JP2003076823A - 滞留防止機能付きワークフローシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 作業者が事前にタスク情報を参照すること
ができ、予め処理結果を設定することで自動的にタスク
を処理し、またタスクの滞留が発生した場合は自動的に
タスクの分散を行うワークフローシステムを提供するこ
とを課題とする。 【解決手段】 滞留防止機能付きワークフローシステ
ム１は、回答保存データベース１４、タスク情報データ
ベース１１を有し、適時情報を開示することができるデ
ータベース部６と、タスクの処理時間に係る機能を有す
る滞留監視部８と、ワークフローの管理制御を行うワー
クフロー機能部５を有するサーバ２と、クライアント３
と、ネットワーク４とから成る。滞留監視部８はタスク
の流れを監視し、タスクの宛先の変更を指示する滞留監
視機能、タスクの到着予定時間を計算する到着予定時間
計算機能を有し、ワークフロー機能部５は回答流用機
能、自動処理機能を有することを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本願発明は、複数の作業者が
関わるタスクと、一定の規則に従って一連の業務手続
（ビジネスプロセス）を作成および管理するワークフロ
ーシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】基幹業務の効率向上のために、これまで
汎用機やクライアント・サーバシステムによる大規模で
全社的なシステム化が進められてきた。また、複数人の
共同作業を支援する電子メールやグループウェアといっ
たツールも普及してきている。

【０００３】クライアント・サーバシステム上で、業務
の流れを管理するためのソフトウェアがワークフローで
ある。ワークフローとは、複数のグループや部門にまた
がった業務において、作業の受け渡しの順番と処理手順
をルール化し、業務やデータの流れをコンピュータで管
理することであり、その目的はビジネスプロセスを自動
化することによって、事務処理の合理化、生産性の向
上、仕事の質の向上を図ろうとするものである。

【０００４】[共有文書制御型]のワークフローシステム
を例として、従来のワークフローシステム１０１の実施
形態について図６に基づいて説明する。このシステムは
タスクをデータベース化し、そのデータベースへのアク
セス順序を制御することによってワークフローが構築さ
れる。

【０００５】図６は４つのクライアント１０３とサーバ
１０２と、それぞれを接続するネットワーク１０４から
構成されるワークフローシステム１０１である。今、タ
スクの流れる順番がクライアント１３１→クライアント
１３２→クライアント１３３→クライアント１３４であ
るワークフローを考える。

【０００６】サーバ１０２はワークフローを管理、制御
し、各クライアント１０３から送信されるタスクと処理
内容を図示しないデータベースに保存している。また作
業者１４１がタスクの申請を行い、作業者１４２〜作業
者１４４が順に審査、承認等の処理を行う。

【０００７】まず作業者１４１がクライアント１３１か
らタスク申請を行う。タスクはクライアント１３１によ
ってサーバ１０２に転送、保存され、プロセス定義に従
ってサーバ１０２はクライアント１３２に電子メールを
送信し、タスクの存在を作業者１４２に通知する。

【０００８】電子メールによってタスクの到着を確認し
た作業者１４２は、サーバ１０２からタスク情報を取り
込み、処理を行う。作業者１４２によって処理されたタ
スクはクライアント１３２によってサーバ１０２に転
送、保存され、プロセス定義に従ってサーバ１０２はク
ライアント１３３に電子メールを送信し、タスクの存在
を作業者１４３に通知する。以降、同様の手続を繰り返
す。

【０００９】このワークフローシステム１０１におい
て、タスクが申請されサーバ１０２に保存された時点
で、各作業者はタスクの存在（進捗状況を含む）を確認
することが可能となる。タスクはワークフローの定義に
従って処理されるため、後工程の作業者はタスクの存在
を確認するためサーバ１０２にアクセスしなければなら
ないが、そうすることによって、どのタスクがどの作業
者まで進んでいるか、またそのタスクの種類を確認する
ことができる。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら従来のワ
ークフローシステム１０１では、タスクの到着前にはタ
スクの具体的な内容や、中間作業者の処理内容が開示さ
れないため、事前にどのような処理を行うか決めておく
ことができなかった。

【００１１】上記例では、作業者１４１が申請を行った
時点で、作業者１４４はそのタスクの存在を知ることは
できる。しかし、作業者１４４は作業者１４２と作業者
１４３がいつそのタスクを処理するか、またどのような
処理を行うのか不明であるため、タスクの処理内容を用
意することができない。そのため業務計画を立てる上で
支障をきたしていた。

【００１２】またタスクが一人の作業者に集中し、処理
が滞った場合、後続の作業者は待機するしかなく、業務
の停滞が発生していた。また事前に集中することが予測
される場合においても、自動的に対策をとることができ
なかった。

【００１３】本発明は上記事情に鑑みてなされたもの
で、作業者が事前にタスクの具体的な内容や中間処理の
結果を常時参照することができ、予め処理結果を設定す
ることで自動的にタスクを処理することができ、またタ
スクの滞留が発生した場合は自動的にタスクの分散を行
うことができるワークフローシステムを提供することを
目的としている。

【００１４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１に記載の発明である滞留防止機能付きワー
クフローシステムは、クライアント・サーバシステム上
で、定型的な業務であるタスクを予め設定し、複数の作
業者または作業工程を基に、一定の規則に従って一連の
業務手続を作成し、前記タスクと前記業務手続を管理制
御するワークフローシステムであって、サーバは、作業
者の処理内容に応じてタスク情報を更新可能に保存する
タスク保存手段と、クライアントからのタスク開示要求
を受け付ける受付手段と、受け付けられた開示要求に応
じて、前記タスク保存手段から該当するタスク情報を抽
出するタスク検索手段と、抽出された検索結果を前記ク
ライアントへ送信する送信手段とを備えることを特徴と
する。

【００１５】請求項２に記載の発明である滞留防止機能
付きワークフローシステムは、請求項１に記載の滞留防
止機能付きワークフローシステムにおいて、作業者が過
去に処理したタスクの処理内容である回答を保存する回
答保存手段と、作業者からの回答開示要求を受け付ける
受付手段と、受け付けられた開示要求に応じて、開示要
求に適合する回答を前記回答保存手段から抽出する回答
検索手段と、抽出された検索結果を作業者へ提示する出
力手段とを備えることを特徴とする。

【００１６】請求項３に記載の発明である滞留防止機能
付きワークフローシステムは、請求項１または請求項２
に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおい
て、前記サーバは、タスクが作業者に到着する前に、こ
のタスクに対してこの作業者が予め作成しておいた回答
を保存する回答保存手段と、前記タスクが作業者に到着
した時点では、前記回答保存手段から該当する回答を抽
出して前記タスクに付加して、次工程の作業者に伝達す
る自動回答処理手段とを備えることを特徴とする。

【００１７】請求項４に記載の発明である滞留防止機能
付きワークフローシステムは、請求項１乃至請求項３に
記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおい
て、前記サーバは、作業者に到着しているタスクの数と
種類から作業時間を計算する作業時間演算手段と、前記
作業時間演算手段の演算結果と、予め設定されたしきい
値とを比較し、前記演算結果がしきい値を超えた場合に
は、当該作業者の代わりに作業を行う代行者を設定する
代行者設定手段と、タスクの宛先を変更して、設定され
た代行者に対してタスクを分配するタスク分配手段とを
備えることを特徴とする。

【００１８】請求項５に記載の発明である滞留防止機能
付きワークフローシステムは、請求項１乃至請求項４に
記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおい
て、前記サーバは、前記作業時間演算手段の演算結果か
ら、ある特定のタスクが次工程の作業者に到着する予定
時間を計算する到着予定時間計算手段を備えることを特
徴とする。

【００１９】請求項６に記載の発明である滞留防止機能
付きワークフローシステムは、請求項４または請求項５
に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおい
て、前記作業時間演算手段は、作業者がタスクの種類ご
とに１タスクに要する平均作業時間を保存する平均作業
時間保存手段と、前記作業者に到着しているタスクを対
象に、タスクの種類ごとに前記平均作業時間とタスク数
とを乗算し、その乗算結果を積算し、その積算結果を前
記作業者の作業時間とする計算手段とを備えることを特
徴とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】本願発明の滞留防止機能付きワー
クフローシステム１を図１〜図５に基づいて説明する。

【００２１】図１において、本願発明の滞留防止機能付
きワークフローシステム１は、サーバ２と複数のクライ
アント３と、それぞれを接続するネットワーク４とから
構成される。サーバ２は、データベース部６とワークフ
ロー機能部５とサーバ側通信部７と滞留監視部８とを有
する。

【００２２】ワークフロー機能部５は、ワークフローの
プロセス定義に従ってタスクの管理制御を行う機能を有
する。ワークフロー機能部５はサーバ側通信部７に対し
て、各種情報を転送し、その情報をクライアント３へ送
信を行うよう指示する機能を有し、またクライアント３
へ各種電子メールの送信を行うよう指示する機能を有す
る。さらにサーバ側通信部７を介して受信したクライア
ント３からの検索指示を後述する各検索部に送信し、そ
の検索結果を受信する機能を有する。

【００２３】またワークフロー機能部５は滞留監視部８
の指示により、タスクの代行処理を行う代行者を選定
し、タスクの宛先を自動的に変更する機能を有する。

【００２４】またワークフロー機能部５は、後述するデ
ータベース部６が管理制御するタスク情報データベース
１１，回答保存データベース１４に対して情報を操作す
る権限を有し、各種情報を保存または更新するようデー
タベース部６に指示することができる。また宛先情報デ
ータベース１３と平均リードタイムデータベース１５に
対しては検索する権限のみを有し、それぞれのデータベ
ースからデータベース部６を介して情報を得ることがで
きる。

【００２５】またワークフロー機能部５はタスク検索部
９と回答検索部１０を有する。タスク検索部９はタスク
情報データベース１１に対して検索する権限のみを有
し、それぞれのデータベースからデータベース部６を介
して情報を得ることができる。また回答検索部１０は回
答保存データベース１４に対して検索する権限のみを有
し、回答保存データベース１４からデータベース部６を
介して情報を得ることができる。

【００２６】タスク検索部９はワークフロー機能部５を
介して受信したクライアント３からの検索指示で、タス
ク情報データベース１１を検索し、検索指示に適合する
情報を抽出し、ワークフロー機能部５へ検索結果を送信
する機能を有する。

【００２７】また回答検索部１０はクライアント３また
はワークフロー機能部５からの検索指示で回答保存デー
タベース１４を検索し、検索指示に適合する情報を抽出
し、ワークフロー機能部５へ検索結果を送信する機能を
有する。

【００２８】データベース部６は、情報の入出力を管理
制御する機能を有する。またデータベースとして、タス
ク情報データベース１１、宛先情報データベース１３、
回答保存データベース１４、平均リードタイムデータベ
ース１５（以下[データベース]は、[ＤＢ]と略す）を有
する。

【００２９】データベース部６は、各部からの保存また
は更新指示に対して、権限の有無を監視し、操作権限を
有する場合は情報の保存または更新を行う。また各部か
らの検索指示に対して検索権限の有無を監視し、検索権
を有する場合は情報を抽出し提供する。

【００３０】図２に示すタスク情報ＤＢ１１は、[タス
クＩＤ]、[タスク名]、[帳票名]、[宛先]、[完了時間]
を含むデータテーブルである（図２参照）。[タスクＩ
Ｄ]には個別のタスクを識別するインデックス番号（記
号）が保存される。[タスク名]にはタスクの名前が、
[帳票名]は帳票の名前が保存される。また[宛先]はタス
クの宛先情報である。[完了時間]にはタスクの完了時間
が保存される。またタスク情報ＤＢ１１に保存される情
報は、全てのクライアント３から適時参照することがで
きる。

【００３１】図３に示す回答保存ＤＢ１４は、[回答Ｉ
Ｄ]、[タスクＩＤ]、[作成者]、[タスク名]、[帳票
名]、[自動処理有無]、[適用]を含むデータテーブルで
ある。[回答ＩＤ]には蓄積された回答を識別するインデ
ックス番号（記号）が保存される。 [タスクＩＤ]には
タスクの識別番号が保存される。また[作成者]には回答
を作成した作業者の作業者ＩＤが保存される。[タスク
名]にはタスクの名前が、[帳票名]には帳票の名前が保
存される。

【００３２】回答保存ＤＢ１４は、タスクが処理される
ごとに随時更新されるが、後述する回答流用機能で一定
期間再利用されなかった回答は随時削除されていく。た
だし事前に作成した回答は削除の対象からは外される。

【００３３】図４に示す宛先情報ＤＢ１３は組織構成表
である。組織ごとに[組織ＩＤ]が与えられ、各作業者に
は[作業者ＩＤ]と[電子メールアドレス]が与えられる。
また各作業者には１名以上の代行者が設定され、その代
行者を示す作業者の作業者ＩＤが[代行者ＩＤ]として与
えられる。

【００３４】図５に示す平均リードタイムＤＢ１５は、
[作業者ＩＤ]、[平均リードタイム]、[帳票名]、[タス
ク名]を含むデータテーブルである。[平均リードタイ
ム]には、各作業者がタスクの受信から回答を入力する
までに要する作業時間の平均値が保存され、作業者ごと
に帳票名単位で計算される。[帳票名]には帳票名が保存
され、[作業者ＩＤ]には各作業者の作業者ＩＤが保存さ
れ、[タスク名]にはタスクの名前が保存される。

【００３５】またサーバ側通信部７は、各クライアント
３のクライアント側通信部１６と、ネットワーク４を介
して、各種情報通信を行う機能を有する。またワークフ
ロー機能部５からの指示で、電子メールを送信する機能
を有する。また宛先情報ＤＢ１３に対して電子メールア
ドレスを検索する権限を有し、宛先情報ＤＢ１３からデ
ータベース部６を介して情報を得て、前述の電子メール
を送信する。ワークフロー機能部５が送信を要求する電
子メールは３種類あり、タスクが到着（差し戻しを含
む）したことを知らせる電子メール、代行者として設定
されたことをしらせる電子メール、後述する自動処理機
能で、予め設定した回答が自動的に処理されたことを知
らせる電子メールの３つである。

【００３６】また滞留監視部８は、平均リードタイムＤ
Ｂ１５に保存される平均リードタイムを算出する機能を
有する。また、常時作業者ごとに平均リードタイムＤＢ
１５に保存される平均リードタイムと、各作業者に到着
しているタスク数と種類を基にタスクの流れを監視し、
タスクが滞留していると判断した場合は、ワークフロー
機能部５にタスクの作業順序の変更を指示する機能（滞
留監視機能）を有する。さらにワークフロー機能部５の
指示により、平均リードタイムＤＢ１５に保存される平
均リードタイムと、各作業者に到着しているタスクを基
に、次工程の作業者にタスクが到着する予定時間を計算
する機能（到着予定時間計算機能）を有する。

【００３７】滞留監視部８はデータベース部６の平均リ
ードタイムＤＢ１５に対して情報を操作する権限を有
し、平均リードタイムＤＢ１５に各種情報をデータベー
ス部６へ転送し、保存または更新するよう指示する機能
を有する。

【００３８】滞留監視部８は、ある一定期間（例えば週
単位や月単位等）を定めて、作業者ごとに同じ帳票のタ
スク単位でリードタイムの合計を計算し、その結果を一
定期間中に発生したタスク数で割って、平均リードタイ
ムを得る。その計算結果はデータベース部６へ転送さ
れ、データベース部６は平均リードタイムＤＢ１５に、
帳票名ごとに算出される各作業者の平均リードタイムを
保存する。平均リードタイムは定期的に更新されるの
で、滞留監視機能に対して、作業者の“慣れ”による作
業時間の短縮や、季節的な作業負荷の変動を反映するこ
とができる。

【００３９】クライアント３は、ディスプレーやキーボ
ード等の入出力装置を備えた情報端末であり、クライア
ント側通信部１６と回答入力部１７とタスク回答表示部
１８を有する。

【００４０】クライアント側通信部１６は、ネットワー
ク４を介して、サーバ２から送られてきた電子メールを
受信し、タスク情報や回答情報等の各種情報の送受信を
行う機能を有する。また作業者が入力した回答情報や検
索指示等を回答入力部１７から受信する機能を有し、タ
スク回答表示部１８へ各種情報を送信する機能を有す
る。

【００４１】回答入力部１７は、作業者が入力した各種
情報や検索指示をクライアント側通信部１６へ転送し、
サーバ２へ送信するようクライアント側通信部１６に指
示する機能を有する。また作業者に到着しているタスク
から、選択された複数のタスクに対して、連続して回答
を与える機能（以下、連続処理機能）を有し、選択され
た複数のタスクに対して、一括して１つの回答を与える
機能（以下、一括処理機能）を有する。

【００４２】タスク回答表示部１８は、クライアント側
通信部１６が受信したタスクや回答等を表示する機能を
有する。また作業者が入力する条件を基に、クライアン
ト３が受信した情報の中から、複数のタスクや回答をソ
ートする機能、適合するタスクを抽出する機能、連続処
理機能においては連続してタスクを表示する機能を有す
る。

【００４３】連続処理機能とは、タスク回答表示部１８
によって表示されたタスク一覧から、タスク名と帳票名
でタスクをソート、抽出するグループ化を行い、グルー
プ化された複数のタスクを処理する間は、一覧表示に戻
らずに連続して回答入力処理を行うという機能である。
回答入力部１７は、グループ化されたタスクに対して連
続処理機能が指定されると、タスク情報ＤＢ１１から一
括してタスクを受信し、作業者が回答を入力するたびに
受信したタスクの表示を連続して行う。作業者は回答を
入力するたびに一覧表示からタスクを選択する手間を省
くことができ、効率的に作業を行うことができる。

【００４４】また一括処理機能とは、タスク回答表示部
１８によって表示されたタスク一覧から、タスク名と帳
票名でタスクをソート、抽出するグループ化を行い、グ
ループ化された複数のタスクに対して、１つの回答をも
って回答入力処理を行うという機能である。回答入力部
１７は、グループ化されたタスクに対して一括処理機能
が指定されると、タスク情報ＤＢ１１から一括してタス
クを受信し、作業者が入力した１つの回答を自動的に受
信した全てのタスクに指定し、サーバ２へ送信し処理を
終了する。作業者はタスクごとに回答を入力する手間を
省くことができ、効率的に作業を行うことができる。

【００４５】次に本願発明である滞留防止機能付きワー
クフローシステム１の一連の基本動作を、図１〜図４に
基づいて説明する。このシステムは[共有文書制御型]で
ある。

【００４６】図２のタスクＩＤ[TA0001]〜[TA0003]のワ
ークフローは物品購入の申請に関する一連の作業を定義
したものである。このワークフローは３つのクライアン
ト３（作業者）で構成されている。ワークフローの業務
手続はクライアント３１（作業者４１、作業者ＩＤ[S00
199]）→クライアント３２（作業者４２、作業者ＩＤ[S
00185]）→クライアント３４（作業者４４、作業者ＩＤ
[S00224]）となっている。

【００４７】まず作業者４１が物品購入を申請（タスク
ＩＤ[TA0001]）する。ワークフローのプロセス定義に従
って入力されたタスク情報は、クライアント３１の回答
入力部１７によってクライアント側通信部１６を介して
サーバ２へ送信される。サーバ側通信部７を介してクラ
イアント３１からのタスク情報を受信したワークフロー
機能部５は、タスク情報をデータベース部６に転送し、
タスク情報ＤＢ１１に保存するよう指示を出す。

【００４８】データベース部６は、ワークフロー機能部
５の指示に従い、タスク情報をタスク情報ＤＢ１１に保
存する。保存が完了した時点で、各作業者はタスク情報
ＤＢ１１の情報を参照することができるようになる。

【００４９】次にワークフロー機能部５は、作業者４２
にタスクの到着を通知する電子メールを送信するよう
に、サーバ側通信部７に指示を出す。サーバ側通信部７
はデータベース部６を介して宛先情報ＤＢ１３を参照す
ることによって電子メールアドレスを得て、作業者４２
の電子メールアドレス（クライアント３２）にタスクの
到着を知らせる電子メールを送信する。

【００５０】次に、クライアント３２のクライアント側
通信部１６は電子メールを受信し、タスク回答表示部１
８に送信し、タスク回答表示部１８によって電子メール
は表示される。電子メールによってタスクの到着を確認
した時点で、作業者４２が回答入力部１７にタスクを表
示させるよう入力すると、クライアント３２の回答入力
部１７は、タスク情報ＤＢ１１から作業者４２に該当す
るタスクの情報を送信するようクライアント側通信部１
６を介してサーバ２に指示を出す。なお該当するタスク
には、到着したタスクと未到着のタスクを含むこともで
きる。

【００５１】サーバ側通信部７を介してクライアント３
２からの指示を受信したワークフロー機能部５は、タス
ク検索部９に作業者４２に該当するタスクを検索するよ
うに指示を出す。タスク検索部９はデータベース部６を
介してタスク情報ＤＢ１１から作業者４２に該当するタ
スクを抽出し、ワークフロー機能部５へ送信する。ワー
クフロー機能部５はタスク検索部９から受信したタスク
情報を、サーバ側通信部７を介してクライアント３２へ
送信する。

【００５２】クライアント３２のクライアント側通信部
１６はタスクを受信し、タスク回答表示部１８へ送信す
る。タスク回答表示部１８は、クライアント側通信部１
６を介して受信したタスク情報を表示する。

【００５３】次に作業者４２が特定のタスクを選択する
ことで、クライアント３２は上記と同様の手順で選択さ
れたタスクの詳細な情報をタスク情報ＤＢ１１から受信
し、表示する。

【００５４】作業者４２は表示されたタスク（タスクＩ
Ｄ[TA0002]）に対する回答を入力すると、入力された回
答はクライアント３２の回答入力部１７によってクライ
アント側通信部１６へ送信され、クライアント側通信部
１６からサーバ２のワークフロー機能部５へ送信され
る。クライアント３２からサーバ側通信部７を介して回
答を受信したワークフロー機能部５は、データベース部
６に回答を送信し、回答の情報を回答保存ＤＢ１４に保
存する。

【００５５】作業者４２が回答を送信することによっ
て、タスクは作業者４４に送られる。なお以降は上記と
同様の動作を繰り返すので省略する。

【００５６】次に回答ＩＤを利用した回答入力方法（回
答流用機能および自動処理機能）について、図１〜図４
に基づいて説明する。

【００５７】通常、作業者が入力した回答は[回答Ｉ
Ｄ]、[タスクＩＤ]、[自動処理有無]、[適用]を付加さ
れ、回答保存ＤＢ１４に保存、蓄積される。また作業者
が事前（タスク到着前）にタスク情報を確認し、予め回
答を作成した場合は、その回答を回答保存ＤＢ１４に保
存しておくことができる。図３の回答ＩＤ[K0002]、 [K
0004]は、事前に作成された回答を示す。事前に作成さ
れた回答は、タスクＩＤが同一の場合には、いずれか一
つのみが[適用]に[○]が付与される。

【００５８】回答流用機能とは、回答保存ＤＢ１４に保
存されている回答を、他のタスクの回答に流用し、作業
者の回答入力を支援する機能である。回答保存ＤＢ１４
の回答情報は随時更新されるが、回答流用機能によって
頻繁に利用される回答は削除されず、回答保存ＤＢ１４
に残されていく。利用頻度の高い回答を残していくた
め、ワークフロー特有の定型作業を行う上で、効率的に
作業者の回答入力を支援することができる。

【００５９】作業者は、回答を入力する際に回答保存Ｄ
Ｂ１４から[タスクＩＤ]で検索することによって事前に
作成した回答を呼び出したり、過去に入力した回答を
[作成者]で検索することによって、その作業者自身に該
当する回答を呼び出したりすることができる。さらに
[帳票名]および[タスク名]で検索することによって、同
じような処理内容の回答を呼び出すことができる。この
検索処理によって抽出された回答群から、適切なものを
選択し、タスクの回答として処理する。

【００６０】回答流用機能の一連の動作を図１、図２お
よび図３に基づいて、タスクＩＤ[TC0001]〜[TC0003]の
ワークフローについて説明する。

【００６１】タスク（[TC0003]）の到着を確認した作業
者４４は、まずタスク情報をサーバ２からクライアント
３４に取り込む。次に、作業者４４は過去において入力
した回答、または事前に作成した回答を検索するよう回
答入力部１７に入力する。回答入力部１７はクライアン
ト側通信部１６を介してサーバ２へ回答保存ＤＢ１４の
検索を指示する。

【００６２】サーバ側通信部７を介して検索指示を受信
したワークフロー機能部５は、回答検索部１０に作業者
４３に該当する回答を、回答保存ＤＢ１４から検索する
よう指示を出す。回答検索部１０はデータベース部６に
回答保存ＤＢ１４を検索するよう指示を出す。データベ
ース部６によって抽出された検索結果は、回答検索部１
０を介してワークフロー機能部５に送信され、ワークフ
ロー機能部５はサーバ側通信部７を介してクライアント
３４に送信する。

【００６３】検索結果を受信したクライアント側通信部
１６は、タスク回答表示部１８へ検索結果を送信し、タ
スク回答表示部１８は作業者が指定するキーワード、例
えば[帳票名]で検索結果をソートし表示する。図５の場
合、作業者４４が予め用意した２つの回答[K0003]，[K0
004]が表示されるので、その中で[承認]を指す回答[K00
03]を作業者４４が選択すると、回答入力部１７は選択
された回答を流用して、クライアント側通信部１６を介
してサーバ２へ送信する。

【００６４】サーバ側通信部７を介してクライアント３
４から回答を受信したワークフロー機能部５は、新たに
タスクＩＤ[TC0003]の回答として回答ＩＤが付与され、
[適用]には[○]が付与される。そして次のタスクへと処
理を進める。

【００６５】以上のように回答にインデックス番号（記
号）を付加し、回答保存ＤＢ１４に保存しておくこと
で、回答を入力する際に流用することができる。そのた
め作業者の入力作業の負荷を低減することができ、業務
を円滑に行うことができる。また一括処理機能や連続処
理機能を使用する際には、一度受信した回答一覧の表示
を継続することによって、さらに大きな効果を得ること
ができる。

【００６６】次に自動処理機能について、図１、図２お
よび図３の、タスクＩＤ[TA0002]のタスクに基づいて説
明する。

【００６７】自動処理機能とは、タスクが到着する前
に、作業者がタスク情報ＤＢ１１と回答保存ＤＢ１４の
タスク情報を確認した上で、事前にそのタスクに対する
回答を設定し、タスクの到着と同時にワークフロー機能
部５がタスクに対して自動的に回答を処理する機能であ
る。タスクの自動処理が行われると、その自動処理を設
定した作業者に[自動処理完了]の通知が電子メールで送
信される。

【００６８】図３の回答保存ＤＢ１４が示すとおり、作
業者ＩＤ[S00185]、すなわち作業者４２が事前に用意し
た回答を指している。作業者４１の入力が終了し、タス
クが作業者４２に到着した時点で、自動的に回答ＩＤ[K
0002]の示す[経理受付]が回答として付加される。

【００６９】またサーバ側通信部７にクライアント３４
（作業者４４）へ[自動処理完了]の通知を電子メールで
送信するよう指示を出し、サーバ側通信部７は宛先情報
ＤＢに保存されている作業者４６の電子メールアドレス
を参照して、電子メールを送信する。

【００７０】作業者は適時タスク情報とタスク内容を把
握することができるので、事前に回答を用意できる状況
が発生する。そのような場合、予め作成した回答、また
は回答保存ＤＢ１４に保存されている回答を自動処理機
能で利用することで、作業者はタスクの到着を待つこと
なく処理を完了することができ、自動的に次作業者へタ
スクを伝達することができる。そのため無用なタスクの
滞留を防ぐことができ、業務を円滑に行うことができ
る。

【００７１】次に滞留監視機能ついて、図５の平均リー
ドタイムＤＢ１５に基づいて説明する。

【００７２】滞留監視機能とは、ワークフローの流れを
監視し、タスクの滞留が発生しているか否か判定する機
能である。

【００７３】滞留監視部８は、作業者に到着しているタ
スク数と、平均リードタイムＤＢ１５に保存されている
作業者ごとの平均リードタイムを基に、作業者ごとに帳
票名単位でタスク数と平均リードタイムとの積を計算す
る。その計算結果の積算値がある判定基準値（しきい
値）を超えると「タスクの滞留が発生している」と判定
する。

【００７４】滞留監視部８が「タスクの滞留が発生して
いる」と判定した場合は、その作業者に設定されている
１名以上の代行者の中から、一番作業負荷の少ない代行
者を選択し、ワークフロー機能部５に指示を出す。代行
者を決定する際には、設定されている代行者ごとに帳票
名単位でタスク数と平均リードタイムの積を計算し、そ
の計算結果の積算値の一番小さいものが代行者として設
定される。

【００７５】滞留監視部８から代行者設定の指示を受信
したワークフロー機能部５は、滞留の発生している作業
者に代わって滞留監視部８から指定された代行者にタス
クを振り分ける。ワークフロー機能部５はタスク情報Ｄ
Ｂ１１の[宛先]の内容を変更するようデータベース部６
に指示を出す。このようにしてワークフローの構成は自
動的に変更され、タスクは代行者に移行される。

【００７６】また同時にワークフロー機能部５は、代行
者に設定された作業者と本来の作業者に対して、代行者
が設定されたことを電子メールで通知するようサーバ側
通信部７に指示を出す。サーバ側通信部７は宛先情報Ｄ
Ｂ１３を参照して、作業者と代行者の電子メールアドレ
スに「タスクが代行者に移行される」旨の電子メールを
送信する。

【００７７】図５の作業者ＩＤ[S00185]の作業者４３の
平均リードタイムを例に説明する。今、作業者４３に帳
票名[経費扱い購買依頼]のタスク[承認]が55個、[常備
用度品請求申請]のタスク[承認]が40個、[駐車場使用申
請]のタスク[承認]が30個、それぞれ到着しているとす
る。作業者４３の平均リードタイムは図５の通りなの
で、積算値は下記の通りとなる。

【００７８】55個 × 10分 ＝ 550分 40個 × 7分 ＝ 280分 30個 × 3分 ＝ 90分 550分 ＋ 280分 ＋ 90分 ＝ 920分 仮に判定基準値（しきい値）が720分に設定されている
とすると、作業者４３には200分の過負荷が発生してい
ることになるので、「タスクの滞留が発生している」と
判定されることになる。そして代行者にはこの200分に
相当するタスク数が分配されることになり、ワークフロ
ー機能部５によってタスクの宛先は変更される。

【００７９】以上のようにタスクの流れを監視し、滞留
が発生した場合には代行者の設定を自動で行うことによ
って、タスクの集中を緩和し、業務負荷を分散させるこ
とができる。そのため無用なタスクの滞留を防ぐことが
でき、業務を円滑に行うことができる。

【００８０】次に到着予定時間計算機能ついて、図２お
よび図５に基づいて説明する。

【００８１】到着予定時間計算機能とは、特定のタスク
が作業者へ到着する予定時間を計算する機能である。タ
スクの到着予定時間は、前述の滞留監視機能と同様に、
平均リードタイムとタスク数の乗算結果の積算値によっ
て求められる。到着予定時間は、タスクの表示を行う際
に、未到着分のタスクの表示を行う場合に合わせて表示
される。

【００８２】今、作業者４４にタスクＩＤ[TD0002]のタ
スクが到着し、作業者４４は、このタスクが１０番目に
処理すると仮定する。次工程の作業者４５にタスクＩＤ
[TD0003]のタスクが到着するのは、１番目〜１０番目の
タスク全ての処理に要する時間となり、タスクの種類ご
とにタスク数と平均作業時間を乗算した結果の積算値で
ある。

【００８３】ワークフロー機能部５は、クライアント３
がタスク情報の表示を行う度に、滞留監視部８に到着予
定時間を計算するよう指示を出す。次に、滞留監視部８
はタスクの種類ごとにタスク数と平均作業時間との乗算
し、その乗算結果を積算し、積算結果を到着予定時間と
してワークフロー機能部５に送信する。積算結果を受信
したワークフロー機能部５は、データベース部６からの
タスク情報と、滞留監視部８からの到着予定時間を合わ
せて、サーバ側通信部７を介して、クライアント３へ送
信する。

【００８４】以上のように到着予定時間を計算すること
によって、作業者がタスクの進捗状況を知ることができ
るので、作業計画を立てることが容易になる。そのため
無用なタスクの滞留を防ぐことができ、業務を円滑に行
うことができる。

【００８５】以上、図１〜図５に基づいて実施形態を説
明したが、本願発明はこれに限定されるものではない。

【００８６】作業者が入力した回答を保存する回答保存
ＤＢ１４と、回答保存ＤＢ１４を検索する回答検索部１
０は必ずしもサーバ２が有する必要はなく、クライアン
ト３が有することも考えられる。

【００８７】クライアント３が回答保存ＤＢ１４と回答
検索部１０を有した場合、回答流用機能を実現する上で
何ら支障をきたすものではない。作業者がクライアント
３に保存される回答を検索し、操作する機能を有するこ
とで、上記実施形態と同様の効果を実現することができ
る。また自動処理機能の場合では、事前に作成した回答
をクライアント３側に保存し、サーバ２側では一時的に
記憶装置上に保存することで、上記実施形態と同様の効
果を実現することができる。また事前に作成した回答の
みを保存するデータベースをサーバ２が有し、そのデー
タベースのみを検索する検索部をサーバ２側に設けて
も、同様の効果が得られる。

【００８８】また滞留監視機能において、上記実施形態
では一番作業負荷の少ない作業者を代行者として設定す
るとしたが、複数設定する場合も考えられる。過負荷分
の作業を、作業者に設定されている複数の代行者に均等
に割り振る場合や、各代行者の作業負荷の状態に応じ
て、タスクを割り振る割合を変える等、様々な方法が上
げられる。

【００８９】

【発明の効果】以上説明したように、本願発明の滞留防
止機能付きワークフローシステムは、タスクの滞留を防
止し、作業者の作業効率の向上を図るために様々な機能
を持つ。

【００９０】サーバがタスク情報をクライアントへ適時
開示する機能を有することで、作業者は事前にタスク情
報を得ることができる。そのため作業者は、予め回答を
設定することが可能になるので、自動処理機能を実現す
ることができる。この自動処理機能によって作業者は入
力作業の負荷を低減することができ、業務を円滑に行う
ことができ、業務の効率化を図ることができる。また回
答流用機能によって、作業者は効率的に回答入力を行う
ことができ、業務の効率化を図ることができる。

【００９１】また滞留監視機能によってタスクの流れを
監視し、自動的に代行者を設定しタスクを振り分けるこ
とによって、業務の効率化を図ることができ、業務の中
断や停滞を防止することができる。

【００９２】また到着予定時間計算機能と合わせて、タ
スク情報やタスク内容を作業者に開示することで、作業
者はタスクの集中や滞留を知ることができ、業務計画を
立て易くなる。そのため業務の効率化を図ることがで
き、業務の中断や停滞を防止することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本願発明の滞留防止機能付きワークフローシス
テムの構成図である。

【図２】タスク情報データベースのデータテーブルであ
る。

【図３】回答保存データベースのデータテーブルであ
る。

【図４】宛先情報データベースのデータテーブルであ
る。

【図５】平均リードタイムデータベースのデータテーブ
ルである。

【図６】従来型のワークフローシステムの構成図であ
る。

【符号の説明】

１ 滞留防止機能付きワークフローシステム ２ サーバ ３ クライアント ４ ネットワーク ５ データベース部 ６ ワークフロー機能部 ７ サーバ側通信部 ８ 滞留監視部 ９ タスク検索部 １０ 回答検索部 １１ タスク情報データベース １３ 宛先情報データベース １４ 回答保存データベース １５ 平均リードタイムデータベース １６ クライアント側通信部 １７ 回答入力部 １８ タスク回答表示部 ３１〜３６ クライアント ４１〜４６ 作業者 １０１ 従来のワークフローシステム １０２ サーバ １０３ クライアント １０４ ネットワーク １３１〜１３４ クライアント １４１〜１４４ 作業者

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 クライアント・サーバシステム上で、定
   型的な業務であるタスクを予め設定し、複数の作業者ま
   たは作業工程を基に、一定の規則に従って一連の業務手
   続を作成し、前記タスクと前記業務手続を管理制御する
   ワークフローシステムであって、 サーバは、 作業者の処理内容に応じてタスク情報を更新可能に保存
   するタスク保存手段と、 クライアントからのタスク開示要求を受け付ける受付手
   段と、 受け付けられた開示要求に応じて、前記タスク保存手段
   から該当するタスク情報を抽出するタスク検索手段と、 抽出された検索結果を前記クライアントへ送信する送信
   手段とを備えることを特徴とする滞留防止機能付きワー
   クフローシステム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の滞留防止機能付きワー
   クフローシステムにおいて、 作業者が過去に処理したタスクの処理内容である回答を
   保存する回答保存手段と、 作業者からの回答開示要求を受け付ける受付手段と、 受け付けられた開示要求に応じて、開示要求に適合する
   回答を前記回答保存手段から抽出する回答検索手段と、 抽出された検索結果を作業者へ提示する出力手段と、 を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフロ
   ーシステム。
3. 【請求項３】 請求項１または請求項２に記載の滞留防
   止機能付きワークフローシステムにおいて、 前記サーバは、タスクが作業者に到着する前に、このタ
   スクに対してこの作業者が予め作成しておいた回答を保
   存する回答保存手段と、 前記タスクが作業者に到着した時点では、前記回答保存
   手段から該当する回答を抽出して前記タスクに付加し
   て、次工程の作業者に伝達する自動回答処理手段と、 を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフロ
   ーシステム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至請求項３に記載の滞留防止
   機能付きワークフローシステムにおいて、 前記サーバは、 作業者に到着しているタスクの数と種類から作業時間を
   計算する作業時間演算手段と、 前記作業時間演算手段の演算結果と、予め設定されたし
   きい値とを比較し、前記演算結果がしきい値を超えた場
   合には、当該作業者の代わりに作業を行う代行者を設定
   する代行者設定手段と、 タスクの宛先を変更して、設定された代行者に対してタ
   スクを分配するタスク分配手段と、 を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフロ
   ーシステム。
5. 【請求項５】 請求項１乃至請求項４に記載の滞留防止
   機能付きワークフローシステムにおいて、 前記サーバは、前記作業時間演算手段の演算結果から、
   ある特定のタスクが次工程の作業者に到着する予定時間
   を計算する到着予定時間計算手段を備えることを特徴と
   する滞留防止機能付きワークフローシステム。
6. 【請求項６】 請求項４または請求項５に記載の滞留防
   止機能付きワークフローシステムにおいて、 前記作業時間演算手段は、 作業者がタスクの種類ごとに１タスクに要する平均作業
   時間を保存する平均作業時間保存手段と、 前記作業者に到着しているタスクを対象に、タスクの種
   類ごとに前記平均作業時間とタスク数とを乗算し、その
   乗算結果を積算し、その積算結果を前記作業者の作業時
   間とする計算手段と、 を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフロ
   ーシステム。