JP2002319979A

JP2002319979A - 電子メール自動応答装置

Info

Publication number: JP2002319979A
Application number: JP2001124640A
Authority: JP
Inventors: Hidetoshi Takakuwa; 秀俊高桑
Original assignee: TIS Inc
Current assignee: TIS Inc
Priority date: 2001-04-23
Filing date: 2001-04-23
Publication date: 2002-10-31

Abstract

(57)【要約】【課題】顧客の携帯電話から要求された時及び指定さ
れた時に、予め登録された応答メッセージを当該顧客に
自動送信する装置を電子メールを利用して、しかもメー
ルサーバの運用知識を必要とすることなく実現する。【解決手段】メール受信手段と、受信したメールの送
信者アドレスの登録手段と、受信したメールの文字列が
即時送信として記録した文字列であるときに所定のメッ
セージを返信する即時送信手段と、受信したメールの文
字列が定刻送信時刻設定として記録した文字列であると
きは当該文字列により指定された時刻を送信者アドレス
と関連づけて登録及び削除する送信時刻設定手段と、予
め定めた時間間隔毎に登録された送信時刻を検索して当
該時刻と関連して登録されている送信者アドレス宛に上
記メッセージを送信する定刻送信手段とを備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、受信した電子メ
ールに対して自動応答する手段に関するもので、不特定
多数の顧客の携帯電話やパソコン等からの電子メールを
受信すると、予め登録された応答メッセージを当該顧客
に自動的に送信する装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来は郵便はがきや封書によるダイレク
トメール（以下、「ＤＭ」という）で、不特定多数の顧
客に対して販売者側の情報（特価品情報など）を送信し
ていた。そのためには、住所氏名等の顧客の個人情報を
送信者側が知る必要があり、それらを知られたくない顧
客にとっては、ＤＭで情報を取得することに躊躇があっ
た。

【０００３】最近はそれを電子メールに代替させること
により、伝達速度の高速化、低コスト化を図るケースが
多々見受けられる。電子メール化することによって住所
氏名の必要性がなくなるため、匿名性は向上するが、い
ずれも販売者側からの一方的な発信であり、顧客にとっ
ては、必ずしも必要な時に必要な情報がタイムリーに届
いていた訳ではなかった。

【０００４】顧客側が必要な時に必要な情報を取得する
従来方法としては、インターネット上のホームページを
パソコンや携帯電話を利用して閲覧するのが一般的であ
ったが、ホームページの場合は閲覧手段（ブラウザ）が
必要であり、しかも送受信される情報には、単に表示さ
れる文字だけではなく、表示を制御するためのタグと言
われる情報もたくさん含まれるため、送受信するデータ
量が多くなり、通信コストが余計にかかる結果となり、
その費用は顧客側でも負担する必要がある。

【０００５】また、何よりも送信者側ではタグを使って
ホームページ表示用のデータを作成しサーバにアップロ
ードするなどの作業を必要とし、単に送受信に関わる作
業以外に多くの作業を要し、素人ではそれらの発信情報
を準備しにくいなどの難点があった。しかも、ブラウザ
の種類によってホームページの作成方法が異なると言う
大きな難点もある。

【０００６】一方、メーリングリスト（以下、「ＭＬ」
という）と呼ばれるグループ間での情報交換において、
メール本文に所定のコマンド文字列を記入して送信する
と、そのコマンド文字列で指定した応答メッセージが返
って来るシステムが使われている。例えば、ＭＬの参加
者のリストを取得したい場合に、管理者のアドレスに
「＃LIST」等のコマンド文字列を送信するというような
例がある。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】単に文字情報のみで用
が足りる場合などは、電子メールを利用する方がはるか
に送信側も受信側も低コストで簡単に目的を達成するこ
とができる。

【０００８】しかし、販売情報等を電子メールで送信す
る前述した従来方法は、販売者側からの一方的な送信で
あり、顧客の必要な時に必要な情報がタイムリーに届い
ていた訳ではなかった。また、従来のＭＬでのコマンド
送信によるメッセージの自動応答では、メールサーバを
運用するための技術的な能力と手間が必要という問題が
あり、また顧客の欲する時に定期的に情報が送られると
いうようなことはできなかった。

【０００９】この発明は、このような従来のＤＭ（電子
メールも含む）に代表される販売者側からの一方的な情
報発信ではなく、情報の欲しい時に受信側から送信要求
メッセージを出して情報を取得可能な情報送信を電子メ
ールを利用して、しかもメールサーバの運用知識を必要
とすることなく実現することを課題としている。

【００１０】

【課題を解決するための手段】この発明では、メッセー
ジの伝達送信手段を電子メールに限定している。この発
明の電子メールの自動応答装置は、メール受信手段と、
受信したメールの送信者アドレスの登録手段と、少なく
とも即時送信と定刻送信時間設定と定刻送信解除とを意
味する文字列として定めたコマンド文字列の記録領域
と、メッセージの編集及び記録手段と、受信したメール
の文字列が即時送信として記録したコマンド文字列であ
るときに上記記録されたメッセージを返信する即時送信
手段と、受信したメールの文字列が定刻送信時刻設定と
して記録した文字列であるときは当該文字列により指定
された時刻を当該メールの送信者アドレスと関連づけて
登録及び削除する送信時刻設定手段と、予め定めた時間
間隔毎に登録された送信時刻を検索して当該時刻と関連
して登録されている送信者アドレス宛に上記記憶したメ
ッセージを送信する定刻送信手段とを備えている。

【００１１】メール受信手段は、定期的にメールサーバ
の受信メールボックスをチェックし、届いているメール
を読み取る。メールが顧客データベースに未登録のアド
レスからの受信の場合は、顧客データベースに当該アド
レスのレコードを追加する。そしてメールの内容を識別
し、送信要求として登録されているコマンド文字列と一
致するときは、応答メッセージとして事前に用意したお
買得情報等の応答メッセージを顧客宛に即時返信する。
受信メールの内容が予め登録した手続で時刻に換算でき
るときは、顧客データベースに定刻送信の時刻設定を行
なう。

【００１２】定刻送信手段は、適時現在時刻を取得し、
取得した時刻が定刻送信時刻として設定されている時刻
のときは、その時刻の定刻送信の有無を調べ、該当レコ
ードをリストする。そして所定の応答メッセージを一斉
に送信する。

【００１３】請求項２の発明は、上記の電子メールの自
動応答装置の実現に必要な各手段をハードウェア内に構
築するためのインストールプログラムであって、上記送
信者アドレスの登録手段、即時送信手段、送信時刻設定
手段及び定刻送信手段をコンピュータの補助記憶装置に
記録するものである。

【００１４】

【作用】この発明の方法では、電子メールを利用するた
め、基本的には送受信するデータはタグなどの余計な情
報を含むことなく、表示されるデータ（送信元などを示
すヘッダーを含む）のみであり、しかも販売者側は顧客
に送信したい文字情報のみを用意すればよい。

【００１５】従って、電子メール上で使われているＪＩ
Ｓコードの文字のみ使って送受信するだけでよく、携帯
電話の機種の違い等を全く気にする必要がなく、極めて
簡単に発信する情報を用意できる。

【００１６】またこの発明では、受信者側では送信元の
メールアドレスしか知ることができないため、送信者と
しては匿名性が非常に高くなると共に、受信者側にとっ
ては情報を必要とする時に「送信要求」を出せばよいた
め、受信者側の意思で情報を受信することが可能とな
る。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
実施形態を説明する。この実施例の電子メールの自動応
答装置は、インターネット１に接続されたコンピュータ
２を備えている。このコンピュータは、インターネット
１を介して不特定多数の携帯電話３・・・に接続され
る。コンピュータ２のハードディスク４には、顧客デー
タベース、コマンド文字列の記録領域、データベース登
録手段、携帯電話などを相手先とするメール受信手段及
びメール送信手段を備えている。メール送信手段として
は、即時送信手段、ＤＭ要否問合せ手段、定刻送信手
段、ダイレクトメール送信手段、ＨＥＬＰ送信手段を備
えている。データベース登録手段としては、顧客登録手
段、時刻設定手段、ＤＭ要否設定手段を備えている。そ
の他として、応答メッセージ入力編集手段、ＤＭメッセ
ージ入力編集手段、送信者の詳細情報入力編集手段、目
次処理手段がある。

【００１８】本文が空のメール（以下、「空メール」と
いう）やその他の特定の文字列のメールを受信すると、
即時送信手段はそのメールの受信時点での日替りメッセ
ージを返信する。メールの送信者アドレスから、初めて
送信してきた顧客であると認定したときは、顧客登録手
段が顧客データベースに送信者アドレスその他の事項を
登録し、問合せ送信手段がダイレクトメールを送信して
よいかを問い合わせる問合せメッセージを送信する。こ
の問合せメッセージに対する応答がないときは、「拒
否」と判断する。

【００１９】顧客が「送信要求」以外の、コマンド文字
列として予め定めた文字列を送信することによって、そ
のコマンドに応じた処理を行うことが可能である。この
実施例では、そのようなコマンド文字列として「定刻送
信設定」及び「定刻送信解除」に対応する処理手段を備
えている。

【００２０】例えば、予め定めた演算により、時刻に変
換できる４桁以下の数字を受信したとき、その数値を送
信希望時刻と判断させることにより、毎日送信要求をし
なくても定刻に最新の情報を当該アドレス宛に送信する
よう自動設定される。

【００２１】時刻に意味づけることのできる数字、例え
ば、「9」又は「0900」の場合は午前９時００分、「092
0」又は「920」の場合は午前９時２０分、「14」又は
「1400」の場合は１４時００分、「1530」のときは１５
時３０分というように時刻に変換する。端数を含む数字
を受信したときは、四捨五入法により量子化する。例え
ば「0924」と受信したときは「0920」と判断し、９時２
０分を設定する。「0925」を受信したときは「0930」と
判断して、９時３０分に設定する。

【００２２】即ち、予め定めた演算により時刻に換算で
きる文字列を受信したときは、時刻設定手段は、その時
刻を「送信要求時刻」と解釈し、データベースの定刻送
信時刻設定項目に当該時刻を登録する。定刻送信設定文
字列を受信すると「１０時００分に定刻送信します」な
どと言うメッセージを返信して、命令が正しく解釈され
たことを発信者に案内する。上記のような時刻指定文字
列に曜日指定文字を含ませることができる。例えば「日
1530」、「sun15:30」などの文字列を日曜日の１５時３
０分に関連つけておけば、曜日毎の時刻設定が可能にな
る。この場合、単に「1530」、「15:30」などのように
曜日を示す文字がない場合は、全曜日同時刻設定とすれ
ばよい。また、例えば「時刻」と書いた本文を受信した
ときに、その顧客に設定されている時刻を返信するよう
にすれば、顧客側での設定時刻の確認も容易に可能にな
る。

【００２３】メール本文の文字列が「定刻送信解除」コ
マンドとして予め定めた文字列、例えば半角でのマイナ
ス記号か数値のゼロを受信すると、定刻送信設定手段
は、データベースの該当するレコードの時刻設定を削除
し、定刻送信を中止する。発信元には「定刻送信を解除
しました」のメッセージを送信して、命令が正しく解釈
されたことを発信者に案内する。

【００２４】定刻送信手段は、顧客が指定した時刻に応
答メッセージを送信する。定刻送信手段は、設定された
送時間間隔毎に、当該時刻に送信することを要求してい
る顧客がいないかどうかをデータベース検索でチェック
し、該当者が存在すれば、登録された送信者アドレス宛
に最新の応答メッセージを送信する。

【００２５】受信した送信者アドレスをデータベースに
登録しておくと、ＤＭ送信手段を用いてＤＭを一斉に送
信することができる。この場合、迷惑メールとならない
ためにも、「ＤＭ送信」の可否を問い合わせる必要があ
るので、初めて空メールを受信した際に所定の情報を送
信したあと、「ＤＭ送信の可否」を問うメールを送信す
る。ここで言うＤＭとは、毎日更新される応答メッセー
ジ以外のある期間変更されないメッセージのことであ
る。

【００２６】顧客がメール本文に「ＤＭ」と書いて返信
してきたとき、ＤＭ要否設定手段は、「ＤＭ送信要求」
と判断し、ＤＭを送信（返信）してから、データベース
の該当レコードに「ＤＭ送信可」を記録する。

【００２７】半角４文字の「HELP」を受信すると、ヘル
プ送信手段が、装置の機能や使い方を記録したヘルプメ
ッセージを返信する。

【００２８】当日を含めて７日分の応答メッセージを入
力編集し保存できる。当日分は更新後の即時送信に反映
される。編集更新処理はいつでも行うことができる。ま
た、ＤＭのメッセージを入力したり編集して保存する処
理もいつでも行うことができる。

【００２９】初めて空メールを受信すると、データベー
スにその送信元アドレス、初回受信時刻を自動記録す
る。以後受信する度に最終アクセス日時とアクセス回数
を更新する。この情報はデータベース化されているの
で、これ以外のその他の情報をキー入力することにより
本格的な「顧客データベース」を作成できる。

【００３０】顧客データベースの登録項目は、例えば以
下のようなものとする。メールアドレス：送信者のアドレスハンドルネーム：送信者のアドレスに付加された名称初回登録日：初めてメールを受信した日時最終アクセス：最後に送信した日時累積回数：今までの累積送信回数指定時刻：送信希望の時刻定刻送信済み：本日の定刻送信済みフラグＤＭ配信：ＤＭ送信希望フラグＤＭ配信済み：今回のＤＭ送信済みフラグ

【００３１】以下、この実施例での処理の手順を説明す
る。（１）受信メール処理の手順（図２）ステップ１：インターネットサービスプロバイダの受信
サーバに接続する。ステップ２：受信メールの存在を確認する。ステップ３：受信メールがなければサーバの接続を切っ
て処理を終了する。あればステップ４に行く。ステップ４：変数ｎに１を設定する。ステップ５：ｎ番目のメールのサマリから当該メールの
送信者アドレス（From Address）、サイズ（Byte Siz
e）、メールＩＤ（Message ID）、メールヘッダ（Heade
r）、件名（表題、Subject）を取得する。ステップ６：対象を携帯電話とＰＨＳに限定する場合
は、送信者アドレスのドメイン名から送信元が携帯電話
かパソコンかを識別し、対象外のメールに対しては削除
指令を出す。ステップ７：サイズから本ソフトの対象メールか判断
し、対象外の場合は削除をサーバに指示する。（本発明
の方法では小さいサイズの情報（例えば数バイト程度の
コマンドからなるメール）で処理を行なうため、大きな
サイズのメールは対象外メールと判断する。）ステップ８：必要があれば、ここで件名により対象とな
るメールかどうかを判断することもできる。本実施例で
は、特定のアドレス（例えば管理者）からの場合を除い
て、件名は使用しない。ステップ９：メール本文を取得する。ステップ１０：本文中の空白、改行コード等の使用しな
い文字を削除し有意情報のみにする。ステップ１１：本文の内容によりステップ１１−１ない
し１１−４の処理をする。ステップ１１−１：本文空又は「#」又は１１−２以下
に該当しない場合は、最新の情報を返信する。ステップ１１−２：半角数値で１〜４文字までの、例え
ば、「920」は９時２０分、「10」又は「1000」は１０
時ちょうどのような処理により、時刻に換算できる場合
は、データベースに処理した時刻での定刻送信の設定を
行なう。値が「0」又は「-」の場合は定刻送信の設定を
取消す。そして設定完了した旨のメールを返信する。ステップ１１−３：本文が「HELP」又は「?」のとき
は、使用方法の記録文を返信する。ステップ１１−４：本文が「DM」のときは、データベー
スにＤＭ送信可を設定し、設定完了した旨のメールを返
信する。本文が「不要」のときは、ＤＭ送信設定解除要
求として、データベースにＤＭ送信不可を設定し、設定
完了した旨のメールを返信する。ステップ１２：データベースに未登録のアドレスからの
受信の場合は、データベースにアドレスを追加し、本文
が「DM」又は「不要」以外のときはＤＭ送信の可否を問
うメールを送信する。ステップ１３：変数ｎを１加算する。ステップ１４：ｎ番目のメールが存在すればステップ５
へ戻る。存在しなければステップ１５に行く。ステップ１５：受信メールサーバとの接続を切る。（２）定刻処理の手順（図３）ステップ１：現在時刻を取得する。ステップ２：取得した時刻の定刻送信の有無を調べる。ステップ３：該当レコードがなければ終了する。あれば
ステップ４に行く。ステップ４：該当レコードをリストする。ステップ５：ＢＣＣ機能を用いて送信時点での情報を一
斉に送信する。（３）ＤＭ送信処理の手順（図４）ステップ１：ＤＭ情報を作成（事前に作成のみ行うこと
も可）して送信指令を与える。ステップ２：ＤＭ送信希望者の有無を調べる。ステップ３：該当なければ終了する。あればステップ４
に行く。ステップ４：該当レコードをリストする。ステップ５：ＢＣＣ機能を用いてＤＭの情報を一斉に送
信する。

【００３２】

【発明の効果】以上、この発明によれば、食品スーパー
などの量販店や飲食店、遊技場などのサービス提供者
が、顧客の都合のよい時間にその日の情報を送信するこ
とができるため、より確実に顧客に情報を伝えることが
できる。また、タイムサービスを行っているスーパーな
どでは、その時間帯に現在行っているサービスの情報を
提供できる。

【００３３】また、インターネットサービスプロバイダ
のメールサーバを利用するため、メールサーバの設置や
ホームページ作成などの専門知識が必要なく、運用費用
も大幅に減らすことができる。

【００３４】更に、顧客は自分で必要な情報を選択でき
るため、より効果的に情報を送信することが可能であ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成を表す図

【図２】本発明のメール受信処理を示すフローチャート

【図３】本発明の定刻処理を示すフローチャート

【図４】本発明のＤＭ送信処理を示すフローチャート

【符号の説明】

１インターネット２コンピュータ３携帯電話４ハードディスク

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】メール受信手段と、受信したメールの送
信者アドレスの登録手段と、少なくとも即時送信と定刻
送信時間設定と定刻送信解除とを意味する文字列として
定めたコマンド文字列の記録領域と、メッセージの編集
及び記録手段と、受信したメールの文字列が即時送信と
して記録したコマンド文字列であるときに上記記録され
たメッセージを返信する即時送信手段と、受信したメー
ルの文字列が定刻送信時刻設定として記録した文字列で
あるときは当該文字列により指定された時刻を当該メー
ルの送信者アドレスと関連づけて登録及び削除する送信
時刻設定手段と、予め定めた時間間隔毎に登録された送
信時刻を検索して当該時刻と関連して登録されている送
信者アドレス宛に上記記憶したメッセージを送信する定
刻送信手段とを備えた、電子メールの自動応答装置。
【請求項２】コンピュータの補助記憶装置に上記送信
者アドレスの登録手段、即時送信手段、送信時刻設定手
段及び定刻送信手段を記録するプログラム。