JP2002269077A - 文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体 - Google Patents
文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納された記憶媒体Info
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- JP2002269077A JP2002269077A JP2001070379A JP2001070379A JP2002269077A JP 2002269077 A JP2002269077 A JP 2002269077A JP 2001070379 A JP2001070379 A JP 2001070379A JP 2001070379 A JP2001070379 A JP 2001070379A JP 2002269077 A JP2002269077 A JP 2002269077A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 ショートカットの未読・既読管理を行える文
書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが
格納された記憶媒体を提供すること。 【解決手段】 制御部１は、文書の参照、または、ショ
ートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されて
るかを判断する。ショートカットの「リンク先を開く」
が選択された場合、選択されたショートカットのリンク
先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得す
る。次に、ショートカット情報記憶６より参照された文
書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカット
ＩＤを検索する。検索の結果、ショートカットＩＤが表
示された場合、検索されたすべてのショートカットに対
して、未読・既読情報を既読に更新し、指定された文書
ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤ
を探して、全てのショートカットＩＤを検索して更新す
るまで更新処理を実行する。
書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムが
格納された記憶媒体を提供すること。 【解決手段】 制御部１は、文書の参照、または、ショ
ートカットの「リンク先を開く」のどちらが選択されて
るかを判断する。ショートカットの「リンク先を開く」
が選択された場合、選択されたショートカットのリンク
先の文書ＩＤをショートカット情報記憶部６より取得す
る。次に、ショートカット情報記憶６より参照された文
書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショートカット
ＩＤを検索する。検索の結果、ショートカットＩＤが表
示された場合、検索されたすべてのショートカットに対
して、未読・既読情報を既読に更新し、指定された文書
ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤ
を探して、全てのショートカットＩＤを検索して更新す
るまで更新処理を実行する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、例えば電子ファイ
リングシステムなどのような画像データ、文書データの
登録、管理、閲覧が可能な文書管理装置、文書管理方法
および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関す
る。
リングシステムなどのような画像データ、文書データの
登録、管理、閲覧が可能な文書管理装置、文書管理方法
および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関す
る。
【０００２】
【従来の技術】近年、インターネットの普及に伴い、電
子メールを送受信するアプリケーションがよく使用され
るようになってきている。電子メールを受け取るアプリ
ケーションには受け取ったメールを使用者が読んだかど
うかの状態を保持する機能が備えられている。また、最
近のフォルダが階層構造になっている文書管理システム
の中には文書ショートカットを保持するものがある。こ
の文書ショートカットとは、文書を参照するためのリン
クであり、フォルダのブラウジングを省いて直接目的の
文書を参照するための機構である。このショートカット
から文書を参照したかどうかの情報も文書を探し出す一
つの指標にすることができる。ところで、特開平８−６
９６６号公報には、未読か既読かの管理を文書管理装置
へ応用し、文書を見たかどうかの状態を文書属性の一部
とすることで、文書一覧上で文書を探すための一指標と
する文書一覧表示装置が記載されている。なお、上記以
外にもセクション単位で文書の未読・既読管理を行う方
法も従来から利用されている。
子メールを送受信するアプリケーションがよく使用され
るようになってきている。電子メールを受け取るアプリ
ケーションには受け取ったメールを使用者が読んだかど
うかの状態を保持する機能が備えられている。また、最
近のフォルダが階層構造になっている文書管理システム
の中には文書ショートカットを保持するものがある。こ
の文書ショートカットとは、文書を参照するためのリン
クであり、フォルダのブラウジングを省いて直接目的の
文書を参照するための機構である。このショートカット
から文書を参照したかどうかの情報も文書を探し出す一
つの指標にすることができる。ところで、特開平８−６
９６６号公報には、未読か既読かの管理を文書管理装置
へ応用し、文書を見たかどうかの状態を文書属性の一部
とすることで、文書一覧上で文書を探すための一指標と
する文書一覧表示装置が記載されている。なお、上記以
外にもセクション単位で文書の未読・既読管理を行う方
法も従来から利用されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、ショー
トカット先が参照されると初めてショートカット自体の
未読・既読情報が更新され、同じ文書を指し示すショー
トカットは複数個作成されてしまい、その文書がすでに
既読になっているにも関わらず、一部のショートカット
は未読になっているという状態が発生する場合がある。
また、ユーザは、ショートカットによって文書が参照さ
れた時点、すなわち既読になった時点で該当する文書を
削除したいものである。ユーザが未読の状態のときだけ
存在させておきたいリンク、例えば未読フォルダの中に
は未読文書のショートカットが存在しているなどという
ようにすることが望まれている。
トカット先が参照されると初めてショートカット自体の
未読・既読情報が更新され、同じ文書を指し示すショー
トカットは複数個作成されてしまい、その文書がすでに
既読になっているにも関わらず、一部のショートカット
は未読になっているという状態が発生する場合がある。
また、ユーザは、ショートカットによって文書が参照さ
れた時点、すなわち既読になった時点で該当する文書を
削除したいものである。ユーザが未読の状態のときだけ
存在させておきたいリンク、例えば未読フォルダの中に
は未読文書のショートカットが存在しているなどという
ようにすることが望まれている。
【０００４】そこで、本発明の第１の目的は、ショート
カットの未読・既読管理を行うことができる文書管理装
置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納され
た記憶媒体を提供することである。本発明の第２の目的
は、一旦文書が参照された場合に、その文書を指し示し
ているすべてのショートカットの未読・既読状態も更新
することができる文書管理装置、文書管理方法および文
書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供すること
である。本発明の第３の目的は、ショートカットの設定
として参照時に削除することが指定されている場合、シ
ョートカットそのものを削除することができる文書管理
装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納さ
れた記憶媒体を提供することである。
カットの未読・既読管理を行うことができる文書管理装
置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納され
た記憶媒体を提供することである。本発明の第２の目的
は、一旦文書が参照された場合に、その文書を指し示し
ているすべてのショートカットの未読・既読状態も更新
することができる文書管理装置、文書管理方法および文
書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供すること
である。本発明の第３の目的は、ショートカットの設定
として参照時に削除することが指定されている場合、シ
ョートカットそのものを削除することができる文書管理
装置、文書管理方法および文書管理プログラムが格納さ
れた記憶媒体を提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的に
フォルダに分割して記憶する記憶手段と、前記記憶手段
の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未
読／既読情報を付加する未読／既読情報付加手段と、前
記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除などの
指示の入力を促す入力指示手段と、前記入力指示手段か
ら文書に対する所定の指示が入力された場合、前記記憶
手段の該当する文書を直接開くショートカット機能によ
り該当する文書を抽出する抽出手段と、前記抽出手段の
ショートカット機能によって抽出された文書に関する情
報をショートカット情報として表示する表示手段と、を
備え、前記未読／既読情報付加手段は、前記表示手段に
よって表示されるショートカット情報に対しても未読／
既読情報を付加することにより、前記第１の目的を達成
する。
は、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに段階的に
フォルダに分割して記憶する記憶手段と、前記記憶手段
の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未
読／既読情報を付加する未読／既読情報付加手段と、前
記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除などの
指示の入力を促す入力指示手段と、前記入力指示手段か
ら文書に対する所定の指示が入力された場合、前記記憶
手段の該当する文書を直接開くショートカット機能によ
り該当する文書を抽出する抽出手段と、前記抽出手段の
ショートカット機能によって抽出された文書に関する情
報をショートカット情報として表示する表示手段と、を
備え、前記未読／既読情報付加手段は、前記表示手段に
よって表示されるショートカット情報に対しても未読／
既読情報を付加することにより、前記第１の目的を達成
する。
【０００６】請求項２記載の発明では、請求項１記載の
発明において、前記入力指示手段から文書参照の指示が
入力された場合、前記抽出手段のショートカット機能に
よって抽出された文書に関する未読／既読情報を未読か
ら既読に更新する更新手段をさらに備え、前記未読／既
読情報付加手段は、前記更新手段による更新に基づい
て、前記表示手段によって表示されるショートカット情
報に未読／既読情報を付加することにより、前記第２の
目的を達成する。請求項３記載の発明では、請求項１ま
たは請求項２記載の発明において、前記記憶手段に記憶
されている文書を削除するか否かを設定する削除設定手
段と、前記削除設定手段によって文書の削除が設定され
た場合、前記記憶手段のフォルダから該当する文書およ
び当該文書に関する情報であるショートカット情報を削
除する削除手段と、をさらに備えたことにより、前記第
３の目的を達成する。
発明において、前記入力指示手段から文書参照の指示が
入力された場合、前記抽出手段のショートカット機能に
よって抽出された文書に関する未読／既読情報を未読か
ら既読に更新する更新手段をさらに備え、前記未読／既
読情報付加手段は、前記更新手段による更新に基づい
て、前記表示手段によって表示されるショートカット情
報に未読／既読情報を付加することにより、前記第２の
目的を達成する。請求項３記載の発明では、請求項１ま
たは請求項２記載の発明において、前記記憶手段に記憶
されている文書を削除するか否かを設定する削除設定手
段と、前記削除設定手段によって文書の削除が設定され
た場合、前記記憶手段のフォルダから該当する文書およ
び当該文書に関する情報であるショートカット情報を削
除する削除手段と、をさらに備えたことにより、前記第
３の目的を達成する。
【０００７】請求項４記載の発明では、受領した文書を
当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して
記憶する第１のステップと、前記第１のステップでの各
フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／
既読情報を付加する第２のステップと、前記第１のステ
ップによって記憶される文書の参照、削除などの指示の
入力を促す第３のステップと、前記第３のステップによ
って文書に対する所定の指示が入力された場合、前記第
１のステップでの該当する文書を直接開くショートカッ
ト機能により該当する文書を抽出する第４のステップ
と、前記第４のステップのショートカット機能によって
抽出された文書に関する情報をショートカット情報とし
て表示する第５のステップと、からなり、前記第２のス
テップでは、前記第５のステップによって表示されるシ
ョートカット情報に対しても未読／既読情報を付加する
ことにより、前記第１の目的を達成する。請求項５記載
の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに
段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、前記
記憶機能の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であ
るかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加機
能と、前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削
除などの指示の入力を促す入力指示機能と、前記入力指
示機能から文書に対する所定の指示が入力された場合、
前記記憶機能の該当する文書を直接開くショートカット
機能により該当する文書を抽出する抽出機能と、前記抽
出機能のショートカット機能によって抽出された文書に
関する情報をショートカット情報として表示する表示機
能と、がコンピュータに実現させるためのコンピュータ
読み取り可能な文書管理プログラムに格納されており、
前記未読／既読情報付加機能は、前記表示機能によって
表示されるショートカット情報に対しても未読／既読情
報を付加することにより、前記第１の目的を達成する。
当該文書の内容情報ごとに段階的にフォルダに分割して
記憶する第１のステップと、前記第１のステップでの各
フォルダ内の文書が未読であるか既読であるかの未読／
既読情報を付加する第２のステップと、前記第１のステ
ップによって記憶される文書の参照、削除などの指示の
入力を促す第３のステップと、前記第３のステップによ
って文書に対する所定の指示が入力された場合、前記第
１のステップでの該当する文書を直接開くショートカッ
ト機能により該当する文書を抽出する第４のステップ
と、前記第４のステップのショートカット機能によって
抽出された文書に関する情報をショートカット情報とし
て表示する第５のステップと、からなり、前記第２のス
テップでは、前記第５のステップによって表示されるシ
ョートカット情報に対しても未読／既読情報を付加する
ことにより、前記第１の目的を達成する。請求項５記載
の発明では、受領した文書を当該文書の内容情報ごとに
段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、前記
記憶機能の各フォルダ内の文書が未読であるか既読であ
るかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付加機
能と、前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削
除などの指示の入力を促す入力指示機能と、前記入力指
示機能から文書に対する所定の指示が入力された場合、
前記記憶機能の該当する文書を直接開くショートカット
機能により該当する文書を抽出する抽出機能と、前記抽
出機能のショートカット機能によって抽出された文書に
関する情報をショートカット情報として表示する表示機
能と、がコンピュータに実現させるためのコンピュータ
読み取り可能な文書管理プログラムに格納されており、
前記未読／既読情報付加機能は、前記表示機能によって
表示されるショートカット情報に対しても未読／既読情
報を付加することにより、前記第１の目的を達成する。
【０００８】
【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
について図１ないし図７を参照して詳細に説明する。図
１は、本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示
したブロック図である。図１に示したように文書管理装
置は、制御部１、表示部２、コマンド入力部３、フォル
ダ情報記憶部４、文書情報記憶部５およびショートカッ
ト情報記憶部６を備えている。制御部１は、ＣＰＵ（中
央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、Ｒ
ＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などからなるマイ
クロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体の制御
を行う。表示部２は、フォルダ、文書、ショートカット
一覧画面の表示を行うＣＲＴなどのディスプレイ装置で
ある。
について図１ないし図７を参照して詳細に説明する。図
１は、本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示
したブロック図である。図１に示したように文書管理装
置は、制御部１、表示部２、コマンド入力部３、フォル
ダ情報記憶部４、文書情報記憶部５およびショートカッ
ト情報記憶部６を備えている。制御部１は、ＣＰＵ（中
央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、Ｒ
ＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などからなるマイ
クロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体の制御
を行う。表示部２は、フォルダ、文書、ショートカット
一覧画面の表示を行うＣＲＴなどのディスプレイ装置で
ある。
【０００９】コマンド入力部３は、各種作業のコマンド
入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスな
どの入力装置である。フォルダ情報記憶部４は、文書管
理装置内のフォルダ情報を管理し、フォルダの階層構造
等も含めて管理することができる記憶装置である。文書
情報記憶部５は、文書が所属している親フォルダの情報
や詳細情報（未読・既読情報を含む）を記録する記憶装
置である。ショートカット情報記憶部６は、リンク先の
文書の情報や詳細情報（未読・既読情報、既読時自動削
除フラグを含む）を記録する記憶装置である。
入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスな
どの入力装置である。フォルダ情報記憶部４は、文書管
理装置内のフォルダ情報を管理し、フォルダの階層構造
等も含めて管理することができる記憶装置である。文書
情報記憶部５は、文書が所属している親フォルダの情報
や詳細情報（未読・既読情報を含む）を記録する記憶装
置である。ショートカット情報記憶部６は、リンク先の
文書の情報や詳細情報（未読・既読情報、既読時自動削
除フラグを含む）を記録する記憶装置である。
【００１０】図２は、フォルダ情報記憶部４のデータフ
ォーマットの一例を示した図である。図２に示すように
フォルダ情報記憶部４には、フォルダＩＤと親フォルダ
ＩＤとフォルダ名が格納されている。図３は、文書情報
記憶部５のデータフォーマットの一例を示した図であ
る。図３に示すように文書情報記憶部５には、文書ＩＤ
と親フォルダＩＤと文書名と登録日と未読・既読情報が
格納されている。図４は、ショートカット情報記憶部６
のデータフォーマットの一例を示した図である。図４に
示すようにショートカット情報記憶部６には、ショート
カットＩＤと親フォルダＩＤとリンク先文書ＩＤとショ
ートカット名と未読・既読情報と既読時自動削除フラグ
が格納されている。
ォーマットの一例を示した図である。図２に示すように
フォルダ情報記憶部４には、フォルダＩＤと親フォルダ
ＩＤとフォルダ名が格納されている。図３は、文書情報
記憶部５のデータフォーマットの一例を示した図であ
る。図３に示すように文書情報記憶部５には、文書ＩＤ
と親フォルダＩＤと文書名と登録日と未読・既読情報が
格納されている。図４は、ショートカット情報記憶部６
のデータフォーマットの一例を示した図である。図４に
示すようにショートカット情報記憶部６には、ショート
カットＩＤと親フォルダＩＤとリンク先文書ＩＤとショ
ートカット名と未読・既読情報と既読時自動削除フラグ
が格納されている。
【００１１】図５は、文書管理装置のフォルダ、文書、
ショートカット一覧表示画面を示した図である。使用者
は図５に示したような画面でショートカットを選択し、
「リンク先を開く」ボタンを押下することで、リンク先
の文書が表示され未読・既読状態を変更することができ
るようになっている。
ショートカット一覧表示画面を示した図である。使用者
は図５に示したような画面でショートカットを選択し、
「リンク先を開く」ボタンを押下することで、リンク先
の文書が表示され未読・既読状態を変更することができ
るようになっている。
【００１２】次に、本実施の形態に係る文書管理装置に
よるショートカットの未読・既読情報の更新について説
明する。図６は、文書管理装置によるショートカットの
未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチ
ャートである。文書の参照、または、ショートカットの
「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する
（ステップ６０）。ショートカットの「リンク先を開
く」が選択された場合（ステップ６０；ショートカッ
ト）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤ
をショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ
６１）。
よるショートカットの未読・既読情報の更新について説
明する。図６は、文書管理装置によるショートカットの
未読・既読情報の更新処理の処理手順を示したフローチ
ャートである。文書の参照、または、ショートカットの
「リンク先を開く」のどちらが選択されてるか判断する
（ステップ６０）。ショートカットの「リンク先を開
く」が選択された場合（ステップ６０；ショートカッ
ト）、選択されたショートカットのリンク先の文書ＩＤ
をショートカット情報記憶部６より取得する（ステップ
６１）。
【００１３】次に、ショートカット情報記憶６より参照
された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショー
トカットＩＤを検索する（ステップ６２）。検索の結
果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ６
３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対し
て、未読・既読情報を既読に更新し（ステップ６４）、
指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショ
ートカットＩＤを探して（ステップ６５）、全てのショ
ートカットＩＤを検索して更新するまで更新処理を繰り
返す。一方、文書の参照が選択された場合（ステップ６
０；文書）、ステップ６２〜６５の更新処理を実行す
る。
された文書の文書ＩＤがリンク先文書ＩＤであるショー
トカットＩＤを検索する（ステップ６２）。検索の結
果、ショートカットＩＤが表示された場合（ステップ６
３；Ｎ）、検索されたすべてのショートカットに対し
て、未読・既読情報を既読に更新し（ステップ６４）、
指定された文書ＩＤがリンク先文書ＩＤである次のショ
ートカットＩＤを探して（ステップ６５）、全てのショ
ートカットＩＤを検索して更新するまで更新処理を繰り
返す。一方、文書の参照が選択された場合（ステップ６
０；文書）、ステップ６２〜６５の更新処理を実行す
る。
【００１４】図７は、文書管理装置によるショートカッ
トの削除処理の処理手順を示したフローチャートであ
る。文書の参照、または、ショートカットの「リンク先
を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ
７０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択さ
れた場合（ステップ７０；ショートカット）、選択され
たショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカッ
ト情報記憶部６より取得する（ステップ７１）。次に、
ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書Ｉ
Ｄがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索
する（ステップ７２）。検索の結果、ショートカットＩ
Ｄが表示された場合（ステップ７３；Ｎ）、検索された
すべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既
読に変更し（ステップ７４）、指定された文書ＩＤがリ
ンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して
（ステップ７５）、自動削除が設定されているかどうか
確認する（ステップ７６）。
トの削除処理の処理手順を示したフローチャートであ
る。文書の参照、または、ショートカットの「リンク先
を開く」のどちらが選択されてるか判断する（ステップ
７０）。ショートカットの「リンク先を開く」が選択さ
れた場合（ステップ７０；ショートカット）、選択され
たショートカットのリンク先の文書ＩＤをショートカッ
ト情報記憶部６より取得する（ステップ７１）。次に、
ショートカット情報記憶６より参照された文書の文書Ｉ
Ｄがリンク先文書ＩＤであるショートカットＩＤを検索
する（ステップ７２）。検索の結果、ショートカットＩ
Ｄが表示された場合（ステップ７３；Ｎ）、検索された
すべてのショートカットに対して、未読・既読情報を既
読に変更し（ステップ７４）、指定された文書ＩＤがリ
ンク先文書ＩＤである次のショートカットＩＤを探して
（ステップ７５）、自動削除が設定されているかどうか
確認する（ステップ７６）。
【００１５】自動削除が設定されているか否かの確認
は、ショートカット情報の既読時自動削除フラグが立っ
ているかどうか確認するようになっている。自動削除が
設定されている場合、すなわち自動削除フラグが立って
いる場合（ステップ７６；Ｙ）、ショートカットをショ
ートカット情報記憶部６より削除し（ステップ７７）、
全てのショートカットＩＤを検索して変更し、削除する
処理を繰り返す。一方、文書の参照が選択された場合
（ステップ７０；文書）、ステップ７２〜７７の変更・
削除処理を実行する。
は、ショートカット情報の既読時自動削除フラグが立っ
ているかどうか確認するようになっている。自動削除が
設定されている場合、すなわち自動削除フラグが立って
いる場合（ステップ７６；Ｙ）、ショートカットをショ
ートカット情報記憶部６より削除し（ステップ７７）、
全てのショートカットＩＤを検索して変更し、削除する
処理を繰り返す。一方、文書の参照が選択された場合
（ステップ７０；文書）、ステップ７２〜７７の変更・
削除処理を実行する。
【００１６】
【発明の効果】請求項１記載の発明では、未読／既読情
報付加手段は、表示手段によって表示されるショートカ
ット情報に対しても未読／既読情報を付加するので、シ
ョートカットからリンク先文書を参照するとショートカ
ット自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情
報にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
報付加手段は、表示手段によって表示されるショートカ
ット情報に対しても未読／既読情報を付加するので、シ
ョートカットからリンク先文書を参照するとショートカ
ット自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情
報にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
【００１７】請求項２記載の発明では、未読／既読情報
付加手段は、更新手段による更新に基づいて、表示手段
によって表示されるショートカット情報に未読／既読情
報を付加するので、文書が参照されるか、文書を指し示
すいずれかのショートカットから参照された時点で、そ
の文書を指し示すすべてのショートカットが既読になる
ため、ユーザはすべてのショートカットの未読・既読情
報を更新する必要がなく、効率よく文書情報を探し出す
ことができる。請求項３記載の発明では、記憶手段に記
憶されている文書を削除するか否かを設定する削除設定
手段と、削除設定手段によって文書の削除が設定された
場合、記憶手段のフォルダから該当する文書および当該
文書に関する情報であるショートカット情報を削除する
削除手段と、をさらに備えたので、文書が参照された時
点で勝手に削除することができ、ユーザが明示的に削除
する手間を省くことができる。
付加手段は、更新手段による更新に基づいて、表示手段
によって表示されるショートカット情報に未読／既読情
報を付加するので、文書が参照されるか、文書を指し示
すいずれかのショートカットから参照された時点で、そ
の文書を指し示すすべてのショートカットが既読になる
ため、ユーザはすべてのショートカットの未読・既読情
報を更新する必要がなく、効率よく文書情報を探し出す
ことができる。請求項３記載の発明では、記憶手段に記
憶されている文書を削除するか否かを設定する削除設定
手段と、削除設定手段によって文書の削除が設定された
場合、記憶手段のフォルダから該当する文書および当該
文書に関する情報であるショートカット情報を削除する
削除手段と、をさらに備えたので、文書が参照された時
点で勝手に削除することができ、ユーザが明示的に削除
する手間を省くことができる。
【００１８】請求項４記載の発明では、第２のステップ
では、第５のステップによって表示されるショートカッ
ト情報に対しても未読／既読情報を付加するので、ショ
ートカットからリンク先文書を参照するとショートカッ
ト自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報
にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
では、第５のステップによって表示されるショートカッ
ト情報に対しても未読／既読情報を付加するので、ショ
ートカットからリンク先文書を参照するとショートカッ
ト自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報
にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
【００１９】請求項５記載の発明では、未読／既読情報
付加機能は、表示機能によって表示されるショートカッ
ト情報に対しても未読／既読情報を付加するので、ショ
ートカットからリンク先文書を参照するとショートカッ
ト自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報
にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
付加機能は、表示機能によって表示されるショートカッ
ト情報に対しても未読／既読情報を付加するので、ショ
ートカットからリンク先文書を参照するとショートカッ
ト自体が未読から既読になり、実際の参照先の文書情報
にアクセスしなくても文書を探し出すことができる。
【図１】本実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を
示したブロック図である。
示したブロック図である。
【図２】フォルダ情報記憶部のデータフォーマットの一
例を示した図である。
例を示した図である。
【図３】文書情報記憶部のデータフォーマットの一例を
示した図である。
示した図である。
【図４】ショートカット情報記憶部のデータフォーマッ
トの一例を示した図である。
トの一例を示した図である。
【図５】文書管理装置のフォルダ、文書、ショートカッ
ト一覧表示画面を示した図である。
ト一覧表示画面を示した図である。
【図６】文書管理装置によるショートカットの未読・既
読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートで
ある。
読情報の更新処理の処理手順を示したフローチャートで
ある。
【図７】文書管理装置によるショートカットの削除処理
の処理手順を示したフローチャートである。
の処理手順を示したフローチャートである。
１ 制御部 ２ 表示部 ３ コマンド入力部 ４ フォルダ情報記憶部 ５ 文書情報記憶部 ６ ショートカット情報記憶部
Claims (5)
- 【請求項１】 受領した文書を当該文書の内容情報ごと
に段階的にフォルダに分割して記憶する記憶手段と、 前記記憶手段の各フォルダ内の文書が未読であるか既読
であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付
加手段と、 前記記憶手段によって記憶される文書の参照、削除など
の指示の入力を促す入力指示手段と、 前記入力指示手段から文書に対する所定の指示が入力さ
れた場合、前記記憶手段の該当する文書を直接開くショ
ートカット機能により該当する文書を抽出する抽出手段
と、 前記抽出手段のショートカット機能によって抽出された
文書に関する情報をショートカット情報として表示する
表示手段と、を備え、 前記未読／既読情報付加手段は、前記表示手段によって
表示されるショートカット情報に対しても未読／既読情
報を付加することを特徴とする文書管理装置。 - 【請求項２】 前記入力指示手段から文書参照の指示が
入力された場合、前記抽出手段のショートカット機能に
よって抽出された文書に関する未読／既読情報を未読か
ら既読に更新する更新手段をさらに備え、 前記未読／既読情報付加手段は、前記更新手段による更
新に基づいて、前記表示手段によって表示されるショー
トカット情報に未読／既読情報を付加することを特徴と
する請求項１記載の文書管理装置。 - 【請求項３】 前記記憶手段に記憶されている文書を削
除するか否かを設定する削除設定手段と、 前記削除設定手段によって文書の削除が設定された場
合、前記記憶手段のフォルダから該当する文書および当
該文書に関する情報であるショートカット情報を削除す
る削除手段と、をさらに備えたことを特徴とする請求項
１または請求項２記載の文書管理装置。 - 【請求項４】 受領した文書を当該文書の内容情報ごと
に段階的にフォルダに分割して記憶する第１のステップ
と、 前記第１のステップでの各フォルダ内の文書が未読であ
るか既読であるかの未読／既読情報を付加する第２のス
テップと、 前記第１のステップによって記憶される文書の参照、削
除などの指示の入力を促す第３のステップと、 前記第３のステップによって文書に対する所定の指示が
入力された場合、前記第１のステップでの該当する文書
を直接開くショートカット機能により該当する文書を抽
出する第４のステップと、 前記第４のステップのショートカット機能によって抽出
された文書に関する情報をショートカット情報として表
示する第５のステップと、からなり、 前記第２のステップでは、前記第５のステップによって
表示されるショートカット情報に対しても未読／既読情
報を付加することを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項５】 受領した文書を当該文書の内容情報ごと
に段階的にフォルダに分割して記憶する記憶機能と、 前記記憶機能の各フォルダ内の文書が未読であるか既読
であるかの未読／既読情報を付加する未読／既読情報付
加機能と、 前記記憶機能によって記憶される文書の参照、削除など
の指示の入力を促す入力指示機能と、 前記入力指示機能から文書に対する所定の指示が入力さ
れた場合、前記記憶機能の該当する文書を直接開くショ
ートカット機能により該当する文書を抽出する抽出機能
と、 前記抽出機能のショートカット機能によって抽出された
文書に関する情報をショートカット情報として表示する
表示機能と、がコンピュータに実現させるためのコンピ
ュータ読み取り可能な文書管理プログラムに格納されて
おり、 前記未読／既読情報付加機能は、前記表示機能によって
表示されるショートカット情報に対しても未読／既読情
報を付加することを特徴とする文書管理プログラムが格
納された記憶媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001070379A JP3935323B2 (ja) | 2001-03-13 | 2001-03-13 | 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001070379A JP3935323B2 (ja) | 2001-03-13 | 2001-03-13 | 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002269077A true JP2002269077A (ja) | 2002-09-20 |
| JP3935323B2 JP3935323B2 (ja) | 2007-06-20 |
Family
ID=18928262
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001070379A Expired - Fee Related JP3935323B2 (ja) | 2001-03-13 | 2001-03-13 | 文書管理装置および文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3935323B2 (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US10013408B2 (en) | 2013-10-28 | 2018-07-03 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing method, and computer readable medium |
| US10599827B2 (en) | 2018-03-29 | 2020-03-24 | Ricoh Company, Ltd. | Information processing system, information processing apparatus, and information processing method |
-
2001
- 2001-03-13 JP JP2001070379A patent/JP3935323B2/ja not_active Expired - Fee Related
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US10013408B2 (en) | 2013-10-28 | 2018-07-03 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing method, and computer readable medium |
| US10599827B2 (en) | 2018-03-29 | 2020-03-24 | Ricoh Company, Ltd. | Information processing system, information processing apparatus, and information processing method |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP3935323B2 (ja) | 2007-06-20 |
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