JP2003242005A - 文書管理方法、文書管理システム、及び文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 フォルダ構成の基本方針に例外があってもフ
ォルダの構成を損なわずにアクセス制御を実現する文書
管理方法、文書管理システム、及び文書管理装置を提供
することである。 【解決手段】 夫々が少なくとも１つの文書を収容する
複数のフォルダを所定の規則に従って階層構造に組織し
て文書管理を行なうにあたり、複数のフォルダから任意
のフォルダを選択し、そのフォルダに収容された文書の
アイコンを表示し、その表示されたアイコンから機密保
護すべき文書に対応したアイコンを選択し、そのアイコ
ンに対応した文書の暗号化を指示すると、その指示され
た文書を、その文書を管理するデバイスとはネットワー
クを介して接続されたサーバに格納された公開鍵を用い
て暗号化し、その暗号化された文書に対応するアイコン
を暗号化されない文書に対応するアイコンとは区別され
るように表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理方法、文書
管理システム、及び文書管理装置に関し、特に、ネット
ワークを介して公開鍵を取得し、これを文書管理に用い
る文書管理方法、文書管理システム、及び文書管理装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来よりネットワークデバイス上におい
て文書をわかりやすく配置する方法としてフォルダとよ
ばれる文書の入れ物を用いる方法がある。

【０００３】フォルダは入れ子構造にすることが可能で
ある。

【０００４】図８は従来のフォルダの入れ子構造の例を
示す図である。

【０００５】図８に示すように、フォルダの構造を論理
的には会社の組織に合わせて構成した場合、rootフォル
ダ８０１には第一開発部のフォルダ８０２と第二開発部
のフォルダ８０３が入っており、さらに第一開発部のフ
ォルダ８０２には１１開発課のフォルダ８０４と１２開
発課のフォルダ８０５が入る。

【０００６】図９は、図８における第一開発部のフォル
ダ８０２を開いた様子を示す図である。

【０００７】図９の画面は、例えば、ネットワークデバ
イスのＬＣＤパネルに表示される。この画面では、第一
開発部のフォルダを示すウィンドウ１０００の中に、１
１開発課のフォルダを示すアイコン１００１と１２開発
課のフォルダを示すアイコン１００２が表示されてい
る。さらに、３つの文書が存在することがアイコン１０
０３、１００４、及び１００５で示されている。

【０００８】ここで、第一開発部に所属する特別研究員
だけが携わるプロジェクトがあったとして、そのプロジ
ェクトに関する文書を他の人がアクセスできないように
して保存しておきたい場合を想定する。このような場
合、従来は、図１０に示すように特別プロジェクト用の
フォルダ１００６を設け、そのフォルダにその特別研究
員だけがアクセスできるようなアクセス権を設定してお
くことが一般的であった。あるいはフォルダを設けない
場合には、ファイルに直接その特別研究員だけがアクセ
スできるようなアクセス権を設定しておくことが一般的
であった。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来
例では、せっかくフォルダの構成を組織にあわせて構成
しているにもかかわらず、その組織構成にそぐわない機
密保護される（即ち、特定のユーザにのみアクセスが許
可された）フォルダ１００６が作成されてしまい、さら
にはフォルダが増えて管理上煩雑になるという問題があ
った。また、フォルダを設けないでファイルに直接アク
セス権を設定する方法を採った場合には、特別の権限を
持ったスーパーユーザ即ちデバイスの管理者にはファイ
ルの内容を読まれてしまう可能性があるという問題があ
った。

【００１０】本発明は、上記従来例に鑑みてなされたも
ので、機密保護と管理上の便利さとを両立させた文書管
理方法、文書管理システム、及び文書管理装置を提供す
ることを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の文書管理方法は、以下のような工程からな
る。

【００１２】即ち、夫々が少なくとも１つの文書を収容
する複数のフォルダを所定の規則に従って階層構造に組
織することにより文書管理を行なう文書管理方法であっ
て、前記複数のフォルダから任意のフォルダを選択し、
該フォルダに収容された文書のアイコンを表示する第１
表示工程と、前記第１表示工程において表示されたアイ
コンから機密保護すべき文書に対応したアイコンを選択
し、該アイコンに対応した文書の暗号化を指示する指示
工程と、前記指示工程によって指示された文書を、該文
書を管理するデバイスとはネットワークを介して接続さ
れたサーバに格納された公開鍵を用いて暗号化する暗号
化工程と、前記暗号化工程において暗号化された文書に
対応するアイコンを暗号化されない文書に対応するアイ
コンとは区別されるように表示する第２表示工程とを有
することを特徴とする文書管理方法を備える。

【００１３】ここで、前記暗号化工程において用いられ
る公開鍵は、暗号化された後の文書に対してアクセス可
能とするユーザに割当てられた公開鍵であると良い。

【００１４】そして、暗号化後の文書に対してアクセス
可能なユーザがその暗号化された文書を収容するフォル
ダをオープンした場合、暗号化文書に対応するアイコン
と暗号化されない文書に対応するアイコンとの表示上の
区別はつけずに表示する一方で、暗号化後の文書に対し
てアクセス不可能なユーザがその暗号化された文書を収
容するフォルダをオープンした場合、暗号化文書に対応
するアイコンと暗号化されない文書に対応するアイコン
との表示上の区別をつけて表示すると良い。

【００１５】また他の発明によれば、上記構成の文書管
理方法の各工程を実行するプログラムを備える。

【００１６】さらに他の発明によれば、上記プログラム
をコンピュータで実行可能なコードで記述し、該コード
を格納した記憶媒体を備える。

【００１７】またさらに他の発明によれば、夫々が少な
くとも１つの文書を収容する複数のフォルダを所定の規
則に従って階層構造に組織することにより文書管理を行
なう第１の装置と、前記第１の装置を利用する複数のユ
ーザ各々の公開鍵を格納する第２の装置とを含み、前記
第１の装置と前記第２の装置とをネットワークを介して
接続した文書管理システムであって、前記第１の装置
は、前記複数のフォルダから任意のフォルダを選択する
第１選択手段と、前記選択手段によって選択されたフォ
ルダに収容された文書のアイコンを表示画面に表示する
表示手段と、前記表示手段によって表示されたアイコン
から機密保護すべき文書に対応したアイコンを選択する
第２選択手段と、前記第２選択手段によって選択された
アイコンに対応した文書の暗号化を指示する指示手段
と、前記ネットワークを介して前記第２の装置にアクセ
スし、格納された公開鍵を取得する通信取得手段と、前
記通信取得手段によって取得された暗号化する暗号化手
段と、前記暗号化手段によって暗号化された文書に対応
するアイコンを暗号化されない文書に対応するアイコン
とは区別されるように表示する前記表示手段を制御する
表示制御手段とを有することを特徴とする文書管理シス
テムを備える。

【００１８】またさらに他の発明によれば、夫々が少な
くとも１つの文書を収容する複数のフォルダを所定の規
則に従って階層構造に組織することにより文書管理を行
なう文書管理装置であって、前記複数のフォルダから任
意のフォルダを選択する第１選択手段と、前記選択手段
によって選択されたフォルダに収容された文書のアイコ
ンを表示画面に表示する表示手段と、前記表示手段によ
って表示されたアイコンから機密保護すべき文書に対応
したアイコンを選択する第２選択手段と、前記第２選択
手段によって選択されたアイコンに対応した文書の暗号
化を指示する指示手段と、ネットワークを介して接続さ
れ、前記文書管理装置を利用する複数のユーザ各々の公
開鍵を格納するサーバ装置にアクセスし、格納された公
開鍵を取得する通信取得手段と、前記通信取得手段によ
って取得された暗号化する暗号化手段と、前記暗号化手
段によって暗号化された文書に対応するアイコンを暗号
化されない文書に対応するアイコンとは区別されるよう
に表示する前記表示手段を制御する表示制御手段とを有
することを特徴とする文書管理装置を備える。

【００１９】ここで、前記暗号化手段において用いられ
る公開鍵は、暗号化された後の文書に対してアクセス可
能とするユーザに割当てられた公開鍵であると良い。

【００２０】また、前記表示制御手段が、暗号化後の文
書に対してアクセス可能なユーザが暗号化文書を収容す
るフォルダをオープンした場合、その暗号化文書に対応
するアイコンと暗号化されない文書に対応するアイコン
との表示上の区別はつけずに表示するよう制御したり、
暗号化後の文書に対してアクセス不可能なユーザがその
暗号化文書を収容するフォルダをオープンした場合、そ
の暗号化文書に対応するアイコンと暗号化されない文書
に対応するアイコンとの表示上の区別をつけて表示する
よう制御すると良い。

【００２１】さらに、暗号化された後の文書に対してア
クセス可能とするユーザ候補のリストを表示するリスト
表示手段と、前記リスト表示手段によって表示されたユ
ーザ候補リストから暗号化された後の文書に対してアク
セス可能とするユーザを選択する第３選択手段を備える
ことが望ましい。

【００２２】その場合、前記通信取得手段は、前記第３
選択手段によって選択されたユーザの公開鍵を取得する
ことが望ましい。

【００２３】以上の構成により本発明は、夫々が少なく
とも１つの文書を収容する複数のフォルダを所定の規則
に従って階層構造に組織して文書管理を行なうにあた
り、複数のフォルダから任意のフォルダを選択し、その
フォルダに収容された文書のアイコンを表示し、その表
示されたアイコンから機密保護すべき文書に対応したア
イコンを選択し、そのアイコンに対応した文書の暗号化
を指示すると、その指示された文書を、その文書を管理
するデバイスとはネットワークを介して接続されたサー
バに格納された公開鍵を用いて暗号化し、その暗号化さ
れた文書に対応するアイコンを暗号化されない文書に対
応するアイコンとは区別されるように表示するよう動作
する。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下添付図面を参照して本発明の
好適な実施形態について詳細に説明する。

【００２５】図１は本発明の代表的な実施形態であるネ
ットワークによって接続された文書管理システムを示す
図である。

【００２６】図１において、１１０はイーサネット（登
録商標）やインターネットなどのネットワーク、１１１
はネットワークデバイス、１１２はネットワークデバイ
ス１１１を利用する各ユーザの公開鍵を格納している公
開鍵サーバである。なお、ここでは説明を簡単にするた
めに１台のサーバと１台のネットワークデバイスしか図
示していないが、複数のネットワークデバイスがネット
ワーク１１０に接続されていても良いことは言うまでも
ない。

【００２７】図２はネットワークデバイス１１１の内部
構成を示したブロック図である。ここでは、ネットワー
ク１１０はＬＡＮであるとしている。

【００２８】図２に示されているように、ネットワーク
デバイス１１１はＲＯＭ２０２もしくはハードディスク
（ＨＤ）２１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣ
ＰＵ２０１を備えシステムバス２０４に接続される各デ
バイスを総括的に制御する。

【００２９】また、図２において、２０３はＣＰＵ２０
１の主メモリやワークエリア等として機能するＲＡＭ、
２０５は各種ボタンや不図示のポインティングデバイス
等からの指示入力を制御するパネルコントローラ（Ｐａ
ｎｅｌＣ）、２０６は液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）の表
示を制御するＬＣＤコントローラ（ＬＣＤＣ）、２０７
はハードディスク（ＨＤ）へのアクセスを制御するディ
スクコントローラ（ＤＫＣ）、２０８は、ＬＡＮ１１０
を介して他のネットワーク機器あるいは他のパソコンな
どと双方向のデータ通信をするネットワークインタフェ
ースカード（ＮＩＣ）である。

【００３０】また、２０９は各種ボタンを構成するパネ
ル（Ｐａｎｅｌ）、２１０は液晶ディスプレイ（ＬＣ
Ｄ）、２１１はハードディスク（ＨＤ）である。

【００３１】さらに、ネットワークデバイス１１１は、
通常のコピー機あるいはネットワークプリンタとしての
機能を備えている。図２において、２１２はプリンタ機
構であり、２１３はスキャナ機構である。プリンタ機構
２１２で採用される記録方式は後述するように種々のも
のが考えられるが、電子写真方式やインクジェット方式
が一般的である。

【００３２】次に、ネットワークデバイス１１０の動作
について説明する。

【００３３】図３はネットワークデバイス１１０の動作
を示すフローチャートである。

【００３４】ネットワークデバイス１１０は、起動され
るとまずステップＳ３０１でイベントを取得する。イベ
ントというのはネットワークデバイスが何らかの動作を
行なう契機となる事象の総称である。従って、ネットワ
ークデバイス１１０の動作は何らかのイベントの取得に
よって開始される。

【００３５】次にステップＳ３０２では、ステップＳ３
０１で取得したイベントが、例えば、ＣＰＵ２０１から
発生した描画イベントであるかどうかを判断する。ここ
で、そのイベントが描画イベントであると判断されたな
ら、処理はステップＳ３０３に進み、ＬＣＤＣ２０６を
制御してＬＣＤの画面に描画イベントの指示に従った描
画をする。一方、ステップＳ３０２で取得イベントが描
画イベントではないと判断されたなら、処理はステップ
Ｓ３０４に進む。

【００３６】ステップＳ３０４では、取得イベントがパ
ネル２０９からのボタン押下イベントであるかどうかを
判断する。ここで、ボタン押下イベントであると判断さ
れたなら、処理はステップＳ３０５に進み、押下された
ボタンに応じてコマンド処理を実行する。一方、ステッ
プＳ３０４で取得イベントがボタン押下イベントではな
いと判断されたなら、処理はステップ３０６に進む。

【００３７】ステップＳ３０６では、取得イベントがネ
ットワークを介した情報授受や通信に関連したネットワ
ークイベントであるかどうかを判断する。ここで、ネッ
トワークイベントであると判断されたなら、処理はステ
ップＳ３０７に進み、ＮＩＣ２０８を操作してネットワ
ークの処理を行う。一方、ステップＳ３０６でネットワ
ークイベントではないと判断されたなら、処理はステッ
プＳ３０８に進み、その他の処理を行う。

【００３８】ステップＳ３０３、ステップＳ３０５、ス
テップＳ３０７、及びステップＳ３０８それぞれの処理
が終了したら、処理はステップＳ３０１に戻って再びイ
ベントを待ち受ける。

【００３９】次に、上記の文書管理システムにおける文
書アクセス制御方法について説明する。なお、文書は、
夫々が少なくとも１つの文書ファイルを収容する複数の
フォルダが階層構造になるように互いにフォルダが論理
的に結合されたシステムの中で管理される。そして、そ
の階層構造は管理される文書を利用する組織（例えば、
法人組織、研究機関など）やその他の分類方法を反映し
たものであることが管理上望ましい。

【００４０】まず、文書に機密保護を適用する手順につ
いて述べる。以下で説明する文書管理は従来例で説明し
た会社組織をフォルダの階層構造に反映させて行なう。

【００４１】図４は図８で示した第一開発部のフォルダ
を開いた状態がＬＣＤ２１０の画面に表示された様子を
示す図である。この画面では、第一開発部のフォルダを
示すウィンドウ１０００の中に、１１開発課のフォルダ
を示すアイコン１００１と１２開発課のフォルダを示す
アイコン１００２がある。さらに、文書を示すアイコン
１００３、１００４、及び１００５がある。さらに、従
来例である図９とは異なり、図４に示すＬＣＤ画面には
暗号化ボタン１００６が表示されている。

【００４２】ここで、アイコン１００５が示す文書を課
員Ｂだけがアクセスできるようにアクセス制限をかけた
い場合を考える。

【００４３】このような場合、この実施形態では、ネッ
トワークデバイス１１１の利用者は図４に示すように文
書を示すアイコン１００５を選択して反転表示させ、暗
号化ボタン１００６を押下する。すると、ＬＣＤ２１０
の表示画面が図５で示したものに切り替わる。

【００４４】図５は、選択した文書を誰の公開鍵で暗号
化するかを選択する画面５００である。

【００４５】図５に示した画面が表示されると、リスト
ボックス５０１の中から課員Ｂを選択し、ＯＫボタン５
０２を押下する。

【００４６】この時点でネットワークイベントが発生
し、ネットワークデバイス１１１はそのイベント発生に
基づいて、図３のステップＳ３０７で示されたネットワ
ーク処理を実行する。即ち、ネットワーク１１０を介し
てネットワークデバイス１１１は公開鍵サーバ１１２に
アクセスし、公開鍵サーバ１１２が格納している課員Ｂ
の公開鍵を取得する。そして、ネットワークデバイス１
１１はその鍵を使って選択文書を暗号化する。

【００４７】このようにして、その文書は機密保護さ
れ、課員Ｂ以外はその文書の内容を読むことはできなく
なる。

【００４８】次に、機密保護された文書の表示手順につ
いて述べる。

【００４９】ここではネットワークデバイス１１１を課
員Ｂが使用している場合を考える。この場合、公知のロ
グイン手順によってネットワークデバイス１１１は現在
の使用者が課員Ｂであると認識する。

【００５０】ここで、課員Ｂがネットワークデバイス１
１１を操作し、例えば、ＬＣＤ画面に表示された課員Ｂ
が所属する第一開発部のフォルダをクリックしてそのフ
ォルダの内容を表示させる指示をネットワークデバイス
１１１に与える。これに応じて、ネットワークデバイス
１１１はＬＣＤ画面に、例えば、図４に示したような第
一開発部のフォルダの内容を表示する。この場合、ＣＰ
Ｕ２０１はＬＣＤＣ２０６に描画コマンドを発行してＬ
ＣＤ２１０の画面に第一開発部のフォルダの内容を示す
アイコンを描画する。言い換えると、描画イベントが発
生する。このことを図３に示したフローチャートを参照
して説明すると、描画イベントの検出に基づいて、ステ
ップＳ３０３の描画処理が実行される。

【００５１】図６はステップＳ３０３の描画処理の詳細
を示すフローチャートである。

【００５２】まず、描画イベントが発生すると、ステッ
プＳ６０１では、これから描画しようとしているアイコ
ンによって表される対象（例えば、文書）が課員Ｂによ
ってアクセス可能であるかどうかを判断する。ここで、
アクセス可能であると判断されたなら、処理はステップ
Ｓ６０２に進み、通常の描画処理を行う。

【００５３】一方、ステップＳ６０１でアクセス不可能
であると判断されたなら（即ち、これから描画しようと
しているアイコンによって表される対象が機密保護され
ており、課員Ｂにはアクセス権が与えられていないな
ら）、処理はステップＳ６０３に進む。そして、ステッ
プＳ６０３では、通常の描画処理とは区別できる表示方
法でアイコンを表示する。例えば、点線で描画すること
や、背景色と同じ色で描画する（つまり描画しないと同
じ）などである。

【００５４】ステップＳ６０２あるいはステップＳ６０
３の処理が終了したら、描画処理を終了する。

【００５５】図７は、図６に示した描画処理によって実
行された第一開発部のフォルダの表示画面を示した図で
ある。

【００５６】図７に示されているように、文書アイコン
１００３と１００４は他人の公開鍵で暗号化されており
課員Ｂにはアクセスできないので、点線で描画されてい
る。一方、上述したように課員Ｂの公開鍵で暗号化され
た文書のアイコン１００５が通常に描画されている。

【００５７】このようにして、フォルダの内容を表示す
る際に、課員Ｂがアクセスできる文書だけを表示してユ
ーザの利便性を高めることができる。

【００５８】従って以上説明した実施形態に従えば、公
開鍵サーバとネットワークデバイスとがネットワークを
介して連携し、特定の文書をその文書にアクセス可能と
するユーザの公開鍵を用いて暗号化して機密保護し、そ
の特定の文書を含むフォルダが他のユーザによってオー
プンされてそのフォルダ内容が表示されるとしても機密
保護された文書にはアクセス不能とし、また、アクセス
可能な文書とは区別されてアイコン表示がなされる。

【００５９】これにより、個々のユーザから見ると、自
分にとってアクセス可能な文書だけがフォルダの階層構
造の基本方針に添って通常の表示形式で表示される一
方、アクセス不能な文書は表示されないか、或いは区別
されて表示されるので、２種類（アクセス可能と不能）
の文書表示が明瞭に区別され文書管理上煩雑さが解消さ
れ、ユーザ利便性が向上する。

【００６０】以上説明した実施形態におけるネットワー
クデバイスのプログラムは、外部からインストールされ
るプログラムによって実行される。その場合、そのプロ
グラムはＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭやフラッシュメ
モリやフロッピーディスクなどの記憶媒体により直接ネ
ットワークデバイスにロードすることにより、あるいは
インターネットなどのネットワークを介して、外部シス
テムの記憶媒体からプログラムを含む情報群をネットワ
ークデバイス上にロードすることによりネットワークデ
バイス２００に供給される場合でも本発明は適用される
ものである。

【００６１】図１１は記憶媒体の一例であるＣＤ−ＲＯ
Ｍのメモリマップを示す図である。

【００６２】図１１において、ディレクトリ情報記憶領
域９９９９がインストールプログラムを記憶領域９９９
８とネットワークデバイス制御プログラム記憶領域９９
９７の位置を示している。以上の実施形態において説明
したネットワーク制御プログラムがネットワークデバイ
スにインストールされる際には、まずインストールプロ
グラム記憶領域９９９８に格納されているインストール
プログラムがシステムにロードされＣＰＵ２０１によっ
て実行される。次に、ＣＰＵ２０１によって実行される
インストールプログラムが、ネットワークデバイス制御
プログラム記憶領域９９９７からネットワークデバイス
制御プログラムを読み出して、ハードディスク２１１に
格納する。

【００６３】また上述の実施形態で説明したネットワー
クデバイスのプリンタ機能は、例えば、電子写真方式の
レーザプリンタ、インクジェットプリンタ、熱転写プリ
ンタ、或いは昇華型プリンタなど、種々の記録方式に従
うプリンタによって実現される。

【００６４】なお、本発明は、複数の機器（例えばホス
トコンピュータ、インタフェース機器、リーダなど）か
ら構成されるシステムあるいは統合装置に適用しても、
ひとつの機器からなる装置に適用してもよい。

【００６５】また、前述した実施形態の機能を実現する
ソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体
を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムある
いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記
憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行す
ることによっても、本発明の目的が達成されることは言
うまでもない。

【００６６】この場合、記憶媒体から読み出されたプロ
グラムコード自体が本発明の新規な機能を実現すること
になり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本
発明を構成することになる。

【００６７】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディス
ク、Ｚｉｐ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディ
スク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶ
Ｄ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、磁気テープ、強誘電性メモリ
（ＦｅＲＡＭ）、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなど
を用いることができる。また、コンピュータが読み出し
たプログラムコードを実行することによって、前述した
実施形態の機能が実現される他、そのプログラムコード
の指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳな
どが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によ
っても前述した実施形態の機能が実現され得る。

【００６８】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指
示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに
備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行
い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現
され得る。

【００６９】なお、本発明は、前述した実施形態の機能
を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した
記憶媒体から、そのプログラムをインタネットなどの通
信ネットワークを介して要求者にそのプログラムを配信
する場合にも適用できることは言うまでもない。

【００７０】また上述の例ではプログラム処理するよう
にして説明したが、プログラム処理されるところをハー
ドウエアで処理するようにしても良い。

【００７１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、夫
々が少なくとも１つの文書を収容する複数のフォルダを
所定の規則に従って階層構造に組織して文書管理を行な
うにあたり、例えば、機密保護によって所定の規則にそ
ぐわない文書管理を行なうような場合であっても、機密
保護と管理上の便利さとを両立させた文書管理を行なう
ことができるという効果がある。

【００７２】特に、機密保護とアイコン表示制御と連携
させることにより、フォルダの煩雑な表示を防ぐことが
可能になる。

【００７３】さらに、各ユーザの公開鍵を用いて暗号化
を行うため、特別の権限を持ったスーパーユーザなどの
特定ユーザに対する機密保護も維持することが可能とな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の代表的な実施形態であるネットワーク
によって接続された文書管理システムを示す図である。

【図２】ネットワークデバイス１１１の内部構成を示し
たブロック図である。

【図３】ネットワークデバイス１１０の動作を示すフロ
ーチャートである。

【図４】従来例の図８で示した第一開発部のフォルダを
開いた状態がＬＣＤ２１０の画面に表示された様子を示
す図である。

【図５】選択した文書を誰の公開鍵で暗号化するかを選
択する画面５００である。

【図６】ステップＳ３０３の描画処理の詳細を示すフロ
ーチャートである。

【図７】図６に示した描画処理によって実行された第一
開発部のフォルダの表示画面を示した図である。

【図８】従来のフォルダの入れ子構造の例を示す図であ
る。

【図９】図８における第一開発部のフォルダ８０２を開
いた様子を示す図である。

【図１０】従来例における特別プロジェクト用のフォル
ダの追加を示す図である。

【図１１】記憶媒体の一例であるＣＤ−ＲＯＭのメモリ
マップを示す図である。

【符号の説明】

１１０ ネットワーク １１１ ネットワークデバイス １１２ 公開鍵サーバ ２０１ ＣＰＵ ２１０ ＬＣＤ １００６ 暗号化ボタン

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 夫々が少なくとも１つの文書を収容する
   複数のフォルダを所定の規則に従って階層構造に組織す
   ることにより文書管理を行なう文書管理方法であって、 前記複数のフォルダから任意のフォルダを選択し、該フ
   ォルダに収容された文書のアイコンを表示する第１表示
   工程と、 前記第１表示工程において表示されたアイコンから機密
   保護すべき文書に対応したアイコンを選択し、該アイコ
   ンに対応した文書の暗号化を指示する指示工程と、 前記指示工程によって指示された文書を、該文書を管理
   するデバイスとはネットワークを介して接続されたサー
   バに格納された公開鍵を用いて暗号化する暗号化工程
   と、 前記暗号化工程において暗号化された文書に対応するア
   イコンを暗号化されない文書に対応するアイコンとは区
   別されるように表示する第２表示工程とを有することを
   特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 前記暗号化工程において用いられる公開
   鍵は、暗号化された後の文書に対してアクセス可能とす
   るユーザに割当てられた公開鍵であることを特徴とする
   請求項１に記載の文書管理方法。
3. 【請求項３】 前記暗号化された後の文書に対してアク
   セス可能なユーザが前記暗号化された文書を収容するフ
   ォルダをオープンした場合、前記暗号化された文書に対
   応するアイコンと前記暗号化されない文書に対応するア
   イコンとの表示上の区別はつけずに表示することを特徴
   とする請求項２に記載の文書管理方法。
4. 【請求項４】 前記暗号化された後の文書に対してアク
   セス不可能なユーザが前記暗号化された文書を収容する
   フォルダをオープンした場合、前記暗号化された文書に
   対応するアイコンと前記暗号化されない文書に対応する
   アイコンとの表示上の区別をつけて表示することを特徴
   とする請求項２に記載の文書管理方法。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれかに記載された
   文書管理方法の各工程を実行するプログラム。
6. 【請求項６】 請求項５に記載されたプログラムをコン
   ピュータで実行可能なコードで記述し、該コードを格納
   した記憶媒体。
7. 【請求項７】 夫々が少なくとも１つの文書を収容する
   複数のフォルダを所定の規則に従って階層構造に組織す
   ることにより文書管理を行なう第１の装置と、前記第１
   の装置を利用する複数のユーザ各々の公開鍵を格納する
   第２の装置とを含み、前記第１の装置と前記第２の装置
   とをネットワークを介して接続した文書管理システムで
   あって、 前記第１の装置は、 前記複数のフォルダから任意のフォルダを選択する第１
   選択手段と、 前記選択手段によって選択されたフォルダに収容された
   文書のアイコンを表示画面に表示する表示手段と、 前記表示手段によって表示されたアイコンから機密保護
   すべき文書に対応したアイコンを選択する第２選択手段
   と、 前記第２選択手段によって選択されたアイコンに対応し
   た文書の暗号化を指示する指示手段と、 前記ネットワークを介して前記第２の装置にアクセス
   し、格納された公開鍵を取得する通信取得手段と、 前記通信取得手段によって取得された暗号化する暗号化
   手段と、 前記暗号化手段によって暗号化された文書に対応するア
   イコンを暗号化されない文書に対応するアイコンとは区
   別されるように表示する前記表示手段を制御する表示制
   御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
8. 【請求項８】 夫々が少なくとも１つの文書を収容する
   複数のフォルダを所定の規則に従って階層構造に組織す
   ることにより文書管理を行なう文書管理装置であって、 前記複数のフォルダから任意のフォルダを選択する第１
   選択手段と、 前記選択手段によって選択されたフォルダに収容された
   文書のアイコンを表示画面に表示する表示手段と、 前記表示手段によって表示されたアイコンから機密保護
   すべき文書に対応したアイコンを選択する第２選択手段
   と、 前記第２選択手段によって選択されたアイコンに対応し
   た文書の暗号化を指示する指示手段と、 ネットワークを介して接続され、前記文書管理装置を利
   用する複数のユーザ各々の公開鍵を格納するサーバ装置
   にアクセスし、格納された公開鍵を取得する通信取得手
   段と、 前記通信取得手段によって取得された暗号化する暗号化
   手段と、 前記暗号化手段によって暗号化された文書に対応するア
   イコンを暗号化されない文書に対応するアイコンとは区
   別されるように表示する前記表示手段を制御する表示制
   御手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
9. 【請求項９】 前記暗号化手段において用いられる公開
   鍵は、暗号化された後の文書に対してアクセス可能とす
   るユーザに割当てられた公開鍵であることを特徴とする
   請求項８に記載の文書管理装置。
10. 【請求項１０】 前記表示制御手段は、前記暗号化され
    た後の文書に対してアクセス可能なユーザが前記暗号化
    された文書を収容するフォルダをオープンした場合、前
    記暗号化された文書に対応するアイコンと前記暗号化さ
    れない文書に対応するアイコンとの表示上の区別はつけ
    ずに表示するよう制御することを特徴とする請求項９に
    記載の文書管理装置。
11. 【請求項１１】 前記表示制御手段は、前記暗号化され
    た後の文書に対してアクセス不可能なユーザが前記暗号
    化された文書を収容するフォルダをオープンした場合、
    前記暗号化された文書に対応するアイコンと前記暗号化
    されない文書に対応するアイコンとの表示上の区別をつ
    けて表示するよう制御することを特徴とする請求項９に
    記載の文書管理装置。
12. 【請求項１２】 暗号化された後の文書に対してアクセ
    ス可能とするユーザ候補のリストを表示するリスト表示
    手段と、 前記リスト表示手段によって表示されたユーザ候補リス
    トから暗号化された後の文書に対してアクセス可能とす
    るユーザを選択する第３選択手段をさらに有することを
    特徴とする請求項９に記載の文書管理装置。
13. 【請求項１３】 前記通信取得手段は、前記第３選択手
    段によって選択されたユーザの公開鍵を取得することを
    特徴とする請求項１２に記載の文書管理装置。