、自宅の郵便番号等の1つ又は複数の情報からなる。訪問相手に関する情報は、訪問相手を特定することができる情報であり、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手に付与されているID、訪問相手の氏名、内線電話番号、携帯電話番号、E−mailアドレス等である。
【0011】
本発明の上記受付案内装置は、来訪者が通話するための通話手段を備え、制御手段を、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、通話手段と一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が通話可能な通話手段との回線を接続するように構成してもよい。
【0012】
この受付案内装置では、照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段により来訪者が通話するための通話手段と訪問相手が通話可能な通話手段との回線を接続する。そのため、来訪者とっては、訪問相手との通話が自動的に可能となり、内線電話番号を調べる等の煩わしい作業が不要となる。
【0013】
なお、訪問相手が通話可能な通話手段は、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手が通常使用している通話手段であり、訪問相手に割り当てられている内線電話機、訪問相手の周辺に設置されている内線電話機、訪問相手が携帯している携帯電話等である。
【0014】
本発明の上記受付案内装置は、音声出力手段を備え、制御手段を、音声出力手段から来訪者に対して案内メッセージを音声出力させるように構成してもよい。
【0015】
この受付案内装置では、来訪者に対して来訪者情報の入力方法や訪問相手との通話が可能になったこと等の様々な情報を音声出力手段から案内メッセージとして音声出力する。そのため、来訪者にとっては、案内メッセージにより、受付案内装置に対する操作等を簡単に行うことができ、無人でもスムーズに訪問相手に取り次いでもらうことができる。
【0016】
本発明の上記受付案内装置は、制御手段を、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段から来訪者が訪問したことを音声出力させるように構成してもよい。
【0017】
この受付案内装置では、照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段により訪問相手側に備えられる音声出力手段から来訪者が訪問したことを音声出力する。そのため、訪問相手は、来訪者が訪問した情報を簡単に認識することができる。
【0018】
なお、訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段は、訪問相手が聞くことが可能な音声を出力する音声出力手段であり、上記した訪問相手が通話可能な通話手段における音声出力部、訪問相手が使用しているパソコンに備えられる音声出力部、訪問相手周辺に配備されているスピーカ等がある。
【0019】
本発明の上記受付案内装置は、来訪者情報入力手段を、名刺を読み取る名刺読取手段と、名刺読取手段で読み取った画像から文字を認識し、来訪者に関する情報を特定する文字認識手段とを備える構成としてもよい。
【0020】
この受付案内装置では、ある来訪者が訪問した際に、来訪者によって名刺が入力されると、名刺読取手段により名刺の記載内容を画像として読み取り、文字認識手段によりその画像から記載内容の文字を認識し、名刺に記載されている氏名等の来訪者情報を特定する。そのため、来訪者にとっては、来訪者情報を入力するために名刺を入力するだけなので、入力操作が非常に簡単でかつスピーディである。
【0021】
本発明の上記受付案内装置は、表示手段を備え、制御手段を、表示手段に来訪者に対する案内画面を表示出力させるように構成してもよい。
【0022】
この受付案内装置では、来訪者に対して来訪者情報の入力方法や訪問相手との通話が可能になったこと等の様々な情報を表示手段に案内画面として表示出力する。そのため、来訪者にとっては、案内画面により、受付案内装置に対する操作等を簡単に行うことができ、無人でもスムーズに訪問相手に取り次いでもらうことができる。
【0023】
本発明の上記受付案内装置は、表示手段が、来訪者が表示画面に対して入力可能なタッチパネルディスプレイであると好適である。
【0024】
この受付案内装置では、表示手段がタッチパネルディスプレイの場合には、来訪者が表示された画面に対して入力することができる。そのため、来訪者による様々な入力が可能となり、案内画面における情報の入力手段や選択手段として、来訪者情報入力手段として、来訪者情報入力手段による来訪者に関する情報の入力エラーが発生した場合にその代用手段としてタッチパネルディスプレイを活用することができる。
【0025】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明に係る受付案内装置の実施の形態を説明する。
【0026】
本実施の形態では、ある会社の受付に設置された受付案内装置と、その受付案内装置に社内に設けられるPBX[Private Branch eXchange]を介して回線接続可能な内線電話機と、受付案内装置に社内のLAN[Local Area Network]を介して接続可能なパソコンとによって受付案内システムを構成している。本実施の形態に係る受付案内装置は、来訪者に対して受付案内をするためのタッチパネルディスプレイとスピーカ、来訪者に関する情報を入力するための名刺スキャナ、来訪者が訪問相手と通話を行うための通話装置を備えている。また、本実施の形態に係る受付案内装置は、来訪予定者に関する情報を入力するためにパソコンにインストールされているWebブラウザを利用する。
【0027】
図1を参照して、受付案内システム1の構成について説明する。図1は、受付案内システムの構成図である。
【0028】
受付案内システム1は、受付において来訪者を無人で対応するためのシステムであり、来訪者をその社内の訪問相手に取り次ぐ。受付案内システム1では、来訪者に対して案内メッセージ及び案内画面によって受付における様々な案内を行う。また、受付案内システム1では、来訪者とその社内の訪問相手との電話回線を自動で接続する。そのために、受付案内システム1は、受付案内装置2、多数の内線電話機3,・・・、PBX4、多数のパソコン5,・・・、ハブ6を備えている。
【0029】
なお、本実施の形態では、内線電話機3が特許請求の範囲に記載する訪問相手が通話可能な通話手段及び訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段に相当する。
【0030】
受付案内装置2は、無人の受付に設置され、フロアに立設している。受付案内装置2は、PBX4に電話線を介して接続するとともに、ハブ6にケーブルを介して接続している。受付案内装置2では、来訪者が訪問した場合、来訪者の操作に応じて案内メッセージを音声出力するとともに案内画面を表示出力する。さらに、受付案内装置2では、来訪者の入力に応じて社内の訪問相手を特定し、社内の訪問相手に来訪者が訪問したことを通知するとともに来訪者と訪問相手との電話回線を接続する。特に、受付案内装置2では、来訪者が名刺を入力した場合、その名刺の記載内容を読み取って来訪者の情報を認識し、その来訪者の情報から訪問相手の情報を特定する。なお、受付案内装置2の構成は、後で詳細に説明する。
【0031】
内線電話機3は、社内の各部署に設置され、PBX4に電話線を介して接続している。内線電話機3では、PBX4を介して他の内線電話機3や外線に回線接続可能であり、他の内線電話機3との通話や外線による通話が可能である。なお、内線電話機3は、内線電話番号を各々有しており、社内の社員個々に割り当てられてもよいし、あるいは、複数の社員毎に割り当てられてもよい。
【0032】
PBX4は、構内交換機であり、公衆電話回線網TNに接続するとともに、内線電話機3,・・・に各電話線を介して接続している。PBX4では、外線と各内線電話機3,・・・との間又は内線電話機3,・・・間の電話回線を接続する。
【0033】
パソコン5は、社内の各部署に設置され、ハブ6にケーブルを介して接続している。パソコン5には、一般の社員が使用する担当者用パソコン5a,・・・と受付案内システム1のシステム管理者が使用するメンテナンス用パソコン5bがある(図3参照)。担当者用パソコン5aは、各社員あるいは各部署に割り当てられており、各社員が行う業務や各部署で行われる業務に使用される。メンテナンス用パソコン5bは、人事部あるいは総務部等の社内の統括部署に割り当てられ、社内の組織情報や社員情報等の各種情報を管理するために使用される。
【0034】
ハブ6は、スター型LANの集線装置であり、受付案内装置2にケーブルを介して接続するとともに、多数のパソコン5,・・・にケーブルを介して接続している。ハブ6では、受付案内装置2と各パソコン5,・・・との間又はパソコン5,・・・間の通信を可能とする。このように、社内には、ハブ6を中心としてLAN7が構築されている。
【0035】
図1〜図5を参照して、受付案内装置2の構成について説明する。図2は、図1の受付案内装置の外観図である。図3は、図1の受付案内装置の構成図である。図4は、図3のデータベースに格納されるデータであり、(a)が来訪者予約データであり、(b)がパスワードデータであり、(c)が社員個人データである。図5は、図1の受付案内装置における画面フローである。
【0036】
受付案内装置2は、装置筐体10に各種装置が取り付けられている。装置筐体10は、大部分が板状であり、一側部及び最下部が肉厚になっている。装置本体10は、その最下部の肉厚部が土台となって、フロア上に固定されている。装置本体10の上部は、各種装置の取付部10aとなっており、画面を来訪者に見易くするために、後方に所定角度折れ曲がっている。取付部10aの一側部の肉厚部分には、通話装置11が取り付けられ、その通話装置11の下側に名刺挿入口12が形成されている。名刺挿入口12の下側には、名刺取出口13が形成されている。さらに、取付部10aの裏側には、名刺挿入口12に繋がるように名刺スキャナ14が取り付けられている。また、取付部10aの板状部分の最上部には、中央にCCD[Charge Coupled Device]カメラ15が取り付けられ、その両側にスピーカ16,16が取り付けられている。取付部10aのCCDカメラ15等の下側には、タッチパネルディスプレイ17が取り付けられている。さらに、そのタッチパネルディスプレイ17の取り付けられている取付部10aの裏側には、制御部18が取り付けられている。
【0037】
なお、本実施の形態では、名刺スキャナ14が特許請求の範囲に記載する名刺読取手段に相当し、制御部18が特許請求の範囲に記載する制御手段に相当し、通話装置11が特許請求の範囲に記載する通話手段に相当、スピーカ16,16及び図示しないアンプが特許請求の範囲に記載する音声出力手段に相当し、タッチパネルディスプレイ17が特許請求の範囲に記載する表示手段に相当する。
【0038】
通話装置11は、ダイヤル機能を有しない電話機であり、PBX4に電話線を介して接続している。通話装置11は、制御部18による回線制御によって、PBX4を介して内線電話機3と電話回線が接続される。
【0039】
名刺挿入口12は、来訪者が名刺を挿入するための挿入口であり、名刺の短辺側を挿入可能な大きさを有している。来訪者によって名刺挿入口12に名刺の一部が挿入されると、名刺が自動で吸い込まれて名刺スキャナ14に送り込まれる。
【0040】
名刺取出口13は、挿入された名刺を取り出すための取出口であり、名刺を全面収納可能な大きさを有している。名刺スキャナ14で名刺が読み取られると、名刺が名刺取出口13に滑り降り、名刺取出口13内に収納された状態となる。
【0041】
名刺スキャナ14は、名刺専用の小型のスキャナである。名刺スキャナ14では、名刺挿入口12から名刺が挿入されると、その名刺の記載内容を画像として読み取って、デジタルの画像データを制御部18に送信する。
【0042】
CCDカメラ15は、来訪者が受付案内装置2の前に立った場合に、来訪者の顔周辺を撮像可能なように取り付けられている。CCDカメラ15では、制御部18からの指令に応じて撮影し、そのデジタルの画像データを制御部18に送信する。
【0043】
スピーカ16では、制御部18から出力され、アンプによって増幅された各種案内メッセージの音声信号を音声出力する。
【0044】
タッチパネルディスプレイ17は、タッチパネルを備える液晶のディスプレイである。タッチパネルディスプレイ17では、制御部18から出力された各種案内画面の映像信号を画面表示する。また、タッチパネルディスプレイ17では、タッチパネルに対して入力されたディスプレイ上の位置情報を入力信号として制御部18に送信する。
【0045】
制御部18は、各種アプリケーションソフトがインストールされたパソコンであり、受付案内装置2を統括制御する。また、パソコンは、画面表示するためにVRAM[Video Random Access Memory]等を備えるとともに、音声出力するために音声合成装置等を備えている。さらに、パソコンは、ハードディスクを備えており、そのハードディスクに各種アプリケーションソフト、各種案内画面の画像データ及び案内メッセージの固定音声データや音声合成用の音声データを格納するとともにデータベース19を構築している。制御部18では、各種アプリケーションソフトを実行することによって、来訪者予約機能、文字認識機能、案内メイン機能、50音選択機能、部署選択機能、建屋案内機能、交通機関案内機能、予約照合機能等を構築している。
【0046】
なお、本実施の形態では、データベース19が特許請求の範囲に記載する記憶手段に相当し、制御部18の来訪者予約機能が特許請求の範囲に記載する来訪予定情報入力手段に相当し、制御部18の文字認識機能が特許請求の範囲に記載する文字認識手段に相当し、名刺挿入口12、名刺取出口13、名刺スキャナ14及び制御部18の文字認識機能によって特許請求の範囲に記載の来訪者情報入力手段を構成する。
【0047】
データベース19には、来訪者予約データ、パスワードデータ及び社員個人データが格納されている。この他にも、データベース19には、社員の氏名(50音順)のデータ、社内の部署(階層化)のデータ、建屋案内のデータ、交通機関のデータ等が格納されている。データベース19に格納されているデータに対するアクセスは、パソコン5から行われる。来訪者予約データ以外のデータに対するアクセスは、メンテナンス用パソコン5bからのみ可能である。来訪者予約データに対するアクセスは、担当者用パソコン5aでも可能である。
【0048】
来訪者予約データは、任意の社員が自分に来客予定が入った場合にその社員によって来訪者予約として来訪者に関する情報や訪問日に関する情報等が登録される。来訪者予約データには、図4(a)に示すように、予約ID、個人ID、来訪者の氏名、その氏名の読み仮名、電話番号、E−mailアドレス、訪問予定日に対する予定開始日と予定終了日、入力日時、備考がある。予約IDは、社員が来訪者予約を登録する毎に制御部18によって付与されるIDであり、予約毎にユニークなIDである。個人IDは、社員個々に付与されているユニークなIDであり、例えば、社員番号である。来訪者の氏名は、来訪者の名刺に記載されている氏名である。読み仮名は、氏名のカタカナによる読み仮名である。電話番号は、来訪者の名刺に記載されている電話番号である。E−mailアドレスは、来訪者の名刺に記載されているE−mailアドレスである。予定開始日は、訪問予定日の開始年月日である。予定終了日は、訪問予定日の終了年月日であり、予定開始日と同日でもよいが、予定開始日以前は登録不可である。入力日時は、登録時に制御部18によって自動入力される。備考は、来訪理由等の来訪に関する他の情報である。来訪者の名刺の記載内容が判らない場合やE−mailアドレス等が記載されていない場合には、登録する社員が判っている情報のみが登録される。なお、来訪者予約データとしては、来訪者に関する情報として名刺に記載されている会社名、FAX番号、郵便番号等の他のデータを有していてもよい。また、来訪者予約データとしては、訪問に関する情報として訪問予定時間、訪問時に使用する社内施設名等の他のデータを有していてもよい。
【0049】
パスワードデータは、来訪者予約データにアクセスする際の社員の認証情報が登録される。パスワードデータは、図4(b)に示すように、個人ID、パスワード、レベルの各データからなる。パスワードは、個人IDと共に認証を行うために利用され、各社員によって設定される。レベルは、担当者かあるいは管理者かが1桁の数値によって設定される。レベルが担当者の場合にはその社員(個人ID)によって登録された来訪者予約データのみアクセス可能であり、管理者の場合には全ての来訪者予約データにアクセス可能である。
【0050】
社員個人データは、個人ID毎の社員情報が登録される。社員個人データには、図4(c)に示すように、個人ID、その個人IDが付与された社員の氏名、その氏名の読み仮名、所属部署、内線番号の各データからなる。読み仮名は、氏名のカタカナによる読み仮名である。なお、社員個人データとしては、各社員と社内で連絡を取るための情報として、E−mailアドレス、携帯電話番号又はPHS番号等のデータを有していてもよい。
【0051】
来訪者予約機能について説明する。来訪者予約機能では、担当者用パソコン5a又はメンテナンス用パソコン5bから来訪者予約データへのアクセス要求があった場合、個人IDとパスワードを入力させる画面のHTML[HyperText Markup Language]ファイルをパソコン5a又は5bに送信する。そして、来訪者予約機能では、パソコン5a又は5bからの入力に応じて認証処理を行い、来訪者予約データへのアクセスが可能か否かを判断する。この際、担当者の場合には新たな来訪者予約データの登録や既に登録されている中でこの担当者の個人IDに該当する来訪者予約データへのアクセスが可能であり、管理者の場合には全ての来訪者予約データに対するアクセスが可能である。ちなみに、データベース19のパスワードデータには、各担当者や管理者の個人IDとパスワードが予め登録されている。
【0052】
アクセス可能と判断すると、来訪者予約機能では、既に登録されている来訪者予約データを編集する場合には、その該当する来訪者予約データの各データを表示した画面のHTMLファイルをパソコン5a又は5bに送信する。そして、来訪者予約機能では、パソコン5a又は5bからの入力に応じて編集されたデータをデータベース19の来訪者予約データに再登録する。新しい来訪者予約データを登録する場合には、来訪者予約機能では、個人ID、来訪者の氏名、その氏名の読み仮名、電話番号、E−mailアドレス、訪問予定日に対する予定開始日と予定終了日、備考を入力するための画面のHTMLファイルをパソコン5a又は5bに送信する。この際、個人IDについては、社員個人データに基づいて生成された個人IDの選択画面から選択するようにしてもよい。そして、来訪者予約機能では、予約ID及び入力日時を自動設定し、パソコン5a又は5bからの入力されたデータをデータベース19の来訪者予約データに新たに登録する。さらに、来訪者予約機能では、編集や登録時において、E−mailアドレスかつ予定開始日及び予定終了日が一致しているデータあるいは来訪者の氏名かつ電話番号かつ予定開始日及び予定終了日が一致しているデータがデータベース19の来訪者予約データに既に登録されている場合、そのデータの登録を不可とする。
【0053】
また、来訪者予約機能では、データベース19の来訪者予約データの予約終了日を監視しており、予定終了日を一日経過したデータをデータベース19の来訪者予約データから削除する。
【0054】
なお、パソコン5a,5bにはWebブラウザがインストールされており、受付案内装置2では、このWebブラウザを利用して各種画面を表示させる。そのために、制御部18では、各種画面を表示させるために、HTMLファイルを各パソコン5a,5bに送信している。
【0055】
文字認識機能について説明する。文字認識機能では、名刺スキャナ14からの画像データに基づいて、名刺に記載されている文字を認識する。そして、文字認識機能では、各文字の配置されている位置やTEL、E−mail等の特定の文字列に基づいて、認識した文字から氏名、電話番号、E−mailアドレスの文字列を特定する。さらに、文字認識機能では、必要に応じて、認識した文字から会社名、FAX番号、郵便番号等の文字列を特定する。
【0056】
案内メイン機能について説明する。案内メイン機能では、来訪者に対する受付案内を行っていない場合、トップ画面として各種待受画面を表示させるために、各種待受画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。待受画面には、「いらっしゃいませ ご案内します 画面にタッチしてください」という案内メッセージが表示される。待受画面において画面にタッチされ、タッチパネルディスプレイ17から画面にタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、案内メイン機能では、メニュー画面を表示させるために、メニュー画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。メニュー画面は、「ご予約のある方」、「名前で探す」、「所属で探す」、「フロアのご案内」、「交通機関のご案内」、「戻る」を表記した各選択ボタンが表示されている。メニュー画面において「ご予約のある方」の選択ボタンにタッチされ、タッチパネルディスプレイ17からその選択ボタンにタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、案内メイン機能では、予約照合機能に移行する。同様に、案内メイン機能では、「名前で探す」の選択ボタンにタッチされた場合には50音選択機能に移行し、「所属で探す」の選択ボタンにタッチされた場合には部署選択機能に移行し、「フロアのご案内」の選択ボタンにタッチされた場合には建屋案内機能に移行し、「交通機関のご案内」選択ボタンにタッチされた場合には交通機関案内機能に移行する。また、案内メイン機能では、「戻る」の選択ボタンにタッチされた場合には、トップ画面(待受画面)を表示させる。
【0057】
50音選択機能について説明する。50音選択機能では、案内メイン機能から移行すると、50音選択画面を表示させるために、50音選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、50音選択機能では、データベース19に格納されている社員の氏名(50音順)のデータに基づいて50音順に配列させた社員の氏名からなる選択画面を表示させるとともに、タッチパネルディスプレイ17への来訪者の入力操作に応じて来訪者の選択する社員を認識する。そして、50音選択機能では、その認識した社員と来訪者との電話回線の接続等の取り次ぎ処理を行う。
【0058】
部署選択機能について説明する。部署選択機能では、案内メイン機能から移行すると、部署選択画面を表示させるために、部署選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、部署選択機能では、データベース19に格納されている社内の部署(階層化)のデータに基づいて部署を階層化した選択画面を表示させるとともに、タッチパネルディスプレイ17への来訪者の入力操作に応じて来訪者の選択する部署及びその部署に所属する社員を認識する。そして、部署選択機能では、その認識した社員と来訪者との電話回線の接続等の取り次ぎ処理を行う。
【0059】
建屋案内機能について説明する。建屋案内機能では、案内メイン機能から移行すると、建屋案内画面を表示させるために、建屋案内画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、建屋案内機能では、データベース19に格納されている建屋案内のデータに基づいて、来訪者が選択したフロアの案内画面を表示させる。
【0060】
交通機関案内機能について説明する。交通機関案内機能では、案内メイン機能から移行すると、交通機関案内選択画面を表示させるために、交通機関案内選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、交通機関案内機能では、データベース19に格納されている交通機関のデータに基づいて、来訪者が選択した交通機関の路線や時刻表等の画面を表示させる。
【0061】
予約照合機能について説明する。予約照合機能では、案内メイン機能から移行すると、名刺読取画面を表示させるために、名刺読取画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。名刺読取画面には、「ご予約を確認します」、「名刺を名刺挿入口に挿入してください」という案内メッセージ及び「戻る」ボタンが表示される。この際、名刺読取画面に表示されている案内メッセージをスピーカ16から音声出力するようにしてもよい。そして、予約読取機能では、名刺を正常に読み取れなかった場合又は名刺に記載内容を正常に認識できなかった場合には、エラー処理に移る。
【0062】
名刺スキャナ14で名刺を正常に読み取れ、文字認識機能で氏名、電話番号、E−mailアドレスを正常に認識した場合、予約照合機能では、データベース19の来訪者予約データの各データと名刺の記載内容との照合を行う。この照合条件としては、E−mailアドレスが一致し、かつ、訪問日(照合を行っている日)が予定開始日から予定終了日までに入っているかの条件、あるいは、名刺にE−mailアドレスがない場合には、来訪者の氏名及び電話番号が一致し、かつ、訪問日が予定開始日から予定終了日までに入っているかの条件である。そして、予約照合機能では、照合において一致するデータが1件もなかった場合、エラー処理に移る。
【0063】
照合において一致するデータが複数ある場合、予約照合機能では、予約選択画面を表示させるために、予約選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。予約選択画面には、「ご予約相手を選択ください」という案内メッセージ及び複数の一致したデータの社員名を各々表記した選択ボタンと「戻る」を表示した選択ボタンが表示される。この際、予約照合機能では、個人IDによりデータベース19の社員個人データを検索し、個人IDが一致したデータの氏名を表記する社員名としている。さらに、予約照合機能では、この案内メッセージを音声出力させるために、この案内メッセージの音声信号をアンプに送信し、さらに、アンプからスピーカ16に送信する。そして、予約選択画面において選択ボタンにタッチされ、タッチパネルディスプレイ17からその選択ボタンにタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、予約照合機能では、その入力信号に基づいて個人ID(社員名)を1つに特定する。
【0064】
照合において一致するデータが1件ある場合又は複数のデータから個人IDを1つ特定した場合、予約照合機能では、オフフック待ち画面を表示させるために、オフフック待ち画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。オフフック待ち画面には、「(来訪者の氏名)さま、いらっしゃいませ。受話器をお取りください」という案内メッセージが表示される。さらに、予約照合機能では、この案内メッセージを音声出力させるために、この案内メッセージの音声信号をアンプに送信し、さらに、アンプからスピーカ16に送信する。音声合成する際、予約照合機能では、音声出力するための来訪者の氏名として来訪者予約データに登録されているカタカナの読み仮名を利用する。また、予約照合機能では、1つに特定された個人IDによりデータベース19の社員個人データを検索し、その個人IDに一致するデータの内線番号を読み出す。そして、予約照合機能では、その内線番号をダイヤルし、該当する内線電話機3との電話回線を接続する。電話回線が接続すると、予約照合機能では、訪問相手である担当者(社員)に来訪者が訪問していることを通知するために、「(社員の氏名)さんへ、(来訪者の氏名)さんが受付にお見えになっています」という案内メッセージを内線電話機3に音声で流すために、この案内メッセージの音声信号を内線電話機3に送信する。音声合成する際、予約照合機能では、音声出力するための社員の氏名として社員個人データに登録されているカタカナの読み仮名を利用する。音声出力後、予約照合機能では、その内線電話機3と通話装置11との電話回線とを接続する。通話装置11による通話が終了すると、予約照合機能では、トップ画面を表示させる(図5参照)。ちなみに、訪問相手である担当者に取り次いだ際に、CCDカメラ15で撮影した来訪者の映像をその担当者が使用している担当者用パソコン5aに表示させるようにしてもよい。
【0065】
エラー処理に移行すると、予約照合機能では、リトライ回数が設定回数を超えているか否かを判定する。設定回数は、名刺の読み取りを行うリトライの最大回数であり、例えば、1〜2回程度が設定される。設定回数を超えていない場合、予約照合機能では、再読取画面を表示させるために、再読取画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信するとともに、リトライ回数を1回分加算する(図5参照)。再読取画面には、名刺読取画面と同様の案内メッセージが表示される。そして、予約読取機能では、再読取画面を表示後、名刺読取画面を表示した後と同様の処理を行う。設定回数を超えている場合、予約照合機能では、オフフック待ち画面を表示させるために、オフフック待ち画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。オフフック待ち画面には、「(来訪者の氏名)さま、いらっしゃいませ。受話器をお取りください」という案内メッセージの他に「予約を確認できなかったので、受付担当者に取り次ぎます」という案内メッセージを表示させる。予約照合機能では、総務等の受付担当者の内線番号をダイヤルし、該当する内線電話機3との電話回線を接続する。電話回線が接続すると、予約照合機能では、受付担当者に来訪者が訪問していることを通知するために、「(来訪者の氏名)さんが受付にお見えになっています」という案内メッセージを内線電話機3に音声で流すために、この案内メッセージの音声信号を内線電話機3に送信する。音声出力後、予約照合機能では、その内線電話機3と通話装置11との電話回線とを接続する。通話装置11による通話が終了すると、予約照合機能では、トップ画面を表示させる(図5参照)。
【0066】
最後に、図1〜図4を参照して、受付案内装置2における動作を図5の画面フローに沿って説明する。この動作説明において、受付案内装置2の制御部18における予約照合機能について図6のフローチャートに沿って説明する。図6は、図3の制御部における予約照合機能を示すフローチャートである。
【0067】
通常、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示している。受付に訪れた来訪者が、そのトップ画面の案内メッセージを読み、タッチパネルディスプレイ17にタッチする。すると、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にメニュー画面を表示するとともに、スピーカ16,16から案内メッセージを音声出力する。来訪者によってそのメニュー画面の「名前で探す」、「所属で探す」、「フロアのご案内」、「交通機関のご案内」のいずれかの選択ボタンが押された場合、受付案内装置2では、50音選択画面、部署選択画面、建屋案内画面、交通機関案内選択画面のいずれかの画面をタッチパネルディスプレイ17に表示する。
【0068】
来訪者によって「ご予約のある方」の選択ボタンが押された場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に名刺読取画面を表示するとともに(S1)、スピーカ16,16から案内メッセージを音声出力する。来訪者が名刺を名刺挿入口12に挿入すると、受付案内装置2では、名刺スキャナ14で名刺の記載内容を読み取り、その画像データから氏名、電話番号、E−mailアドレスの文字列を認識する(S2)。
【0069】
名刺の読み取りが終了すると、受付案内装置2では、名刺を正常に読み取れたか否かを判定する(S3)。正常に読み取れていない場合(正常に文字を認識できなかった場合も含む)、受付案内装置2では、S13のエラー処理に移行する。
【0070】
正常に読み取れた場合、受付案内装置2では、名刺の記載内容(E−mail又は氏名と電話番号)及び訪問日とデータベース19の来訪者予約データに登録されている各予約データとを照合する(S4)。
【0071】
そして、受付案内装置2では、来訪者予約データの中に一致する予約データが有るか否かを判定する(S5)。一致する予約データがない場合、受付案内装置2では、S13のエラー処理に移行する。
【0072】
一致する予約データがある場合、受付案内装置2では、一致する予約データが1件か否かを判定する(S6)。
【0073】
一致する予約データが複数ある場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に予約選択画面を表示するとともに(S7)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する。来訪者が予約選択画面から1つの社員名を選択すると、受付案内装置2では、その社員名から該当する個人IDを認識する。
【0074】
一致する予約データが1件の場合又は来訪者が予約選択画面から社員名を選択した場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にオフフック待ち画面を表示するとともに(S8)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する(S9)。
【0075】
さらに、受付案内装置2では、データベース19の社員個人データから来訪者の訪問相手である担当者の内線番号を読み出し、その内線番号をダイヤルして該当する内線電話機3と回線を接続する(S10)。そして、受付案内装置2では、来訪者が受付まで来ていることを通知するために、回線が接続した内線電話機3に案内メッセージを音声出力する(S11)。
【0076】
音声出力後、受付案内装置2では、その内線電話機3と通話装置11との回線を接続し、担当者と来訪者との通話が可能な状態とする(S12)。通話終了後、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示し、待ち状態となる。
【0077】
エラー処理に移行すると、受付案内装置2では、名刺の読み取りのリトライ回数が設定回数を超えているか否かを判定する(S13)。
【0078】
設定回数を超えていない場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に再読取画面を表示し、S2の処理に移行する(S14)。
【0079】
設定回数を超えた場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にオフフック待ち画面を出力するとともに(S15)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する(S16)。この案内メセージには、予約を確認できた場合の案内メッセージに比べて、予約を確認できなかったので受付担当者に取り次ぐことが追加されている。
【0080】
さらに、受付案内装置2では、受付担当者の内線番号をダイヤルして該当する内線電話機3と回線を接続する(S17)。そして、受付案内装置2では、来訪者が受付まで来ていることを通知するために、回線が接続した内線電話機3に案内メッセージを音声出力する(S18)。
【0081】
音声出力後、受付案内装置2では、その内線電話機3と通話装置11との回線を接続し、受付担当者と来訪者との通話が可能な状態とする(S19)。通話終了後、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示し、待ち状態となる。
【0082】
この受付案内システム1によれば、来訪者予約データを予め登録しておき、来訪者が入力した名刺の記載内容を認識し、その来訪者予約データと名刺の記載内用とを照合することによって、来訪者の訪問相手を特定することができる。そのため、訪問相手を特定するために社内の従業員情報や組織情報等を表示する必要がないので、社内の内部情報が社外に漏洩することなく、セキュリティ性が高い。
【0083】
この受付案内システム1によれば、来訪者の情報を取得するために名刺を利用することによって、来訪者の氏名等を文字入力する必要がないので入力に要する時間が短く、来訪者の複数の情報を短時間で認識することができる。また、来訪者にとっても、訪問相手に取り次いでもらうために、名刺を名刺挿入口12に挿入するだけの簡単な入力だけでよい。さらに、この受付案内システム1では、複数の情報に基づいて照合を行っているので、照合時の精度が高い。
【0084】
また、この受付案内システム1によれば、来訪者に対して案内画面と案内メッセージの音声によって受付案内を行うので、無人でも、来訪者が戸惑うことがなく、安心して操作することができる。さらに、この受付案内システム1は、訪問相手の担当者や受付担当者に対しても案内メッセージを音声によって出力するので、担当者にとっても非常に親切なシステムである。
【0085】
以上、本発明に係る実施の形態について説明したが、本発明は上記実施の形態に限定されることなく様々な形態で実施される。
【0086】
例えば、本実施の形態では名刺スキャナ及び制御部の文字認識機能によって来訪者情報入力手段を構成したが、来訪者が発声した音声を認識する音声認識装置や来訪者が文字を入力するための文字入力装置(タッチパネルディスプレイ、キーボード、テンキー等)等の他の来訪者情報入力手段としてもよい。ちなみに、文字入力装置を用いる場合には、郵便番号や電話番号等の簡単に入力できる情報を入力させると来訪者の負担も少ない。
【0087】
また、本実施の形態ではパソコンにインストールされているWebブラウザを利用して来訪予定情報入力手段を構成したが、パソコンに専用のアプリケーションソフトをインストールすることによって来訪予定情報入力手段を構成してもよいし、受付案内装置本体に専用の来訪予定情報入力手段を組み込む構成でもよい。
【0088】
また、本実施の形態ではタッチパネルディスプレイ、CCDカメラ、スピーカ、通話装置を備える受付案内装置を構成したが、これらの装置は来訪者にとってより親切な受付案内を提供するために設けられており、コスト面等を考慮してこれらの装置のいずれかを備えない構成としてもよいし、あるいは、他の装置を備える構成としてもよい。
【0089】
また、本実施の形態では訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する手段として内線電話機を適用し、その内線電話機に音声で出力することにより通知する構成としたが、訪問相手の携帯電話機に音声で通知する構成、訪問相手が使用しているパソコンにE−mailで通知する構成等の他の構成としてもよい。
【0090】
また、本実施の形態では予約照合機能以外に50音順の氏名や部署で訪問相手を検索する等の機能を備える構成としたが、このような内部情報を開示するような機能を全て排除した受付案内装置としてもよい。
【0091】
また、本実施の形態ではタッチパネルディスプレイによる画面表示とスピーカからの音声出力による案内を行う構成としたが、いずれか一方による案内でもよいし、あるいは、来訪者と訪問相手とが通話できるだけでもよい。
【0092】
また、本実施の形態ではE−mailアドレスかつ訪問日又は来訪者氏名かつ電話番号かつ訪問日を照合する構成としたが、これ以外にも会社名、郵便番号、訪問時間等の他の情報を照合する構成としてもよいし、また、これらの情報を上記以外の組み合わせにより照合する構成としてもよい、あるいは、1つの情報により照合する構成としてもよい。
【0093】
また、本実施の形態では名刺読取エラーが発生した場合には受付者との電話回線を接続する構成としたが、タッチパネルディスプレイから来訪者に関する情報を入力する構成としてもよい。
【0094】
【発明の効果】
本発明によれば、無人化された受付案内において、内部情報を知られることなく、訪問相手の情報を認識することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本実施の形態に係る受付案内システムの構成図である。
【図2】図1の受付案内装置の外観図である。
【図3】図1の受付案内装置の構成図である。
【図4】図3のデータベースに格納されるデータであり、(a)が来訪者予約データであり、(b)がパスワードデータであり、(c)が社員個人データである。
【図5】図1の受付案内装置における画面フローである。
【図6】図3の制御部における予約照合機能を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1…受付案内システム、2…受付案内装置、3…内線電話機、4…PBX、5…パソコン、5a…担当者用パソコン、5b…メンテナンス用パソコン、6…ハブ、7…LAN、10…装置筐体、10a…取付部、11…通話装置、12…名刺挿入口、13…名刺取出口、14…名刺スキャナ、15…CCDカメラ、16…スピーカ、17…タッチパネルディスプレイ、18…制御部、19…データベース
【発明の属する技術分野】
本発明は、来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置に関する。
【0002】
【従来の技術】
会社や事務所等の受付の中には、来訪者を無人で受け付ける受付がある。このような無人化された受付には、訪問相手(担当者)に対して来訪者が受付に来ていることを知らせるために、内線電話表及び内線電話機あるいは受付案内装置等が設置されている。例えば、受付案内装置の場合(非特許文献1、非特許文献2、非特許文献3参照)、来訪者は、受付案内装置に備えられるタッチパネルディスプレイ等の入力手段から氏名等の訪問相手の情報を入力する。すると、受付案内装置では、その入力された訪問相手の情報に基づいて訪問相手が使用している内線電話機の内線番号を検索し、来訪者用の通話装置とその内線電話機との電話回線を接続して来訪者と訪問相手とが通話可能な状態とする。
【0003】
【非特許文献1】
中央電子株式会社(CEC)、製品情報>コンピュータアプリケーション>受付案内システム(CRS−3010)、インターネット<http://www.cec.co.jp/CEC/products/com/crs3010.html>
【0004】
【非特許文献2】
三菱電機エンジニアリング株式会社、製品家電>コンピュータ案内呼出システム(コンコンコール)、インターネット<http://www.mee.co.jp/pro/sales/call/call.html>
【0005】
【非特許文献3】
株式会社NTTファシリティーズ、商品・サービス>FRONT ASSIST(スケルトンタイプ無人受付システム)、インターネット<http://www.ntt−f.co.jp/ps/fr−assist/index.html>
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の受付案内装置では、来訪者に訪問相手の氏名を入力させる際、社内の全従業員の氏名を五十音順あるいは社内の組織を階層順にタッチパネルディスプレイに表示し、選択形式により入力させる場合がある。この場合、会社の内部情報が社外に漏洩することになり、セキュリティ上の問題がある。
【0007】
そこで、本発明は、内部情報を知られることなく、訪問相手の情報を認識可能な受付案内装置を提供することを課題とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る受付案内装置は、来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置であって、訪問相手側が来訪予定者に関する情報を入力するための来訪予定情報入力手段と、来訪予定情報入力手段で入力された来訪予定者に関する情報と訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶する記憶手段と、来訪者が来訪者に関する情報を入力するための来訪者情報入力手段と、記憶手段に記憶されている来訪予定者に関する情報と来訪者情報入力手段で入力された来訪者に関する情報とを照合し、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、記憶手段から当該一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を取得し、当該取得した訪問相手に関する情報に基づいて訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する制御手段とを備えることを特徴とする。
【0009】
この受付案内装置では、ある者が訪問する予定がある場合、訪問相手側の者によって来訪者予定情報入力手段から氏名等の来訪予定者に関する情報が入力されると、その入力された来訪予定者に関する情報と氏名や内線番号等の訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶手段に記憶させる。ある者が訪問した際に、受付案内装置では、その来訪者によって来訪者情報入力手段から氏名等の来訪者に関する情報が入力されると、制御手段によりその入力された来訪者に関する情報と記憶手段に記憶している来訪予定者に関する情報とを照合する。そして、受付案内装置では、その照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段によりその一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を記憶手段から取得し、その訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する。そのため、この受付案内装置では、訪問相手側の内部情報を来訪者に開示することはなく訪問相手を認識することができ、来訪者に対して内部情報が漏洩しない。なお、訪問相手に対する来訪者が訪問したことの通知には、訪問相手に対して直接通知される以外にも、訪問相手が席を外している場合、訪問相手の秘書等に通知される場合、通知手段と訪問相手の居る場所とが離れている場合等の要因によって訪問相手が他の者から間接的に通知される場合も含む。また、訪問相手への通知方法としては、音声出力による通知、パーソナルコンピュータ(以下、パソコンと記載する)等への画面表示による通知、メールによる通知、あるいは、訪問相手と来訪者との電話回線を自動接続することによる通知等の様々な方法がある。
【0010】
なお、来訪者に関する情報は、来訪者を特定することができる情報であり、来訪者の氏名、会社名(事務所名)、会社の電話番号、自宅の電話番号、携帯電話番号、E−mailアドレス、会社の郵便番号、自宅の郵便番号等の1つ又は複数の情報からなる。訪問相手側は、訪問相手以外にも、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手にかかわる者も含む。来訪予定者に関する情報は、訪問してくる予定の者を特定することができる情報であり、来訪予定者の氏名、会社名(事務所名)、会社の電話番号、自宅の電話番号、E−mailアドレス、会社の郵便番号、自宅の郵便番号等の1つ又は複数の情報からなる。訪問相手に関する情報は、訪問相手を特定することができる情報であり、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手に付与されているID、訪問相手の氏名、内線電話番号、携帯電話番号、E−mailアドレス等である。
【0011】
本発明の上記受付案内装置は、来訪者が通話するための通話手段を備え、制御手段を、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、通話手段と一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が通話可能な通話手段との回線を接続するように構成してもよい。
【0012】
この受付案内装置では、照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段により来訪者が通話するための通話手段と訪問相手が通話可能な通話手段との回線を接続する。そのため、来訪者とっては、訪問相手との通話が自動的に可能となり、内線電話番号を調べる等の煩わしい作業が不要となる。
【0013】
なお、訪問相手が通話可能な通話手段は、受付案内装置が設置されている会社や事務所等において訪問相手が通常使用している通話手段であり、訪問相手に割り当てられている内線電話機、訪問相手の周辺に設置されている内線電話機、訪問相手が携帯している携帯電話等である。
【0014】
本発明の上記受付案内装置は、音声出力手段を備え、制御手段を、音声出力手段から来訪者に対して案内メッセージを音声出力させるように構成してもよい。
【0015】
この受付案内装置では、来訪者に対して来訪者情報の入力方法や訪問相手との通話が可能になったこと等の様々な情報を音声出力手段から案内メッセージとして音声出力する。そのため、来訪者にとっては、案内メッセージにより、受付案内装置に対する操作等を簡単に行うことができ、無人でもスムーズに訪問相手に取り次いでもらうことができる。
【0016】
本発明の上記受付案内装置は、制御手段を、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段から来訪者が訪問したことを音声出力させるように構成してもよい。
【0017】
この受付案内装置では、照合の結果、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、制御手段により訪問相手側に備えられる音声出力手段から来訪者が訪問したことを音声出力する。そのため、訪問相手は、来訪者が訪問した情報を簡単に認識することができる。
【0018】
なお、訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段は、訪問相手が聞くことが可能な音声を出力する音声出力手段であり、上記した訪問相手が通話可能な通話手段における音声出力部、訪問相手が使用しているパソコンに備えられる音声出力部、訪問相手周辺に配備されているスピーカ等がある。
【0019】
本発明の上記受付案内装置は、来訪者情報入力手段を、名刺を読み取る名刺読取手段と、名刺読取手段で読み取った画像から文字を認識し、来訪者に関する情報を特定する文字認識手段とを備える構成としてもよい。
【0020】
この受付案内装置では、ある来訪者が訪問した際に、来訪者によって名刺が入力されると、名刺読取手段により名刺の記載内容を画像として読み取り、文字認識手段によりその画像から記載内容の文字を認識し、名刺に記載されている氏名等の来訪者情報を特定する。そのため、来訪者にとっては、来訪者情報を入力するために名刺を入力するだけなので、入力操作が非常に簡単でかつスピーディである。
【0021】
本発明の上記受付案内装置は、表示手段を備え、制御手段を、表示手段に来訪者に対する案内画面を表示出力させるように構成してもよい。
【0022】
この受付案内装置では、来訪者に対して来訪者情報の入力方法や訪問相手との通話が可能になったこと等の様々な情報を表示手段に案内画面として表示出力する。そのため、来訪者にとっては、案内画面により、受付案内装置に対する操作等を簡単に行うことができ、無人でもスムーズに訪問相手に取り次いでもらうことができる。
【0023】
本発明の上記受付案内装置は、表示手段が、来訪者が表示画面に対して入力可能なタッチパネルディスプレイであると好適である。
【0024】
この受付案内装置では、表示手段がタッチパネルディスプレイの場合には、来訪者が表示された画面に対して入力することができる。そのため、来訪者による様々な入力が可能となり、案内画面における情報の入力手段や選択手段として、来訪者情報入力手段として、来訪者情報入力手段による来訪者に関する情報の入力エラーが発生した場合にその代用手段としてタッチパネルディスプレイを活用することができる。
【0025】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明に係る受付案内装置の実施の形態を説明する。
【0026】
本実施の形態では、ある会社の受付に設置された受付案内装置と、その受付案内装置に社内に設けられるPBX[Private Branch eXchange]を介して回線接続可能な内線電話機と、受付案内装置に社内のLAN[Local Area Network]を介して接続可能なパソコンとによって受付案内システムを構成している。本実施の形態に係る受付案内装置は、来訪者に対して受付案内をするためのタッチパネルディスプレイとスピーカ、来訪者に関する情報を入力するための名刺スキャナ、来訪者が訪問相手と通話を行うための通話装置を備えている。また、本実施の形態に係る受付案内装置は、来訪予定者に関する情報を入力するためにパソコンにインストールされているWebブラウザを利用する。
【0027】
図1を参照して、受付案内システム1の構成について説明する。図1は、受付案内システムの構成図である。
【0028】
受付案内システム1は、受付において来訪者を無人で対応するためのシステムであり、来訪者をその社内の訪問相手に取り次ぐ。受付案内システム1では、来訪者に対して案内メッセージ及び案内画面によって受付における様々な案内を行う。また、受付案内システム1では、来訪者とその社内の訪問相手との電話回線を自動で接続する。そのために、受付案内システム1は、受付案内装置2、多数の内線電話機3,・・・、PBX4、多数のパソコン5,・・・、ハブ6を備えている。
【0029】
なお、本実施の形態では、内線電話機3が特許請求の範囲に記載する訪問相手が通話可能な通話手段及び訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段に相当する。
【0030】
受付案内装置2は、無人の受付に設置され、フロアに立設している。受付案内装置2は、PBX4に電話線を介して接続するとともに、ハブ6にケーブルを介して接続している。受付案内装置2では、来訪者が訪問した場合、来訪者の操作に応じて案内メッセージを音声出力するとともに案内画面を表示出力する。さらに、受付案内装置2では、来訪者の入力に応じて社内の訪問相手を特定し、社内の訪問相手に来訪者が訪問したことを通知するとともに来訪者と訪問相手との電話回線を接続する。特に、受付案内装置2では、来訪者が名刺を入力した場合、その名刺の記載内容を読み取って来訪者の情報を認識し、その来訪者の情報から訪問相手の情報を特定する。なお、受付案内装置2の構成は、後で詳細に説明する。
【0031】
内線電話機3は、社内の各部署に設置され、PBX4に電話線を介して接続している。内線電話機3では、PBX4を介して他の内線電話機3や外線に回線接続可能であり、他の内線電話機3との通話や外線による通話が可能である。なお、内線電話機3は、内線電話番号を各々有しており、社内の社員個々に割り当てられてもよいし、あるいは、複数の社員毎に割り当てられてもよい。
【0032】
PBX4は、構内交換機であり、公衆電話回線網TNに接続するとともに、内線電話機3,・・・に各電話線を介して接続している。PBX4では、外線と各内線電話機3,・・・との間又は内線電話機3,・・・間の電話回線を接続する。
【0033】
パソコン5は、社内の各部署に設置され、ハブ6にケーブルを介して接続している。パソコン5には、一般の社員が使用する担当者用パソコン5a,・・・と受付案内システム1のシステム管理者が使用するメンテナンス用パソコン5bがある(図3参照)。担当者用パソコン5aは、各社員あるいは各部署に割り当てられており、各社員が行う業務や各部署で行われる業務に使用される。メンテナンス用パソコン5bは、人事部あるいは総務部等の社内の統括部署に割り当てられ、社内の組織情報や社員情報等の各種情報を管理するために使用される。
【0034】
ハブ6は、スター型LANの集線装置であり、受付案内装置2にケーブルを介して接続するとともに、多数のパソコン5,・・・にケーブルを介して接続している。ハブ6では、受付案内装置2と各パソコン5,・・・との間又はパソコン5,・・・間の通信を可能とする。このように、社内には、ハブ6を中心としてLAN7が構築されている。
【0035】
図1〜図5を参照して、受付案内装置2の構成について説明する。図2は、図1の受付案内装置の外観図である。図3は、図1の受付案内装置の構成図である。図4は、図3のデータベースに格納されるデータであり、(a)が来訪者予約データであり、(b)がパスワードデータであり、(c)が社員個人データである。図5は、図1の受付案内装置における画面フローである。
【0036】
受付案内装置2は、装置筐体10に各種装置が取り付けられている。装置筐体10は、大部分が板状であり、一側部及び最下部が肉厚になっている。装置本体10は、その最下部の肉厚部が土台となって、フロア上に固定されている。装置本体10の上部は、各種装置の取付部10aとなっており、画面を来訪者に見易くするために、後方に所定角度折れ曲がっている。取付部10aの一側部の肉厚部分には、通話装置11が取り付けられ、その通話装置11の下側に名刺挿入口12が形成されている。名刺挿入口12の下側には、名刺取出口13が形成されている。さらに、取付部10aの裏側には、名刺挿入口12に繋がるように名刺スキャナ14が取り付けられている。また、取付部10aの板状部分の最上部には、中央にCCD[Charge Coupled Device]カメラ15が取り付けられ、その両側にスピーカ16,16が取り付けられている。取付部10aのCCDカメラ15等の下側には、タッチパネルディスプレイ17が取り付けられている。さらに、そのタッチパネルディスプレイ17の取り付けられている取付部10aの裏側には、制御部18が取り付けられている。
【0037】
なお、本実施の形態では、名刺スキャナ14が特許請求の範囲に記載する名刺読取手段に相当し、制御部18が特許請求の範囲に記載する制御手段に相当し、通話装置11が特許請求の範囲に記載する通話手段に相当、スピーカ16,16及び図示しないアンプが特許請求の範囲に記載する音声出力手段に相当し、タッチパネルディスプレイ17が特許請求の範囲に記載する表示手段に相当する。
【0038】
通話装置11は、ダイヤル機能を有しない電話機であり、PBX4に電話線を介して接続している。通話装置11は、制御部18による回線制御によって、PBX4を介して内線電話機3と電話回線が接続される。
【0039】
名刺挿入口12は、来訪者が名刺を挿入するための挿入口であり、名刺の短辺側を挿入可能な大きさを有している。来訪者によって名刺挿入口12に名刺の一部が挿入されると、名刺が自動で吸い込まれて名刺スキャナ14に送り込まれる。
【0040】
名刺取出口13は、挿入された名刺を取り出すための取出口であり、名刺を全面収納可能な大きさを有している。名刺スキャナ14で名刺が読み取られると、名刺が名刺取出口13に滑り降り、名刺取出口13内に収納された状態となる。
【0041】
名刺スキャナ14は、名刺専用の小型のスキャナである。名刺スキャナ14では、名刺挿入口12から名刺が挿入されると、その名刺の記載内容を画像として読み取って、デジタルの画像データを制御部18に送信する。
【0042】
CCDカメラ15は、来訪者が受付案内装置2の前に立った場合に、来訪者の顔周辺を撮像可能なように取り付けられている。CCDカメラ15では、制御部18からの指令に応じて撮影し、そのデジタルの画像データを制御部18に送信する。
【0043】
スピーカ16では、制御部18から出力され、アンプによって増幅された各種案内メッセージの音声信号を音声出力する。
【0044】
タッチパネルディスプレイ17は、タッチパネルを備える液晶のディスプレイである。タッチパネルディスプレイ17では、制御部18から出力された各種案内画面の映像信号を画面表示する。また、タッチパネルディスプレイ17では、タッチパネルに対して入力されたディスプレイ上の位置情報を入力信号として制御部18に送信する。
【0045】
制御部18は、各種アプリケーションソフトがインストールされたパソコンであり、受付案内装置2を統括制御する。また、パソコンは、画面表示するためにVRAM[Video Random Access Memory]等を備えるとともに、音声出力するために音声合成装置等を備えている。さらに、パソコンは、ハードディスクを備えており、そのハードディスクに各種アプリケーションソフト、各種案内画面の画像データ及び案内メッセージの固定音声データや音声合成用の音声データを格納するとともにデータベース19を構築している。制御部18では、各種アプリケーションソフトを実行することによって、来訪者予約機能、文字認識機能、案内メイン機能、50音選択機能、部署選択機能、建屋案内機能、交通機関案内機能、予約照合機能等を構築している。
【0046】
なお、本実施の形態では、データベース19が特許請求の範囲に記載する記憶手段に相当し、制御部18の来訪者予約機能が特許請求の範囲に記載する来訪予定情報入力手段に相当し、制御部18の文字認識機能が特許請求の範囲に記載する文字認識手段に相当し、名刺挿入口12、名刺取出口13、名刺スキャナ14及び制御部18の文字認識機能によって特許請求の範囲に記載の来訪者情報入力手段を構成する。
【0047】
データベース19には、来訪者予約データ、パスワードデータ及び社員個人データが格納されている。この他にも、データベース19には、社員の氏名(50音順)のデータ、社内の部署(階層化)のデータ、建屋案内のデータ、交通機関のデータ等が格納されている。データベース19に格納されているデータに対するアクセスは、パソコン5から行われる。来訪者予約データ以外のデータに対するアクセスは、メンテナンス用パソコン5bからのみ可能である。来訪者予約データに対するアクセスは、担当者用パソコン5aでも可能である。
【0048】
来訪者予約データは、任意の社員が自分に来客予定が入った場合にその社員によって来訪者予約として来訪者に関する情報や訪問日に関する情報等が登録される。来訪者予約データには、図4(a)に示すように、予約ID、個人ID、来訪者の氏名、その氏名の読み仮名、電話番号、E−mailアドレス、訪問予定日に対する予定開始日と予定終了日、入力日時、備考がある。予約IDは、社員が来訪者予約を登録する毎に制御部18によって付与されるIDであり、予約毎にユニークなIDである。個人IDは、社員個々に付与されているユニークなIDであり、例えば、社員番号である。来訪者の氏名は、来訪者の名刺に記載されている氏名である。読み仮名は、氏名のカタカナによる読み仮名である。電話番号は、来訪者の名刺に記載されている電話番号である。E−mailアドレスは、来訪者の名刺に記載されているE−mailアドレスである。予定開始日は、訪問予定日の開始年月日である。予定終了日は、訪問予定日の終了年月日であり、予定開始日と同日でもよいが、予定開始日以前は登録不可である。入力日時は、登録時に制御部18によって自動入力される。備考は、来訪理由等の来訪に関する他の情報である。来訪者の名刺の記載内容が判らない場合やE−mailアドレス等が記載されていない場合には、登録する社員が判っている情報のみが登録される。なお、来訪者予約データとしては、来訪者に関する情報として名刺に記載されている会社名、FAX番号、郵便番号等の他のデータを有していてもよい。また、来訪者予約データとしては、訪問に関する情報として訪問予定時間、訪問時に使用する社内施設名等の他のデータを有していてもよい。
【0049】
パスワードデータは、来訪者予約データにアクセスする際の社員の認証情報が登録される。パスワードデータは、図4(b)に示すように、個人ID、パスワード、レベルの各データからなる。パスワードは、個人IDと共に認証を行うために利用され、各社員によって設定される。レベルは、担当者かあるいは管理者かが1桁の数値によって設定される。レベルが担当者の場合にはその社員(個人ID)によって登録された来訪者予約データのみアクセス可能であり、管理者の場合には全ての来訪者予約データにアクセス可能である。
【0050】
社員個人データは、個人ID毎の社員情報が登録される。社員個人データには、図4(c)に示すように、個人ID、その個人IDが付与された社員の氏名、その氏名の読み仮名、所属部署、内線番号の各データからなる。読み仮名は、氏名のカタカナによる読み仮名である。なお、社員個人データとしては、各社員と社内で連絡を取るための情報として、E−mailアドレス、携帯電話番号又はPHS番号等のデータを有していてもよい。
【0051】
来訪者予約機能について説明する。来訪者予約機能では、担当者用パソコン5a又はメンテナンス用パソコン5bから来訪者予約データへのアクセス要求があった場合、個人IDとパスワードを入力させる画面のHTML[HyperText Markup Language]ファイルをパソコン5a又は5bに送信する。そして、来訪者予約機能では、パソコン5a又は5bからの入力に応じて認証処理を行い、来訪者予約データへのアクセスが可能か否かを判断する。この際、担当者の場合には新たな来訪者予約データの登録や既に登録されている中でこの担当者の個人IDに該当する来訪者予約データへのアクセスが可能であり、管理者の場合には全ての来訪者予約データに対するアクセスが可能である。ちなみに、データベース19のパスワードデータには、各担当者や管理者の個人IDとパスワードが予め登録されている。
【0052】
アクセス可能と判断すると、来訪者予約機能では、既に登録されている来訪者予約データを編集する場合には、その該当する来訪者予約データの各データを表示した画面のHTMLファイルをパソコン5a又は5bに送信する。そして、来訪者予約機能では、パソコン5a又は5bからの入力に応じて編集されたデータをデータベース19の来訪者予約データに再登録する。新しい来訪者予約データを登録する場合には、来訪者予約機能では、個人ID、来訪者の氏名、その氏名の読み仮名、電話番号、E−mailアドレス、訪問予定日に対する予定開始日と予定終了日、備考を入力するための画面のHTMLファイルをパソコン5a又は5bに送信する。この際、個人IDについては、社員個人データに基づいて生成された個人IDの選択画面から選択するようにしてもよい。そして、来訪者予約機能では、予約ID及び入力日時を自動設定し、パソコン5a又は5bからの入力されたデータをデータベース19の来訪者予約データに新たに登録する。さらに、来訪者予約機能では、編集や登録時において、E−mailアドレスかつ予定開始日及び予定終了日が一致しているデータあるいは来訪者の氏名かつ電話番号かつ予定開始日及び予定終了日が一致しているデータがデータベース19の来訪者予約データに既に登録されている場合、そのデータの登録を不可とする。
【0053】
また、来訪者予約機能では、データベース19の来訪者予約データの予約終了日を監視しており、予定終了日を一日経過したデータをデータベース19の来訪者予約データから削除する。
【0054】
なお、パソコン5a,5bにはWebブラウザがインストールされており、受付案内装置2では、このWebブラウザを利用して各種画面を表示させる。そのために、制御部18では、各種画面を表示させるために、HTMLファイルを各パソコン5a,5bに送信している。
【0055】
文字認識機能について説明する。文字認識機能では、名刺スキャナ14からの画像データに基づいて、名刺に記載されている文字を認識する。そして、文字認識機能では、各文字の配置されている位置やTEL、E−mail等の特定の文字列に基づいて、認識した文字から氏名、電話番号、E−mailアドレスの文字列を特定する。さらに、文字認識機能では、必要に応じて、認識した文字から会社名、FAX番号、郵便番号等の文字列を特定する。
【0056】
案内メイン機能について説明する。案内メイン機能では、来訪者に対する受付案内を行っていない場合、トップ画面として各種待受画面を表示させるために、各種待受画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。待受画面には、「いらっしゃいませ ご案内します 画面にタッチしてください」という案内メッセージが表示される。待受画面において画面にタッチされ、タッチパネルディスプレイ17から画面にタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、案内メイン機能では、メニュー画面を表示させるために、メニュー画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。メニュー画面は、「ご予約のある方」、「名前で探す」、「所属で探す」、「フロアのご案内」、「交通機関のご案内」、「戻る」を表記した各選択ボタンが表示されている。メニュー画面において「ご予約のある方」の選択ボタンにタッチされ、タッチパネルディスプレイ17からその選択ボタンにタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、案内メイン機能では、予約照合機能に移行する。同様に、案内メイン機能では、「名前で探す」の選択ボタンにタッチされた場合には50音選択機能に移行し、「所属で探す」の選択ボタンにタッチされた場合には部署選択機能に移行し、「フロアのご案内」の選択ボタンにタッチされた場合には建屋案内機能に移行し、「交通機関のご案内」選択ボタンにタッチされた場合には交通機関案内機能に移行する。また、案内メイン機能では、「戻る」の選択ボタンにタッチされた場合には、トップ画面(待受画面)を表示させる。
【0057】
50音選択機能について説明する。50音選択機能では、案内メイン機能から移行すると、50音選択画面を表示させるために、50音選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、50音選択機能では、データベース19に格納されている社員の氏名(50音順)のデータに基づいて50音順に配列させた社員の氏名からなる選択画面を表示させるとともに、タッチパネルディスプレイ17への来訪者の入力操作に応じて来訪者の選択する社員を認識する。そして、50音選択機能では、その認識した社員と来訪者との電話回線の接続等の取り次ぎ処理を行う。
【0058】
部署選択機能について説明する。部署選択機能では、案内メイン機能から移行すると、部署選択画面を表示させるために、部署選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、部署選択機能では、データベース19に格納されている社内の部署(階層化)のデータに基づいて部署を階層化した選択画面を表示させるとともに、タッチパネルディスプレイ17への来訪者の入力操作に応じて来訪者の選択する部署及びその部署に所属する社員を認識する。そして、部署選択機能では、その認識した社員と来訪者との電話回線の接続等の取り次ぎ処理を行う。
【0059】
建屋案内機能について説明する。建屋案内機能では、案内メイン機能から移行すると、建屋案内画面を表示させるために、建屋案内画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、建屋案内機能では、データベース19に格納されている建屋案内のデータに基づいて、来訪者が選択したフロアの案内画面を表示させる。
【0060】
交通機関案内機能について説明する。交通機関案内機能では、案内メイン機能から移行すると、交通機関案内選択画面を表示させるために、交通機関案内選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。さらに、交通機関案内機能では、データベース19に格納されている交通機関のデータに基づいて、来訪者が選択した交通機関の路線や時刻表等の画面を表示させる。
【0061】
予約照合機能について説明する。予約照合機能では、案内メイン機能から移行すると、名刺読取画面を表示させるために、名刺読取画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。名刺読取画面には、「ご予約を確認します」、「名刺を名刺挿入口に挿入してください」という案内メッセージ及び「戻る」ボタンが表示される。この際、名刺読取画面に表示されている案内メッセージをスピーカ16から音声出力するようにしてもよい。そして、予約読取機能では、名刺を正常に読み取れなかった場合又は名刺に記載内容を正常に認識できなかった場合には、エラー処理に移る。
【0062】
名刺スキャナ14で名刺を正常に読み取れ、文字認識機能で氏名、電話番号、E−mailアドレスを正常に認識した場合、予約照合機能では、データベース19の来訪者予約データの各データと名刺の記載内容との照合を行う。この照合条件としては、E−mailアドレスが一致し、かつ、訪問日(照合を行っている日)が予定開始日から予定終了日までに入っているかの条件、あるいは、名刺にE−mailアドレスがない場合には、来訪者の氏名及び電話番号が一致し、かつ、訪問日が予定開始日から予定終了日までに入っているかの条件である。そして、予約照合機能では、照合において一致するデータが1件もなかった場合、エラー処理に移る。
【0063】
照合において一致するデータが複数ある場合、予約照合機能では、予約選択画面を表示させるために、予約選択画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。予約選択画面には、「ご予約相手を選択ください」という案内メッセージ及び複数の一致したデータの社員名を各々表記した選択ボタンと「戻る」を表示した選択ボタンが表示される。この際、予約照合機能では、個人IDによりデータベース19の社員個人データを検索し、個人IDが一致したデータの氏名を表記する社員名としている。さらに、予約照合機能では、この案内メッセージを音声出力させるために、この案内メッセージの音声信号をアンプに送信し、さらに、アンプからスピーカ16に送信する。そして、予約選択画面において選択ボタンにタッチされ、タッチパネルディスプレイ17からその選択ボタンにタッチされたことを示す入力信号が制御部18に送信されると、予約照合機能では、その入力信号に基づいて個人ID(社員名)を1つに特定する。
【0064】
照合において一致するデータが1件ある場合又は複数のデータから個人IDを1つ特定した場合、予約照合機能では、オフフック待ち画面を表示させるために、オフフック待ち画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。オフフック待ち画面には、「(来訪者の氏名)さま、いらっしゃいませ。受話器をお取りください」という案内メッセージが表示される。さらに、予約照合機能では、この案内メッセージを音声出力させるために、この案内メッセージの音声信号をアンプに送信し、さらに、アンプからスピーカ16に送信する。音声合成する際、予約照合機能では、音声出力するための来訪者の氏名として来訪者予約データに登録されているカタカナの読み仮名を利用する。また、予約照合機能では、1つに特定された個人IDによりデータベース19の社員個人データを検索し、その個人IDに一致するデータの内線番号を読み出す。そして、予約照合機能では、その内線番号をダイヤルし、該当する内線電話機3との電話回線を接続する。電話回線が接続すると、予約照合機能では、訪問相手である担当者(社員)に来訪者が訪問していることを通知するために、「(社員の氏名)さんへ、(来訪者の氏名)さんが受付にお見えになっています」という案内メッセージを内線電話機3に音声で流すために、この案内メッセージの音声信号を内線電話機3に送信する。音声合成する際、予約照合機能では、音声出力するための社員の氏名として社員個人データに登録されているカタカナの読み仮名を利用する。音声出力後、予約照合機能では、その内線電話機3と通話装置11との電話回線とを接続する。通話装置11による通話が終了すると、予約照合機能では、トップ画面を表示させる(図5参照)。ちなみに、訪問相手である担当者に取り次いだ際に、CCDカメラ15で撮影した来訪者の映像をその担当者が使用している担当者用パソコン5aに表示させるようにしてもよい。
【0065】
エラー処理に移行すると、予約照合機能では、リトライ回数が設定回数を超えているか否かを判定する。設定回数は、名刺の読み取りを行うリトライの最大回数であり、例えば、1〜2回程度が設定される。設定回数を超えていない場合、予約照合機能では、再読取画面を表示させるために、再読取画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信するとともに、リトライ回数を1回分加算する(図5参照)。再読取画面には、名刺読取画面と同様の案内メッセージが表示される。そして、予約読取機能では、再読取画面を表示後、名刺読取画面を表示した後と同様の処理を行う。設定回数を超えている場合、予約照合機能では、オフフック待ち画面を表示させるために、オフフック待ち画面の映像信号をタッチパネルディスプレイ17に送信する(図5参照)。オフフック待ち画面には、「(来訪者の氏名)さま、いらっしゃいませ。受話器をお取りください」という案内メッセージの他に「予約を確認できなかったので、受付担当者に取り次ぎます」という案内メッセージを表示させる。予約照合機能では、総務等の受付担当者の内線番号をダイヤルし、該当する内線電話機3との電話回線を接続する。電話回線が接続すると、予約照合機能では、受付担当者に来訪者が訪問していることを通知するために、「(来訪者の氏名)さんが受付にお見えになっています」という案内メッセージを内線電話機3に音声で流すために、この案内メッセージの音声信号を内線電話機3に送信する。音声出力後、予約照合機能では、その内線電話機3と通話装置11との電話回線とを接続する。通話装置11による通話が終了すると、予約照合機能では、トップ画面を表示させる(図5参照)。
【0066】
最後に、図1〜図4を参照して、受付案内装置2における動作を図5の画面フローに沿って説明する。この動作説明において、受付案内装置2の制御部18における予約照合機能について図6のフローチャートに沿って説明する。図6は、図3の制御部における予約照合機能を示すフローチャートである。
【0067】
通常、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示している。受付に訪れた来訪者が、そのトップ画面の案内メッセージを読み、タッチパネルディスプレイ17にタッチする。すると、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にメニュー画面を表示するとともに、スピーカ16,16から案内メッセージを音声出力する。来訪者によってそのメニュー画面の「名前で探す」、「所属で探す」、「フロアのご案内」、「交通機関のご案内」のいずれかの選択ボタンが押された場合、受付案内装置2では、50音選択画面、部署選択画面、建屋案内画面、交通機関案内選択画面のいずれかの画面をタッチパネルディスプレイ17に表示する。
【0068】
来訪者によって「ご予約のある方」の選択ボタンが押された場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に名刺読取画面を表示するとともに(S1)、スピーカ16,16から案内メッセージを音声出力する。来訪者が名刺を名刺挿入口12に挿入すると、受付案内装置2では、名刺スキャナ14で名刺の記載内容を読み取り、その画像データから氏名、電話番号、E−mailアドレスの文字列を認識する(S2)。
【0069】
名刺の読み取りが終了すると、受付案内装置2では、名刺を正常に読み取れたか否かを判定する(S3)。正常に読み取れていない場合(正常に文字を認識できなかった場合も含む)、受付案内装置2では、S13のエラー処理に移行する。
【0070】
正常に読み取れた場合、受付案内装置2では、名刺の記載内容(E−mail又は氏名と電話番号)及び訪問日とデータベース19の来訪者予約データに登録されている各予約データとを照合する(S4)。
【0071】
そして、受付案内装置2では、来訪者予約データの中に一致する予約データが有るか否かを判定する(S5)。一致する予約データがない場合、受付案内装置2では、S13のエラー処理に移行する。
【0072】
一致する予約データがある場合、受付案内装置2では、一致する予約データが1件か否かを判定する(S6)。
【0073】
一致する予約データが複数ある場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に予約選択画面を表示するとともに(S7)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する。来訪者が予約選択画面から1つの社員名を選択すると、受付案内装置2では、その社員名から該当する個人IDを認識する。
【0074】
一致する予約データが1件の場合又は来訪者が予約選択画面から社員名を選択した場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にオフフック待ち画面を表示するとともに(S8)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する(S9)。
【0075】
さらに、受付案内装置2では、データベース19の社員個人データから来訪者の訪問相手である担当者の内線番号を読み出し、その内線番号をダイヤルして該当する内線電話機3と回線を接続する(S10)。そして、受付案内装置2では、来訪者が受付まで来ていることを通知するために、回線が接続した内線電話機3に案内メッセージを音声出力する(S11)。
【0076】
音声出力後、受付案内装置2では、その内線電話機3と通話装置11との回線を接続し、担当者と来訪者との通話が可能な状態とする(S12)。通話終了後、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示し、待ち状態となる。
【0077】
エラー処理に移行すると、受付案内装置2では、名刺の読み取りのリトライ回数が設定回数を超えているか否かを判定する(S13)。
【0078】
設定回数を超えていない場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17に再読取画面を表示し、S2の処理に移行する(S14)。
【0079】
設定回数を超えた場合、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にオフフック待ち画面を出力するとともに(S15)、スピーカ16,16からその案内メッセージを音声出力する(S16)。この案内メセージには、予約を確認できた場合の案内メッセージに比べて、予約を確認できなかったので受付担当者に取り次ぐことが追加されている。
【0080】
さらに、受付案内装置2では、受付担当者の内線番号をダイヤルして該当する内線電話機3と回線を接続する(S17)。そして、受付案内装置2では、来訪者が受付まで来ていることを通知するために、回線が接続した内線電話機3に案内メッセージを音声出力する(S18)。
【0081】
音声出力後、受付案内装置2では、その内線電話機3と通話装置11との回線を接続し、受付担当者と来訪者との通話が可能な状態とする(S19)。通話終了後、受付案内装置2では、タッチパネルディスプレイ17にトップ画面を表示し、待ち状態となる。
【0082】
この受付案内システム1によれば、来訪者予約データを予め登録しておき、来訪者が入力した名刺の記載内容を認識し、その来訪者予約データと名刺の記載内用とを照合することによって、来訪者の訪問相手を特定することができる。そのため、訪問相手を特定するために社内の従業員情報や組織情報等を表示する必要がないので、社内の内部情報が社外に漏洩することなく、セキュリティ性が高い。
【0083】
この受付案内システム1によれば、来訪者の情報を取得するために名刺を利用することによって、来訪者の氏名等を文字入力する必要がないので入力に要する時間が短く、来訪者の複数の情報を短時間で認識することができる。また、来訪者にとっても、訪問相手に取り次いでもらうために、名刺を名刺挿入口12に挿入するだけの簡単な入力だけでよい。さらに、この受付案内システム1では、複数の情報に基づいて照合を行っているので、照合時の精度が高い。
【0084】
また、この受付案内システム1によれば、来訪者に対して案内画面と案内メッセージの音声によって受付案内を行うので、無人でも、来訪者が戸惑うことがなく、安心して操作することができる。さらに、この受付案内システム1は、訪問相手の担当者や受付担当者に対しても案内メッセージを音声によって出力するので、担当者にとっても非常に親切なシステムである。
【0085】
以上、本発明に係る実施の形態について説明したが、本発明は上記実施の形態に限定されることなく様々な形態で実施される。
【0086】
例えば、本実施の形態では名刺スキャナ及び制御部の文字認識機能によって来訪者情報入力手段を構成したが、来訪者が発声した音声を認識する音声認識装置や来訪者が文字を入力するための文字入力装置(タッチパネルディスプレイ、キーボード、テンキー等)等の他の来訪者情報入力手段としてもよい。ちなみに、文字入力装置を用いる場合には、郵便番号や電話番号等の簡単に入力できる情報を入力させると来訪者の負担も少ない。
【0087】
また、本実施の形態ではパソコンにインストールされているWebブラウザを利用して来訪予定情報入力手段を構成したが、パソコンに専用のアプリケーションソフトをインストールすることによって来訪予定情報入力手段を構成してもよいし、受付案内装置本体に専用の来訪予定情報入力手段を組み込む構成でもよい。
【0088】
また、本実施の形態ではタッチパネルディスプレイ、CCDカメラ、スピーカ、通話装置を備える受付案内装置を構成したが、これらの装置は来訪者にとってより親切な受付案内を提供するために設けられており、コスト面等を考慮してこれらの装置のいずれかを備えない構成としてもよいし、あるいは、他の装置を備える構成としてもよい。
【0089】
また、本実施の形態では訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する手段として内線電話機を適用し、その内線電話機に音声で出力することにより通知する構成としたが、訪問相手の携帯電話機に音声で通知する構成、訪問相手が使用しているパソコンにE−mailで通知する構成等の他の構成としてもよい。
【0090】
また、本実施の形態では予約照合機能以外に50音順の氏名や部署で訪問相手を検索する等の機能を備える構成としたが、このような内部情報を開示するような機能を全て排除した受付案内装置としてもよい。
【0091】
また、本実施の形態ではタッチパネルディスプレイによる画面表示とスピーカからの音声出力による案内を行う構成としたが、いずれか一方による案内でもよいし、あるいは、来訪者と訪問相手とが通話できるだけでもよい。
【0092】
また、本実施の形態ではE−mailアドレスかつ訪問日又は来訪者氏名かつ電話番号かつ訪問日を照合する構成としたが、これ以外にも会社名、郵便番号、訪問時間等の他の情報を照合する構成としてもよいし、また、これらの情報を上記以外の組み合わせにより照合する構成としてもよい、あるいは、1つの情報により照合する構成としてもよい。
【0093】
また、本実施の形態では名刺読取エラーが発生した場合には受付者との電話回線を接続する構成としたが、タッチパネルディスプレイから来訪者に関する情報を入力する構成としてもよい。
【0094】
【発明の効果】
本発明によれば、無人化された受付案内において、内部情報を知られることなく、訪問相手の情報を認識することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本実施の形態に係る受付案内システムの構成図である。
【図2】図1の受付案内装置の外観図である。
【図3】図1の受付案内装置の構成図である。
【図4】図3のデータベースに格納されるデータであり、(a)が来訪者予約データであり、(b)がパスワードデータであり、(c)が社員個人データである。
【図5】図1の受付案内装置における画面フローである。
【図6】図3の制御部における予約照合機能を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1…受付案内システム、2…受付案内装置、3…内線電話機、4…PBX、5…パソコン、5a…担当者用パソコン、5b…メンテナンス用パソコン、6…ハブ、7…LAN、10…装置筐体、10a…取付部、11…通話装置、12…名刺挿入口、13…名刺取出口、14…名刺スキャナ、15…CCDカメラ、16…スピーカ、17…タッチパネルディスプレイ、18…制御部、19…データベース
Claims (7)
- 来訪者の操作に応じて、来訪者が訪問したことを訪問相手に通知する受付案内装置であって、
訪問相手側が来訪予定者に関する情報を入力するための来訪予定情報入力手段と、
前記来訪予定情報入力手段で入力された来訪予定者に関する情報と訪問相手に関する情報とを関連付けして記憶する記憶手段と、
来訪者が来訪者に関する情報を入力するための来訪者情報入力手段と、
前記記憶手段に記憶されている来訪予定者に関する情報と前記来訪者情報入力手段で入力された来訪者に関する情報とを照合し、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、前記記憶手段から当該一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手に関する情報を取得し、当該取得した訪問相手に関する情報に基づいて訪問相手に対して来訪者が訪問したことを通知する制御手段と
を備えることを特徴とする受付案内装置。 - 来訪者が通話するための通話手段を備え、
前記制御手段は、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、前記通話手段と前記一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が通話可能な通話手段との回線を接続することを特徴とする請求項1に記載する受付案内装置。 - 音声出力手段を備え、
前記制御手段は、前記音声出力手段から来訪者に対して案内メッセージを音声出力させることを特徴とする請求項1又は請求項2に記載する受付案内装置。 - 前記制御手段は、来訪予定者に関する情報の中に来訪者に関する情報と一致する情報がある場合、前記一致した来訪予定者に関する情報に関連付けされている訪問相手が聞き取り可能な音声出力手段から来訪者が訪問したことを音声出力させることを特徴とする請求項1〜請求項3のいずれか1項に記載する受付案内装置。
- 前記来訪者情報入力手段は、
名刺を読み取る名刺読取手段と、
前記名刺読取手段で読み取った画像から文字を認識し、前記来訪者に関する情報を特定する文字認識手段と
を備えることを特徴とする請求項1〜請求項4のいずれか1項に記載する受付案内装置。 - 表示手段を備え、
前記制御手段は、前記表示手段に来訪者に対する案内画面を表示出力させることを特徴とする請求項1〜請求項5のいずれか1項に記載する受付案内装置。 - 前記表示手段は、来訪者が表示画面に対して入力可能なタッチパネルディスプレイであることを特徴とする請求項6に記載する受付案内装置。
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