JP2004070858A - 文書処理システム、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】プロジェクトに関わる各メンバが作成する文書の作成状況および進捗状況を容易に把握でき、文書の作成および管理を効率化する文書処理システムを提供する。
【解決手段】この文書処理システムは、プロジェクトを特定する情報を入力すると、このプロジェクトに関する書誌的事項とこのプロジェクトを進行させる上で必要となる予め定められた複数の文書名に、文書の状況とこの文書の作成画面を開くためのアイコンとを対応させて一覧表示して、プロジェクトの進捗状況を確認しやすくした。また、プロジェクトに関する文書を電子メールで配信し、この電子メールを開いたときに発生する受信確認信号に基づいて文書の状況を表示して、配布状況を分かり易くした。
【選択図】　　　　図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書処理システム、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、プロジェクトに関わる各メンバーが作成する文書の作成状況および進捗状況を容易に把握でき、文書の作成および管理を効率化する文書処理システム、その文書処理システムの機能を実行するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、新製品を発売する場合、製品企画、設計、生産設計、生産、販売等の工程を経て発売にこぎつける。これらの各工程において、プロジェクトまたはテーマの提案、実行、完了が行われ、それらごとに審査、承認および決裁が行われている。
このようなプロジェクトは、多人数で行われるのが一般的であり、且つ、関連部門と種々の調整が行われる。
【０００３】
このプロジェクト内のメンバーおよび関連部門との調整には、文書を通じて正確な情報を伝達するようにしている。
このような文書は、紙文書または電子文書として作成されるが、プロジェクト内で作成される数十種類の文書の内容やその作成進捗状況がつかみづらいため、他のメンバーが作成する文書を参照して作業を行うメンバーの進捗が停滞しかねない。
【０００４】
また、プロジェクトの提案、実行、完了の各ステップでは、審査印、承認印および決裁印をもらうため、紙に印刷された資料をもとに、審査、承認、決裁を行っているが、そのための資料作成や作成した資料の配布に時間がかかっている。さらに、決裁後に、多数の関連部門へ多量の資料を配布するためにコピー・郵送・配布先管理等に時間がかかっている。
【０００５】
また、承認・決裁された文書は紙資料のため、保管場所の確保や文書のメンテナンス作業やセキュリティ等の保管管理が難しい。
また、文書は１部のみのため同時閲覧ができない。
【０００６】
これを解決するために、最近では、作成する文書を電子化し、プロジェクトのメンバーや関連部門から電子化された文書を閲覧可能状態で共有し、さらに、ネットワークを利用して、審査・承認・決裁し、決裁後の文書を関連部門へ配布するという、いわゆる、ワークフローシステムが使われている。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ワークフローシステムを使っても、次の点が解決されない。
（１）決裁前の個々の文書に関する作成状況（内容およびその完成度）がつかめないため、他のメンバーが作成している文書を参照しづらく、各自の業務処理計画およびその実行がしにくい。
（２）決裁後の配布は簡単になるが、その配布された文書の未読状況をつかみづらい。
【０００８】
本発明は、上述の実情を考慮してなされたものであって、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行えるようにした文書処理システム、その文書処理システムの機能を実行するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の請求項１の文書処理システムは、プロジェクトを特定する情報を入力すると、前記プロジェクトを特定する情報と、このプロジェクトを進行させる上で必要となる複数の文書名およびこのプロジェクトに関する書誌的事項を関連付け、この複数の文書名に、文書の状況とこの文書の作成画面を開くためのアイコンとを対応させた一覧表を表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項２は、請求項１に記載の文書処理システムにおいて、前記書誌的事項には、電子メールアドレスが含まれることを特徴とする。
また、本発明の請求項３は、請求項２に記載の文書処理システムにおいて、複数の文書のうち特定の文書が作成され、前記プロジェクトに関する文書を前記電子メールアドレス先へ電子メールで配信したとき、前記一覧表の文書の状況を配布完了として表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項４は、請求項２に記載の文書処理システムにおいて、前記複数の文書のうち特定の文書が作成され、前記プロジェクトに関する文書を前記電子メールアドレス先へ電子メールで配信したとき、この電子メールを開いたときに発生する受信確認信号に基づいて、前記一覧表の文書の状況を配布完了として表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項５は、請求項４に記載の文書処理システムにおいて、前記一覧表に前記電子メールの送信者数と前記受信確認信号を受信した数とを文書名と対応させて表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項６は、請求項５に記載の文書処理システムにおいて、前記受信確認信号を受信した数は、前記プロジェクトに関する文書に対する前記電子メールアドレスの所有者のアクセス権限別であることを特徴とする。
また、本発明の請求項７は、請求項１乃至６のいずれか１つに記載の文書処理システムにおいて、前記プロジェクトを特定する情報または前記書誌的事項のうちの特定の事項に変更があった場合、前記プロジェクトに関する複数の文書のうち既に作成された文書に対して、前記変更内容を反映させることを特徴とする。また、本発明の請求項８のプログラムは、コンピュータを、請求項１乃至７のいずれか１に記載の文書処理システムとして機能させるためのプログラムである。
また、本発明の請求項９の記録媒体は、請求項８に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００１０】
以上の構成によって、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行える。
また、他のメンバーの作成している文書の作成状況（内容およびその完成レベル）が分かるので、各自の業務処理計画が立てやすくなる。
また、審査・承認・決裁のために配布された文書の配布状況が分かるので、滞留している理由を推定しやすい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の文書処理システムに係る一実施形態を説明する。
【００１２】
Ａ．システムの構成と進行概要
図１は、本発明の文書処理システムの全体構成を示すブロック図である。
図１において、本実施形態は、プロジェクトを推進するチームに関するネットワーク１０と、このプロジェクトに関連する部門のネットワーク２０とを通信網３０を介して接続する。関連部門のネットワーク２０がない場合は、通信網３０も必要ない。
当該プロジェクトに関するネットワーク１０には、文書処理サーバ１１、プロジェクトのメンバーが使用する端末１２、メンバーの作成した文書等を審査する審査者の端末１３、承認者の端末１４および決裁者の端末１５とを通信網１６によって接続する。これらの文書処理サーバ１１と各端末（１２，１３，１４，１５）とは、別々のネットワークに属し、それぞれのネットワークを通信網で接続するように構成してもよい。
【００１３】
ここで、通信網（１６，３０）は、当該プロジェクト内、関連部門内およびそれらのネットワーク間を結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば有線または無線のいずれでもよく、例えば、公衆回線や専用回線等によるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットなどを用いることができる。
【００１４】
この構成において、プロジェクトは次のように進行する。
まず、プロジェクトのメンバーはプロジェクトを開始するに当たって、プロジェクトの提案申請を行う。
このときの提案申請には、申請用の書類および添付資料を文書処理サーバ１１に登録して、この登録された書類等を基に審査および承認を経て、提案に必要なすべての書類等が承認されて始めて決裁が行われ、プロジェクトが開始される。次に、開始されたプロジェクトは、メンバーによって所定の文書を文書処理サーバ１１に作成し、審査および承認を受ける。
最終的にプロジェクトを完了するときにも、所定の完了申請書類および添付資料（成果物）を文書処理サーバ１１へ登録して、この登録された書類等を基に審査および承認を経て、完了に必要なすべての書類等が承認されて始めて決裁が行われ、プロジェクトが完了する。
また、必要に応じてプロジェクトの進行中および完了によって、必要な書類が文書処理サーバ１１に登録された書類等が配布（審査等のための配布および関連部門への配布）される。
【００１５】
このプロジェクトの提案から完了までに文書処理サーバ１１に登録される文書の進捗状況（文書作成状況、審査等の状況、配布状況）は、この文書処理サーバ１１によって管理され、その状況はこのプロジェクトの関係者（メンバー、審査者、承認者、決裁者、関連部門）から閲覧可能となっており、それぞれの進捗状況に応じて他のメンバーが作成している文書を参照して、各自の担当作業（成果物としての文書を作成する作業）を行う。
【００１６】
本実施形態では、文書またはプロジェクトの決裁は、審査および承認を経て決裁に至る３段階を想定して説明するが、例えば、審査者、承認者および決裁者が同一人である場合や承認をもって決裁という場合等あるので、１段階や２段階であってもかまわない。
【００１７】
Ｂ．本システムの詳細構成
図２は、本文書処理システムで使われる文書処理サーバ１１の機能構成を示すブロック図である。
図２において、文書処理サーバ１１は、プロジェクト管理手段１１１、文書管理手段１１２、状況管理手段１１３、文書名テンプレート１１４、プロジェクトデータベース（ＤＢ）１１５、文書データベース（ＤＢ）１１６を含んでいる。
【００１８】
Ｂ−１．プロジェクトの定義
プロジェクト管理手段１１１は、プロジェクトの登録・修正・完了を管理する。
まず、プロジェクトのリーダはプロジェクトが発生すると、文書処理サーバ１１へアクセスして、プロジェクトの管理番号を取得し、プロジェクト名、プロジェクト番号等を入力する。
プロジェクト管理手段１１１は、この入力が完了すると、プロジェクトで作成すべき標準的な複数の文書名一覧を記憶している文書名テンプレート１１４から選択された文書名一覧を読み込み、図３のようなプロジェクト全体構想の入力画面を表示する。
【００１９】
図３において、進行状態Ａは、プロジェクトの進行状況（作成状況、審査・承認・決裁状況等）を表示する。
管理番号Ｂは、このプロジェクトをプロジェクトＤＢ１１５へ登録するときに一意の番号を発生して表示される。
作成日、作成者および作成部署Ｃは、このプロジェクト全体構成を入力するときの日付と入力しているメンバーの名前およびメンバーの属する部署名であり、自動的に表示される。
【００２０】
審査依頼先、承認依頼先および決裁依頼先Ｄは、この作成者の所属から自動的に決定される審査者、承認者および決裁者の電子メールアドレスを表示する。
この審査者、承認者および決裁者は、それぞれの審査に伴う資料が配布されるので配布先にもなる。
配布先Ｈは、プロジェクトの提案から完了までの間にプロジェクトの内容を配布する配布先の電子メールアドレスを指定する。
【００２１】
プロジェクトＮＯ．およびプロジェクト名Ｅは、先に、入力したものを表示する。
文書一覧Ｆは、先に文書名テンプレート１１４から読み込まれた文書名一覧を次のような項目を伴って一覧表示する。
作成・編集／表示ボタン（Ｆ１）：ボタンの横に「作成」と表示されている場合には、このボタンを押すことによって、対応する文書名欄の文書を新規に作成する。また、一度作成された文書は、ボタンの横に「編集／表示」の表示がなされ、このボタンを押すことによって、文書の表示が行われ、さらに、編集指示を行うことによって文書の編集が行える。
【００２２】
状況（Ｆ２）：文書名に示された文書の作成状況、審査・承認・決裁状況および配布状況を表示する。
この文書の作成状況は、作成中、編集中、作成完了等が表示される。
審査・承認・決裁状況は、それぞれの依頼が送信される前までは未表示であるが、依頼がなされると審査依頼中、審査中、審査完了、承認依頼中、承認中、承認完了、決裁依頼中、決裁中、決裁完了等が表示される。
この配布状況は、審査・承認・決裁するための配布であって、審査等の依頼がなされるまでは未表示であり、依頼がなされると配布中、依頼を確認すると配布完了が表示される。さらに、配布状況に配布件数や未読件数を表示するようにしてもよい。特に未読件数は、文書のアクセス権限別に表示するようにして、文書を読んでほしい人が未読状態にあるかどうかを分かり易くできる。
【００２３】
文書名（Ｆ３）：この文書の文書名であり、この文書が細分化されているときには後述の展開ボタン（Ｇ１）によって展開または省略表示ができる。
作成者（Ｆ４）：この文書の作成者名であり、電子メールアドレスから特定される。
審査者（Ｆ５）：この文書の審査者名であり、電子メールアドレスから特定される。
承認者（Ｆ６）：この文書の承認者名であり、電子メールアドレスから特定される。
承認日（Ｆ７）：この文書が承認者によって承認された日付である。
【００２４】
また、この文書一覧は、Ｇ１のボタンを押すことによって、細分化された文書一覧を展開したり、省略したりすることができる。さらに、文書一覧から文書を選択してＧ２のボタンを押すと同一文書の細分化した文書を登録することができる。文書一覧を選択せずにＧ２ボタンを押した場合には、新規の文書を文書一覧へ追加することができる。
【００２５】
次に、プロジェクトのリーダ（作成者）は、図３のように表示されたプロジェクトに対して、書誌的事項の修正および取り込んだ文書名一覧を修正・追加して文書名を確定し、プロジェクトデータベース（ＤＢ）１１５へ登録する。
プロジェクト管理手段１１１は、プロジェクト名やプロジェクトに関する書誌的事項が修正されたときには、文書管理手段１１２を呼び出して、このプロジェクト名や書誌的事項を参照して作成されている文書も同様に更新する。
【００２６】
プロジェクトＤＢ１１５は、次のような項目を登録してプロジェクトの進捗を管理する。
（１）管理番号：プロジェクトを識別する唯一名。
（２）プロジェクト名およびプロジェクトＮＯ．：プロジェクトの名称および番号。
（３）状況：作成状況、審査・承認・決裁状況、配布状況からなり、プロジェクトの進行状況を表す。
（４）作成者および作成日：プロジェクト全体構想を登録したプロジェクトのリーダの電子メールアドレスおよび作成登録日。
（５）審査者、承認者および決裁者：それぞれの電子メールアドレス。
審査依頼日、承認依頼日、決裁依頼日：それぞれ審査者、承認者および決裁者へ依頼を行った日付。
審査日、承認日、決裁日：それぞれ審査者、承認者および決裁者が決定を行った日付。
未読／既読フラグ：審査、承認および決裁のそれぞれに有する。
（６）配布先のリスト：プロジェクトの内容を配布する配布先の電子メールアドレス、アクセス権限および未読／既読フラグからなるリスト。
配布日：配布先へ配布した日付。
アクセス権限としては、文書を編集できる編集権限と文書を閲覧できる閲覧権限があり、配布先の文書へのアクセス権限が文書の編集権限を持つ場合と閲覧権限のみの場合とで別々に件数を集計する。
（７）文書のリスト：このプロジェクトで作成する文書の文書識別子のリスト。
【００２７】
ここで、電子メールアドレスの所有者名および所属と電子メールアドレスとを対応付けるアドレスデータベースを別途設けておき、電子メールアドレスを指定することにより名前や所属を取得して表示することができる。
【００２８】
次に、プロジェクトリーダは、プロジェクト提案に必要な文書の作成を行う。まず、文書処理システムを開始したときに図４のようなプロジェクト一覧が表示される。図４のプロジェクト一覧には、プロジェクトの進行状況および配布状況、プロジェクト名、プロジェクトＮＯ．、プロジェクトリーダ名（作成者名）および作成日を少なくとも含んでいる。
この一覧から該当するプロジェクトを選択して、図３のようなプロジェクト全体構想の内容を表示させる。
この図３でプロジェクト提案に必要な文書名の横にある作成ボタン（または、修正のときには編集／表示ボタン）を押し、図５のような文書作成画面を開く。
【００２９】
図５において、進行状態Ｉは、文書の作成の進行状態を表す。
管理番号Ｊは、この文書が属するプロジェクトの管理番号を表示する。
作成日、作成者および作成部署Ｋは、この文書の作成日、作成者名および作成者の所属する部署名を表示する。
審査依頼先および承認依頼先Ｌは、審査者および承認者の電子メールアドレスを入力する。
審査者、審査日および承認者、承認日Ｍは、それぞれこの文書が審査または承認を完了したときに、審査者または承認者の名前とその完了日とが表示される。プロジェクトＮＯ．およびプロジェクト名Ｎは、この文書が属するプロジェクトの番号および名前が表示される。
関連文書名Ｏは、この文書を作成するのに参照される文書のリストである。
文書内容Ｐは、この文書の内容を入力する領域である。
【００３０】
文書管理手段１１２は、文書作成画面（図５参照）で入力された項目を文書データベース（ＤＢ）１１６に登録する。また、修正を文書に加えた場合には、文書ＤＢ１１６の変更した当該項目の内容を更新する。
文書ＤＢ１１６は、文書ごとに次の項目を保持している。
（１）文書識別子：文書ＤＢ１１６において文書を識別する唯一名。
（２）文書名：文書の名前。
（３）作成日、作成者：文書の作成日とその作成者の電子メールアドレス。
（４）状況：この文書の作成状況、審査・承認状況および配布状況。
（５）文書内容：作成した文書の内容。
（６）審査依頼先、審査依頼日、審査日：依頼先は審査者の電子メールアドレス。審査資料の未読・既読フラグ。
（７）承認依頼先、承認依頼日、承認日：依頼先は承認者の電子メールアドレス。承認資料の未読・既読フラグ。
（８）プロジェクトの管理番号：この文書の属するプロジェクトの管理番号。
（９）関連文書の文書識別子リスト：この文書を作成するときに参照する文書の識別子のリスト。
【００３１】
文書の作成者は文書の作成が終了すると、図５の画面でその文書の審査依頼先および承認依頼先を指定して、審査依頼ボタンを押す。依頼先が指定されないときには、プロジェクトで指定した審査依頼先および承認依頼先が依頼先となる。上記の指定がされると、文書管理手段１１２は、文書の上記項目が修正されていれば文書ＤＢ１１６へ登録し、状況管理手段１１３を呼び出して、指定された審査依頼先の電子メールアドレスへ審査依頼の電子メールを出す。
【００３２】
このとき状況管理手段１１３は、審査依頼の指示のときには審査依頼日を更新し、文書の審査状況を「審査依頼中」、配布状況を「配布中」、未読／既読フラグを未読に設定して文書ＤＢ１１６を更新する。
依頼先の審査者が電子メールを見て審査対象の文書へアクセスすると、状況管理手段１１３は、文書の審査状況を「審査中」、審査の文書の配布状況を「配布完了」、未読／既読フラグを既読へ変更して、文書ＤＢ１１６を更新する。
【００３３】
審査者が文書の内容を修正すべきと判断した場合には、審査不可のボタンを押すと、文書管理手段１１２は状況管理手段１１３を呼び出して、この文書の審査依頼日、文書の審査状況および審査の文書の配布状況をクリアし、未読／既読フラグを未読へ変更して、文書ＤＢ１１６を更新し、作成者へ「審査不可」の電子メールを発信する。
【００３４】
一方、審査者が審査完了と判断した場合には、承認依頼のボタンを押すと、文書管理手段１１２は状況管理手段１１３を呼び出して、審査日と承認依頼日を更新し、文書の審査状況を「承認依頼中」、未読／既読フラグを未読と設定して文書ＤＢ１１６を更新し、承認者へ「承認依頼」の電子メールを発信する。
承認依頼を受信した承認者は、審査者と同様な手順で承認作業を行う。承認が不可の場合には、審査者へ再審査するように戻され、承認された場合には承認日が更新され、文書の審査状況を「承認完了」として文書ＤＢ１１６を更新する。これらの状況は、図３のプロジェクトに属する文書の状態を表示させることによって確認することができる。
【００３５】
Ｂ−２．プロジェクトの提案および完了
プロジェクトリーダは、プロジェクトの審査に必要な文書の作成が完了すると、図３のプロジェクトの全体構想を表示させて、審査依頼ボタンを押す。
審査依頼のボタンが押されると、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、指定された審査依頼先の電子メールアドレスへ審査依頼の電子メールを出す。
【００３６】
このとき状況管理手段１１３は、審査依頼の指示のときには審査依頼日を更新し、プロジェクトの進行状況を「審査依頼中」、審査の資料の配布状況を「配布中」、審査の未読／既読フラグを未読に設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
しかし、審査依頼ボタンを押したときに、プロジェクトの提案に必要な書類がすべて承認されていないときには、審査へは進まない。
【００３７】
依頼先の審査者が電子メールを見て審査対象のプロジェクトの全体構想へアクセスすると、状況管理手段１１３は、プロジェクトの進行状況を「審査中」、配布状況を「配布完了」、未読／既読フラグを既読へ変更して、プロジェクトＤＢ１１５を更新する。
【００３８】
審査者が提案内容を修正すべきと判断した場合には、審査不可のボタンを押すと、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、このプロジェクトの審査依頼日をクリアし、プロジェクトの進行状況を「作成中」に設定し、配布状況をクリアし、未読／既読フラグを既読へ変更して、プロジェクトＤＢ１１５を更新し、作成者へ「審査不可」の電子メールを発信する。
【００３９】
一方、審査者が審査完了と判断した場合には、承認依頼のボタンを押すと、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、審査日と承認依頼日を更新し、プロジェクトの進行状況を「承認依頼中」、承認の資料の配布状況を「配布中」、審査の未読／既読フラグを未読に設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新し、承認者へ「承認依頼」の電子メールを発信する。
【００４０】
承認依頼を受信した承認者は、審査者と同様な手順で承認作業を行う。承認が不可の場合には、審査者へ再審査するように戻され、承認された場合には承認日が更新され、プロジェクトの進行状況を「決裁依頼中」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新し、決裁者へ「決裁依頼」の電子メールを発信する。
【００４１】
決裁依頼を受信した決裁者は、審査者および承認者と同様な手順で決裁作業を行う。決裁が不可の場合には、承認者へ再審査するように戻され、決裁された場合には、決裁日の更新、配布状況を「未配布」、配布先の未読／既読フラグを未読に設定し、プロジェクトの状況を「決裁完了」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
この状況は、図３のプロジェクトに属する文書の状態を表示させることによって確認することができる。
【００４２】
プロジェクトが完了したときには、プロジェクトの完了のための書類作成から審査・承認・決裁を申請する。この作業は、プロジェクトの提案と同様の手順で行われる。
【００４３】
Ｂ−３．プロジェクトの進行
プロジェクトの提案が決裁になると、プロジェクトのメンバーはそれぞれ役割に応じて、他のメンバーが作成する文書を参照しながら自分の成果物である文書を作成し、文書ＤＢ１１６へ登録し、個々の文書に対する審査、承認を受ける。この作業は、次のような手順で行われ、文書処理サーバ１１の処理は上記に説明したプロジェクトの定義・提案・完了と同様に動作する。
（１）メンバーが文書処理サーバ１１にアクセスすると、プロジェクト管理手段１１１は図４のようなプロジェクト一覧を表示させる。
この一覧表は、プロジェクトＤＢ１１５に登録されているすべてのプロジェクトに対して作成される。
（２）メンバーがこの一覧表から該当プロジェクトを選択すると、プロジェクト管理手段１１１は図３のようなプロジェクトの全体構想を表示させる。
また、プロジェクトの書誌的事項が変更されると、この書誌的事項を参照している文書の書誌的事項も自動的に更新され、文書ＤＢ１１６が更新される。
（３）メンバーがこの文書一覧から自分の担当する文書を選択して、その文書名の横にある「作成または編集／表示」ボタンを押す。
（４）「作成または編集／表示」ボタンが押されると、文書管理手段１１２は図５のような文書内容を表示する。
（５）メンバーは、関連文書を参考にして文書内容および書誌的事項（例えば、審査・承認の依頼先の電子メールアドレスや関連文書等）を作成または編集する。
文書管理手段１１２は、文書の作成または編集で文書ＤＢ１１６へ登録するときには、文書の作成状況も更新する。
（６）文書の作成または編集が終了すると、メンバーはこの文書の審査・承認を受けるために審査依頼ボタンを押す。
文書管理手段１１２は、状況管理手段１１３を呼び出して、上述したように審査・承認の状況に関して文書ＤＢ１１６を更新する。
（７）審査または承認が不可となった場合には、文書内容を修正して、再度、審査依頼を行う。
【００４４】
Ｂ−４．プロジェクトの文書配布
図４または図３のプロジェクトの進行状態の表示が「決裁完了」になった場合、または、必要に応じて、プロジェクトリーダは、該当プロジェクトを選択して配布ボタンを押すことにより、関連部門へプロジェクトの内容を知らせることができる。
【００４５】
配布ボタンが押されると、プロジェクト管理手段１１１は、状況管理手段１１３を呼び出して、配布先で指定された電子メールアドレスへ電子メールを送信する。
状況管理手段１１３は、配布先へ送信するときに、その配布先の未読／既読フラグを未読とし、配布日を設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
このとき配布先への電子メールは、その配布されるプロジェクトの全体構想へのリンクを伴った電子メールであって、配布を受けた人は、その電子メール中のリンクをクリックすることによって、図３のような表示を行う。さらに、文書名の横にあるボタンを押すことによって、アクセス権限に応じて文書の内容を閲覧・編集することができる。
この配布を受けた人がプロジェクトの全体構想を表示すると、状況管理手段１１３はこの配布先の電子メールアドレスの未読／既読フラグを既読とし、プロジェクトＤＢ１１５を更新する。
【００４６】
状況管理手段１１３は、配布先へ送信した時点で配布状況を「配布完了」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新し、図４のプロジェクトの一覧を表示していた場合には、そのプロジェクトの配布状況を「配布完了」として再表示する。
または、配布先の未読／既読フラグが既読である件数を計数し、配布先の件数と同じになったときに、そのプロジェクトの配布状況を「配布完了」として、
プロジェクトＤＢ１１５の更新と図４の表示を再表示させるようにしてもよい。
【００４７】
さらに、次のような詳細情報を配布状況に加えて再表示するようにしてもよい。
（１）既読件数／配布先件数
これは、配布先の全件数と、その配布先のうち未読／既読フラグが既読となっている件数である。これによりどの程度の割合の人が配布した文書を読んでいるかを知ることができる。
（２）アクセス権限別の既読件数／配布先件数
これは、配布先の全件数と、その配布先のアクセス権限（編集権限または閲覧権限）別に未読／既読フラグが既読となっている件数である。
編集権限を持つ人へ配布した場合に、いつまでも配布確認が行われず、審査・承認・決裁がされないとき、督促や代替者へまわすことができる。
【００４８】
Ｃ．コンピュータによる実施
本発明は上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の機能をプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをそれぞれのコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。
【００４９】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
【００５０】
また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００５１】
さらに、上述したプログラムが、機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるメモリにロードされ、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって、上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００５２】
また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、通信網で接続されたユーザのコンピュータからダウンロードさせて頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【００５３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行える。
また、他のメンバーの作成している文書の作成状況（内容およびその完成レベル）が分かるので、各自の業務処理計画が立てやすくなる。
また、審査・承認・決裁のために配布された文書の配布状況が分かるので、滞留している理由を推定しやすい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】文書処理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図３】プロジェクトに関する文書一覧例である。
【図４】プロジェクト一覧表示例である。
【図５】文書作成／編集の表示画面例である。
【符号の説明】
１０…プロジェクトのネットワーク、１１…文書処理サーバ、１１１…プロジェクト管理手段、１１２…文書管理手段、１１３…状況管理手段、１１４…文書名テンプレート、１１５…プロジェクトＤＢ、１１６…文書ＤＢ、１２，１３，１４，１５…端末、１６，３０…通信網、２０…関連部門のネットワーク。

Claims (9)

1. プロジェクトを特定する情報を入力すると、前記プロジェクトを特定する情報と、このプロジェクトを進行させる上で必要となる複数の文書名およびこのプロジェクトに関する書誌的事項を関連付け、この複数の文書名に、文書の状況とこの文書の作成画面を開くためのアイコンとを対応させた一覧表を表示することを特徴とする文書処理システム。
2. 請求項１に記載の文書処理システムにおいて、前記書誌的事項には、電子メールアドレスが含まれることを特徴とする文書処理システム。
3. 請求項２に記載の文書処理システムにおいて、複数の文書のうち特定の文書が作成され、前記プロジェクトに関する文書を前記電子メールアドレス先へ電子メールで配信したとき、前記一覧表の文書の状況を配布完了として表示することを特徴とする文書処理システム。
4. 請求項２に記載の文書処理システムにおいて、前記複数の文書のうち特定の文書が作成され、前記プロジェクトに関する文書を前記電子メールアドレス先へ電子メールで配信したとき、この電子メールを開いたときに発生する受信確認信号に基づいて、前記一覧表の文書の状況を配布完了として表示することを特徴とする文書処理システム。
5. 請求項４に記載の文書処理システムにおいて、前記一覧表に前記電子メールの送信者数と前記受信確認信号を受信した数とを文書名と対応させて表示することを特徴とする文書処理システム。
6. 請求項５に記載の文書処理システムにおいて、前記受信確認信号を受信した数は、前記プロジェクトに関する文書に対する前記電子メールアドレスの所有者のアクセス権限別であることを特徴とする文書処理システム。
7. 請求項１乃至６のいずれか１つに記載の文書処理システムにおいて、前記プロジェクトを特定する情報または前記書誌的事項のうちの特定の事項に変更があった場合、前記プロジェクトに関する複数の文書のうち既に作成された文書に対して、前記変更内容を反映させることを特徴とする文書処理システム。
8. コンピュータを、請求項１乃至７のいずれか１に記載の文書処理システムとして機能させるためのプログラム。
9. 請求項８に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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