JP2004199367A - 名刺情報管理システム及び管理プログラム及び会員情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】名刺情報の更新がされた場合に、更新がされたことを好適なタイミングで認知させ、更新された名刺情報を効率良く取得可能な名刺情報管理システムを提供すること。
【解決手段】多数の会員とその顧客の名刺情報を登録するデータベース（ＤＢ）１４を備え、各会員が端末３，４を用いてＤＢ１４にアクセスすることで顧客の名刺情報を確認可能な名刺情報管理システムであって、会員が所有する顧客の名刺の名刺情報をＤＢ１４に登録するデータベース登録手段１３ａと、第１の会員の名刺情報に変更があった場合に、ＤＢ１４に登録されている名刺情報を更新するデータベース更新手段１３ｂと、第１の会員が顧客となっている他の第２の会員に対して、名刺情報が更新されたことを通知する更新通知手段１６とを備え、第２の会員が第１の顧客の名刺情報をＤＢ１４により確認するに際して、更新された名刺情報を確認できるように構成した。
【選択図】 図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、多数の会員及びその会員の顧客の名刺情報を登録するデータベースを備え、各会員が端末を用いて前記データベースにアクセスすることで顧客の名刺情報を確認可能に構成した名刺情報管理システム及び管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ビジネスにおける取引、商談、会議、会合等の人と人が面会する場面において、名刺交換が一般的に行われている。名刺には、その人の氏名、勤務先名、所属部署名、 肩書き、役職、勤務先住所、電話番号、メールアドレス等の名刺情報が記載されている。これらの名刺情報は、必要に応じて、各人が顧客データベースに登録し管理する。
【０００３】
ところで名刺情報は、所属部署名の変更、肩書きの変更等に伴って内容が変更される。名刺情報に変更が生じた場合には、顧客データベースに登録されているデータも更新しなければならない。しかし、名刺情報の変更は、取引等の機会がひんぱんにある場合は、変更された情報を入手しやすいが、取引等の機会があまりない顧客の場合は、名刺情報の変更が生じていたとしても、その事実がすぐには分からないケースが多い。そうすると、例えば、年賀状・挨拶状の指し出しや各種の連絡（書類の発送等) を行う場合に、宛先や肩書きが変更されているにもかかわらず、以前のままの状態で年賀状等の指し出しや連絡をしてしまうことになり不都合が生じる可能性がある。かかる問題点に対処するために、次のような公知技術（特許文献) が知られている。
【０００４】
特許文献１は、オンラインによる名刺交換の名刺処理方法とその装置について開示する。この文献では、人と人が名刺交換をする場合に、直接面会するのではなく、オンライン（ネットワークによる通信）で名刺交換を行うことができる。名刺情報の更新を行う場合には、更新モードにて双方向通信を行うことで、相手（顧客) の名刺データベースの更新が可能である。
【０００５】
特許文献２は、名刺情報管理サーバと名刺カード読み書き装置と電子名刺装置を用いた名刺情報管理システムについて開示する。サーバは名刺情報格納部 (データベース) を備えており、ホストからの指令により名刺情報の新規登録や名刺情報の更新を行う。このシステムの利用者は、名刺カードを所有している。例えば、名刺カードを読み書き装置に装着して名刺情報を指定すると、サーバは指定された名刺情報をデータベースを検索して、抽出された名刺情報を読み書き装置に送り返す。読み書き装置は、取得した名刺情報が更新されたものであれば名刺カードに記録されている名刺情報を書き換えて更新する。これにより、変更後の名刺情報を取得することができる。
【０００６】
【特許文献１】
特開平８−８９６２号公報
【特許文献２】
特開平１０−１０５６１０号公報
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、以上の特許文献１，２に開示されるシステムには、次のような問題点を有する。すなわち、 特許文献１のシステムでは、名刺情報を交換・更新するための双方向通信は個別に行う必要がある。仮に、顧客が１０人いるとすれば、名刺情報を更新してもらうためには、その１０人と個別に通信を行う必要があり、作業が煩雑であり非効率である。
【０００７】
また、特許文献２のシステムでは、名刺情報の確認は名刺カードにより行われるが、名刺情報が更新されているか否かは、名刺カードを読み書き装置等に装着しない限りは知ることができない。仮に、名刺情報の更新がされていない場合は、読み書き装置に名刺カードを装着したとしても、何ら新規な情報を得ることができない。したがって、 確実に更新情報を得ようとすると、ひんぱんに名刺カードの装着を行う必要があり、やはり煩雑である。
【０００８】
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、その課題は、名刺情報（会員情報) の更新がされた場合に、更新がされたことを好適なタイミングで認知させ、更新された名刺情報（会員情報) を効率良く取得可能な名刺情報管理システム及び管理プログラム及び会員情報管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため本発明に係る名刺情報管理システムは、
多数の会員及びその会員の顧客の名刺情報を登録するデータベースを備え、各会員が端末を用いて前記データベースにアクセスすることで顧客の名刺情報を確認可能に構成した名刺情報管理システムであって、
会員の顧客の名刺に記載された名刺情報を前記データベースに登録するデータベース登録手段と、
第１の会員の名刺情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の名刺情報を更新するデータベース更新手段と、
第１の会員が顧客となっている他の第２の会員に対して、第１の会員の名刺情報が更新されたことを通知する更新通知手段とを備え、
第２の会員が第１の顧客の名刺情報を前記データベースにより確認するに際して、更新された名刺情報を確認できるように構成したことを特徴とするものである。
【０００９】
このシステムは、名刺情報に基づいて構築したデータベースを備えている。データベースには、各会員の名刺情報が登録されている。また、各会員の顧客（顧客もまた会員である）の名刺情報も登録されている。ここで第１の会員の名刺情報が更新されてデータベースに登録されると、更新がされたことが、第１の会員が顧客となっている第２の会員に対して通知がされる。ここで第２の会員が複数おれば、複数の第２の会員に対して通知がされることになる。通知の方法として、例えば、電子メールを用いることができる。電子メールの場合は、１日に１回メールを確認するケースが多いので、名刺情報の更新がされたことを、タイミングよく知ることができる。かかる通知がされた後、データベースにアクセスして第１の会員の名刺情報を検索すれば、更新された後の新しい名刺情報を取得することができる。以上のように、 名刺情報の更新がされた場合に、更新がされたことを好適なタイミングで認知させ、更新された名刺情報を効率良く取得可能な名刺情報管理システムを提供することができる。
【００１０】
本発明の好適な実施形態として、 前記更新通知手段による通知をすべての第２の会員に対して行うか、特定の第２の会員に対して行うかを設定する更新通知設定手段を備え、通知を行わない第２の会員については、更新された名刺情報を確認できないように構成したものがあげられる。
【００１１】
更新されたことを通知する場合に、すべての第２の会員に対して通知を行うように設定できるのは当然であるが、その中の一部の第２の会員に対しては、通知を行いたくないというケースもありうる。例えば、取引等の付き合いが消滅したり、関係が疎遠になっているようなケースである。かかる場合に対応するため、通知を行う第２の会員を設定できるようにすることが好ましい。これにより、通知を行いたい人だけに通知をすることができる。通知のされなかった第２の会員については、更新された第１の会員の名刺情報を確認することはできない。
【００１２】
本発明の別の好適な実施形態として、 会員が他の会員の名刺情報を確認するにあたり、当該他の会員の識別情報を入力することにより確認ができるように構成したものがあげられる。
【００１３】
かかる識別情報を用いて入力を行うことで、入力作業を簡素化でき、名刺情報の確認を簡単に行うことができる。
【００１４】
本発明に係る名刺情報管理システムをサーバーにより実現するため、サーバーにインストールされる名刺情報管理プログラムであって、
会員の顧客の名刺に記載された名刺情報を前記データベースに登録する処理と、
第１の会員の名刺情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の名刺情報を更新する処理と、
第１の会員が顧客となっている他の第２の会員に対して、第１の会員の名刺情報が更新されたことを通知する処理とをサーバーに実行させることを特徴とするものである。
かかる構成による名刺情報管理プログラムの作用・効果は、既に述べた通りである。
【００１５】
また、本発明に係る会員情報管理システムは、
会に属する多数の会員の会員情報を登録するデータベースを備え、各会員が端末を用いて前記データベースにアクセスすることで会員の会員情報を確認可能に構成した会員情報管理システムであって、
会員の会員情報を前記データベースに登録するデータベース登録手段と、
第１の会員の会員情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の会員情報を更新するデータベース更新手段と、
第２の会員に対して、第１の会員の会員情報が更新されたことを通知する更新通知手段とを備え、
第２の会員が第１の会員の会員情報を前記データベースにより確認するに際して、更新された会員情報を確認できるように構成したことを特徴とするものである。
【００１６】
さらに、前記更新通知手段による通知をすべての第２の会員に対して行うか、特定の第２の会員に対して行うかを設定する更新通知設定手段を備え、通知を行わない第２の会員については、更新された会員情報を確認できないように構成することが好ましい。
【００１７】
ここで、会（組織、あるいは任意の人の集合体）とは、例えば、同窓会、同期会、学会、趣味の会等々であり、会員情報とは、その会に属する人の、氏名・住所・電話番号・勤務先等の情報である。また会員は、自然人ではなく法人・法人格のない任意の組織でもよい。かかる場合にも名刺情報管理システムと同様に、会員情報の更新がされた場合に、更新がされたことを好適なタイミングで認知させ、更新された会員情報を効率良く取得可能な会員情報管理システムを提供することができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
本発明に係る名刺情報管理システムの好適な実施形態を図面を用いて説明する。図１は、システムの概要を示す模式図である。このシステムは、ビジネスにおいて受け取った顧客の名刺に記載された名刺情報を管理するためのシステムである。
【００１９】
名刺情報管理システム１には、名刺管理サーバ２が設けられており、多数の会員の名刺情報をデータベースの形態で管理している。名刺管理サーバ２は、ネットワークの１例であるインターネット上に配置される。管理される名刺情報は、主として名刺に記載されている事項であり、氏名、勤務先名、所属部署名、肩書き名、勤務先住所、電話番号、ＦＡＸ番号、電子メールアドレス等である。この名刺情報管理システム１を利用したい会員は、予め会員登録する必要がある。会員登録した者だけが、本システムを利用できる。
【００２０】
会員登録した顧客は、自分の持っている端末を用いて、名刺情報管理システム１（名刺管理サーバ２）にアクセスし、データベースを検索することで自分自身の名刺情報と、自分の顧客の名刺情報を確認することができる。端末としては、インターネットができるブラウザを備えていれば何でもよい。図１には、携帯電話３とデスクトップ型のパソコン４が例として示されているが、ノート型パソコンやＰＤＡ等を端末として用いても良い。また、名刺管理サーバ２の管理を行うための管理用のパソコン５が設けられている。
【００２１】
図２は、図１に示す名刺情報管理システム１（名刺管理サーバ２）の機能ブロック構成を示す図である。データ送受信部１０は、端末からのデータを受信したり、端末へデータを送信する機能を有する。通常は、基本ソフトウェア（ＯＳ）が有する機能を利用することができる。データ解析部１１は、送信されてきた種々のデータの解析を行い、これにより、解析結果に応じた処理が行われる。
【００２２】
ホームページデータの要求であれば、データ格納部１２に格納されているホームページデータ（ＨＴＭＬファイル) をアクセス要求のあった端末に送り返す。データベース制御部１３は、データベース１４に対する種々の制御を行う。データベース登録手段１３ａは、新規の会員の名刺情報を登録する。データベース更新手段１３ｂは、既に登録されている会員の名刺情報を新たな名刺情報に更新する。更新通知設定手段１３ｃは、会員の名刺情報を登録するにあたり、自分の名刺情報が更新された場合に、更新された名刺情報の通知を許可する顧客を設定する。設定された内容もデータベース１４に登録される。通常は、会員の顧客全員に対して通知が行われるように設定するが、特定の顧客に対しては更新されたことを通知しないように設定できる。この更新通知の設定変更は、いつでも可能である。
【００２３】
ＨＴＭＬ生成部１５は、ＨＴＭＬファイルを生成して、アクセスしてきた端末３，４に対して返信する。例えば、端末３，４からデータベース１４の名刺情報の検索要請がきた場合、検索結果をＨＴＭＬファイルの形式にして端末３，４に返信する。また、その他のＣＧＩプログラムによる演算結果をＨＴＭＬファイルの形式にして端末３，４に返信する。
【００２４】
更新通知手段１６は、会員の名刺情報が更新された場合に、更新されたことをその会員の顧客に対して通知するための処理を実行する。電子メール作成ソフト１７が設けられており、更新通知手段１６は、電子メールにより会員の顧客に対して通知を行う。通知されるのは、更新通知設定手段１３ｃにより通知することを設定された顧客（会員）に対してのみである。
【００２５】
データベース１４は、ＲＢＤＭＳ（リレーショナル・データベース管理システム）に基づいて構築される。データベース１４に登録されるデータ構成の概念を表１４ａで示している。各会員Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ・・・の氏名と会員の識別情報と、名刺情報としての会社名、肩書き名等と、その会員の顧客名がデータとして記録されている。また、顧客に対して更新された名刺情報の通知を行うか否かが顧客ごとに設定されている。
【００２６】
なお、図２に示される名刺管理サーバ２の機能は、サーバー２にインストールされる名刺情報管理プログラムにより実現することができる。サーバー２へのプログラムのインストール方法は、特定の方法に限定されるものではなく、例えば、図１に示す管理用コンピュータ５からアップロードすることで可能である。あるいは、プログラムが格納された記録媒体を用いてサーバー２に直接インストールしてもよい。
【００２７】
＜名刺情報の登録手順＞
次に、図１，２のシステムを利用して名刺情報の登録を行う手順を図３のフローチャートにより説明する。
【００２８】
まず、名刺情報管理システムを利用しようとする者は、自分の端末３，４を用いて、ブラウザにより所定のＵＲＬを指定し、名刺管理サーバ２のホームページを開く。会員登録が既に済んでいる場合（＃２）は、ステップ＃５に移行する。会員登録がまだでない場合は、会員登録のための画面に移行し、会員登録を行う（＃３）。会員登録に際しては、自分自身の名刺情報を入力する。名刺情報を入力し名刺管理サーバ２に送信すると、サーバー２のデータ解析部１１はデータの解析を行い、 登録のために必要なデータが入力されていると判断すると、ＩＤとパスワードを端末３，４に返信する。ＩＤとパスワードは、ＨＴＭＬファイルで返信してもよいし、電子メールで返信しても良い。このＩＤとパスワードを取得することで、初めて名刺情報管理システムが提供する種々のサービスを利用可能になる。
【００２９】
会員登録が終了すると、自分の顧客の名刺情報を登録することが可能になる。名刺情報の登録を行うためには、名刺情報登録画面に移行する（＃５）。この画面では、顧客単位で名刺情報を入力できるように入力フォームが設定されている。この入力フォームの構成例を図４に示す。この入力フォームは、会員登録を行う場合にも、この入力フォームと同様の構成のフォームを利用できる。
【００３０】
図４において、入力欄の一番上に会員名が表示される。すなわち、 誰の顧客の名刺情報を入力しようとしているのかを直ちに認識できる。それ以下の欄には、名刺に記載されている各種情報を入力する（＃６）。また、最後に、名刺情報が更新された場合に通知をするか否かの設定ができるようになっている。なお、デフォルトでは、通知するに設定されている（＃７）。入力フォームに全ての情報を入力し終わると、画面下の登録ボタンをクリックする。これにより、入力確認画面（不図示）に移行する。この画面にて、入力された名刺情報に誤りはないかチェックする。誤りがなければ、送信ボタンをクリックすると、新規登録情報として名刺管理サーバ２に送信される。会員の顧客の名刺情報として、データベース１４に登録される。次の顧客の名刺情報を入力する場合には（＃８）、ステップ＃６に戻り、 全てを入力し終わるまで同じ手順を繰り返す。
【００３１】
＜名刺情報の更新手順＞
次に、名刺情報の更新を行う場合の手順を図５のフローチャートにより説明する。名刺情報の更新は、例えば、人事異動に伴い所属する部署が変更になったり、昇進等に伴い肩書きが変更になった場合に必要である。まず、会員は、名刺管理サーバ２にアクセスし、ホームページにアクセスする（＃１０）。次に、ＩＤとパスワードを入力する（＃１１）。入力したＩＤとパスワードがＯＫであれば、名刺情報更新画面に移行する（＃１２）。この画面において、更新したい情報の項目を選択する。項目を選択した後、選択した項目の新しいデータを入力する（＃１３）。入力し終わると、更新情報確認画面で入力データが間違えていないかどうかをチェックする（＃１４）。
【００３２】
更新情報に間違いがなければ、更新通知を行う顧客の確認を行う（＃１５）。すなわち、 名刺情報が更新されたことを通知する顧客の確認を行い、ＯＫであれば（＃１６）、ステップ＃１８に移行する。ＯＫでなければ、設定変更を行う（＃１７）。最終的にＯＫとなれば、更新された名刺情報が名刺管理サーバ２に送信され、データベース１４に更新された名刺情報が登録される（＃１８）。そして、更新通知の設定がされた顧客に対して、更新通知の電子メールが送信される（＃１９）。なお、更新通知は、会員登録されている顧客に対してのみ行うようにしている。会員登録されていなければ、更新通知の設定を行っていても通知は行われない。
【００３３】
図１にも示しているが、会員であるＡさん（第１の会員に相当）の名刺情報が更新されたとする。Ａさんの顧客には、ＢさんやＣさん（第２の会員に相当）が含まれている。Ａさんの名刺情報が更新されると、ＢさんやＣさんに更新通知がされ、その後にＢさんやＣさんがＡさんの名刺情報を検索すると、更新後の情報を見ることができる。なお、更新通知がされなかった場合は、新しい名刺情報を見ることはできず、従前のままの名刺情報しか見ることができない。
【００３４】
＜データベース検索＞
次に、データベース１４の検索手順を簡単に説明する。まず、ホームページにアクセスした後、ＩＤとパスワードを入力し、データベース検索画面に移行する。ここで、検索したい顧客名を入力すれば、データベース１４を検索し、検索結果が端末の表示画面に表示される。なお、顧客名の代わりに、その顧客の検索用識別情報を入力しても良い。検索用識別情報としては、英数字の任意の組み合わせを用いることができる。検索しようとする会員のＩＤが分かっていれば、それを用いても良い。
【００３５】
＜別実施形態＞
（１）図１に示す名刺情報管理システム１を構成するにあたり、サーバーの台数については、１台である必要はなく、複数台でシステムを構成してもよい。例えば、データベース用のサーバー、ホームページ提供用のサーバー、電子メール送信用のサーバーというように、機能を分散させても良い。
（２）名刺情報の新規登録や更新は、いずれも会員自身が行っているが、これを名刺情報管理システム１を管理する組織が管理者コンピュータ５（図１参照）を用いて行っても良い。この場合、管理者は、会員の名刺情報を何らかの方法で定期的に収集する。
【００３６】
（３）名刺情報登録画面については、図４の構成例以外にも種々の変形例が考えられる。例えば、通知設定については、個々の顧客の名刺情報の設定を行う画面ではなく、最後にまとめて設定を行うようにしても良い。また、名刺情報の入力は、名刺をスキャナーで読み取り、これをＯＣＲ（光学式文字読み取り装置）により解析することで入力するようにしても良い。
（４）図３，５のフローチャートにおける手順は、本発明の枠内で適宜変更が可能である。
【００３７】
（５）本実施形態では、名刺情報の管理について説明してきたが、これに限定されるものではない。例えば、同窓会、同期会、学会、趣味の会等々の会（組織、あるいは任意の人の集合体）に属する多数の会員についての会員情報を管理するシステムの場合にも応用できるものである。会員情報とは、その会に属する人の、氏名・住所・電話番号・勤務先等の情報である。また会員は、自然人ではなく法人・法人格のない任意の組織でもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】名刺情報管理システムの概要を示す模式図
【図２】名刺情報管理システムの機能ブロック構成を示す図
【図３】名刺情報を登録する場合の手順を示すフローチャート
【図４】名刺情報を登録する場合の登録画面の構成例を示す図
【図５】名刺情報を更新する場合の手順を示すフローチャート
【符号の説明】
１ 名刺情報管理システム
２ 名刺管理サーバ
３ 携帯電話
４ パソコン
１３ データベース制御部
１３ａ データベース登録手段
１３ｂ データベース更新手段
１３ｃ 更新通知設定手段
１４ データベース
１５ ＨＴＭＬ生成部
１６ 更新通知手段
１７ 電子メール作成ソフト

Claims (6)

1. 多数の会員及びその会員の顧客の名刺情報を登録するデータベースを備え、各会員が端末を用いて前記データベースにアクセスすることで顧客の名刺情報を確認可能に構成した名刺情報管理システムであって、
   会員の顧客の名刺に記載された名刺情報を前記データベースに登録するデータベース登録手段と、
   第１の会員の名刺情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の名刺情報を更新するデータベース更新手段と、
   第１の会員が顧客となっている他の第２の会員に対して、第１の会員の名刺情報が更新されたことを通知する更新通知手段とを備え、
   第２の会員が第１の顧客の名刺情報を前記データベースにより確認するに際して、更新された名刺情報を確認できるように構成したことを特徴とする名刺情報管理システム。
2. 前記更新通知手段による通知をすべての第２の会員に対して行うか、特定の第２の会員に対して行うかを設定する更新通知設定手段を備え、通知を行わない第２の会員については、更新された名刺情報を確認できないように構成したことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報管理システム。
3. 会員が他の会員の名刺情報を確認するにあたり、当該他の会員の識別情報を入力することにより確認ができるように構成したことを特徴とする請求項１又は２に記載の名刺情報管理システム。
4. 請求項１〜３のいずれか１項に記載の名刺情報管理システムをサーバーにより実現するため、サーバーにインストールされる名刺情報管理プログラムであって、
   会員の顧客の名刺に記載された名刺情報を前記データベースに登録する処理と、
   第１の会員の名刺情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の名刺情報を更新する処理と、
   第１の会員が顧客となっている他の第２の会員に対して、第１の会員の名刺情報が更新されたことを通知する処理とをサーバーに実行させることを特徴とする名刺情報管理プログラム。
5. 会に属する多数の会員の会員情報を登録するデータベースを備え、各会員が端末を用いて前記データベースにアクセスすることで会員の会員情報を確認可能に構成した会員情報管理システムであって、
   会員の会員情報を前記データベースに登録するデータベース登録手段と、
   第１の会員の会員情報に変更があった場合に、前記データベースに登録されている第１の会員の会員情報を更新するデータベース更新手段と、
   第２の会員に対して、第１の会員の会員情報が更新されたことを通知する更新通知手段とを備え、
   第２の会員が第１の会員の会員情報を前記データベースにより確認するに際して、更新された会員情報を確認できるように構成したことを特徴とする会員情報管理システム。
6. 前記更新通知手段による通知をすべての第２の会員に対して行うか、特定の第２の会員に対して行うかを設定する更新通知設定手段を備え、通知を行わない第２の会員については、更新された会員情報を確認できないように構成したことを特徴とする請求項５に記載の会員情報管理システム。

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