JP2000082102A - 電子書類差戻し方法 - Google Patents
電子書類差戻し方法Info
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- JP2000082102A JP2000082102A JP11260176A JP26017699A JP2000082102A JP 2000082102 A JP2000082102 A JP 2000082102A JP 11260176 A JP11260176 A JP 11260176A JP 26017699 A JP26017699 A JP 26017699A JP 2000082102 A JP2000082102 A JP 2000082102A
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- 238000012545 processing Methods 0.000 description 16
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Landscapes
- Data Exchanges In Wide-Area Networks (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 ワークフローを使用した業務において、書類
不備発生時に効率的に書類を文責者に差戻すこと。 【解決手段】 電子書類内の情報項目毎に文責者の識別
情報を文責テーブルに予め登録しておき、任意の担当者
端末装置において差戻し操作と差し戻すべき情報項目が
選択されたならば、その差し戻すべき情報項目に対応す
る文責者の識別情報を前記文責テーブルから検索し、そ
の検索結果で得た文責者の担当者端末装置に対して電子
書類を返送する。または、電子書類内の情報項目毎に最
終更新者の識別情報を文責テーブルに記録し、差し戻す
べき情報項目に対応する最終更新者の識別情報を前記文
責テーブルから検索し、その検索結果で得た最終更新者
の担当者端末装置に対して電子書類を返送する。
不備発生時に効率的に書類を文責者に差戻すこと。 【解決手段】 電子書類内の情報項目毎に文責者の識別
情報を文責テーブルに予め登録しておき、任意の担当者
端末装置において差戻し操作と差し戻すべき情報項目が
選択されたならば、その差し戻すべき情報項目に対応す
る文責者の識別情報を前記文責テーブルから検索し、そ
の検索結果で得た文責者の担当者端末装置に対して電子
書類を返送する。または、電子書類内の情報項目毎に最
終更新者の識別情報を文責テーブルに記録し、差し戻す
べき情報項目に対応する最終更新者の識別情報を前記文
責テーブルから検索し、その検索結果で得た最終更新者
の担当者端末装置に対して電子書類を返送する。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、複数の情報項目か
ら成る電子書類を予め定めた転送順序に従って次の担当
者端末装置に順次転送して一連の業務を遂行するワーク
フローシステムにおける書類差戻し方法に関する。
ら成る電子書類を予め定めた転送順序に従って次の担当
者端末装置に順次転送して一連の業務を遂行するワーク
フローシステムにおける書類差戻し方法に関する。
【0002】
【従来の技術】企業の業務の生産性を上げる情報技術の
一つに、ワークフローシステムがある。このワークフロ
ーシステムとは、日経コンピュータ1994年5.2号
(日経BP社)pp.57〜60に記載のとおり、ある
組織に属する複数の人間が、書類を回覧しながら共同作
業を行うような業務において、書類を電子化し、その電
子化された書類(以下、電子書類という)を電子通信で
回覧することにより作業の効率を上げるという機能を持
ち、また電子書類が全体のどのフェーズにあるのかとい
う情報をリアルタイムに取得できる進捗管理の機能を持
つツールのことである。ワークフローは、業務における
電子書類の回覧経路を予め定義しておくことにより、業
務の各プロセス(作業)が終了したら定義された回覧経
路に従って自動的に次のプロセスに書類を送付する機能
を持つ。
一つに、ワークフローシステムがある。このワークフロ
ーシステムとは、日経コンピュータ1994年5.2号
(日経BP社)pp.57〜60に記載のとおり、ある
組織に属する複数の人間が、書類を回覧しながら共同作
業を行うような業務において、書類を電子化し、その電
子化された書類(以下、電子書類という)を電子通信で
回覧することにより作業の効率を上げるという機能を持
ち、また電子書類が全体のどのフェーズにあるのかとい
う情報をリアルタイムに取得できる進捗管理の機能を持
つツールのことである。ワークフローは、業務における
電子書類の回覧経路を予め定義しておくことにより、業
務の各プロセス(作業)が終了したら定義された回覧経
路に従って自動的に次のプロセスに書類を送付する機能
を持つ。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかし、かかる従来の
方法には、次のような問題点がある。すなわち、書類を
回覧している途中でその書類の一部に不備が見つかった
とき、不備のある情報項目の文責が誰にあるのかを知ら
なければ、書類の差戻し先が分からず、結局最初の書類
入力者を探して送り戻さなければならない。また、差戻
し先が分かっていたとしても、その都度、該当者に手作
業で送り返すのは面倒であり、作業効率の低下を招く。
本発明の第1の目的は、書類内に不備が発見された時な
ど、当該不備の情報欄を有する書類を差戻す必要が生じ
た際に、不備の情報欄の文責者あるいは作成者に自動的
に差戻し、作業を効率的に遂行することができるワーク
フローシステムにおける電子書類差戻し方法を提供する
ことにある。本発明の第2の目的は、電子書類を差戻し
た時に、不備の文責者あるいは作成者が簡単に不備に関
する詳細な情報を取得することができるワークフローシ
ステムにおける電子書類差戻し方法を提供することにあ
る。
方法には、次のような問題点がある。すなわち、書類を
回覧している途中でその書類の一部に不備が見つかった
とき、不備のある情報項目の文責が誰にあるのかを知ら
なければ、書類の差戻し先が分からず、結局最初の書類
入力者を探して送り戻さなければならない。また、差戻
し先が分かっていたとしても、その都度、該当者に手作
業で送り返すのは面倒であり、作業効率の低下を招く。
本発明の第1の目的は、書類内に不備が発見された時な
ど、当該不備の情報欄を有する書類を差戻す必要が生じ
た際に、不備の情報欄の文責者あるいは作成者に自動的
に差戻し、作業を効率的に遂行することができるワーク
フローシステムにおける電子書類差戻し方法を提供する
ことにある。本発明の第2の目的は、電子書類を差戻し
た時に、不備の文責者あるいは作成者が簡単に不備に関
する詳細な情報を取得することができるワークフローシ
ステムにおける電子書類差戻し方法を提供することにあ
る。
【0004】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記第1の目
的を達成するために、受け取った電子書類に記入された
内容に差戻すべき情報があったとき、該情報の選択操作
が行われたことを契機に、対応する差戻し先を文責を示
す情報の記憶手段から選択し、選択された差戻し先に当
該電子書類を送付することを特徴とする。また、前記電
子書類を差戻す送付先は、前記情報の最終更新者である
ことを特徴とする請求項1記載の電子書類差戻し方法。
また、第2の目的を達成するために、差戻す電子書類を
送付する際にテキスト情報を付加して送付することを特
徴とする。
的を達成するために、受け取った電子書類に記入された
内容に差戻すべき情報があったとき、該情報の選択操作
が行われたことを契機に、対応する差戻し先を文責を示
す情報の記憶手段から選択し、選択された差戻し先に当
該電子書類を送付することを特徴とする。また、前記電
子書類を差戻す送付先は、前記情報の最終更新者である
ことを特徴とする請求項1記載の電子書類差戻し方法。
また、第2の目的を達成するために、差戻す電子書類を
送付する際にテキスト情報を付加して送付することを特
徴とする。
【0005】上記手段によれば、任意の処理段階の処理
担当者が受け取った電子書類内に不備を発見した時な
ど、当該書類を差戻す必要が生じた場合には、不備のあ
る情報の選択操作を行うと、この選択操作を契機にし
て、差戻し先である送付先が文責を示す情報の記憶手段
から選択され、その選択された文責者の担当者端末装置
に対して電子書類が送付される。この場合、電子書類の
最終更新者の送付先を文責を示す情報の記憶手段に記録
しておくことによっても、該当文責者に電子書類が返送
される。これによって、不備項目を発見した担当者は該
当文責者が誰であるかを考慮せずに差し戻すことができ
る。また、差戻し時にテキスト情報(コメント)を付加
して返送することにより、不備内容等を容易に文責者に
伝え、不備の文責者側では、簡単に不備に関する詳細な
情報を取得することができる。
担当者が受け取った電子書類内に不備を発見した時な
ど、当該書類を差戻す必要が生じた場合には、不備のあ
る情報の選択操作を行うと、この選択操作を契機にし
て、差戻し先である送付先が文責を示す情報の記憶手段
から選択され、その選択された文責者の担当者端末装置
に対して電子書類が送付される。この場合、電子書類の
最終更新者の送付先を文責を示す情報の記憶手段に記録
しておくことによっても、該当文責者に電子書類が返送
される。これによって、不備項目を発見した担当者は該
当文責者が誰であるかを考慮せずに差し戻すことができ
る。また、差戻し時にテキスト情報(コメント)を付加
して返送することにより、不備内容等を容易に文責者に
伝え、不備の文責者側では、簡単に不備に関する詳細な
情報を取得することができる。
【0006】
【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図面に
より詳細に説明する。図1は、本発明を用いるワークフ
ローシステムの一実施例を示すシステム構成図であり、
電子書類の各項目に必要な情報を入力する複数の担当者
端末装置1a〜1nと、これらの担当者端末装置1a〜
1nとネットワーク3で結合され、電子書類の転送制御
を行うサーバコンピュータ2とから構成されている。サ
ーバコンピュータ2には、電子書類としての伝票の情報
を記憶する伝票テーブル4、伝票の各項目の文責者の識
別情報を予め記憶した文責テーブル5、不備の伝票項目
に対するコメントを記憶するコメントファイル6、伝票
の回覧経路をネットワークアドレス羅列で記憶したルー
ト管理テーブル7が設けられている。なお、この実施例
では、電子書類として、出金伝票を複数の担当者で処理
する場合を例に挙げて説明する。
より詳細に説明する。図1は、本発明を用いるワークフ
ローシステムの一実施例を示すシステム構成図であり、
電子書類の各項目に必要な情報を入力する複数の担当者
端末装置1a〜1nと、これらの担当者端末装置1a〜
1nとネットワーク3で結合され、電子書類の転送制御
を行うサーバコンピュータ2とから構成されている。サ
ーバコンピュータ2には、電子書類としての伝票の情報
を記憶する伝票テーブル4、伝票の各項目の文責者の識
別情報を予め記憶した文責テーブル5、不備の伝票項目
に対するコメントを記憶するコメントファイル6、伝票
の回覧経路をネットワークアドレス羅列で記憶したルー
ト管理テーブル7が設けられている。なお、この実施例
では、電子書類として、出金伝票を複数の担当者で処理
する場合を例に挙げて説明する。
【0007】図2は、伝票テーブル4の構成図であり、
出金を要求している依頼者の名前の格納領域411、依
頼者の所属部署の格納領域412、購入した品物の名前
の格納領域413、品物に対応したコード番号の格納領
域414、品物の価格の格納領域415、今期の所属部
署における予算残高の格納領域416、さらに伝票自体
を識別する情報として伝票ナンバ417の格納領域が設
けられている。
出金を要求している依頼者の名前の格納領域411、依
頼者の所属部署の格納領域412、購入した品物の名前
の格納領域413、品物に対応したコード番号の格納領
域414、品物の価格の格納領域415、今期の所属部
署における予算残高の格納領域416、さらに伝票自体
を識別する情報として伝票ナンバ417の格納領域が設
けられている。
【0008】図3は、文責テーブル5の構成図であり、
図2で示した伝票項目のそれぞれに対して責任を持つ文
責者名501〜507とネットワークアドレス511〜
517とから成る識別情報が予め格納され、ネットワー
クアドレス511〜517が判明すれば、そのネットワ
ークアドレスの文責者に対し不備項目を持つ出金伝票を
電子メールとして返送することができるようになってい
る。
図2で示した伝票項目のそれぞれに対して責任を持つ文
責者名501〜507とネットワークアドレス511〜
517とから成る識別情報が予め格納され、ネットワー
クアドレス511〜517が判明すれば、そのネットワ
ークアドレスの文責者に対し不備項目を持つ出金伝票を
電子メールとして返送することができるようになってい
る。
【0009】図4は、コメントファイル6の構成図であ
り、図2で示した伝票項目の出金伝票内に不備項目が発
見された時、審査を行う特定の担当者が不備の内容をコ
メント形式で入力したものを格納するようになってい
る。
り、図2で示した伝票項目の出金伝票内に不備項目が発
見された時、審査を行う特定の担当者が不備の内容をコ
メント形式で入力したものを格納するようになってい
る。
【0010】図5は、図2の伝票を担当者端末装置1a
〜1nの表示画面に表示される伝票画面700の一例を
示すものであり、表示欄701には依頼者の名前が表示
され、ここに入力されたデータは伝票テーブル4の格納
領域411に格納される。以下同様に、表示欄702に
入力されたデータは伝票テーブル4の格納領域412
に、表示欄703に入力されたデータは伝票テーブル4
の格納領域413に、表示欄704に格納されたデータ
は伝票テーブル4の格納領域414に、表示欄705に
入力されたデータは伝票テーブル4の格納領域415
に、表示欄706に格納されたデータは伝票テーブル4
の格納領域416に、表示欄707に入力されたデータ
は伝票テーブル4の格納領域417に格納される。この
伝票画面700の下部には、2つの機能ボタン710,
715が表示され、このボタンを押す(マウスカーソル
で選択する)ことにより、担当者端末装置に以下の処理
を実行させる。すなわち、審査の結果、記入不備がない
ときは「OK」ボタン710を押し、伝票を次の担当者
端末に転送させ、不備がみつかった場合は「差戻し」ボ
タン715を押すことにより伝票を文責者に差戻す処理
を実行させる。
〜1nの表示画面に表示される伝票画面700の一例を
示すものであり、表示欄701には依頼者の名前が表示
され、ここに入力されたデータは伝票テーブル4の格納
領域411に格納される。以下同様に、表示欄702に
入力されたデータは伝票テーブル4の格納領域412
に、表示欄703に入力されたデータは伝票テーブル4
の格納領域413に、表示欄704に格納されたデータ
は伝票テーブル4の格納領域414に、表示欄705に
入力されたデータは伝票テーブル4の格納領域415
に、表示欄706に格納されたデータは伝票テーブル4
の格納領域416に、表示欄707に入力されたデータ
は伝票テーブル4の格納領域417に格納される。この
伝票画面700の下部には、2つの機能ボタン710,
715が表示され、このボタンを押す(マウスカーソル
で選択する)ことにより、担当者端末装置に以下の処理
を実行させる。すなわち、審査の結果、記入不備がない
ときは「OK」ボタン710を押し、伝票を次の担当者
端末に転送させ、不備がみつかった場合は「差戻し」ボ
タン715を押すことにより伝票を文責者に差戻す処理
を実行させる。
【0011】図6は、図5の伝票画面700において
「差戻し」ボタン715を押した後の伝票画面800で
あり、「差戻し」ボタン715を押すことによりマウス
ポインタ805が新たに表示される。また、「差戻しエ
リアを指定して下さい」というメッセージ810が表示
される。
「差戻し」ボタン715を押した後の伝票画面800で
あり、「差戻し」ボタン715を押すことによりマウス
ポインタ805が新たに表示される。また、「差戻しエ
リアを指定して下さい」というメッセージ810が表示
される。
【0012】図7は、伝票を差戻す際にその確認を行う
ための差戻し確認ウィンドウ900の一例を示すもので
あり、伝票を差戻す先の文責者の名称及びネットワーク
アドレスから成る識別情報905が表示されると共に、
差戻す際のコメント910が表示される。図7において
は、コメント910として、「品名には購入点数も記入
のこと」といったテキスト情報が表示されている例を示
している。さらに、機能ボタン921,922,923
が表示され、この機能ボタンを押すことにより担当者端
末装置に以下の処理を実行させる。すなわち、差戻しを
確認して送付をおこなう時には「OK」ボタン921を
押し、差戻しをキャンセルしたい場合は「キャンセル」
ボタン922を押し、コメントを記入したい場合はコメ
ントボタン923を押す。コメント910の内容は、コ
メントボタン923を押すことによって入力可能にな
る。
ための差戻し確認ウィンドウ900の一例を示すもので
あり、伝票を差戻す先の文責者の名称及びネットワーク
アドレスから成る識別情報905が表示されると共に、
差戻す際のコメント910が表示される。図7において
は、コメント910として、「品名には購入点数も記入
のこと」といったテキスト情報が表示されている例を示
している。さらに、機能ボタン921,922,923
が表示され、この機能ボタンを押すことにより担当者端
末装置に以下の処理を実行させる。すなわち、差戻しを
確認して送付をおこなう時には「OK」ボタン921を
押し、差戻しをキャンセルしたい場合は「キャンセル」
ボタン922を押し、コメントを記入したい場合はコメ
ントボタン923を押す。コメント910の内容は、コ
メントボタン923を押すことによって入力可能にな
る。
【0013】図8は、ある出金伝票処理業務の業務の流
れを示したワークフロー図であり、第1プロセス100
で1人目の記入者Aが伝票の一部に記入し、第2プロセ
ス105で2人目の記入者Bが伝票の別の部分に記入す
る。第3プロセス110では、審査担当者が伝票のチェ
ックを行った後、伝票の残りの部分を記入して伝票を完
成させ、第4プロセス115で処理担当者が実際に伝票
出金を行うことを示している。
れを示したワークフロー図であり、第1プロセス100
で1人目の記入者Aが伝票の一部に記入し、第2プロセ
ス105で2人目の記入者Bが伝票の別の部分に記入す
る。第3プロセス110では、審査担当者が伝票のチェ
ックを行った後、伝票の残りの部分を記入して伝票を完
成させ、第4プロセス115で処理担当者が実際に伝票
出金を行うことを示している。
【0014】次に、図8のワークフローに従って出金伝
票を処理する図1の実施例の動作を図9および図10の
フローチャートを参照して説明する。まず、第1のプロ
セス100において一人目の記入者Aによる出金伝票に
対する入力処理記入者Aの担当者端末装置1aで行われ
る。この入力に対するフローチャートが図9であり、ま
ず、記入者Aの担当者端末装置1aの表示部画面に図5
に示した伝票画面700が表示される(ステップ20
0)。そこで、記入者Aが例えば入力者の名前を表示欄
701に入力したら(ステップ225)、その記入され
た内容をネットワーク3を通じてサーバコンピュータ2
に送信し、伝票テーブル4の対応する格納領域411に
格納する(ステップ230)。1つの項目について以上
の一連の処理が終了し、まだ入力する別の項目があるな
らばステップ225に戻る。入力終了ならば、第1のプ
ロセス100における処理は終了し、次の第2のプロセ
ス105へ移る(ステップ240)。具体的には、ルー
ト管理テーブル7に格納されたネットワークアドレスに
よって第2の担当者端末装置に伝票が配送される。第2
のプロセス105における2人目の記入者Bによる伝票
項目の入力処理も第1のプロセス100における処理と
同様である。
票を処理する図1の実施例の動作を図9および図10の
フローチャートを参照して説明する。まず、第1のプロ
セス100において一人目の記入者Aによる出金伝票に
対する入力処理記入者Aの担当者端末装置1aで行われ
る。この入力に対するフローチャートが図9であり、ま
ず、記入者Aの担当者端末装置1aの表示部画面に図5
に示した伝票画面700が表示される(ステップ20
0)。そこで、記入者Aが例えば入力者の名前を表示欄
701に入力したら(ステップ225)、その記入され
た内容をネットワーク3を通じてサーバコンピュータ2
に送信し、伝票テーブル4の対応する格納領域411に
格納する(ステップ230)。1つの項目について以上
の一連の処理が終了し、まだ入力する別の項目があるな
らばステップ225に戻る。入力終了ならば、第1のプ
ロセス100における処理は終了し、次の第2のプロセ
ス105へ移る(ステップ240)。具体的には、ルー
ト管理テーブル7に格納されたネットワークアドレスに
よって第2の担当者端末装置に伝票が配送される。第2
のプロセス105における2人目の記入者Bによる伝票
項目の入力処理も第1のプロセス100における処理と
同様である。
【0015】次に、第3のプロセス110において、入
力された伝票に対する審査を行う。この審査に対するフ
ローチャートが図10である。まず、審査担当者は自分
が使用する担当者端末装置1nの表示部に表示される図
5の伝票画面700を見て、記入された各項目に不備が
ないかチェックを行う。そして、審査の結果、出金伝票
に不備が無ければ、「OK」ボタン710、不備があれ
ば「差戻し」ボタン715を押す。審査担当者の担当者
端末装置1nは、ボタンが押されたのを確認したら(ス
テップ300)、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。
力された伝票に対する審査を行う。この審査に対するフ
ローチャートが図10である。まず、審査担当者は自分
が使用する担当者端末装置1nの表示部に表示される図
5の伝票画面700を見て、記入された各項目に不備が
ないかチェックを行う。そして、審査の結果、出金伝票
に不備が無ければ、「OK」ボタン710、不備があれ
ば「差戻し」ボタン715を押す。審査担当者の担当者
端末装置1nは、ボタンが押されたのを確認したら(ス
テップ300)、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。
【0016】「OK」ボタン710が押された場合は不
備が検出されなかったので、そのまま審査終了とし、次
に第4のプロセス115に移行させ、ここで依頼された
出金処理を実行する。「差戻し」ボタン715が押され
た場合は、不備が検出されているので差戻しの為の処理
を実行させる(ステップ305)。「差戻し」ボタン7
15が押されると、審査担当者の担当者端末装置1nは
伝票画面を図5の伝票画面700から図6の伝票画面8
00のように変化させる。
備が検出されなかったので、そのまま審査終了とし、次
に第4のプロセス115に移行させ、ここで依頼された
出金処理を実行する。「差戻し」ボタン715が押され
た場合は、不備が検出されているので差戻しの為の処理
を実行させる(ステップ305)。「差戻し」ボタン7
15が押されると、審査担当者の担当者端末装置1nは
伝票画面を図5の伝票画面700から図6の伝票画面8
00のように変化させる。
【0017】ここで、不備項目選択のためのマウスカー
ソル805を画面上に出現させ、審査担当者に不備項目
選択を行ってもらうためのメッセージ810を表示する
(ステップ310)。例えば、ここでは品名に記入不足
が発生したとして、審査担当者は伝票画面800上の該
当項目欄703に対して項目選択操作を行う(ステップ
315)。項目選択操作とは、不備の検出された項目に
対して何らかの選択指示を行うことで、例えば該当項目
欄703をマウスなどのポインティングデバイスでダブ
ルクリックすることによって実施する。なお、この他
に、例えば該当項目欄703に画面上のカーソルを移動
して決定ボタンを押す、等の方法も考えられる。
ソル805を画面上に出現させ、審査担当者に不備項目
選択を行ってもらうためのメッセージ810を表示する
(ステップ310)。例えば、ここでは品名に記入不足
が発生したとして、審査担当者は伝票画面800上の該
当項目欄703に対して項目選択操作を行う(ステップ
315)。項目選択操作とは、不備の検出された項目に
対して何らかの選択指示を行うことで、例えば該当項目
欄703をマウスなどのポインティングデバイスでダブ
ルクリックすることによって実施する。なお、この他
に、例えば該当項目欄703に画面上のカーソルを移動
して決定ボタンを押す、等の方法も考えられる。
【0018】審査担当者の担当者端末装置1nは、内容
不備の項目欄703が選択されたことを確認すると、不
備項目の文責者の識別情報をサーバコンピュータに問い
合わせる。サーバコンピュータは、その問い合わせに対
し、予め作成しておいた文責テーブル5から不備項目7
03に対する文責者名503とネットワークアドレス5
13を検索し(ステップ320)、問い合わせ元の審査
担当者の担当者端末装置1nに送信し、その画面に不備
差戻しを確認するためのメッセージと文責者識別情報9
05を持つ確認ウィンドウ900を表示する(ステップ
325)。
不備の項目欄703が選択されたことを確認すると、不
備項目の文責者の識別情報をサーバコンピュータに問い
合わせる。サーバコンピュータは、その問い合わせに対
し、予め作成しておいた文責テーブル5から不備項目7
03に対する文責者名503とネットワークアドレス5
13を検索し(ステップ320)、問い合わせ元の審査
担当者の担当者端末装置1nに送信し、その画面に不備
差戻しを確認するためのメッセージと文責者識別情報9
05を持つ確認ウィンドウ900を表示する(ステップ
325)。
【0019】このウィンドウ900内で審査担当者は3
つのボタンを選択することができる。審査担当者の担当
者端末装置1nはボタンが押されたのを確認したら(ス
テップ330)、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。不備だと思っていた項目が実はそうでなかったと
き、キャンセルボタン922が押された時には、ステッ
プ300のチェック開始時まで戻る(ステップ33
5)。
つのボタンを選択することができる。審査担当者の担当
者端末装置1nはボタンが押されたのを確認したら(ス
テップ330)、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。不備だと思っていた項目が実はそうでなかったと
き、キャンセルボタン922が押された時には、ステッ
プ300のチェック開始時まで戻る(ステップ33
5)。
【0020】また、不備伝票を差戻す際に、文責者がど
の部分を間違えたのか容易に分かるようにするために、
コメントボタン923が押された場合は、コメント91
0を記入出来るような記入欄を表示し、この記入欄にコ
メントを入力させる。このコメント記入欄への入力内容
はコメント910として図7に示すように表示される。
また、ネットワーク3を通じてサーバコンピュータ2に
送信され、コメントファイル6に格納される(ステップ
345)。
の部分を間違えたのか容易に分かるようにするために、
コメントボタン923が押された場合は、コメント91
0を記入出来るような記入欄を表示し、この記入欄にコ
メントを入力させる。このコメント記入欄への入力内容
はコメント910として図7に示すように表示される。
また、ネットワーク3を通じてサーバコンピュータ2に
送信され、コメントファイル6に格納される(ステップ
345)。
【0021】差戻す場合は、「OK」ボタン921を押
す。すると、審査担当者の担当者端末装置1nは確認ウ
ィンドウ900に文責者名と共に表示されているネット
ワークアドレスの担当者端末装置宛に、不備項目のある
出金伝票をコメント910と共に送り返す(ステップ3
40)。
す。すると、審査担当者の担当者端末装置1nは確認ウ
ィンドウ900に文責者名と共に表示されているネット
ワークアドレスの担当者端末装置宛に、不備項目のある
出金伝票をコメント910と共に送り返す(ステップ3
40)。
【0022】ところで、上述の実施例において、図3の
文責テーブル5には各伝票項目の各々について文責者を
予め登録しておいたが、この目的は伝票に不備が検出さ
れた場合に、その不備項目に対して責任を持つ担当者に
伝票を送付することにより、不備の修正を正確に行わせ
ようとするものである。
文責テーブル5には各伝票項目の各々について文責者を
予め登録しておいたが、この目的は伝票に不備が検出さ
れた場合に、その不備項目に対して責任を持つ担当者に
伝票を送付することにより、不備の修正を正確に行わせ
ようとするものである。
【0023】ここで、文責テーブル5に予め文責者を登
録しておく代わりに、第1、第2プロセス100、10
5の入力処理の際に、各項目入力の度にその項目に対応
した文責テーブル5の格納領域に入力者の名前とネット
ワークアドレスとを順次格納することにすれば、文責テ
ーブル5には常に各項目の最終更新者の名前とネットワ
ークアドレスが格納されていることとなり、ステップ3
40で差戻す際に文書が最終更新者に送付され、文責者
と入力担当者が異なる人物であった場合に文責者が再度
入力担当者に入力を依頼するといった弊害を防止できる
という利点がある。また、最終更新者に送付することに
より、図8のワークフローが途中で途切れることなく再
開されるという利点がある。
録しておく代わりに、第1、第2プロセス100、10
5の入力処理の際に、各項目入力の度にその項目に対応
した文責テーブル5の格納領域に入力者の名前とネット
ワークアドレスとを順次格納することにすれば、文責テ
ーブル5には常に各項目の最終更新者の名前とネットワ
ークアドレスが格納されていることとなり、ステップ3
40で差戻す際に文書が最終更新者に送付され、文責者
と入力担当者が異なる人物であった場合に文責者が再度
入力担当者に入力を依頼するといった弊害を防止できる
という利点がある。また、最終更新者に送付することに
より、図8のワークフローが途中で途切れることなく再
開されるという利点がある。
【0024】文責者を最終更新者で代用する方法は、図
11に示すフローチャートで実現することができる。図
11のフローチャートは、図9のフローチャートに対し
ステップ235を新たに付加したものである。すなわ
ち、ステップ225の項目記入後に、入力した作業者の
名前とネットワークアドレスとを文責テーブル5の対応
する項目に格納する(ステップ235)。この場合の入
力者の名前とネットワークアドレスは、その都度入力さ
せたり、ログイン時に入力させることなどにより得るこ
とができる。この処理を追加することにより、文責テー
ブル5に各項目を最後に更新した作業者のアドレスが常
に格納されることになり、図10のフローチャートにお
けるステップ320で最終更新者のアドレスが検索さ
れ、ステップ340で最終更新者に文書が差戻される。
11に示すフローチャートで実現することができる。図
11のフローチャートは、図9のフローチャートに対し
ステップ235を新たに付加したものである。すなわ
ち、ステップ225の項目記入後に、入力した作業者の
名前とネットワークアドレスとを文責テーブル5の対応
する項目に格納する(ステップ235)。この場合の入
力者の名前とネットワークアドレスは、その都度入力さ
せたり、ログイン時に入力させることなどにより得るこ
とができる。この処理を追加することにより、文責テー
ブル5に各項目を最後に更新した作業者のアドレスが常
に格納されることになり、図10のフローチャートにお
けるステップ320で最終更新者のアドレスが検索さ
れ、ステップ340で最終更新者に文書が差戻される。
【0025】差戻し文書が入力プロセス100あるいは
105に戻って来た場合、もう一度記入するが、その際
コメントが添付しているかを検索し、コメントがあれば
(ステップ205)、まずそれを画面に表示して文責者
に何が不備なのかを理解させる(ステップ210)。文
責者がコメントを読んだことをボタンの押下やキー入力
などで確認する(ステップ215)。そして、コメント
ファイル6からコメント910を消去する(ステップ2
20)。以上の処理により、コメントを表示して不備内
容を文責者或いは最終更新者に理解させた後、コメント
ファイル6の内容をクリアして、以前と同様のワークフ
ローとして処理を続けることができる。
105に戻って来た場合、もう一度記入するが、その際
コメントが添付しているかを検索し、コメントがあれば
(ステップ205)、まずそれを画面に表示して文責者
に何が不備なのかを理解させる(ステップ210)。文
責者がコメントを読んだことをボタンの押下やキー入力
などで確認する(ステップ215)。そして、コメント
ファイル6からコメント910を消去する(ステップ2
20)。以上の処理により、コメントを表示して不備内
容を文責者或いは最終更新者に理解させた後、コメント
ファイル6の内容をクリアして、以前と同様のワークフ
ローとして処理を続けることができる。
【0026】上述の実施例において、図7の差戻し確認
ウィンドウ900における書類差戻し先文責者名の表示
において、文責者の名前だけでなくネットワークアドレ
スを表示することにより、差戻し者がネットワークアド
レスを控えておいて後日改めて電子メールを送ることも
可能である。
ウィンドウ900における書類差戻し先文責者名の表示
において、文責者の名前だけでなくネットワークアドレ
スを表示することにより、差戻し者がネットワークアド
レスを控えておいて後日改めて電子メールを送ることも
可能である。
【0027】以上述べたように、本実施形態によれば、
ワークフローで扱う文書の各項目について文責者の識別
情報を記憶するテーブルを用意したため、書類不備発生
時に不備の発生した項目に応じて記入責任者に文書を容
易に送り返し、迅速に不備修正を行い、一連の作業を効
率良く遂行できるという効果がある。
ワークフローで扱う文書の各項目について文責者の識別
情報を記憶するテーブルを用意したため、書類不備発生
時に不備の発生した項目に応じて記入責任者に文書を容
易に送り返し、迅速に不備修正を行い、一連の作業を効
率良く遂行できるという効果がある。
【0028】また、文責者の識別情報として、最終更新
者の識別情報を順次記憶しておくようにした場合、最終
更新者と文責者が異なる場合に、電子書類が不要に差し
戻されるといった弊害を防止し、ワークフローを途切れ
させることなく、一連の作業を遂行することができる。
者の識別情報を順次記憶しておくようにした場合、最終
更新者と文責者が異なる場合に、電子書類が不要に差し
戻されるといった弊害を防止し、ワークフローを途切れ
させることなく、一連の作業を遂行することができる。
【0029】また、送り返す際にコメントを付加できる
インターフェースを用意したため、送り返された文責者
はそのコメント情報から容易に不備に関する情報を得、
不備項目の内容を修正することができる。
インターフェースを用意したため、送り返された文責者
はそのコメント情報から容易に不備に関する情報を得、
不備項目の内容を修正することができる。
【0030】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、電
子書類を扱う装置において、受付けた電子書類を差戻す
必要が生じた際に、電子書類を迅速に差戻すことが可能
になるという効果が得られる。
子書類を扱う装置において、受付けた電子書類を差戻す
必要が生じた際に、電子書類を迅速に差戻すことが可能
になるという効果が得られる。
【図1】本発明の一実施例を示すシステム構成図であ
る。
る。
【図2】実施例における伝票テーブルの構成図である。
【図3】実施例における文責テーブルの構成図である。
【図4】実施例におけるコメントファイルの1例を示す
図である。
図である。
【図5】実施例における伝票画面の一例を示す図であ
る。
る。
【図6】伝票を差し戻す際の画面の一例を示す図であ
る。
る。
【図7】差戻す伝票を確認するためのウィンドウの一例
を示す図である。
を示す図である。
【図8】本発明を適用する業務の一例を示すワークフロ
ー図である。
ー図である。
【図9】実施例における処理手順を示すフローチャート
である。
である。
【図10】実施例における処理手順を示すフローチャー
トである。
トである。
【図11】実施例における処理手順の他の例を示すフロ
ーチャートである。
ーチャートである。
1a〜1n…担当者端末装置、2…サーバコンピュー
タ、3…ネットワーク、4…伝票テーブル、5…文責テ
ーブル、6…コメントファイル、700…伝票画面、8
00…伝票画面(差戻し時)、900…差戻し確認ウィ
ンドウ。
タ、3…ネットワーク、4…伝票テーブル、5…文責テ
ーブル、6…コメントファイル、700…伝票画面、8
00…伝票画面(差戻し時)、900…差戻し確認ウィ
ンドウ。
フロントページの続き (72)発明者 米澤 恵 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内 (72)発明者 諸岡 佳嗣 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内
Claims (3)
- 【請求項1】 電子書類を送付するワークフローシステ
ムの電子書類差戻し方法において、 受け取った電子書類に記入された内容に差戻すべき情報
があったとき、該情報の選択操作が行われたことを契機
に、対応する差戻し先を文責を示す情報の記憶手段から
選択し、選択された差戻し先に当該電子書類を送付する
ことを特徴とする電子書類差戻し方法。 - 【請求項2】 前記電子書類を差戻す送付先は、前記情
報の最終更新者であることを特徴とする請求項1記載の
電子書類差戻し方法。 - 【請求項3】 差戻す電子書類を送付する際にテキスト
情報を付加して送付することを特徴とする請求項1また
は2記載の電子書類差戻し方法。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP11260176A JP2000082102A (ja) | 1999-09-14 | 1999-09-14 | 電子書類差戻し方法 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP11260176A JP2000082102A (ja) | 1999-09-14 | 1999-09-14 | 電子書類差戻し方法 |
Related Parent Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP18265095A Division JPH0934948A (ja) | 1995-07-19 | 1995-07-19 | ワークフローシステムにおける電子書類差戻し方法 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2000082102A true JP2000082102A (ja) | 2000-03-21 |
Family
ID=17344387
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP11260176A Pending JP2000082102A (ja) | 1999-09-14 | 1999-09-14 | 電子書類差戻し方法 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2000082102A (ja) |
-
1999
- 1999-09-14 JP JP11260176A patent/JP2000082102A/ja active Pending
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