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Die
Erfindung betrifft ein System entsprechend dem Oberbegriff des Anspruchs
1 und besteht aus folgenden Komponenten:
- 1.
Regal-Sonderkonstruktionen
- 2. modifizierten Ordnern
- 3. Rückenschild-Profilen
- 4. Ordnerhüllen
- 5. optoelektronischen Anzeigen
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Das
System ist auf verschiedene Einsatzbereiche abgestimmt, jedoch generell überall dort
einsetzbar, wo Ordnungsmittel verschiedenster Ausführung (wie
z.B. Aktenordner, Stehsammler u.ä.)
zur vorübergehenden
oder dauerhaften Aufbewahrung von Schriftgut aller Art verwendet
werden (s. 2).
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Grundsätzlich unterscheiden
sich die Einsatzbereiche durch die Anzahl der Zugriffe auf die Ordnungsmittel
in einem bestimmten Zeitraum.
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So
werden Ordner im Arbeitsbereich mehrmals täglich, Ordner im Flur- oder
Durchgangsbereich dagegen einige Male pro Woche benutzt. Ordner
im Archiv letztendlich werden meist nur ein paar Mal im Jahr in die
Hand genommen.
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Abgesehen
von z.T. hochtechnischen Archivierungs-, Entnahme-, Such- und Anzeigesystemen
und -mehr oder weniger-alltagsorientierten Teillösungen, werden Ordner in Schränken mit
Drehtüren,
Schiebetüren,
Rollläden
oder Klappen sowie in offenen Regalen untergebracht.
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Die
geschlossenen Systeme (z.B. Schränke)
weisen allgemein den Nachteil auf, dass man sie zunächst öffnen muss,
um Zugriff auf das gewünschte
Ordnungsmittel zu haben. Schranktüren sind zudem für kleinere
Büros meist
hinderlich und deshalb ungeeignet.
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Offene
Systeme (z.B. Regale) dagegen gewähren zwar einen direkten Zugriff;
haben dafür
aber den gravierenden Nachteil, dass der Inhalt verstaubt, die Rückenschilder
zuerst vergilben und sich dann nach und nach vom Ordnerrücken ablösen.
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Die
Ordnungsmittel selbst haben aber einen noch viel größeren Nachteil,
der nicht nur optischer, sondern vor allem finanzieller Natur ist
und darin besteht, dass die Ordner umständlich und zeitaufwendig beschriftet
werden müssen,
um sie im entsprechenden Aufbewahrungssystem wiederzufinden. Dieser
Zeitaufwand ist natürlich
auch ein Kostenfaktor.
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Selbst
bei minuziöser
Beschriftung der Ordnerrücken
ist keine Erfolgsaussicht in Bezug auf das Auffinden des gesuchten
Schriftstückes
gegeben. Dazu ist auf dem zur Verfügung stehenden Ordnerrücken zu wenig
Platz. Oft ist auch die Beschriftung nicht mehr aktuell, weil ein
Vorgang auf grund seines Umfanges nicht mehr in dem Ordner Platz
gefunden hat, in dem er sich lt. Inhaltsangabe auf dem Rückenschild
eigentlich befinden müsste.
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Das
unkomplizierte Auffinden eines bestimmten Schriftstückes ist
mit der Beschriftung des Ordnerrückens
also keinesfalls sichergestellt und mit dem erfahrungsgemäß aufzubringenden
Zeitaufwand für
den Suchvorgang auch jedes mal mit Kosten verbunden.
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Weil
jeder weiß,
wie schwierig es ist, ein gesuchtes Schriftstück mit einem Griff, insbesondere
außerhalb
des eigenen Arbitsbereiches zu finden, wird er sich hilfesuchend
an die Kollegen wenden (und deren kostbare Zeit stehlen). Endlich
mit deren Hilfe das Gesuchte gefunden, wird dieses umgehend kopiert,
damit beim nächsten
mal (vielleicht in zwei Jahren) nicht das gleiche passiert. Aber
auch (überflüssiges)Kopieren
kostet Geld!
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Aufgabe
der Erfindung ist es, ein für
alle Bereiche, in denen Ordner oder ähnliche Ordnungsmittel verwendet
werden, geeignetes System zur Aufbewahrung (ohne Beschriftung des
Ordnungsmittels) zu schaffen und gleichzeitig das schnelle Wiederauffinden
von Schriftgut jeglicher Art zu gewährleisten.
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Letzteres
nicht nur für
Eingeweihte, sondern für
jeden, der eine fünfminütige Einweisung
in das System erhalten hat (Zugriffsberechtigung vorausgesetzt).
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In
Abhängigkeit
von der Benutzungsfrequenz (Anzahl der Zugriffe auf das Ordnungsmittel),
sind in Zeichnung Blatt 1 den drei grundsätzlichen Einsatzbereichen (gem. 2)
die Basistypen A, B und C (1, 3, 4)
zugeordnet.
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Allen
drei Basistypen (und den daraus abgeleiteten Varianten) sind folgende
technische Merkmale und Vorteile gemein (Einheitlichkeit der Erfindung):
- • Die
Ordner müssen
nicht mehr beschriftet werden.
- • Durch
die Modifizierung bzw. Ergänzung
handelsüblicher
Ordner und einer entsprechenden Vorrichtung am Aufbewahrungssystem
(Regal) wird eine Lokalisierung des Ordnungsmittels in einem durch
das Aufbewahrungsbehältnis
vorgegebenem Koordinatensystem (bestehend aus Zeilen und Spalten)
ermöglicht.
- • Die
Ordner können
anhand eines Displays mit alphanumerischen Zeichen (Typ A1) bzw.
einer optoelektronischen Anzeige (Typ A2, C und evtl. B) leicht
geortet werden.
- • Die
Suche nach einem Ordner findet nicht mehr am Aufbewahrungsort selbst,
sondern am PC oder an sonstigen, programmierbaren Sicht- bzw. Eingabegeräten statt.
Von diesen Geräten
(oder sonstigen hierfür geeigneten
Ansteuerungsgeräten
wie z.B. einer Fernbedienung) erfolgt auch die Ansteuerung der Anzeigeelemente.
- • Auf
alle Ordner besteht direkter Zugriff (keine Schranktüren, Rollos
o.ä.).
- • Alle
Ordner sind staubgeschützt.
- • Die
Aufbewahrungssysteme bieten zusätzlich
eine geschlossene und optisch ansprechende Ansichtsfläche (keine
störenden
Beschriftungen, Etiketten mit abgelösten Rändern und Ecken und keine Produkt-Musterschau).
- • Aufgrund
der Regalabmessungen (T = ½ B)
ist die Formierung allseitig zugänglicher
Regalgruppen möglich.
- • Systembedingt
werden sämtliche
Ordner in einer Liste (Excel-Datei) aufgelistet und können anhand
der zugehörigen
Identnummer (per z.B. Mausklick) ausgewählt werden. Die entsprechende
Ansteuerungssoftware sorgt daraufhin für die Aktivierung der entsprechenden
Anzeige am Aufbewahrungsort bzw. Regal.
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Beschreibung der in den
Zeichnungen dargestellten Ausführungsbeispiele.
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Typ A1
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Dieser
Typ ist für
den Arbeitsbereich gedacht und, wie aus der Isometrie gem. Zeichng.
Blatt 2, 5 ersichtlich, für 24 Ordner
ausgelegt.
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Der
Korpus besteht aus einer Holz-Alu-Verbundkonstruktion (Sandwichbauweise).
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Diese
Konstruktion ist nicht zwingend und könnte auch nur aus Holzbauplatten
oder einer Stahl/Alu-Konstruktion bestehen (mit Aluminium oder verzinktem
Stahlblech beplankte Tragkonstruktion aus Flachstahlprofilen).
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Bei
den Holzoberflächen
sind sämtliche
für den
Möbelbau
geeigneten Holzarten verwendbar. Die Metalloberflächen können eloxiert,
einbrennlackiert oder pulverbeschichtet werden (in allen möglichen
RAL- oder sonstigen, standardisierten Farbtönen).
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Die
Fachböden
bestehen im dargestellten Beispiel aus MDF-Platten, die oberseitig
mit Alublech beplankt sind und deren vordere Abkantungen mit Zentrierbohrungen
zur Aufnahme der auf dem Rückenschildprofil
vorhandenen konischen Bolzen dienen. Siehe hierzu Zeichnung Blatt
5, 12.
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In
die Zentrierbohrungen werden Kunststoffbuchsen aus Polyamid eingepresst,
um bei der Entnahme eines Ordners das Reiben von Metall auf Metall
zu vermeiden (zeichnerisch nicht gesondert dargestellt).
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Die
Frontseite besteht aus profilierten Rückenschild-Aluprofilen (s.
Zeichng. Blatt 2, 6 und 7), die
mit handelsüblichen
Ordnern verbunden werden.
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Das
Rückenschild
steht auf allen Seiten über
die Ordnerkonturen hinaus.
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Zum
Herausziehen bzw. zur Entnahme der Ordner aus dem Regal, ist das
Rückenschild
so profiliert, dass am linken und rechten Rand eine vertikale Griffleiste
entsteht.
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Der
obere Bereich der Profilierung dient gleichzeitig der Aufnahme des
LC-Displays.
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Die
Rückenschilder
haben auf der dem Ordner zugewandten Seite jeweils im oberen und
unteren Randbereich einen zur Spitze sich verjüngenden Bolzen sowie drei Gewindestifte.
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Erstere
dienen der Zentrierung bzw. Fixierung am Stellplatz; letztere sind
zur Verbindung mit dem Ordner bestimmt.
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Die
Verbindung des Rückenschildes
mit dem Ordner erfolgt mittels Gewindestiften (7,
Teil-Nr. 5) und Rändelmuttern
(13, Teil Nr. 13).
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Hierzu
müssen
die Ordner unter Zuhilfenahme einer Bohrschablone mit drei entsprechenden
Bohrungen versehen werden. Nachdem Ordner und Aluprofil zusammengefügt wurden,
werden die drei Rändelmuttern
aufgedreht und so eine feste, aber leicht reversible Verbindung
hergestellt.
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Diese
Befestigung kann alternativ auch durch Schnellverschlüsse bewerkstelligt
werden (z.B. durch T-förmige
Bolzen, die in Schlüsselloch-förmige Bohrungen
gesteckt und dann nach oben verschoben werden).
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Zur
optischen Anzeige des Ordnerinhaltes wird bei diesem Typ ein LC-
oder LED-Display in den oberen Teil des Rückenschildprofils eingesetzt.
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Das
Display zeigt in acht oder mehr Stellen, alphanumerische Zeichen
an und ist mittels integrierter Infrarotschnittstelle ansteuerbar.
Die Stromversorgung erfolgt über
eingebaute Knopfzellen.
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Die
Technik entspricht der der sog. Electronic Shelf Label (ESL), wie
sie zur Preisauszeichnung in Supermärkten eingesetzt werden. Allerdings
in einer modifizierten und auf die spezielle Anwendung abgestimmten
Form.
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Sobald
der Ordner im Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, wird das Display
entfernt und der Ordner kann im Flur- oder Durchgangsbereich in
das Regal Typ B gestellt werden.
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Alternativ
können
die Displays auch unter den Ordnern angeordnet und dort fest installiert
werden.
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Die
Rückseite
des Regals bildet ein kantenbündiges
Aluminiumblech, das von der Optik her eine freie Aufstellung im
Raum ermöglicht.
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In
den drei Vorderkanten des Korpus ist zwischen den Alublechen ein
Acrylglasstreifen eingebettet. Dieser hat bei diesem Typ keine technische
Bewandtnis und dient lediglich der optischen Angleichung an den im
folgenden beschriebenen Typen A2 und C.
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Typ A2
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Dieser
Typ wird lediglich deshalb erwähnt,
weil die Schnitte und Details gem. Zeichng. Blatt 4 und 5 hierauf
abgestimmt sind.
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Optisch
unterscheidet er sich vom Typ A1 nur dadurch, dass die Displays
fehlen.
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Sinnvoll
eingesetzt wird dieser Typ überall
dort, wo keine großen
Mengen an Ordnern anfallen oder diese aufgrund der fehlenden Beschriftung "anonym" untergebracht werden
sollen (z.B. in Konferenzräumen, Besucherzimmern
o.ä.).
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Die
Signalisierung bzw. Anzeige des Ordner-Standortes wird hierbei durch
Leuchtdioden (LED) bewerkstelligt.
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Diese
befinden sich in dem hierfür
vorgesehenen Hohlraum zwischen den beiden Aluminium-Deckblechen (Bl.5,
Teil-Nr.9).
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Die
LED werden auf eine Platine aufgebracht, welche auf einem Sockel
sitzt. Je nachdem, welche Leuchtstärke zur Anzeige des Ordner-Standortes
erreicht werden soll, werden die Platinen mit einzelnen oder in
Gruppen zusammengefasste LED bestückt (Module).
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Die
Module werden mit einer Gleichspannung von 15–18 Volt betrieben und an die 11 bzw. 14 Ausgänge (8 Module
für 8 Spalten
und 3 bzw. 6 Module für
die entsprechende Anzahl von Zeilen, d.h. Ordnerhöhen) des
Steuermoduls angeschlossen.
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Das
Steuermodul wird über
ein serielles Datenkabel mit dem Rechner verbunden. Alternativ ist
auch eine Abstimmung auf USB, Bluetooth oder Infrarot möglich.
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Der
integrierte Mikroprozessor nimmt die Steuerwörter vom Rechner entgegen und
schaltet die entsprechende Anzahl von Ausgängen (11 bzw. 14)
an oder aus.
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Die
Stromversorgung erfolgt über
ein Steckernetzteil mit 12 Volt Wechselspannung und einer Leistung von
8–10 Watt
(ca. 700mA Strom).
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Die
Steuersoftware auf dem Rechner kann über das Senden verschiedener
Steuerwörter
an die serielle Schnittstelle jede beliebige Kombination von ein-
und ausgeschalteten LED-Modulen erzeugen (siehe hierzu Zeichng.
Bl. 8, 18 und 19).
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Typ C
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Der
Typ C unterscheidet sich vom Typ A2 lediglich durch seine Bauhöhe (6 statt
3 Ordnerhöhen).
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Aufgrund
des höheren
Fassungsvolumens (48 Ordner/Einheit) ist er für den Flur- oder Durchgangsbereich
bevorzugt geeignet.
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Typ B
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Bei
diesem Typ, sind der Korpus sowie Rückwand und Fachböden komplett
aus MDF-Platten gefertigt. Auch eine aus Stahlblechen und -profilen
bestehende Bauweise ist möglich.
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Bei
einem Einsatz außerhalb
des Archivbereichs können
durchgefärbte
MDF-Platten zur optischen Aufwertung verwendet werden.
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Ebenso
wie bei den zuvor beschriebenen Typen werden auch hier drei wesentliche
Grundvorteile gegenüber
herkömmlichen
Systemen umgesetzt:
- • keine Beschriftung der Ordnungsmittel
erforderlich
- • Fixierung
am zugewiesenen Standort
- • geschlossene
Vorderfront
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Ähnlich der
bekannten Buchhüllen,
die dem Schutz vor Staub dienen, werden hier "Ordnerhüllen" verwendet.
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Wie
Zeichng. Blatt 7, 16 und 17 zeigt,
besteht die Hülle
aus einem U-förmig
gekanteten Stahl- oder Aluminiumblech (Teile-Nr.17), in
dem oben und unten jeweils eine genutete MDF-Platte eingearbeitet ist (verschraubt
oder geklebt). Die Nutung ist im vorderen Bereich aufgeweitet, um
so das Einführen
in die in den Fachböden
eingelassenen Winkelprofile zu erleichtern. Auf diese Art und Weise
wird neben dem Staubschutz auch die Fixierung am zugewiesenen Ordner-Standplatz
erreicht.
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Die
Vorderansicht der Hülle
weist neben einem rechteckigen Ausschnitt zum Eindrücken eines
vorkonfektionierten Nummernschildes, einen schlitzförmigen Ausschnitt
zum Einstecken des in der gleichen Abbildung dargestellten "Schlüssels" auf, mit dem durch
eine rechtwinklige Drehbewegung der Ordner herausgezogen werden
kann. Der Schlüssel
ist am vorderen Ende abgewinkelt, um die Zugkraft besser ausüben zu können.
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Anstelle
oder zusätzlich
zu dem vorerwähnten
Nummernschild, das eine Ordner-Identnummer trägt, kann die Standortangabe
auch mittels der beim Typ A2 beschriebenen LED-Anzeigetechnik erfolgen.
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Varianten
und Ergänzungen
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Zusätzlich zu
den bereits erwähnten
Varianten und Ergänzungen
gibt es weitere Möglichkeiten,
das System zu optimieren und an die benutzerspezifischen Anforderungen
und Wüsche
anzupassen:
- • Die Typen A1 und A2 können zur
Erzielung einer besseren Mobilität
mit Rollen versehen werden.
- • Da
die Typen A1 und A2 für
den Einsatz im Arbeitsbereich vorgesehen sind und aufgrund ihrer
Höhe sehr gut
auch als Stehpult nutzbar sind, können diese Typen mit einer
zusätzlichen,
evtl. höhenverstellbaren
Arbeitsplatte versehen werden, die auf der oberen Korpusplatte aufgeständert wird.
- • Die
Typen B und C können
auf einer höhenjustierbaren
Grundplatte zum Ausgleich von Unebenheiten im Untergrund aufgestellt
werden.
- • Um
zu vermeiden, dass Ordner – trotz
der angebrachten Nummern –,
an einen falschen Platz gestellt werden, kann durch Anbringen von "Identifikationsstiften" neben den oberen
und unteren Zentrierbolzen erreicht werden, dass der Ordner nur
an einen einzigen Platz im System passt.
Die eindeutige Zuordnung
des Ordners zu einem bestimmten Platz im Regal kann z.B. durch die
variierende Kombination von – am
Ordner-Rückenschildprofil
angebrachten – Metallstiften
realisiert werden, die in die entsprechenden Bohrungen oder Ausstanzungen
im Anschlag-Kantprofil der Fachböden
greifen.
- • Obwohl
das System an sich aufgrund der "Anonymität" der Ordner für Unbefugte
wenig interessant ist, lassen sich die Typen A und B mit einer Art
Zentralverriegelung versehen.
- • Wenn
man beim Typ B keinen Wert auf Staubschutz legt, kann auf die Ordnerhüllen verzichtet
werden. Um dennoch die Standsicherheit der Ordner zu erreichen und
ein Verschieben im Koordinatensystem zu verhindern, müssen lediglich
anstelle der 10mm hohen Metallwinkel, Winkel mit 20mm Schenkel verwendet werden.
- • Vorhandene
Systeme wie Schränke
und Regale herkömmlicher
Bauart, für
die noch kein Ersatzbedarf besteht, lassen sich durch einen Nach-
bzw. Umrüstsatz
an das neue System anpassen.
- • Um
nicht nur den Stellplatz eines Ordners innerhalb eines Regalelements
anzuzeigen, ist die Anzeige des Regals im Gesamtsystem eine sinnvolle
Ergänzung
bzw. Erweiterung. Dies kann entweder mittels eines Tableaus, auf
dem die Regale innerhalb einer Abteilung eingezeichnet sind erfolgen
oder durch eine über
dem Regal angeordnete Signalfläche
erreicht werden.
Die oft übliche
Verblendung des zwischen Regaloberkante und Deckenunterkante verbleibenden
Zwischenraums kann hierbei als Träger für eine Elekto-Luminiszenz-Folie
genutzt werden und parallel zur Ordneranzeige geschaltet werden.
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Grundvoraussetzungen
für das
Funktionieren des Systems
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Mit
Ausnahme des Typ A1, dessen Rückenschilder
mit Displays versehen sind, gilt für die übrigen Typen, dass sie einen
eindeutig definierten Standplatz im Gesamtsystem erhalten.
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Das
Gesamtsystem besteht aus x-beliebig vielen Einzelelementen (Regalen),
die entweder 3 × 8
oder 6 × 8
Ordner enthalten. Durch die Zentriereinrichtungen ist gewährleistet,
dass sich die Ordner nicht verschieben können.
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Um
aber auch sicherzustellen, dass ein zuvor entnommener Ordner wieder
an die selbe Stelle gestellt wird, an der er zuvor stand, hat jeder
Ordner auf dem seitlichen Vorderdeckel eine vorkonfektionierte Identnummer,
die entweder aufgeklebt oder in einen entsprechenden Ausschnitt
im Ordnerdeckel eingeklipst wird. Die gleichlautende Nummer ist
auch auf gleiche Art und Weise im vorderen Bereich der Fachböden angebracht.
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Nur
wenn sich strikt an diese einfache Zuordnung zweier identischer
Nummern gehalten wird, kann das System einwandfrei funktionieren.
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Um
das System noch narrensicherer zu machen, kann die bereits beschriebene
Version mit den "Identstiften" eingesetzt werden.
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Eine
weitere Voraussetzung für
das Funktionieren des Systems ist die komplette Registrierung aller im
Unternehmen befindlichen Ordner, die in das System integriert werden
sollen.
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Auch
wenn dieser Vorgang mit einigem Aufwand verbunden ist, so wird er
garantiert einige "Aha-Erlebnisse" auslösen, weil
längst
verschollen geglaubte Ordner wieder auftauchen. Außerdem ist
diese Aktion der erste und wichtigste Schritt in eine Ordnungssystematik,
die innerhalb kürzester
Zeit von der Belegschaft akzeptiert wird und sich damit genau so
schnell amortisiert.
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Wie
solch ein Ordnerverzeichnis in einfachster Form aussehen könnte, zeigt
die 20 auf Zeichnung Blatt 9.
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Das
Verzeichnis kann entweder so knapp wie möglich oder so umfangreich wie
nötig benutzerspezifisch
gestaltet werden und hierbei alle Möglichkeiten eines modernen
Computerprogramms ausgeschöpft
werden (z.B. Such- oder Sortierfunktion).
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Nachdem
alle Ordner in das Verzeichnis aufgenommen und mit den oben erwähnten Nummern
versehen wurden und diese somit ihren festen Platz im System erhalten
haben, kann dieser, – wie
in einem Koordinatensystem –,
so definiert werden, dass dies elektronischen Systemen vermittelbar
ist.
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Wenn
z.B. der Ordner Nr. 01-6/0014 gesucht wird, ist für das elektronische
System klar, dass es sich um den Ordner im Regal 01, in der zweiten
Zeile an sechster Stelle handelt. Jeweils von oben nach unten und von
links nach rechts betrachtet, wenn der Koordinaten-O-Punkt wie in
einer Excel-Tabelle links oben angenommen wird. Das elektronische
System "weiß", dass die beiden
ersten Ziffern der Identnummer den Standort und die dritte Ziffer
die Höhe
des Regals (drei oder sechs Ordnerhöhen) angeben. Außerdem ist
bekannt, dass die Breite der Elemente acht Ordner aufnimmt.
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Bei
Bezeichnung der Spalten mit A, B, C, D, E, F, G und H und der Zeilen
mit 1, 2 und 3 oder 1, 2, 3, 4, 5 und 6 kann das System die Nummer
0014 in F2 übersetzen
(Funktionsweise wie aus Excel oder vom "Schiffe versenken" her bekannt). Siehe hierzu auch Zeichnung
Blatt 10, 21.
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Dieses
Koordinatensystem ist neben der "Verständlichkeit" für den Rechner
auch bestens dazu geeignet, dieses allseits bekannte System für die Ansteuerung
der Regal-Anzeigeelemente (LED o.ä.) zu nutzen.
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Anstatt
unter jedem Ordner ein Leuchtmittel anzuordnen, werden lediglich
die linke und obere Vorderkante des Regals zu Anzeigezwecken genutzt.
Die rechte Vorderkante besteht zwar auch aus Acrylglas, hat aber
keine dahinter gelegenen Leuchtmittel.
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Verzeichnis
Zeichnungen/Abbildungen/Teile
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