JP2001344377A - 出欠管理システム、及び出欠管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 多数の人が参加する会合へのゲストの出欠状
況を表にして把握、管理し、未回答のゲストに対しては
再度出欠の確認を行う出欠管理システム、及び出欠管理
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体の提供を課題とする。 【解決手段】 出欠管理システムは、会合への出欠を確
認するための確認メールを送信する確認メール送信手段
１１、出欠の回答が入力された回答メールを受信する回
答メール受信手段１２、回答内容を判定分類し、データ
として蓄積する判定分類手段１３、及び分類された回答
を基に出欠状況を示す出欠表を作成する出欠表作成手段
１４を有するホスト側端末装置２と、ホスト側端末装置
２から送信された確認メールを受信する確認メール受信
手段２１、及び出欠の回答が入力された回答メールを送
信する回答メール送信手段２２を有するゲスト側端末装
置３とを具備するものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、出欠管理システ
ム、及び出欠管理プログラムを記録したコンピュータ読
み取り可能な記録媒体に関するものであり、特に、通信
ネットワークの電子メールを利用した出欠管理システ
ム、及び出欠管理プログラムを記録したコンピュータ読
み取り可能な記録媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】集会、講演会、セミナー、イベント、シ
ンポジウム、会議体、学会、及びゴルフコンペ等のスポ
ーツの競技大会等の会合を開催する際には、会合を主
催、運営する事務局や幹事等（ホスト）は、会場手配や
資料の準備等のため、会合への参加者（ゲスト）の出欠
予定の状況を確認し、把握しなければならない。

【０００３】そこで、ホストは、電話、郵便、ファクシ
ミリ、及び電子メール等を利用してゲスト個々と連絡を
取り合って、出欠の状況を確認している。さらには、専
用端末を用いた出欠管理システムを利用する場合もあ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、ゲスト
が多く参加する会合の場合、これらの確認作業を行うホ
ストの時間的及び経済的負担は、かなり大きくなる。特
にボランティア団体等の事務局の運営費は潤沢であると
はいえず、場合によっては確認のために個人的負担を強
いられることもあった。また、国際会議等では、ゲスト
の所在は世界各国に散らばっているため、ゲストとコン
タクトを取るだけでも大変であった。

【０００５】具体的には、電話を利用する場合、ホスト
はゲスト個々の家または会社等に電話をかけて出欠を確
認しなければならず、ゲストの事情や都合が大きく影響
していた。例えば、ゲストが直接電話に出られなかった
り、電話をかけることが可能な時間帯が限られていた。
そのため、時間的制約が大きく、出欠の確認作業に多く
の労力と時間がかかった。また、ゲストの所在が遠距離
の場合は、通信コストとして多額の電話代が必要であっ
た。

【０００６】郵便を利用する場合、ホスト側でパーソナ
ルコンピュータ等を用いて、ゲストの住所録データベー
ス等を作成しておけば、一括して同一文面の案内状や招
待状を複数のゲストに郵送することができ、時間と労力
とを小さくすることができる。しかしながら、これらの
郵送のためのハガキや切手代等の通信コストがかかっ
た。さらに郵送であるため、ゲストからの回答を得るの
に時間がかかった。加えて、パーソナルコンピュータ等
を利用しない場合は、宛名書きの煩雑な作業を行わなけ
ればならなかった。

【０００７】さらに、ファクシミリを利用した場合は、
ゲストの出欠を回答する方法が一定していなかった。す
なわち、ファクシミリで出欠の確認をした場合でも、ゲ
ストはファクシミリでの返信以外に電話で回答をした
り、電子メールを使って回答することがあった。そのた
め、それぞれの回答内容を集計して表等の見やすい形式
にする作業がホスト側で必要となり、時間と手間がかか
り面倒であった。

【０００８】電子メールを利用した場合、ゲストの出欠
の回答方法は、ほとんど電子メールの返信によって行わ
れるので、上記のような回答の方法がバラバラになる不
都合はほとんどない。しかしながら、ホストは返信され
た電子メールの内容を個々に確認して、その内容を基に
して表等の見やすい形式にまとめることが必要であっ
た。

【０００９】また、電話、郵便、ファクシミリ、及び電
子メールのいずれを利用した場合でも、複数のゲストか
ら回答が返ってくるため、回答済みのゲストと未回答の
ゲストとに分類し、さらに未回答のゲストに対しては、
再度出欠の確認を促す作業を要し、面倒であった。

【００１０】また、専用端末を利用した出欠管理システ
ムであっても、回答内容をとりまとめる場合は、前述の
ように返信されたゲスト個々の回答内容をホストが確認
して、表等の見やすい形式にまとめるため、時間と労力
がかかり面倒であった。

【００１１】そこで本発明は、上記実情に鑑み、通信ネ
ットワークの電子メールを利用し、多数の人が参加する
会合へのゲストの出欠状況を容易に確認させることを課
題とするものである。

【００１２】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明にかかる
出欠管理システムは、会合への出欠を確認するための確
認メールを送信する確認メール送信手段、前記会合への
出欠の回答が入力された回答メールを受信する回答メー
ル受信手段、前記回答の内容を判定分類し、データとし
て蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手段により
分類された前記回答を基に前記会合への出欠状況を示す
出欠表を作成する出欠表作成手段を有するホスト側端末
装置と、前記ホスト側端末装置から送信された前記確認
メールを受信する確認メール受信手段、及び前記会合へ
の出欠の回答が入力された前記回答メールを送信する回
答メール送信手段を有するゲスト側端末装置とを具備す
るものである。

【００１３】ここで、ホスト側端末装置及びゲスト側端
末装置とは、インターネットや社内ＬＡＮ等の通信ネッ
トワークに接続され、電子メールの作成、及び送受信を
する機能を有するものであり、市販のパーソナルコンピ
ュータ、電子メール専用端末機、電子メール機能の付属
するワードプロセッサー、家庭用ゲーム端末機、及び携
帯電話等を利用することが可能である。

【００１４】また、確認メール送信手段、回答メール受
信手段、確認メール受信手段、及び回答メール送信手段
とは、電子メールの送受信を行うための通信用プログラ
ムであり、例えば、市販のメールソフトや、携帯電話に
付属する専用メールプログラム等が挙げられる。

【００１５】判定分類手段とは、受信した回答メールの
内容を判断し、ゲストの状態（出席、欠席）を判定分類
するものである。判定分類された回答内容はデータとし
て、例えば記録媒体に蓄積される。

【００１６】したがって、請求項１の発明の出欠管理シ
ステムによれば、確認メール送信手段は、通信ネットワ
ークに接続したホスト側端末装置から、会合への出欠を
確認するための確認メールをゲスト側端末装置に送信す
る。ゲスト側端末装置の確認メール受信手段により、通
信ネットワークを介して確認メールが受信される。ゲス
トによって決定された回答内容が回答メールに入力され
ると、回答メール送信手段は、ホスト側端末装置に回答
メールを送信する。ホスト側端末装置の回答メール受信
手段は、通信ネットワークを介して回答メールを受信す
る。回答メールを受信したホスト側端末装置は、個々の
ゲストの会合への出欠の状態を判定分類手段によって判
定分類し、データとして蓄積する。出欠表作成手段は、
この蓄積されたデータを基にして、その時点での会合へ
のゲストの状態、例えば、出席、欠席、未回答等に分類
された出欠状況の表を作成する。作成された出欠表は、
ホスト側端末装置のモニタ等の表示手段により画面上に
表示され、またはプリンター等の出力手段により紙媒体
へ印刷することにより、ホストが出欠状況を視覚的に容
易に確認することが可能となる。

【００１７】請求項２の発明にかかる出欠管理システム
は、会合への出欠を確認するための確認メールを送信す
る確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力
された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記
回答メールの受信の有無を検出する回答メール受信検出
手段、前記確認メールの送信後からの経過時間を検出す
る時間検出手段、及び前記回答メールの受信が所定時間
を過ぎても検出されないとき、ゲスト側端末装置に前記
確認メールを再送する確認メール再送手段を有するホス
ト側端末装置と、前記ホスト側端末装置から送信された
前記確認メールを受信する確認メール受信手段、及び前
記会合への出欠の回答が入力された前記回答メールを送
信する回答メール送信手段を有するゲスト側端末装置と
を具備するものである。

【００１８】ここで、回答メールの受信を検出する時期
は、ホストが指示した任意のとき、又は確認メールを送
信してから所定時間が経過したとき等いずれの場合でも
よい。

【００１９】したがって、請求項２の発明の出欠管理シ
ステムによれば、確認メール送信手段は、通信ネットワ
ークに接続したホスト側端末装置から、会合への出欠を
確認するための確認メールをゲスト側端末装置に送信す
る。ゲスト側端末装置の確認メール受信手段により、通
信ネットワークを介して確認メールが受信される。ゲス
トによって決定された回答内容が回答メールに入力され
ると、回答メール送信手段は、ホスト側端末装置に回答
メールを送信する。ホスト側端末装置の回答メール受信
手段は、通信ネットワークを介して回答メールを受信す
る。一方、回答メール受信検出手段により、ゲスト側端
末装置からの回答メールの受信有無が検出され、時間検
出手段により検出された時間が所定時間を過ぎても、回
答メールの受信が検出されない場合、確認メール再送手
段は、確認メールをゲスト側端末装置に再送する。これ
により、未回答のゲストに回答メールの送信を促す。

【００２０】尚、確認メール再送後から所定時間を過ぎ
ても、回答メールの受信が検出されなかったときは、確
認メールをさらに再々送することも可能であり、ゲスト
からの回答メールが受信されるまで繰り返すことが可能
である。また、二回目以降の確認メールの再送をする場
合は、所定時間の設定を一回目よりも短くしてもよい。

【００２１】請求項３の発明にかかる出欠管理システム
は、会合への出欠を確認するための確認メールを送信す
る確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力
された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記
回答の内容を判定分類し、データとして蓄積する判定分
類手段、及び前記判定分類手段により分類された前記回
答を基に前記会合への出欠状況を示す出欠表を作成する
出欠表作成手段、前記回答メールの受信の有無を検出す
る回答メール受信検出手段、前記確認メールの送信後か
らの経過時間を検出する時間検出手段、及び前記回答メ
ールの受信が所定時間を過ぎても検出されないとき、ゲ
スト側端末装置に前記確認メールを再送する確認メール
再送手段を有するホスト側端末装置と、前記ホスト側端
末装置から送信された前記確認メールを受信する確認メ
ール受信手段、及び前記会合への出欠の回答が入力され
た前記回答メールを送信する回答メール送信手段を有す
るゲスト側端末装置とを具備するものである。

【００２２】したがって、請求項３の発明の出欠管理シ
ステムによれば、確認メール送信手段は、通信ネットワ
ークに接続したホスト側端末装置から、会合への出欠を
確認するための確認メールをゲスト側端末装置に送信す
る。ゲスト側端末装置の確認メール受信手段により、通
信ネットワークを介して確認メールが受信される。ゲス
トによって決定された回答内容が回答メールに入力され
ると、回答メール送信手段は、ホスト側端末装置に回答
メールを送信する。ホスト側端末装置の回答メール受信
手段は、通信ネットワークを介して回答メールを受信す
る。回答メールを受信したホスト側端末装置は、個々の
ゲストの会合への出欠の状態を判定分類手段によって判
定分類し、データとして蓄積する。出欠表作成手段は、
この蓄積されたデータを基にして、その時点での会合へ
のゲストの状態、例えば、出席、欠席、未回答等に分類
された出欠状況の表を作成する。作成された出欠表は、
ホスト側端末装置のモニタ等の表示手段により画面上に
表示され、またはプリンター等の出力手段により紙媒体
へ印刷することにより、ホストが出欠状況を視覚的に容
易に確認することが可能となる。一方、回答メール受信
検出手段により、ゲスト側端末装置からの回答メールの
受信有無が検出され、時間検出手段により検出された時
間が所定時間を過ぎても、回答メールの受信が検出され
ない場合、確認メール再送手段は、確認メールをゲスト
側端末装置に再送する。これにより、未回答のゲストに
回答メールの送信を促す。

【００２３】請求項４の発明にかかる出欠管理システム
は、請求項１乃至請求項３のいずれか一つに記載の出欠
管理システムにおいて、前記ホスト側端末装置は、送信
先ゲストリストを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記
憶された前記送信先ゲストリストから、送信すべき前記
ゲスト側端末装置を選択するための選択手段とを更に備
え、前記確認メール送信手段は、前記選択手段によって
選択された複数の前記ゲスト側端末装置に一斉に前記確
認メールを送信するものである。

【００２４】したがって、請求項４の発明の出欠管理シ
ステムによれば、請求項１乃至請求項３のいずれか一つ
に記載の出欠管理システムの作用に加え、記憶手段は、
送信先ゲストリストを記憶する。記憶手段により記憶さ
れた送信先ゲストリストの中から、送信すべきゲスト側
端末装置が選択手段によって選択されると、確認メール
送信手段は、選択された複数のゲスト側端末装置に一斉
に前記確認メールを送信する。

【００２５】請求項５の発明にかかる出欠管理システム
は、請求項１乃至請求項４のいずれか一つに記載の出欠
管理システムにおいて、前記確認メールには、前記回答
メールの様式を示す様式情報が含まれ、前記回答メール
送信手段は、前記様式情報に基づいて作成された前記回
答メールを送信するものである。

【００２６】ここで、様式情報に基づいて作成された回
答メールとは、個々のゲスト側端末装置から送信される
回答メールが、確認メールにより示された様式情報を基
づくものであり、回答内容を分類判定し、データとして
蓄積する処理がホスト側端末装置において簡易になるも
のである。

【００２７】したがって、請求項５の発明の出欠管理シ
ステムによれば、請求項１乃至請求項４のいずれか一つ
に記載の出欠システムの作用に加え、確認メールには、
回答メールの様式を示す様式情報が含まれる。回答メー
ル送信手段は、この様式情報に基づいて作成された回答
メールを送信する。例えば、送信先（ホスト）のメール
アドレスと、送信元（ゲスト）のメールアドレスとを既
に入力しておき、ゲスト側端末装置の画面上に、出席・
欠席の選択肢を表示させるようにするものである。これ
によれば、ゲストがそれを選択するだけで、容易に回答
内容をホスト側端末装置に回答メールとして送信するこ
とが可能となるとともに、所定の様式の回答メールがホ
スト側端末装置に送信される。尚、ゲストが確認メール
を受信し、確認メールの内容を読むために開くと、出欠
を選択する画面も開かれ、ゲストに回答メールを作成
し、返信を促すものが望ましい。

【００２８】請求項６の発明にかかる出欠管理プログラ
ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、
ホスト側端末装置を、会合への出欠を確認するための確
認メールを送信する確認メール送信手段、前記会合への
出欠の回答が入力された回答メールを受信する回答メー
ル受信手段、前記回答の内容を判定分類し、データとし
て蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手段により
分類された前記回答を基に前記会合への出欠状況を示す
出欠表を作成する出欠表作成手段として機能させるもの
である。

【００２９】したがって、請求項６の発明の出欠管理プ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体によれば、ホスト側端末装置を利用して、出欠を確認
する確認メールを送信し、会合への出欠の回答が入力さ
れた回答メールを受信し、回答の内容を判定分類し、デ
ータとして蓄積し、出欠表を作成することが可能とな
る。

【００３０】請求項７の発明にかかる出欠管理プログラ
ムを記録した端末装置読み取り可能な記録媒体は、ホス
ト側端末装置を、会合への出欠を確認する確認メールを
送信する確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答
が入力された回答メールを受信する回答メール受信手
段、前記回答メールの受信の有無を検出する回答メール
受信検出手段、前記確認メールの送信後からの経過時間
を検出する時間検出手段、及びゲスト側端末装置から前
記回答メールの受信が所定時間を過ぎても検出されない
とき、前記ゲスト側端末装置に前記確認メールを再送す
る確認メール再送手段として機能させるものである。

【００３１】したがって、請求項７の発明の出欠管理プ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体によれば、ホスト側端末装置を利用して、回答メール
の受信有無を検出し、所定時間を過ぎても回答メールの
受信が検出されないゲスト側端末装置に、確認メールを
再送することが可能となる。

【００３２】請求項８の発明にかかる出欠管理プログラ
ムを記録した端末装置読み取り可能な記録媒体は、ホス
ト側端末装置を、会合への出欠を確認する確認メールを
送信する確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答
が入力された回答メールを受信する回答メール受信手
段、前記回答メールの受信の有無を検出する回答メール
受信検出手段、前記回答の内容を判定分類し、データと
して蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手段によ
り分類された前記回答を基に前記会合への出欠状況を示
す出欠表を作成する出欠表作成手段前記確認メールの送
信後からの経過時間を検出する時間検出手段、及びゲス
ト側端末装置から前記回答メールの受信が所定時間を過
ぎても検出されないとき、前記ゲスト側端末装置に前記
確認メールを再送する確認メール再送手段として機能さ
せるものである。

【００３３】したがって、請求項８の発明の出欠管理プ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体によれば、ホスト側端末装置を利用して、回答メール
の受信有無を検出し、所定時間を過ぎても回答メールの
受信が検出されないゲスト側端末装置に、確認メールを
再送することが可能となる。また、回答の内容を判定分
類し、データとして蓄積し、出欠表を作成する。

【００３４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施形態である
出欠管理システム１について図１乃至図５に基づいて説
明する。図１は、本発明の一実施形態である出欠管理シ
ステム１の構成を示すブロック図である。図２は、本発
明の一実施形態である出欠管理システム１を構成するホ
スト側端末装置２、及びゲスト側端末装置３の構成を示
すブロック図である。図３は、本発明の一実施形態のホ
スト側端末装置２の出欠管理プログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体４の構成を示す説明図
である。図４及び図５は、本発明の一実施形態である出
欠管理システム１における動作の流れを示すフローチャ
ートである。

【００３５】本発明の一実施形態の出欠管理システム１
は、図１に示すように通信線Ｌによりホスト側端末装置
２と複数のゲスト側端末装置３とが通信ネットワークと
してインターネットＩに接続されているものであり、プ
ロバイダ（接続業者）のメールサーバＭを通じて電子メ
ール（確認メール６及び回答メール７）の送受信を行う
ものである。ホスト側端末装置２は、電子メールの送受
信を行い、回答メール７に入力された回答内容を基に出
欠表８を作成するものであり、本発明の一実施形態で
は、市販のパーソナルコンピュータを使用している。ま
た、ゲスト側端末装置３は、電子メールの送受信を行う
ものであり、ゲストの所有する端末でインターネットＩ
に接続可能なものであれば特に限定されない。ここで、
ホスト側端末装置２及びゲスト側端末装置３は、常にイ
ンターネットＩに接続されているわけではなく、電子メ
ールの送受信時だけインターネットＩに接続される。

【００３６】尚、通信線Ｌとは、一般の公衆電話回線、
ＩＳＤＮ回線、及び無線回線等であり、ホスト側端末装
置２及びゲスト側端末装置３のインターネットＩへの接
続形態により、必要なものが選択される。

【００３７】次に、ホスト側端末装置２の構成を説明す
る。ホスト側端末装置２は、図２に示すように、主に確
認メール送信手段１１、回答メール受信手段１２、判定
分類手段１３、出欠表作成手段１４、回答メール受信検
出手段１５、時間検出手段１６、及び確認メール再送手
段１７から構成されている。尚、これらはホスト側端末
装置２の記録媒体４に出欠管理プログラムＰＧ８として
格納されている。さらに、ホスト側端末装置２には、送
信先ゲストリスト１９を記憶する記憶手段１８、通信を
行うための通信手段３７、画面上に出欠表８や電子メー
ルの内容等を表示するための表示制御手段３２と表示手
段３１、印刷のための出力制御手段３６と出力手段３
５、及びホスト側端末装置２を操作するための操作制御
手段３４と操作手段３３とをさらに有している。

【００３８】ゲスト側端末装置３の構成は、ゲストの所
有する端末装置毎に異なるため、特に限定されないが、
一般的な構成として、記録媒体５にプログラムとして格
納されている確認メール受信手段２１と、回答メール送
信手段２２とを有している。さらに、ゲスト側端末装置
３には、通信のための通信手段４５、画面上に電子メー
ルの内容等を表示する表示制御手段４２と表示手段４
１、及びゲスト側端末装置３を操作するための操作制御
手段４４と操作手段４３とから構成されている。

【００３９】通信を行うための通信手段３７、４５は、
通信線Ｌに応じて選択されたモデムやターミナルアダプ
タ等であり、通信線Ｌを介してインターネットＩに接続
されている。

【００４０】表示手段３１、４１は、ＣＲＴモニタや液
晶ディスプレイ等であり、表示制御手段３２、４２によ
り信号制御された情報（出欠表８や電子メール等の文字
や画像）を画面上に表示することができる。

【００４１】操作手段３３、４３は、キーボードやマウ
ス等のポインティングデバイス、及び携帯電話の操作ボ
タン等であり、ホスト側端末装置２及びゲスト側端末装
置３を操作することができる。尚、ホスト側端末装置２
の操作手段３３は、送信すべきゲスト側端末装置３を選
択するための選択手段として機能することができる。

【００４２】出力手段３５は、インクジェットプリンタ
ーやレーザープリンター等であり、出力制御手段３５に
より出力された情報（出欠表８や電子メール等の文字や
画像）を紙媒体に印刷することができる。

【００４３】ホスト側端末装置２の記録媒体４は、ハー
ドディスクからなり、電子メールの送受信、並びに出欠
表８の作成を実行させるための複数のプログラムが格納
されている。具体的には、図３に示すように、出欠管理
プログラムＰＧ８は、ホスト側端末装置２を、確認メー
ル送信手段１１として機能させる確認メール送信プログ
ラムＰＧ１、回答メール受信手段１２として機能させる
回答メール受信プログラムＰＧ２、判定分類手段１３と
して機能させる判定分類ＰＧ３、出欠表作成手段１４と
して機能させる出欠表作成プログラムＰＧ４、回答メー
ル受信検出手段１５として機能させる回答メール受信検
出プログラムＰＧ５、時間検出手段１６として機能させ
る時間検出プログラムＰＧ６、及び確認メール再送手段
１７として機能させる確認メール再送プログラムＰＧ７
を有している。また、ゲスト側端末装置３の記録媒体５
には、一般的な構成として確認メール受信手段２１とし
て機能させる確認メール受信プログラム、及び回答メー
ル送信手段２２として機能させる回答メール送信プログ
ラムが格納されている（図示しない）。

【００４４】確認メール送信プログラムＰＧ１は、ゲス
ト側端末装置３に確認メール６を通信手段３７を介して
送信させるものであり、回答メール受信プログラムＰＧ
２は、ゲスト側端末装置３から回答メール７を通信手段
３７を介して受信させるものである。また、判定分類プ
ログラムＰＧ３は、回答メール７の回答内容を判定分類
し、データとして記録媒体４に蓄積させるものであり、
出欠表作成プログラムＰＧ４は、蓄積されたデータを基
にしてゲストの出欠状況を示す出欠表８を作成させるも
のである。また、回答メール受信検出プログラムＰＧ５
は、ゲスト側端末装置３からの回答メール７の受信を検
出させるものであり、さらに時間検出プログラムＰＧ６
は、確認メール送信後からの経過時間ＴＲを検出させる
ものである。確認メール再送プログラムＰＧ７は、時間
検出プログラムＰＧ６により、所定時間ＴＳを過ぎて
も、回答メール７の受信が検出されないとき、確認メー
ル６をゲスト側端末装置３に再送させるものである。

【００４５】ここで、ホスト側端末装置３から送信され
る確認メール６には、回答メール７の様式を示す様式情
報が含まれており、さらに、ゲスト側端末装置３から送
信される回答メール７は、この様式情報に基づいて作成
される。

【００４６】尚、記録媒体４には、受信した回答メール
７の回答内容をデータとして蓄積し、さらに出欠表作成
手段１４により作成された出欠表８をデータとして保存
しておくことが可能である。

【００４７】次に、本実施形態の出欠管理システム１の
動作の流れについて図４及び図５に示すフローチャート
に基づき説明する。まず、会合への出欠状況を把握する
必要があるホストにより、ホスト側端末装置２において
出欠管理プログラムＰＧ８の初期設定がされる。具体的
には、送信先ゲストリスト１９を記憶した記憶手段１８
から送信先ゲストの選択と、送信日時、返信先（ホス
ト）のアドレス、及び所定時間ＴＳが設定される（ステ
ップＳ１）。また、会合開催の連絡、日時、場所、議題
等が示された連絡文としての確認メール６も作成され
る。ホスト側端末装置２の確認メール送信手段１１は、
確認メール６の作成が検出された場合（ステップＳ２に
おいてＹＥＳ）、設定された送信日時に複数の送信先ゲ
ストに確認メール６を送信する（ステップＳ３）。この
とき、送信時刻が記録される（ステップＳ４）。一方、
確認メール６の作成が検出されない場合（ステップＳ２
においてＮＯ）、初期設定（ステップＳ１）に戻る。

【００４８】ここで、確認メール６には、回答メール７
の様式を示す様式情報が含まれている。具体的には、確
認メール６を受信し、内容を読むために開くと、ゲスト
側端末装置３の画面上に、回答の出欠を選択する画面が
開かれるようにしている。尚、ホストのメールアドレス
とゲストのメールアドレスとが入力済みであるため、改
めて入力する必要がない。

【００４９】確認メール６を送信したホスト側端末装置
２は、ゲスト側端末装置３からの回答メール７の受信を
待機する状態になる（ステップＳ５）。ホスト側端末装
置２は、前述したように、常時インターネットＩに接続
されているのではなく、電子メールの送受信時にのみ接
続する。したがって、待機時のインターネットＩに未接
続の状態では、メールサーバＭにゲストからの回答メー
ル７が届いているか否かを確認することはできない。そ
のため、ホストの指示により任意の時間、または設定し
た所定時間に、インターネットＩに接続し、回答メール
７の受信有無の検出を行う必要がある。

【００５０】ホストにより、受信有無の検出の指示がさ
れた場合（ステップＳ６においてＹＥＳ）、ホスト側端
末装置２は、インターネットＩに接続し、メールサーバ
Ｍにある回答メール７の受信有無を検出する（ステップ
Ｓ９）。一方、ホストからの受信有無の検出の指示がな
い場合（ステップＳ６においてＮＯ）、ホスト側端末装
置２は、確認メール６の送信後からの経過時間ＴＲを検
出し、設定した所定時間ＴＳよりも経過時間ＴＲが大き
い、または等しい場合（ＴＲ≧ＴＳ，ステップＳ７にお
いてＹＥＳ）、ホスト側端末装置２は、Ｆ＝１を与え
（ステップＳ８）、回答メール７の受信有無を検出する
（ステップＳ９）。一方、所定時間ＴＳよりも経過時間
ＴＲが小さい場合（ＴＲ＜ＴＳ、ステップＳ７において
ＮＯ）、再び回答メール７の受信有無を検出する指示の
確認（ステップＳ６）に戻る。

【００５１】ステップＳ９により、確認メール６を送っ
た全てのゲストの回答メール７の受信が検出された場合
（ステップＳ１０においてＹＥＳ）、全ての回答メール
７の回答内容を判定分類し、データとして記録媒体４に
蓄積する（ステップＳ１３）。一方、一部のゲストから
の回答メール７しか受信が検出されない場合（ステップ
Ｓ１０においてＮＯ）、Ｆの値を確認する（ステップＳ
１１）。Ｆ＝１が与えられている場合（ステップＳ１１
においてＹＥＳ）、つまり経過時間ＴＲが所定時間ＴＳ
に達している場合には、ホスト側端末装置２は、回答メ
ール７の受信が検出されない未回答ゲストに対して、確
認メール６の再送を行う（ステップＳ１２）。その後、
回答メール７が得られたゲストの回答内容だけを判定分
類し、データとして記録媒体４に蓄積する（ステップＳ
１３）。一方、Ｆ＝１が与えられていない場合（ステッ
プＳ１１においてＮＯ）、つまり経過時間ＴＲが所定時
間ＴＳに達していない場合には、回答メール７が得られ
たゲストの回答内容だけを判定分類し、データとして記
録媒体４に蓄積する（ステップＳ１３）。

【００５２】その後、ホストにより、出欠表８の作成が
必要と指示された場合（ステップＳ１４においてＹＥ
Ｓ）、蓄積された回答内容に基づいて出欠表８を作成す
る（ステップ１５）。そして出欠表８が作成された後、
出欠表８を画面上に表示する（ステップＳ１６）。一
方、ホストにより、出欠表８の作成が未だ必要でないと
指示された場合（ステップＳ１４においてＮＯ）、再び
回答メール７の受信有無を検出する指示の確認（ステッ
プＳ６）に戻る。

【００５３】ホストの指示により、保存が選択された場
合（ステップＳ１７においてＹＥＳ）は、画面上に表示
した出欠表８をデータとして記録媒体４に保存する（ス
テップＳ１８）。一方、保存が選択されない場合（ステ
ップＳ１７においてＮＯ）は、この処理をキャンセルす
る。さらに、ホストの指示により、印刷が選択された場
合（ステップＳ１９においてＹＥＳ）は、出欠表８を紙
媒体へ印刷させる（ステップＳ２０）。一方、印刷が選
択されない場合（ステップＳ１９においてＮＯ）は、こ
の処理をキャンセルする。その後、ホストの終了指示に
より（ステップＳ２１においてＹＥＳ）、本発明の一実
施形態の出欠管理システム１の処理を終了する。尚、こ
のとき終了の指示がされない場合（ステップＳ２１にお
いてＮＯ）は、再び回答メールの受信有無の検出（ステ
ップＳ６）に戻り、この過程を繰り返す。

【００５４】以上述べたように、本実施形態の出欠管理
システム１により、ホストは、複数のゲストに対し、会
合への出欠のために確認メール６を送信し、回答メール
により回答内容を確認することができる。また、この受
信した回答内容を判定分類し、データとして蓄積し、こ
の蓄積されたデータを基にして出欠表８を作成すること
ができるため、ホストは、煩雑な労力を伴わずにゲスト
の出欠状況を視覚的に容易に確認することができる。

【００５５】また、確認メール６には、回答メール７の
様式を示す様式情報が含まれているため、ゲストは、こ
の様式情報に基づいて回答メール７を作成する。したが
って、回答メール７には、ホストが望む様式で回答内容
が入力される。このため、ホスト側端末装置２における
回答内容を判定分類し、データとして蓄積する処理を、
簡略化することができる。

【００５６】また、インターネットＩを利用するため、
国内だけでなく、世界中のゲストに対しても、電子メー
ルの送受信だけで出欠の確認が行える。したがって、電
話や郵便等と比較して、通信コストを著しく減少させる
ことができる。さらに、ゲストの都合に合わせる必要が
なく、例えば、ホストが深夜に確認メール６を送っても
よいため、時間的制約から解放される。同様に、ゲスト
も、ホストの都合を気にする必要が無く、回答メール７
を送信することができる。さらに、海外に送信する場
合、時差を気にする必要が無くなる。

【００５７】所定時間ＴＳを過ぎても未回答のゲストに
は、確認メール再送プログラムＰＧ５により、確認メー
ル６が再送されるために、ゲストに対して回答を促すこ
とができ、これにより出欠状況の把握がより確実なもの
となる。

【００５８】また、複数のゲストに一斉に確認メール６
が送信されるために、ホストの時間的負担を減らすこと
ができ、会合への出欠確認のための作業が容易になる。

【００５９】本実施形態の出欠管理システム１の構成
は、ホスト側端末装置２として市販のパーソナルコンピ
ュータを利用している。そのため、専用端末で構成する
よりも、出欠管理システム１を安いコストで構成するこ
とができる。さらに、複雑な設定や新たな機材を購入す
る必要がなく、さらに維持費用も少なく済む。また、ゲ
スト側端末装置３は、ゲストが既に所有する端末をその
まま流用することができるため、新たな機材を購入する
必要がなく、ゲストに新たなコストを負担させることが
ない。

【００６０】以上、本発明について好適な実施形態を挙
げて説明したが、本発明はこれらの実施形態に限定され
るものではなく、以下に示すように、本発明の要旨を逸
脱しない範囲において、種々の改良及び設計の変更が可
能である。

【００６１】すなわち、本実施形態の出欠管理システム
１の動作の流れを図４及び図５のフローチャートに基づ
いて説明したが、個々で示された各ステップの構成はこ
れに限定されるものではない。例えば、回答メール７の
受信有無の検出をホストが任意に行う場合と、所定時間
ＴＳを過ぎてから受信を検出するものの二つに分けて説
明したが、さらに所定時間ＴＳ以前に受信有無の検出間
隔（例えば６時間毎に一度）を設定して、検出を行って
も良い。

【００６２】また、本発明の一実施形態では、出欠表８
の作成をホストの指示により、行うものとして記述した
が、例えば、全てのゲストからの回答メール７の受信が
検出された場合には、出欠表８の作成指示がホスト側端
末装置２から出され、出欠表８の作成を行い、出力する
ことも可能である。

【００６３】また、本実施形態では、ホスト側端末装置
２として市販のパーソナルコンピュータを使用したが、
これに限定されるものではない。さらに、各種プログラ
ム及びデータを蓄積する記録媒体４としてハードディス
クを利用したがこれに限定されるものではなく、種々の
記録メディアを用いることができる。例えば、フロッピ
ー（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディス
ク、及び半導体メモリ等が挙げられる。

【００６４】また、確認メール再送手段１７において、
所定時間ＴＳは、二回目以降の再々送する時は、一回目
の設定した所定時間ＴＳよりも短くして、ゲストに対し
てより回答を促してもよい。例えば、初期の所定時間Ｔ
Ｓを２４時間とした場合、二回目の所定時間ＴＳを１２
時間に設定して、再送する間隔の変更を行ってもよい。

【００６５】本実施形態の出欠管理システム１では、ホ
スト側端末装置２は、インターネットＩに、電子メール
の送受信時だけ接続しているが、これに限定されるので
はない。専用線などに接続され、常にインターネットＩ
に接続していてもよい。これにより、回答メール７の受
信有無の検出が速やかに行われる。

【００６６】

【発明の効果】以上のように、請求項１の発明の出欠管
理システムは、通信ネットワークの電子メールを利用し
て、会合への出欠状況を確認することができる。また、
ゲストからの回答内容をホスト側端末装置が判定分類す
ることにより、煩わしい作業の必要もなく出欠表として
表形式で出力されることから、ホストが出欠状況を容易
に視覚的に把握することができる。さらに、通信ネット
ワークとしてインターネットを利用した場合は、国内だ
けでなく世界中のゲストに対しても出欠の確認を行える
ため、通信コストを低く抑え、さらに時差等の時間的制
約の問題からも解放される。

【００６７】請求項２の発明の出欠管理システムは、所
定時間が過ぎても、回答メールの受信が検出されない場
合は、未回答のゲストに確認メールを再送することによ
り、ゲストに回答を促し、出欠状況の把握をより確実な
ものとすることができる。

【００６８】請求項３の発明の出欠管理システムは、出
欠状況を出欠表により、視覚的に容易に把握できること
に加え、未回答のゲストに確認メールを再送することに
より、出欠状況の把握をさらに確実なものとすることが
できる。

【００６９】請求項４の発明の出欠管理システムは、請
求項１乃至請求項３のいずれか一つの発明の出欠管理シ
ステムの効果に加え、複数のゲストに一斉に確認メール
を送信することができるため、ホストの煩雑な出欠の確
認作業を簡略化し、また通信コストを低く抑えることが
できる。

【００７０】請求項５の発明の出欠管理システムは、請
求項１乃至請求項４のいずれか一つの発明の出欠管理シ
ステムの効果に加え、ホスト側端末装置は、所定の様式
の回答メールを受信することができるため、ホスト側端
末装置での判定分類の処理が簡易となり、処理時間の短
縮が期待できる。

【００７１】請求項６の発明の出欠管理プログラムを記
録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、ホスト
側端末装置によって、確認メールを送信し、確認メール
を受信し、回答内容を判定分類し、出欠表を作成するこ
とができる。

【００７２】請求項７の発明の出欠管理プログラムを記
録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、ホスト
側端末装置によって、回答メールの受信の有無を検出
し、経過時間を過ぎても受信の無いゲスト側端末装置
に、確認メールを再送することができる。

【００７３】請求項８の発明の出欠管理プログラムを記
録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、ホスト
側端末装置によって、確認メールを送信し、確認メール
を受信し、回答内容を判定分類し、出欠表を作成し、回
答メールの受信の有無を検出し、経過時間を過ぎても受
信の無いゲスト側端末装置に、確認メールを再送するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態である出欠管理システムの
構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の一実施形態である出欠管理システムを
構成するホスト側端末装置、及びゲスト側端末装置の構
成を示すブロック図である。

【図３】本発明の一実施形態のホスト側端末装置の出欠
管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
記録媒体の構成を示す説明図である。

【図４】本発明の一実施形態である出欠管理システムに
おける動作の流れを示すフローチャートである。

【図５】本発明の一実施形態である出欠管理システムに
おける動作の流れを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 出欠管理システム ２ ホスト側端末装置 ３ ゲスト側端末装置 ４ 記録媒体 ６ 確認メール ７ 回答メール ８ 出欠表 １１ 確認メール送信手段 １２ 回答メール受信手段 １３ 判定分類手段 １４ 出欠表作成手段 １５ 回答メール受信検出手段 １６ 時間検出手段 １７ 確認メール再送手段 １８ 記憶手段 １９ 送信先ゲストリスト ２１ 確認メール受信手段 ２２ 回答メール送信手段 ３３ 操作手段（選択手段）

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 多数の人が集まる会合への出欠状況を通
   信ネットワークの電子メールを利用して管理するシステ
   ムであって、 前記会合への出欠を確認するための確認メールを送信す
   る確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力
   された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記
   回答の内容を判定分類し、データとして蓄積する判定分
   類手段、及び前記判定分類手段により分類された前記回
   答を基に前記会合への出欠状況を示す出欠表を作成する
   出欠表作成手段を有するホスト側端末装置と、 前記ホスト側端末装置から送信された前記確認メールを
   受信する確認メール受信手段、及び前記会合への出欠の
   回答が入力された前記回答メールを送信する回答メール
   送信手段を有するゲスト側端末装置とを具備することを
   特徴とする出欠管理システム。
2. 【請求項２】 多数の人が集まる会合への出欠状況を通
   信ネットワークの電子メールを利用して管理するシステ
   ムであって、 前記会合への出欠を確認するための確認メールを送信す
   る確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力
   された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記
   回答メールの受信の有無を検出する回答メール受信検出
   手段、前記確認メールの送信後からの経過時間を検出す
   る時間検出手段、及び前記回答メールの受信が所定時間
   を過ぎても検出されないとき、ゲスト側端末装置に前記
   確認メールを再送する確認メール再送手段を有するホス
   ト側端末装置と、 前記ホスト側端末装置から送信された前記確認メールを
   受信する確認メール受信手段、及び前記会合への出欠の
   回答が入力された前記回答メールを送信する回答メール
   送信手段を有するゲスト側端末装置とを具備することを
   特徴とする出欠管理システム。
3. 【請求項３】 多数の人が集まる会合への出欠状況を通
   信ネットワークの電子メールを利用して管理するシステ
   ムであって、 前記会合への出欠を確認するための確認メールを送信す
   る確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力
   された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記
   回答の内容を判定分類し、データとして蓄積する判定分
   類手段、及び前記判定分類手段により分類された前記回
   答を基に前記会合への出欠状況を示す出欠表を作成する
   出欠表作成手段、前記回答メールの受信の有無を検出す
   る回答メール受信検出手段、前記確認メールの送信後か
   らの経過時間を検出する時間検出手段、及び前記回答メ
   ールの受信が所定時間を過ぎても検出されないとき、ゲ
   スト側端末装置に前記確認メールを再送する確認メール
   再送手段を有するホスト側端末装置と、 前記ホスト側端末装置から送信された前記確認メールを
   受信する確認メール受信手段、及び前記会合への出欠の
   回答が入力された前記回答メールを送信する回答メール
   送信手段を有するゲスト側端末装置とを具備することを
   特徴とする出欠管理システム。
4. 【請求項４】 前記ホスト側端末装置は、送信先ゲスト
   リストを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶された
   前記送信先ゲストリストから、送信すべき前記ゲスト側
   端末装置を選択するための選択手段とを更に備え、前記
   確認メール送信手段は、前記選択手段によって選択され
   た複数の前記ゲスト側端末装置に一斉に前記確認メール
   を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項３のい
   ずれか一つに記載の出欠管理システム。
5. 【請求項５】 前記確認メールには、前記回答メールの
   様式を示す様式情報が含まれ、前記回答メール送信手段
   は、前記様式情報に基づいて作成された前記回答メール
   を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項４のい
   ずれか一つに記載の出欠管理システム。
6. 【請求項６】 ホスト側端末装置を、会合への出欠を確
   認する確認メールを送信する確認メール送信手段、前記
   会合への出欠の回答が入力された回答メールを受信する
   回答メール受信手段、前記回答の内容を判定分類し、デ
   ータとして蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手
   段により分類された前記回答を基に前記会合への出欠状
   況を示す出欠表を作成する出欠表作成手段として機能さ
   せるための出欠管理プログラムを記録したコンピュータ
   読み取り可能な記録媒体。
7. 【請求項７】 ホスト側端末装置を、会合への出欠を確
   認する確認メールを送信する確認メール送信手段、前記
   会合への出欠の回答が入力された回答メールを受信する
   回答メール受信手段、前記回答メールの受信の有無を検
   出する回答メール受信検出手段、前記確認メールの送信
   後からの経過時間を検出する時間検出手段、及びゲスト
   側端末装置から前記回答メールの受信が所定時間を過ぎ
   ても検出されないとき、前記ゲスト側端末装置に前記確
   認メールを再送する確認メール再送手段として機能させ
   るための出欠管理プログラムを記録したコンピュータ読
   み取り可能な記録媒体。
8. 【請求項８】 ホスト側端末装置を、会合への出欠を確
   認する確認メールを送信する確認メール送信手段、前記
   会合への出欠の回答が入力された回答メールを受信する
   回答メール受信手段、前記回答の内容を判定分類し、デ
   ータとして蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手
   段により分類された前記回答を基に前記会合への出欠状
   況を示す出欠表を作成する出欠表作成手段、前記回答メ
   ールの受信の有無を検出する回答メール受信検出手段、
   前記確認メールの送信後からの経過時間を検出する時間
   検出手段、及びゲスト側端末装置から前記回答メールの
   受信が所定時間を過ぎても検出されないとき、前記ゲス
   ト側端末装置に前記確認メールを再送する確認メール再
   送手段として機能させるための出欠管理プログラムを記
   録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。