JP2000082102A - 電子書類差戻し方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローを使用した業務において、書類
不備発生時に効率的に書類を文責者に差戻すこと。 【解決手段】 電子書類内の情報項目毎に文責者の識別
情報を文責テーブルに予め登録しておき、任意の担当者
端末装置において差戻し操作と差し戻すべき情報項目が
選択されたならば、その差し戻すべき情報項目に対応す
る文責者の識別情報を前記文責テーブルから検索し、そ
の検索結果で得た文責者の担当者端末装置に対して電子
書類を返送する。または、電子書類内の情報項目毎に最
終更新者の識別情報を文責テーブルに記録し、差し戻す
べき情報項目に対応する最終更新者の識別情報を前記文
責テーブルから検索し、その検索結果で得た最終更新者
の担当者端末装置に対して電子書類を返送する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数の情報項目か
ら成る電子書類を予め定めた転送順序に従って次の担当
者端末装置に順次転送して一連の業務を遂行するワーク
フローシステムにおける書類差戻し方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業の業務の生産性を上げる情報技術の
一つに、ワークフローシステムがある。このワークフロ
ーシステムとは、日経コンピュータ１９９４年５．２号
（日経ＢＰ社）ｐｐ．５７〜６０に記載のとおり、ある
組織に属する複数の人間が、書類を回覧しながら共同作
業を行うような業務において、書類を電子化し、その電
子化された書類（以下、電子書類という）を電子通信で
回覧することにより作業の効率を上げるという機能を持
ち、また電子書類が全体のどのフェーズにあるのかとい
う情報をリアルタイムに取得できる進捗管理の機能を持
つツールのことである。ワークフローは、業務における
電子書類の回覧経路を予め定義しておくことにより、業
務の各プロセス（作業）が終了したら定義された回覧経
路に従って自動的に次のプロセスに書類を送付する機能
を持つ。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、かかる従来の
方法には、次のような問題点がある。すなわち、書類を
回覧している途中でその書類の一部に不備が見つかった
とき、不備のある情報項目の文責が誰にあるのかを知ら
なければ、書類の差戻し先が分からず、結局最初の書類
入力者を探して送り戻さなければならない。また、差戻
し先が分かっていたとしても、その都度、該当者に手作
業で送り返すのは面倒であり、作業効率の低下を招く。
本発明の第１の目的は、書類内に不備が発見された時な
ど、当該不備の情報欄を有する書類を差戻す必要が生じ
た際に、不備の情報欄の文責者あるいは作成者に自動的
に差戻し、作業を効率的に遂行することができるワーク
フローシステムにおける電子書類差戻し方法を提供する
ことにある。本発明の第２の目的は、電子書類を差戻し
た時に、不備の文責者あるいは作成者が簡単に不備に関
する詳細な情報を取得することができるワークフローシ
ステムにおける電子書類差戻し方法を提供することにあ
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記第１の目
的を達成するために、受け取った電子書類に記入された
内容に差戻すべき情報があったとき、該情報の選択操作
が行われたことを契機に、対応する差戻し先を文責を示
す情報の記憶手段から選択し、選択された差戻し先に当
該電子書類を送付することを特徴とする。また、前記電
子書類を差戻す送付先は、前記情報の最終更新者である
ことを特徴とする請求項１記載の電子書類差戻し方法。
また、第２の目的を達成するために、差戻す電子書類を
送付する際にテキスト情報を付加して送付することを特
徴とする。

【０００５】上記手段によれば、任意の処理段階の処理
担当者が受け取った電子書類内に不備を発見した時な
ど、当該書類を差戻す必要が生じた場合には、不備のあ
る情報の選択操作を行うと、この選択操作を契機にし
て、差戻し先である送付先が文責を示す情報の記憶手段
から選択され、その選択された文責者の担当者端末装置
に対して電子書類が送付される。この場合、電子書類の
最終更新者の送付先を文責を示す情報の記憶手段に記録
しておくことによっても、該当文責者に電子書類が返送
される。これによって、不備項目を発見した担当者は該
当文責者が誰であるかを考慮せずに差し戻すことができ
る。また、差戻し時にテキスト情報（コメント）を付加
して返送することにより、不備内容等を容易に文責者に
伝え、不備の文責者側では、簡単に不備に関する詳細な
情報を取得することができる。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図面に
より詳細に説明する。図１は、本発明を用いるワークフ
ローシステムの一実施例を示すシステム構成図であり、
電子書類の各項目に必要な情報を入力する複数の担当者
端末装置１ａ〜１ｎと、これらの担当者端末装置１ａ〜
１ｎとネットワーク３で結合され、電子書類の転送制御
を行うサーバコンピュータ２とから構成されている。サ
ーバコンピュータ２には、電子書類としての伝票の情報
を記憶する伝票テーブル４、伝票の各項目の文責者の識
別情報を予め記憶した文責テーブル５、不備の伝票項目
に対するコメントを記憶するコメントファイル６、伝票
の回覧経路をネットワークアドレス羅列で記憶したルー
ト管理テーブル７が設けられている。なお、この実施例
では、電子書類として、出金伝票を複数の担当者で処理
する場合を例に挙げて説明する。

【０００７】図２は、伝票テーブル４の構成図であり、
出金を要求している依頼者の名前の格納領域４１１、依
頼者の所属部署の格納領域４１２、購入した品物の名前
の格納領域４１３、品物に対応したコード番号の格納領
域４１４、品物の価格の格納領域４１５、今期の所属部
署における予算残高の格納領域４１６、さらに伝票自体
を識別する情報として伝票ナンバ４１７の格納領域が設
けられている。

【０００８】図３は、文責テーブル５の構成図であり、
図２で示した伝票項目のそれぞれに対して責任を持つ文
責者名５０１〜５０７とネットワークアドレス５１１〜
５１７とから成る識別情報が予め格納され、ネットワー
クアドレス５１１〜５１７が判明すれば、そのネットワ
ークアドレスの文責者に対し不備項目を持つ出金伝票を
電子メールとして返送することができるようになってい
る。

【０００９】図４は、コメントファイル６の構成図であ
り、図２で示した伝票項目の出金伝票内に不備項目が発
見された時、審査を行う特定の担当者が不備の内容をコ
メント形式で入力したものを格納するようになってい
る。

【００１０】図５は、図２の伝票を担当者端末装置１ａ
〜１ｎの表示画面に表示される伝票画面７００の一例を
示すものであり、表示欄７０１には依頼者の名前が表示
され、ここに入力されたデータは伝票テーブル４の格納
領域４１１に格納される。以下同様に、表示欄７０２に
入力されたデータは伝票テーブル４の格納領域４１２
に、表示欄７０３に入力されたデータは伝票テーブル４
の格納領域４１３に、表示欄７０４に格納されたデータ
は伝票テーブル４の格納領域４１４に、表示欄７０５に
入力されたデータは伝票テーブル４の格納領域４１５
に、表示欄７０６に格納されたデータは伝票テーブル４
の格納領域４１６に、表示欄７０７に入力されたデータ
は伝票テーブル４の格納領域４１７に格納される。この
伝票画面７００の下部には、２つの機能ボタン７１０，
７１５が表示され、このボタンを押す（マウスカーソル
で選択する）ことにより、担当者端末装置に以下の処理
を実行させる。すなわち、審査の結果、記入不備がない
ときは「ＯＫ」ボタン７１０を押し、伝票を次の担当者
端末に転送させ、不備がみつかった場合は「差戻し」ボ
タン７１５を押すことにより伝票を文責者に差戻す処理
を実行させる。

【００１１】図６は、図５の伝票画面７００において
「差戻し」ボタン７１５を押した後の伝票画面８００で
あり、「差戻し」ボタン７１５を押すことによりマウス
ポインタ８０５が新たに表示される。また、「差戻しエ
リアを指定して下さい」というメッセージ８１０が表示
される。

【００１２】図７は、伝票を差戻す際にその確認を行う
ための差戻し確認ウィンドウ９００の一例を示すもので
あり、伝票を差戻す先の文責者の名称及びネットワーク
アドレスから成る識別情報９０５が表示されると共に、
差戻す際のコメント９１０が表示される。図７において
は、コメント９１０として、「品名には購入点数も記入
のこと」といったテキスト情報が表示されている例を示
している。さらに、機能ボタン９２１，９２２，９２３
が表示され、この機能ボタンを押すことにより担当者端
末装置に以下の処理を実行させる。すなわち、差戻しを
確認して送付をおこなう時には「ＯＫ」ボタン９２１を
押し、差戻しをキャンセルしたい場合は「キャンセル」
ボタン９２２を押し、コメントを記入したい場合はコメ
ントボタン９２３を押す。コメント９１０の内容は、コ
メントボタン９２３を押すことによって入力可能にな
る。

【００１３】図８は、ある出金伝票処理業務の業務の流
れを示したワークフロー図であり、第１プロセス１００
で１人目の記入者Ａが伝票の一部に記入し、第２プロセ
ス１０５で２人目の記入者Ｂが伝票の別の部分に記入す
る。第３プロセス１１０では、審査担当者が伝票のチェ
ックを行った後、伝票の残りの部分を記入して伝票を完
成させ、第４プロセス１１５で処理担当者が実際に伝票
出金を行うことを示している。

【００１４】次に、図８のワークフローに従って出金伝
票を処理する図１の実施例の動作を図９および図１０の
フローチャートを参照して説明する。まず、第１のプロ
セス１００において一人目の記入者Ａによる出金伝票に
対する入力処理記入者Ａの担当者端末装置１ａで行われ
る。この入力に対するフローチャートが図９であり、ま
ず、記入者Ａの担当者端末装置１ａの表示部画面に図５
に示した伝票画面７００が表示される（ステップ２０
０）。そこで、記入者Ａが例えば入力者の名前を表示欄
７０１に入力したら（ステップ２２５）、その記入され
た内容をネットワーク３を通じてサーバコンピュータ２
に送信し、伝票テーブル４の対応する格納領域４１１に
格納する（ステップ２３０）。１つの項目について以上
の一連の処理が終了し、まだ入力する別の項目があるな
らばステップ２２５に戻る。入力終了ならば、第１のプ
ロセス１００における処理は終了し、次の第２のプロセ
ス１０５へ移る（ステップ２４０）。具体的には、ルー
ト管理テーブル７に格納されたネットワークアドレスに
よって第２の担当者端末装置に伝票が配送される。第２
のプロセス１０５における２人目の記入者Ｂによる伝票
項目の入力処理も第１のプロセス１００における処理と
同様である。

【００１５】次に、第３のプロセス１１０において、入
力された伝票に対する審査を行う。この審査に対するフ
ローチャートが図１０である。まず、審査担当者は自分
が使用する担当者端末装置１ｎの表示部に表示される図
５の伝票画面７００を見て、記入された各項目に不備が
ないかチェックを行う。そして、審査の結果、出金伝票
に不備が無ければ、「ＯＫ」ボタン７１０、不備があれ
ば「差戻し」ボタン７１５を押す。審査担当者の担当者
端末装置１ｎは、ボタンが押されたのを確認したら（ス
テップ３００）、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。

【００１６】「ＯＫ」ボタン７１０が押された場合は不
備が検出されなかったので、そのまま審査終了とし、次
に第４のプロセス１１５に移行させ、ここで依頼された
出金処理を実行する。「差戻し」ボタン７１５が押され
た場合は、不備が検出されているので差戻しの為の処理
を実行させる（ステップ３０５）。「差戻し」ボタン７
１５が押されると、審査担当者の担当者端末装置１ｎは
伝票画面を図５の伝票画面７００から図６の伝票画面８
００のように変化させる。

【００１７】ここで、不備項目選択のためのマウスカー
ソル８０５を画面上に出現させ、審査担当者に不備項目
選択を行ってもらうためのメッセージ８１０を表示する
（ステップ３１０）。例えば、ここでは品名に記入不足
が発生したとして、審査担当者は伝票画面８００上の該
当項目欄７０３に対して項目選択操作を行う（ステップ
３１５）。項目選択操作とは、不備の検出された項目に
対して何らかの選択指示を行うことで、例えば該当項目
欄７０３をマウスなどのポインティングデバイスでダブ
ルクリックすることによって実施する。なお、この他
に、例えば該当項目欄７０３に画面上のカーソルを移動
して決定ボタンを押す、等の方法も考えられる。

【００１８】審査担当者の担当者端末装置１ｎは、内容
不備の項目欄７０３が選択されたことを確認すると、不
備項目の文責者の識別情報をサーバコンピュータに問い
合わせる。サーバコンピュータは、その問い合わせに対
し、予め作成しておいた文責テーブル５から不備項目７
０３に対する文責者名５０３とネットワークアドレス５
１３を検索し（ステップ３２０）、問い合わせ元の審査
担当者の担当者端末装置１ｎに送信し、その画面に不備
差戻しを確認するためのメッセージと文責者識別情報９
０５を持つ確認ウィンドウ９００を表示する（ステップ
３２５）。

【００１９】このウィンドウ９００内で審査担当者は３
つのボタンを選択することができる。審査担当者の担当
者端末装置１ｎはボタンが押されたのを確認したら（ス
テップ３３０）、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。不備だと思っていた項目が実はそうでなかったと
き、キャンセルボタン９２２が押された時には、ステッ
プ３００のチェック開始時まで戻る（ステップ３３
５）。

【００２０】また、不備伝票を差戻す際に、文責者がど
の部分を間違えたのか容易に分かるようにするために、
コメントボタン９２３が押された場合は、コメント９１
０を記入出来るような記入欄を表示し、この記入欄にコ
メントを入力させる。このコメント記入欄への入力内容
はコメント９１０として図７に示すように表示される。
また、ネットワーク３を通じてサーバコンピュータ２に
送信され、コメントファイル６に格納される（ステップ
３４５）。

【００２１】差戻す場合は、「ＯＫ」ボタン９２１を押
す。すると、審査担当者の担当者端末装置１ｎは確認ウ
ィンドウ９００に文責者名と共に表示されているネット
ワークアドレスの担当者端末装置宛に、不備項目のある
出金伝票をコメント９１０と共に送り返す（ステップ３
４０）。

【００２２】ところで、上述の実施例において、図３の
文責テーブル５には各伝票項目の各々について文責者を
予め登録しておいたが、この目的は伝票に不備が検出さ
れた場合に、その不備項目に対して責任を持つ担当者に
伝票を送付することにより、不備の修正を正確に行わせ
ようとするものである。

【００２３】ここで、文責テーブル５に予め文責者を登
録しておく代わりに、第１、第２プロセス１００、１０
５の入力処理の際に、各項目入力の度にその項目に対応
した文責テーブル５の格納領域に入力者の名前とネット
ワークアドレスとを順次格納することにすれば、文責テ
ーブル５には常に各項目の最終更新者の名前とネットワ
ークアドレスが格納されていることとなり、ステップ３
４０で差戻す際に文書が最終更新者に送付され、文責者
と入力担当者が異なる人物であった場合に文責者が再度
入力担当者に入力を依頼するといった弊害を防止できる
という利点がある。また、最終更新者に送付することに
より、図８のワークフローが途中で途切れることなく再
開されるという利点がある。

【００２４】文責者を最終更新者で代用する方法は、図
１１に示すフローチャートで実現することができる。図
１１のフローチャートは、図９のフローチャートに対し
ステップ２３５を新たに付加したものである。すなわ
ち、ステップ２２５の項目記入後に、入力した作業者の
名前とネットワークアドレスとを文責テーブル５の対応
する項目に格納する（ステップ２３５）。この場合の入
力者の名前とネットワークアドレスは、その都度入力さ
せたり、ログイン時に入力させることなどにより得るこ
とができる。この処理を追加することにより、文責テー
ブル５に各項目を最後に更新した作業者のアドレスが常
に格納されることになり、図１０のフローチャートにお
けるステップ３２０で最終更新者のアドレスが検索さ
れ、ステップ３４０で最終更新者に文書が差戻される。

【００２５】差戻し文書が入力プロセス１００あるいは
１０５に戻って来た場合、もう一度記入するが、その際
コメントが添付しているかを検索し、コメントがあれば
（ステップ２０５）、まずそれを画面に表示して文責者
に何が不備なのかを理解させる（ステップ２１０）。文
責者がコメントを読んだことをボタンの押下やキー入力
などで確認する（ステップ２１５）。そして、コメント
ファイル６からコメント９１０を消去する（ステップ２
２０）。以上の処理により、コメントを表示して不備内
容を文責者或いは最終更新者に理解させた後、コメント
ファイル６の内容をクリアして、以前と同様のワークフ
ローとして処理を続けることができる。

【００２６】上述の実施例において、図７の差戻し確認
ウィンドウ９００における書類差戻し先文責者名の表示
において、文責者の名前だけでなくネットワークアドレ
スを表示することにより、差戻し者がネットワークアド
レスを控えておいて後日改めて電子メールを送ることも
可能である。

【００２７】以上述べたように、本実施形態によれば、
ワークフローで扱う文書の各項目について文責者の識別
情報を記憶するテーブルを用意したため、書類不備発生
時に不備の発生した項目に応じて記入責任者に文書を容
易に送り返し、迅速に不備修正を行い、一連の作業を効
率良く遂行できるという効果がある。

【００２８】また、文責者の識別情報として、最終更新
者の識別情報を順次記憶しておくようにした場合、最終
更新者と文責者が異なる場合に、電子書類が不要に差し
戻されるといった弊害を防止し、ワークフローを途切れ
させることなく、一連の作業を遂行することができる。

【００２９】また、送り返す際にコメントを付加できる
インターフェースを用意したため、送り返された文責者
はそのコメント情報から容易に不備に関する情報を得、
不備項目の内容を修正することができる。

【００３０】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、電
子書類を扱う装置において、受付けた電子書類を差戻す
必要が生じた際に、電子書類を迅速に差戻すことが可能
になるという効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すシステム構成図であ
る。

【図２】実施例における伝票テーブルの構成図である。

【図３】実施例における文責テーブルの構成図である。

【図４】実施例におけるコメントファイルの１例を示す
図である。

【図５】実施例における伝票画面の一例を示す図であ
る。

【図６】伝票を差し戻す際の画面の一例を示す図であ
る。

【図７】差戻す伝票を確認するためのウィンドウの一例
を示す図である。

【図８】本発明を適用する業務の一例を示すワークフロ
ー図である。

【図９】実施例における処理手順を示すフローチャート
である。

【図１０】実施例における処理手順を示すフローチャー
トである。

【図１１】実施例における処理手順の他の例を示すフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１ａ〜１ｎ…担当者端末装置、２…サーバコンピュー
タ、３…ネットワーク、４…伝票テーブル、５…文責テ
ーブル、６…コメントファイル、７００…伝票画面、８
００…伝票画面（差戻し時）、９００…差戻し確認ウィ
ンドウ。

フロントページの続き (72)発明者 米澤 恵 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内 (72)発明者 諸岡 佳嗣 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子書類を送付するワークフローシステ
   ムの電子書類差戻し方法において、 受け取った電子書類に記入された内容に差戻すべき情報
   があったとき、該情報の選択操作が行われたことを契機
   に、対応する差戻し先を文責を示す情報の記憶手段から
   選択し、選択された差戻し先に当該電子書類を送付する
   ことを特徴とする電子書類差戻し方法。
2. 【請求項２】 前記電子書類を差戻す送付先は、前記情
   報の最終更新者であることを特徴とする請求項１記載の
   電子書類差戻し方法。
3. 【請求項３】 差戻す電子書類を送付する際にテキスト
   情報を付加して送付することを特徴とする請求項１また
   は２記載の電子書類差戻し方法。