JP2002279335A - ワークフローシステム - Google Patents
ワークフローシステムInfo
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Abstract
せるワークフローシステムを得る。 【解決手段】 申請クライアント1は、文書申請のため
の入力装置2、申請情報等を出力する出力装置3、計算
機11、記憶装置12有しており、通信ケーブルでネッ
トワーク4に接続されている。入力装置2はキーボード
やマウスのようなポインティングデバイス等であり、出
力装置3はディスプレイ、またはプリンター等である。
本構成のワークフローシステムにおいて、文書の審査
者、承認者に対して審査・ 承認依頼通知等を行い、一人
の審査者あるいは承認者に対して文書ごとではなく一括
して審査・承認依頼通知を行う。これにより、発生する
申請に対する審査・ 承認の依頼を一括して通知すること
により、頻繁に依頼が起こることを防止し、作業の効率
を向上させることができる。
Description
テムに関し、例えば、ネットワークを通じて文書の作
成、審査、承認等のフローを電子的に管理するワークフ
ローシステムに関する。
じめ定められた手順(フロー) に従って、業務(ワー
ク) の流れ(ワークフロー) の制御を自動化し、業務を
行う作業者を支援するシステムとして構成される。
務は電子化された文書であり、各作業者がその文書を処
理し、定義された回覧ルートに従って次の作業者に回覧
することによってフローが実行される。
者が文書の処理を終えると、回覧ルートにしたがって次
の作業者に作業を開始するように通知がされ、作業者は
通知を受け取ると自分の作業を実行して次の作業者へ回
覧を行う、というフローを文書一つずつに関してそれぞ
れ行っている。これにより、作業者は、フロー全体を把
握していなくても、自分に通知が来た作業を行うこと
で、業務を停滞させずに行うことができる。さらに、フ
ローに乗っ取って複数人の作業を進めるために、ある一
つの業務について、一人の作業が終わったら自動的に次
の作業者に通知が行くという機能が実現されている。こ
れにより、作業者は、次の作業者へ自分で連絡をする必
要がなく、円滑に業務を進めることができる。
として、承認者へ同時に大量に依頼が発生し、業務が停
滞することを解消するための特開平11−213055
号公報がある。ここでは、申請されたデータと同種のデ
ータが次の処理ステップにかかっている場合は、後から
申請されたデータを先に申請されたデータと同列にまと
めて次のステップに渡すことで、同種の、しかも連続し
て発生する処理をまとめられるようにしている。これに
より、申請データを処理する作業者はある程度まとまっ
た単位で申請データを受け取ることができる。
来のワークフローシステムでは、経理事務や各種の承認
が必要な業務においては、一つの部署に所属する多数の
申請者が発行する申請を、部署の上司など少数の決まっ
た承認者がすべて承認処理を行わなければならない場合
が多い。この場合、承認者のもとには1つの承認作業に
ついて1通の承認依頼が届くことになり、申請が大量に
なる場合、ほかの業務の妨げになる可能性がある。ま
た、フローの進行を電子メールで行う場合は、この承認
業務を行う人へのメールの数が膨大となり、かえってフ
ローを停滞なく回すことが不可能になる。
55号公報では、作業をする人がどの単位で承認を行う
か、ということのみを対象にしている。このため、作業
者への通知は一括で行うことができない。また、例外的
に処理期限が差し迫っている等で他の処理とは分離した
い場合の対応が困難である。また、まとめて承認処理に
回された複数のデータはその時点で一つの申請データと
して扱われるので、個別に承認、あるいは差し戻し処理
が不可能となる。
ムでは、一人の作業者に大量の回覧作業が発生する場合
に、同種の依頼が同時に大量に発生するので、作業を円
滑に進めることができない、という問題がある。また、
依頼の種類によってある程度の申請を一括承認できるシ
ステムでも、例外的に発生する申請を区別することは不
可能である。
あらかじめ定めた条件に基づいてこの依頼を結合し、承
認者にまとめて通知することによって依頼の総数を減ら
し、作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上させるワ
ークフローシステムを提供することを第一の目的とす
る。また、申請の種類に応じて一括通知の条件を個別に
設定し、また緊急性の高いものについては申請者がこれ
を明確にし、他の申請とはまとめずに単体でフローを回
すことによって、様々な形態のフローを同一のシステム
上で処理することを第二の目的とする。
め、請求項1記載のワークフローシステムは、文書の作
成、審査、承認、閲覧などのフローを電子的に管理する
ワークフローシステムにおいて、文書の審査者、承認者
に対して審査・承認依頼通知等を行うための審査・承認
依頼通知手段を有し、審査・承認依頼通知手段は、審査
者・承認者に対して一括して審査・承認依頼通知を行う
ことを特徴としている。
ークフローシステムにおいて、作成、申請された文書に
関しての文書の種類、緊急度を含む情報を蓄積する蓄積
手段と、蓄積手段の情報を基に一括で審査・承認依頼を
通知するための文書申請分類手段をさらに有し、文書の
種類と、未通知のまま蓄積された文書数とに応じて一括
して審査・承認依頼通知を行うことを特徴とする。
ークフローシステムにおいて、申請した文書に次の作業
者への作業納期を設定する手段をさらに有し、文書申請
分類手段はこの作業納期を管理することにより、審査・
承認依頼通知手段は作業納期に応じて、蓄積された文書
の審査承認依頼通知を行うことを特徴とする。
れか1項記載のワークフローシステムにおいて、文書申
請分類手段は、文書種類によって緊急性を判別し、審査
・承認依頼通知手段は、判別結果に基づいて一括通知と
は別途に個々に審査・承認依頼通知を行うことを特徴と
する。
フローシステムにおいて、作成した文書に対して、作成
後遅延なく審査・承認のフローを行う文書を指定できる
文書登録手段をさらに有することにより、作成者が自分
の作成した文書の緊急度を設定できることを特徴とす
る。
れか1項記載のワークフローシステムにおいて、審査者
・承認者に対して現在依頼されている業務の一覧を表示
する審査承認依頼文書表示手段をさらに有し、審査承認
依頼文書表示手段は一括して審査承認依頼をされた業務
をそれぞれ分類して表示することを特徴とする。
れか1項記載のワークフローシステムにおいて、一括し
て通知を行うための文書の蓄積件数と、納期との通知条
件を設定する通知条件設定手段をさらに有し、審査者・
承認者は通知条件設定手段により通知条件を設定できる
ことを特徴とする。
れか1項記載のワークフローシステムにおいて、各審査
者・承認者のメールアドレスを登録するアドレス登録手
段をさらに有し、審査者・承認者への審査承認依頼通知
を電子メールによって行うことを特徴とする。
によるワークフローシステムの実施形態を詳細に説明す
る。図1から図3を参照すると、本発明のワークフロー
システムの一実施形態が示されている。
を用いて説明する。図1は、本発明の一実施形態を示す
ブロック図である。図2および図3は、本発明の実施形
態によるワークフローシステムの動作を表したフローチ
ャートである。
ステムは、申請者が申請を行うための申請装置、審査承
認者が審査承認作業を行う審査承認装置、申請から審査
承認のフローを管理するワークフロー管理手段を有す
る。複数の申請手段、審査手段がワークフロー手段に接
続されている場合は、これらを、ネットワークを経由し
て接続されるクライアント・サーバ式のシステムとし、
申請クライアント、審査承認クライアント、ワークフロ
ーサーバとそれらを接続するネットワークとする。ネッ
トワークは、主に社内LANやインターネットである
(図1)。申請クライアント、審査承認クライアントは
一つのワークフローサーバに複数接続することができ
る。
ついて説明する。申請クライアント1は、文書申請のた
めの入力装置2、申請情報等を出力する出力装置3、計
算機11、記憶装置12を有し、通信ケーブルでネット
ワーク4に接続されている。入力装置2は、キーボード
やマウスのようなポインティングデバイス等である。出
力装置3は、ディスプレイ、プリンター等である。
のための入力装置6、出力装置7、計算機51、記憶装
置52、および通信ケーブルを有している。各装置は、
申請クライアント1と同様である。ワークフローサーバ
8は、ワークフロー管理手段、ワークフローDB、文書
管理手段、文書DB、審査状態管理手段、審査状態D
B、通知判定手段、作業通知作成手段、通知手段を有す
る。
られたフローの定義に従って文書の回覧を行う。ワーク
フローDBは、ワークフロー定義に必要な情報を蓄積す
る。文書管理手段は、申請された文書を管理する。文書
DBは申請された文書の内容を蓄積する。
業状態を管理する。審査状態DBには、現在の各作業者
の作業状態テーブルを蓄積する。また、各作業者への作
業依頼通知を送るための設定情報を蓄積する。
された作業状態と設定情報とを元に、作業者に依頼通知
をするか否かを判断する。作業通知作成手段は、渡され
た文書情報により、作業者への審査承認依頼通知を作成
する。通知手段は、作業通知作成手段によって作成され
た通知を作業者の審査承認クライアント5へ送る。
ステムでは、ワークフローDBに蓄積されたフロー情報
に基づいてフロー管理手段によりフローの管理を行う。
また、申請された文書は、文書管理手段によって文書管
理DBに蓄積され、審査時、承認時など必要な時にクラ
イアントに渡される。
ワークフローシステムについての動作を説明する。な
お、審査が入った場合も承認時の動作と同様になるが、
ここでは割愛する。申請者が申請を行った場合の動作例
を、図2、図3のフローチャートを用いて説明する。
する。この際、書誌事項の一つとして、文書の種別と次
作業者の承認納期、緊急文書かどうかを指定するフラグ
をセットする(ステップ1)。
フローサーバ8へ送られる。文書管理手段は、申請され
た文書にIDを振り、文書DBに蓄積する(ステップ
2)。
Bより、文書について次に作業を行う承認者の情報を得
て、通知判定手段へ渡す。また、文書の緊急フラグの状
態も通知判定手段へ渡す(ステップ3)。
グがONになっていたら、その文書情報と次の作業者の
情報とを審査状態管理手段へ渡し、作業通知作成手段へ
通知内容を渡す。
状態テーブルへ現在の文書に関する作業状態を追加する
(ステップ4)。
査承認依頼通知を作成し(ステップ5)、通知手段へ渡
す。通知手段は、依頼通知を承認者の審査承認クライア
ント5へ送る(ステップ6)。
次の作業者の情報とを審査状態管理手段へ渡す。審査状
態管理手段は、渡された作業者の情報を基に審査状態D
Bを検索し、 該当する作業者の作業状態テーブルと、通
知を行うための条件を記述した条件設定テーブルとを得
て、通知判定手段へ渡す(ステップ7)。
現在の作業者の未通知文書数を確認する。現在の文書
と、同じ文書種別の未通知文書数の合計が条件設定テー
ブルの指定文書数を上回っていた場合は、作業状態テー
ブルに現在の文書の情報を追加し、 作業待ち文書の状態
を通知済みにし、それらの作業待ち文書情報を作業通知
作成手段へ渡す(ステップ9)。
合は、 作業状態テーブルに現在の文書の情報を加えて申
請処理を終了する(ステップ8)。
申請する場合を例とする。ワークフロー情報よりこの文
書の承認者が作業者Aで、作業者Aの現在の作業状態テ
ーブルが表2の状態であり、設定条件が表1のとおりで
あるとする。表2より、種別1の文書で未通知のもの
は、5件ある。ここに新たな文書が申請されると、種別
1の文書で未通知のものは合計6件となり、表1での指
定文書数5を超える。よって判定手段は、文書番号00
1、002、005、007、008の文書と新規に登
録された文書の情報を作業通知作成手段へ渡す。また、
作業者Aの作業状態テーブルを、表3のように更新す
る。
名や申請者など、 必要な情報を文書管理手段より得て複
数文書の情報をリストにして、 通知手段へ渡す(ステッ
プ10)。通知手段は審査・承認クライアントへ審査承
認依頼通知を送信する(ステップ11)。
く、 文書の期限も審査承認者へ依頼通知を送信するキー
となる。定期的に審査承認者へ審査承認依頼通知を送付
するための動作を、図3を用いて説明する。
る場合の動作> 審査状態管理手段は、 審査承認者ごとに作業状態テーブ
ルを取得し、 通知判定手段へ渡す(ステップ12)。通
知判定手段は、 現在の作業者の作業待ちでなおかつ未通
知の文書を、文書種別ごとにまとめる(ステップ1
3)。
最も古い希望審査承認期限を得る。現在の日付が、この
希望審査承認期限からあらかじめ設定されている送付期
限を引いた日時よりも古い場合、 その文書種別の文書情
報を作業通知作成手段へ渡す(ステップ14)。以下、
審査承認依頼通知を送信するまでの動作は申請時と同様
である(ステップ15、16)。
送付期限に満たない場合は、 通知を行わず次の文書種別
の文書を検索する。すべての文書種別について以上を行
う。作業者Aについて、設定が表1であり、作業状態が
表2である場合で、2000年12月11日に行われる
処理を例にあげる。
が12月11日、表1より送付期限が5日であるので、
審査承認期限が12月16日よりも前のものがある場
合、通知の条件に当てはまる。表2より、条件に当ては
まる文書は存在しないので、文書種別1に関しては通知
を作成しない。次に文書種別2については、送付期限が
10日であるので、審査承認期限が12月21日より前
のものがある場合、通知の条件に当てはまる。
に当てはまるので、文書種別2については通知を行い、
通知後の作業状態テーブルは表4のように更新される。
説明する。作業者は、自分宛の審査承認依頼通知より、
自分宛に請求されている審査承認作業の種類や件数を知
る。作業者は通知の情報より、審査承認クライアント5
において審査承認画面を開く。
ント5からワークフローサーバ8へ審査承認に関する情
報が請求される。通知手段は、請求があった文書に関し
ての情報を文書管理手段より得て、審査承認クライアン
ト5へ送る。
リストに記載されている文書のリストのみが画面に表示
される。または、審査承認依頼があった単位ごとに区別
してリストが表示される。
情報を得て一括、または一件ずつ審査承認作業を行う。
審査承認作業を行うと、その情報は審査承認クライアン
ト5からワークフローサーバ8のワークフロー管理手段
へ送られる。ワークフロー管理手段はワークフローDB
より次の作業者の情報を得て審査状態管理手段へ渡す。
のテーブルにおいて処理済の文書の情報を書き換え、次
の作業者のテーブルを得て、通知判定手段に渡す。以
下、次の作業者が存在する場合、次の作業者に関する動
作は申請時の動作と同様である。
段が処理を行った作業者のテーブルにおいて情報を書き
換え、この業務のフローはここで終了となる。
編集> 作業者が自分の設定を変更することが可能な場合、審査
承認クライアント5から審査状態管理手段を呼びだし、
表1のような設定情報をクライアント5の出力装置7上
に表示する。
することのできる文書数を表し、この文書数を超えると
審査承認依頼通知が送付される。表1の文書種別2のよ
うに、指定文書数を設定しないと、文書数に関わらず送
付期限によって通知が行われる。この場合は送付期限は
必ず設定する。送付期限は、申請者の設定した審査承認
期限のどれくらい前に通知を送付するかを表す。
にした場合、文書が申請されると直ちに通知が発行され
る。この場合、未通知で蓄積されることがないので、送
付期限を設定しない。
1記載のワークフローシステムは、発生する申請に対す
る審査・承認の依頼を一括して通知することにより、頻
繁に依頼が起こることを防止し、作業の効率を向上させ
ることができる。
は、一括して通知する申請の数を、申請の種類によって
制御することにより、異種の申請が同時に発生した場合
でも、それぞれの申請に応じて審査・承認の通知を行う
ため、審査者・承認者はそれぞれの申請に適したタイミ
ングで処理を行うことができる。
は、蓄積された文書数が一括通知の条件に満たなくて
も、作業の納期が近づいた場合には審査承認通知を行う
ため、審査・承認者は申請時期が偏る文書に関しても適
度な間隔で処理を行うことができる。
は、審査・承認作業を直ちに行わなければならない申請
については、一括通知の条件とは別に通知を送付するこ
とにより、審査者、承認者に文書の緊急性を知らせるこ
とができ、業務の停滞を防ぐことができる。
は、申請の緊急度を申請者が設定する手段を持つことに
よって、あらかじめ設定された申請の種類に関わらず、
柔軟に業務のフローを進めることができる。
は、審査者、承認者に対して一括して通知を行った申請
についての一覧を表示することにより、審査者・承認者
は一括して処理を行うことができる。
は、審査者、承認者が自分で依頼通知のための設定を行
うことが可能であり、審査者、承認者が自分の作業環境
を設定することができる。
は、審査者、承認者に対する作業依頼通知を電子メール
で送付することにより、審査者、承認者は特別な業務用
クライアントがなくても通知を受け取ることができる。
態を示すブロック図である。
Claims (8)
- 【請求項1】 文書の作成、審査、承認、閲覧を含むフ
ローを電子的に管理するワークフローシステムにおい
て、 前記文書の審査者・承認者に対して審査・承認依頼を含
む通知を行うための審査・承認依頼通知手段を有し、 該審査・ 承認依頼通知手段は、前記審査者・承認者に対
して一括して審査・承認依頼通知を行うことを特徴とす
るワークフローシステム。 - 【請求項2】 作成、申請された前記文書に関しての文
書の種類、緊急度を含む情報を蓄積する蓄積手段と、 該蓄積手段の情報を基に一括で前記審査・承認依頼を通
知するための文書申請分類手段をさらに有し、 前記審査・承認依頼通知手段は、前記文書の種類と、未
通知のまま蓄積された文書数に応じて一括して前記審査
・承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項1記載の
ワークフローシステム。 - 【請求項3】 申請した文書に次の作業者への作業納期
を設定する手段をさらに有し、前記文書申請分類手段は
前記作業納期を管理することにより、前記審査・承認依
頼通知手段は、前記作業納期に応じて、蓄積された文書
の審査承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項2記
載のワークフローシステム。 - 【請求項4】 前記文書申請分類手段は、文書種類によ
って緊急性を判別し、前記審査・承認依頼通知手段は、
判別結果に基づいて一括通知とは別途に個々に前記審査
・承認依頼通知を行うことを特徴とする請求項1から3
のいずれか1項記載のワークフローシステム。 - 【請求項5】 作成した文書に対して、作成後遅延なく
審査・ 承認のフローを行う文書を指定できる文書登録手
段をさらに有することにより、作成者が自分の作成した
文書の緊急度を設定できることを特徴とする請求項4記
載のワークフローシステム。 - 【請求項6】 前記審査者・承認者に対して現在依頼さ
れている業務の一覧を表示する審査承認依頼文書表示手
段をさらに有し、該審査承認依頼文書表示手段は一括し
て審査承認依頼をされた業務をそれぞれ分類して表示す
ることを特徴とする請求項1から3のいずれか1項記載
のワークフローシステム。 - 【請求項7】 一括して通知を行うための文書の蓄積件
数と、納期との通知条件を設定する通知条件設定手段を
さらに有し、前記審査者・承認者は前記通知条件設定手
段により前記通知条件を設定できることを特徴とする請
求項1から3のいずれか1項記載のワークフローシステ
ム。 - 【請求項8】 前記各審査者・承認者のメールアドレス
を登録するアドレス登録手段をさらに有し、前記審査者
・承認者への審査承認依頼通知を電子メールによって行
うことを特徴とする請求項1から7のいずれか1項記載
のワークフローシステム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2001074817A JP2002279335A (ja) | 2001-03-15 | 2001-03-15 | ワークフローシステム |
Applications Claiming Priority (1)
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---|---|---|---|
JP2001074817A JP2002279335A (ja) | 2001-03-15 | 2001-03-15 | ワークフローシステム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2002279335A true JP2002279335A (ja) | 2002-09-27 |
Family
ID=18932010
Family Applications (1)
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---|---|---|---|
JP2001074817A Pending JP2002279335A (ja) | 2001-03-15 | 2001-03-15 | ワークフローシステム |
Country Status (1)
Country | Link |
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