JP2000048024A

JP2000048024A - 構造化文書処理装置

Info

Publication number: JP2000048024A
Application number: JP10212814A
Authority: JP
Inventors: Atsushi Shimada; 敦史島田; Hitoshi Hayakawa; 仁志早川; Tomoyuki Umehara; 智之梅原
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1998-07-28
Filing date: 1998-07-28
Publication date: 2000-02-18

Abstract

(57)【要約】【課題】タグ付き文書の作成・編集に伴うその後の定
型的処理を自動化して、ユーザの作業量の低減を図る。【解決手段】文書の編集開始と編集終了を監視する手
段１１１、文書の編集終了のタイミングで、該編集した
文書あるいは関連する文書について、タグ部に着目し
て、その後の処理に必要な情報の解析・抽出を行う手段
１１２、この解析・抽出結果を元に、文書データベース
内の文書に対する所定の処理や作成した文書の配布など
を自動的に行う手段１１４を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ＳＧＭＬやＸＭ
Ｌ、ＨＴＭＬなどのタグ付きの構造化文書を編集処理及
び管理する装置に係り、特に文書編集終了時に、その後
の定型的な処理を自動的に行うことで、ユーザの作業量
を低減する構造化文書処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】既存のタグ付き文書に変更を加える場
合、変更内容・変更箇所によっては他のタグ付き文書や
他データに影響を及ぼす場合がある。たとえば、編集し
た文書に他文書からの参照元が存在する場合、文書の変
更内容によっては、変更後は参照されてはならない場合
がある。さらに参照されるべき個所が削除された場合、
参照関係は成り立たなくなっている。このような場合、
従来は参照元が削除または変更されたにも関わらず、削
除・変更があった時点で参照先の文書への影響を知らせ
る手段がなかった。また、変更があったことを文書を開
くなどして人間が認識したとしても、人間が変更内容や
変更箇所を判断して文書間の参照関係を削除・変更を行
う必要があった。

【０００３】また、文書は何らかの目的を持って作成・
編集される。作成・編集する目的に応じて文書のその後
の処理を行う場合がある。たとえば、議事録の編集をし
ていた場合、編集終了後、その議事録は会議出席者に配
布する必要がある。この場合、従来は編集終了後、人間
がメールするなり、回覧のワークフローに投入するなり
して、目的の人物に議事録を配布していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来技術においては、
上述のように、既存の文書に変更を加えた場合の文書間
の参照関係の削除・変更や作成・編集した文書の配布な
ど、タグ付き文書の作成・編集の作業に伴うその後の処
理を人間が行っており、作業の効率が悪いという問題が
あった。また、装置によっては、ユーザの行う操作を代
行する機能を備えたものもあるが、ユーザが目的の代行
プログラムを起動し、文書データなどを指定しないと目
的の作業が完了せず、作業が煩雑化する問題があった。

【０００５】本発明は、構造化文書処理装置において、
タグ付き文書の作成・編集の作業に伴うその後の定型的
な処理等を、文書の編集終了時に自動的に行うことで、
ユーザの作業量を低減し、作業の効率向上を図ることを
目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の構造化文書処理装置では、文書の編集開始
・終了を監視し、文書編集終了のタイミングで、編集し
た文書あるいは関連する文書のタグ部に着目して、あら
かじめ定義された特定の要素や属性値等の解析・抽出を
行い、その結果を元に、あらかじめ定義された特定の処
理を自動実行する手段を設ける。この手段を編集後文書
処理手段や装置と呼ぶことにする。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を用いて説明する。図１は、本発明の構造化文書
処理装置の一実施の形態を示すブロック図である。図に
おいて、１００は通常の文書編集・管理装置であり、エ
ディタ１０１、作業用のメモリ１０２、文書データベー
ス１０３等を含んでいる。１１０は本発明により設けた
編集後文書処理装置で、管理エージエント部１１１、文
書解析部１１２、解析定義ファイル１１３、処理定義実
行部１１４、処理定義ファイル１１５等で構成される。
文書編集・管理装置１００と編集後文書処理装置１１０
との間は任意の手段（例えばバス、ＬＡＮ等）で接続さ
れており、編集後文書処理装置１１０からエディタ１０
１の動作監視や、メモリ１０２及び文書データベース１
０３へのアクセスができるようになっている。なお、文
書編集・管理装置１００と編集後文書処理装置１１０は
一体的に構成し、各部の間を例えば内部バスで接続する
ことでもよい。

【０００８】文書データベース１０３には、ＳＧＭＬや
ＸＭＬ、ＨＴＭＬなどのタグ付き文書（構造化文書）が
蓄積されている。エディタ１０１は、文書データベース
１０３から処理対象の文書をメモリ１０２を介して取り
込み、文の追加、削除等の編集を行い、メモリ１０２を
介して文書データベース１０３に再格納する。また、新
規文書作成の場合には、エディタ１０１は、作成した文
書を、同様にメモリ１０２を介して文書データベース１
０３に格納する。

【０００９】管理エージエント部１１１は、エディタ１
０１における文書の編集開始、編集終了を監視し、文書
編集終了時に、まず、文書解析部（文書解析プログラ
ム）１１２を起動して該当ファイル名等を渡す。文書解
析部１１２は、ファイル名等をキーにメモリ１０２や文
書データベース１０３内の該当文書や関連文書を検索し
て、タグ部に着目して特定の要素や属性値の解析・抽出
を行い、解析結果を管理エージエント部１１１へ通知す
る。抽出対象となる要素や属性値、解析方法は、あらか
じめ解析定義ファイル１１３に定義されており、この解
析定義情報を元に、文書解析部１１２は編集終了したタ
グ付き文書の解析・抽出を行う。管理エージエント部１
１１は、次に、処理定義実行部（処理定義実行プログラ
ム）１１４を起動し、文書解析部１１２の解析結果を渡
す。処理定義実行部１１４は、該解析結果を元に、文書
データベース１０３上の文書群に対して特定の処理を実
行したり、所定プログラムの起動処理を実行したりす
る。処理定義実行部１１４が行うべき処理は、あらかじ
め処理定義ファイル１１５に処理定義情報として定義さ
れている。

【００１０】図２は、編集後文書処理装置１１０におけ
る全体的処理の流れを示したものである。ステップ２１
０は、管理エージェント部１１１において、エディタ１
０１での管理対象のタグ付き文書の編集開始や編集終了
など、文書の処理状態を監視する処理である。ステップ
２２０、２３０は、編集終了時に管理エージエント部１
１１から起動された文書解析部１１２が、ファイル解析
定義ファイル１１３から解析定義情を読み込み、それを
元に文書解析を実行する処理である。この文書解析で
は、文書のタグ部に着目して、編集した文書あるいは関
連する文書から特定の要素や属性の解析・抽出が行われ
る。

【００１１】ユーザはあらかじめ目的に応じて解析対象
を定義する。議事録、設計書、操作マニュアルなど文書
の種別を、その後の処理を判断する材料にするのであれ
ば、文書の種別を表す要素または属性を解析対象として
定義する。また、既存文書を編集後、削除された文書の
中に参照関係や索引語等、編集文書以外に影響を及ぼし
文書間の関係に変化が起こるような場合を検知したいと
きは、参照関係や索引語を表す要素または属性値を定義
する。解析定義ファイル１１３には、このようなユーザ
の定義した解析定義情報があらかじめ保持されている。

【００１２】ステップ２３０の処理を実行すると、タグ
付き文書内より更新差分等、その後の処理に必要な情報
（解析結果）を得ることができる。管理エージェント部
１１１は処理定義実行部１１４に対し、この情報を元に
対象文書に対し処理を行うことを指示する。ステップ２
４０は、管理エージエント部１１１からの指示をうけて
処理定義実行部１１４が処理に必要な定義情報を処理定
義ファイル１１５から読み込む処理である。ステップ２
５０は、処理定義実行部１１４が対象文書に対して、解
析結果を元に処理定義情報に従った処理を実行する処理
である。例えば、処理定義ファイル１１５にユーザが議
事録は関係者にメールで配布するなどの処理定義情報を
あらかじめ定義しておくことで、議事録の作成に伴うそ
の後のメール配布処理が自動化できる。

【００１３】以下に、図１の本発明装置による処理の具
体的な実施例を示す。〔実施例１〕これは、文書編集・管理装置１００にて文
書データベース１０３内のある既存文書を編集し、それ
に他文書からの参照箇所が存在して、それを変更した場
合、編集後文書処理装置１１０において、文書データベ
ース内の対象文書中の該当箇所を削除して、編集した文
書以外に影響を及ぼさないようにするものである。図３
に、本実施例の場合の編集後文書処理装置１１０の詳細
処理フローを示す。図３において、ステップ３１０〜３
５０は図２のステップ２１０〜２５０に対応するもので
ある。

【００１４】図４は、処理対象の文書の具体例である。
図４において、４０１に示すタグ付き文書Ａは、４０２
に示すタグ付き文書Ｂの特定の箇所「＜ＴｉｔｌｅＩ
Ｄ＝“ＣＯ１５１０１”＞」への参照を持つている。こ
こで、４０２のタグ付き文書Ｂを編集して、４０１のタ
グ付き文書Ａからの参照箇所を変更したとする。この４
０２のタグ付き文書Ｂの編集後の文書Ｂ′を４０３に示
す。この場合、４０１のタグ付き文書Ａの該当箇所を削
除する必要がある。これは、本発明により次のようにし
て実現される。

【００１５】管理エージエント部１１１では、エディタ
１０１での文書Ｂの編集終了のタイミングで、文書解析
部（文書解析プログラム）１１２を起動する（ステップ
３１０）。この時、管理エージエント部１１１から文書
解析部１１２に対して、解析対象の文書として、タグ付
き文書Ｂがそのファイル名などで指示される。文書解析
部１１２では、解析定義ファイル１１３にあらかじめ保
持されている解析定義情報を取り込み（ステップ３２
０）、該解析定義情報を元に、タグ部に着目して文書Ｂ
の解析、特定の要素や属性値の抽出を実行する（ステッ
プ３３０）。

【００１６】図５は、この時の文書解析部１１２での処
理内容を示したものである。解析定義ファイル１１３の
解析定義情報は「更新差分をとる。更新差分の中から＜
Ｔｉｔｌｅ＞タグの部分を抽出する。」と定義されてい
る。エディタ１０１による文書の編集終了時、図４に示
す更新後の４０３の文書Ｂ′は作業用のメモリ１０２上
にあり、更新前の４０２の文書Ｂは、文書データベース
１０３内に、まだ更新されずにある。そこで、文書解析
部１１２は、管理エージエント部１１１から指示された
ファイル名をキーに、メモリ１０２から更新後のタグ付
き文書Ｂ′を取得し、また、文書データベース１０３か
ら更新前のタグ付き文書Ｂを取得し、両者の更新差分を
抽出する。図４の４０２、４０３に示したように、編集
前に「＜Ｔitle ＩＤ＝“Ｃ０１５１０１”＞文書構造
の定義＜／Ｔitle＞」となっていた部分がなくなり、新
たに「＜Ｔitle ＩＤ＝“Ｃ０５１２４５６”＞文書の
構造の種類＜／Ｔitle＞」といったデータになってい
る。文書解析部１１２は、この更新差分の中から＜ＴＩ
ＴＬＥ＞の部分を抽出する。図４の４０２、４０３の例
の場合、差分の中に＜ＴＩＴＬＥＩＤ＝ＸＸＸＸ＞の
記述が含まれており、結局、図５に５０１で示すような
更新差分が抽出される。文書解析部１１２は、この更新
差分抽出結果５０１を解析結果として管理エージエント
部１１１へ返す。

【００１７】なお、エディタ１０１では、文書編集終了
後、ユーザからの指示等により、メモリ１０２上の更新
後の文書Ｂ′で文書データベース１０２の更新前の文書
Ｂを上書きする。これにより、文書編集処理は完了す
る。

【００１８】一方、管理エージエント部１１１は、処理
定義実行部（処理定義実行プログラム）１１４を起動
し、文書解析部１１２からの更新差分抽出結果５０１を
渡す。処理定義実行部１１４では、処理定義ファイル１
１５にあらかじめ保持されている処理定義情報を取り込
み（ステップ３４０）、更新差分抽出結果５０１を元
に、文書データベース１０３内の対象文書に対して、処
理定義情報で定義された処理を実行する（ステップ３５
０）。

【００１９】図６は、この時の処理定義実行部１１４で
の処理内容を示したものである。図５に示した解析定義
ファイル１１３の解析定義情報に対応して、処理定義フ
ァイル１１５には、＜ＴＩＴＬＥ＞（参照関係）が変更
になったときに何をするか、あらかじめ処理定義が登録
されている。図６に示すように、ここでは、処理定義フ
ァイル１１５の処理定義情報は「＜Ｔｉｔｌｅ＞のＩＤ
値と同じ値のＨＲＥＦ属性を検索し、ＨＲＥＦ属性およ
び属性値を削除する。」と定義されている。そこで、処
理定義実行部１１４は、管理エージエント部１１１から
渡された更新差分抽出結果５０１を元に文書データベー
ス１０３を検索して、「＜Ａnchor ＨＲＥＦ＝“ＣＯ１
５１０１”＞」の記述を削除し、参照関係を解除する。
これを文書データベース１０３内に対象文書が存在する
間繰り返す。この結果、処理定義実行後、図４に示した
４０１の文書Ａは、図６の６０１の文書Ａ’のように
「＜Ａnchor ＨＲＥＦ＝“ＣＯ１５１０１”＞」が削除
される。

【００２０】このように、実施例１によれば、参照先を
意味するＩＤ属性をもつ「＜／Ｔitle＞タグ」がなくな
った場合、ユーザが個々に削除を指示することなく、文
書編集終了のタイミングで、対象文書の「Ａｎｃｈｏｒ
ＨＲＥＦ＝“ＸＸＸＸ”＞」の記述を自動的に削除す
ることが可能になる。

【００２１】なお、処理定義ファイル１１５の処理定義
情報が「タグ付き文書の削除された参照先を参照してい
るタグ付き文書一覧を表示する。」と定義されていたと
すると、処理定義実行プログラムは文書一覧を表示す
る。これにより、ユーザは参照関係が変更になったこと
がわかり、この一覧を見ながら、参照しているタグ付き
文書内容によって、参照元タグ付き文書を閲覧・修正す
るといったことが可能になる。

【００２２】〔実施例２〕これは、文書編集・管理装置
１００にて議事録等のタグ付き文書を新規作成して文書
データベース１０３に保管する場合、編集後文書処理装
置１１０において、それを関係者にメールで配布する処
理を自動的に行うものである。図７に、本実施例の場合
の編集後文書処理装置１１０の詳細フローを示す。図７
において、ステップ７１０〜７５０は図２のステップ２
１０〜２５０に対応するものである。

【００２３】図８は新規作成されたタグ付き文書の具体
例である。この８０１に示す文書Ｃがエディタ１０１で
新規され、メモリ１０２を介して文書データベース１０
３に保管されるとする。

【００２４】管理エージエント部１１１では、エディタ
１０１での文書Ｃの編集終了（新規作成終了）のタイミ
ングで、文書解析部（文書解析部プログラム）１１２を
起動し、解析対象の文書として、文書Ｃのファイル名な
どを指示する（ステップ７１０）。文書解析部１１２で
は、解析定義ファイル１１３から、あらかじめユーザに
よって定義されている解析定義情報を読み込み（ステッ
プ７２０）、該解析定義情報を元に、タグ部に着目して
文書Ｃの解析、特定の要素や属性値の抽出を実行する
（ステップ７３０）。

【００２５】図９は、この時の文書解析部１１２での処
理内容を示したものである。ここで、解析定義ファイル
１１３の解析定義情報は文書中から「＜ＤＯＣＵＭＥＮ
Ｔ＞」タグの属性ＴＹＰＥの属性値を抽出するよう定義
され、また、文書中から「＜Ｎame＞」タグの文字列要
素も抽出するように定義されている。文書解析部１１２
は、文書の編集終了時、まだメモリ１０２上にある、図
８の８０１に示すタグ付き文書Ｃを取り込み、この解析
定義情報を元に、文書Ｃから「＜ＤＯＣＵＭＥＮＴ＞」
タグのタイプ属性値、「＜ＮＡＭＥ＞」タグの文字列を
抽出する。「＜ＤＯＣＵＭＥＮＴ＞」タグの属性ＴＹＰ
Ｅの属性値が文書の種別を表わし、「＜Ｎame＞」は会
議出席者を表している。文書解析部１１２での処理後、
図９の９０１に示すような抽出結果を得る。文書解析部
１１２は、この抽出結果９０１を解析結果として管理エ
ージエント部１１１へ返す。

【００２６】管理エージエント部１１１は、文書解析部
１１２から解析結果が返ると、処理定義実行部（処理定
義実行プログラム）１１４を起動し、解析結果（図９の
抽出結果９０１）を渡す。処理定義実行部１１４では、
処理定義ファイル１１５にあらかじめ保持されている処
理定義情報を取り込み（ステップ７４０）、管理エージ
エント部１１１から渡された抽出結果９０１を元に、処
理定義情報で定義された処理を実行する（ステップ７５
０）。

【００２７】図１０は、この時の処理定義実行部１１４
での処理内容を示したものである。ここで、処理定義フ
ァイル１１５には、図９に示した解析定義ファイル１１
３の解析定義情報に対応して、処理定義情報として「＜
ＤＯＣＵＭＥＮＴ＞のＴＹＰＥの属性値が“議事録”で
あれば、その文書を＜ＮＡＭＥ＞で記述されている出席
者に配布する。」と定義されている。処理定義実行部１
１４では、この処理定義を読み込み、図９の抽出結果９
０１に従い、１００１のメールプログラムを起動し、１
００２に示すように作成した文書を添付して＜ＮＡＭＥ
＞で記述されている出席者にメールする。

【００２８】このように、実施例２によれば、ユーザは
議事録作成−議事録配布といった作業を、議事録作成
し、保管しただけで、関係者に配布する処理を自動化す
ることができ、作業効率が向上する。

【００２９】以上、本発明装置による処理の具体例とし
て二つの実施例を示したが、本発明は、これらに限られ
るものでないことは云うまでもない。解析定義ファイル
１１３と処理定義ファイル１１５に、種々の解析定義情
報と処理定義情報の組み合わせをあらかじめ登録してお
くことで、タグ付き文書の作成・編集に伴うその後の種
々の定型的処理の自動化が可能になる。この場合、解析
定義ファイル１１３の解析定義情報と処理定義ファイル
１１５の処理定義情報との対応付けは、同一の通し番号
や見出しなどを用いることで容易に可能である。また、
解析定義ファイル１１３と処理定義ファイル１１５は、
物理的に同一の記憶装置（ハードディスク等）を使用す
ることでもよい。

【００３０】さらに、図２に示した処理手順は、例えば
編集後文書処理プログラムとして、コンピュータが読み
取り可能な記録媒体、例えばフロッピーディスクやメモ
リカード、ＣＤ−ＲＯＭなどに記録して提供することが
可能である。この場合、図１に示した文書解析プログラ
ムや処理定義実行プログラムは、かかる編集後文書処理
プログラムの一部を構成することになる。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の構造化文
書処理装置によれば、文書編集終了のタイミングで、タ
グ付き文書中からタグ部に着目して必要な情報を抽出
し、文書の作成・編集の作業に伴うその後の定型的処理
等を自動的に実行することで、ユーザの作業量を低減す
ることが可能になり、作業効率が大幅に向上する利点が
ある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の構造化文書処理装置の一実施の形態を
示すブロック図である。

【図２】図１の編集後文書処理装置の全体的処理フロー
である。

【図３】本発明の実施例１における編集後文書処理装置
の詳細処理フローである。

【図４】本発明の実施例１における文書の具体例であ
る。

【図５】本発明の実施例１における文書解析部の処理内
容である。

【図６】本発明の実施例１における処理定義実行部の処
理内容である。

【図７】本発明の実施例２における編集後文書処理装置
の詳細処理フローである。

【図８】本発明の実施例２における文書の具体例であ
る。

【図９】本発明の実施例２における文書解析部の処理内
容である。

【図１０】本発明の実施例２における処理定義実行部の
処理内容である。

【符号の説明】

１００文書編集・管理装置１０１エディタ１０２作業用メモリ１０３文書データベース１１０編集後文書処理装置１１１管理エージエント部１１２文書解析部１１３解析定義ファイル１１４処理定義実行部１１５処理定義ファイル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者梅原智之神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地株式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内Ｆターム(参考） 5B009 QA06 QA11 QB18 SA03 SA14 TA06 VA09 VC02

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】タグ付き構造化文書の編集を行う手段
と、構造化文書を管理する手段を具備する構造化文書処
理装置において、文書の編集終了時に、編集した文書あ
るいは関連する文書のタグ部を解析し、該解析結果を元
に、特定の処理を実行する編集後文書処理手段を設けた
ことを特徴とする構造化文書処理装置。
【請求項２】請求項１記載の構造化文書処理装置にお
いて、編集後文書処理手段は、文書の編集終了を監視す
る手段と、編集した文書あるいは関連する文書のタグ部
を解析し、特定の要素や属性値の抽出を行う手段と、前
記抽出対象となる要素や属性値、解析方法を定義した手
段と、前記抽出した特定の要素や属性値を元に、特定の
処理を実行する手段と、前記抽出した特定の要素や属性
値に対して実行すべき処理を定義した手段とを有するこ
とを特徴とする構造化文書処理装置。
【請求項３】請求項１、２記載の構造化文書処理装置
において、他文書からの参照元が存在する既存のタグ付
き文書に変更を加えた場合、タグ部より変更された属性
値を抽出し、文書データベース内のタグ付き文書につい
て、前記変更されたタグ部の属性値を参照先とする記述
を削除することを特徴とする構造化文書処理装置。
【請求項４】請求項１、２記載の構造化文書処理装置
において、関係者に配布するタグ付き文書を作成した場
合、タグ部より配布先データを抽出し、メール配布用プ
ログラムを起動することを特徴とする構造化文書処理装
置。