JP2001306769A - スケジュール優先予約システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来，優先度の高い参加者が急な予定変更など
で，出席できなくなる場合については，主催者は再度空
き時間を検索し参加者の予定の再調査・変更通知の発行
を繰り返す作業に時間をとられるといった問題があっ
た。 【解決手段】予約の際，優先の被予約者を指定する手
段，優先の被予約者にのみ複数候補までの日程が通知さ
れる手段，優先の被予約者が承認した時点で，その他の
被予約者に決定した日程が予約される手段を有すること
により，予約者の日程再調整や日程通知などの手間を軽
減し作業効率の向上を測ることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は，企業・団体などで
行われる会議・打ち合わせなどのスケジュール予約に関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来のスケジュール管理システムでは，
職場の会議などで参加対象者が複数となる場合，主催者
が開催日程を決定するためにその参加対象者全てについ
てスケジュールを確認する必要があり，開催日程を決定
するには手間がかかった。このような問題を解決するた
めに職場で会議を行う場合になるべく多くの参加者が出
席できるような日程を決定するための手段として，特開
平１０−９１６８５号公報に記載の多階層空き時間検索
システムがある。このシステムでは，スケジュール管理
システムにおいて，会議の参加対象者に重要度を設定
し，その重要度毎にグループ化を行い重要度に応じた空
き時間を出力することができる。すなわち，参加必須の
参加者の空き時間を優先的に検索することができ，欠席
者や日程変更を極力出さないように予定を立てることを
可能としている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では，優
先度の高い参加者が急な予定変更などで，出席できなく
なる場合については対象となっていない。その場合，主
催者は再度空き時間を検索し参加者の予定の再調査・変
更通知の発行を繰り返す作業に時間をとられるといった
問題があった。本発明は優先度の高い参加者の急な予定
変更によって開催日程を再調整する作業と開催日程を全
ての参加者に通知する作業を代行することで主催者の手
間を軽減することを目的としており，さらに開催日程が
決定した時点で主催者にもその日程を通知する機能と開
催日程が決定できなかった場合に主催者にその旨を通知
する機能と全ての参加者の出欠の回答が出揃った時点で
主催者にその旨を通知する機能を提供することを目的と
する。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に主催者が優先度の高い参加者を選択した上で複数の開
催日程候補を選定し予約することを可能とし，さらにシ
ステムがその中から最終的な開催日程を決定することを
可能としたものである。

【０００５】会議などを開催する場合，主催者は参加対
象者に優先の参加者を設定し，主に優先の参加者に対し
てスケジュールの確認を行うことで複数の候補日程を決
定する。主催者は，全ての参加者に複数候補予約する
が，実際には，システム側で優先の参加者に対してのみ
予約を通知（仮登録）する。仮登録された優先の参加者
が複数の候補のうち参加可能な日程を選択し，システム
が優先者全員の参加状況を判断する手順を経て最終的に
日程を決定した時点で，他の参加者には決定された日程
で予約が通知（本登録）される。

【０００６】また，主催者が指定した開催日程候補の中
から最終的な開催日程が決定した場合はその日程を通知
し，優先の参加者が一致して参加可能と回答した日程候
補がなく開催日程が決定できなかった場合はその旨を通
知するために，優先の参加者から受信した回答を保持
し，回答状況から判断して候補から１つの日程を決定す
る，あるいは決定不可能と判断することを可能にしたも
のである。

【０００７】さらに，全ての参加者の出欠の回答が出揃
った時点で主催者にその旨を通知するために，全参加者
の回答状況を保持し，回答状況を監視することを可能に
したものである。

【０００８】

【発明の実施の形態】本発明の実施例について，図1を
用いて以下詳細に説明する。図1は本発明の一実施例を
示す構成図である。

【０００９】１０１はスケジュールを予約するクライア
ント，１０２，１０３，１０４は予約を受けるクライア
ント，１０５はスケジュール管理システム，１０７は予
約情報記憶装置，１０８は仮登録情報記憶装置である。
１０１，１０２，１０３，１０４には，予約者が予約を
行う予約情報入力部（１１３），予約者が発信した予約
に対する回答状況などの状況を確認する予約状況確認部
（１１４），被予約者が予約を受信する予約受信部（１
１５），被予約者が受信した予約に対して回答を行う回
答部（１１６）がある。スケジュール管理システム（１
０５）内のスケジュール優先予約処理部（１０６）に
は，予約・回答受信部（１０９），予約・回答発信部
（１１０），優先スケジュール調整部（１１１），予約
情報管理部（１１２）がある。予約・回答受信部（１０
９）は，１０１から発信された予約情報，もしくは１０
２，１０３，１０４から発信された回答情報を受信し，
優先スケジュール調整部（１１１）もしくは予約情報管
理部（１１２）へ通知する処理を行う。優先スケジュー
ル調整部（１１１）は，１０９で受信された予約が優先
の被予約者を指定したものであればデータを仮登録情報
記憶装置（１０８）に登録した上で，予約情報管理部
（１１２）へもデータを通知する。予約情報管理部（１
１２）は，１０９あるいは，１１１から受信した予約情
報や回答情報を予約情報記憶装置（１０７）に登録す
る。予約・回答発信部（１１０）は１０１，１０２，１
０３，１０４いずれかのクライアントからの予約状況確
認要求にしたがって，予約情報管理部（１１２）から受
け取った予約情報をクライアントへ送信する。

【００１０】本実施例で、会議などを開催する場合に，
主催者は参加対象者に優先の参加者を設定し，主に優先
の参加者に対してスケジュールの確認を行うことで複数
の候補日程を決定する。この決定手段には，特開平１０
−９１６８５の多階層空き時間検索システムが利用可能
である。

【００１１】図２は仮登録情報記憶装置（１０８）に格
納されているデータ構造図の例である。優先の被予約者
が指定された予約データは，まずここで仮登録される。
仮登録情報は，予約者のユーザＩＤ（２０１），予約毎
に唯一に割り振られる予約コード（２０２），優先の被
予約者のユーザＩＤ（２０３）毎に管理されており，予
約日時情報（２０４）などで構成されている。優先の被
予約者が複数人いる場合は，同じ予約者IDと予約コード
でその人数分のレコードが登録される。このレコードに
は優先の被予約者の個別の回答状況を格納可能で，優先
スケジュール調整部（１１１）により予約日時を決定す
るために使用される。予約日時情報（２０４）は，予約
の複数候補の予約日時に関するデータ項目の繰り返しに
なっており，1候補のデータ項目には，予約日（２０
５），予約時刻（２０６），回答状況（２０７）などが
ある。回答状況の状態としては被予約者が受信した予約
を確認するまでの状態を表す「未読」，予約を確認し回
答をまだ行っていない状態を表す「保留」，予約を確認
し承認の回答を行っている状態を表す「承認」，予約を
確認し非承認の回答を行っている状態を表す「非承認」
などが存在する。被予約者はこの複数の候補全てに「承
認」することができるし，全て「非承認」にすることも
できる。なお，図２では候補を第3候補までと仮定して
説明をしたが，これ以上でもこれ以下でも差し支えな
い。候補がいくつであっても以降の処理は同様に行うこ
とができる。

【００１２】図３は予約情報記憶装置（１０７）に格納
されているデータ構造図の例である。予約情報は，予約
者のユーザID（３０１），予約コード（３０２）毎に管
理されており，予約日時情報（３０３），被予約者（３
０４）で構成されている。仮登録情報記憶装置（１０
８）に格納されている各データは，それぞれ予約情報記
憶装置（１０８）に格納されているデータと予約者のユ
ーザＩＤと予約コードで関連付けられている。予約日時
情報（３０３）は，複数候補の予約日時に関するデータ
項目の繰り返しになっており，1候補のデータ項目に
は，予約日（３０５），予約時刻（３０６），登録状況
（３０７）などがある。予約者が優先の被予約者が設定
されている予約を発信し，優先の被予約者から「承認」
回答の受信を完了していない状態を「仮登録」，予約者
が優先の被予約者を設定した予約を発信し，その優先の
被予約者から「承認」回答が出揃い予約日時が決定され
た状態を「本登録」，予約者が優先の被予約者を設定し
た予約を発信し，回答を受信し「本登録」の日時が決定
された状態で「本登録」以外の日時は「−」と表示され
る。また複数優先の被予約者がいる場合，「承認」回答
は受信したがすべての回答を満足する日時を決定できな
かった場合は候補の全日時を「−」とする。なお，図３
では，被予約者を宛先１から宛先３までの３人と仮定し
て説明したが，これ以上でもこれ以下でも差し支えな
い。被予約者が何人であっても以降の処理は同様に行う
ことができる。

【００１３】図４と図５は，予約者が発信した予約の進
捗状況を確認する予約発信詳細画面の例である。予約者
が発信したスケジュール予約が仮登録，本登録のどちら
の状態であるか，また被予約者の回答状況を確認する場
合にこの予約発信詳細画面で確認できる。１０１から発
信された予約状況確認要求に対し，予約情報記憶装置
（１０７）から予約者ＩＤ，予約コードをキーとして取
得したレコードを予約発信詳細画面（４０１）に表示す
る。候補表示欄（４０２）には予約日時の全候補が表示
される。図４では，予約が優先の被予約者に承認されて
いない「仮登録」の状態を表し，全ての登録状況が「仮
登録」となっている。図５では，予約が優先の被予約者
に承認され優先スケジュール調整部（１１１）で日時が
決定された「本登録」の状態を表し，一つの候補が「本
登録」となりそれ以外の候補が「−」，更に非活性表示
とする。非活性表示とは，画面上で対象項目に入力がで
きないような保護がかかっている状態を意味する。この
例では入力欄ではないが，他の候補との状態の違いを保
護のありなしで区別可能とするために使用する。回答状
況欄（４０３）には被予約者の回答状況が表示される。
図４では，仮登録の状態であり優先の被予約者のＢは
「−」（未回答）でそれ以外の被予約者には，まだ予約
されいないため不活性表示とする。図５では，本登録の
状態であり優先の被予約者は「承認」，それ以外の被予
約者に関しては通知された本登録の予約に対するその時
点での回答を表示する。

【００１４】図６と図７は被予約者が受信した予約の詳
細情報を確認する予約受信詳細画面の例である。他の被
予約者の回答状況や被予約者が優先の対象者であれば受
信した予約の日時別候補を表示する。１０２，１０３，
１０４からの受信予約表示要求に対して予約情報記憶装
置（１０７）から予約者ＩＤ，予約コードをキーとして
取得したレコードを予約受信詳細画面（６０１）に表示
する。日時表示欄（６０２）には予約日時の別候補とそ
れに対する被予約者本人の回答状況が表示される。ただ
し，優先に指定されていない被予約者の場合には，この
欄には何も表示されない。図６では，予約が優先の被予
約者に承認されていない仮登録の状態を表し，全ての回
答状況が「-」（未回答）となっている。図７では，予
約が優先の被予約者に承認され優先スケジュール調整部
（１１１）で日時が決定された本登録の状態を表し，本
登録以外の候補を不活性表示とする。メンバ情報欄（６
０３）には他の被予約者と回答状況が表示される。図６
では，仮登録の状態であり優先の被予約者以外のＣ，Ｄ
には，まだ予約されていないため他との区別のため非活
性表示とする。図７では，本登録の状態であり優先以外
の被予約者Ｃ，Ｄに関しては通知された本登録の予約に
対するその時点での回答を表示する。

【００１５】以下にフローを用いてスケジュール優先予
約機能の処理を説明する。

【００１６】まず，予約者Ａが優先の被予約者を被予約
者Ｂと設定し，それ以外に予約者Ｃ，予約者Ｄも加えて
予約を発信した場合のスケジュール管理システムの処理
について，図８のフローを用いて説明する。

【００１７】スケジュール管理システム（１０５）で
は，予約者Ａ（ＩＤ:U001）が発信した優先の被予約者
Ｂ（ＩＤ:U002）に関する予約情報を仮登録情報記憶装
置（１０８）に登録する（ステップ８０１）。この予約
情報に対して，優先の被予約者全員の回答状況（２０
７）に初期値「−」を設定する（ステップ８０２）。次
に同じ予約情報に対して，被予約者全員に関する情報を
予約情報記憶装置（１０７）に登録する（ステップ８０
３）。この予約に対して，優先の被予約者の優先状況
（３１０）に「優先」を設定する（ステップ８０４）。
また，予約日時候補全部の登録状況（３０７）に「仮登
録」を設定し（ステップ８０５），被予約者全員の回答
状況（３０９）に「−」を設定する（ステップ８０
６）。宛先のうち優先の被予約者全員に日時候補全ての
予約を発行する（仮登録）（ステップ８０７）。

【００１８】次に，予約が仮登録の段階で優先の被予約
者Ｂから回答を受け取った場合のスケジュール管理シス
テムの処理について，図９のフローを用いて説明する。

【００１９】優先の被予約者Ｂから回答を受け取ったス
ケジュール管理システム（１０５）は，仮登録情報記憶
装置（１０８）から予約者ＩＤ，予約コード，被予約者
ＩＤが一致するレコードに対して，該当予約日時の回答
状況（２０７）を更新（「承認」，「非承認」）する
（ステップ９０１）。また予約情報記憶装置（１０７）
から予約者ＩＤ，予約コードが一致するレコードに対し
て，該当被予約者の回答状況（３０９）を更新（「承
認」，「非承認」）する（ステップ９０１）。優先の被
予約者全てから回答が得られていない場合は，全ての回
答を得るまでステップ９０１の処理を繰り返し（ステッ
プ９０２），全ての回答が得られた場合は，優先スケジ
ュール調整部（１１１）で複数候補の中から仮登録情報
記憶装置（１０８）中のレコードより優先の被予約者が
一致して「承認」した日時を調査し，予約日時を決定す
る（ステップ９０３）。一致して「承認」された日時が
複数ある場合は，日時が最も早いものを一つ選択する。
一致して「承認」が得られた日時がなかった場合は，予
約未決定を予約者Ａに通知する（ステップ９０４，９０
８）。予約日時が決定できた場合は，予約情報記憶装置
（１０７）から予約者ＩＤ，予約コードが一致するレコ
ードに対して，決定日時の登録状況（３０７）を「本登
録」，それ以外の日時の登録状況を「−」に設定する
（ステップ９０４，９０５）。次に決定した日時で優先
の被予約者以外の被予約者Ｃ，Ｄに予約を発信し（本登
録）（ステップ９０６），予約者Ａに予約決定の旨を通
知する（ステップ９０７）。

【００２０】次に，予約が本登録の段階で被予約者Ｃか
ら回答を受け取った場合のスケジュール管理システムの
処理について，図１０のフローを用いて説明する。

【００２１】被予約者Ｃから回答を受け取ったスケジュ
ール管理システム（１０５）は，予約情報記憶装置（１
０７）から予約者ＩＤ，予約コードが一致するレコード
に対して，該当被予約者の回答状況（３０９）を更新
（「承認」，「非承認」，「保留」）する（ステップ１
００１）。被予約者全てから回答が得られていない場合
は処理を終了し，次の被予約者から回答が得られるまで
待機する（ステップ１００２，１００４），全ての回答
が得られた場合は，予約者Ａに被予約者全員回答済みの
旨を通知する（ステップ１００２，１００３）。

【００２２】以上に記述したように，予約者が優先度の
高い被予約者を選択した上で複数の予約日時候補を選定
し予約することを可能とし，さらにその中から最終的な
予約日時を決定することを可能とすることにより，優先
の被予約者の回答が非承認の場合に予約者が再度日程を
調整し直す負担を軽減できる。

【００２３】さらに，予約日時が本登録された場合や全
ての被予約者から回答が得られた場合にその旨を予約者
に通知することを可能にすることにより，予約者が逐一
回答状況を確認する手間が削減できる。

【００２４】また，一実施例では被予約者に対して優先
という設定しか設けなかったが，優先度に順位付けを行
い予約日時を決定する実施形態もある。この場合，例え
ば優先度の一番高い被予約者に対しては全員の承認が得
られており，なおかつ二番目に優先度の高い被予約者に
対しては人数の８０％以上の承認が得られている日時を
本登録するという機能が実現でき，被予約者の参加率に
対して更に細かい設定が可能となる。

【００２５】また，図９では優先の被予約者の回答から
予約日時が決定してからその他の被予約者に本登録を通
知しているが，仮登録の段階で優先度に関係なく全ての
被予約者に複数の日時候補をすべて通知した上で，優先
の被予約者の回答から予約日時を決定し本登録を行う実
施形態もある。この場合，前もって全ての予約日時候補
が明らかになるため，優先されていない被予約者も自分
の他のスケジュールと調整することが可能になる。

【００２６】また，前述した仮登録の段階で優先度に関
係なく全ての被予約者に複数の日時候補をすべて通知す
る実施形態の場合，優先の被予約者以外の被予約者が優
先者より先に日時候補に回答しても差し支えない。この
場合，優先の被予約者が複数候補に回答する際に，他の
被予約者の承認率が高い日時を承認にするといったこと
も可能となり，他の被予約者の承認状況を有益な判断材
料として利用できる。

【００２７】また，一実施例ではスケジュール管理シス
テムで本発明を説明したが，最も重要な要素の複数の候
補から１つを選択した時点でそれに準じた要素が決定さ
れる手段の適用は，これに限定するものではない。旅行
チケット予約システムなどに本発明を適応することによ
り，利用客や旅行会社の移動手段選択の手間が削減でき
る。例えば，予定到着時刻などで予め複数の候補を用意
し，飛行機，電車，バスなどその到着時刻に選択できる
交通手段の予約の仮登録を行っておく，最終的にその到
着時刻の候補の中から一つに決定した時点で，関連した
交通機関へ予約の本登録が行われる。どの交通手段が利
用可能であるかは本登録された時点で各交通機関から回
答される。利用客や旅行会社は決定した到着時刻に応じ
てどの交通手段が利用可能であるか自ら調査し予約する
必要がなく，本登録された情報に対する回答状況を確認
するだけでよい。

【００２８】

【発明の効果】本発明によれば，会議などで複数人の参
加対象者にスケジュールを予約する際，優先の被予約者
を指定し，またスケジュールを複数候補指定した予約の
仮登録と優先の被予約者の回答状況から予約日時を決定
し全被予約者に本登録することを可能とすることで，被
予約者の承認・非承認状況を確認し非承認を受けた場合
に別の日程を再度調整する作業の代行が可能となり，予
約者の作業負荷の軽減，効率の向上を測ることができ
る。

【００２９】また，予約日時が本登録された場合や全て
の被予約者から回答が得られた場合に予約者に通知する
ことを可能にすることにより，予約者が逐一回答状況を
確認する手間が削減できる。

【００３０】更に，優先と指定された被予約者は，仮登
録された日程に別候補が明記されていることにより，自
分のその他のスケジュールとの調整を行う判断材料を得
ることができる。その他の被予約者にとっても，日程が
確定してから予約が通知されることで，急なスケジュー
ル変更の発生頻度が低下するため，日程変更の煩わしさ
が軽減される。

【図面の簡単な説明】

【図１】スケジュール優先予約機能を示す概要図

【図２】仮登録情報記憶装置のデータ構造を示す図

【図３】予約情報記憶装置のデータ構造を示す図

【図４】仮登録時の予約発信状態確認画面を示す図

【図５】本登録時の予約発信状態確認画面を示す図

【図６】仮登録時の予約受信状態確認画面を示す図

【図７】本登録時の予約受信状態確認画面を示す図

【図８】予約発信処理に関する処理フローを示す図

【図９】優先の被予約者の回答処理に関する処理フロー
を示す図

【図１０】一般の被予約者の回答処理に関する処理フロ
ーを示す図

【符号の説明】

９０１：仮登録情報，予約情報更新処理 ９０２：優先回答完了判定処理 ９０３：予約日時決定処理 ９０４：日時採否判定処理 ９０５：予約情報更新処理 ９０６：日時決定通知処理 ９０７：日時未決定通知処理

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】予約者からの複数の日時候補をもった予約
   と被予約者の回答を受け付ける受信手段と、予約者から
   の予約日時や参加メンバーを含む予約情報と被予約者か
   らの回答状況を格納し更新する予約情報登録手段と、予
   約スケジュールに対する回答を優先的に判断されるべき
   被予約者の被予約日時やそれに対する回答状況を格納す
   る仮登録情報記憶手段と、優先の被予約者の回答状況か
   ら本登録する予約日時を決定する優先スケジュール調整
   手段と、予約情報を通知する予約回答発信手段とを備
   え、システムが優先者から回答を受信した時に、仮登録
   情報と予約情報を更新し、仮登録の予約候補のうち優先
   する被予約者の回答に基づいて予約日程を決定し、該当
   被予約者にその日程を通知することを特徴とするスケジ
   ュール優先予約システム。
2. 【請求項２】請求項１において、優先の被予約者の回答
   により候補の中から予約日時が決定でき予約が本登録さ
   れた場合、予約者へ本登録を通知することを特徴とする
   スケジュール優先予約システム。
3. 【請求項３】請求項１において、優先の被予約者の回答
   により候補の中から予約日時が決定できなかった場合、
   予約者へ予約日程未決定を通知することを特徴とするス
   ケジュール優先予約システム。
4. 【請求項４】請求項１において、本登録された予約に対
   して全ての被予約者から回答を受信した場合に、予約者
   へ被予約者全員が回答済みの旨を通知することを特徴と
   するスケジュール優先予約システム。